MANUAL DEL PROCESO
ANÁLISIS, DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el
20/12/2017
[Versión 1.0]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
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Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ............................................................................................................................... 4
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO .................................................................................................................... 5
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................................ 6
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ................................................................................................... 6
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS .......................................................................................................... 7
5.1. SUBPROCESO: DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS ........................... 7
5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO ........................................................................................................... 7
5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................... 8
5.2. SUBPROCESO: CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE ACCESOS A SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............... 9
5.2.1. FICHA DEL SUBPROCESO ........................................................................................................... 9
5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................. 10
5.3. SUBPROCESO: ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS .................................................................. 10
5.3.1. FICHA DEL SUBPROCESO ......................................................................................................... 10
5.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................. 11
5.4. SUBPROCESO: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE AMBIENTES VIRTUALES Y SITIOS WEB ............ 11
5.4.1. FICHA DEL SUBPROCESO ......................................................................................................... 11
5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................. 12
5.5. SUBPROCESO: SOPORTE A USUARIOS DE APLICACIONES INFORMÁTICAS .................................... 13
5.5.1. FICHA DEL SUBPROCESO ......................................................................................................... 13
5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ................................................................................. 14
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO................................................................................................. 14
7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS..................................... 15
8. ANEXOS .................................................................................................................................................... 15
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PROCESO DE ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE
SISTEMAS
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso:
Análisis, desarrollo e implementación de sistemas
Código del Proceso: GA-GTI-ADIS
Descripción:
PROPÓSITO:
❖ Desarrollar y dar mantenimiento a los aplicativos informáticos de la Universidad de Guayaquil, así como administrar la base de datos de la institución y los accesos de usuarios a sistemas de información.
DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de Fecha ❖ Necesidad Institucional ❖ Recepción de requerimiento de usuario
ENTRADAS:
❖ Requerimientos ❖ Necesidades institucionales
SUBPROCESOS:
1. Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos 2. Creación o eliminación de accesos a Sistemas de Información 3. Administración de base de datos 4. Creación y Mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web 5. Soporte a usuarios en aplicaciones informáticas
Productos/Servicios del Proceso:
❖ Aplicativos desarrollados e implementados ❖ Cuentas de correo electrónico y Quipux creadas ❖ Cuentas de Correo electrónico eliminadas y respaldadas ❖ Accesos a sistemas de información configurados ❖ Accesos a sistemas de información eliminados ❖ Base de datos segura y respaldada ❖ Aulas virtuales y sitios web creados y actualizados
❖ Usuarios capacitados en manejo de aplicativos
❖ Seguimiento de control a sistemas implementados
❖ Sistemas operativos y aplicativos verificados
Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo
Responsable del Proceso:
❖ Dirección de Gestión Tecnológica de la Información
Tipo de cliente: ❖ Interno
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Marco Legal:
Reglamento orgánico de gestión por procesos de la Universidad de Guayaquil
Estatuto Orgánico de la Universidad de Guayaquil Reglamento de Régimen Académico Ley de Comercio Electrónico Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública Reglamentos de matriculación Reglamento de Calificaciones, Resoluciones de la Comisión Académica Órgano Colegiado Académico Superior
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá cumplir los lineamientos y metodologías de la Secretaría Nacional de
Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT).
Los requerimientos de automatización deben ser remitidos a la Jefatura de procesos y Gestión de la calidad para su análisis y planificación para el desarrollo e implementación.
El desarrollo y la actualización de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionan las áreas usuarias del mismo, por medio de entrevistas con el personal involucrado, y con base en los documentos de definiciones funcionales elaborados por la Jefatura de Procesos y Calidad de la Gestión institucional.
Los tiempos para el análisis, desarrollo e implementación de un sistema informático dependerán de la complejidad de las definiciones funcionales, las prioridades establecidas y las actividades planificadas.
Los únicos autorizados por este manual a solicitar creación de cuentas de correo electrónico y Quipux son los Jefes de cada área y las Coordinaciones o Directores de Carrera de las facultades, adjuntando la copia del contrato.
Los soportes a usuarios en sistemas informáticos que tengan que ver con la parte académica deben tener la aprobación del Vicerrectorado de Formación Académica y profesional, caso contrario no será atendido el requerimiento.
Todo requerimiento de soporte a aplicaciones informáticas debe ser remitido a los buzones: [email protected]
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✓ Toda actualización requerida por el Jefe del área al presente documento o a los formatos
del mismo deberán ser aprobados por el Director del área y comunicados a la Jefatura de
Procesos y Calidad de la Gestión Institucional para el registro y control correspondiente y
posterior aprobación del Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Término Definición
DDF Documento de definiciones funcionales. Es el documento donde se especifica en detalle las características de las opciones del aplicativo que se requiere desarrollar.
Hardware Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una computadora o un sistema informático.
Software Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas
Redes
Es un conjunto de equipos informáticos y software conectados entre sí por medio de dispositivos físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas electromagnéticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de compartir información, recursos y ofrecer servicios.
Base de datos Bancos de información que contienen datos relativos
Servidor Es un ordenador o máquina informática que está al “servicio” de otras máquinas, ordenadores o personas llamadas clientes y que le suministran a estos, todo tipo de información
SI Sistemas de información
GTI Gestión Tecnológica de la Información
VIFAP Vicerrectorado de Formación Académica y Profesional
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
A continuación se presenta una visión general del proceso de Análisis, desarrollo e implementación
de sistemas:
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Interrelación de Procesos
Desarrollo y mantenimiento de
sistemas informáticos
Creación o Eliminación de Accesos a sistemas
de información
Administración De Base de Datos
-Fecha de Cumplimiento -Requerimiento
-Necesidad institucional Creación y
mantenimiento De ambientes virtuales y
sitios web
Soporte a usuarios en aplicaciones informáticas
5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS
5.1. SUBPROCESO: DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS
INFORMÁTICOS
5.1.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Subproceso: Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos
Código del Subproceso: GA-GTI-ADIS-001
Descripción: PROPÓSITO:
❖ Desarrollar nuevos aplicativos informáticos y dar mantenimiento a los existentes para la Universidad de Guayaquil, con la finalidad de optimizar los procesos y asegurar la calidad de los mismos.
DISPARADOR: ❖ Recepción de requerimiento de usuarios ❖ Identificación de Necesidad Institucional ❖ Recepción de Manual de Procesos To-Be
ENTRADAS: ❖ Necesidades institucionales ❖ Requerimiento de la Jefatura de Procesos y Calidad de la Gestión
Institucional ❖ DDF
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ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir y analizar documento de definiciones funcionales ❖ Diseñar producto ❖ Desarrollar el aplicativo ❖ Documentar desarrollo del aplicativo ❖ Capacitar y dar soporte
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Aplicativos desarrollados e implementados.
❖ Usuarios capacitados en manejo de aplicativos
❖ Seguimiento de control a los sistemas implementados
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas
Tipo de cliente: Interno
5.1.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
Gestión Tecnológica de la Información
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Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas
AnalistaDesarrollar
producto de acuerdo a las definiciones funcionales
AnalistaDocumentar el
producto desarrollado.
AnalistaCapacitar a los
usuarios respecto a la utilización adecuada del
producto
AnalistaBrindar el soporte a
los usuarios, de acuerdo a sus
requerimientos
¿Se requiereCambios?
Solicitar correcciones
Si
Jefe Recibir definiciones
y asignar analista
Analista Revisar definiciones
y establecer cronograma de
desarrollo
Realizar pruebas de usuario
Elaborar documento de autorización de paso a producción
AnalistaRealizar el paso a
producción del aplicativo
desarrollado
Elaboración de Documento de
definiciones funcionales
Revisar y sumillar Documento de
definiciones funcionales
Analista Realizar pruebas
internas y funcionales
No
AnalistaElaborar o actualizar manual de usuario
JefeSolicitar Pruebas
para paso a producción
Analista Realizar
modificaciones solicitadas
Analista Revisar avances del aplicativo con área
requirente y área de Procesos. Realizar
correcciones al aplicativo de ser
necesario
¿Se requieren ajustes en definiciones funcionales?
Si
No
• Recepción de Requerimiento de usuario
• Manual de procesos to be
Realizar alcance la DDF en conjunto
con el usuario
En conjunto con Procesos y Gestión de la calidad
institucional
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5.2. SUBPROCESO: CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE ACCESOS A SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
5.2.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Subproceso: Creación o Eliminación de Accesos a Sistemas de Información
Código del Subproceso:
GA-GTI-ADIS-002
Descripción: PROPÓSITO:
❖ Administrar de manera eficiente los accesos a los sistemas de información de la Universidad de Guayaquil.
DISPARADOR: ❖ Identificación de necesidad de creación o eliminación de accesos
ENTRADAS: ❖ Requerimiento vía correo electrónico ❖ Contrato firmado del personal que ingresa ❖ Notificación de terminación de contrato
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Creación de cuenta de correo electrónico y Quipux
❖ Creación de cuentas a sistemas informáticos
❖ Respaldo de cuentas de usuario
❖ Notificación al Usuario
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Cuenta de correo electrónico y Quipux creadas
❖ Cuentas de Correo electrónico y Quipux eliminadas y respaldadas
❖ Accesos a sistemas de información otorgados a usuario
❖ Accesos de usuario a sistemas de información eliminados
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas
Tipo de cliente: Interno
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5.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
Gestión Tecnológica de la Información
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Creación o Eliminación de Accesos a Sistemas de Información
Revisar el tipo de trámite a
realizar
¿Creación oEliminación de accesos a SI?
Crear cuenta de correo del servidor o
funcionario
Colocar cuenta en grupo de
trabajo correspondiente
Notificar la atención del
requerimiento
Recibir notificación y comunicar al
usuario
Sacar copia de respaldo de la
cuenta
Eliminar cuenta del grupo de
trabajo correspondiente
Eliminar cuenta del usuario
Solicitar creación o eliminación de accesos a SI para
usuario
Creación
Eliminación
Asignar analista Responsable
¿Tipo de acceso?
Correo electrónico/Quipux
¿Tipo de acceso?
Correo electrónico/
Quipux
Verificar rol y accesos requeridos
Aplicativo Accesos solicitados se ajustan al usuario?
SiCrear accesos
solicitados para usuario
No
Eliminar accesos de usuario
Aplicativos
Identificación de necesidad de accesos a SI
Notificar al usuario la negación del requerimento
5.3. SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS
5.3.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Subproceso: Administración de base de datos
Código del Subproceso: GA-GTI-ADIS-003
Descripción: PROPÓSITO:
❖ Manejar de manera clara, sencilla, segura y ordenada la
información que se genera de los distintos procesos, así como la
creación y mantenimiento de base de datos
DISPARADOR:
❖ Cumplimiento de fecha planificada
❖ Recepción de requerimiento de usuario
ENTRADAS:
❖ Información de base de datos.
❖ Modelo de datos de las aplicaciones nueva
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ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Verificación de funcionalidad de base de datos
❖ Gestión de usuarios y roles de la base de datos
❖ Conservación de copias de respaldo
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Base de datos segura y respaldada
Responsable del Subproceso:
❖ Administrador de base de datos
Tipo de cliente: Interno
5.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
Gestión Tecnológica de la Información
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Administración de bases de datos
Realizar afinamiento a
estructuras de base de datos
Verificar funcionalidad
Gestionar y documentar
bases de datos
Gestionar usuarios y roles
de la base de datos
Generar copia de respaldo de la
información de la base de datos
Conservar copias de respaldo
Crear estructura (modelo de datos) y dar permisos a los
desarrolladores
Analizar modelo de datos propuesto
¿Autoriza o rechaza?
Autorizar
Rechazar
* Recepción de Requerimiento
* ActividadProgramada
Creación
Notificar rechazo al analista responsable
Asignar recurso del area
Notificar al analista desarrollador la
creación del modelo de base de datos
¿Creación o Mantenimiento de
base de datos?
Manteamiento
5.4. SUBPROCESO: CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE AMBIENTES
VIRTUALES Y SITIOS WEB
5.4.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Subproceso: Creación y mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web
Código del Subproceso: GA-GTI-ADIS-004
Descripción: PROPÓSITO: ❖ Crear ambientes virtuales y web de acuerdo a los requerimientos
institucionales
DISPARADOR: ❖ Recepción de requerimiento. ❖ Cumplimiento de fecha planificada
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ENTRADAS: ❖ Requerimientos de área interesada ❖ Planificación académica
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Creación de aulas virtuales ❖ Creación de usuarios (docentes y estudiantes) ❖ Publicación de avisos y notificaciones
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Aulas virtuales y publicaciones creadas ❖ Sitios web institucional creados y actualizados
Responsable del Subproceso:
❖ Administrador web
Tipo de cliente: Interno
5.4.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
Gestión Tecnológica de la Información
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Creación y mantenimiento de ambientes virtuales y sitios web
Solicitar creación de ambiente web o
multimedia
JefeDesignar analista
responsable
AnalistaCrear Curso o
publicación ambiente web o
multimedia
Jefe Comunicar que el requerimiento fue
atendido
Comunicar al área requirente
Verificar curso o publicación creado
¿Es conforme al requerimientos de
usuario?
Si
AnalistaCorregir publicación
o curso
AnalistaDocumentar curso o publicación creada
Notificar conformidad con el curso o publicación
creado
Necesidad de crear curso, usuario o publicación
Enviar requerimiento a
Gestión Tecnológica de la Información
Sumillar requerimiento
Solicitar cambios necesarios
no
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5.5. SUBPROCESO: SOPORTE A USUARIOS DE APLICACIONES
INFORMÁTICAS
5.5.1. FICHA DEL SUBPROCESO
Subproceso: Soporte a usuarios de aplicaciones informáticas
Código del Subproceso:
GA-GTI-ADIS-005
Descripción: PROPÓSITO:
❖ Gestionar y brindar soporte a los usuarios en aplicaciones informáticas
DISPARADOR:
❖ Identificación de fallas en el sistema
ENTRADAS:
❖ Requerimientos de usuario
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
❖ Ejecución de mantenimiento y soporte a aplicación informática
❖ Notificación de Ejecución de mantenimiento y soporte a aplicación
informática
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Sistemas y aplicativos funcionando correctamente
❖ Sistemas y aplicativos operativos y verificados
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Análisis, Desarrollo e Implementación de Sistemas
Tipo de cliente: Interno
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5.5.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
Dirección Tecnológica de la Información
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Jefe
de
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de
Sist
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Soporte a Usuarios en aplicaciones informáticas
Realizar requerimiento
Asignar Recurso al requerimiento
Verificar autorización de
Vicerrectorado de Formación
Universitaria
¿Cuenta con La autorización de
VIFA?
NoDevolver
requerimienoSi
Ejecutar mantenimiento y
soporte en la aplicación
Notificar ejecución de mantenimiento y
soporte
¿Requerimiento académico ?
Si No
Fallas en el sistema
Revisar el tipo de requerimiento que
se solicita
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Análisis, Desarrollo e Implementación de
Sistemas son los siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de
Medición Fuente de la
Medición Frecuencia
de Medición
1
Porcentaje de
requerimientos
atendidos
(# de requerimientos
atendidos / # de
requerimientos
recibidos)*100
Porcentaje
Jefe de Análisis,
Desarrollo e
Implementación
de Sistemas
Base de datos de
Requerimientos Mensual
2
Porcentaje de
cumplimiento de
los desarrollos
planificados
(# de desarrollos realizados
/ total de desarrollos
planificados) *100
Porcentaje
Jefe de Análisis,
Desarrollo e
Implementación
de Sistemas
Base de datos de
desarrollos Semestral
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