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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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CONTENIDO
Capítulo Tema I Introducción II Objetivo del Manual III Alcance General IV Participantes V Normatividad General VI Políticas Generales VII Procedimientos
1. Contratación de personal - Contratación - Contratos - Nombramientos - Credencialización - Nuevo ingreso - Reposición de credencial 2. Movimientos de personal - Alta de empleados de confianza y base - Alta designación alta de mandos superiores - Baja de empleados de confianza y base - Baja de mandos superiores - Movimientos de plazas 3. Registro y control de asistencia. (Propuesta “sin sistema”) 4. Vales de comida - Gestión de vales de comida - Entrega de vales de comida 5. Vacaciones - Programa de vacaciones - Solicitud de vacaciones - Solicitud de prima vacacional 6. Servicios deportivos - Alta prestación deportivos - Baja prestación deportivos - Pago a deportivos 7. Servicio Médico - Alta en el Servicio Médico - Uso del Servicio Médico (Opciones “A”, “B” y “C”) - Pago de Reembolsos - Pago al Administrador del Servicio - Baja del Servicio Médico
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8. Prestaciones por alumbramiento 9. Becas. - Nacionales - Internacionales 10. Viáticos y Pasajes . - Nacionales - Internacionales - Comprobación de gastos - Ajuste a Favor del Comisionado - Ajuste en Contra del Comisionado 11. Selección de personal 12. Capacitación y Adiestramiento - Autorizado por la CNBV - Sin registro en el Plan de Capacitación autorizado por la
CNBV - Capacitación Externa y Nacional u Oferta Pública 13. Control de plantilla de personal 14. Control presupuestal, Capítulo 1000 15. Descripción de puestos 16. Tabuladores
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I. Introducción El manual de procedimientos que aquí se presenta, contiene la descripción de actividades que debe seguir la Subdirección de Recursos Humanos para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades que tiene asignadas, para dirigir la ejecución de los procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y compensaciones, así como de prestaciones al personal de la Sociedad Hipotecaria Federal. Asimismo, define su objetivo, su alcance, la normatividad aplicable, las políticas y procedimientos que lo conforman. En el documento, se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de la Subdirección de Recursos Humanos encargada de satisfacer las necesidades de personal y su administración, de cada una de las áreas de la Sociedad para el logro de los objetivos institucionales. Es un documento que precisa las labores de los responsables que las llevan a cabo y facilita las tareas de auditoria, de evaluación y control interno y su vigilancia. Refleja a través de sus procedimientos, que el trabajo se está realizando adecuadamente aumentando la eficiencia de los empleados responsables, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Su finalidad es uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores, permitiendo tanto a empleados como a sus superiores jerárquicos identificar si el trabajo se está realizando adecuadamente. II. Objetivo del Manual Mostrar la conformación y secuencia detallada que siguen los procesos a cargo de la Subdirección de Recursos Humanos, para satisfacer las necesidades de administración de personal de cada una de las áreas y asegurar el desarrollo de servicios administrativos que coadyuven al desempeño y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal. III. Alcance General El presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Subdirección de Recursos Humanos es por su naturaleza, de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C.
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IV. Participantes Por lo anterior, dentro de los procedimientos que comprende, en su momento intervienen todas las áreas de la Sociedad Hipotecaria Federal, por lo que el manual enuncia su relación con sus áreas administrativas precisando su responsabilidad y participación.
1. Dirección General. 2. Direcciones Generales Adjuntas. 3. Dirección General Adjunta de Administración. 4. Dirección de Administración. 5. Dirección de Tecnología de Información. 6. Subdirección de Soporte a Usuarios. 7. Vicepresidencia Jurídica de la CNBV. 8. Subdirección Registro de Operaciones de Tesorería. 9. Subdirección de Contabilidad. 10. Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros. 11. Subdirección de Relaciones Laborales. 12. Subdirección de Presupuesto y Relaciones con Autoridades Financieras. 13. Subdirección de Recursos Humanos:
• Área de Selección y Reclutamiento de Personal. • Área de Control de Personal. • Área de Capacitación. • Área de Prestaciones Médicas y Deportivas. • Área de Presupuesto. • Área de Becas y Viáticos.
V. Normatividad General
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal 3. Ley Federal de las Entidades Paraestatales 4. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria 5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal 6. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos 8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental 9. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, reglamentaria del
apartado b) del artículo 123 Constitucional
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10. Ley reglamentaria de la fracción XIII bis del apartado b del articulo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
11. Ley Federal del Trabajo 12. Ley Orgánica de Sociedad Hipotecaria Federal 13. Reglamento Orgánico de Sociedad Hipotecaria Federal 14. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria. Artículo 6 y 8, fracción I. 15. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público
Federal. 16. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 17. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental. 18. Presupuesto de Egresos de la Federación . 19. Condiciones Generales de Trabajo, 2004 de la SHF. 20. Acuerdos adoptados por el Comité de Recursos Humanos y Desarrollo
Institucional de la Sociedad Hipotecaria Federal. 21. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 189, emitida por la
CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
VI. Políticas Generales de Administración de Recur sos Humanos (Manual de Organización General)
1. Se mantendrá un esquema de administración institucional de las acciones
de las áreas administrativas que permita asegurar el cumplimiento de los lineamientos y estrategias de racionalidad y transparencia para el aprovechamiento de los recursos administrativos, humanos y materiales a fin de lograr el mejor cumplimiento de las responsabilidades que la ley establece a Sociedad Hipotecaria Federal. DGAA
2. La Dirección General Adjunta de Administración, dirigirá y coordinará las
reuniones del Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional, con el fin de acordar lo concerniente a la materia de recursos humanos. DGAA y DA
3. Se establecerá un régimen de administración y control de los sistemas de
recursos humanos y recursos materiales que aseguren el desarrollo de servicios administrativos que coadyuven al desempeño y cumplimiento de las responsabilidades de Sociedad Hipotecaria Federal. DA
4. Los planes, programas y presupuestos relacionados con recursos
humanos, deberán presentarse ante del Comité de Recursos Humanos y
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Desarrollo Institucional y al Director General, para someterlos posteriormente a la aprobación del Consejo Directivo. DA
5. La Subdirección de Recursos Humanos dará el correcto seguimiento a las
observaciones y/o recomendaciones que lleguen a realizar las diferentes instancias de control.
Políticas y funciones sustantivas de la Subdirecció n de Recursos Humanos . En materia de reclutamiento y selección de personal
6. Reclutará al personal solicitado por las diversas unidades administrativas y realizará la selección. DA
7. Supervisará la implementación del proceso de reclutamiento y selección. 8. Determinará el tipo de baterías de exámenes psicométricos que se
aplicaran en los distintos niveles de candidatos. 9. Coordinará con la Dirección de Administración las contrataciones de los
estudios médicos y socioeconómicos de los candidatos. En materia de contratación de personal
10. Estructurará la contratación del personal, así como, los movimientos de altas y bajas de personal. DA
11. Coordinará la elaboración de los nombramientos al personal y la integración y custodia de los expedientes.
12. Autorizará la elaboración del programa de inducción al personal que se integra al organismo.
13. Establecerá el control de personal, cuotas por alimentación y vacaciones. DA
En materia de capacitación
14. Coordinará la detección de necesidades de capacitación con la participación de todas las áreas del organismo.
15. Determinará el programa anual de capacitación, cursos, becas y seminarios a que el personal tiene derecho. DA
16. Instalará el programa anual de capacitación, becas y desarrollo de personal, estimará los costos y determinará el alcance del mismo.
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17. Diseñará y supervisará la implantación y ejecución de los planes de capacitación.
18. Coordinará con la Dirección de Administración las contrataciones de servicios externos de capacitación.
19. Aprobará el trámite de las constancias de habilidades laborales al personal que participe en los diferentes eventos de capacitación de acuerdo a las normas emitidas por las autoridades.
En materia de tabuladores y catalogo de puestos
20. Apoyará a la Dirección de Administración en sus responsabilidades de planear los requerimientos de recursos humanos en función de nuevas necesidades y plazas vacantes; en la definición en coordinación con las áreas, del perfil especifico de cada puesto, en el manejo del plan de carrera y programa de reemplazo, así como, en la determinación del sistema de evaluación del desempeño.
21. Asegurará que los candidatos seleccionados cumplan con el perfil y requisitos para ingresar a la Sociedad
22. Aplicará los tabuladores de personal conforme a las directrices superiores y a las autorizaciones de las autoridades correspondientes.
23. Establecerá los criterios que permitan fijar el monto de las remuneraciones complementarias del personal.
24. Elaborará las tablas de reemplazo para llevar a cabo las sustituciones por puesto y especialidad.
25. Definirá las funciones y responsabilidad de la estructura orgánica de la Sociedad.
26. Coordinará con la Dirección de Administración las estrategias para la aplicación de los movimientos de estructura, hasta su dictaminación y registro ante las autoridades correspondientes.
En materia de servicio médico
27. Aprobará y administrará el sistema de servicio medico y dental de los trabajadores de la Sociedad.
28. Coordinará la contratación de prestaciones con terceros, así como establecerá los contratos correspondientes bajo las condiciones más favorables para la Sociedad, conforme a la normatividad aplicable.
29. Formulará criterios y propondrá las adecuaciones al sistema de prestaciones, manteniendo su permanente actualización
30. Llevará a cabo el registro y control de las incapacidades.
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VII. Procedimientos y Subprocesos
1. Contratación de personal − Contratación − Contratos − Nombramientos − Credencialización
- Nuevo ingreso - Reposición de credencial
2. Movimientos de personal
− Alta de empleados de confianza y base − Alta designación alta de mandos superiores − Baja de empleados de confianza y base − Baja de mandos superiores − Movimientos de plazas
3. Registro y control de asistencia. (Propuesta “sin sistema”) 4. Vales de comida
− Gestión de vales de comida − Entrega de vales de comida
5. Vacaciones
− Programa de vacaciones − Solicitud de vacaciones − Solicitud de prima vacacional
6. Servicios deportivos
− Alta prestación deportivos − Baja prestación deportivos − Pago a deportivos
7. Servicio Médico
− Alta en el Servicio Médico − Uso del Servicio Médico (Opciones “A”, “B” y “C”) − Pago de Reembolsos − Pago al Administrador del Servicio − Baja del Servicio Médico
8. Prestaciones por alumbramiento
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9. Becas. − Nacionales − Internacionales
10. Viáticos y Pasajes.
− Nacionales − Internacionales − Comprobación de gastos
- Ajuste a Favor del Comisionado - Ajuste en Contra del Comisionado
11. Selección de Personal 12. Capacitación y Adiestramiento
− Autorizado por la CNBV − Sin registro en el Plan de Capacitación autorizado por la CNBV − Capacitación Externa y Nacional u Oferta Pública
13. Control de plantilla de personal 14. Control presupuestal, Capítulo 1000 15. Descripción de puestos 16. Tabuladores
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PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE PERSONAL
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PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE PERSONAL Objetivo específico Dirigir la ejecución del proceso de contratación de personal que asegure el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de la contratación de personal, con los requisitos y pasos que el trámite conlleva para llevarse a cabo. Normatividad específica
1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Artículo 6 y 8, Fracción I
2. Condiciones Generales de Trabajo Capítulo II, De la Entrada al Servicio, artículos del 8, 9 11, 12 y 13, y Capítulo IX. De las Prestaciones, artículo 82 y 113 Bis
3. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004, Objetivos y Funciones de la Dirección de Administración y de la Subdirección de Recursos Humanos.
4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169. emitida por la CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
Políticas específicas
1. La Sociedad Hipotecaria Federal dará preferencia a la contratación de trabajadores mexicanos. Al respecto deberá emplear por lo menos un noventa por ciento en las categorías de técnicos y profesionales. La Sociedad podrá emplear temporalmente a trabajadores extranjeros, en una proporción que no exceda del diez por ciento. Capítulo II, artículo 8.
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2. Los aspirantes a un empleo deberán tener capacidad laboral, civil y política; moralidad y buena conducta; presentar la documentación que lo acredite haber cumplido con el Servicio Militar Nacional; satisfacer los requisitos de la actividad a desarrollar en la Sociedad; salud y capacidad para desempeñar el cargo y sujetarse a exámenes establecidos. Capítulo II, artículo 9.
3. El carácter del nombramiento, es por tiempo indeterminado o por tiempo u
obra determinados, éstos deberán contener: duración; datos generales del trabajador; puesto; jornada y lugar de trabajo; salario y prestaciones. Los nombramientos que expida la Sociedad Hipotecaria Federal deberán ser firmados por ésta y por el trabajador, a quién se entregará copia del mismo. Capítulo II, artículo 11
4. En su caso los nombramientos que expida la Sociedad Hipotecaria Federal
estarán sujetos a la condición resolutoria de que la compañía de fianzas con la que contrate la Sociedad no otorgue la correspondiente caución por la cantidad y bajo las condiciones estipuladas en la respectiva fianza general de fidelidad. El importe de dicha fianza será por cuenta de la Sociedad Hipotecaria Federal. Capítulo II, artículo 12.
5. Los trabajadores que hayan prestados sus servicios a la Sociedad
Hipotecaria Federal y que a juicio de ésta la hubiesen servido satisfactoriamente, y siempre que no hayan cesado los efectos de su nombramiento por alguna causa legal imputable a ellos, gozarán de preferencia sobre los otros candidatos, en igualdad de condiciones para ocupar las vacantes que ocurran en puestos comprendidos dentro de la actividad a la que pertenecían. Capítulo II, artículo13.
6. Las áreas solicitantes de contratación de personal, deberán hacer
referencia a la denominación y una breve definición de las características del puesto; requisitos para ocupar un puesto; categorías y requisitos para obtenerlas. Los requisitos a que se refiere esta política comprenderán, entre otros atributos personalidad y comportamiento, aptitudes físicas y mentales, habilidades específicas, estudios, capacitación técnica y experiencia; lo mismo que eficiencia en los puestos desempeñados. Asimismo, se precisará el tabulador y niveles de salario de los trabajadores que ocupen puestos comprendidos en cada categoría. Cada nivel se distinguirá mediante letra, número u otro símbolo. Capítulo II, Artículo 15, fracciones I a la IV.
7. La Subdirección de Recursos Humanos, dirigirá la ejecución del proceso de
contratación de personal, a fin de satisfacer las necesidades y
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requerimientos de cada una de las áreas solicitantes. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
8. La Subdirección de Recursos Humanos, supervisará la implementación del
proceso de contratación de personal. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal
9. La Designación de los beneficiarios para el pago de la cuenta individual,
deberá hacerla el trabajador al ingresar a la Sociedad, en sobre cerrado que entregará en depósito a ésta. Dicha designación podrá ser cambiada cuantas veces lo desee el interesado. A falta de designación, en caso de duda o controversia será la autoridad laboral competente la que determine quién tiene derecho a la mencionada prestación. Capítulo IX, Artículo 82.
10. La Subdirección de Recursos Humanos coordinará la integración y
custodia de expedientes. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
11. La Subdirección de Recursos Humanos autorizará la elaboración del
programa de inducción al personal que se integra a la Sociedad Hipotecaria Federal. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
Descripción del Procedimiento de Contratación de Pe rsonal.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos recibe informe de resultados y elabora Oficio de Instrucción para que se inicie la Contratación del candidato indicando: el Nombre, el Puesto, el Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, envía original a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. Al cumplimiento de los requisitos de contratación, el responsable de Control de Personal procede a dar de Alta al nuevo empleado en las bases de datos del Sistema de Recursos Humanos. (Ver Procedimientos Alta de Personal y Designaciones de Mandos Superiores).
Control de Personal
3. Integra expediente del empleado de nuevo ingreso con los documentos entregados, imprime la relación de documentos y valida la documentación contenida en el mismo.
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Elabora el Contrato Laboral, el Nombramiento, el Contrato del Sistema Integral de Prestaciones (SIP) solicitando la firma del empleado (Ver Procedimientos de Contratos y Nombramientos)
Control de Personal
5. Elabora credencial del empleado y solicita firma electrónica. Da de Alta al empleado de nuevo ingreso en la base de datos del Sistema de Credencialización. (Ver Procedimientos Credencial de Nuevo Ingreso y Reposición de Credencial por Extravío o Defecto)
Control de Personal
6. Envía información soporte vía correo electrónico a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para su registro en sistemas.
Control de Personal
7. Recibe información, registra y envía acuse de recibo vía e-mail.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
8. Recibe acuse e integra en expediente. Archiva copia de Oficio de instrucción en la Carpeta de incidencias de nómina. Fin del procedimiento
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Nombramiento (2)original
(ver procedimiento)
Contrato (2) original(ver procedimiento)
Al cumplimiento de requisitos seregistra el Alta del nuevo
empleado en las bases de datosdel Sistema de Recursos Humanos
2
Expediente
Altade
personal
Contratos
Nombramientos
3
4
Elabora credencial del empleado ysolicita firma electrónica. Da de
Alta en el Sistema decredencialización. (Ver
procedimiento) Credencialde nuevoingreso
5
7
8
FIN
Integra el expediente con losdocumentos entregados, imprimerelación y valida documentación
Elabora contrato laboral y contratoSIP, nombramiento y solicita firma del
empleadoO
O
CONTROL DE PERSONALSUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE NÓMINA,
PRESTACIONES Y SEGUROS
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Contratación de P ersonal
Recibe información y registra
Integra expediente, archiva copiade oficio de instrucción en carpeta
de incidencias de nómina
Envía información soporte (víae-mail) a la Subdirección de
Control de Nómina, Prestaciones ySeguros para registro en
sistemas.
6
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1
Oficio original a laSubdirección de Control
de Nómina, Prestaciones ySeguros indicando:
Nombre, puesto, tabulador,nivel y fecha de ingreso
Recibe resultados y elabora Oficio deInstrucción para la contratación de
empleado de nuevo ingreso y marcacopia a Control de Personal
O
INICIO
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Anexo. Documentos Trámites de Admisión
RELACION DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITES DE ADMISION
DOCUMENTOS
� Acta de Nacimiento original. � Acta de Matrimonio y, en su caso, Actas de nacimiento de los hijos y dependientes económicos. � Cartilla del Servicio Militar Nacional, con Liberación o constancia de estarlo
acreditando. � Certificado de Educación media. � Certificado de carrera comercial o técnica. � Carta de Pasante o certificado de estudios. � Título y Cédula Profesional. � Calificaciones, Constancias y Diplomas de otros cur sos. � Boleta de calificaciones de estudios actuales (en su caso). � Constancia de Porcentaje de Créditos. � Registro Federal de Contribuyentes. � Clave única de Registro de Población (CURP). � Afiliación al I.M.S.S. (Hoja Rosa) � Estado de Cuenta del Afore. � Comprobante de ingresos recientes (de los últimos dos meses). � 4 fotografías a color anexas al cuestionario tamaño infantil. � Constancias de Retenciones (en su caso) � INDISPENSABLE: Constancia de No Inhabilitación expedida por la Secretaría de la Función
Pública ubicada en Insurgentes Sur 1735, Planta Baja, Teléfono 14543000. Y dos copias de:
� Comprobante de Domicilio. � Identificación oficial con fotografía y firma. � Currículum Vital actualizado
Los documentos señalados deberán presentarse en ORIGINAL y UNA COPIA (2 cuando aplique) las copias deberán ser en tamaño carta (aplicar reducción cuando sea necesario) y el cuestionario ya contestado, los originales le serán devueltos durante la entrevista. Deberá realizar una cita para entrega de documentos con el Lic. Pedro Loranca Sánchez.
52634524 y 52634500 ext. 4745 OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
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Anexo
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PROCEDIMIENTO CONTRATOS
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Aplican objetivos, normatividad y políticas de Cont ratación de Personal. Descripción del Procedimiento Elaboración de Contra tos. (conector paso 4 Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos elabora Oficio de Instrucción dirigido a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros sobre la Contratación del candidato indicando: el Nombre, el Puesto, el Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe original de Oficio de Instrucción y acusa de recibo. (conector con paso 1 Contratación de Personal)
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Recibe copia de oficio de instrucción e inicia proceso para la elaboración de contratos del personal de nuevo ingreso.
Control de Personal
4. Elabora el Contrato Laboral, el Contrato del Sistema Integral de Prestaciones (SIP) y Designación de Beneficiarios.
Control de Personal
5. Solicita al empleado la firma de los contratos y la designación de beneficiarios.
Control de Personal
6. Integra documento para firma del empleado y envía a la Dirección General Adjunta Solicitante, Subdirección de Relaciones Laborales y Dirección General Adjunta solicitante (en el caso del Contrato Laboral).
Subdirección de Recursos Humanos
7. Integra documento para firma del empleado y envía a la Subdirección de Control de Nóminas, Prestaciones y Seguros, Subdirección de Relaciones Laborales y Dirección General Adjunta de Administración (en el caso del Contrato SIP).
Subdirección de Recursos Humanos
8. Recibe contratos firmados para continuar su trámite. Control de Personal
9. Entrega formatos originales al empleado. Empleado
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Integra documentos en archivo de incidencias y entrega Contrato Laboral y Contrato del Sistema Integral de Prestaciones (SIP) en original al empleado. Archiva sobre sellado de designación de beneficiarios y contratos en el expediente de personal. Fin del procedimiento
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SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONAL EMPLEADO
Firma Contratos yDesigna beneficiarios
3
4
5
6
Entrega contrato (s)original (es) al empleado
FIN
10
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
CONTRATOS
1 2
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Contratos 1/2
Indica: Nombre,Puesto, Tabulador,
Nivel yFecha de ingreso
Elabora oficio deinstrucción O
Indica: Nombre,Puesto, Tabulador
Nivel, Fecha deingreso
Recibe Oficio deInstrucción O
Indica: Nombre,Puesto, TabuladorNivel y Fecha de
ingreso
Recibe copia de Oficiode Instrucción C
Beneficiarios
Contrato SIP
Contrato Laboral
Elabora documentos originalesContrato LaboralContrato SIPDesignación de Beneficiarios
O
O
O
4
4
3
2
1
Empleado
Contrato Laboral. Recabafirma del empleado, envía para
firma a la DGA Solicitante /SD RL / DGA deAdministración
DGAS
DGAASDRL
Integra documentos en archivo deincidencias nómina, resguarda sobre
con designación de beneficiarios yarchiva contratos en expediente de
personal
9
Recibe contratosfirmados
7
8
43
2
1
Empleado
Contrato SIP. Recaba firmadel Empleado y envía a la
SD CNPS/ SD RL/ DGA deAdministración
SDCNPS
DGAASDRL
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DIRECCIÓN GENERALADJUNTA SOLICITANTE
SUBDIRECCIÓNRELACIONES LABORALES CONTROL DE PERSONALDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA
DE ADMINISTRACIÓNEMPLEADO
Recibe, firma yregresa
contratos
Recibe, firma yregresa
contratos
Recibe, firma yregresa
contratosRecibe y firma
contratos
1 32 4
Recibe contratosfirmados
1 al4
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Contratos Laboral 2/2
SUBDIRECCIÓN DE CONTROLDE NÓMINA, PRESTACIONES Y
SEGUROS
SUBDIRECCIÓNRELACIONES LABORALES
CONTROL DE PERSONALDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTADE ADMINISTRACIÓN
EMPLEADO
Recibe, firma yregresa
contratos
Recibe, firma yregresa
contratos
Recibe, firma yregresa
contratosRecibe y firma
contratos
1 32 4
Recibe contratosfirmados
1 al4
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Contrato SIP 2/2
FIN
Entrega original aempleado y archiva
en expediente
FIN
Entrega original aempleado y archiva
en expediente
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ANEXO
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Anexo. Contrato Laboral CLAVE «CLAVE»
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO POR TIEMPO INDETERMINADO QUE CELEBRAN, POR UNA PARTE, LA SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, SOCIEDAD NACIONAL DE CRÉDITO, INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO, REPRESENTADA POR EL SEÑOR «NOMBRE DGA DE ADMINISTRACION », EN SU CARÁCTER DE DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN, Y POR LA OTRA, «NOMBRE» DE CONFORMIDAD CON LAS DECLARACIONES Y CLÁUSULAS SIGUIENTES:
D E C L A R A C I O N E S
I. La Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, declara que:
a) Es una Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo que se rige por su ley orgánica, publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 11 de octubre de 2001, y que tiene su domicilio en la Ciudad de México.
b) El señor licenciado «NOMBRE DGA DE ADMINISTRACIÓN », en su carácter de Director General Adjunto de Administración, tiene las facultades necesarias para celebrar este contrato, de conformidad con las disposiciones normativas y contractuales aplicables.
II. «NOMBRE» declara que:
a) Es una persona física de nacionalidad «NACIONALIDAD » que a la fecha de firma de este instrumento cuenta con «EDAD» años de edad, estado civil «EDO_CIVIL», sexo «SEXO», con amplia experiencia en la prestación de servicios como los que son del interés de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo y que tiene su domicilio en «DIRECCION»
b) Está de acuerdo en celebrar este contrato individual de trabajo por tiempo indeterminado con la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, y
c) No es cónyuge, pariente por adopción, consanguinidad hasta el segundo grado
o afinidad, de algún funcionario o “Trabajador” de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo.
Expuesto lo anterior, las partes otorgan las siguientes cláusulas en las cuales con fines de brevedad, la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, podrá designarse la “SHF”, y «NOMBRE» el “Trabajador”.
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C L Á Ú S U L A S
PRIMERA. El “Trabajador” se obliga a prestar eficaz y lealmente a la “SHF” sus servicios en el desempeño del puesto de «PUESTO», o en el puesto que en lo futuro ocupe de acuerdo con las disposiciones laborales aplicables, el escalafón y demás normas reglamentarias de la propia “SHF”. Dichos servicios serán prestados directa y exclusivamente para la “SHF”. SEGUNDA. La duración de este contrato será por tiempo indeterminado.
TERCERA. El “Trabajador” prestará sus servicios en Avenida Ejército Nacional No. 180, Col. Anzures, C. P. 11590, Del. Miguel Hidalgo, México, D. F., sin perjuicio de prestarlos en cualquier otro lugar, cuando se trate de puestos comprendidos dentro del servicio de inspección o vigilancia foráneos, así como de aquellos otros a los que específicamente se atribuya el carácter de movibles en el catálogo general de puestos; por mutuo acuerdo de las partes; o bien, cuando a criterio de la “SHF” así lo requieran las labores que se encomienden al “Trabajador”.
CUARTA. El “Trabajador” prestará sus servicios durante 40 horas a la semana, conforme a los horarios de trabajo que al efecto se establezcan.
QUINTA. El “Trabajador” percibirá por el desempeño del puesto mencionado en la cláusula primera, un salario mensual de tabulador de $«SUELDO» («SUELDO_EN_LETRA» pesos 00/100 M.N.) que le será cubierto por quincenas vencidas en las oficinas de la “SHF”. En este salario se comprende el pago de todos los días del mes. Los futuros cambios de puesto o categoría, y en su caso, de salario, serán los que aparezcan consignados por la “SHF” en los documentos y registros respectivos.
SEXTA. El “Trabajador” desempeñará labores en horas extraordinarias, sólo cuando se lo autorice previamente y por escrito su jefe inmediato o cualquier otra persona que de acuerdo con el organigrama de la “SHF” tenga mayor jerarquía. Asimismo, conviene en que no se reputará trabajo extraordinario el que se requiera para la comprobación o corrección de errores u omisiones.
SÉPTIMA. En el desempeño de sus labores, el “Trabajador” vigilará con especial cuidado los intereses de la “SHF”, de manera que ésta no resienta daños o perjuicios por algún acto u omisión del “Trabajador”, del público con el que éste tenga relación o de los demás miembros del personal. En consecuencia, el “Trabajador” contrae la obligación de comunicar sin demora a su jefe inmediato, o en su caso, a cualquier otra persona que de acuerdo con el organigrama de la “SHF” tenga mayor jerarquía, cualquier hecho o circunstancia que pueda traducirse en beneficio, daño o perjuicio de los intereses de la propia “SHF”.
OCTAVA. La “SHF” proporcionará al “Trabajador” capacitación y adiestramiento, de acuerdo con los planes y programas aprobados, conforme con las disposiciones laborales aplicables.
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NOVENA. Los días de descanso, vacaciones, prestaciones y en general todo lo relacionado con este contrato, se rigen por las Condiciones Generales de Trabajo de la “SHF”, así como por la Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado “B” del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, las que se tienen por reproducidas como si se insertasen a la letra en este instrumento para los efectos conducentes.
DÉCIMA. Este contrato de trabajo se suspenderá, rescindirá o terminará, en los casos a que se refiere la ley laboral aplicable. Asimismo, la “SHF” podrá darlo por terminado anticipadamente en cualquiera de los siguientes casos:
A) Porque la compañía afianzadora con la que contrate la “SHF” no otorgue o
mantenga a satisfacción de ésta, la fianza que caucione el manejo del “Trabajador”.
B) Porque la “SHF” se disuelva.
DECIMAPRIMERA. Las partes convienen en que a lo no expresamente previsto en este contrato, serán aplicables las disposiciones jurídicas que en materia de trabajo correspondan, y que para su interpretación y cumplimiento judicial, se someten a la autoridad laboral competente en el Distrito Federal, renunciando a la competencia territorial que pudiera corresponderles en virtud de cualquier otro domicilio presente o futuro o por cualquier otra causa.
Al efecto, las partes señalan como sus domicilios los siguientes: la “SHF”, el
ubicado en Avenida Ejército Nacional No. 180, P. B., Col. Anzures, C .P. 11590, Del. Miguel Hidalgo, México, D. F., en esta Ciudad de México, y el “Trabajador”, el ubicado en «DIRECCION». El presente contrato se suscribe por duplicado en México, Distrito Federal el día «FECHA DE INGRESO», entregándose uno de los ejemplares al “Trabajador”.
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL SOCIEDAD NACIONAL DE CRÉDITO
INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO
______________________________________ LIC. «NOMBRE DGA DE ADMINISTRACION »
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN
EL “TRABAJADOR”
_____________________________________ «NOMBRE»
AREA SOLICITANTE
_____________________________________ «NOMBRE_DEL_ DGA_ RESPONSABLE»
«DIRECCION_GENERAL_ADJUNTA »
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Anexo. Contrato SIP
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Anexo. DESIGNACION DE BENEFICIARIOS
México D. F., a _____ de __________________ de 20______
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL. Sociedad Nacional de Crédito. Institución de Banca de Desarrollo. P r e s e n t e Con fundamento en los artículos 82 y 91 de las Condiciones Generales de Trabajo de la Sociedad Hipotecaria Federal S.N.C. Institución de Banca de Desarrollo, designo en pleno uso de mis facultades mentales, a la(s) persona(s) cuyo(s) nombre(s) y parentesco expreso a continuación, conforme a los porcentajes que se señalan, para que en caso de mi fallecimiento, reciba(n) previa deducción de los adeudos que tenga a favor de la Sociedad Hipotecaria Federal S.N.C., el saldo que hubiere en mi cuenta individual así como el pago por defunción a que aluden dichos preceptos, cuyos textos se reproducen al reverso.
NOMBRE COMPLETO PARENTESCO PORCENTAJE
%
%
%
%
%
En caso de _____________________________ de mis beneficiarios arriba mencionados designo a:
NOMBRE COMPLETO PARENTESCO PORCENTAJE
%
%
%
A t e n t a m e n t e
_________________________
Firma Nombre completo del empleado: Clave:
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Artículos 82 y 91 de las Condiciones Generales de Trabajo de la
Sociedad Hipotecaria Federal. S.N.C. Institución de Banca de Desarrollo
ART. 82. Si al fallecer un trabajador, no tuviere familiares con derecho a recibir las pensiones mencionadas en el artículo anterior, el o los beneficiarios que éste hubiere designado recibirán de la Sociedad Hipotecaria Federal el saldo de la cuenta individual prevista en el artículo 78, distribuyéndose entre ellos conforme a lo determinado por el propio trabajador. La designación del o de los beneficiarios del saldo de la citada cuenta deberá hacerla el trabajador al ingresar a la Sociedad Hipotecaria Federal en sobre cerrado que entregará en depósito a ésta. Dicha designación podrá ser cambiada cuantas veces lo desee el interesado. A falta de designación, en caso de duda o controversia será la autoridad laboral competente la que determine quién tiene derecho a la mencionada prestación. Del importe del beneficio de que se trata se deducirán los adeudos que el trabajador tenga a favor de la Sociedad Hipotecaria Federal por responsabilidades patrimoniales en que hubiere incurrido en el desempeño de sus funciones o que provengan de cantidades que haya recibido en calidad de préstamo o anticipo. ART. 91. Al fallecer un trabajador o un pensionado de la Sociedad Hipotecaria Federal, las personas que hubiere designado como sus beneficiarios conforme a lo previsto en el artículo 82, recibirán un pago por defunción equivalente al salario mínimo bancario que rija en el Distrito Federal, elevado al mes, previa deducción de los adeudos referidos en dicho artículo. En el caso de que el trabajador fallezca a consecuencia de un accidente, las personas designadas al efecto recibirán el doble del beneficio antes mencionado. ________________________________________________________________________
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PROCEDIMIENTO NOMBRAMIENTOS
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PROCEDIMIENTO NOMBRAMIENTOS Objetivo específico Coordinar y dirigir la ejecución del proceso de elaboración de los nombramientos al personal que asegure el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de la emisión de Nombramientos, sus requisitos, y trámites hasta llegar a su firma. Normatividad específica
1. Ley de Instituciones de Crédito Artículo 42 fracción I
2. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Artículo 6 y 8, Fracción I
3. Facultades conferidas al Director General de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, en ejercicio de las en términos de lo establecido en los artículos: 2 de la Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis, del Apartado “B”del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
4. Ley Orgánica de Sociedad Hipotecaria Federal Artículo 22 fracciones II, III y VII.
5. Condiciones Generales de Trabajo Capítulo II, Artículos 5, 11, 12 y 13 aplicable a los trabajadores de la Sociedad Hipotecaria Federal.
6. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004 y Objetivos y funciones de la Subdirección de Recursos Humanos.
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7. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169. emitida por la CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
Políticas específicas
1. Toda persona que preste a la Sociedad Hipotecaria Federal un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario, deberá contar con el nombramiento respectivo. Capítulo I, Artículo 5.
2. Las disposiciones de las Condiciones Generales de Trabajo que establecen
los derechos de los trabajadores y definen las obligaciones a su cargo, constituyen las condiciones de los nombramientos expedidos por la Sociedad Hipotecaria Federal. Dichas disposiciones serán aplicables a los nombramientos para obra o tiempo determinados en lo que sea compatible con su temporalidad y naturaleza jurídica. Capítulo I, Artículo 5.
3. La falta de nombramiento no privará a los trabajadores de los derechos, ni
los eximirá de las obligaciones que deriven de las normas que les sean aplicables. Capítulo I, Artículo 5.
4. Los nombramientos deberán contener: a) Duración. El carácter del
nombramiento por tiempo indeterminado o por tiempo u obra determinados. b) Datos generales del trabajador: nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y, en su caso, la clave del Registro Federal de Contribuyentes, así como de la cédula profesional cuando sea requerida conforme a la ley. c) Puesto del trabajador y los servicios que deberá prestar, de acuerdo con el Catálogo General de Puestos de la Sociedad Hipotecaria Federal. d) Duración de la jornada de trabajo y los horarios conforme a los cuales deberá cumplirse ésta. e) Lugar o lugares en los que deba prestarse el trabajo. f) Salario y demás prestaciones que se establezcan. g) Capacitación y adiestramiento del trabajador en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan, de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes. h) Fecha de su expedición. Los nombramientos que expida la Sociedad Hipotecaria Federal deberán ser firmados por ésta y por el trabajador, a quien se entregará copia del mismo. Capítulo II, Artículo 11.
5. En su caso, los nombramientos que expida la Sociedad Hipotecaria Federal
estarán sujetos a la condición resolutoria de que la compañía de fianzas con la que contrate la Sociedad no otorgue la correspondiente caución por la cantidad y bajo las condiciones estipuladas en la respectiva fianza
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general de fidelidad. El importe de dicha fianza será por cuenta de la Sociedad Hipotecaria Federal. Capítulo II, Artículo 12.
6. Los trabajadores que hayan prestado sus servicios a la Sociedad
Hipotecaria Federal y que a juicio de ésta le hubiesen servido satisfactoriamente, y siempre que no hayan cesado los efectos de su nombramiento por alguna causa legal imputable a ellos, gozarán de preferencia sobre otros candidatos, en igualdad de condiciones, para ocupar las vacantes que ocurran en puestos comprendidos dentro de la actividad a la que pertenecían. Capítulo II, Artículo 13.
7. La Subdirección de Recursos Humanos a través del área de control de
personal es la encargada de coordinar la elaboración de los nombramientos al personal y la integración y custodia de los expedientes. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
Descripción del Procedimiento para la elaboración d e Nombramientos. (conector paso 4, Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos elabora Oficio de Instrucción instruye a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros sobre la Contratación del candidato indicando: el Nombre, el Puesto, el Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe copia de Oficio de Instrucción y acusa de recibo.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Recibe copia de oficio de instrucción e inicia proceso para la elaboración del nombramiento de empleado de nuevo ingreso.
Control de Personal
4. Elabora Constancia de Nombramiento DGA, DA-3 y SD E, I y III de los empleados de confianza y /o de base expedidos por la Sociedad Hipotecaria Federal.
Control de Personal
5. Solicita al empleado la firma del nombramiento. Control de Personal
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. Turna constancia de nombramiento a la Subdirección de Recursos Humanos.
Control de Personal
7. Envía para firma del nombramiento a la Dirección General. Subdirección de Recursos Humanos
8. La Dirección General, recibe, firma y regresa el nombramiento.
Control de Personal
9. Recibe nombramiento firmado para continuar su tramitación. Control de Personal
10. Integra documento en archivo de incidencias y entrega nombramiento en original al empleado. Archiva expediente de personal. Fin de Procedimiento
Control de Personal
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONAL EMPLEADO
Turna constancia denombramiento a la
Subdirección deRecursos Humanos
Recibe nombramientofirmado
Firma nombramiento
Constancia denombramiento SD E,
I y II
3
Constancia denombramiento
DGA, DA-3
4
Rubrica y envía a laDirección General
para firma
5
6
Dirección GeneralRecibe, Firma y envía
7
8
Entreganombramiento
original (1)
FIN
9
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Nombramiento
DIRECCIÓN GENERAL
1 2
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Nombramiento
Oficio
Elabora oficio deinstrucción y envía a laSD CNPS y marca copia a
CPOficio
Recibe oficio deinstrucción
Oficio
Recibe copia de oficiode Instrucción
O O
C
Elabora documento
Archiva documentos enexpediente
10
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Anexo. Constancia de Nombramiento para 2 Categorías Inferiores a Director General LUGAR: FECHA:
Guillermo Enrique Babatz Torres en mi carácter de D irector General de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarr ollo, en ejercicio de las facultades conferidas en términos de lo establecido en los artículos: 2 de la Ley Reglament aria de la Fracción XIII Bis, del Apartado “B”del A rtículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexi canos; 22 fracciones II y III de la Ley Orgánica d e Sociedad Hipotecaria Federal; 42 fracción I de la Ley de Ins tituciones de Crédito; y 11 de las Condiciones Gene rales de Trabajo aplicables a los trabajadores de la Socieda d Hipotecaria Federal, y de conformidad con el acue rdo No. del Consejo Directivo celebrado el día , a nombre y en representación de la Sociedad Hi potecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo, expido este nombramiento en favor de : APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) RFC: NACIONALIDAD ESTADO CIVIL EDAD SEXO CURP: CLAVE: CEDULA PROFESIONAL:
DOMICILIO
CALLE
COLONIA
C. P.
ENTIDAD FEDERATIVA
TELÉFONO
VIGENCIA DE NOMBRAMIENTO
FECHA DE INGRESO DEL EMPLEADO
Del: Al:
VIGENCIA DEL NOMBRAMIENTO
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO
ADSCRIPCIÓN
JORNADA DE TRABAJO CONDICIONES DEL NOMBRAMIENTO JORNADA: Diurna de Lunes a Viernes TABULADOR: HORARIO: DE 9:00 A 18:00 HRS. NIVEL: SUELDO MENSUAL: LUGAR DE TRABAJO: Ejército Nacional 180 Col. Anzures C. P. 11590, México, D. F.
COMPENSACIÓN GARANTIZADA:
Las demás prestaciones se otorgarán conforme con lo dispuesto en las Condiciones Generales de Trabajo de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. El trabajador será capacitado y adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan, de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes.
SERVICIOS QUE DEBEN PRESTARSE
, DE ACUERDO CON LAS DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES Y DEMAS NORMAS REGLAMENTARIAS DE LA PROPIA SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL.
_________________________________________ DR. GUILLERMO ENRIQUE BABATZ TORRES.
DIRECTOR GENERAL
Manifiesto mi conformidad con los términos de este nombramiento y protesto el fiel y leal cumplimiento del mismo
___________________________________________
SDRH / NDGA, DA
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Anexo. Constancia de Nombramiento LUGAR: FECHA:
Guillermo Enrique Babatz Torres en mi carácter de D irector General de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarr ollo, en ejercicio de las facultades conferidas en términos de lo establecido en la fracción VII del artículo 22 de l a Ley Orgánica de Sociedad Hipotecaria Federal, y d e acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de las Condiciones G enerales de Trabajo de Sociedad Hipotecaria Federal , Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarr ollo, expido este nombramiento en favor de: APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) RFC: NACIONALIDAD ESTADO CIVIL EDAD SEXO CURP: CLAVE: CEDULA PROFESIONAL:
DOMICILIO CALLE
COLONIA
C. P.
ENTIDAD FEDERATIVA
TELÉFONO
VIGENCIA DE NOMBRAMIENTO
FECHA DE INGRESO DEL EMPLEADO
Del: Al:
VIGENCIA DEL NOMBRAMIENTO
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO
ADSCRIPCIÓN
JORNADA DE TRABAJO CONDICIONES DEL NOMBRAMIENTO JORNADA: Diurna de Lunes a Viernes TABULADOR: HORARIO: DE 9:00 A 18:00 hrs. NIVEL: SUELDO MENSUAL: LUGAR DE TRABAJO: Ejército Nacional 180 Col. Anzures C. P. 11590, México, D. F.
COMPENSACIÓN GARANTIZADA:
Las demás prestaciones se otorgarán conforme con lo dispuesto en las Condiciones Generales de Trabajo de la Sociedad Hipotecaria Federal, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. El trabajador será capacitado y adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos o que se establezcan, de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes.
SERVICIOS QUE DEBEN PRESTARSE
, DE ACUERDO CON LAS DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES Y DEMAS NORMAS REGLAMENTARIAS DE LA PROPIA SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL.
_________________________________________ DR. GUILLERMO ENRIQUE BABATZ TORRES.
DIRECTOR GENERAL
Manifiesto mi conformidad con los términos de este nombramiento y protesto el fiel y leal cumplimiento del mismo
___________________________________________
SDRH / NS, E, I Y III
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PROCEDIMIENTO
CREDENCIALIZACIÓN
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PROCEDIMIENTO CREDENCIALIZACIÓN Objetivo especifico Coordinar el proceso de elaboración, instrucciones de uso y entrega del documento credencial que acredita e identifica al personal como empleado de la Sociedad Hipotecaria Federal. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., permite conocer el funcionamiento interno del área encargada del Sistema de Credencialización, requisitos para su reposición y pasos que el trámite conlleva para llevarse a cabo. Normatividad específica
1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Artículo 6 y 8, Fracción I
2. Condiciones Generales de Trabajo 2004. 3. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal. 4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169. emitida por la
CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
Políticas específicas Incluyen los criterios y lineamientos generales de acción para la expedición y uso de las Credenciales de Identificación que portan los empleados de la Sociedad Hipotecaria Federal. Además, de las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.
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Estas disposiciones se hacen del conocimiento del empleado cuando firma su contrato o se le entrega su credencial de nuevo ingreso. Políticas de Expedición de Credencial.
1. Todo servidor público de la Sociedad debe contar con la credencial que lo acredite como empleado de la misma, en la que se señale la unidad de adscripción a la que pertenece, nombre y clave de empleado. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
2. Las credenciales tienen vigencia, misma que esta indicada dentro de la
misma credencial y son propiedad de SHF. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
3. A los empleados de nuevo ingreso se les entrega una credencial
provisional. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
4. El trámite para su expedición y otorgamiento de las credenciales se debe realizar en la Subdirección de Recursos Humanos. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Políticas de Uso de Credencial.
5. La función primaria de la credencial es facilitar la identificación plena y en todo momento, dentro de las instalaciones de la SHF, de los empleados de la misma. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
6. La función secundaria de la misma es permitir el ingreso del personal a las
instalaciones de la Sociedad. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
7. La credencial es única, personal e intransferible, por lo que sólo debe
portarla la persona titular de la misma. Asimismo, es el único medio oficial de identificación como empleado de la Sociedad. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
8. La credencial es el medio de acceso a las instalaciones de la Sociedad, ya
que es requerida por los equipos electrónicos que al efecto han sido
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instalados en el edificio. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
9. El acceso y estancia del personal que presta sus servicios en la Sociedad
se permite en días y horas hábiles, y será obligación de todos los empleados sin distinción de nivel, acreditar su carácter de servidor público adscrito a la Sociedad, a la entrada, salida y durante todo el tiempo que permanezcan en las instalaciones, mediante la portación obligatoria de la credencial de identificación en lugar visible y de forma permanente. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
10. Fuera de las instalaciones, el empleado deberá evitar portar la credencial
en lugar visible. Subdirección de Recursos Humanos, política interna. 11. El uso indebido de la credencial dará lugar a la aplicación de sanciones
previo análisis de la situación por parte de la Subdirección de Relaciones Laborales. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
12. La Subdirección de Seguridad Institucional, Mantenimiento y Servicios
Generales, es la responsable de implementar las medidas necesarias para que el trabajador porte permanentemente, de manera visible, la identificación, dentro de las instalaciones de la Sociedad, por lo que es obligatorio para todo el personal portar su Credencial en lugar visible, todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Hipotecaria Federal. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
13. En caso de olvido u otra circunstancia, para el ingreso a las instalaciones se
requerirá autorización de su Jefe Inmediato; en caso de reincidir, no podrá entrar a laborar en ese día, y será registrada como falta injustificada. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
14. En caso de separación de la empresa la credencial deberá ser devuelta a la
Sociedad Hipotecaria Federal a través de su entrega a la Subdirección de Recursos Humanos. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Políticas de Reposición de Credencial
15. Existen 2 tipos de reposiciones, por pérdida o extravío (con costo para el
empleado) o por que la antena esté defectuosa o lastimada (sin costo para el empleado). Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
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16. En caso de pérdida o extravío de la credencial, el empleado debe avisar de inmediato a la Subdirección de Recursos Humanos y solicitar por escrito su reposición, describiendo las condiciones en que fue extraviada o perdida. El costo de la reposición de la credencial por perdida o extravío será por cuenta del empleado y se descontará por nomina. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
17. En caso de que la antena se encuentre defectuosa, el empleado debe
solicitar por medio escrito a la Subdirección de Recursos Humanos la reposición, indicando el motivo del canje. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Descripción del Procedimiento Credencial de nuevo i ngreso. (conector paso 5, Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos elabora Oficio de Instrucción e instruye a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros sobre la Contratación del candidato indicando: el Nombre, el Puesto, el Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, recibe Oficio de Instrucción y acusa de recibo.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Recibe copia de oficio de instrucción e inicia proceso para emitir la credencial del empleado de nuevo ingreso.
Control de Personal
4. Toma Fotografía, recaba firma electrónica y asigna antena al empleado de nuevo ingreso.
Control de Personal
5. Da de alta al empleado de nuevo ingreso en las bases de datos del Sistema de Credencialización de la Sociedad Hipotecaria Federal. El sistema asigna de forma automática su número de empleado.
Control de Personal
6. Elabora credencial del trabajador de nuevo ingreso. Control de Personal
7. Entrega credencial al empleado de nuevo ingreso a la Sociedad Hipotecaria Federal.
Empleado
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
8. Firma credencial y acusa de recibo Empleado
9. Archiva acuse en carpeta de credenciales Fin del procedimiento.
Control de Personal
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SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DEPERSONAL
EMPLEADO
Credencial nuevoingreso
Recibe copia de Oficiode Instrucción
Asigna númerode empleado
1
7
Toma fotografíaRecaba firmaelectrónicaAsigna antena
5
Credencial
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Elabora oficio deinstrucción y envía a la SDCNPS, marca copia a CP
Recibe oficio deinstrucción y acusa
de recibo
2
3
4
Elabora Credencial
Firma credencial yacusa de recibo
Archiva acuse encarpeta de
credenciales
FIN
6
8
9
Diagrama de Flujo. Procedimiento. Credencial Nuevo Ingreso
Da de Alta al empleado denuevo ingreso en la basede datos del Sistema de
Credencialización
Entrega documentoque lo acredita comoempleado de la SHF
FIN
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Anexo: Credencial de nuevo ingreso.
Enero, 2007. Recibí de Sociedad Hipotecaria Federal SNC, una Credencial de Identificación magnética, que me acredita como empleado de ésta. De la misma manera, recibo un ejemplar del Reglamento para el Uso de Credenciales de SHF, por lo que hago constar que lo conozco y acepto en todos sus términos. NOMBRE: CLAVE: ANTENA:
______________________ FIRMA
REGLAMENTO PARA EL USO DE CREDENCIALES 1. La Credencial es única, personal e intransferible, por lo que solo deberá portarla la persona
titular de la misma. Asimismo, es el único medio oficial de identificación como empleado de la institución.
2. Es obligatorio para todo el personal portar su Credencial en lugar visible, todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Hipotecaria Federal.
3. La Credencial será el medio de acceso a las instalaciones de la Institución mediante los equipos que al efecto han sido instalados en el edificio.
4. En caso de olvido u otra circunstancia, para el ingreso a las instalaciones se requerirá autorización de su Jefe Inmediato; en caso de reincidir, no podrá entrar a laborar en ese día, y será registrada como falta injustificada.
5. Fuera de las instalaciones, el empleado deberá evitar portar la credencial en lugar visible. 6. En caso de pérdida ó extravío de la credencial, el empleado deberá avisar de inmediato a la
Subdirección de Recursos Humanos y solicitar por escrito su reposición describiendo las condiciones en que fue extraviada ó perdida.
7. El costo de la reposición de la credencial por pérdida o extravío será por cuenta del empleado y se descontará por nómina.
8. El uso indebido de la credencial dará lugar a la aplicación de sanciones previo análisis de la situación por parte de la Subdirección de Relaciones Laborales.
9. En caso de separación de la empresa la credencial deberá ser entregada a la Subdirección de Recursos Humanos.
10. A los empleados de nuevo ingreso se les entregará una credencial provisional.
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Descripción del Procedimiento de Reposición de Cred encial por Extravío o Defecto. (conector paso 5, Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Solicita mediante escrito libre la reposición de credencial. Empleado
2. Recibe escrito libre de petición y canaliza al área de Control de Personal
Subdirección de Recursos Humanos
3. Recibe oficio de instrucción y atiende las solicitudes de reposición de credenciales por pérdida o defecto.
Control de Personal
4. Actualiza el alta del empleado en el sistema de Credencialización de la Sociedad Hipotecaria Federal.
Control de Personal
5. Elabora credencial del empleado. Control de Personal
6. Entrega reposición de credencial al empleado solicitante. Empleado
7. Firma credencial y acusa de recibo. Empleado
8. Archiva solicitud y acuse en expediente de personal. Control de Personal
9. En caso de extravío se envía lista para descuento a la Subdirección de Recursos Humanos y se archiva documentos en la carpeta de incidencias.
Control de Personal
10. Elabora Oficio de Instrucción de descuento y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros.
Subdirección de Recursos Humanos
11. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, recibe Oficio de Instrucción para descuento en nómina.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Recibe Oficios deInstrucción para atender
solicitud de reposición decredencial por extravío
Elabora oficio de descuento yenvía a la Subdirección de
Control de Nómina,Prestaciones y Seguros
FIN
Recibe escrito libre depetición y canaliza al área
de control de Personal
Recibe oficio deinstrucción para
descuento en nómina
2
3
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONAL SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Bases de datosdel Sistema de
Credencialización
4
Elabora Credencial
5
6
Se envía lista paradescuento a la
Subdirección de RecursosHumanos y se
archiva documentos encarpeta de incidencias
La solicitud y acuse derecibo del empleado searchiva en expediente
de personal
8
9
11
Diagrama de Flujo: Procedimiento Reposición de Cred encial por Extravío o Defecto
EMPLEADO
Solicita medianteescrito libre reposición
de credencial
1
Entrega reposición decredencial
El empleado firma yacusa de recibo
7
INICIO
10
Actualiza Alta deempleado
Recibe oficio de instrucciónpara atender solicitud. Noaplica descuento, entrega
al empleado y archivadocumentos en carpeta de
incidencias
12
¿En casode
defecto?
FIN
Entrega reposición decredencial
Firma y acusa de recibo
13
14
La solicitud y acuse derecibo del empleado searchiva en expediente
de personal
15
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Anexo. Reposición de credencial por pérdida o robo.
Enero, 2007. Recibí de Sociedad Hipotecaria Federal SNC, en reposición, debido a pérdida por robo de la misma, una Credencial de Identificación magnética, que me acredita como empleado de ésta. De la misma manera, recibo un ejemplar del Reglamento para el uso de credenciales de SHF, por lo que hago constar que lo conozco y acepto en todos sus términos. Así mismo estoy de acuerdo a que se me descuente el importe por el valor de la misma de mi nómina. NOMBRE: CLAVE: ANTENA ALTA: ANTENA BAJA:
______________________ FIRMA
REGLAMENTO PARA EL USO DE CREDENCIALES 1. La Credencial es única, personal e intransferible, por lo que solo deberá portarla la persona
titular de la misma. Asimismo, es el único medio oficial de identificación como empleado de la institución.
2. Es obligatorio para todo el personal portar su Credencial en lugar visible, todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Hipotecaria Federal.
3. La Credencial será el medio de acceso a las instalaciones de la Institución mediante los equipos que al efecto han sido instalados en el edificio.
4. En caso de olvido u otra circunstancia, para el ingreso a las instalaciones se requerirá autorización de su Jefe Inmediato; en caso de reincidir, no podrá entrar a laborar en ese día, y será registrada como falta injustificada.
5. Fuera de las instalaciones, el empleado deberá evitar portar la credencial en lugar visible. 6. En caso de pérdida ó extravío de la credencial, el empleado deberá avisar de inmediato a la
Subdirección de Recursos Humanos y solicitar por escrito su reposición describiendo las condiciones en que fue extraviada ó perdida.
7. El costo de la reposición de la credencial por pérdida o extravío será por cuenta del empleado y se descontará por nómina.
8. El uso indebido de la credencial dará lugar a la aplicación de sanciones previo análisis de la situación por parte de la Subdirección de Relaciones Laborales.
9. En caso de separación de la empresa la credencial deberá ser entregada a la Subdirección de Recursos Humanos.
10. A los empleados de nuevo ingreso se les entregará una credencial provisional.
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Anexo. Reposición de credencial por defecto
Enero, 2007. Recibí de Sociedad Hipotecaria Federal SNC, en reposición, debido a que se encuentra defectuosa y o en mal estado, una Credencial de Identificación magnética, que me acredita como empleado de ésta. De la misma manera, recibo un ejemplar del Reglamento para el uso de credenciales de SHF, por lo que hago constar que lo conozco y acepto en todos sus términos. NOMBRE: CLAVE: ANTENA ALTA: ANTENA BAJA:
______________________ FIRMA
REGLAMENTO PARA EL USO DE CREDENCIALES 1. La Credencial es única, personal e intransferible, por lo que solo deberá portarla la persona
titular de la misma. Asimismo, es el único medio oficial de identificación como empleado de la institución.
2. Es obligatorio para todo el personal portar su Credencial en lugar visible, todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Sociedad Hipotecaria Federal.
3. La Credencial será el medio de acceso a las instalaciones de la Institución mediante los equipos que al efecto han sido instalados en el edificio.
4. En caso de olvido u otra circunstancia, para el ingreso a las instalaciones se requerirá autorización de su Jefe Inmediato; en caso de reincidir, no podrá entrar a laborar en ese día, y será registrada como falta injustificada.
5. Fuera de las instalaciones, el empleado deberá evitar portar la credencial en lugar visible. 6. En caso de pérdida ó extravío de la credencial, el empleado deberá avisar de inmediato a la
Subdirección de Recursos Humanos y solicitar por escrito su reposición describiendo las condiciones en que fue extraviada ó perdida.
7. El costo de la reposición de la credencial por pérdida o extravío será por cuenta del empleado y se descontará por nómina.
8. El uso indebido de la credencial dará lugar a la aplicación de sanciones previo análisis de la situación por parte de la Subdirección de Relaciones Laborales.
9. En caso de separación de la empresa la credencial deberá ser entregada a la Subdirección de Recursos Humanos.
10. A los empleados de nuevo ingreso se les entregará una credencial provisional.
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PROCEDIMIENTO MOVIMIENTOS DE PERSONAL
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PROCEDIMIENTO ALTA DE PERSONAL
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO ALTA DE PERSONAL
Objetivo específico Dirigir la ejecución de los procesos de Movimientos de Personal (altas, bajas y movimientos de plaza) que asegure el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de llevar a cabo los procesos de Alta de trabajadores de nuevo ingreso; Baja de trabajadores por renuncia o remoción; Designaciones y Bajas de Mandos Superiores; sus requisitos y trámites que conllevan. Normatividad específica
8. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Artículo 6 y 8, Fracción I
9. Condiciones Generales de Trabajo de la Sociedad Hipotecaria Federal. Capítulo III, Artículo 19, VII; Artículo 20, fracción I; Capítulo IV, Artículo 23, fracción IV; Capítulo X, Artículo 125 y 130.
10. Manual de Organización General de la SHF Dirección de Administración. Funciones: Elaboración de las descripciones y perfiles de puestos, manejo el plan de carrera y programa de reemplazo, así como los movimientos de altas y bajas de personal. Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros. Funciones: Procesar los movimientos del personal en el sistema de nómina (altas, bajas, rotaciones, promociones, licencias, etc.) y elaborar el cálculo de finiquitos y liquidaciones de los empleados.
11. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169. emitida por la CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Políticas específicas Políticas de Altas en SHF
1. Cuando ninguno de los trabajadores se encuentre capacitado para llenar la vacante, ésta podrá cubrirse con algún candidato de nuevo ingreso o de reingreso. Capítulo II, Artículo 19, fracción VII.
2. La Dirección de Administración a través de la Subdirección de Recursos Humanos será la encargada de la elaboración del programa de reemplazo para llevar a cabo la sustitución por puesto y especialidad, así como los movimientos de altas y bajas de personal. Manual Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
3. Todas las altas que se realicen deberán de contar con el Oficio de
Instrucción de la Subdirección de Recursos Humanos. El Oficio de Instrucción deberá contener el nombre, el puesto, el área, el tabulador, el nivel en el que es contratado y el la fecha de ingreso. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
4. La Subdirección de Recursos Humanos deberá dar de alta al empleado en
el módulo de Recursos Humanos, Plantilla de Personal. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
5. La Subdirección de Recursos Humanos deberá tomar foto y recabar firma
electrónica el mismo día del ingreso del empleado y entregar la credencial cuando el empleado firme sus documentos de ingreso. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
6. El empleado deberá firmar Contrato Laboral, Nombramiento, Contrato del
Sistema Integral de Prestaciones, y designar a sus Beneficiarios dentro de los tres días hábiles siguientes a su fecha de ingreso. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
7. La Subdirección de Recursos Humanos deberá explicarle al empleado
recién contratado sus derechos y obligaciones dentro de la institución. Además deberá informar a los empleados recién contratados su horario de trabajo y orientarlos respecto a su lugar de trabajo y la ubicación de otras oficinas a las que tenga necesariamente que recurrir con cierta frecuencia, así como orientarlos sobre el uso de los sistemas de registro de entradas y
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
salidas de la Sociedad. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Políticas de Baja de la SHF
8. Son causas de terminación de la relación laboral de trabajo, la renuncia del trabajador presentada por escrito; y, la conclusión del tiempo o de la obra, en los casos en que el trabajador haya sido nombrado por tiempo u obra determinados. Capítulo X, Artículo 125, fracción I y II.
9. Los trabajadores que deseen que su relación de trabajo se dé por
terminada deberán presentar su renuncia con una anticipación no menor de diez días, sin embargo, deberán continuar en funciones hasta la fecha en que surta efectos la renuncia. Capítulo X, Artículo 130
10. En todo caso, los trabajadores que renuncien deberán ratificar el convenio
de terminación de la relación de trabajo ante las autoridades laborales competentes. Capítulo X, Artículo 130
11. El Oficio de Instrucción en caso de baja de empleados contratados deberá
contener, el nombre, el puesto, así como la fecha de su último día laboral en la Sociedad Hipotecaria Federal. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
12. Las fechas para cualquier movimiento de personal deberán ser en caso de
altas, promociones o incrementos los días 1 y 16 de cada mes. En caso de bajas los días 15 o 30. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Políticas de movimientos en plantillas de SHF
13. Los puestos de nueva creación y las vacantes que ocurran en la Sociedad Hipotecaria Federal se cubrirán con carácter provisional y definitivo. Capítulo III, Artículo 19, fracción III.
14. Todos los movimientos de personal se estimarán provisionales durante el
primer mes y pasarán a ser definitivos si en el expresado lapso ningún otro trabajador prueba su mejor derecho al puesto en los términos de este artículo y si el trabajador confirma su capacidad para el puesto de que se trate. Capítulo III, Artículo 19, fracción VII.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
15. Para comprobar la existencia de los requisitos para ascenso a que se refieren los artículos 15 fracciones I1 y III Y 19 de las Condiciones Generales de Trabajo, así como el grado en que se satisface cada uno de ellos, la Sociedad Hipotecaria Federal establecerá registros permanentes que contengan la mayor información individual acerca del personal, que pueda relacionarse con los requisitos que deben cubrirse en caso de ascenso de categoría, promoción o cambio de actividad. Capítulo III, Artículo 20, fracción I
16. Son derechos de los trabajadores de la sociedad Hipotecaria federal la de
promoción a un puesto de categoría superior, en las condiciones que determina el artículo 19 de estas Condiciones. Capítulo IV, Artículo 23, fracción IV.
17. Las estrategias para la aplicación de los movimientos de estructura, hasta
su dictaminación y registro ante las autoridades correspondientes son responsabilidad de la Dirección de Administración y Subdirección de Recursos Humanos. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal.
18. Para realizar cualquier movimiento de personal, se debe contar con el
Oficio de Instrucción de la Subdirección de Recursos Humanos. El Oficio de Instrucción en caso de promoción o de incremento deberá contener el nombre, el puesto anterior y el actual (en su caso), el área anterior y actual (en su caso), el tabulador y el nivel anterior y actual (en su caso) así como la fecha en la que da inicio el movimiento. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
19. Las Unidades Administrativas podrán crear nuevas plazas, si éstas se
encuentran previstas en el Presupuesto autorizado. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
20. En el caso de movimiento de plazas por parte de las Unidades
Administrativas, éstos, no deben dar lugar al crecimiento de la plantilla de personal, debiendo ser compensados a través de la cancelación de plazas. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
21. El Subdirector de Recursos Humanos, debe recibir, revisar y en su caso
autorizar las solicitudes que elaboren las Unidades Administrativas de la Sociedad Hipotecaria Federal, para la conversión de plazas y dictaminar si cumplen con los requisitos que señale la norma al respecto. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 68 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
22. La adecuación de las plazas-puesto por parte de las Unidades Administrativas, se debe llevar a cabo, siempre y cuando se justifique para la realización de los Programas Prioritarios de la Sociedad Hipotecaria Federal. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
23. La Subdirección Recursos Humanos es la responsable de llevar el control y
la actualización de la plantilla de personal, con la información que proporcionen las Áreas Administrativas de la Sociedad Hipotecaria Federal. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
24. Cualquier movimiento que se realice en la plantilla del personal, deberá de
ser notificado a la Subdirección de Nóminas Prestaciones y Seguros y a los analistas de Recursos Humanos para la actualización de las bases de datos que estos manejan, teniendo siempre la información homogénea. Subdirección de Recursos Humanos, política interna.
Descripción del Procedimiento Alta de Personal. (conector paso 2, Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección Recursos Humanos elabora oficio de Instrucción de Alta y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para la Contratación del empleado de nuevo ingreso, indicando: el Nombre, el Puesto, el Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos/
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe oficio de instrucción de Alta para ingresar al nuevo empleado en el Sistema de Nómina y acusa de recibo.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3 Recibe copia de oficio de instrucción e inicia el proceso de Alta de personal en el Sistema de Recursos Humanos.
Control de Personal
4. Elabora el formato 316-003 “AVISO DE ALTA DE NUEVO EMPLEADO” y solicita la firma del Subdirector de Recursos Humanos
Control de Personal
5. La Subdirección de Recursos Humanos firma formato y envía a la Dirección de Administración de Tecnologías de Información.
Subdirección de Recursos Humanos
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 69 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
6. la Dirección de Administración de Tecnologías de Información, recibe formato original de alta de nuevo empleado y acusa de recibo.
Dirección de Administración de Tecnologías de
Información 7. Control de Personal recibe acuse y envía a expediente
Altas de Personal Control de Personal
8. Da de Alta al empleado en el módulo de Recursos Humanos (plantilla de personal) y en el Sistema de Credencialización.
Control de Personal
9. Archiva formato y copia de oficio de instrucción en la carpeta de incidencias de nómina y en el expediente del personal. Fin del procedimiento
Control de Personal
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 70 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONALDIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DETECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Da de alta al empleado en elmódulo de RecursosHumanos (plantilla de
personal) y en el sistema deCredencialización
Recibe copia de oficio deinstrucción
Firma formato y envía a laDirección de Administración
de Tecnologías deInformación
FIN
Elabora oficio de instrucción dealta y envía a la Subdirección de
Control de Nómina,Prestaciones y Seguros, marca
copia a Control de Personal
Recibe oficio de instrucciónde alta
12
3
4
Recibe acuse y envía aexpediente de Altas de
personal
5
9
Elabora formato 316-003"AVISO DE ALTA DE NUEVOEMPLEADO"y solicita firma
del Subdirector de RecursosHumanos
Recibe formato original yacusa de recibo
6
7
8
Altade
Personal
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Alta de Personal
Archiva formato y copia deOficio de Instrucción en laCarpeta de Incidencias denómina y expediente del
personal
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 71 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 72 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Anexo. Oficio de Alta “2006, Año del Bicentenario del natalicio del Benem érito de las Américas, Don Benito Juárez García” SRH-____/06. Noviembre 15, 2006. Lic. Moisés Ríos Juárez Subdirector de Nóminas, Prestaciones y Seguros. Presente. Conforme al oficio ___, de fecha ___ de _______ del presente, enviado por _________, ____________ debidamente autorizado por _____________________ y del cual anexo copia, solicito por su amable conducto se realicen los trámites requeridos para ingresar en el sistema de nómina a la siguiente persona: Nombre: ______________________ Puesto: ______________________ Adscripción: ______________________ Percepción: Tabulador ___ Nivel _____ Fecha de alta: ______________________ Agradeciendo la atención que se sirva dar a la presente, quedo de Usted. A t e n t a m e n t e, José Alfredo García Rosas Subdirección de Recursos Humanos CC: Lic. Julio Martínez Nájera, Director de Administración.
Ing. Víctor Luna Vázquez, Analista de Recursos Humanos. Lic. Pedro Loranca Sánchez, Analista de Recursos Humanos. Sr. Mauricio Munive Aguilar, Analista de Recursos Humanos.
Av. Ejercito Nacional 180 * Col. Anzures * Deleg. Miguel Hidalgo * C.P. 11590 * México D.F., Tel. 5263-4524 Fax 5263-4592
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Anexo. Aviso de Alta
Formato 316-003
_____________ de_______________ del 200__
AVISO DE ALTA DE NUEVO EMPLEADO
Ing. Héctor Martínez Valenzuela Director de Tecnología de Información Presente.
Nombre (s) Apellido Materno Apellido Paterno
Puesto Asignado
Dirección General Adjunta Dirección Subdirección
Observaciones Hago de su conocimiento lo anterior para que en su caso, le sean configurados los permisos y accesos a los sistemas de la SHF, tanto en su parte de hardware como de software, así como los atributos autorizados en su equipo telefónico. _____________________________________________
Nombre y Firma Subdirector de Recursos Humanos Subdirector de Recursos Humanos
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PROCEDIMIENTO
DESIGNACIÓN DE MANDOS SUPERIORES
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Políticas de Designación de Mandos Superiores.
1. El reporte regulatorio de Designaciones, se integra por el subreporte R17 A 1711, y sólo aplica para las instituciones de banca de desarrollo.
2. Las instituciones de la banca de desarrollo entregarán este reporte en el
evento que se designen o bien, se remuevan a los servidores públicos que ocupen cargos con las dos jerarquías administrativas inmediatas inferiores a la del director general y los que, de conformidad con su reglamento orgánico, deban cumplir con los requisitos que al efecto establece el artículo 43, de la Ley de Instituciones de Crédito, así como respecto de los delegados fiduciarios y demás servidores públicos que tengan otorgado poder para obligar con su firma a la institución.
3. Los reportes deberán ser enviados a la Vicepresidencia Jurídica de la
Comisión Nacional Bancaria y de Valores, sita en Insurgentes Sur 1971, Torre Norte, piso 11, Colonia Guadalupe Inn de esta Ciudad, dentro de los cinco días posteriores a la designación, renuncia o remoción de la persona de que se trate. En todo caso, las instituciones de banca de desarrollo deberán manifestar expresamente que los servidores públicos designados cumplen con los requisitos y condiciones establecidos en la legislación aplicable.
4. En la designación de los servidores públicos, las instituciones de banca de
desarrollo podrán prudencialmente aplicar, en su caso y, en lo conducente, las “Reglas generales para la integración de expedientes que contengan la información que acredite el cumplimiento de los requisitos que deben satisfacer las personas que desempeñen empleos, cargos o comisiones en entidades financieras”, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 1 de marzo de 2002.
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Descripción del Procedimiento de Designación y Alta de Mandos Superiores. (conector paso 2, Contratación de Personal)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos elabora oficio de instrucción de Alta y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para la contratación del empleado de nuevo ingreso, indicando: el Nombre, Tabulador, el Nivel y la Fecha de Ingreso, marcando copia al responsable del área de Control de Personal. Adicionalmente, informará al área de Control de Personal la Fecha de Designación, el Número de Acuerdo y la Sesión del Consejo Directivo.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, recibe oficio de instrucción, acusa de recibo y da de alta en el Sistema de Nómina.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Control de Personal recibe copia de oficio de instrucción e inicia procedimiento con la elaboración del formato R17 A-1711 “REPORTE REGULATORIO DE DESIGNACIONES”. Solicita firma al nuevo funcionario y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.
Control de Personal
4. La Subdirección de Recursos Humanos firma reporte y envía a la Dirección General Adjunta de Administración para su firma el Nombramiento de Designación del servidor público de nuevo ingreso.
Subdirección de Recursos Humanos
5. La Dirección General Adjunta de Administración recibe, firma y regresa a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General Adjunta de
Administración
6. La Subdirección de Recursos Humanos envía a la Vicepresidencia Jurídica de la CNBV, reporte R17 A.
Subdirección de Recursos Humanos
7. La Vicepresidencia Jurídica recibe reporte y acusa de recibo a Control de Personal.
Vicepresidencia Jurídica
8. Recibe acuse e integra en expediente reporte con la copia del oficio de instrucción en la carpeta de incidencias de nómina.
Control de Personal
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Envía información soporte vía correo electrónico a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para su registro en el sistema.
Control de Personal
10. Recibe información soporte y registra en el sistema. Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
11. Integra y archiva expediente. Fin del proceso Control de Personal
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Diagrama de Flujo: Procedimiento. Alta para la Desi gnación de Mandos Superiores
INICIO
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINAS, PRESTACIONES Y SEGUROS CONTROL DE PERSONAL
VICEPRESIDENCIA JURÍDICADE LA CNBV
DIRECCIÓN GENERALADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN
Indica: Nombre,Nombramiento,
Nivel, Área y Fechade Designación
Elabora oficio de instrucción de
Alta y envía a la SD CNPS ymarca copia al área de CP
Oficio
Recibe oficio deinstrucción y da de alta en
Sistema de Nómina
Recibe copia oficio y elaboraformato R17 A 1711 "REPORTE
REGULATORIO DEDESIGNACIONES" y envía a la
SDRH
Reporte
Rubrica reporte y envía ala DGAA
ReporteR17 A
Recibe, firma y regresaa la SDRH
Reporte
Envía a la VicepresidenciaJurídica de la CNBV
1 3
5
6
ReporteR17 A
Recibe reporte yacusa de recibo
8
7
Recibe acuse y envíacopia a Control de
Personal
9
FIN
Integra y archiva enexpediente
11
EMPLEADO
Solicita firma al nuevo funcionario
Recibe copia de oficio yarchiva en carpeta deincidencias en nómina
2 4
10
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Fecha de Emisión:
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ANEXO
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Anexo. Reporte de Designación R17 A 1711
REPORTE DE DESIGNACIÓN
INFORME DE LA DESIGNACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA INSTITUCIÓN QUE OCUPEN CARGOS CON LAS DOS JERARQUÍAS ADMINISTRATIVAS INFERIORES A LA DEL DIRECTOR GENERAL, DELEGADOS FIDUCIARIOS Y DEMÁS SERVIDORES PUBLICOS QUE PUEDAN OBLIGAR CON SU FIRMA A LA INSTITUCIÓN Y AQUELLOS QUE, DE CONFORMIDAD CON SU REGLAMENTO ORGÁNICO DEBAN CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE AL EFECTO DETERMINE EL ARTÍCULO 43 EN RELACIÓN CON EL 24 DE LA LEY DE INSTITUCIONES DE CRÉDITO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO QUE PRESENTA LA INFORMACIÓN
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL S.N.C.
1. FOTOGRAFÍA
2. APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
NOMBRE (S)
3. NOMBRAMIENTO (EMPLEO, CARGO O COMISIÓN) Directivo (Especificar nivel y área) Delegados fiduciarios ______ Servidores que obliguen con su firma a la Institución (Especificar nivel y área) ____
4. FECHA DE DESIGNACIÓN Fecha de designación: Fecha de inicio de gestión: Fecha de contratación:
5. OFICINA EN DONDE DESEMPEÑA EL EMPLEO, CARGO O CO MISION (Domicilio completo) Ejercito Nacional 180, Col. Anzures, Código Postal 11590, México D.F. DATOS PERSONALES: 6. R.F.C (CON HOMOCLAVE)
7.CURP
8. FECHA DE NACIMIENTO Y EDAD
9. DOMICILIO PARTICULAR (Calle, N°, Colonia, Ciudad , Entidad Federativa y Código postal)
10. TELEFONO PARTICULAR (Correo electrónico)
11. ESTADO CIVIL
12. NOMBRE DE SOLTERO DEL CÓNYUGE
13. RÉGIMEN MATRIMONIAL
14. NACIONALIDAD MEXICANA POR NACIMIENTO ___ _____ POR NATURALIZACION ___________
15. NACIONALIDAD EXTRANJERA INDICAR __________ CALIDAD MIGRATORIA _____________
CALIDAD Y CAPACIDAD TECNICA: 16. GRADO MÁXIMO DE ESTUDIOS
17. PROFESIÓN
18. INSTITUCIÓN EDUCATIVA
19. ESTUDIOS REALIZADOS
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20. EXPERIENCIA PROFESIONAL (DETALLAR LOS ULTIMOS 5 AÑOS, INICIANDO POR EMPLEO O ACTIVIDAD ACTUAL)
EMPRESA Y PUESTO DESDE Mes Año
HASTA Mes Año
BREVE DESCRIPCION DE FUNCIONES
21. HISTORIAL CREDITICIO 1. Adeudos vencidos SÍ ____ No _____ 2. Ha generado quebrantos a terceros SÍ____ No ______ 3. Conductas abusivas en reestructuración de crédit os SÍ _____ No_____ OBSERVACIONES 22. HONORABILIDAD. 1. Condenado por sentencia irrevocable por delito d oloso SÍ___ No_____ 2. Inhabilitado o suspendido para ejercer el comerc io o un servicio público SÍ ____ No_____ 3. Litigios pendientes en contra de la Institución, subsidiarias y asociadas SÍ _____ No _____ 4. Esta sujeto a proceso penal SÍ_____ No _____ 5. Declarado en concurso civil o mercantil SÍ____ No_____ 6. Vínculos comerciales o de negocio con la Institu ción, subsidiarias y asociadas SÍ____ No___ 7. Vínculos comerciales o de negocio con consejeros o directivos de la Institución, subsidiaras y asoc iadas SÍ____ No____ 8. Vínculos de parentesco con consejeros o directiv os de la Institución, subsidiarias y asociadas SÍ_ ___ No___ OBSERVACIONES
LA INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO MANIFIESTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD, QUE EL SERVIDOR PÚBLICO CUMPLE CON LOS REQUISITOS Y CONDICIONES ESTABLECIDOS EN EL ARTÍCULO 43 EN RELACIÓN CON EL 24 DE LA LEY DE INSTITUCIONES DE CRÉDITO Y EN LA PRESENTE CIRCULAR.
____________________________________________________
(NOMBRE DEL EMPLEADO)
____________________________________________________ LIC. ALFREDO LELO DE LARREA Y ROBLES
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN
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PROCEDIMIENTO BAJA DE PERSONAL
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Descripción del Proceso de Baja de Personal
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección Recursos Humanos elabora oficio de Instrucción de Baja y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, indicando: el Nombre, el Puesto, y el último día de labores, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe oficio de instrucción de Baja de empleado y acusa de recibo..
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Recibe oficio copia de oficio de instrucción e inicia el proceso de Baja de personal en el Sistema de Recursos Humanos.
Control de Personal
4. Elabora y entrega formato 316-004 “SOLICITUD DE BAJA DE EMPLEADO” para firma del Subdirector de Recursos Humanos.
Control de Personal
5. La Subdirección de Recursos Humanos firma formato y envía a la Dirección de Administración de Tecnologías de Información.
Subdirección de Recursos Humanos
6. la Dirección de Administración de Tecnologías de Información, recibe formato original y acusa de recibo.
Dirección de Administración de Tecnologías de Información
7. Control de Personal recibe acuse y envía a expediente Bajas de Personal
Control de Personal
8. Da de Baja del Módulo de Recursos Humanos, Catálogo Maestro y plantilla de personal
Control de Personal
9. Archiva formato y copia de Oficio de Instrucción en la carpeta de incidencias de nómina y en expediente de personal. Fin del proceso
Control de Personal
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONALDIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN DETECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Recibe copia de oficio deinstrucción
Archiva formato y copia deOficio de Instrucción en laCarpeta de Incidencias de
nómina
FIN
Elabora oficio de instrucción debaja y envía a la Subdirección
de Control de Nómina,Prestaciones y Seguros, marca
copia a Control de Personal
Recibe oficio de instrucción debaja
2
3
En caso de baja, elabora yentrega formato 316-004"SOLICITUD DE BAJA DE
EMPLEADO"
Firma formato y envía a laDirección de Administración
de Tecnologías deInformación
Recibe formato original yacusa de recibo
Recibe acuse y envía aexpediente
Baja del Módulo de RecursosHumanos,
Catalogo Maestro yPlantilla de Personal
8
9
45
6
7
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Baja de Personal
INICIO
1
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Código : MPA-SRH-01
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Anexo. Oficio de Baja “2006, Año del Bicentenario del natalicio del Benem érito de las Américas, Don Benito Juárez García” SRH-____/06. Octubre 09, 2006. Lic. Moisés Ríos Juárez Subdirector de Nóminas, Prestaciones y Seguros. Presente. En base al oficio ___, de fecha ___ de _______ del presente, en el cual presenta la __Baja o Renuncia del _nombre del empleado___, al puesto de __________________, del cual anexo copia; me permito solicitar que por su amable conducto, se realicen las gestiones necesarias de conformidad con lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo, considerando el día ___ de ___________ de 200_, su último día de labores. Agradeciendo la atención que se sirva dar a la presente, quedo de Usted. A t e n t a m e n t e, José Alfredo García Rosas Subdirección de Recursos Humanos CC: Lic. Julio Martínez Nájera, Director de Administración.
Ing. Víctor Luna Vázquez, Analista de Recursos Humanos. Lic. Pedro Loranca Sánchez, Analista de Recursos Humanos. Sr. Mauricio Munive Aguilar, Analista de Recursos Humanos.
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 87 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Av. Ejercito Nacional 180 * Col. Anzures * Deleg. M iguel Hidalgo * C.P. 11590 * México D.F., Tel. 5263-4524 Fax 5263-4592
Anexo. Aviso de Baja Formato 316-004
_____________ de_______________ del 200__
AVISO DE BAJA DE EMPLEADO
Ing. Héctor Martínez Valenzuela Director de Tecnología de Información Presente.
Nombre (s) Apellido Materno Apellido Paterno
Puesto Asignado
Dirección General Adjunta Dirección Subdirección
Observaciones Hago de su conocimiento lo anterior para que se realice la cancelación de los recursos y accesorios a los sistemas de la SHF, tanto en su parte de hardware como de software y de equipo telefónico que tenía asignado. _____________________________________________
Nombre y Firma Subdirector de Recursos Humanos Subdirector de Recursos Humanos
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BAJA DE PERSONAL DE MANDOS
SUPERIORES
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Políticas de Baja de Personal de Mandos Superiores.
1. El reporte regulatorio de Baja de Personal, se integra por el subreporte R17 A 1712, y sólo aplica para las instituciones de banca de desarrollo.
2. Las instituciones de la banca de desarrollo entregarán este reporte en el
evento que se designen o bien, se remuevan a los servidores públicos que ocupen cargos con las dos jerarquías administrativas inmediatas inferiores a la del director general y los que, de conformidad con su reglamento orgánico, deban cumplir con los requisitos que al efecto establece el artículo 43, de la Ley de Instituciones de Crédito, así como respecto de los delegados fiduciarios y demás servidores públicos que tengan otorgado poder para obligar con su firma a la institución.
3. Los reportes deberán ser enviados a la Vicepresidencia Jurídica de la
Comisión Nacional Bancaria y de Valores, sita en Insurgentes Sur 1971, Torre Norte, piso 11, Colonia Guadalupe Inn de esta Ciudad, dentro de los cinco días posteriores a la designación, renuncia o remoción de la persona de que se trate.
Descripción del Procedimiento de Baja de Personal d e Mandos Superiores
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos elabora oficio de instrucción de Baja en el sistema de nómina y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para la Baja del empleado, indicando: la causa por renuncia o remoción, el Nombre, el Puesto y la Fecha en la que deja de prestar sus servicios en la Sociedad Hipotecaria Federal.
Subdirección de Recursos Humanos
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe oficio de instrucción y da de Baja en el Sistema de Nómina.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
3. Control de Personal recibe copia de oficio de instrucción e inicia procedimiento con la elaboración del formato R17-A-1712 “REPORTE DE BAJA DE PERSONAL”. Solicita firma al funcionario y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.
Control de Personal
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. La Subdirección de Recursos Humanos firma reporte y envía a la Dirección General Adjunta de Administración para la firma del Reporte de Baja del funcionario.
Subdirección de Recursos Humanos
5. La Dirección General Adjunta de Administración recibe, firma y regresa a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General Adjunta de
Administración
6. La Subdirección de Recursos Humanos envía a la Vicepresidencia Jurídica de la CNBV, reporte R17 A 1712.
Subdirección de Recursos Humanos
7. La Vicepresidencia Jurídica recibe reporte y acusa de recibo a Control de Personal.
Vicepresidencia Jurídica
8. Recibe acuse e integra en expediente con la copia del oficio de instrucción en la carpeta de incidencias de nómina.
Control de Personal
9. Da de Baja del Módulo de Recursos Humanos, Catalogo Maestro y Plantilla de Personal.
Control de Personal
10. Integra y archiva en expediente de personal. Fin del procedimiento
Control de Personal
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 91 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Baja de Personal de Mandos Superiores
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS CONTROL DE PERSONAL
DIRECCIÓN GENERALADJUNTA DE
ADMINISTRACIÓN
VICEPRESIDENCIAJURÍDICA DE LA CNBV
INICIO
Indica: Nombre,Nombramiento,
Nivel, Área y Fechade renuncia o
remoción
Elabora oficio deinstrucción de Baja y envía
a la SD CNPS y marcacopia al área de CP
Oficio
Recibe oficio deinstrucción y da de bajaen Sistema de Nómina
Solicita firma delfuncionario
Recibe copia oficio y elaboraformato R17 A 1712 "REPORTE
DE BAJA DE PERSONAL" yenvía a la SDRH
Reporte
Rubrica reporte de bajay envía a la DGAA
ReporteR17 A
Recibe, firma y regresaa la SDRH
Reporte
Envía a laVicepresidencia Jurídica
de la CNBV
1 2 3
5
6
ReporteR17 A
Recibe reporte y acusade recibo
8
7
Recibe acuse y envía alárea de ControlPresupuestal
9
FIN
Integra y archiva enexpediente
11
EMPLEADO
4
Recibe copia, archiva deoficio de instrucción en
carpeta de incidencias ennómina
10
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 92 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 93 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Anexo. Reporte de Baja R17 A 1712
REPORTE DE BAJA DE PERSONAL INFORME DE BAJA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA INSTITUCIÓN QUE OCUPEN CARGOS CON LAS DOS JERARQUÍAS ADMINISTRATIVAS INFERIORES A LA DEL DIRECTOR GENERAL, DELEGADOS FIDUCIARIOS Y DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS QUE PUEDAN OBLIGAR CON SU FIRMA A LA INSTITUCIÓN Y AQUELLOS QUE, DE CONFORMIDAD CON SU REGLAMENTO ORGÁNICO, DEBAN CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE AL EFECTO DETERMINE EL ARTÍCULO 43 EN RELACIÓN CON EL 24 DE LA LEY DE INSTITUCIONES DE CRÉDITO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL S.N.C.
1.- FOTOGRAFÍA
2. APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
NOMBRE (S)
3. NOMBRAMIENTO (EMPLEO, CARGO O COMISIÓN EN EL QUE SE DA DE BAJA) Directivo (Especificar nivel y área) ______ Delegados fiduciarios ______ Servidores que obliguen con su firma a la Institución (Especificar nivel y área) ____
4. FECHA EN QUE DEJÓ DE PRESTAR SUS SERVICIOS DÍA/MES/AÑO __/__/____
5. CAUSA POR LA QUE DEJÓ DE PRESTAR SUS SERVICIOS RENUNCIA ____________________________ REMOCIÓN ____________________________ OTROS ____________________________ (especificar) 6. COMENTARIOS ADICIONALES
______________________________________________
(NOMBRE DEL EMPLEADO)
____________________________________________________________ LIC. ALFREDO LELO DE LARREA Y ROBLES
DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 94 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO DE PLAZAS
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 95 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento de Movimiento de Plaz as.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección Recursos Humanos elabora oficio de movimiento y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, marcando copia al responsable de Control de Personal.
Subdirección de Recursos Humanos/
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
2. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros recibe oficio de instrucción para movimiento de personal.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros / Control
de Personal
3. Recibe oficio de instrucción e inicia el proceso de movimiento de personal.
Control de Personal
4. Si el movimiento requiere de nuevo nombramiento se procederá conforme al procedimiento de NOMBRAMIENTO (conector paso 4 Contratación de Personal) y concluye con los pasos 5 y 6; si no requiere el procedimiento continuará con los pasos 5 y 6.
Control de Personal
5. Realiza movimientos en el Módulo de Recursos Humanos, Catálogo Maestro y en la Plantilla.
Control de Personal
6. Archiva copia de Oficio de Instrucción en la carpeta de incidencias de nómina. Fin de proceso
Control de Personal
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 96 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONALSUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE
NÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
Recibe copia de oficio deinstrucción e inicia
procedimiento
Elabora oficio de movimiento yenvía a la Subdirección de Control
de Nómina, Prestaciones ySeguros, marca copia a Control de
Personal
Recibe oficio de instruccióny efectúa afectación en
nómina
1 2
3
Archiva copia de Oficiode Instrucción en la
Carpeta de incidenciasde nómina
FIN
6
Realiza movimiento en elMódulo de RecursosHumanos, Catalogo
Maestro y en la Plantilla.
5
¿El movimientorequiere nuevonombramiento?
Nombramiento
SI
4
NO
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Movimiento de Per sonal
INICIO
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 97 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 98 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Anexo. Oficio de Movimiento de Personal
“2006, Año del Bicentenario del natalicio del Benemérito de las Américas, Don Benito Juárez García”
SRH-____/06. Noviembre 15, 2006. Lic. Moisés Ríos Juárez Subdirector de Nóminas, Prestaciones y Seguros. Presente. Conforme al oficio ___, de fecha ___ de _______ del presente, enviado por _________, ____________ debidamente autorizado por ___________ __________ y del cual anexo copia, solicito a Usted efectuar el movimiento en el siste ma de nómina que a continuación se indica: Nombre:
Puesto actual:
Nuevo puesto:
Área actual:
Nueva área:
Nivel actual: Tab.__ Nivel__
Nuevo nivel: Tab.__ Nivel__
Vigencia:
Agradeciendo la atención que sirva dar a la presente, quedo de Usted. A t e n t a m e n t e, José Alfredo García Rosas, Subdirector de Recursos Humanos. CC: Lic. Julio Martínez Nájera, Director de Administración. Ing. Víctor Luna Vázquez, Analista de Recursos Humanos.
Lic. Pedro Loranca Sánchez, Analista de Recursos Humanos. Sr. Mauricio Munive Aguilar, Analista de Recursos Humanos.
Av. Ejercito Nacional 180 * Col. Anzures * Deleg. Miguel Hidalgo * C.P. 11590 * México D.F., Tel. 5263-4524 Fax 5263-4592
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA
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PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA Objetivo específico Ordenar y dirigir la ejecución del proceso de registro y control de asistencia del personal con el fin de asegurar el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de verificar el registro de asistencia del personal, así como, los requisitos y pasos que el trámite conlleva. Normatividad específica
1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Artículo 6 y 8, Fracción I
2. Condiciones Generales de Trabajo 2004.
Artículos 24, fracción XII, 25, IX y XVII, 35, 36, 117. IX, 136, 137, 138.
3. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal. Funciones de la Dirección de Administración y de la Subdirección de Recursos Humanos en materia de registro y control de personal.
4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
Políticas específicas
1. Son obligaciones de los trabajadores de la Sociedad Hipotecaria Federal la Puntualidad y aviso en caso de inasistencia. Los empleados deberán
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presentarse con puntualidad a sus labores o dar aviso inmediato a la Sociedad Hipotecaria Federal, salvo caso fortuito o fuerza mayor, de las causas justificadas que les impidan concurrir a su trabajo. Capítulo V, Artículo 24, fracción XII.
2. Son causas de cese de los efectos de los nombramientos, sin
responsabilidad para la Sociedad Hipotecaria Federal: Tener el trabajador más de tres faltas de asistencia en un período de treinta días sin permiso de la Sociedad Hipotecaria Federal o sin causa justificada. Capítulo V, Artículo 24.
3. La reprensión o amonestación escrita se aplicará a los trabajadores:
cuando en un período de seis semanas tengan cinco faltas de puntualidad leves o la suma equivalente, considerando como dos leves cada falta de puntualidad grave; cuando falten a cualesquiera de las obligaciones señaladas en el artículo 24 de estas Condiciones
4. Omitir el registro tanto de entrada como de salida, así como registrar las
horas de entrada y salida a sus labores en forma distinta a las que establezca el instructivo correspondiente. Capítulo V, Artículo 25, fracción VII.
5. Hacer por otro empleado o permitir que otra persona haga por ellos el
registro a que se refiere la fracción anterior. Capítulo V, Artículo 25, fracción VIII.
6. Permanecer en las oficinas o sucursales de la Sociedad Hipotecaria
Federal o introducirse a ellas fuera de sus horas de trabajo, salvo que exista expresa autorización de sus respectivos jefes. Capítulo V, Artículo 25, fracción IX.
7. Faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso de la Sociedad
Hipotecaria Federal. Capítulo V, Artículo 25, fracción X.
8. Los trabajadores deberán registrar las horas de entrada a las labores y de
salida de estas en la forma que establezca el Instructivo correspondiente. Capitulo V Artículo 35.
9. Se considerará falta de puntualidad leve llegar más de diez minutos
después de la hora de entrada y falta de puntualidad grave después de treinta minutos de dicha hora. Capitulo V Artículo 35.
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10. Transcurridos cuarenta minutos de la hora de entrada, el trabajador ya no podrá iniciar sus labores y se considerará que ha incurrido en falta de asistencia, salvo que el jefe o titular de la unidad administrativa estime que hay motivos suficientes para permitir que el trabajador labore, mismos que comunicará por escrito a la oficina de personal que corresponda. Capitulo V Artículo 35.
11. La omisión de registrar la hora de llegada o la de salida será considerada
como retardo grave y la omisión de registrar tanto la hora de llegada como la de salida, como falta de asistencia. Capitulo V Artículo 35.
12. En aquellos puestos o unidades administrativas en que por la índole del
trabajo o por los perjuicios que ocasionen al servicio no sean admisibles las tolerancias mencionadas, se reducirán de manera permanente o transitoria por acuerdo del Director General Adjunto de Administración. Capitulo V Artículo 35.
13. Corresponderá a los jefes o titulares de las unidades administrativas vigila
al personal adscrito a su respectiva unidad cumpla sus labores dentro de la jornada de trabajo, conforme a los acuerdos o instructivos correspondientes que se darán a conocer a los trabajadores. Capitulo V Artículo 36.
14. La suspensión de empleo se aplicará por faltas de puntualidad, de la
siguiente manera: un día de suspensión por cada seis retardos leves o cada tres graves o por la suma equivalente, considerando como uno grave cada dos retardos leves. Para estos efectos, los retardos se computarán por períodos de seis semanas, contados a partir de la fecha en que surtan efecto. Capitulo XI, Artículo 137.
15. Los jefes de las unidades administrativas podrán justificar, dentro de cada
período de seis semanas, hasta seis retardos leves o tres graves o la suma equivalente, considerando las circunstancias concretas que los hayan originado. Capitulo XI, Artículo 137.
16. Los retardos que sean ocasionados por circunstancias extraordinarias de
carácter general podrán ser justificados por el Director General Adjunto de Administración, mediante acuerdos que serán dados a conocer oportunamente al personal. Capitulo XI, Artículo 137.
17. Asimismo, procederá esta medida cuando incurran en cualesquiera de las
prohibiciones consignadas en el artículo 25 de estas Condiciones, excepto tratándose de las referidas en las fracciones IX y XVII de dicho artículo. Para determinar el número de días de suspensión que corresponda aplicar,
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la Sociedad Hipotecaria Federal tomará en cuenta la naturaleza de los hechos imputados al trabajador, las circunstancias especiales y personales de éste, sus antecedentes laborales, y, en su caso, el daño y peligro que hubiere causado. La suspensión en ningún caso podrá ser mayor de ocho días. Capitulo XI, Artículo 137
18. La reiteración de las faltas cometidas por los trabajadores dará lugar a la
aplicación de medidas más severas a las señaladas, sin que la suspensión de empleo pueda exceder de ocho días. Capitulo XI, Artículo 138.
Descripción del Procedimiento Registro y Control de Asistencia. (Propuesta “sin sistema”)
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Dirección de Administración establece mediante un oficio circular a todas las Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones y subdirecciones de la sociedad Hipotecaria Federal, la obligatoriedad de enviarle mensualmente un reporte con las incidencias de asistencia y puntualidad del personal a su cargo. (Reporte en un formato simplificado)
Dirección de Administración /
Unidades Administrativas
2. En los primeros 5 días de cada mes, las Unidades Administrativas enviarán el Reporte con las incidencias de asistencia y puntualidad del personal a su cargo, a la Subdirección de Recursos Humanos.
Unidades Administrativas / Subdirección de
Recursos Humanos
3. La Subdirección de Recursos Humanos envía al área de Control de Personal los Reportes de incidencias.
Subdirección de Recursos
Humanos / Control de Personal
4. Control de Personal recibe Reportes de Incidencias y procesa información. Detecta casos que ameritan sanciones administrativas y descuentos en nómina. Sin incidencias pasa al punto 13.
Control de Personal
5. Envía a la Subdirección de Recursos Humanos relación de casos irregulares y sanciones potenciales.
Control de Personal
6. Revisa y prepara informe al Jefe inmediato superior del empleado con aparentes incidencias graves de asistencia y/o puntualidad, para su valoración y/o justificación.
Subdirección de Recursos
Humanos / Unidades
Administrativas
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Justifica o ratifica incidencias del empleado y envía a la Subdirección de Recursos Humanos relación con instrucción en cada caso.
Unidades Administrativas / Subdirección de
Recursos Humanos
8. Recibe reporte con instrucciones y lo turna a Control de Personal para que instrumente sanciones.
Subdirección de Recursos
Humanos / Control de Personal
9. Determina las sanciones a aplicar y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros. Elabora proyecto de oficio para firma del Subdirector de Recursos Humanos para informar al empleado de las sanciones impuestas.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros /
Subdirección de Recursos Humanos
10. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros aplica descuentos según sanciones.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
11. La Subdirección de Recursos Humanos firma oficio y envía a Control de Personal
Subdirección de Recursos Humanos
12. Control de Personal convoca al trabajador y entrega oficio que le informa de las sanciones y acusa recibo.
Control de Personal
13. Integra al expediente del trabajador copia de los reportes de su Unidad Administrativa y del oficio informativo. Fin del procedimiento
Control de Personal
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Diagrama de Flujo
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PROCEDIMIENTO VALES DE COMIDA
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PROCEDIMIENTO VALES DE COMIDA Objetivo específico Coordinar la ejecución del proceso de contratación y entrega de Vales de Comida para el personal de la Sociedad Hipotecaria Federal, a fin de que se lleve a cabo conforme a la normatividad y reglamentación establecida. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., permite conocer el funcionamiento interno de la unidad administrativa encargada de la contratación de los Vales de Comida, cálculo, asignación y entrega conforme a los requisitos y condiciones que la normatividad aplicable establece.. Normatividad específica
1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, Artículo 6 y 8, Fracción I
2. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169. emitida por la CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
3. Condiciones Generales de Trabajo 2004 de la Sociedad Hipotecaria Federal. Artículo 100
4. Manual de organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal. Políticas específicas La elaboración de estas políticas se fundamentan en las Condiciones Generales de Trabajo 2004, Artículo 100, Derechos y Prestaciones de los Trabajadores; y, en el Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004, Objetivos y funciones de la Dirección de Administración y de la Subdirección de Recursos Humanos en materia de contratación de prestaciones con terceros, así como establecer los contratos correspondientes bajo las condiciones más favorables para la Sociedad, conforme a la normatividad aplicable.
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1. La Sociedad Hipotecaria Federal otorgará a sus trabajadores la Ayuda mensual para despensa, por una cantidad equivalente al doce por ciento del salario mensual del trabajador y Ayuda para vales de restaurante. Capítulo IX, Artículo 100, fracción I.
2. Para su cálculo se considera el contenido del Capítulo VI, De los
Descansos, Vacaciones y Licencias 3. Cuando sea del interés de la Sociedad Hipotecaria Federal, el Director
General podrá comisionar a trabajadores para que desempeñen sus labores en cargos o puestos en: bancos centrales; organismos financieros internacionales; organismos con propósitos de cooperación económica internacional; y empresas en las que la referida Sociedad sea accionista o asociada. Capítulo V, Artículo 45.
4. Los trabajadores dispondrán de permiso para faltar a sus labores, previo
aviso a sus jefes inmediatos, durante dos días en caso de fallecimiento de sus padres, cónyuge, concubina, concubinario e hijos, y un día, los hombres, con motivo del nacimiento de sus hijos, disfrute de estos días será con goce de salario y demás prestaciones. Los trabajadores deberán acreditar el evento respectivo. Capítulo V, Artículo 46.
Descripción del Procedimiento de Gestión de Vales d e Comida
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Las áreas de Control de personal y de Viáticos y Pasajes capturan incidencias (incapacidades, faltas, altas y bajas, comisiones, vacaciones, licencias y descansos) conforme a los artículos 37, 45 y 46 de las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF.
Control de Personal
2. Calcula en el Sistema de Recursos Humanos los días hábiles trabajados por empleado y genera lista.
Control de Personal
3. Una vez capturada la información en el Sistema Módulo de Recursos Humanos, solicita la compra de Vales de Comida al Proveedor y envía correo electrónico. Archiva impresión
Control de Personal
4. El Proveedor recibe solicitud de compra de vales de comida. Proveedor
5. Confirma cantidades telefónicamente y solicita al proveedor factura vía fax.
Control de Personal
6. El proveedor envía factura a Control de Personal Proveedor
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
7. Recibe factura vía fax y elabora formato “Solicitud de Pago”, solicita firma de formato a la Subdirección de Recursos Humanos y Dirección de Administración, acompañando información soporte.
Control de Personal
8.
La Subdirección de Recursos Humanos firma formato, revisa la información soporte y envía la “Solicitud de Pago” a la Dirección de Administración para su firma.
Subdirección de Recursos Humanos
9. La Dirección de Administración recibe formato y firma y envía al área de Control de Personal.
Dirección de Administración
10. Recibe formato de la Dirección de Administración y envía al área de Presupuesto para su validación.
Control de Personal
11. El área de Presupuesto recibe formato y valida la información y envía al área de Control de Personal.
Presupuesto
12. Recibe formato validado por el área de Presupuesto y envía a la Subdirección de Registro y Control de Operaciones de Tesorería para su pago.
Control de Personal
13. La Subdirección de Registro y Control de Operaciones de Tesorería realiza la transferencia electrónica e imprime comprobante original de la transacción.
Subdirección de Registro y Control de
Operaciones de Tesorería
14. Recibe acuse de recibo de la solicitud de pago y copia de transferencia.
Control de Personal
15. Entrega al proveedor el comprobante de pago contra entrega de Vales y factura original.
Control de Personal
16. Recibe comprobante de pago y entrega vales. Proveedor
17. Control de Personal entrega factura original a la Subdirección de Registro y Control de Operaciones de Tesorería a más tardar el día hábil siguiente a la entrega de Vales de Comida por el proveedor y conserva copia. Integra al expediente.
Control de Personal
18. La Subdirección de Registro y Control de Operaciones de Tesorería recibe factura original y afecta registros.
Subdirección de Registro y Control de
Operaciones de Tesorería
19. Recibe copia y archiva en expediente. Fin del procedimiento.
Control de Personal
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SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
CONTROL DE PERSONAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNPROVEEDORES
Solicita compra de vales decomida al proveedor envía
correo electrónico
Confirma cantidades víatelefónica y solicita factura
Calcula en el Sistema deRecursos Humanos los días
hábiles trabajados por empleadoy genera lista
1
Recibe solicitud decompra de vales de
comida
Captura incidencias generadas enel transcurso del mes inmediato
anterior, conforme a los artículos37, 45 y 46 de las Condiciones
Generales de Trabajo de la SHF
2
3 4
Recibe factura vía fax y elaboraformato "SOLICITUD DE PAGO"
Firma formato y envía a laDirección de
Administración
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO YCONTROL DE OPERACIONES DE
TESORERÍA
Recibe formato y firma
Realiza transferenciaelectrónica e imprimecomprobante original
Recibe acuse de recibo de lasolicitud de pago y copia de
transferencia
Factura original (1)
Recibe factura original yafecta registros
Envía factura vía fax
5
6
78
9
Recibe formato y envía aPresupuesto
Recibe formato validado por elárea de Presupuesto y envía ala Subdirección de Registro deOperaciones de Tesorería para
pago
10
ÁREA DE PRESUPUESTO
Recibe formato, valida
11
12
13
14
15
18
Entrega factura originaly conserva copia defactura e integra a
expediente.
17
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Vales de Comida
INICIO
Recibe comprobante de pago yentrega vales
Entrega al proveedor elcomprobante de pago a contra
entrega de vales y facturaoriginal
16
FIN
Recibe copia y archivaexpediente.
19
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Descripción del Procedimiento Entrega de Vales de C omida.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Ordena por orden alfabeto los Vales de Comida Control de Personal
2. Imprime lista de entrega. Control de Personal
3. Entrega el día 10 de cada mes. Si este día cae sábado o domingo, se entregarán el día hábil anterior a la fecha. De no recoger los Vales de Comida, Control de Personal los entregará, de lunes a viernes en horario de 11:00 a 12:00 a.m.
Control de Personal
4. Recibe y firma de recibo. Empleado
5. Una vez que se entrega la totalidad de Vales de Comida, Control de Personal archiva en “Carpeta Anual”, la lista de entrega firmada por los empleados; copia de solicitud de pago; y, copia de factura (enviada por Tesorería). Fin del procedimiento
Control de Personal
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FIN
Ordena por alfabeto los valesde comida.
Entrega el día 10 de cada mes, sieste cae en sábado o domingo
se entregarán el día hábilanterior a esa fecha. De no
recoger los vales de comida seentregarán de lunes a viernesen un horario de 11 a 12 horas.
Lista de entrega firmadaCopia de solicitud de pago
Copia de factura
1
2
5
Archiva en "CARPETA "documentos
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Entrega de Vales de Comida
CONTROL DE PERSONAL
INICIO
CONTROL DE PERSONAL
Imprime lista de entrega
3
Recibe y firma de recibo
4
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ANEXO
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Anexo 1. Folio.
SOLICITUD DE PAGOCheque ( ) Transferencia ( X )Efectivo ( )
FECHA:NOMBRE
R. F. C.:(razón social)
IMPORTE CON LETRA: IMPORTE:
BANCO: No. CUENTA:
PLAZA: SUCURSAL:
AREA SOLICITANTE: REF.OF.:
CONCEPTO:
AUTORIZA: RECIBE:
OBSERVACIONES:
Folio.
SOLICITUD DE PAGOCheque ( ) Transferencia ( X )Efectivo ( )
FECHA:NOMBRE
R. F. C.:(razón social)
IMPORTE CON LETRA: IMPORTE:
BANCO: No. CUENTA:
PLAZA: SUCURSAL: 0
AREA SOLICITANTE: REF.OF.:
CONCEPTO:
AUTORIZA: RECIBE:
OBSERVACIONES:
BENEFICIARIO:
DF
ELABORÓ
ACUSE
00-Ene-00
BENEFICIARIO: 0
0 -$
0 0
DF
0
0
ELABORÓ
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Solicitud de Pago Instructivo
1. Indicar el número de Folio. 2. Indicar con una “X” si el pago se realizará medi ante la
expedición de cheque, en efectivo o por transferenc ia. 3. Indicar la fecha de solicitud de pago.. 4. Nombre del beneficiario (Razón Social). 5. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) 6. Importe del pago con letra 7. Importe del pago en pesos 8. Indicar el nombre del Banco 9. Indicar el Numero de cuenta 10. Indicar la Plaza 11. Indicar nombre de Sucursal 12. Nombre del Área Solicitante 13. Referencia y número de Oficio de solicitud de pago 14. Descripción del Concepto 15. Nombre y firma de quién autoriza la solicitud d e pago 16. Nombre y firma de quién recibe la solicitud de pago 17. Observaciones 18. Nombre de quién elaboro la solicitud de pago. Nota: A la solicitud de pago se integra el formato de ACUSE, mismo que quedará a cargo del área de Control de Personal , Subdirección de Recursos Humanos.
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PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE VACACIONES
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PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE VACACIONES Objetivo específico Ordenar y dirigir el proceso de integración del Programa de Vacaciones del personal de la Sociedad Hipotecaria Federal que asegure el desarrollo y cumplimiento de sus objetivos institucionales y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada del programa de vacaciones, con los requisitos y pasos que el trámite conlleva para llevarse a cabo. Normatividad
1. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Artículo 6 y 8, Fracción I
2. Condiciones Generales de Trabajo 2004.
Artículo 23, fracción V. y Artículos del 40 al 43 3. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal
Funciones de la Dirección de Administración, de la Subdirección de Recursos Humanos y de la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros.
4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005. Políticas La elaboración de estas políticas se fundamenta en las Condiciones Generales de Trabajo 2004, y en el Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004, Objetivos y funciones de la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Humanos.
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1. Son derechos de los trabajadores de la Sociedad Hipotecaria Federal: Disfrutar de los descansos y vacaciones de que tratan los artículos 37, 38 y 40, así como la prima vacacional prevista en el artículo 44 de estas Condiciones. Capítulo IV, Artículo 23, fracción V
2. Después de un año efectivo de servicios, los trabajadores gozarán de un
período anual de vacaciones que será de veinte días si tienen de uno a nueve años de servicios; de veinticinco días si tienen de diez a catorce años de servicios, y de treinta días si tienen quince años o más de servicios. Los mencionados días serán laborables, es decir, no se computarán en dicho período anual los sábados y los domingos, ni los días de descanso obligatorio a que se refiere el artículo 37 de estas Condiciones. Capítulo VI, Artículo 40
3. Los trabajadores harán uso de su período anual de vacaciones dentro de
los seis meses siguientes al vencimiento del primer año de servicios. Para los subsecuentes años, los trabajadores podrán disfrutar de sus vacaciones desde el mes de enero de cada ejercicio. Las vacaciones no podrán ser acumulables y no se podrán compensar con una remuneración. Capítulo VI, Artículo 40
4. El derecho de los trabajadores a disfrutar de sus vacaciones prescribe en
un año, contado a partir de la fecha de terminación de los seis meses siguientes al vencimiento del año de servicios. Capítulo VI, Artículo 40.
5. Los jefes o titulares de las unidades administrativas de la Sociedad
Hipotecaria Federal formularán con la debida oportunidad el programa de vacaciones del personal de su respectiva unidad, de manera que se cumpla con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y las vacaciones se distribuyan en forma tal que las labores de la Sociedad no sufran perjuicio. Dichos programas se elaborarán tomando en cuenta las necesidades de los trabajadores y se harán del conocimiento oportuno de éstos. Las vacaciones se podrán dividir en dos o más períodos corridos no menores de diez días. Capítulo VI, Artículo 41.
6. Será competencia de los jefes o titulares de las unidades administrativas de
la Sociedad Hipotecaria Federal todo lo relativo a la administración del programa de vacaciones del personal a sus órdenes, informando con la debida oportunidad a la oficina de personal que corresponda del desarrollo de dicho programa. Capítulo VI, Artículo 42.
7. La Sociedad Hipotecaria Federal y el Sindicato vigilarán el cumplimiento de
los programas de vacaciones. Capítulo VI, Artículo 42.
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8. El disfrute de las vacaciones es obligatorio en la fecha o fechas que señalen los programas que se mencionan en el artículo 41 de estas Condiciones. Estas fechas sólo podrán variar por acuerdo entre la Sociedad y el trabajador. Capítulo VI, Artículo 43.
9. Cuando por necesidades del servicio un trabajador no pudiere disfrutar las
vacaciones en el período señalado en el programa, empezará a disfrutar de ellas dentro de los diez días siguientes a la fecha en que haya desaparecido la causa que impidiere su disfrute. Capítulo VI, Artículo 43.
Descripción del Procedimiento Programa de Vacacione s
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. ¿El empleado cuenta con computadora? Si. Elabora su programa de vacaciones de acuerdo a los días disponibles, previa consulta con su jefe inmediato superior antes de proceder a la captura. Podrá consultar el módulo de trámite interno con la ruta: Escritorio \ Trámite Interno \ Registro \ Programación de Vacaciones. El sistema estará habilitado a partir del primer día hábil del mes de diciembre. No. Envía escrito a la Subdirección de Recursos Humanos con Vo. Bo. del Jefe Inmediato Superior, para su registro antes del día 15 de enero.
Empleado
2. ¿El empleado cuenta con clave de acceso? Si. Captura su programa de vacaciones en el módulo de trámite interno con la ruta: Escritorio \ Trámite Interno \ Registro \ Programación de Vacaciones, de la misma manera que capturan su solicitud de vacaciones vía sistema. El empleado capturará su programa de vacaciones con los siguientes lineamientos: 1. Se deberán capturar en su totalidad los días disponibles a programar.
2. Todos los días disponibles deberán ser programados entre el entre el 2 de enero y el 31 de diciembre del ejercicio a programar las vacaciones. Dicha captura deberá ser antes del primer día 15 de enero de cada año No. Solicita su nueva clave a soporte a usuarios en las extensiones 4571, 4564 y 4885. Captura su programa de vacaciones conforme a los lineamientos antes citados.
Empleado / Soporte a Usuarios
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
3. Al terminar la captura del programa de vacaciones, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico al jefe inmediato superior para su visto bueno.
Empleado
4. ¿El Jefe Inmediato Superior cuenta con clave de acceso? Si. Recibe correo con desglose de días programados y procede a la autorización o cancelación del programa en el mismo módulo de trámite interno con la ruta: Escritorio \ Trámite Interno \ Registro \ Programación de Vacaciones. No. Solicita su nueva clave a soporte a usuarios en las extensiones 4571, 4564 y 4885, a fin de proceder a la autorización o cancelación del programa de vacaciones.
Jefe Inmediato Superior / Soporte a Usuarios
5. ¿Aprueba el Programa de Vacaciones? Si, Autoriza el programa de vacaciones antes del 15 de enero. No, Cancela el programa de vacaciones del empleado y expone los motivos de su cancelación.
Jefe inmediato superior
6. Conforme al paso 5, el empleado deberá reprogramar la totalidad de los días disponibles y regresar al paso 1 del procedimiento.
Empleado
7. La Subdirección de Recursos Humanos recibe y envía Programa de Vacaciones (ver paso 1) con el Vo. Bo. de su jefe inmediato superior. Su entrega deberá ser antes del día 15 de enero de cada año. Fin del procedimiento
Subdirección de Recursos Humanos
8. El Jefe Inmediato Superior recibe Programa de Vacaciones de la SRH e integra y autoriza la programación de todo el personal adscrito a su área. Fin del procedimiento
Jefe inmediato superior
9. La Subdirección de Recursos Humanos a través del área de Control de Personal monitorea vía sistema, el proceso de captura y de autorización. En su caso, apoya al personal en general en caso de existir dudas del proceso, en la extensión 4745.
Subdirección de Recursos Humanos
10. Captura y verifica en el sistema la programación de vacaciones de todo el personal de la Sociedad Hipotecaria Federal. Fin del procedimiento.
Subdirección de Recursos
Humanos / Control de Personal
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
EMPLEADOSSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSÁREA DE CONTROL DE PERSONAL JEFE INMEDIATO SUPERIOR SOPORTE A USUARIOS
Co nsu lta m ód ulo de t rám ite intern o conla r ut a: Escr it orio /T rám iteIntern o/Reg is tr o/Pr og ram ación deV acacio ne s. El sis te m a se h abil ita apart ir de l p r im er día hábil de l m e s dediciem b re .
Solicita su nueva clave a lasextensiones 4571, 4564 y
4885.
¿Apruebaprograma devacaciones?
Captura programa de vaca ciones v íasiste ma con base e n los sigu ientesline amie ntos:1. Captura de días disponible s2. Los días dispon ible s de be ránprogramars e e ntre e l 2 de ene ro y e l31 de diciembre de l e jercicio que setrate .La cap tu ra debe rá realizarse antes deldía 15 de e nero.
El sistema envía correo al jefeinmediato super ior para su
Vo. Bo.
3
Recibe correo con desglose dedías programados y procede a laautorización o cancelación delprograma en el mismo módulo detrámite interno, ruta: Escritorio/Trámite Interno/Registro/Programación de Vacaciones.
6
Cancela el programa devacaciones de sus subalternos ydeberá exponer los motivos de la
cancelación.
Monitorea vía sistema el proceso decaptura autorizado (inicio-fin).en caso de dudas del proceso,
brinda apoyo en la extensión 4745
Deberá programar nuevamente yrepetir el procedimiento
FIN
SI
NO
SI
Ver ifica en el sistema laprogramación de vacaciones del
personal de la SHF.
NO ¿Cuenta concomputadora?
9
10
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Programa de Vacac iones
INICIO
¿El JefeInmediatoSuperior,
cuenta conclave deacceso?
Recibe escrito de aquellosempleados que no tiene asignadauna computadora con Vo. Bo. de
su jefe inmediato superior.Deberá ser antes del día 15 de
enero.
¿Cuenta conclave deacceso?
NO
SI
Elabora su programa devacaciones de acuerdo a sus díasdisponibles, previa consulta con
su jefe inmediato superior
NO
SI
Autor iza el programa devacaciones. La autor ización es
antes del día 15 de enero.
Autor iza la programación devacaciones de todo el personal
adscrito a su área
8
Envía escr ito a la SRH para suregistro antes del día 15 de
enero.
FIN
1
2
4
5
6
FIN
7
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VACACIONES
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VACACIONES Objetivo especifico Ordenar y dirigir la ejecución del proceso de registro de la solicitud de vacaciones del personal de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran, de tal forma que permita asegurar el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de monitorear y dar seguimiento a la solicitud de vacaciones del personal, con los requisitos y pasos que el trámite conlleva para llevarse a cabo. Normatividad específica
1. Condiciones Generales de Trabajo 2004. Artículo 23, fracción V., Capítulo IV,
2. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal. 3. Funciones de la Dirección de Administración, de la Subdirección de
Recursos Humanos y de la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros.
4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005.
Políticas específicas La elaboración de estas políticas se fundamenta en las Condiciones Generales de Trabajo 2004, y en el Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004, Objetivos y funciones de la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Humanos.
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1. Los trabajadores harán uso de su período anual de vacaciones dentro de los seis meses siguientes al vencimiento del primer año de servicios. Para los subsecuentes años, los trabajadores podrán disfrutar de sus vacaciones desde el mes de enero de cada ejercicio. Las vacaciones no podrán ser acumulables y no se podrán compensar con una remuneración. Capítulo VI, Artículo 40.
2. El derecho de los trabajadores a disfrutar de sus vacaciones prescribe en
un año, contado a partir de la fecha de terminación de los seis meses siguientes al vencimiento del año de servicios. Capítulo VI, Artículo 40.
3. El disfrute de las vacaciones es obligatorio en la fecha o fechas que
señalen los programas que se mencionan en el articulo 41 de estas Condiciones. Estas fechas sólo podrán variar por acuerdo entre la Sociedad y el trabajador. Capítulo VI, Artículo 43.
4. Los jefes o titulares de las unidades administrativas de la Sociedad
Hipotecaria Federal formularán con la debida oportunidad el programa de vacaciones del personal de su respectiva unidad, de manera que se cumpla con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Capítulo VI, Artículo 41.
5. Será competencia de los jefes o titulares de las unidades administrativas de
la Sociedad Hipotecaria Federal todo lo relativo a la administración del programa de vacaciones del personal a sus órdenes, informando con la debida oportunidad a la oficina de personal que corresponda del desarrollo de dicho programa. Capítulo VI, Artículo 42.
6. La Sociedad Hipotecaria Federal y el Sindicato vigilarán el cumplimiento de
los programas de vacaciones. Capítulo VI, Artículo 42.
7. El disfrute de las vacaciones es obligatorio en la fecha o fechas que señalen los programas que se mencionan en el artículo 41 de estas Condiciones. Estas fechas sólo podrán variar por acuerdo entre la Sociedad y el trabajador. Capítulo VI, Artículo 43.
8. Cuando por necesidades del servicio un trabajador no pudiere disfrutar las
vacaciones en el período señalado en el programa, empezará a disfrutar de ellas dentro de los diez días siguientes a la fecha en que haya desaparecido la causa que impidiere su disfrute. Capítulo VI, Artículo 43.
9. Cuando por necesidades del servicio un trabajador no pudiere disfrutar las
vacaciones en el período señalado en el programa, empezará a disfrutar de
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ellas dentro de los diez días siguientes a la fecha en que haya desaparecido la causa que impidiere su disfrute. Capítulo VI, Artículo 43.
10. Todo el personal que labora en la Sociedad Hipotecaria Federal S.N.C.
debe registrar su solicitud de vacaciones en el sistema de trámite interno de acuerdo a su programa de vacaciones.
11. La autorización de vacaciones quedara a consideración del jefe inmediato
superior de acuerdo a las necesidades del área y del mismo empleado intentando apegarse al programa de vacaciones.
12. Para la cancelación de vacaciones, se deberá elaborar un oficio dirigido a la
Subdirección de Recursos Humanos, indicando en el mismo la fecha a cancelar y el motivo por el cual se procede a la cancelación. El oficio deberá venir firmado y con el visto bueno de su jefe inmediato superior.
Descripción del Procedimiento de Solicitud de Vacac iones
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. ¿El empleado tiene asignada una computadora? Si. Realiza solicitud de vacaciones de acuerdo a los días disponibles, previa consulta con su jefe inmediato superior. Consulta el módulo de trámite interno con la ruta: Escritorio \ Trámite Interno \ Registro \ Solicitud de Vacaciones.
Empleado
2. ¿El empleado cuenta con su clave de acceso al módulo de trámites? Si. Registra su solicitud cuando menos con dos días de anticipación, con base al programa de vacaciones autorizado. Se registra en sistema el primer y último día del período solicitado. No. El empleado, deberá solicitar su nueva clave a soporte a usuarios en las extensiones 4571, 4564 y 4885.
Empleado/ Soporte A Usuarios
3. Al terminar la captura de la solicitud de vacaciones el sistema enviará un correo automáticamente al jefe inmediato superior. En algunos casos, Outlook presentará un mensaje para permitir enviar el correo electrónico, por lo que se deberá seleccionar “Si”. Aparecerá otro mensaje informando que la programación ha sido registrada e indicando el nombre del jefe inmediato superior para su visto bueno.
Empleado
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. ¿El Jefe inmediato superior, cuenta con clave de acceso? Si. Recibirá un correo electrónico con el desglose de días solicitados y procederá a la autorización o cancelación de los mismos en el módulo de trámite interno con la siguiente ruta: Escritorio \ Trámite Interno \ Registro \ Autorización de Vacaciones. No. Deberá solicitar su nueva clave a soporte a usuarios.
Jefe Inmediato Superior
5. ¿Aprueba solicitud de vacaciones? Si. El jefe inmediato autoriza la solicitud de vacaciones. Dicha autorización deberá ser antes de que el empleado disfrute las vacaciones. No. Si el jefe inmediato superior, no aprueba la solicitud de vacaciones, procederá a cancelar en el sistema la solicitud de vacaciones de los subalternos, siendo responsabilidad de quién autoriza hacerlo antes del inicio de las vacaciones. En caso de cancelación de vacaciones ya autorizadas vía sistema, se deberá elaborar un oficio dirigido a la Subdirección de Recursos Humanos, indicando en el mismo la fecha a cancelar y el motivo por el cual se procede a la cancelación. El oficio deberá venir firmado y con el visto bueno de su jefe inmediato superior.
Jefe inmediato superior / Empleado
6. En este caso el empleado deberá solicitar nuevamente y repetir el procedimiento. Empleado
7. Recibe de aquellos empleados que no tienen asignada una computadora, por medio de un escrito su solicitud de vacaciones, esté debe contar con el Vo. Bo. de su jefe inmediato superior.
Subdirección de Recursos Humanos
8. Autoriza la solicitud de vacaciones de todo el personal adscrito a su área.
Jefe Inmediato Superior
9. La Subdirección de Recursos Humanos y el área de Control de Personal monitorea vía sistema, el proceso de captura y de autorización. En su caso, apoya al personal en general en caso de existir dudas del proceso, en la extensión 4745.
Subdirección de Recursos
Humanos / Control de Personal
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
10. Verifica en el sistema el programa de vacaciones y la solicitud de vacaciones de la SHF Fin del procedimiento.
Subdirección de Recursos
Humanos / Control de Personal
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
EMPLEADOSSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS H UMANOSÁR EA DE CONTROL DE PERSONAL JEFE INMEDIATO SUPERIOR SOPORTE A USUARIOS
Consulta módulo de t rámiteinte rno con la ruta:Escr itor io /Trámite
Interno/Re gist ro/Sol icitud deVaca ciones.
Solicita su nueva clave a lasextensiones 4571, 4564 y
4885.
¿Apruebasolicitud devacaciones?
-Se registra solicitud cuandomenos con un día de anticipacióncon base al Programa deVacaciones autorizado.- Se registra en sistema el pr imery último día del período solicitado.
El sistema envía correo al jefeinmediato superior y recibe
mensaje de registro de solicitudde vacaciones para su
Vo. Bo.
3
Recibe correo con desglose dedías solicitados y procede a laautor ización o cancelación en elmismo módulo de trámite interno,ruta: Escritorio/Trámite Interno/Registro/Solicitud de Vacaciones.
6
Cancela la solicitud de vacacionesde sus subalternos explicándole
el motivo.
Monitorea vía sistema el proceso decaptura autorizado (inicio-fin).en caso de dudas del proceso,
brinda apoyo en la extensión 4745
Deberá solicitar otro día y repetirel procedimiento.
FIN
SI
NO
SI
Verifica en el sistema elPrograma de Vacaciones de la
SHF.
NO ¿Cuenta concomputadora?
9
10
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Solicitud de Vaca ciones
INICIO
¿El JefeInmediatoSuperior,
cuenta conclave deacceso?
Recibe y envía solicitud devacaciones de aquellos
empleados que no tiene asignadauna computadora y que cuenta
con el Vo. Bo. de su jefeinmediato superior. Ver paso 1
¿Cuenta conclave deacceso?
NO
SI
Realiza solicitud de vacaciones deacuerdo a sus días disponibles,
previa consulta con su jefeinmediato superior
NO
SI
Autor iza la solicitud devacaciones al menos el último día
hábil de cada mes.
Autor iza la solicitud devacaciones de todo el personal
adscrito a su área
8
Envía solicitud de vacaciones a laSRH
FIN
1
2
4
5
6
FIN
7
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE PRIMA VACACIONAL
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PRIMA VACACIONAL Objetivo específico Ordenar y dirigir la ejecución del proceso de tramitación de la solicitud de la prima de vacaciones con el fin de asegurar el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C., y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de tramitar la solicitud de la prima vacacional, con los requisitos y pasos que el trámite conlleva para llevarse a cabo. Normatividad
1. Condiciones Generales de Trabajo 2004. Son derechos de los trabajadores de la Sociedad Hipotecaria Federal: Disfrutar de los descansos y vacaciones de que tratan los artículos 37, 38 y 40, así como la prima vacacional prevista en el artículo 44 de estas Condiciones.
2. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal. Funciones de la Dirección de Administración, de la Subdirección de Recursos Humanos y de la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros.
3. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de diciembre de 2005. Políticas específicas Incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Además contemplan todas las
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normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. La elaboración de estas políticas se fundamenta en las Condiciones Generales de Trabajo 2004, y en el Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, 2004, Objetivos y funciones de la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos.
1. Los trabajadores que disfruten de vacaciones tendrán derecho a recibir, a más tardar el día anterior a aquél en que deban empezar a hacer uso de ellas, a titulo de prima, un ciento cincuenta por ciento del salario correspondiente al número de días laborables que comprenda el período anual de vacaciones. Capítulo VI, Artículo 44
2. Para los trabajadores que hayan cumplido el primer año de servicios, dicha
prima podrá ser cobrada a partir del primer día hábil de cada año. Prima vacacional, Integra salario para calcular la gratificación anual y pago anual garantizado. El importe de dicha prima se acumulará a los salarios para el efecto de computar la gratificación anual a que se refiere el artículo 96 de estas Condiciones y el pago anual garantizado que se precisa en la fracción V del artículo 100 de las mismas Condiciones. Capítulo VI, Artículo 44
3. Si la relación laboral termina antes de que el trabajador cumpla el año de
servicios, tendrá derecho, por concepto de vacaciones no disfrutadas, a una remuneración proporcional al período trabajado. Capítulo VI, Artículo 44
4. Si se hubiere trabajado los días de descanso en forma continua, los días
con que se sustituyan se disfrutarán también en forma continua. Asimismo, si los días laborados fueren sábado o domingo, tendrán derecho a percibir por su trabajo en esos días la prima adicional del veinticinco por ciento a que se refiere el artículo anterior. Capítulo VI, Artículo 44
5. La Subdirección de Recursos Humanos enviará a la Subdirección de
Nómina, Prestaciones y Seguros la solicitud de prima vacacional para su aplicación y pago.
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Descripción del Procedimiento Solicitud de Prima Va cacional
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿El empleado cuenta con su calve de acceso al módulo de trámite interno? ¿El empleado cuenta con una computadora?(Ver paso 4) Empleado
1. Si el empleado no cuenta o se olvidó de su clave de acceso al módulo de trámite interno, solicita su nueva clave a las extensiones 4571, 4564 y 4885.
Empleado / Soporte a Usuarios
2. El personal que labora en la Sociedad Hipotecaria Federal S.N.C. solicita su prima de vacaciones en el módulo de trámite interno con la ruta: Escritorio SHF \ Trámite Interno \ Registro \ Solicitud de prima vacacional.
Empleado
3. El sistema le solicita confirmar el movimiento y le indica la fecha de pago. Empleado
4. La Subdirección de Recursos Humanos (área de Control de Personal) recibe de los empleados que no tienen asignada una computadora, formato de solicitud de pago de “PRIMA VACACIONAL”, elabora Oficio de Instrucción y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, para su pago.
Control de Personal
5. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, realiza el pago de la prima vacacional conforme calendario de nómina. Fin del procedimiento.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
EMPLEADOSSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS SOPORTE A USUARIOS SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE NÓMINA,PRESTACIONES Y SEGUROS
Solicita prima de vacacionesConsulta módulo de trámiteinterno con la ruta:Escritorio/TrámiteInterno/Registro/Solicitud deprima de vacacional
Sí el empleado no cuenta ose le olvidó la clave de
acceso al módulo de trámite,solicita su nueva clave a las
extensiones 4571, 4564 y 4885.
El sistema solicita confirmarel movimiento e indica fecha
de pago
FIN
3
1. ¿Cuenta con suclave de acceso al
módulo de trámite?
2. ¿Tiene asignadauna computadora?
1
El pago se realiza deconforme al calendario de
nómina.
NO
SI
NO
Recibe acuse derecibo y archiva en
expediente denómina.
4
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Solicitud de Prim a Vacacional
2
5
INICIO
Recibe FORMATO DE SOLICITUDDE PAGO DE "PRIMA
VACACIONAL", ela bora Oficio deInstrucción y envía a la Subdirecciónde Control de Nómina, Prestaciones y
Seguros
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SOLICITUD DE PRIMA DE VACACIONES
DEPENDENCIA: (1) FECHA (3)
OFICINA NÚMERO (2) TEL. Y EXT. (4)
(5) EMPLEADO PERIODO
INICIO TERMINO CLAVE NOMBRE DIA MES AÑO DIA MES AÑO EJERCICIO TOTAL
DIAS CONFORMIDAD
EMPLEADO
FIRMA DE AUTORIZACIÓN (7) ELABORO: PEDRO LORANCA SÁNCHEZ (6) LIC. JOSÉ ALFREDO GARCIA ROSAS
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Solicitud de Prima de Vacaciones Instructivo
1. Indicar el nombre de la Unidad Administrativa en la que se encuentra adscrito el empleado.
2. Indicar el número de Oficina a que corresponde e l empleado 3. Indicar Fecha de solicitud 4. Indicar teléfono y extensión 5. Integrar los datos generales del empleado
a) Clave del empleado b) Nombre c) Periodo de inicio (día/mes/año); Periodo de terminación
(día/mes/año) d) Ejercicio e) Total en días f) Firma de conformidad del empleado
6. Nombre del responsable de su elaboración, Área d e Control de Personal
7. Firma de autorización de la Subdirección de Recu rsos Humanos
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SERVICIOS DEPORTIVOS
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SERVICIOS DEPORTIVOS
Objetivo especifico Dirigir la ejecución del proceso de prestaciones de servicios deportivos para los trabajadores, pensionados y Derechohabientes de estos, para que asegure el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y de las áreas que la integran. Alcance El procedimiento es de observancia general para todas las áreas de la Sociedad Hipotecaria Federal y comprende a todos los trabajadores, pensionados y Derechohabientes de estos que de acuerdo a la normatividad aplicable tienen derecho a esta prestación, y permite conocer el funcionamiento interno del área encargada de su desarrollo y aplicación. Normatividad específica
1. Ley Orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal 2. Reglamento Orgánico SHF 3. Condiciones Generales de Trabajo 2004, Artículos 93 y 125. 4. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 5. Reglamento de Servicio Medico de Banco de México. 6. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005 Políticas específicas
1. La SHF otorgará a sus trabajadores, pensionados y a los derechohabientes de estos facilidades para el desarrollo de la cultura física a través de clubes deportivos.
2. La SHF cubrirá cuando menos el 50% de las cuotas de inscripción y de las
periódicas que corresponda pagar a los clubes en que se inscriba a sus trabajadores.
3. Los trabajadores tendrán libre albedrío de inscribirse o no a esta prestación.
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
4. Los hijos de los trabajadores o pensionados que estén inscritos en esta
prestación tendrán derecho a la misma hasta los 21 años, salvo que demuestren que se encuentran estudiando en una institución del sistema educativo nacional, en cuyo caso tendrán derecho a la misma hasta que cumplan 25 años de edad.
5. En caso de fallecimiento del trabajador o pensionado esta prestación la
dejarán de recibir sus derechohabientes.
Descripción del Procedimiento Alta Prestación de De portivos
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Con fundamento en el art. 93 frac. VI de las Condiciones
Generales de Trabajo de la SHF el trabajador o pensionado elabora carta solicitud personal para inscribirse el y/o sus beneficiarios en uno de los deportivos conveniados con la SHIF, entrega el original a la SDRH.
Trabajador
2. Toma conocimiento y envía la carta solicitud rubricada con su Vo. Bo. al área de Prestaciones Médicas y Deportivas para que se atienda la solicitud.
Subdirección de Recursos Humanos
3. Recibe carta solicitud y verifica que haya disponibilidad de lugares en el deportivo elegido por el empleado.
Prestaciones Médicas y Deportivas
4. ¿Cuenta con lugares? Si. Envía correo electrónico con los formatos de alta debidamente requisitados al deportivo, informa al trabajador o pensionado, para que acuda al deportivo a realizar los tramites necesarios y archiva original de carta solicitud. Continúa procedimiento de pago a deportivos. No. Se incluye en la lista de espera, hasta en tanto haya lugar en el deportivo elegido
Prestaciones Médicas y Deportivas
5. Una vez que el deportivo cuenta con disponibilidad de lugares regresa al paso 4.
Prestaciones Médicas y Deportivas
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo. Procedimiento Alta en la Prestaci òn de Deportivos
TRABAJADOR OPENSIONADO
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS
ÁREA DE PRESTACIONESMÉDICO DEPORTIVAS
INICIO
Carta
Elabora cartapersonal solicitando
la inscripción endeportivo
Carta
Instruye a PMDpara que atienda
solicitud mediantecarta. Solicitud
rubricada.
Carta
Recibe carta yverifica que haya
lugares
¿Cuentacon
lugares?
Carta
Envía correoelectrónico con formato
de alta e informa altrabajador para querealice trámite en
Deportivo.
Pagode portivo s
Se incluye en listade espera y una vez
que hay lugarcontinua
procedimiento
Realiza trámiteante Deportivo.
FIN
SINO
O O O
O
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Baja Prestación de De portivos
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Cuando el trabajador o pensionado termina su relación con la
SHF, por alguna de las causales contenidas en las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF, la SDRH procede a elaborar oficio de instrucción de baja, enviando copia rubricada del mismo al área de prestaciones Médicas y Deportivas donde la instruye a que proceda a realizar el tramite de baja ante el deportivo, continua paso 8.
Subdirección de Recursos Humanos
2. Si el trabajador o pensionado decide darse de baja o dar de baja a sus derechohabientes en el deportivo, elaborará carta personal dirigida al Subdirector de Recursos Humanos informándole de su decisión.
Trabajador o pensionado
3. Recibe la carta de solicitud de baja del trabajador o pensionado la cual rubrica y envía al área de prestaciones Médicas y Deportivas para dar de baja de esta prestación al trabajador, pensionado y/o sus derechohabientes, continua pasó 8.
Subdirección de Recursos Humanos
4. Revisa mensualmente el “respaldo de derechohabientes” a deportivo, hijos (as) y verifica que tengan derecho a esta prestación.
Prestaciones Médicas
Deportivas 5.
¿Cumplieron 21 años? Si. Verifica que se encuentren estudiando No. Son menores de 21 años, siguen gozando de la prestación
Prestaciones Médicas
Deportivas 6. ¿Tiene 21 años o mas y se encuentra estudiando en una
institución del sistema educativo nacional? Si. Verifica periódicamente que el derechohabiente continué con sus estudios hasta cumplir los 25 años No. Procede a dar de baja al derechohabiente, continua paso 8.
Prestaciones Médicas
Deportivas
7 El derechohabiente al cumplir los 25 años aun cuando siga realizando estudios se le da de baja automáticamente.
Prestaciones Médicas
Deportivas 8. Elabora formato electrónico de baja y lo envía al deportivo para
que modifique su reporte de respaldo, archiva en el expediente oficio de instrucción de baja y carta personal del trabajador o pensionado donde solicita la baja como comprobantes del movimiento. Continúa procedimiento de pago a deportivos.
Prestaciones Médicas
Deportivas
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Baja en la Prestac ión de Deportivos
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS T RABAJADOR O PENSIONADO ÁREA DE PRESTACIONES MÉDICO
DEPORTIVAS
INICIO
Oficio deinstrucción de
Baja
Elabora oficio deinstrucción de baja
cuando el trabajador opensionado termina surelación y envía copia
con instrucciónCarta
personal
El trabajador decidedarse de baja o dar de
baja a susderechohabientes.
Elabora carta personalsolicitándoselo a SDRH.
Revisa mensualmenteque los hijos del
trabajador opensionado tengan
derecho a prestaciónpor edad
¿Cumplieron21 años?
Son men ores ,s igu en g ozan dode la prestació n.
SINO
INICIO INICIO
Carta personalrubricada
Recibe carta y la envíaa PMD instruyendo se
realice la baja.
Se encuen trane stu diando
¿Es tudian e n unains titución de l
s iste m ae ducativonacional?
Pro ce de a dar debaja a l
de rech ohabie nte.
SINO
Ve rificape riód icam e nte que
cont inué sus e s tudioshas ta los 25 años y dade baja al cum plir 25
años
carta pe rs onal
Oficio de Inst rucciónde baja.
Elabora formatoelectrónico de bajay envía a Deportivo
y archiva oficio ycarta personal
PagoDe portivos
FIN
O
O
O
O
C
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Pago a Deportivos
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe de deportivo copia de factura y reporte de respaldo
trimestral, y verifica que se hayan efectuado correctamente los movimientos de alta y baja en deportivos. .
Prestaciones Médicas y Deportivas
2. Esta correctamente requisitados Si. Genera cuadro de descuentos por pago de deportivo y los envía electrónicamente a la Subdirección de Nómina, Prestaciones y Seguros, adicionalmente elabora oficio solicitando que sean realizados los descuentos correspondientes. No, Regresa con observaciones vía electrónica para su corrección al deportivo
Prestaciones Médicas y Deportivas
3. Elabora formato de pago por comprobar y solicitud de pago sin factura, anexando cuadro de descuentos y solicita el visto bueno de la SDRH y la autorización de la Dirección de Administración
Prestaciones Médicas y Deportivas
4. Otorga el Visto Bueno a la solicitud y envía a la Dirección de Administración para su autorización anexando cuadro de descuentos
Subdirección de Recursos Humanos
5. Autoriza la solicitud y envía anexando cuadro de descuentos, a la Subdirección de Presupuesto y Relaciones con Autoridades Financieras, para la autorización de suficiencia presupuestal
Dirección de Administración
6. Otorga la suficiencia presupuestal sella la solicitud y regresa al área de Prestaciones Médicas y Deportivas
Subdirección de Presupuestos
7. Recibe la solicitud requisitada y la envía a la Subdirección de Validación Control y Registro de Operaciones de Tesorería para su pago
Prestaciones Médicas y Deportivas
8. Efectúa el pago al deportivo Subdirección de Tesorería
9. Una vez recibido el pago envía factura original Deportivo 10. Recibe Factura original y procede a enviarla a la Subdirección
de Validación Control y Registro de Operaciones de Tesorería para comprobar el gasto
Prestaciones Médicas y Deportivas
11. Recibe la factura original como comprobante del gasto y en copia de la misma acusa de recibido y regresa
Subdirección de Tesorería
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 12. Procede a archivar la copia de la factura que contiene el acuse
de recibo. Fin del procedimiento Prestaciones
Médicas y Deportivas
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PRESTACIONES MÉDICODEPORTIVAS
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y
SEGUROS
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
INICIOMovimientos deAlta yBaja
Reporte derespaldo
¿Es tán b ie nrequisitad
os?
c
Fac tura
Rec ibe de Deportivocopia factura y de
respaldo. Verifica lacor recta aplicac ión de
movimientos Alta y Baja
COficio solicituddescuentos
Genera cuadro descuentospor pago Deportiv o y envía
electrónicamente anóminas y elabora oficio
solicitando realizardescuentos.
Cuadro dedescuentos
Solicitud pago
Formato pagocomprobar
Elabora form ato porcom probar y s olicitud
de pago y ane xacuadro de s cue ntos y
e nvía a V o . Bo.
Cuadrodescuentos
Solicitud de pago
Formato pago porcomprobar
Otorga Vo. Bo. a lasolicitud y envía a la
Dirección deAdministración paraautorización. Anexa
cuadro.
Cuadro dede s cue nto
Solicitud depago
Form ato pagopor com probar
Autor iza solicitud ye nvía ane xando cuadrode scue ntos y envía a
Subdirección dePre supue s to
Regresa alDeportivo conobservaciones
NOSI
O
Efectúadescuento
o
o
cO
O
C
Pre supue s to
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Pago a Deportivos 1/2
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DEPRESUPUESTOS Y RELACIONES
CON AUTORIDADES FINANCIERASCLUB DEPORTIVO
SUBDIRECCIÓN VALIDACIÓNCONTROL, REGISTRO DE
OPERACIONES DE TESORERÍA
Factura
Recibe el pago y envíafactura original a
prestaciones médicasde portivas
Efectúa el pago aldeportivo
Cuadrodescue ntos
Solicitud depago
Formato pa gospor comprobar
Recibe documentación y laenvía a la subdirección de
Tesorer ía
PRESTACIONES MÉDICODEPORTIVAS
Fact ura or iginal
Re cibe f actura or ig inal ue nv ía copia (acuse ) a la
Subdirección de Te sore ríapara comprobar
Fact ura
Conse rva copia de facturay archiva e n e xpe die nte
Factura
Recibe factura original yregresa acuse de recibo,
comprueba
O
C
O
O
C
O
C
C
FIN
Cuadrode scue nt os
Solicitud depago
Formato pagospor comprobar
Recibe solicitud y otorga Vo.Bo. de suficiencia presupuestal.Envía a prestaciones médicas
deportivas
O
O
C
Pre supue stos
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Pago a Deportivos 2/2
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO
SERVICIO MÉDICO
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SERVICIO MÉDICO
Objetivo específico Dirigir el proceso de otorgamiento del Servicio Médico para los trabajadores de la SHF donde se formalice el proceso y se de cumplimiento a la normatividad vigente en la materia. . Alcance El procedimiento es de observancia institucional y comprende a los trabajadores de la SHF, pensionados y derecho habientes que de acuerdo a la normatividad aplicable tienen derecho a esta prestación. Normatividad específica
1. Condiciones Generales de Trabajo 2004: Artículos 23 fracción IX; 24
fracción XX; 60; 61; 62; 63; 64; 65; 66; 67 y 68 2. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 3. Reglamento de Servicio Medico de Banco de México. 4. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005 5. Contrato de Prestación de Servicios con el Administrador del Servicio 6. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la
Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal.
7. Lineamientos que Deberán Observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, en la Recepción, Procesamiento, Tramite, Resolución y Notificación de las Solicitudes de Corrección de Datos Personales que Formulen los Particulares.
8. Lineamientos de Protección de Datos Personales. 9. Circular Administrativa sin Número de fecha16 III 2006 emitida por la
Subdirección de Recursos Humanos, donde se informa al personal que a partir del 03 de Abril de 2006, los tratamientos odontológicos que requieran empleados, pensionados y sus respectivos derechohabientes, registrados en las opciones “A” y “B” de Servicio Médico, serán atendidos a través del servicio odontológico de administradora del servicio.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Políticas específicas
1. La SHF otorgará asistencia médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria y las demás prestaciones a que se refieren los artículos 60 a 65 de sus Condiciones Generales de trabajo, en sustitución del IMSS, mientras esté en vigor el convenio de subrogación celebrado con dicho instituto
2. La Sociedad Hipotecaria Federal deberá otorgará a sus trabajadores,
pensionados, jubilados y a los derechohabientes de estos, la asistencia médica, quirúrgica, farmacéutica, hospitalaria y asistencia dental así como los estudios de laboratorio y gabinete y aparatos de prótesis y ortopedia; bajo las condiciones establecidas en los instructivos para el uso del servicio para las opciones “A”, “B” y “C” del Banco de México en tanto se expide el Reglamento del Servicio Médico de la SHF, solo se aplicarán las adecuaciones que al efecto realice la Dirección de Administración;
3. La Subdirección de Recursos Humanos (SRH) supervisará en forma
permanente la prestación del servicio médico que otorga la red contratada, para asegurar que la prestación reúna las características de excelencia que se requieren.
4. La SRH no autorizará el reembolso de los gastos generados por exámenes
médicos Preventivos conocidos como check up o similares.
5. La SRH elaborará programas de medicina preventiva, permitan en lo posible evitar enfermedades previsibles.
6. La SRH verificará en cualquier momento la información proporcionada por
los trabajadores y pensionados a cerca de sus derechohabientes a fin de comprobar la veracidad de la misma y así comprobar que estos tienen derecho a la prestación del servicio médico.
7. No pagará ningún gasto que surja como consecuencia del tratamiento de
cualquier accidente o enfermedad por las cuales la persona no se encuentre bajo el cuidado regular de un médico autorizado por la SHF, salvo previa autorización de la misma.
8. Los trabajadores y pensionados inscritos en el Régimen “A” podrán optar
por cambiarse al Régimen “B” y viceversa siempre y cuando transcurra un año calendario entre la fecha del cambio , en el caso de cambiarse de la opción “A” a la “B” deberá absorber el 20% del costo de la consulta médica.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
9. Los trabajadores de la opción “C” podrán acudir con prestadores de servicio médico no convenidos en la red y solicitar el reembolso, ajustándose a los porcentajes y condiciones normados.
10. La SRH mantendrá salvaguardados los expedientes médicos de los
trabajadores, pensionados y sus derecho habientes evitando así que esta documentación pudiera ser conocida por personas no autorizadas.
11. En una urgencia médica real o grave en cualquier parte del país, se deberá
acudir de inmediato al médico mas cercano que este bajo convenio, de no ser posible, al médico y/o hospital mas cercano reportando esta situación dentro de las 24hrs siguientes al evento, en cuyo caso podrá solicitar el reembolso de los gastos médicos erogados al 100% a la SRH.
12. Los pensionados conservaran el régimen médico en que se encontraban al
momento de su separación de la entidad, así como sus familiares derechohabientes.
13. Los familiares derechohabientes de titulares fallecidos inscritos en los
regimenes “A” o ”B”, cuando estos últimos hubieren optado por el pago por defunción, serán trasladados en automático al régimen “A”
14. Los jubilados y pensionados que se hayan retirado, inscritos en el régimen
“C” tendrán derecho al servicio médico “A”, “B” y “C”, prestación que será extensiva a sus derechohabientes.
15. Al hacer uso de los servicios médicos externo, los trabajadores,
pensionados y sus beneficiarios de la opción “C” podrá acudir al centro hospitalario, médico o servicio de su elección.
También podrá hacer uso de las opciones “A” o “B” y en ambos casos no
tendrán que desembolsar cantidad alguna.
16. Se encuentran cubiertos todos los medicamentos de patente de uso general, especializado y controlados, formulas de preparación en farmacias, así como material de curación siempre y cuando se encuentren prescritos por el médico de la red. Las recetas deberán canjearse en una farmacia afiliada a la red.
Se requerirá autorización del administrador del servicio médico cuando el monto de la receta sea superior a $5,000.00 pesos en medicina de patente; el valor unitario de la medicina de patente sea superior a $2,500.00 excepto
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
oncológicos y medicamentos de especialidades; materiales de curación; o cuando la receta se encuentre vencida.
17. Si hubiere varias concubinas ninguna tendrá derecho a las prestaciones
otorgadas por la SHF. Descripción del Procedimiento de Alta en el Servici o Médico
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Envía al área de Prestaciones Médicas y Deportivas copia del
oficio, mediante el cual solicita al área de nóminas se realicen los trámites para ingresar en el sistema de nóminas a un trabajador de nuevo ingreso.
Subdirección de Recursos Humanos
2. Recibe copia del oficio y solicita al trabajador de nuevo ingreso le proporcione los datos de los derechohabientes que va a registrar
Prestaciones Médicas y Deportivas
3. Proporciona los datos de sus derechohabientes Trabajador 4. Revisa los datos proporcionados, cumplen con los requisitos
establecidos en las Condiciones Generales de Trabajo: Si. Envía correo electrónico al Administrador del Servicio solicitando la alta del trabajador y sus derechohabientes No. A través de correo electrónico informa al trabajador de las observaciones detectadas para que si son susceptibles de corregir lo haga, en este caso vuelve al paso No. 3
Prestaciones Médicas y Deportivas
5. Recibe el correo electrónico y procede a elaborar las credenciales y las envía junto con pases de 2do contacto
Administradora del Servicio
Médico 6. Recibe credenciales y pases, abre expediente del trabajador,
saca copia de las credenciales la cual archiva. Prestaciones
Médicas y Deportivas
7. Se comunica con el trabajador, para informarle que tiene que acudir al área para recibir sus credenciales, los pases de 2do contacto y directorio médico para derechohabientes, así como a tomar la platica de inducción para que haga uso correcto del Servicio Médico
Prestaciones Médicas y Deportivas
8. Recibe las credenciales, pases e inducción Trabajador 9. Es trabajador de la opción “A”
Si. Decide si solicita ser inscrito en la opción “B” No. Fin del procedimiento
Trabajador
10. Si decide por la opción “B”, se le informa a la Administradora del Servicio de este cambio para que expida nuevas credenciales, Fin de procedimiento.
Trabajador
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Altas de Servic io MédicoSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PRESTACIONES MÉDICAS DEPORTIVAS TRABAJADOR ADMINISTRADOR DEL SERVICIO
INICIO
Oficio deinstrucción
Envía copia del oficio deinstrucción, con gancho
pase s 2do.contacto
credencial
Recibe crede nciales y pases,abre expedientes trabajadory saca copia a credencial y
entrega y da inducción
C
Oficio deinstrucción
Recibe oficio y solicitaal trabajador datos desus derechohabientes C
Proporciona datos dederechohabientes
Revisa datos de susderechohabientes
¿Cumplencon
requisitos?
informa al trabajador através de correo
electrónico
Envía correo electrónicoal Administra dor
solici tando el alta deltraba jador
SI NO
Proporciona datos dederechohabientes
pases 2do.contacto
credencial
Recibe credencial,pases e inducción
pases 2do.contacto
credenciales
Elabora credenciales yenvía junto con pases
2do. contacto
OC
Si el trabajador esopción "A" y quiere
cambiar a "B"
¿Solicitacambio?
Solicita cambioEnvía correo electrónico
al administradorinformándole del cambio
SI
FIN
Realiza modificación FIN
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento para el Uso del Servi cio Médico Opción “A”, Consulta Externa y Hospitalización.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Una vez que cuenta con su credencial. Trabajador y
derechohabientes 2. Requiere consulta médica, concerta una cita con un médico
de la red del Administrador del Servicio Trabajador y
derechohabientes 3. Otorga la consulta Médica y llena el formulario con dos
copias, la copia destinada a la farmacia servirá para surtir las medicinas y la destinada al paciente será conservada por el paciente, para comprobar la incapacidad médica para laborar, y envía al Administrador del Servicio Médico. Requiere atención quirúrgica Si. Canaliza al hospital que corresponde a la opción “A”, continua paso 4
Médico de la Red
4 Procede a realizar la intervención quirúrgica correspondiente, envía a la administradora de servicio la factura correspondiente
Hospital Opción “A”
5. Acude con el formulario autorizado, a la farmacia, laboratorios o casas de productos proveedores con las que la administradora tenga convenio a surtir este tipo de bienes, siempre y cuando no se encuentren excluidos de acuerdo a la norma vigente en ZIF
Trabajador y derechohabientes
6. Surte bienes solicitados y envía factura a la Administradora para su cobro
Farmacia, Laboratorio, etc.
7. Recibe los formularios y facturas y procede a realizar el cobro, envía relación a el área de Prestaciones Médicas y Deportivas
Administradora de Servicios
8. Recibe relación de servicios médicos prestados y bienes otorgados y revisa que estén correctos Si. Procede continua en el procedimiento de pago a la administradora del servicio No. Solicita a la administradora realice los ajustes necesarios o compruebe que el cargo fue hecho correctamente
Prestaciones Medicas y Deportivas
9. Recibe reporte semanal con factura y disquete, continua Procedimiento de Pago de Gastos Médicos a Administradora del Servicio. Fin del procedimiento
Prestaciones Medicas y Deportivas
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 154 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento para el uso del se rvicio Médico Opción "A"TRABAJADOR Y/O DERECHOHABIENTE MÉDICO RED HOSPITAL OPCIÓN "A" FARMACIA Y LABORATORIO ADMINISTRADORA DEL SERV ICIO PRESTACIONES MÉDICAS
INICIO
Una vez que cuenta concredencial, concerta
cita con médico
formulario
Otorga consulta y l le naformulario
Fa ctura
Formulario
Formulario
Procede a efectuarintervención quirúrgica
y llena formulario
Factura
Surte medicina o realizaestudios, envía a
administradora factura paracobro
Relación deservicios
Factura
Recibe formularios yen base a estas
realiza el cobro a SHF
relación deservicios
factura
Recibe facturas,relación y revisa
Requiere intervenciónquirúrgica, el trabajador
canaliza al hospital opción "A"
¿Procede?
Co nt in uapr oced im ie nt o
p ago a laadm in is tr ad ora
Solicita aAdministrado
ra ajust es
Recibe re por tesemanal con factura y
disque te .
FIN
SI NO
1
O
C
C
O
C
C
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 155 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento para el Uso del Servi cio Médico Opción “B”, Consulta Externa y Hospitalización.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Una vez que el trabajador o pensionado ha seleccionado la
opción “B”, se pone a su disposición el directorio que incorpora médicos e instituciones hospitalarias y servicios médicos complementarios para que elija solo entre estos conforme lo establece el artículo 67 de las Condiciones Generales del Trabajo.
Prestaciones Médicas y Deportivas
2. Requiere consulta médica, concerta una cita con un médico de la red del Administrador del Servicio
Trabajador y derechohabientes
3. Otorga la consulta Médica y llena el formulario con dos copias, la copia destinada a la farmacia servirá para surtir las medicinas y la destinada al paciente será conservada por el paciente, para comprobar la incapacidad médica para laborar, y envía al Administrador del Servicio Médico. Requiere atención quirúrgica Si. Canaliza al hospital que corresponde a la opción “A” o “B”, continua paso 4
Médico de la Red
4. Procede a realizar la intervención quirúrgica correspondiente, envía a la administradora de servicio la factura correspondiente
Hospital Opción “B”
5. Acude con el formulario autorizado, a la farmacia, laboratorios o casas de productos proveedores con las que la administradora tenga convenio a surtir este tipo de bienes, siempre y cuando no se encuentren excluidos de acuerdo a la norma vigente en SHIF
Trabajador y derechohabientes
6. Surte bienes solicitados y envía factura a la Administradora para su cobro
Farmacia, Laboratorio, etc.
7. Recibe los formularios y facturas y procede a realizar el cobro, envía relación a el área de Prestaciones Médicas y Deportivas
Administradora de Servicios
8. Recibe relación de servicios médicos prestados y bienes otorgados y revisa que estén correctos Si. Procede continua en el procedimiento de pago a la administradora del servicio No. Solicita a la administradora realice los ajustes necesarios o compruebe que el cargo fue hecho correctamente
Prestaciones Medicas y Deportivas
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 156 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 9. Posteriormente solicita a la subdirección de nóminas realice
los descuentos al trabajador conforme a los porcentajes y tarifas que rigen para esta opción, continúa procedimiento de pago de a Administradora de Servicio Médico
Prestaciones Medicas y Deportivas
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 157 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento para el Uso del Se rvicio Médico opción "B"PRESTACIONES MÉDICO Y DEPORTIVAS TRABAJADOR Y/O DERECHOHABIENTE MÉDICO DE LA RED HOSPITAL RED FARMACIA Y/O LABORATORIO ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO
INICIO
Director io
Se pone a disposiciónel directorio médico y
hospitales "B"
Formulario
Otorga consultamédica y dos copias
factura
formular io
Surte o realizaanálisis
factura
formualario
Recibe formulariosy facturas y procede
a realizar cobrofacturas
Concerta cita conun médico de la Red
Si re quie re canalizapara in te rv e nción
quirúrgica
Recibe relación confactura y disquete
¿Procede ?
Co nt ien epr oced im iento p ago
al ad m in ist rado r
Solicita aladministradorrealice ajustes
So licit a a n óm inasrealice d es cu en to s alt rabajado r con fo rm e
al p orcen taje y tar ifas
FIN
OC
C 2
Formulario
Procede a realizarintervención qui rúrgica,
envía factura y formulario OC
C
1
C
O
1
2
O
O
SI NO
Manual
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 158 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento para el Uso del Servi cio Médico Opción “C”, Consulta Externa y Hospitalización.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Una vez que el trabajador o pensionado de la opción “C”, se
le entrega el directorio que incorpora médicos e instituciones hospitalarias y servicios médicos complementarios para que elija entre los conveniados por la Administradora del Servicio.
Trabajador y derechohabiente
s
2. Requiere consulta médica. Utiliza los servicios de la red Si. Procede a concertar la cita correspondiente, No. Concerta la cita con el médico de su preferencia y cubre el pago de sus honorarios, tratamientos, estudios de laboratorio y otros gastos autorizados por la SHIF
Trabajador y derechohabiente
s
3. Si recurrió a servicio médico fuera de red solicita reembolso de gastos
Trabajador y derechohabiente
s 4. Otorga la consulta Médica y llena el formulario con dos
copias, la copia destinada a la farmacia servirá para surtir las medicinas y la destinada al paciente será conservada por el paciente, para comprobar la incapacidad médica para laborar, y envía al Administrador del Servicio Médico. Requiere atención quirúrgica Si. Canaliza al hospital que corresponde a la opción “A”, “B”,o “C” continua paso 4
Médico de la Red
5. Procede a realizar la intervención quirúrgica correspondiente, envía a la administradora de servicio la factura correspondiente. Si el trabajador pensionado o derechohabiente decide hospitalizarse fuera de la red, cubre los gastos y solicita reembolso
Hospital
6. Acude con el formulario autorizado, a la farmacia, laboratorios o casas de productos proveedores con las que la administradora tenga convenio a surtir este tipo de bienes, siempre y cuando no se encuentren excluidos de acuerdo a la norma vigente en SHIF
Trabajador y derechohabiente
s
7. Surte bienes solicitados y envía factura a la Administradora para su cobro
Farmacia, laboratorio, etc
8. Recibe los formularios y facturas y procede a realizar el cobro, envía relación a el área de Prestaciones Médicas y Deportivas
Administradora de Servicios
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 159 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 9. Recibe relación de servicios médicos prestados y bienes
otorgados y revisa que estén correctos Si. Procede continua en el procedimiento de pago a la administradora del servicio No. Solicita a la administradora realice los ajustes necesarios o compruebe que el cargo fue hecho correctamente
Prestaciones Medicas y Deportivas
10. Posteriormente solicita a la subdirección de nóminas realice los descuentos al trabajador conforme a los porcentajes y tarifas que rigen para esta opción, continúa procedimiento de pago de a Administradora de Servicio Médico
Prestaciones Medicas y Deportivas
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 160 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento para el Uso del Se rvicio Médico opción "C"PRESTACIONES MÉDICO Y DEPORTIVAS TRABAJADOR Y/O DERECHOHABIENTE MÉDICO DE LA RED HOSPITAL RED TRABAJADOR Y/O DERECHOHABIENTE FARMACIA Y/O LABORATORIO
INICIO
Directorio
Entrega directorio altrabajador opción
"C"
Formulario
Otorga consultamédica y llena
formulario
Solicita medicina oestudios
formulario
factura
Surte medicina y/oestudios, envía factura a
administrador de Servicio
facturas
Requiere consultamédica
Si requiereintervención quirúrgica,canaliza a Hospital de la
Red a seleccionar
¿Procede?
Co nt in uap ro ce dim ien to pago ala ad m in is t rado ra del
ser vicio
Sol ici ta a ladmin istradorre alice ajus tes
FIN
OC
C
Formulario
Realiza intervenciónquirúrgica, envía
factura y formulario O
CC
O
C
SI NO
ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO
¿Utilizas erv ic io
d e la Red ?
Si f ue con un méd ico fue ra dela Red u Hospita l para
in terve nción quirúrgic a so lic itareembolso. an ex a f acturas.Co nt inua p ro ced imi ento pago
reembo lso
Re porta ci tacon médico de
la Red
SI NOformulario
factura
Recibe factura yformulario y envía
factura para su cobroO
O
formulario
factura
Recibe factura,formulario y revisa
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento para el Pago de Gasto s Médicos por Reembolso
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Continúan procedimientos, el trabajador o pensionado
solicita el reembolso, acompaña de solicitud y facturaras que amparan los gastos médicos, se le da un número de folio y se captura en base de datos en los conceptos correspondientes.
Prestaciones Médicas y Deportivas
2. Revisa que los comprobantes de los gastos hayan sido requisitazos correctamente
Prestaciones Médicas y Deportivas
3. ¿Fueron requisitados correctamente? Si. Turna al médico u odontólogo según sea el caso, para su revisión No. Regresa al trabajador o pensionado para su corrección
Prestaciones Médicas y Deportivas
4. Recibe la solicitud y documentación comprobatoria y procede a revisar
Servicio médico SHF
5. ¿Procede el pago? Si. Autoriza el gasto y procede a tabularlo y regresa a Prestaciones Médicas No. Regresa para su corrección, paso 3
Servicio médico SHF
6. Recibe los gastos autorizados y tabulados junto con comprobantes y los envía a la Subdirección de Contabilidad para su revisión
Prestaciones Médicas y Deportivas
7. Recibe documentación y procede a revisarla Subdirección de Contabilidad
8. Procede Si. Regresa con Visto Bueno No. Regresa para su corrección, continua paso 3
Subdirección de Contabilidad
9. Recibe la documentación ¿Procede? Si. Elabora cuadro definitivo de reembolso y solicita a la subdirección de nómina efectué reembolso envía con comprobantes en original y copia No. Regresa para su corrección, a paso 3
Prestaciones Médicas y Deportivas
10. Recibe solicitud y documentación y procede a realizar reembolso, acusa de recibo
Subdirección de nómina
11. Recibe acuse de recibo y archiva, Fin de Procedimiento Prestaciones Médicas y Deportivas
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Diagrama de Flujo: Procedimiento Pago Gastos de Reembolso
PRESTACIONES MÉDICAS MÉDICO U ODONTÓLOGO SHF SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD SUBDIRECCIÓN DE NÓMINA
INICIO
Documentacióncomprobatoria
Solicitareembolso
Co nt inu a p roce dim ien to se rviciom éd ico op ció n "C" . Urge ncia Realso licita r ee mb ols o. acom pañ a co n
f actu ra
Documentacióncomprobator ia
Solicitud
Revisa que hayasido requisitadocorrectamente
¿Es tánco rre ct os
?
Re gresa alt rabajador conobse rv acione s
Documentacióncomprobatoria
Solicitud
Turna al médico yodontólogo para
revisión
SINO
1 y 2
Docume ntacióncomprobatoria
Solicitud
Procede a revisartécnicamente
¿Procede?
Documentacióncomprobatoria
Solicitud
Regresa para eltrabajador conobservaciones
NOSI
Comprobante s
Recibe comprobantesy revisa que cumplen
fiscalmente
¿Cumple n?
Regresa conobservaciones
NOSI
2
Cuadro dif.emit ido
Solicitud
Recibe y procede arealizar elreembolso
Autor iza el gasto yregre sa, tabula gas to s
d e acu er do a tar ifa
Comproba nte s
Env ía a Cont abil idadpara su re v isión
Comprobante s
Otorga Vo. Bo.
Cuadrode finitivo
Sol ici tud dereembolso
Elabora cuadro defini tivoy sol icita a Nóminaef ectu é reembolso
Cuadrode finitivo
Solici tud dereembolso
Acusa de re cibo einte gra ex pe die n te
del t rabajador
FIN
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Pago de Gastos Médico s a la Administradora del Servicio.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Continúan procedimientos VII, VIII y IX, recibe del
Administrador del Servicio reporte semanal con factura y disquete de los gastos médicos. Revisa que proceda el pago Si. Elabora cuadro de desglose, requisita formato solicitud de pago, solicita a la SDRH su Visto Bueno y a la Dirección de Administración su autorización No. Lo regresa a la Administradora para su corrección.
Prestaciones Médicas y Deportivas
2. Recibe solicitud de pago y otorga su Visto Bueno y envía a la Dirección de Administración para su autorización
Subdirección de Recursos Humanos
3. Recibe la solicitud de pago y da su autorización para solicitar el pago, envía a el área de Prestaciones Médicas y Deportivas para que continué su tramite
Dirección de Administración
4. Una vez que la solicitud esta debidamente requisitada procede a solicitar a la Subdirección de Presupuesto y Relaciones con Autoridades Financieras, la autorización de suficiencia presupuestal
Prestaciones Médicas y Deportivas
5. Otorga autorización de suficiencia presupuestal y sella la solicitud de pago, regresa al área de Prestaciones Médicas
Subdirección de Presupuestos
6. Recibe la solicitud de pago y solicita a la Subdirección de Validación Control y Registro de Operaciones de Tesorería realice el pago, anexa originales de la solicitud de pago, factura y cuadro de desglose
Prestaciones Médicas y Deportivas
7. Acusa de recibido y procede a realizar el pago Subdirección de Tesorería
8. Recibe acuse de recibido y archiva junto con copias de: solicitud de pago, factura y cuadro de desglose. Fin de Procedimiento
Prestaciones Médicas y Deportivas
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Pago Gastos Médico s a la Administradora del Servicio
PRESTACIONES MÉDICAS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y RELACIONES CONAUTORIDADES FINANCIERAS
INICIO
disquete
factura
Continua proce dimie ntose rv icio médic o
opc iones "A" "B " y "C" .re cibe factura y d is que te
¿Proce de el
pago?
Re gresa a laAdministradora para
corre cción
Solic itud depago
Elabora cuadro desglose,requisita formatossolicitud de pago
SINO
Solicitud depago
Otorga Vo. Bo.solicitud
Solicitud depago
autoriza solicitud
Solicitud depa go
Otorga suficienciapresupuestal
Sol icitud depago
Solicita suficienciapresupuestal
Solicit ud depago
Acusa de recibo yefectua el pago
Solicitud depago
Solicita a Tesoreríarealizar el pago
cuadro desglose
f actura
Solicitud pago
Recibe acuse derecibo e inte gra al
e xpe die nte
FIN
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Baja de Servicio Médi co
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Envía copia de oficio de instrucción de baja, al área de
Prestaciones Médicas Deportivas; Porque se sucedió alguno de los motivos contemplados en las Condiciones Generales de Trabajo de la Sociedad Hipotecaria Federal
Subdirección de Recursos Humanos
2. Recibe el oficio y en base a este envía un correo electrónico al Administrador del Servicio solicitando la baja del(as) personas que solicita el Subdirector de Recursos Humanos en oficio, integra oficio al expediente.
Prestaciones Médicas
Deportivas
3. Recibe el correo y procede a efectuar la(s) baja(s) solicitadas, informando de esto a Prestaciones Médico Deportivas
Administrador del Servicio
4. Toma conocimiento de la baja. Fin del procedimiento Prestaciones y Servicios
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Diagrama de Flujo: Procedimiento Baja del Servicio MédicoSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PRESTACIONES MÉDICO DEPORTIVAS ADMINISTRADORA DEL SERVICIO
INIC IO
oficio deinstrucción
Envía copia deoficio de
instrucción de bajaoficio de
instrucción
Recibe oficio y envíacorreo electrónicosolicitando la baja
Recibe correoelectrónico y da de
baja e informa
Tomaconocimiento
FIN
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PROCEDIMIENTO PRESTACIONES PARA
ALUMBRAMIENTO
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PROCEDIMIENTO PRESTACIONES POR ALUMBRAMIENTO
Objetivo específico Dirigir el proceso de otorgamiento de prestaciones por alumbramiento para los trabajadores y pensionados de la Sociedad Hipotecaría Federal para formalizar el proceso y dar cumplimiento a la normatividad en la materia.
Alcance El procedimiento es de observancia general y comprende a todos los trabajadores y pensionados de la Sociedad Hipotecaria Federal que de acuerdo a la normatividad aplicable tienen derecho a esta prestación. Normatividad específica
1. Ley Orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal 2. Reglamento Orgánico SHIF 3. Condiciones Generales de Trabajo 2004. Artículos 62 y 65 4. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 5. Reglamento de Servicio Medico de Banco de México. 6. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005
Políticas especificas
1. La SHF otorgara un mes de salario integro como ayuda extraordinaria para gastos de alumbramiento al trabajador, pensionado por retiro, jubilación, invalidez, invalidez, incapacidad permanente total o vitalicia de retiro que acredite el alumbramiento por parte de su esposa o de la concubina. Capítulo Ix, Artículo 62, fracción IV y Artículo 65, fracción I.
2. Otorga también con motivo del alumbramiento del hijo (a), una canastilla
cuyo valor será el equivalente al diez por ciento del salario mínimo bancario mensual que rija en el Distrito Federal, siempre y cuando dicho valor no resulte inferior al que se determine conforme la Ley del IMSS, en cuyo
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caso se incrementará la cantidad necesaria para igualarlos. Capítulo IX, Artículo 62, fracción V.
3. Se otorgará durante seis meses contados a partir del alumbramiento, el importe mensual al equivalente al 25% del salario mínimo bancario mensual que rija en el Distrito Federal como ayuda para lactancia. Cantidad que a falta de madre se le entregará a la persona que provea la alimentación del menor. Capítulo IX, Artículo 62, fracción VI.
Descripción del Procedimiento de Prestaciones por Alumbramiento
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Con fundamento en el art. 62 fracciones IV, V y VI de las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF; El trabajador o Pensionado dirige carta personal al Subdirector de Recursos Humanos con la que da a conocer el nacimiento de su hijo (a) anexando copia de acta de nacimiento o certificado de nacimiento dentro del mes posterior al alumbramiento
Trabajador
2. Toma conocimiento y envía carta solicitud rubricada con su visto bueno al área de Prestaciones Médicas y Deportivas para que atienda la solicitud. Anexa copia del acta de nacimiento o certificado de nacimiento.
Subdirección de Recursos Humanos
3. Elabora proyecto de oficio dirigido a la Subdirección de Nómina, Prestaciones y Seguros solicitando el pago de las prestaciones por alumbramiento y lo envía a la Subdirección de Recursos Humanos para autorización y archiva copia de acta o constancia de nacimiento
Prestaciones Médicas y Deportivas
4. Revisa el oficio, autoriza y lo envía para pago a la Subdirección de nóminas, Prestaciones y Seguros con copia para: la Dirección de Administración y la Subdirección de Presupuestos.
Subdirección de Recursos Humanos
5. Recibe oficio y envía acuse de recibo a Prestaciones Médico Deportivas y procede a efectuar el pago.
Subdirección de Nóminas
6. Recibe copia del oficio recibido por la Subdirección de Nómina, Prestaciones y Seguros y archiva en expediente. Fin del procedimiento
Prestaciones Médicas y Deportivas
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Diagrama de Flujo: Procedimiento. Prestaciones por alumbramiento 1/2
TRABAJADOR O PENSIONADO SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS
ÁREA DE PRESTACIONES MÉDICODEPORTIVAS
INICIO
Acta o cons tanciade nacim ie nt o
Carta s olicitud
Solicita con cartapersonal las
prestaciones poralumbramiento. AnexaActa de Nacimiento o
constancia
Acta Nac. o const . Nac.
C arta s olici tud
Toma conocimiento yenvía carta solicitud
rubricada con Vo.Bo.,para que se atienda
solicitud. Anexa Actacertificada.
Oficio solicitud pagoprestaciones acum.
Act a o cons t. nac.
Carta s ol ici tud
Elabora proyecto deoficio solicitando Vo.
Bo., de Prestaciones poralumbramiento y archivacarta y/o constancia de
alumbramiento.
3
21
0
Elabora oficio deinstrucción de baja
cuando el trabajador opensionado termina surelación y envía copia
con instrucción
O
C
O
C
O
C
Nóminas
Presupusto
Prestacione
s
DA
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Diagrama de Flujo: Procedimiento. Prestaciones por Alumbramiento 2/2
ÁREA DE PREST ACIONES MÉDICODEPORTIVAS
DIRECCIÓN DEADMINIST RACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS YRELACIONES CON AUTORIDADES FINANCIERAS
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE NÓMINA,PRESTACIONES Y SEGUROS
Pre s tacione s
3oficio
solicitud pago
Recibe copiaoficio recibido por
Nóminas yarchiva.
FIN
3Recibe y tomaconocimiento
Otorgasuficiencia
presupuestal
Recibe oficio yefectúa pago
Nóm ina1
Pres upuesto
2
DA1
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PROCEDIMIENTO BECAS
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PROCEDIMIENTO BECAS Objetivo específico Dirigir la ejecución del proceso de otorgamiento de las prestaciones en materia de becas para los trabajadores con nombramiento por tiempo indeterminado, con el fin de asegurar el desarrollo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la Sociedad Hipotecaria Federal y las áreas que la integran. Alcance El procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran a la Sociedad Hipotecaria Federal y permite conocer el funcionamiento del área encargada de conducir su cumplimiento. Normatividad específica
1. Ley Orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal 2. Ley Federal del Trabajo art. 132. Fracciones XIV y XXVIII 3. Reglamento Orgánico SHIF 4. Condiciones Generales de Trabajo 2004 arts. 23 fracción XI y 93 fracciones
I y II. 5. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 6. Reglamento de Becas. 7. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005 Políticas específicas
1. Solo se otorgarán becas hasta por la suficiencia presupuestal que se tenga
para tal fin. 2. Solo tendrán derecho a la prestación de becas los trabajadores que tengan
nombramiento por tiempo indeterminado que al efecto seleccione la SHF, de entre los solicitantes.
3. Las becas comprenderán cuando menos el pago de la inscripción y las colegiaturas.
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4. Las becas se darán por oposición cuando estas sean para estudiar en el extranjero.
5. Las becas en el extranjero comprenderán el costo del pasaje, la inscripción,
las colegiaturas y una suma mensual suficiente para gastos de hospedaje y alimentación.
6. Estas becas podrán ser canceladas por la SHF si los beneficiados con ellas
no se dedican adecuadamente al estudio o hacen uso indebido de la misma.
7. Solo se otorgarán becas a los trabajadores cuando los estudios a realizar
tengan una relación directa con las actividades de la SHF
8. El personal debe mantener un promedio mínimo de 8 y entregar sus calificaciones periódicamente.
Descripción de Procedimiento para el Otorgamiento d e Becas Nacionales
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Con fundamento en el Art.93 de las Condiciones Generales de
Trabajo 2004 de la SHF solicita a través de carta personal la beca, esta carta debe de incluir: el nombre del estudio a realizar, la duración; los costos que tendrá; la justificación del estudio, la periodicidad de los pagos; la justificación de beneficios para la SHF: la firma del jefe inmediato; del Director del Área y del Director General Adjunto. También debe requisitar el formato de solicitud de beca que debe venir firmado por el Director General Adjunta y la carta compromiso donde se establecen las obligaciones a que se debe comprometer
Trabajador
2. Analiza la solicitud de beca y determina si otorga su Vo. Bo Si. Con base en los datos proporcionados por el trabajador. No. Informa al trabajador que no procede la solicitud, fin del procedimiento.
Director Adjunto o Jefe Inmediato
Superior
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 3. Recibe la solicitud de beca.
¿Autoriza? Si. La DGA autoriza, envía la solicitud al área de Control de Servicios, junto con carta personal, carta compromiso, documentos oficiales del programa escolar, costo y duración. No. La Dirección General informa del rechazo de la solicitud. Fin del procedimiento.
Dirección General Adjunta
correspondiente
4. Verifica que la solicitud de beca esta bien requisitada. Si. Otorga el Vo. Bo. y envía a la Dirección de Administración para su autorización. No. Solicita corrección o mayor información al trabajador.
Subdirección de Recursos Humanos
5. Analiza si procede la solicitud de beca. Si. Autoriza la solicitud y regresa a la SDRH. No. Regresa a la SDRH informando del rechazo y la SRH informa al empleado. Para nuevos control de servicios informa.
Dirección de Administración
6. Toma conocimiento de la autorización y envía al área de Control de Servicios para que continué el procedimiento y en su caso solicita suficiencia presupuestal.
Subdirección de Recursos Humanos
7. Informa al trabajador de que su solicitud de beca ha sido autorizada
Control de Servicios
8. Toma conocimiento y procede a efectuar los pagos por inscripción y colegiaturas los cuales envía los primeros 13 días de cada mes al área de Control de Servicios. Para su reembolso los días 25 de cada mes.
Trabajador
9. Verifica que las facturas vengan correctamente requisitadas y elabora proyecto de oficio para que la Subdirección de Nómina efectué los reembolsos.
Control de Servicios
10. Firma oficio y autoriza solicitud de pago las cuales envía a la Subdirección de Control de Nómina Prestaciones y Seguros. Envía las facturas de inscripción y colegiatura a la Subdirección de contabilidad. Solicita acuse de recibo.
Subdirección de Recursos Humanos
11. Recibe el oficio y solicitud de pago, procede a efectuar el reembolso o descuento.
Subdirección de Nóminas
12. Recibe facturas originales afecta registros y acusa de recibo al área de Control de Servicios.
Subdirección de Contabilidad
13. Recibe acuses de recibo de ambos oficio. Fin de procedimiento
Control de Servicios
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
INICIO
TRABAJADOR JEFE INMEDIATO Y/O DIRECTORGENERAL ADJUNTO
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS YRELACIONES CON AUTORIDADES FINANCIERAS
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN BECAS Y VIÁTICOS
Cart aju st ificació n
C ar tacom p rom is o
Solicitu d
L lena s olicitu d deb eca nacion al. Cart aco m pro m iso y Cart a
p ers onal d ejus tif icación . Solic itaVo. Bo., a su jefe i nmed iato y envía
Solicitud
Con base en los datosde la solic itud ver ifica
s i hay suficienciapresupuestal
1
Cart a p er son aljus tif icación
Cartaco m pro m iso
Solicitu d
An aliza so licit ud deb eca. Lo s es tu dio st ien en relac ión co nlas actividade s d e la
SHF.
O
O
O
O
¿OtorgaVo.Bo.?
FIN
O
Solicit ud
Ve rifica que exis t asu ficien cia
presupuesta lO
Solicitu d
In fo rm a al áreas olic itante.
Fin de lP ro ce dim ien to
O
Solic itu d
Oto rga Vo . Bo. d es uf icie ncia
pre su pue st al yafe cta reg ist ros
O
¿H aysuf ic ien cia
?
3
FIN
NO SI
So lic it ud
Una vez que la solicitudcuenta con el Vo. Bo.
del Jefe inmediato y Vo.Bo. de suficiencia , se
solicita autorización a laDGA correspondiente.
O
Factu ras
To m a co nocim ien to ye nvía factu ras d e
ins cripción ycoleg ia tur a y e nvía
de nt ro d e los 13pr im ero s días d e l
m e s. O
Cartap ers on al
jus tif icación
Cartaco m pro m iso
Solic itu d
Envía so lic it ud co n Vo.
Bo., de suficiencia ycarta compromiso
O
¿Autoriza?
Informa a l áreasolicitante.
Fin delP rocedimiento
SI
NO SI
O
FIN
2
NO
Carta personaljustificación
C ar tacom p rom is o
So licit ud
Ve rifica qu e las olic itu d, la
su ficien cia y car tacom p ro m is o e st én
corre ctam en tereq uis it ado s.
O
O
2
¿Están bienrequisitados?
Solicitu d
Ot or ga Vo. Bo. y envíap ara au to rizació n
Solic ita corrección omayor información
NO SI
1
So licitud
An aliza si aut or izaO
Solicitu d
Au to r iza s olicitu d yreg res a O
Solicitu d
Regr esa a laSubd irección de
Recu rso sHu m anos
O
¿ Autoriz a?SI NO
Cartaco m pro m iso
So licit ud
Tom a con ocim ien to yen vía para con tin uar
con e l trám ite
3
O
O
Cartacom p rom iso
So licit ud
Inf orm a alt rabajado r qu e se le
aut oriz ó la be caO
C
C ar tacom p rom is o
Solicitu d
Fact ur a
Envía factu ra,solic itu d y pr oyect o
d e o ficio a la S DRH par a s u
auto rizaci ón
OyC
Facturas
Solic itu d d e pag o
Solic ita re em b olso ode scue nt o nó m ina y
en vía s olic itud pag o yfac tu ras
OyC
OyC
OyC O
yC
ContabilidadFacturas
NóminaOficio O
O
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Becas Nacionales 1/2
O
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 177 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
SUBDIRECCIÓN DECONTABILIDAD
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DENÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
BECAS Y VIÁTICOS
Diagrama de Flujo: Procedimiento Becas Nacionales 2 /2
Facturas
Recibe facturasoriginales, afecta
registros y acusa derecibo
NÓMINA
Ofic io
Recibe original de oficio.Procede a ef ectuar el
reembolso o devolución.acusa de recibo
Carta personasJustificación
Fact ur as
S olicitu d de pago
Re cib e acus e d e delas S ubdirecciones de
Nómina y Contabilidad yarchiva
CONTABILIDAD
O
FIN
O
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 178 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento para el Otorgamiento de Becas Internacionales
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Con fundamento en el Art.93 de las Condiciones Generales de
Trabajo 2004 de la SHF solicita a través de carta personal la beca, esta carta debe de incluir: el nombre del estudio a realizar, la duración; los costos que tendrá; la justificación del estudio, la periodicidad de los pagos; la justificación de beneficios para la SHF: la firma del jefe inmediato; del Director del Área, del Director General Adjunto y Director General. También debe de requisitar el formato de solicitud de beca y la carta compromiso donde se establecen las obligaciones a que se debe comprometer
Trabajador
2. Analiza la solicitud de beca y determina si otorga su Vo.bo Si. Con base en los datos proporcionados por el trabajador. No. Informa al trabajador que no procede la solicitud. Fin del procedimiento
Director Adjunto o Jefe Inmediato
Superior
3. Una vez que la solicitud de beca está debidamente requisitada, se solicita autorización de la Dirección General Adjunta . Si. La DGA autoriza, envía la solicitud y carta personal del trabajador debidamente requisitada a la SDRH. No. La Dirección General informa del rechazo de la solicitud. Fin del procedimiento.
Dirección General Adjunta
correspondiente
4. Verifica que la solicitud este bien requisitada y la carta justificación este conforme a los requerimientos establecidos. Si. Autoriza y envía a la Dirección Adjunta correspondiente. No. Informa a la Dirección Adjunta correspondiente. Fin del procedimiento
Dirección General
5. Recibe e informa al trabajador de la decisión de la Dirección General de autorizar la beca y envía solicitud de beca autorizada junto con solicitud de licencia sin goce de sueldo requisitada. Entrega al trabajador.
Dirección General Adjunta
correspondiente
6. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos la siguiente documentación requisitada: Solicitud de beca, carta justificación del trabajador para obtener la beca; carta compromiso del trabajador y licencia sin goce de sueldo, con documentos oficiales de las escuelas con programas cortos.
Trabajador
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 7. En base a la documentación recibida solicita a la Subdirección
de Relaciones Laborales se elabore el contrato que firmará el trabajador para poder gozar de la beca, el cual contendrá la tabla de ministraciones de crédito y pagarés y solicita al trabajador lo firme tanto él como su aval..
Subdirección de Recursos Humanos
8. Firma los documentos. Entrega al área de Control de Servicios para que continué el procedimiento.
Trabajador
9. Con base en el contrato firmado por el trabajador elabora solicitud de pago para ministrar los fondos y envía a la Subdirección de Recursos Humanos para su Vo. Bo.
Control de Servicios
10. Recaba el Vo. Bo. de la Subdirección de Recursos Humanos a la solicitud de pago y envía a la Dirección de Administración para su autorización
Control de Servicios
11. Recibe la solicitud de pago y autoriza.
Dirección de Administración
12. Envía solicitud de pago a la Subdirección de Presupuestos y Relaciones con Autoridades Financieras.
Control de Servicios
13. Recibe solicitud de pago y en base a éstos efectúa la ministración de fondos y envía acuse a Control de Servicios.
Subdirección de Validación,
Control y Registro de Operaciones
de Tesorería 14. Recibe acuses de recibo de solicitud de pago, integra al
expediente correspondiente. Fin de procedimiento
Control de Servicios
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
INICIO
TRABAJADOR JEFE INMEDIATO Y/O DIRECTORGENERAL ADJUNTO
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS YRELACIONES CON AUTORIDADES FINANCIERAS
DIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Cart aju st ificación
Solic itu d dees tu dios de
po sg rado
So licit ud b eca
L lena s olic itu d deb eca int ern acio nal ycart a y s olicita Vo.
Bo ., a s u Jef ein m ed iat o s up erior
Solic itud estudiosposgrado
So licit ud dee st udio s d e
p os grado
Cart acom p rom is o
Solic itu d d ebeca
An aliz a so licit ud debe ca y s i los es tu dios
t ien en re lación co nlas actividade s d e la
SHF.
O
O
O
O
¿OtorgaV o.Bo.?
FIN
O
So licit ude st ud io spo sg rado
O
¿H ays uf ic ie nci a
?
FIN
NO SI
S olicitu d de es tu diosde po sgr ad o
O
So lic it ud de b eca
S olic itu d delice ncia sin g oce
d e su eld o
Solic ita b eca co nsu ficien cia
So licit a a la Dire cció nGen eral la
au to rización de becay en vía jun to co n
so licit ud de licen cialle na sin go ce de
s ueld o. O
¿Autoriza?
Informa al áreasolicitante.
Fin delProcedimiento
SI
NO S I
O
FIN
NO
Solicitud delicencia s in goce
de sueldo
Solic it ud b eca cons uf icie ncia
p re sup ue st al
Analiz a las s olicitu de s
¿Autoriza?
Informa al áreasolicitante.
Fin delProcedimiento
NO SI
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Becas Internacion ales 1/2
O
O
Solicitud de beca
Con base e n losdatos pre se ntados
v e rifica si h ay sufi ciencia
presupuestal
S olicitu d b eca
V e rifica qu e exist asu fic ien cia
presupuestal O
O
So licit ude st ud iosp osg rado
S olic itu d b eca
So licit ude st udio spo sg rado
Solicitu d be caco n su fic ien ciapre su pu es tal
In fo rm a al áre as olic itan te .
Fin de lPro cedim ie nt o
Ot org a V o . Bo . d es uf ic ie ncia
pre su pu es tal yaf ecta re gist ro s
O
O
O
O
Una vez que la solic itudcuenta con suficiencia
presupuestal se solicitala autorización del DGA
correspondiente.
Cart a ju st ificació n
Licen cia s in go ced e s ue ldo
So licit ud e st ud iosp os grado
Solicitu d d e be ca
Inf orm a al trab ajad ord e la au to riz ació n d e
be ca
Lice ncia s in g ocede sue ldo
S olicitu d es tu dio sde p os grado
Carta com p rom is o
Solicitu d d e be ca
Envía a la SDRHc a rta , s o li cit u d de be ca a ut oriz ada
c on s uf ic ie nci a p re s upue sta l yli ce nci a s in goc e d e s ue ldo
a ut or iz ad a p or la D G .
1
S olicitud delicencia s in goce
de sueldo
So licit ud be ca consu ficien cia
pr esu pu es ta l
Aut or iza so lic it ud deb eca in te rn acio nal ylice ncia s in g oce d e
s ue ldo y e nvía a l áreaso lic it an te .
FIN
1
Pag aré
Co nt rato
L ice ncia sin g oce de s ue ldo
So licit ud de e st ud ios d ep os grado
So licit ud de b eca consuf icien cia pr esu pu es tal
En base a la d ocum e nt ació nr ecibid a e lab ora con tr at o
co nt en ie nd o t ab la dem in ist ració n d e créd ito y p agaré
p ara firm a y cit a al s olic itant e
Pagaré
Con tr at o
El t rabajado r firm a elcon tr at o y pag aré y
en vía a la DGA con trat op ara s u f irm a
2
Manual
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
BECAS Y VIÁTICOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUM ANOS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Diagrama de Flujo: Procedim iento. Becas Internacion ales 2/2
Solicitu d de be caco n s uf icie ncia
Solicitu d de pag o
Con trato
Re cibe Acu se s y ar ch iva
FIN
2
SUBDIRECCIÓN VALIDACIÓN, CONTROL YREGISTRO DE OPERACIONES DE TESORERÍA
Solicitud de labeca con
suficiencia
So licit ud de p ago
Con trato
Otorg a Vo . Bo . y e nvíapara autor iz ación
Solicitud de labeca con
suficienciapresupuesta l
Solicit ud de pago
Co ntr ato
Co n bas e en el con trato,e lab or a s olic itu d dep ago p ara min ist rar
f on do s
Solicitud de labeca con
suficiencia
So licit ud de p ago
Co nt rato
Autor iza con trat o yso licit ud de pago
Solicitud de labeca con
suficiencia
Solicitu d de pago
Co nt rato
Min ist ra lo s re curs osy acusa d e re cib o
Manual
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PROCEDIMIENTO
VIÁTICOS Y PASAJES
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PROCEDIMIENTO DE VIÁTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Objetivo específico Establecer las normas que rigen la autorización de comisiones oficiales, así como la concesión, el ejercicio y comprobación oportuna de los recursos asignados a las partidas de pasajes y viáticos nacionales e internacionales, derivados de las funciones o tareas oficiales encomendadas a los servidores públicos de la Sociedad Hipotecaria Federal S.N.C., dentro o fuera del país, siempre y cuando sea en un lugar distinto al de su adscripción. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C. Sanciones En el caso de que los gastos de transporte y viáticos no sean comprobados satisfactoriamente en un plazo de 10 días hábiles contados a partir del término de la comisión, serán descontados del pago salarial correspondiente al empleado comisionado en la nómina inmediata siguiente a la fecha máxima de comprobación. Se descontarán tanto viáticos otorgados como el costo del boleto de avión. Cuando no sea reintegrado el sobrante de los pasajes de autobús o avión (talón restante), se descontará el costo del pasaje en la nómina inmediata siguiente a la fecha de vencimiento para la entrega de la comprobación. En el caso de que la persona que administre el control de los viáticos no efectúe, en su caso, los descuentos que procedan realizarse, se hará acreedor a las medidas disciplinarias de conformidad con las Condiciones Generales de Trabajo. Documentos relacionados Subproceso de Requisitos Fiscales
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Normatividad específica
1. Normas de Comisiones, Viáticos Nacionales, Viáticos Internacionales y Pasajes para las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal; Unidad de Servicio Civil de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público del 17 de marzo de 1998.
2. Disposiciones en materia de ejercicio y pago del presupuesto asignado para
viáticos nacionales, viáticos internacionales y pasajes. Oficio Circular número 307-A-0302 y número SSFP/USPRH/408/021/2005, de fecha 09 de mayo de 2005, emitido por la Subsecretaria de Egresos, Unidad de Política y Control Presupuestario, en conjunto con la Subsecretaría de la Función Pública, Unidad de Servicio Profesional y Recursos Humanos de la Administración Pública Federal.
3. Condiciones Generales de Trabajo 2004 Art. 26 fracción XI
4. Oficio Circular sobre Viáticos (CNF-774) No. 307-A-0834 Unidad de
Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal; SSFP/408/035 20/IX/2005
5. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005
6. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal
Políticas generales
1. La SHF proporcionará a sus trabajadores, los gastos de viaje y viáticos de
acuerdo a las disposiciones internas que los establezcan, cuando con motivo de sus funciones y por instrucciones de la institución deban de trasladarse a otro lugar, Art. 26 fracción XI de las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF.
2. Los empleados de Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C. que requieran
desempeñar comisiones oficiales temporales fuera de su lugar de adscripción, tanto en territorio nacional como en el extranjero, tienen derecho a que se les cubran los viáticos correspondientes.
Manual
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
3. Se consideran comisiones oficiales en territorio nacional aquellas en las que el empleado se traslade cuando menos a cincuenta kilómetros de su lugar de adscripción.
4. Los formatos para la solicitud y comprobación de viáticos, se encuentran
publicados en la Web Interna en la siguiente dirección: Información Institucional / Formatos Viáticos. Siendo éstos, los únicos que podrán utilizarse debiendo estar correctamente elaborados para ser aceptados.
5. Después de la autorización por parte del DGA del área a la que pertenece
el comisionado (en caso de comisiones nacionales) o del Director General (en caso de comisiones internacionales), el comisionado deberá presentar a la Subdirección de Presupuestos el formato “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos” debidamente requisitados para la obtención de suficiencia presupuestal.
6. Para el otorgamiento de gastos de transporte y viáticos, el interesado debe
presentar a la Subdirección de Recursos Humanos el formato “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos” debidamente requisitado con 3 días hábiles de anticipación al inicio del periodo de la comisión. En casos excepcionales podrá tramitarse el “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos” en menos días de los anteriormente indicados. La ministración de viáticos se otorgará para todos los casos, en el transcurso de las 72 horas posteriores a la fecha de entrega del formato.
7. Por cada comisión autorizada y por cada empleado comisionado, debe
requisitarse el formato de “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos”.
8. La Dirección General Adjunta de Administración y/o la Dirección de Administración son las Unidades facultadas para autorizar la ministración de pasajes y viáticos nacionales.
9. La Dirección General es la Unidad facultada para autorizar la ministración
de pasajes y viáticos internacionales, pero en caso de no encontrarse físicamente en las instalaciones para emitir dicha autorización, podrá hacerlo mediante un consentimiento temporal expresando su autorización.
Posteriormente el empleado comisionado será el responsable de presentar la solicitud de viáticos debidamente autorizada a más tardar al momento de realizar la comprobación, en caso contrario le será descontado vía nomina el importe de la comisión que no haya sido autorizada.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
10. Para que procedan los puntos 5, 6 y 7 anteriores, el formato de “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos” debe incorporar el Vo. Bo. de la Dirección General Adjunta solicitante o su equivalente, quien con su firma avala la pertinencia de la comisión, debiendo considerar lo siguiente:
a. Únicamente se autorizan pasajes y viáticos nacionales e
internacionales a los empleados de la Sociedad en activo, cuanto temporalmente y para el desempeño de una comisión oficial, se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripción laboral.
b. El motivo de la comisión debe estar plenamente justificado y relacionado con las funciones del área de adscripción del empleado, así como con los fines y acciones de la Sociedad.
c. El otorgamiento de pasajes y viáticos para el desempeño de una comisión oficial, se debe sustentar en criterios de austeridad y racionalidad presupuestaria.
d. Solo se deben autorizar las comisiones como último recurso cuando los asuntos no puedan resolverse mediante otro medio como videoconferencia, teléfono, mail, fax u otro.
e. El directivo que autorice la comisión debe tener por criterio evitar que varias personas viajen para tratar el mismo asunto de la comisión.
f. En el caso del Órgano Interno de Control, el formato de “Aviso de Comisión” debe incorporar el Vo. Bo. del Director General Adjunto de Administración, y/o el del Director de Administración.
11. El Director General tiene derecho a que se le cubran los viáticos de su
cónyuge en el evento de que lo acompañe en sus comisiones, cuando se considere conveniente o necesario para la institución. Dichos viáticos sólo comprenderán el costo del boleto de avión y el de los alimentos hasta el límite de la tarifa vigente.
12. La cuota de viáticos se determina atendiendo lo dispuesto en la
normatividad aplicable al caso.
13. El empleado autorizado para viajar debe sujetarse, a partir del inicio de la comisión y hasta su fin, a las tarifas de viáticos correspondientes
14. El empleado es responsable del uso de los viáticos otorgados y de
utilizarlos exclusivamente para el fin de la comisión asignada y por los días autorizados.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
15. Cuando por razones del servicio se otorguen viáticos a un mismo empleado en el desempeño de una comisión, en distintas localidades del país o del extranjero, se le debe asignar para cada localidad la cuota de viáticos marcada en el tabulador correspondiente, de acuerdo con el número de días que permanezca en cada lugar.
16. Únicamente se pueden autorizar boletos de avión cuando el lugar de
destino del personal se encuentre a mas de 250 Km. de distancia del punto de origen.
17. No se autorizarán pasajes y viáticos en tanto el empleado tenga pendiente
una comprobación vencida del gasto y / o devolución del recurso no ejercido por la comisión asignada.
18. En caso de requerir pasajes aéreos para realizar una comisión, éstos
deberán solicitarse con la mayor antelación posible para lograr un ahorro para SHF. Deberán proporcionarse las fechas exactas y los horarios aproximados en los que se requiere llegar a la comisión para que la Subdirección de Recursos Humanos les proporcione el pasaje con el menor costo posible.
19. Cuando el viaje se realice en avión, la SHF será quien proporcione el
pasaje y por ningún motivo serán reembolsados pasajes de avión comprados por el comisionado, todos deberán ser adquiridos por la Subdirección de Recursos Humanos, sin excepción.
20. En vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a
6 horas, se podrán adquirir pasajes con categoría de negocios o su equivalente business class, siempre y cuando se cuente con la autorización del Director General. La cuál deberá estar en la parte posterior del formato de “Solicitud de viáticos”, en el recuadro correspondiente.
21. Cuando el traslado se realice por vía terrestre, el personal comisionado que
no tenga asignado vehículo de la Sociedad podrá viajar en su propio automóvil, siempre que éste se encuentre asegurado. Para ello requiere la autorización previa del Director General Adjunto y/o Director del área del cual dependa, y tiene derecho a que se le cubran los gastos de peaje y de gasolina que compruebe, así como una compensación por kilómetro recorrido conforme a la tarifa autorizada.
22. El Director General en el desempeño de sus comisiones, será el único que
podrá arrendar un automóvil.
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
23. Al empleado que viaje en una misma comisión, sin importar su nivel, acompañando al Director General, a un Director General Adjunto, a un Director o a un Subdirector, se le podrán autorizar viáticos conforme a la tarifa aplicable al directivo de nivel superior que acompañe, en tales circunstancias se debe expresar a que directivo acompaña y el puesto que ocupa en la institución, en el apartado de observaciones del formato de “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos”.
24. Los importes de los viáticos se deben pagar en moneda nacional o en
dólares americanos, según se trate de comisiones en el país o en el extranjero. Al presentar la liquidación correspondiente, el saldo que resulte a cargo de los servidores públicos comisionados, se debe cubrir en la misma moneda en que se proporcionó el anticipó.
25. Cuando por alguna razón justificada no sea posible comprobar algún
importe de los viáticos por parte del empleado comisionado, es necesario que registre el desglose pormenorizado y la justificación plena de esos gastos en un informe, mismo que debe ser avalado con el visto bueno del Jefe Inmediato Superior que corresponda.
26. Cuando por motivos laborales sea necesario cambiar las fechas de la
estadía en el destino de la comisión, deberá anexarse la comprobación de viáticos, una carta donde el jefe inmediato autorice explícitamente dichos cambio.
27. Los viáticos cubren los siguientes gastos:
a. Hospedaje de acuerdo a la tarifa que corresponde al puesto del
empleado. b. Alimentación de acuerdo a la tarifa que corresponde al puesto del
empleado. c. Gastos no sujetos a comprobación de acuerdo a la tarifa establecida. d. Transportes locales sin comprobante, justificados y detallados por
escrito con la autorización del Jefe Inmediato Superior correspondiente.
e. Taxis con comprobantes de acuerdo a tarifas vigentes en la localidad de que se trate.
f. Compensación por uso del automóvil propiedad del empleado comisionado, en comisiones de su plaza de adscripción (más de 50 Km. del centro de trabajo, pero no más de 300 Km. en un solo sentido).
g. Una llamada personal, de larga distancia, por cada día que el empleado esté de comisión.
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
h. Llamadas de larga distancia oficiales. i. Lavandería, en comisiones con duración de una semana o más. j. Internet. Cuando sea estrictamente necesario para el envío y
recepción de información relacionada con sus funciones. 28. Los viáticos cubrirán como máximo un día antes y un día después de la
comisión. Si por motivos personales el comisionado decide extender o anticipar su estadía en el destino de la comisión, debe considerar que sólo se cubrirán los gastos realizados en las fechas incluidas en la comisión autorizada.
29. La comprobación de los viáticos nacionales correspondientes a hospedaje y
alimentos, se debe efectuar mediante facturas que reúnan los requisitos fiscales: A nombre de SHF Con el RFC y dirección correcta de SHF Vigentes al día de la emisión Con el I.V.A. desglosado. (Si no traen el IVA correctamente desglosado, no se aceptarán como comprobantes)
30. En caso de la comprobación de viáticos internacionales, deberá
presentarse la documentación comprobatoria que expidan las empresas prestadoras de servicios del país en el que se realizó la comisión y dicha documentación debe contener expresamente el lugar donde se realiza el gasto.
En el caso del hospedaje, debe presentarse sin excepción, la factura, que debe venir en hoja membretada del hotel. De no ser presentada la factura, los gastos realizados serán descontados de la nómina del empleado.
31. En caso de que en una comisión internacional, se realicen gastos en
territorio nacional, el tipo de cambio al que deben ser convertidos esos gastos será proporcionado por la Subdirección de Recursos Humanos.
32. Los comprobantes de alimentos deben incluir sólo el gasto realizado por un
comisionado, ya que de incluir el gasto de más de una persona, sólo se autorizará la parte proporcional a un individuo. Por lo que se recomienda pedir facturas separadas aunque a una misma comisión asistan varios empleados de SHF.
33. No serán autorizados por ningún motivo los gastos realizados en Cantinas,
Bares, Tabernas. Por lo que deberá evitar realizar consumos de alimentos en dichos establecimientos, incluso en establecimientos que en su nombre
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
incluyan cualquiera de las palabras mencionadas anteriormente, debido a que dichos gastos no son fiscalmente deducibles para SHF. Asimismo, ningún gasto relacionado con bebidas alcohólicas será autorizado.
34. Las propinas en restaurantes sólo podrán considerarse como gasto
autorizado cuando estén claramente incluidas en los comprobantes.
35. Para comprobar pasajes nacionales e internacionales por cualquiera de los medios usuales de transporte utilizados durante la comisión, el comprobante válido es el boleto original de autobús o de transporte utilizado.
36. En la comprobación de viáticos, si el viaje fue realizado vía aérea; deberá
entregarse el sobrante del boleto de avión (talón restante), sin excepción. En caso de pérdida del mismo, el costo correspondiente será descontado del pago salarial del empleado en la nómina inmediata siguiente a la fecha máxima de comprobación.
37. En la comprobación de viáticos, si el viaje fue realizado vía aérea; como
medio de comprobación de la realización del viaje deberán anexarse los pasajes de abordar correspondientes a la ida y el regreso del vuelo. En el caso excepcional de que se pierdan los pases de abordar deberá entregarse junto con la comprobación de viáticos una carta donde se establezca y justifique claramente la pérdida de los pases de abordar y donde el jefe inmediato superior avale que el viaje fue realizado en tiempo y forma y que el objetivo de la comisión se cumplió.
38. Las facturas de hotel deberán presentarse en el formato de “Liquidación de
viáticos” separando con los impuestos correspondientes, los siguientes rubros: Hospedaje (Con el Subtotal, IVA e Impuesto sobre Hospedaje correspondiente) Alimentos. (Con el Subtotal, IVA y propinas correspondientes) Llamadas (Con su IVA correspondiente)
39. La comprobación de pasajes y viáticos nacionales se debe efectuar en un plazo máximo de 10 días hábiles siguientes al término de la comisión, mediante el formato “Liquidación de Viáticos”. Dicha documentación debe ser fidedigna, y la SHF se reserva el derecho de analizar su validez o en caso contrario de realizar las acciones que correspondan. Para tal efecto se deben adjuntar los siguientes documentos:
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
a. Formato de “Liquidación de Viáticos” firmado por el empleado que viajó, con el visto bueno del jefe inmediato superior. Anexando, la documentación comprobatoria original del gasto.
b. En su caso, copia del acuse del Formato de “Entero de Viáticos no Utilizados” proporcionado por la Subdirección de Control de Operaciones de Tesorería.
c. Copia del Reporte de Actividades realizadas durante la comisión. Deberá anexarse copia del informe de actividades dirigido al DGA del área a que pertenece el comisionado, en el que especifiquen los objetivos logrados y las actividades realizadas en la comisión. Dicha copia, deberá incluir el acuse de recibido de su DGA. En el caso de DGA debe ser dirigido al Director General, y en el caso de éste último debe ser dirigido al Director General Adjunto de Administración de SHF.
d. En su caso, vales de gastos sin comprobante. e. En su caso, sobrante de boleto de avión y pases de abordar.
40. Cuando se suspenda la comisión y los viáticos se hubieren entregado al
comisionado, este debe realizar la devolución del recurso, invariablemente, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la suspensión de la comisión, de no hacerlo estará sujeto al descuento vía nómina correspondiente.
41. En el caso de que los gastos de transporte y viáticos no sean comprobados
satisfactoriamente en un plazo de 10 días hábiles contados a partir del término de la comisión, serán descontados del pago salarial correspondiente al empleado comisionado en la nómina inmediata siguiente a la fecha máxima de comprobación. Se descontarán tanto los viáticos otorgados como el costo del boleto de avión. Los gastos que el comisionado compruebe posteriormente; le serán reembolsados, 72 hrs. Después de realizado el descuento vía nómina.
42. Asimismo, serán descontados de manera inmediata de la nómina, aquellos
gastos que no estén debidamente soportados de acuerdo a las políticas de viáticos.
43. Por excepción y estricta justificación, el Director General Adjunto de
Administración podrá autorizar tarifas o gastos no contemplados en estas políticas, previa consulta y estricta justificación de los mismos.
44. Los descuentos por saldo en contra en moneda extrajera, serán realizados
al tipo de cambio al que fueron compradas las divisas, de acuerdo a la solicitud de descuentos respectiva.
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 192 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento de Viáticos y Pasajes Nacionales
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Con fundamento en el articulo 26 fracción 11 de las
Condiciones Generales de Trabajo de la SHF requisita el formato de “Aviso de Comisión y Recepción de Viáticos, al que en lo sucesivo se le denominará Aviso de Comisión, señalando: sus datos personales, el medio de transporte, el periodo de comisión, la justificación de la comisión, en su caso la justificación para presentar de manera extemporánea (menos de tres días) la solicitud y señala que la comisión es nacional. Firma la solicitud y recaba la firma del Director de Área como Vo.Bo y envía a la Dirección General Adjunta correspondiente
Personal Comisionado y Jefe
Inmediato
2. Recibe y revisa el aviso de comisión. ¿Otorga Vo. Bo? Si. Firma aviso de comisión y regresa al personal comisionado No. Informa al personal que no fue aceptada la solicitud. Fin del procedimiento
Dirección General Adjunta
Correspondiente
3. Recibe el aviso de comisión con el Vo. Bo del Director de Área y el Director General Adjunto correspondiente y solicita a la Subdirección de Presupuestos y Relaciones con Autoridades Financieras otorgue Vo. Bo. de suficiencia presupuestal
Personal Comisionado
4. Recibe el aviso de comisión y verifica la existencia de suficiencia presupuestal para poder llevar a cabo la comisión ¿Hay suficiencia? Si. Sella el formato aviso de comisión, registra la afectación presupuestal y envía el aviso al personal comisionado. No. Notifica al personal que no hay suficiencia. Fin de procedimiento
Subdirección de Presupuestos
5. Recibe el aviso de comisión nacional con sello de suficiencia presupuestal y envía al área de Control de Servicios.
Personal Comisionado
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 6. Recibe el aviso de comisión con los Vo. Bo del Director
de Área, Director General Adjunto, Subdirección de Presupuestos y procede a revisar que el aviso de comisión venga bien requisitado. ¿Esta bien requisitado? Si. Lo firma de revisado y turna a la Subdirección de Recursos Humanos No. Informa al personal comisionado para que haga las correcciones observadas.
Control de Servicios
7. Recibe, revisa y otorga Vo. Bo. y envía a la Dirección de Administración
Subdirección de Recursos Humanos
8. Recibe el aviso de comisión y lo revisa ¿Autoriza? Si. Envía aviso de comisión autorizado a la Subdirección de Recursos Humanos para continuar el trámite. No. Informa a la Subdirección de Recursos Humanos el motivo
Dirección de Administración
9. Recibe el aviso de comisión autorizado, tramita ante la Subdirección de Registro Operaciones de Tesorería la transferencia de los fondos a la cuenta personal del personal comisionado, continua en paso 10 y en caso de requerir boletos de avión para el transporte de personal lo solicita al área de Control de Servicios, continúa 11. Cuando no es autorizada la comisión informa al personal
Control de Servicios
10. Con base en el aviso de comisión realiza la transferencia de los fondos correspondientes. Notifica de la transferencia realizada a la Subdirección de Contabilidad. Y acusa de recibo y envía al área de Control de Servicios. Continua paso 12
Subdirección de Tesorería
11. Procede a adquirir los boletos de avión según requerimiento. Continua paso 12
Control de Servicios
12. Recibe la notificación de transferencia de fondos a la cuenta del personal.
Control de Servicios
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 13. Recibe acuse de recibo de la Subdirección de Registro
de Operaciones de Tesorería y procede a integrar al expediente junto al acuse de recibo de boletos de avión. Fin del procedimiento, continúa Procedimiento de Comprobación de Viáticos y Pasajes.
Control de Servicios
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 195 de 250
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Viáticos y Pasajes Nacionales 1/2PERSONAL COM ISIONADO Y/O JEFE
INM EDIATO SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS Y RELACIONES CONAUTORIDADES FINANCIERAS CONTROL DE SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INICIO
Aviso de comisión
Una vez que se le comunicade la comisión requisita F.Aviso de Comisión con Vo.Bo. del Director de Área
Aviso decomisión
Solicita suficienciapresupuestal
Aviso decomisión con
suficiencia
Recibe y envía aBecas y viáticos
Boletos deavión
Recibe transferenciade fondos y firma de
recibido boletos
¿OtorgaVo. Bo.?
Aviso decomisión
Otorga Vo. Bo. yregresa
Informa al personalsolicitante
FIN
Aviso decomisión
Verifica sí existesuficiencia
presupuestal
¿Haysuficie n
c ia?
Aviso decomisión
Sella aviso de comisiónotorgando el Vo. Bo.Registra afectación
presupuestal
Informa al áreasolicitante
FIN
Revisa que estecorrectamente
requisitada
¿Estácorrecto?
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestal
Turna a SDRH
Aviso decomisión con
suficienciapresupuestal
Regresa conseñalamiento al
personal comisionado
Boletos de avión
Tramita boletos de avióncuando corresponda y
entrega al personalcomisionado
Boletos copiaavión
Recibe acuse de recibodel aviso y entrega
junto con comprobantede boletos de avión
FIN
5
Continuaprocedimiento
decomprobaciónde viáticos y
pasajes
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestal
Otorga Vo. Bo.
3
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestal
Tramita ante Tesorería laministración de recursos
y solicita boletos de avióncuando corresponda
4
2
O
NO SI
O
O
O
NO SI
O NO SI
OO
O
O
O
1
1 Aviso decomisión
Revisa el aviso decomisión
1
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 196 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Viáticos y Pasajes Nacionales 2/2DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN O DIREC CIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO DE OPERACIONES DE TESORERÍA
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestal
Revisa aviso de comisión
¿Autoriza?
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestalautorizado
Turna a SDRH
O
NO SI
O
Aviso de comisión consuficiencia presupuestal
autor izado
Con base en el aviso de comisióncon suficiencia presupuestal y
autor ización, efectúatransferencia de fondos a cuenta
de personal comisionadoO
1
Aviso de comisióncon suficienciapresupuestal
Regresa a la SDRHe informa motivo
O
2 3
4
5
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 197 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Solicitud de Viáticos y Pasajes Internacionales
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Requisita el formato de “Aviso de Comisión y Recepción
de Viáticos, al que en lo sucesivo se le denominará Aviso de Comisión, lo requisita señalando: sus datos personales, el medio de transporte, el período de comisión, la justificación de la comisión, en su caso la justificación para presentar de manera extemporánea (menos de tres días) la solicitud y señala que la comisión es internacional. Firma la solicitud y recaba la firma del Director de Área como Vo. Bo y envía a la Dirección General Adjunta correspondiente
Personal Comisionado y Jefe
Inmediato
2. Recibe y revisa el aviso de comisión firma otorgando el Vo. Bo. Si. Firma aviso de comisión y regresa al personal comisionado No. Informa al personal que no fue aceptada la solicitud. Fin del procedimiento
Dirección General Adjunta
Correspondiente
3. Recibe el aviso de comisión con el Vo. Bo del Director de Área y el Director General Adjunto y solicita a la Subdirección de Presupuestos y Relaciones con Autoridades Financieras otorgue Vo. Bo. de suficiencia presupuestal
Personal Comisionado
4. Recibe el aviso de comisión y verifica la existencia de suficiencia presupuestal para poder llevar a cabo la comisión Si. Cuenta con suficiencia presupuestal sella el formato aviso de comisión, registra la afectación presupuestal y envía el aviso al comisionado. No. Notifica al personal que no cuenta con suficiencia. Fin de procedimiento
Subdirección de Presupuestos
5. Recibe el aviso de comisión internacional con sello de suficiencia presupuestal y envía a la Dirección General
Personal Comisionado
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 198 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 6. Recibe el aviso de comisión con los Vo.Bo del Director
de Área, Director General Adjunto, Subdirección de Presupuesto y procede a revisar el aviso de comisión, ¿Considera que la comisión es necesaria?. Si. Lo firma de autorizado y turna al personal comisionado No. Informa de la decisión de no autorizar la comisión. Fin del procedimiento
Dirección General
7. Recibe el aviso de comisión autorizado por la Dirección General y lo envía al área de Becas y Viáticos
Personal Comisionado
8. Recibe, revisa formato de aviso de comisión que esté correctamente requisitado ¿Esta correcto? Si. Firma de revisado y envía a la Subdirección de Recursos Humanos No. Señala las observaciones que se deben corregir y solicita su solventación al personal comisionado
Control de Servicios
9. Recibe aviso de comisión y recaba de la Subdirección de Recursos Humanos el Vo. Bo y envía a la Subdirección de Registro de Operaciones de Tesorería la solicitud de ministración de recursos para la comisión y adquiere los boletos de avión correspondientes.
Control de Servicios
10. Acusa de recibo y envía al área Control de Servicios. Continua paso 13. Con base en el aviso de comisión realiza la entrega de divisas correspondientes a la comisión al área de Control de Servicios. Continua paso 13 Notifica a la Subdirección de Contabilidad de las divisas entregadas. Continúa paso12
Subdirección de Tesorería
11. Procede a adquirir los boletos de avión según requerimiento.
Control de Servicios
12. Recibe Acuse y las divisas y boleto de avión, solicita al personal comisionado se presente a recogerlas, solicitándoles las firmas de acuse de recibo en la documentación correspondiente, Integra a expediente las copias los acuses. Fin del procedimiento. Continúa procedimiento de Comprobación de viáticos y pasajes.
Control de Servicios
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 199 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Viáticos y Pasajes Internacionales 1/2PERSONAL COMISIONADO Y/O JEFE
INMEDIATO SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS Y RELACIONES CONAUTORIDADES FINANCIERAS DIRECCIÓN GENERAL
INICIO
Aviso de comisión
Requisita F. Aviso deComisión con Vo. Bo.
del Jefe Inmediato.Envía a DGA
Aviso de comisióncon Vo. Bo. de la
DGA
Recibe aviso y solicitasuficiencia
presupuestal a laSubdirección de
Presupuestos
Aviso de comisióncon Vo. Bo. y
suficiencia
Recibe y envía a D.G.
Aviso con Vo. Bo,suficiencia y
autorización de laD.G.
Recibe Aviso y envía aSDRH
¿OtorgaVo. Bo.?
Aviso decomisión y Vo.
Bo. DGA
Otorga Vo. Bo. yregresa
Informa al áreasolicitante
FIN
Aviso decomisión y Vo.Bo. de la DGA
Verifica sí existesuficiencia
presupuestal
¿Haysuficiencia?
Aviso decomisión con Vo.Bo. y suficiencia
Se l la av iso decomisión otorgandoe l Vo. Bo. y registra
afe cta ción pre supuestal
Informa al áreasolicitante
¿Autoriza?
Aviso de comisión conVo. Bo., suficiencia
presupuestal yautor ización de la D.G.
Firma autor izando yregresa área
solicitante
Regresa conseñalamiento delárea solicitante
O
NO SI
O
O
O
NO SI
O
NO SI
O
O
Aviso deComisión
Revisa F. Avisode Comisión
1
FIN
1
Control deServicios
Aviso con Vo.Bo. y suficiencia
Revisa solicitud
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Viáticos y Pasajes Internacionales 2/2
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO DE OPERACIONES DE TESORERÍA CONTROL DE SERVICIOS
Recibe aviso y revisaque reuna requisitos
administrativossolicitados O
Control deServicios
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
¿Otorga Vo.Bo.?
Aviso con Vo.Bo., suficienciay autor ización
Firma de revisadoa la SDRH
NO SI
Solicita corrijan lasobservaciones
Bole tos
Acuse
Adquiere los boletos y entregamediante acuse. Integra a
expediente. Re cibe las divisasy entre ga mediante acuse.
Integra a expediente
FIN
Proce d imiento con
Vo. Bo. dev iá ticos ypasajes
M inistración
Solicitud deministración
Provee la entrega dedivisas extranjeras.
Envía becas y viáticos.Notifica a contabilidad
Boletos de avión
Avisa comisión conVo. Bo., suficiencia
presupuestal yautorización
Otorga Vo. Bo. y envía aTesorería con solicitud deministración de recursos.solicita compra de boletos
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Comprobación de Viáti cos y Pasajes PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Continuación del Procedimientos de: Viáticos y Pasajes Nacionales y Viáticos y Pasajes Internacionales. El Personal requisita el formato de liquidación de viáticos, Anexando:
a. Los pases de abordar y sobrantes de boleto de avión, en el caso de haber viajado en avión.
b. Si tuvo gastos sin comprobación, los vales de gastos con el Vo. Bo. de su Jefe Inmediato.
c. Si hubo sobrante de viáticos, el entero de viáticos, con la firma de recibido de tesorería.
d. Facturas e. Copia del reporte de actividades realizadas,
con acuse de la Dirección General Adjunta Correspondiente.
Envía la liquidación de viáticos, los pases de abordar, los vales de gastos sin comprobantes (si los hubo), el entero de viáticos (si lo hubo) y las facturas.
Personal Comisionado
2. Recibe la liquidación de viáticos y comprobantes y procede a revisar que estos cumplan con los requisitos fiscales y estén bien requisitados en cuanto a datos del personal comisionado, que contenga la firma de Vo. Bo. de su Jefe Inmediato, que los fondos recibidos correspondan con los plasmados, que los gastos efectuados cumplan con las tarifas autorizadas y con las políticas establecidas para su autorización. ¿Están bien requisitados y cumplen con las políticas establecidas? Firma de revisado y determina
• Hay diferencia a favor del Personal Comisionado. Valora el reembolso que debe efectuarse y elabora solicitud de reembolso (solicitud de pago). • No hay diferencia • Hay diferencia en contra del Personal
Comisionado, sino regresa el dinero o le faltó regresar una parte, valora el descuento que debe efectuarse y lo anota en el apartado de observaciones, del formato de liquidación de viáticos y elabora solicitud de descuento vía nomina a nombre del Personal Comisionado.
Control de Servicios
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 3. Recibe el formato de liquidación de viáticos con firma de
revisado y comprobantes, otorga Vo. Bo y envía a la Dirección de Administración para su autorización. En caso de diferencia:
• A favor del empleado, firma la autorización de reembolso. Continúa Procedimiento de Ajuste de Viáticos a Favor
• No hubo diferencia, Continúa paso 4 • En contra del empleado, firma la autorización de
descuento. Continúa Procedimiento de Ajuste de Viáticos en Contra.
Subdirección de Recursos Humanos
4. Recibe el formato de Liquidación de Viáticos y comprobantes y recaba de la Dirección de Administración firma otorgando su autorización.
Control de Servicios
5. Recibe el formato de liquidación de viáticos y los comprobantes que si cumplieron con los requisitos fiscales y las políticas institucionales en materia de viáticos, afecta registros y elimina la cuenta deudora del personal comisionado.
Subdirección de Contabilidad
6. Recibe la copia de aceptación de la Liquidación de Viáticos e integra a expediente. Fin del procedimiento
Control de Servicios
Manual
Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 203 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Comprobación de V iáticos y PasajesPERSONAL COMISIONADO
Comprobantesy facturas
Pases deabordar
El personal requisita elformato liquidación de
viáticos
Continua ción d elos proce dimie nto s
de Sol icitud deViáticos y Pasajes
Nacionales eInte rnacionale s
viáticos
CONTROL DE SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDADSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Comprobantes Comprobantes
Liquidación deviáticos
Recibe formato deliquidación de viáticos con
firma de revisado ycomprobantes. Otorga Vo.
Bo. y envía a la DA.
INICIO
O
O
Liquidación deviáticos
Recibe liquidación deviáticos y comprobantesrevisa el cumplimiento derequisitos fiscales, el Vo,
Bo. del Jefe Inmediato
¿Están bienrequisitados?
NO SI
Comprobantes
Liquidación deviáticos
Rechaza comprobantesy solicitud y regresacon observaciones
Firma de revisado ydetermina
Liquidación deviáticos
Recibe copia deaceptación de liquidación
de viáticos e integra aexpediente C
FIN
Comprobantes
Liquidación deviáticos
Recibe formato de Liquidación deViáticos y comprobantes yrecaba dela Dirección de administración firma
otorgando su autorización
Elimina cuentadeudora
Afecta registros
Rec ibe e l fo rmato de Liq uidación deViáticos y los co mprobante s q ue sí
cump lie ron con los re quisi tos fiscalesy políticas Insti tu cionale s en mate ria
d e v iáticos.
Diferencia en contra.Firma la autorización de
descuento
No hay diferencia
Diferencia a favor delcomisionado. Firma
autor ización dereembolso
Solicitud depago
Solicitud dedescuento
Diferencia en contra.Elabora solicitud de
descuento
No hay diferencia
Diferencia a favor delcomisionado. Elabora
solicitud de pago
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 204 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento Comprobación de Viáti cos a Favor
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Continuación del Procedimiento de Comprobación de
Viáticos. Una vez que se determinó que el saldo de la liquidación es favor del trabajador, porque éste se ajustó a todos los requisitos establecidos y tuvo un remanente a su favor: -Tarifas autorizadas -Vales de gastos sin comprobación. La Subdirección de Recursos Humanos, envía a la Subdirección de Presupuestos y Relaciones con Autoridades Financieras la liquidación de viáticos y la solicitud de reembolso (solicitud de pago) para que proporcione suficiencia presupuestal sobre los excedentes de gastos.
Subdirección de Recursos Humanos
2. Recibe la liquidación de viáticos y la solicitud de reembolso (solicitud de pago), procede a otorgar suficiencia presupuestal sobre el monto reportado y afecta registros. Envía al área de Control de Servicios para que continué el procedimiento
Subdirección de Presupuestos
3. Recibe la liquidación de viáticos y la solicitud de reembolso (solicitud de pago) con el sello de suficiencia y procede a enviarlas a la Subdirección de Registro de Operaciones de Tesorería para que esta realice el reembolso del saldo a favor
Control de Servicios
4. Recibe la solicitud y procede a efectuar la transferencia de los fondos correspondientes al saldo a favor a la cuenta del Personal Comisionado. Notifica la ministración realizada a la Subdirección de Contabilidad. En caso de reembolso a favor en moneda extranjera, se realizará al tipo de cambio al que se compraron las divisas otorgadas..
Subdirección de Tesorería
5. Recibe informe de la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, afecta registros y procede a eliminar la cuenta deudora del personal comisionado
Subdirección de Contabilidad
6. Recibe el acuse de recibo de la subdirección de nóminas y procede a integrar en el expediente del personal comisionado. Fin del procedimiento.
Control de Servicios
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 205 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Ajuste de Comprob ación de Viáticos a Favor.SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS CONTROL DE SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO DE OPERACIONES
DE TESORERÍA SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
Procedimientocontinua ción decomprobación
de viáticos
INICIO
Solicita viáticos
Envía solicitud de viáticossolicitando suficiencia por
diferencia a favor delcomisionado
Solicita viáticos
Otorga suficienciapresupuestal y envía a
Becas y Viáticos
Solicitud de pago
Solicitud de viáticoscon sello
Recibe liquidación y juntocon solicitud de pago
envía a tesorería para supago
Solicitud de pago
Solicitud de viáticos
Recibe y procede atransfer ir los fondos a lacuenta de comisionado
Recibe notificación delpago, afecta registros y
elimina cuenta deudora decomisión
Solicitud de pago
Solicitud de viáticos
Recibe acuse y procede aintegrar documentación
en expediente porcomisionado
C
C
O
O
C
C
FIN
OO
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 206 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento de Ajuste de Viáticos en Contra
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Continuación del Procedimiento de Comprobación de
Viáticos. Una vez que se determinó que el saldo de la liquidación es en contra del trabajador, porque este no se ajustó a alguno o a todos los requisitos establecidos: -Tarifas autorizadas -Comprobantes que no cumplieron con los requisitos fiscales. -Incumplimiento de políticas de viáticos - No realizó el entero de viáticos no utilizados, La Subdirección de Recursos Humanos, envía la solicitud de descuento vía nómina, en la quincena inmediata siguiente, a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros e informa a la Subdirección de Contabilidad
Subdirección de Recursos Humanos
2. Acusa de recibo de la solicitud de descuento y procede a efectuar el mismo en la siguiente quincena, informa de esto a la Subdirección de Contabilidad. Y envía acuse al área de Becas y Viáticos. Continúa paso 4
Subdirección de Nómina
3. Recibe informe de la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros, afecta registros y procede a eliminar la cuenta deudora del personal comisionado
Subdirección de Contabilidad
4. Recibe el acuse de recibo de la subdirección de nómina y procede a integrar en el expediente del personal comisionado. Fin del procedimiento.
Control de Servicios
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 207 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Ajuste de Viático s en Contra.SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOSSUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE
NÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD CONTROL DE SERVICIOS
Continuacióndel
procedimientocomprobación
de viáticos
INICIO
Solicitud dedescuento
Envía sol icitud de descue ntovía nómina por diferencia encontra del comisionado, con
copia a contabilidad OSolicitud dedescuento
Recibe solicitud ydescuenta en siguiente
quincena e informa aBecas y Viáticos O
Toma conocimiento, afectaregistros y elimina cuentadeudora del comisionado
Solicitud dedescuento
Recibe acuse y procedea integrar en expediente
del comisionado
FIN
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 208 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL
Manual
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 209 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL Objetivo específico Dirigir el proceso de Selección de los empleados de la SHF donde se formalice el procedimiento y se de cumplimiento a la normatividad vigente en la materia. Alcance El procedimiento es de observancia institucional. Normatividad específica
1. Ley Orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal 2. Reglamento Orgánico SHF 3. Condiciones Generales de Trabajo 2004 artículos: 8; 9 fracciones I. II, III,
IV, V, VI y VII; 10 fracciones I, II, III, IV, V y VI 4. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 5. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005 Políticas específicas
1. La SHF dará preferencia a la contratación de trabajadores mexicanos.
2. El noventa por ciento, cuando menos, de los trabajadores deberán ser mexicanos.
3. En las categorías de técnicos y profesionales, los trabajadores deberán ser
mexicanos, salvo que no los haya en una especialidad determinada, en cuyo caso la SHF podrá emplear temporalmente a trabajadores extranjeros, en una porción que no exceda del diez por ciento de los de la especialidad.
4. Los aspirantes a un empleo deberán :
• Ser mayores de dieciséis años. • En caso de ser mayores de dieciocho años, estar en pleno ejercicio
de sus derechos civiles y políticos.
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 210 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
• Cumplir con los requisitos que determine la SHF en cuanto a antecedentes de moralidad y buena conducta.
• Presentar, en su caso, la Cartilla del Servicio Militar Nacional liberada, o acreditar que se esta cumpliendo con el mismo.
• Satisfacer los requisitos de la actividad que desean desempeñar. • Poseer buena salud y en general, capacidad para el trabajo. • Sujetarse a los exámenes establecidos.
5. Cumplir con la entrega de el acta de Nacimiento origina, Certificado de
Educación Media, Título y Cedula Profesional, RFC, la CURP, afiliación al IMSS, constancia de no Inhabilitación expedida por la Secretaria de la función Pública.
Descripción del Procedimiento de Selección de Perso nal
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Solicita a la Subdirección de Recursos Humanos a través de
un oficio cubrir la vacante con un candidato que cumpla con el perfil del puesto solicitado por el área requirente
Área Solicitante
2. Recibe la solicitud y evalúa la misma con la Dirección de Administración. ¿Es autorizada? Si. Cumple con todos los requisitos, envía al área de Capacitación y Selección para que continué el procedimiento. Continúa paso 3 No. Notifica al solicitante
Subdirección de Recursos humanos
3 Recibe la solicitud y toma conocimiento. Inicia el proceso de reclutamiento de personal, busca al candidato que reúna las características mas afines al perfil del puesto a cubrir. Consulta la cartera de candidatos con que cuenta, así como las fuentes de abastecimiento externas, seleccionando a tres candidatos que se apeguen al perfil de puesto solicitado, siempre dando preferencia al personal de la SHF.
Capacitación y Selección
4. Solicita que los candidatos llenen la solicitud de trabajo y posteriormente los entrevista, verificando cuales de ellos se apegan mas a los siguientes puntos:
• Experiencia en el puesto • Valores y actitudes evidentes o expresadas
espontáneamente • Salud aparente • Pulcritud y apariencia personal del entrevistado • Expresión verbal y corporal
Capacitación y Selección
Manual
Código : MPA-SRH-01
Manual de Procedimientos Administrativos de la
Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 211 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 5. Selecciona a los candidatos cuyos resultados de entrevista
fueron los mas adecuados, para el perfil de puesto solicitado, y los cita para su evaluación psicométrica y de personalidad.
Capacitación y Selección
6. Determina la batería de pruebas psicológicas y psicométricas que empleará y procede a aplicar ¿aprueba las pruebas? Si. Continúa paso 7 No. Se le da aviso al solicitante y reinicia el procedimiento
Capacitación y Selección
7. El Subdirector de Recursos Humanos entrevista al candidato ¿Otorga su Vo. Bo.? Si. Continua paso 8 No. Se le da aviso al solicitante y reinicia el procedimiento
Subdirección de Recursos Humanos
8. Elabora el reporte en cual determina con y selecciona a los mas aptos para el puesto.
Capacitación y Selección
9. Solicita a las empresa contratadas aplicar el estudio socioeconómico y médico y evalúen al candidato
Capacitación y Selección
10. Una vez recibidos los resultados médicos y socioeconómicos. ¿Verifica cuales cumplen? Si. Coordina la entrevista con el Subdirector de Recursos Humanos. Continua paso 10 No. Fin del procedimiento
Capacitación y Selección
11. Coordina cita con el área solicitante para que aplique el examen de conocimientos y entreviste al (los) candidato(s) que pasaron el proceso de selección.
Capacitación y Selección
12. Aplica examen de conocimientos, en su caso, entrevista al(los) candidato(s) y selecciona al mas apto a cubrir la vacante, e informa al área de Capacitación y Selección su decisión.
Área solicitante
13. Toma conocimiento de la decisión del área solicitante y procede a integrar en un expediente la documentación que corresponda del candidato seleccionado con relación a los resultados de los estudios médicos, socioeconómicos y psicométricos
Capacitación y Selección
14. Informa al Subdirector de Recursos Humanos y si este lo autoriza, canaliza al personal seleccionado al área de Contratación. Fin del procedimiento. Continúa Procedimiento de Contratación
Capacitación y Selección
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Selección de Pers onalÁREA SOLICITANTE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS CAPACITACIÓN Y SELECCIÓN
INICIO
Oficio solicitud
Solicita cubrir lavacante
Toma conocimiento
Oficio solicitud
Recibe solicitud yevalúa la misma
Notifica al solicitante
¿Autoriza?
Oficio solicitud
Envía para quecontinue el
procedimiento
Oficio solicitud
Recibe solicitud yrecluta candidatos
dando preferencia alpersonal de la SHF que
se interese
Solicitud detrabajo
Solicita a candidatosllenen solicitud y losentrevista. Verifica
cuáles pueden cumplir
Selecciona a loscandidatos con mejorperfil para el puesto
Exámenes
Aplica exámenespsicométricos y
psicológicos de acuerdoal perfil del puesto
Elabora reporte yselecciona a los más
aptos
¿Aprueban?NO SI
Solicita a empresascontratadas aplicar
estudiosSocioeconómico y
Médico
Evalúa cualescumplen
Realiza otraentrevista y coordinacitas individuales con
área solicitante
Toma conocimiento yprocede a integrar
expedientes
informa al subdirectorde Recursos Humanos y
canaliza al área deControl de Personal
¿Cumplen?
FIN
SI NO
FIN
Con tin uapro ce dim ie nt o
de C ont ratación
Entrevista candidatos yselecciona al más apto einforma a Capacitación y
Selección
FIN
NO SI
Entrevista alcandidato
¿No otorgaVo. Bo.?
NOSI
Reiniciaprocedimiento
Inf orm a acapacitación y
s ele cció n
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 213 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Y ADIESTRAMIENTO
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 214 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO Objetivo específico Dirigir el proceso de Capacitación y Adiestramiento para los empleados de la SHF donde se formalice el procedimiento y se de cumplimiento a la normatividad vigente en la materia. Alcance El procedimiento es de observancia institucional y comprende a los trabajadores de la SHF que de acuerdo a la normatividad aplicable tienen derecho a la capacitación y adiestramiento. Normatividad específica
1. Ley Orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal 2. Reglamento Orgánico SHF 3. Condiciones Generales de Trabajo 2004 artículos: 23 fracción XI; 24
fracción XVIII; 26 fracción III; 94 y 95. 4. Oficio CNBV 212-2/531425/2006, de fecha 17 de febrero de 2006. Donde la
Comisión Nacional Bancaria y de Valores emitió los Criterios Generales en Materia de Capacitación.
5. Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal 6. Circular Única para las Instituciones de Crédito Art. 169, emitida por la
CNBV de fecha 5 de Diciembre de 2005 Políticas específicas
1. Todos los trabajadores de la SHF tienen derecho a que esta les proporcione capacitación y adiestramiento de acuerdo con sus posibilidades presupuéstales.
2. La capacitación y adiestramiento tendrán por objeto actualizar, perfeccionar los conocimientos y habilidades de los trabajadores para elevar su productividad y nivel de vida.
3. La capacitación y adiestramiento se otorgará de acuerdo a los planes y programas establecidos en la SHF.
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Código : MPA-SRH-01
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 215 de 250
Fecha de Emisión:
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4. La Subdirección de Recursos Humanos es quien planea, programa, coordina y da seguimiento a las acciones de capacitación conforme a las necesidades y funciones de la institución, que aseguren un buen desarrollo de habilidades, actitudes y conocimiento de los servidores públicos de la SHF
5. El plan general de capacitación deberá considerar los siguientes programas:
a. Inducción al puesto: programa de aplicación obligatoria para todo el personal que ingrese a la SHF, para contribuir a la integración y vinculación de los mismos, mediante la información sobre los objetivos, las estructuras, las funciones y los programas institucionales.
b. Capacitación para el puesto: programa para mejorar la eficiencia y eficacia en el desempeño y la calidad en el servicio.
-Los programas de capacitación para el puesto estarán definidos por el estudio de detección de necesidades de capacitación, el cual deberá complementarse con la opinión de los miembros de la Comisión Mixta de Capacitación. Eventualmente, las áreas de la Institución podrán presentar a la Subdirección de Recursos Humanos, programas específicos de capacitación para su personal, a fin de que sea analizado y en su caso autorizado por la Comisión Mixta de Capacitación -Los programas de capacitación para el puesto deberán tomar en consideración el perfil y el desempeño laboral del candidato a participar
c. Desarrollo integral: programa diseñado para incrementar el conocimiento, las habilidades y las aptitudes para asumir nuevas y mejores responsabilidades y responder a las demandas de los usuarios
d. Programas permanentes de actualización: sobre nuevas tecnologías, productos y servicios financieros y cultura financiera en general
6. Las solicitudes de cursos de capacitación se harán por escrito con el Vo. Bo. del Director General Adjunto correspondiente y en el caso de cursos en el extranjero con la autorización del Director General de la Sociedad Hipotecaria Federal, adjuntando para ambos casos, al oficio de solicitud la siguiente documentación:
i. Programa de materias o módulos ii. Costos iii. Duración iv. Nombre del(os) participantes v. Justificación de la participación vi. Instituto o empresa vii. Fechas
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7. Preparar a los trabajadores para ocupar vacantes o puestos de nueva creación.
8. El programa general de capacitación, en su caso, deberá complementarse con ciclos de conferencias y eventos en los que participen los empleados.
9. La participación y el aprovechamiento en los programas de capacitación tendrán valor curricular en el expediente individual para efectos de promoción, reconocimiento y estímulo.
10. Los interesados en capacitarse mediante cursos, diplomados y seminarios impartidos por instituciones externas podrán solicitar su autorización de apoyo económico contando previamente con el Vo. Bo. del Director General Adjunto respectivo, justificando ampliamente el beneficio que recibirá la institución con esta capacitación.
11. Llevar a cabo capacitación y adiestramiento para los trabajadores con el fin de hacer frente a los riesgos de trabajo.
12. Los participantes en los eventos de capacitación, deberán acreditar un 80% de asistencia y un aprovechamiento de 8.0 mínimo o equivalente. En caso de no acreditarlos elementos anteriores deberá reintegrar a la SHF el importe del evento al que asistió.
13. Después de haber concluido el curso, seminario, convención, taller, etc., el empleado participante deberá entregar al área de capacitación copia de la constancia o diploma de participación así como factura original, a mas tardar en 5 días hábiles.
14. En caso de que el proveedor o institución que impartió el curso, no entregue constancia y literatura o memoria del evento, el empleado tiene la obligación de realizar un resumen del tema visto, y entregarlo a la Subdirección de Recursos Humanos dentro de los siguientes 20 días hábiles.
15. La SHF Supervisará los programas de capacitación y adiestramiento que se ejecuten de forma externa.
16. La capacitación y adiestramiento se procurara en la SHF que sean tomadas en cuenta en la aplicación del escalafón.
17. Se llevara un catalogo de instructores. 18. Se evaluará, con base en estadísticas los resultados de la capacitación y
adiestramiento, para aprovechar de la mejor manera los recursos humanos institucionales.
19. Las solicitudes para trámite de cursos o eventos de capacitación se deberán entregar a la Subdirección Humanos, al menos con 8 días hábiles antes de la fecha del evento, a fin de contar con el tiempo necesario para iniciar el proceso de inscripción, autorizaciones y pago; esto último en razón de que los procedimientos de la Subdirección de Control de Operaciones de Tesorería solo se realizan pagos los días lunes de cada semana, por lo que n lo sucesivo deberán tomar en cuenta esta situación, al planear su participación en estos eventos.
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20. Dentro de lo posible se deberá incluir entre los integrantes del catalogo de proveedores de servicios de capacitación a instituciones de educación superior y/o centros de investigación
Descripción del Procedimiento de Capacitación y Adi estramiento internos Autorizados por la CNBV. Con fundamento en los artículos 23 fracción XI; 24 fracción XVIII; 26 fracción III; 94 y 95 de las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF la entidad da cumplimiento a sus obligaciones de Capacitación y Adiestramiento de sus trabajadores de acuerdo a sus posibilidades presupuéstales. Por lo una vez que el área de Capacitación y Selección efectuó la detección de necesidades de capacitación y adiestramiento Institucionales, procede a establecer los planes y programas correspondientes, escuchando la opinión de la Comisión mixta de Capacitación. Estos planes podrán abarcar períodos de dos a cuatro años. Posteriormente se procederá a enviar dichos planes a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores para su autorización.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Recibe los planes y programas de capacitación y
adiestramiento y los revisa. ¿Los autoriza? Si. Envía los planes y programas para su ejecución. Continua paso 3 No. Regresa al área de Capacitación y Adiestramiento con las observaciones realizadas y solicita su solventación. Regresa al paso 1
Comisión Nacional
Bancaria y de Valores
2. Propone al Subdirector de Recursos Humanos la prioridad y periodicidad de los cursos a impartir por el área.
Capacitación y Selección
3. Recibe la propuesta de cursos a impartir, la analiza y determina si ¿Autoriza? Si. Otorga el Vo. Bo. al programa de cursos del programa autorizado por la CNBV. Continúa paso 5 No. Solicita al área de Capacitación y Selección efectué las adecuaciones necesarias. Regresa al paso 3
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 4. Verifica suficiencia presupuestal
¿Existe? Si. Con apego al programa autorizado, inicia el proceso de selección de proveedores especializados en el tema a tratar en el curso, por lo que consulta el catalogo de proveedores de capacitación y envía la propuesta de los tres mas calificados a la Subdirección de Recursos Materiales. No. Informa a la Subdirección de Recursos Humanos
Capacitación y Selección
5. Recibe la propuesta e inicia el proceso de contratación conforme a la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios. La Subdirección de Recursos Materiales contrata al proveedor del servicio de capacitación que haya presentado las mejores condiciones para la entidad, siempre en apego a la Ley antes mencionada. Posteriormente informa al área de Capacitación y Selección que ya se llevo a cabo la contratación proporcionando los datos necesarios para que esta continué el procedimiento.
Subdirección de Recursos Materiales
6. Toma conocimiento de cual fue el proveedor contratado y procede a comunicarse con este para definir la logística del curso, definiendo entre otras cosas:
• Fecha (s) de impartición del curso • Necesidades de materiales y equipo. • Montaje del aula • Elaboración de lista de asistencia • Personalizadores • Cualquier otra necesidad del proveedor para realizar el
curso
Capacitación y Selección
7. Convoca al personal de la SHF a participar en el curso. La convocatoria la realiza vía correo electrónico (con archivo en power point y en excel del formato de inscripción). La convocatoria contiene:
• Objetivo • A quien va dirigido • Grupo ocupacional al que se dirige • Fecha • Duración • Horario • Lugar • Requisitos • Periodo de inscripción
Capacitación y Selección
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 8. Inicia el periodo de inscripción, por lo que recibe la “Solicitud de
Inscripción para Cursos” la cual debe venir correctamente requisitada con los datos del solicitante; el nombre y autorización del jefe inmediato; los datos del curso; la firma del empleado y la fecha de la solicitud
Capacitación y Selección
9. El solicitante requisita la “Solicitud de Inscripción para Cursos” con los datos antes señalados y entrega al área de Capacitación y Selección
Empleado
10. Valida la solicitud y revisa que venga correctamente requisitada y procede a decidir si aprueba la solicitud ¿Aprueba? Si. Cuando el empleado cumple con todos los requisitos establecidos se le informa No. Cuando el empleado no cumple con los requisitos que lo hagan susceptible de tomar el curso se le informa
Capacitación y Selección
11. Coordina la logística del curso antes, durante y al final del mismo y supervisa que este sea llevado a cabo de acuerdo a lo contratado.
Capacitación y Selección
12. Al finalizar el curso emite las constancia para el personal que participo, recaba firma del instructor y del Director de Administración y hace entrega de ellas y solicita al proveedor su factura
Capacitación y Selección
13. Otorga Vo.Bo a la factura del proveedor y solicita la autorización a la Subdirección de Recursos Humanos
Capacitación y Selección
14. Recibe la factura y autoriza. Envía a Recursos Materiales para su pago
Subdirección de Recursos Humanos
15. Archiva la evaluación, lista de asistencia, cotizaciones, temario, copia de factura, carta de presentación del proveedor en el expediente de cursos. Integra al expediente del personal copia de la constancia
Capacitación y Selección
16. Registra para su control interno y rinde los informes que le sean solicitados, con los siguientes datos :
• El nombre del curso • Quien lo impartió • Participantes • Sede • Fecha • Horas • Costo • Área solicitante
Capacitación y Selección
17. Informa verbalmente al Subdirector de las incidencias del curso. Fin del procedimiento
Capacitación y Selección
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Diagrama de Flujo: Procedimiento. Capacitación y Ad iestramiento Internos Autorizados por la CNBVCAPACITACIÓN Y SELECCIÓN COMISIÓN NACIONAL BANCARIA Y DE VALORES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES CAPACITACIÓN Y SELECCIÓN EMPLEADO
INICIO
Planes yprogramas
Después de detectar necesidadesde capacitación, elabora planes y
programas de capacitación yenvía a la CNBV
Constancia
Documento
Archiva documentos enexpediente de Curso y
constancia en expediente dePersonal
Planes yprogramas
Recibe planes yprogramas y revisa
¿Autoriza?
Planesy programas
Los regresaautorizados,
para suejecución
Planesy programas
Regresa conobservaciones
para sucorrección
SINO
Planes yprogramas
Recibe y propone, la periodicidadde los cursos a impartir
Propuestaprogramas
Recibe propuesta yprograma
¿Autor iza?
Programacon Vo. Bo.
Otorga Vo. Bo.al programa y
regresa
Propuestaprograma
Regresapropuesta con
observaciones,para su
solve ntación
SINO
Planes yprogramas
Recibe programa yverifica suficiencia
presupuestal
¿Haysufic ie n
cia?
Informa a laSubdirección de
RecursosHumanos
Propuesta
In icia p rog res ose le cció n d e
p rove ed ore s. Pr opo ne 3a la s ub dire cc ió n deRe cu rso s M at er iale s
NOSI
Toma conocimiento
Recibe propuesta y contrata alproveedor. Comunica a
Capacitación y Selección
Factura
Autor iza factura y envía a laSubdirección de Recursos
Materiales para su pago
Factura
Recibe factura y efectúa pago
Otorga Vo. Bo. a factura yenvía a la subdirección de
Recursos Materiales
Registra en controlinterno y rinde informe
Informa verbalmente alSubdirector de Recursos
Humanos
FIN
Emite constancias y haveentrega de ellas, solicita
factura
Coordina logística del cursoy lo supervisa
Solicitainscr ipción
Recibe solicitud yrevisa
¿Aprueba?
El candidato noes suceptible atomar el curso,
informa alempleado
Cumple conrequisitos einforma alempleado
NOSI
Toma conocimiento
Solicitud deinscr ipción
Requisita solicitud deinscripción
Solicitudinscripción
Inicia periodo deinscripción, entrega
solicitud de inscripción
Convoca al personal dela SHF a participar en el
curso. difunde a través decorreo electrónico
Toma conocimiento delproveedor y
conjuntamente con él,define logística del curso
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Descripción del Procedimiento Capacitación Externa Nacional u Oferta Pública
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elabora oficio de solicitud de inscripción a un curso especifico
u de oferta pública Área Solicitante
2. Verifica con la Subdirección de Presupuestos y Relaciones con Autoridades Financieras si cuenta con suficiencia presupuestal ¿Hay suficiencia? Si. La Subdirección de Presupuestos sella el oficio. Continúa el paso 3 No. Realiza las gestiones necesarias para obtener presupuesto
Área Solicitante
3. Recibe el oficio con sello de suficiencia presupuestal y recaba los Vo. Bos de: (en caso de cursos en el extranjero) firmas del Director General y Director General Adjunto, en el caso de cursos nacionales firma del Director o Subdirector correspondiente. Anexo al oficio debe incluir el temario o programa de materias / módulos correspondientes, costos, datos para el pago, periodo de inscripción, fecha, duración, requisitos, justificación de asistencia al evento.
Dirección de Área Correspondiente
4. Revisa el temario del curso y los costos que este tiene, dependiendo de su importancia, solicita su Vo. Bo. al Director de Administración, Envía el oficio solicitud con su gancho para inicio de trámite al área de Capacitación y Selección.
Subdirección de Recursos Humanos
5. Recibe la carta y la documentación anexa y con base a esto inicia el proceso de inscripción y pago del curso, para lo cual requisita la “Solicitud de Pago”, la cual firma como responsable de su elaboración y recaba el Vo. Bo. del Subdirector de Recursos Humanos y la autorización del Director de Administración. Envía la solicitud a la Subdirección de Control de Operaciones de Tesorería
Capacitación y Selección
6. Acusa de Recibo la solicitud de pago en una copia de todo el soporte y procede a realizar el pago de acuerdo a instrucciones (los pagos son realizados solo los días lunes),
Subdirección Control de
Operaciones de Tesorería
7. Acusa de recibo la solicitud de pago e informa al empleado que va a tomar el curso, que ya esta inscrito y en trámite de pago
Capacitación y Selección
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 8. Envía comprobante de pago al evento al proveedor
Capacitación y Selección
9. Toma conocimiento de que ya esta inscrito, participa en el curso y al regreso entrega la factura (en caso de que el proveedor no haya enviado la factura antes al área de Capacitación y Selección y copia de la constancia o diploma al área de Capacitación y Selección
Empleado
10. Recibe la factura, revisa datos fiscales y la envía a la Subdirección de Contabilidad. La copia del diploma o constancia la Archiva en el expediente del personal.
Capacitación y Selección
11. Acusa de recibo de la factura, revisa, afecta registros contables.
Subdirección de Contabilidad
12. Registra para su control interno y rinde los informes que le sean solicitados, con los siguientes datos:
• El nombre del curso • Quién lo impartió • Participantes • Sede • Fecha • Horas • Costo • Área solicitante
13. Recibe acuse de la entrega de la factura y archiva en expediente e informa al Subdirector de Recursos Humanos. Fin del procedimiento.
Capacitación y Selección
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Capacitación Extern a Nacional u Oferta PúblicaÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE ÁREA CORRESPONDIENTE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS CAPACITACIÓN Y SELECCIÓN SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA PROVEEDOR EMPLEADO SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
INICIO
Datosproveedor
Temario
OficioOficio
Elabora oficio desolicitud de inscripcióna un curso específico
Recibe oficio yrecaba Vo. Bos.curso extranjero DGA
correspondiente y DG, cursosnacionales Director de área o
Subdirector
Solicitudde pago
Datosproveedor
Temario
Solicitudde pago
Acusa de recibo y realiza elpago
Oficio
Verifica si cuenta consuficiencia presupuestal
Oficio consuficiencia
Presupuesto sellaoficio, otorgando Vo.
Bo. de suficiencia
Realiza gestiones paraobtener presupuesto
¿Haysuficiencia
?
SINO
Datosproveedor
TemarioOficio
Recibe oficio y documentacióncomplementaria, revisa, otorgaVo. Bo. y de ser necesario pide
Vo. Bo. al Director deAdministración
Oficio
Inicia proceso de inscripción ypago del curso, la firma y re cabaVo. Bo. de la SRH y a utor izaciónde l Director de Admin ist rac ión
Envía comprobante alproveedor
Informa al empleado deltrámite realizado
Factura
Toma conocimiento que yaesta inscrito participa en
curso y en su caso solicitafactura al proveedor
Facturaautorizada
Recibe factura y otorga Vo.Bo. y solicita autorización a
la SRH
Factura
Factura
Acusa de recibo y afectaregistros O
C
Factura
Recibe acuse de recibo.Informa al SRH
Registra para su controlinterno y rendir informes
FIN
Recibe acuse de recibo depago
Toma conocimiento
Recibe acuse de recepción
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento de Capacitación y Adi estramiento Internos sin Registro en el Plan de Capacitación au torizado por la CNBV. Necesidades Extraordinarias del personal de l a SHF. Con fundamento en los artículos 23 fracción XI; 24 fracción XVIII; 26 fracción III; 94 y 95 de las Condiciones Generales de Trabajo de la SHF la entidad da cumplimiento a sus obligaciones de Capacitación y Adiestramiento de sus trabajadores de acuerdo a sus posibilidades presupuéstales.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Entrega a la Subdirección de Recursos Humanos el oficio-
solicitud de contratación, de cursos de capacitación de un tema especifico, con sello de suficiencia presupuestal y cotizaciones
Área Solicitante
2. Recibe por parte del área solicitante el oficio de solicitud de contratación de proveedor y cotizaciones, y envía a la Subdirección de Recursos Materiales para que este seleccione y contrate al proveedor que impartirá la capacitación requerida.
Subdirección de Recursos Humanos
3. Recibe el oficio de contratación y cotizaciones e inicia el proceso de selección y contratación conforme a la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios. La Subdirección de Recursos Materiales contrata al proveedor del servicio de capacitación que haya presentado las mejores condiciones para la entidad, siempre en apego a la Ley antes mencionada. Posteriormente informa al área de Capacitación y Selección que ya se llevo a cabo la contratación proporcionando los datos necesarios para que esta continué el procedimiento
Subdirección de Recursos Materiales
4. Toma conocimiento de cual fue el proveedor seleccionado y procede a comunicarse con este para definir la logística del curso, definiendo entre otras cosas:
• Fecha (s) de impartición del curso • Necesidades de materiales y equipo. • Montaje del aula • Elaboración de lista de asistencia • Personalizadores • Cualquier otra necesidad del proveedor para realizar el
curso
Capacitación y Selección
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 5. Avisa al área solicitante quien fue el proveedor elegido para
impartir el curso
Capacitación y Selección
6. Toma conocimiento y envía al área de Capacitación y Selección la lista de participantes y requerimientos del curso.
Área Solicitante
7. Coordina la logística del curso antes, durante y al final del mismo y supervisa que este sea llevado a cabo de acuerdo a lo contratado.
Capacitación y Selección
8. Si el área solicitante así lo requiere, al finalizar el curso emite las constancia para el personal que participo, recabando firma del instructor y hace entrega de ellas y solicita al proveedor la factura del servicio
Capacitación y Selección
9. Otorga Vo.Bo a la factura del proveedor y solicita la autorización a la Subdirección de Recursos Humanos
Capacitación y Selección
10. Recibe la factura y autoriza. Envía a Recursos Materiales para su pago
Subdirección de Recursos Humanos
11 Archiva la evaluación, lista de asistencia, cotizaciones, temario, carta de presentación del proveedor, copia de la factura en el expediente de cursos. Integra al expediente del personal copia de la constancia de participación del curso.
Capacitación y Selección
12. Registra para su control interno y rendir los informes que le sean solicitados:
• El nombre del curso • Quien lo impartió • Participantes • Sede • Fecha • Horas • Costo • Área solicitante
Capacitación y Selección
13. Informa verbalmente al Subdirector de las incidencias del curso. Fin del procedimiento
Capacitación y Selección
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo. Procedimiento. Capacitación y Ad iestramiento Interno, sin Registro en el Plan de Ca pacitación Autorizado por la CNBV
ÁREA SOLICITANTE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES CAPACITACIÓN Y SELECCIÓN
INICIO
Carta deprese ntación
prov e edor
Te mario
Cotizacione s
Lista de a siste ncia
Ev aluac ión
Cotizacione s
Of icio consuficienc ia
pre supue stal
Elabora oficio desolicitud de curso de
capacitación específico
Cotizaciones
Oficio consuficiencia
presupuesta l
Recibe oficio ycotizaciones y envía a
la Subdirección deRecursos Materiales
Cot izaciones
Of icio consuficie nc ia
presupue stal
Con base enrequerimientos, realiza
procedimiento decontratación y contrata.
Toma conocimiento delproveedor contratado
y define logistica
Lista deasistencia
Toma conocimiento yenvía lista departicipantes
Avisa al áreasolicitante quién fue elproveedor contratado
Toma conocimiento yarchiva en expediente
de cursos internossobre registro
Lista de asiste ncia
Recibe lista deasistencia y coordina
logística del curso.
Facturas
Autoriza factura yenvía a Recursos
Materiales para supago
Si e l área solici tanterequiere constancia del
curso las elabora y entrega.solicita factura, otorga V o.
Bo.
Informa verbalmente alSubdirector de
Recursos Humanos
Registra para sucontrol interno y rinde
informe que le seansolicitados
Efectúa el pago einforma
FIN
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PLANTILLA DE
PERSONAL
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE PLANTILLA DE PERSONAL Objetivo específico Mantener y controlar las plantillas de personal (áreas, personas, puestos y niveles salariales) Alcance Este procedimiento es de observancia exclusiva para la Subdirección de Recursos Humanos. Normatividad específica Manual de Organización General de la Sociedad Hipotecaria Federal, vigente. Objetivos y Funciones de la Dirección de Administración y de la Subdirección de Recursos Humanos.
Políticas específicas
1. Vigilar que le número de plazas autorizadas correspondan a las autorizadas por la SHCP.
2. Vigilar que todo movimiento de plantilla de personal este documentado y
cuente con el oficio de autorización.
3. La Dirección General Adjunta de Administración autoriza todo movimiento en la plantilla de personal.
Descripción del Procedimiento de control de Plantil la de Personal
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Envía oficio autorizado para cambio de plaza, denominación de puesto y/o adecuaciones al nivel salarial.
Dirección General Adjunta
solicitante
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Recibe oficio autorizado y envía a la Dirección de Administración.
Dirección General Adjunta
de Administración
3. Recibe oficio autorizado y envía a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección de Administración
4. Recibe oficio autorizado y procede al análisis de la información. Subdirección de Recursos Humanos
5. Verifica que los cambios solicitados no alteren el total de plazas autorizadas por la SHCP y que guarde congruencia con las plazas autorizadas a la unidad administrativa.
Subdirección de Recursos Humanos
6. Valida los cambios y firma de Vo. Bo. Subdirección de Recursos Humanos
7. Elabora oficio de instrucción y envía a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros (anexa copia de oficio de autorización) y marca copia al área de Control de Personal..
Subdirección de Recursos Humanos
8. Recibe oficio de instrucción y ejecuta modificación en el Sistema de Nómina, reflejando el movimiento en el recibo de pago.
Subdirección de Control de Nómina,
Prestaciones y Seguros
9. Recibe copia de Oficio de Instrucción y ejecuta modificaciones en el Sistema de Recursos Humanos.
Control de Personal
10. Envía la plantilla modificada a la SRH y archiva copia de oficio en expediente de incidencias de nómina.
Control de Personal
11. Recibe plantilla e informa a la Dirección de Administración de la conclusión de movimientos. Fin del procedimiento
Subdirección de Recursos Humanos
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento Control de Plantil la de Personal
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTASOLICITANTE
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTADE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS CONTROL DE PERSONAL SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE
NÓMINA, PRESTACIONES Y SEGUROS
INICIO
Envía oficio autorizadoa la Dirección General
Adjunta
Recibe oficioautorizado y envía a la
Subdirección deRecursos Humanos
Recibe oficioautorizado y procede
al análisis de lainformación
Ve rifica qu e los cam b iosso lic it ad os no alt ere n e l t ot a l d ep laz as au to rizad as po r la SHCP yqu e gu arde co ng rue ncia co n las
plaz as aut oriz adas a la un idadadm inis trat iva
Valida los cambios yfirma de Vo.B.
Recibe oficio de instruccióny ejecuta modificación en el
Sistema de Nómina,reflejando el movimiento
en el recibo de pago
Elabor a o ficio d e ins tr ucción yen vía a la SCNPS ( ane xa cop ia d eo fic io aut or izado ) y m arca co piaal área d e Con tr ol de Pe rso nal
Re cibe copia de o ficio deinstrucción y e je cutamodificacione s e n e lSiste ma de Re cursos
Humanos
Envía plantillamodificada a la SRH yarchiva copia de oficio
en expediente deincidencias de nómina
Recibe plantilla einforma a la DA de la
conclusión demovimientos.
FIN
1 3 4
5
6
7 8
9
1011
Recibe oficioautorizado y envía a la
Dirección deAdministración
2
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PROCEDIMIENTO CONTROL PRESUPUESTAL.
CAPÍTULO 1000
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO CONTROL PRESUPUESTAL. CAPÍTULO 1000 Objetivo específico Contar con los recursos presupuestales suficientes para el pago de la nómina, prestaciones, servicios y seguridad social, así como, vigilar su operación. Alcance El presupuesto contempla a todo el personal y a toda la reglamentación que regula a la Sociedad Hipotecaria Federal en materia de servicios personales. Normatividad específica
1. Condiciones Generales de Trabajo. 2. Leyes y Reglamentos diversos (IMSS, Infonavit, afore, 2% sobre nómina,
etc.) 3. Antecedentes de gasto del ejercicio anterior, en las diferentes partidas. 4. Cambios en la plantilla realizados durante el ejercicio anterior. 5. Proyectos o cambios de estructura y plantilla. 6. Proyecto de incrementos salariales
Políticas específicas
1. Contemplar todos los reglamentos, lineamientos vigentes en materia de
Servicios Personales que impactan en el presupuesto de la Sociedad Hipotecaria Federal.
2. Vigilar y controlar el cabal cumplimiento de la aplicación del presupuesto del
Capítulo 1000, Servicios Personales en apego a las políticas y lineamientos vigentes en la materia.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Descripción del Procedimiento de Control Presupuest al. Capítulo 1000
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Envía oficio del requerimiento de Presupuesto Capítulo 1000, Servicios Personales.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la (SHCP)
2. La Dirección General Adjunta de Administración, recibe y envía copia del oficio a la Subdirección de Presupuestos y a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General Adjunta
de Administración
3. La Subdirección de Presupuestos, recibe copia y solicita por e-mail a la Subdirección de Recursos Humanos el presupuesto del Capítulo 1000. Servicios Personales.
Subdirección de Presupuestos
4. La Subdirección de Recursos Humanos, recibe copia de la Dirección Adjunta de Administración y e-mail de la Subdirección de Presupuesto y elabora presupuesto para el siguiente ejercicio.
Subdirección de Recursos Humanos
5. La Subdirección de Recursos Humanos, envía proyecto de oficio y disco magnético del proyecto del presupuesto del Capitulo 1000 Servicios Personales a la Dirección General Adjunta de Administración (DGAA).
Subdirección de Recursos Humanos
6. La Dirección General Adjunta de Administración, recibe oficio y disco magnético, lo autoriza y envía a la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP.
Dirección General Adjunta
de Administración
7. La Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, recibe y verifica la información del oficio y disco magnético y en su caso sugiere las adecuaciones correspondientes a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
8. La Subdirección de Recursos Humanos recibe comentarios y realiza las adecuaciones al proyecto del presupuesto del capitulo 1000 y envía a la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP.
Subdirección de Recursos Humanos
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. La Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, recibe y en dado caso, efectúa reuniones con la Subdirección de Recursos Humanos para determinar el porcentaje de incremento salarial autorizado para el siguiente ejercicio.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
10. La Subdirección de Recursos Humanos, prepara proyecto definitivo del presupuesto del Capitulo 1000, Servicios Personales y turna a la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP.
Subdirección de Recursos Humanos
11. La Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, recibe y aprueba el importe total del presupuesto definitivo del Capítulo 1000, Servicios Personales y envía a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
12. La Subdirección de Recursos Humanos, recibe el importe total del presupuesto definitivo y presenta la información con base en los formatos requeridos por la Subdirección de Presupuestos.
Subdirección de Recursos Humanos
13. La Subdirección de Recursos Humanos, envía por e-mail la información a la Subdirección de Presupuestos.
Subdirección de Recursos Humanos
14. La Subdirección de Presupuestos, incorpora la información del Capítulo 1000, Servicios Personales al presupuesto general de la Institución para el próximo ejercicio.
Subdirección de Presupuestos
15. La Subdirección de Presupuestos, turna por e-mail el presupuesto general de la SHF a la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP para su incorporación al presupuesto global de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Subdirección de Presupuestos
16. La Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, recibe información de la SHF y la incorpora al presupuesto total para presentarla a la Cámara de Diputados.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
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PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
17. Si existen modificaciones al presupuesto del Capítulo 1000, Servicios Personales, la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, notifica la nueva cifra a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
18. La Subdirección de Recursos Humanos recibe comentarios y adecua el presupuesto y lo turna a la Subdirección de Presupuestos.
Subdirección de Recursos Humanos
19. La Subdirección de Presupuestos incorpora el presupuesto definitivo del Capítulo 1000, Servicios Personales al presupuesto de la Institución para el próximo ejercicio y envía a la Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP
Subdirección de Presupuestos
20. La Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP) “B” de la SHCP, recibe oficio y correo. Fin del procedimiento.
Dirección General de
Programación y Presupuesto
(DGPYP) “B” de la SHCP
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Diagrama de Flujo: Procedimiento. Control Presupuest al, Capítulo 1000
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
(DGPYP) "B SHCP
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DEADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INICIO
Oficio
Envía oficio delrequer imiento de
Presupuesto Capítulo1000. Servicios
PersonalesO
Oficio
COficio
Recibe y envía copia deloficio a la Subdirecciónde Presupuestos y a la
Subdirección deRecursos Humanos
C
Oficio
Recibe copia de oficio ysolicita vía e- mail a la
Subdirección de RecursosHumanos el presupuesto
del capítulo 1000CC
Oficio
R ec ibe copia de l o ficio dela DGAA y e -ma il de la
Subdire cción dePresupue sto y elabora
presupuest o pa ra e lsiguie n te e je rcicio
C
disco magnético
Oficio
Env ía proye cto de oficio ydisco magnético de l
p roye cto de presupuest ode l Cap ítulo 1000 a la DGAA
O
disco magnético
Oficio
Recibe oficio y discomagnético, lo autoriza y
envía a la(DGPYP) "B" SHCP
O
disco magnético
Oficio
Recibe y verifica lainformación del oficio ydisco magnético, en su
caso, realizaadecuaciones.
O
Recibe comentarios yrealiza adecuaciones alproyecto del Capítulo
1000 y envía a la(DGPYP) "B" de la SHCP
Se reune con la ( DGPYP)"B" de la SHCP prepara yturna proyecto definitivo
del Capítulo 1000,Servicios Personales
Re cibe modificacione s y e nda do c aso e fe ctúa re un ione scon la SRH para de te rmina rel porcen taje de incre mento
salar ial au to rizado para elsiguiente eje rcicio
Recibe y apruebapresupuesto definitivo
del Capítulo 1000,Servicios Personales y
envía a la SRH
Recibe y presentainformación con base enlos formatos requeridospor la Subdirección de
Presupuestos
Envía por e-mail lainformación a laSubdirección de
Presupuestos
Re cibe e incorpo ra lainf ormación de l Capítulo
1 000, Serv icios Pe rs onalesa l pre supue sto ge ne ral de
la SHF para e l p róximoe je rcicio .
Recibe información de laSHF y la incorpora al
presupuesto total parapresentarla a la Cámara
de Diputados
Turna por e-mail elpre supue sto gene ral de laSHF a la (DGPYP) "B" de la
SHCP para su incorporaciónal presupue sto global de la
SHCP
Recibe comentarios yadecua el presupuesto y
lo turna a laSubdirección dePresupuestos
R ecibe e incorpora elpre supue sto de fini tiv o de l
Capítu lo 1000 alpres upuest o de la SHF parae l próximo e jercicio y env íaa la (DGPY P) "B" de la SHCP
Recibe oficio einformación y disco
magnético.
1 2 3
4
567
8
10
11
12
1314
1516
18
1920
FIN
9
Si existenmodificaciones notificala nueva cifra a la SRH
17
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PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Objetivo específico Obtener la ubicación, ek objetivo y las funciones de cada uno de los puestos que existan en la SHF. Alcance Es de observancia general y obligatoria para todas las áreas que integran la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C. Políticas específicas La Subdirección de Recursos Humanos llevará a cabo lo necesario para establecer y mantener actualizado “un inventario” de objetivos y responsabilidades de los puestos vigentes de estructura, homólogos y operativos. Descripción del Procedimiento Descripción de Puesto s
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La Subdirección de Recursos Humanos clasifica los puestos de estructura, homólogos y operativos y solicita a las Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones y Subdirecciones requisitar el formato “Descripción de Puestos”
Subdirección de Recursos Humanos
2. Las unidades administrativas preparan información que incluye objetivos y responsabilidades y envían por e-mail a la Subdirección de Recursos Humanos.
Unidades Administrativas
3. La Subdirección de Recursos Humanos revisa la información presentada por las áreas, en caso necesario, realiza adecuaciones a la información y las comenta con las Unidades Administrativas.
Subdirección de Recursos Humanos
4. Las unidades administrativas revisan el formato y en caso de que no haya ninguna adecuación, lo firman y lo regresan a la Subdirección de Recursos Humanos, conservando una copia.
Unidades Administrativas
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. La Subdirección de Recursos Humanos actualiza el Manual y elabora oficio circular para hacer del conocimiento de las áreas. Fin del procedimiento
Subdirección de Recursos Humanos
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. Descripción de Pu estos
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
INICIO
Clasifica los puestos de estructura,homólogos y operativos y solicita a
las Direcciones Generales Adjuntas,Direcciones y Subdirecciones
requisitar formato "Descripción dePuestos"
Preparan información queincluye objetivos y
responsabilidades y envíane-mail a la SRH
Revisa la información presentadapor las áreas, en caso necesar io,
realiza adecuaciones a lainformación y las comenta conlas Unidades Administrativas.
Las Unidades Aministrativasrevisan formato, en caso de queno haya ninguna adecuación, lofirman y lo regresan a la SRH,
conservando copia.
Actualiza el Manual y elaboraoficio circular para hacer del
conocimiento del área lasmodificaciones.
FIN
1 2
3
4
5
Manual
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
ANEXO
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
TITULO DEL PUESTO (1)
D. G. A.: DIRECCIÓN:
ADSCRIPCIÓN DEL
PUESTO (2) SUBDIRECCIÓN:
PERFIL DE PUESTO EDAD: (a) AÑOS SEXO: ESTADO CIVIL: ESCOLARIDAD: (b) MANEJO DE SOFTWARES: (c) ESTUDIOS ADICIONALES: (d) EXPERIENCIA: (e)
IDIOMA: (f) ESCRITO: % HABLADO: % IDIOMA: ESCRITO: % HABLADO: %
CONTACTOS INTERNOS: (3) CONTACTOS EXTERNOS: (4)
UBICACIÓN ORGANIZACIONAL (5)
(NIVEL INMEDIATO SUPERIOR)
PUESTOS QUE LE REPORTAN
No. PERSONAS
(NIVEL INMEDIATO SUPERIOR)
(PUESTO)
Manual
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 243 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
TITULO DEL PUESTO (1)
D. G. A.: DIRECCIÓN:
ADSCRIPCIÓN DEL
PUESTO (2) SUBDIRECCIÓN:
OBJETIVO DEL PUESTO
(6)
DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES
(7)
Manual
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
TITULO DEL PUESTO (1)
D. G. A.: DIRECCIÓN:
ADSCRIPCIÓN DEL
PUESTO (2) SUBDIRECCIÓN:
AUTORIZACIONES REVISO: APROBÓ: AUTORIZÓ.
(8) _______________________
(9) _____________________
(10)
SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
LIC. JOSÉ ALFREDO GARCIA
ROSAS
FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE A UTORIZACIÓN
(11)
(12)
(13)
Manual
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Instrucciones de llenado El formato Descripción de Puesto, se integra por se is apartados y sólo aplica para la Sociedad Hipotecaria Federal. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.
1. Indicar el nombre completo del puesto. 2. Indicar el nombre de la Dirección General Adjunt a, nombre de la
Dirección y nombre de la Subdirección al que está a dscrito el puesto. PERFIL DEL PUESTO. Proporcione los siguientes datos generales:
a) Señalar la edad, el sexo y el estado civil solic itado. b) Señalar la escolaridad solicitada para el puesto . c) Señalar si se requiere del manejo de software. d) Indicar si se requiere de estudios adicionales. e) Mencionar la experiencia solicitada. f) Mencionar en porcentajes si escribe o habla algú n idioma.
3. Indicar el nombre de los contactos internos. 4. Indicar nombre de los contactos externos.
UBICACIÓN ORGANIZACIONAL
5. Indicar conforme a la estructura orgánica de la Sociedad Hipotecaria Federal en nivel del puesto, su ubicación en la mis ma y los puestos que le reportan.
6. Indicar el objetivo del puesto. 7. Describir las responsabilidades del puesto. AUTORIZACIONES 8. Nombre y firma de quién revisa. 9. Indicar el nombre y firma de quién aprueba. 10. Indicar nombre y firma de quién autoriza. 11. Fecha de elaboración. 12. Fecha de aprobación 13. Fecha de autorización.
El presente formato deberá ser llenado a máquina y no será recibido si tiene tachaduras, enmendaduras o alteraciones.
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO TABULADORES
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Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PROCEDIMIENTO TABULADORES Objetivo específico Reflejar el sueldo vigente y autorizado de todo el personal y la compensación garantizada para mandos medios y superiores. Alcance Este procedimiento es de observancia general para todas las Unidades Administrativas la Sociedad Hipotecaria Federal, S. N. C. Normatividad específica La que establezca la Secretaria de Hacienda y Crédito Público para “incrementos generales” para el personal de mandos medios y superiores y los operativos. Políticas específicas La Subdirección de Recursos Humanos deberá apegarse a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para incrementos generales y mantener actualizados estrictamente los tabuladores de mandos medios y superiores y los operativos. Descripción del Procedimiento de Tabuladores.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. La SHCP envía a la Dirección General Adjunta de Administración oficio circular referente al incremento salarial general. SHCP
2. La Dirección General Adjunta de Administración recibe y envía para su atención oficio circular a la Dirección de Administración.
Dirección General
Adjunta de Administración
3. La Dirección de Administración recibe y turna para su atención oficio circular a la Subdirección de Recursos Humanos para su aplicación.
Dirección de Administración
Manual
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Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. La Subdirección de Recursos Humanos recibe oficio y turna al área operativa copia del oficio circular para que realice la modificación de tabuladores.
Subdirección de Recursos
Humanos
5. El área operativa recibe oficio y realiza la modificación de tabuladores y envía a la Subdirección de Recursos Humanos. Área operativa
6. La Subdirección de Recursos Humanos recibe modificación y prepara su presentación ante el Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional y al Consejo Directivo, envía información a la Dirección de Administración.
Subdirección de Recursos
Humanos
7. La Dirección de Administración recibe presentación y envía al Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional para Acuerdo.
Dirección de Administración
8. El Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional revisa y dictamina Acuerdo y envía a la Dirección de Administración.
Comité de Recursos
Humanos y Desarrollo
Institucional
9. La Dirección de Administración recibe Acuerdo y envía el dictamen de Acuerdo y la propuesta de presentación al Secretario del Consejo Directivo para presentación al mismo.
Dirección de Administración
10. El Secretario del Consejo Directivo, incorpora propuesta en el documento global y presenta al Consejo Directivo.
Secretario del Consejo Directivo
11. El Consejo Directivo en sesión revisa y dictamina Acuerdo. Consejo Directivo
12. El Secretario del Consejo Directivo certifica el Acuerdo y envía a la Dirección de Administración.
Secretario del Consejo Directivo
13. La Dirección de Administración recibe acuerdo y turna a la Subdirección de Recursos Humanos.
Dirección de Administración
14. La Subdirección de Recursos Humanos recibe Acuerdo y turna a la Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros para que realice las modificaciones salariales en el Sistema de Nómina, marca copia al área de Control de Personal.
Subdirección de Recursos
Humanos
15. La Subdirección de Control de Nómina, Prestaciones y Seguros informa a la Subdirección de Recursos Humanos de las modificaciones al Sistema de Nómina.
Subdirección de Control de
Nómina, Prestaciones y
Seguros
Manual
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 249 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
16. Control de Personal recibe copia de Acuerdo e informa a la Subdirección de Recursos Humanos de la modificación de los niveles salariales en el Sistema de Recursos Humanos.
Control de Personal
17. La Subdirección de Recursos Humanos emite circular informativa al personal de la Sociedad. Fin del procedimiento.
Subdirección de Recursos
Humanos
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Subdirección de Recursos Humanos Revisión : 1 Página 250 de 250
Fecha de Emisión:
Fecha de Actualización: Copia No. 1, Controlada Impresa el día:
Diagrama de Flujo: Procedimiento. TabuladoresSECRETARIA DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICODIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE
ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ÁREA OPERATIVA COMITÉ DE RECURSOS HUMANOS YDESARROLLO INSTITUCIONAL CONSEJO DIRECTIVO SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE NÓMINA,
PRESTACIONES Y SEGUROS CONTROL DE PERSONAL
INICIO
Envía a la Dirección GeneralAdjunta de Administración oficiocircular referente al incremento
salarial general
Recibe y envía para su atenciónoficio circular a la Dirección de
Administración
Recibe oficio y turna a laSubdirección de Recursos
Humanos para su aplicación
Recibe oficio y turna al áreaoperativa copia de oficio circular
para que realice la modificación detabuladores
Recibe oficio y realiza lamodificación de tabuladores y
envía a la SRH
Re cibe modificación y pre pa ra supre sentación an te e l Comité deRe cursos Huma nos y De sarrollo
Instit ucional y al Cons ejo Direc tiv o,e nv ía información a la Dire cción de
Administración
Recibe presentación y envía alComité de Recursos Humanos y
Desarrollo Institucional paraAcuerdo
Incorpora propuesta en eldocumento global y presenta al
Consejo directivoRevisa y dictamina Acuerdo
Certifica el Acuerdo y envía a laDirección de Administración Recibe Acuerdo y turna a la SRH
Informa a la Subdirección deRecursos Humanos de las
modificaciones al sistema deNómina
Re cibe Acuer do y turna a laSubdire cción de Co ntrol de Nómina,
Pre stacione s y Se guros para querea lice la s modific aciones salariales e ne l Sist ema de Nómina y marca copia a
Control de Pe rsonal
1 2 3 4 5
67
10 11
1213
14 15
Revisa y dictamina acuerdo yenvía a la Dirección de
Administración
SECRETARIO DEL CONSEJO
Recibe Acuerdo y envía elAcuerdo y la propuesta de
presentación al Secretario delConsejo Directivo parapresentación al mismo
8
9
Emite circular informativa alpersonal de la SHF.
FIN
17
Recibe copia de Acuerdo e informaa la SRH de la modificación de losniveles salar iales en el Sistema de
Recursos Humanos
16
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