Módulo Seguimiento de Procesos.
PROYECTO
MANUAL FUNCIONALIDADES I-DATUM
CLIENTE
INTERNO SIIGSA
Santiago, 20 de noviembre de 2012
MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos
INDICE
MÓDULO DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS. .................................................... 3
Administrar o Configurar reglas de cambios automático de estado de etapa –
8927 4
Atributos Dinámicos, filtros por Estado- Etapas - 6756 ................................... 11
Estado y Etapas - 3861 ....................................................................................... 13
Ingreso y Configuración de Estado – Etapas - 6750 ........................................ 14
Seguimiento de Procesos, Aviso a Encargados de Estados- Etapas - 6754 . 16
Seguimiento de Procesos, Colores por Estado – Etapas - 6758 ..................... 18
Seguimiento de Procesos, Condicionalidad para Subir Archivos - 6757 ....... 20
Seguimiento de Procesos, Encargados de Estados- Etapas - 6755 ............... 22
Seguimientos de Procesos, Fechas por Estados – Etapas - 6759 .................. 24
Tipos de Contenidos con Estados – Etapas - 6752 .......................................... 26
Control de Gestión con Estado – Etapas .......................................................... 28
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MÓDULO DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS.
Permite entregar al sistema la posibilidad de integrar una nueva lógica de control de estados
y/o etapas de un determinado proceso, en los distintos tipos de objeto administrados por el
sistema. Esta funcionalidad permite implementar un seguimiento de procesos tipo workflow,
mediante la incorporación del registro de estados para una determinada entidad sobre un Tipo de
Contenido del Meta Diccionario. Mediante este módulo los administradores del sistema pueden
modelar y controlar las etapas de un proceso a través de los diferentes estados que adquieren los
contenidos registrados.
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ADMINISTRAR O CONFIGURAR REGLAS DE CAMBIOS AUTOMÁTICO DE
ESTADO DE ETAPA – 8927
1. Administración de cambio automático de estados etapas:
Para acceder a la “Administración de cambio automático de Estados/Etapas”, se debe ingresar
al menú de sistema; administración; Administración de Cambio Automático de Estado/Etapa, como
se visualizara en la siguiente imagen:
Al encontrarnos dentro de la administración de estados automáticos, podremos acceder a los datos
referentes a los estados de cambio pasados y futuros, por medio de la bitácora y la proyección.
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1.1. Contenidos afectados
Los contenidos afectados, corresponden a la estadística de los contenidos valga la redundancia,
entorno cambios de estados pasados o futuro por medio de la bitácora y la proyección.
Bitácora
Para acceder a la bitácora de contenidos, solo debemos marcar la opción de “Bitácora” y agregar
el intervalo de fechas, de los cuales se quiere obtener el reporte.
Resultados obtenidos
Proyección
Para acceder a los datos de contenidos que cambiaran de estado a futuro, se debe seleccionar la
opción “Proyección”, y agregar el intervalo de fechas, de los cuales se quiere obtener el reporte.
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Resultados obtenidos
Revisión de reglas periódica por el sistema
Esta funcionalidad corresponde, a la que ejecuta de forma periódica y automáticas las
reglas establecidas en el sistema, cambiando el estado de un contenido de acuerdo a la fecha de
término programada. Cabe señalar que esta no es configurable desde la plataforma I-datum, si no,
por medio del software Cron el cual se instala directo en el servidor. Cron es el nombre del
programa que permite ejecutar automáticamente scripts o comandos en una hora o fecha
específica. . Este servicio se encuentra disponible bajo ambiente Linux.
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2. Configuración reglas de cambios automáticos de estado de etapa.
Las reglas permiten configurar los cambios automáticos de Estados/Etapas, relacionando
el Tipo de Contenido y las etapas involucradas en el proceso.
2.1. Creación de reglas
Para acceder a la configuración de reglas, debemos acceder al menú de sistema; configuración;
Gestión de Reglas para el Cambio Automático de Estados/Etapas, como se visualizara en la
siguiente imagen:
Una vez ingresado en la administración de reglas, podemos efectuar dos acciones una
correspondiente a la creación de reglas de cambio o editar las existentes.
Para ingresar una nueva regla debemos acceder en el botón “Nuevo”, como se muestra en la
siguiente imagen.
Ya dentro del proceso de creación, se abre una ventana correspondiente a los datos que tendrá la
regla a crear. En la sección “Configuración principal” se debe dar un nombre, descripción e indicar
el tipo de contenido que será afectado por la regla.
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Luego en la sección “Parámetros de Estado/Etapa”, se determinara los estados o etapas según
orden, como estado origen y estado destino. Además de un filtro de búsqueda de contenidos que
se encuentran en el estado de origen por fecha.
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La sección de envío de correo, permite determinar en forma separada, que al cambiar de estado
en forma automática, notifique a los usuarios pertenecientes a la etapa o dueño de estado, o los
que fueron configurados para notificación al cambiar de estado.
Cabe señalar que en las reglas no se encuentran determinadas las fechas de cambio, sino estas
se encuentran determinadas de acuerdo a la creación del contenido y el plazo configurado en éste,
o también se puede modificar el plazo directamente desde la ficha en el estado del contenido a
través del término programado.
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2.2. Edición de una regla de cambio
Para poder editar una regla de cambio, debemos entrar a la “Gestión de reglas para el cambio
automático de Estados/Etapas”, donde aparecerá una listado de reglas ya creadas. Para entrar a la
edición debemos hacer clic en icono de edición, donde se podrá efectuar modificaciones del
nombre, descripción, tipo de contenido, estados y envío de correos. Además encontraremos la
posibilidad de eliminar reglas a partir del el botón eliminar.
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ATRIBUTOS DINÁMICOS, FILTROS POR ESTADO- ETAPAS - 6756
El usuario puede condicionar la visualización y modificación de los atributos dinámicos de un tipo
de contenido según el estado-etapa en la que se encuentre el contenido. Esta funcionalidad
permite abrir o cerrar el ingreso y edición de atributos en función de los estados-etapas en que se
encuentre un contenido, registrando cada dato en la etapa que corresponda y cerrándolo según se
requiera.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
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(2) Se abrirá una ventana de las Etapas con los filtros que tiene esta funcionalidad como por
ejemplo: Tipo Estado, Tipo Contenido, etc. Para elegir los datos que se necesitan
mostrar.
(3) Al elegir los filtros que se quieres utilizaran aparecerán todos los contenidos que cumplan
con lo seleccionado, también se podrá editar el contenido que se estime pertinente.
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ESTADO Y ETAPAS - 3861
El concepto de Estado o Etapa corresponde a la declaración lógica que se hace sobre una
determinada condición en la que se encuentra un objeto, entidad, documento, proyecto o proceso
en general. El módulo de Seguimiento de Procesos, permite definir y asignar un determinado
estado o etapa a una entidad del modelo de datos del sistema, para luego hacer gestión sobre
estas entidades en función del estado o etapa asignado a cada una de ellas en forma interactiva
por los diferentes encargados o actores de cada proceso.
1. Se pueden elegir los filtros de los estados para realizar una búsqueda.
2. Se pueden agregar un nuevo Tipo de Estado.
3. Se muestran todos las estados/etapa que existen en el sistema.
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INGRESO Y CONFIGURACIÓN DE ESTADO – ETAPAS - 6750
Esta funcionalidad permite crear o definir los diferentes Estados-Etapas que se asignarán a los
diferentes tipos de contenidos del sistema, estos estados-etapas deberán tener un orden
secuencial, definiendo para cada uno de ellos su estado Sucesor, generando una secuencia pre
diseñada de un proceso determinado.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
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(2) Aparecerá la ventana de Estado/Etapa y esta la opción de Nuevo la cual se crean o se
ingresan nuevas etapas con sus estados.
(3) A continuación se muestran todas las opciones que se pueden agregar a un estado/etapa,
como por ejemplo el plazo, nombre, el tipo de contenido, la jerarquía de etapa, personas
que están vinculadas, etc.
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SEGUIMIENTO DE PROCESOS, AVISO A ENCARGADOS DE ESTADOS-
ETAPAS - 6754
El usuario puede definir para cada estado-etapa que usuarios del sistema serán notificados sobre
el cambio de estado-etapa de un determinado tipo de contenido. Este aviso o notificación se realiza
mediante correo electrónico generado en forma automática por el sistema.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.
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(2) Hay dos opciones de poder definir a las personas que se le notificarán que le lleguen los
correos cuando sucede un cambio de estado-etapa, la primera es por la opción de Nuevo
y ahí mismo definir a las personas involucradas y la segunda es por la edición de
un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
(3) Para finalizar hay que agregar las personas que se desea mandar los correos avisando
los cambios de etapa
.
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SEGUIMIENTO DE PROCESOS, COLORES POR ESTADO – ETAPAS - 6758
Esta funcionalidad permite asignar un color de cuadrícula para cada estado-etapa, para que
cuando los contenidos se visualicen en los listados del sistema, aparezcan con un color
determinado en función del estado-etapa en el que se encuentren, sirviendo de indicador gráfico
para una mejor visualización del proceso.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
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(2) Hay dos opciones de poder definir el color de la función del estado-etapa, la primera es
por la opción de Nuevo y ahí mismo definir el color seleccionado y la segunda es por la
edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
(3) Para terminar se debe elegir la pestaña de Datos Generales y se encuentra la opción de
Color para que el usuario pueda escoger el que más le acomode.
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SEGUIMIENTO DE PROCESOS, CONDICIONALIDAD PARA SUBIR
ARCHIVOS - 6757
El usuario puede condicionar la subida de archivos asociados a un contenido en función del
estado-etapa en la que se encuentre el contenido. Se puede elegir si se Edita o Visualiza en los
archivos.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.
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(2) Hay dos opciones de poder definir la Carga de Archivos de función del estado-etapa, la
primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir la subida de archivos, la segunda es
por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
(3) En la imagen se puede apreciar las opciones que tiene la Carga de Archivo como la
Edición se refiere que el usuario puede ordenar los archivos, cambiar el nombre, etc., y
la Visualizar que se puedan ver en los contenidos.
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SEGUIMIENTO DE PROCESOS, ENCARGADOS DE ESTADOS- ETAPAS - 6755
Permite definir los usuarios encargados o dueños de un determinado estado-etapa, siendo estos
los únicos autorizados para cambiar un determinado estado-etapa para un tipo de contenido. Estos
encargados están definidos por separados para cada estado-etapa y deben tener también sus
correspondientes privilegios a nivel de perfiles de usuarios.
Pasos a seguir:
1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de Etapas.
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2) Hay dos opciones de poder definir Encargados de Etapa de función del estado-etapa, la
primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir a las personas encargadas, la
segunda es por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
3) En esta opción se elegirán las personas que están a cargo de los estados-etapa, los cuales
tienen que tener los privilegios correspondientes para poder realizar cambios, se podrán
agregar como también desvincular personas de los estados-etapa.
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SEGUIMIENTOS DE PROCESOS, FECHAS POR ESTADOS – ETAPAS - 6759
El usuario que tenga los privilegios puede ingresar la planificación de un determinado proceso a
través del ingreso de los plazos en días para cada estado-etapa en un determinado contenido,
permite registrar en forma automática las fechas de inicio y termino real dependiendo del plazo que
se dio anteriormente.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
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(2) Hay dos opciones de poder definir el plazo de función del estado-etapa, la primera es por
la opción de Nuevo y ahí mismo definir los plazos, la segunda es por la edición de
un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
(3) En la ventana de Editar Estado está la pestaña de Datos Generales la cual tiene la
opción de ingresar un plazo que se basa en días, la cual determinar la fecha de Inicio y
fecha de término.
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TIPOS DE CONTENIDOS CON ESTADOS – ETAPAS - 6752
Todos los diferentes tipos de contenidos temáticos definidos en el sistema pueden ser
configurados para tener un Estado-Etapa controlado por el módulo de Seguimiento de Procesos,
con lo cual se puede realizar un control o seguimiento de los procesos operativos en donde se
relacionan los tipos de contenidos.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
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(2) Hay dos opciones de poder definir lo tipos de contenidos en estado-etapa, la primera es
por la opción de Nuevo y ahí mismo definir tipo de contenidos, la segunda es por la
edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
(3) En la ventana de Editar Estado está la pestaña de Tipo de Contenido la cual se eligen el
tipo de contenido, con sus relaciones y atributos como se puede apreciar en la imagen.
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CONTROL DE GESTIÓN CON ESTADO – ETAPAS
A través de esta funcionalidad es posible realizar un control de etapas mediante otras
características asociadas a los contenidos, como atributos o etapas de contenidos asociados.
Pasos a seguir:
(1) Primero se ingresa a Sistema, después Configuración y para finalizar Control de
Etapas.
(2) Hay dos opciones de poder definir las reglas de control de gestión de un estado-etapa, la
primera es por la opción de Nuevo y ahí mismo definir tipo de contenidos, la segunda es
por la edición de un estado-etapa como se puede apreciar en la imagen.
MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos
(3) En la opoción de Editar Estado está la pestaña de Control de Gestión, en la cual equisten
otras tres pestañas que corresponden a las distintas formas de realizar el contro de
gestión: Atributo Estado, Estado Estado Externo y Atributo Atributo Externo.
Para poder ver la configuración necesaria, primero se debe seleccionar el tipo de contenido
al cual se requiere realizar las configuraciones que controlarán los estados. Para esto se
debe ir a la pestaña Tipo de Contenido y seleccionar el segundo radiobutton del tipo de
contenido correspondente.
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A contuinuacion será posible dirigirse a la pestaña de control de estados y ver las opciones
de configuración disponibles para el tipo de contenido seleccionado.
a. Atributo Estado: En esta pestaña es posible configurar un atributo del Tipo de Contenido
para que al tener un valor específico cambie el estado del contenido. Para esto se debe
seleccionar el atributo requerido y definir el o los valores que accionaran el cambio de
estado, es decir, se debe identificar el valor de atriburo con el cual el contenido tomará el
estado que se esta configurando.
Para terminar se debe asignar la regla y guardar.
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b. Estado Estado Externo: En esta pestaña es posible definir un cambio de estado a partir
de estados de contenidos asociados, ya sea directa o condicionalmente, es decir, cuando
uno o todos los contenidos asociados estén en uno o varios estados determinados se
cambiará al estado que se está configurando.
Para terminar se debe asignar la regla y guardar.
c. Atributo Atributo Externo: En esta pestaña es posible realizar cálculo de valores a travez
de un cambio de estado de un contenido, ya sea en un atributo de el mismo o uno externo,
es decir, es posible realizar un cambio o un cálculo de un valor de atributo al cambiar un
estado. Este cálculo se realizará cuando el contenido pase al estado que se está
configurando.
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Para realizar esta configuración se debe seleccionar la operación a efectuar,
seleccionando un atributo del mismo tipo de contenido o un atributo de un tipo de
contenido externo a travez de una relación de contenidos.
Finalmente se debe seleccionar el atributo de destino, el cual puede ser un atributo del
mismo tipo de contenido o un atributo de un tipo de contenido externo a travez de una
relación de contenidos. Si el destino es un atributo externo, el contenido no puede tener
más de un contenido asociado, si no, la operación sólo se hará en el primer contenido
asociado.
Para terminar se debe crear la regla, asignarla y guardar.
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