PLANES DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS: TEORIA, EXPERIENCIA Y ACCION
Por: Luis Fernando Sierra Escobar, [email protected], Profesor Tiempo Completo Facultad de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 5 No 59a - 44, Teléfono: 3488000 Ext. 1518 - 1519, Fax: 2494585. Alexandra Celis Avila, [email protected], Directora Oficina de Archivo de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 11 No 2 - 56, Edificio Carvajal. Teléfono: 3420378, Fax: 2826818 Destino: Tácticas de gestión y su incidencia en los archivos RESUMEN: Se entiende por Plan de Contingencia “los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.”1. En tal sentido, los archivos como centros de la memoria organizacional, están llamados a participar activamente en el diseño, planificación y ejecución de metodologías de trabajo propias, que permitan garantizar que en el mínimo tiempo posible se disponga de información confiable, veraz y oportuna del “Core” del negocio. Visto así, la presente ponencia busca esbozar algunos elementos de juicio, que le permitan al responsable de la gestión de documentos en la organización. Obtener una visión en conjunto, de los tópicos que deberá contemplar la propuesta y planificar en una forma sencilla y ordenada, todos aquellos recursos necesarios para su ejecución INTRODUCCION Los Planes de Contingencia y de Seguridad de la Información son importantes para la actual Gestión de Documentos y para las organizaciones que quieren progresar y crecer en un mundo hibrido entre lo físico y lo electrónico cada vez más vulnerable. Sin embargo como decimos: "el meollo del asunto está en los detalles".
1 FORO DE PROFESIOALES LATIOAMERICAOS DE SEGURIDAD. Qué es un plan de
contingencia. Tomado de: Belt Iberica, www.belts.es. Disponible en:
http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm
De esta manera es importante resaltar el concepto del Archivo General de la Nación de Colombia en el cual definen como Programa de Gestión Documental (PGD), un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite utilización y conservación. Visto así, los Planes de Contingencia adquieren un espacio preponderante en la gestión de documentos, pues busca asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan garantizar la funcionalidad, operatividad y seguridad de la información empresarial, en cualquier momento y lugar. Por otra parte, Las políticas, estándares y procedimientos para la seguridad de la Información son con frecuencia confusas; están llenas de malos entendidos, información errada y definiciones contradictorias, pues dichos términos no son de fácil traducción y no están claramente definidos en el idioma español. Resumiendo, nuestro propósito es presentar un documento que sirva como guía a cualquier persona o entidad interesada en el diseño de Planes de Contingencia para Archivos, como factor importante en la Gestión Documental y que implica directamente la conservación y fácil acceso de información en el evento de un siniestro y que posee validez histórica, laboral, administrativa y de conocimiento organizacional entre otras. GESTION DE DOCUMENTAL Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION La Gestión Documental hoy en día debe adquirir tanta importancia en las entidades públicas y organizaciones privadas, porque en el desarrollo de sus funciones misionales, operativas y de apoyo se produce información que las soporta y retroalimenta, sirviendo como evidencia administrativa en un momento dado y como consulta para la alta gerencia y para todos los cargos tácticos y operativos. En este orden de ideas, trataremos a continuación dos facetas de vital importancia en la elaboración y desarrollo de cualquier plan de contingencia, veámoslos: Los Documentos Vitales: Se entiende por documentos vitales “aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional”2. Como metodología de selección, podríamos decir que un documento vital no contempla los procesos de retención, pues cualquier grupo o unidad bien sea esta sustantiva o facultativa puede ser necesaria para conservar sus derechos, su propia razón de ser y sus objetivos, metas o proyectos. Visto así y en palabras de la Dra. Myriam Marin (1992), para definir las categorías de documentos vitales en determinada organización, es necesario adelantar el trabajo de identificación, descripción, niveles acceso a la información y sistemas de protección, con las directivas de la organización Fuente: MARIN C., Myriam. Administración de documentos de archivo. Armenia: Universidad del Quindío, 1992. p. 152.
En resumen, los documentos vitales deben ser contemplados por cualquier Plan de Contingencia, pues gracias a los mismos, se logra la continuidad de las funciones administrativas, ante cualquier catástrofe natural o incidente premeditado.
2 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. SECRETARIA GENERAL. Propuesta de reglamento general de
archivos para el distrito capital. Bogotá: Proyecto “Desarrollo e implementación del sistema único de
administración de archivos”, 2001. p. 31.
MEDICIÒN DE LOS DOCUMENTOS INVENTARIO
Que documentos? Formato y Forma Como se usan? Por quienes? Frecuencia del acceso Volumen de documentos? Orden Original
TABLA DE RETENCIÒN DE DOCUMENTOS
Categorías / Descripción Periodo de retención Revisión / Aprobación Control de aplicación de la tabla
SISTEMA DE ARCHIVO Organización / ordenación Titulo de los folders Categoría de la retención / periodo Listado de folder / índices Método de referencia - cruz Fuentes Equipos Procedimiento Salidas
DOCUMENTOS VITALES
Identificación Protección
La Seguridad de Información Muchas organizaciones abordan la seguridad de la información con un enfoque aislado y asumen implícitamente que toda la información debe ser protegida. En este punto es cuan el Profesional en Ciencias de la Información, debe preguntarse si éste es realmente el caso y si su organización sobreprotege alguna información y subprotege otra. Pero que es lo que se entiende bajo el concepto de seguridad?. Podemos inferir que el término hace referencia “a las medidas tomadas con la finalidad de preservar los datos o información que en forma no autorizada, sea accidental o intencionalmente, puedan ser modificados, destruidos o simplemente divulgados.”(Apuntes de Clase, 2004). Bajo esta perspectiva, hablar de Seguridad de la Información implica entonces, el entenderla como “la función del procesamiento de datos en un servicio de toda la institución, que apoya no sólo a los sistemas de información administrativa sino también a las operaciones funcionales. La Seguridad un aspecto de mucha importancia en la correcta Administración y lo es también de toda la Institución” (Apuntes de Clase, 2004).
Fuente: Jarvinen, Patteri. 2002. Disponible en: http://cibernarium.tamk.fi/seguridad_2/jpg/yrityksen_tietoturva_4.jpg
En conclusión la seguridad de la información y por consiguiente de los equipos informáticos, es una cuestión que llega a afectar, incluso, a la vida privada de la persona humana, de ahí que resulte obvio el interés creciente que día a día se evidencia sobre este aspecto en los Programas de Gestión de Documentos; que se reconoce que el Archivo Central de una institución es su nervio central y que normalmente tiene información confidencial y que, a menudo, es vulnerable a cualquier evento interno o externo. PLAN DE CONTIGENCIA: ALGUNAS APUNTES TEORICOS El Plan de Contingencia implica un análisis de los posibles riesgos a los cuales pueden estar expuestos nuestros archivos y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento. Para lo cual es necesario un análisis de los riesgos, y cómo reducir su posibilidad de ocurrencia y los procedimientos a seguir en caso que se presentara el problema. Haciendo un esquema, el Plan de Contingencia para un archivo abarcara los siguientes aspectos: • Plan de Reducción de Riesgos (Plan de Seguridad). • Plan de Recuperación de Desastres.
• Actividades Previas al Desastre3:
o Establecimiento del Plan de Acción. o Formación de Equipos Operativos. o Formación de Equipos de Evaluación (auditoría de cumplimiento de
procedimientos de Seguridad).
• Actividades durante el Desastre4. o Plan de Emergencias. o Formación de Equipos. o Entrenamiento.
• Actividades después del Desastre.
o Evaluación de Daños. o Priorización de Actividades del Plan de Acción
3 Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de
resguardo de la información, que nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible a
nuestra Institución. 4 En este plan se establecen las acciones se deben realizar cuando se presente un Siniestro, así como la
difusión de las mismas.
o Ejecución de Actividades o Evaluación de Resultados. o Retroalimentación del Plan de Acción.
En resumen, un plan de contingencia “es conjunto de estrategias diseñadas con el ánimo de ser aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo como a los archivos.” (Archivo de Bogotá, 2001) PROPUESTA DE RESULTADOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO El presente apartado, corresponde a una aproximación de la primera fase de levantamiento de información para un Plan de Contingencia del Archivo de la Universidad de la Salle, se elaboro como ejemplo para la Asignatura Planes de Contingencia en el 2006 y en consecuencia los datos que se presentan son en su mayoría hipotéticos y algunos extraídos de la información publicada en la pagina Web de la Universidad. Así mismo tiene como fin dar algunos elementos de juicio, frente a la metodología y cuáles pueden ser los posibles tópicos e inquietudes a plantearse • Procesos Críticos
PROCESO PERIODICIDAD PRIORIDAD IMPACTO
Registro de Notas Trimestral 1 MUY ALTO
• Áreas de Apoyo del Proceso PROCESO AREA APOYO INFORMACION MEDIO
Registro de Notas
Unidades académicas de
pregrado y postgrado
Centro de Sistemas e
Informática
Notas de cada
uno de los
estudiantes
Electrónico -
Automático
� Inventarios de Recursos
CLASIFICACION DE RECURSOS
TIPOS DE INFORMACION
TECNOLOGICOS FISICOS HUMANOS
Académica Cuenta también
con 33 Servidores
Para el
desarrollo de sus
Administrativos
Administrativa
Institucional
entre Unix-Solaris,
Windows y Linux,
más de 1.600
computadores, 1
Sala de Multimedia
para la enseñanza
de Lenguas
Modernas, 3 Salas
de Software
Especializado con
sus respectivas
ayudas de
ampliación de
video, una Sala de
Computadores
para Docentes,
acceso a
INTERNET a través
de un canal
dedicado de 5 MB,
INTRANET, red
local inalámbrica,
enlaces
microondas punto a
punto, que
intercomunican a
las tres Sedes de la
Organización
actividades
académicas la
Universidad de
La Salle cuenta
con tres (3)
Sedes ubicadas
estratégicamente
en el Centro, en
Chapinero y en
el Norte de la
ciudad de
Bogotá, con un
total aproximado
de 70.000
metros
cuadrados de
construcción
(241)
Decanos (16)
Directivos (4)
Jefes (25)
Profesionales (94)
Servicios Generales
(164)
Temporales Fijos
(74)
• Recursos de Información Proceso Clase de
Información Descripción Como se realiza
la actualización
Registro de
Notas
hojas lectoras de
notas, formatos
VRAC 30 y
relación de
exámenes
supletorios
Documento que
respalda la aprobación
y/o reprobación de una
asignatura
Manualmente
Trimestralmente
• Recursos Tecnológicos – SW Proceso Software Versión Proveedor
Registro de Notas
Expedición de
Certificados y
Constancias
Matricula
Estudiantes
Antiguos
Matricula
Estudiantes
Nuevos
Sistema de
Información
Académica Vía
Web
1.0
Desarrollo Propio
de la Universidad
de la Salle
• Recursos Tecnológicos – HW Proceso en que
se utiliza Características Equipos Memoria Sistema
Operativo
Registro de Notas
Expedición de
Certificados y
Constancias
Matricula
Estudiantes
Antiguos
Matricula
Estudiantes
Nuevos
- Procesadores Intel®
Pentium® 4 de hasta
3.40GHz con velocidad de
bus frontal de 800MHz
- Modelos seleccionados con
Tecnología Intel® Extended
Memory 64
- Dos ranuras PCI-X de 64-
bits/66MHz
- Opciones de
almacenamiento interno:
SATA de cambio
simple(80GB estándar,
500GB máx), o Ultra320
SCSI (36GB estándar,
293.6GB máx)
- ServeRAID 7e integrado
para SATA y SCSI (nivel
RAID de 0, 1)
Memoria DDR
PC2700/PC320
0 de 512MB
estándar/4GB
máx
Windows NT
y Desarrollo
Web PHP.
• Inventario de Instalaciones Físicas
Proceso en que se utiliza
Ubicación
(nombre del edificio o dirección)
Ciudad Propiedad de
Registro de Notas
Expedición de
Certificados y
Constancias
Matricula
Estudiantes
Antiguos
Matricula
Estudiantes
Nuevos
Sede Chapinero
Edificio Administrativo
Carrera 0 No 00ª - 00
Bogota Universidad de
la Salle
• Inventario de Recurso Humano Proceso en que
interviene Nombre del cargo
Cantidad de personas
Áreas a que pertenecen
Registro de Notas
- Ingeniero de Sistemas
- Auxiliar de Sistemas
- Secretaria
- Docentes
- Oficinista
20
- Oficina de
Admisiones y
Registro
- Unidades
Académicas de
Pregrado
Expedición de
Certificados y
Constancias
- Cajero
- Oficinista
- Oficinista (Ventanilla)
- Oficinista (Archivo)
- Jefe Admisiones
5
- División
Financiera
- Oficina de
Admisiones y
Registro
Matricula
Estudiantes - Ingeniero de Sistemas 20 - Oficina de
Admisiones y
Antiguos - Auxiliar de Sistemas
- Secretaria Operativa
- Oficinista
- Secretario Académico
- Jefe Admisiones
- Decano o Director
- Docentes
Registro
- Unidades
Académicas de
Pregrado
Matricula
Estudiantes
Nuevos
- Ingeniero de Sistemas
- Auxiliar de Sistemas
- Secretaria
- Oficinista
20
- Oficina de
Admisiones y
Registro
- Unidades
Académicas de
Pregrado
ANALISIS DE RIESGO � Amenazas:
MAYOR PROBABILIDAD
AMENAZA IMPACTO
1 Perdida (Temporal o definitiva) de los
expediente ALTA
2 Datos incorrectos en la Historia
Académica. MEDIO
3 Eliminación parcial de tipologías del
expediente. BAJO
4 Descentralización de la información MEDIO
� Eventos Históricos:
Descripción Fecha de ocurrencia
Frecuencia Probabilidad de
repetición Riesgo e impacto
Destrucción de
Archivo Hojas
de Vida
1989 Una vez Casi Nula BAJO
Estudiantes MUY ALTO
SELECCIÓN DEL PROCESO PROCESOS DOCUMENTOS CUYA AUSENCIA O PERDIDA,
PUEDA GENERAR MAYOR IMPACTO
Registro de Notas Calificaciones por estudiante, Cartulinas (sistema
manual), Condensado de notas por carrera y Planillas
de Calificaciones
Expedición de Certificados
y Constancias Hojas de Vida de estudiantes Activos, Egresados
Graduados, Egresados No Graduados y Estudiantes
Retirados.
Matricula Estudiantes
Antiguos
Estadísticas inscritos y matriculados por ciclo
académico, Estadísticas de Matriculados en Pregrado y
Postgrado
Matricula Estudiantes
Nuevos
Estadísticas de ingreso de estudiantes por ciclo
ANALISIS
Clasificación de los documentos
Distribución (manual, automática
Justificación de su selección
Métodos de protección
Vitales (Registro de Notas)
Manual y
Automatizada
Misionales (Certificados y
Constancias)
Manual y
Automatizada
Evidencian la Historia
Académica de los
estudiantes desde su
ingreso a la
universidad
Actividades (Matricula
estudiantes)
Manual y
Automatizada
Registro de personas
inscritas en la
universidad
- Microfilmación
- Copia de
seguridad CD-
Rom
- Servidor(Espejo)
DESCRIPCIÓN DEL PLAN • Alcance
Escenario de contingencia
Responsable Ubicación Estrategias
Fenómenos Bogota – Sede - Identificar los peligros
Naturales (terremotos)
Centro geográficos y climáticos
que pongan en riesgo
los edificios de la Sede
Centro, Chapinero y
Floresta de la
Universidad de la Salle
Causados por el Hombre (Incendios,
Explosiones, Actos
Terroristas o
Conflictos
Armados)
Bogota – Sede
Chapinero
- Evaluar la fragilidad
administrativa y de
manejo archivístico de
la universidad
- Revisar la
vulnerabilidad de los
objetos que conforman
el fondo documental de
la universidad en
formato papel y
electrónico
• Administración del plan Nombre Cargos Área Datos de contacto
Jefe Oficina
Planeación Rectoría [email protected]
Vicerrector
Administrativo
Vicerrectoría
Administrativa [email protected]
Jefe Oficina de
Admisiones y
Registros
Oficina de
Admisiones y
Registro
Secretario
General
Secretaria
General [email protected]
• Atención de la emergencia Nombre Cargos Área Datos de contacto
Jefe
Servicios
Generales
Servicios
Generales
Asistente
Oficina
Admisiones
y Registro
Cordinador
de Servicios
Académicos
CSI
Centro de
Sistemas e
Informática
Director
Archivo
Secretaria
General [email protected]
• Evaluación de Riesgos Nombre Cargos Área Datos de contacto
Director
Archivo
Secretaria
General [email protected]
Jefe Oficina
Sistemas
Centro de
Sistemas e
Informática
Asesor Jurídico Rectoría [email protected]
Secretario
General
Secretaria
General [email protected]
• Restablecimiento Nombre Cargos Área Datos de contacto
Asistente
Vicerrector
Administrativo
Vicerrectoría
Administrativa [email protected]
Cordinador de
Servicios
Académicos
CSI
Centro de
Sistemas e
Informática
Auxiliares
Admisiones y
Registro
Oficina
Admisiones y
Registro
� Métodos y mecanismos de protección
procesos de protección de los documentos
Responsable Periodicidad Donde se llevara a cabo
Lugar de Protección (centros alternos)
Microfilmación Director
Archivo Semestralmente
Archivo
Sede Centro
Laboratorio
Microfilmación
Sede Chapinero
Copia de
seguridad CD-
Rom
Cordinador
de Servicios
Académicos
CSI
Una vez al mes
CSI –
Sede
Chapinero
Centros de
Sistemas Sedes
Centro y Floresta
Servidor(Espejo) Web master Diariamente CSI –
Sede Centro
Centro de
Sistemas
Chapinero
• Centros Alternos
Ubicación Mapa de los elementos que se encuentra en el
sitio
Funcionalidad de los puestos de
trabajo
Responsable de los elementos
Laboratorio
Microfilmación
Sede
Chapinero
- Lector microfichas
- Digitalizador de
imagen computarizada
(scanner)
- Equipo microfilmacion
Decano Facultad
de Sistemas de
Información y
Documentación
Centros de
Sistemas
Sedes Centro
y Floresta
- Cintoteca
- Concentradores
Convertidor analógico-
digital
- Data show
- Duplicadora de
diskettes
Monitor Sede
Centro y/o Floresta
Centro de
Sistemas
- Equipo de seguridad
tipo hardware, con
Bastante Funcional
en los tres casos,
pues su diseño fue
dedicado
exclusivamente para
el desarrollo de esta
labor
Diseñador Web
Chapinero protocolos y estándares
de seguridad
- Equipo multimedia (cd-
rom, tarjeta de sonido y
bocinas)
- Kit de herramientas
para soporte técnico a
redes
- Servidor de red
� Descripción de las Estrategias del Plan
Escenarios Equipos de Trabajo
Recursos Específicos
Controles Procesos de Activación
Proceso de Retorno
Identificar los
peligros
geográficos y
climáticos
que pongan
en riesgo los
edificios de la
Sede Centro,
Chapinero y
Floresta de la
Universidad
de la Salle
Administración del Plan (Jefe
Oficina
Planeación,
Vicerrector
Administrativo,
Jefe Oficina de
Admisiones y
Registros y
Secretario
General)
Atención de la Emergencia (Jefe Servicios
Generales,
Asistente,
Cordinador de
Servicios
Académicos CSI,
Director Archivo)
- Motobomba
Extinguidores
(A,B,C,D)
Plan de
Emergencia
Inundación:
Incendio:
Corte de
Poco probable,
debido a que
todas las Sedes
de la
Universidad, se
encuentran
ubicadas en
lugares
geográficamente
poco
inundables.
Poco probable,
se cuentan con
extinguidotes y
sistemas de
irrigación (con
detectores de
humo). En la
Sede
Chapinero, en
Sede Centro y
Floresta es un
poco mayor el
riesgo.
Planta
Eléctrica
Sistema
Electrónico,
Cámaras de
Seguridad y
Alarmas
energía eléctrica:
Robo:
Probables, se
cuenta con una
planta eléctrica
en cada una de
las Sedes y los
Cortes
prolongados
(mas de 1 hora):
son poco
probables.
Poco probable,
se cuenta con
sistemas de
alarmas en las
tres Sedes y
además se
dispone de
vigilancia las 24
hs del dia
Evaluar la
fragilidad
administrativa
y de manejo
archivístico
de la
universidad
Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe
Oficina CSI,
Asesor Jurídico,
Secretario
General)
Software
Firewalle
(Symantec –
Internet
Security 2006)
Plan de
Prevención y
Atención de
Desastres
Ataques internos:
Virus informáticos:
Poco probables,
los usuarios
(Administrativos,
Docentes y
Estudiantes) de
las tres sedes
no tienen
privilegios como
para realizar
modificaciones
sobre el sistema
de Admisiones y
Registro. La
actividad en la
red (copia de
archivos a
periféricos) es
monitoreada
para detectar
posibles
actitudes
sospechosas, o
futuros ataques
internos.
Poco probable,
se cuenta con
firewalls,
antivirus,
sistemas de
monitoreo de
entrada y salida
de archivos,
control de todas
los
computadores
Software
Antivirus
(Symantec –
Norton 2006)
de las tres
sedes (bloqueo
de archivos
adjuntos en
mail).
Revisar la
vulnerabilidad
de los objetos
que
conforman el
fondo
documental
de la
universidad
en formato
papel y
electrónico
Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe
Oficina CSI,
Asesor Jurídico,
Secretario
General)
Restablecimiento
(Asistente
Vicerrector
Administrativo,
Cordinador de
Servicios
Académicos CSI,
Auxiliares
Admisiones y
Registro)
Microfilmadora
Planetaria
Software de
Digitalización
de
documentos
(DOCUNET)
Copias de
Seguridad
(CD- ROM)
Programa de
Conservación
Preventiva de
Documentos
Extrínsecos: Que son
externos al
bien
documental
Intrínsecos: Que son
inherentes a
la naturaleza
del soporte
Poco probable
se cuenta con
una copia de la
documentación
en formato
electrónico en
el sistema
DOCUNET.
Probables, el
depósito no
tiene las
mejores
condiciones
ambientales,
pero se cuenta
con una copia
en Microfilme en
un deposito
diferente.
Capacitación y Pruebas
• Sesiones de Capacitación
Objetivos Detalles Términos usados, limitaciones y supuestos
Comunicar a todo el
personal (Directivo,
Administrativo, Docente)
de la Universidad los
pasos a seguir en caso de
- Definición de Plan de Contingencia
- Plan Institucional ULS de Prevención y Atención de Desastres
- Propuesta de Guía de Plan de Contingencia
Asegurar que existan
controles adecuados para
reducir el riesgo por fallas
o mal funcionamiento
tanto del equipo, como del
software, de los datos, y
cualquier riesgo. para Admisiones y Registro
de los medios de
almacenamiento
• Plan de Pruebas
Objetivos Definición de tipos de
pruebas Descripción
Reducir la probabilidad de
las perdidas, a un mínimo
de nivel aceptable, a un
costo razonable y
asegurar la adecuada
recuperación.
- Ejercicios de Simulación
- Simulacros
- Emergencia / Desastres
Desarrollar pruebas con el
siguiente orden de
prioridades:
- Hacer funcionar los servidores de respaldo de Docunet
- Restablecer el SII de Admisiones y Registros
- Restablecer los Backup del Deposito del Archivo Central
- Hacer funcionar los lectores de Microfilmación para recuperar la información de los Rollos de Admisiones y Registro
Mantenimiento del Plan
• Costo del Plan de Contingencia
1. Gastos de mantenimiento de la red: Costo: $2.000.000 2. Generador eléctrico, detectores de humo, sistema de irrigación, extinguidores: Costo:
$8.000.000 3. Seguro contra incendio y robo Tres Sedes: Costo: $5.000.000 por mes. 4. Backup: se encarga el Centro de Sistemas e Informativa: Costo: $2.500.000 5. Microfilmación: Se encarga la Oficina de Archivo Sede Centro. Costo: $1.000.000 6. Costo total por mes del Plan de Contingencia: Costo: $18.500.000
• Políticas y Procedimientos Frecuencias de Mantenimiento
Criterios de Actualización
Bitácora
Una vez por mes Rrealizar un informe
sobre el plan de
contingencia, teniendo en
cuenta las posibles
modificaciones que se
pudieran hacer.
De forma semanal se
realizaran las siguientes
actividades
- Llamar a los teléfonos
de los funcionarios
incluidos en la lista del
plan de contingencia.
- Verificar los
procedimientos que se
emplearan para
almacenar y recuperar los
datos (backup).
- Realizar simulacros de
incendio, capacitando al
personal en el uso de los
extinguidotes; Sistema de
Gestión Documental y
caída de sistemas o fallas
de servidores, para la
medición de la efectividad
del plan de contingencia.
• Mecanismos de Almacenamiento
Distribuir el plan de contingencia a todos funcionarios de la Universidad, tanto en la Sede
Chapinero, como en Centro y Floresta. Además, realizar una lista con los nombres,
teléfonos y direcciones, de las personas encargadas de llevar adelante dicho plan en
Cada Sede.
en caso de modificarse el plan de contingencia, actualizar todas las copias de cada uno
de los funcionarios, con la posterior destrucción de la copia anterior, para unificar la
información.
• Mecanismos de Actualización La vigencia de este plan esta sujeto a cambios tecnológicos, de equipamiento y de los
sistemas informáticos, de archivo, microfilmación y relacionados con la Universidad.
CONCLUSIONES La contingencia en archivos fortalecen los planes nacionales de desarrollo, pues como centros de información permiten que el gobierno tome decisiones con bases sólidas, comprenda los antecedentes sobre logros y fracasos en administraciones anteriores, y establezca las estrategias que van a regir el destino del país en concordancia con las necesidades económicas, políticas, sociales, educativas, culturales y de bienestar de la comunidad entre otras.
Top Related