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UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
Versión 1.0
MARZO DE 2018.
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1. OBJETIVO 4
2. ALCANCE 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4
4. METODOLOGÍA 5
4.1 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA 5
4.1.1 Capacitación y Sensibilización 5
4.1.2 Limpieza de Áreas y Documentos 6
4.1.3 Monitoreo y control Ambiental y Biológico 6
4.1.4 Programa de Inspección y Mantenimiento 8
4.1.5 Programa de Uso y Manipulación 9
4.1.6 Migración de la información a otros soportes 11
4.1.7 Programa de Prevención y Atención de Desastres 12
4.2 IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADODE
CONSERVACIÓN 13
5. MARCO LEGAL 13
6. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 14
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 14
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INTRODUCCIÓN
En los procesos de gestión documental, la preservación a largo plazo es, sin lugar a dudas, uno de los
componentes más importantes para garantizar la perdurabilidad de la información de las organizaciones o las
instituciones en el tiempo. Analizando las realidades de nuestras instituciones en el país, se ha dado una mayor
importancia a procesos de valoración y organización de los acervos documentales, descuidando quizá, la
implementación de medidas de conservación preventiva que reducirán los riesgos de intervenciones a nivel de
restauración, las cuales resultarán aún más costosas que la aplicación de estrategias de preservación.
De esta manera, el diseño de una herramienta que asegure la integridad y funcionalidad de los documentos de
archivo, guiará los aspectos que se deben tener en cuenta y las labores a realizar con los mismos, en cada etapa
del ciclo vital (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico), coadyuvando a fortalecer la función
archivística de la Unidades Tecnológicas de Santander. A continuación, presentamos el Sistema Integrado de
Conservación (SIC).
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1. OBJETIVO
Garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del
medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad,
autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de las
Unidades Tecnológicas de Santander, desde el momento de la producción, durante su período de vigencia,
hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.
2. ALCANCE
El Sistema Integrado de Conservación (SIC) aplica a toda la documentación producida y recibida de las
áreas administrativas y académicas de las Unidades Tecnológicas de Santander, independientemente de su
soporte y en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos de archivo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES1
Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación –restauración
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y
administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el
deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende
actividades de gestión para fomentar la protección planificada del patrimonio documental.
Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales,
orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia. Incluye acciones urgentes en
bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida,
como resultado de los daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de
protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a
mantener los bienes en condiciones óptimas.
Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
1 Extraídas del Acuerdo 006 de 15 de octubre de 2014. Desarrolla los artículos 46, 47 y 48 Título XI “Conservación de Documentos”
de la Ley 594 de 2000., Archivo General de la Nación, Bogotá, 2014.
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Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida,
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o
discontinuos –, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención
preestablecidos.
Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen
como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y acceso de la información de
los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere
necesario.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio
correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y
procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde
con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado
mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya
elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
4. METODOLOGÍA
4.1 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
4.1.1 Capacitación y Sensibilización
ACTIVIDADES A
DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS
Y FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
Capacitación para los
funcionarios de las
diferentes áreas de la
entidad.
Encargados de Gestión
Documental.
Capacitadores externos.
Área de Gestión
Humana.
Oficina de Gestión
Documental.
Semestral
Actividades Lúdicas
sobre Conservación
Material didáctico
Tips de conservación
Oficina de Gestión
Documental. Semestral
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Preventiva. preventiva a través de
canales de comunicación
institucionales.
Área de Comunicaciones
Institucionales.
4.1.2 Limpieza de Áreas y Documentos
ACTIVIDADES A
DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
Control de carga de polvo
Lineamientos de limpieza de
áreas y documentos del Archivo
General de la Nación.
Insumos de limpieza que no
aporten humedad a las áreas de
depósito.
Medidas de seguridad industrial
para los encargados de estas
actividades.
Personal de
mantenimiento.
Personal de
servicios generales.
Oficina de Gestión
Documental
Mensual
Limpieza en seco y en húmedo
de áreas, mobiliario y unidades
de conservación.
Mensual
4.1.3 Monitoreo y Control Ambiental y Biológico
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
Monitoreo y Control de
Humedad Relativa y
Temperatura: realizar las
mediciones de las condiciones
ambientales de los archivos de
tal manera que se cumpla con
los criterios establecidos en el
Acuerdo 49 de 2000 del AGN.
Ventiladores mecánicos
Personal de
mantenimiento
Personal de
servicios generales
Oficina de Gestión
Documental
Semestral Monitoreo y control de la
incidencia de la iluminación:
Esta medición se debe hacer en
espacios donde el tipo de
iluminación que incide sobre los
documentos sea mixta
(Iluminación natural e
iluminación artificial).
La medición de iluminación se
realiza utilizando un luxómetro
para determinar los valores de
Persianas (no de tela)
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radiación visible lumínica (lux) y
radiación ultravioleta (UV-
uw/lumen) y establecer la
incidencia de estos factores
sobre la conservación de los
documentos almacenados en las
Instalaciones del Archivo
Central.
Control Biológico:
Desinfección: La desinfección se
encarga de eliminar agentes
microbiológicos como hongos y
bacterias que se encuentran en el
ambiente. La Entidad debe
realizar la desinfección con
productos cuyo efecto residual
no represente un factor de
riesgo para la documentación, es
decir, productos cuyo agente
activo sea amonios cuaternarios
con radicales alquílicos
Desinsectación: La desinsectación
se encarga de eliminar la
presencia de insectos
(cucarachas, pescaditos de plata,
pulgas, etc.). La Entidad deberá
realizar la desinsectación cuyo
efecto residual no represente un
factor de riesgo para la
documentación, como los
insecticidas concentrados a base
de piretrinas.
Control de Animales Mayores: El
control de animales mayores
(ratones, palomas, etc.), se debe
realizar aplicando el método de
control recomendado por el
Archivo General de la Nación,
para evitar la muerte y
descomposición de los animales
dentro de los Espacios de
Archivo. Seguimiento: La Oficina
Tener en cuenta Instructivo para
el Saneamiento Ambiental de Áreas
de Archivo del Archivo General de
la Nación.
Personal de
mantenimiento
Personal de
servicios generales
Oficina de Gestión
Documental
De 60/90/120
días.
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de Gestión Documental en
acompañamiento del Personal
de Servicios, deberá hacer el
seguimiento al cronograma
anual establecido para el control
de plagas (desinfección,
desinsectación y control de
animales mayores).
4.1.4 Programa de Inspección y Mantenimiento
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
* Identificar y registrar los
factores de alteración dentro del
Archivo Central y Archivos de
Gestión, haciendo uso de los
planos de la edificación, a través
de la evaluación periódica de las
instalaciones.
* Establecer las necesidades y
prioridades de mantenimiento,
reparación o renovación que
requieren las instalaciones.
* Establecer las medidas de
seguridad y protección sobre la
documentación, las cuales deben
ser dadas por personal
capacitado en el tema, de tal
manera que estas medidas se
conozcan de manera oportuna.
* Contactar el personal técnico o
las empresas especializadas para
la inspección y mantenimiento
de las instalaciones, alertando
oportunamente sobre las
medidas de seguridad y
protección sobre la
documentación.
* Una vez identificadas las
necesidades de mantenimiento,
éstas serán presentadas a la Alta
Los determina la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera.
Personal de
mantenimiento
Personal de
servicios generales
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Documental
Anual.
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Dirección de la Entidad, quien
gestionará los recursos
necesarios para realizar las
mejoras en las instalaciones.
4.1.5 Programa de Uso y Manipulación
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
Escogencia de los Materiales para
Producción de Documentos: Para
minimizar el deterioro de los
documentos, es importante que
los materiales o insumos para la
producción de documentos sean
de excelente calidad, con el fin
de garantizar la perdurabilidad
de la información.
Escogencia de los Materiales para la
Manipulación de Documentos de
Archivo: La Gestión Documental,
requiere el uso de diferentes
materiales y elementos (carpetas,
ganchos legajadores, cosedoras,
clips), que no representen un
riesgo para la conservación de
los documentos.
Escogencia de las Cajas y Carpetas
para el Almacenamiento de la
Documentación: Para la escogencia
de las cajas y carpetas que se
utilizarán para el
almacenamiento de la
documentación, debe tenerse en
cuenta lo establecido en la NTC
5397:2005, donde se mencionan
las características de calidad de la
cartulina, del cartón corrugado
con recubrimiento interno y del
cartón de archivo; así como lo
establecido por el AGN respecto
a las especificaciones para cajas y
Plan Anual de Compras.
Manual de Especificaciones
para Cajas y Carpetas de
Archivos del Archivo General
de la Nación.
Oficina de Gestión
Documental
Vicerrectoría
Administrativa y
Financiera.
Anual
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carpetas de archivo.
Manipulación de Documentos de
Archivo Histórico: La
documentación que conforma el
Archivo Histórico, corresponde
a aquella que ha sido selecciona
como de Conservación Total
según lo establecido en las TRD
uno de los tipos documentales
que comúnmente pertenece a
este grupo es por ejemplo el de
las Resoluciones, por lo que
desde su producción al
reconocer su disposición final,
debe producirse y gestionarse
con materiales de calidad de
archivo, evitando el uso de
cintas adhesivas, ganchos de
cosedora, perforaciones para
legajar u otro tipo de elementos
que signifiquen un riesgo para su
conservación.
Por tanto, el almacenamiento de
esta documentación debe
hacerse en carpetas con cartulina
libre de ácido de cuatro (4) aletas
y en cajas de cartón corrugado
con recubrimiento libre de ácido,
según las recomendaciones del
AGN.
Cambio de Cajas y Carpetas: El
cambio de cajas y carpetas se
deben realizar cuando se
encuentren en un estado de
deterioro avanzado y que ponga
en riesgo la conservación de los
documentos.
El cambio de carpetas debe
hacerse cuando estas presenten
rasgaduras que dejen al
descubierto la documentación de
su interior, o cuando presentan
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suciedad acumulada, manchas u
otro origen y/o deterioro
biológico.
Conservación de otros soportes: La
información consignada en
soportes de nuevas tecnologías
requiere de la intervención de
dos (2) disciplinas, la primera de
conservación de la materialidad
del objeto, la cual define
lineamientos generales que
magnifican la conservación de
estos soportes a partir de
acciones preventivas sobre las
condiciones ambientales, el
correcto embalaje y la
manipulación. La segunda es la
que concierne al Área de
Sistemas, quien se encarga de la
conservación y el acceso a la
información, además de la
prevención de incursión de virus
informáticos.
4.1.6 Migración de la información a otros soportes
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
* Se evaluará previamente el
estado físico e integridad de la
documentación, para garantizar
su conservación durante y
después de un proceso
reprográfico.
* Se aplicará las técnicas
reprográficas a la
documentación que esté
debidamente organizada de
acuerdo a los principios
archivísticos.
*La reprografía de documentos
(fotocopiado, fotografía o
Pautas para la Utilización de la
Digitalización del Archivo
General de la Nación.
Escáneres
Personal a cargo de
la manipulación de
los documentos en
procesos
reprográficos.
Oficina de Sistemas
Oficina de Gestión
Documental
Servicios al público y
a los usuarios.
De acuerdo a
Retención y
Disposición
Final de las
Tablas de
Retención
Documental.
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digitalización) se hará
sincronizada con la valoración y
la disposición final que fijan las
Tablas de Retención
Documental.
4.1.7 Programa de Prevención y Atención de Desastres
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
RECURSOS HUMANOS,
TÉCNICOS, LOGÍSTICOS Y
FINANCIEROS
RESPONSABLES PERIODICIDAD
El enfoque del programa de
prevención y atención de
desastres para los documentos,
parte de los siguientes
actividades:
* Se debe prever la actuación en
tres instancias: prevención
(antes), preparación (durante) y
respuesta (después) ante diversas
situaciones como emergencias,
desastres y acciones terroristas,
entre otras, contemplando la
protección del personal y del
acervo documental.
* La priorización de
documentos, donde se
identifiquen y ubiquen aquellos
que sean esenciales para la
misión, visión, gestión de la
entidad y/o de valor histórico
según las Tablas de Retención
Documental.
* La conservación preventiva, la
cual se refiere a todas las
acciones previas a que ocurra un
evento riesgoso.
* El manejo de riesgos, la
planificación, los recursos
adecuados, la capacitación de
personal, las asociaciones con la
Panorama de Riesgos
Plan de Emergencia
Reacción en caso de siniestro.
Comité Paritario de
Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Oficina de Gestión
Documental
Vigilancia
Bomberos
Defensa Civil
Policía
Revisión anual
del Panorama
de Riesgos,
Plan de
Emergencia y
Reacción en
caso de
siniestro.
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comunidad, los medios de
comunicación y las entidades de
rescate circundantes a las
Unidades Tecnológicas de
Santander, tales como
Bomberos, C.A.I, Defensa civil y
otros.
4.2 IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
Las Unidades Tecnológicas de Santander, deberán garantizar la conservación de su acervo documental en sus
distintos soportes, durante todas las fases del ciclo vital de los documentos, en cumplimiento de la Ley
General de Archivos, Ley 594 de 2000, Título XI, y normas complementarias que rigen en materia de
conservación documental.
Desde la Oficina de Gestión Documental, deben impartirse las directrices tendientes a la implementación del
Sistema Integrado de Conservación (SIC), a partir de la creación y aplicación de un Programa de
Sensibilización y Capacitación, respecto de la importancia y responsabilidad que tiene la institución, en la
conservación de sus archivos, y de la implementación de los distintos programas de Conservación Preventiva.
Se deben plantear las acciones de mejora que requiere la entidad. Se recomienda crear mecanismos de
participación de todos los servidores públicos en la construcción del Plan de Mejoramiento, en la relación con
la conservación de los archivos, a fin de generar un mayor compromiso en la preservación del acervo
documental de la Organización.
5. MARCO LEGAL
Ley 80 de 1993.
Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Artículo 46 al 49. Implementación del SIC.
Ley 1712 de 2014.
Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de
los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de
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datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre
otros.
Decreto 2578 de 2012.
Artículo 2. Fines del Sistema Nacional de Archivos. Requisitos para la preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo.
Decreto 1080 de 2015.
Ministerio de Cultura consolidó disposiciones vigentes – unificó criterios archivísticos entidades públicas y
privadas.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención
documental a partir de su valoración.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un
sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el
adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la
documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.
Acuerdo AGN 011 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de
conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Acuerdo AGN 006 de 2014. Criterios y componentes para la formulación del plan de conservación
documental y preservación digital a largo plazo.
6. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
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7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• ESLAVA VÉLEZ, Natasha. Conservación Preventiva en Archivos. Archivo General de la Nación, Bogotá,
2009.
• PÁEZ, Fabio Enrique. Guía para la Preservación y Conservación de Documentos, Archivo General de la
Nación, Bogotá, 1995.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN No. DE
SOLICITUD DE CAMBIO
FECHA
1 Emisión Inicial 609 Junio de 2018
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