MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA EMPRESA DIVEMOTOR S.A
PRESENTACION
La estructura orgánica de la empresa DIVEMOTOR S.A ha sido aprobada por la gerencia general
que establece el esquema de organización de la entidad y por lo tanto determina las áreas que se
harán cargo de las diferentes actividades que requieren efectuarse para el normal
desenvolvimiento de la empresa y el logro de sus objetivos.
El manual de organización y funciones de la empresa DIVEMOTOR S.A establece las funciones y
responsabilidades del departamento de almacén. Además, en el mismo precisan las funciones
esenciales de cada uno de los miembros que la conforman.
La estructura orgánica establece la distribución de responsabilidades en forma armónica, que
permita alcanzar los resultados esperados, a fin de cumplir con los objetivos de la empresa. En tal
sentido, el manual de organización y funciones del departamento de almacen.
Origen y objetivo empresarial
La empresa DIVEMOTOR S.A la cual pertenece al rubro automotriz y se dedica a la
comercialización de autos, buses, camiones y a brindar servicio de Post venta desde el año 1993.
DIVEMOTOR S.A es el representante oficial de vehículos de las marcas Mercedes Benz, Jeep,
Chrysler, Dodge, RAM, Freightliner y Western Star. Por otro lado, DIVEMOTOR S.A forma parte de
las empresas del Grupo Kaufmann el cual tiene inversiones en otros países de la región como
Panamá, Costa Rica y Nicaragua.
Actualmente DIVEMOTOR S.A cuenta con más de veinte sucursales a nivel nacional. Brindando una
atención de calidad en la venta de automóviles. Así mismo, DIVEMOTOR S.A se esfuerza cada día
por ofrecer el mejor servicio post-venta y brindar el mayor stock de repuestos.
La empresa cuenta con más de 1000 trabajadores, y mantiene un proceso de mejora continua,
tanto en la atención al cliente como en la capacitación de su personal. DIVEMOTOR S.A cuenta con
la certificación ISO: 9001 y la moderna herramienta tecnológica SAP. Durante los últimos años,
DIVEMOTOR S.A ha logrado posicionarse en el mercado como una empresa sólida y confiable,
asumiendo cada vez nuevos retos y cumpliendo metas más altas.
Misión
Somos una empresa comercializadora de autos, buses, camiones y servicio post-venta en el
negocio automotriz, aseguramos la calidad del servicio de venta y post-venta logrando la lealtad y
la satisfacción de nuestros clientes y la retribución adecuada a los accionistas. Contribuimos al
desarrollo de nuestra sociedad mediante nuestro compromiso de inversión a largo plazo y el
desarrollo personal y profesional de nuestros colaboradores.
Visión
Ser líder en los mercados en los que competimos y ser reconocidos por la calidad del servicio que
prestamos.
Valores Institucionales
Colaboración
Buscar llegar a las metas en equipo, y atender las necesidades del cliente sin perder el ritmo de
trabajo.
Responsabilidad
Hacer el trabajo a tiempo y con total transparencia.
Integridad
Brindar información exacta y cumplir las funciones con rectitud, franqueza y honestidad.
Pasión por el cliente
Cumplir con las necesidades del cliente, buscar satisfacer sus demandas y exceder sus expectativas
Introducción
Finalidad del manual
El presente manual de organización y funciones tiene como finalidad dar a conocer en forma clara
y definida las funciones, actividades y tareas de los integrantes del departamento de almacén
Alcance
Se entregará a cada miembro del departamento de almacén, el presente manual, cuyas funciones
contenidas, deberán ser cumplidas por los mismos
Aprobación
El presente manual, ha sido aprobado el 13 de setiembre del 2015 por la Gerencia General
Revisión
El presente manual de organización y funciones será revisado anualmente por el departamento de
Talento Humano y la Gerencia logística
Departamento de almacén
Base legal
El presente manual ha sido aprobado por la Gerencia logística y comunicado con el memorándum
N° 01 – 09 – 2015
Objetivo
a) Que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del cargo que se le ha
asignado
b) Proveer a los miembros del departamento de almacén, de una instrumento técnico que
debe ser utilizado como guía en la ejecución de sus labores
c) Instruir la aplicación del manual de organización y funciones, para que los trabajadores,
realicen sus actividades en observancia con lo que éste establece y las desarrollen con
eficiencia y eficacia
MOF DEL AREA LOGISTICA
1. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
A- ESTRUCTURA ORGANICA
B- CARGOS ESTRUCTURALES
C- HOJA DE PUESTOS
1. Cargo: Jefe del departamento de almacén
Área: Logística
Requisitos:
Formación: Profesional universitario en administración o Ingeniería Industrial
Experiencia: Mínima de 2 años de experiencia profesional relacionada
Descripción del cargo
Depende de: Gerente de logística
Coordina con: Jefe de producción, Jefe de compras, Jefe de distribución, Jefe de ventas
Supervisa a: Auxiliares
Tarea:
La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía. Lo que
incluye la elección y posterior supervisión de los procedimientos de
manipulación de la mercancía en su recepción y en su expedición; el control
de la preparación de los pedidos y su posterior carga en los vehículos de
transporte; además de un control de la calidad de los productos recibidos.
El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía de
manera que ésta resulte rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.
La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de
que los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la
seguridad previstas.
El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar
los procesos de recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.
Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o
humanos.
Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su
cumplimiento. Además, tiene que controlar los stocks y las condiciones en las
que éste se almacena. Decidiendo también la ubicación de la mercancía en el
almacén, teniendo en cuenta las características de la misma y las
manipulaciones que vaya a sufrir.
Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más
rentables y de acuerdo con la estrategia de la empresa.
2. Cargo: Auxiliar de recepción
Área: Logística
Requisitos:
Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes
Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo
Descripción del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacén
Coordina con: Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de despacho, Auxiliar de registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Atender a los proveedores de bienes y suministros
Verificar los datos de la facturas en la recepción de bienes y suministros
Realizar una verificación física de los bienes y suministros que ingresan al almacén
Realizar un inventario con la identificación de los bienes
Realizar periódicamente inventarios físicos de bienes y suministros en el almacén
Dar ingreso de los bienes y suministros consignados en las órdenes de compra en
las tarjetas KARDEX
Otras funciones que le asigne el jefe de almacén
3. Cargo: Auxiliar de Almacenamiento
Área: Logística
Requisitos:
Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes
Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo
Descripción del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacén
Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de despacho, Auxiliar de registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Preparar los productos del Picking y generar los registros de los pasos
establecidos en el en el sistema.
Registrar en el sistema los Picking Efectuados.
Coordinar con los Transportistas y el Jefe de almacen.
Despachar los productos vendidos por tienda.
Realizar actividades de Control.
Mantener el almacén limpio y ordenado.
4. Cargo: Auxiliar de despacho
Área: Logística
Requisitos:
Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes
Experiencia: no necesita experiencia en el cargo
Descripción del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacén
Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Revisar entrega de documentos.
Preparar mercadería para despacho pedidos
Supervisar que todas las rutas de los choferes de la empresa se cumplan.
Realizar el seguimiento del buen estado de los equipos para que se entreguen
adecuadamente a los clientes
5. Cargo: Auxiliar de registro
Área: Logística
Requisitos:
Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes
Experiencia: no necesita experiencia en el cargo
Descripción del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacén
Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de despacho
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Recibir y archivar copia de todos los formularios de ingresos y egresos de bienes
y suministros
Registrar los ingresos de bienes y suministros
Registrar los egresos de bienes y suministros
Elaborar informes de existencias al jefe de almacén
Comparar las existencias de bienes y suministros de los controles contra los
inventarios realizados
Controlar bienes o suministros mediante inventario o KARDEX
Otras funciones que le asigne el jefe de almacén
2. PROCEDIMIENTOS
3. FLUJOGRAMAS
4. INDICADORES
Los indicadores que mencionaremos a continuación son los de la gestión de almacenes
propiamente del departamento que estamos desarrollando los cuales se llaman KPI (Key
Performance Indicators) estos nos muestra cómo se está desempeñando la gestión del almacén de
la empresa las cuales sirven para establecer de forma lógica y objetiva las decisiones que se van a
tomar de acuerdo a la clasificación que les daremos en las siguientes categorías:
Servicio al cliente
Uso de edificio
Costos
Manejo de personal
Utilización de equipos
SERVICIO AL CLIENTE:
Estos indicadores deben servir para medir la satisfacción que recibe el cliente del almacén, sea
este un cliente interno o externo. Los principales que se utilizan son.
Número de quejas recibidas / Unidad de tiempo.
Estas quejas deben estar relacionadas con las actividades del almacén y se toma una
unidad de tiempo apropiada (mes, semana, etc.)
Porcentaje de pedidos entregados con retraso.
Se calcula dividiendo los pedidos que han tenido retraso entre los pedidos que se
despacharon y deben tomarse una unidad de tiempo para su cálculo. Por ejemplo, puede
ser mensual, semanal, etc.
Porcentaje de pedidos entregados incompletos
Debe establecerse el periodo del tiempo en que se realizara el cálculo del porcentaje
Tiempo promedio para despacho de pedidos
Se debe llevar el tiempo desde que el pedido se recibe en almacén hasta que se entrega y
hacer un promedio de todos los pedidos recibidos en un periodo de tiempo
Porcentaje de devoluciones al almacén
Esto puede ser por equivocaciones, artículos dañados o incorrectos. Se mide la cantidad
de devoluciones por pedido. Puede que de un pedido no se devuelva nada y de otro todo,
se suman las devoluciones y divide entre el número de pedidos despachados
USO DE EDIFICIO:
Estos indicadores tratan de medir como la gestión utiliza la infraestructura del sistema de
almacén.
Rotación del inventario
Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el inventario promedio y nos
dice la cantidad de veces que el inventario se ha sacado de almacén, si se divide 360 días
entre el valor calculado anteriormente tendremos el número de días que permanece la
mercadería en los anaqueles
Unidades procesadas por metro cuadrado de espacio
Este indicador nos provee una idea de la utilización del edificio
Valor del inventario / espacio disponible
Aunque no hay una relación entre el costo de la mercadería y el volumen de espacio ocupa
este indicador cuando se lleva durante un tiempo en el cual las mercaderías siguen siendo
las mismas, nos permite saber si se está usando de forma rentable el espacio
COSTOS:
Los indicadores de costos nos permiten saber si la rentabilidad de la operación ha mejorado o no.
Algunos de los principales son:
Porcentaje de costos del almacén
Se calcula dividiendo el costo total de los gastos del almacén entre las ventas y luego se
multiplica por cien. En el costo no se toma el valor de las mercaderías, solo los gastos
operacionales en que se incurre en el almacén
Porcentaje costos de los bienes almacenados
Se divide el costo del inventario promedio durante un periodo de tiempo, entre las ventas
de ese mismo periodo, y el resultado se multiplica por cien, a fin de determinar el
porcentaje de esas ventas que representa lo que se tiene almacenado. Es bueno que
observe que no se toma el costo de los bienes vendidos sino el inventario promedio que
existe. Es decir el valor en dinero de la mercadería que maneja
Porcentaje de los gastos de almacén a los gastos generales y administrativos
Se trata de ver que incidencia tiene el almacén en la cuenta de gastos generales y
administrativos
Gastos en el almacén / pedidos despachados
Este indicador trata de determinar si los gastos se mantiene por el costo por pedido
dentro del almacén
Relación de los gastos del almacén para un periodo determinado entre el valor del
inventario promedio
Esto mide la relación entre lo que se gasta en el almacén y el valor del que se mantiene en
este
MANEJO DE PERSONAL:
El recurso humano es muy importante en almacén, ya que de estos dependen la efectividad y
eficiencia de las operaciones. Algunos indicadores que se usan en este aspecto son:
Número de horas trabajadas / cantidad de pedidos despachados
Se mide la cantidad de horas hombre que se destinan a cada pedido
Porcentaje de ausentismo del personal de almacén
Cantidad de horas hombre trabajadas sin accidentes laborales
Costo de la mano de obra / pedidos
Mide la cantidad de dinero en mano de obra que se utiliza para manejar los pedidos
Relación del valor del inventario promedio / costo de la mano de obra
Se divide el valor del inventario promedio entre lo que cuesta el personal y nos dice
cuánto dinero se invierten por cada producto almacenado
UTILIZACION DE EQUIPOS:
La inversión en equipos, suele ser alta en el proceso de almacenaje, así como también el costo de
mantener estos equipos funcionando adecuadamente.
Inversión en equipo / costo del inventario promedio
Este es importante, porque nos dice si la inversión en equipos guarda proporción con el
valor de los bienes almacenados
Costo de combustible / Numero de pedidos despachados
Esta proporción especifica el gasto que se hace en promedio por cada pedido despachado
Kilómetros recorridos por los equipos / número de pedidos despachados
Es importante ya que determina recorridos realizados
Horas que pasan los equipos averiados / horas de trabajo total
Sirve para evaluar la disponibilidad del equipo, que tiene una relación directa con la
necesidad de cambiar dichos equipos
Costo del mantenimiento / horas trabajadas en total
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