Plan de Calidad de la Interventoría del Proyecto Bogotá-Villavicencio
Versión: 3 Julio de 2015
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Nombre MARÍA FERNANDA NAJAR
Nombre LILIANA PATRICIA CASTELLANOS / JOAQUIN
PÉREZ / FÉLIX ALFONSO ELIAS
Nombre ANGEL BARRANTES
Cargo COORDINADOR DE CALIDAD
Cargo PROFESIONAL ASEGURAMIENTO CALIDAD/ SUB DIRECTOR TÉCNICO/ DIRECTOR DEL PROYECTO
Cargo GERENTE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
Fecha: JULIO 21, 2015
Fecha: JULIO 21, 2015
Fecha: JULIO 21, 2015
Elaboró Revisó Aprobó
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN No
FECHA EMISIÓN
MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE
1 Enero 07, 13 Emisión primera versión. Coordinador de Calidad
2 Julio 08,14
Revisiones y actualizaciones – Redacción, Organigrama, Matriz de comunicación, seguimiento y control de equipos de medición
Coordinador de Calidad
3 Julio 21, 15
Revisión y actualización del ciclo básico de los procesos, organigrama, y estructura del proceso de la Interventoría
Coordinador de Calidad
Este documento hace parte integral del Consorcio Interconcesiones, por lo tanto tiene alto grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial.
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1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA
Realizar el seguimiento y control integral al Contrato de Concesión N° 0444 de 1994 y demás
documentos que lo modifiquen, adicionen o complementen para la Concesión de la vía Bogotá - Villavicencio, de acuerdo con las actividades que corresponden a la Gestión Administrativa, Gestión Técnica, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Aforo y Recaudo, Gestión Ambiental, Gestión Social, Gestión Predial, Gestión de Seguros y Gestión de Riesgos definidas en el contrato de Concesión antedicho y de Interventoría N° SEA-067 de 2012. OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD
Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados con la Interventoría,
y establecer las pautas con las cuales el personal involucrado en este proyecto debe orientar sus actividades en los diversos procesos que participe.
Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para que estén plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio hasta el fin, permitiendo su trazabilidad.
2. ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
Para el cumplimiento por parte del interventor, de los términos y condiciones establecidos en el Contrato y en todos y cada uno de los documentos que integran el mismo, sin perjuicio de las actividades específicas señaladas en el contrato de Concesión, el alcance del Contrato de Interventoría incluye, sin limitarse:
a) La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con todos los aspectos derivados del Contrato de Concesión, incluyendo, entre otros, los aspectos Técnicos, Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales, Operativos, Jurídicos y Administrativos.
b) El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al Concesionario sobre aspectos regulados en el Contrato de Concesión que sean de obligatorio cumplimiento por parte del Concesionario. Asimismo, el Interventor puede impartir recomendaciones que el Concesionario puede o no acoger; y (ii) Exigirle la información que considere necesaria, siempre y cuando se relacione con el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o recomendaciones que imparta el interventor al Concesionario deberán hacerse por escrito y se ceñirán a lo establecido en el Contrato de Concesión
c) El Interventor no puede exonerar al Concesionario de sus obligaciones o responsabilidades, sin previa autorización expresa y escrita del (a) Gerente General o quien haga sus veces en la ANI. Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán expedidas o ratificadas por escrito, numeradas en forma consecutiva y con su respectivo sello de recibido.
d) El Interventor es el representante de la ANI frente al respectivo Contrato de Concesión, para lo cual debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías vigentes, y en general debe aplicar todos los principios y normas de seguimiento y control comúnmente aceptados en el país que resulten aplicables a la concesión referida. Adicionalmente, el interventor es el responsable de revisar e informarse de todos los antecedentes referentes a la concesión. Para este efecto, el Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en el Contrato de Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas normas técnicas vigentes que resulten aplicables.
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3. POLITICA DE CALIDAD
Nos comprometemos con nuestros clientes, a cumplir satisfactoriamente con todos los requisitos definidos contractualmente, de manera oportuna, eficiente y con estándares de calidad, con personal de excelencia y tecnología adecuada a través de la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización. DEFINICIONES:
ANI: Agencia Nacional de Infraestructura
CONCESIONARIO: Concesionaria Vial de los Andes - Coviandes, Contratista al que se le realizará la Interventoría de acuerdo a lo definido en el contrato de concesión y de Interventoría.
CONSORCIO: Consorcio Interconcesiones, responsable de realizar la Interventoría, conformado por Consultora Latinoamericana de Ingeniería S.A. - CONLISA y Technology and management LTD - TNM.
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4. MAPA DE PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se han identificado los procesos necesarios para desarrollar la Interventoría técnica,
administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio-ambiental del contrato de concesión. Estos procesos, la secuencia entre ellos, así como la forma en que interactúan están representados en el siguiente Mapa de Procesos:
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
MEDICIÓN, SEGUIMIENTO
Y MEJORA
TÉCNICA
GESTIÓN
ADMON
GESTIÓN
FINANCIERA
GESTIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN
SOCIO-PREDIAL
ANI ANI
GESTIÓN
MEDIO-
AMBIENTAL
Gráfico 1. Mapa de Procesos de la Interventoría
PROCESOS GERENCIALES O DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: En este nivel se establecen y ejecutan actividades de gestión de mercado, orientación, direccionamiento estratégico, medición, seguimiento y mejora al interior de la organización. Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera:
Personal Directivo:
Director de Proyecto: El Director del proyecto tendrá la responsabilidad integral del desarrollo de la Interventoría, será el responsable de tomar decisiones (técnicas, económicas, jurídicas, legales, ambientales, etc.) que por su grado de complejidad no pueden ser resueltas por los subdirectores, especialistas o por los residentes, con el fin de adoptar las medidas pertinentes para el caso. El Director del proyecto responderá directamente por las actuaciones que realice sobre el desarrollo del proyecto, a la ANI, por ser la entidad contratante y líder en el desarrollo del proyecto.
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Representante legal: Será la persona que tendrá a su cargo el control y la responsabilidad directa de la toma de decisiones para la ejecución de las actividades propias de la Interventoría, tendrá constante comunicación con el Director del Proyecto, el Concesionario y la ANI; podrá convocar reuniones cuando las condiciones del caso lo ameriten, así podrá controlar los aspectos tantos administrativos como técnicos. Profesional de aseguramiento y gestión de calidad: Tendrá la responsabilidad de planear, implementar, verificar y mejorar continuamente todo el sistema de gestión de la calidad para el desarrollo de la Interventoría.
PROCESOS DE EJECUCIÓN O TÉCNICA: Este nivel enmarca la cadena productiva de la organización desde la recepción de los requisitos del cliente hasta la entrega a satisfacción del servicio.
Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera: Subdirector Técnico y Operativo: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte técnica. Para lograr que el Concesionario cumpla con lo definido, contará con un equipo de profesionales altamente capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto, quienes a su vez tendrán a su disposición personal técnico y auxiliar que los apoye en cada una de sus tareas. Sus funciones están relacionadas con la medición, pruebas, evaluación y verificación de procedimientos, intervenciones y desempeño del Concesionario en el área técnica durante la ejecución de actividades de construcción, operación y mantenimiento. Se contará con un grupo de especialistas en las áreas de: Geotecnia, Geología, Pavimentos, Estructuras, Túneles, Diseño Geométrico, Hidráulica e Hidrología, Electromecánica, Ambiental, Gestión predial, Social y Auditoría en Sistemas de Peajes, quienes serán los responsables de los conceptos relacionados con su especialidad y estarán disponibles durante el periodo en que se ejecuten las actividades. Se contará con residentes técnicos y operativos, un residente en el área de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente (SISOMA), inspectores, auxiliar administrativo en tarifas diferenciales, topógrafos, cadeneros, dibujante y conductores. Se contará también con asesoría especializada en laboratorio de suelos y materiales.
PROCESOS DE APOYO: En este nivel se encuentran los procesos que tienen como objetivo dar soporte a los procesos gerenciales y de ejecución, con el fin de apoyar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente, tanto interno como externo. Para la Interventoría de este proyecto será un grupo conformado por: Subdirector Financiero: Realizará los procesos y actividades relacionadas con la revisión y control del manejo financiero del Contrato de Concesión entre el Concesionario y la ANI, incluyendo la revisión y seguimiento del manejo de recursos a través de la fiducia establecida para el Contrato de Concesión. Subdirector Jurídico: Realizará los procesos y actividades enfocadas a verificar la aplicación y cumplimiento de los aspectos regulatorios y contractuales relacionados con el Contrato de
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Concesión, así como apoyar a la ANI en todos los aspectos jurídicos que se susciten en el desarrollo del contrato. Adicionalmente se contará con un Contador, quien tendrá a cargo el desarrollo de actividades propias de su especialidad y personal propio de la parte administrativa, quienes prestarán un apoyo logístico a toda la estructura de la Interventoría, tanto en las áreas administrativas como técnica. Los responsables de los procesos de apoyo realizarán las actividades para la gestión administrativa del Contrato de concesión y del Contrato de Interventoría, que pudieran implicar interacción con el Concesionario y/o con la ANI. Lo anterior implica la definición de un sistema de coordinación y comunicación eficiente, incluyendo la entrega y archivo de la información de forma oportuna y organizada, la digitalización de correspondencia y documentación, la recepción y verificación de informes, entre otros. A continuación se presenta el organigrama de la Interventoría.
Gráfico 2. Estructura Organizacional - Organigrama de la Interventoría
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4.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA EL CLIENTE: En las actividades relacionadas con la
Interventoría, se definen los siguientes niveles de escalamiento para el cliente, a los cuales
éste acude cuando se presentan inconvenientes en la comunicación con los ejecutores
directos de las actividades o incumplimientos contractuales:
Primer nivel de escalamiento: Sub director técnico y operativo
Segundo nivel de escalamiento: Director de Proyecto
Tercer nivel de escalamiento: Representante legal
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4.2. Estructura del proceso de la Interventoría técnica, administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio ambiental del contrato de concesión
Gráfico 3. Estructura del Proyecto de Interventoría.
TRAMO 2 Bogotá – El antojo
(K9 + 210)
El Antojo – Puente Real
(K25 + 510)
Puente Real – Puente Téllez
(K38 + 300)
Puente Téllez – Caño Seco
(K70 + 471)
INTERVENTORÍ
A Caño Seco – Villavicencio
(K85+600)
TRAMO 3
TRAMO 4
TRAMO 5
TRAMO 6
Construcción
Operación &
Mantenimiento
TÉCNICA ADMINISTRATIVO FINANCIERA
SOCIO-PREDIAL AMBIENTAL JURIDICA
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Cada uno de los procesos definidos en la estructura organizacional se encuentran enmarcado en el ciclo básico de los procesos: procesos de iniciación, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y de cierre, los cuales se establecen de la siguiente manera:
DIR
EC
CIO
NA
MIE
NT
O E
ST
RA
TE
GIC
O INICIO
PLANEACIÓN
Revisión del objetivo del Proyecto. Para verificar el cumplimiento de este objetivo (s), se deben tener en cuenta los documentos soporte y de referencia como: Términos contractuales y anexos, normas técnicas y requisitos legales aplicables, y los que se consideren pertinentes para realizar la Interventoría.
Revisión y verificación del cumplimiento del Alcance del proyecto.
Realizar acta de inicio del proyecto.
Análisis información pre - contractual (salidas del proceso de Gestión comercial)
Elaboración del presupuesto para ejecución del proyecto
Elaboración plan de calidad del proyecto.
Aprobación plan de calidad y presupuesto para ejecución del proyecto
Gestión de riesgos del proyecto
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OP
ER
AT
IVA
EJECUCIÓN
ME
DIC
IÓN
, S
EG
UIM
IEN
TO
Y
ME
JO
RA
MONITOREO Y
CONTROL
Conformación de equipo de trabajo: Administración de recursos.
Consecución de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto (humano e infraestructura).
Análisis de los términos técnicos, administrativos y jurídicos que enmarcan el proyecto por parte del personal propio del Proyecto.
Reunión de inicio con el personal para la difusión del plan de calidad.
Implementación del plan de calidad.
Medición, seguimiento y control de indicadores de gestión.
Seguimiento y medición a las actividades de obra.
Seguimiento y control de proyectos cuando Supering sus filiales no son líderes
Realizar seguimiento periódico al desempeño del proyecto, mediante los indicadores de gestión definidos.
Realizar control al presupuesto ejecutado Vs. Planeado
Verificar cumplimiento del plan de calidad del proyecto.
Realizar seguimiento a las no conformidades detectadas y a la eficacia de las acciones tomadas.
Identificar las variaciones Vs. El cronograma de actividades a partir de la ejecución del proyecto.
Tomar acciones correctivas o preventivas.
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Grafico 4. Ciclo básico del proceso de la Interventoría
CIERRE
TO
DO
S L
OS
PR
OC
ES
OS
Formalizar el Acta de terminación – Liquidación.
Certificación de los trabajos realizados
Respaldo de la Información del Proyecto Presentación del informe final del proyecto
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4.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE REFERENCIA
MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA
Minuta del contrato
Interventoría integral que incluye pero no se limita a la Interventoría técnica, administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio ambiental del contrato de concesión No 0444 de 1994 y su adicional No 1, suscrito entre la ANI y la concesionaria vial de los Andes – Coviandes S.A.
Anexo 8 Metodología y plan de cargas de trabajo
Anexos pliego de condiciones
Anexos y formatos pliego de condiciones
Hoja de datos Bogotá-Villavicencio
Pliego de Condiciones
Manual de Gestión Socio Ambiental y Predial de Proyectos Viales en Colombia INVIAS - Versiones 2000 y 2002, Licencias ambientales y sus modificaciones.
Resolución 07106 del 2 de diciembre de 2009
Guía de manejo ambiental de proyectos de infraestructura del INVIAS.
Resolución No. 0003600, del 20 de junio de 1996, emanada del Ministerio de Transporte.
Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes.
Resolución No. 003290 del 15 de agosto de 2007.
Normas de Ensayo para Carreteras.
Resolución No. 003288 del 15 de agosto de 2007.
Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras
Resolución No. 005864, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del INVIAS.
Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos Carriles segunda versión.
Resolución No. 000744, del 4 de marzo de 2009.
Manual de Diseño Geométrico para Carreteras.
Resolución No 1050 de 2004, emanada del Ministerio de Transporte y sus modificaciones.
Manual de Señalización Vial.
Resolución No. 000803, del 6 de marzo de 2009.
Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y Altos Volúmenes de Tránsito.
Resolución No. 003482, del 29 de agosto de 2007.
Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con bajos Volúmenes de Tránsito.
Resolución No. 000743 del 4 de marzo de 2009.
Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de Pavimentos Asfálticos de Carreteras.
Resolución No. 000024 del 7 de enero de 2011.
Manual de Drenaje para Carreteras.
Manuales de inspección de obras del INVIAS (Estructuras de drenaje, pavimentos flexibles, pavimentos rígidos, puentes y pontones, y obras de estabilización)
Norma sismo resistente 2010 NSR10 y sus modificaciones.
Resolución No. 000090 del 26 de enero de 2004, emanada del Ministerio de Transporte
Por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas informativas en las obras públicas que realice el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas.
Resolución No. 002543 del 23 de Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 002633 del 14
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MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA
agosto de 2000, emanada del Ministerio de Transporte
de diciembre de 1999. Vallas informativas.
Resolución No. 002666 del 1 de marzo de 2002, emanada del Ministerio de Transporte,
Por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999. Vallas informativas.
Norma Internacional NFA 502 Normas Técnicas para protección de Túneles.
Grafico 5. Tabla de requisitos legales
4.4. Cronograma de actividades del Proyecto El plazo previsto para la ejecución de la Interventoría es de setenta y un (71) meses, contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio, es decir a partir del 5 de julio de 2012 y hasta el día 4 de junio de 2018.
Grafico 6. Cronograma anual de actividades
4.5. Objetivos y Metas
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Gráfico 7. Objetivos y Metas
4.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL PROYECTO
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Para la ejecución del proyecto, se establecen los siguientes niveles de documentación:
Gráfico 8. Estructura Documental
4.6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS El control de la documentación está indicado en el MS-PD-07 procedimiento Control de Documentos. La forma en que se elaboran los documentos se localiza en el MS-PD-08 procedimiento Elaboración de Documentos. Para este proyecto, toda la documentación que se utilice, se normalizará y controlara de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad, los documentos y formatos que se requieran implementar para un control específico se identificarán antecediendo al código ya establecido la palabra IBV, y se describirán a través del plan de calidad de la Interventoría, mediante la palabra PQ, la cual corresponde al procedimiento donde se especifica el formato, como se define en el MS-PD-08 Procedimiento Elaboración de Documentos. Por ejemplo, se crea un formato para el control de obras vías de superficie y puentes, este quedará de la siguiente manera: IBV-DS-PQ-C-FM1, lo cual indica, que pertenece al proyecto de Interventoría de Bogotá-Villavicencio, al proceso de ejecución de proyectos, se especifica en el plan de calidad del proyecto, pertenece a Colombia, y es el formato con consecutivo numero 1.
Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental son las siguientes:
Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el personal autorizado para ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.
Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén disponibles en todos los
lugares donde son efectuadas las operaciones.
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Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto para consulta y asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la versión vigente del documento.
Documentos propios de la Interventoría:
Plan de Calidad
Contrato y anexos
Procedimientos operativos y de gestión administrativa
4.6.2. CONTROL DE REGISTROS
El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el procedimiento Control de Registros MS-PD-02 y se debe relacionar a través del MS-PD-01-FM1 - Lista maestra de documentos y datos, en la parte de Lista de Registros, donde es necesario relacionar la información correspondiente con el código, clase, responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones. Los registros propios de la Interventoría son:
Actas de reuniones
Informes
Control de correspondencia recibida y enviada
Reportes de campo
Control de correspondencia - De toda la correspondencia recibida y enviada debe enviarse copia al director, al Subdirector
Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto. TODO comunicado que se emita DEBE ir firmada por el director del proyecto o por el Subdirector Técnico y Operativo ó por el Representante Legal del consorcio,.
- La persona encargada de gestión documental, es el responsable del registro de los formatos de
control de correspondencia, como del archivo físico y magnético de TODA la correspondencia.
Para asignar el consecutivo, se tendrá en cuenta la siguiente estructura:
La primera parte corresponde al nombre general del proyecto, el cual será: IBV.
la segunda parte corresponde al consecutivo, el cual comienza en 001 y se va asignado a medida que se envíe o reciba la correspondencia.
la tercera parte corresponde al año, el cual corresponde al año en curso.
Cuando la correspondencia es recibida se debe anteceder con la palabra SC
NOMBRE DEL
PROYECTO
CONSECUTIVO
AÑO
SC (Recibida)
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Correspondencia enviada: Cada vez que se requiera enviar un comunicado al cliente, al concesionario o parte interesada, es necesario que el responsable de emitirlo solicite un consecutivo a la persona encargada de control documental y le indique la información correspondiente al IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada para que la registre oportunamente, la cual hace relación al consecutivo, fecha, quien lo elaboró, el asunto, dirigida a quien va (cliente, concesionario o parte interesada), los anexos y si ese comunicado es respuesta a uno que se recibió (indicar el consecutivo del comunicado que están contestando). Siempre se debe enviar el original a la persona encargada de control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de: CORRESPONDENCIA, y una subcarpeta identificada como Enviada y unas subcarpetas identificadas001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia enviada se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado.
Correspondencia recibida: Toda la correspondencia recibida, ya sea por fuera de la oficina (reunión, visita a campo) debe ser entregada al responsable de control documental para que primero que todo le coloque el sello de recibido y registre el consecutivo y la fecha de recibido por el Consorcio, seguidamente diligencie el IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida, relacionando la información correspondiente al consecutivo (el mismo se debe colocar en el sello y el cual debe estar precedido por la palabra SC, nombre del proyecto – consecutivo - año), la fecha de recepción, el remitente (cliente, concesionario o parte interesada), consecutivo del remitente (si se identifica), asunto, anexos (verificando que los anexos que especifican en el comunicado corresponda con lo que se recibe, y si responde a la respuesta de un comunicado enviado (consecutivo interno que se le había asignado al comunicado enviado) y observaciones.
Esta correspondencia debe ser escaneada y remitida de inmediato al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del Proyecto mediante un correo electrónico, para que ellos preparen la respuesta o remitan al responsable para su solución. Toda la correspondencia debe ser enviada al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto para que ellos identifiquen su prioridad y el tratamiento que se le dará. Siempre se debe enviar el original al responsable de control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de CORRESPONDECIA, una subcarpeta identificada como Recibida y dentro de ella subcarpetas identificadas como 001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia recibida se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado mediante el sello de recepción.
5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
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El Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad, se comprometen a que se defina claramente el Sistema de Gestión de Calidad, que se documente, se implemente y funcione de manera efectiva, a través de su mantenimiento, revisión y mejora continua. Tienen el compromiso de liderar y verificar el cumplimiento de la política y objetivos de calidad en todos los niveles del proyecto de Interventoría y de proporcionar los recursos necesarios para el alcance de tal propósito. El Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad velará por el cumplimiento del Plan de Calidad como responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las directrices definidas en el presente plan de calidad. La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los integrantes del equipo que desarrollará las actividades propias de la Interventoría. Si bien cada persona es responsable de la calidad en el cargo que le fue asignado, el Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad son los responsables de su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del marco de calidad previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores y entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos, resultados acordes con sus exigencias y expectativas.
6. RECURSOS DE LA INTERVENTORÍA
6.1. Recursos Humanos En razón del tipo de actividad que se va a desarrollar, el CONSORCIO considera que el principal recurso con que cuenta es el recurso humano, el cual está conformado por un grupo de personas que participan en la Interventoría, con la experiencia y formación académica acorde con los requerimientos del proyecto. Las actividades para la selección del personal que labora en el CONSORCIO se encuentran definidas en el procedimiento de Selección y Contratación de personal para proyectos. Es política del CONSORCIO, mantener su personal capacitado y motivado hacia la gestión y aseguramiento de la calidad, proporcionando un ambiente de trabajo seguro, agradable y propicio para la prestación de un servicio óptimo. Cada vez que se realice una capacitación, esta se registra en el formato de Lista de Asistencia. La organización establecida para la ejecución del proyecto se esquematiza mediante el organigrama (Gráfico 2). El CONSORCIO ha elaborado los perfiles y descripción de puestos de trabajo, en los que se describen las funciones, responsabilidades y autoridad del personal necesario para la ejecución de la Interventoría.
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6.1 Recursos Físicos El CONSORCIO es consciente de la importancia de la prestación del servicio en las mejores condiciones técnicas, en tal sentido mantiene al personal dotado de los recursos tecnológicos y logísticos necesarios para el logro de los objetivos.
Un campamento en Cáqueza (Cundinamarca) El campamento se encuentra ubicado en Crr 3 No 2C-24 Sur, Teléfono: 8480788.
Equipos de topografía: Estación total y nivel con todos los accesorios.
Equipos de computo, impresoras, fotocopiadora, escáner, cámaras fotográficas, cámara de video.
Equipo de comunicaciones: Internet, celulares, 1 línea telefónica, página web.
Equipo de laboratorio de suelos y materiales a través de subcontrato.
Equipos para la verificación y gestión de recaudos de peajes y pesajes: Cámaras instaladas en las estaciones de peaje y pesaje, equipos de titulación en estaciones de peaje
Equipos para apoyo a la Gestión Administrativa y de Seguimiento: Una oficina en Bogotá, PBX, fax, internet, equipos de cómputo con software licenciado, impresoras, fotocopiadora, escáner, sistema de gestión documental.
Cuatro (4) vehículos.
7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
7.1. Respuesta a solicitudes y presentación de informes.
ACTIVIDAD REQUISITO
Respuesta a peticiones o particulares Quince (15) días hábiles
Expedición de certificaciones Diez (10) días hábiles, salvo se trate de certificaciones laborales, para lo cual se dispone de tres (3) días hábiles
Peticiones con el propósito de obtener copias de documentos
Diez (10) días hábiles
Consultas en materia de Gestión Contractual, realizadas por los particulares y entidades públicas
Treinta (30) días hábiles
Solicitudes de información realizadas por los Senadores y Representantes de la Republica, en ejercicio de control político y los organismos de Control
Cinco (5) días calendario. Para este último caso en particular, el interventor tendrá la obligación de remitir la respuesta solicitada por la ANI en un término no mayor a dos (2) días calendario, una vez reciba el requerimiento.
Presentación del informe mensual de Interventoría
cinco (5) primeros días hábiles de cada mes
Presentación del informe final de Interventoría Dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha en que la terminación se hiciere efectiva
Presentación del informe de Diagnóstico Al vencimiento del segundo mes de ejecución del contrato
Presentación del diagnóstico de Avance Cada seis (6) meses, contados a partir de la aprobación del diagnóstico inicial
Presentación del Informe de Verificación y Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo
Mensual
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ACTIVIDAD REQUISITO
Presentación del inventario Vial actualizado 2 meses de la fecha de inicio
Presentación del plan de Acción Auditorías de Seguridad Vial
3 meses de la fecha de inicio
Presentación del informe de Aforo Mensual y semestral
Presentación del informe de verificación y auditoría a los sistemas de tráfico y recaudo
Mensual
Presentación del informe de Avance estudios Sociales
Mensual
Presentación de la proyección estadística del tráfico
Anual
Instalación de equipos de video en estaciones de peaje
60 días de fecha de inicio
Presentación del cronograma detallado actividad de seguimiento ambiental
Trimestral
Presentación del informe Final Ambiental Diez (10) días siguientes a la terminación del contrato
Presentación del informe de Estado del Proyecto Semestral (incluye registro fílmico)
Presentación del informe para inspección final de obra
1 mes antes de la terminación de la construcción
Presentación de los índices de Estado Semestral
Presentación de la Reflectividad horizontal y vertical (temporal y definitiva)
Cada 4 meses
Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía Semestral
Presentación de Factura y soportes Mensualmente junto con el informe
Gráfico 9. Actividades Vs. Requisitos
Los informes mensuales deberán contener como mínimo lo siguiente:
I. Nombre del interventor II. Etapa en que se encuentra el Contrato de Concesión respecto del cual resultó adjudicatario en el
concurso de Meritos III. Ficha técnica del proyecto IV. Información del contrato de Concesión V. Información Financiera VI. Servicios de la concesión VII. Detalle de actividades y obligaciones cumplidas por el interventor, VIII. Acreditación de cumplimiento de Aportes Parafiscales y Seguridad Social por parte del personal
del interventor IX. Anexar la relación y copia magnética de la correspondencia X. Observaciones y generalidades consideradas por el interventor, que no puedan ser catalogadas
dentro de las generalidades anteriormente establecidas XI. Conclusiones y recomendaciones por parte del interventor a la ANI, acciones correctivas y/o
preventivas a implementar en todos los aspectos de la concesión
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7.3. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
a. Líneas de Comunicación
Del CONSORCIO con la ANI
Se hace por conducto del Representante Legal del CONSORCIO, del Director del Proyecto o del Subdirector Técnico y Operativo.
La correspondencia generada por el proyecto se identifica con las iniciales establecidas para el proyecto, seguida de un consecutivo y el año. Ej.: IBV-001-13 (Interventoría Bogotá - Villavicencio).
b. Reuniones periódicas Con el fin de obtener una retroalimentación con todos los participantes en el proyecto (ANI, Concesionario y el Interventor), se llevan a cabo de acuerdo con las exigencias contractuales las siguientes reuniones o comités periódicos:
COMITÉ OBJETIVO PERIODICIDAD
Comité técnico y operativo
Evaluar y hacer seguimiento a la gestión realizada en el periodo (Ejecución del proyecto)
Quincenal
Comité de Túneles Revisar el avance de las obras y evaluar condiciones del tipo de terreno.
Según requerimientos del proyecto.
Comité de Sitios Inestables
Revisar propuestas de estabilización de la banca de la vía, avance de las obras en ejecución y recibos de obra.
Según requerimientos del proyecto.
Comité de Fiducia Se hace seguimiento a los asuntos financieros del proyecto.
Mensual
Los comités en los que participa el CONSORCIO se evidencian en actas de reunión.
c. Comunicación Interna
El CONSORCIO, establece varios medios de comunicación al interior de la organización, tales como:
Correo electrónico
Carteleras
Reuniones y/o comités
Telefonía
Memorandos
Verbal
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Para que exista una comunicación eficaz, y teniendo en cuenta el aspecto a comunicar, se define de la siguiente manera:
Aspecto a Comunicar
Responsable de la comunicación
A quién le Comunica
Cuando le Comunica
Estrategias y Medios
Respuesta a peticiones o particulares
Director del Proyecto – Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente-Concesionario-Partes interesadas
Quince (15) días hábiles
Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia
Expedición de certificaciones
Coordinador del proyecto - Especialista asignado
Cliente-Concesionario-Partes interesadas
Diez (10) días hábiles, salvo se trate de certificaciones laborales, para lo cual se dispone de tres (3) días hábiles
Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia
Peticiones con el propósito de obtener copias de documentos
Coordinador del proyecto- Especialista asignado
Cliente-Concesionario-Partes interesadas
Diez (10) días hábiles
Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia
Consultas en materia de Gestión Contractual, realizadas por los particulares y entidades públicas
Director del proyecto-Coordinador del proyecto- Especialista asignado
Cliente-Concesionario-Partes interesadas
Treinta (30) días hábiles
Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia
Solicitudes de información realizadas por los Senadores y Representantes de la Republica, en ejercicio de control político y los organismos de Control
Director del proyecto-Coordinador del proyecto- Especialista asignado
Cliente-Concesionario-Partes interesadas
Cinco (5) días calendario. Para este último caso en particular, el interventor tendrá la obligación de remitir la respuesta solicitada por la ANI en un término no mayor a dos (2) días calendario, una vez reciba el requerimiento.
Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia
Presentación del informe mensual de Interventoría
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente cinco (5) primeros días hábiles de cada mes
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe final de Interventoría
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente
Dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha en que la terminación se hiciere efectiva
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe de Diagnóstico
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Al vencimiento del segundo mes de ejecución del contrato
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del diagnóstico de Avance
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente
Cada seis (6) meses, contados a partir de la aprobación del diagnóstico inicial
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del Informe de Verificación y Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Mensual Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del inventario Vial actualizado
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente 2 meses de la fecha de inicio
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del plan Sub director técnico- Cliente 3 meses de la fecha de Informe escrito con las
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Aspecto a Comunicar
Responsable de la comunicación
A quién le Comunica
Cuando le Comunica
Estrategias y Medios
de Acción Auditorías de Seguridad Vial
Coordinador del proyecto-Especialista asignado
inicio especificaciones requeridas
Presentación del informe de Aforo
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Mensual y semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe de verificación y auditoría a los sistemas de tráfico y recaudo
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Mensual Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe de Avance estudios Sociales
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Mensual Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación de la proyección estadística del tráfico
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Anual Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del cronograma detallado actividad de seguimiento ambiental
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Trimestral Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe Final Ambiental
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente
Diez (10) días siguientes a la terminación del contrato
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe de Estado del Proyecto
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Semestral (incluye registro fílmico)
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación del informe para inspección final de obra
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente 1 mes antes de la terminación de la construcción
Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación de los índices de Estado
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación de la Reflectividad horizontal y vertical (temporal y definitiva)
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Cada 4 meses Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía
Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado
Cliente Semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas
Presentación de Factura y soportes
Coordinador del Proyecto
Cliente Mensualmente junto con el informe
Facturas y soportes
Gráfico 10. Matriz de comunicación interna
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d. Comunicación externa
El CONSORCIO provee los medios de comunicación con el cliente, por medio de los cuales puede consultar el desarrollo de sus productos, estatus, consulta de informes, comunicar sus inquietudes y quejas, etc., entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:
Pagina Web: http://www.supering.com.co/IBV/
Reuniones y/o comités
Correos electrónicos
Correspondencia
Telefonía 7.4. CONTROL DEL DISEÑO
El CONSORCIO realiza una verificación de los diseños suministrados por la ANI o el Concesionario. Los diseños o modificaciones a los diseños que presente el Concesionario, son estudiados por el equipo de especialistas, quienes verifican que no se vean afectadas las especificaciones técnicas inicialmente definidas, que cumplan con las normas respectivas y que el propósito sea optimizar los estudios actuales. Las observaciones a los diseños que hace la Interventoría son informadas al Concesionario y la ANI.
7.5. CONTROL DE ACTIVIDADES
En el Anexo 1, Matriz de Actividades de la Interventoría, se identifican las actividades sometidas a control, y para cada una de ellas se definen especificaciones, criterios de aceptación, tipo de inspección, frecuencia, responsable y registro. 7.6. COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios, el Consorcio se rige con el procedimiento CM-PD-03 “Compras y contratación de servicios”. Para la evaluación de los proveedores de productos o servicios que afecten directamente la calidad de la Interventoría, se rige con el procedimiento CM-PD-02 “Evaluación de Proveedores”. El CONSORCIO subcontrata la elaboración de trabajos especializados para la ejecución del proyecto y la prestación de servicios profesionales de especialistas. 7.7. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y ENSAYO Para controlar, calibrar y mantener los equipos utilizados en las actividades de la Interventoría, se aplicará lo definido en el Instructivo MS-IN-01 “Control de los Equipos y Dispositivos de Medición”. Para llevar a cabo las actividades de la Interventoría se utilizan los siguientes equipos:
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Gráfico 11. Equipos de Inspección, medición y ensayo
8. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA 8.3. Medición y Seguimiento Se cuenta con mecanismos para la medición y seguimiento a la ejecución del proyecto, estos mecanismos son los siguientes: Evaluación de la satisfacción del cliente y tratamiento de las quejas del mismo: Se realiza de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-05 “Evaluación de la Satisfacción del cliente”. Programa anual de Auditorías Internas: Se realiza para evaluar el desempeño del proyecto. Ellas se desarrollan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MS-PD-03 “Auditorías de Calidad”. Tratamiento del producto no conforme: Se lleva a cabo de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-06 “Control de Producto No Conforme”. Acciones correctivas y preventivas: En caso de presentarse una no conformidad, originada por quejas del cliente, resultados de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, o inspecciones directas se debe seguir el MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas. Indicadores de gestión del proyecto: Están definidas en el Gráfico 5. Objetivos y Metas, y deben ser presentados por el Director del Proyecto de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno a la Dirección de la unidad.
EQUIPO PERIODICIDAD DE
CALIBRACIÓN/VERIFICACIÓN
REGISTRO/UBICACIÓN
RESPONSABLE DE CALIBRACIÓN/VERIFICAC
IÓN
TIPO DE MEDICIÓN
Rugosímetro Semestral Certificado de
Calibración/Informe subcontratista
Subcontratista Rugosidad de las superficies
Perfilómetros láser u ópticos
Semestral
Certificado de Calibración/Informe
subcontratista Subcontratista
Rugosidad acumulada -
ahuellamientos
Texturómetro Semestral Certificado de
Calibración/Informe subcontratista
Subcontratista Textura
Equipos de medición continua
Semestral
Certificado de Calibración/Informe
subcontratista Subcontratista
CRT Fricción transversal
Reflectómetro Semestral Certificado de
Calibración/Informe subcontratista
Subcontratista Reflectividad
Equipos de topografía
Semestral Certificado de
Calibración/Oficina Interventoría
Interventoría Ángulos y
elevaciones
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8.4. Mejora Se aplicarán procedimientos para el manejo de las acciones correctivas y preventivas, con el fin de garantizar la mejora continua al interior del proyecto. Cuando se detecte una no conformidad o una no conformidad potencial, el Consorcio llevará a cabo las actividades descritas en el procedimiento MS-PD-04 “Acciones Correctivas y Preventivas”. Dichas no conformidades se pueden generar por el incumplimiento de lo estipulado en este Plan de Calidad, Auditorías Internas, Quejas del Cliente y/o detección de productos no conformes. La responsabilidad de verificar que la acción correctiva y/o preventiva haya sido efectivamente puesta en práctica y que haya tenido los efectos esperados, es del Director del Proyecto y del Profesional en aseguramiento y gestión de la calidad.
9. FORMATOS RELACIONADOS
Código Nombre
IBV-DS-PQ-C-FM1
Control de obra vías de superficie y puentes
IBV-DS-PQ-C-FM2 Control de avance (puentes)
IBV-DS-PQ-C-FM3 Informe actividades construcción de túnel
IBV-DS-PQ-C-FM4 Verificación postes S.O.S
IBV-DS-PQ-C-FM5 Verificación de peajes
IBV-DS-PQ-C-FM6 Inspección báscula
IBV-DS-PQ-C-FM7 Actividades de mantenimiento rutinario
IBV-DS-PQ-C-FM8 Ubicación de vehículos de policía y operación
IBV-DS-PQ-C-FM9
Carteleras sociales en frentes de obra y comunidad
IBV-DS-PQ-C-FM10
PQRS Interventoría
IBV-DS-PQ-C-FM11
Verificación de personal en obra
IBV-DS-PQ-C-FM12
Seguimiento y Control de los equipos de medición
IBV-MS-PD-05-FM1 Encuesta de satisfacción del cliente
IBV- MS-PD-01-FM1 Lista Maestra de Documentos y Datos
IBV-MS-PD-04-FM1 No conformidad / Acción Correctiva /preventiva
IBV-RH-PD-01-FM1
Perfil de Puesto
Plan de Calidad de la Interventoría del Proyecto Bogotá-Villavicencio
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Código Nombre
IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada
IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida
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