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INSTRUCTIVO CARGUE DE PAGO FACTURACIÓN AL SISTEMA OPEN FLEXIS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Nombre: Wilmer Ruiz J

Firma: Nombre: Diana Lorena Astudillo Q

Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B.

Cargo: Auxiliar de Tesorería Cargo: Respon SubProceso Tesorería y Facturación

Cargo: Responsa Gestión Financiera

Fecha: 14/09/2017 Fecha: 14/09/2017 Fecha: 14/09/2017

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 14/09/2017 Elaboración del Instructivo Wilmer Ruiz J

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1. OBJETIVO

Alimentar el sistema de facturación denominado Open Flexis, con los pagos de los servicios de telefonía,

televisión e internet ofrecidos por EMTEL S.A E.S.P, que realizan los usuarios según la facturación mensual

y recibida en los puntos de recaudo diferentes a la caja de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia desde recepción de los cupones referentes a los pagos de telefonía, televisión e

internet, y finaliza con el diligenciamiento del cuadro de recaudo.

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RECEPCIONAR LOS PAGOS DE TELEFONIA, TELEVISIÓN E INTERNET

Recibir por medio de correo electrónico, archivo plano (Ver Imagen 1) o de forma física (ver Imagen 2) los

cupones de pago emitidos en los puntos de recaudo.

Imagen 1.

Imagen 1.

Imagen 2.

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ORDENAR INFORMACIÓN DEL ARCHIVO PLANO

Guardar el archivo ordenado en la carpeta de recaudo pagos bajo el formato csv, como se muestra. (Ver Imagen 3).

Imagen 3.

TRASLADAR ARCHIVO Ingresar al FIRE FTP, a la sesión Teso y trasladar el archivo desde la carpeta c recaudo pagos a la dirección home/teso/datos, (Ver Imagen 4).

Imagen 4.

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CONVERTIR ARCHIVO DE .CSV A TMP

Ingresar al aplicativo Tera- Tem, a la sesión Teso y seleccionar el nombre del recaudador al que pertenece el archivo plano, para convertir el archivo de la extensión .csv a tmp. (Ver imagen 5).

Imagen 5

TRASLADAR ARCHIVO Ingresar al FIRE FTP, y trasladar el archivo desde la dirección home/teso/tmp a la carpeta C recaudo pagos. (Ver imagen 6).

Imagen 6

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CARGAR ARCHIVO AL OPEN FLEXIS

Ingresar a la herramienta Epaymet a la opción recaudo por archivos, seleccionar la caja y el archivo en el formato Tmp, validar, corregir inconsistencias y procesar. (Ver Imágenes 7).

Imágenes 7

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VERIFICAR INFORMACIÓN EN EL SISTEMA OPEN FLEXIS

Se ingresa al aplicativo Open Flexis y se verifica la información procesada. (Ver imagen 8).

Imagen 8.

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CONSOLIDAR RECAUDO

Diligenciar el formato de recaudo para efectuar el registro contable, discriminando el pago correspondiente a televisión de lo recaudado en cada una de las entidades que generen este valor Teratem. (Ver Imágenes 9).

Imágenes 9.

CARGAR INFORMACIÓN POR MEDIO FÍSICO

Ingresar a la herramienta TERA-TEM y crear archivo tmp, en la sesión caja, escoger simultáneamente las opciones registro inicial de datos y registro manual de cupones, se paramétrica con nombre, fecha, e ingresar el número y valor de cada cupón para crear el archivo de pago en la dirección home/caja/temp. (Ver imágenes 10.)

Imágenes 10

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Imágenes 10

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TRASLADAR ARCHIVO

Ingresar al FIRE FTP, sesión caja y trasladar el archivo plano de la dirección home/caja/temp a la carpeta recaudo pagos. (Ver imagen 11.)

Imagen 11.

INGRESAR A LA HERRAMIENTA EPAYMET

Ingresar a la herramienta Epaymet a la opción recaudo por archivos, seleccionar caja y el archivo en el formato tmp, validar, corregir inconsistencias y procesar. (Ver imágenes 12).

Imágenes 12.

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Imágenes 12.

VERIFICAR INFORMACIÓN EN EL SISTEMA OPEN FLEXIS

Se ingresa al aplicativo Open Flexis y se verifica la información procesada. (Ver Imagen 13).

Imagen 13. DILIGENCIAR FORMATO DE CUADRO RECAUDO

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Por último, de debe diligenciar el formato GF.FR.09 cuadro recaudo con la información del valor de los recaudos diarios, por cada uno de las entidades recaudadoras que generen este valor (Ver Imagen 14), (se debe realizar los mismos pasos que en archivo plano).

Imágenes 14.

4. ACCIONES CONTINGENTES

En el momento de fallas del sistema Open Flexis y sus aplicativos auxiliares se restablecería el backup mas reciente.

5. ANEXOS

N/A