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PRESENTACIÓN
El Plan Operativo Institucional permite conocer y alcanzar los
objetivos y metas trazadas por la Institución en el presente periodo
fiscal 2012, las mismas que deberán ser evaluadas, para así
demostrar mediante indicadores si efectivamente se ha cumplido con
la proyección. El Archivo Regional Cusco alcanza este documento
como instrumento de medición de las funciones que le compete para
lograr sus metas en coordinación con jefes y trabajadores de las
distintas áreas de esta Institución con quienes se ha consensuado
alcances, opiniones y sugerencias para elaborar el presente Plan
Operativo Institucional.
Nuestra intención es servir, no solo al público a quienes
denominamos usuarios, quienes solicitan atención del Área del
Archivo Intermedio, Archivo Histórico, sino también con las funciones
que debe cumplir como ente del Sistema Regional de Archivos con
las demás instituciones del ámbito regional mediante procesos de
capacitaciones, supervisiones, asesoramientos, como parte de la
tarea de protección al Patrimonio Documental.
m g (ler 149 24
INDICE
I. GENERALIDADES 1.1.- Visión - Misión 1.2.- Denominación, Naturaleza Jurídica y Dependencia, jurisdicción y fines
1.2.1.- Denominación. 1.2.2- Naturaleza, Jurídica y Dependencia 1.2.3- Jurisdicción. 1.2.4- Fines.
1.3.- Funciones Generales 1.4.- Base Legal 1.5.- Estructura Orgánica
II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 2.1.- Análisis de la Demanda.
2.1.1.- Número Servicios que ofrece el Archivo Intermedio 2.1.2.- Número de Servicios que ofrece el Archivo Histórico 2.1.3.- Característica de los Investigadores 2.1.4.- Captación de Ingresos por servicios del ARC
2.2.- Análisis de la Oferta. 2.2.1 Fondo Documental del Archivo Regional del Cusco. 2.2.2 Servicios Ofrecidos.
2.2.2.1 Servicios que brinda el Archivo Intermedio del ARC 2.2.2.2 Servicios que brinda el Archivo Histórico del ARC 2.2.2.3 Documentos que se reguarda en el local de la Ex Mutual 2.2.2.4 Fondo Documental Transferidos al ARC 2.2.2.5 Documentos por transferir al ARC Total de Documentos en Archivo Regional del Cusco.
2.2.3 Procesos Técnicos Archivísticos 2.2.3.1 Organización 2.2.3.2 Descripción 2.2.3.3 Selección 2.2.3.4 Conservación 2.2.3.5 Servicio
2.2.4 Recurso Humano 2.2.5 Infraestructura y Equipamiento
2.3.- Identificación de Problemas III. ARTICULACION DE OBJETIVOS
3.1 Objetivos Generales de la Institución 2012 3.2 Objetivos Generales del POI 2012 3.3 Objetivo Específico del POI 2012
ri fln13 9 25-
I.- GENERALIDADES.
1.1.- Misión y Visión
MISION.-EI Archivo Regional Cusco, Ente Rector del Sistema Regional de Archivos,
ha logrado posicionarse en el ámbito regional favorablemente, sea a nivel público
como privado, en la labor de protección al Patrimonio Documental de la Región,
siendo tarea imprescindible la de servir al usuario a través de la capacitación,
orientación e innovación a corde con la tecnología.
VISIÓN.-EI Archivo Regional Cusco, Institución Rectora del Sistema Regional de
Archivos se desempeña como fuente de información confiable y eficiente, por
albergar fondos documentales valiosísimos de nuestra Historia Regional y Nacional,
cumpliendo su labor, que es la de recuperar, organizar, conservar, incrementar y
poner en valor el Patrimonio Documental de la Región. Asimismo contribuir en el
desarrollo de la Educación, Cultura y la modernización de la gestión pública y
privada.
1.2 Denominación, Naturaleza Jurídica y Dependencia, Jurisdicción y fines
1.2.1 Denominación: Archivo Regional Cusco
1.2.2 Naturaleza Jurídica y Dependencia: El Archivo Regional del Cusco, es
un órgano desconcentrado del Gobierno Regional del Cusco, del que
depende administrativa y presupuestamente. En el aspecto Técnico
Normativo depende del Archivo General de la Nación, Órgano Rector y
Central del Sistema Nacional de Archivos.
1.2.3 Jurisdicción: El Archivo Regional de Cusco, tiene como jurisdicción al
ámbito territorial del Departamento de Cusco.
1.2.4 Fines: La Defensa, Conservación, Incremento, Organización,
Administración y Servicios de la documentación producida y recibida desde la
época colonial hasta nuestros días.
1.3 Funciones Generales. Son Funciones Generales del Archivo Regional del Cusco:
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1. Velar por la defensa y conservación del Patrimonio Documental de la Nación
en el Ámbito de la Región.
2. Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivísticas en la
jurisdicción.
3. Recepcionar la transferencia de documentación acatando la legislación
correspondiente del Sector Público y Notarías del ámbito que le compete.
4. Calificar y normalizar el Patrimonio Documental de la Nación que
salvaguarda.
5. Aplicar y adecuar las normas que el órgano Rector del Sistema Nacional de
Archivos emite a nivel del ámbito Regional.
6. Supervisar y asesorar la organización y funcionamiento de los Archivos
integrantes del Sistema Nacional de Archivos dentro de la jurisdicción.
7. Garantizar y supervisar el Patrimonio Documental puesta al servicio de la
ciudadanía en el ámbito de la región, exceptuando aquella documentación
que comprometa la seguridad nacional, cumpliendo la Ley de Transparencia
y Acceso a la información.
8. Fomentar y desarrollar toda investigación archivística en el ámbito del
departamento
9. Proponer, adecuar y ejecutar la política archivística en los archivos de la
Jurisdicción.
10.Supervisar, registrar y exhortar el funcionamiento de los archivos privados
que se suman al Sistema Nacional de Archivos que resguardan
documentación con valor histórico.
nrrj 37 23
11.Calificar y recomendar el uso de la tecnología moderna en todos los
archivos integrantes del Sistema Archivístico de la Región.
12.Cumplir y hacer cumplir las normas de Administración documentaria de los
archivos de la región.
13.Las demás que le corresponde de acuerdo a ley.
1.4 Base Legal.
La Base Legal que sustenta el Reglamento de Organización y Funciones del
Archivo Regional Cusco:
a) Art. 21 De la Constitución Política del Perú de 1993.
b) Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralización, de fecha 17 de Julio del
2002.
c) Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley
27902 fecha 30 de Diciembre del 2002.
d) Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, de fecha 10
de Abril del 2001.
e) Ley N° 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública.
Ley N° 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, de
fecha 29 de Enero del 2002
g) Ley N° 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, de fecha
21 de Junio del 2004.
h) Decreto Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
patrimonio Documental y Cultural de la Nación, de fecha 16 de Mayo de
1972.
i) D.S. N° 022-75-ED Reglamento del Decreto Ley N°19414
j) Resolución Jefatura! N°073-85/AGN-J Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos
k) Ley N° 25323 Ley del sistema Nacional de Archivos, de fecha 10 de Junio
de 1993
n I 136
2.1
I) D.S N° 008-92/JUS REGLAMENTO DE LA Ley 25323 de fecha 26 de
Junio de 1992.
m) D.S. N° 005-93-JUS Modificación del D.S.N° 008-92-JUS (17 de Marzo de
1993)
n) Directiva N° 002-2009-AGN/DNDNAAI Normas de Atención de servicios
brindados por los archivos Notariales y Judiciales (02 de Setiembre del
1009)
o) Directiva N° 006-2008-AGN/DNDAAI. Proceso de Regularización
Administrativa de Escrituras Públicas y Actas Notariales protocolares
Irregulares que se conservan en el Archivo General de la Nación y
Archivos Regionales (27 de Noviembre del 2008)
p) Resolución Jefatural N° 076-2008/AGN-J. Reglamento de Aplicación de
Sanciones Administrativas y por Infracción en contra del Patrimonio
Documental Archivístico y Cultural de la Nación.
1.5 Estructura Orgánica.
El Archivo Regional del Cusco, cuenta con la Estructura Orgánica siguiente:
01.- órgano de Dirección.
1.1.-Dirección Regional
2.- Órgano Consultivo:
2.1.- Comisión Técnica Regional de Archivos.
3.- órganos de Línea:
3.1.- Dirección de Archivo Intermedio
3.2.- Dirección de Archivo Histórico.
II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL.
2.1. ANÁLISIS DE LA DEMANDA.
• Usuarios: Personas naturales y personas jurídicas, Dependencias
Públicas de la Región,
quienes solicitan atención del Archivo Intermedio
• Investigadores: Solicitan atención del Archivo Histórico (nacionales,
extranjeros y
estudiantes)
ski (?r (135
• Estudiantes: Solicitan realizar Prácticas Pre-Profesionales en la
Institución.
2.1.1. Servicios que ofrece el Archivo Intermedio
El Archivo Intermedio del Archivo Regional del Cusco, presta servicio a
usuarios que acuden a solicitar los siguientes servicios:
1) Expedición de Copias Certificadas
2) Anotación Marginal por mandato Judicial
3) Anotación en la marginal de la inscripción en los Registros Públicos
4) Transcripción de Documentos Notariales (Digitado)
5) Expedición de Copias Simples
6) Expedición de Testimonios de Escritura Pública fotocopiado.
7) Expedición de Testimonio de Escritura Pública digitado
8) Regularización de Escritura Pública
9) Peritaje por mandato Judicial
10)Exhibición de Documentos
11)Expedición de Copia de Registro Civil
12)Toma fotográfica de Documentos
13)Asistencia Técnica Archivística
Servicios que ofrece el Archivo Intermedio para con las
Instituciones públicas del Ámbito Regional
14)Eliminación de Documentos
15)Asistencia Técnica Archivística
16)Supervisiones
/ 1 134 yo
ARCHIVO REGIONAL CUSCO DEMANDA EFECTIVA DE SERVICIOS - ARCHIVO INTERMEDIO
Meses 2007 2008 2009 2010 2011
Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios
Enero 88 90 137 164 128 Febrero 77 57 132 156 127 Marzo 84 80 161 169 150 Abril 69 139 131 131 103 Mayo 78 117 118 143 121 Junio 73 114 102 114 122 Julio 64 148 171 166 98 Agosto 87 150 201 138 207 Septiembre 84 166 207 137 194 Octubre 82 128 145 152 125 Noviembre 69 144 164 136 159 Diciembre 51 127 124 124 TOTAL 906 1460 1793 1730 1534
2.1.2 Servicios del Archivo Histórico
❖ Expedición de Carné de lector: Para ciudadano Peruano y
Extranjero.
❖ Transcripción de documentos históricos de los siglos XVI, XVII, XVIII
y XIX (digitado).
❖ Expedición de Testimonio de Escritura Pública de los siglos XVI,XVII,
XVIII y XIX fotocopiado
❖ Expedición de Testimonio de Escritura Pública de los siglos XVI,
XVII, XVIII y XIX digitado.
❖ Expedición de copia de documento histórico
❖ Fondo Documental de 1545 a 1900, al servicio de investigadores
nacionales, extranjeros, estudiantes y público en general.
❖ Fotografía de documentos.
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2.1.3. Característica de los Investigadores.
El Archivo Histórico del Archivo Regional del Cusco, está constituido por
investigadores que por su origen pueden ser Nacionales y Extranjeros.
Por lo general son investigadores calificados; estudiantes de nivel superior
o investigadores esporádicos y particulares, en busca de información de
carácter privado.
DEMANDA EFECTIVA DE SERVICIOS - ARCHIVO HISTÓRICO
Meses
2007 2008 2009 2010 2011 INVESTIGADORES INVESTIGADORES INVESTIGADORES INVESTIGADORES INVESTIGADORES
Perú Ext. Total Perú Total Perú
3 Total Perú
3 Total Perú Total
E 38 0 38 35 0 35 39 4 43 34 2 36 66 1 67 F 41 3 44 39 0 39 73 5 78 37 1 38 74 0 74 M 51 4 55 43 0 43 62 5 67 33 3 36 68 1 69 A 40 3 43 9 2 11 37 1 38 35 0 35 64 4 68 M 4 3 7 9 2 11 42 5 47 51 2 53 64 1 65 J 7 3 10 7 2 9 56 13 69 55 4 59 106 6 106 J 6 0 6 14 8 22 55 9 64 60 5 65 142 0 142 A 8 0 8 9 3 12 66 10 76 52 0 52 167 0 167 S 53 3 56 14 0 14 74 2 76 38 4 42 99 0 99 0 8 0 8 6 2 8 56 1 57 34 2 36 94 1 95 N 46 0 46 8 0 8 39 1 40 12 1 13
D 25 0 25 2 0 2 19 2 21 46 2 48 TOTAL 327 19 346 195 19 214 618 58 676 487 26 513 944 14 952 Fuente: Archivo Regional Cusco — A. Histórico
2.1.4. Captación de ingresos por servicios del Archivo Regional
Cusco.
A partir de Agosto del 2011, se incrementó los ingresos por atención a
usuarios en la Institución, esto por la aplicación correcta del Tarifario
de servicios del Archivo Regional Cusco, aprobado en Noviembre del
2010, como se detalla en el cuadro.
*Pi ry-ri 3 2 /8
CAPTACIÓN DEL ARCHIVO REGIONAL DEL CUSCO MESES 2007 2008 2009 2010 2011
Enero 3,372.80 2,814.30 5,274.50 5,589.70 5,487.70 Febrero 2,511.00 1,936.90 5,618.50 5,450.60 4,406.10 Marzo 2,693.70 2,687.20 7,051.30 6,038.40 4,521.70 Abril 2,100.60 6,351.60 8,161.70 4,434.00 3,339.30 Mayo 2,876.30 5,308.40 4,421.40 8,334.90 3,944.40 Junio 2,540.50 3,874.30 6,462.50 3,859.30 4,321.60 Julio 2,402.50 8,029.60 6,299.20 8,527.10 3,241.80 Agosto 2,975.40 8,277.80 7,625.20 5,315.60 10,751.80 Septiembre 3,500.00 6,158.50 7,657.70 5,466.00 8,599.90 Octubre 2,864.10 8,811.00 5,224.90 5,629.30 10,371.90 Noviembre 4,245.50 9,505.00 6,181.80 10,814.00 8,599.90 Diciembre 2,229.50 7,582.80 4,687.80 4,628.80 TOTAL 4,311,90 71,337.40 74,666.50 74,087.70 67,586.10
2.2.- ANÁLISIS DE LA OFERTA.
2.2.1 Fondo Documental del Archivo Regional Cusco.
El Archivo Regional del Cusco, actualmente se encuentra en condición de
alojado en un ambiente perteneciente a la UNSAAC, Exactamente en el
segundo nivel de la biblioteca central y el Sótano de la Ex Mutual que queda
en la Av. De la Cultura, conforma recintos improvisados para el
funcionamiento de: Oficinas de Dirección, Secretaria, Administración,
depósitos, salas de archivos con estantes con reducido espacio para
movilizarse; lo cual es una limitante para una buena atención y servicio al
público e investigadores. El fondo documental del Archivo Regional Cusco
labora en un espacio de 1587.15 Metros.
.̀ 1 " L 7
FONDO DOCUMENTAL SEGÚN ÓRGANOS DE LÍNEA
CANTIDAD
Documentos del Archivo Histórico (fondo documental)
525.75 Metros Lineales Aprox.
Documentos del Archivo Intermedio (fondo documental)
1,061.40 Metros Lineales Aprox.
FONDOS DOCUMENTALES - ARCHIVO HISTÓRICO
Fondos Documentales Procesados Descripción
Cantidad (Metros
Lineales)
%
Fondos Documentales Organizados
Protocolos Notariales 162.00 31
Instituciones Coloniales Cabildos; Corregimientos; Intendencia; Real Audiencia 72.00 14
INSTITUCIONES REPUBLICANAS
Corte Superior de Justicia; Administración del Tesoro Público y Prefectura
144.00 27
Documentos del Tesoro Fiscal del Cusco 38.40 7 Documentos de la Beneficencia del Cusco 80.00 15 Documentos de la Municipalidad del Cusco 5.10 1 Documentos del Colegio Nacional de Ciencias 9.35 2 Documentos de la UNSAAC 5.90 1 Documentos de Juicios Orales 9.00 2
TOTAL 525.75 100 Fuente: Area Desarrollo y Fortalecimiento Institucional — ARC (2007 — 2010)
.. nrí131
FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO INTERMEDIO
FONDO DOCUMENTAL — ARCHIVO INTERMEDIO
FONDO DOCUMENTAL UBICACION CANTIDAD mil FONDO NOTARIALES Y OTROS (Notarios Cusco y la Región)
Biblioteca UNSAAC
515.4m1
Fondo Documental de Registro Civil
Local del GRC Av. De la Cultura
Sótano de la Ex_Mutual
546 ml
Ex_Mutual Cusco Plan Copesco
Industria de Fertilizantes Cachimayo Emadi Emturin
Instituto Penitenciario
TOTAL 1061.40 ml
2.2.2 Servicios Ofrecidos.
Los servicios que brinda el Archivo Regional del Cusco, se realiza a través
de las áreas del Archivo Intermedio e Histórico:
a) El Archivo Intermedio.- Aquí se salvaguarda, Fondos Documentales de
Registro Civil (Matrimonio, Nacimiento y Defunción), Documentos
Notariales y Judiciales.
b) El Archivo Histórico.- En el se custodia documentos valiosísimos de la
época del Coloniaje y Republicana de nuestro país.
2.2.2.1. Servicios que brinda el Archivo Regional Cusco (Área Archivo Intermedio)
❖ Expedición de Copias Certificadas
❖ Anotación Marginal por mandato Judicial
❖ Anotación en la marginal de la inscripción en los Registros Públicos
❖ Transcripción de Documentos Notariales (Digitado)
❖ Expedición de Copias Simples
❖ Expedición de Testimonios de Escritura Pública fotocopiado.
❖ Expedición de Testimonio de Escritura Pública digitado
❖ Regularización de Escritura Pública
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❖ Peritaje por mandato Judicial
❖ Exhibición de Documentos
❖ Expedición de Copia de Registro Civil
❖ Toma fotográfica de Documentos
❖ Asistencia Técnica Archivística (Conservación, Restauración y
Encuadernación)
4• Eliminación de Documentos (A Instituciones)
❖ Supervisiones (A Instituciones)
2.2.2.2. Servicios que brinda el archivo Regional Cusco (Área Archivo
Histórico)
❖ Transcripción de documentos históricos de los siglos XVI, XVII, XVIII
y XIX (digitado).
❖ Expedición de Carné de lector: Para ciudadano Peruano y
Extranjero.
❖ Expedición de Testimonio de Escritura Pública de los siglos XVI,XVII,
XVIII y XIX fotocopiado
❖ Expedición de Testimonio de Escritura Pública de los siglos XVI,
XVII, XVIII y XIX digitado.
❖ Expedición de copia de documento histórico
❖ Fondo Documental de 1545 a 1900, al servicio de investigadores
nacionales, extranjeros, estudiantes y público en general.
❖ Fotografía de documentos.
2.2.2.3. Documento en la Ex Mutual.-
Los ambientes, son húmedos y están ubicados en el sótano de la Ex Mutual,
Ubicado en la Av. de la Cultura, que no son adecuados para el acopio,
restauración, conservación y cuidado de los documentos. Es así que en
Diciembre del 2011, gran parte del fondo documental de Registro Civil del
Cusco y provincias se han dañado por problemas de inundación al parecer
por rotura de tuberías en la instalación del primer piso. Asimismo, aquí se
resguarda documentos pertenecientes a la Ex Mutual; Industria de
pf' F128
/y
Fertilizantes Cachimayo; Emturín; Coopesco; Emadi; Registro Civil de
Provincias del Cusco, existe 546 ml.
FONDO DOCUMENTAL EN EL LOCAL DE LA EX MUTUAL
Local Fondo Documental Cantidad ( Metros Lineales)
114 m2
Registro Civil de Provincias
546 ml
Ex Mutual Copesco Industrias de Fertilizantes Cachimayo Emadi Emturin
TOTAL 546
2.2.2.4 Fondos Documentales Transferidos al Archivo Regional del Cusco.
En el área del Archivo Intermedio se resguarda documentos pertenecientes a 26
Notarios de la ciudad del Cusco y 61 Notarios de las diferentes provincias y
distritos de la Región, dichos fondo notariales se encuentran al servicio del
público, quienes a diario visitan ésta institución.
El Archivo Regional Cusco, los últimos fondos notariales transferidos al Archivo
Regional Cusco corresponden a 02 Ex Notarios: Gualberto Paucar Vitorino y
Rufo Gaona Cisneros y ahora se encuentran a disposición del público usuario,
quienes nos visitan con frecuencia de las zonas alto andinas de Espinar, Urcos,
Quispicanchis, entre otros.
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et4 " r !' 127
RELACION DE NOTARIOS DEL CUSCO Y LA REGION N° DESCRIPCION CUSCO/PROV. AÑOS EXTREMOS 01 ALOSILLA, JOSE CUSCO 1902 - 1937 02 ALOSILLA JUSTINO CUSCO 1018 - 1920 03 ALOSILLA, TORIBIO CUSCO 1901 - 1921 04 ARAGON BONIFACIO CUSCO 1901 - 1908 05 BANDA G. FRANCISCO CUSCO 1989 - 1994 06 BELTRAN C. CLAUDIO CUSCO 1942 -1945 07 BELTRAN JORGE CUSCO 1953 - 1959 08 BOZA, VALENTIN CUSCO 1901 - 1906 09 CACERES HERMILIO CUSCO 1948 -1987 10 CEVALLOS BASILIO CUSCO 1912 - 1936 11 DELGADO C. ANDRES I CUSCO 1945 - 1980 12 DELGADO L. JORGE I CUSCO 1973 - 1987 13 DELGADO L. JUAN CUSCO 1945 - 1972 14 FERNANDEZ CELSO L. CUSCO 1977 - 2004 15 FERNANDEZ BACA, AMADEO CUSCO 1938 - 1985 16 GALINDO G. HILARIO CUSCO 1959 - 1971 17 GUILLEN ,DANIEL H. CUSCO 1957 -1967 18 IZQUIERDO Q. JOSE A. CUSCO 1923 -1959 19 LOAYZA J. JUAN CUSCO 1938 -1941 20 MUÑIZ J. EMILIO CUSCO 1916 -1973 21 PUENTE DE LA V. NESTOR CUSCO 1919 - 1932 22 ROZAS, JOSE ULISES CUSCO 1915 -1941 23 ROZAS, JUAN ANTONIO CUSCO 1907 -1912 24 TAPIA, ANDRES CUSCO 1933 -1964 25 VEGA C. JOSE ROMUALDO CUSCO 1901 - 1916 26 ZAMBRANO C. OSCAR CUSCO 1942 - 1979 27 NAHUAMEL O. SAMUEL ACOMAYO 1978 -1995 28 RICALDE C. ALEJANDRO ACOMAYO 1965 -1976 29 TUPAYACHI JOSE LUIS ACOMAYO 1921 - 1966 30 HINOJOSA, LEONCIO ANTA 1919 - 1932 31 LUNA L. GERMAN ANTA 1962 -1964 32 PACHECO, HUMBERTO ANTA 1958 -1960 33 JOSE G. PAREJA ANTA 1937 -1957 34 CORNEJO, MARIO CALCA 1958 35 GOMEZ F. VICTOR CALCA 1921 - 1962 36 PAUCAR, ALBERTO CALCA 1976 37 SALINAS S. GERMAN CALCA 1963 -1982 38 SALINAS N. ERNESTO CALCA 1977 -1993 39 SANCHEZ, SIMON CALCA 1962 -1976 40 VASQUEZ, CEFERINO CALCA 1963 - 1975 41 CHOQUE E. DOMINGO QUILLABAMBA 1946 - 1956 42 HALINDO G HILARIO QUILLABAMBA 1954 - 1959 43 MAYORGA R. WASHINTON QUILLABAMBA 1965 -1966 44 MENDOZA V. CLAUDIO QUILLABAMBA 1960 -1962 45 PEREZ R. JORGE QUILLABAMBA 1961 - 1987 46 QUISPE C. BONIFACIO QUILLABAMBA 1960 47 ZAMBRANO Z. ALBERTO QUILLABAMBA 1963 -1964 48 CARREÑO C. FIDEL SICUANI 1913 -19 41 49 CARREÑO, NICANOR SICUANI 1901 - 1912 50 DELGADO C. PABLO R. SICUANI 1929 -1962 51 DEL CARPIO J. DOMINGO SICUANI 1907 -1923
• - o /2
52 FERNANDEZ, CELSO L. SICUANI 1954 —1976 53 GAONA C. RUFFO SICUANI 1954 - 1974 54 LUNA L. GERMAN SICUANI 1964 -1998 55 MACEDO M. FEDERICO SICUANI 1924 —1937 56 MACEDO V. CARLOS SICUANI 1941 — 1948 57 MERCADO A. SANTIAGO SICUANI 1901 — 1922 58 MUÑIZ C. GILBERTO SICUANI 1962 —1963 59 RECHARTE R. HILARIO SICUANI 1941 —1965 60 TAPIA, ANDRES SICUANI 1926 61 CARBAJAL Z. EFRAIN SANTO TOMAS 1970 -1971 62 DELGADO C. , P . RAMÓN URUBAMBA 1929 63 ELORRIETA, LUIS URUBAMBA 1918 - 1921 64 OCHOA G. MARIANO URUBAMBA 1921 - 1962 65 PANTIGOSO, MARIANO URUBAMBA 1904 —1925 66 SLAS T. ARTURO URUBAMBA 1930 —1975 67 UGARTE, MATIAS URUBAMBA 1901 - 1907 68 AVENDAÑO, NESTOR URCOS 1950 —1953 69 CONTRERAS, ABEL URCOS 1925 —1968 70 CONTRERAS, ELEUTERIO URCOS 1909 - 1920 71 CCORIMANYA HUAMAN, MATEO URCOS 1977 - 2000 72 MACEDO , FEDERICO URCOS 1923 - 1924 73 PAUCAR V. UBALDO URCOS 1969 - 1976 74 PAUCAR V. GUALBERTO E. URCOS 1977 - 2007 75 VALDEIGLESIAS N. RAUL URCOS 1953 - 1975 76 ALVAREZ A. TORIBIO YAURI 1954 -1991 77 CACERES HERMILIO YAURI 1947 78 CHOQUE E. DOMINGO YAURI 1950 —1952 79 DELGADO C. ANDRES I. YAURI 1941 — 1945 80 FERNANDEZ, EDMUNDO YAURI 1917 —1934 81 FORTON, ALFREDO P. YAURI 1963 —1978 82 RECHARTE, HILARIO YAURI 1936 — 1941 83 TAPIA, ANDRES YAURI 1921 —1922 84 PUMA, TEOFILO Q. YAURI 1946 - 1948 85 HERMOZA, HEMERENCIANO YANAOCA 1940 —1944 86 MUÑIZ, EMILIO YANAOCA 1916 - 1920 87 TACUSI, DAMASO YANAOCA 1963 - 1978 Fuente: Archivo Regional Cusco
2.2.2.5 DOCUMENTOS POR TRANSFERIR AL ARCHIVO REGIONAL CUSCO
Documentos pertenecientes a Instituciones que han sido supervisadas el
año 2009 siendo 7,740 Metros Lineales de documentos que se
encuentran a la espera de ser transferidas al Archivo Regional del Cusco
para ser custodiados, previa coordinación del Archivo Regional Cusco y la
Comisión Técnica Regional de Archivo. La limitante de efectuar esta
transferencia es la falta de espacio para organizar dichos documentos.
io Cm( 12,5
DOCUMENTOS A TRANSFERIR AL ARCHIVO REGIONAL CUSCO
Na DESCRIPCIÓN (Nombre de la Institución)
Total de Documentos
(M.L) %
Documentos a Transferir
(M.L)
Fechas extremas
1 Municipalidad Provincial de Espinar 80,00 10% 8,00 1895 - 2009 2 Municipalidad Provincial de Canas 20,00 10% 2,00 1976 - 2009
3 Programa Nacional de Asistencia Alimentaria (PRONAA) 1000,00 24% 240,00 1990 - 2009
4 Sociedad de Beneficencia Pública Cusco 300,00 10% 30,00 1926 - 2009 5 FONCODES 386,70 10% 38,67 1981 - 2008 6 Empresa Nacional de Coca. (ENACO) 1200,00 21% 250,00 1965 - 2009 7 Dirección Regional de Agricultura 280,00 10% 28,00 1972 - 2004 8 COFOPRI - CUSCO 150,00 10% 15,00 1970 - 2009 9 Electro Sur Este S.A. 300,00 10% 30,00 1961 - 2009 10 Municipalidad Provincial de Anta 90,00 10% 9,00 1950 - 2006 11 Municipalidad Provincial de Calca 60,00 10% 6,00 1883 - 2008 12 Municipalidad Distrital de San Sebastián 280,00 10% 28,00 1955 - 2006 13 Municipalidad Distrital de Santiago 160,00 10% 16,00 1955 - 2006 14 Municipalidad Distrital de San Gerónimo 400,00 10% 40,00 1951 - 2007 15 Municipalidad de Pucyura - Anta 66,00 10% 6,60 1986-2009 16 Municipalidad Distrital de Pisaq - Calca 30,00 10% 3,00 1981 - 2008 17 Municipalidad Distrital de Lamay - Calca 25,00 10% 2,50 1957 - 2009 18 SEDA - CUSCO S.A. 600,00 21% 128,00 1989.2009 19 Instituto Nacional de Cultura (INC) 900,00 33% 300,00 1940 - 2009
20 Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones 100,00 10% 10,00
21 Red de Servicios de Salud (La Convención) 220,00 10% 22,00 1950 - 2009
22 ENACO S.A. Sucursal de Quillabamba 150,00 10% 15,00 1984 - 2009 23 Agencia Agraria La Convención 120,00 10% 12,00 1979 - 2009 24 Municipalidad Provincial La Convención 240,00 10% 24,00 1960 - 2009 25 Municipalidad Provincial del Cusco 1800,00 13% 230,00 1979- 2009 26 Hospital Regional del Cusco 2960,00 17% 500,00 1964 - 2009 27 Hospital Antonio Lorena del Cusco 1680,00 23% 400,00 1946 - 2009
28 Dirección Regional de Comercio Exterior y Turismo 37,00 10% 3,70 1947 - 2007
29 COPESCO 239,63 10% 23,96 1975 - 2009 30 Dirección Regional de Salud 495,00 10% 49,50 1947-2009
31 Poder Judicial (Corte Superior de Justicia) 5922,13 51% 3000,00 1800 - 2009
32 Dirección Regional de Educación 1270,00 20% 250,00 1963 - 2009
33 Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco (UNSAAC) 3230,40 11% 350,00 1890 - 2009
34 Dirección Regional de Vivienda y Construcción 228,00 10% 22,80 1958- 2009
35 Gobierno Regional Cusco 4385,60 28% 1250,00 1960 - 2009 36 Plan Meriss 202,00 48% 97,00 1980 - 2009
TOTAL 29,607.46 7,440.73
5.-SERVICIO S.-SELECCIÓN
1.-ORGANIZACIÓN 2.- DESCRIPCIÓN
PROCESO TÉCNICO
ARCIIIINSTICO
*sé (12 4 n ro
2.2.3. Procesos Técnicos Archivísticos
4.-CONSERVACIÓN )
2.2.3.1. Organización
> Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar, y signar los documentos.
> En el proceso de organización de documentos es indispensable tomar en
cuenta los principios archivísticos (principios de procedencia y de orden
original).
> Previamente debemos de realizar el cuadro de clasificación y saber qué
series documentales se encuentran.
4. CLASIFICAR.- Es considerar la Estructura Orgánica de la
Municipalidad (identificar de que oficina proviene los documentos), sus
funciones o acciones especificas que cumple, y que series
documentales genera.
4 ORDENAR.- Consiste en establecer la procedencia, el tiempo y en el
espacio para lo cual se toma en cuenta el ordenamiento cronológico,
alfabético y numérico.
" P 1 2 3
411. SIGNAR.- Consiste en asignar símbolos de codificación para su
identificación (por unidades orgánicas, por series documentales
pueden ser letras o números o combinación de ambos).
2.2.3.2. Descripción Consiste en identificar y explicar el contexto y contenido del material de
archivo para determinar el contenido de la información que representa ese
documento mediante elementos de descripción (Inventario general de Fondos
Documentales, inventario de eliminación de documentos y otros)
2.2.3.3. Selección
Consiste en predeterminar serie por serie el periodo de retención de los
documentos para lo cual utilizaremos nuestra tabla de retención en ella nos
indica si las series documentales son temporales o permanentes.
2.2.3.3. Conservación
Los archivos custodian los testimonios invalorables de la historia de la
institución que generó. En consecuencia merece mantener la integridad física
del soporte y del texto de los documentos a través de la implementación de
medidas de preservación, restauración y prevención del deterioro sustancial
(plagas, microorganismos, inundaciones, incendios) por ello cada Archivo
debe contar con un plan de prevención y recuperación de siniestros en
archivos.
p 22
2.2.3.4. Servicio Consiste en poner a disposición de los usuarios internos o externos, la información contenida en los documentos que solamente un archivo ordenado lo hará con calidad y eficiencia
2.2.4. Recursos Humanos El Archivo Regional del Cusco, actualmente cuenta con 12 trabajadores: 9 de los cuales son nombrados y 3 contratadas.
PERSONAL DEL ARCHIVO REGIONAL CUSCO —2012
N° APELLIDOS Y NOMBRES CARGO CONDICIÓ
N CLASIFIC
ACIÓN NIVE
L
Incentivo s
Laborales
Remunerad ón
Total
1 ENRIQUEZ CARRIC/N, Katya Tatiana
Directora Designado Profesion al F-5 2,103,00 1101,68 3,204,68
2 OLIVERA OLIVERA, Jorge
Archivo Intermedio Nombrado Profesion al SP-C 1,415,00 592,84 2,007,84
3 CRUZ AUCAPURI, Wilfredo.
Administrador Nombrado Profesion al SP-C 1,415,00 670,33 2,085,33
4 CACERES OLIVERA, Sabino Roberto
Archivo Histórico Nombrado Profesion al SP-C 1,415,00 844,08 2,259,08
5 LEON TORRES, Juan Francisco Técnico en Archivo
Intermedio Nombrado Técnico ST-A 1,328,00 602,29 1,930,29
6 CORDOVA MARTINEZ, Maria Elena Técnico en
Administración Nombrado Técnico ST-B 1,328,00 622,84 1$50,84
7 JARA ARIZA, Francisca Técnico en Archivo
Intermedio Nombrado Técnico ST-B 1,328,00 592,64 1,920,64
8 RIOS ARZUBIALDE, Martha. Técnico en Administración Nombrado Técnico ST-C 1$28,00 584,84 1,912,84
9 VALENCIA GUILLEN, Efraín Personal de Servicio Nombrado Auxiliar SA-C 1,328,00 561,19 1,889,19
10 LOZANO HUANCA, Eddy
Secretaria Contratada Técnico (CAS) 0,00 1,040.00 1,200,00
11 QUISPE CAPCHA,Nancy
Auxiliar Administrativo Des. Fort. Institucional Contratada
Profesion al (CAS) 0,00 1,040,00 1,200,00
12 QUINTANILLA GONGORA, Gloria Fortunata
Asistente Archivo Histórico Contratada Técnico (CAS) 0,00 1,040.00 1200.00
TOTAL 12,988.00 9,292.73 22,760.73
121 9 2.2.5. Infraestructura y Equipamiento.
El Archivo Regional Cusco, actualmente enfrenta un problema que no permite
cumplir sus funciones a cabalidad como ente Rector del sistema Regional de
Archivos, el de no contar con un local propio, tal es así que se alojó en diferentes
locales para su funcionamiento. Se apertura un espacio en el Paraninfo
Universitario, con motivo del II Congreso Indigenista Interamericano que se llevó
a cabo en la ciudad del Cusco, posterior a ello se trasladó a una casa alquilada
en la la Av. de la Cultura, por tercera vez es trasladado a la casa del Inca
Garcilaso de la vega, luego a la Av. Tullumayu N° 440 donde permaneció hasta el
año 1992, posteriormente se trasladó al Local de la Biblioteca Central de la
UNSAAC, donde actualmente funciona en situación de alojado desde 1993,
ocupando un espacio de 341.10 m2 y alberga aproximadamente 1041.15.39
Metros Lineales de documentos; con recintos improvisados para que funcione:
Oficinas de
Dirección, Secretaria, Administración, depósitos, salas de archivos con estantes
sin espacio para caminar; lo cual dificulta brindar una buena atención y servicios
al público e investigadores.
INFRAESTRUCTURA EQUIPAMIENTO
1. Área: 341.10 m2 1. Estantería metálica en ambas 2. Ambientes: oficinas de la Dirección,
Secretaría, Administración 2. Áreas (Histórico e Intermedio). Gran parte de los equipos de
(servicios higiénicos que se han adecuado como oficinas), Depósito, Área del Archivo Intermedio, Área 3.
cómputo, fotocopiadoras, impresoras son antiguas. Escritorios antiguos en las
del Archivo Histórico, sala de diferentes oficinas. Investigación improvisados y hacinados.
3. Espacio reducido, no permite transitar dentro y entre las oficinas.
4. No contamos con servicios higiénicos.
5. Alta peligrosidad para casos de incendio, por las divisiones y techo de triplay.
6. Inseguro en casos de sismo, espacios reducidos entre estantería y pasadizos.
7. Improvisada sala de atención a usuarios.
pi [120
CARACTERÍSTICAS DEL LOCAL DEL SÓTANO DE LA EX_MUTUAL DE LA AV. DE LA CULTURA
Infraestructura Equipamiento 1. Área: 150 m2 ESTANTERIAS: 2. Número de ambientes: 07 1. En Ambiente N°01 con 06 estantes x 3. Ambientes húmedos con peligro 2 cuerpos y 4 divisiones (estantes de
con constantes inundaciones en madera) época de lluvia, habiendo ya sufrido 2. Ambiente N°02 con 02 estantes x 3 inundación por rotura de instalación cuerpos (Año 2011; falta comprar de agua parantes y baldas delgadas
metálicas). 3. Ambiente N°03 con 01 estantes x 3
cuerpos y 7 divisiones (metálicas). 4. Ambiente N°04 con 03 estantes x 3
cuerpos y 7 divisiones (metálicas) 5. Ambiente N°05 con 10 estantes x 4
cuerpos y 7 divisiones (metálicas) EQUIPO DE COMPUTO E IMPRESORAS: 1. 02 PCs nuevos. 2. 01 Impresora Epson LX-300, 3. 01 Impresora "EPSON" EPL-5900 ESCRITORIO: 01 Metálico x 4 gavetas MESAS: 01 Mesa de madera de 1 m. x 0.60cm. 01 Mesa larga adecuada con baldas metálica x 4 unidades y 02 divisiones. 01 Silla tapiz negro del ARC. MAQUINA DE ESCRIBIR 01 Máquina de escribir
-4 "11'119 Parte del fondo documental del Archivo Regional Cusco, se encuentra ubicada
en el sótano del local del Gobierno Regional Cusco de la Av. La Cultura,
conocido como la ex Mutual, acervo documental que tiene un aproximado de 546
Metros Lineales. La falta de local impide que en la actualidad se pueda recibir
mayor documentación de los archivos públicos, para su debida custodia.
2.3. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
A.- Problemas de la Demanda
1.-Desconocimiento de servicios que ofrece el Archivo Regional Cusco ofrece
por parte de la población en general del departamento del Cusco de los
servicios archivísticos del ARC.
2.-Escasa importancia del manejo archivístico por parte de muchas autoridades
y funcionarios públicos en sus respectivas instituciones, incumpliendo
Procesos Técnicos Archivísticos normados, debido al desconocimiento legal
respectivo.
3.-Carencia de políticas públicas tanto a nivel del Gobierno Regional Cusco y
de los gobiernos locales sobre gestión del Patrimonio Documental.
4.-Falta de conocimiento de adecuadas Técnicas Archivísticas para la gestión
documentaria en muchas instituciones privadas que generan documentación
propia (empresas, cooperativas, ONGs, Iglesia católica y otros).
B.-Problemas de la Oferta
1.-No se dispone de un inventario detallado de los fondos documentales.
2.-No se cuenta con un catálogo descriptivo de todos los fondos documentales
del ARC para atención al usuario e instituciones, debido a su carácter de
institución pública de servicio.
3.-El Archivo Regional Cusco no cuenta con local propio y poder desarrollar a
cabalidad sus funciones
4 P 1' 1 1 8
4.-El actual local que ocupa en la UNSAAC y en el sótano del local del GRC
Av. Cultura 732 no son apropiados para un brindar un buen servicio, con
recintos improvisados, inexistencia de servicios higiénicos, los cielos rasos del
local en la UNSAAC son de material altamente inflamable (triplay) y reducido
espacio para movilizarse. El mobiliario (estantería, pupitres, sillas, etc), del
ARC, de ambos locales, no son los adecuados y son antiguos.
5.-El ARC no proyecta en su totalidad a la sociedad e instituciones públicas
que la función archivística contribuye con sus técnicas y procesos a una
gestión pública eficaz. (Puede ayudar a prevenir/minimizar las prácticas de
corrupción valiéndose de asumir, decidir y aplicar las normas archivísticas por
parte de autoridades y funcionarios públicos).
6.-El ARC no se da a conocer ampliamente ante las instituciones privadas
(empresas, cooperativas, ONGs, Iglesia católica y otros) para poder brindar
servicios de asistencia técnica archivística.
7.-No se tiene acuerdos interinstitucionales con direcciones sectoriales de
envergadura en su intervención pública.
8.-El número de usuarios atendidos durante los últimos 05 años por el ARC es
bajo en comparación con la población total
C.- Priorización de Problemas.
1.-Insuficiente conocimiento de la población en general del departamento del
Cusco de los servicios archivísticos del ARC.
2.-Bajo nivel de internalización de la estrategia institucional (Visión y Misión).
3.-Escasa importancia del manejo archivístico por parte de muchas autoridades
y funcionarios públicos en sus respectivas instituciones, incumpliendo procesos
técnicos archivísticos normados debido al desconocimiento legal respectivo.
4. El ARC no cuenta con local propio.
3 •9 r 117
III. ARTICULACION DE OBJETIVOS
3.1.- Objetivo General de la Institución 2012
Brindar información confiable para el usuario (personas naturales y jurídicas),
mediante procesos eficientes, cumplimiento de la Normatividad Archivística y
disponibilidad tecnológica.
3.2.- Objetivo General del POI 2012
Prestar el servicio ágil, oportuno y eficaz para el usuario a través de Organizar,
Conservar, Recuperar, Incrementar y poner en valor el patrimonio documental de
la región
3.3.- Objetivos Específicos del POI 2012
• Administrar adecuadamente el patrimonio documental de la Región del
Cusco.
• Brindar el servicio ágil, oportuno y eficaz al usuario
• Posicionar ante la población del departamento de Cusco los servicios
que brinda el ARC mediante:
-Difusión de Servicios del ARC en Eventos masivos.
-Supervisión, Asesoramiento e Implementación de RJ 076-AEN/I
Aplicación de Sanciones, dirigido a Instituciones públicas
-VI Reunión regional de Archiveros
- Difusión de Servicios del ARC en medios de comunicación Promover
• Capacitar a autoridades y funcionarios del ARC en conocer y practicar
la estrategia institucional y a autoridades y funcionarios públicos sobre
normatividad archivística.
_.■ .pr.C116
3.4. ARTICULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS E INDICADORES
N° OBJETIVOS ESPECÍFICOS INDICADORES
1
Defender, conservar e incrementar el
Patrimonio Documental de la Nación en la
jurisdicción de la Región del Cusco
Número y/o Porcentaje del
Incremento Patrimonial
2
Organizar y mejorar el Patrimonio
Documental, facilitando su modernidad
para su accesibilidad y servicio.
Número y/o Porcentaje de
Servicios Incrementados
3
Promover, difundir y fortalecer la
normatividad del Sistema Nacional de
Archivos y aplicar sistemáticamente las
normas y procedimientos archivísticos en la
administración pública.
Número de Capacitaciones
4
Promover y difundir la investigación de los
aspectos históricos, sociales, económicos,
culturales, políticos, legales, y otros de su
competencia.
Número de Investigaciones.
FORMULACION DE ACTIVIDADES - TAREAS ASOCIADAS 2012 PROGRAMA SUB PROGRAMA PROYECTO/ACTIVIDAD COMPONENTE META SIAF
9002 ASIGNACION PRESUPUESTAL ou REStu. 'l'A EN L N PRODUCTOS EGISTROS PÚBLICOS
;1000405 VIGILANCIA Y OONSERVACION r E_ocumENTms RCHIVO REGIONAL DEL CU 5CC
0050
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
u tb
TAREAS ASOCIADAS
as loados .
PROGRA AC 01' ANUAL
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Clasif icacion y Ordenamiento
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