En esta platica resaltaremos la importancia y beneficios del uso adecuado de métricas durante el ciclo de vida del proyecto.
Estos registros sirven como un
instrumento veraz y efectivo para la comunicación y seguimiento de las actividades del proyecto.
El Motivo de Nuestra Platica
El registro constante y sistematico de los hechos relevantes de una organización nos permitirán observar la evolución y transformaciones de la organización en el tiempo.
Estos registros toman valor especial
mientras mas periodos se tengan reportados.
Hipótesis Inicial
Recursos Utilizados
Gente
Procesos
Financieros
Tecnología
Resultados
Ventas
Costos
Servicios
Médiciones
Internas
Desempeño
Productividad
Nivel de Servicio
Con el Entorno
El Mercado
La Competencia
Métricas
Estadística
Ejecutado :
En el Periódo
Promedio
Mínimo
Máximo
Desviación Estandar
Promedio Ponderado
Correlación entre Variables
Porque usar Métricas ?
Proveen una retroalimentación
constructiva mediante hechos
irrefutables.
Proveen registros e indicadores
para la mejora de procesos y
avances del proyecto.
Pueden ser diseñadas de acuerdo a un proposito especifico.
Beneficios de usar Métricas
Permiten enfocarse mas
objetivamente a los factores
clave para la solución de
problemas
Permiten mostrar la
aportación de valor del
proyecto a la estratégia de la
organización.
Facilitan una mejor comunicación entre los participantes del proyecto.
Algunos participantes son renuentes a registrar las metricas porque piensan que es un registro de sus deficiencias, y pudieran ser usados en su contra en un futuro.
Otros piensan que ellos no necesitan de registros sistematicos para saber cuando el proyecto esta en problemas.
Otros dicen que no tienen tiempo para registrar las métricas.
Inhibidores
Métricas de Comparación
Métricas de Predicción
Métricas de Seguimiento
Métricas de Información
Tipos de Métricas
Fase de Inicio
Al incluir métricas de negocio durante el Proceso de Justificacion del Proyecto, las Métricas de Comparación te permitirán argumentar en términos de negocio con los ejecutivos y patrocinador.
Mostrarán que entiendes el valor que tu solución aportará a las Estrategias, Objetivos y Metas de la Organización. Ellos no resistiran, la discusión se llevará a otro nivel en busqueda de una justificacion objetiva y aprobación de tu proyecto.
Internas Desempeño
Inversión / Utilidad
Recursos / Ventas
Costo / Beneficio
Costo / Calidad
Tiempo / Costo
Valor Agregado
Productividad
Eficiencia Estandares de Calidad Retención de Clientes
Métricas de Comparación
Con el Entorno
Mercado
Mercado Potencial
Volatilidad
Penetración de Mercado
Tendencias de Mercado
Competencia
Participación
Imagen de la Empresa
Nuevos Competidores
Modelos Innovación
Métricas de Comparación
Calificación Puntos
Excelente 3
Muy Bueno 2.5
Medio 1
Malo 0.5
Criterio de Evaluación de Proyectos Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3
Penetracion en el Mercado 0%
Retorno de la Inversion 25%
Reduccion de Costos 25%
Incremento en la Calidad 15%
Reduccion de Riesgos 10%
Servicio al Cliente 15%
Efectividad de la Organización 10%
Creación de Nuevos Mercados 0%
Otros 0%
TOTAL 100%
Métricas de Comparación
Con el Entorno
Evaluando el Nivel Aportación a la Estratégia de la Organización
Evaluación de Proyectos Personales
Criterio de Calificación Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3
Mejor Estado de Salud 25%
Desarrollo Profesional 35%
Acercamiento a mi Familia 10%
Estabilidad Economica 20%
Desarrollo Espiritual 10%
Bienestar Fisico 0%
Otros 0%
TOTAL 100% 0.0 0.0 0.0
Calificación Puntos
Excelente 3
Muy Bueno 2.5
Medio 1
Malo 0.5
Fase de Planeación
Durante los Procesos de Planeación, las Métricas de Predicción sirven para elaborar las estimaciones de recursos y esfuerzo, así como establecer estandares y rangos de tolerancia del desempeño.
Definir Hitos (Milestones)
Definir EDT (WBS)
Definir Duración de Tareas
Definir Calendarios de Entrega
Definir Estimación de Costos
Definir Plan de Riesgos
Desarrollar Plan de Recursos
Desarrollar Plan de Comunicación
Desarrollar Plan Maestro del Proyecto
Este debe diseñar las Métricas que habrán de usarse durante el desarrollo del proyecto tomando como base los criterios de aceptación de los entregables del proyecto.
Plan de Comunicación
Definir procesos de Registro y Reporte.
Definir las Unidades de Medición.
Establecer Estandares de Desempeño.
Definir Criterios de Analisis de Desempeño
Definir las Métricas de Seguimiento.
CARACTERISTICA
NIVEL EN LA ORGANIZACION
OPERATIVO GERENCIAL DIRECCION
Volumen Alto Medio Bajo
Nivel Agregación Detallado Agregado Resumido
Variedad Especializado Comparativo Diverso
Exactitud Alto Redondeada Aproximada
Actualidad Instante Periodo Tendencia
Horizonte Limitado Medio Amplio
Trascendencia Corto Plazo Mediano
Plazo
Largo Plazo
Se realiza a
través de
Procesos Tacticas Estrategias
Plan de Comunicación
25.01
18.37
15.85 14.48 14.98
26.53
20.82
18.21
16.98 16.03
36.93
27.57
23.75
21.55
18.61
2003 2004 2005 2006 2007
Maximo
Media
Minimo
Métricas de Predicción
Fase de Ejecución
En estos momentos se reportan las mediciones sobre el desempeño del proyecto en lo relativo al Alcance, Tiempo, Costos, Recursos Humanos, Calidad y Riesgos. Estas Mediciones sirven presentar los Reportes de Avance y para calcular las Métricas de Seguimiento.
Fase de Monitoreo y Control
Dar seguimiento implica revisar las Métricas relativas al desempeño del proyecto y analizar las desviaciones respecto a los limites establecidos.
Regular el avance significa tomar decisiones sobre posibles cambios a los planes, estandares y/o procedimientos de ejecucion, o bien emitir de recomendaciones de acciones preventivas.
ID Task Name
1 PROYECTO OPTIMA.
2 ADMINISTRACION DEL PROYECTO.
3 Kick - Off Steering Committee
4 Kick - Off PROYECTO y usuarios clave
5 Estructura Organizativa del Proyecto.
12 Plan de Trabajo e Inicialización del Proyecto.
18 Desarrollar estandares para el proyecto
22 Establecer proceso de aprobación de entregables
29 Establecer proceso de escalación de problemas
37 Finalizar y aprobar Fase de Preparación
PROYECTO,k- user
Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul
Permiten determinar criterios de declaración de emergencia del proyecto y planes de contingencia.
Cumplimiento de Objetivos segun :
El Plan
Límites de Control
Estandar
Promedio
Record
Otros Periodos
Métricas de Seguimiento
Trabajo Presupuestado
Costo Real
Trabajo Realizado
Variación en Calendario
Variación en Costo
Métrica del Valor Agregado
Cuanto Trabajo debe estar completado hoy ?
Baseline Cost of Work Scheduled
BCWS
Cuanto Trabajo es realmente hecho hoy?
Baseline Cost of Work Performed
BCWP
Cuanto hemos gastado por el trabajo hecho?
Actual Cost of Work Performed
ACWP
BAC
El Valor Agregado generado por el proyecto al momento de analisis es la Métrica mas usada.
Trabajo Presupuestado
Costo Real
Trabajo Realizado
Estimado para Terminar
Cual es el Presupuesto del costo total
Butget At Complition
BAC
Hoy, cuanto se estima el Costo al Terminar
Estimated At Complition
EAC
Cual es el estimado para terminar
Estimated To Complete
ETC
Métrica del Valor Agregado
BAC
EAC
ETC
Caso 1
34
AVANZADO Y DEBAJO DE COSTO
EN TIEMPO Y DEBAJO DE COSTO
EN RETRASO Y DEBAJO DE COSTO
AVANZADO Y EN PRESUPUESTO
EN TIEMPO Y EN PRESUPUESTO
EN RETRASO Y EN PRESUPUESTO
AVANZADO Y EN SOBRECOSTO
EN TIEMPO Y EN SOBRECOSTO
EN RETRASO Y EN SOBRECOSTO
Control de Valor Agregado
Durante los Procesos de Cierre, se destaca la importancia del registro
de desempeño global, las Lecciones Aprendidas y los procesos de
Aceptación de entregables que pueden modificar los estandares
para proyctos futuros.
Fase de Cierre
Calificación Puntos
Excelente 3
Muy Bueno 2.5
Medio 1
Malo 0.5
Criterio de Evaluación Valor Recuperar Cancelar
Aportacion a Estrategias Organización 25%
Viabilidad Economica continuar 20%
Crítico para otros Proyectos 20%
Retorno de la Inversion 10%
Servicio al Cliente 15%
Reduccion de Riesgos 5%
Reduccion de Costos 0%
TOTAL 100%
Benchmark Comparar los costos economicos y operativos de Recuperar VS Cancelar
segun el Estado Actual del proyecto.
Simular otras alternativas.
Definir Plan de Recuperación.
Proyectos en Problemas
Programas
Consolidación de Métricas
Manejo de la Metodología
Entrenamiento y Acompañamiento
Consolidación de Recursos
Auditorías de Projectos
Manejo del Potafólio
Oficina de Proyectos
5
Asimilado
Admón. del Valor
Admón. Outsourcing
Admón. de Compras
Admón. del desempeño de proyectos
Admón. del desempeño de RH
Plan de Calidad
4
Administrado
Admón. de Recursos
Integración de Proyectos y Programas
Admón. de Proveedores
Plan de Carrera en PM
Admón. del desempeño de RH
Plan de Calidad
3
Definido
Metodología
Inventario de Recursos
Programa de Formación
2
Estable
Planeación
Estimación
Seguimiento
Admón. del Alcance
Generación de Informes
Admón. de Contratos
Admón. de Incidentes
Admón. de Conflictos
Plan de Comunicación
1
Inicial
Nociones vagas de la disciplina de dirección de proyectos, adquisición de Gerentes
de Proyecto
Admón. de Riesgos
Admón. del Cambio
Admón. de Presupuestos
Identificación de Riesgos
Admón. del Cronograma
Costeo Básico de Proyectos
Rie
sgo
Valo
r
Oficina de Proyectos
40
Es Líder
Comunica
Negocia
Toma Decisiones
Resuelve Problemas
Integra
Influencía
Crea el Clima del Proyecto.
El Project Manager
Necesario para producir un reporte ?
Contribuye a Controlar ?
SIN VALOR AGREGADO
Métrica
Escencial para Controlar los
Requerimientos?
NO
NO
NO
YES
YES YES
Diseño de Metricas
BAJO VALOR AGREGADO
ALTO VALOR AGREGADO
Criterios de Aceptacion
Manejo de Entregables
Análisis
Desviaciones
Reporte
Desempeño
Toma
Decisiones
Analisis de
Requerimentos
Creación
Estadisticas
Análisis
Estadistico
Proyeccion al
Final
Estandares y
Limites
Ejecución
Procesos
Analisis
de la
Operación
Proyección
Final
Estimaciones
Desviación
Estimada
Final
Estimaciones Lecciones
Aprendidas
Metricas como Estrategia PM
TIPS
o Usa Métricas para entender el estado de tu Proyecto.
o Determina que puedes medir y controlar dentro de tu proceso, entonces integra las métricas dentro del proceso.
Diseño de Métricas
TIPS
o Mientras mas oportuna sea la implementación de los registros de métricas, mas pronto dispondrás de estadísticas confiables y un mayor retorno de la inversión.
o Promueve el uso de Métricas como parte de la Cultura de la Organización.
Diseño de Métricas
AGUAS !!!!
• NO hay Métricas Magicas, cada organización tiene sus propias métricas.
• Todo es medible, necesitas distinguir las métricas correctas PARA TU PROYECTO, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones.
• MALAS MEDICIONES te llevan a conclusiones erroneas, por tanto a malas decisiones y malas acciones correctivas.
Diseño de Métricas
AGUAS !!!!
• NO hay Métricas Magicas, cada organización tiene sus propias métricas.
• MÉTRICAS INADECUADAS pueden esconder problemas de tu proyecto.
• NUNCA uses métricas para medir individuos, usa las métricas con un sentido positivo y de mejora.
Diseño de Métricas
Todos los valores obtenidos conducen a valores financieros de largo plazo.
Palabras de los expertos
Cuando el sentido común te dice una cosa, la estadística te dice otra.