MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:1
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha:Feb06 Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICENDICEPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
12/52Responsabilidades
10/52SimbologaaUtilizar
09/52Contenido
07/52Funcionamiento
05/52BaseLegal
04/52Objetivo
03/52Alcance
02/52Introduccin
PGINACONTENIDO
13/52UsodelManual
14/52Revisin,RegistroyModificacin
Procedimientos
15/52RecepcindeBienes,MaterialesySuministros
27/52RegistrodeIncorporacionesdeBienesMueblesyMateriales
45/52EntregadeBienesMaterialesySuministros
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:2
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ElpresenteManualtienecomopropsitoestablecerloscriterios,definicionesyprocedimientos,queintervienen
enlasoperacionesdeadquisicionesdematerialesysuministrosquerealizalaInstitucinenelmarcodelas
normativaslegalesvigentes,conelobjetodeidentificarlasaccionesrelacionadasconlaadministracin,guarda
ycustodiadelosmismos.
Igualmentepretendedeterminar losnivelesderesponsabilidadquedebenemplearsea los finesdeasegurar
unapropiadocontrolinternoyexternoporpartedelasunidadescompetentes.Asimismosepretendegarantizar
unaltogradodeconfiabilidadalunificarlosregistros,locualpermitir:
Unaefectivayeficienteadministracindelsistemadematerialesysuministros.
Ofrecerunavaparafacilitarlasauditoras.
Podersuministrarinformacinsobretodaslasoperacionesregistradas,enelmomento
queseanrequeridas,loqueasuvezpermiteagilizarlatomadedecisionesporpartede
losnivelesgerenciales.
Entrminosgeneralessonoperacionesderegistrodematerialesysuministros,laadquisicin,incorporaciones,
reasignacionesydesincorporaciones,seanstasdeorigenpresupuestariasono.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INTRODUCCININTRODUCCINPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:3
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ElpresenteManualdeProcedimientosde laUnidaddeAlmacndel InstitutoUniversitariodeTecnologadel
estadoBolvar(IUTEB)estestructuradodelasiguientemanera:
ProcesoBoletn
RecepcindeMaterialesySuministros.3201A
RegistrodeIncorporacindeBienesMueblesyMateriales.3202A
EntregadeBienesMaterialesySuministros.3202B
SalidadeBienesMaterialesySuministros3203A
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:ALCANCEALCANCEPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:4
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
EntrelosobjetivosprincipalesquepersigueesteManual,seencuentranlossiguientes:
Informarycontrolarelcumplimientodelasrutinasdetrabajo.
AumentarlaeficienciadelpersonalquelaboraenlaUnidaddeAlmacn,indicndoleloquedeben
hacerycmodebenhacerlo.
Simplificarladeterminacinderesponsabilidadesporfallasoerrores.
Facilitarlaslaboresdeauditoria,laevaluacindecontrolinternoysuvigilancia.
Ayudaralacoordinacindeltrabajoyevitarduplicacionesenlaejecucindelomismos.
Constituirunabaseparaelanlisisposteriordeltrabajoyelmejoramientodelos
procedimientos.
Reducirlosgastosyaumentarlaeficiencia.
Conservarescritoslosprocedimientos.
Agilizarlasactividadesdelaunidad,atravsdelconocimientoexactodelasecuencia,
ordenyrequerimientoparaunaactividaddelaUnidaddeAlmacn,facilitandoel
desenvolvimientodelosprocesosyladisminucindeltiempoenlosprocesos.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:OBJETIVOOBJETIVOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:5
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ConstitucindelaRepblicaBolivarianadeVenezuela,publicadael30dediciembrede1999,gacetaN
36.890.
TITULOIIIDerechosEconmicos.
CapituloVIIdelosDerechosEconmicos,Artculo116.
TITULOV Poder Judicial. SeccinTercera delGobierno y de laAdministracin del Poder Judicial (Delitos
Graves),Artculo271.
TITULO V de la Contralora General de la Repblica. Seccin Cuarta de la Contralora General de la
Repblica,Artculo289numeral4.
TITULOIVDelPoderPblico.SeccinSegundadelaAdministracinPblica.Artculo141.
LeyContralaCorrupcinvigenteapartirdel07/04/2003.
TITULOIVdelosDelitosContraelPatrimonioPblicoylaAdministracindeJusticiaenlaAplicacindeesta
Ley.
CapituloIdelEnriquecimientoIlcitoysuRestitucinalPatrimonioPblico.Artculo46,numerales1,2y3.
CapituloIIOtrosDelitosContraelPatrimonioPblico.Artculos52y53.
LeyOrgnicaqueRegula laEnajenacindeBienesdelSector Pbliconoafectosa las Industrias
Bsicas,publicadoenGacetaOficialN3.951defecha7deenerode1987.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:BASELEGALBASELEGALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:6
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
LeyOrgnica de laContraloraGeneral de la Repblica y del SistemaNacional deControl Fiscal,
publicadael17dediciembrede2001,gacetaN37347
TITULOIIIDelaPotestadesdeInvestigacindeResponsabilidadesydelasSanciones.
CaptuloIIDelasResponsabilidades,Artculos82,83y84,ResponsabilidadPenalyCivil.
CaptuloIVdelProcedimientoAdministrativoparalaDeterminacindeResponsabilidades,Artculos95y96
FormulacindeReparos,DeclaracindeResponsabilidadeimposicindeMultas.
ReglamentodelaLeyOrgnicadelaContraloraGeneraldelaRepblica,publicadoenGacetaOficial
N37169del29/03/2001.
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N 5.556
Extraordinariadefecha13/11/2001.
TITULOIII.ProcedimientodeSeleccindeContratistas.
CapituloI.DisposicionesGenerales.Artculo42.
CapituloIII.LicitacinSelectiva.Artculo72c,Numeral1.
TITULOIVProcedimientoparaLicitaciones.
CapituloIIadjudicacinDirecta.Artculo87,Numeral1,Artculo88,Numeralesdel1al9.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:BASELEGALBASELEGALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:7
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
Cada boletn constar de un determinado nmero de pginas las cuales estarn numeradas en forma
independiente, a objeto de poder sustituir, eliminar e incorporar nuevas pginas, sin alterar las secuencias
numricarestantes.
Losboletinessepresentarnenun formularioestndar impreso,cuyapartesuperiorcontieneespaciospara
indicarelnmerodelboletn,proceso,pgina, fechade revisin, fechadevigencia,pgina reemplazada,y
nmerodepginanueva.
Ensuparteinferior,hayespaciosdestinadosparalosnombres,apellidosyfirmasdequienloprepara,revisay
autoriza.
EsteManualsehadivididoendos(2)captulos,sealndoseenelprimeroloconcernientealaestructuradel
Manual, los restantes correspondena lasactividadesde laUnidaddeAlmacn, lascualesasuvezsehan
subdivididoenprocedimientos.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:FUNCIONAMIENTOFUNCIONAMIENTOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:8
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ParaunamayorcompresindelManualytendentesafacilitarsumanejosehaconformadoelmismoenuna
seriedeboletines, loscualessepresentanen formacodificada,mediante lautilizacindecuatro (4)dgitos,
posteriormenteunguinyunaletra,cuyosignificadosonlosmismos:
Primerdgito:
RepresentaelManualalcualperteneceelboletn.
Segundodgito:
Indicaelcaptuloalcualperteneceelboletn.
Tercerycuartodgito:
IndicalanumeracincorrelativadelosprocedimientosdentrodecadacaptulodelManual.
Letra:
Indicaelordensecuencialdelosprocedimientosquetienenrelacinensusacciones.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:FUNCIONAMIENTOFUNCIONAMIENTOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:9
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
Cadaboletndeprocedimientocontiene:
Objetivo.
Responsabilidades.
Definiciones.
Fuente.
Formularios.
Normas.
Descripcindelprocedimiento.
Flujogramas.
Modelodeformularios.
Caractersticasdelformulario.
Instruccionesparaelllenadodelformulario.
Para lacodificacinde los formulariosseprocederacolocarenprimer lugar, la letra Fensegundo lugar,
precedido de un guin el nmero del boletn al cual pertenece y en tercer lugar, precedido de un guin el
nmerouno(1)cuyaasignacinseharsiemprealprimerformulariodelboletn.Encasodequehayanms
formularios,seprocederacodificarlosenformanumricasecuencial,esdecir,sedebercolocarelnmero
tres(3),cuatro(4),etc,dependiendodelacantidaddeformulariosquecontengaelboletn.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:CONTENIDOCONTENIDOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:10
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:SIMBOLOGAAUTILIZARSIMBOLOGAAUTILIZARPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Representaunconectordepgina.
Representaarchivostemporales.
Representaarchivospermanentes.
Representalosdocumentosenelprocedimiento.
Representaelconectordelnea.
Representaelprocesodeterminado.
Representaelinicioofindelprocedimiento.
Representaunatomadedecisinenelproceso.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:11
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:SIMBOLOGAAUTILIZARSIMBOLOGAAUTILIZARPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Representalaoriginalnmerodos(2)dedos(2)originales.
Representalaoriginalnmerouno(1)dedos(2)originales.
Representalacopianmerotres(3)detres(3)copias.
Representalacopianmerodos(2)detres(3)copias.
Representalacopianmerouno(1)detres(3)copias.
Representaeloriginaldeldocumento.o
1/3
2/3
3/3
o1/2
o2/2
Representagrancantidaddecopiasparadistribucin.2/2....
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:12
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADESPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
EntrelasresponsabilidadesparalaelaboracindelManual,sedestacanlassiguientes:
LaunidaddeOrganizacinyMtodosconjuntamentecon la unidaddeAlmacny launidaddeCompraes
responsabledelaelaboracin,revisin,actualizacin,distribucindelpresenteManual.
ElConsejoDirectivoeselencargadodelaaprobacindelManual.
Todas las modificaciones que requieran los usuarios debern ser discutidos por el Consejo Directivo del
IUTEB.
El Manual ser distribuido entre las personas involucradas en los procedimientos que laboren dentro del
InstitutoUniversitariodeTecnologadelestadoBolvar(IUTEB).
ElempleadoaquienseleentregueelManualserresponsabledesucustodia.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:13
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:USODELMANUALUSODELMANUALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
Este Manual debe ser entregado a cada persona que dentro del Instituto Universitario de Tecnologa del
estadoBolvar,estninvolucradosenlosprocesosdeAlmacn.
El Manual es de uso obligatorio y todo nivel supervisorio ser responsable porque su personal adscrito
conozcaycumplaconlasdisposicionescontenidasenelmismo.
Las observaciones de fondo y formaquedeseen realizarseaesteManual debern ser autorizadas por la
UnidaddeAlmacnconjuntamenteconlaUnidaddeOrganizacinyMtodos.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200
PAGINA:14
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:REVISIN,REGISTROYMODIFICACINREVISIN,REGISTROYMODIFICACINPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL
LacustodiayactualizacindelManualdeAlmacn,estaracargodedos(2)unidades:
UNIDADDEORGANIZACINYMTODOS.
UNIDADDEALMACN.
La Unidad de Almacn del IUTEB, podr solicitar a la Unidad de Organizacin y Mtodos hacer
conjuntamente las modificaciones que por efecto de la dinmica del Instituto y del mercado consideren
necesarias, as como tambin, podrn proponer la inclusin de aspectos importantes que no hayan sido
contemplados.
Igualmente, las diferentes Unidades del Instituto (usuarios) podrn tambin proponer modificaciones y
actualizacionesquemejorensignificativamenteelproceso,lascualessernanalizadasafindedeterminarla
convenienciadelapropuesta.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:15
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADAPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
RECEPCINDEBIENESRECEPCINDEBIENES
MATERIALESYSUMINISTROSMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:16
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNO
25/52Instruccionesdelllenadodelformulario
AnexoFormularios
AnexoFlujograma
22/52DescripcindelProcedimiento
19/52Normas
Definiciones
Responsabilidades
Objetivo
PGINACONTENIDO
17/52Generalidades
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:17
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
OBJETIVO:
EstablecerlasnormasyprocedimientosaseguirpararealizarlaRecepcindeMaterialesySuministrosenla
unidaddeAlmacndelIUTEB.
RESPONSABILIDADES:
ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro
del ingreso de materiales, bienes y suministro solicitados por los responsables de proyectos, adems de
verificarquelosartculosrecibidos,concuerdenconloestablecidosenelcontrato(ordendecompra).
AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde
acuerdo a las solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de
controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddeAlmacn.
ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodos I,TSU.RobinsonBonett): Es
responsablederealizarelcontrolperceptivodelosbienesconjuntamenteconlaunidaddeAlmacnylaunidad
SolicitanteoresponsabledeProyectoyestamparelcdigodeBienesNacionales.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:18
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
DEFINICIONES:
Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en
cualquiersistema dedistribucinyentrega, tantoen larecepcin,comoen laentregadematerialesyenel
control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan
documentos administrativos tales como requisicin, notas depedido, ordenesde compra, notasdeentrega,
etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos
diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,
permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los
inventariosentrminosmonetarios (endinero).Unpermanentecontrolde los inventarios fsicosevita,deno
existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade
material.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:19
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
1. La Responsable de Almacn debe comenzar el proceso de recepcin de mercanca luego de
recibiryrevisarlasiguientedocumentacin:
Originalydos(2)copiasdelafactura.
Originalydos(2)copiasdenotadeentrega.(encasodeseracrdito).
Encasodeserunbien,ladocumentacindelmismo.
6. LaResponsabledeAlmacnencompaadelaunidadSolicitante(ResponsabledelProyecto)
sern los encargados de revisar el estado de los materiales y suministros y verificar que las
caractersticasdelosmismosseanlasespecificadasenlaordendecompra,igualmenteparala
factura.Encasoquelasituacinloameritesedebeconsultaralresponsabledecompraparalas
revisionescorrespondientesyalosTcnicoEspecializadosdelaInstitucin.Paralarecepcinde
bieneselcontrolperceptivoserealizarencompaadelResponsabledeBienesNacionales.
8. Los bienes, materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisicin,
produccin,construccinointercambio.
10. LaunidaddeAlmacn,luegoderecibirlamercancaenoptimascondicionesycumpliendoconel
contratodebefirmarysellarlafacturaylanotadeentrega.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:20
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
1. LaunidaddeAlmacndeberealizartodoslosregistrosqueestablecenlas leyesalmomentode
ingresar un bien a la Institucin, tomando en cuenta las caractersticas el valor original de
adquisicin,produccin,construccinointercambio.
3. Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles del Sector Pblico
Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar lasmedidas que corresponden
parafacilitarsucorrectoregistroycontrol.
5. LasActasserealizarnenlossiguientescasos:
g) En caso de que el proveedor no entregue la documentacin correcta, se dar un tiempo de
recepcindefinidoporlaunidaddeAlmacn.
b)Encasodenorecibirtodalacantidaddebienes,materialesysuministrosestipuladosenlaordende
comprapornocumplirconlascondicionesoestarenmalestado,solamenteserecibirmediante
un acta parcial la cantidad que cumpla con el contrato. La cantidad restante se devolver
medianteestamismaacta.
c)Alrecibirsegrandescantidadesdebienesyporcircunstanciadeespaciofsico,horarioderecepcin;
nosepuedarealizarenundaelchequeodelosbienes,seelaborarelactaderecepcinparcial
poreltiempoquelleveelproceso.Luegodeculminarserealizarelactadefinitiva.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:21
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
d)Cuandopordiversascircunstanciasnoseencuentrecompletoelequipoconformadoporlaunidadde
Almacn, unidad de Compra, unidad Solicitante (Responsable de Proyecto) y el tcnico
especialista,yseaindispensablelapresenciadetodosoalmenosunoenespecialporeltipode
adquisicin;seelaboraelactaderecepcinparcial.Posteriormentedequeelbiensearevisado
por la unidad que no estuvo presente y este de acuerdo con la compra se realizar el acta
definitiva. El tiempodeesperaserdefinidopor launidaddeAlmacn tomandoencuenta la
gestindemismo.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:22
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
RESPONSABLEDEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZO
ASISTENTEADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
1. Recibe del Proveedor los artculos con la siguiente
documentacin:
notadeentrega(Ventaacrdito)
Facturaenoriginalycopias
OriginalOrdendeCompra(F3402A1)
DocumentacindelBien.(EncasodeserunBien).
7. Verifica que las caractersticas de los artculos
concuerdencon laordendecompray facturaconayuda
delosfuncionariosestablecidosenlanormaN2deeste
procedimiento.
Pudiendosuceder:
J) Elbien,materialysuministroentregadonocumpleconlo
descritoenlaordendecompra.
12. SeelaboraunActa(VernormaN.8)especificandoel
hecho, la cual debe ser firmada por el responsable de
Almacn,Proveedorytestigospresentes.
14. Notifica sus observaciones y asignar fecha y hora de
recepcinalosdocumentosdelproveedor.
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:23
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
A) Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no
coincidenconlaordendecompra.
2. Se elabora un Acta ( Ver norma N.8) con las
observaciones.
3. Informa al proveedor la fecha de entrega de los
documentoscorrectosparapoderprocesarleelpago.
d) El bien, material y suministro entregado cumple con lo
descritoenlaordendecompraylosdatosdelaNotade
Entregay/ofacturacoincidenconlaordendecompra.
Encasodesermaterialesysuministros:
7. Realizaelcontrolperceptivo.ProcedeaelaborarelActa
deRecepcinDefinitivaenoriginalydos(2)copias.
EncasodeserBienes
10. Realizan el control perceptivo. Ver norma N2 de este
procedimiento.
13. EstampaelcdigodeBienesNacionales.
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
RESPONSABLEDEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZO
ASISTENTEADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
RESPONSABLEDEBIENESNACIONALESTSU.ROBINSONBONETT
YRESPONSABLEDEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZ
RESPONSABLEDEBIENESNACIONALESTSU.ROBINSONBONETT
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:24
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
1. Procede a elaborar el Acta deRecepcinDefinitiva en
originalydos(2)copias.
2. Firmaysellalafacturaylanotadeentregaenoriginaly
dos(2)copias.
3. Entrega al Proveedor copia de la factura y nota de
entrega(encasodeseracrdito).
4. ArchivacopiaN1delanotadeentregaolafacturay
lascopiasdelActadeRecepcinDefinitiva.
5. LlenaelComprobantedeIncorporacinF3202A2
yprocedeaenviarloconjuntamenteconcopiadefactura
y copia de acta de recepcin definitiva a la unidad de
Contabilidad.
6. Envaoriginaldefacturaonotadeentregayeloriginaldel
ActadeRecepcinDefinitivaalaunidaddeCompra.ver
procedimiento Pagos de Proveedores del Manual de
ProcedimientosAdministrativos.
7. Continua con el procedimientoRegistro de
Incorporaciones de Bienes, Materiales y Suministros,
boletnN3202A.
FINDEPROCEDIMIENTO
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
RESPONSABLEDEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZY
ASISTENTEADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:25
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
DistribucindeFactura:
Original:Expediente.
CopiaN1:Proveedor
CopiaN2:Almacn
CopiaN3:Contabilidad
CopiaExtra:BienesNacionales.(EncasodeserunBien).
Formulario:ActaParcial.
Cdigo:F3201A1
Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstarlos
motivos,reflejandolossuscritospresentes,fechadedevolucin,descripcindelmaterial,
nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.
PreparacinyDistribucin:
LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeDevolucinenoriginaly
dos(2)copias.
Proveedor:1copia.
Contabilidad:1copia.
Almacn:1copia.
Expediente:Original.
Firmas:
ResponsabledeAlmacn.
Testigo.(especificarcargo)
Proveedor
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A
PAGINA:26
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Formulario:ActadeRecepcinDefinitiva.
Cdigo:F3201A2
Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstareltipo
deincorporacin,reflejandolossuscritospresentes,fechaderecepcin,descripcindel
material,nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.
PreparacinyDistribucin
LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeRecepcinenoriginalyuna(1)copia.
Contabilidad:1copia.
Almacn:1copia.
Expediente:Original.
Firmas:
ResponsablesdeAlmacn.
Testigo.(especificarcargo)
PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:27
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADA
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
REGISTRODEINCORPORACINREGISTRODEINCORPORACIN
DEBIENESMATERIALESyDEBIENESMATERIALESy
SUMINISTROSSUMINISTROS
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:28
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNOPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
36/52Instruccionesdelllenadodelformulario
AnexoFormularios
AnexoFlujograma
35/52DescripcindelProcedimiento
32/52Normas
Definiciones
Responsabilidades
Objetivo
PGINACONTENIDO
29/52Generalidades
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:29
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
OBJETIVO:
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para el registro de las incorporaciones de los bienes,
materialesysuministrosalaInstitucin.
RESPONSABILIDADES:
Responsable de Almacn (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de mantener un
registroeficientede incorporacionesdebienesmaterialesysuministrosdeacuerdoa lasnormativas legales
vigentes.
ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodos I,TSU.RobinsonBonett): Es
responsabledelregistrodelosdiferentesmovimientosdelosbienesnacionalesdelaInstitucin.
DEFINICIONES:
Bienes nacionales: Son considerados bienes patrimoniales del estado, estn regidos por las normas
ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociacin de ndole privada y patrimonial y
estnsometidosa las reglassobreenajenacin,prescripcin,etc.Losbienesnacionalesson los inmuebles,
muebles,derechosyacciones,queporcualquierttuloentraronaformarpartedelPatrimoniodelaNacin,al
constituirse sta en estado soberano. Tambin son bienes nacionales, aquellos que por cualquier ttulo
adquiera o haya adquirido la Nacin o se haya destinado o se destinare a algn establecimiento pblico
nacional.
Losbienesmuebleseinmueblesqueseencuentrenenelterritorionacionalynotengandueo.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:30
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
DEFINICIONES:(Continuacin)
TiposdeIncorporacin:
Compras:Pararegistrarlasadquisicionesdebienesymaterialesqueseefectendeacuerdoconlasnormas
legalesyadministrativasaplicables.
Inventarioinicial:Pararegistrarlosbienesmueblesymaterialesexistentesalafechadeincorporarunanueva
dependenciaalsistemadecontabilidad.
Omisineninventarioinicial:Pararegistrarbienesymaterialesnoincluidosenelinventarioinicial.
Devolucindebienesymaterialesrobados,hurtadosoperdidos:Paraincorporarlosbienesymateriales
recuperadosquesehabandesincorporadoporrobo,hurtooprdidanoculposa.
AparicindebienesyMaterialesdesincorporadosporcausasimputablesafuncionariosoempleados:
Para incorporar los bienes y materiales desincorporados por robo, hurto o desaparicin imputables a sus
administradoresocustodia.
Donaciones:Paraincorporarlosbienesymaterialesdonadosuobsequiadosattulogratuito,procedentesde
personasoentidadesnonacionales.
Ingresoprovisional debienesdadosencomodato:Para registrar bienes con contratode comodato. Los
bienesregistradosconestecdigosedepreciarnslosi ingresandefinitivamente.Estosbienesdebernser
controladosfsicamenteafindecadaejerciciofiscal,porlocualelsistemadeberemitirunanuevaplanillade
cargo, que deber ser firmada por los responsables patrimoniales primario, de uso o del almacn, segn
corresponda.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:31
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
DEFINICIONES:(Continuacin)
Modalidades Ingresodefinitivodebienesdadosencomodato: Pararegistrardefinitivamentelosbienes
quehabansidoingresadosprovisionalmenteporestarensituacindecomodato.
Fabricacin o produccin de materiales y bienes: Para incorporar los materiales y bienes producidos,
transformadosomanufacturadosentalleresdelasdependenciasdelaAdministracinPblica
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:32
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ControldelosMateriales:
1. Losmateriales y suministros sedeben registrar por el valor original deadquisicin, produccin,
construccinointercambio.
4. Elcontrol integralde losmaterialesysuministrosadscritosacadaorganismodeber llevarseen
formacentralizadaencadaUnidadEjecutoraLocal.
3. LosMateriales y suministrosdeben clasificarsedeacuerdoal clasificador presupuestariode la
Institucin.
4. Enelcasodematerialescuyodeterioroseairreversible,deberprocurarselamayorrecuperacin
econmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventadelasmismas.
7. Trimestralmente la unidad de Almacn deber conciliar el monto de los bienes, materiales y
suministrosincorporadosporelconceptoRecepcindebienesmaterialesysuministrosconel
registrodeincorporacionesdelaunidaddeContabilidad.
8. la unidad deAlmacn para administrar losmaterialesdel IUTEB debemantener un registro y
controldemovimientoconlassiguientesplanillas:
ExistenciaysuValoracin.
Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.
DistribucinFsica.
AsignacinaResponsablesPatrimoniales.
Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:33
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
7. LaunidaddeAlmacndebeverificarlosiguiente:
Silosmaterialesrealmenteexisten.
Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.
Sielmaterialestsiendoutilizadoeficientemente.
Sielestadodemantenimientoeseladecuado.
Silosmaterialesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.
7. Lasverificacionesdebenefectuarseconcontinuidadyconlafrecuenciaquepermitaladeteccin
temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del programa de los materiales y
suministros.
ControldelosBienesMuebles:
9. Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin,
construccinointercambio.Lossemovientesseregistrarnalpreciodeterminadoporcomisinde
peritosavaluadores.
10. Slose registrarnen lacontabilidad losbienespatrimonialesdeldominioprivadode laNacin
destinados al servicio oficial o a cumplir finalidades especficas del servicio pblico; por
consiguiente,noseregistrarncontablementelosbienesdelosentesdescentralizadosterritorialy
funcionalmente.
11. En el caso de bienes nacionalesmuebles cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la
mayorrecuperacineconmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventade
lasmismas.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:34
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
12. LosFuncionariosadscritosaAlmacnconjuntamenteconelresponsabledeBienesNacionales
debenllenarlossiguientesregistrosparalasdiferentesmodalidadesdeincorporacin:
a. Fichadelbien.
b. ComprobantedeIncorporacin.
c. Actualizacindelregistrodeexistencia.
d. Actualizacindelregistroauxiliardebienesmuebles.
13. La responsable de Contabilidad debe asentar la modalidad de incorporacin en los libros
contablescorrespondientes,verificandolosrespaldosdeautenticidaddelhecho.
14. ElResponsabledeBienesNacionalesdebeestamparelnmerodelinventariodelbien,antesde
distribuirloalaunidadSolicitante.
15. Paraadministrar losbienes del IUTEBdebemantenerse un registro y control demovimientos
conlassiguientesplanillas:
a. ExistenciaysuValoracin.
b. Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.
c. DistribucinFsica.
d. AsignacinaResponsablesPatrimoniales.
e. Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.
16. ElResponsabledeBienesNacionalesdebeverificarlosiguiente:
Silosbienesrealmenteexisten.
Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.
Sielbienestsiendoutilizadoeficientemente.
Sielestadodemantenimientoeseladecuado.
Silosbienesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:35
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN
Elprocedimientoaseguireselllenadodelosregistros
queacontinuacinselepresenta.(verinstrucciones
dellenado).
Creacindelafichadelbien.
ComprobantedeIncorporacin.
ActualizacindelRegistrodeAuxiliardeAlmacn
RegistroAuxiliar.
TarjetadeEstante.
Nota:Luegoderealizarlosregistroscorrespondientes,continuaconlaaccinN5del
procedimientoEntregadeBienes,MaterialesySuministros,boletnN3202B.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:36
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Formulario:FichadelBienMueble
Cdigo:F3202A1
Objetivo:Mantenerregistradalascaractersticas,movimientos,vidatilytodala
informacinrelevantequedescribaunbienenelIUTEB.Elmismoseelaboraalmomento
deingresarlascaractersticasdelbienalinventariodebienesnacionalesdelaunidadde
Almacn.
PreparacinyDistribucin:
ElresponsabledelaunidaddeBienesNacionalesdellenarelformatoenoriginalycopia.
LacopiareposarenlaunidaddeAlmacn.
LlenadodelFormulario:
1. NdeInventariodelBien:Coloqueelnmerodeinventarioasignadoacadabien.
2. DescripcinEspecficadelBien:Sealelosdetallesmsrelevantesdecadabien.
3. ValorUnitariodelBien:Valordeadquisicindecadabien.
4. Cdigo del Concepto de Incorporacin: Coloque el nmero que identifique la modalidad de la
incorporacin(segntabladeincorporaciones).
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A
PAGINA:37
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
1. Concepto de la Incorporacin: Indique la modalidad de la incorporacin, segn la tabla de
incorporaciones.
2. NmeroyFechadeIncorporacin: Coloqueelnmeroque lecorrespondea la incorporaciny la
fechadelamisma.
3. Cdigode la Imputacin Presupuestaria: Indique el cdigopresupuestario asignados a la partida
queseestejecutando.
4. OrdendeCompraoDocumento:IndiqueelnmerodelaordendeCompraylafechadeemisin.
5. Proveedor:Coloqueelnombre,ceduladeidentidaddelProveedor.Indiquelaraznsocial,registrode
informacinfiscalyelnmerodeinformacintributariadelproveedor.
6. OrdendePago:Indiqueelnmerodelaordendepagoylafechadeemisin.
7. CuentaBancaria:ColoquenmeroytipodecuentabancariadelIUTEB.
Indiqueelnmerodechequeyelnmerodecuentaaabonar.
Coloqueelnmeroylafechadelasolicituddefondosdecajachica.
Agregueelnmeroderendicin.
11. ResponsablePatrimonialPrimario:ColoqueelnombrecompletodelDirectordelInstituto.
ColoquelacduladeidentidaddelDirectordelInstituto.
13. CorresponsabledeUso:Escribaapellidosynombredelapersonaquesolicitael
prstamo.
14. ReasignacindelBien:Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodereasignacin,segnelcatalogode
modalidadesdereasignaciones.
Coloque la fechade la reasignacin. IndiqueelNombrecompletoy la cduladel coordinadordel
departamentodondeserreasignadoelbien.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A
PAGINA:38
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
1. ConservacindelBien:VidatildelBien:Indiquelavidatilenaosdelbien.
2. Valor Residual del Bien: Luego de realizar los clculos de depreciacin, indique el valor
residualdelbien.
3. FechadeRotulacin: Indiquelafechaderotulacin.Indiqueelestadodeconservacindelbien,
especificandoladescripcinylafechadelaultimaverificacin.
4. ContratodeMantenimiento:Indiqueelnmerodelcontrato.
Indiquelaraznsocialdelproveedoronombre,apellidoycduladeidentidad.
Indiqueelregistrodeinformacinfiscalyelnmerodeinformacintributaria.
19.PlizadeSeguro:Indiqueelnmerodelapliza,nombredelaaseguradora.
Indiqueelinicioyelfindelacobertura.
Coloquelafechadevigenciayelmontodelapliza.
20.Desincorporacin:
Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodedesincorporacin,segnelcatalogo
modalidadesdedesincorporacin
Indique la modalidad de la desincorporacin, segn la tabla deconceptos de
desincorporacin.
Indiquelafechadeladesincorporacin.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:39
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Formulario:ComprobantedeIncorporacin.
Cdigo:F3202A2
Objetivo:Mantenerregistradalasincorporacionesdelosbienesmuebles,materialesy
suministrosalIUTEB.
PreparacinyDistribucin:
SepreparaenlaunidaddeAlmacn.Seelaboraenoriginalyuna(1)copia.
Original:UnidaddeAlmacn.
CopiaN1:Direccin.
EncasodeserunbienentregacopiaalaunidaddeBienesNacionales.
LlenadodelFormulario:
1.Nmero:Indicarelnmeroasignadoalcomprobante
2.Fecha:Indicarda,mesyaoenqueserealizalaincorporacin
3.Seleccin:Marqueconunaequis(x)silaincorporacincorrespondeaunbienmuebleoaunmaterial.
4.Organismo:Cdigoydenominacindelorganismosegntabla.
5.UnidadAdministradora:CdigoydenominacindelaUnidadEjecutoraLocal.
6.DependenciaUsuaria:CdigoydenominacindelaResponsabledelProyecto.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A
PAGINA:40
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
7.ResponsableDelAlmacn:CdigoyDenominacindelAlmacn.
CduladeIdentidad,ApellidosyNombres,CargodelResponsabledelAlmacn.
8.Cantidad:Indicarnmerodebienesquesernincorporados
9. Cdigo de Catalogo: Cdigo que segn el Catlogo de Bienes y Materiales le corresponde al bien o
materialqueseincorpora.
10.NumeroDeInventario:Indicarnmeroasignadoalbienenelinventario.
11.Descripcin:Coloquenombreydemsespecificacionesqueidentifiquenalbien.
12.Incorporacin:Cdigoydenominacindelconceptodeincorporacinsegntabla
13.ValorUnitario:Indiqueelvalordeadquisicindelbien,siesconocido,oelqueresultedelavalo
correspondiente.
14.ValorTotal:Seobtienedemultiplicarlacantidaddelosbienesomaterialesporelvalorunitarioasignadoa
losmismos.
15.ResponsablePatrimonialPrimario:
Ceduladeidentidad:nmerodelacduladelResponsablePatrimonialPrimario
Apellidosynombres:ApellidosyNombredelResponsablePatrimonialPrimario
Cargo:DenominacindelcargoqueocupaelResponsablePatrimonailPrimario.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:41
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Formulario:RegistroAuxiliardeExistenciaEnAlmacn
Cdigo:F3202A3
Objetivo:Mantenerregistradalosmovimientosdelosbienesymaterialesenelalmacn.
PreparacinyDistribucin:
SepreparaenlaunidaddeAlmacn.Seelaboraenoriginalyuna(1)copia.
Original:UnidaddeAlmacn.
CopiaN1:Administracin.
EncasodeserunbienentregacopiaalaunidaddeBienesNacionales.
LlenadodelFormulario:
Fecha:Indiqueelda,mesyaodelmovimientodelbien,materialysuministro.
Presupuestario:
Cdigo:Indiqueelcdigopresupuestario.
Descripcin:Sealeladescripcindelamodalidaddeingresoaalmacn.
TipodeMovimientoIndiquecdigoydenominacindeltipodemovimiento(incorporacin,desincorporacino
reasignacin,segntablas).
Entradas:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialqueseincorpore.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A
PAGINA:42
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Salidas:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialquesedesincorpore.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.
Existencias:
Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienoalmacnexistenteenelalmacn.
ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterialexistenteenelalmacn
ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumnacantidadporelmontodelpreciounitario.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202A
PAGINA:43
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Formulario:RegistroAuxiliar.
Cdigo:F3202A4
Objetivo:Identificarlaubicacingeogrficaylosresponsablespatrimonialesprimarioyporuso,ascomolos
movimientosdelosbienesdelorganismo.
PreparacinyDistribucin:
SepreparaenlaunidaddeAlmacn.Seelaboraenoriginalyuna(1)copia.
Original:UnidaddeAlmacn.
CopiaN1:Administracin.
EncasodeserunbienentregacopiaalaunidaddeBienesNacionales.
LlenadodelFormulario:
NDeInventarioDelBien:Colocarnmerodecontrolasignadoacadabien.
Descripcin:Nombreydescripcindelbienydemsespecificacionesnecesariasparasuidentificacin.
Incorporacin:
Fecha:Da,mesyaoenqueseincorporaelbien.
Cdigo:Indicarnmeroporconceptodeincorporacin.Segntabladeincorporacin.
Concepto:Indicarelconceptodeincorporacin.SegntabladeIncorporacin.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A
PAGINA:44
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO
Reasignacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesereasignaelbien.
Cdigo:Indicarelnmerodelareasignacin.SegntabladeResiagnaciones.
Concepto:Indicarelconceptodelareasignacin.SegntabladeReasignaciones.
Desincorporacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesedesincorporaelbien.
Cdigo:IndicarelnmerodeladesincorporacinSegntabladeDesincorporaciones
Concepto:Definirconceptodeladesincorporacin.SegntabladeDesincorporaciones
ValorDelBien:
Indicarelvalordelbiensegnlibros.
UltimaVerificacin:
Fecha:Da,mesyaoenquesehizolaltimaverificacin.
Cdigo:Cdigodelestadodeconservacindelbien,segntabla.
Verificador:Apellidos,nombreycduladeidentidaddelverificador.
PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B
PAGINA:45
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADAPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
ENTREGADEBIENESENTREGADEBIENES
MATERIALESYSUMINISTROSMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202B
PAGINA:46
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS
51/52Instruccionesdelllenadodelformulario
AnexoFormularios
AnexoFlujograma
50/52DescripcindelProcedimiento
49/52Normas
Definiciones
Responsabilidades
Objetivo
PGINACONTENIDO
47/52Generalidades
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALESMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES BOLETNN3202B
PAGINA:47
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
OBJETIVO:
ManteneruncontroldeentregadeBienes,materialesysuministrosalasdiferentesunidadesdelIUTEB.
RESPONSABILIDADES:
ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro
eficientedeentregadematerialesalosresponsabledeproyectos
AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde
a cuerdo a los solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de
controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddealmacn.
DEFINICIONES:
Almacenamiento:Es una funcin tcnica de control, cuido y de preservacin del material; comprende un
conjuntodeactividades, tareasydeprocedimientosrelacionadosconlarecepcin,clasificacin,codificacin,
manejo,preservacin,localizacin,ubicacin,controldeexistencias,entregaodespachoyenalgunoscasosel
reembalaje, cuya finalidad es evitar las prdidas, los deterioros, y los faltantes por otorgamiento, as como
entregarlosbienesoportunamenteyenoptimascondicionesdeuso.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALESMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES BOLETNN3202B
PAGINA:48
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en
cualquiersistema dedistribucinyentrega, tantoen larecepcin,comoen laentregadematerialesyenel
control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan
documentos administrativos tales como requisicin, notas depedido, ordenesde compra, notasdeentrega,
etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos
diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,
permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los
inventariosentrminosmonetarios (endinero).Unpermanentecontrolde los inventarios fsicosevita,deno
existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade
material.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B
PAGINA:49
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
1. Laentregadebienes,materialesysuministrosserealizarmedianteelformatoComprobante
deEntregaenoriginalyuna(1)copia.
2. Laentregamaterialesactualizarlossiguientesregistros:
Tarjetadeestantes.
RegistroAuxiliardeMateriales
AuxiliardeexistenciaenAlmacn.
6. Todo responsablepor la tenencia,usoocustodiade losbienesymaterialesdelSectorPblico
NacionalResponsablePatrimonialPorUso(RPU)debevelarporsubuenusoyconservaciny
adoptarlasmedidasquecorrespondenparafacilitarsucorrectoregistroycontrol.Atalfin,estn
obligadosacumplimentarlasnormasyprocedimientosqueseestablezcanpararealizarcualquier
actoy/oparainformarcualquierhechoqueimpliquemodificacindelasituacindelosmateriales
quese lehanasignadoynopodrnadquirir, transferirnidesincorporar talesbienes,porningn
ttulo,sinsujecinalasdisposicioneslegalesyprocedimientospreviamenteestablecido.
4. En el caso de bienes ymateriales cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse lamayor
recuperacineconmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventade las
mismas.
5. Es responsabilidad del coordinador de la dependencia elaborar un acta en caso de que se
detecten faltantes de materiales para dejar constancia de tal situacin. Dicha acta deber ser
avaladaporeljefedeladependencia,oquienhagasusveces,ypordospersonasms.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B
PAGINA:50
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
RESPONSABLE ACCIN
1. Recibe el formulario requisicin F3401A1 en original y
copia.
2. Llenaelcomprobantedeentrega,formulario(F3202B1)
enoriginalycopia.
Silaexistenciaesparcial:
4. Indica en el F3202B1 que la entrega es parcial, y
entrega al Solicitante la copia del mismo junto a la
mercanca.
5. Realiza un registro de la cantidad demateriales que no
hay disponibles para las solicitudes mediante el
procedimientoRequisicinboletn3401A,AccinN6.
Siexistenlosbienes,materialesysuministroscompletos:
7. Entrega a la unidad Solicitante los bienes, materiales y
suministrosjuntoalacopiadelF3202B1.
8. ArchivalaoriginaldelF3202B1.
9. Actualizalossiguientesregistros:
Tarjetadeestantedelosmateriales.
RegistroAuxiliar.
AuxiliardeexistenciaenAlmacn.
FINDEPROCEDIMIENTO
RESPONSABLEDEALMACN
LIC.TWIGGYSANCHEZY
ASISTENTEADMINISTRATIVOIII
TSU.JACOBORAMIREZ
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B
PAGINA:51
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
Formulario:ComprobantedeEntrega
Cdigo:F3202B1
Objetivo:Registrarlasentregadebienes,materialesysuministrosenAlmacn.
PreparacinyDistribucin:
LaunidaddeAlmacnserelresponsabledellenarelformatoenoriginalycopia.Elmismo
archivaralaoriginal.
LlenadodelFormulario:
17. N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.
18. Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.
19. RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.
20. Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de
Almacn.
21. Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.
22. Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo
correspondiente.
23. NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B
PAGINA:52
PGREEMPLAZA://
INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR
RIF:G200020709,NIT:0219818858.
ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:
Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:
DE:
DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS
2. N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.
3. Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.
4. RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.
5. Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de
Almacn.
6. Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.
7. Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo
correspondiente.
8. NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.
9. Descripcin:Nombreydescripcindelbien(es)omaterial(es)ydemsespecificacionesnecesarias
parasuidentificacin.
10. Valor:
Unitario:Valordeadquisicindelbienomaterial
Total:Multipliqueelvalorunitarioporlacantidaddelosbienesymateriales.
13. Despachador:Firmaysellodeldespachador.
14. DependenciaUsuaria:Indiqueelapellidoynombres,C.I.,firmadelCoordinadorylaidentificacinde
launidad.
Unidad:PlanificacinyDesarrollo
TSU/OscarMarn
Unidad: Unidad:
Fecha:Feb06
Top Related