AUTOGESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE VENTAS
El mayor enemigo de la escasez o pérdida de tiempo es el propio comercial. Gestionar el tiempo implica gestionarse a sí mismo,
gestionar los imprevistos y trabajar en lo importante.
Que los participantes puedan:
• identificar las variables personales que hacen a los comerciales ser más eficaces en el uso del tiempo y descubrir un método de auto-organización
• actuando dentro de la ética profesional, operando con la debida fidelidad y diligencia con la empresa representada, y contribuyendo al prestigio y buen nombre de la profesión.
Objetivos 2
Pág. 1. Qúe gestionamos realmente .…4 2. Un proceso continuo: .…7
1. Visualizar .…8 2. Planear …11 3. Priorizar …24 4. Actuar …28 5. Evaluar …34
3. Contacto …41
Indice de contenidos 3
Encuesta MacGraw
• Una encuesta americana, sobre una base de 2000 vendedores, refiriéndose a una jornada media de trabajo de casi 9 horas, daba los siguientes porcentajes:
• 41% venta presencial con cliente • 34% desplazamientos y esperas • 20% trabajo de despacho, preparación,
reuniones • 5% varios
¿En qué invierten el tiempo los agentes comerciales?
1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
4
• Nuestras características personales
• Las reglas básicas del uso del tiempo
• Un método de organización
1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
5
Un hábito personal que consiste en identificar qué
es lo que uno quiere conseguir, establecer un plan y llevar a cabo las
acciones adecuadas para alcanzarlo.
Organizarse
1.QUÉ GESTIONAMOS REALMENTE
6
1.VISUALIZAR 2.PLANEAR
3.PRIORIZAR 5.EVALUAR
4.ACTUAR
Tener una visión del conjunto
de nuestra
actividad
Al final del día
Al final de la semana
Establecer el plan de trabajo
Establecer la secuencia temporal
Realizar el programa previendo y defendiendo
Organizarse: un proceso continuo
2.UN PROCESO CONTINUO
7
Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…
Realizar tareas innecesarias: • Repetir un trabajo realizado por otros • Hacer de modo manual un trabajo ya automatizado Realizar un trabajo que le corresponde a otra persona • Caer en la tentación de hacer el trabajo de otros • No delegar Realizar tareas durante más tiempo de lo esperado debido a.. • …la inexperiencia • …no cortar interrupciones • …no gestionar o prever los cambios de de opinión de cliente, • …plazos no realistas • …realizar reuniones sin agenda ni objetivo
1.VISUALIZAR
8
Hacer perder tiempo los demás: • Cambiando de idea en el último momento • Incumpliendo normas o procedimientos internos • No concretando soluciones • Retrasos en las citas Trabajar sin objetivos • por irresponsabilidad • falta de hábito de programar/planificar • no definir objetivos o hacerlo inadecuadamente • no establecer prioridades • por no diferenciar lo que te gusta hacer con lo que se debe
hacer
1.VISUALIZAR
9 Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…
• Reuniones inesperadas • Compañeros, colaboradores o superiores
insuficientemente preparados • Incidencias en visitas, viajes, comidas… • Actos de relaciones públicas • Papeleo…
1.VISUALIZAR
10 Principales causas de la pérdida de tiempo en comerciales…
¿Qué puede ocurrir si una persona no consigue acertar correctamente al priorizar sus actividades como agente comercial?
2. PLANEAR
11 Consecuencias de la pérdida de tiempo en comerciales
Perder el tiempo no sólo significa perder dinero, sino también dejar de ganarlo
¿PARA QUÉ
ESTOY AQUÍ?
La misión
2. PLANEAR
12
Lo que nos va a permitir empezar a organizarnos es tener claro NUESTRA MISIÓN: Para qué estamos en la organización, cuál es el sentido de nuestro puesto como comerciales, su esencia. Esta misión, que recoge el fin último de que existe nuestro puesto, esto es, su valor añadido, ha de estar alineado, necesariamente, con la Misión de la organización y la del departamento.
C Hacer hincapié en dónde está nuestro verdadero valor añadido.
C Clarificar el direccionamiento: sabemos adónde vamos.
C Clarificar el ámbito de actuación.
¿Qué beneficios te aporta tener una misión?
2. PLANEAR
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ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD (Funciones):
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-------------------------- -------------------------- -------------------------- -------------------------- --------------------------- --------------------------- ---------------------------
CONTRIBUCIONES (Actuaciones):
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----------------- ----------------- -----------------
MISIÓN: Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….
con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes
2. PLANEAR
14
¿Quién es y qué hace UN AGENTE COMERCIAL? iden%dad, legi%midad;
¿PARA QUIENES TRABAJA?
beneficiarios
¿CÓMO? (gerundios)
2. PLANEAR
15
UNO TIENE QUE
REGAR LAS
FLORES QUE
PRETENDE QUE
CREZCAN
2. PLANEAR
16
Algunas contribuciones
• Alcanzar sus objetivos y metas de ventas en cuanto a volumen y actividad.
• Vender todos los productos/servicios de la gama y adecuarse al plan de la empresa
• Cubrir la zona con eficacia, visitando a los clientes con la frecuencia programada según tipo de clientes
• Hacer demostraciones de los productos siempre que sea posible, a fin de destacar las ventajas y beneficios para el cliente
• Informar sobre sus actividades con regularidad y a través de los formularios previstos por la empresa
• Llevar fichero adecuado y completo en el que se reflejen sus actividades con los clientes actuales y potenciales de forma individual
• Conocer producto/servicio y sus aplicaciones, dominando precios y carácterísticas
• Participar de las acciones de formación y desarrollo que la empresa le brinde
2. PLANEAR
17
ÁMBITOS DE RESPONSABILIDAD (Funciones):
MISIÓN: Contribuir a la consecución de los objetivos comerciales de ventas de la empresa a través de la venta de ….
con el mayor beneficio posible para la empresa y satisfaciendo las necesidades de clientes
Contestar al 90% de las consultas en 48 horas
Informar a clientes del estado de sus pedidos ante incumplimientos, dando
nueva fecha 24 horas antes en el 100% de los casos
100 visitas anuales en los clientes más importantes según procedimiento
50 visitas anuales en nuevos clientes según procedimiento
Planificar y gestionar el plan de visitas programado
Asistir al 100% de las reuniones cuatrimestrales lideradas por los
delegados comerciales Presentar en reunión de equipo una
propuesta novedosa al año Tutorizar a un comercial novato al año
Participar en 21 proyecto horizontal por año
CONTRIBUCIONES (Actuaciones):
Analizar y gestionar una cuenta clave a la semana
Redactar informes de visitas según procedimiento
Informar semanalmente a delegado el listado de impagados
Control semanal de venta por cliente y los pedidos pendientes y
reporte a delegado
Atención/Servicio al
cliente
Trabajo en equipo
Gestión de ventas
2. PLANEAR
18
ESPECIFICO MEDIBLE AMBICIOSO REALISTA TEMPORAL
Los objetivos
2. PLANEAR
19
• Proporcionan oportunidades para el estímulo.
• Procedimiento para el progreso continuo: los objetivos no se utilizan solamente para alcanzar los criterios, sino para explorar formas de exceder y establecer nuevos niveles de rendimiento.
Objetivos, buenas razones
2. PLANEAR
20
1. Partir del feedback sobre las contribuciones del puesto
2. ¿Qué conviene a la organización?
3. Medibles
Objetivos, identificar
2. PLANEAR
21
FORMATO DE PREPARACIÓN PARA LA ENTREVISTA DE NEGOCIACIÓN DE OBJETIVOS
Ámbito de responsabilidad:
Contribución
Rendimiento actual
Objetivo sugerido
Plan de acción (¿sí-no?)
Límite de fechas
Ámbito de responsabilidad:
Contribución
Rendimiento actual
Objetivo sugerido
Plan de acción (¿sí-no?)
Límite de fechas
Objetivos, negociar
2. PLANEAR
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• No demorar la planificación
• Dividir en etapas • Asignar tiempos • Pensar en recursos • Clarificar el reto o la
viabilidad
Objetivos, plan de acción
2. PLANEAR
23
Saber medir y distinguir:
LO IMPORTANTE
Y
LO URGENTE
3. PRIORIZAR
24
Importancia
Urgencia
Imprescindible
Conveniente
Necesario
Irrelevante
ALTA
ALTA
BAJA
BAJA
B A
C
Las prioridades
3. PRIORIZAR
25
• HACERLAS YA • DEDICARLES POCO TIEMPO
• HACERLAS YA • DEDICARLES TIEMPO
• PLANIFICARLAS • INCLUIRLAS EN LA PROGRAMACIÓN DIARIA • DEDICARLES TIEMPO
B A
C D
Qué hacer
Importancia U
rge
ncia
A
LTA
ALTA
BAJA
BAJA
3. PRIORIZAR
26
B A
C D
VER • Dejarlas si es posible • Delegar • Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución • Hacerlas por grupos • Dejar que se resuelvan solas • ...
AHORA • Hacerlas cuanto antes • Controlarlas a fondo si intervienen otros • Prioridad absoluta sobre el resto • ...
OLVIDAR • ¿Se pueden evitar? • Delegar • Automatizar • Dejar para huecos • Reconvertirlas • ...
LUEGO • Meter en la planificación • Dividir en subobjetivos • Ir haciendo por subobjetivos poco a poco • Delegar • ...
Qué hacer
3. PRIORIZAR
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• No claridad en prioridades
• No planificar por prioridades
• Reuniones
• Interrupciones
• No saber decir no
• Orden /desorden
• Teléfono
• No saber delegar
Ladrones del tiempo
4. ACTUAR
28
ü ESTABLECER “HORA TRANQUILA”
ü PLANIFICAR Y REGISTRAR LAS COMUNICACIONES
ü DECIR “NO”
ü DELEGAR
ü ORDEN
ü SE TU PROPIO SECRETARIO EFICAZ
ü TU PROPIO EJEMPLO
Cómo manejar las interrupciones
4. ACTUAR
29
ü Agrupe
ü Prepare
ü Identifique
ü Controle, instruya
ü Puntualidad
ü No interfiera
ü Máximo 5 minutos
El teléfono
4. ACTUAR
30
1. Empiece por decirlo: “NO”
2. Diga “no” a la propuesta,
sin decir “no” a la persona
3. Ofrezca una alternativa
4. Cállese
Cómo decir no
4. ACTUAR
31
• Evítelas, si puede
• Sólo si hay un objetivo
concreto
• Invite sólo a los necesarios
• Orden del día, detallado y
anticipado
Reuniones: antes
4. ACTUAR
32
• Evite interrupciones.
• Comience a tiempo.
• Permita asistencias parciales.
• Cíñase al objetivo.
• Organice la toma de acta.
• Aprobación informal del acta In situ.
• Termine a tiempo, y en positivo.
Reuniones: durante
4. ACTUAR
33
• Revise el acta.
• Difúndala cuanto antes.
• Seguimiento de los
acuerdos.
Reuniones: después
4. ACTUAR
34
“Cada papel, sólo una
vez”
EL ORDEN
Regla de oro
4. ACTUAR
35
“El uso de la
papelera, el signo
de distinción de las
personas eficaces” Peter Drucker
4. ACTUAR
36
Técnicas de gestión, planificación y optimización del tiempo: Acciones
• Diferenciar lo urgente de lo importante, prestando mayor atención a lo importante
• Marcar objetivos y establece prioridades • Delimitar el trabajo: plazos de entrega, contenido… • Planificar visitas, entrevistas, comidas, etc • Fijar limites para cada tarea y calcular tiempos • Empezar por los trabajos importantes pesados, no dejarlos nunca para
mañana • Evitar interrupciones, manejarlas eficazmente • Planificar los descansos • Preparar las reuniones
4. ACTUAR
37
Técnicas de gestión, planificación y optimización del tiempo
• Agrupar actividades similares que permitan ahorrar tiempo • Buscar el equilibrio entre lo que te gustaría hacer y lo que se debe hacer
para no dejar tareas pendientes • Dividir las tareas grandes en pequeñas tareas, más fáciles de realizar • Almacenar únicamente documentación necesaria • Decir “no” a las tareas no críticas • Conocer las responsabilidades asignadas • Plantearse objetivos • Identificar prioridades • Hacer listas de tareas • Diferenciar lo urgente de lo importante • Organizar el tiempo destinado a tareas • Realizar tareas que, aunque supongan una inversión de tiempo a corto
plazo, a largo conllevan un ahorro. • Planificar el tiempo semanal, mensual, trimestral y anualmente
4. ACTUAR
38
¿El programa era realista?
¿Por qué no?
¿He hecho lo adecuado?
a EL PROGRAMA
DIARIO REALIZADO
a PREVER EL
PROGRAMA SIGUIENTE
5. EVALUAR
39
El tiempo se rige por sus propias leyes
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Contacto 41
visi.serrano + (34) 678 492 521 [email protected]
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