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OPERADORA DE SERVICIOS TURÍSTICOS DE NUEVO LEÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS OPERADORA DE SERVICIOS TURÍSTICOS DE NUEVO LEÓN
Actualización a septiembre de 2017
1
Contenido
OBJETIVOS DEL MANUAL .................................................................................................................... 3
PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................................. 4
(PR-‐OST-‐01) Operación parque ecoturístico Cola de Caballo: ........................................................ 7
(PR-‐OST-‐02) Operación parque Grutas de Bustamante: .............................................................. 14
(PR-‐OST-‐03) Operación parque Mirador Asta Bandera: ............................................................... 21
(PR-‐OST-‐04) Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque: ................................. 28
(PR-‐OST-‐05) Compra de materiales, suministros y servicios generales: ....................................... 35
(PR-‐OST-‐06) Fondo fijo de caja chica: ........................................................................................... 44
(PR-‐OST-‐07) Generación y pago de nómina: ................................................................................ 56
(PR-‐OST-‐08) Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos: ............................................... 65
(PR-‐OST-‐09) Elaboración de informes de gestión trimestral y cuenta pública ............................. 71
(PR-‐OST-‐10) Compra de bienes muebles: ..................................................................................... 79
(PR-‐OST-‐11) Préstamos a trabajadores: ....................................................................................... 91
Gobierno el Estado de Nuevo León Operadora de Servicios Turísticos
Fecha de Elaboración: 15 de septiembre de 2017
Manual de Políticas y Procedimientos Publicación.- 02 Elaboró:
C.P. Luis González Sánchez Autorizó:
Lic. Miguel Ángel Cantú González
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INTRODUCCIÓN
En cumplimiento del artículo 95 fracción 1 de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública del Estado de Nuevo León publicada el 1 de julio del 2016
donde se menciona que una de las obligaciones de transparencia es poner a
disposición del público los manuales administrativos actualizados, las reglas de
operación y sus políticas, entre otras; en este sentido siendo responsabilidad de
cada ente público la expedición de los manuales de organización, procedimientos
y políticas, se emite el “Manual de procedimientos y políticas” del organismo
Operadora de Servicios Turísticos de Nuevo León.
Se ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado
de los procedimientos que ejecutan las unidades administrativas y de operación,
las cuales permiten alcanzar los objetivos y contribuyen a orientar al personal
adscrito al organismo sobre la ejecución de las actividades encomendadas,
constituyéndose así, en una guía de la forma en que opera e interviene cada uno
de los actores responsables en el proceso.
Es importante mencionar que el presente manual deberá revisarse cada vez que
exista una modificación en el Manual de Organización y Servicios, en los procesos
y/o en las políticas de operación.
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OBJETIVOS DEL MANUAL
Con la elaboración del presente manual, se pretende dar a conocer en su
secuencia lógica las distintas actividades que desempeña el personal del
Organismo de acuerdo a las atribuciones que tiene encomendadas, convirtiéndose
en un complemento del Manual de Organización y Servicios.
Los objetivos específicos del documento son:
• Presentar una visión de las principales actividades de la Dirección General
del Organismo.
• Describir las actividades correspondientes a las áreas que la integran.
• Orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporación al
área.
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PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS OPERADORA DE SERVICIOS TURÍSTICOS DE NUEVO LEÓN
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Propósito del Procedimiento:
Mostrar la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que
precisan, de manera sistemática, la forma de realizar una función o un aspecto de
ella. Todo procedimiento involucra actividades, el personal que las realiza y en su
caso, los formatos requeridos.
Alcance del Procedimiento:
Muestra el objetivo, frecuencia, alcance, políticas, lineamientos, definiciones
aclaratorias y documentos, en su caso, de los principales procesos del área de
Administración y de los parques recreativos.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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PROCEDIMIENTO
Operación parque ecoturístico Cola de Caballo
PR-OST-01
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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(PR-OST-01) Operación parque ecoturístico Cola de Caballo:
Objetivo: Administrar las entradas, depósitos y registro de los visitantes
nacionales y extranjeros, así como, brindarles a través del recurso
humano y del recurso natural del parque; la recreación, el descanso y
diversión.
Frecuencia: Diaria
Alcance: Inicia con la colocación de boletos de entrada del parque a través de
compra directa o por redes sociales y termina con la elaboración y
registro de la factura electrónica por los ingresos recibidos.
Políticas y Lineamientos:
1. El parque abre sus puertas los 365 días del año.
2. El horario del parque es de 9:00 a 18:00 horas.
3. Está prohibida la entrada al parque a las personas que se presenten en estado
inconveniente (ebrios o drogados).
4. Invariablemente debe entregarse el boleto electrónico o prepago
correspondiente a cada visitante.
5. Mantener limpias y sin ningún riesgo todas las áreas del parque.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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6. Vigilar que el visitante no pase a áreas o instalaciones prohibidas o de riesgo.
7. El personal debe tener la disponibilidad de apoyar o auxiliar a todo visitante que
así lo solicite.
8. Las ventas a grupos con tarifas preferentes solo se hacen a través de las
oficinas administrativas.
Definiciones: NU
Ecoturístico: Es la actividad turística que se desarrolla sin alterar el equilibrio del
medio ambiente y evitando los daños a la naturaleza.
Morralla: Cantidad mínima de dinero que se entrega diariamente a responsables
del cobro de entradas en el parque para la devolución de saldos remanentes.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Si se realiza la venta de boletos directamente en el parque pase a actividad No. 6.
Analista Administrativo
1 Recibe en forma directa, vía telefónica o vía redes sociales la solicitud de compra de boletos para entrada al parque a un grupo de visitantes.
2 Registra información del cliente.
3
Proporciona o envía la cotización, con la advertencia de que el costo total debe quedar cubierto tres días antes de su aplicación. Se le informa que pase a la oficina a recoger los boletos.
Se revisan diariamente los depósitos recibidos. Si el cliente no deposita en el tiempo indicado, es fin del procedimiento.
Analista Administrativo 4
Se recibe por email aceptación del cliente, imprime recibo de depósito sellado por el banco como comprobación del movimiento y lo turna al Analista Contable para que genere factura.
Analista Contable 5 Genera factura electrónica, la envía al cliente, la imprime y la adjunta a la ficha de depósito para su registro. Pase a actividad No.9.
Administrador del parque
6
Verifica que el Auxiliar de Taquilla cuente con un fondo de caja para morralla para poder iniciar las operaciones del día y accede a la operación del “Sistema electrónico de expedición de boletos” para generación automática de los boletos de entrada.
7
• Efectúa una revisión de las instalaciones y se asegura de que todo el personal se encuentre en su área.
• Da instrucciones de que se abran las puertas del parque.
Conecta con procedimiento PR-OST-04 Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque.
Auxiliar de Taquilla 8 • Recibe la morralla del día. • Atiende a los visitantes realizando la venta del
servicio de entrada, recibe el pago y entrega boleto
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN electrónico. Pasa a actividad No. 10
Auxiliar de Taquilla
9 Cuando el grupo de visitantes llegue con el boleto previamente comprado en las oficinas, los recibe, recoge los boletos y se les da el acceso al parque.
10
Al finalizar el día elabora reporte de corte de caja, conciliando el número de boletos vendidos por el sistema contra el efectivo recibido y la morralla, así mismo, se informa el número de boletos (prepago) recibidos de visitantes que lo adquirieron previamente en la oficina.
Administrador del parque
11
• Al finalizar el día da instrucciones de que se cierren las puertas del parque.
• Recibe y revisa corte de caja contra boletos vendidos y/o recibidos y morralla.
• Imprime el reporte diario de la venta de boletos. • Separa el fondo de caja por concepto de morralla que
se entregó al inicio del día y coteja contra el reporte diario de ventas impreso.
• Prepara ficha de depósito por el importe de las ventas del día.
12 El lunes y viernes de cada semana en temporada alta, efectúa el depósito bancario de los ingresos por venta de boletos, si se trate de temporada baja, se efectúa el depósito correspondiente los lunes de cada semana.
13
Entrega semanalmente a contabilidad el reporte diario de la venta de boletos (lunes), así como los comprobantes de depósitos sellado por el banco generado por el “Sistema electrónico de expedición de boletos”, complementándolo con los boletos de prepago recibidos.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable
14
• Recibe la integración de las ventas diarias y comprobantes de depósito.
• Genera factura de ingresos por los depósitos recibidos y entrega copia de recibido al Administrador del parque para su archivo.
15
• Registra el asiento contable-presupuestal del momento devengado-recaudado por la venta de boletos en grupo e imprime las pólizas correspondientes.
• Registra el asiento contable-presupuestal del momento devengado-recaudado por la venta de las entradas semanales reportadas por el Administrador del parque e imprime las pólizas correspondientes.
• Archiva una copia de la factura en el consecutivo fiscal. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐01 Fecha: 15/09/2017
OPERACION PARQUE ECOTURÍSTICO COLA DE CABALLO Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Cola de Caballo
Área Responsable: Administrador del parque
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DIAGRAMA DE FLUJO: ANALISTA
ADMINISTRATIVO ANALISTA
CONTABLE ADMINISTRADOR
DEL PARQUE AUXILIAR DE
TAQUILLA
Recibe solicitud vía telefónica, redes
sociales la solicitud de compra de boletos para
grupos.
INICIO
Verifica que la taquilla cuente con fondo de caja para morralla.
Recibe notificación de cabaña rentada y realiza inspección de limpieza y correcto funcionamiento de
aparatos, para recibir e instalar al cliente
Efectúa revisión de instalaciones y abre el
parque.
Proporciona informes y envía cotización.
6
Registra información del cliente.
7
¿La venta de boletos se realiza
en el parque?
1
2
3
¿El cliente realiza el depósito?
Genera factura electrónica la envía al cliente, la imprime y
adjunta ficha de depósito.
5
No
Si
Recibe morralla y atiende a visitantes.
8
Recibe al grupo de visitantes y recoge boletos de prepago.
9 Da instrucciones de
cerrar el parque, recibe y revisa corte
de caja, separa fondo de caja por concepto de morralla y prepara
ficha de depósito.
Realiza depósitos bancarios.
Entrega semanalmente reporte diario de
ingresos.
Recibe la integración de ventas y genera
factura global de ingresos generados en
el parque.
Recibe aceptación, imprime recibo de
depósito y lo turna al Analista de Contabilidad.
4
No
Si
PR-OST-04
11
Al finalizar el día, elabora reporte de
corte de caja. Incluyendo los boletos
vendidos por el sistema de taquilla y los boletos prepago.
10 12
13
14
Registra Asiento contable y archiva copia
de la factura.
15
FIN
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
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PROCEDIMIENTO
Operación parque Grutas de Bustamante
PR-OST-02
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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(PR-OST-02) Operación parque Grutas de Bustamante:
Objetivo: Inicia con la colocación de boletos de entrada del parque a través de
compra directa o por redes sociales para grupos y termina con la
elaboración y registro de la factura electrónica por los ingresos
recibidos.
Políticas y Lineamientos:
1. El parque abre de martes a domingo, excepto temporadas altas y días festivos
que abre toda la semana.
2. El horario del parque es de 9:00 a 17:00 horas.
3. Está prohibida la entrada al parque a las personas que se presenten en estado
inconveniente (borrachos o drogados).
4. Está prohibido en el interior de las grutas: comer, beber, fumar y mascotas.
5. Invariablemente debe entregarse el boleto electrónico o prepago
correspondiente a cada visitante.
6. Mantener limpias y sin ningún riesgo todas las áreas del parque.
7. Vigilar que el visitante no pase o entre en áreas o instalaciones prohibidas o de
riesgo.
8. El personal debe tener la disponibilidad de apoyar o auxiliar a todo visitante que
así lo solicite.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
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9. Las ventas a grupos con tarifas preferentes solo se hacen a través de las
oficinas administrativas.
Definiciones: NU
Morralla: Cantidad mínima de dinero que se entrega diariamente a responsables
del cobro de entradas en el parque para la devolución de saldos remanentes.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Si se realiza la venta de boletos directamente en el parque pase a actividad No. 6.
Analista Administrativo
1 Recibe en forma directa, vía telefónica o vía redes sociales la solicitud de compra de boletos para entrada al parque a un grupo de visitantes.
2 Registra información del cliente.
3
• Proporciona o envía la cotización, con la advertencia de que el costo total debe quedar cubierto tres días antes de su aplicación.
• Se le informa que pase a la oficina a recoger los boletos.
Se revisan diariamente los depósitos recibidos. Si el cliente no deposita en el tiempo indicado, es fin del procedimiento.
Analista Administrativo 4
Recibe por email aceptación del cliente, imprime documento de depósito sellado por el banco y la turna al Analista Contable para que genere factura.
Analista Contable 5 Genera factura electrónica, la envía al cliente, la imprime y la adjunta a la ficha de depósito para su registro. Pase a actividad No.9.
Administrador del parque
6
Verifica que el Auxiliar de Taquilla cuente con un fondo de caja para morralla para poder iniciar las operaciones del día y accede a la operación del “Sistema electrónico de expedición de boletos” para generación automática de los boletos de entrada.
7
Efectúa una revisión de las instalaciones asegurando de que todo el personal se encuentre en su área, da instrucciones de que se y abran las puertas del parque.
Conecta con procedimiento (PR-OST-04) mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque.
Auxiliar de Taquilla 8 • Recibe la morralla del día.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN • Atiende a los visitantes realizando la venta del
servicio de entrada, recibe el pago y entrega boletos. Les permite la entrada acompañados del Guía de Turistas. Pasa a actividad No. 10
Auxiliar de Taquilla
9
Cuando el grupo de visitantes llegue con el boleto previamente comprado en las oficinas, los recibe, recoge los boletos y se les da la entrada acompañados del Guía de Turistas.
10
Al finalizar el día elabora reporte de corte de caja, conciliando el número de boletos vendidos por el sistema contra el efectivo recibido y la morralla, asimismo se informa el número de boletos (prepago) recibidos de visitantes que lo adquirieron previamente en la oficina.
Administrador del parque
11
• Al finalizar el día da instrucciones de que se cierren las puertas del parque.
• Recibe y revisa corte de caja contra boletos vendidos y/o recibidos y morralla.
• Imprime el reporte diario de la venta de boletos. • Separa el fondo de caja por concepto de morralla
que se entregó al inicio del día y coteja contra el reporte diario de ventas impreso.
• Prepara ficha de depósito por el importe de las ventas del día.
12
El lunes y viernes de cada semana efectúa el depósito bancario de los ingresos por venta de boletos en temporada alta. El lunes se efectúa el depósito correspondiente cuando se trate de temporada baja.
13 Entrega semanalmente a contabilidad el reporte diario de la venta de boletos (lunes), así como el comprobante de depósito sellado por el banco.
Analista Contable
14
• Recibe la integración de las ventas diarias y comprobante de depósito.
• Genera factura de ingresos por cada ficha de depósito y entrega copia de recibido al Administrador del Parque para su archivo.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable 15
• Registra el asiento contable-presupuestal del momento devengado-recaudado por la venta de boletos en grupo e imprime las pólizas correspondientes.
• Registra el asiento contable-presupuestal del momento devengado-recaudado por la venta de las entradas semanales reportadas por el Administrador del parque e imprime las pólizas correspondientes.
• Archiva una copia de la factura en el consecutivo fiscal. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐02 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE GRUTAS DE BUSTAMANTE Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Grutas de Bustamante
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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DIAGRAMA DE FLUJO: ANALISTA
ADMINISTRATIVO ANALISTA
CONTABLE ADMINISTRADOR
DEL PARQUE AUXILIAR DE
TAQUILLA
Recibe solicitud vía telefónica, redes
sociales o directa de compra de boletos para
grupos.
INICIO
Verifica que la taquilla cuente con fondo de caja para morralla.
Recibe notificación de cabaña rentada y realiza inspección de limpieza y correcto funcionamiento de
aparatos, para recibir e instalar al cliente
Efectúa revisión de instalaciones y abre el
parque.
Proporciona informes y envía cotización.
6
Registra información del cliente potencial.
7
FIN
¿La venta de boletos se realiza
en el parque?
1
2
3
¿El cliente realiza el depósito?
Genera factura electrónica la envía al cliente, la imprime y
adjunta ficha de depósito.
5
No
Si
Recibe morralla y atiende a visitantes.
8
Recibe al grupo de visitantes y recoge boletos de prepago.
9 Da instrucciones de
cerrar el parque, recibe y revisa corte
de caja, separa fondo de caja por concepto de morralla y prepara
ficha de depósito.
Realiza depósitos bancarios.
Entrega semanalmente reporte diario de
ingresos.
Recibe la integración de ventas y genera factura global de los
ingresos recibidos en el parque.
Recibe aceptación, imprime depósito y lo turna al Analista de
Contabilidad.
4
No
Si
PR-OST-04
11
Al finalizar el día elabora reporte de
corte de caja. Incluye los boletos vendidos
por el sistema de taquilla y los boletos
prepago.
10 12
13 14
Registra asiento contable y archiva copia
de la factura.
15
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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PROCEDIMIENTO
Operación Parque Mirador Asta Bandera
PR-OST-03
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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(PR-OST-03) Operación parque Mirador Asta Bandera:
Objetivo: Ofrecer y brindar a través del recurso humano y del recurso natural
existente en del parque; la recreación, el descanso y la diversión a
todo visitante.
Frecuencia: Diaria
Alcance: Inicia con la apertura del parque y termina con la elaboración
semanal de la factura de los ingresos recibidos.
Políticas y Lineamientos:
1. El parque abre los 365 días del año.
2. El horario del parque es de 8:30 a 22:30 horas.
3. Está prohibida la entrada al parque a las personas que se presenten en estado
inconveniente (ebrios o drogados).
4. Está prohibido ingresar al parque en motocicletas, bicicletas, patines y con
mascotas.
5. Mantener limpias y sin ningún riesgo todas las áreas del parque.
6. Vigilar que el visitante no pase o entre en áreas o instalaciones prohibidas o de
riesgo.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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7. El personal debe tener la disponibilidad de apoyar o auxiliar a todo visitante
que así lo solicite.
8. El control de entradas del parque es gratuita y se lleva el registro de visitante
en base a un contador manual de personas.
9. La entrada al estacionamiento tiene un costo, y se entrega el boleto
correspondiente.
10. El personal de SEDENA cuando así se requiera efectúa la coordinación de
izamiento de bandera debiendo estar presente un empleado del parque.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Administrador del parque
1 Antes de abrir, verifica que los contadores manuales de entradas de visitantes estén en ceros.
2
Efectúa una revisión de las instalaciones y se asegura de que todo el personal se encuentre en su área y abre las puertas del parque.
Conecta con procedimiento (PR-OST-04) mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque.
Jefe de Turno
3
• Durante el día un empleado ubicado en la entrada al parque proporciona información, efectúa el cobro del estacionamiento y realiza el conteo de personas que van a entrar al parque.
• Cada turno hace el corte.
4
• Al finalizar su turno, llena documento “Control de estacionamiento”. DOC-OST-01.
• Entrega el contador manual de entrada de visitantes al Administrador del Parque.
Administrador del parque
5 Al final del día, da instrucciones de cerrar el parque.
6
Anota en el control de datos estadísticos las entradas de visitantes de acuerdo a la información de los contadores manuales y del “Control de estacionamiento”, atendiendo a la venta de boletos del día.
7 Realiza el depósito el lunes de cada semana.
8 Entrega semanalmente a contabilidad el reporte diario de la venta de boletos de estacionamiento (lunes), así como el comprobante del depósito sellado por el banco.
Analista Contable 9
Recibe la integración de las ventas diarias por concepto de estacionamiento y comprobantes de depósito. Genera factura de ingresos por el depósito y entrega copia de recibido al Administrador del Parque para su archivo.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable 10
• Registra el asiento contable-presupuestal del momento devengado-recaudado por la venta de las entradas semanales reportadas por el Administrador del parque e imprime las pólizas correspondientes.
• Archiva una copia de la factura en el consecutivo fiscal. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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DIAGRAMA DE FLUJO: ADMINISTRADOR DEL
PARQUE JEFE DE TURNO ANALISTA CONTABLE
INICIO
Antes de abrir, verifica que los contadores de entradas de visitantes estén en ceros.
1
Efectúa una revisión de instalaciones, personal en su
puesto y abre el parque. 2
Cierra puertas del parque al final del día.
Durante el día, da información a los visitantes del parque, efectúa
cobro de estacionamiento y marca en el contador la cantidad de visitantes que van ingresando.
3
Anota en el control de datos estadísticos las entradas de
visitantes y vehículos de acuerdo a los contadores manuales y control de estacionamiento.
5
6
FIN
PR-OST-04
Realiza el depósito el lunes de cada semana.
7
Al finalizar cada turno, completa reporte de “Control
de estacionamiento” para informar el importe total de
entradas. 4
Entrega cada lunes el reporte de ingresos y ficha de depósito.
8 Registra los momentos devengado
y recaudado de los ingresos. 10
Genera factura en base a los ingresos reportados.
9
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐03 Fecha: 15/09/2017
OPERACIÓN PARQUE MIRADOR ASTA BANDERA Versión: 0
Unidad Administrativa Parque Mirador Asta Bandera
Área Responsable: Administrador del parque
Actualización a septiembre de 2017
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Documentos de control de procedimientos:
DOC-OST-01 Control de estacionamiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
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PROCEDIMIENTO
Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque
PR-OST-04
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
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(PR-OST-04) Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque:
Objetivo: Garantizar el funcionamiento y conservación de los bienes muebles e
inmuebles del parque Cola de Caballo, Grutas de Bustamante y
Mirador Asta Bandera, haciendo revisiones periódicas preventivas y
proporcionando el mantenimiento correctivo de los mismos.
Frecuencia: Diaria.
Alcance: Inicia con la elaboración del plan de actividades de mantenimiento
programadas y finaliza con la entrega del bien de acuerdo a las
condiciones requeridas para su uso y buen desempeño.
Políticas y Lineamientos:
1. Este procedimiento aplica para los 3 parques antes mencionados.
2. Llevar una bitácora de mantenimientos preventivos y correctivos de todos los
bienes muebles e inmuebles, el cual deberá indicar el tipo de servicio
proporcionado y costos de los mismos.
3. Actualizar una vez al año la bitácora de mantenimiento para mantener en
óptimas condiciones los bienes muebles e inmuebles del parque.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
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Definiciones:
En la descripción narrativa: Las funciones de mantenimiento se realizan por los
Guías de Turista en el parque Grutas de Bustamante y por el Jefe de Turno y
Auxiliar de Mantenimiento en el parque Mirador Asta Bandera.
Bitácora: Entiéndase como cuaderno de trabajo donde se lleve el registro en
orden cronológico de las acciones realizadas para cada revisión preventiva o
mantenimiento correctivo de los bienes muebles e inmuebles.
Bien inmueble: Es todo bien que no puede ser trasladado de un lugar a otro por
su condición de estar adherido al terreno.
Bien mueble: Aquel bien susceptible de ser movilizado de un lugar a otro y tiene
un valor determinado.
Mantenimiento correctivo: Servicio que corrige los defectos observados en los
bienes muebles e inmuebles.
Plan de actividades: Conjunto sistemático de tareas que se llevan a cabo para
completar una acción.
Revisión preventiva: Servicio destinado a la conservación de los bienes muebles
e inmuebles mediante inspección que garanticen su buen funcionamiento y
fiabilidad. Servicio NUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMIN
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
30
DESCRIPCIÓN NARRATIVA: PROCEDIMIE
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Administrador del parque
1 Elabora plan de actividades del día de los Auxiliares de Mantenimiento para la ejecución de revisión preventiva y mantenimiento.
2
Asigna a cada empleado las actividades que deben ejecutar ese día, sumadas a las funciones diarias que se encuentran dentro de su responsabilidad. Nota: Si es mantenimiento correctivo o revisión preventiva, es el mismo procedimiento para el requerimiento de materiales.
3
Realiza primer rondín en el parque para supervisar que cada empleado se encuentre realizando las actividades encomendadas, así como verificar que todo esté en perfecto funcionamiento.
4 En caso de falla inusual, analiza y decide en conjunto con el Auxiliar de Mantenimiento si el trabajo se puede hacer con el personal del parque.
Si se requiere de personal externo, pasar a la actividad No.8.
Auxiliar de Mantenimiento 5
Revisa el bien mueble o inmueble, determina si se requieren materiales y suministros para el mantenimiento y/o reparación.
Si cuenta con los materiales y suministros para su reparación, pase al No. 10.
Auxiliar de Mantenimiento 6
a) Elabora lista de los recursos necesarios para llevar a cabo el servicio.
b) Entrega al Administrador del Parque la lista.
Si no se puede comprar con el fondo fijo de caja, se pasa a actividad No.8b.
Administrador del parque
7
Cotiza y solicita los materiales y suministros necesarios que cumplan con los lineamientos de comprarlo con el fondo de caja chica, pasar al procedimiento (PR-OST-06), fodo fijo de caja chica.posteriormente pasa a actividad No. 9.
8 a) Solicita al Coordinador Administrativo y Operativo la autorización de contratar los servicios
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
31
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
especializados, pasar a procedimiento (PR-OST-05) compra de materiales, suministros y servicios generales; posteriormente pasa a actividad No.11.
b) Comunica al Coordinador Administrativo y Operativo que realice la contratación de los materiales y suministros, pasar a procedimiento (PR-OST-05) compra de materiales, suministros y servicios generales.
Administrador del Parque 9
Recibe materiales y suministros requeridos y se los proporciona al Auxiliar de Mantenimiento.
Auxiliar de Mantenimiento
10
Realiza la tarea programada de las revisiones preventivas y/o correctivas, en el orden señalado por el Administrador del parque haciendo las pruebas pertinentes para asegurar que haya quedado en perfectas condiciones, informando al Administrador que las actividades han sido concluidas.
Administrador del Parque
11 Da el Vo.Bo. de las actividades realizadas y verifica que los repuestos incluidos en la reparación se hayan instalado y el servicio se haya dado a satisfacción.
12
Registra las actividades realizadas diariamente en la “Bitácora de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles” DOC-OST-02, informando si se trató de un mantenimiento correctivo o de una revisión preventiva.
13 Realiza última rutina del día para revisar avances y anotar pendientes para la elaboración del plan de actividades del día siguiente. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
32
DIAGRAMA DE FLUJO:
ADMINISTRADOR DEL PARQUE
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
ADMINISTRADOR DEL PARQUE
8 Comunica al Coordinador Administrativo y Operativo que
solicite los servicios especializados.
Analiza si el trabajo de mantenimiento requerido se puede hacer con el personal del parque.
INICIO
Elabora plan de actividades del día para los Auxiliares de
Mantenimiento. 1
Da indicaciones a cada empleado de las actividades que
deben ejecutar en el día. 2
Realiza primer rondín en el parque para supervisar que cada
empleado se encuentre realizando las actividades encomendadas.
3
4
Elabora lista de materiales y suministros.
Determina que se requieren materiales y suministros.
5
¿Se requieren servicios especializados?
Si
¿Cuenta con los materiales y suministros
para su reparación?
Si
Realiza el trabajo e informa al Administrador que las actividades
han sido concluidas. 10
Da el Vo.Bo. a las actividades realizadas.
11
6 Realiza última rutina del día para elaborar programa de tareas del
día siguiente. 13
FIN
No
Cotiza y compra los materiales y suministros con
el fondo fijo de caja chica.
7
Recibe materiales y suministros.
9
PR-OST-05
No
8a
Registra las actividades realizadas diariamente en la bitácora de mantenimiento.
12
¿Se puede adquirir con el fondo fijo de caja?
No
Si
A
A
Comunica al Coordinador Administrativo y Operativo que
realice la contratación de materiales y suministros.
PR-OST-05
8b
PR-OST-06
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐04 Fecha: 15/09/2017
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0
Unidad Administrativa Parques
Área Responsable: Administración parques
Actualización a septiembre de 2017
33
Documentos de control de procedimientos:
DOC-OST-02 Bitácora de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles.
!
!!!!!!!
!
!DOC%OST%02!!
BITACORA!DE!MANTENIMIENTO!DE!BIENES!MUEBLES!E!INMUEBLES!DEL!PARQUE!
NO.!DE!CONTROL._________!
!Responsable:!!!!!!!NOMBRE!ADMINISTRADOR!PARQUE!
!
Tipo!de!Mantenimiento!(1) Correctivo!(2) Preventivo!
Descripción!del!mantenimiento!Materiales!o!servicios!utilizados!
Fecha!
Fecha!programa%da!de!
próximo!manteni%miento!
! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !!
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
34
PROCEDIMIENTO
Compra de materiales, suministros y servicios generales
PR-OST-05
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
35
(PR-OST-05) Compra de materiales, suministros y servicios generales:
Objetivo: Obtener en tiempo y forma los recursos materiales, suministros y
servicios generales requeridos para ejecutar la operación del
Organismo.
Frecuencia: Diaria.
Alcance: Inicia con la solicitud del requerimiento de materiales, suministros o
servicios y culmina con la liquidación al proveedor del bien o servicio.
Políticas y Lineamientos:
Es responsabilidad del administrador de cada uno de los parques y del Contador
lo siguiente:
1. Verificar que se tenga suficiencia presupuestal para realizar la compra.
2. Las variaciones importantes entre el presupuesto y el gasto real, se justifican
oportunamente y se reportan al Director General para su autorización.
3. Verificar que los bienes y servicios requeridos cuenten con las características
que realmente se necesitan.
4. Solicitar cotizaciones para comprar bienes y servicios los cuales serán
administrados con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez,
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
36
atendiendo al artículo 2 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y
Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León.
5. Se debe elaborar contrato de prestación de servicios.
6. Registrar el ciclo de la compra de bienes y servicios atendiendo a los
momentos contables de LGCG y a los acuerdos publicados por el CONAC.
7. Todos los pagos del organismo los efectúa vía transferencia bancaria con
excepción de los reembolsos de caja chica y del proveedor, préstamos al
personal y finiquitos o indemnizaciones.
8. Todo comprobante que haya sido liquidado, deberá tener el sello de pagado.
Definiciones:
• CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.
• GENL: Gobierno del Estado de Nuevo León.
• LAACSENL: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de
Servicios del Estado de Nuevo León.
• LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.
• Momentos Contables: Etapas del presupuesto autorizado para registro
contable del presupuesto; Aprobado, Modificado, Comprometido, Devengado,
Ejercido y Pagado.NU
• SFyTGE: Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado de Nuevo
León. PROCEDIMIENTOS ADMIN
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
37
DESCRIPCIÓN NARRATIVA: PROCEDIMIE
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Administrador del parque 1
Elabora requisición de compra y/o servicio DOC-OST-03 (papelería, productos de limpieza, herramienta, entre otros) y servicios (para ejecutar mantenimientos a bienes muebles e inmuebles), cotizando el material o servicio y lo envía por correo electrónico al Analista Contable.
Analista Contable
2
• Recibe la requisición de compra y/o servicio. • Revisa si se cuenta con suficiencia presupuestal. • Revisa las cotizaciones recibidas y se
complementan en su caso para conseguir la compra con el mejor postor.
3
• Genera documento de orden de compra DOC-OST-04, que sirve como soporte para comprometer el gasto en el sistema SAACG.net.
Gestiona la firma de autorización en la orden de compra del Coordinador Administrativo y Operativo.
4
Solicita la compra al proveedor y convienen que se entregue el bien o servicio directamente en el parque, o bien, que se reciba en las oficinas para su posterior envió al parque.
Administrador del parque 5
• Recibe el material solicitado.
Pasar al procedimiento (PR-OST-04) mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque.
Analista Contable 6 Confirma que se recibió el bien o servicio a satisfacción del solicitante y se registra el momento devengado en el sistema SAACG.net.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
38
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable 7
• Recaba el soporte documental de la compra: Factura electrónica enviada por el proveedor, datos de transferencia, datos de identificación del proveedor (nombre, correo, teléfono, domicilio fiscal).
• Se proporciona póliza al Contador del registro del devengo y su soporte para programación de pago.
Contad
8 Programa pago del proveedor elaborando la solicitud de pago DOC-OST-05.
9
Gestiona la firma de autorización del Coordinador Administrativo y Operativo en el documento de “solicitud de pago” y se adjunta el soporte de la compra.
10 Recaba solicitud de pago de autorizada y se realiza la transferencia, de acuerdo a fecha programada de pago.
11 Solicita al Analista Administrativo que coloque el sello de pagado a las facturas.
12
Recibe del Analista Administrativo las facturas con el sello de pagado y se los proporciona al Analista Contable. Junto con la solicitud de pago y el recibo de transferencia bancaria para que registre las pólizas contables-presupuestales de los momentos contables del ejercido y del pagado.
Analista Contable 13
Recibe soporte de solicitud de pago y transferencia y registra los momentos contables del ejercido y pagado en el sistema SAACG.net, archivando las pólizas con el soporte documental. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
39
DIAGRAMA DE FLUJO:
ANALISTA CONTABLE ADMINISTRADOR DEL PARQUE CONTADOR
Recibe soporte de solicitud de pago y transferencia y registra los momentos
contables del ejercido y pagado.
Elabora documento de “Orden de compra”, que sirve como soporte
para comprometer el gasto y gestiona autorización del
Coordinador Administrativo y Operativo.
INICIO
Recibe la requisición de compra y cotizaciones, revisa si se cuenta con suficiencia presupuestal, y
selecciona el mejor postor.
2
3
Realiza la compra al proveedor y convienen en que se entregue el bien o servicio directamente en el parque, o bien, que se reciba en
las oficinas para su posterior envío al parque.
4
PR-OST-04
Se gestiona la firma de autorización del Coordinador Administrativo y Operativo.
9
Recibe el material y/o servicio solicitado y confirma de recibido a
satisfacción. 5
Recaba solicitud de pago de autorizada y se realiza la
transferencia, de acuerdo a fecha programada de pago. 10
FIN
Solicita al Analista Administrativo que coloque el sello de pagado a las facturas
11
Programa pago al proveedor.
Se confirma recepción del bien y se registra el momento contable
del devengado en el sistema SAACG.net.
6
Recaba soporte documental, lo adjunta a la póliza y lo entrega al
Contador para su Vo.Bo y programación de pago.
7
8
13
Elabora “Requisición de compra y/o servicio” de materiales y
servicios cotizando y enviando la información por correo electrónico
al Analista Contable.
1
Proporciona al Analista Contable el soporte documental para que registre los momentos contables ejercido y pagado. 12
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
40
Documentos de control del procedimiento:
DOC-OST-03 Requisición de compra y/o servicios.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
41
DOC-OST-04 Orden de compra.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐05 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0
Unidad Administrativa: Parques
Área Responsable: Parques y Administración
Actualización a septiembre de 2017
42
DOC-OST-05 Solicitud de pago.
FECHA&: FOLIO:!
CHEQUE TRANSFERENCIA X
BENEFICIARIO&:
IMPORTE&: $ MONEDA!:
C.P.&MARÍA&DEL&ROBLE&GARCÍA&GZZ. &&&&C.P.&NANCY&PALAU&GARZA C.P.&LUÍS&GONZÁLEZ&SÁNCHEZELABORO Vo.&Bo. AUTORIZO
OPERADORA&DE&SERVICIOS&TURÍSTICOS&DE&NUEVO&LEÓN
SOLICITUD&DE&PAGO
NACIONAL
C&O&N&C&E&P&T&O
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
43
PROCEDIMIENTO
Fondo fijo de caja chica
PR-OST-06
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
44
(PR-OST-06) Fondo fijo de caja chica:
Objetivo: Normar las actividades del proceso de constitución, manejo,
reposición y finiquito de los fondos de caja chica que se autoricen por
el Organismo.
Frecuencia: Diaria.
Alcance: Inicia con la constitución de los fondos fijos de Caja Chica y termina
con el finiquito del fondo al finalizar el ejercicio o por sustitución del
servidor público responsable.
Políticas y Lineamientos:
1. El fondo fijo de caja chica asignado al Administrador del parque Cola de
Caballo es de $20,000.00 (veinte mil pesos 00/100 M.N.),
2. El fondo fijo de caja chica asignado al Administrador del parque Grutas de
Bustamante es de $10,000.00 (diez mil pesos 00/100 M.N.),
3. El fondo fijo de caja chica asignado al Administrador del parque Mirador Asta
Bandera es de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.),
4. El fondo fijo de caja chica asignado al Contador es de $3,000.00 (tres mil
pesos 00/100 M.N.),
5. La reposición de gastos deberá ser tramitada por el servidor público
responsable de su manejo de acuerdo a sus necesidades.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
45
6. El fondo fijo de caja chica, solo podrá utilizarse para la adquisición y
cancelación en efectivo de bienes y servicios indispensables para garantizar el
funcionamiento de las unidades administrativas del parque y del área de
administración, que en razón a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen
la elaboración de una solicitud de pago para la compra de un bien o servicio,
así mismo para morralla de taquillas.
7. Los gastos a realizarse con cargo al fondo fijo de caja chica, deben
corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el
Presupuesto de Egresos del Organismo, correspondientes al capítulo 2000
(Materiales y Suministros) y capítulo 3000 (Servicios Generales) y los gastos
de servicios personales contratados temporalmente.
8. No podrán ser adquiridos con cargo a los fondos fijos de caja chica la
adquisición de bienes muebles que deben registrarse como activos no
circulantes.
9. Deberá elaborarse carta de responsiva del responsable del fondo fijo de caja
chica.
10. El monto máximo de pagos en efectivo, no podrá exceder de $2,000.00 (dos
mil pesos 00/100 M.N.).
11. El reintegro de los documentos originales que soportan el gasto del fondo de
caja chica, deberá realizarse dentro de las 48 horas hábiles posteriores a la
solicitud del efectivo y firma del vale de caja correspondiente.
12. Al cierre del ejercicio se cancelan los fondos fijos de caja chica y el
responsable deberá comprobar el fondo con el efectivo remanente y
documentos fiscales.
13. En el periodo vacacional de diciembre de los servidores públicos de
administración y contabilidad, se entrega a los administradores de los parques
un fondo para gastos por comprobar urgentes y para morralla en virtud de que
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
46
estos operan durante esas fechas, al regreso vacacional se comprueba y se
crean los nuevos fondos fijos de caja chica.
Definiciones: NU
• Caja chica: Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en
efectivo para gastos menores y urgentes que por su naturaleza no ameritan
llevar a cabo el proceso de compra de materiales, suministros y servicios.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
47
DESCRIPCIÓN NARRATIVA: DE PROCEDIMIE
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Coordinador Administrativo y
Operativo
1 Analiza y autoriza la constitución del fondo fijo de caja chica.
2 Solicita al Contador la elaboración de la carta de responsiva a nombre del servidor público responsable.
Contador 3
a) Elabora carta de responsiva DOC-OST-06. b) Gestiona elaboración de cheque por el importe autorizado para la constitución del fondo fijo de caja chica. c) Da instrucciones al Analista Contable que realice los asientos contables correspondientes que presenten la constitución del fondo fijo.
Analista Contable 4
Registra la póliza de diario de constitución del fondo fijo. Entrega carta de responsiva al servidor que estará a cargo del fondo para que la firme. Entrega cheque y política de manejo del fondo fijo.
Responsables del Fondo Fijo de Caja
5 Recibe carta de responsiva, la firma y la entrega. Recibe políticas y lineamientos del manejo del fondo.
6 Recibe cheque o transferencia y procede al cobro del mismo.
7 Requiere disponer del fondo fijo de caja para gastos menores y urgentes que están de acuerdo a la normatividad.
8
Se entrega el efectivo al solicitante y se le solicita que se le firme el vale de caja (DOC-OST-09). El solicitante conoce que por política debe comprobar ese efectivo antes de 48 horas.
Si se trata de finiquito del fondo o del cierre del año, pase a actividad No.14.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
48
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Responsables del Fondo Fijo de Caja
9
a) Inicia trámite de reposición, al consumirse el 50% del fondo fijo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo. b) Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo fijo de caja chica. c) Remite documentos originales al Analista Contable.
Analista Contable
10 Recibe documentos para reposición del fondo de caja chica y revisa el cumplimiento de la normatividad.
11
Informa al Contador para que elabore solicitud de pago para trámite de cheque o transferencia bancaria de reposición de gastos del fondo fijo de caja chica.
Contador 12
• Elabora solicitud de pago DOC-OST-05, gestiona autorización y efectúa transferencia al Administrador del parque Cola de Caballo y Grutas de Bustamante.
• Solicita al Analista Contable emitir el cheque en los demás casos por el monto de la reposición.
• Remite el cheque al Analista Administrativo para que entregue el cheque al responsable del fondo.
• Conectar con actividad No. 6.
Responsable del Fondo Fijo de Caja 13
• Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo fijo de caja chica.
• Las entrega al Analista Contable junto con el efectivo remanente de caja chica.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
49
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable 14
• Recibe documentos comprobatorios y remanente de caja.
• Revisa que esté de acuerdo a la normatividad la documentación comprobatoria.
• Revisa el efectivo entregado y gestiona su depósito.
• Informa al Contador para que proporcione el Vo.Bo. de los registros contables.
Contador 15
• Revisa cancelación del fondo fijo de caja chica. • Elabora la carta de liberación del fondo fijo DOC-
OST-07. • Gestiona firma con el Coordinador Administrativo y
Operativo.
Coordinador Administrativo y
Operativo 16
Firma la carta de liberación del fondo de caja chica y se le entrega una copia para que se archive en el expediente del servidor público y original para el ex-responsable del fondo. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
50
DIAGRAMA DE FLUJO:
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Y OPERATIVO CONTADOR
RESPONSABLE DE FONDO DE CAJA CHICA
ANALISTA CONTABLE
Analiza y autoriza la constitución del fondo fijo
de caja chica.
Elabora carta de responsiva. Gestiona el
cheque y lo entrega para su seguimiento.
INICIO
1
3 Recibe carta responsiva para firma y políticas del
manejo del fondo.
Solicita elaboración de la carta de responsiva a nombre del servidor público responsable.
5
2 Se dispone del fondo fijo
de caja. 7
Se entrega el efectivo y se le solicita que se le firme el vale de caja.
8
¿Es finiquito de fondo? Si
No
Recibe carta de responsiva, registra
póliza de constitución del fondo y entrega el
cheque. 4
Recibe transferencia o cheque y lo cobra para inicio del manejo del
fondo. 6
Inicia trámite de reposición remitiendo
comprobantes originales. 9
Informa al Contador para que elabore solicitud de pago para que se realice
la transferencia o se elabore cheque.
Revisa documentos para reposición del
fondo de acuerdo a la normatividad.
10
11
A
A
Organiza las facturas y efectivo remanente para
finiquitar el fondo.
Recibe documentos comprobatorios y
remanente de caja, gestiona su depósito y lo informa al Contador para trámite de carta
de liberación. 14
FIN
B
B
13
Elabora solicitud de pago, gestiona
autorización, realiza transferencia y solicita
que se elabore el cheque para reposición
del fondo. 12
Da Vo.Bo y elabora carta de liberación de
fondo para firma.
15
Firma la carta de liberación para entrega
y archivo.
16
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐06 Fecha: 15/09/2017
FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
51
Documentos de control del procedimiento:
DOC-OST-05 Solicitud de pago.
FECHA&: FOLIO:!
CHEQUE TRANSFERENCIA X
BENEFICIARIO&:
IMPORTE&: $ MONEDA!:
C.P.&MARÍA&DEL&ROBLE&GARCÍA&GZZ. &&&&C.P.&NANCY&PALAU&GARZA C.P.&LUÍS&GONZÁLEZ&SÁNCHEZELABORO Vo.&Bo. AUTORIZO
OPERADORA&DE&SERVICIOS&TURÍSTICOS&DE&NUEVO&LEÓN
SOLICITUD&DE&PAGO
NACIONAL
C&O&N&C&E&P&T&O
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
52
DOC-OST-06 Carta responsiva del fondo fijo de caja chica.
Opradora de Servicios Turísticos DOC-OST-06
CARTA RESPONSIVA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
!Monterrey,)Nuevo)León)a)00)de)000000000)de))20000)
)!!!
CARTA!RESPONSIVA!DE!FONDO!FIJO!)Por)medio)de)la)presente)se)entrega)al)C.)111111111111111111111111111)la)cantidad)de)$.00)(0000000000)Pesos)00/100)M.N.))de)Operadora!de! Servicios! Turísticos! de)Nuevo! León))por) concepto) de) fondo) fijo) para) 00000000000000000000000000000000000000000,) por) el) cual) se)responsabiliza)de)manejar)adecuadamente.))Toda)vez)que)existan)diferencias)en)el)fondo,)se)manejaran)de)la)siguiente)manera:))
• Las)diferencias)en)contra,)serán)cubiertas)por)el.)• Las)diferencias)a)favor,)le)serán)bonificadas.)
)))La)empresa)se)reserva)el)derecho)de)practicar)auditorias))y)arqueos)sobre)el)fondo,)sin)previo)aviso.))Se)obliga)a)devolverlo)sin)objeción)alguna)cuando)la)administración)de)la)empresa)así)lo)decida.)))Con)la)presente)se)elimina)cualquier)carta)anterior)elaborada)por)el)mismo)fin.))))______________________! !! !!!!!!!!!!!!!C.P.!LUIS!GONZALEZ!SANCHEZ!
! !! !! !! !! !!
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
53
DOC-OST-07 Carta de liberación del fondo fijo de caja chica.
!OPERADORA!DE!SERVICIOS!TURÍSTICOS!
LIBERACIÓN!(REINTEGRO)!DEL!FONDO!FIJO!DE!CAJA!!
DOC8OST807!!
UBICACIÓN_________________________________________________FECHA_________________________!!RESPONSABLE!DEL!FONDO:______________________________________________________________!!!!IMPORTE!DEL!FONDO!FIJO!DE!CAJA:___________________________________________________!!!REINTEGRO!COMPROBANTES:!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!EFECTIVO:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!$!!TOTAL!REINTEGRADO:!!!!!!!!! ! ! ! ! !!!!!!!$!!!!_____________________________! !!!!!!!______________________________! _________________________!Responsable!del!fondo! !!!Coordinador!Administrativo!!!!!!!!!!!!!!!Contabilidad!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!y!Operativo!!
! !! !! !! !! !!
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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DOC-OST-09 Vale de caja.
DOC-‐OST-‐09
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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PROCEDIMIENTO
Generación y pago de nómina
PR-OST-07
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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(PR-OST-07) Generación y pago de nómina:
Objetivo: Preparar quincenalmente la nómina para el pago oportuno de los
servidores públicos del Organismo.
Frecuencia: Quincenal.
Alcance: Inicia con la determinación de incidencias de los servidores públicos
durante la quincena laboral y termina con el pago de la nómina.
Políticas y Lineamientos:
1. Todas las percepciones por concepto de sueldos permanentes serán a través
de dispersión bancaria.
2. El sistema de nóminas CONTPAQi, el tabulador de sueldos, el catálogo de
puestos y las incidencias, son las herramientas para el cálculo y determinación
quincenal de sueldos.
3. Las horas extras son autorizadas por el Coordinador Administrativo y Operativo
previa revisión de las tarjetas checadoras.
4. Los días de pago son el día hábil inmediato anterior de cada quincena.
5. Los sueldos, salarios y prestaciones similares deben corresponder a lo pactado
en los contratos de trabajo.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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6. La distribución de las nóminas en gastos debe ser consistente a la realizada en
el ejercicio anterior.
7. Los sueldos y salarios devengados deben ser contabilizados en la cuenta de
resultados o balance en el mes que les corresponda, cuidando especialmente
que al final del año se haga la provisión por las percepciones del personal
devengadas no pagadas.
8. Los sueldos y salarios devengados corresponden exclusivamente al personal
que efectivamente presta sus servicios a la organización.
9. Debe darse cumplimiento a las disposiciones fiscales a que está sujeta en
materia de sueldos y salarios.
10. Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales relativas a
remuneraciones y deducciones se hayan registrado y valuado adecuadamente
en el periodo correspondiente.
11. Deben resguardarse los expedientes de los trabajadores, los cuales contienen
entre otras:
a. Contrato de trabajo.
b. Aviso de inscripción y baja ante las autoridades correspondientes.
c. Identificación oficial
d. Comprobante de domicilio
e. Currículum Vitae
f. Constancia de cédula fiscal y registro de seguridad social, en su caso.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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12. Las altas de personal, promociones e incrementos a los sueldos deberán ser
autorizados por el Consejo Administrativo.
13. La nómina autorizada en el presupuesto de egresos se compromete al inicio
del ejercicio.
14. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo y Operativo detectar las
demandas ocupacionales atendiendo a los objetivos y proyectos del
Organismo, reclutar a los candidatos, seleccionar la mejor opción y dirigirlo con
su potencial jefe inmediato para su aceptación y contratación definitiva.
15. El horario de oficina es de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. y de 3:00 p.m. a 5:00 p.m.
Definiciones: NU
• SFyTGE: Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado de Nuevo
León. PROCEDIMIENTOS ADMIN
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Contador
1 Al inicio del año se compromete presupuestalmente el total de la nómina en el sistema SAACG.net.
2 Cada quincena se elabora el borrador del cálculo de la nómina a pagar; aún no incluye incidencias.
3
• Solicita autorización para requerir recursos a la SFyTGE por el importe del borrador de la nómina calculada al inicio de cada quincena.
• Adjunta oficio de solicitud de recursos propios. Coordinador Administrativo y
Operativo 4 Revisa y da la autorización para que se solicite el recurso para el pago de la nómina.
Contador
5
Antes del pago de cada quincena: • Captura incidencias en el sistema de nóminas. • Genera nómina en el sistema CONTPAQi. • Imprime la lista de sueldos y salarios.
6
• Recibe los recursos económicos. • Autoriza la nómina en el sistema. • Realiza la dispersión bancaria. • Timbra la nómina. • Imprime los recibos correspondientes.
7 Realiza en tiempo y forma el registro contable y presupuestal de los momentos devengados, ejercidos y pagados en el sistema SAACG.net.
8 Entrega al Analista Administrativo los recibos de nómina con la finalidad de que gestione las firmas de recibido en los documentos.
Analista Administrativo 9
Envía los recibos de nómina a los Administradores de los parques para que sean firmados por cada servidor público que labora en el Organismo, solicitando que sean devueltos a la brevedad para su archivo.
Contador 10
• Cada bimestre, proporciona al Analista Contable las modificaciones de sueldos, así como las altas y bajas por evento, solicitándole la captura de los movimientos en el SUA.
• Mensualmente le solicita generar la línea de captura.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable 11
Captura los movimientos en el SUA y mensualmente genera la línea de captura considerando las modificaciones de la nómina en el período correspondiente, proporcionando el resultado al Contador.
Contador 12
• Realiza la transferencia de las aportaciones de seguridad social correspondientes.
• Genera el cálculo del ISR por retenciones a pagar y lo entera.
Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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DIAGRAMA DE FLUJO:
CONTADOR COORDINADOR
ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO
ANALISTA ADMINISTRATIVO
ANALISTA CONTABLE
Solicita autorización para requerir recursos propios y genera
transferencia bancaria.
Captura incidencias en el sistema de nóminas, genera nómina, imprime la lista de sueldos y salarios.
Se elabora el borrador del cálculo de la nómina quincenal
INICIO
2
3
5
Revisa y da la autorización para que se solicite el recurso para el pago de la nómina.
4
Recibe los recursos económicos y realiza dispersión bancaria y timbra
la nómina. 6 Envía lo recibos a los
Administradores de los parques para gestionar firma de recibido.
9
Al inicio del año se compromete presupuestalmente el total de la
nómina en el sistema SAACG.net. 1
Entrega recibos para obtención de firmas. 8
Registra el momento devengado, ejercido y pagado en el sistema SAACG.net.
7
FIN
Proporciona las modificaciones de sueldos, altas y bajas. 10
Captura movimientos en el SUA.
11
Realiza transferencia de aportaciones de seguridad social
y de ISR. 12
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA (contratación de personal)
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Coordinador Administrativo y
Operativo 1
• Recluta a los prospectos en base a los perfiles del puesto, incluidos en el Manual de Organización y Servicios.
• Selecciona el candidato con el mejor perfil.
Jefe inmediato 2 Entrevista a los candidatos y define si el candidato cumple con el perfil.
Coordinador Administrativo y
Operativo 3
Solicita al candidato seleccionado la documentación personal necesaria para integrar su expediente y elaborar contrato.
Jefe inmediato. 4 Imparte al personal de nuevo ingreso la introducción al puesto, teniendo un plazo de 15 días naturales a partir de la fecha de ingreso de la nueva contratación.
Jefe inmediato 5 Determina la competencia del puesto para el nuevo empleado a más tardar tres meses después de su contratación. Fin del Procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐07 Fecha: 15/09/2017
GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0
Unidad Administrativa: Contabilidad
Área Responsable: Administración y Contabilidad
Actualización a septiembre de 2017
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DIAGRAMA DE FLUJO:
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO JEFE INMEDIATO
Solicita la documentación personal al candidato para integrarla el expediente.
Recluta a los prospectos en base a los perfiles del puesto y selecciona al de mejores competencias.
INICIO
1
3
FIN
Entrevista a los candidatos y define si candidato cumple con el perfil.
2
Imparte al personal de nuevo ingreso la introducción al puesto por 15 días.
4
Determina la competencia del puesto para el nuevo empleado a más tardar tres meses después de su
contratación.
5
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
64 Actualización a septiembre de 2017
PROCEDIMIENTO
Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos
PR-OST-08
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
65 Actualización a septiembre de 2017
(PR-OST-08) Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos:
Objetivo: Determinar el Presupuesto de ingresos y egresos con base a la
estimación de recursos propios y en su caso, de transferencias de
recurso estatal, el cual se ejercerá por un ejercicio fiscal completo.
Frecuencia: Anual
Alcance: Inicia con la petición de la Dirección General de elaborar el presupuesto
para el siguiente ejercicio fiscal y termina con la autorización del mismo.
Políticas y lineamientos:
1. La asignación presupuestal deberá ser acorde a lo estrictamente indispensable
para su operación; no obstante, asegurando el cumplimiento de los objetivos y
metas de los programas del Organismo.
2. Los recursos presupuestarios a incluir en los anteproyectos de presupuestos
se rigen por el principio de anualidad; es decir, el ejercicio de los presupuestos,
se inician el 1 de enero y terminan el 31 de diciembre.
3. Los montos que se integran en la presupuestación de ingresos y egresos
deberán especificarse en moneda nacional, sin centavos.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
66 Actualización a septiembre de 2017
4. La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base a la
programación de proyectos, en conjunto con los recursos ejercidos en el
periodo inmediato anterior, el Estado del Ejercicio del Presupuesto mensual, la
Balanza de Comprobación y el Estado de Resultados acumulados al mes de
septiembre de cada año y su estimación del último trimestre.
5. Para elaboración del ejercicio del presupuesto se considerará adicionalmente
los acuerdos publicados en CONAC y las políticas emitidas por la Secretaria de
Finanzas cuando se estime recurso estatal.
AL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
67 Actualización a septiembre de 2017
DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Director General 1 Solicita al Coordinador Administrativo y Operativo la elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Ingresos y Egresos.
Coordinador Administrativo y
Operativo 2
Recibe petición del Director General de elaborar el anteproyecto del presupuesto de ingresos y egresos y se coordina con el Contador para su elaboración.
Contador
3
• Elabora en el mes de septiembre de cada año la propuesta del presupuesto de Ingresos por los recursos propios que se estima recibir en el ejercicio inmediato siguiente, considerando las variaciones económicas y los ajustes de las tarifas, en su caso, así mismo, se elabora la integración de los gastos estimados para el ejercicio, los cuales deben guardar equilibrio con la suma de los ingresos estimados.
4
• Llena la información del presupuesto en los anexos de CONAC y en los de la Ley de Disciplina Financiera para las Entidades Federativas y Municipios (deberá ir acompañado de los resultados de los ejercicios fiscales de 5 años inmediatos anteriores, y de las proyecciones de ingresos y egresos de los 5 años inmediatos posteriores al año del ejercicio que se está proyectando).
5 Turna la versión definitiva del anteproyecto de presupuestos al Coordinador Administrativo y Operativo para revisión, autorización y suscripción de firma autógrafa.
Coordinador Administrativo y
Operativo
6
• Recibe anteproyecto de presupuesto. • Revisa el presupuesto y da su Vo.Bo. • Lo remite a la Dirección General para su aprobación.
a) Si no se va a solicitar recurso estatal, pase a actividad No. 11
Director General 7 Recibe anteproyecto del presupuesto, liberándolo para
presentarlo y recibir autorización del Consejo Administrativo.
8 Recibe autorización del Consejo Administrativo y lo entrega a Contabilidad para que acudan a capturarlo en SIREGOB
Al final del año en curso, la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado, determina el techo presupuestal autorizado y se espera la publicación del mismo
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
68 Actualización a septiembre de 2017
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
en el Periódico Oficial del Estado de Nuevo León. Coordinador
Administrativo y Operativo
9 Revisa Periódico Oficial para conocer el presupuesto autorizado al Organismo, así como las modificaciones, en su caso, contra el presupuesto enviado.
• Si hay modificaciones pase a la actividad No. 10, si no las hay, pase a la actividad No. 11.
Contador
10 • Realiza los ajustes al presupuesto de egresos por Clasificador
por Objeto del Gasto, Clasificación Funcional, Clasificación por Tipo de Gasto, Clasificación administrativa y Clasificación Programática.
11 • Se recibe presupuesto definitivo autorizado por el Consejo de Administración.
12 Prepara el presupuesto mensual para turnar al Coordinador Administrativo y Operativo para su Vo.Bo. y autorización.
13 • Genera archivo electrónico para importar el Presupuesto mensual de Ingresos y Egresos al Sistema SAACG.net
14 Importa el Presupuesto de Egresos y el de Ingresos en el sistema SAACG.net por mes para ejercerlo.
Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐08 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
69 Actualización a septiembre de 2017
DIAGRAMA DE FLUJO:
DIRECTOR GENERAL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO CONTADOR
Revisa Periódico Oficial para conocer el presupuesto
autorizado al Organismo.
Realiza ajustes al presupuesto.
INICIO Recibe petición de elaborar el anteproyecto y se coordina con el
contador para su elaboración.
Elabora la propuesta del presupuesto de Ingresos por los recursos y la integración
de los gastos estimados. Solicita la elaboración del anteproyecto del Presupuesto
de ingresos y egresos.
Turna la versión definitiva del anteproyecto de presupuestos para revisión, autorización y
suscripción de firma autógrafa.
Recibe anteproyecto del presupuesto, liberándolo para
presentarlo y recibir autorización del Consejo
Administrativo.
9
3
5
FIN
¿Se requiere recurso estatal?
1
2
No
Si
Recibe anteproyecto de presupuesto. Lo revisa, da el
Vo.Bo. y lo remite para su aprobación.
10
Recibe autorización lo entrega a Contabilidad para que acudan a
capturarlo en SIREGOB
7
Llena la información del presupuesto en los anexos de CONAC y en los de la Ley de Disciplina Financiera para las
Entidades Federativas y Municipios.
4
6
8
¿Hubo modificaciones en el
presupuesto?
No
Si
Se gestiona autorización del presupuesto definitivo.
11
Prepara el presupuesto mensual para su Vo.Bo. y
autorización. 12
Genera archivo electrónico para
importar el Presupuesto de Ingresos y Egresos al Sistema SAACG.net
13
Importa el Presupuesto Egresos e Ingresos en el sistema SAACG.net
por mes para ejercerlo.
14
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
70 Actualización a septiembre de 2017
PROCEDIMIENTO
Elaboración de Informes de Gestión
Trimestral y Cuenta Pública
PR-OST-09
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
71 Actualización a septiembre de 2017
(PR-OST-09) Elaboración de informes de gestión trimestral y cuenta pública
Objetivo: Dar a conocer el marco legal para la presentación de los Informes de
Gestión Trimestral y la Cuenta Pública.
Frecuencia: Trimestral y Anual.
Alcance: Inicia con el registro de todas las transacciones del mes y finaliza con la
presentación de los informes trimestrales o cuenta pública.
Marco Legal:
1. Constitución Política del Estado de Nuevo León, artículos 63 fracción XIII. ARTÍCULO 63.- Corresponde al Congreso:
XIII. Fiscalizar, revisar, vigilar, evaluar, aprobar o rechazar en su caso con el apoyo de la Auditoría Superior del Estado, las Cuentas Públicas que presenten los Poderes del Estado, los Organismos Autónomos, los organismos descentralizados y desconcentrados y fideicomisos públicos de la administración pública del Estado, los Municipios y sus organismos descentralizados y desconcentrados, con el objeto de evaluar los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ajustaron a los criterios señalados en los presupuestos respectivos y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas, así como fiscalizar a las personas físicas o morales de derecho privado que hayan recibido recursos públicos. La Auditoría Superior del Estado tendrá personalidad jurídica y autonomía financiera, presupuestaria, técnica y de gestión. El Congreso del Estado coordinará y evaluará, sin perjuicio de la autonomía financiera, presupuestaria, técnica y de gestión, el desempeño de las funciones de la Auditoría Superior del Estado, de acuerdo con la Ley de la materia. Para tal efecto, deberá expedir la Ley que regule la creación, organización y atribuciones de la Auditoría Superior del Estado, y emitir la convocatoria pública para elegir al Auditor General del Estado. El Congreso del Estado seleccionará de entre la lista de candidatos remitida por el Comité de Selección del Sistema, en caso de ser más de tres, a una terna de entre los inscritos en la convocatoria pública para elegir al Auditor General del Estado. Para elegir dicha terna, cada legislador votará por tres opciones de la lista de candidatos remitida y los tres candidatos con la votación más alta integrarán la terna.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
72 Actualización a septiembre de 2017
El Auditor General del Estado será electo de entre los integrantes de la terna, previa comparecencia, en votación por las dos terceras partes de los integrantes de la Legislatura. De no alcanzarse dicha votación, se procederá a una segunda votación entre los dos integrantes que hayan obtenido más votos. En caso de empate entre quienes no obtuvieron el mayor número de votos, habrá una votación para definir por mayoría quien entre dichos dos candidatos participará en la segunda votación. Si persiste el empate, se resolverá por insaculación entre ellos. Si en la segunda votación, ninguno de los dos obtiene el voto de las dos terceras partes de los integrantes de la Legislatura, se procederá a la insaculación de entre estos últimos dos. La Ley preverá la participación de los integrantes del Comité de Selección del Sistema a que hace referencia la fracción III del artículo 109 de esta Constitución en la elaboración de la convocatoria, diseño de los mecanismos de evaluación y análisis de perfiles. El Comité de Selección del Sistema posterior al análisis de los perfiles definirá de manera fundada y motivada quiénes integran la lista de los candidatos que cumplan con los requisitos constitucionales y legales para ocupar dicho cargo y remitirá dicha lista al Pleno del Congreso. Si de la revisión practicada por la Auditoría Superior del Estado, aparecieran discrepancias entre los ingresos o egresos o no existiera exactitud o justificación entre los ingresos o gastos realizados, se fincarán las responsabilidades de conformidad con las disposiciones aplicables. El Congreso del Estado concluirá la revisión de las Cuentas Públicas a más tardar en los dos periodos ordinarios de sesiones siguientes a la fecha de recepción del Informe de Resultado correspondiente con base en el análisis de su contenido y en las conclusiones técnicas del informe de resultados emitido por la Auditoría Superior del Estado, sin menoscabo de que el trámite de las observaciones, recomendaciones y acciones promovidas por la Auditoría Superior del Estado seguirán su cursos en los términos de las Leyes aplicables. El Informe de Resultados de la revisión de la Cuenta Pública que rinda la Auditoría Superior del Estado, será de carácter público a partir de su presentación al Congreso del Estado así como los dictámenes de aprobación o rechazo.
2. Ley de Fiscalización Superior del Estado, artículos 2 fracción XII y 7. Artículo 2.- Para efectos de esta Ley se entenderá por: XII. Informe de Avance de Gestión Financiera: Es el informe trimestral que rinden los Entes Públicos al Congreso en los términos del artículo 145 y 150 de la Ley de Administración Financiera del Estado de Nuevo León, 97 fracción XIII de la Constitución Política del Estado de Nuevo León, 80 fracción II de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, 26 inciso c) fracción VIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal del Estado de Nuevo León, sobre las cuentas de origen y aplicación de los recursos públicos; que incluye los ingresos percibidos, el ejercicio de los programas previstos en la Ley de Egresos y los saldos del crédito público autorizado por el Congreso. Forman parte integrante de la cuenta pública anual, se remiten por el Congreso para el análisis respectivo por parte de la Auditoría Superior del Estado y que fiscalice en forma posterior a la conclusión de los procesos, a partir de la presentación del Informe Anual de Cuenta Pública, conforme a los principios de posterioridad, anualidad, legalidad, definitividad, universalidad, imparcialidad y confiabilidad. El Informe de Avance de Gestión Financiera comprenderá los períodos de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre y deberá presentarse a más tardar el último día hábil del mes inmediato posterior al período que corresponda;
3. Ley de la Administración Financiera para el Estado de Nuevo León, artículo
144 y 145.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
73 Actualización a septiembre de 2017
ARTÍCULO 144.- El Ejecutivo del Estado y sus organismos descentralizados y fideicomisos rendirán su cuenta pública en forma anual al Congreso del Estado, en los términos previstos por la Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado. ARTICULO 145.- Dentro de los tres primeros meses de cada año, el titular del Ejecutivo del Estado presentará al Congreso del Estado o a la Diputación Permanente en su caso, la cuenta pública correspondiente al año fiscal inmediato anterior. El titular del Ejecutivo del Estado rendirá trimestralmente al Congreso del Estado, basado en lo que dispone el artículo 63, fracción XIII, de la Constitución Política del Estado, un informe para su revisión y en su caso aprobación, que formará parte integrante de la cuenta pública anual, sobre las cuentas de origen y aplicación de los recursos públicos, que incluya los ingresos percibidos, el ejercicio de los programas previstos en la Ley de Egresos y los saldos del crédito público autorizado por el Congreso, comprendiendo los períodos de Enero a Marzo, de Abril a Junio, de Julio a Septiembre y de Octubre a Diciembre, a más tardar el día 15 del segundo mes inmediato posterior al período que corresponda.
Las entidades paraestatales mencionadas en el Artículo 144 presentarán los informes trimestrales a que se refiere el párrafo anterior, con el objeto de que la Auditoria Superior del Estado inicie sus facultades de revisión y fiscalización.
4. Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículo 46, 47, 49, 52, 53 y 54. Artículo 46.- En lo relativo a la Federación, los sistemas contables de las dependencias del poder Ejecutivo; los poderes Legislativo y Judicial; las entidades y los órganos autónomos permitirán, en la medida que corresponda, la generación periódica de los estados y la información financiera que a continuación se señala: I. Información contable, con la desagregación siguiente: a) Estado de situación financiera; b) Estado de variación en la hacienda pública; c) Estado de cambios en la situación financiera; d) Informes sobre pasivos contingentes; e) Notas a los estados financieros; f) Estado analítico del activo; g) Estado analítico de la deuda y otros pasivos, del cual se derivarán las siguientes clasificaciones:
i. Corto y largo plazo, así como por su origen en interna y externa; ii. Fuentes de financiamiento; iii. Por moneda de contratación, y iv. Por país acreedor;
II. Información presupuestaria, con la desagregación siguiente: a) Estado analítico de ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación económica por fuente de financiamiento y concepto, incluyendo los ingresos excedentes generados; b) Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos del que se derivarán las siguientes clasificaciones:
i. Administrativa; ii. Económica y por objeto del gasto, y iii. Funcional-programática;
El estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos deberá identificar los montos y adecuaciones presupuestarias y subejercicios por Ramo y/o Programa; c) Endeudamiento neto, financiamiento menos amortización, del que derivará la clasificación por su origen en interno y externo; d) Intereses de la deuda; e) Un flujo de fondos que resuma todas las operaciones y los indicadores de la postura fiscal; III. Información programática, con la desagregación siguiente: a) Gasto por categoría programática; b) Programas y proyectos de inversión; c) Indicadores de resultados, y
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
74 Actualización a septiembre de 2017
IV. La información complementaria para generar las cuentas nacionales y atender otros requerimientos provenientes de organismos internacionales de los que México es miembro. Los estados analíticos sobre deuda pública y otros pasivos, y el de capital deberán considerar por concepto el saldo inicial del ejercicio, las entradas y salidas por transacciones, otros flujos económicos y el saldo final del ejercicio. En las cuentas públicas se reportarán los esquemas bursátiles y de coberturas financieras de los entes públicos. Artículo 47.- En lo relativo a las entidades federativas, los sistemas contables de las dependencias del poder Ejecutivo; los poderes Legislativo y Judicial; las entidades y los órganos autónomos deberán producir, en la medida que corresponda, la información referida en el artículo anterior, con excepción de la fracción I, inciso g) de dicho artículo, cuyo contenido se desagregará como sigue: I. Estado analítico de la deuda, del cual se derivarán las siguientes clasificaciones: a) Corto y largo plazo; b) Fuentes de financiamiento; II. Endeudamiento neto, financiamiento menos amortización, y III. Intereses de la deuda. Artículo 49.- Las notas a los estados financieros son parte integral de los mismos; éstas deberán revelar y proporcionar información adicional y suficiente que amplíe y dé significado a los datos contenidos en los reportes, y cumplir con lo siguiente: I. Incluir la declaración de responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros; II. Señalar las bases técnicas en las que se sustenta el registro, reconocimiento y presentación de la información presupuestaria, contable y patrimonial; III. Destacar que la información se elaboró conforme a las normas, criterios y principios técnicos emitidos por el consejo y las disposiciones legales aplicables, obedeciendo a las mejores prácticas contables; IV. Contener información relevante del pasivo, incluyendo la deuda pública, que se registra, sin perjuicio de que los entes públicos la revelen dentro de los estados financieros; V. Establecer que no existen partes relacionadas que pudieran ejercer influencia significativa sobre la toma de decisiones financieras y operativas, y VI. Proporcionar información relevante y suficiente relativa a los saldos y movimientos de las cuentas consignadas en los estados financieros, así como sobre los riesgos y contingencias no cuantificadas, o bien, de aquéllas en que aun conociendo su monto por ser consecuencia de hechos pasados, no ha ocurrido la condición o evento necesario para su registro y presentación, así sean derivadas de algún evento interno o externo siempre que puedan afectar la posición financiera y patrimonial. Artículo 52.- Los estados financieros y demás información presupuestaria, programática y contable que emanen de los registros de los entes públicos, serán la base para la emisión de informes periódicos y para la formulación de la cuenta pública anual. Los entes públicos deberán elaborar los estados de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas que emanen de esta Ley o que emita el consejo. Los estados correspondientes a los ingresos y gastos públicos presupuestarios se elaborarán sobre la base de devengado y, adicionalmente, se presentarán en flujo de efectivo. Artículo 53.- La cuenta pública del Gobierno Federal, que será formulada por la Secretaría de Hacienda, y las de las entidades federativas deberá atender en su cobertura a lo establecido en su marco legal vigente y contendrá como mínimo: I. Información contable, conforme a lo señalado en la fracción I del artículo 46 de esta Ley; II. Información Presupuestaria, conforme a lo señalado en la fracción II del artículo 46 de esta Ley; III. Información programática, de acuerdo con la clasificación establecida en la fracción III del artículo 46 de esta Ley; IV. Análisis cualitativo de los indicadores de la postura fiscal, estableciendo su vínculo con los objetivos y prioridades definidas en la materia, en el programa económico anual:
a) Ingresos presupuestarios; b) Gastos presupuestarios; c) Postura Fiscal;
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
75 Actualización a septiembre de 2017
d) Deuda pública, y V. La información a que se refieren las fracciones I a III de este artículo, organizada por dependencia y entidad. Artículo 54.- La información presupuestaria y programática que forme parte de la cuenta pública deberá relacionarse, en lo conducente, con los objetivos y prioridades de la planeación del desarrollo. Asimismo, deberá incluir los resultados de la evaluación del desempeño de los programas federales, de las entidades federativas, municipales y de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal, respectivamente, así como los vinculados al ejercicio de los recursos federales que les hayan sido transferidos. Para ello, deberán utilizar indicadores que permitan determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada uno de los programas, así como vincular los mismos con la planeación del desarrollo. Adicionalmente se deberá presentar información por dependencia y entidad, de acuerdo con la clasificación establecida en la fracción IV del artículo 46 de esta Ley.
5. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios,
artículos 58. Artículo 58.- Los Entes Públicos se sujetarán a la Ley General de Contabilidad Gubernamental para presentar la información financiera en los informes periódicos correspondientes y en su respectiva Cuenta Pública. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones de información establecidas en la Ley de Coordinación Fiscal, la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y el Título Tercero Bis de la Ley General de Salud, relativas a las Transferencias federales etiquetadas.
Definiciones: DCSCyOP: Dirección de Centros de Servicios Compartidos y Organismos
Paraestatales. AL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
76 Actualización a septiembre de 2017
DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable
1 Concentra diariamente el soporte documental de todas las transacciones contables y presupuestales. Registra las pólizas de ingresos y egresos en tiempo real en el sistema SAACG.net, afectando los momentos contables.
2 Proporciona las pólizas y soporte documental al Contador para su revisión y posterior archivo.
Contador
3 • Recibe diariamente el soporte documental y pólizas para su
Vo.Bo. de las transacciones que dieron lugar en el organismo contabilizadas por el Analista Contable.
4
• Cada quincena registra la nómina y sus provisiones (Ver PR-OST-07).
• Al cierre de cada mes se realizan los asientos de cálculo mensual: depreciaciones, amortizaciones, provisiones, etc. para realizar el cierre mensual.
5
Independientemente de los cierres mensuales, cada tres meses se generan en el sistema SAACG.net los estados financieros y presupuestales que señala el artículo 47 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, y cada año la cuenta pública del ejercicio. Los estados financieros y presupuestales los genera en forma automática el sistema SAACG.net.
6 Imprime los documentos y se vacían al formato requerido por la DCSCyOP.
7 Entrega al Coordinador Administrativo y Operativo para su revisión y firma.
Coordinador Administrativo y
Operativo 8
Recibe Informe de Gestión Financiera Trimestral o Cuenta Pública, la revisa y la firma, devolviéndola al Contador para que también firme el informe.
Contador 9
• Recibe informe trimestral o cuenta pública y lo firma para su posterior envío a la DCSCyOP de acuerdo a las fechas indicadas en los lineamientos,
• Solicita gestionar su difusión en la página del Estado a través del Analista Jurídico.
Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐09 Fecha: 15/09/2017
ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
77 Actualización a septiembre de 2017
DIAGRAMA DE FLUJO:
ANALISTA CONTABLE CONTADOR COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Realiza asientos contables de la nómina y de cierre
mensual.
Recibe y da Vo.Bo. a las pólizas contabilizadas en el
sistema SAACG.net. Concentra el soporte documental de
las transacciones y registra las pólizas de ingresos y egresos.
INICIO
1
3
Proporciona documentación soporte y pólizas para su Vo.Bo.
4
Revisa, autoriza y envía a la DCSCyOP los informes trimestrales o la Cuenta
Pública
Se entregan para revisión y autorización.
8
FINAL
2 Genera Informes
Trimestrales de Gestión o Cuenta Pública del sistema
SAACG.net
5
Se imprimen y se vacían al formato solicitado por la
DCSCyOP.
6
7
Gestiona la difusión del informe trimestral y cuenta pública en la
página del organismo
9
PR-OST-07
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
78 Actualización a septiembre de 2017
PROCEDIMIENTO
Compra de bienes muebles
PR-OST-10
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
79 Actualización a septiembre de 2017
(PR-OST-10) Compra de bienes muebles:
Objetivo: Contar con la guía para el registro y control de la adquisición de
bienes muebles.
Frecuencia: Diaria
Alcance: Inicia con la adquisición del bien mueble y termina con el alta en la
sábana de control administrativo de inventarios de bienes muebles.
Políticas y lineamientos:
1. Cada unidad del organismo, deberá contar con el resguardo como responsable
de la custodia de los bienes a su cargo.
2. El responsable del resguardo deberá asegurar el uso adecuado de los bienes
asignados al personal a su cargo, así como de las necesidades del
mantenimiento requerido.
3. Los bienes muebles que estén en espera de su baja por inservibles, deberán
estar en áreas debidamente protegidas y de acceso controlado.
4. Los bienes para su control deberán estar etiquetados considerando la
normativa de la LGCG y del CONAC.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
80 Actualización a septiembre de 2017
5. En caso de accidente, robo o extravío, el responsable del bien deberá levantar
el acta con la descripción de los hechos en el Ministerio Público, para
seguimiento de responsabilidades y baja del bien.
6. El responsable de equipo de transporte bajo su custodia, deberá notificar
accidentes y acta con la descripción de hechos, así como será responsable de
vigilar que el vehículo cuente con póliza de seguro vigente y mantenimientos
preventivos.
7. Los movimientos de bienes muebles, traerán como consecuencia la
actualización de los resguardos.
8. En caso de que un funcionario se separe de su cargo, deberá entregar los
bienes bajo su custodia.
9. Se deberá realizar la toma física del inventario de bienes muebles al menos
una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio.
10. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o
superior a 35 días de salario mínimo vigente o el valor del UMA (el que sea
menor) se registrarán contablemente como un aumento en el activo no
circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de
conciliación contable. Excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga
vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del
período.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
81 Actualización a septiembre de 2017
11. Para vida útil de los bienes muebles e inmuebles se consideran como base los
lineamientos publicados por el Consejo Nacional de Armonización Contable en
el Diario Oficial de la Federación del día 13 de diciembre de 2011 con el
nombre de Reglas Específicas de Registro y Valoración del Patrimonio.
12. Se considera conveniente realizar valuación del patrimonio para que un tercero
presente el valor de rescate y valor de desecho de cada uno de los bienes
muebles del organismo, sin embargo, el objetivo de la administración es
generar economías que permitan ahorros en el ejercicio de los recursos
financieros por lo que ésta práctica solo se realizará cuando se considere
estrictamente necesario.
13. Para que un bien sea capitalizable como un activo no circulante, deberá reunir
adicional a tener una vida útil mayor a un año, todos los elementos siguientes:
a) Un activo debe ser recurso controlado por OSETUR, b) identificado, c)
cuantificado en términos monetarios, y d) se esperan fundadamente beneficios
futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado
económicamente al organismo.
Definiciones:
CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.
LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.
SFyTGE: Secretaría de Finanzas y Gobierno del Estado de Nuevo León
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
82 Actualización a septiembre de 2017
DESCRIPCIÓN NARRATIVA: PROCEDIMIE
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Si es baja por accidente, robo o extravío, pase a actividad No. 14, si es alta por compra continúe el procedimiento.
Solicitante 1 Elabora Requisición de compra (DOC-OST-03) de bienes muebles y lo envía por correo electrónico al Analista Contable.
Analista Contable 2 • Recibe Requisición de compra. • Revisa si se cuenta con suficiencia presupuestal. • Verifica tipo de modalidad de compra.
Si la modalidad no es compra directa, se gestiona la adquisición con los procedimientos de la Secretaría de Administración del SFyTGE. Fin del procedimiento.
Analista Contable
3 Cotiza y selecciona la compra con el mejor postor.
4
• Elabora documento de orden de compra DOC-OST-04, o gestiona elaboración del contrato que sirve como soporte para comprometer el gasto en el sistema SAACG.net.
• Gestiona la firma de autorización del Coordinador Administrativo y Operativo en la orden de compra o está al pendiente de la elaboración y firmas del contrato por parte del Analista Jurídico.
5
Solicita la compra al proveedor y convienen en que se entregue el bien o servicio directamente con el solicitante o que se reciba en las oficinas para su posterior envío.
Solicitante 6 Recibe el bien mueble solicitado a satisfacción y avisa al Analista Contable para que proceda a registrar el momento contable-presupuestal del devengado.
Analista Contable 7
• Confirma que se haya recibido el bien o servicio a satisfacción del solicitante y se registra el momento contable-presupuestal del devengado en el sistema SAACG.net.
• Elabora etiqueta de acuerdo al número de inventario correspondiente y se da de alta en la sábana de control administrativo de inventarios.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
83 Actualización a septiembre de 2017
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Analista Contable
• Elabora resguardo (DOC-OST-08) y se solicita la firma del responsable del bien solicitado.
8
• Recaba el soporte documental de la compra: Factura electrónica enviada por el proveedor, datos de transferencia, datos de identificación del proveedor (Nombre, correo, teléfono, domicilio fiscal).
• Proporciona póliza al Contador del registro del devengo y su soporte para programación de pago.
Contador
9 Programa liquidación de factura al proveedor y elabora la solicitud de pago (DOC-OST-05).
10 Gestiona la firma de autorización del Coordinador Administrativo y Operativo en el documento de solicitud de pago y se adjunta el soporte de la compra.
11
Realiza la transferencia bancaria de acuerdo a la fecha programada y entrega al Analista Administrativo el soporte documental de lo pagado para que en las facturas coloque el sello de pagado.
12 • Recibe la factura con el sello de pagado y la
entrega al Analista Contable para que registre el momento contable-presupuestal ejercido.
13 Proporciona al Analista Contable el recibo de transferencia bancaria para que registre las pólizas contables-presupuestales del momento pagado.
Analista Contable 14
Recibe soporte de solicitud de pago y copia del recibo de transferencia y registra el momento contable-presupuestal del ejercido y del pagado en el sistema SAACG.net, archivando las pólizas con el soporte documental. Fin del procedimiento.
Responsable 15
Reporta ante el Ministerio Público cuando siendo responsable de un bien del organismo fue partícipe en un accidente donde se tenga la pérdida del bien, robo o extravío.
Coordinador Administrativo y
Operativo 16
Con la denuncia en mano, levanta acta administrativa y procede a la negociación con el responsable, en su caso, para reposición o pago del bien perdido, en tanto se realiza la investigación.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
84 Actualización a septiembre de 2017
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Coordinador Administrativo y
Operativo 17 Informa al Contador para que proceda a realizar la
baja del bien y actualizar los resguardos.
Contador
18 Una vez al año gestiona la realización de la toma física del inventario y lo coteja con las cuentas específicas contabilizadas en el activo no circulante.
19 Si hay diferencias, proceder contablemente de acuerdo a lo estipulado en el manual de contabilidad. Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
85 Actualización a septiembre de 2017
DIAGRAMA DE FLUJO:
SOLICITANTE/ RESPONSABLE
ANALISTA CONTABLE CONTADOR COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Y OPERATIVO
Elabora solicitud de compra de bienes
muebles y lo envía por correo electrónico.
Solicita compra al proveedor.
INICIO Recibe, revisa y verifica tipo de
modalidad de compra.
Programa el pago al proveedor.
Recibe notificación de cabaña rentada y realiza inspección de limpieza y correcto funcionamiento de
aparatos, para recibir e instalar al cliente
Cotiza y consigue la compra con el mejor
postor.
Gestiona firmas en la solicitud de pago y adjunta
soporte. (Ejercido)
5
FIN
¿Es baja por accidente, robo o
extravío?
1
2
3
No
Si
9
Levanta acta administrativa y
procede a la negociación en su
caso para reposición o pago
del bien.
10
Informa al Contador para que proceda a realizar la baja del
bien y actualizar los resguardos. 17
Registra el momento ejercido y pagado.
14
Reporta al Ministerio Público.
15
Elabora resguardo, recaba soporte documental de la
compra y proporciona póliza al Contador.
16
¿Es compra directa?
No
Si
Recibe el bien mueble solicitado y avisa al
Analista Contable para que proceda a registrar
el devengado y gestione el alta del
bien. 6
Confirma de recibido. Registra el momento devengado en
SAACG.net y etiqueta el bien.
7
8
Recibe factura con sello pagado
Entrega solicitud de pago y recibo de
transferencia bancaria. (Pagado)
12
Una vez al año gestiona la toma
física del inventario y lo coteja con las
cuentas específicas del activo.
18
Si hay diferencias, procede
contablemente de acuerdo a lo
estipulado en el manual de
contabilidad. 19
Elabora documento de orden de compra y gestiona firma de
autorización. 4
Realiza la transferencia bancaria de acuerdo a programación de pago. 11
13
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
86 Actualización a septiembre de 2017
Documentos de control del procedimiento:
DOC-OST-03 Requisición de compra y/o servicios.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
87 Actualización a septiembre de 2017
DOC-OST-04 Orden de Compra.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Parques y Administración
88 Actualización a septiembre de 2017
DOC-OST-05 Solicitud de pago.
FECHA&: FOLIO:!
CHEQUE TRANSFERENCIA X
BENEFICIARIO&:
IMPORTE&: $ MONEDA!:
C.P.&MARÍA&DEL&ROBLE&GARCÍA&GZZ. &&&&C.P.&NANCY&PALAU&GARZA C.P.&LUÍS&GONZÁLEZ&SÁNCHEZELABORO Vo.&Bo. AUTORIZO
OPERADORA&DE&SERVICIOS&TURÍSTICOS&DE&NUEVO&LEÓN
SOLICITUD&DE&PAGO
NACIONAL
C&O&N&C&E&P&T&O
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐10 Fecha: 15/09/2017
COMPRA DE BIENES MUEBLES Versión: 0
Unidad Administrativa: COORDINACIÓN DE ADMINISRACIÓN
Área Responsable: Contabilidad
89 Actualización a septiembre de 2017
DOC-OST-08 Resguardo de activo fijo.
RESPONSABLE:DIRECCION:PUESTO:FECHA:COMPRA No: REQUISICION No. :
CANTIDAD
OPERADORA DE SERVICIOS TURISTICOS DE NUEVO LEONEMPRESA DESCENTRALIZADA DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEON
RESGUARDO DE ACTIVO FIJODOC - OST - 08
DESCRIPCION
Responsable Coordinador Operativo y Administrativo
C.P. LUIS GONZALEZ SANCHEZ
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
90 Actualización a septiembre de 2017
PROCEDIMIENTO
Préstamos a trabajadores
PR-OST-11
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
91 Actualización a septiembre de 2017
(PR-OST-11) Préstamos a trabajadores:
Objetivo: Facilitar a los funcionarios y trabajadores de OSETUR el acceso a
préstamos sin tasas de intereses de acuerdo a las posibilidades del Organismo.
Frecuencia: Eventual.
Alcance: Inicia con la solicitud del préstamo por parte del trabajador y culmina
cuando contabilidad procesa la solicitud para que sea pagada en las quincenas de
nóminas correspondientes.
Políticas y lineamientos:
1. Los préstamos únicamente se otorgarán por:
a. Fallecimiento de un familiar directo.
b. Enfermedad.
c. Reponer bienes que dañen y sean propiedad del OSETUR.
d. Cubrir deducible de vehículos oficiales.
e. Adeudos de trabajos anteriores a INFONAVIT.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
92 Actualización a septiembre de 2017
2. Los préstamos estarán limitados a una quincena de sueldo o hasta $10,000.00
(Diez mil pesos 00/100 M.N.) por trabajador para liquidarlo en un plazo no
mayor a cinco meses.
3. Cuando existan varias solicitudes de préstamo se dará prioridad a:
• Trabajadores que no tengan saldos pendientes por este concepto.
• A los que tengan mayor número de amortizaciones del préstamo
vigente.
4. Los préstamos se entregarán a la siguiente quincena después de transcurridos
5 días de la fecha de presentación de la solicitud.
5. El trabajador no podrá solicitar nuevos préstamos en tanto no haya cubierto al
menos el 80% del préstamo que tenga vigente.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
93 Actualización a septiembre de 2017
DESCRIPCIÓN NARRATIVA:
RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN
Empleado 1
Elabora solicitud de préstamo proporcionando al Coordinador Administrativo y Operativo el destino del importe solicitado, el monto y el plazo a pagar. DOC-OST-10.
Coordinador Administrativo y
Operativo 2
Analiza la solicitud del préstamo verificando si está acorde a los lineamientos, y en función a la disponibilidad de los recursos y a los saldos pendientes del trabajador por adeudos anteriores, autoriza el movimiento.
En caso de no proceder el préstamo, es fin del procedimiento.
Coordinador Administrativo y
Operativo
3 Genera y firma el escrito de la solicitud de préstamo autorizando el importe del préstamo y el plazo a pagar.
4 Da el Vo.Bo. y envía la solicitud a contabilidad para que sea considerada la deducción en la nómina de la quincena próxima siguiente.
Contador
5
Solicita al Analista Contable que elabore cheque y registre la cuenta por cobrar por concepto del préstamo para que posteriormente lo entregue al trabajador.
6
Recibe solicitud de autorización de préstamo al empleado y procede a considerarlo en el cálculo de la siguiente nómina quincenal. Conectar con PR-OST-07 (Generación y pago de nómina). Fin del procedimiento.
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
94 Actualización a septiembre de 2017
DIAGRAMA DE FLUJO:
EMPLEADO COORDINADOR
ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO CONTADOR
Genera y firma la solicitud indicando importe y plazo a
pagar
INICIO
Analiza la solicitud del préstamo en función a la disponibilidad de los recursos y los saldos
remanentes del trabajador.
Da el Vo.Bo. y envía la solicitud a
contabilidad para que sea considerada en
la nómina de la siguiente quincena.
Solicita el préstamo por
escrito expresando el
destino, monto y plazo solicitado.
3
4
FIN ¿Procede el préstamo?
1 2
No
Si
PR-OST-07
Recibe solicitud de autorización de
préstamo y lo considera en el cálculo de la nómina quincenal.
Solicita al Analista Contable elabore cheque
y registre la cuenta por cobrar por concepto del
préstamo y lo entregue al trabajador.
6
5
PROCEDIMIENTO PR-‐OST-‐11 Fecha: 15/09/2017
PRÉSTAMOS A TRABAJADORES Versión: 1
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
95 Actualización a septiembre de 2017
DOC-OST-10: Solicitud de préstamo.
FOLIOFECHANo. DE EMPLEADO:
NOMBRE:
PUESTO:
DEDUCCION:
S O L I C I T U D D E P R E S T A M O
CANTIDAD SOLICITADA:
C.P. LUIS GONZÁLEZ SÁNCHEZ C.P. MARIA DEL ROBLE GARCIA GZZ.
DOC-OST-10
E M P L E A D O
F I R M A
A U T O R I Z A Vo. Bo.
PRESTAMOS PENDIENTES DE LIQUIDAR:
PRIMER DESCUENTO:
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