PROCEDIMIENTO DE ÁREA ELABORACIÓN DE CHEQUE ATENCIÓN A PROVEEDOR
15lff 1. HOJA 1 DE 10
Código del DE Documento: ES Y CFI-7.1-03
ES Fecha de Emisión: 20-08-2014
No. de Revisión: 02
1. Objetivo
Elaborar los cheques por concepto de nómina y proveedores que hayan cumplido con la entrega satisfactoria de un bien o servicio al Congreso, para cumplir oportunamente con los compromisos contraídos.
2. Alcance
Aplica para todos los trámites referentes a adquisiciones de bienes y/o servicios y nómina. Inicia desde la recepción de la requisición u orden de compra (atención a proveedores), o en su caso oficio de solicitud o instrucción de pago, finalizando con la emisión del cheque y su entrega correspondiente.
3. Responsabilidades
Puesto Responsabilidades Generales
3.1 Encargado de emisión de cheques y pago a proveedores.
3.1.1. Recibir del proveedor la factura para su revisión y entregar un contra-recibo en el que se indique la fecha programada para su pago. 3.1.2. Verificar que la documentación entregada por el proveedor cumpla con los requisitos para trámite de pago. 3.1.3. Solicitar a la Sub-Coordinación de Adquisiciones las requisiciones originales, a fin de acompañarlas a la factura correspondiente. 3.1.4. Revisar que la requisición original cumpla con los requisitos establecidos. 3.1.5. Elaborar relación de facturas de proveedores de bienes y/o servicios recibidas durante la semana inmediata anterior para su envío al área de contabilidad para su registro. 3.1.6. Notificar al Coordinador de Finanzas aquellos proveedores que no cumplan con alguno de los requisitos establecidos. 3.1.7. Realizar la afectación contable al momento de la elaboración de los cheques de proveedores y/o nómina. 3.1.8. Entregar los cheques emitidos por pago de bienes, servicios y demás conceptos en la fecha plasmada en el contra-recibo. 3.1.9. Integrar el expediente de adquisiciones de los activos fijos del Congreso. 3.1.10. Llevar el control de contratos de arrendamientos, servicios profesionales, y convenios con medios de comunicación en coordinación con Oficialía Mayor y Comunicación Social. 3.1.11. Proporcionar a la secretaria de área el informe de las retenciones efectuadas dentro de los pagos realizados en el mes anterior, correspondiente a contratos de arrendamiento y/o pago de honorarios por servicios profesionales. 3.1.12. Las demás actividades que le sean asignadas por el Coordinador de Finanzas.
CI-7.5-01-00-02 REV.00
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HOJA 2 DE 10 Código del Documento: CFI-7 1-03
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4. Políticas
4.1. La atención a proveedores para entrega de facturas será exclusivamente los días viernes en horario de 9:00 hrs. a 14:00 hrs; en caso de ser día inhábil, se consulta con el Coordinador de ares para efectuar su atención. Para efectos de periodo vacacional, la atención a proveedores se realizará finalizando dicho periodo.
4.2. No se recibirán facturas o comprobantes que no se acompañen de la copia de la orden de compra proporcionada por el Congreso; se presenten en ventanilla en otro día y horario que no sea el indicado; que el concepto especificado en la orden de compra no coincida con la factura y/o que no reúna los requisitos fiscales vigentes. Esta verificación deberá ser realizada como primer filtro al momento de presentar el proveedor su documentación.
4.3. La fecha mínima de pago será de 10 días hábiles a partir de la recepción de la documentación del proveedor, a menos que existan circunstancias especiales que obliguen a la Coordinación de Finanzas a realizar el pago antes o después de esta fecha, lo que deberá justificarse en el contra-recibo correspondiente.
4.4. Los oficios y/o instrucciones de pago serán entregados exclusivamente por el Coordinador de Finanzas previa validación.
4.5. Los días lunes se elabora la relación de las facturas de proveedores recibidas en la semana anterior, se envía a contabilidad, junto con una copia de la factura y/o su respectivo contra-recibo y requisición.
4.6. La requisición u orden de compra en original que proporcione la sub-coordinación, deberá presentar firmas de los facultados (solicitante, sub-coordinador, coordinador de finanzas y cuando el importe o la naturaleza del pago lo requiera, firma del Oficial Mayor y Presidencia de la Junta de Coordinación Política) así como documentación soporte según sea el caso, de acuerdo al marco legal vigente.
4.7. No se recibirá ningún documento que forme parte del expediente y/o comprobación de un apoyo autorizado por la Junta, ya que esta será la única facultada para la integración de la documentación comprobatoria y vínculo con el peticionario. Dicha documentación será turnada directamente al Coordinador de Finanzas con la instrucción autorizada por la Junta para su trámite correspondiente.
4.8. Notificar al Coordinador de Finanzas y al área de contabilidad cuando el sistema de cómputo de emisión de cheques no permita generar un pago en específico por falta de presupuesto para tomar las previsiones de ajuste necesarias.
4.9. Solicitar con anticipación a la Coordinación de Finanzas pólizas de cheques con un mínimo de anticipación de mil pólizas en existencia.
4.10. Los cheques serán entregados al proveedor previa presentación de contra-recibo, salvo que por escrito el proveedor manifieste que por cuestiones de ubicación desea que el cheque le sea depositado.
01-7.5-01-00-02 REV.00
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I. X 1 1./IGISLATUR.5 LUIS POTOSI www«.•
No. de Revisión: 02
4.11. Las pólizas contables entregadas deberán ser verificadas nuevamente que se encuentren debidamente firmadas por el receptor (proveedor), que posea el contra-recibo en copia y original, el comprobante con requisitos fiscales venga anexo a la póliza, previo a su envío al Coordinador de Finanzas para su relación y envío a archivo.
5. Definiciones.
Términos mencionados en este Documento
Término Definición 5.1 Congreso H. Congreso del Estado de San Luis Potosí.
5.2 Junta Junta de Coordinación Política del H. Congreso del Estado de San Luis Potosí.
5.3 Pleno Diputados integrantes del H. Congreso del Estado. 5.4 Póliza Contable Cheque.
5.5 Movimientos
* Erogaciones: Cheques y/o transferencias por concepto de proveedores, incidencias, obligaciones de pago por ley, listado global de descuentos área nómina, listado de descuentos de incidencias área secretarial, nómina, reporte de nómina y demás conceptos que representen un gasto al Congreso. * Ingresos: (participaciones gubernamentales, interés bancarios, seguro de bienes patrimoniales, etc.,). * Afectaciones Hacienda Pública y Patrimonio General del H. Congreso del Estado.
5.6 Incidencias
Horas extras, faltas, prima dominical, prima vacacional, anticipo de sueldo, anticipo de aguinaldo, descuentos por préstamos contraídos con el Congreso y demás instituciones crediticias convenidas con el mismo, préstamos contraídos con Instituciones Financieras al servicios del trabajador, descuentos sindicales (prestaciones, préstamos y cuotas), compensaciones / complemento de sueldo, liquidaciones, indemnizaciones, finiquitos, altas y ' bajas de personal, modificaciones / nivelaciones salariales, pensiones alimenticias, cuotas de seguro social y cualquier otro rubro que tenga afectación directa a la nómina.
5.7 Obligaciones de pago por ley
Impuesto Sobre la Renta (ISR), Porcentaje Vigente Sobre Remuneraciones, Sistema Único de Autodeterminación de Aportaciones para el Retiro (SUA), Fondo de Ahorro de Pensiones, Aportación para Fondo de Vivienda y descuentos por préstamos contraídos por los trabajadores del Congreso con Pensiones de Gobierno del Estado, y demás aplicables.
5.8 Listado Global de Descuentos área nómina
Fondo de ahorro Diputados y funcionarios, cuotas partidos y retenciones extraordinarias de los mismos, seguros convenidos (autos, de vida, etc.,), préstamos y/o créditos contraídos con instituciones financieras convenidas con el Congreso (caja de ahorro huastecas, etc.), préstamos de la Dirección de Pensiones de Gobierno del Estado.
5.9 Listado de descuentos de
Descuentos sindicales (prestaciones, préstamos y cuotas), préstamos contraídos con Instituciones Financieras al servicio del trabajador (Famsa,
CI-7.5-01-00-02 REV.00
incidencias área secretarial
Fonacot, etc.,), cuotas Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), horas extra. Pagos por conceptos de: 1.- Sueldo (empleados base, sindicalizados y confianza). 2.- Compensaciones. 3.- Horas extra. 4.- Dieta Diputados. 5.- Contratos de honorarios asimilables a salarios por tiempo determinado. 6.- Finiquitos contratos de honorarios asimilables a salarios por tiempo determinado. Los conceptos de nómina correspondientes a pago en efectivo.
5.10 Nómina
5.11 Reporte de Nómina
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6. Desarrollo
No RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO DE TRABAJO
Proveedor.
Entregar la factura o comprobante fiscal original, así como la orden de compra proporcionada previamente por el Congreso.
Factura
Orden de compra
2 Coordinador de Finanzas.
Entregar al área de cheques y atención a proveedores los oficios por carácter de actividad legislativa e instrucciones por gestoría institucional para su trámite
Oficio
Factura 3
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Recibir únicamente las facturas que cumplan con los requisitos establecidos.
4
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Solicitar a la Sub-Coordinación de Adquisiciones las requisiciones originales de las facturas, a fin de acompañarlas a la factura correspondiente.
Requisición CFI-8.4-01-00-01
Sub-Coordinación de Adquisiciones.
Enviar al Área de Elaboración Cheques y Atención a Proveedores las requisiciones en original para su trámite.
Revisar que la requisición u orden de compra, oficio y/o instrucción en original, cumplan con los requisitos para realizar el trámite de pago.
Requisición CFI-8.4-01-00-01
Requisición CFI-8.4-01-00-01
Orden de compra en original Instrucción
Oficio Marco legal vigente (tabla
de facultades para el proceso de adquisiciones)
5
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
6 Área de Recibir del Área de Elaboración Nómina el Reporte de Nomina
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PROCEDIMIENTO DE ÁREA DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y ATENCIÓN A PROVEEDORES \\\......y.A.}21
"71/Wir." 1.1:GIS1
SAN Luis rarosi
Elaboración de Cheques y Atención a
proveedores.
Listado Global de Descuentos de nómina, solicitudes de viáticos el reporte de nómina para la elaboración de los cheques respectivos.
Recibir del área secretarial el listado de obligaciones de pago por ley y el listado de descuentos de incidencias área secretarial para la elaboración de los cheques respectivos.
Listado de descuentos Solicitudes de viáticos Listado de Actividad
Legislativa
Listado de obligaciones de pago por ley.
Listado de descuentos de . incidencia área secretarial
7
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores. Área de
Elaboración de Cheques y Atención a
proveedores.
8
Elaborar cheques realizando la afectación contable a la cuenta de bancos y de gastos de acuerdo al catálogo de cuentas vigente en el sistema de cómputo de elaboración de cheques.
Sistema de Computo de cheques
Normatividad Vigente (catálogo de cuentas)
9
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Enviar los cheques al Coordinador de Finanzas para su trámite correspondiente. Póliza Contable
10 Coordinador de
Finanzas.
Recibir los cheques, para la realizar el trámite de firmas y entregar posteriormente al Área de Elaboración de cheques y Atención a Proveedores.
Póliza Contable
11
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Entregar los cheques y/o envío a depósito según sea el caso.
Póliza Contable
12
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Enviar al Área de contabilidad el listado de facturas de proveedores y/o prestadores de servicio para su registro contable.
Relación de facturas de
CFI-7.1-03-00-01 Anexo 10.1
13
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Enviar al Área de Contabilidad el expediente de activos fijos para el proceso de valoración hacienda pública / patrimonio general del congreso.
Póliza de cheque Requisición u Orden de
Compra Oficio
Instrucción Demás documentación
requerida por normatividad vigente
CI-7.5-01-00-02 REV.00
I í 1.GISISIVRA 1.1.1S POTOSI
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Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores.
Enviar al Coordinador de Finanzas las pólizas contables entregadas para su relación y envío a archivo.
Póliza Contable
15 Coordinador de Finanzas.
Recibir las Pólizas contables entregadas para su relación y envío a archivo Póliza Contable
Cl-7.5-01-00-02 REV.00
worror I,N I LEGISLA D:1: SAN LUIS POTOSI
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7. Diagrama de Flujo.
Elaboración de Cheques y Atención a Proveedores
Proveedor Coordinador de
Finanzas
Sub-coordinación de Adquisiciones
Área de Elaboración de Cheques y Atención a Proveedores
( Inicio ) 11
Entrega la factura o comprobante fiscal
así como orden de pago. Entrega al área
de cheques y atención a proveedores los oficios y/o instrucciones para su
trámite correspondiente
Revisar que las facturas cumplan con e
los requisitos establecidos.
t N
fy Solicitar al Área de Sub.
coordinación de Adquisiciones las requisiciones en original de las
facturas recibidas.
*—
No
Enviar al Área de Cheques y atención a
proveedores las ~ requisiciones en original
Revisar que las requisiciones u
órdenes de compra, oficios y/o instrucciones cumplan con los
requisitos
¿Facturas
erectas
/ Recibir del área de nómina el listado
global de descuentos área nómina. solicitudes de viáticos y el reporte de nómina para la elaboración de
los cheques respectivos.
1 Recibir del área secretada) el listado
de obligaciones de pago por ley y el
listado de descuentos de incidencias área
ir Elaborar cheques realizando la
afectación contable
Recibir los cheques, para la
realizar el
1 E m'u, los cheques al Coordinador
trámite de firmas y entregar
de Finanzas
Entregar los cheques y/o envio a
' depósito según sea el caso.
1 Proporcionar al Área de
Contabilidad el listado de facturas para su registro contable.
1 Enviar al Área de contabilidad el
expediente de activos fijos para el proceso de valoración de Hacienda
Pública
1 Recibir las
pólizas Enviar a la Coordinación de Finanzas
contables para * su relación y
archivo
las pólizas contables
Fin
CI-7.5-01-00-02 REV.00
cn.y
LN I LEGISLATURA LUIS POTOSI
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8. Referencias
Documentos a los cuales se hace Referencia
Titulo Código 8.1 Norma ISO 9001: Vigente. N/A 8.2 Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos. N/A 8.3 Constitución Política Local. N/A 8.4 Ley Orgánica del Poder Legislativo. N/A 8.5 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. N/A 8.6 Ley General de Contabilidad Gubernamental. N/A 8.7 Ley del Impuesto sobre la Renta. N/A 8.8 Código Fiscal de la Federación y Estado. N/A 8.9 Ley de Auditoría Superior del Estado. N/A 8.10 Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos. N/A 8.11 Ley de Hacienda para el Estado. N/A 8.12 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. N/A 8.13 Ley de Adquisiciones del Estado. N/A 8.14 Reglamento para el Gobierno Interior del Congreso del Estado. N/A 8.15 Misceláneas Fiscales. N/A
9. Control de Registros
Código Almacenado Recuperación Protección Retención Disposición
CFI - 7 1 -03 -00 - 01 Relación de Facturas de Proveedores
Área de Elaboración
de Cheques y Atención a
Proveedores. Área de Archivo.
Anexos a las pólizas de diario.
Archivo electrónico en la computadora del
Área de Elaboración de
Cheques y Atención a
proveedores. Archivo.
Carpeta Leffort. Archivo
Electrónico.
10 años o lo que el marco legal vigente establezca .
Archivo en Trámite (Legislatura vigente)
Archivo concentración (*5 años)
Archivo Histórico (**10 años).
* A partir de la Legislatura saliente.
10. Anexos
Formatos
Anexo Código Titulo
10.1 CFI-7.1-03-00-01 Relación de Facturas de Proveedores
CI-7 5-01-00-02 REV.00
FECHA DEL
CAMBIO
ESTADO DE REVISIÓN
RAZÓN O MOTIVO DEL CAMBIO
20 08 2014
11 04 2016
27/07/2018
Emisión del Documento
Revisión del procedimiento y sus anexos.
Adaptación a ISO 9001:2015 y Revisión de Contenido 02
00
01
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PROCEDIMIENTO DE ÁREA DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y ATENCIÓN A PROVEEDORES
Código del Documento: CF1-7.1-03
Fecha de Emisión: 20-08-2014
\ I 1 \: - l. \
No. de Revisión: 02
Anexo 10.1 Relación de Facturas de Proveedores CFI-7.1-03-00-01
II. CONGRESO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI
COORDINACIÓN DE FINANZAS
RELACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES PENDIENTES DE PAGO
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
PROVEEDOR CANTIDAD FACTURA CONCEPTO
1 $
2 $
3 $
4 $
5 $
6 $
7 $
8 $
9 $
10 $
11 $
12 $
13 $
14 $
15 $
16 $
17 $
18 $
19 $ 20 $
CFI-7.1-03-00-01
REV.01
11. Control de Cambios
CI-7.5-01-00-02 REV.00
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Código del Documento: CFI-7.1-03
Fecha de Emisión: 20-08-2014
No. de Revisión: 02
12. Cuadro de Aprobación
' Elaboró: Coordinador de Finanzas
Firma: , •
Fecha: 27/07/2018
Revisó: , Firma: Fecha:
Presidente del Comité de Calidad 27/07/2018
Revisó: Fir : Fecha:
Presidente de la Junta de D 27/07/2018
Coordinación Política
Aprobó: firma: Fecha: Presidente de la Directiva del H. 27/07/2018
Congreso del Estado
CI-7.5-01-00-02 REV.00
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