Año CXI Panamá, R. de Panamá miércoles 13 de mayo de 2015 Nº 27779-A
CONTENIDO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 194-2015-DMySC
(De jueves 26 de marzo de 2015)
POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL OPERATIVO PARA LOSDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA".
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República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
MANUAL OPERATIVO PARA LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Marzo de 2015
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REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
FEDERICO A. HUMBERT Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General
CARLOS GARCÍA MOLINO Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP Directora
FELIPE ALMANZA Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C. Jefe
SERVIO MENDOZA
Supervisor
ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos
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DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
JAIME FRANCO P. Director
CECILIA GABRIELA TUÑÓN PRETELT Asesora Jurídica
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
JORGE PEREA Director
JULIO CEDEÑO Sub Director
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL
NELSON ESPINO DOMÍNGUEZ Director
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
LUIS A. BROCE E. Director
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ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES
A. Antecedentes B. Objetivos General C. Objetivo de los Procedimientos D. Ámbito de Aplicación E. Funciones Básicas F. Base Legal
II. CONTROLES INTERNOS
A. Medidas de Control Interno en los Departamentos de Servicios Administrativos
III. PROCEDIMIENTOS
A. GENERALES A.1 Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección respectiva A.2 Informe Administrativo A.3 Atención de incidentes dirigidos al Centro de Apoyo al Usuario
(Reinicio de claves de usuario, Habilitación de usuarios, Reporte de daño a equipo)
A.4 Administración del Fondo de Caja Menuda (Custodia y Pago de Viático)
A.5 Solicitud de Combustible A.6 Solicitud para gestionar el pago por ACH a los colaboradores A.7 Reportes de daños a través del sistema SISSEGE
(Sistema de Solicitudes de Servicios Generales) A.8 Reposición de Cheques A.9 Envío de los estados de cuenta de las llamadas telefónicas A.10 Misiones oficiales a través del Conductor o Mensajero A.11 Solicitud de Salvoconducto A.12 Envío de valores al Banco Nacional A.13 Retiro de Cheques de Valores en el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
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B. BIENES PATRIMONIALES B.1 Inventario periódico de los bienes en las Direcciones Respectivas (Útiles de Oficina y equipo informático) B.2 Traslado de Bienes Patrimoniales de las Direcciones Respectivas (Bienes muebles y Equipo informático) B.3 Reporte de Equipos Informáticos en garantía B.4 Traslado de documentos a los Archivos Inactivos C. RECURSOS HUMANOS C.1 Actualización de información de las generales de los colaboradores C.2 Remisión de Reporte de Asistencia y Puntualidad a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos C.3 Programación Anual de Vacaciones C.4 Reprogramación de Vacaciones C.5 Vacaciones del Personal de Contrato C.6 Rotación del Personal C.7 Notificación de Sanciones
C.8 Evaluación del Desempeño C.9 Solicitud y programación de Capacitaciones
C.10 Actualización del Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos (SIGRHU)
C.11 Distribución de los cheques de salarios y talonarios a los funcionarios D. CERDEM D.1 Solicitud de Reposición de CERDEM D.2 Reposición de CERDEM E. SERVICIOS E.1 Servicios de Fotocopiado E.2 Servicios de Engargolado F. MENSAJERÍA F.1 Mensajería Interna F.2 Mensajería Externa
IV. FORMULARIOS
ANEXOS Anexo Núm.1 Anexo Núm.2 Anexo Núm.3
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Anexo Núm.4 Anexo Núm.5 Anexo Núm.6 Anexo Núm.7 Anexo Núm.8 Anexo Num.9 Anexo Núm.10 Anexo Núm.11 Anexo Núm.12 Anexo Núm.13 Anexo Núm.14 Anexo Núm.15 Anexo Núm.16 Anexo Núm.17 Anexo Núm.18
GLOSARIO
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I N T R O D U C C I Ó N
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, ha desarrollado el “MANUAL OPERATIVO PARA LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA”. Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo, para efectuar la labor de servicio que se realiza en estas unidades administrativas. El presente documento comprende cuatro capítulos. El primer capítulo se refiere a las generalidades, en él se incluyen los temas inherentes a Antecedentes, Objetivos del Procedimiento, Objetivo General, Ámbito de Aplicación, Funciones Básicas, Base Legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos, objeto del documento. El segundo capítulo trata sobre los controles internos aplicables a los procesos para realizar una efectiva labor de servicios a todos los departamentos y secciones de las Direcciones respectivas. El tercer capítulo detalla la descripción de los procedimientos, con sus respectivos mapas de procesos. El cuarto capítulo presenta el régimen de formularios con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos, así como los anexos. No obstante, existen procedimientos realizados por algunos Departamentos de Servicios Administrativos que no son aplicables a todas las Direcciones, este manual, se circunscribirá a los procesos estándares de los productos que ofrecen dichos departamentos, en caso de que alguna Dirección amerite un manual específico, por los distintos procedimientos que realicen, aparte de los procedimientos genéricos, se podrá considerar la creación del mismo, luego de presentar una solicitud sustentada a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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I. GENERALIDADES A. ANTECEDENTES Como resultado del “Informe de Evaluación de Control Interno Núm.077-21-2012-
DINAI-FIRCO”, se detecta la falta de procedimientos, guías o instructivos en algunas Unidades Administrativas de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, estas, la Unidad de Servicios Administrativos, por lo que se decidió desarrollar un Manual para esta Unidad Administrativa, sin embargo, en las primeras evaluaciones realizadas al documento borrador por la Dirección Nacional de Auditoría Interna, esta planteó que este manual se constituyera en una herramienta que defina la administración y operación de todos los Departamentos de Servicios Administrativos o Unidades de Enlace Administrativo a nivel de la Contraloría General de la República.
B. Objetivo General
Contribuir para que los Departamentos de Servicios Administrativos, cuenten con
herramientas de regulación que sirvan de apoyo en la administración y operación de dichas Unidades Administrativas.
C. Objetivos de los Procedimientos Definir los aspectos administrativos, operativos y de control, que permitan a los
Departamentos de Servicios Administrativos, realizar las funciones de apoyo a la administración de los recursos humanos, materiales, equipos, mobiliarios y recursos financieros, en base a este manual operativo.
Establecer las pautas para regular los procesos, dentro de un adecuado ambiente de control,
que asegure una gestión oportuna y eficiente de los servicios solicitados por los clientes internos y externos de las Direcciones respectivas.
D. Ámbito de Aplicación
Este Manual aplica para todos los Departamentos de Servicios Administrativos y
Unidades de Enlaces pertenecientes a las Direcciones de la Contraloría General de la República.
E. Funciones Básicas Los Departamentos de Servicios Administrativos de cada Dirección, realizan una serie de
actividades relativas al apoyo de la administración, entre ellas, la presentación y seguimiento del presupuesto de la Dirección correspondiente; apoyo a las actividades relacionadas a los recursos humanos, utilización de materiales, equipos, mobiliarios y recursos financieros de la Dirección, las que estarán sujetas a los cambios y modificaciones según sean necesarias de acuerdo a la naturaleza de la Dirección.
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Cabe señalar que los procedimientos relacionados a Caja Menuda, estarán sustentados en el Manual de Procedimientos para el uso y manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, vigente.
F. Base Legal 1. Constitución Política de la República de Panamá. 2. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República”. 3. Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002 “Que dicta normas para la transparencia en la gestión
pública, establece la acción de Hábeas data y Dicta otras disposiciones”. 4. Decreto Núm.81 de 2 de marzo de 2000 “Por el cual se crea la Dirección de Métodos y
Sistemas de Contabilidad”. 5. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el
Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.
6. Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y
formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.
7. Decreto Núm.1-2014-DMySC de 6 de enero de 2014, “Por el cual se aprueba el
documento titulado “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para el Trámite de Certificado de Pago Negociable del Décimo Tercer Me, denominado CERDEM”.
8. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. 9. Decreto Núm.21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, Procedimientos para la Reposición
de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión,. G.O. 26024.
10. Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972. (Todo vehículo propiedad del Estado, deberá portar en forma visible, placa oficial vigente y franja amarilla).
11. Reglamento Interno de la Contraloría General de la República, Artículo 113. Del uso de
los Vehículos Oficiales de la Institución. 12. Manual de Procedimientos para el uso y manejo de las Cajas Menudas en las Entidades
Públicas, vigente.
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II. CONTROLES INTERNOS A. Medidas de Control Interno en los Departamentos de Servicios Administrativos 1. Mantener un control a través de la consolidación de los Anteproyectos enviados por cada
Departamento de la Dirección. 2. Conservar un registro a través de la confección del informe de Gestión del Departamento
de Servicios Administrativos. 3. Mantener los archivos, en cuanto a los documentos que deben trasladarse al archivo
Central perteneciente a cada Dirección. 4. Llevar un registro y control en materia de acciones de personal, al darse un traslado o
rotación o cualquier acción de personal, el Departamento de Servicios Administrativos, debe gestionar y proveer las herramientas necesarias para que el servidor lleve cabo sus labores, esto incluye proveer mobiliario, equipo informático y la configuración de aplicaciones que se requiera, producto del traslado de los funcionarios hacia otro Departamento o Sección.
5. Mantener un registro actualizado de los documentos en los expedientes de cada
colaborador, a fin de que en el momento en que se solicite el expediente, toda la información esté incluida en el mismo.
6. Llevar un registro y control de los bienes adquiridos, por el Departamento de Proveeduría
y Compras, con respecto a sus entregas. En el caso de la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos sólo llevará un archivo de copias de las entregas.
7. Controlar y coordinar la asignación y movimiento del vehículo asignado al Departamento
de Servicios Administrativos. 8. Coordinar y dar seguimiento a los informes de inventario de suministro, muebles y el de
los equipos informáticos, con los diferentes departamentos y secciones de la Dirección respectiva. Para la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos, sólo recibirá información del inventario de suministros para efectos de archivo; mientras que el escrutinio del equipo informático lo coordinará la Subdirección de la Dirección respectiva.
9. Actualizar los activos fijos, haciendo la comparación con el sistema informático de
registro financiero vigente. 10. Enviar a los Archivos Inactivos, en coordinación con el Departamento de
Correspondencia y Archivos de la Dirección de Administración y Finanzas, las cajas debidamente rotuladas y codificadas, adjunto con el formulario de Traslado de Cajas con el contenido de documentos y nota firmada por el (la) Director(a) o a quien delegue autorizar el envío de las mismas a los archivos inactivos.
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11. Llevar la administración del fondo de caja menuda asignado a la Dirección. 12. Tramitar solicitudes que atiende el Centro de Apoyo al Usuario (DNI), solicitudes de
transporte y de combustible, solicitudes de impresión de Proformas de Certificados de Trabajo (PCT) y atender afiliaciones para pago salarial a través de sistema de ACH a los servidores que lo requieran. En el caso del Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada servidor imprime su Pro forma de Trabajo.
13. Elaborar las actividades de capacitación, según necesidades que tengan las diferentes
unidades administrativas de la Dirección, que son enviadas al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública (ISFCGP), para que sean incluidas en las capacitaciones d la vigencia fiscal, una vez éstas sean aprobadas, se coordina la participación de los servidores con el ISFCGP.
14. Tramita reportes de solicitudes de servicios generales, a través del sistema SISSEGE
(Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), que incluye reparación de mobiliario y equipo de oficina, servicios de mantenimiento en general (fontanería, electricidad, ebanistería, aires acondicionados, limpieza general, entre otros). Para la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos, recibirá los reportes de daños de los equipos de oficina, para efectos de archivo; esta labor será coordinada por la Subdirección de la Dirección respectiva.
15. Realizar el Inventario de los bienes de útiles de oficina, muebles y equipo informático, así
como el traslado de los bienes muebles y equipo informático a otras Instituciones o Direcciones.
16. Realizar los trámites administrativos correspondientes a la reposición de cheques en
condiciones de extraviados, caducos, deteriorados y por cambio de beneficiarios del Gobierno Central y de algunas Entidades Descentralizadas que la Contraloría General de la República les brinda el servicio de emisión de los cheques. Además realiza la reposición de los títulos prestacionales en las situaciones antes señaladas. Este procedimiento es de uso exclusivo para la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. (Ver Manual de Procedimientos para la Reposición de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión, Decreto 21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, G.O. 26024). Las funciones se asignan a funcionarios según las instrucciones que imparta el (la) Jefe(a) de la Unidad o Departamento de Servicios Administrativos e Información.
17. Las jefaturas de los Departamentos, elaborarán el Plan Operativo Anual, en el que
programarán las actividades siguientes:
Asesoría Económica y Financiera
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección de Informática
Anteproyecto de Presupuesto de
232 275
Papelería Materiales de Oficina y
265
Materiales y suministros de computación.
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Funcionamiento e Inversiones (observar los anexos adjuntos)
340 350 370
Tóner. Equipo de Oficina Mobiliario de oficina. Equipos Varios
301 380
Maquinaria y equipo de Producción de Comunicaciones. Equipo de Computación.
Nota: La elaboración del Plan Operativo Anual, estará basado de acuerdo a las políticas y directrices institucionales vigentes. 18. Las Jefaturas de los Departamento de Servicios Administrativos, elaborarán
trimestralmente el Informe de Gestión, el que se remitirá a la Oficina de Apoyo Técnico de cada Dirección o a quien se designe y desarrollará las siguientes actividades:
ACTIVIDADES
Trámite de solicitudes a través del sistema SISSEGE (Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), relacionadas a las reparaciones para ser efectuadas por el Departamento de Servicios Generales de la Dirección de Administración y Finanzas. Solicitudes al CAU (Centro de Apoyo al Usuario), referentes a activación de usuario, restaurar contraseña, problemas con el equipo. Respuestas a solicitudes remitidas a través de memorandos y notas relacionadas con diferentes temas. Reprogramación de Vacaciones, a través del sistema SIGRHU (Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos), además de apoyo en consultas y registros de ausencias a los departamentos de la Dirección respectiva. Confección del programa anual de vacaciones de los colaboradores de la Dirección respectiva, en coordinación con la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Informe Administrativo Emisión de comprobantes de pago efectuados a los colaboradores a través de la Caja Menuda, y cheque pagador en concepto de alimentación, transporte y misiones oficiales y confeccionan reembolsos e informes con sus respectivos documentos sustentadores.
Recepción de los reportes de asistencia en el Sistema NOMIPRO y del tiempo utilizado en concepto de permisos personales, correspondientes a colaboradores de los diferentes Departamentos y Secciones, para su debida revisión y son enviados mediante memorandos a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Entregan en el mes de diciembre los Bonos de Incentivo laboral a los colaboradores, de acuerdo a disposiciones que establezca el Despacho Superior.
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19. Realizar las solicitudes de combustible, a través del Sistema Integrado de Administración Vehicular (SIAV), para lo cual, debe solicitar al conductor el kilometraje del vehículo, a fin de hacer la anotación en el sistema.
20. Confeccionar el informe del consumo de combustible mensual de los vehículos asignados
a la Dirección. 21. Enviar por correo electrónico cada mes, al buzón de Inventario de Equipo Informático y
Otros, el Inventario relacionado al Equipo Informático; y al buzón de Inventario de Materiales y Útiles de Oficina, el Inventario de Materiales y Útiles de Oficina.
22. Confeccionar las solicitudes de traslado, reparación y descarte de los bienes muebles y
equipo informático de todas las unidades (Secciones y Departamentos) de la Dirección respectiva, cuando éstas lo soliciten.
23. Remitir memorandos a cada unidad administrativa de la Dirección (Secciones y
Departamentos), con el listado desglosado por costos, de todas las llamadas telefónicas realizadas por los servidores que tienen códigos telefónicos. Este dinero se remite a la Dirección de Administración y Finanzas (Departamento de Tesorería), a través de memorando, adjunto con el Informe de Ingresos y el Acta de Arqueo de Caja, para ser depositado al Tesoro Nacional.
24. Enviar en los primeros días del mes, los reportes de asistencia de cada colaborador a la
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, generados través del sistema Control de Asistencia NOMIPRO, los cuales son firmados por el Sub Director de la Dirección respectiva. Estos informes se generan previamente por cada Departamento, los cuales son revisados y firmados por el titular de cada Unidad Administrativa, para el trámite correspondiente.
25. Recibir de la DDRH el memorando en el cual se instruye lo correspondiente a la
impresión del reporte anual de las vacaciones de los servidores por Departamentos, Secciones y Unidades. Estos formularios se remiten a cada Unidad Administrativa con el propósito de que cada funcionario realice la programación anual de sus vacaciones. Una vez actualizada manualmente esta información, la misma es capturada en el Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos (SIGRHU). Concluida esta fase el servidor podrá realizar la reprogramación de sus vacaciones en el SIGRHU cuando lo estime conveniente.
Nota: Para el Departamento de Servicios Administrativos de la Dirección de Fiscalización General, los numerales 2, 3, 4, 11, 12 y 20 de esta sección del Manual, quedarán exceptuados, debido al tamaño de la Dirección, así como la dispersión geográfica de sus oficinas. En estos casos, intervienen de manera directa por instrucciones del (de la) Director(a) y/o Subdirector, según delegación, los Asistentes Ejecutivos de la Dirección, los Coordinadores de Áreas de Fiscalización, los Jefes Regionales o Jefes de Fiscalización de las Oficinas.
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III. PROCEDIMIENTOS
A. GENERALES
Nota: Estos procedimientos serán de uso de los Departamentos de Servicios Administrativos, así como las Unidades de Enlace de las Direcciones respectivamente.
A.1 Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección respectiva El Anteproyecto es la estimación de los gastos que podrán comprometerse en un año fiscal, para la ejecución de las actividades que permitan alcanzar los objetivos y metas establecidos en el plan operativo de cada una de las Direcciones de la Contraloría General de la República. La Dirección de Fiscalización General, requerirá que el proceso de formulación de su presupuesto, sea atendido por una Oficina Técnica específica, la cual dirigirá todo el proceso, seguimiento y evaluación del Anteproyecto de Presupuesto. 1. Dirección de Asesoría Económica y Financiera
Unidad Coordinadora General
Remite a las Direcciones, a través de memorando, los lineamientos y fechas topes a seguir para la presentación del Anteproyecto, incluyendo una serie de formularios diseñados en Excel para la presentación y sustento de la información.
Nota: Ver los formularios utilizados para presentar el Anteproyecto (Anexos).
2. Direcciones de Administración y Finanzas, Dirección Nacional de Informática y Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
Envían memorandos a las Direcciones, solicitando se presenten las necesidades en materia
administrativa e informática, como se indica en el siguiente cuadro.
Dirección de Administración y
Finanzas
Dirección de Informática
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
232 340 350 370
Papelería Equipo de Oficina Mobiliario de oficina. Equipos Varios
265 301 380
Materiales y suministros de computación. Maquinaria y equipo de Producción de Comunicaciones. Equipo de Computación.
001 002 003
Personal Fijo Personal transitorio Personal contingente
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Nota: La información correspondiente a la DAF y la DNI, debe suministrarse de acuerdo a fechas establecidas, ya que las mismas la requieren para ser incorporadas en su anteproyecto de presupuesto. 3. Direcciones respectivas Reciben memorando y formularios e instruyen al Departamento de Servicios
Administrativos, a proceder con la confección del mismo, en atención a las instrucciones impartidas por la Dirección de Asesoría Económica y Financiera.
Entregan a la secretaria de la Dirección, para que remita el memorando físicamente al
Departamento de Servicios Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura y Asistente Administrativo(a) Coordinan el mecanismo a utilizar para la recopilación de la información de los
Departamentos y Secciones, envían a través de correo electrónico los lineamientos y los formularios a los jefes de Departamentos y Secciones de las Direcciones respectivas.
5. Departamentos y Secciones de las Direcciones respectivas Jefaturas Definen los objetivos y las metas presupuestarias a cumplir durante el período indicado,
en función de los Objetivos Institucionales (Metas Estratégicas) propuestos. Identifican las necesidades de las unidades administrativas y se plasma en los formularios
el sustento de cada una, para el Anteproyecto de Presupuesto de los Departamentos y Secciones. (Ver Anexos)
Remiten la información a los Departamentos de Servicios Administrativos respectivo. 6. Departamentos de Servicios Administrativos Reciben la documentación de todos los Departamentos y Secciones, para realizar la
formulación del anteproyecto de la Dirección respectiva. Se aseguran que la información enviada por los Departamentos y Secciones, referente a
los objetos de gastos, que forman parte del Anteproyecto de Presupuesto, estén correctos. Se sustentará la formulación presupuestaria en las diferentes instancias (Departamentos y
Secciones) y en atención a las instrucciones emanadas de las Direcciones de Asesoría Económica y Financiera, Dirección de Administración y Finanzas y Dirección Nacional de Informática, se remiten de la siguiente forma:
Requerimiento de equipo informático, se envían a la Dirección de Informática; necesidad de mobiliario y equipo de oficina a la Dirección de Administración y Finanzas. En este
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sentido, a través de correo se le suministrará al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública, (ISFCyGP), todo lo concerniente a los gastos que tienen que ver con las actividades de capacitación. Esta información se adiciona al anteproyecto de Presupuesto.
Preparan y remiten el anteproyecto (consolidado) a la Dirección de Asesoría Económica y
Financiera, a través del Despacho del Director. Esta información debe ser remitida digital y física (encuadernada).
Preparan material para la sustentación del mismo ante el (la) Contralor(a) General de la
República.
1 2 3
1
2
3
4 5
5
4
REMITE A LAS DIRECCIONES, A TRAVÉS DE MEMORANDO,
LOS LINEAMIENTOS Y FECHAS TOPES A SEGUIR PARA LA
PRESENTACIÓN DEL ANTEPROYECTO, INCLUYENDO UNA
SERIE DE FORMULARIOS DISEÑADOS EN EXCEL PARA LA
PRESENTACIÓN Y SUSTENTO DE LA INFORMACIÓN.
ENVÍAN MEMORANDOS A LAS DIRECCIONES, SOLICITANDO
SE PRESENTEN LAS NECESIDADES EN MATERIA
ADMINISTRATIVA E INFORMÁTICA
COORDINAN EL MECANISMO A UTILIZAR PARA LA RECOPILACIÓN DE LA
INFORMACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES, ENVÍAN A
TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LOS LINEAMIENTOS Y LOS
FORMULARIOS A LOS JEFES DE DEPARTAMENTOS Y SECCIONES DE
LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS.
INSTRUYEN AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, A PROCEDER CON LA CONFECCIÓN DEL MISMO, EN ATENCIÓN A LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA Y FINANCIERA
6
6
DEFINEN LOS OBJETIVOS Y LAS METAS PRESUPUESTARIAS A
CUMPLIR DURANTE EL PERÍODO INDICADO, EN FUNCIÓN DE LOS
OBJETIVOS INSTITUCIONALES (METAS ESTRATÉGICAS) PROPUESTOS,
IDENTIFICAN LAS NECESIDADES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Y SE PLASMA EN LOS FORMULARIOS EL SUSTENTO DE CADA UNA.
SE SUSTENTARÁ LA FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA EN LAS
DIFERENTES INSTANCIAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES),
PREPARAN Y REMITEN EL ANTEPROYECTO (CONSOLIDADO) A LA
DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA Y FINANCIERA, A TRAVÉS DEL
DESPACHO DEL DIRECTOR.
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIONESDAF,DNI Y DDRH
DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA
Y FINANCIERA DEPARTAMENTOS DESERVICIOS ADMINISTRATIVOSDIRECTOR
DEPARTAMENTOS Y SECCIONESDE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS
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A.2 Informe Administrativo En virtud del artículo 26 de la Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002 “Que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas data y Dicta otras disposiciones” esta Unidad genera correo dirigido a todos los Jefes de Departamentos, en la cual se indica su colaboración para efecto de elaborar el Informe Administrativo. Este informe debe prepararse por mes, trimestre, semestre y anual. El Departamento de Servicios Administrativo de la Dirección Nacional de Informática, remite directamente a la Dirección el Informe Administrativo. Nota: La presentación de la información debe contar con las siguientes especificaciones:
El contenido del texto debe prepararse en letra universal tamaño 11 en Word. Cuando exista la necesidad de elaborar cuadros y gráficas en Excel, las mismas
deberán insertarse al texto de Word en forma de imágenes. Esta información debe remitirse al Departamento de Apoyo Técnico, en forma impresa
y por correo electrónico.
1. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura Reciben correo electrónico en donde solicitan la información para la confección del
Informe Administrativo.
Solicitan a todos los colaboradores, un informe de producción trimestral, de acuerdo a las tareas más relevantes que se han ejecutado en dicho período; estos informes pueden ser cuantitativos y de Atención de Servicios.
Recopilan los datos y remiten correo electrónico o físicamente al Departamento de Apoyo
Técnico o a quien se designe. Nota: En la Dirección de Fiscalización General, el informe de producción trimestral será realizado por los Asistentes Ejecutivos de la Dirección y Subdirección.
2. Departamentos de Apoyo Técnico o a quien designe
Reciben a través de correo el Informe Administrativo, verifican, de estar todo correcto
mantienen éste para el monitoreo.
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SOLICITAN A TODOS LOS COLABORADORES UN INFORME DE PRODUCCIÓN TRIMESTRAL, DE ACUERDO A LAS TAREAS MÁS RELEVANTES QUE SE HAN EJECUTADO EN DICHO PERÍODO; ESTOS INFORMES PUEDEN SER CUANTITATIVOS Y ATENCIÓN DE SERVICIOS, RECOPILAN LOS DATOS Y REMITEN CORREO ELECTRÓNICO AL DEPARTAMENTO DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN SE DESIGNE.
RECIBEN A TRAVÉS DE CORREO EL INFORME ADMINISTRATIVO, VERIFICAN, DE ESTAR TODO CORRECTO MANTIENEN ÉSTE PARA EL MONITOREO.
INFORME ADMINISTRATIVO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTOS DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN DESIGNEDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTOS DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN DESIGNE
A.3 Atención de incidentes dirigidos al Centro de Apoyo al Usuario (Reinicio de claves de usuario, Habilitación de usuarios, Reporte de daño a equipo) Nota: En el Instituto Nacional de Estadística y Censo, la atención de incidentes será realizado por cada unidad administrativa al Centro de Apoyo al Usuario (CAU). El Departamento de Servicios Administrativos de la Dirección Nacional de Informática, sólo canaliza el servicio de reinicio de contraseñas y habilitación e inhabilitación de usuario. Los reportes de daños en equipos informáticos o inconvenientes con aplicaciones, el usuario lo tramita directamente a través del Centro de Apoyo al Usuario. 1. Clientes Remiten a través de correo los incidentes. La información correspondiente al incidente
reportado debe contener los siguientes datos:
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Datos Personales Nombre de la Dirección Nombre del Departamento o Sección Cédula Piso Teléfono/Extensión o IP Nombre de la entidad donde está asignada
Datos del Equipo Nombre del Usuario del equipo Núm. de Placa de CPU Núm. de Placa de Monitor Núm. de Placa de Teclado Nombre del Equipo Daño o Requerimiento
Nota: También se remiten al Centro de Apoyo al Usuario, las solicitudes del personal que no cuentan con el equipo en funcionamiento. En caso de habilitación de usuarios o reinicio de contraseñas, se completará el formato con los datos personales del usuario. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los correos con los incidentes, con la información solicitada, para remitirlos a
través de correo al Centro de Apoyo al Usuario. Nota: En el Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada funcionario realiza la solicitud directamente por correo al Centro de Apoyo al Usuario. 3. Dirección Nacional de Informática Centro de Apoyo al Usuario Recibe la solicitud por parte de los Departamentos de Servicios Administrativos, con los
datos del cliente que requiere el servicio. Crea el incidente y envía electrónicamente el número correlativo para su atención.
Posteriormente, se le asigna a un técnico para su atención. Contacta a través de teléfono al cliente, corroborando la información para el monitoreo
correspondiente; una vez atendido el incidente realizan el cierre del mismo, lo cual es enviado por correo.
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4. Clientes Reciben correo por parte del Centro de Apoyo al Usuario con una encuesta de servicio. Evalúan la calidad del servicio recibido y envían el formulario electrónico.
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REMITEN A TRAVÉS DE CORREO LOS INCIDENTES.
RECIBEN LOS CORREOS CON LOS INCIDENTES, CON LA INFORMACIÓN SOLICITADA, PARA REMITIRLOS A TRAVÉS DE CORREO AL CENTRO DE APOYO AL USUARIO.
CREA EL INCIDENTE Y ENVÍA ELECTRÓNICAMENTE EL NÚMERO CORRELATIVO PARA SU ATENCIÓN. POSTERIORMENTE, SE LE ASIGNA A UN
TÉCNICO PARA SU ATENCIÓN, CONTACTA A TRAVÉS DE TELÉFONO AL CLIENTE, CORROBORANDO LA INFORMACIÓN PARA EL MONITOREO
CORRESPONDIENTE; UNA VEZ ATENDIDO EL INCIDENTE REALIZAN EL CIERRE DEL MISMO, LO CUAL ES ENVIADO POR CORREO.
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4RECIBEN CORREO POR PARTE DEL CENTRO DE APOYO AL USUARIO CON UNA ENCUESTA DE SERVICIO, EVALÚAN LA CALIDAD DEL SERVICIO RECIBIDO Y ENVÍAN EL FORMULARIO ELECTRÓNICO.
ATENCIÓN DE INCIDENTES DIRIGIDOS AL CENTRO DE APOYO AL USUARIO (REINICIO DE CLAVES DE USUARIO, HABILITACIÓN DE USUARIOS, REPORTE DE DAÑO A EQUIPO )
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CLIENTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CENTRO DE APOYO AL USUARIODEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CENTRO DE APOYO AL USUARIO
DIRECCIÓN NACIONAL DEINFORMÁTICA
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A.4 Administración del Fondo de Caja Menuda (Custodia y Pago de Viático)
1. Unidad Solicitante Completa la solicitud, seleccionando el fondo de caja menuda, selecciona la ventana
“Agregar Relación de Viáticos”. Elige en la ventana la Dirección a la cual pertenece, así como el nombre de usuario y el
autorizante, guarda la solicitud. 2. Unidad Autorizante Recibe la solicitud vía web, autoriza el pago y da instrucciones al custodio de Caja
Menuda. 3. Custodio de Caja Menuda Recibe la solicitud por parte de la unidad autorizante, imprime la solicitud, localiza a la
unidad solicitante. 4. Unidad Solicitante Recibe el efectivo por parte del Custodio de Caja Menuda, firma el comprobante de Caja
Menuda, como constancia de recibo de pago de viático.
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COMPLETA LA SOLICITUD, SELECCIONANDO EL FONDO DE CAJA MENUDA, SELECCIONA LA VENTANA “AGREGAR RELACIÓN DE VIÁTICOS”.ELIGE EN LA VENTANA LA DIRECCIÓN A LA CUAL PERTENECE, ASÍ COMO EL NOMBRE DE USUARIO Y EL AUTORIZANTE, GUARDA LA SOLICITUD.
RECIBE LA SOLICITUD VÍA WEB, AUTORIZA EL PAGO Y DA INSTRUCCIONES AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.
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RECIBE LA SOLICITUD POR PARTE DE LA UNIDAD AUTORIZANTE, IMPRIME LA SOLICITUD, LOCALIZA A LA UNIDAD SOLICITANTE.
RECIBE EL EFECTIVO POR PARTE DEL CUSTODIO DE CAJA MENUDA, FIRMA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, COMO CONSTANCIA DE RECIBO DE PAGO DE VIÁTICO.
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA (CUSTODIA Y PAGO DE VIÁTICO)
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
UNIDAD SOLICITANTE CUSTODIO DE CAJA MENUDAUNIDAD AUTORIZANTEUNIDAD SOLICITANTE CUSTODIO DE CAJA MENUDAUNIDAD AUTORIZANTE
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A.5 Solicitud de Combustible 1. Direcciones Respectivas
Conductores Solicitan a los Departamentos de Servicios Administrativos, la confección de la solicitud
de combustible. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretaria Tramitan la solicitud de combustible a través de la Intranet, en el Sistema Integrado de
Administración Vehicular (SIAV). 3. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Transporte Verifica la información remitida a través del sistema, avala que todos los datos en la
solicitud estén correctos, así como el kilometraje solicitado para retiro de la tarjeta de combustible por parte del conductor y atiende la solicitud.
4. Direcciones Respectivas Conductor Retiran la tarjeta, se apersonan a la Estación de Combustible, para recibir el despacho del
combustible, firman la factura correspondiente que evidencie lo despachado, reciben copia de la misma, la cual deben entregar en el Departamento de Transporte.
Nota: Para solicitudes de combustibles por misiones oficiales a las provincias, los conductores deben entregar las facturas en cada Regional para que sean recibidas en la Dirección de Administración y Finanzas, para los informes correspondientes.
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SOLICITAN A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, LA CONFECCIÓN DE LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE.
TRAMITAN LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE A TRAVÉS DE LA INTRANET, EN EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN VEHICULAR (SIAV).
VERIFICA LA INFORMACIÓN REMITIDA A TRAVÉS DEL SISTEMA, AVALA QUE TODOS LOS DATOS EN LA SOLICITUD ESTÉN CORRECTOS, ASÍ COMO EL KILOMETRAJE SOLICITADO PARA RETIRO DE LA TARJETA DE COMBUSTIBLE POR PARTE DEL CONDUCTOR Y ATIENDE LA SOLICITUD.
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4RETIRAN LA TARJETA, SE APERSONAN A LA ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE, PARA RECIBIR EL DESPACHO DEL COMBUSTIBLE, FIRMAN LA FACTURA CORRESPONDIENTE QUE EVIDENCIE LO DESPACHADO, RECIBEN COPIA DE LA MISMA, LA CUAL DEBEN ENTREGAR EN EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.
SOLICITUD DE COMBUSTIBLE
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTEDEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS
CONDUCTORES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS
CONDUCTORES
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
A.6 Solicitud para gestionar el pago por ACH a los colaboradores 1. Clientes Realizan apertura de una cuenta de ahorros en el Banco al que deseen que se le deposite el
pago quincenalmente. Reciben por parte del Banco el formulario sellado donde indica el número de la cuenta. Entregan el formulario a las Secretarias o Asistentes Administrativos de los
Departamentos de Servicios Administrativos. 2. Departamento de Servicios Administrativos Secretaria/ Asistente Administrativo Reciben el formulario con el detalle del número de cuenta del Banco, por parte de los
clientes y copia de cédula.
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Ingresan los datos de los clientes en el Sistema de Afiliación a pago electrónico ACH. Imprime el formulario, confecciona un memorando y remite al Director, junto con el
formulario para la firma; envía a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para su debido trámite.
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REALIZAN APERTURA DE UNA CUENTA DE AHORROS EN EL BANCO AL QUE DESEEN QUE SE LE DEPOSITE EL PAGO
QUINCENALMENTE, RECIBEN POR PARTE DEL BANCO EL FORMULARIO SELLADO DONDE INDICA EL NÚMERO DE LA CUENTA,
ENTREGAN EL FORMULARIO A LAS SECRETARIAS O ASISTENTES ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN EL FORMULARIO CON EL DETALLE DEL NÚMERO DE CUENTA DEL BANCO, POR PARTE DE LOS CLIENTES Y COPIA DE
CÉDULA, INGRESAN LOS DATOS DE LOS CLIENTES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN A PAGO ELECTRÓNICO ACH, IMPRIME EL
FORMULARIO, CONFECCIONA UN MEMORANDO Y REMITE AL DIRECTOR, JUNTO CON EL FORMULARIO PARA LA FIRMA; ENVÍA A
LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, PARA SU DEBIDO TRÁMITE.
SOLICITUD PARA GESTIONAR EL PAGO POR ACH A LOS COLABORADORES
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS
CLIENTES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS
CLIENTES
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A.7 Reportes de daños a través del sistema SISSEGE (Sistema de Solicitudes de Servicios Generales)
1. Clientes Remiten a través de correo los incidentes de daños de mobiliario de oficina y reparaciones
en general. Nota: Cuando se trata de un bien mueble, que presenta deterioro, se crea una solicitud a
través de SISSEGE ((Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), con el requerimiento solicitado; en caso de descarte, se solicita la evaluación del Técnico y si éste lo justifica, solicita el traslado del bien para el descarte, a través del formulario Bienes Patrimoniales (Formulario Núm.1).
2. Departamentos de Servicios Administrativos Jefaturas Recepcionan los correos, verifican las solicitudes y remiten a los Asistentes
Administrativos para proceder. 3. Asistentes Administrativos(as)/ Secretaria Reciben correo con instrucciones de la jefatura del Departamento, ingresan en el Sistema
SISSEGE, los datos, especificando las reparaciones solicitadas por la unidad solicitante, el sistema automáticamente genera un número a la solicitud.
Envían a través del sistema las solicitudes al Departamento de Servicios Generales, para
que asigne a un técnico para la evaluación de los daños y realice las reparaciones descritas, si éste es el caso.
4. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales Remite a través de correo, confirmando que la solicitud ha sido atendida.
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REMITEN A TRAVÉS DE CORREO LOS INCIDENTES DE DAÑOS DE MOBILIARIO DE OFICINA Y REPARACIONES EN
GENERAL.
RECEPCIONAN LOS CORREOS, VERIFICAN LAS SOLICITUDES Y REMITEN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS PARA PROCEDER.
3
RECIBEN CORREO CON INSTRUCCIONES DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO, INGRESAN EN EL SISTEMA
SISSEGE, LOS DATOS, ESPECIFICANDO LAS REPARACIONES SOLICITADAS POR LA UNIDAD SOLICITANTE, ENVÍAN A
TRAVÉS DEL SISTEMA LAS SOLICITUDES AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, PARA QUE ASIGNE A UN
TÉCNICO PARA LA EVALUACIÓN DE LOS DAÑOS Y REALICE LAS REPARACIONES DESCRITAS, SI ÉSTE ES EL CASO.
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4 REMITE A TRAVÉS DE CORREO, CONFIRMANDO QUE LA SOLICITUD HA SIDO ATENDIDA.
REPORTES DE DAÑOS A TRAVÉS DEL SISTEMA SISSEGE
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCLIENTES
JEFATURAS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)JEFATURAS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN YFINANZAS
A.8 Reposición de Cheques Los procedimientos relacionados a la Reposición de Cheques serán los siguientes: 1. Reposición de Cheque Caduco o Deteriorado en Posesión del Beneficiario o Custodio
(Institución). 2. Reposición de Cheque Extraviado o Robado en Poder del Beneficiario. 3. Reposición de Cheques Robados o Extraviados que no han sido Pagados (que están en
Circulación). 4. Reposición de cheques Robados o Extraviados que han sido Pagados. 5. Reposición de cheque cuando es ataviado o Robado bajo la responsabilidad del Custodio
(Institución). 6. Reposición de Cheque cuando el documento es dañado en el proceso de producción. 7. Reposición de Cheques por Errores en la Planilla. Dichos procedimientos serán realizados por el Departamento de Servicios Administrativos e Información de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. (Ver Manual de Procedimientos para la Reposición de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión, Decreto 21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, G.O. 26024).
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A.9 Envío de los estados de cuenta de las llamadas telefónicas
Nota: Los formularios señalados para el Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de llamadas telefónicas, serán utilizados por los Departamentos o Unidades de Servicios Administrativos a fin de tener un respaldo de los efectivos entregados. Esta disposición se implementa para el momento en que se realice una auditoría por parte de la Dirección de Auditoría Interna, con el propósito de rendir cuentas por el manejo de dichos fondos. La Dirección Nacional de Informática, al no contar con una figura secretarial por Departamentos, se trabaja de manera directa: Usuario – Asistente Administrativo.
1. Direcciones Respectivas
Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Ejecutivas
Reciben por parte de la Dirección Nacional de Informática, correo electrónico con el detalle de las llamadas telefónicas efectuadas por el personal de la Dirección.
Desglosan la información por cada Unidad (Secciones y Departamentos), confeccionan
memorando a cada una de las unidades que conforman la Dirección. Remiten los memorandos a cada una de las unidades, para recaudar el dinero de las
llamadas. Nota: Luego de treinta días, las unidades administrativas remiten al Departamento de Servicios Administrativos, los memorandos con el detalle de las llamadas y el dinero que corresponde a las llamadas realizadas por los servidores que tienen autorización de utilización de códigos.
2. Unidades Administrativas
Reciben memorando con el detalle de cada llamada y los costos totales que debe asumir cada unidad.
Confeccionan memorando con el desglose de las llamadas por número telefónico y los montos adeudados, junto con el dinero a pagar.
Confeccionan el formulario Acta de Arqueo de Caja (Formulario Núm.2) y el formulario
Informe de Ingresos de llamadas telefónicas (Formulario Núm.3), con el fin de mantener un control de los ingresos recaudados.
Remiten el memorando con los formularios adjuntos y el efectivo de las llamadas.
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3. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos
Secretarias Ejecutivas
Reciben de cada Unidad Administrativa los memorandos con el monto de las llamadas realizadas por los colaboradores y el dinero adjunto.
Confeccionan memorando, con el detalle del pago de las llamadas, de todas las unidades administrativas y remiten a la jefatura del Departamento de Servicios Administrativos. Jefaturas
Reciben memorando con el detalle de todas las llamadas de las unidades administrativas. Verifican que la información de los pagos, coincida con los memorandos emitidos por
dichas unidades; de estar todo correcto, firman el memorando, autorizando la entrega del efectivo a la Dirección de Administración y Finanzas.
Secretaria
Entregan originales del memorando, Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de
llamadas telefónicas y el efectivo recaudado, a la Dirección de Administración y Finanzas, Departamento de Tesorería.
Elabora informe de pago detallado por servidor, totalizando el monto pagado y remite,
junto con los recibos de pago en forma digital, vía correo electrónico a la Dirección Nacional de Informática.
4. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Tesorería
Recibe originales de memorando, Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de llamadas telefónicas, junto con el dinero recaudado, confecciona recibo de entrega de dinero en efectivo, como constancia de que se hizo el pago de las llamadas de la Dirección respectiva.
Entrega el recibo a la Secretaria asignada del recaudo.
5. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Secretaria Ejecutiva
Reciben las volantes de recibo y archivan en el consecutivo de pagos de llamadas telefónicas del Departamento.
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CONFECCIONAN MEMORANDO CON EL DESGLOSE DE LAS
LLAMADAS POR NÚMERO TELEFÓNICO Y LOS MONTOS
ADEUDADOS, JUNTO CON EL DINERO A PAGAR,
CONFECCIONAN EL FORMULARIO ACTA DE ARQUEO DE
CAJA Y EL FORMULARIO INFORME DE INGRESOS DE
LLAMADAS TELEFÓNICAS, REMITEN EL MEMORANDO CON
LOS FORMULARIOS ADJUNTOS Y EL EFECTIVO DE LAS
LLAMADAS.
CONFECCIONAN MEMORANDO CON EL DETALLE DEL PAGO DE
LLAMADAS, REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA LA
FIRMA, LA SECRETARIA ENTREGA MEMORANDO, ACTA DE ARQUEO DE
CAJA E INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Y EL
EFECTIVO RECAUDADO, A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS, ELABORA INFORME DE PAGO Y REMITE JUNTO CON LOS
RECIBOS EN FORMA DIGITAL, VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA
DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA .
RECIBEN LAS VOLANTES DE RECIBO Y ARCHIVAN EN EL CONSECUTIVO
DE PAGOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS DEL DEPARTAMENTO.
RECIBEN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA, CORREO ELECTRÓNICO CON EL DETALLE DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS EFECTUADAS, DESGLOSAN LA INFORMACIÓN POR CADA UNIDAD, CONFECCIONAN MEMORANDO A CADA UNA DE LAS UNIDADES QUE CONFORMAN LA DIRECCIÓN Y REMITEN.
CONFECCIONA RECIBO DE ENTREGA DE DINERO EN EFECTIVO,
COMO CONSTANCIA DE QUE SE HIZO EL PAGO DE LAS LLAMADAS DE
LA DIRECCIÓN RESPECTIVA.
ENVÍO DE LOS ESTADOS DE CUENTA DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE TESORERÍAUNIDADES ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS UNIDADES ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
A.10 Misiones oficiales a través del Conductor o Mensajero 1. Departamento de Servicios Administrativos Reciben a través de llamadas y correos, solicitudes de traslado del personal a las diferentes
entidades, así como la correspondencia que se debe entregar a las diferentes entidades. Coordina el traslado del personal con el conductor asignado al Departamento. Nota: Brinda el apoyo a cualquier unidad administrativa (Departamentos y Secciones) de la Dirección correspondiente.
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A.11 Solicitud de Salvoconducto 1. Servicios Administrativos Asistente Administrativo Completa el Formulario de Salvo Conducto a través del sistema asignado para tal fin. Envía vía web al Departamento de Transporte. 2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Transporte Supervisor(a) Verifica en el sistema asignado la solicitud, genera el documento y entrega a la Jefatura
del Departamento. Jefatura
Firma el formulario y devuelve al (a la) Supervisor(a)
Supervisor(a) Remite la solicitud a la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe la Solicitud, firma autorizando el Salvoconducto y devuelve al Departamento de
Transporte. 4. Departamento de Transporte Recibe el Salvoconducto y envía al Departamento de Seguridad. 5. Departamento de Seguridad Recibe el Salvoconducto para entregar al seguridad en la planta baja.
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COMPLETA EL FORMULARIO DE SALVO CONDUCTO A
TRAVÉS DEL SISTEMA ASIGNADO PARA TAL FIN, ENVÍA
VÍA WEB AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.
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RECIBE EL SALVOCONDUCTO Y ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD.
RECIBE EL SALVOCONDUCTO PARA ENTREGAR AL SEGURIDAD EN
LA PLANTA BAJA.
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VERIFICA EN EL SISTEMA ASIGNADO LA SOLICITUD,
GENERA EL DOCUMENTO Y ENTREGA A LA JEFATURA
DEL DEPARTAMENTO, FIRMA EL FORMULARIO Y
DEVUELVE AL (A LA) SUPERVISOR(A) Y REMITE LA
SOLICITUD A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS.
RECIBE LA SOLICITUD, FIRMA AUTORIZANDO EL SALVOCONDUCTO Y DEVUELVE AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.
SOLICITUD DE SALVOCONDUCTO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS DIRECCIÓN
DEPARTAMENTO DESEGUIDAD
DEPARTAMENTO DETRANSPORTE
DIRECCIÓNDEPARTAMENTO DE
SEGUIDADDEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
DIRECCIONES RESPECTIVAS
A.12 Envío de valores al Banco Nacional Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 1. Departamento de Servicios Administrativos Conductor asignado al Departamento Retira los valores de las unidades administrativas (Departamentos y Secciones) que
manejan valores tales como: Cheques, Depósitos y Notas de Transferencia, Notas de autorización de firma, cheques de caja menuda.
Entrega al Banco Nacional y los comprobantes de depósito a las unidades
correspondientes.
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A.13 Retiro de Cheques de Valores en el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 1. Departamento de Servicios Administrativos Conductor asignado al Departamento Retira los cheques de cuota obrero del Seguro Patronal y de Pro-Futuro. Entrega a la Sección de Valores con su respectivo acuse de recibido. 2. Sección de Valores
Recibe el acuse de recibido por parte del conductor asignado al departamento.
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RETIRA LOS CHEQUES DE CUOTA OBRERO DEL SEGURO PATRONAL Y DE PRO-FUTURO, ENTREGA A LA SECCIÓN DE VALORES CON SU RESPECTIVO ACUSE DE RECIBIDO.
RECIBE EL ACUSE DE RECIBIDO POR PARTE DEL CONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO.
RETIRO DE CHEQUES DE VALORES EN EL MEF
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS E INFORMACIÓN
CONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO SECCIÓN DE VALORESCONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO SECCIÓN DE VALORES
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B. BIENES PATRIMONIALES B.1 Inventario periódico de los bienes en las Direcciones Respectivas (Útiles de Oficina y
equipo informático) Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento, llevará el inventario de sus materiales; en el caso de los bienes informáticos, la información será recopilada por la Subdirección. En la Dirección Nacional de Informática, el Asistente Administrativo remite correo del inventario actualizado a los correos correspondientes, de acuerdo al caso, con copia al (a la) Jefe(a) de Servicios Administrativos. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administrativa, incluyendo a las Oficinas Regionales que componen la Dirección, deben levantar su inventario de materiales y útiles de oficina y el de equipo informático, al finalizar cada mes y remitirlo vía correo electrónico a Servicios Administrativos.
1. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)
Reciben la información preparada por el responsable del inventario en cada unidad administrativa.
Verifican la presentación de los datos de acuerdo a los lineamientos establecidos y se
envían consolidados vía correo a las unidades correspondientes. Actualizan el formulario Cuadro de Inventario de Materiales y Útiles de Oficina
(Formulario Núm.4) del mes anterior, para realizar el conteo de los útiles con cada unidad (Sección y Departamento) de la Dirección.
Previa revisión y comparación con el inventario anterior, consolidan la información y la remiten al buzón “Inventario de Útiles y Materiales de Oficina”, antes del día 5 de cada mes, con copia al Director, Subdirector y personal que se requiera. Este inventario es recibido y verificado por personal del Departamento de Contabilidad y la Dirección de Auditoría Interna. Nota: Cuando se trata de inventario de útiles de oficina, dentro de los primeros cinco (5) del mes siguiente, los Asistentes Administrativos deben hacer entrega del inventario. Previa revisión y comparación con el inventario anterior, consolidan la información y la remiten al buzón “Inventario Equipo Informático” y envían copia al Director, Subdirector y personal que se requiera. En caso de que se realice el inventario del equipo informático, el formulario utilizado es el Inventario Informático, (Formulario Núm.5), éste se entregará a más tardar el día 15 del mes siguiente al que corresponde el inventario. Este inventario se realiza con la
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información enviada por cada una de las unidades (Secciones y Departamentos), que conforman las Direcciones, se compara el resultado anterior con el mes actual, se solicitan las correcciones a la unidad correspondiente, se confecciona un consolidado y se envía a la Dirección de Auditoría Interna.
2. Jefaturas
Verifican la información remitida por correo por parte de los Asistentes Administrativos, una vez que todo esté en orden, remiten vía correo el inventario a la Dirección de Auditoría Interna con copia al Subdirector(a).
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2VERIFICAN LA INFORMACIÓN REMITIDA POR CORREO POR PARTE DE LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS, UNA VEZ QUE TODO
ESTÉ EN ORDEN, REMITEN VÍA CORREO EL INVENTARIO A LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA CON COPIA AL
SUBDIRECTOR(A).
VERIFICAN LA PRESENTACIÓN DE LOS DATOS Y SE ENVÍAN CONSOLIDADOS VÍA CORREO A LAS UNIDADES
CORRESPONDIENTES, ACTUALIZAN EL FORMULARIO CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA DEL MES
ANTERIOR, PARA REALIZAR EL CONTEO DE LOS ÚTILES CON CADA UNIDAD (SECCIÓN Y DEPARTAMENTO) DE LA DIRECCIÓN,
REMITEN AL BUZÓN “INVENTARIO DE ÚTILES Y MATERIALES DE OFICINA”, ANTES DEL DÍA 5 DE CADA MES, CON COPIA AL
DIRECTOR, SUBDIRECTOR Y PERSONAL QUE SE REQUIERA.
INVENTARIO PERIÓDICO DE LOS BIENES EN LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS(ÚTILES DE OFICINA Y EQUIPO INFORMÁTICO)
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) JEFATURASASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) JEFATURAS
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B.2 Traslado de Bienes Patrimoniales de las Direcciones Respectivas (Bienes muebles y Equipo Informático)
Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento, llevará el Traslado de Bienes Patrimoniales. En la Dirección de Informática, los traslados de bienes patrimoniales (bienes muebles y equipo informático), son confeccionados y tramitados por cada departamento y autorizado por el (la) Director(a)/ Subdirector(a). En la Dirección de Administración y Finanzas, los traslados de bienes patrimoniales en general, se elaboran en cada unidad administrativa y se envían al Departamento de Servicios Administrativos (Unidad de Enlace), previo a la firma del (de la) (Director(a) o Subdirector(a).
1. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)
Recibe vía correo electrónico, las solicitudes de traslado, reparación y descarte de todas
las unidades (Secciones y Departamentos) de las Direcciones respectivas, con el detalle de la información:
Número de placa Tipo de bien Marca Modelo Serie Nombre del Equipo
Completan el formulario Bienes Patrimoniales (Formulario Núm.1), generan el
formulario en original y tres copias y entregan a las jefaturas para la firma. Jefaturas
Reciben el formulario con la información detallada, verifican que haya sido completado correctamente, firman y devuelven a los Asistentes Administrativos(as).
Asistentes Administrativos(as)
Reciben el formulario firmado por las jefaturas, entregan dicho formulario a la Subdirección.
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2. Direcciones/Subdirecciones Directores/Subdirectores
Verifican el contenido del formulario y que contenga la firma de la jefatura del
Departamento de Servicios Administrativos.
Firman el formulario, autorizando el traslado de bienes y devuelven el formulario a los Asistentes Administrativos(as).
3. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)
Reciben el formulario y entregan a la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Bienes Patrimoniales
Recibe los formularios, realiza los registros del traslado de bienes, coloca sello, firma el funcionario que realiza el registro, conserva los originales de los formularios y devuelve las copias selladas.
5. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)
Reciben las tres copias selladas por parte del Departamento de Bienes Patrimoniales. Desglosan la primera copia y archivan en el expediente del Departamento de Servicios
Administrativos y la segunda copia la entregan a la Unidad del bien.
Colocan una copia sellada en el bien que será trasladado. Nota: Cuando se trate de equipo informático, se entrega el formulario a la Dirección Nacional de Informática para que sea sellado y posteriormente se entrega al Departamento de Bienes Patrimoniales.
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RECIBE VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LAS SOLICITUDES DE TRASLADO, REPARACIÓN Y DESCARTE DE TODAS LAS UNIDADES (SECCIONES Y DEPARTAMENTOS) DE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS, CON EL DETALLE DE LA INFORMACIÓN: NÚMERO DE PLACA, TIPO DE BIEN, MARCA, MODELO, SERIE, NOMBRE DEL EQUIPO; COMPLETAN EL FORMULARIO BIENES PATRIMONIALES, GENERAN EL FORMULARIO Y ENTREGAN A LAS JEFATURAS PARA LA FIRMA Y DEVUELVEN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
RECIBEN EL FORMULARIO Y ENTREGAN A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
RECIBE LOS FORMULARIOS, REALIZA LOS REGISTROS DEL TRASLADO DE BIENES, COLOCA SELLO, FIRMA EL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REGISTRO, CONSERVA LOS ORIGINALES DE LOS FORMULARIOS Y DEVUELVE LAS COPIAS SELLADAS.
RECIBEN LAS TRES COPIAS SELLADAS POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES, DESGLOSAN LA PRIMERA COPIA Y ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA SEGUNDA COPIA LA ENTREGAN A LA UNIDAD DEL BIEN, COLOCAN UNA COPIA SELLADA EN EL BIEN QUE SERÁTRASLADADO.
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VERIFICAN EL CONTENIDO DEL FORMULARIO Y QUE CONTENGA LA FIRMA DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, FIRMAN EL FORMULARIO, AUTORIZANDO EL TRASLADO DE BIENES Y DEVUELVEN EL FORMULARIO A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
TRASLADO DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS(BIENES MUEBLES Y EQUIPO INFORMÁTICO)
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY FINANZAS
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY FINANZAS
DIRECCIONES RESPECTIVAS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN
DIRECCIONES RESPECTIVAS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓNDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN
B.3 Reporte de Equipos Informáticos en garantía Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección Nacional de Informática. 1. Usuario Reporta el daño del equipo informático a través del Centro de Apoyo a Usuario (CAU),
por medio de un incidente. 2. Centro de Apoyo al Usuario Recibe el reporte del incidente y asigna a Soporte Técnico. Genera una orden de trabajo de uso interno.
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3. Soporte Técnico Verifica por medio de un técnico, si el equipo tiene garantía no realizan la reparación;
localizan al proveedor para que se apersone a retirar el equipo. Cierra el incidente, una vez que el proveedor ha dado un servicio favorable al equipo y el
tiempo de prueba de tres días, resulte satisfactorio. 4. Servicios Administrativos Cierra el incidente, envía por sistema a Soporte Técnico, indicando que la orden de trabajo
ha sido finalizada. 5. Soporte Técnico Recibe por parte de Servicios Administrativos el reporte y cierra el incidente.
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REPORTA EL DAÑO DEL EQUIPO INFORMÁTICO A TRAVÉS DEL CENTRO DE APOYO A USUARIO (CAU), POR MEDIO DE UN INCIDENTE.
RECIBE EL REPORTE DEL INCIDENTE Y ASIGNA A SOPORTE TÉCNICO, GENERA UNA ORDEN DE TRABAJO DE USO INTERNO.
VERIFICA POR MEDIO DE UN TÉCNICO, SI EL EQUIPO TIENE GARANTÍA NO REALIZAN LA REPARACIÓN; LOCALIZAN AL PROVEEDOR PARA QUE SE APERSONE A RETIRAR EL EQUIPO, CIERRA EL INCIDENTE, UNA VEZ QUE EL PROVEEDOR HA DADO UN SERVICIO FAVORABLE AL EQUIPO Y EL TIEMPO DE PRUEBA DE TRES DÍAS RESULTE SATISFACTORIO.
CIERRA EL INCIDENTE, ENVÍA POR SISTEMA A SOPORTE TÉCNICO, INDICANDO QUE LA ORDEN DE TRABAJO HA SIDO FINALIZADA.
RECIBE POR PARTE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EL REPORTE Y CIERRA EL INCIDENTE.
REPORTE DE EQUIPOS INFORMÁTICOS EN GARANTÍA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA
CENTRO DE APOYO AL USUARIO SOPORTE TÉCNICO SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCENTRO DE APOYO AL USUARIO SOPORTE TÉCNICO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
USUARIO
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B.4 Traslado de documentos a los Archivos Inactivos Nota: En la Dirección Nacional de Informática, cada departamento completa sus respectivos formularios de traslado de caja, posteriormente notifican a servicios administrativos para que gestionen el retiro de las cajas. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administrativa, confeccionará el formulario “Traslado de Cajas”. El Departamento de Servicios Administrativos, coordinará con el Departamento de Referencia y Archivos, la revisión y traslado de las cajas a los archivos inactivos. 1. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben vía correo electrónico, las solicitudes de traslado de cajas de las unidades
(Secciones y Departamentos).
Completan los formularios Traslado de Cajas (Formulario Núm.6), con los datos de las cajas, nombre de las personas firmantes y observaciones; entregan los formularios a las unidades solicitantes.
Nota: En la Dirección de Fiscalización General, serán los Departamentos y Secciones, las que completen el formulario Traslado de Cajas; una vez éstas tengan las cajas, se informará a Servicios Administrativos para coordinar con el Departamento de Correspondencia y Archivos, la asignación del personal, para la revisión del contenido y traslado de las cajas. 2. Unidades Solicitantes (Secciones y Departamentos) Reciben los formularios completos, verifican los datos de registro y firman, confirmando
el envío de los documentos a los archivos inactivos. Entregan los formularios firmados a los Asistentes Administrativos(as). 3. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos
Asistentes Administrativos(as) Reciben los formularios firmados por las unidades solicitantes y entregan a las
Direcciones/ Subdirecciones. 4. Direcciones/Subdirecciones Directores/Subdirectores Reciben formularios de Traslado de Cajas, verifican los datos relacionados a las cajas que
serán enviadas al Archivo Inactivo y que contengan la firma de la unidad solicitante.
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Firman, autorizando el envío de la(s) caja(s) a los archivos inactivos, entregan el
formulario a los Asistentes Administrativos(as). 5. Direcciones Respectivas
Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)
Confeccionan memorando y remiten a la jefatura del Departamento.
Jefaturas Verifican la redacción del memorando y que contenga toda la descripción que detalla el
formulario de Traslado de Cajas.
Firman, autorizando el envío de las cajas a los Archivos Inactivos. 6. Archivos Inactivos Recibe las cajas con el memorando adjunto de los Departamentos de Servicios
Administrativos.
Sella y firma, notificando el día de entrada a los Archivos Inactivos y la persona que recepciona la entrega de las cajas.
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RECIBEN VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LAS SOLICITUDES DE TRASLADO DE CAJAS, COMPLETAN LOS FORMULARIOS TRASLADO DE CAJAS, CON LOS DATOS DE LAS CAJAS, NOMBRE DE LAS PERSONAS FIRMANTES Y OBSERVACIONES; ENTREGAN LOS FORMULARIOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES.
VERIFICAN LOS DATOS DE REGISTRO Y FIRMAN, CONFIRMANDO EL ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS, ENTREGAN LOS FORMULARIOS FIRMADOS A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
RECIBEN LOS FORMULARIOS FIRMADOS POR LAS UNIDADES SOLICITANTES Y ENTREGAN A LAS DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES.
VERIFICAN LOS DATOS RELACIONADOS A LAS CAJAS QUE SERÁN ENVIADAS AL ARCHIVO INACTIVO Y QUE CONTENGAN LA FIRMA DE LA UNIDAD SOLICITANTE, FIRMAN, AUTORIZANDO EL ENVÍO DE LA(S) CAJA(S) A LOS ARCHIVOS INACTIVOS, ENTREGAN EL FORMULARIO A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
RECIBE LAS CAJAS CON EL MEMORANDO ADJUNTO DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, SELLA Y FIRMA, NOTIFICANDO EL DÍA DE ENTRADA A LOS ARCHIVOS INACTIVOS Y LA PERSONA QUE RECEPCIONA LA ENTREGA DE LAS CAJAS.
TRASLADO DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIONES RESPECTIVAS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONESUNIDADES SOLICITANTES ARCHIVOS INACTIVOS
CONFECCIONAN MEMORANDO Y REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO Y FIRMAN, AUTORIZANDO EL ENVÍO DE LAS CAJAS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS.
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C. RECURSOS HUMANOS C.1 Actualización de información de las generales de los colaboradores 1. Colaborador Entrega a la secretaría de Departamento o Sección, copia de la documentación que debe
incluirse en el expediente.
2. Departamento de Servicios Administrativos Recibe por parte del Departamento o Sección la documentación de cada colaborador,
actualiza o confecciona un expediente para cada uno de los colaboradores de la Dirección. Mantiene un registro actualizado de los documentos a fin de que en el momento en que se
solicite el expediente, toda la información esté incluida en el mismo. Nota: La documentación a considerar son las siguientes: Generales del Colaborador Evaluaciones de Desempeño Aspectos Disciplinarios Movilidad Laboral Ajustes Salariales Aumentos por Méritos Asignación de Equipo y Mobiliario Cursos y Seminarios Este procedimiento se realizará en cada unidad, con el fin de mantener un control del historial del personal. Será de uso exclusivo de cada Dirección.
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ENTREGA A LA SECRETARÍA DE DEPARTAMENTO O SECCIÓN, COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBE INCLUIRSE EN EL EXPEDIENTE.
RECIBE POR PARTE DEL DEPARTAMENTO O SECCIÓN LA DOCUMENTACIÓN DE CADA COLABORADOR ACTUALIZA O CONFECCIONA UN
EXPEDIENTE PARA CADA UNO DE LOS COLABORADORES DE LA DIRECCIÓN, MANTIENE UN REGISTRO ACTUALIZADO DE LOS DOCUMENTOS A
FIN DE QUE EN EL MOMENTO EN QUE SE SOLICITE EL EXPEDIENTE, TODA LA INFORMACIÓN ESTÉ INCLUIDA EN EL MISMO.
ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS GENERALES DE LOS COLABORADORES
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS E INFORMACIÓN
COLABORADOR DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCOLABORADOR DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
C.2 Remisión de Reporte de Asistencia y Puntualidad a la Dirección de Desarrollo de
los Recursos Humanos Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento remitirá los reportes de asistencia, confeccionará el informe y memorando a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, el mismo, será firmado por el (la) Subdirector(a) y será enviado a su destino. En cuanto a la Dirección Nacional de Informática el informe de asistencia y puntualidad es confeccionado por el Departamento de Servicios Administrativos y junto con los reportes es presentado al (a la) Director(a). 1. Departamentos y Secciones Secretarias Generan los reportes de asistencia de cada colaborador en el sistema NOMIPRO.
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Jefaturas
Revisan y justifican mediante firma todo lo relacionado a la asistencia y puntualidad de los colaboradores. Entre las revisiones que debe realizar el titular está la de: Verificar las constancias e incapacidades del seguro social, Formulario de Solicitud de Permiso, (Formulario Núm.7) omisiones etc.
2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los reportes de asistencia de todas las secciones y departamentos de la Dirección
respectiva, mediante memorando dirigido a la jefatura del Departamento. Recepcionan en SCAFID (Sistema) y remiten a la jefatura. Jefatura Recibe los memorandos, recepciona en SCAFID y asigna al (a la) asistente
administrativo(a). Asistente Administrativo(a) Recibe los memorandos correspondientes, atiende la asignación en SCAFID y verifica que
contengan los reportes de asistencia NOMIPRO y las justificaciones correspondientes. Remite al despacho del Subdirector, mediante sistema SCAFID.
Nota: Las asistencias pertenecientes a los Jefes de Departamentos y Asistencia Ejecutiva, es revisada y avalada por el Despacho del Director.
3. Direcciones/ Subdirecciones
Secretarias Reciben los memorandos y recepcionan por SCAFID, y remiten al Director/ Subdirector.
Director/ Subdirector
Firman los reportes, remite al Departamento de Servicios Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos
Asistentes Administrativos(as)
Recepcionan en SCAFID y devuelven los reportes a las Secciones y Departamentos para la verificación de la firma del subdirector.
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5. Departamentos y Secciones Reciben los reportes firmados por el Subdirector, recepcionan en SCAFID y verifican la
firma; cada sección y departamento remite con un memorando los reportes de asistencia y permisos personales a los Departamentos de Servicios Administrativos.
6. Departamentos de Servicios Administrativos
Asistente Administrativo(a) Reciben memorandos, recepcionan en SCAFID y confeccionan memorando dirigido a la
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, en donde detalla por sección y departamento el nombre de cada colaborador, adjuntan los reportes de asistencia y permisos personales de todo el personal, conjuntamente con los sustentos exigidos por el reglamento interno.
Jefaturas Verifican que el memorando contenga la información relacionada a cada Sección o
Departamento, colocan firma y devuelven al (a la) asistente administrativo(a). Asistente Administrativo(a) Envían memorando a firma del subdirector. 7. Direcciones/ Subdirecciones Director/ Subdirector Verifican el memorando con todos los reportes adjuntos de las Secciones y
Departamentos. Firman y remiten al Departamento de Servicios Administrativos. 8. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben el memorando firmado y sellado, y remiten original a la Dirección de Desarrollo
de los Recursos Humanos, incluyendo todos los Reportes de Tiempo utilizado en concepto de Permisos Personales, (Formulario Núm.8), correspondientes a las secciones y departamentos.
9. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recibe memorandos con las marcaciones, sella copias y firma como acuse de recibo. Remite copias firmadas al Departamento de Servicios Administrativos.
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GENERAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA DE CADA COLABORADOR EN EL SISTEMA NOMIPRO, LAS JEFATURAS REVISAN Y JUSTIFICAN MEDIANTE FIRMA LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD DE LOS COLABORADORES.
VERIFICA QUE CONTENGAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA NOMIPRO Y LAS JUSTIFICACIONES CORRESPONDIENTES, REMITE AL DESPACHO DEL SUBDIRECTOR, MEDIANTE SISTEMA SCAFID.
RECIBEN LOS REPORTES FIRMADOS POR EL SUBDIRECTOR, RECEPCIONAN EN SCAFID; CADA SECCIÓN Y DEPARTAMENTO REMITE CON UN MEMORANDO LOS REPORTES DE ASISTENCIA Y PERMISOS PERSONALES A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN EL MEMORANDO FIRMADO Y SELLADO, Y REMITEN ORIGINAL A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, INCLUYENDO TODOS LOS REPORTES DE TIEMPO UTILIZADO EN CONCEPTO DE PERMISOS PERSONALES.
RECIBE MEMORANDOS CON LAS MARCACIONES, SELLA COPIAS Y FIRMA COMO ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIAS FIRMADAS AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
FIRMAN LOS REPORTES, REMITE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
RECEPCIONAN EN SCAFID Y DEVUELVEN LOS REPORTES A LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS PARA LA VERIFICACIÓN DE LA FIRMA DEL SUBDIRECTOR.
VERIFICAN EL MEMORANDO CON TODOS LOS REPORTES ADJUNTOS DE LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS, FIRMAN Y REMITEN.
REMISIÓN DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTOSY SECCIONES
DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS
DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES
CONFECCIONAN MEMORANDO DIRIGIDO A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, ADJUNTAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA Y PERMISOS PERSONALES DE TODO EL PERSONAL, LAS JEFATURAS FIRMAN Y REMITEN.
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C.3 Programación Anual de Vacaciones Nota: La Dirección Nacional de Informática, a través del Departamento de Servicios Administrativos, realizará la programación de vacaciones de toda la Dirección. 1. Direcciones Directores Reciben por parte de la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, memorando
con los lineamientos a seguir para la confección del Programa Anual de Vacaciones. Verifican el memorando y colocan las observaciones pertinentes al documento, remiten a
los Departamentos de Servicios Administrativos. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben memorando y recepcionan a través de SCAFID y remiten a la jefatura del
Departamento. Jefaturas Reciben el memorando con las observaciones realizadas por los (las) Directores(as),
asigna a los (a las) asistentes administrativos(as). Asistentes Administrativos(as Reciben el memorando, imprime el listado para recabar la programación anual de
vacaciones en el SIGRHU, generan el reporte con el nombre de cada funcionario por Sección o Departamento de la Dirección respectiva.
Confeccionan memorando y remiten a las Direcciones. 3. Direcciones Secretarias Reciben memorando y entrega a los Directores.
Directores Verifican memorando y colocan firma, entregan a las secretarias para enviar a los
Departamentos de Servicios Administrativos.
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4. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Remiten memorando junto con la documentación a las Secciones y Departamentos para
ser completados por los colaboradores con la información requerida, como la fecha de inicio y fin de vacaciones, el tipo pago y firma del colaborador.
5. Departamentos y Secciones Secretarias Reciben memorando con la documentación adjunta, remiten al personal para ser
completado. Devuelven la documentación completa a los Departamentos de Servicios Administrativos. 6. Departamentos de Servicios Administrativos Reciben y registran la información de cada colaborador de la Dirección en el sistema
SIGRHU, en la opción “Captura y modificación de la programación anual”. Una vez completen la información de todas las unidades de la Dirección, confecciona memorando de devolución de los formularios que detallan las Unidades Administrativas (Secciones y Departamentos) y remiten a las Direcciones para la firma.
7. Direcciones Directores Reciben el memorando, verifican que los datos contenidos estén completos y firman
memorando, entregan a las secretarias de las Direcciones, quienes remiten nuevamente a los Departamentos de Servicios Administrativos.
8. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben memorando firmado por parte del Director respectivo y remiten el memorando
junto con los formularios a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Conservan una copia del memorando y formulario para el archivo de los Departamentos. Nota: Todo esto en un plazo de tiempo determinado por la DDRH, ya que después del tiempo estipulado, se deshabilita el uso de la aplicación Captura y modificación de la programación anual en el SIGHRU, lo cual impide hacer otros registros.
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RECIBEN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, MEMORANDO, COLOCAN LAS OBSERVACIONES PERTINENTES AL DOCUMENTO, REMITEN A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN MEMORANDO Y REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO QUIEN ASIGNA AL (A LA) ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) PARA IMPRIMIR EL LISTADO PARA RECABAR LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE VACACIONES EN EL SIGRHU, GENERAN EL REPORTE POR SECCIONES Y DEPARTAMENTOS, CONFECCIONAN MEMORANDO.
VERIFICAN Y COLOCAN FIRMA, ENTREGAN EL MEMORANDO A LAS SECRETARIAS PARA ENVIAR A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
REMITEN MEMORANDO JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN A LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS PARA SER COMPLETADOS POR LOS COLABORADORES CON LA INFORMACIÓN REQUERIDA, COMO LA FECHA DE INICIO Y FIN DE VACACIONES, EL TIPO PAGO Y FIRMA DEL COLABORADOR.
RECIBEN MEMORANDO CON LA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA, REMITEN AL PERSONAL PARA SER COMPLETADO, DEVUELVEN LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBE NY REGISTRAN LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA SIGRHU, EN LA OPCIÓN “CAPTURA Y MODIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL”, CONFECCIONAN MEMORANDO DE DEVOLUCIÓN DE LOS FORMULARIOS QUE DETALLAN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (SECCIONES Y DEPARTAMENTOS) Y REMITEN A LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS.
RECIBE NEL MEMORANDO, VERIFICAN QUE LOS DATOS CONTENIDOS ESTÉN COMPLETOS Y FIRMAN MEMORANDO, ENTREGAN A LAS SECRETARIAS DE LAS DIRECCIONES, QUIENES REMITEN NUEVAMENTE A LOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.RECIBEN MEMORANDO FIRMADO POR PARTE DE LOS DIRECTORES Y REMITEN JUNTO CON LOS FORMULARIOS A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, CONSERVAN UNA COPIA DEL MEMORANDO Y FORMULARIO PARA EL ARCHIVO DE LOS DEPARTAMENTOS.
PROGRAMACIÓN ANUAL DE VACACIONES
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSDIRECCIONES
DEPARTAMENTOS Y SECCIONES
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSDIRECCIONES
DEPARTAMENTOS Y SECCIONES
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C.4 Reprogramación de Vacaciones Nota: Este procedimiento es aplicable a las Direcciones que a través del Departamento de Servicios Administrativos, colabora a los funcionarios que aún no tengan acceso al SIGRHU y no cuenten con una computadora personal. Para los colaboradores que cuenten con su computadora personal, solicitarán al Departamento de Servicios Administrativos, que envíen una solicitud al Centro de Apoyo al Usuario, para que les asignen una clave de acceso al SIGHRU. En el caso de la Dirección de Fiscalización General, cada reprogramación la solicitará el colaborador al Jefe de Departamento y Coordinación de Fiscalización, con la autorización previa del Jefe de la Oficina de Fiscalización respectiva. Para el Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada funcionario hace su solicitud previa por correo, el Departamento de Servicios Administrativos lo realiza, cuando el colaborador no tiene contraseña para ingresar al sistema. Este procedimiento sólo será aplicado por la Dirección Nacional de Informática, en el caso de que el colaborador no cuente con equipo, no tenga usuario o esté ausente, a través del Departamento de Servicios Administrativos, se prestará el apoyo requerido. La Dirección de Consular Comercial, cada colaborador es responsable de realizar su reprogramación, la cual es firmada por el jefe inmediato y éste a su vez la envía al asistente administrativo para verificación y proceso. 1. Colaboradores Solicitan a través de correo al jefe inmediato con copia a la Asistencia Administrativa de
los Departamentos de Servicios Administrativos, la reprogramación de las vacaciones. 2. Departamentos/ Secciones Jefes Reciben correo electrónico por parte de los colaboradores, en el cual solicitan la
reprogramación de las vacaciones, y envían aprobación a través de correo electrónico a los Departamentos de Servicios Administrativos.
3. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben correo, registran en el Sistema SIGRHU y envían para la aprobación de los jefes
de Secciones o Departamentos.
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4. Departamentos/Secciones Jefes Aprueban la solicitud a través del SIGRHU y envían a la Asistencia Administrativa del
Departamento de Servicios Administrativos. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Verifican la aprobación realizada por los Jefes de Departamentos y Secciones y remiten a
las Subdirecciones. 6. Subdirecciones Subdirector Aprueban a través del SIGRHU la solicitud de reprogramación de vacaciones y remiten a
la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. 7. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Supervisores Reciben registro de aprobación a través del sistema SIGRHU, realizan los trámites
respectivos para reprogramar las vacaciones y remiten a los (a las) Directores(as).
Directores(as) Reciben el registro por parte de los Supervisores y aprueban en el sistema. Nota: El recorrido de la aprobación por los jefes, los subdirectores y el envío a la DDRH es únicamente en el sistema SIGRHU. Cuando se trate de los jefes de departamentos, la aprobación es exclusivamente a través de los Directores.
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4SOLICITAN A TRAVÉS DE CORREO AL JEFE INMEDIATO Y A LA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LA REPROGRAMACIÓN DE LAS VACACIONES.
RECIBEN CORREO ELECTRÓNICO POR PARTE DE LOS COLABORADORES, SOLICITANDO LA REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES Y ENVÍAN APROBACIÓN A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN CORREO, REGISTRAN EN EL SISTEMA SIGRHU Y
ENVÍAN PARA LA APROBACIÓN DE LOS JEFES DE
SECCIONES O DEPARTAMENTOS..
APRUEBAN LA SOLICITUD A TRAVÉS DEL SIGRHU Y ENVÍAN A LA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS.
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REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
COLABORADORES DEPARTAMENTOS/SECCIONES
SUBDIRECCIONES
DIRECCIÓN DE DESARROLLO DELOS RECURSOS HUMANOS
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VERIFICAN LA APROBACIÓN REALIZADA POR LOS JEFES DE
DEPARTAMENTOS Y SECCIONES Y REMITEN A LAS
SUBDIRECCIONES.
APRUEBAN A TRAVÉS DEL SIGRHU LA SOLICITUD DE
REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES Y REMITEN A LA DIRECCIÓN DE
DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.
RECIBEN REGISTRO DE APROBACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA SIGRHU, REALIZAN LOS TRÁMITES RESPECTIVOS PARA REPROGRAMAR LAS VACACIONES Y REMITEN A LOS (A LAS) DIRECTORES(AS) PARA APROBAR EN EL SISTEMA.
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C.5 Vacaciones del Personal de Contrato 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remiten memorando con los lineamientos a seguir para recabar la programación de
Vacaciones del personal de Contrato. 2. Direcciones Directores Reciben memorando, verifican el contenido del mismo y asignan a la jefatura de los
Departamentos de Servicios Administrativos para atender. 3. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura Reciben memorando, verifican el contenido de las disposiciones y asignan a los (a las)
Asistentes Administrativos(as).
Asistentes Administrativos(as) Completan el formulario (memorando) Uso y Reprogramación de Vacaciones,
(Formulario Núm.9) con la información requerida como son: Nombre, cargo, cédula, posición, días a pagar etc.; remiten a las jefaturas.
Jefaturas
Verifican el contenido del formulario (memorando), colocan Visto Bueno y remiten a los
Directores. 4. Direcciones Directores Reciben el formulario (memorando) y firman autorizando el uso de vacaciones del
personal, remiten a los Departamentos de Servicios Administrativos. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben el formulario firmado y desglosan una copia para el archivo, remiten originales
de la documentación, junto a cuatro copias a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para proceder al trámite respectivo.
Nota: El formulario uso y reprogramación de vacaciones, también es utilizado para los colaboradores que hacen uso de vacaciones proporcionales, las cuales serán sustentadas por
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medio de una nota firmada y dirigida al (a la) Contralor(a) General de la República, donde justifica el uso de las mismas. 6. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recepcionista Recepciona el formulario y firma copia de acuse de recibo, devuelve copia a los (a las)
Asistentes Administrativos(as). Envía posteriormente una copia con la firma del (de la) Director(a) de Desarrollo de los
Recursos Humanos a los Departamentos de Servicios Administrativos.
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REMITE MEMORANDO CON LOS LINEAMIENTOS A SEGUIR
PARA RECABAR LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES DEL
PERSONAL DE CONTRATO.
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RECIBEN MEMORANDO, VERIFICA EL CONTENIDO DEL
MISMO Y ASIGNAN A LA SJEFATURAS DE LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PARA
ATENDER.
RECIBEN MEMORANDO, VERIFICAN EL CONTENIDO DE LAS DISPOSICIONES Y ASIGNAN A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), COMPLETAN EL FORMULARIO (MEMORANDO) USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES, VERIFICAN EL CONTENIDO DEL FORMULARIO (MEMORANDO), COLOCAN VºBº Y REMITEN AL DIRECTOR RESPECTIVO.
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RECIBEN EL FORMULARIO (MEMORANDO) Y FIRMAN AUTORIZANDO
EL USO DE VACACIONES DEL PERSONAL, REMITEN A LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN EL FORMULARIO FIRMADO Y DESGLOSAN UNA COPIA PARA
EL ARCHIVO, REMITEN ORIGINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, JUNTO A
CUATRO COPIAS A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS
RECURSOS HUMANOS, PARA PROCEDER AL TRÁMITE RESPECTIVO.
RECEPCIONA EL FORMULARIO Y FIRMA COPIA DE ACUSE DE RECIBO, DEVUELVE COPIA A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), ENVÍA POSTERIORMENTE UNA COPIA CON LA FIRMA DEL (DE LA) DIRECTOR(A) DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
VACACIONES DEL PERSONAL DE CONTRATO
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSDIRECCIONES
DIRECCIÓN DEDESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS
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C.6 Rotación del Personal De presentarse la necesidad por parte de las Unidades Administrativas (Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos y Secciones o por solicitud de los colaboradores, se realizarán los movimientos o rotación del personal dentro de las Direcciones respectivas. 1. Direcciones/Subdirecciones Directores/ Subdirectores Emiten las instrucciones a las jefaturas de los Departamentos de Servicios Administrativos
para los movimientos que corresponden con el personal que será rotado. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Jefaturas Verifican la solicitud emitida por los subdirectores y asignan a los (a las) asistentes
administrativos (as).
Asistentes Administrativos(as) Completan el formulario Rotación de funcionario(s) (Formulario Núm.10), con la
información detallada del personal que será rotado y remite a las jefaturas.
Jefaturas Verifican el formulario y colocan Visto Bueno, toda vez que haya sido completado
correctamente y devuelven a los (a las) Asistentes Administrativos(as).
Asistentes Administrativos(as) Reciben formulario (memorando) y asignan SCAFID y remiten a la Direcciones. 3. Direcciones Secretarias Reciben los documentos físicamente y recepcionan en SCAFID, remiten a los (a las)
Directores(as).
Directores(as) Reciben el formulario (memorando) y verifican la información, colocan firma y devuelven
a las secretarias.
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Secretarias Remiten físicamente los documentos y electrónicamente al Departamento de Servicios
Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los formularios y recepcionan a través de SCAFID, entregan a los (a las)
Asistentes Administrativos (as).
Asistentes Administrativos(as)
Desglosan una copia del formulario (memorando), para el archivo de los Departamentos. Envían por correspondencia la documentación a la Dirección de Desarrollo de los
Recursos Humanos. 5. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recepcionista Recibe la documentación y recepciona en SCAFID, firma copia como acuse de recibo. Envía posteriormente copia del formulario (memorando) firmado por el (la) Director(a) de
Desarrollo de los Recursos Humanos.
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EMITEN LAS INSTRUCCIONES A LAS JEFATURAS DE LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, PARA
LOS MOVIMIENTOS QUE CORRESPONDEN CON EL
PERSONAL QUE SERÁ ROTADO.
LASJEFATURAS VERIFICAN LA SOLICITUD EMITIDA POR
LOS SUBDIRECTORES Y ASIGNAN A LOS (A LAS)
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS). PARA COMPLETAR EL
FORMULARIO ROTACIÓN AL FUNCIONARIO(A) CON LA
INFORMACIÓN DETALLADA DEL PERSONAL QUE SERÁ
ROTADO Y REMITEN A LA JEFATURA. PARA COLOCAR VºBº,
DEVUELVEN A LOS (A LAS) ASISTENTES
ADMINISTRATIVOS(A)S Y ASIGNAN SCAFID Y REMITEN A
LAS DIRECCIONES.
LAS SECRETARIAS RECIBEN LOS DOCUMENTOS FÍSICAMENTE Y
RECEPCIONAN EN SCAFID, REMITEN A LOS (A LAS) DIRECTORES(AS).
VERIFICAN LA INFORMACIÓN, COLOCAN FIRMA Y DEVUELVEN A LAS
SECRETARIA,S QUE REMITEN FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS Y
ELECTRÓNICAMENTE A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS.
LAS SECRETARIAS RECIBEN LOS FORMULARIOS Y RECEPCIONAN A
TRAVÉS DE SCAFID, ENTREGAN A LOS (A LAS) ASISTENTES
ADMINISTRATIVOS (AS), QUE DESGLOSAN UNA COPIA DEL FORMULARIO
(MEMORANDO), PARA EL ARCHIVO DE LOS DEPARTAMENTOS, ENVÍAN
POR CORRESPONDENCIA LA DOCUMENTACIÓN A LA DIRECCIÓN DE
DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN Y RECEPCIONA EN SCAFID, FIRMA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO, ENVÍA POSTERIORMENTE COPIAS DE LOS FORMULARIOS (MEMORANDO) FIRMADOS POR EL (LA) DIRECTOR(A) DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.
ROTACIÓN DEL PERSONAL
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES
DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 60
C.7 Notificación de Sanciones Nota: Para la Dirección de Fiscalización General, dado que la mayor parte del personal está asignado fuera de la Institución, se envía memorando a los jefes inmediatos de los funcionarios asignados, en el cual se incluye el formulario de notificación de sanción. Cuando se trate de personal de las oficinas regionales, se les remite por valija, lo que implica una ampliación del tiempo para presentar sus descargos. La Dirección Nacional de Informática, al no contar con secretarias por Departamentos, el proceso de las notificaciones de sanciones será manejado por el Departamento de Servicios Administrativos de dicha Dirección. 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remite memorando notificando las sanciones a aplicar al personal que ha incumplido con
las normas de asistencia y puntualidad. 2. Direcciones Respectivas Secretarias Reciben memorando y recepcionan a través de SCAFID, remiten a los (a las)
Directores(as).
Directores(as) Reciben y verifican el contenido del memorando y de acuerdo a las instrucciones, remiten
con las observaciones al Departamento de Servicios Administrativos, entregan a las secretarias para que den salida por el SCAFID y envíen físicamente.
Secretarias
Envían el memorando electrónicamente a través de SCAFID y físicamente a los
Departamentos de Servicios Administrativos de las Direcciones. 3. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben el memorando y recepcionan a través de SCAFID, remiten a las jefaturas de los
Departamentos de Servicios Administrativos.
Jefaturas Reciben memorandos, colocan las instrucciones a seguir y entregan a los (a las) Asistentes
Administrativos(as).
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 61
Asistentes Administrativos(as) Reciben memorando y remiten a través de correo a los jefes de Departamentos y
Secciones, los nombres de los colaboradores que deben apersonarse a firmar las notificaciones de sanciones.
4. Departamentos y Secciones de las Direcciones Jefes Comunican a los colaboradores que han sido sancionados que deben apersonarse a la
Unidad de Servicios Administrativos e Información a firmar la notificación de sanción.
Funcionarios Sancionados Firman notificación al (a la) Asistente Administrativo(a). Nota: El colaborador podrá presentar su reclamo en un plazo de cinco días hábiles a partir de la fecha de la notificación. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Confeccionan memorando cuando todos los colaboradores sancionados hayan firmado. Remiten memorando para la firma de los (de las) Directores(as), una vez es firmado,
envían a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Nota: En caso de que haya reclamo por parte de algún colaborador, adjunta los reclamos presentados, antes de enviar el memorando a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para dejar sin efecto la aplicación de sanción.
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REMITE MEMORANDO NOTIFICANDO LAS SANCIONES A
APLICAR AL PERSONAL QUE HA INCUMPLIDO CON LAS
NORMAS DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD.
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LAS SECRETARIAS RECIBEN MEMORANDOS Y
RECEPCIONAN A TRAVÉS DE SCAFID, REMITEN A LOS (A
LAS) DIRECTORES(AS), PARA QUE VERIFIQUEN EL
CONTENIDO DEL MEMORANDO Y DE ACUERDO A LAS
INSTRUCCIONES, REMITEN CON LAS OBSERVACIONES A
LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS,
ENTREGAN A LAS SECRETARIAS PARA QUE DEN SALIDA
POR EL SCAFID Y ENVÍE FÍSICAMENTE.
LAS SECRETARIAS RECIBEN EL MEMORANDO Y RECEPCIONAN A
TRAVÉS DE SCAFID, REMITEN A LAS JEFATURAS DE LOS
DEPARTAMENTOS, QUIEN COLOCA LAS INSTRUCCIONES A SEGUIR Y
ENTREGA A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), PARA
REMITIR A TRAVÉS DE CORREO A LOS JEFES DE DEPARTAMENTOS Y
SECCIONES LOS NOMBRES DE LOS COLABORADORES QUE DEBEN
APERSONARSE A FIRMAR LAS NOTIFICACIONES DE SANCIONES.
LOS JEFES COMUNICAN A LOS COLABORADORES QUE HAN SIDO SANCIONADOS PARA APERSONARSE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A FIRMAR LA NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN.
CONFECCIONAN MEMORANDO CUANDO TODOS LOS
COLABORADORES SANCIONADOS HAYAN FIRMADO, REMITE
MEMORANDO PARA LA FIRMA DE LOS (DE LAS) DIRECTORES(AS), Y
ENVÍAN A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS
HUMANOS.
NOTIFICACIÓN DE SANCIONES
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIONES
DIRECCIÓN DEDESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES
DE LAS DIRECCIONESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 63
C.8 Evaluación del Desempeño 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remite a través de correo el Formulario de Planificación para la evaluación de
competencias. 2. Direcciones Departamento de Servicios Administrativos Secretaria Recibe el formulario a través de correo y remite a todas las unidades administrativas de la
Dirección. 3. Unidades Administrativas
Jefes
Reciben el Formulario de Planificación, completan las evaluaciones de cada funcionario y entregan a cada uno para completar las evaluaciones. Funcionarios
Completa la evaluación según el criterio de cada uno y devuelve el formulario completo al Jefe del Departamento. Jefes
Recibe los formularios completos por cada funcionario, firma, escanea y remite la
documentación a través de correo a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos.
4. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recibe los formularios de cada una de las Unidades Administrativas de la Contraloría
General de la República. Completa en los primeros quince días de enero los Formularios de Evaluación de
Desempeño, de manera física y remite nuevamente a los Departamentos de Servicios Administrativos.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 64
5. Direcciones Departamento de Servicios Administrativos Reciben los Formularios de Evaluación de Desempeño, distribuyen a las unidades
administrativas. 6. Unidades Administrativas
Jefes
Reciben el Formulario de Evaluación del Desempeño,, verifican la información,
firman los formularios y entregan a los funcionarios. Funcionarios
Verifican la información, firman y devuelven el formulario a los jefes. Jefes
Reciben los formularios firmados por cada funcionario. Confeccionan memorando y remite para la firma del Director correspondiente.
7. Direcciones Reciben memorando, verifican y firman. Devuelven el expediente a las Unidades Administrativas. 8. Unidades Administrativas Secretarias
Reciben los formularios firmados, entregan a los jefes inmediatos. Jefes
Verifican que los formularios hayan sido firmados por los funcionarios. Entregan a la secretaria para confeccionar el memorando, firman y remiten a la
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 65
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS ADMINISTRATIVOSUNIDADES
ADMINISTRATIVASDIRECCIONES
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REMITE A TRAVÉS DE CORREO EL FORMULARIO DE PLANIFICACIÓNPARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS.
RECIBE EL FORMULARIO A TRAVÉS DE CORREO Y REMITE A TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN.
LOS JEFES RECIBEN EL FORMULARIO DE PLANIFICACIÓN,COMPLETAN LAS EVALUACIONES DE CADA FUNCIONARIO Y REMITEN A CADA UNO PARA COMPLETAR LAS EVALUACIONES, DEVUELVEN EL FORMULARIO COMPLETO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO QUIEN, FIRMA, ESCANEA Y REMITE LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE CORREO A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.
RECIBE LOS FORMULARIOS DE CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, COMPLETA EN LOS PRIMEROS QUINCE DÍAS DE ENERO LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO, DE MANERA FÍSICA Y REMITE NUEVAMENTE A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBEN LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO, DISTRIBUYEN A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
LOS JEFES RECIBEN EL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO,
VERIFICAN LA INFORMACIÓN, FIRMAN LOS FORMULARIOS Y ENTREGAN A LOS
FUNCIONARIOS, QUIENES FIRMAN Y DEVUELVEN EL FORMULARIO A LOS JEFES,
ÉSTOS CONFECCIONAN MEMORANDO Y REMITEN PARA LA FIRMA DEL DIRECTOR
CORRESPONDIENTE.
RECIBEN MEMORANDO, VERIFICAN Y FIRMAN, DEVUELVEN EL EXPEDIENTE A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
LOS JEFES VERIFICAN QUE LOS FORMULARIOS HAYAN SIDO FIRMADOS POR LOS
FUNCIONARIOS, ENTREGAN A LA SECRETARIA PARA CONFECCIONAR EL
MEMORANDO, FIRMAN Y REMITEN A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS
RECURSOS HUMANOS.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 66
C.9 Solicitud y programación de Capacitaciones Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección Nacional de Informática. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administración y la Coordinación de Oficinas Regionales, envían las necesidades de capacitación, al Departamento de Servicios Administrativos, según necesidades y se someten a la aprobación del (de la) Director(a), luego son remitidas al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública (ISFCGP), a fin de que sean incluidas en el anteproyecto de presupuesto del Instituto. Una vez éstas sean aprobadas, el Departamento de Servicios Administrativos, coordina la participación de los servidores de la Dirección de Administración y Finanzas con el ISFCGP. 1. Departamento de Servicios Administrativos Recibe a través de correo las necesidades de capacitación de las distintas áreas. Formula el Plan de Capacitación Anual en el área que lo requiera. Nota: La Dirección Nacional de Informática, se rige bajo las normas ISO 9001 2008, en donde se evalúa al personal por año, se reubica la necesidad, dependiendo de la evaluación. Coordina con el Instituto Superior de Fiscalización, para llevar a cabo todas las
solicitudes, dependiendo de la disponibilidad de recursos (internos y externos). Nota: La Dirección Nacional de Informática, maneja su propio presupuesto, conjuntamente con el Instituto Superior de Fiscalización, para los gastos de capacitaciones de la Dirección. C.10. Actualización del Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos
(SIGRHU) 1. Unidades Solicitantes
Remiten solicitud a través de correo a los Departamento de Servicios Administrativos. 2. Departamentos de Servicios Administrativos
Asistentes Administrativos o Secretarias Verifican en el Sistema SIGRHU, en la opción “Consulta General de Funcionarios”. Colocan cédula y la opción “buscar”; el sistema despliega toda la información referente al
funcionario. Recolectan la información para confeccionar los cuadros de excell, a solicitud de la
Dirección, Despacho Superior y/o la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Remiten a los (a las) Jefes(a) a través de correo.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 67
Nota: Esta información actualizada se utiliza para la presentación de informes como: Salarios, funcionarios, cantidad de géneros (femenino y masculino), cargos. Se debe actualizar según las necesidades.
Jefes(as) Reciben el informe a través de correo y envían a las unidades solicitantes.
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REMITEN SOLICITUD A TRAVÉS DE CORREO A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
VERIFICAN EN EL SISTEMA SIGRHU, EN LA OPCIÓN “CONSULTA GENERAL DE FUNCIONARIOS”., COLOCAN
CÉDULA Y LA OPCIÓN “BUSCAR”; EL SISTEMA DESPLEGA TODA LA INFORMACIÓN REFERENTE AL
FUNCIONARIO, RECOLECTAN LA INFORMACIÓN PARA CONFECCIONAR LOS CUADROS DE EXCELL, A
SOLICITUD DE LAS DIRECCIONES, DESPACHO SUPERIOR Y/O LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS
RECURSOS HUMANOS, REMITEN A LOS (A LAS) JEFES(AS) A TRAVÉS DE CORREO PARA ENVIO A LA UNIDAD
SOLICITANTE.
ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS (SIGRHU)
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
UNIDADES SOLICITANTES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 68
C.11 Distribución de los cheques de salarios y talonarios a los funcionarios
1. Departamento de Servicios Administrativo Asistente Administrativo(a)/ Secretaria
Retira la planilla de cheques y talonarios en el Departamento de Tesorería. Desglosa y ordena los cheques y talonarios por Departamentos y Secciones. Comunica a través de teléfono a las secretarias de las unidades administrativas
(Departamentos y Secciones), solicitando enviar a un personal a retirar la planilla. Entrega la planilla, junto con el listado del personal de la unidad administrativa
correspondiente. Nota: En el caso de la Dirección de Fiscalización General, los cheques serán desglosados por Planilla, Coordinación y Oficina. Los días de pago, el Departamento de Servicios Administrativos iniciará labores desde las 7:00 a.m., para que cada oficina pase a retirar los cheques y firme el listado correspondiente. Para la Dirección Nacional de Informática este procedimiento es realizado exclusivamente por el Departamento de Servicios Administrativos, puesto que no cuentan con secretarias departamentales. 2. Departamentos/ Secciones Recibe la planilla con el listado, distribuye los cheques y talonarios a cada funcionario,
quienes firman en el listado como acuse de recibo. Devuelve el listado de firmas de acuse de recibo al Departamento de Servicios
Administrativos. 3. Departamento de Servicios Administrativos Asistente Administrativo(a)/ Secretaria Recibe por parte de las unidades administrativas (Departamentos y Secciones), los listados
con la firma de acuse de recibo. Archiva en el consecutivo de pago de salarios.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 69
RETIRAN LA PLANILLA DE CHEQUES Y TALONARIOS EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, DESGLOSAN Y ORDENAN LOS
CHEQUES Y TALONARIOS POR DEPARTAMENTOS Y SECCIONES, COMUNICAN A TRAVÉS DE TELÉFONO A LAS SECRETARIAS DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES), SOLICITANDO ENVIAR A UN PERSONAL A RETIRAR LA
PLANILLA, ENTREGAN LA PLANILLA, JUNTO CON EL LISTADO DEL PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CORRESPONDIENTE.
1
2RECIBEN LA PLANILLA CON EL LISTADO, DISTRIBUYEN LOS CHEQUES Y TALONARIOS A CADA FUNCIONARIO, QUIENES FIRMAN
EN EL LISTADO COMO ACUSE DE RECIBO, DEVUELVEN EL LISTADO DE FIRMAS DE ACUSE DE RECIBO A LOS DEPARTAMENTOS
DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
3RECIBE POR PARTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES), LOS LISTADOS CON LA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO, ARCHIVA EN EL CONSECUTIVO DE PAGO DE SALARIOS.
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DISTRIBUCIÓN DE LOS CHEQUES DE SALARIOS Y TALONARIOS A LOS FUNCIONARIOS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)/ SECRETARIAS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES
DIRECCIONES RESPECTIVAS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 70
D. CERDEM Nota: Este procedimiento es exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, hasta que existan otras disposiciones a nivel del Despacho Superior. D.1 Solicitud de Reposición de CERDEM
Destruido Deteriorado Robado Hurtado Perdido
1. Beneficiario del CERDEM
Completa el formulario Comunicación de CERDEM (Formulario Núm.13) que aparece
en el manual oficializado, Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para el Trámite de los Certificados de Pago Negociables del Décimo Tercer Mes.
Adjunta copia de la denuncia interpuesta en la Dirección de Investigaciones Judiciales. Entrega en el Departamento de Correspondencia y Archivos de la Contraloría General de
la República.
2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe el formulario y copia de la denuncia, le asigna el Sistema de Seguimiento, Control,
Acceso y Fiscalización de Documentos SCAFíD y remite a las Direcciones respectivas.
3. Direcciones Respectivas Departamento de Servicios Administrativos
Reciben formulario y copia de la denuncia, analizan y preparan nota dirigida al Banco Nacional de Panamá para comunicarle lo ocurrido con el CERDEM y adjuntan copia de la denuncia de la Dirección de Investigación Judicial.
Nota: Una vez que las autoridades judiciales correspondientes resuelven, remiten a la Contraloría General mediante Oficio, la Resolución en donde ordena la anulación y reposición del CERDEM.
Cuando el CERDEM esté emitido, se le comunicará al beneficiario para su retiro.
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COMPLETA EL FORMULARIO QUE APARECE EN EL MANUAL OFICIALIZADO, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
FISCALES PARA EL TRÁMITE DE LOS CERTIFICADOS DE PAGO NEGOCIABLES DEL DÉCIMO TERCER MES, ADJUNTA COPIA DE LA
DENUNCIA INTERPUESTA EN LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES JUDICIALES, ENTREGA EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA.
RECIBE EL FORMULARIO Y COPIA DE LA DENUNCIA, LE ASIGNA EL SCAFÍD Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE
CONTABILIDAD.
RECIBEN FORMULARIO Y COPIA DE LA DENUNCIA, ANALIZAN Y PREPARAN NOTA DIRIGIDA AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ PARA
COMUNICARLE LO OCURRIDO CON EL CERDEM Y ADJUNTAN COPIA DE LA DENUNCIA DE LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
JUDICIAL.
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CERDEM
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
BENEFICIARIO DEL CERDEM
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
D.2 Reposición de CERDEM Nombre Incorrecto Valor Incorrecto Número de cédula errado Fecha de Pago errada Nota: Este procedimiento es exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, hasta que existan otras disposiciones a nivel del Despacho Superior. 1. Beneficiario del CERDEM
Completa el formulario Solicitud de CERDEM (Formulario Núm.14) requerido para el trámite, el cual aparece en el manual oficializado, Manual de Procedimientos
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Administrativos y Fiscales para el Trámite de los Certificados de Pago Negociables del Décimo Tercer Mes.
Adjunta fotocopia de la Cedula de identidad personal y del CERDEM.
Entrega la solicitud al Departamento de Servicios Administrativos.
Nota: El beneficiario adjuntará el CERDEM original junto al formulario de trámite.
2. Departamento de Servicios Administrativos
Recibe la solicitud corrección de CERDEM con los documentos sustentadores adjuntos, verifica que esté correcta.
Confecciona nota remisoria y adjunta información por medio magnético, asigna el SCAFíD y envía a la Dirección Nacional de Informática.
3. Dirección Nacional de Informática
Recibe la información por medio magnético e inicia el proceso de emisión de los nuevos CERDEM.
Envía los CERDEM a la Sección de Pagos.
4. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad Sección de Pagos
Recepcionan, reciben y verifican los CERDEM y la documentación respectiva.
Entrega a la Unidad de Impresión de Facsímile.
5. Unidad de Impresión de Facsímile
Recibe los CERDEM, proceden a las firmas automáticas del Ministro de Economía y Finanzas y refrendo del (de la) Contralor(a) General de la República y remite a la Sección de Pagos.
6. Sección de Pagos Reciben los CERDEM, los embalan confecciona las notas remisorias, las planillas, los
listados y remite al Departamento de Servicios Administrativos. 7. Departamento de Servicios Administrativos Recibe los CERDEM con los documentos sustentadores, notifica al beneficiario para
coordinar su retiro.
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COMPLETA EL FORMULARIO REQUERIDO PARA EL TRÁMITE, ADJUNTA FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE IDENTIDAD PERSONAL Y DEL CERDEM, ENTREGA LA SOLICITUD AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBE LA SOLICITUD CORRECCIÓN DE CERDEM CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES ADJUNTOS, VERIFICA QUE ESTÉ CORRECTA, CONFECCIONA NOTA REMISORIA Y ADJUNTA INFORMACIÓN POR MEDIO MAGNÉTICO, ASIGNA EL SCAFÍD Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA.
RECIBE LA INFORMACIÓN POR MEDIO MAGNÉTICO E INICIA EL PROCESO DE EMISIÓN DE LOS NUEVOS CERDEM, ENVÍA LOS CERDEM A LA SECCIÓN DE PAGOS.
RECEPCIONAN, RECIBEN Y VERIFICAN LOS CERDEM Y LA DOCUMENTACIÓN RESPECTIVA, ENTREGA A LA UNIDAD DE IMPRESIÓN DE FACSÍMILE.
RECIBE LOS CERDEM, PROCEDEN A LAS FIRMAS AUTOMÁTICAS DEL MINISTRO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Y REFRENDO DEL (DE LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA Y REMITE A LA SECCIÓN DE PAGOS.
RECIBEN LOS CERDEM, LOS EMBALAN CONFECCIONA LAS NOTAS REMISORIAS, LAS PLANILLAS, LOS LISTADOS Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
RECIBE LOS CERDEM CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, NOTIFICA AL BENEFICIARIO PARA COORDINAR SU RETIRO.
7
REPOSICIÓN DE CERDEM
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
BENEFICIARIO DELCERDEM
SECCIÓN DE PAGOSUNIDAD DE IMPRESIÓN DE
FACSIMILE
DIRECCIÓN NACIONALDE INFORMÁTICA
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 74
E. SERVICIOS E.1 Servicios de Fotocopiado Nota: Aclaramos que este tipo de servicio se realiza como un apoyo a las unidades, cuando surja algún inconveniente con el equipo de fotocopiado, o la necesidad de reproducir varios ejemplares que se soliciten en un tiempo determinado. Para la Dirección de Fiscalización General, cada funcionario accede al equipo, mediante su clave de usuario personalizado. El formulario de fotocopiado varía de acuerdo a cada Dirección, sin embargo, los Departamentos de Servicios Administrativos, podrán utilizar el formulario propuesto en este manual, (Formulario Núm.11), si consideran que reúne los datos requeridos por el Departamento o Unidad. 1. Unidad solicitante Completa el formulario “Solicitud de Fotocopias”, (Formulario Núm.11), con la firma
autorizada por parte de la unidad administrativa solicitante y la firma del (de la) jefe(a) de Servicios Administrativos.
Entrega al operador de la fotocopiadora. 2. Departamento de Servicios Administrativos Operador de la fotocopiadora Realiza el servicio de fotocopiado, atendiendo a lo solicitado en el formulario “Solicitud
de Fotocopias”. Entrega los documentos fotocopiados a la unidad solicitante. Archiva la solicitud de fotocopias para los archivos de control del Departamento.
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COMPLETAN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE FOTOCOPIAS”, (FORMULARIO NÚM.10), CON LA FIRMA AUTORIZADA POR PARTE
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Y LA FIRMA DE LOS (DE LAS) JEFES(AS) DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS,
ENTREGAN AL OPERADOR DE LA FOTOCOPIADORA.
REALIZAN EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ATENDIENDO A LO SOLICITADO EN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE FOTOCOPIAS”,
ENTREGAN LOS DOCUMENTOS FOTOCOPIADOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES, ARCHIVAN LAS SOLICITUDES DE
FOTOCOPIAS PARA LOS ARCHIVOS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS.
SERVICIOS DE FOTOCOPIADO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
UNIDADES SOLICITANTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OPERADORES DE LA FOTOCOPIADORA
DIRECCIONES RESPECTIVAS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 76
E.2 Servicios de Engargolado 1. Unidad solicitante Completa el formulario “Solicitud de Engargolado”, (Formulario Núm.12), con la firma
autorizada por parte de la unidad administrativa solicitante y la firma del (de la) jefe(a) de Servicios Administrativos.
Entrega al operador de la fotocopiadora. Nota: En la Dirección de Fiscalización General, la solicitud se realizará por correo al (a la) Jefe(a) del Departamento de Servicios Administrativos. 2. Departamento de Servicios Administrativos Operador de la fotocopiadora Realiza el servicio de fotocopiado, atendiendo a lo solicitado en el formulario “Solicitud
de Engargolado”. Entrega los documentos engargolados a la unidad solicitante. Archiva la solicitud de engargolado para los archivos de control del Departamento.
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COMPLETAN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE ENGARGOLADO”, CON LA FIRMA AUTORIZADA POR PARTE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Y LA FIRMA DE LOS (DE LAS) JEFES(AS) DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.
REALIZAN EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ATENDIENDO A LO SOLICITADO EN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE
ENGARGOLADO”, ENTREGAN LOS DOCUMENTOS ENGARGOLADOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES, ARCHIVAN LAS
SOLICITUDES DE ENGARGOLADO PARA LOS ARCHIVOS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS.
SERVICIOS DE ENGARGOLADO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
UNIDADES SOLICITANTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OPERADORES DE LA FOTOCOPIADORA
DIRECCIONES RESPECTIVA
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 77
F. MENSAJERÍA F.1 Mensajería Interna 1. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias/ Asistentes Administrativos(as) Envían la documentación a través de la mensajería, luego de ser registrada en el Sistema
de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos., SCAFiD. 2. Mensajeros Retiran la documentación, entregan al lugar de destino, solicitan acuse de recibido y
devuelven copia de la nota firmada por parte del destinatario a las Secretarias/ Asistentes Administrativos(as).
3. Secretarias/ Asistentes Administrativos(as) Reciben copia de la nota firmada y archivan en el expediente correspondiente. Nota: Cuando se trate de correspondencia recibida en el Departamento de Servicios Administrativos, se recibe la correspondencia con fecha del día, se recepciona en el SCAFiD y se remite a la jefatura para que asigne a través de SCAFiD a cada colaborador.
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ENVÍAN LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE LA MENSAJERÍA, LUEGO DE SER REGISTRADA EN EL SCFID.
RETIRAN LA DOCUMENTACIÓN, ENTREGAN AL LUGAR DE DESTINO, SOLICITAN ACUSE DE RECIBIDO Y
DEVUELVEN COPIA DE LA NOTA FIRMADA POR PARTE DEL DESTINATARIO A LAS SECRETARIAS/
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
RECIBE COPIA DE LA NOTA FIRMADA Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE.
MENSAJERÍA INTERNA
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS (AS)/ SECRETARIAS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MENSAJEROS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 78
F.2 Mensajería Externa 1. Departamento de Servicios Administrativos Secretaria/ Asistente Administrativo(a) Colocan la documentación en la bandeja de salida de la correspondencia, para que el
mensajero retire la documentación. 2. Mensajeros Retiran la documentación de la bandeja de salida de la correspondencia. Entregan a los destinatarios con la copia de la nota de acuse de recibido. Devuelven nota firmada a las secretarias Asistentes/Administrativos(as). 3. Secretarias/ Asistentes Administrativo(as) Reciben copia de la nota firmada y archivan en el consecutivo correspondiente a cada
nota.
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COLOCAN LA DOCUMENTACIÓN EN LA BANDEJA DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA, PARA QUE EL
MENSAJERO RETIRE LA DOCUMENTACIÓN.
RETIRAN LA DOCUMENTACIÓN DE LA BANDEJA DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA, ENTREGAN A LOS
DESTINATARIOS CON LA COPIA DE LA NOTA DE ACUSE DE RECIBIDO, DEVUELVEN NOTA FIRMADA A LAS
SECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).
RECIBEN COPIA DE LA NOTA FIRMADA Y ARCHIVAN EN EL CONSECUTIVO CORRESPONDIENTE A CADA NOTA.
MENSAJERÍA EXTERNA
DIRECCIONES RESPECTIVAS
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) MENSAJEROSSECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) MENSAJEROS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 79
IV. FORMULARIOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 80
FORMULARIO NÚM.1
BIENES PATRIMONIALES
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 81
FORMULARIO NÚM.1
BIENES PATRIMONIALES
OBJETIVO: Mantener un control de los bienes patrimoniales que han sido trasladados a nivel interno de la Dirección y externo del edificio sede.
ORIGEN: Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de
Contabilidad Administrativa. CONTENIDO: 1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se realiza el
traslado.
2. Número: Número secuencial del formulario. 3. Descripción: Indicar el tipo de bien que será trasladado. 4. Marbete de Inventario Núm.: Colocar el número de placa asignada al bien. 5. Marca: Colocar la marca del bien, en caso de los
equipos. 6. Serie: Número alfanumérico (compuesto de letras y
números) único que se utiliza para identificar el equipo, este es proporcionado por el fabricante del producto.
7. Modelo: Colocar el número del modelo del equipo. 8. En caso de equipo informático …: Completar los recuadros señalados. 9. Acción a Ejecutar: Indicar si el traslado que se le dará al bien, es
Traslado temporal o permanente. 10. De: Indicar el nombre de la Dirección de donde se
traslada el bien. 11. Código: Código de Dirección y Departamento o Sección
que tiene asignado el bien. 12. A: Indicar el nombre de la Dirección que recibirá el
bien.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 82
13. Código: Código de Dirección y Departamento o Sección que será asignado el bien.
14. Provincia: Colocar nombre de la provincia. 15. Distrito: Colocar nombre del distrito. 16. Corregimiento: Colocar nombre del corregimiento. 17. Autorizado por Unidad de enlace: Nombre del (de la) jefe(a) del
Departamento de Servicios Administrativos.
18. Entregado por: Nombre del (de la) Jefe(a) del Departamento donde procede el bien.
19. Firma: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de donde procede el bien.
20. Recibido por: Nombre del responsable que recibe el bien. 21. Firma: Firma del responsable que recibe el bien. 22. Autorizado: Firma del Subdirector de la Dirección. 23. Observaciones: Explicar con detalles el motivo del
traslado. 24. Transacción Núm.: Número de transacción consecutiva. 25. Firma: Firma de quien prepara el formulario de traslado de bienes. 26. Fecha: Día, mes y año en que se finaliza la confección del formulario de traslado de
bienes.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 83
FORMULARIO NÚM.2
Contraloría General de la República
Departamento de Servicios Administrativos
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
En las Oficinas de _______________________________, de la Contraloría General se ha llevado a cabo la verificación de valores a cargo de _______________________ hoy ______________ de ____________, a las __________, con el resultado siguiente:
Cantidad Billetes Denominación
Subtotal TOTAL
1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00
Total del Efectivo _____________
Se hace constar que después de verificado el efectivo y demás valores arriba descritos fueron recibidos intactos por ______________________________ quien firmará conforme. Observaciones: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por: Jefe(a) o a quien asigne:
__________________________________ __________________________________
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 84
FORMULARIO NÚM.2
Contraloría General de la República
Departamento de Servicios Administrativos
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
A. OBJETIVO:
Presentar en detalle del resultado del efectivo recaudado de las llamadas telefónicas.
B. ORIGEN:
Funcionario asignado.
C. CONTENIDO:
1. En la Unidad de: Identificación donde se realiza el arqueo. 2. Valores a cargo de: Nombre completo Nombre del funcionario
responsable del manejo del fondo o Caja Menuda objeto del arqueo.
3. Hoy: Día, mes y año en que se lleva a cabo el arqueo. 4. A las: Hora en que se firma el Acta de Arqueo. 5. Cantidad: Recuento por denominación del dinero en papel
moneda 6. Billetes Denominación: Descripción de los billetes recabados en el
arqueo. 7. Monedas: Descripción de las monedas recabadas en el
arqueo. 8. Subtotal: Sumatoria por cada denominación evidencia en
el arqueo. 9. Total Sumatoria general de los billetes de todas las
denominaciones. 10. Total de efectivo Cantidad de dinero total recolectado. 12. Entregado por: Firma legal y Cédula de Identidad Personal del
funcionario que entrega el efectivo.
D. DISTRIBUCIÓN Original Copia
Funcionario responsable. Unidad Administrativa que recibe el Informe.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 85
FORMULARIO NÚM.3
Contraloría General de la República Departamento de Servicios Administrativos
INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
Núm.________ Fecha: _____________________________
CÓDIGOS
RESPONSABLE
DE CUENTA
PERÍODO
EVALUADO (MESES)
COSTO DE
LLAMADAS
TOTAL
RECAUDADO
TOTAL
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 86
FORMULARIO NÚM.3
Contraloría General de la República Departamento de Servicios Administrativos
INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
A. OBJETIVO:
Mantener un control del efectivo recaudado de las llamadas telefónicas efectuadas por los colaboradores de la Dirección respectiva.
B. ORIGEN:
Departamento de Servicios Administrativos
C. CONTENIDO:
1. Núm.: Indicar el número del informe en la hoja. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se confecciona
el informe.
3. Códigos: Colocar los números de códigos telefónicos. 4. Responsable de cuentas: Nombre de las personas asignadas con código. 5. Período evaluado (meses): Indicar los nombres de los meses. 6. Costo de llamadas: Colocar los costos de llamadas por los meses
indicados. 7. Total recaudado: Sumatoria de los meses de las llamadas
telefónicas por renglón. 8. Total: Sumatoria total de todas las llamadas presentadas
en el informe de ingresos.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 87
FORMULARIO NÚM.4
CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA
Dirección: _______________________________________________________ Departamento: ___________________________________________________ Oficina: __________________________________________________________ Inventario elaborado por: ____________________________________________ Custodio del Inventario: ________________________ Fecha: _____________
Código Cantidad Despacho Unidad Descripción observaciones
Firma del responsable del inventario: Firma del custodio del inventario _______________________________ ____________________________
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FORMULARIO NÚM.4
CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA
OBJETIVO: Mantener un control mensual de los materiales y útiles de oficina que permanecen en las secciones y departamentos de la Dirección.
ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos CONTENIDO: 1. Dirección: Nombre de la Dirección 2. Departamento: Colocar el nombre del Departamento donde se realiza el
inventario. 3. Oficina: Colocar el nombre del Despacho del Director y Sección. 4. Inventario elaborador por: Nombre del (de la) Asistente Administrativo(a) que
realiza el inventario. 5. Custodio del Inventario: Nombre de la Secretaria o asignado de la Dirección,
Departamento o Sección que mantiene el control de los materiales y útiles de oficina.
6. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el inventario. 7. Código: Colocar el código de los materiales y útiles de oficina,
asignado en el Almacén de la Contraloría General de la República.
8. Cantidad: Indicar la cantidad de materiales y útiles de oficina
existentes. 9. Despacho: Anotar la cantidad de despachos realizados en el mes a
los funcionarios, más las cantidades de útiles de oficina que permanecen en custodio.
10. Unidad: Explicar cuando se trata de materiales y útiles de oficina
que se manejan por docenas, cajas, resmas, etc. 11. Descripción: Señalar el tipo de material o útil de oficina.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 89
12. Observaciones: Información adicional a los materiales y útiles de
oficina. 13. Firma del responsable del inventario: Firma de quien realiza el inventario. 14. Firma del custodio
del inventario: Firma de la secretaria o persona que custodia el inventario.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 90
FORMULARIO NÚM.5
INVENTARIO INFORMÁTICO
NÚM.
MES-AÑO
PLACA
DE INV.
TIPO DE
BIEN
MARCA
MODELO
SERIE
ESTADO FÍSICO
DIRECCIÓN
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UBICACIÓN
RESPONSABLE
NOMBRE
DEL EQUIPO
OBSERVACIONES
FIRMA
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 91
FORMULARIO NÚM.5
INVENTARIO INFORMÁTICO
OBJETIVO: Mantener un control mensual de los equipos informáticos que permanecen en las secciones y departamentos de la Dirección.
ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración secuencial de los renglones. 2. Mes-año Indicar el nombre del mes y el año. 3. Placa de inventario: Colocar la numeración del marbete o placa de inventario. 4. Tipo de bien: Colocar la clase de bien relacionada al equipo informático. 5. Marca: Anotar el nombre de la Casa Comercial del equipo. 6. Modelo: Nombre y numeración de fábrica con que identifican el tipo de
equipo en la empresa. 7. Serie: Indica el número del modelo de fábrica del equipo. 8. Estado Físico: Colocar el estado físico en que se encuentra el equipo, sea este,
bueno, deteriorado. 9. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección respectiva. 10. Unidad Administrativa: Colocar el nombre de la Dirección, Subdirección, Sección y
Departamento en donde está ubicado el equipo informático. 11. Ubicación: Indicar el número del piso y el ala en donde está localizada la
Dirección, Subdirección, Sección y el Departamento. 12. Responsable: Anotar el nombre del colaborador responsable del equipo
asignado. 13. Nombre del Equipo (Red): Indica la codificación asignada por la Dirección Nacional de
Informática. 14. Observaciones: Indicar comentarios adicionales sobre el inventario. 15. Firma: Nombre del encargado de realizar el inventario.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 92
FORMULARIO NÚM.6
TRASLADO DE CAJAS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 93
FORMULARIO NÚM.6
TRASLADO DE CAJAS
OBJETIVO: Enviar los documentos en cajas de los archivos inactivos de los
Departamentos y Secciones de cada Dirección a los Archivos Inactivos. ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos CONTENIDO: 1. Traslado de caja: Indicar el número del traslado y el año. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año, en que se completa el formulario. 3. El movimiento de archivo va de: Indicar el nombre del Departamento o Sección de donde procede
la caja. 4. Hacia: Indicar el nombre del Archivo Inactivo. 5. Dirección: Colocar el nombre de la Dirección respectiva. 6. Departamento: Colocar el nombre del Departamento si se trata de dicha unidad. 7. Sección: Colocar el nombre de la Sección si se trata de dicha unidad. 8. Cantidad de Cajas: Señalar el número de cajas que se envían junto con el
formulario. 9. Acción a ejecutar: Escoger las casillas correspondientes, según la acción a realizar. 10. Entregado por: Colocar el nombre del Jefe de la Sección o Departamento. 11. Firma: Colocar la firma del Jefe de la Sección o Departamento. 12. Recibido por: Nombre del encargado en los Archivos Inactivos. 13. Firma: Firma del encargado en los Archivos Inactivos. 14. Autorizado: Nombre del Subdirector de la Dirección respectiva. 15. Firma: Firma del Subdirector de la Dirección respectiva. 16. Observaciones: Indicar algún comentario adicional a los señalados en el
formulario.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 94
FORMULARIO NÚM.7
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE PERMISO Instrucciones:
1. Se utilizará cuando (el), (la) servidor (a) se retire parcial o totalmente de su puesto y el mismo reemplaza cualquier otro documento utilizado internamente para registrar permiso por lo que deberán adjuntarse las constancias respectivas al retorno del servidor (a).
2. Debe completarse en su totalidad previo al permiso. De existir impedimento justificable para la comunicación previa, (el) (la) servidor (a) a su regreso a la oficina deberá
presentar la excusa a su superior inmediato y llenar el formulario. Nombre: _____________________________________________________ Cédula: _____________________ Dirección: _________________________________ Departamento: ___________________________ Sección: ______________________________ Solicito permiso para ausentarme de mi puesto de trabajo, por motivos de:
Enfermedad
Cita Médica
Matrimonio Eventos Académicos
Enfermedad Parientes
Nacimiento de Hijo
Tiempo Compensatorio
Duelo
Otros ____________________________________
Día: ___________________ Desde: ____________Hasta _____________ Tiempo Utilizado: ________________ Fecha del Permiso Hora Hora _____________________________________ _________________________________________ _________________ Firma del Jefe y/o Supervisor Inmediato Firma del Servidor Público Fecha Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________ Fundamento Legal: Artículo 47 del Reglamento Interno de la Contraloría General de la República
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 95
FORMULARIO NÚM.7
SOLICITUD DE PERMISO A. OBJETIVO:
Mantener un control de los permisos solicitados por los colaboradores de la Dirección respectiva.
B. ORIGEN:
Departamento de Servicios Administrativos
C. CONTENIDO:
6. Nombre: Colocar nombre del Servidor Público. 7. Cédula: Colocar el número de cédula. 8. Dirección: Colocar la Dirección a la que pertenece. 9. Departamento: Indicar el nombre del Departamento. 10. Sección: Indicar el nombre de la Sección. 11. Solicito permiso para ausentarme…: Colocar un gancho en la casilla
correspondiente.
12. Día: Indicar el día, mes y año en que se solicita el permiso.
13. Desde – Hasta: Colocar las horas que serán utilizadas. 14. Tiempo utilizado: Mostrar el tiempo utilizado del permiso. 15. Firma del Jefe y/o Supervisor: Colocar la firma del Jefe o Supervisor del
Departamento. 16. Firma del Servidor Público: Firma del Servidor Público. 17. Fecha: Día, mes y año en que se solicita el permiso. 18. Observaciones: Explicar de ser necesario la solicitud del
permiso.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 96
FORMULARIO NÚM.8
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 97
FORMULARIO NÚM.8
REPORTE DE TIEMPO UTILIZADO EN CONCEPTO DE PERMISOS PERSONALES
A. OBJETIVO:
Mantener un control del tiempo utilizado en permisos personales por los colaboradores de la Dirección respectiva.
B. ORIGEN:
Departamento de Servicios Administrativos
C. CONTENIDO:
1. Nombre del Servidor: Colocar el nombre del servidor. 2. Cédula: Colocar el número de cédula del servidor. 3. Saldo del mes anterior: Indicar si el servidor tiene saldo de tiempo a favor
o si debe pagar algún tiempo a la Institución.
4. Ausencias para pagar con tiempo: Colocar la cantidad de ausencias. 5. Permisos para pagar con tiempo: Colocar la cantidad de permisos solicitados. 6. Subtotal: Indicar el tiempo a favor del servidor o si tiene
tiempo adeudado. 7. Tiempo pagado: Colocar la cantidad de horas pagadas. 8. Tiempo Extra: Indicar el tiempo a favor del servidor. 9. Tiempo por Descontar del Salario: Indica los minutos y horas que serán descontados
al servidor. 10. Saldos: Sumatoria de los saldos de tiempo adeudados o a
favor del Servidor. 11. Observaciones: Indicar cualquier observación relacionada con el
reporte de tiempo de los servidores. 12. Firma del Jefe de Departamento: Firma del Jefe del departamento respectivo. 13. Preparado por: Nombre de la persona encargada de preparar el
formulario.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 98
FORMULARIO NÚM.9 USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES
Memorando Núm.
FECHA: XX de enero de 20___
PARA: Directora de Desarrollo de los Recursos Humanos
DE: , Director de
A continuación indicamos el (los) nombre (s) del servidor (es) de la Dirección de xxxxxxxxxxxx, al (los) cual (cuales) se le deben cancelar vacaciones vencidas que no fueron utilizadas durante su permanencia en la Institución.
Número de No. de No. de Período LegalCargo Cédula Posición Días de Vacaciones Autoriza las Vacaciones Observaciones*
a pagar a partir de Número Fecha
EXSERVIDOR
-
Resuelto que Reconoce yNombre Completo
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 99
FORMULARIO NÚM.9
Contraloría General de la República Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES
A. OBJETIVO:
Recabar la programación de Vacaciones del personal de Contrato.
B. ORIGEN:
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
C. CONTENIDO:
1. Memorando Núm.: Colocar el número de memorando asignado. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el
memorando. 3. Para: Nombre del (de la) Director(a) de Desarrollo de los
Recursos Humanos. 4. De: Color el nombre del (de la) Director(a) de donde
pertenece el funcionario. 5. Nombre completo: Nombre del funcionario que hará uso de las
vacaciones. 6. Cargo: Cargo que ocupa el funcionario en la Dirección. 7. Número de cédula: Colocar el número de cédula del funcionario. 8. Número de posición: Colocar el número de posición que ocupa el
funcionario. 9. Número de días a pagar: Indicar el tiempo de vacaciones que el funcionario
utilizará. 10. Período legal de vacaciones: Fecha correspondiente al período en que inicia las
vacaciones el funcionario. 11. Resuelto que reconoce y
Autoriza las Vacaciones: Colocar el número de resuelto y la fecha de su confección.
12. Observaciones: Colocar cualquier comentario adicional que no se encuentre en el formulario.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 100
FORMULARIO NÚM.10
Memorando Núm.XXXX-DDRH/Acc. de Pers.
Para: Subdirector(a) de Desarrollo de los Recursos Humanos
DE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Director de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Procede de: Rotado a:
Observación:
Nota: Facultad delegada por la Contralora General según Decreto Núm.226-DDRH del 5 de junio de 2012.
Fundamento Legal y Procedimiento (Ver el revés)
REPÚBLICA DE PANAMÁ
De una Dirección, Departamento o Sección a otro (a)FORMULARIO DE ROTACIÓN DE FUNCIONARIO (S)
Dirección de Desarrollo de los Recursos HumanosCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Fecha: xxxxxxxxxxxxx de 20___
Director de XXXXXXXXXXXXXX
Cargo y grado según funciones
Fecha de la Rotación
Aprobación de la Dirección deDesarrollo de los Recursos Humanos*
Nombre del FuncionarioNº de
CédulaNúm. de Posición
Direcciones, Departamentos o Secciones Involucrados
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 101
FORMULARIO NÚM.10
Contraloría General de la República Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
FORMULARIO DE ROTACIÓN DE FUNCIONARIO(S)
A. OBJETIVO:
Recabar la información del personal que ha sido rotado a otros Departamentos y Secciones.
B. ORIGEN:
Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos
C. CONTENIDO:
1. Memorando Núm.: Colocar el número de memorando asignado. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el
memorando. 3. Para: Nombre del (de la) Director(a) de Desarrollo de los
Recursos Humanos. 4. De: Color el nombre del (de la) Director(a) de donde
pertenece el funcionario. 5. Nombre del funcionario: Nombre del funcionario que será rotado. 6. Número de cédula: Colocar el número de cédula del funcionario. 7. Número de posición: Colocar el número de posición que ocupa el
funcionario. 9. Procede de: Indicar el nombre de la Dirección, Departamento o
Sección de donde procede el funcionario. 10. Rotado de: Indicar el nombre de la Dirección, Departamento
o Sección en donde será rotado el funcionario. 11.Cargo y grado según funciones: Indicar el cargo que ocupa el funcionario en la
actualidad.
12. Fecha de la rotación: Día, mes y año en que se realiza la rotación.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 102
13. Observación: Expresar las razones por las cuales se ha dado la rotación al personal.
14. Director: Colocar el nombre del (de la) Director(a) de la
Dirección respectiva. 15. Aprobación de la Dirección
de Desarrollo de Recursos Humanos: Firma del (de la) Director(a) de Desarrollo de
Recursos Humanos.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 103
FORMULARIO NÚM.11
SOLICITUD DE FOTOCOPIAS
República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de ______________________________ Departamento de Servicios Administrativos
SOLICITUD DE FOTOCOPIAS
Panamá _______ de _____________ del 20___ Nombre ____________________ Extensión _________________ Señor(a) Director(a): Me permito solicitar para los fines oficiales, ______ copias de cada una de las ________ páginas del documento que le remito adjunto: ASUNTO: ______________________________________________________________ AMBAS CARAS
_______________________________________________________________________ REDUCCIÓN
Dirección ____________________ Departamento o Sección _____________________ AMPLIACIÓN ____________________________ Autorizado por: ______________________________ GRAPAR FIRMA AUTORIZADA Depto. Servicios Administrativos NO GRAPAR ____________________________________ ___________________________________ FECHA DE RECIBO DEL SERVICIO NOMBRE DEL RECEPTOR
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 104
FORMULARIO NÚM.11
SOLICITUD DE FOTOCOPIAS
A. OBJETIVO:
Recabar la cantidad de copias solicitadas por las unidades administrativas a la Dirección respectiva.
B. ORIGEN:
Departamento de Servicios Administrativos
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se solicita el servicio. 2. Nombre: Colocar el nombre de la persona solicitante del servicio. 3. Extensión: Indicar el número de la extensión donde puede ser localizado. 4. Me permito solicitar…: Indicar el número de copias solicitadas por el documento a
reproducir. 5. Asunto: Explicar el contenido de las copias. 6. Ambas caras Reducción Ampliación Grapar No grapar Seleccionar con un gancho la acción a tomar por parte del
operador de la fotocopia. 7. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección. 8. Departamento o Sección: Indicar el nombre del Departamento o Sección a quien pertenece
la solicitud. 9. Firma autorizada: Nombre de la persona que autoriza la solicitud de fotocopias. 10. Autorizado por: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de Servicios
Administrativos. 11. Fecha de recibo del Servicio: Colocar el día, mes y año en que se recibió el servicio. 12. Nombre del Receptor: Firma de quien retira las copias.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 105
FORMULARIO NÚM.12
SOLICITUD DE ENGARGOLADO
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de ______________________________
Departamento de Servicios Administrativos
SOLICITUD DE ENGARGOLADO
Panamá _______ de _____________ del 20___ Nombre _______________________________ Extensión ___________ Señor(a) Director(a): Me permito solicitar para los fines oficiales, engargolar las ________ páginas del documento que le remito adjunto: ASUNTO: ________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
Dirección _____________________________________ Departamento o Sección _________________________________ ___________________________________ Autorizado por: __________________________________ FIRMA AUTORIZADA Depto. Servicios Administrativos ____________________________________ ________________________________ FECHA DE RECIBO DEL SERVICIO NOMBRE DEL RECEPTOR
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 106
FORMULARIO NÚM.12
SOLICITUD DE ENGARGOLADO
A. OBJETIVO:
Recabar la cantidad de juegos de copias engargoladas de las unidades administrativas de la Dirección.
B. ORIGEN:
Departamento de Servicios Administrativos
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se solicita el servicio. 2. Nombre: Colocar el nombre de la persona solicitante del servicio. 3. Extensión: Indicar el número de la extensión donde puede ser localizado. 4. Me permito solicitar…: Indicar el número de copias que serán engargoladas. 5. Asunto: Explicar el contenido de las copias. 6. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección. 7. Departamento o Sección: Indicar el nombre del Departamento o Sección a quien pertenece
la solicitud. 9. Firma autorizada: Nombre de la persona que autoriza la solicitud de engargolado. 10. Autorizado por: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de Servicios
Administrativos. 11. Fecha de recibo del Servicio: Colocar el día, mes y año en que se recibió el servicio. 12. Nombre del Receptor: Firma de quien retira las copias engargoladas.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 107
FORMULARIO NÚM.13
COMUNICACIÓN DE CERDEM
(Destruido, Deteriorado, Robado, Hurtado, Perdido)
__________________________________________
Institución Pública
Panamá____________________ de ________
Señor:
___________________________________
Contraloría General
Yo, _____________________________________, con cédula de identidad personal
Núm.___________________, comunico para los trámites que corresponda, que el CERDEM Núm. ________________ emitido a mi nombre fue:
Destruido Deteriorado
Robado Hurtado
Perdido
Otro. _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Atentamente,
Firma Cédula Teléfono
Recibido por:
Nombre del Funcionario Unidad Administrativa
Cédula Firma
Adjunto: Copia de la Denuncia
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 108
FORMULARIO NÚM.13
COMUNICACIÓN DE CERDEM
(Destruido, Deteriorado, Robado, Hurtado, Perdido)
A. ORIGEN: Unidad Administrativa Responsable B. OBJETIVO: Comunicar a la Contraloría General la Destrucción,
Deterioro, Robo, Hurto o Pérdida del CERDEM. C. CONTENIDO:
Institución Pública: Nombre de la Institución
1. Panamá: Indicar la fecha de la comunicación 2. Señor: Nombre de la máxima autoridad de la institución. 3. Yo: Nombre del beneficiario del CERDEM. 4. Con cédula de IP núm.: Número de cédula del beneficiario del CERDEM 5. Destruido: Marcar con un X (motivo) 6. Deteriorado Marcar con un X (motivo) 7. Robado: Marcar con un X (motivo) 8. Hurtado: Marcar con un X (motivo) 9. Perdido: Marcar con un X (motivo)
10. CERDEM Núm.: Indicar el número del CERDEM. 11. Otros: Otras razones 12. Firmas: De los funcionarios responsables.
13. Cédula: Número de cédula del beneficiario del CERDEM: 14. Teléfono: Número de teléfono del beneficiario del CERDEM: 15. Funcionario Responsable de la
Unidad Administrativa Nombre de funcionario responsable de la Unidad Administrativa
16. Cédula: Número de cédula del funcionario de la Oficina de Recursos Humanos.
17. Firma: Firma del funcionario de la Unidad Administrativa
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Contraloría General Copia: Beneficiario del CERDEM. Copia Institución Respectiva
.
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 109
FORMULARIO NÚM.14
SOLICITUD DE CERDEM
__________________________________________
Institución Pública
Panamá____________________ de ________
Señor:
__________________________________
Estimado señor (a):
Yo, _____________________________________, con cédula de identidad personal
Núm.___________________, solicito la corrección de los CERDEM a los cuales tengo derecho por las situaciones que ha continuación detallo:
Nombre Fecha de Vencimiento
Incorrecto
Valor Núm. de Cédula
Incorrecto Errada
Omisión Otro
DONDE DICE DEBE DECIR
Nombre. ____________________
Cédula: _____________________
Nombre. ______________________
Cédula: _______________________
En caso de otros colocar observación.
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
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Certificado de Pago Negociable del Décimo Tercer Mes Año Número Valor
(CERDEM) Núm.________________ 1989 _________ ________
1990 _________ ________
1991 _________ ________
Atentamente,
Firma Cédula Teléfono
Nombre del Funcionario Responsable de la Unidad Administrativa u Oficina
Inst. de Recursos Humanos
Cédula Firma
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FORMULARIO NÚM.14
SOLICITUD DE CERDEM
A. ORIGEN: Unidad Administrativa u Oficina Institucional de
Recursos Humanos B. OBJETIVO: Solicitar la emisión del CERDEM por error en su
confección. C. CONTENIDO:
Institución Pública: Nombre de la Institución
1. Panamá: Indicar la fecha del reclamo. 2. Señor: Nombre de la máxima autoridad de la institución. 3. Yo: Nombre del beneficiario del CERDEM. 4. Con cédula de IP núm.: Número de cédula del beneficiario del CERDEM 5. Nombre Incorrecto: Marcar con un X (motivo) 6. Valor Incorrecto Marcar con un X (motivo) 7. Núm. de Cédula Incorrecto: Marcar con un X (motivo) 8. Fecha de Vencimiento Errada: Marcar con un X (motivo) 9. Omisión: Marcar con un X (motivo)
10. Otro Marcar con un X (motivo) 11. CERDEM Núm.: Indicar el número del CERDEM. 12. Otros: Otras razones 13. Donde dice: Indicar lo que dice el CERDEM
Nombre: El nombre que está en le CERDEM. Cedula: El núm. de cédula que está en le CERDEM.
14. Debe decir: Colocar lo que debe corregirse en el CERDEM. Nombre: Colocar el nombre correcto que debe ir en el
CERDEM Cedula: Colocar el número correcto de cédula que debe ir
en el CERDEM. 15. En caso de otros colocar
observación: Indicar la observación que considere.
16. Año: Los años que se emitieron CERDEM. 17. Número: Indicar el número del CERDEM. 18. Valor: Indicar el valor del CERDEM. 19. Firmas: De los funcionarios responsables.
20. Cédula: Número de cédula del beneficiario del CERDEM: 21. Teléfono: Número de teléfono del beneficiario del
CERDEM: 22. Funcionario Responsable de la
Dirección de Recursos Humanos (Nombre)
Nombre de funcionario responsable de la Oficina de Recursos Humanos.
23. Cédula: Número de cédula del funcionario de la Oficina de
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Recursos Humanos. 24. Firma: Firma del funcionario de la Oficina de Recursos
Humanos.
D. DISTRIBUCIÓN: Original: Institución respectiva. Copia: Contraloría General Copia: Beneficiario del CERDEM.
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A N E X O S
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ANEXO NÚM.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
I. ORGANISMO RESPONSABLE:
II . NOMBRE DEL PROYECTO: III.UBICACION:
PROVINCIA: DISTRITO:
CORREGIMIENTO: COMUNIDAD: IV. DESCRIPCION GENERAL: V. JUSTIFICACION: 1. BENEFICIARIOS DIRECTOS: 2. EMPLEO GENERABLE: 3. AREA(S) GEOGRAFICA(S) DE INFLUENCIA: PRIORIDAD DEL PROYECTO SEGUN LOS CRITERIOS DE SELECCION PARA PROYECTOS DE OBJETOS MULTIPLES (REDUCCION DE POBREZA EN AREAS MARGINADAS, CRECIMIENTO Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS) 5. OTROS DETALLES:
VI. PERIODO DE EJECUCION DEL PROYECTO:
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VII. ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO:
1. EN EJECUCION INCLUYE INCREMENTO DE ACTIVOS FISICOS Y PROYECTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO 1.1 PROYECTO DE INVESTIGACION BASICA EN CIENCIAS NATURALES, SOCIALES,
ADMINISTRATIVAS 1.2 PROYECTOS DE APLICACION Y MEJORAMIENTO DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÒN Y ADMINISTRACION
1.3 OBRAS CIVILES (% DE EJECUCION)
2.1 ELABORACION DEL PERFIL DEL CONTENIDO DEL PROYECTO 2.2 ESTUDIO DE EVALUACION EX ANTE PARA LA EVALUACION FISICA 2.3 PLANOS 2.5 TERRENOS
2.4 LICITACION
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COSTO
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 117
GASTO EN BALBOAS
REAL, ESTIMADO, PRESUPUESTADO Y PROYECTADO
VIII. COSTO Y FINANCIAMIENTO
TOTAL
2011
2012
2013
2014
OBSERVACIONES
TOTAL
INGRESOS CORRIENTES
INGRESOS DE CAPITAL
VIGENCIA ANTERIOR
VENTA DE ACTIVOS
RECUPERACION
CREDITO
INTERNO
EXTERNO
APORTE DE CAPITAL
TRANSFERENCIA
GOBIERNO CENTRAL
OTROS
REAL, ESTIMADO, PRESUPUESTADO Y
PROYECTADO
IX. DESCRIPCIÓN DE
GASTOS
2011
2012
2013
2014
OBSERVACIONES
TOTAL
SERVICIOS PERSONALES
SERVICIOS NO PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS MAQUINARIA Y EQUIPO
INVERSION FINANCIERA
CONSTRUCCIONES POR CONTRATO TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
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ANEXO NÚM.2
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
GASTOS DEL PROYECTO SEGÚN SU OBJETO Y POR TRIMESTRE
INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROGRAMA: CODIGO: NOMBRE: PROYECTO:
ANTEPROYECTO
CÓDIGOS COMPLEMENTARIOS
CONCEPTO DEL OBJETO DEL
GASTO
ANTEP. 201__
I
II
III
IV
ECONÓMICA
REGIONAL
SECTORIAL
REGIONAL
CÓDIGO
DENOMINACIÓN
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ANEXO NÚM.3
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ______
RESUMEN POR PROGRAMAS DE ASPECTO FISICO Y FINANCIERO DE LOS PROYECTOS
INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CODIGO: PROGRAMA:
CÓDIGO
PROYECTOS POR
PROGRAMAS O SUBPROGRAMAS
ASPECTOS
FINANCIEROS
ASPECTOS FÍSICOS
CANTIDAD
P
SP
PROY
NOMBRE
COSTO TOTAL
PRESUP. 201____
UNIDADES
VOLUMEN
TOTAL
EJECUTADO A LA FECHA
META 201___
OBSERVACIONES
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 120
ANEXO NÚM.4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ______
RESUMEN POR PROGRAMA DE ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS PROYECTOS
INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROGRAMA:
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
CÓDIGO
PROYECTOS POR PROGRAMAS O
SUBPROGRAMAS
TOTAL
INGRESOS DE CAPITAL
CRÉDITO
P
SUBP
PROY
NOMBRE
COSTO
ANTEPRO PROYECT 201____
INGRESOS
CORRIENTE
VIGENCIA ANTERIOR
VENTA
DE ACTIVOS
RECUPE- RACIONE
S INTERNO
EXTERNO
APORTE
DE CAPITAL
TRANSF. GOBIERNO CENTRAL
OTROS
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ANEXO NÚM.5
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
SITUACION DE LOS PROYECTOS
En Miles de Balboas INSTITUCION: CODIGO PROGRAMA SUBPROGRAMA UNIDAD EJECUTORA
SITUACION ESTUDIO SITUACION DETALLADA
CÓ
DIG
O
NOMBRE ANTE
PROYECTO 2010 NUEVA
CONTI-NUACIÓN
IDEA PRE
FACTIBILIDADFACTI
BILIDAD PLANOS DISEÑOS
PLIEGOS DE
ESPECIFI CACIONES
ANUNCIO CONVOCA
TORIA
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FECHA
ORDEN
PROC. I II III IV
EJECUCION
TRIMESTRES
APROBACION CONTRATO
JUNTA DIRECITVA
CENAGABI- NETE
REFRENDO CONTRALORIAC
ÓD
IGO
NOMBRE
ADJUDICACION PROVICIONAL
EMPRESA FECHA MONTO
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ANEXO NÚM.6
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
ESTRUCTURA DE PERSONAL TRANSITORIO/CONTINGENTE
En Miles de Balboas
INSTITUCION: CODIGO: PROGRAMA: SUBPROGRAMA: PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA:
POSICIÓN NÚMERO
CÓDIGO DE CARGO
DENOMINACIÓN DEL CARGO SUELDO1 MES1 SUELDO2 MES2 SUELDO3 MES3 SUELDO4 MES4 OBSERVACIONES
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ANEXO NÚM.7
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
OBJETIVOS Y METAS DE CADA PROGRAMA En Miles de Balboas INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN: 1. OBJETIVOS PARA 201__: 2. METAS PARA 201__:
3. LOGROS ALCANZADOS EN 2010: 4. LOGROS QUE SE ALCANZARAN EN 201___:
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ANEXO NÚM.8
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____
RESUMEN DEL OBJETO DEL GASTO
En Miles de Balboas
INSTITUCIÓN: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN:
GASTOS REALES
2010
PRESUP. 2011
GASTOS ESTIMADOS
201___
ANTE PROYECTO
201___ DIFERENCIA
CODIGO OBJETO
DEL GASTO
(1) (2) (3) (4) (5) = (4-3)
OBSERVACIONES
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ANEXO NÚM.9
REPUBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
DETALLE DEL OBJETO DE GASTO En Miles de Balboas
INSTITUCIÓN: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CODIGO Nombre PROGRAMA: SUBPROGRAMA: ACTIVIDAD O PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA:
GASTOS REALES
2008
PRESUPUESTO 2011
GASTOS ESTIMADOS
2011
ANTE PROYECTO
2012 DIFERENCIA
CODIGO OBJETO DEL GASTO
(1) (2) (3) (4) (5) = (4-3)
OBSERVACIONES
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ANEXO NÚM.10
REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
ALQUILERES (100)
EN MILES DE BALBOAS
INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA SUBPROGRAMA ACTIVIDAD
ALQUILER OBJETO DEL GASTO
DESCRIPCION (INCLUIR COPIA DEL
CONTRATO)
PROPOSITO O FINALIDAD
DURACION MENSUAL ANUAL
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 128
ANEXO NÚM.11
REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
SERVICIOS BASICOS (110)
INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
ACTIVIDAD UNIDAD
EJECUTORA
CONSUMO PREVISTO
COSTO CONCEPTO DEL GASTO
PROPÓSITO O FINALIDAD
INSTITUCIÓN QUE PRESTA EL SERVICIO CONSUMO
FÍSICO UNITARIO ANUAL
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 129
ANEXO NÚM.12
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____
INFORMACION Y PUBLICIDAD (130) INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
ACTIVIDAD
UNIDAD EJECUTORA
COSTO ESTIMADO
PROPOSITO VOLUMEN DE PUBLICIDAD
MENSUAL
ANUAL
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 130
ANEXO NÚM.13
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 131
ANEXO NÚM.14
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 132
ANEXO NÚM.15
REPUBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
MAQUINARIA Y EQUIPO (300)
INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE PROGRAMA: SUBPROGRAMA:
ACTIVIDAD O PROYECTO:
UNIDAD EJECUTORA:
UNIDADES
SOLICITADAS
OBJETO DEL
GASTO DESCRIPCIÓN
EXISTENTES
SUSTITUIR ADICIONALES TOTAL
COSTO TOTAL
OBSERVACIÓN (JUSTIFICACIÓN)
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 133
ANEXO NÚM.16
REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO __
INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA:
SUBPROGRAMA:
ACTIVIDAD:
UNIDAD EJECUTORA
ORGANISMO Y SEDE
BASE LEGAL
MONTO ANUAL
UTILIDAD DE LOS FONDOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 134
ANEXO NÚM.17
REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___
TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL
SECTOR PUBLICO Y PRIVADO (6)
INSTITUCION: 002
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA:
SUBPROGRAMA:
ACTIVIDAD :
UNIDAD EJECUTORA :
INSTITUCIÓN BENEFICIARIA Y UBICACIÓN GEOGRÁFICA
BASE LEGAL
MONTO ANUAL
UTILIDAD DE LOS FONDOS
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 135
ANEXO NÚM.18
REPÚBLICA DE PANAMA
DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____
GASTOS NO INCLUIDOS EN LOS CONCEPTOS ANTERIORES
INSTITUCION: 002
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CODIGO NOMBRE
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
ACTIVIDAD
UNIDAD EJECUTORA
MONTO OBJETO
DEL GASTO
DETALLE MENSUAL ANUAL
No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 136
G L O S A R I O
1. SCAFID: Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. 2. ACH: Cámara de Compensación Automática. 3. SISSEGE: Sistema de Solicitudes de Servicios Generales. 4. DDRH: Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. 5. SIGRHU: Sistema Integrado de Recursos Humanos. 6. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas 7. DNI: Dirección Nacional de Informática 8. DAF: Dirección de Administración y Finanzas 9. CAU: Centro de Apoyo al Usuario 10. CERDEM: Certificados de Pago Negociable del Décimo Tercer Mes. 11. Cliente: Toda persona, colaborador o usuario que solicite información o
servicios a los Departamentos de Servicios Administrativos o Unidades de enlace.
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