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OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2017
PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019 NEIVA
23 DE ABRIL DE 2018
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TABLA DE CONTENIDO
1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PRIMER TRIMESTRE
VIGENCIA 2018 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN .................. 3
1.1. SEGUIMIENTO A AUDITORIA ............................................................................................ 3
1.2. ORÍGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO............................................................... 3
2. OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO ....................................................................... 4
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................ 4
3. METODOLOGIA ................................................................................................................... 4
4. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ..................................................................................... 5
4.1. NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE
MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017. ............................................................................ 6
5. AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019 ......... 46
6. AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019
7. RECOMENDACIONES....................................................................................................... 48
8. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 49
ANEXO 1. PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019……………………49
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1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PRIMER TRIMESTRE
VIGENCIA 2018 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
1.1. SEGUIMIENTO A AUDITORIA
Informe de seguimiento al cumplimiento del Plan de mejoramiento suscrito el 14 de
diciembre de 2016 por la Alcaldía de Neiva con el Archivo General de la Nación, fruto de la
Auditoria de inspección, vigilancia y control efectuada el 15 de julio de 2016.
1.2. ORÍGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
Visita de inspección vigilancia y control efectuado el 15 de julio de 2016 por parte del
Archivo General de la Nación a la Alcaldía de Neiva.
DECRETO 1080 DE MAYO DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”.
Artículo 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación. “A partir del momento de entrega del acta
definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá quince (15) días hábiles
para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología
de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días adicionales, por una
sola vez. El Plan de Mejoramiento Archivístico, deberá ser aprobado por el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo o Comité Interno Archivo de la Entidad que lo
formula.”
Parágrafo 1°. Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas
acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico, con propósito de evaluar
compromisos adquiridos, por la entidad.
Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la Entidad inspeccionada deberá realizar
seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del
Cumplimiento del PMA
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2. OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO
Verificar el nivel de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico 3 – 2016 suscrito el 14 de
diciembre de 2016 por parte del Municipio de Neiva con el Archivo General de la Nación
“AGN”.
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas para cada uno de los
hallazgos reportados por parte del Archivo General de la Nación.
Establecer alertas ante acciones con bajo nivel de cumplimiento
3. METODOLOGIA
De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la gestión
documental de la Entidad, mediante este ejercicio de Auditoria, la Oficina de Control Interno
solicitó a la Secretaria General – Archivo Municipal remitir el Informe de avance del Plan de
Mejoramiento Archivístico (PMA), del periodo comprendido entre el 1 de Octubre al 31 de
Diciembre de 2.017, en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General
de la Nación a través del radicado 1-2017-08784-10092/2017/SGC-320 del 11 de Diciembre
de 2017.
Al respecto, la Oficina de Control Interno mediante oficio OCI-334 de fecha 12 de diciembre
de 2017, solicitó información a la Secretaria General y Oficina de Archivo Municipal a
través de correo electrónico, con las evidencias de las actividades que se estipulan en el
Anexo 1 y que contienen los Planes de Mejoramiento.
En el documento Anexo a este informe (Seguimiento Plan de Mejoramiento con el Archivo
General de la Nación.2017), se presenta una Tabla de Excel, en la cual están contenidos
los Hallazgos formulados por el Archivo General de la Nación, el Plan de Mejoramiento
presentado por la Oficina de Archivo Municipal y finalmente están los seguimientos
realizados por la Oficina de Control Interno Correspondientes al Primer trimestre del periodo
(Enero, Febrero y Marzo de 2018).
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Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, en desarrollo de la Auditoría
cuyo informe con este se presenta, se pudo evidenciar que las Acciones Correctivas
contenidas en el Plan de Mejoramiento, no se han cumplido en su totalidad.
Para medir el avance cuantitativo se tendrá en cuenta cada uno de los hallazgos cumplidos
a la fecha según las acciones de mejoramiento establecidas, al igual que, se revisará y se
establecerá proporcionalmente un valor porcentual a las acciones de mejora de los
hallazgos que a la fecha se estén realizando, como se detalla a continuación en el Anexo 1.
Con lo anterior, se informa que el criterio de evaluación cuantitativa aplicado a Los planes
de mejoramiento, corresponden a los siguientes estándares de Medición del estado y nivel
de riesgo:
BAJO: Se asignara una calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido
de manera total en las condiciones predefinidas.
MEDIO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya
cumplido de manera parcial en las condiciones predefinidas.
ALTO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento no se haya
cumplido en las condiciones predefinidas.
4. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico de fecha 16 de marzo de 2018
según oficio OCI-039 solicitó información correspondiente al seguimiento al plan de
mejoramiento archivístico 2016-2019, que de acuerdo a la visita realizada el día 3 de abril
de 2018 se revisaron los respectivos anexos y evidencias, las cuales fueron verificadas con
la Dra. RUTH SANCHEZ BERNAL – Profesional Universitario de la Oficina del Archivo
Municipal y CLARA ROMERO – Contratistas de apoyo, con el fin de evaluar la ejecución
de las tareas y las evidencias allegadas como se muestra a continuación:
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4.1. NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE
MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017.
NOMBRE Y
APELLIDOS CARGO
DEPENDENCIA/
ENTIDAD
LILIANA TRUJILLO URIBE Secretaria General Secretaria General
RUTH SANCHEZ BERNAL Profesional Universitario Secretaria General
OSCAR EDUARDO
MAZORRA
Profesional Universitario Secretaria de
Planeación y
Ordenamiento
OSCAR HERNANDO MOTTA Líder Programa TIC´s Secretaria de TIC y
Competitividad.
FERNANDO MAURICIO
IGLESIAS
Jefe Oficina Contratación Oficina de Contratación
RODRIGO HERNANDEZ
POLANIA
Líder Programa Talento
Humano
Secretaria General-
Oficina Talento Humano
Así mismo son responsables del cumplimiento de las diferentes acciones, las Secretarias
productoras de información.
Hallazgo 1: Actualización de las TRD y CCD como instrumentos indispensables para
la normalización de la Gestión Documental en la Alcaldía de Neiva
DESCRIPCION DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no cuenta con Tabla de Retención Documental (TRD) actualizadas. Así como
tampoco con Cuadros de Clasificación Documental actualizados” (Normatividad
presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, artículo 13 de
la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 004 de 2013).
CRITERIO LEGAL
ARTICULO 24 DE LA LEY 594 DE 2000
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
“Obligatoriedad de las Tablas de Retención, será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.
ARTICULO 13 DE LA LEY 1712 DE 2014
“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y
mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:
a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado
b) Todo registro publicado
c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.
El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de
Información.
Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información
cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados
por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de
Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.
ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
“ARTICULO 8°. APROBACION. Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por
el Representante Legal de la Entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo, en el caso de las entidades del Orden Nacional y por el Comité
Interno de Archivo (subrayado nuestro) en el caso de las entidades del nivel Territorial,
cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.
META 1. Actualizar y aprobar en el CIA la TRD con base en el Decreto 0590 del 10 de
octubre de 2016, "Por el cual se establece la estructura del municipio de Neiva".
META 2. Realizar los ajustes al CCD conforme a la nueva estructura orgánico-funcional del
municipio.
META 3. Adoptar mediante acto administrativo las TRD y CCD y enviarlas a convalidación
al CDA
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SITUACIÓN ENCONTRADA
La Entidad cuenta con el instrumento TRD debidamente aprobado mediante Resolución 0059 de 2016 y actualizado conforme a los cambios orgánicos funcionales establecidos en
el Decreto 0590 de 2016 de la Alcaldía de Neiva el cual género (24 levantamientos nuevos de TRD ) para superar el hallazgo se requiere conocer las acciones de mejora adelantadas
frente a contar con TRD convalidadas, adoptadas mediante acto administrativo y el Seguimiento al trámite de ajustes que permitan la presentación de las TRD ante el Consejo Departamental de Archivo.
La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia
manifiesta que:
“Se evidenció que existe oficio No.649 de fecha 2 de abril radicado bajo
No.2018COR00014793 de la Gobernación del Huila por parte de la Secretaria General,
dirigido al Doctor FRANCISCO JAVIER RUIZ ORTIZ – Presidente - Consejo Departamental
de Archivo – Gobernación del Huila, para estudiar, revisar y evaluar las Tablas de
Retención Documental de la Alcaldía de Neiva, anexando: Cuadros de Clasificación
Documental, introducción, metodología y explicación del formato, organigrama institucional,
Decreto 590 de 2015 y acta de aprobación de las Tablas de Retención Documental por
parte del Comité de Archivo.”
La Oficina de Control Interno realizó verificación en la página web portal Institucional
Alcaldía de Neiva en el link de Transparencia y se pudo evidenciar que se encuentran
publicados los documentos correspondientes a las Tablas de Retención Documental “TRD”
actualizadas vigencia 2017 al igual que los Cuadros de Clasificación Documental CCD”
Imagen 1. Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental
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Observación 1.
Una vez las Tablas de Retención Documental, sean convalidadas por el Consejo Departamental de Archivo la Entidad procederá a su Implementación y
Aplicación, de conformidad con todos los pasos metodológicos establecidos en la Política Archivística así como por la normatividad vigente.
Imagen 2. Tablas de Retención Documental Según Decreto 590 de 2015
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Hallazgo 2: Fortalecer la gestión documental en la Alcaldía de Neiva aplicando los
instrumentos y procedimientos archivísticos en búsqueda del buen servicio al
ciudadano, la aplicación de las normas y la conservación del patrimonio documental.
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“Programa de Gestión Documental -PGD. La Entidad no ha elaborado y adoptado el
Programa de Gestión Documental.: (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN
Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, Artículo 2.8.2.5.10
Decreto 1080 de 2015).
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULO 21 DE LA LEY 594 DE 2000
“Programa de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.
ARTÍCULO 15 DE LA LEY 1712 DE 2014
“Programa de Gestión Documental. Dentro de los (6) meses siguientes a la entrada de
vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión
Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la
producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
Este programa deberá observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo
General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia”.
DECRETO 1080 DE 2015
“Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las
entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto,
mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. (Decreto 2609 de 2012, Artículo 10) “ “Artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de
Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo
conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es
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responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces. (…)” “Artículo 2.8.2.5.12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de
Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité
de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del
Manual de Gobierno en Línea. (…).” META 1. Actualizar el Diagnóstico Integral de Archivos realizado en el 2012
META 2. Elaboración e implementación del PGD priorizando los aspectos más críticos que
arroje el nuevo Diagnóstico Integral de Archivo (DIA).
META 3. Articular y armonizar el PGD con Control Interno, Calidad y TIC.S
META 4. Elevar a acto administrativo el PGD y publicarlo en la página web del municipio
META 5. Socializar con todos los funcionarios la implementación del PGD
SITUACIÓN ENCONTRADA
La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia
manifiesta:
“El PGD igual estaba supeditado al acto administrativo. Las Actualizaciones que
ellos piden deben continuarse de acuerdo a los requerimientos exigidos por el AGN y a lo proyectado dentro del Programa. (Radicar la TRD al CDA)”.
Mediante Decreto No. 0746 del 11 de diciembre de 2017, se adoptó y ordenó la
implementación de los instrumentos archivísticos del Proceso de Gestión Documental:
“Política de Gestión de Documentos, Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de
Gestión Documental PGD de la Alcaldía de Neiva”; y mediante Acta No. 2 del 28 de julio de
2017, fue aprobada por el Comité Interno de Archivo. El 15 de diciembre de 2017, se
verifica la publicación en la página web del portal Institucional Alcaldía de Neiva- link
Transparencia, del documento “Programa de Gestión Documental Versión 1”.
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Se evidenció que existe el documento GUIA PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, la cual se encuentra publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.
Hallazgo 3: Inventariar el acervo documental del municipio de Neiva para la consulta
y el control de los documentos de archivo.
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La Entidad no cuenta con Inventarios Documentales de la totalidad de los documentos
producidos en los archivos de gestión y los custodiados en el archivo central. (Normatividad
presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, Artículo 13 de
la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 042 de 2002).
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULO 26 DE LA LEY 594 DE 2000
Imagen 3. Publicación Instrumentos archivísticos
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“Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que
se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”.
ARTÍCULO 13 DE LA LEY 1712 DE 2014
“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y
mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:
a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligad
b) Todo registro publicado
c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.
El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de
Información.
Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información
cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados
por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de
Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.
ARTÍCULO SÉPTIMO ACUERDO 042 DE 2002
“Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato
Único Documental junto con su instructivo que a continuación se regulan (…)”
META 1. Elaborar los inventarios de los archivos de Gestión de la vigencia 2016, con base
en las TRD.
META 2. Revisar y ajustar el Inventario realizado en los años 2014 y 2015.
META 3. Elaborar el Inventario del Fondo Documental Acumulado (TVD)
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se evidenció que la oficina de archivo a través de la circular No.005 de fecha 12 de enero
de 2018, solicitó la elaboración y diligenciamiento del AP FOR-GGD-01 FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL a todas las dependencias, estableciendo como plazo
máximo el día 28 de febrero de 2018.
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A través de correo electrónico de fecha 17 de abril de 2018, la Profesional Universitaria
Ruth Sánchez Bernal, remite a la Secretaria General “(…) en atención a la Circular 005 de
fecha 12 de enero de 2018- Inventarios Documentales, comedidamente informo a usted
que las dependencias que se relacionan a continuación, enviaron inventarios documentales,
las demás Secretarías no han cumplido con esta solicitud, que se enmarca en el Plan de
Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación”:
Secretaria de gobierno
Despacho
Dirección de justicia
Casa de justicia
Oficina de paz y DD-HH
Secretaria de ambiente y desarrollo rural sostenible
Secretaria general”
Dependencias que han solicitado apoyo técnico a la gestión documental:
Secretaria de hacienda
Secretaria de movilidad
Secretaria de vivienda y hábitat
Observación 2
Existe un total de 17 Dependencias que no tienen implementado el FUID del archivo
de gestión de la Alcaldía de Neiva.
Hallazgo 4: Capacitación del personal de Archivo
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“Capacitar al personal de archivo en la normatividad archivística vigente. (Normatividad
presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 18 de la Ley 594 de 2000).
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULO 18 DE LA LEY 594 DE 2000
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“Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obl igación de
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Parágrafo: El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por Instituciones Educativas”,
META 1. Revisar las necesidades de formación que tiene el personal de archivo para
incluirlas en el Plan de Capacitación Institucional.
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se verificó que de acuerdo al cronograma de capacitación en temas Archivísticos
proyectado para la vigencia 2018, como se detalla en la Tabla No.2. Plan de Capacitación
en Cultura Archivística para el año 2018.
Tabla 1.PLAN DE CAPACITACION EN CULTURA ARCHIVISTICA PARA EL AÑO 2018
TEMA DE CAPACITACION MES
0
2
0
3
0
4
0
5
0
6
0
7
0
8
0
9
1
0
1
1
ELABORACIÓN DE INVENTARIOS
DOCUMENTALES Y PREPARACIÓN DE
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
(APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL)
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
GESTION DOCUMENTAL – GESTIÓN DE
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CALIDAD
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
Se evidenció circular No.005 de 12 de enero de 2018 y Circular No.009 de 2018 invitación
elaboración de inventarios Documental y Capacitación y socialización elaboración de
inventarios documentales, se articuló de acuerdo al cronograma de capacitación y
socialización para la elaboración de los inventarios documentales.
Se evidenciaron las capacitaciones realizadas, en los temas de organización de los
archivos, Inventarios documentales con el apoyo de 4 aprendices y los inventarios que han
enviado las diferentes dependencias, se piensan hacer ajustes por la meta en los metros
lineales.
Se evidenció planillas de asistencia a la capacitación y socialización elaboración de
inventarios documentales como objetivo principal en la Implementación programa Gestión
Documental llevada a cabo el 7,8,9 de febrero de 2018.
Acta de Reunión en temas de brindar orientación personalizada para la elaboración del inventario en formato FUID a la contratista María Patricia Bustamante de la Oficina de Casa de Justicia de fecha 19 de febrero de 2018.
Acta de reunión en temas de brindar orientación personalizada para la elaboración del inventario en formato FUID en la Oficina de Calidad de fecha 21 de febrero de
2018. Acta de reunión en temas de orientación sobre la organización de los expedientes de
certificaciones de riesgo en la Secretaria de Planeación y POT de fecha 21 de
febrero de 2018 Acta de reunión en temas de hacer explicación sobre la elaboración de inventario
natural con el personal que atiende la ventanilla Única encabeza del Líder del Proceso Ventanilla Única, el día 28 de febrero de 2018.
Acta de reunión en temas de revisión de archivo por la aplicación de las Tablas de
Retención Documental y elaboración de inventarios al proceso de Gestión Documental, el día 28 de febrero de 2018.
Acta de reunión en temas de explicación del Formato FUID a la Secretaria de Gobierno y Dirección de Justicia, el día 01 de marzo 28 de febrero de 2018.
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Tabla 2.Listado de Asistencia
FECHA TOTAL ASISTENCIA
5/FEBRERO/2018 50
6/FEBRERO/2018 14
7/FEBRERO/2018 45
8/FEBRERO/2018 28
9/FEBRERO/2018 26
TOTAL 163
Hallazgo 5: Unidad de Correspondencia
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no cuenta con todos los lineamientos de conformidad con la norma para la
adecuada gestión de las comunicaciones oficiales, Organizar la Oficina de correspondencia
en concordancia con los Artículos 1,3,5,8,12,13 del Acuerdo 060 de 2001(Normatividad
presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo No.060 del 30 de octubre de 2001)”.
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULOS 1, 3, 5, 8, 12, 13 DEL ACUERDO 060 DE 2001
ARTÍCULO PRIMERO: “Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción,
recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.
ARTÍCULO TERCERO: “Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos”. (…).
ARTÍCULO QUINTO: “Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados”. (…)
ARTICULO OCTAVO : “Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas”.
(…)
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: “Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración”.
“Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad”.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: “Comunicaciones oficiales por correo electrónico:
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas”.
META 1. Realizar los cambios necesarios para la operación de la ventanilla única conforme
al AC-060 de 2001, asignando el personal y aplicando las normas relacionadas.
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SITUACIÓN ENCONTRADA
Dentro de las acciones de mejora adelantadas frente a la socialización y publicación en página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva, se pudo evidenciar que se
encuentran los siguientes documentos: Manual para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, Manual de Limpieza de Archivo, Transferencias Documentales, y
Eliminación de Documentos.
El proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento que incluye el subproceso: Gestión de
Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de operación, la cual
expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación, modificación y eliminación y
su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin embargo, en caso de crear
documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el Formato de Solicitud y
elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-GCPOC-01, (…).” Página 4.
Imagen 4. Documentos de Calidad
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Se evidenció que a la fecha la Oficina de Correspondencia no tiene radicado SOLICITUD
DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS ante el Líder
POT – Calidad para la actualización de los procedimientos, instrumentos, guías e
instructivos del subproceso de Gestión Documenta, correspondiente a la GUÍA DE
VENTANILLA ÚNICA y REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA UNICA.
Se evidenció Circular No.024 del 17 de abril de 2018, para capacitación y sensibilización programa Gestión Documental a cada una de las dependencias de la Alcaldía de Neiva.
Observación 3.
Se evidenció que se cuenta con los documentos:
GUIA DE VENTANILLA UNICA ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
GUIA DE PQRSD ALCALDÍA DE NEIVA REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA UNICA
A la fecha se encuentran pendientes que sean aprobados por el Comité Interno de archivo, para la socialización y aplicación. De igual forma se encuentra a la espera que
sean incorporados al proceso de Gestión de calidad, a través de la solicitud de creación, modificación, eliminación, revisión y aprobación.
Hallazgo 6: Conformación de los Archivos Públicos
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no tiene elaboradas las Tablas de Valoración Documental como instrumento
esencial para recuperar la memoria institucional aplicando criterios archivísticos que
posibiliten realizar las transferencias secundarias (Normatividad presuntamente incumplida
según el AGN: Artículo 11 de la Ley 594 de 2000 y Acuerdo 02 de 2004)”
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULO 11 DE LA LEY 594 DE 2000
“Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística”.
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ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN
“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.
ACUERDO 004 DEL 2013 DEL AGN
“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.
ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN. “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el
Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá
quedar consignado en el acta del respectivo comité”.
Literal a. Artículo 10 ° del Acuerdo 004 de 2013 del AGN. “Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental
o las tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición” META 1. Elaborar el Inventario de acuerdo a los periodos de producción documental;
compilar la información institucional; Elaborar y aprobar la TVD; Presentación al CDA para convalidación; Organización del Fondo Acumulado con base en las TVD.
SITUACIÓN ENCONTRADA
Dentro de las acciones de mejora adelanta en los archivos de gestión, sobre la implementación del Formato Único de Inventario documental completamente diligenciado por parte de todas las oficinas productoras y el archivo central de la Alcaldía de Neiva (debe
hacerse en medios que permitan su disponibilidad inmediata, seguridad, respaldo de la información, integridad y control, soportes que se deben evidenciar). Procedimiento para la
entrega de los archivos mediante inventario documental cuando un funcionario se retira de la entidad o cambia de cargo.
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Se evidenció que de acuerdo al cronograma del plan de trabajo establecido para la
elaboración de las Tablas de Valoración Documental “TVD”, está en construcción etapa de
revisión y análisis de documentos y levantamiento de inventarios naturales.
Frente a las acciones adelantadas a los procesos que se deben aplicar a los archivos de
gestión la entidad viene avanzando en el diligenciamiento en cada una de las 24
dependencias la aplicación del formato de inventario AP FOR-GGD-01 FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
Se evidenció que los formatos de rótulos para expediente y caja que hace parte de la
señalización se encuentran publicados en página web institucional
La contratista Clara Romero expresa “Es de anotar que esas actividades están todas
enmarcadas en la aplicación de la TRD y esto apenas se está implementando, dependemos
de la convalidación de la TRD para dar inicio, sin embargo las capacitaciones que se están
impartiendo son parte del proceso de aplicación para la implementación del Programa de
Gestión Documental.”
De acuerdo al cronograma del Plan de Trabajo, se tiene elaborado los inventarios de
gestión a través del FUID de las dependencias:: Secretaria de gobierno, Despacho,
Dirección de justicia, Casa de justicia, Oficina de paz y DD-HH, Secretaria de Movilidad,
Secretaria General, Secretaria de ambiente y desarrollo rural sostenible. Dependencias que
han solicitado apoyo técnico a la gestión documental: Secretaria de hacienda, Secretaria de
movilidad, Secretaria de vivienda y hábitat. Se atendieron las Dependencias de : Secretaria
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
de hacienda, Secretaria de movilidad, Secretaria de vivienda y hábitat, las cuales han
solicitado apoyo técnico a la gestión documental.
Hallazgo 7: Organización de los Archivos de Gestión
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no tiene organizado los Archivos de Gestión conforme a las Tablas de
Retención Documental, aplicando los principios archivísticos que dicta el AGN
(Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 042 de 2002 del AGN,
Acuerdo 05 de 2013 del AGN, Acuerdo 02 de 2014 del AGN, Artículo 6 del Acuerdo 060 de
2001 de AGN)”
CRITERIO LEGAL
ACUERDO 042 DE 2002 DEL AGN
“ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión
. 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información
general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y
se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo
General de la Nación. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la
dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes
extremos y fechas extremas de los mismos. PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de
Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”
ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN
“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.
ACUERDO 004 DEL 2013 DEL AGN
“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
“Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en
la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe
del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la
dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con
el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
a) Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención
Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.
ACUERDO No.05 DE 2013 DEL AGN
“Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas y se dictan otras disposiciones”.
“Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están
en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de
manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma
deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la
gestión administrativa.”
ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN
“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.
ACUERDO 060 DE 2001 DE AGN
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“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”
“ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se
encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán
responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los
actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las
disposiciones establecidas para el efecto”. “Si se presentan errores en la numeración, se
dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está
asignada la función de numerar los actos administrativos.”
META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización
de los Archivos de Gestión.
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se evidenció que se encuentra publicado en página web institucional el procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
Dentro de las acciones de mejora adelantas procedimientos pendientes que sean aprobados por el Comité Interno de archivo, socializar y aplicar. De igual forma se encuentra a la espera que sean incorporados al proceso de Gestión de calidad, a través de
la solicitud de creación, modificación, eliminación, revisión y aprobación:
GUÍA DE VENTANILLA ÚNICA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
GUÍA DE PQRSD ALCALDÍA DE NEIVA
REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA
La Oficina de control de Interno realizó visita de auditoria para la inspección, verificación del
manejo del archivo de gestión y aplicación de las Tablas de Retención documental,
tomando como muestra aleatoria a las dependencias (Secretaria de vivienda y Hábitat,
Secretaria de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Secretaria de Gobierno, Secretaria de
Hacienda y Secretaria de Movilidad, las cuales se realizaron los días, 11,12,13 y 16 de abril
de 2018, a continuación se detalla los resultados:
SECRETARIA DE VIVIENDA Y HÁBITAT (11 de abril de 2018)
En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la
Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el
Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Vivienda y Hábitat. La dependencia no realiza aplicación de las tablas de retención documental vigentes, por lo cual es necesaria la coordinación con la Oficina de Archivo para capacitarse en el manejo de las TRD.
Se evidencia que la dependencia realiza la organización de la correspondencia y
resoluciones en carpetas que no contienen la rotulación correcta según sistema de gestión de calidad, y de igual manera, la rotulación de cajas documentales.
Se tienen adecuados estantes en los cuales la dependencia almacena su
documentación en cajas documentales, que muestra la necesidad de mejorar en cuanto a su disposición en el espacio adecuado a la norma.
Finalmente, se encuentra como situación a revisar, el suministro de material para la gestión documental y mayor capacitación al personal en el manejo de la TRD.
Imagen 5. Archivo Secretaria de Vivienda y Hábitat
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Observación 1.
El área no ha implementado las tablas de retención documental y los estantes de almacenamiento de archivo debe ser revisado para disponer de manera correcta el almacenamiento y custodia de la gestión documental. Se requiere coordinación con
la Oficina de Archivo para capacitaciones sobre la aplicación de las TRD.
SECRETARIA DE AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL (11 y 13 de abril de 2018)
Se evidencia que la dependencia no maneja las vigentes tablas de retención documental,
no correcta rotulación de las carpetas, cajas de gestión documental, situación problemática en cuanto al suministro de materiales y herramientas de apoyo para el archivo, así como un incorrecto espacio para el mismo, el cual no es el adecuado para la custodia de sus
documentos. Por su parte, en las instalaciones de la dependencia en el centro comercial Comuneros se encuentra que la gestión documental utiliza carpetas blancas de cuatro
aletas y de cartón sin la correcta rotulación, así como el no manejo y aplicación de las TRD.
Imagen 6. Archivo Secretaria de Ambiente y Desarrollo Rural
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Observación 2.
Es necesaria una mayor articulación y coordinación entre la Oficina de Archivo y la
Secretaria de Ambiente para revisar asuntos relacionados con la implementación de las TRD, el suministro de materiales, apoyo de personal y la adecuación de espacios para el archivo propio de la dependencia.
SECRETARIA DE GOBIERNO (11 y 12 de abril de 2018)
Despacho y de la Dirección de Justicia
No se tienen implementadas las Tablas de Retención Documental vigentes para el manejo de archivo relacionado con tutelas, consultas, resoluciones y derechos de petición, así como una indebida utilización de las carpetas adecuadas para el
almacenamiento documental y su respectiva rotulación en carpetas y cajas documentales.
El archivo se encuentra en estado de necesidad de mejora de organización y custodia, para lo cual es necesario la revisión del suministro de materiales, equipo de apoyo documental con el fin de mejorar la gestión documental en esta área.
Imagen 7.Despacho y Dirección de Justicia
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Observación 3.
A pesar de las capacitaciones para el manejo de las tablas de retención documental,
no se implementan las TRD, la rotulación de carpetas y cajas no es acorde al
sistema de gestión de calidad. Es necesario mayor articulación y coordinación entre
la dependencia y la Oficina de archivo en apoyo de organización, suministro de
materiales idóneos para la gestión documental.
SECRETARIA DE HACIENDA (11 de abril de 2018)
Dirección de Rentas
En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la
Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Hacienda – Dirección de Rentas; se identifica
que la Dirección maneja un archivo relacionado con la correspondencia interna y externa del área, los procesos de fiscalización propios del área y la declaraciones de industria y
comercio. Sobre estas líneas, la dependencia maneja su propio archivo en cajas marcadas con rótulos propios salvo las correspondientes a las declaraciones de industria y comercio que utilizan los rótulos dispuestos por la alcaldía. Se evidencia que no hay un espacio
adecuado para el almacenamiento y custodia del archivo pues este se encuentra desorganizado en los pasillos de la Secretaria de Hacienda, por lo que se presenta un
riesgo en el manejo y custodia de expedientes. La dependencia expresa que no conoce ni ha sido capacitada sobre las Tablas de Retención Documental vigentes, por lo cual maneja sus propios procedimientos de archivo según las funciones y obligaciones propias del área,
por su parte, se verifica que los archivos del área se encuentran escaneados y que una contratista es quien apoya las labores de archivo sin ser esta su obligación principal
haciendo uso de matrices de Excel y control de cajas y carpetas.
Imagen 8. Dirección de Rentas
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Observación. 4
Se evidencia una situación problemática en la adecuación de un espacio para el
archivo del área pues este no existe, así mismo, el no manejo de las TRD por lo que es necesaria una debida articulación y coordinación del área y la Oficina de Archivo para buscar soluciones en cuanto al espacio de archivo, utilización de rótulos de
carpetas y cajas, el conocimiento, manejo e implementación de las TRD y el traslado de archivo.
Dirección de Ejecuciones Fiscales
En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el
Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Hacienda – Área de Ejecuciones Fiscales; encontrándose que el área no maneja las Tablas de Retención Documental ni el formato
único de inventario documental. El área presenta dificultades en materia de archivo pues no cuenta con el manejo acertado de las carpetas, la utilización de rótulos y la correcta foliación, que en el caso del área, se trata de documentos de carácter especial pues se trata
de resoluciones y procesos de cobro coactivo que se encuentran archivados de manera consecutiva en una misma carpeta dado el volumen de documentación y la escases de
materiales como carpetas y ganchos.
Imagen 9.Direccion de Ejecuciones Fiscales
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Observación 5.
Se evidencia la necesidad de una acertada articulación y coordinación del área con
la Oficina de Archivo para buscar soluciones a la implementación de las tablas de retención documental, el uso del FUID y el suministro del material necesario para la gestión documental del área.
SECRETARIA DE MOVILIDAD (16 de abril de 2018)
Registro automotor
En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la
Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de
Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el
Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Movilidad – Coordinación de Registro Automotor;
evidenciándose que el área ha recibido capacitación en materia de archivo y la aplicación
de las tablas de retención documental, que sin embargo no se soporta en la realización de
las actividades diarias y la gestión documental de las carpetas y cajas del archivo propio del
área. Esto en gran medida evidenciado por la escasez de personal experto en temas de
archivo y TRD, así como que el área realiza atención al público.
En visita realizada al archivo del área de Registro Automotor, se encontró que no se aplica
la debida rotulación de las carpetas y cajas documentales, el Formato Único de Inventario
Documental no se implementa, la indebida utilización y suministro de carpetas de cartón y
no de material propalcote (4 aletas), no coordinación ni revisión de la Oficina de Archivo del
estado en que se encuentra el archivo del área.
Imagen 10. Registro Automotor
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Observación 6
Indispensable coordinación con la Oficina de Archivo con el fin de revisar y tomar
acciones de mejora para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, el
FUID y el manejo y suministro de las carpetas y cajas documental, pues se evidencia
un alto riesgo a nivel de la custodia del archivo del área y en materia de salud
laboral.
Comisarias
En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la
Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de
Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el
Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Movilidad – Coordinación de Comisarias;
evidenciándose el área conoce de las nuevas tablas de retención documental, del Formato
Único de Inventario Documental, los formatos para la rotulación de carpetas y cajas para
archivo documental. Sin embargo, estas herramientas no son aplicadas en el área por lo
cual presenta una acción susceptible de mejora para la correcta custodia del archivo y la
aplicación debida de las herramientas de gestión documenta.
Así mismo se encuentra que el almacenamiento de las carpetas y de documentos se
almacena en bolsas plásticas que luego son llevados al archivo de la Secretaria.
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Observación 7
El área presente falencias en la gestión documental de sus labores propias, por lo
cual es necesaria una coordinación en cabeza de la Oficina de Archivo para adoptar
medidas concretas de mejoramiento de la aplicación de las TRD, la rotulación de
carpetas y cajas para archivo, así mismo el personal requerido para la gestión
experta en temas de archivo y el debido suministro de materiales de gestión
documental como carpetas propalcote y cajas de archivo.
Hallazgo 8: Organización de las Historias Laborales
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no tiene organizado las Historias Laborales (Normatividad presuntamente
incumplida según el AGN: a las Circulares AGN-DAFP 004 de 2003 y 012 de 2004)”
CRITERIO LEGAL
“Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la
Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
Imagen 11. Comisaria Secretaria de Movilidad
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Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificación Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo Acta de posesión
Pasado Judicial . Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra
entidad, etc.”
“El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los
anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza
jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos
documentales, complementándola.”
“De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que
desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.”
“Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía
pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
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En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la
secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la
más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada
carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de
documentos. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario
Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que
garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la
importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas,
ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.”
META 1. Revisión del orden lógico-cronológico, foliar, elaborar hoja de control e inventariar
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se evidenció que frente a las acciones adelantadas a los procesos que se deben aplicar a los archivos de gestión se tiene la revisión de inventarios naturales elaborados por el
personal técnico. Observación 8
No se tiene un avance porcentual frente a cada actividad, porque a la fecha no se cuenta
con el personal.
o Ordenación de expedientes conforme a los principios archivístico
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o Retiro de material abrasivo, foliación, identificación de unidades documentales
y diligenciamiento del FUID conforme a la norma. o Diligenciamiento de la HOJA DE CONTROL para todos los expedientes de la
Entidad de las series compuestas como por ejemplo historias laborales, contratos, pensionados (Acuerdo 05 de 2013).
o Procedimiento para el control del préstamo de expedientes.
o Identificar gavetas, estantería y demás muebles dispuestos para el almacenamiento de los archivos de gestión, con el código y nombre de la
serie documental. o Las actividades se deben ejecutar en todas las dependencias por la cual se
recomienda tener en cuenta el número de oficinas productoras según
organigrama para realizar seguimiento y control de los procesos de organización documental.
Hallazgo 9: Sistema Integrado de Conservación - SIC
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“La entidad no tiene elaborado e implementado el Sistema Integrado de Conservación, con
el fin de garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo
independiente del soporte, manteniendo las propiedades de integridad autenticidad e
inalterabilidad (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 050 de
2000 del AGN y Acuerdo 006 de 2014 del AGN)”
CRITERIO LEGAL
ARTÍCULO 46 DE LA LEY 592 DE 2000
“ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública
deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del
ciclo vital de los documentos.”
ACUERDO 049 DEL 2000 DEL AGN
"Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el
reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a
archivos".
ACUERDO 050 DE 2000 DEL AGN
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"Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del
Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo".
LEY 1437 DE 2011 Utilización de medios electrónicos en el procedimiento
administrativo
Capítulo IV “...autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en
particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos
electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”
ACUERDO 006 DE 2014 DEL AGN
“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de
Documentos" de la Ley 594 de 2000”.
ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. La
implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de
cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se
haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una
entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su
disposición final, de acuerdo con la valoración documental.
ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes
conceptos así: (…)
“Sistema Integrado de Conservación. Es el conjunto de planes, programas, estrategias,
procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción,
durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.”
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“ARTÍCULO 4. COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -
SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son:
a). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos. b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o
electrónicos de archivo. (…)”
META 1. Elaborar el instructivo/guía de conservación preventiva para los archivos de
gestión. Para el fondo documental acumulado, con base en el resultado del Diagnóstico
Integral de Archivos se priorizarán las tareas más urgentes para recuperar y salvaguardar
los documentos, adecuando instalaciones locativas, adquiriendo las unidades de
conservación adecuadas y el personal idóneo para la intervención de los documentos.
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se evidenció la MANUAL DE LIMPIEZA DE ARCHIVO en cumplimiento del Acuerdo 06 de
2014, que a la fecha se encuentra publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva. Se evidenció que se elaboró la PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS, a
la fecha se encuentra publicado en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de
Neiva.
Se evidenció documento en Word SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION, el cual no
cumple las normas
Imagen 12. Sistema Integrado de Calidad
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Se evidencio publicación a través del portal web institucional de la Alcaldía de Neiva
banner alusivo a la POLITICA GENERAL DEL MODELO DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN, según Circular No. 206 de 2018, en concordancia con lo
establecido en la Resolución No.279 de 2017, donde se resaltan algunas recomendaciones para el manejo de:
Manejo de escritorios limpios Asignación de equipos
Manipulación de la información Almacenamiento seguro, Creación de claves robustas en los equipos y Sistemas de Información
Uso de claves en equipos y Sistema de Información Acuerdos de Confidencialidad.
Observación 9
Según la norma NTGCP 1000 del 2009, que dice que todo formato debe tener una
actividad y toda actividad debe estar documentada, esto hace que los formatos Se incorporen o en los procesos, o que se cree un proceso donde este la actividad donde se utiliza estos formatos. de acuerdo a la norma NTGCP 1000 DEL 2009.
El proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento que incluye el subproceso:
Gestión de Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de
operación, la cual expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación,
modificación y eliminación y su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin
Imagen 13.Portal Gobierno Digital
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embargo, en caso de crear documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el
Formato de Solicitud y elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-
GCPOC-01, (…).” Página 4.
No se evidenció SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN
DE DOCUMENTOS ante el Líder POT – Calidad para la actualización de los
procedimientos, instrumentos, guías e instructivos del subproceso de Gestión
Documental.
Es importante aclarar que el documento evidenciado no se encuentran socializados
ni publicados en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.
Hallazgo 10: Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN
“Asignación de un Abogado, un Ingeniero de Sistemas y el líder del proceso, para que
revisen las obligaciones y todo lo relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de
2014 suscrito por la anterior”.
CRITERIO LEGAL
Evaluación de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos
META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización
de los Archivos de Gestión.
SITUACIÓN ENCONTRADA
Se evidenció que frente a lo propuesto en el Plan de Mejoramiento Archivístico de este
hallazgo, se tiene:
Objetivos: Revisión y ajustes Contrato 1764 de 2014
Descripción de las Tareas: Asignación de un Abogado, un Ingeniero de
Sistemas y el líder del proceso, para que revisen las obligaciones y todo lo
relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de 2014 suscrito por la
anterior
Evidencias: Comunicación de asignación de la tarea, actos administrativos
posteriores para la corrección y/o cumplimiento de requisitos y obligaciones
contractuales
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Que la tarea asignada como tal no se ha cumplido, sin embargo, la Entidad a través del
contrato de prestación de Servicios No.773 del 11 de mayo de 2017, a nombre de la profesional Clara Inés Romero Olaya, realizó las siguientes actividades: 11) Apoyar en la
elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental y PINAR, para la organización institucional de los archivos: Normas, estructura organizacional, Manual de funciones y actos administrativos de grupos de trabajo existentes, 13). Apoyar a la
secretaria general en la actualización de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de Clasificación Documental, conforme al procedimiento establecido por el Archivo General de
la Nación, 14) Acompañar a la Secretaria General en la implementación de los diferentes reglamentos de servicio a la comunidad para la construcción de la política de Gestión documental del Municipio, Actividad 16). Apoyar a la Secretaria General en la recopilación y
análisis de la información para la construcción de la política Archivística, 17) Ofrecer acompañamiento a la Secretaria General en la revisión de procesos y procedimientos para
la reglamentación de la administración de las comunicaciones oficiales y las PQRSD desde el momento de la recepción y/o producción documental hasta su destino final e incluyó apoyar el plan de mejoramiento archivístico del AGN.
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5. AVANCES PLAN DE DESARROLLO NEIVA LA RAZON DE TODOS 2016-2019
Dentro del plan de desarrollo se tiene establecida dentro del Eje Estratégico – Componente
Institucional: Fortalecimiento institucional, que perteneciente al programa Neiva la Razón de
Todos con el Fortalecimiento Institucional, se tiene como:
Indicador: Plan
Meta de Resultado: sostener el % de calificación de implementación del MECI y Meta de
Producto: Continuar Implementando el Plan de Gestión Documental
Actividades:
1. Ordenación
2. Clasificación
3. Organización
4. inventarios de los documentos
EN LA VIGENCIA 2016 SE REALIZÓ CON LOS PROCESOS:
1. ORDENACIÓN
2. CLASIFICACIÓN
3. ORGANIZACIÓN
4. E INVENTARIOS DE LOS DOCUMENTOS
AL 30/09/2017 SE CONTINUA CON SU IMPLEMENTACIÓN
Se elaboraron los instrumentos archivísticos, en la implementación del programa de
gestión documental, dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014 y al plan de mejora
archivístico firmado con el archivo general de la nación, además:
Se expidió el decreto municipal n° 742 de 6/12/2017, “por medio del cual se modifica
la composición del comité interno de archivo, se establecen sus funciones y deroga
la resolución n° 380 de 23/06/2015.
Se aprobó, la caracterización de comunicaciones oficiales, el reglamento de servicio
de ventanilla única, descripción del proceso de ventanilla única, guía de pqrsd para
observaciones, guía de ventanilla única.
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Procedimiento para la transferencia de archivos, caracterización de transferencias
primarias y transferencias documentales.
Eliminación de documentos, caracterización de eliminación de documentos y el
procedimiento de eliminación de documentos.
Riesgos de gestión documental, caracterización del proceso de gestión documental,
guía protocolo de limpieza, guía para aplicación de tablas de retención documental.
Se aprobó el plan institucional de archivos (PINAR), la política de gestión
documental, el programa de gestión documental (PGD) y se hizo seguimiento y se
determinó el avance al plan de mejoramiento del archivo general de la nación (AGN).
Se realizó un convenio para aunar esfuerzos desde el marco de las competencias y
responsabilidades asignadas a cada una de las entidades suscribientes, para la
vinculación mediante contrato de aprendizaje de aprendices Sena para depurar,
actualizar, organizar, ordenar y entregar el archivo central de la alcaldía de Neiva,
acorde con la normatividad vigente, políticas, planes y programas nacionales y
regionales que regulan la materia.
Se contrató bajo la modalidad de arrendamiento del bien inmueble ubicado en la
calle 14 n° 6 - 95 bodega n° 3 para llevar a cabo la organización técnica del acervo
documental de la alcaldía de Neiva /procesos técnicos archivísticos.
Meta de Resultado: prevenir los accidentes laborales y el surgimiento de enfermedades
profesionales en los funcionarios.
Meta de Producto: realizar el estudio y diseño para la construcción de la nueva sede de la
administración municipal
Indicador: definir el predio estudios y diseños.
Actividades:
1. Definir el predio el cual debe ser de propiedad del municipio
2. Elaborar los estudios y diseños
3. Realizar la construcción
4. Inauguración
AVANCES: En la vigencia 2016 se adelantó acciones para la consecución del terreno para
proceder a realizar los estudios y diseños, al igual se están haciendo el análisis de
propuestas alternativas para cumplir con esta meta a través una APP. Al 30/12/2017 no se
evidencia avance alguno y no fue priorizada esta meta de acuerdo con el POAI de 2017.
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ANALISIS:
Los procedimientos del proceso de gestión de archivo basado en el factor de conocimiento
auditado, se encuentra en el 50% de cumplimiento, mientras que, en cuanto al
cumplimiento de manejo adecuado de los formatos, el proceso de gestión de Riesgo se
encuentra en un 95%. En general el sistema de gestión de calidad del proceso de gestión
de archivo se encuentra en un 72%.
Según la metodología determinada para el desarrollo de la actividad de pre – auditoría, se
estableció que el resultado final obtenido fue de un 82%, indicando así que el rango de
valoración está BUENO (ver Tabla 1.Valoración del sistema integrado de gestión de calidad
(S.I.G.C.).
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6 AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019
Como se aprecia a continuación el Plan de Mejoramiento tiene un cumplimiento del 76% a
Diciembre de 2017; algunas metas no se han cumplido en su totalidad, sin embargo aún
están en los términos de cumplimiento de las acciones programadas.
Una vez realizado el seguimiento con fecha corte a Diciembre de 2017 se evidencia un
cumplimiento de las acciones así:
DESCRIPCIÓN TOTAL % CUMPLIMIENTO
Acciones suscritas en el Plan de
Mejoramiento
10 79%
Acciones Cumplidas 8 63.2%
Acciones Cumplidas Parcialmente 2 15.8%
AVANCE DEL PLAN DE CUMPLIMIENTO (ACCIONES)
Acción 1 90%
Acción 2 100%
Acción 3 85%
Acción 4 75%
Acción 5 80%
Acción 6 50%
Acción 7 50%
Acción 8 80%
Acción 9 80%
Acción 10 100%
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
79% sobre 100%
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7. ANALISIS DE RIESGOS MAPA DE RIESGOS
RIESGO CONTROLES EVIDENCIAS Perdida de información por catástrofe natural
1. Adquisición de software CONTROL DOC, mediante
un 2. contrato interadministrativo. 3. Implementación de la
ventanilla 4. Única. 5. Ajustes a las TRD para luego
6. iniciar la implementación del software
7. CONTROL DOC en los
archivos de gestión de todos los procesos.
8. Comité interno de archivo
operando mediante resolución 0380 de 2015
1. Software de gestión documental inteligente
CONTROL DOC operando. 2. Implementación de ventanilla
única Según acuerdo 060.
3. Centralización del manejo y distribución de toda la información.
4. Sistema de información archivística operando de forma física.
5. Metadatos por expediente y tipología documentada operando.
6. Actas de comité y listados de asistencia de comités
Falta personal de apoyo en la
planta de personal en proceso archivístico
Solicitud de personal a la
administración
Solicitud
Problemas antropogénicos Procedimiento y Formato FOR-
DD-03. FOR-DO-04 Control de préstamo documento
Formatos préstamo de
documentos
Mal manejo de la documentación en la administración
1. Actualización de la taba retención
2. documental
3. Elaboración de la tabla de 4. valoración documental 5. Cuadro de clasificación
documental 6. Elaboración Inventario de la 7. documentación
8. Formato único de inventario 9. estandarizado
1. Tabla de retención
2. Tabla de valoración documental
3. Formato
4. Formato único de inventario FOR-
DO-01
Se recomienda la actualización de la Matriz de riesgos, debido a que no se están aplicando los respectivos controles, como son: Falta de implementación de totalidad ventilla única de correspondencia según el Acuerdo 060 de 2001, para el correcto desarrollo de la gestión
documental, ya que no se cuenta con el personal de planta y la profesionalización de las secciones de gestión documental.
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No se evidencia los controles para los Metadatos por expediente y tipología documentada
operando, ya que la inadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental desde
el aplicativo ControlDoc.
8 RECOMENDACIONES
La Alcaldía de Neiva realiza el Proceso de Gestión Documental atendiendo los lineamientos dados a través del Sistema Integrado de Gestión, este subproceso está alineado con
actividades transversales dentro de la cadena de valor, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. A través de cada procedimiento se realizan las acciones de revisión y aprobación de los documentos, tendentes a dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico 2017-2019.
Es importante tener en cuenta que la ventanilla única debe traer beneficios e impactos
como al interior de la organización: i) La optimización de los procesos mediante la
implementación de un marco legal y regulatorio consistente y transparente; ii) La
racionalización de los procesos favorecida por la informatización de las actividades y la
digitalización de la documentación asociada; iii) La inmediatez de los trámites y la
simultaneidad de los procesos; iv) El cumplimiento de la trazabilidad; v) El ahorro en costos
por concepto de trámites y de tiempo de gestión; vi) La reducción del impacto negativo en el
medio ambiente gracias a la eliminación del papel; vii) La reducción de la corrupción debido
a la racionalización de los procesos y la eliminación de la discrecionalidad en las
decisiones; viii) La predictibilidad de la Administración Pública; a través del uso de una
herramienta informatizada de acceso remoto y disponibilidad permanente; todo lo cual
incide positivamente en el desarrollo sostenible y la competitividad.
Se recomienda la preparación del ente territorial para la articulación de los Sistemas de
Gestión (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo) y de
Control Interno, en pro de encaminar las políticas, planes, programas, proyectos, esfuerzos
y recursos, hacia un mismo propósito en el desarrollo de la gestión y el desempeño
institucional, que satisfaga las necesidades y expectativas de la comunidad, con calidad y
transparencia, en implementación de dimensiones como planeación institucional,
fortalecimiento organizacional, seguridad digital, gestión presupuestal, servicio al
ciudadano, defensa jurídica, talento humano, participación ciudadana, gestión del
conocimiento, racionalización de trámites, control interno, lucha contra la corrupción,
gestión documental, seguimiento y evaluación del desempeño institucional, y
gobierno digital. En Cumplimiento del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017.
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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
FOR-EG-02
Versión:02
Vigente desde:
Julio 18 de 2013
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SIG www.alcaldianeiva.gov.co. La copia o impresión diferente a la
publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
9. CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta los porcentajes de avance registrados en el Plan de Mejoramiento Archivístico de acuerdo a las evidencias reportadas por la Oficina del Archivo Municipal – Secretaria General, se observó el cumplimiento de metas de acuerdo a las acciones plasmadas ponderado en un total de avance del 79%, distribuidas así: De las 10 acciones
se cumplieron 5 que equivalen al 89% y 5 cumplidas parcialmente que equivalen al 61,2% para el control y seguimiento a lo proyectado en el plan de mejoramiento Archivístico.
Entre el 17 de octubre y el 26 de noviembre de 2017 a través del aplicativo FURAG II se
llevó a cabo la medición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG ; el propósito
fue determinar la línea base a través de la cual la entidad identifica su grado de
acercamiento a dicho marco de referencia. A partir de los resultados, se debe definir las
adecuaciones y ajustes requeridos para lograr un mejor desempeño institucional, para lo
cual se recomienda revisar la guía de autodiagnóstico Gestión Documental una de las
dimensiones que hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
Los resultados que se presentan a continuación, se soportan en la información registrada y
reportada por la Oficina del Archivo Municipal, la cual fue validada por el representante
legal.
5. DIMENSION DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Puntaje
Entidad Valores de Referencia
72,8
Puntaje
máximo grupo par
Quintiles
1 2 3 4 5
85,6 72,8
5.1. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL Puntaje
Entidad Valores de Referencia
75,2
Puntaje
máximo grupo par
Quintiles
1 2 3 4 5
87,8 75,2
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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Revisó:
FIRMA COPIA ORIGINAL
VLADIMIR SALAZAR AREVALO
Jefe Oficina de Control Interno (E)
Elaboró: FIRMA COPIA ORIGINAL
CLAUDIA PATRICIA GONZÁLEZ MUÑOZ
Profesional Universitario
FIRMA COPIA ORIGINAL
CARLOS FRANCISCO SAAVEDRA RICO
Contratista
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