Sub. Gral. de Gestión Económica y Administrativa de la Ciencia y la Innovación versión abril[2] 2018
CONVENIOS COFINANCIADOS CON FONDOS FEDER A TRAVÉS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE CIENCIA E INNOVACIÓN PROGRAMA OPERATIVO PLURIRREGIONAL DE ESPAÑA (POPE) PERIODO 2014-2020
Compra Pública Innovadora (CPI)
Infraestructuras Científicas y Técnicas
Singulares (ICTS)
Grandes Infraestructuras Científicas y
Tecnológicas Internacionales (ESFRI)
INSTRUCCIONES SOBRE LA JUSTIFICACIÓN TELEMÁTICA A TRAVÉS DE JUSTIWEB
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ÍNDICE
1 ACCESO A LA APLICACIÓN DE JUSTIWEB ............................................................................................... 2
2 SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN .............................................................................................................. 4
3 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: CONTRATOS ............................................................................................. 5
4 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: FACTURAS ................................................................................................ 7
5 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GASTOS DE PERSONAL ............................................................................ 8
6 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: OTROS JUSTIFICANTES ............................................................................. 9
7 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: REINTEGROS DE ESTADO ....................................................................... 10
8 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ............................................................ 11
9 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL GASTO ....................................................................................... 11
10 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL PAGO ......................................................................................... 12
11 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 15
12 DUDAS E INCIDENCIAS SOBRE LA JUSTIFICACIÓN .............................................................................. 16
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1 ACCESO A LA APLICACIÓN DE JUSTIWEB
El objetivo de estas instrucciones es de servir de breve guía a los beneficiarios de convenios cofinanciados con el Fondo FEDER del Programa Operativo Plurirregional de España 2014-2020 (resultado de la fusión de los precedentes Programas Operativos de Crecimiento Sostenible y de Crecimiento Inteligente) a través de la Secretaría General de Ciencia e Innovación (SGCI), en la justificación telemática de estos convenios a través de la aplicación JUSTIWEB. A través de esta aplicación se pueden requerir justificaciones científicas, económicas, o ambas a la vez.
Para acceder a dicha aplicación siga el siguiente enlace: https://sede.micinn.gob.es/justificaciones/
Se abrirá la siguiente pantalla:
En el caso que nos atañe, únicamente el perfil del representante legal podrá entrar al correspondiente expediente en JUSTIWEB asociado a su convenio, bien mediante usuario y contraseña o mediante un Certificado Electrónico reconocido por @firma (FNMT, DNI-e y otros). En el caso de acceder mediante certificado electrónico se deberá acceder mediante el botón de Cl@ve, y en la siguiente página web acceder a través de DNIe o certificado electrónico (se le requerirá la clave asociada):
3
Una vez hecho esto estará dentro de la sede electrónica del ministerio. Para acceder al expediente asociado a su convenio (previamente notificado al representante legal), acceda a “Búsqueda de ayudas” del panel izquierdo:
En el campo “Referencia”, indique exactamente la referencia de su convenio y después acceda mediante “Enviar”. También se puede optar por hacer una búsqueda genérica dentro de la línea, para ello indique la línea seguida del símbolo %, por ejemplo, CPI%, ESFRI%, ICTS%; de esta forma, aparecerán todas las referencias de expedientes que empiecen por CPI, ESFRI, e ICTS, respectivamente:
Aparecerá el expediente, para acceder pinchar en el botón correspondiente:
Una vez dentro del expediente, se procede a la justificación del mismo.
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION Convenio FEDER
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2 SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN
La apertura de una ventana de justificación en el expediente requerirá la aportación de documentación, que
en el caso de que sea tanto científica como económica, requerirá al menos el informe de seguimiento
científico y la solicitud de pago del beneficiario.
Para añadir la documentación acceda al apartado de “Documentos y preguntas”:
Para adjuntar el documento de informe de seguimiento, acceda mediante el icono . Aparecerá una
ventana en la que podrá seleccionar la ruta donde esté guardado el informe de seguimiento mediante el
botón “Examinar”. Téngase en cuenta que solo se podrán adjuntar ficheros con la extensión .pdf y con un
tamaño igual o menor a 4 Mb. Una vez adjuntado el fichero “Guardar”:
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
ENTIDAD 1
ENTIDAD 1
CONVENIO FEDER
XXXX
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
X1234567Y
X1234567Y
ENTIDAD 1
ENTIDAD 1
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
ENTIDAD 1 X1234567Y
1
2
5
Se realiza la misma acción para el resto de la documentación requerida. Una vez que se han adjuntado todos
los ficheros, pueden realizarse dos acciones, consulta del fichero o borrado , mediante el icono
correspondiente.
Debe tenerse en cuenta que en el caso de justificación conjunta, ambos documentos, informe de
seguimiento y solicitud de pago del beneficiario son obligatorios, y no podrá cerrarse la ventana de
justificación hasta que hayan sido adjuntados.
Se puede consultar un resumen de los documentos adjuntados en el apartado correspondiente:
NOTA IMPORTANTE: En el apartado de la página web dedicado los Fondos de la Unión Europea de la
Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación se podrá descargar un modelo de informe de
seguimiento y solicitud de pago del beneficiario dentro de cada línea de actuación. Para acceder a dicha
página siga el siguiente enlace:
http://www.idi.mineco.gob.es/
Una vez en la página acceda al apartado de Fondos de la Unión Europea y seleccione la pestaña Fondos
FEDER y, dentro del Organismo con senda financiera SGCI, acceda a las actuaciones cofinanciadas; en las
secciones de “Justificación técnica” y “Justificación económica” podrá descargarse los modelos
anteriormente mencionados.
3 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: CONTRATOS
En el caso de que el expediente tenga facturas asociadas a contratos, necesariamente se deberá subir la
documentación relativa al expediente completo de cada contrato, y esto se recomienda hacer antes de
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
X1234567Y
X1234567Y
ENTIDAD 1
ENTIDAD 1
Informe_de_seguimiento.pdf
Solicitud_de_pago.pdf
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
Informe_de_seguimiento.pdf
Solicitud_de_pago.pdf
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adjuntar las facturas que conforman cada contrato. Para dar de alta dichos contratos se deberá acceder al
apartado de gastos; se accederá directamente al “Resumen económico”. Si es la primera vez que se accede
aparecerá el siguiente mensaje: “La búsqueda no produjo resultados”. Acceder a “Contratos”:
Se añade la información requerida en los campos (aquellos con asterisco * son obligatorios) y se guarda el
contrato mediante el botón “Guardar”.
Una vez guardado el contrato se puede proceder a adjuntar los documentos relacionados, hasta un total de
seis, tres de los cuales son obligatorios: check list del contrato, doc contrato 1 e índice doc contrato.
El check list del contrato es una documentación que se requiere en la aplicación de Fondos 2020 para cada
contrato. En la sección de “Justificación económica” de la página web de cada línea de actuación se puede
descargar el formulario en pdf del check list. La documentación relativa al contrato (resolución de
aprobación de gasto, PCAP, PPT, anuncio licitación, anuncio adjudicación, resolución de adjudicación, etc.) se
deberá subir en formato pdf necesariamente en el apartado de documentación “doc. Contrato 1” y, en el
caso de que la documentación ocupe más espacio (superior a 4 Mb), se puede repartir hasta en cuatro
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
ENTIDAD 1
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archivos pdf (doc. Contrato 2, doc. Contrato 3 y doc. Contrato 4) con un tamaño igual o menor cada uno a
4Mb. Por último, con el fin de que la SGCI tenga una relación de la documentación que se ha subido y en qué
archivo se encuentra (doc. Contrato 1, doc. Contrato 2, doc. Contrato 3 o doc. Contrato 4), se deberá incluir
un índice de la documentación en formato pdf, que se subirá en el apartado “índice doc. Contrato”. Una vez
terminado el proceso de subida de documentación guardar.
Los contratos añadidos se pueden editar o eliminar, mediante los botones correspondientes:
NOTA IMPORTANTE: El beneficiario podrá guardar contratos, facturas, gastos de personal, etc. y su
documentación asociada a lo largo de todo el periodo de ejecución del convenio, sin necesidad de que se
abra una ventanilla de justificación; pero únicamente se podrá asociar a una ventana de justificación los
gastos y documentos guardados cuando el representante legal cierre mediante firma electrónica una
ventana de justificación abierta por el ministerio. La apertura de dicha ventana de justificación será
notificada a través de Facilit@.
4 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: FACTURAS
Para añadir facturas acceder mediante el enlace correspondiente del apartado de gastos:
X12345678
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDEER
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Téngase en cuenta que si la factura está asociada a un contrato previamente dado de alta, se deberá poner
en la casilla “Nº contrato asociado” el nombre exacto del contrato tal como se dio de alta previamente. Una
vez introducidos todos los datos de la factura se procede a guardarla. Seguidamente, se procede a subir la
documentación justificativa del gasto y pago en formato pdf y con un tamaño igual o menor a 1 Mb.
Para adjuntar la documentación, acceda mediante el icono . Una vez que se han adjuntado los justificantes
de gasto y pago, se pueden consultar , o borrar , mediante el icono correspondiente.
5 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GASTOS DE PERSONAL
Para añadir gastos de personal acceda al enlace correspondiente del apartado de gastos:
Se procede primero a dar de alta al personal para el cual se quiere introducir gastos:
Una vez hecho esto, seleccionar la persona para la que se quiere añadir gastos:
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDEER
X12345678Y
Y12345678X
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
CONVENIO FEDEER
CONVENIO FEDEER
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Al igual que con las facturas, se rellena la información relativa al trabajador y sus gastos y se guarda. Una vez
hecho esto, se procede a subir los justificantes de gasto y pago:
6 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: OTROS JUSTIFICANTES
Para añadir otros justificantes acceder al enlace correspondiente del apartado de gastos.
Se rellena la información requerida y se guarda. Una vez hecho, esto se procede a subir los justificantes de
gasto y pago.
X12345678Y
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
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7 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: REINTEGROS DE ESTADO
En el caso de que el beneficiario detecte que no va a poder gastar todo el fondo FEDER, puede realizar un
reintegro voluntario por el importe no ejecutado. Para añadir un reintegro voluntario en JUSTIWEB acceder
al enlace correspondiente del apartado de gastos y añadir el reintegro:
Se procede a rellanar la información requerida y se guarda.
NOTA IMPORTANTE: Para realizar un reintegro voluntario el beneficiario deberá solicitarlo previamente a la
Subdirección General de Gestión Económica y Administrativa de la Ciencia y la Innovación (SGGEACI)
mediante el formulario de reintegros voluntarios. Este formulario, que puede descargarse en la sección de
“Justificación económica” de cada línea de actuación, deberá ser cumplimentado indicando los datos de la
ayuda y el importe que se quiere reintegrar de los fondos FEDER, y una vez hecho esto se subirá a su
expediente en Facilit@.
La intervención delegada del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad procederá entonces a
emitir los modelos 069, los cuales serán enviados por la SGGEACI al beneficiario para que proceda a realizar
el reintegro voluntario en la delegación de hacienda correspondiente. Una vez realizado el pago por el
beneficiario, se deberá escanear el justificante en pdf y subirse a su expediente en Facilit@.
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION
CONVENIO FEDER
CONVENIO FEDER
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8 JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
En cualquier momento se puede comprobar los documentos adjuntados en el enlace de gestión de
documentación del apartado de gastos:
9 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL GASTO
Generalmente, la justificación documental del gasto se realiza mediante facturas pagadas, que deberán
reunir los requisitos establecidos el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Si la acreditación de los gastos se efectúa mediante facturas electrónicas, emitidas de acuerdo con lo
previsto en la norma antes indicada, se presentará el documento PDF obtenido mediante el visor de estas
facturas. En cualquier caso no se aceptarán facturas proforma.
Gastos de personal
En el caso de que el gasto coincida con el pago del salario bruto o de un complemento salarial, se presentará
el contrato y la nómina. El total devengado es el importe que debe haber sido cargado en la aplicación web.
En el caso de que el gasto coincida con el pago de la cuota patronal, se deberá presentar el contrato y el TC2
correspondiente al periodo seleccionado. Deberá identificarse mediante subrayado al trabajador en el TC2
de forma que pueda ser fácilmente localizable.
Viajes y dietas
Los gastos de alojamiento se justificarán mediante la comisión de servicio debidamente autorizada y la
factura. Los gastos de transporte se justificarán mediante la comisión de servicio debidamente autorizada y
la factura o billete/tarjeta de embarque. El pago de transportes públicos (metro, autobús o taxi) o gastos de
X12345678Y
Q1234567A
Q1234567H
Q1234567D
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
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aparcamiento de vehículos se justificarán mediante comisión de servicios y tickets, donde debe figurar la
fecha y hora de emisión. En el caso de imputar gastos de kilometraje por haber utilizado el vehículo
particular se justificará mediante comisión de servicio debidamente autorizada y la liquidación de la
comisión. Los gastos de dietas se justificarán mediante comisión de servicio debidamente autorizada y la
liquidación de la comisión.
10 DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL PAGO
Los justificantes de pago que acrediten que las facturas o documentos equivalentes están pagados deberán
reflejar la fecha efectiva de salida de los fondos y permitir identificar al beneficiario de la ayuda como
pagador, al tercero que percibe las cantidades pagadas (proveedor, seguridad social, etc.), la fecha de pago o
salida efectiva de los fondos del organismo (debiendo coincidir ésta con la fecha introducida en la aplicación
de justificación) y el importe a justificar, debiendo coincidir con el imputado para el documento de gasto en
la aplicación.
Entre los justificantes de pago más habituales están:
Pago por transferencia bancaria
Deben figurar, al menos, como ordenante del pago el beneficiario de la ayuda, como destinatario el
perceptor del pago, el importe que se paga y el concepto, debiendo quedar reflejado con claridad el gasto.
Pago por transferencia bancaria + detalle de remesa
Si el justificante de pago agrupa varias facturas/nóminas, deberá estar acompañado de una relación de las
mismas que permita identificar el importe individual que se quiere justificar y el global de la remesa que se
corresponde con el importe del cargo en la cuenta de la entidad (que justifica la efectiva salida de fondos). El
gasto debe marcarse por el beneficiario para su mejor identificación. En las remesa de transferencias se
ENTIDAD EMPRESARIAL S.A. 123400000X1234001Y 0000 00 000000000
LKJFLAJSDLASKDJFLKLKSDFLSJDKLFJKLS 0123456789
1234567890
ENTIDAD EMPRESARIAL S.A.
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incluirá la primera página, la página donde figure el gasto o gastos seleccionados y la última página en la que
figure el importe total de la transferencia, que ha de coincidir con el justificante de pago por transferencia
bancaria.
Cuando una factura sea pagada en más de una transferencia bancaria, se recomienda reflejar claramente en
cada justificante de transferencia que se haga para un mismo documento de gasto, que se trata de un pago
parcial mediante indicación (ej.: primer, segundo pago, adelanto/atraso, etc.).
Certificaciones de la entidad bancaria
Deben contener el titular y el número de la cuenta, el ordenante de la transferencia (organismo
beneficiario), el perceptor del pago, el concepto, el importe y la fecha del pago, así como el firmante de
dicho certificado y a la entidad que lo expide.
Extractos de cuenta del movimiento
En caso de que el organismo utilice la banca electrónica, será válida la consulta realizada, en la que aparezca
la fecha del cargo y los datos correspondientes a la factura, dirección URL, etc., siempre que cumpla los
requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario.
Cheque o talón
Se aportará copia del cheque emitido a nombre del proveedor que emite la factura o documento
equivalente y el extracto de la cuenta donde figure el cargo del cheque que justifique la salida efectiva de
fondos (la fecha del citado cargo en cuenta del talón es la fecha de pago que se indica en la aplicación de
justificación), o bien certificado de la entidad bancaria en la que conste el número del cheque, su importe,
identificación de quién lo cobra y fecha del cobro, e identificación del número de la cuenta en la que se haya
cargado el cheque y del titular de la misma (que debe coincidir con la entidad beneficiaria).
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Pagos en divisa extranjera
Junto con el justificante de pago se deberá aportar el tipo de cambio aplicable en la fecha de pago.
TC1
Deberá ir sellado o con validación mecánica, sino se adjuntará el TC1 más el recibo o certificado emitido por
la entidad bancaria.
Ejemplo de TC1 junto con recibo bancario
Ejemplo de TC1 junto con certificado emitido por el banco
Ejemplo de TC1 validado mecánicamente
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Pagos en efectivo
Se justificará mediante la presentación del documento acreditativo del recibo del proveedor, debidamente
firmado con identificación del sujeto deudor que efectúa el pago. Junto a este documento se acompañará
ineludiblemente copia del asiento contable de la cuenta de caja del citado pago.
11 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN
Para cerrar una justificación que se ha abierto por el Ministerio en JUSTIWEB y poder así enviar los gastos
imputados en el periodo establecido, acceder al apartado “Cerrar justificación”. Aparecerá la información de
la justificación a cerrar, el plazo en el que la ventanilla estará activa, el tipo de justificación (si es económica,
científica o ambas) y una breve descripción de la ventana de justificación.
Para proceder al cierre de la justificación acceder mediante el botón correspondiente:
En esta etapa puede descargarse un borrador que mostrará cómo queda la justificación enviada al
ministerio, mediante el botón “Borrador”.
En el caso de que el lugar físico donde se encuentre custodiada la documentación justificativa sea distinto al
detallado, asegúrese de indicar el correcto. Este dato es importante a la hora de realizar la verificación sobre
el terreno de las ayudas FEDER. Proceda al cambio mediante el botón “Guardar lugar físico de los
justificantes”. A continuación, proceda al cierre mediante el botón “Cerrar con Registro electrónico”.
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDEER
Informe_de_seguimiento.pdf
Entidad 1
Secretaría General
Avda. Innovación, 1, CP LOCALIDAD
Solicitud_de_pago.pdf
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En la siguiente pantalla puede descargarse el informe definitivo mediante el botón “Ver informe”.
Por último, proceda a firmar electrónicamente la justificación mediante el enlace “registro telemático”.
Desde este momento se deberá tener el certificado electrónico como representante legal.
A partir de aquí siga las instrucciones que aparecen en la ventana abierta.
12 DUDAS E INCIDENCIAS SOBRE LA JUSTIFICACIÓN
Para resolver cualquier duda sobre la justificación económica remitir la consulta al correo electrónico:
Para resolver cualquier duda sobre la justificación científica de la línea ICTS/ESFRI remitir la consulta al
correo electrónico:
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
XXXX-AÑO-XY-ENTIDAD-REGION CONVENIO FEDER
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Para resolver cualquier duda sobre la justificación científica de la línea CPI remitir la consulta al correo
electrónico:
En el caso de tener cualquier incidencia con la aplicación telemática de JUSTIWEB, remitir la consulta al
correo electrónico: