INDICE
MANUALDEPROCESOSPERFILDEPUESTOS.....................................................................................................................6
PERFILDEPUESTOSPORCOMPETENCIAS.......................................................................................9
ROLDEACTIVIDADES................................................................................................................12
ACTIVIDADESESPORADÍCAS......................................................................................................13
DECÁLOGO................................................................................................................................14
MANUALDEPROCESOSENPLANEACIÓNYLOGISTÍCA
MANUALDEINVENTARIOFÍSICO...............................................................................................16
OBJETIVO.......................................................................................................................................18
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................18
INVENTARIOFÍSICO.......................................................................................................................19
MANUALDELPROCESODEEMBARQUES..................................................................................23
OBJETIVO.......................................................................................................................................25
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................25
PROCESODEEMBARQUES.............................................................................................................26
CONCLUIRUNEMBARQUE............................................................................................................33
MANUALDELPROCESODETRÁNSITO......................................................................................35
OBJETIVO.......................................................................................................................................37
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................37
PROCESODETRÁNSITO.................................................................................................................38
MANUALDECOMPRASLOCALES..............................................................................................43
OBJETIVO.......................................................................................................................................45
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................45
COMPRALOCAL............................................................................................................................46
Formatodealtadeproveedor...................................................................................................47
2
MANUALDEFACTURASKIMBERLYCLARK................................................................................62
OBJETIVO.......................................................................................................................................64
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................64
PROCESODEINGRESODEFACTURACIÓNKIMBERLY.....................................................................65
POLÍTICASPARARECEPCIÓNKIMBERLY........................................................................................75
DevoluciónofaltanteKimberly.................................................................................................76
RecepciónBLUETISSUE.............................................................................................................76
DevoluciónofaltanteBLUETISSUE...........................................................................................76
MANUALDEGASTOS................................................................................................................77
OBJETIVO.......................................................................................................................................79
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO..................................................................................................79
PROCESODEADMINISTRACIÓNDEGASTOS.................................................................................80
FLUJOGRAMASDEGASTOS...........................................................................................................92
MANUALDELPLANEADOR.......................................................................................................95
OBJETIVO.......................................................................................................................................97
REQUERIMIENTOSPARAACCEDERALSISTEMA............................................................................98
ACCESOALSISTEMA......................................................................................................................99
ICONOGRAFÍA................................................................................................................................99
PÁGINAPRINCIPAL......................................................................................................................100
Planeador................................................................................................................................100
CapacidadAlmacén.................................................................................................................101
MANUALDEDEVOLUCIÓNDEVENTAS...................................................................................102
OBJETIVO.....................................................................................................................................104
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................104
PROCESODEDEVOLUCIÓNDEVENTAS.......................................................................................105
CAUSASDEDEVOLUCIONES........................................................................................................117
Faltantedemercancía.............................................................................................................117
Productodañado.....................................................................................................................117
Mercancianosolicitada..........................................................................................................117
CANCELACIÓNTOTALDELAFACTURA........................................................................................118
REFACTURACIÓN.........................................................................................................................118
3
MANUALDEPROCESOSENCRÉDITOYCOBRANZA
ADMINISTRACIÓNDECRÉDITOYCOBRANZA..........................................................................121
OBJETIVO.....................................................................................................................................123
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................123
PROCESODEADMINISTRACIÓNDECRÉDITOYCOBRANZA.........................................................124
Políticadecontados................................................................................................................124
Aplicacióndecobros................................................................................................................125
MANUALDEAPLICACIÓNDECOBROS.....................................................................................131
OBJETIVO.....................................................................................................................................133
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................133
ALTADECLIENTES.......................................................................................................................134
REQUISITOSPARACLIENTES.......................................................................................................134
Clientesdecontado.................................................................................................................134
Clientediamante.....................................................................................................................134
ClienteCavalier........................................................................................................................134
ClienteJunior...........................................................................................................................134
SOLICITUDDEALTADECLIENTE..................................................................................................135
PROCESOPARACLIENTEACRÉDITO............................................................................................135
ClientesCavalier:distribuidoresycasasdelimpieza...............................................................136
ClienteJunior:Personasfísicas................................................................................................137
REGLADENEGOCIO.....................................................................................................................138
LIBERACIÓNDEPEDIDOS.............................................................................................................138
APLICACIÓNDEPAGOS................................................................................................................139
MANUALDEFACTURACIÓN....................................................................................................143
OBJETIVO.....................................................................................................................................145
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................145
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................145
PROCESODEFACTURACIÓN........................................................................................................146
Afectar.....................................................................................................................................147
POSIBLESERRORESALFACTURAR...............................................................................................151
4
FACTURARCONFOLIODELASUCURSALDEOTROALMACÉN.....................................................153
PARADARDEBAJAUNPDFDEUNAFACTURA............................................................................153
MANUALDEPROCESOSENRECURSOSHUMANOS
PROCESODERECLUTAMIENTOYSELECCIÓNDEPERSONAL.....................................................158
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................160
OBJETIVOGENERAL.....................................................................................................................160
OBJETIVOSESPECIFÍCOS..............................................................................................................160
PROCESODERECLUTAMIENTOYSELECCIÓNDEPERSONAL(ALTADEPERSONAL)..........................161
Solicituddeiniciodeproceso...................................................................................................161
Postulacióndelavacante........................................................................................................162
Análisiscurrícular....................................................................................................................162
ProcesodeEvaluación.............................................................................................................162
Selección..................................................................................................................................162
MANUALDELLENADODELISTADEINCIDENCIASENSUCURSAL...........................................163
OBJETIVO.....................................................................................................................................165
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................165
FORMATODEASISTENCIA...........................................................................................................166
POLÍTICASDEINCIDENCIAS.........................................................................................................167
MANUALDEPROCESODEANTEDEMANDAYCITATORIO.......................................................168
OBJETIVO.....................................................................................................................................170
PERSONALAQUIENVADIRIGIDO................................................................................................170
ANTEDEMANDAYCITATORIO.....................................................................................................171
PROCESODEINDUCCIÓN........................................................................................................173
BIENVENIDA................................................................................................................................175
ANTECEDENTES...........................................................................................................................175
FILOSOFÍA....................................................................................................................................176
Misión......................................................................................................................................176
Visión.......................................................................................................................................176
Valores.....................................................................................................................................176
PRODUCTO..................................................................................................................................177
5
DERECHOSYOBLIGACIONES.......................................................................................................181
USODELGAFETE..........................................................................................................................182
GENERALIDADES..........................................................................................................................183
Horarios...................................................................................................................................183
HigienePersonal......................................................................................................................183
Vestimenta..............................................................................................................................184
REGLAMENTO/POLÍTICASINTERNASDELAEMPRESA................................................................184
Reglamentodelossanitarios..................................................................................................184
Prohibicióndentrodelaempresa............................................................................................184
Prohibicionesdelostrabajadores...........................................................................................185
Puntualidad.............................................................................................................................185
CONOCETUEMPRESA.................................................................................................................186
DIRECTORIOYORGANIGRAMADEPERSONAL
ORGANIGRAMA...............................................................................................................................188
DIRECTORIO.....................................................................................................................................189
6
PERFILDEPUESTOS
DESCRIPCIÓNDEPUESTO
Jefeadministrativosucursal
INTRODUCCIÓN
ESTEMANUALTIENELOSSIGUIENTESOBJETIVOS:§ QueelresponsabledelpuestoconozcalasexpectativasquelaEmpresatienedesutrabajo.§ QueconozcasusrelacionesylainteracciónquetieneconlasdemásáreasdelaEmpresa.§ Que conozca y tenga siempre presente la RELACION DE CONFIANZA Y LEALTAD para con sus clientes y
proveedoresinternosyexternos.§ ParaquehagadesutrabajoUNAMARCAPERSONAL,queledistingayleidentifiquedeotraspersonas.
IGENERALIDADESDELPUESTO
JEFEINMEDIATOSUPERIOR
CoordinadorAdministrativo
SUBORDINADOSDIRECTOS
Jefe de almacén, almacenistas, choferes, embarques, montacarguista, auxiliar de almacén, auxiliaradministrativo,veladorypersonaldelimpieza.
CONTACTOSINTERNOS
Crédito y Cobranza, Contabilidad, Recursos Humanos, Distribución y Logística, Compras, Mantenimiento,EjecutivosdeventasySistemas.
CONTACTOSEXTERNOS
Clientes,Acreedores,ProveedoresyOrganismospúblicos.
IIDESCRIPCIÓNGENÉRICA
7
OBJETIVODELPUESTO
Ejecutarlosprocesosadministrativosyoperativosdelasucursalasucargo.
OBJETIVOSESPECIFICOSDELPUESTO
1. Cumplirlasmetasdelosindicadoresasignadosalaadministracióntalescomo:-Cumplimientodelpresupuestodegastos,-Cumplimientodelpresupuestodecobranza,-Mantenerlosnivelesdeinventarioylaveracidaddeexistenciasenelsistemavslasexistenciasfísicas.-Cumplimientodelaspolíticasyprocesosderecepciónyentregademercancías,hacercumplirtodaslaspolíticasdelacompañía.
IIIDESCRIPCIÓNESPECÍFICA
ACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
1. Generarlassolicitudesdecancelacióny/odevolucióndemateriales.2. Supervisarlasalidadelmaterialdelalmacén.3. Coordinarlaentregasatisfactoriadelmaterialalcliente.4. Revisarquelosembarquesesténaldía.5. Vigilarquelascuentasdelacarteranotenganmásde35días.6. Revisarquetodoslosgastosfijosyvariablesdelasucursalesténingresadosentiempoyforma(Auxiliar
Administrativo).7. Darelseguimientoalprocesodepagoyreposicióndelosgastos.8. Hacerelchecklistdevehículospropiedaddelaempresa.9. Cumplirelprogramademantenimientopreventivoycorrectivodelosvehículosasucargo.10. Solicitarcotizacionesdemantenimientodeservicioavehículosparasolicitarlaautorizacióndelgasto.11. Revisarenelplaneadordeventas lasexistenciasde los inventariosyhacer solicitudesdemateriales
faltantesopordebajodesustockmínimoaComprasoabastecimiento12. Realizarinventariosrotativosasualmacén.13. Validarlosdocumentosderecepcióndemercancíavselmaterialrecibido.14. Validarquetodoslostránsitosesténaldía15. ValidaryenviarlistasdeasistenciadepersonadeformaQuincenal.16. Teneraldíatodoslosdocumentosdetodoelpersonaldesucursal(copiadelexpediente).17. Realizarlosprocesosdepagodenóminaenformaquincenal.18. Atenderlosprocesosdeseparaciónvoluntariaoinvoluntariadelpersonalasucargo.19. Hacerentrevistasacandidatosapuestosvacantesyseguimientodelmismo.20. Atenderlospagosdelosdiferentesservicios(renta,luz,agua,etc.)21. Teneraldíalospermisosmunicipales.
8
ACTIVIDADESCONTINUASRELACIONADASCONELSITIO“NEGOCIOSUSTENTABLE”
1. Revisióndiariadeindicadores(operativosydecobranza)desusucursalenlostableros.2. Investigarlasproblemáticasquetienenlassucursales,cuandoelstatusdelindicadorseencuentramuy
pordebajodelametaydarlesoluciónacadaunadeellas.3. Pedir apoyo a sus Coordinadores Administrativos para gestionar soluciones con los diferentes
departamentosencasonecesario.- Crédito y Cobranza; status de contado, validación de depósitos, aplicación de notas de crédito,
solicituddeevidencias,conclusióndeembarques,cuentasvencidas.- Embarques; statusde facturasporentregar, ruteros,entregasen tiempoy forma, liquidaciónde
embarques,relaciónderechazosocancelaciones.- Compras;Ingresosdecompras,fechascompromisodeabastecimiento.- Ventas;Entregasdematerialesentiempoyforma.- Almacén;Inventarios,cargasentiempoyforma.- RecursosHumanos;vacantes, finiquitos,cambiosdepuestos,presupuestodesueldos,bonospor
cumplimientodeindicadoresdeNegocioSustentable.- Contabilidad;presupuestos,gastos,autorizacióndegastos.- Sistemas;Entregadeequiposdecómputo,accesosalsistema,anomalías,conectividad,soporte.
ACTIVIDADESESPORÁDICAS
1. Asistiracursosdecapacitación.2. SolicitaranticiposdeviáticosaldepartamentodeContabilidad.3. Darseguimientoalacomprobacióndegastosdeviáticosconelresponsable.4. IngresarpedidosalsistemaenausenciadelEjecutivodeventas.5. Coordinarlasactividadesnecesariasparacambiarsedeubicación.
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PERFILDEPUESTOPORCOMPETENCIAS
I. Identificacióndelpuesto
Título del puesto Jefe administrativo de sucursal Puesto al que reporta Gerente de Ventas Puestos que le reportan directamente Coordinador administrativo de
sucursal Dirección/división a la que reporta Ecodeli comercial Clave del puesto (a llenar por RRHH).
II. Perfildelpuesto:
Escolaridad mínima (especificar) Ing. Industrial. LAE, Contabilidad
Estado civil Indistinto
Discapacidad aceptada Ninguna
Disponibilidad para viajar Si , esporádicamente
Sexo Indistinto
EXPERIENCIA:
1 año mínimo en puesto similar, trabajo por medio de indicadores, dependencia de criterio y conocimiento de inventarios, alto nivel de energía, tolerancia a la frustración.
CONOCIMIENTOSESPECIALES:
Inglés. No
Computación (Intermedio). Word, Excel, Outlook
Fiscal. No
Costos. Si
Inventarios y admon de bienes Si
10
ACTITUDES Y HABILIDADES PERSONALES
ALTA MEDIA BAJA
Creatividad X
Liderazgo X
Sociabilidad X
Iniciativa X
Autodominio X
Planeación y organización
X
Responsabilidad X
Otras que considere importantes
COMENTARIOS GENERALES
Indispensable: disponibilidad de horario y excelente trabajo en equipo.
11
Organigrama
CoordinadorAdministrativo
Recepcionista Aux.Administrativo Chofer Personalde
Limpieza Velador Embarque JefedeAlmacen
Almacenistas
Montacarguista
GerentedeVentas
JefeAdministrativo
12
ROLDEACTIVIDADES
13
14