ELABORO VO.BO. AUTORIZO
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S
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
MUNICIPAL DIF
CARGO: ENCARGADA DEL ÁREA DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN,PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓNY EVALUACIÓN ( UIPPE)
CARGO:DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA MUNICIPAL DIF
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DESPACHO DEL ÁREA DE
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Edición: 2020
Fecha: 03-03-16
Código: INF/MP/03/20
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1
OBJETIVO GENERAL
Incrementar la eficiencia y la estandarización al solicitar algún servicio que requiera el trabajo y así poder brindarles la calidad al trabajo que se está realizando.
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ELABORO VO.BO. AUTORIZO
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S¡
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
MUNICIPAL DIF
CARGO: ENCARGADA DEL ÁREA DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN,PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓNY EVALUACIÓN ( UIPPE)
CARGO:DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA MUNICIPAL DIF
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Edición: 2020
Fecha: 03-03-16
Código: INF/MP/03/20
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2
ESTRUCUTURA ORGANICA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y
TESORERIA
INFORMÁTICA
SERVICIO SOCIAL AUXILIAR
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ELABORO VO.BO. AUTORIZO
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
MUNICIPAL DIF
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Fecha: 03-03-20
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3
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Mantenimiento a Equipos de Cómputo:
Preventivo
Correctivo
Mantenimiento de red de datos:
Para equipos de computo
Para la red de datos
Mantenimiento de impresoras.
Preventivo
Correctivo
Inventarios de equipo de cómputo y otros dispositivos
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__________________________________ ING. LAURA LETICIA GERARDO PERALES
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LIC.GUADALUPE JENNY SEPÚLVEDA GONZÁLEZ
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PROF. ARTURO CRUZ RAMIREZ
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4
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO A QUIPOS DE CÓMPUTO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO
Objetivo: Garantizar su buen funcionamiento, tanto de hardware como de software en las computadoras del sistema municipal DIF.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
Inicio
Usuario Realiza un oficio dirigido a la encargada del área de informática en el cual solicita la revisión de su equipo de cómputo.
Oficio de solicitud
Encargado (a) de informática Recibe el oficio y acepta el equipo de cómputo a revisar
Encargado (a) de informática Realiza la revisión pertinente del equipo de cómputo y da diagnóstico de la misma, realizando una ficha técnica indicando las características que se desean adquirir.
Ficha técnica
Usuario Tendrá que realizar un oficio dirigido al área de administración solicitando lo que la ficha técnica indica.
Oficio de solicitud
Encargado (a) de informática Si traen el material para arreglar el equipo de cómputo se lleva a cabo el mantenimiento preventivo. Si no se termina el procedimiento
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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO
Objetivo: Garantizar su buen funcionamiento, tanto de hardware como de software en las computadoras del sistema municipal DIF.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
Encargo (a) de informática Si el equipo de cómputo no tiene arreglo se realizara una ficha técnica dirigida al área de donde se locita el mantenimiento indicando las características del deterioró y se solicitara dar de baja
Ficha técnica
Usuario Tendrá que realizar un oficio dirigido a administración para solicitar la baja del equipo que no sirve
Oficio de baja de equipo
Encargado (a) de informática Si el equipo de cómputo no tiene arreglo se termina el procedimiento
Fin
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6
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO
USUARIO ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Realiza un oficio dirigido a la
encargada del área de informática
en el cual solicita la revisión de su
equipo de cómputo.
Recibe el oficio y
acepta el equipo de
cómputo a revisar
Realiza la revisión pertinente del equipo de cómputo y
da diagnóstico de la misma, realizando una ficha
técnica indicando las características que se desean
adquirir.
Tendrá que realizar un oficio dirigido
al área de administración,
solicitando lo que la ficha técnica
indica.
Si traen el material para arreglar el equipo de cómputo
se lleva a cabo el mantenimiento preventivo.
Si el equipo de cómputo no tiene arreglo se realizara
una ficha técnica dirigida al área de donde se locita el
mantenimiento indicando las características del
deterioró y se solicitara dar de baja
Tendrá que realizar un oficio
dirigido a administración para
solicitar la baja del equipo.
FIN
¿Se realizó?
Si
No FIN
FIN
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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO A EQUIPOS DECOMPUTO
Objetivo: Mantener en buen estado el equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Inicio
Usuario Acude al área de informática a solicitar la actividad que requiere su equipo de computo
Encargado (a) de informática Acude al área solicita y verifica la falla que tiene el equipo.
Encargado (a) de informática Una vez identificada la falla se dispone a realizar la reparación del mismo.
Encargado (a) de informática Una vez terminado el trabajo se solicita una firma en el cual indica lo que se realizó al equipo de cómputo.
Usuario Firma y sella la orden de servicio
Fin
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
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8
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO.
USUARIO ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Acude al área de informática a solicitar
la actividad que requiere su equipo de
cómputo
Acude al área solicita y verifica la falla
que tiene el equipo.
Una vez identificada la falla se dispone a
realizar la reparación del mismo.
Una vez terminado el trabajo se solicita
una firma en el cual lo que se realizó al
equipo de cómputo.
Firma y sella la orden de servicio de
conformidad del trabajo
FIN
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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE RED DE DATOS A
EQUIPOS DE CÓMPUTO.
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE RED DE DATOS A EQUIPOS DE CÓMPUTO.
Objetivo: Ayudará a conservar la integridad, disponibilidad y seguridad de la información que se maneja en el DIF, municipal y de esta forma puede prevenir problemas futuros.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Inicio
Encargado (a) de informática Revisará la actividad del antivirus, de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
Encargado (a) de informática Realizara la revisión del firewall del sistema operativo de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
Encargado (a) de informática Revisará el espacio disponible de las unidades de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
Encargado (a) de informática Realizara la limpieza de archivos temporales en cada uno de los equipos del sistema municipal DIF.
Encargado (a) de informática Se actualiza el software para el mejor funcionamiento de la red de datos
Encargado (a) de informática Eliminar los programas innecesarios de los equipos de cómputo para que el sistema operativo no tenga carga excesiva.
Encargado (a) de informática Revisar las conexiones de cableado del sistema municipal DIF.
Fin
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LIC.GUADALUPE JENNY SEPÚLVEDA GONZÁLEZ
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE RED DE DATOS A EQUIPOS DE CÓMPUTO.
ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Revisará la actividad del antivirus, de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
Correcto
FIN
SI
NO Se instala un antivirus y se analiza el equipo de cómputo.
Virus
SI Se ponen en cuarentena, y el equipo de cómputo se revisara a los 40 días de este mantenimiento.
FIN
NO
1
Se realizara la revisión del firewall del sistema operativo de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
2
FIN
Activado
FIN
SI
NO
Se dispone a bloquear las páginas que el sistema municipal DIF no requiere para llevar a cabo su trabajo. FIN
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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE RED DE DATOS A EQUIPOS DE CÓMPUTO.
ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
Revisará el espacio disponible de las unidades de cada equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
3
Se realizara la limpieza de archivos temporales del equipo de cómputo del sistema municipal DIF.
FIN
Se actualiza el software para el mejor funcionamiento de la red de datos
4
Revisar las conexiones de cableado del sistema municipal DIF.
Internet SI
FIN
NO
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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS.
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE IMPRESORAS.
Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE IMPRESORAS. Objetivo: Tener en buen estado la impresora para que funcione correctamente.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
inicio
Usuario Por medio de un oficio se solicitara el mantenimiento de la impresora.
Oficio de solicitud
Encargado (a) de informática Recibe el oficio lo sella y pide que se traiga la impresora para dar mantenimiento.
Encargado (a) de informática Empieza con el mantenimiento.
Encargado (a) de informática Se retira el polvo de la impresora con una brocha.
Encargado (a) de informática Con un trapo mojado de alcohol la limpiamos y revisamos que esté completamente seca
Encargado (a) de informática Regresa la impresora a su respectiva área y solicita sello y firma en la orden de servicio
Orden de servicio
Usuario Recibe impresora la revisa y firma la orden de servicio y l sella
Orden de servicio
Fin
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE IMPRESORAS.
USUARIO ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Solicita al área de informática mediante oficio el mantenimiento de la impresora.
Recibe el oficio, lo sella y solicita traer la impresora.
Empieza a realizar el mantenimiento
Retira el polvo de la impresora con una brocha.
Con un trapo mojado de alcohol se limpia la impresora y se supervisara que quede completamente seca.
Recibe la impresora la revisa y firma la orden de sello de conformidad.
FIN
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE IMPRESORAS.
Objetivo: Evitar fallos en la impresión de documentos, y están sean legible y claras.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
inicio
Usuario Solicita al área de informática revisar la impresora del por qué no imprime.
Encargado (a) de informática Verifica que el cartucho de tinta no esté por encima o por fuera, si es el caso se debe de reemplazar.
Encargado (a) de informática Sacamos la cabeza de impresión en un papel absorbente la colocamos la y observamos si mancha. Si es así, la cabeza de impresión se colocara una toalla de papel y se vertiera agua y la cabeza se dejara en el agua no más de 30 segundos.
Encargado (a) de informática Una vez pasado estos segundos se debe de secar el cartucho con un papel absorbente seco.
Encargado (a) de informática Y se coloca de nuevo el cartucho en la impresora.
Usuario Se regresa al usuario y se le solita la firma y sello de conformidad en la orden de servicio
Orden de servicio.
Fin.
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE IMPRESORAS.
USUARIO ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Solicita al área de informática para que verifique porque no imprime.
Verifica que el cartucho de tinta no esté por encima o por fuera, si es el caso se debe de reemplazar.
Sacamos la cabeza de impresión en un papel absorbente la colocamos la y observamos si mancha. Si es así, la cabeza de impresión se colocara una toalla de papel y se vertiera agua y la cabeza se dejara en el agua no más de 30 segundos.
Una vez pasado estos segundos se debe de secar el cartucho con un papel absorbente seco.
Y se coloca de nuevo el cartucho en la impresora.
Se regresa al usuario y se le solita la firma y sello de conformidad en la orden de servicio
FIN
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
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PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE EQUIPOS DE COMPUTO Y OTROS DISPOSITIVOS.
Objetivo: Tener el control de los equipos que se encuentran en el sistema municipal DIF para así poder llevar un control y poder optimizar los mantenimientos de los mismos.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
Inicio
Encargado (a) de informática Envía una circular solicitando a cada área la relación de sus equipos de cómputo anexando el formato requerido.
Circular de solicitud
Encargado de área
Entrega la relación en tiempo y forma y se le firma y sella de recibido en el área de informática.
Encargado (a) de informática Verifica el número de equipos de cómputo que hay en cada área.
Encargado (a) de informática Crea la relación con las características de cada equipo, (marca, modelo, número de serie, color).
Encargado (a) de informática Creo su número de inventario interno el cual empezara a partir del uno.
Encargado (a) de informática Pasar a cada área a colocar la etiqueta con número de inventario.
Encargado de área
Firma y sella la orden de servicio, la cual indicara que se le inventario su equipo de cómputo, impresoras teléfonos ect.
Orden de servicio
Fin
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
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DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE EQUIPOS DE COMPUTO Y OTROS DISPOSITIVOS.
ENCARGADO DE ÁREA ENCARGADO (A) DE INFORMÁTICA
INICIO
Envía una circular a cada área solicitando la relación de sus equipos de cómputo (se anexa formato).
Entrega relación en el área de informática
Sella y firma de recibido verifica el número de equipos que hay en cada área
Se hace la relación con las características de cada equipo, (marca, modelo, número de serie, color).
Se crea el número de inventario interno empezando a partir del número 1
Pasará a cada área a colocar la etiqueta con su número de inventario en cada equipo de cómputo.
Pasará a cada área a colocar la etiqueta con su número de inventario en cada equipo de cómputo, impresoras y teléfonos, etc.
FIN
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FORMATOS E INSTRUCTIVOS
OFICIO SOLITUD FICHA TÉCNICA
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FICHA TÉCNICA
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OFICIO PARA MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO
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ORDEN DE SERVICIO
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CARGO: ENCARGA DEL DESPACHO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA
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CIRCULAR “2016, Año del Centenario de la Instalación del Congreso Constituyente”
VALLE DE CHALCO SOLIDARIDAD A 02 DE MARZO 2020
C I R C U L A R 01
DIRECTOR GENERAL, SUBDIRECTOR OPERATIVO, TESORERO, CONTRALORIA, ENCARGADOS DE DESPACHO, RESPONSABLES DE AREA Y COORDINADORES P R E S E N T E.
Sea este conducto para recibir un cordial saludo, al mismo tiempo les informo que requiero hagan una relación de los equipos que tienen a su cargo y se me haga llegar en un máximo de cuatro días hábiles a partir de esta fecha, anexo copia del formato. Sin otro particular, me despido de usted.
ING. LAURA LETICIA GERARDO PERALES ENCARGADA DEL DESPACHO DE INFORMÁTICA DEL SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO
INTEGRAL DE LA FAMILIA C.c.p.- Para conocimiento Archivo.
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ELABORO VO.BO. AUTORIZO
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FORMATO DE CARACTERISTICAS DEL EQUIPO DE CÓMPUTO
NOMBRE DEL AREA:
ENCARGADO (A)DE AREA: Nombre Marca Modelo # Serie Color
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