IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. i
IMPLEMENTACION DE UN ERP PARA LA EMPRESA FEDEGAN
SONIA LORENA CERON CARDENAS
CARLOS OSWALDO VINASCO VELANDIA
JOSE ALEXANDER BARRERA RODRIGUEZ
DIEGO ANDRÉS CASALLAS MORA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. ii
IMPLEMENTACION DE UN ERP PARA LA EMPRESA FEDEGAN
SONIA LORENA CERON CARDENAS
CARLOS OSWALDO VINASCO VELANDIA
JOSE ALEXANDER BARRERA RODRIGUEZ
DIEGO ANDRÉS CASALLAS MORA
Trabajo de grado para obtener el título de
Especialista en Gerencia de Proyectos
Asesor: MARÍA CRISTINA ZAPATA ORREGO
Ingeniera PMP, PMI-RMP, PMI-PBA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C PRIMER SEMESTRE – 2021
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. iii
AGRADECIMIENTOS
A Dios en primer lugar porque siempre fue él quien marco el camino, nos guio y
aparejo todo para poder seguir adelante durante este año de arduo trabajo.
A nuestras familias porque fueron ellas quienes cedieron parte de su tiempo para
que pudiéramos dedicarlo a cada uno de los compromisos académicos que teníamos y
siempre estuvieron dando su voz de aliento y apoyo incondicional.
A cada uno de los docentes que hicieron parte de este proceso de aprendizaje por
compartir parte de su conocimiento y aportar en gran medida a la construcción de este
proyecto.
A nuestra tutora María Cristina Zapata O, por ser esa persona que dedico su
tiempo para entender y ayudar a plasmar cada uno de los detalles que hicieron posible
la elaboración exitosa del proyecto.
A la universidad Piloto de Colombia por proporcionar este espacio de formación y
preparación, dotándonos de los recursos necesarios para culminar un escalón más de
cada uno a nivel académico.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. iv
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo, a Dios, nuestras familias y a cada una de las personas
que él estableció para que pusieran su granito de arena, que de distintas formas nos
dieron su apoyo y nos ayudaron para completar este proceso, ya que sin el no hubiera
sido posible llegar a la meta de manera tan satisfactoria. También al equipo de trabajo
“MULTITASK” formado durante toda la especialización ya que sin esa figura de equipo
no hubiera sido posible llegar a la meta.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. v
Tabla de contenido
Resumen ................................................................................................................ 13
Abstract ................................................................................................................... 14
Introducción ............................................................................................................ 15
Objetivos ................................................................................................................. 16
1. Antecedentes Organizacionales ...................................................................... 17
1.1. Descripción de la organización ejecutora .................................................. 17
1.2. Objetivos estratégicos ................................................................................ 17
1.3. Misión, Visión y Valores ............................................................................. 17
1.4. Mapa estratégico ....................................................................................... 20
1.5. Cadena de valor ......................................................................................... 21
1.6. Estructura organizacional. ......................................................................... 21
2. Evaluación del Proyecto a través de la metodología del Marco Lógico........... 22
2.1. Descripción del problema o necesidad ...................................................... 22
2.2. Árbol de problemas .................................................................................... 24
2.3. Árbol de objetivos ...................................................................................... 25
2.4. Árbol de acciones ...................................................................................... 26
2.5. Determinación de alternativas.................................................................... 26
2.6. Evaluación de alternativas ......................................................................... 27
2.7. Descripción de alternativa seleccionada .................................................... 30
3. Marco metodológico ........................................................................................ 30
3.1. Tipos y métodos de investigación .............................................................. 30
3.2. Herramientas para la recolección de información ...................................... 31
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. vi
3.3. Fuentes de información ............................................................................. 31
4. Estudio Técnico ............................................................................................... 32
4.1. Diseño conceptual de la solución ............................................................... 32
4.2. Análisis y descripción del proceso ............................................................. 34
4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto ...................................... 35
4.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto ......................................... 35
5. Estudio de mercado ........................................................................................ 36
5.1. Población ................................................................................................... 36
5.2. Dimensionamiento de la demanda ............................................................. 37
5.3. Dimensionamiento de la oferta .................................................................. 38
6. Estudio de viabilidad financiera ....................................................................... 39
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ........................................ 39
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.............. 40
6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad ........................... 42
6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación ........................... 42
6.5. Flujo de caja............................................................................................... 42
6.6. Evaluación financiera y análisis de indicadores ......................................... 46
7. Estudio ambiental y social ............................................................................... 47
7.1. Análisis y categorización de riesgos .......................................................... 47
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto ........................................ 52
7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE) ................................................ 54
8. Gestión de la integración del proyecto ............................................................ 57
8.1. Acta de constitución de proyecto ............................................................... 57
8.2. Registro de supuestos y restricciones ....................................................... 57
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. vii
8.3. Plan de gestión de beneficios .................................................................... 57
8.4. Plan de gestión de cambios ....................................................................... 61
9. Gestión de los interesados del proyecto ......................................................... 66
9.1. Registro de los interesados ....................................................................... 66
9.2. Plan de involucramiento de los interesados ............................................... 68
10. Gestión del alcance del proyecto .................................................................... 70
10.1. Plan de gestión del alcance ....................................................................... 70
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos ................................................. 72
10.3. Enunciado del alcance ............................................................................... 73
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ....................................... 79
10.5. Diccionario de la EDT ................................................................................ 80
11. Gestión del cronograma del proyecto .............................................................. 86
11.1. Plan de gestión del cronograma ................................................................ 86
11.2. Listado de actividades con análisis PERT ................................................. 86
11.3. Diagrama de red del proyecto .................................................................... 87
11.4. Línea base del cronograma ....................................................................... 87
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas ...................................... 87
12. Gestión de costos del proyecto ....................................................................... 89
12.1. Plan de gestión de costos .......................................................................... 89
12.2. Estimación de costos en MS Project .......................................................... 90
12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto ......................... 92
13. Gestión de recursos del proyecto .................................................................... 93
13.1. Plan de gestión de recursos ...................................................................... 93
13.2. Estimación de los recursos ........................................................................ 96
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. viii
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe) .............................................. 97
13.4. Asignación de recursos .............................................................................. 98
13.5. Calendario de recursos .............................................................................. 98
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo ............................................. 98
14. Gestión de comunicaciones del proyecto ........................................................ 99
14.1. Plan de gestión de las comunicaciones ..................................................... 99
14.1.1. Canales de comunicación ................................................................. 99
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones ................................ 99
14.1.3. Diagramas de flujo............................................................................. 99
14.1.4. Matriz de comunicaciones ............................................................... 100
15. Gestión de la calidad del proyecto ................................................................ 101
15.1. Plan de gestión de la calidad ................................................................... 101
15.2. Métricas de calidad .................................................................................. 113
15.3. Documentos de prueba y evaluación ....................................................... 116
15.4. Entregables verificados ............................................................................ 118
16. Gestión de riesgos del proyecto .................................................................... 118
16.1. Plan de gestión de riesgos ....................................................................... 118
16.2. Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual) ............................. 123
16.3. Registro de riesgos .................................................................................. 125
17. Gestión de las adquisiciones del proyecto .................................................... 125
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones ....................................................... 125
17.2. Matriz de las adquisiciones ...................................................................... 128
17.3. Cronograma de compras ......................................................................... 128
18. Gestión del valor ganado .............................................................................. 128
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. ix
18.1. Indicadores de medición del desempeño ................................................. 128
18.2. Análisis de valor ganado y curva S .......................................................... 133
19. Informe de avance de proyecto ..................................................................... 136
20. Conclusiones ................................................................................................. 138
21. Recomendaciones ......................................................................................... 139
22. Referencias ................................................................................................... 140
23. Anexos .......................................................................................................... 145
24. Apéndices ..................................................................................................... 199
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. x
Índice de tablas
Tabla 1. Matriz de involucrados .............................................................................. 23
Tabla 2. Criterio costo de implementación .............................................................. 28
Tabla 3. Criterio tiempo de implementación ............................................................ 28
Tabla 4. Criterio beneficio de la organización ......................................................... 28
Tabla 5. Matriz selección alternativa ....................................................................... 29
Tabla 6. Lista de requerimientos físicos y humanos ............................................... 36
Tabla 7. Estimación de costos ................................................................................ 39
Tabla 8. Flujo de Caja Stone ERP .......................................................................... 43
Tabla 9 Flujo de Caja Sap Bussiness One ............................................................. 44
Tabla 10. Flujo de Caja PSL ................................................................................... 45
Tabla 11. Flujo de Caja Softland ............................................................................. 46
Tabla 12. Identificación y valoración de riesgos ambientales ................................. 49
Tabla 13. Consumo energía eléctrica ..................................................................... 53
Tabla 14. Cálculo huello de carbono ...................................................................... 54
Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1 ............................................. 57
Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2 ............................................. 58
Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3 ............................................. 59
Tabla 18. Comité de control integrado de cambios ................................................. 63
Tabla 19 Registro de interesados ........................................................................... 67
Tabla 20 Evaluación de los interesados ................................................................. 68
Tabla 21. Línea base de costos .............................................................................. 90
Tabla 22. Presupuesto del proyecto ....................................................................... 91
Tabla 23. Calendario de recursos ........................................................................... 98
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. xi
Tabla 24 Matriz de actividades de gestión y control de calidad ............................ 105
Tabla 25 Plan de auditorías de calidad ................................................................. 109
Tabla 26 Estrategia de los 5 ¿por qué? ................................................................ 111
Tabla 27 Métricas de calidad para proyecto ......................................................... 113
Tabla 28 Métricas de calidad para producto ......................................................... 114
Tabla 29 Procesos de gestión de riesgos ............................................................. 119
Tabla 30 Roles y responsabilidades de gestión de riesgos .................................. 121
Tabla 31 Estructura de desglose de riesgos EDR ................................................ 124
Tabla 32 Modelo RFP ........................................................................................... 126
Tabla 33 Indicadores de variación del proyecto .................................................... 130
Tabla 34 Análisis de indicadores del proyecto. ..................................................... 134
Tabla 35 actividades próximas a desarrollar informe de avance .......................... 137
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. xii
Índice de figuras
Figura 1. Mapa estratégico de la organización. ...................................................... 20
Figura 2. Cadena de valor de la organización. ....................................................... 21
Figura 3. Organigrama ............................................................................................ 22
Figura 4. Árbol de problemas. ................................................................................. 24
Figura 5. Árbol de objetivos. ................................................................................... 25
Figura 6. Árbol de acciones. ................................................................................... 26
Figura 7. Análisis y descripción del proceso. .......................................................... 34
Figura 8. Mapa ubicación ........................................................................................ 35
Figura 9. Matriz impacto-probabilidad de riesgos ambientales ............................... 51
Figura 10 Ecobalance de entradas y salidas .......................................................... 53
Figura 11. Flujo de proceso de control de cambios ................................................ 64
Figura 12 Matriz poder- interés ............................................................................... 68
Figura 13. Estructura de desglose de trabajo (EDT) ............................................... 79
Figura 14 Sobreasignación de recursos ................................................................. 88
Figura 15 Recursos sin conflicto ni sobreasignación .............................................. 89
Figura 16. Estimación ascendente y determinación de presupuesto ...................... 92
Figura 17. Organigrama funcional de Fedegan ...................................................... 97
Figura 18 Estimación de los Recursos para la Implementación de un ERP. .......... 97
Figura 19 Diagrama de flujo reunión de avance de proyecto ................................ 100
Figura 20 Curva s corte 31/07/2020 ..................................................................... 133
Figura 21 Curva s corte 30/11/2020 ..................................................................... 134
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 13
Resumen
El objetivo del presente trabajo de grado es plasmar la solución de software más
adecuada que FEDEGAN puede encontrar en el mercado con miras hacia la mejora de
sus procesos administrativos financieros y contables, con la cual pueda suplir las
necesidades actuales, subsanar las deficiencias en sus procesos, aumentar la calidad y
confiabilidad de los reportes e información generada y sobre todo que lo ayude a alcanzar
sus objetivos estratégicos empresariales
La guía base para el desarrollo del proyecto es el PMBOK sexta edición, el cual
suministra y sugiere una serie de buenas prácticas para el ámbito de la gerencia de
proyectos. Dentro del contenido se describen y se integran una seria de planes de gestión
de acuerdo a lo sugiere el libro, los acules abarcan áreas de conocimiento distintas que
ayudan a tener una visión global y más aterrizada del proyecto, aumentando la
probabilidad de éxito del mismo, las conclusiones de ejecución y recomendaciones para
futuros proyecto en la compañía.
Palabras Clave:
Adquisición, ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de recursos
empresariales, implementación, bases de datos, capacitación, migración de datos,
instalación, reportes, procesos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 14
Abstract
The objective of this degree work is to capture the most appropriate software
solution that FEDEGAN can find in the market with a view to improving its financial and
accounting administrative processes, with which it can meet current needs, correct
deficiencies in its processes , increase the quality and reliability of the reports and
information generated and above all that helps you achieve your business strategic
objectives.
The basic guide for the development of the project is the PMBOK sixth edition,
which provides and suggests a series of good practices for the field of project
management. Within the content, a series of management plans are described and
integrated according to what the book suggests, the acules cover different areas of
knowledge that help to have a global and more grounded vision of the project, increasing
the probability of its success. execution conclusions and recommendations for future
projects in the company
Keywords:
Acquisition, ERP (Enterprise Resource Planning), implementation, databases,
training, data migration, installation, reports, processes.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 15
Introducción
En la actualidad todas las organizaciones, sin importar su actividad o sector
económico necesitan de una estructura bien definida para operar de manera adecuada y
adaptarse a las exigencias del mercado, no es un secreto que día a día la exigencia es
más alta por lo cual las organizaciones están en la necesidad de optimizar sus procesos,
productivos tanto como administrativos con el fin de tener una capacidad de respuesta
apta para soportar la demanda y requerimientos de sus clientes, tanto a nivel interno
como externo. Muchas compañías están fallando al seguir trabajando de la misma forma
en que lo hacían hace diez o quince años, cuando la demanda y comportamiento del
mercado era diferente y menos exigente, lo cual conlleva a un atraso tecnológico y posible
fracaso de estas organizaciones
Hoy en día las herramientas tecnológicas avanzan con gran rapidez y se vuelven
necesarias para cualquier empresa brindando mayor capacidad de respuesta y
propendiendo a la optimización de procesos, contribuyendo a la reducción de costos,
mayor control y monitoreo de actividades, integración y consolidación de información
entre distintas áreas, herramientas de comunicación inmediata que ayudan a la toma de
decisiones, etc. Dichos beneficios usados de la manera correcta generan, además de
una ventaja competitiva en el mercado, coadyuvan a mejorar la imagen y prestigio de
esta.
El presente trabajo busca implementar un sistema de Planificación de Recursos
Empresariales, conocido comúnmente como ERP (Enterprise Resource Plannin) en
FEDEGAN que por supuesto no es la excepción a esta problemática, aunque es una
organización sin ánimo de lucro, sus asociados cada día exigen que esté no solamente
en la capacidad de responder a sus inquietudes y solucionar las problemáticas que se
presentan en el día a día del sector ganadero, si no que pueda hacerlo en el tiempo y de
manera apropiada.
En el desarrollo de la tesis se evidenciará, el proceso de implementación de un ERP en
FEDEGAN a través de las fases de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y
cierre propuestos en la metodología de gestión de proyectos del PMI.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 16
Objetivos
Objetivo General
Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos
administrativos y financieros.
Objetivos Específicos
1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía, en
cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica.
3. Capacitar al personal en el uso del ERP.
4. Generar información oportuna y exacta.
5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.
6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de
implementación del software.
7. Parametrización e implementación del ERP
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 17
1. Antecedentes Organizacionales
1.1. Descripción de la organización ejecutora
La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGÁN es una organización gremial
sin ánimo de lucro, creada el 13 de diciembre de 1963 con sujeción al derecho privado
colombiano y como decisión del IX Congreso Nacional de Ganaderos.
En su condición de gremio cúpula de la ganadería colombiana, FEDEGÁN agrupa
en calidad de afiliadas, a las organizaciones gremiales ganaderas regionales y locales,
como también a otro tipo de entidades vinculadas a la actividad ganadera nacional.
Su máximo órgano corporativo es el Congreso Nacional de Ganaderos, que se
reúne cada dos años para elegir a la Junta Directiva Nacional, la cual a su vez elige al
Presidente Ejecutivo, representante legal de la Federación y vocero de las expectativas
e intereses de los ganaderos colombianos.
1.2. Objetivos estratégicos
• Apoyar el desarrollo eficiente, sostenible y competitivo del sector ganadero
del país
• Generar bienestar para el ganadero-productor, como consecuencia de la
elevación de los índices de productividad y rentabilidad de su empresa
ganadera.
• Promover y ayudar a la modernización y tecnificación del sector ganadero en
Colombia
• Desarrollar una estructura incluyente y participativa de todos los agremiados
• Ser la empresa que brinda credibilidad, confianza y legitimidad al sector
defendiendo y representando sus intereses colectivos.
1.3. Misión, Visión y Valores
a) Misión
Representar y defender los intereses colectivos de los ganaderos ante la
institucionalidad pública, privada y la sociedad, así como responder a las expectativas y
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 18
necesidades de la actividad ganadera, y recaudar y administrar los recursos de la
parafiscalidad.
b) Visión
Ser la organización que represente en forma eficaz los intereses de los ganaderos a
partir de la agrupación de su institucionalidad gremial, con una estructura incluyente y
participativa, y la extensión regional de sus servicios, para contribuir al bienestar del
ganadero.
Hacer de la ganadería una actividad moderna, rentable, solidaria, ambientalmente
sostenible y socialmente responsable, para el bienestar del ganadero y del país.
c) Valores
Todo esfuerzo humano hacia el logro de un objetivo se ciñe a unos principios o
valores fundamentales que, formulados a manera de políticas, inspiran el diseño de las
estrategias y las líneas de acción, y son transversales a todos los elementos del Plan
Estratégico.
Estos valores fundamentales o políticas no existen en sí mismos sino en cabeza
de una organización que los asume como principios inspiradores de su acción. En este
caso corresponden a las políticas institucionales de FEDEGAN en su condición de gremio
cúpula de la ganadería colombiana y gestor del Plan Estratégico de la actividad. Son
ellas:
1. El respeto al sistema democrático, al Estado Social de Derecho, y a la prevalencia
de la ley y el orden con equidad, como valores fundamentales de la convivencia.
2. El apoyo irrestricto a las autoridades legítimas colombianas y a las Fuerzas
Militares y de Policía, que salvaguardan la vida y derechos de los ciudadanos.
3. El respeto a la propiedad privada, dentro de los preceptos constitucionales de su
función social y de la supremacía del bien general.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 19
4. La convicción del papel preponderante y estratégico del sector rural colombiano,
como factor de desarrollo económico y social y, por ende, como elemento
fundamental para la construcción de la paz y la convivencia nacional.
5. La unión de los productores ganaderos alrededor de FEDEGÁN como gremio
cúpula de la ganadería colombiana, para el logro de su bienestar, y del crecimiento
y modernización de la ganadería como actividad económica.
6. La concertación y trabajo mancomunado con las diferentes instancias de la
institucionalidad pública y con los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo.
7. La promoción y fomento del desarrollo regional ganadero con respeto al entorno
socio económico y cultural de las regiones.
8. La focalización de la producción ganadera de acuerdo con las ventajas y fortalezas
de las diferentes regiones, como condición básica para el logro de la
competitividad.
9. El respeto a la naturaleza como premisa y característica de la producción ganadera
colombiana.
10. La importancia del conocimiento, la investigación y el desarrollo tecnológico, como
factores imprescindibles para la modernización y el crecimiento de la ganadería
colombiana.
11. El acceso universal a la información y las comunicaciones en el gremio ganadero,
a partir de la difusión e implantación de modernas herramientas informáticas.
12. La calidad total y el mejoramiento continuo como valores necesarios para el
crecimiento en medio de una sociedad y un mercado cada vez más competitivos.
13. La actitud de servicio al productor ganadero a través de los programas y proyectos
que desarrolla FEDEGÁN en cumplimiento de su objetivo social.
La preservación y defensa de la parafiscalidad como mecanismo de fomento, en la
forma de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero aportada por todos los productores
ganaderos para el desarrollo de su propia actividad, y administrada por ellos mismos a
través de FEDEGAN en su condición de gremio cúpula de la actividad, en acuerdo
siempre con la ética empresarial, la eficiencia, la transparencia y el ordenamiento legal
colombiano.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 20
1.4. Mapa estratégico
FEDEGAN como gremio cúpula de la ganadería le corresponde desempeñar un
papel de primera línea y de inmensa responsabilidad. Su orientación estratégica deberá
estar dirigida a generar una institucionalidad gremial capaz de liderar y ejecutar las
estrategias y acciones que hacen parte de la “Agenda Interna privada”, y de vigilar,
gestionar y presionar, si es del caso, el cumplimiento de la “Agenda Interna pública”.
Estos dos grandes objetivos, sin embargo, estarán en función de su capacidad de
agrupar efectivamente a todos los ganaderos del país pajo el umbral de la
institucionalidad gremial. La “inclusión” es el verdadero sustento de una representación
gremial efectiva.
Tal orientación se resume en el Templo Estratégico de FEDEGAN (Figura 1), cuya
presentación, entendida ya la ubicación e importancia funcional de cada uno de sus
elementos, se limitará únicamente a la descripción de sus elementos.
Figura 1. Mapa estratégico de la organización.
Fuente: Plan Estratégico de la Ganadería Colombiana 2019, editorial Sanmartín Obregón &
Cía. Primera edición.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 21
1.5. Cadena de valor
Figura 2. Cadena de valor de la organización.
Fuente: Autores.
1.6. Estructura organizacional.
Para que la Federación pueda dar cumplimiento a su Plan Estratégico, dispone de
una estructura organizacional capacitada y comprometida, que mediante los procesos
internos puedan apoyar los esfuerzos de la Presidencia Ejecutiva de consolidar el gremio
ganadero como un gremio fuerte en la sociedad, esta estructura se puede evidenciar en
la figura 3.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 22
Figura 3. Organigrama
Fuente: Manual de Calidad de FEDEGAN
2. Evaluación del Proyecto a través de la metodología del Marco Lógico
2.1. Descripción del problema o necesidad
En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de
deficiencias debido a las continuas fallas que presenta el software contable que
actualmente se tiene.
Adicionalmente, no se cuenta con herramientas necesarias para suplir nuevas
necesidades que presenta la organización, lo que provoca que no se pueda tener una
oportuna entrega de la información y algunas tareas se deban hacer de manera manual.
Esta situación afecta directamente a los empleados que tienen interacción con este
sistema y se ven en la obligación de repetir tareas que no quedan registradas
exitosamente en el software, lo cual implica dedicar más tiempo a esa labor, sino que
también afecta a la Dirección Ejecutiva, proveedores y clientes cuando no se puede tener
una información veraz. A continuación, podemos ver el problema desde diferentes
perspectivas haciendo uso de la matriz de involucrados.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 23
Tabla 1. Matriz de involucrados
Grupos Intereses Problemas percibidos
Recursos
Empleados Facilidad para
registro y análisis de la información
Fallas tecnológicas que ocasionan repetir
actividades y retrasan otras tareas.
Recurso Humano dispuesto a
implementar nuevos procesos.
Directivos Información oportuna y confiable para toma
de decisiones.
Demora en la entrega de informes.
Disponibilidad de recurso humano y
financiero para implementación de nuevas tecnologías.
Afiliados Estados de cuenta
oportunos.
Inconsistencia en saldos versus pagos
realizados.
Adaptación a los nuevos procesos y
requerimientos solicitados.
Proveedores
Pagos oportunos y acordes a las condiciones comerciales pactadas.
Demoras en el pago de facturas e
incumplimiento con los plazos pactados.
Acogerse a las nuevas políticas comerciales y de pago propuestas.
Fuente: Autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 24
2.2. Árbol de problemas
Figura 4. Árbol de problemas.
Fuente: Autores.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 25
2.3. Árbol de objetivos
Figura 5. Árbol de objetivos.
Fuente: Autores.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 26
2.4. Árbol de acciones
Figura 6. Árbol de acciones.
Fuente: Autores.
2.5. Determinación de alternativas
Opción 1 - Medio 1
Servicio de asistencia técnica constante
A. Permanentes actualizaciones
Acuerdo con el proveedor del software de un programa o cronograma de visitas
periódicas y soporte técnico para el mantenimiento correspondientes del mismo, más
canales para atender solicitudes y mayor disponibilidad de tiempo.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 27
Opción 2 - Medio 2
Sistema Actualizado
Tener presente las actualizaciones que ofrece el proveedor tecnológico, conocer
los costos y los alcances de cada una.
Opción 3 - Medio 3
Conocimiento de nuevas soluciones tecnológicas
Explorar nuevas aplicaciones, herramientas asequibles a los colaboradores, que
permitan desarrollar nuevas capacidades, mejoren los procesos, optimicen el tiempo de
respuesta a las tareas propuestas.
Opción 4 - Medio 4
Recursos tecnológicos acordes a las necesidades
Consiste en iniciar un proceso de cotizaciones y búsqueda de un software ERP,
que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la empresa. Este
programa debe ayudar a solucionar todas las problemáticas en las diferentes áreas, así
como también debe ayudar a mejorar los procesos existentes, la compañía deberá
brindar soporte técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la
capacitación adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de
aprendizaje a la cual se tienes que enfrentar la compañía con el uso de este.
2.6. Evaluación de alternativas
Para la evaluación de las alternativas se hará uso del análisis multicriterio. En
primera medida se definirán los criterios, escalas y rangos para cada uno, seguidamente
se calificará cada alternativa.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 28
Criterios de selección
Costo de implementación
Tabla 2. Criterio costo de implementación
Costo PUNTUACION
Mayor a $418 1
Entre $330 a $418 Millones 2
Menor a $330 Millones 3
Fuente: autores
Tiempo de implementación
Tabla 3. Criterio tiempo de implementación
Tiempo PUNTUACION
Mayor a 4 meses 1
Entre 3 y 4 meses 2
Entre 2 y 3 meses 3
Fuente: autores
Beneficio de la Organización
Tabla 4. Criterio beneficio de la organización
Beneficios PUNTUACION
Rediseño de procesos, cronogramas de entrega de
información, personal de monitoreo y control de procesos
1
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 29
Organización de la información, acompañamiento al personal
optimización de tiempos de entrega de información, mejora de
flujo de procesos.
2
Unificación e integración de la información de todas las áreas,
automatización de procesos, disminución de costos de bodegaje,
optimización de tiempos de entrega de información, mejorar de
calidad de los informes y capacitación al personal.
3
Fuente: autores
Tabla 5. Matriz selección alternativa
Costo de
implementación Tiempo de
implementación Beneficio de la organización
TOTAL
Opción 1 Acuerdo y
Cronograma de soporte y
actualizaciones periódicas
3 2 1 6
Opción 2 Rediseño de los
procesos internos de la compañía
3 1 2 6
Opción 3 Programa de mejora
continua 3 1 2 6
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 30
Opción 4 Adquirir un ERP que
permita mejorar e integrar los procesos
existentes
2 2 3 7
Fuente: autores
2.7. Descripción de alternativa seleccionada
La dirección ha propuesto unos lineamientos que se deben tener en cuenta para
escoger la mejor alternativa, para lo cual se realizó una evaluación mediante una matriz
de evaluación de alternativas comparando las diferentes opciones. De acuerdo con los
resultados se consideró que la opción 4 cumple en gran medida con las necesidades de
la organización puesto que FEDEGAN no cuenta con un sistema que permita integrar sus
áreas para dar un manejo optimo a su información y que permita la optimización de sus
procesos, lo cual ocasiona inconvenientes con respecto a la entrega de informes a
tiempo, confiabilidad y veracidad de los mismos y accesibilidad oportuna a los mismos.
La adquisición de un ERP garantiza que la información sea oportuna para la toma
de decisiones por parte de la dirección y permite integrar las áreas de la compañía
atacando así de manera directa las falencias principales dando solución a estas además
de ello se ajusta a los requerimientos y el costo del proyecto se ajusta al presupuesto
definido para el año 2020.
3. Marco metodológico
3.1. Tipos y métodos de investigación
Para este proyecto los métodos de investigación empleados fueron, el descriptivo
y cualitativo. Con el método descriptivo se lograron conocer las problemáticas que cada
área tenía, cómo les afectaba el funcionamiento del Software, qué necesidades
adicionales tenían, qué alternativas han contemplado y cómo han podido darle solución
a la situación, además mediante la cualitativa se pudo observar y tener información de
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 31
primera línea cuales son todas las incidencias negativas que esto genera no solo a los
procesos de apoyo, sino también a nivel general de la organización.
3.2. Herramientas para la recolección de información
La encuesta: permitirá obtener información real sobre la situación en la que se
encuentra la EMPRESA FEDEGAN. La aplicación de encuestas ayudará a determinar
las conclusiones de la Implementación de un ERP, en cumplimiento de metas y objetivos.
La escala: Instrumento usado en la técnica de observación. Dicho instrumento
contiene un conjunto de características que van a ser cotejadas mediante algún tipo de
escala para indicar el grado en que cada una de estas está presente en la situación
observada. En este caso se implementará el Formato de respuestas tipo Likert, en la que
a cada afirmación (por ejemplo; "se borró la información registrada en el software"), hay
que escoger una de las opciones de respuesta (por ejemplo; muchas veces, bastantes
veces, pocas veces, casi nunca, etc.).
3.3. Fuentes de información
Para desarrollar el proyecto se cuenta con participación a tiempo parcial de los
colaboradores de las áreas involucradas al interior de la Federación Colombiana de
Ganaderos, como también con la colaboración de una empresa de consultoría que
acompañara el proceso de implementación del ERP objeto del proyecto.
Como fuentes primarias de información se han podido identificar:
- Se realizará una entrevista a los interesados solicitando que describan de forma
sucinta la manera en que se ejecuta actualmente cada actividad u operación
realizada para identificar claramente la forma en que el proyecto los puede afectar.
Como resultado de las entrevistas se espera encontrar que pasos adicionales
requiere el proyecto, pues desde el inicio ha sido evidente que seguramente
existirán cambios en los procesos y la forma en que éstos se ejecutan.
- Entrevista a los interesados que permita establecer generalidades sobre lo que se
espera luego de implementar una solución ERP, pues ellos como expertos en la
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 32
operación de la empresa y conociendo su estructura y ambiente laboral son
quienes indican importantes lineamientos que ayudaran al proyecto.
- Se analizarán los informes que actualmente se están generando tanto para entes
internos o externos, para asegurar que luego de salir a producción esta
información se pueda entregar con la misma o mejor calidad. Esto también
permitirá identificar información que posiblemente ya no sea necesario generar.
- Se revisará la documentación del actual sistema contable lo que permitirá
evidenciar posibles fallos y su verdadero estado de obsolescencia.
- Se analizarían los estatutos de conformación de la Federación.
Como fuentes secundarias de información se han podido identificar:
- Artículos publicados por revistas de ámbito nacional que permitan establecer la
imagen actual que proyecta la Federación Nacional de Ganaderos para el gremio.
- Información en la web en sitios como el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
y demás asociaciones ganaderas a nivel nacional
4. Estudio Técnico
El objetivo de realizar el estudio técnico es establecer las características,
funcionalidades, tamaño, localización y la descripción del proceso de adquisición e
implementación y lo conveniente que es para la compañía la ejecución de un proyecto
que se ajuste a sus necesidades.
4.1. Diseño conceptual de la solución
De acuerdo con David Bonet, “un ERP es un software que estandariza, racionaliza
e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos,
compras, distribución y otros departamentos”. Por lo general, los sistemas ERP funcionan
en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que
funcionan en una sola base de datos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 33
Bonet menciona algunas características y funcionalidades como:
✓ Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo
a extremo entre departamentos y unidades de negocio.
✓ Operaciones en tiempo real
✓ Eficiencia interna. Los sistemas ERP permiten reducir el tiempo necesario para
completar prácticamente todos los procesos.
✓ Mejor toma de decisiones. El ERP promueven la colaboración a través de datos
compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos
compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y
permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar
conclusiones y tomar mejores decisiones.
✓ Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos rígidas.
Esto crea que La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGÁN sea más ágil
que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.
✓ Seguridad mejorada. Los datos centralizada con datos empresariales es un
objetivo importante, es más fácil de proteger.
✓ Integración de la información financiera. Permitiendo que un sistema integre las
áreas de contabilidad, tesorería, cartera y administración
✓ Integración de pedidos. Coordinaría la toma de pedidos, la fabricación, el
inventario, la contabilidad y la distribución.
✓ Proporcionar información de la información de los clientes. Incluyen una
herramienta CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un
seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas
interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes
de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las
necesidades de los clientes.
✓ Estandarizar y acelerar la fabricación. El ERP pueden estandarizar y automatizar
los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo,
aumenta la productividad y reduce el número de personas.
✓ Estandarización del aprovisionamiento. La Federación a menudo encuentra que
diferentes unidades de negocio compran el mismo producto, pero no reciben el
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 34
beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de
ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando
a los proveedores, productos y servicios más utilizados.
✓ Facilitar la presentación de informes. Mejorar en gran medida la capacidad en
presentar los informes, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos
humanos.
4.2. Análisis y descripción del proceso
Figura 7. Análisis y descripción del proceso.
Fuente: Propia
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 35
4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto
Para definir el tamaño del proyecto se apoyará en el estudio de mercado donde se
encuentra implícito la dimensión de la oferta y demanda, de igual manera la población
que se beneficiará con la implementación del ERP
El proyecto se realizará y desarrollará en las instalaciones principales de
FEDEGÁN en la Calle 37 No. 14 - 31 en la ciudad de Bogotá D.C.
Figura 8. Mapa ubicación
Fuente: Google Maps
4.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto
La Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGAN cuenta con las Instalaciones,
infraestructura, capacidad humana, equipos y maquinaria suficientes para la
implementación del ERP.
En la siguiente tabla se listan los requerimientos físicos y humanos:
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 36
Tabla 6. Lista de requerimientos físicos y humanos
Ítem Cantidad Descripción
1 1 Director del Proyecto
2 3 Coordinadores Lideres
3 3 Profesional II
4 5 Profesional I
5 2 Asistente III
6 1 Asistente I
7 1 Auxiliar Contable
8 18 Computadores
9 18 Escritorios
10 5 Impresoras
11 18 Sillas
12 1 Consultor del Proyecto
13 2 Servidores
14 1 Profesional sistemas
15 4 Oficinas
16 1 Papelería
17 36 Licencias
18 1 Sala de Proyecciones Fuente: autores
5. Estudio de mercado
5.1. Población
La federación nacional de ganaderos FEDEGAN, es una organización sin ánimo
de lucro ubicada en la ciudad de Bogotá, cuyo objetivo es apalancar todas sus
operaciones internas haciendo uso de un sistema ERP que será implementado para
facilitar todos sus procesos.
Actualmente Fedegan cuenta con una planta de 57 personas, de las cuales 30 son
empleados directos y 27 están como trabajadores contratados a través de empresas de
servicios temporales. Estos empleados se encuentran divididos en un total de 7 áreas.
Mercado total: Se ha determinado que el uso del ERP se realizara por 21 de los
colaboradores de la Federación, quienes tendrán interacción directa con la herramienta.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 37
Adicionalmente, un 10% de los colaboradores usaran la información generada desde el
ERP.
Mercado potencial: Con la disponibilidad de varios módulos que inicialmente no
serán puestos en producción, se espera que a futuro se pueda involucrar más procesos
de la Federación para que hagan uso de esta herramienta tecnológica.
Segmentación del mercado: Cada área de la Federación realizará uso de los
diferentes módulos puestos en producción, así pues, cada departamento será
especialista en el uso de los módulos asignados.
Mercado objetivo: El uso de la plataforma será restringido únicamente a los
colaboradores que trabajan directamente con la Federación y que tienen relación directa
con los módulos implementados, adicionalmente al personal de informática quienes serán
los encargados de dar soporte y mantenimiento a los servidores donde se ha de instalar
el ERP.
5.2. Dimensionamiento de la demanda
En la Federación Nacional de Ganaderos se ha evidenciado la inexistencia de un
sistema que integre las actividades administrativas y financieras que allí se realizan, lo
que ha ocasionado que algunas veces se deba incurrir en reprocesos de generación de
información, reporte de información inexacta e incluso se ha debido hacer corrección de
información entregada a los entes de control lo que deriva en multas por corrección de
información.
Las áreas usuarias y la cantidad de personas que usaran el ERP son:
- Contabilidad: 4 personas
- Tesorería: 3 personas
- Cartera: 4 personas
- Administración: 6 personas
- Servicios gremiales: 4 Personas
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 38
5.3. Dimensionamiento de la oferta
Con la implementación de un ERP se ofrece la automatización y sistematización
de procesos lo cual redunda en mejoras de la operación, en prácticamente todos los
niveles. Y no solo se mejoran los procesos, sino que también su calidad se hace evidente
aumentando los niveles de disponibilidad y asequibilidad a la información en cualquier
momento.
La operación se podrá realizar prácticamente en todas las operaciones vitales de
la Federación ya que todos los colaboradores contaran con un usuario personalizado que
les permitirá desarrollar su actividad y ofrecerá óptimos niveles de seguridad informática,
esto sin embargo estará ligado a la cantidad de licencias que sean adquiridas.
Las principales ventajas que ofrece la implementación del ERP:
- Permite que los procesos se realicen de forma estándar y que sean integrados en
la operación por completo.
- Mejoras en la planeación y manejo del presupuesto disponible.
- Informes disponibles en tiempo real que permiten toma de decisiones acertadas.
- Mejora de la atención al cliente al ofrecer servicios agiles, estándar y de calidad.
- Incremento de la productividad al eliminar reprocesos o procesos que actualmente
se realizan de forma manual.
Con todas las ventajas listadas anteriormente se puede suponer un importante
incremento en la productividad de la Federación. Los módulos que entraran en operación
son:
- Módulo de gestión: El cual permite realizar la parametrización del sistema y
configuración de usuarios de este.
- Módulo de finanzas: Administra el plan contable de la Federación y aquí se realizan
todas las operaciones relacionadas con contabilidad y finanzas.
- Módulo de compras y operaciones: Gestiona todo lo relacionado con las compras
realizadas en la Federación y gestiona lo relacionado con la facturación.
- Recursos humanos: Se realiza todo el registro del recurso humano de la
Federación para mejorar la capacidad de asignación de este.
- Gestión de proyectos: Gestión centralizada de proyectos a realizar.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 39
6. Estudio de viabilidad financiera
En este capítulo se desarrollará el estudio de viabilidad financiera de los costos
asociados al proyecto, donde se evidenciará el estudio de las diferentes tasas de interés
para la financiación del proyecto y de igual manera la tasa de oportunidad del sector que
se ajusta al proyecto, se evidenciaran los flujos de caja respectivos con el análisis de los
indicadores que los soportan.
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto
La estimación de los costos de inversión para la ejecución del proyecto se centrará
en cuatro propuestas de software que tendrán como premisa el costo del software
incluyendo licencias, e implementación y el costo anual de mantenimiento por cada una
de las opciones
También se asocia la nómina del equipo de trabajo durante 14 meses que el plazo
máximo de duración del proyecto como se evidencia en la siguiente tabla.
Tabla 7. Estimación de costos
CARGOSALARIO
BASICO PRIMA CESANTÍAS
INT
CESANTIASVACACIONES
APORTE
SALUD
APORTE
PENSIONARL
APORTES
PARAFISCALETOTAL
DIRECCION PROYECTO 7.300.000 608.333 711.750 85.410 395.417 620.500 876.000 38.106 657.000 10.684.183
PROFESIONAL II 3.450.000 287.500 336.375 40.365 186.875 293.250 414.000 18.009 310.500 5.049.374
ASISTENTE II 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532
ASISTENTE I 1.750.000 145.833 170.625 20.475 94.792 148.750 210.000 9.135 157.500 2.561.277
LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216
PROFESIONAL II 3.900.000 325.000 380.250 45.630 211.250 331.500 468.000 20.358 351.000 5.707.988
PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863
PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863
LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216
PROFESIONAL I 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863
ASISTENTE I 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532
PERSONAL APOYO 1.500.000 125.000 146.250 17.550 81.250 127.500 180.000 7.830 135.000 2.195.380
LIDER PROYECTO 4.800.000 400.000 468.000 56.160 260.000 408.000 576.000 25.056 432.000 7.025.216
ASISTENTE II 2.100.000 175.000 204.750 24.570 113.750 178.500 252.000 10.962 189.000 3.073.532
PERSONAL APOYO 1.500.000 125.000 146.250 17.550 81.250 127.500 180.000 7.830 135.000 2.195.380
PROFESIONAL SISTEMAS 2.750.000 229.167 268.125 32.175 148.958 233.750 330.000 14.355 247.500 4.024.863
51.100.000 4.258.333 4.982.250 597.870 2.767.917 4.343.500 6.132.000 266.742 4.599.000 74.789.279
1.196.628.459
179.494.269
COSTO ERP 142.490.338
TOTAL (INCLUIDO NOMINA) 321.984.607
LICENCIAS SERVIDORES 16.000.000
337.984.607
COSTO NOMINA PROYECTO
COSTO CARGADO AL PROYECTO (15%)
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 40
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
La definición de los costos de mantenimiento está dada por periodos anuales y
está sujeta al valor que cada proveedor tiene para este servicio.
A continuación, se muestra el cuadro comparativo entre las 4 opciones de software
que tiene la empresa donde se expresan los costos totales de la implementación y el
costo anual de mantenimiento por cada una de las opciones cotizadas por FEDEGAN.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 41
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 42
6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad
Es importante tener en cuenta que la rentabilidad del sector ganadero de acuerdo
con FEDEGAN está en promedio entre el 17% y el 24 %, para el presente trabajo, se
tomara como referencia una tasa del 19% de rentabilidad del sector como costo de
oportunidad, el cual es importante para el desarrollo de los flujos de caja y los indicadores
financieros.
Sin embargo se considera que por la naturaleza del proyecto, el cual se traduce
en una mejora de los procesos administrativos y financieros al interior de la organización,
la mejor alternativa es la financiación con recursos propios, el costo beneficio de esta
opción es que aunque se disminuye el valor de las inversiones que actualmente tiene la
organización y por ende esto genera a su vez disminución de la rentabilidad de las
mismas no se incurrirá en gastos adicionales propios de solicitudes de créditos, ni
intereses. Por otra parte, se espera que a futuro el software permita que la sede
administrativa de FEDEGAN obtenga una reducción de sus gastos de papelería y uso de
suministros de tinta en impresoras; en cuanto al recurso humano no se espera la
disminución de personal con el uso del programa.
6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación
FEDEGAN hará uso de recursos propios para el pago del proyecto en su totalidad,
por lo tanto no incurrirá en el financiamiento del mismo mediante ninguna entidad
financiera o banco, sin embargo de acuerdo con Luis Eduardo Vélez (21 de agosto de
2020), en su artículo “mejores tasas de crédito para pymes agosto 2020” las mejores
tasas para créditos empresariales las ofrecen los bancos AV villas en primer lugar con
tasas desde 10,95% a 12,70%, el banco BBVA con tasas desde 10,97% y en tercer lugar
el banco Colpatria con tasas desde 11,75%. Las tasas anteriormente mencionadas son
efectivas anuales por lo que se pueden comparar de manera directa corroborando que la
mejor opción es la ofrecida por le banco AV villas.
6.5. Flujo de caja
A continuación, se presentan los flujos de caja para cada opción de software, el
aumento de los costos de mantenimiento se estima que tendrá un aumento del 4,72%
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 43
cada año, dicha tasa se calculó teniendo en cuenta el IPC de los últimos 5 años en
Colombia y hallando un promedio aritmético de estos como se evidencia en la siguiente
tabla.
IPC Año
3,80% 2.019
3,18% 2.018
4,09% 2.017
5,75% 2.016
6,77% 2.015
4,72% Promedio
A continuación, se presenta cuatro flujos de caja correspondientes a cada una de las
opciones que la compañía tuvo en cuenta para la toma de la decisión sobre cual era la
mejor propuesta, partiendo del punto de vista económico en donde el VPN de menor
denominación será mejor alternativa económica que la empresa pueda tomar.
Tabla 8. Flujo de Caja Stone ERP
Flujo de Caja "STONE ERP"
Datos
Costo de Oportunidad
19,00%
Promedio IPC (5 años)
4,72%
Costo mantenimiento en el año de implementación
$ 22.599.000
Descripción 0 1 2 3 4 5
Gastos Operativos
Mantenimiento y actualización
$ 23.665.221
$ 24.781.746
$ 25.950.949
$ 27.175.314
$ 28.457.446
Total Gastos Operativos
$
23.665.221 $
24.781.746 $
25.950.949 $
27.175.314 $
28.457.446
Utilidad Antes Impuestos
$
23.665.221 $
24.781.746 $
25.950.949 $
27.175.314 $
28.457.446
Impuesto de Renta
$ -
$ -
$ -
$ -
$ -
Inversiones
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 44
Software y licencias
$ 208.574.573
Total Inversión
$ 208.574.573 0 0 0 0 0
Flujo de Caja $ 208.574.573 $
23.665.221 $
24.781.746 $
25.950.949 $
27.175.314 $
28.457.446
VPN (VP=VF/(1+i)^n)
$ 208.574.573 $
19.886.740 $
17.499.997 $
15.399.703 $
13.551.480 $
11.925.075
VPN $ 286.837.569
Fuente: autores
Tabla 9 Flujo de Caja Sap Bussiness One
Fuente: autores
Flujo de Caja "SAP BUSINESS ONE"
Datos
Costo de Oportunidad
19,00%
Promedio IPC (5 años)
4,72%
Costo mantenimiento en el año de implementación
$ 19.669.242
DESCRIPCIÓN 0 1 2 3 4 5
Gastos Operativos
Mantenimiento y actualización
$ 20.597.237
$ 21.569.014
$ 22.586.641
$ 23.652.278
$ 24.768.193
Total Gastos Operativos
$
20.597.237 $
21.569.014 $
22.586.641 $
23.652.278 $
24.768.193
Utilidad Antes Impuestos
$
20.597.237 $
21.569.014 $
22.586.641 $
23.652.278 $
24.768.193
Impuesto de Renta
$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Utilidad Neta $
20.597.237 $
21.569.014 $
22.586.641 $
23.652.278 $
24.768.193
Inversiones
Software y licencias
$ 142.490.338
Total Inversión $ 142.490.338 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Flujo de Caja $ 142.490.338 $
20.597.237 $
21.569.014 $
22.586.641 $
23.652.278 $
24.768.193
VPN (VP=VF/(1+i)^n)
$ 142.490.338 $
17.308.602 $
15.231.279 $
13.403.270 $
11.794.652 $
10.379.096
VPN $ 210.607.237
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 45
Tabla 10. Flujo de Caja PSL
Flujo de Caja "PSL"
Datos
Costo de Oportunidad
19,00%
Promedio IPC (5 años)
4,72%
Costo mantenimiento en el año de implementación
$ 5.683.440
Descripción 0 1 2 3 4 5
Gastos Operativos
Mantenimiento y actualización
$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785
Total Gastos Operativos
$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785
Utilidad Antes Impuestos
$ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785
Impuesto de Renta
$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Utilidad Neta $ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785
Inversiones
Software y licencias
$ 105.453.040
Total Inversión $
105.453.040 0 0 0 0 0
Flujo de Caja $
105.453.040 $ 5.951.585 $ 6.232.380 $ 6.526.424 $ 6.834.341 $ 7.156.785
VPN (VP=VF/(1+i)^n)
$ 105.453.040
$ 5.001.332 $ 4.401.088 $ 3.872.883 $ 3.408.072 $ 2.999.046
VPN $
125.135.461
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 46
Tabla 11. Flujo de Caja Softland
Flujo de Caja "SOFTLAND"
Datos
Costo de Oportunidad 19,00%
Promedio IPC (5 años) 4,72%
Costo mantenimiento en el año de implementación
$ 8.348.742
DESCRIPCIÓN 0 1 2 3 4 5
Gastos Operativos
Mantenimiento y actualización
$ 8.742.63
6 $ 9.155.113
$ 9.587.051
$ 10.039.369
$ 10.513.026
Total Gastos Operativos
$
8.742.636
$ 9.155.113 $
9.587.051 $
10.039.369 $
10.513.026
Utilidad Antes Impuestos
$
8.742.636
$ 9.155.113 $
9.587.051 $
10.039.369 $
10.513.026
Impuesto de Renta $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Utilidad Neta $
8.742.636
$ 9.155.113 $
9.587.051 $
10.039.369 $
10.513.026
Inversiones
Software y licencias $
116.678.003
Total Inversión $
116.678.003
0 0 0 0 0
Flujo de Caja $
116.678.003
$ 8.742.63
6 $ 9.155.113
$ 9.587.051
$ 10.039.369
$ 10.513.026
VPN (VP=VF/(1+i)^n) $
116.678.003
$ 7.346.75
3 $ 6.465.019
$ 5.689.108
$ 5.006.319 $ 4.405.477
VPN $
145.590.679
Fuente: autores
6.6. Evaluación financiera y análisis de indicadores
El comparativo permite analizar que la propuesta presentada por el proveedor PSL
tiene la propuesta más económica, sin embargo, el proveedor elegido fue SAP
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 47
BUSINESS ONE por valor de $142.490.338, el cual también se ajusta al presupuesto
establecido para la adquisición del ERP.
Aun cuando la diferencia en cuanto a precios es significativa, se consideró esta
como la mejor opción debido a la oferta de funcionalidades que ofrece el sistema, lo cual
ofrece a la organización solución a diferentes procesos que requerían automatización,
tales como el portal web para clientes, proveedores y empleados y como plus y ventaja
sobre las demás propuestas, es el módulo de Gestión de Proyectos que facilitará los
procesos para los diferentes proyectos y convenios que maneja la organización
7. Estudio ambiental y social
7.1. Análisis y categorización de riesgos
La federación nacional de ganaderos, en ejercicio de sus funciones administrativas
para el gremio ganadero pretende implementar un Sistema ERP para el mejoramiento de
sus procesos en su sede administrativa ubicada en la cuidad de Bogotá, específicamente
en la localidad de Teusaquillo en la dirección calle 37 # 14- 31.
La localidad de Teusaquillo se caracteriza por tener tres tipos de zonas importantes
que operan en este lugar. El primer tipo de zona son las residenciales, el segundo tipo
son las zonas empresariales. Dichas empresas son de carácter administrativo en su gran
mayoría, y en un menor porcentaje del sector de las TIC, ninguna empresa ubicada en
este sector de la cuidad puede estar dedicada a la manufactura de ningún tipo ya que al
compartir el sector con zonas residenciales está prohibido este tipo de actividades, por lo
tanto, se concluye que FEDEGAN se alinea con las normativas para su operación
administrativa en este lugar. El hecho de ser una localidad donde funcionan empresas de
diferentes tamaños hace que sea una localidad donde lógicamente el índice de
empleabilidad es más alto que otros sitios. Su ubicación y alta concentración de empresas
permite el acceso fácil a servicios de carácter tecnológico como el internet y telefonía
entre otros que son de vital importación para el desarrollo no solamente del proyecto en
mención si no de las actividades diarias de FEDEGAN.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 48
De acuerdo con el informe generado por la secretaria del habitad en 2011una buena
parte de la población que reside cerca de la compañía se infiere que puede tener un
rango de edad de entre 15 y 34 años; son personas que están en plena etapa productiva
laboral y muchos de ellos son estudiantes. Ellos son una parte importante de población
concentrada en la localidad por el número de universidades e instituciones del sector
educativo que operan en el sector conformando el tercer tipo de zona de la localidad.
A nivel interno se contempla que se presentara respecto al manejo de procesos y de
tecnología una resistencia al cambio por parte de los colaboradores, por otra parte, es
importante la parametrización de los módulos teniendo en cuenta los requisitos legales
para cada procedimiento y generación de informes para la presentación ante entidades
externas que ejercen control son FEDEGEAN. De acuerdo con el índice bogotano de
calidad del aire IBOCA suministrado por secretaria distrital de ambiente la localidad de
Teusaquillo a la fecha reporta el índice IBOCA con un nivel favorable, lo que corrobora la
importancia de las compañías que operan en la localidad el compromiso que se debe
tener para que mediante su operación no se altere dicho estado del índice.
Mediante la caracterización y la elaboración de la tabla con el análisis PESTLE, se
generó un diagnóstico del entorno general que enmarca al proyecto de la
“implementación de un ERP en FEDEGAN” ; dicho diagnostico ha permitido determinar
que el nivel de éxito del proyecto es bastante alto, pues factores como la locación en
donde se encuentra ubicado, el tipo de actividades que se realizan la sede administrativa
de la compañía y las propias del proyecto, son permitidas y no tienen ningún tipo de
restricción legal ni política, si bien hay legislación que se debe tener en cuenta no requiere
de ningún esfuerzo adicional para la ejecución y puesta en marcha del proyecto, en
cuanto a los factores de tipo ambiental, social económico y tecnológicos se debe tener
en cuenta pero tampoco requieren de acciones extra para poder gestionar los
requerimientos de cada uno de ellos, Esta situación se presenta porque es un proyecto a
nivel interno de la compañía y no afecta de manera relevante al entono general o externo
de la misma.
Los escenarios que se han tenido como de alto impacto y que por tanto deben ser
considerados en la matriz de evaluación de riesgos son:
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 49
Fenómenos de origen tecnológicos: Debido a que es un proyecto con un gran
componente tecnológico se deben analizar las variables que pueden influir como riesgos,
y en este aspecto se considera los servidores y los equipos de escritorio los cuales deben
estar aptos para la instalación del ERP.
Fenómenos de origen humano: La operación y administración del sistema ERP
debe ser llevado a cabo por las personas las cuales deben estar capacitadas y dispuestas
a afrontar el cambio que esto implica.
Fenómenos de origen natural: Son aspectos que siempre existen por su
aleatoriedad y deben ser tenidos en cuenta.
En la siguiente tabla se evidencian los riesgos identificados por categoría, y se
describe un plan de respuesta junto con la valoración del riesgo para la cual se tienen en
cuenta los siguientes ítems: 1: personas, 2: daños a instalaciones, 3: ambiental, 4:
económico, 5: tiempo, 6: imagen y clientes, 7; otros
Tabla 12. Identificación y valoración de riesgos ambientales
Categoría Riesgo Plan De Respuesta
Acción De Tratamiento 1 2 3 4 5 6 7
Tecnológico Daño de servidores
Mitigar
Realizar mantenimiento preventivo a los servidores
0 0 0 27 27 0 0 Realizar mantenimiento preventivo a la planta eléctrica
Almacenar la información de la compañía en la nube o en centro de cómputo con redundancia
Tecnológico
Daño en los computadores usados para el proyecto
Mitigar
Personal de soporte disponible en todo momento en FEDEGAN
9 0 0 27 27 0 0 Realizar mantenimiento preventivo a los computadores
Social Resistencia al
Cambio Mitigar
Demostrar a la organización la importancia del avance tecnológico y el esfuerzo de la empresa por logarlos.
27 0 18 15 18 18 0 Capacitar y presentar los beneficios que obtendrá la organización en las tareas internas y producto a los clientes internos.
Mejorar y adaptar los procesos internos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 50
Social
Retiro de personas claves durante el proyecto
Mitigar Operaciones el trabajo con al menos una persona backup.
27 0 0 23 23 0 0
Natural Sismo Mitigar
Capacitar a los colaboradores en temas relacionados con emergencias de tipo sismo
23 23 23 23 23 0 0 Almacenar información de la compañía en la nube o en centro de cómputo con redundancia
Social Sabotaje Mitigar
Motivar a los colaboradores para que comprendan la importancia del proyecto.
23 0 0 23 0 0 0 Tener la información de la compañía resguardada en la nube o en centro de cómputo con redundancia
Biológico Epidemia Mitigar
Contar con planes de bioseguridad que permita a los colaboradores trabajar en condiciones óptimas.
23 0 0 23 23 0 0
Contar con mecanismos de teletrabajo
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 51
En la siguiente matriz se evidencia la valoración de los riesgos identificados anteriormente y a partir de la misma fueron
calificados.
Figura 9. Matriz impacto-probabilidad de riesgos ambientales
A B C D E
<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%
Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
Catastrófica>10%
Programa Ejecución
10% o más 0,0
Grave6->10%
Programa Ejecución
8% 0,0
Severo2->6%
Programa Ejecución
5% 0,0
Importante1->2%
Programa Ejecución
4% 0,0
Marginal<1%
Programa Ejecución
2% 0,0
Ninguna0%
Programa Ejecución
0 0
PROYECTO IMPLEMENTACION ERP EN FEDEGANGERENCIA DEL
PROYECTOIMPLEMENTACION ERP EN FEDEGAN
PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 350.000.000
MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS
CONSECUENCIASOTRA
SEVERIDAD
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE
IMAGEN Y
CLIENTES
Per
son
as
Dañ
os
a
inst
alac
ion
es
Am
bie
nte
ECONÓMICOS
(COSTO) ($)
Programación (días
cronograma)
23 26 27 29 30
Ocurre en
1 cada 2
proyectos
5 Muy AltoUna o mas
fatalidades
Daño
Total
Contaminación
Irreparable
Impacto
Internacional
Ocurre en
1 de 100
proyectos
Ocurre en
1 de 20
proyectos
Ocurre en
1 cada 4
proyectos
Ocurre
en 1 de 3
proyectos
24
25 28
3 MedioIncapacidad
temporal (>1 día)
Daño
Localizado
Contaminación
Localizada
Impacto
Regional
Impacto
Nacional20 21 224 Alto
Incapacidad
permanente
(parcial o total)
Daño
Mayor
Contaminación
Mayor
15 16 18 19
3 4 9 10 11
14 17
1 Insignificante
Lesión leve
(primeros
auxilios)
Daño
leve
Efecto
LeveImpacto Interno
Impacto Local 5 12 132 BajoLesión menor
(sin incapacidad)
Daño
Menor
Efecto
Menor
7 8Ningún Impacto 1 2 60 NuloNingún
Incidente
Ningún
Daño
Ningún
Efecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 52
En el análisis de riesgos se evidencia que puede existir un impacto alto en temas
relacionados con la tecnología pues es un componente importante en el desarrollo del
proyecto. Temas como fallos de servidores o en los computadores tienen un puntaje de
27. Al igual que algunos componentes sociales que pueden significar retrasos en el
cronograma lo que traería posibles sobre costos.
En cuanto a factores que nunca se han presentado en la empresa o en la industria,
se pueden encontrar algunos fenómenos naturales, biológicos y sociales que pueden ser
mitigados y no representa un riesgo alto ya que el análisis de riesgo los califica con 23
puntos.
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto
3. Implementación
Equipos: salas de juntas, servidores,
computadores, conexiones, y redes
de internet, celulares, Impresoras
tonner y cartucho, scanner
1. Gestión de compra del software
Papelería y objetos de
oficina
Energía eléctrica
Papel
Tintas
Calor
Informes/productos
Residuo de tinta (Respel)
Residuo de papelería
(material de reciclaje,
papel, cartón, plástico)
2. Preparación
Equipos: Computadores, impresoras
de tonner/ cartucho, Scanner,
Celulares/cargadores, conexiones y
redes de internet
Energía eléctrica
Tintas
Papel
Papelería y objetos de
oficina
Calor
Residuo de tinta (Respel)
Informes/productosResiduo de papelería
(material de reciclaje,
papel, cartón, plástico)
Equipos: computadores, impresoras
de tonner y cartucho, scanner,
celulares, conexiones y redes de
internet, servidores
Energía eléctrica
Papel
Tintas
Papelería y objetos de
oficina
Calor
Informes/productos
Residuo de tinta (Respel)Residuo de papelería
(material de reciclaje,
papel, cartón, plástico)
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 53
Figura 10 Ecobalance de entradas y salidas
Fuente: Autores
Al calcular la cantidad de energía eléctrica que consume cada una de las fuentes
identificadas se tiene el siguiente cuadro:
Tabla 13. Consumo energía eléctrica
Consumo (kWh)
Horas uso promedio
mes Cantidad
Consumo mensual
(kWh)
PC/Servidor En uso 0,12 160 20 384
Inactivo 0,003 512 20 30,72
Impresora En uso 0,45 20 2 18
Inactivo 0,06 572 2 68,64
Celular 0,005 20 30 3
Fuente: Autores
4. Salida en vivo
Equipos: Computadores, conexiones y
redes de internet, celulares,
impresoras tonner y cartuchos
5. Cierre
Energía eléctrica
Papel
Tintas
Papelería y objetos de
oficina
Calor
Informes/productos
Residuo de tinta (Respel)
Residuo de papelería
(material de reciclaje,
papel, cartón, plástico)
Energía eléctrica
Papel
Tintas
Papelería y objetos de
oficina
Calor
Informes/productos
Residuo de tinta (Respel)
Residuo de papelería
(material de reciclaje,
papel, cartón, plástico)
Equipos: Computadores, conexiones y
redes de internet, celulares,
impresoras tonner y cartuchos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 54
Tabla 14. Cálculo huello de carbono
DISPOSITIVO
FUENTE
FACTOR
EMISOR
CONSUMO
(kWh)
TIEMPO DE
USO
CONSUMO
DIARIO
CONSUMO MES
CONSUMO
ANUAL
CALCULO
EMISION
TOTAL
EMISION
UNIDAD REFERE
NCIA
PC/Servidor (20)
Energía eléctrica
0,136 0,12 8 0,96 19,2 230,4 31,33
658,02 kgCO2 e/kWh
Agencia Internacio
nal de Energía –
IEA 0,003 16 0,048 0,96 11,52 1,57
Impresora (2)
Energía eléctrica
0,136 0,45 2 0,9 18 216 29,38
144,92 kgCO2 e/kWh
Agencia Internacio
nal de Energía –
IEA 0,06 22 1,32 26,4 316,8 43,08
Celular (20) Energía eléctrica
0,136 0,005 2 0,01 0,2 2,4 0,33 6,53 kgCO2 e/kWh
Agencia Internacio
nal de Energía –
IEA
Total 809,47 kgCO2 e/kWh
Si bien en el proyecto se puede considerar que todas las fases utilizan los mismos
insumos del proceso es importante validar el uso de las impresoras pues a pesar de que
su consumo es muy bajo cuando se encuentran en inactividad la huella de carbono es
muy alta especialmente porque a pesar de que se usa en promedio 2 horas al día, las
restantes 22 horas hacen que su huella sea sumamente costosa.
Con lo anterior se puede sugerir que los computadores queden apagados por las
noches y fines de semana, al igual que las impresoras las cuales obligatoriamente deben
permanecer apagadas mientras no estén en uso.
7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE)
Las estrategias RSE permiten consolidar lo más importante de los diferentes análisis
ambientales que son necesarios hacer a todos los proyectos y de este análisis se
desprende la emisión de metas claras en la sostenibilidad del proyecto lo que permite
identificar puntos de mejora que deben ser aprovechados al máximo y, a su vez permite
obtener lineamientos que todos los involucrados deben conocer para hacerse participes
de forma activa en temas transversales del proyecto.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 55
Nombre de la
estrategia
Principales actividades de
la estrategia
Objetivo Meta
Puntualidad y
productividad es
nuestra
modalidad
(horario laboral)
• Comunicación del horario y jornada laboral al equipo de proyecto.
• Poster y recordatorios para los integrantes del equipo
• Planificación adecuada del trabajo con fechas de entrega
• Charlas acerca de la importancia de la puntualidad de entrada y de salida del trabajo
Fomentar cultura de
puntualidad y respeto
con el horario laboral en
el equipo de proyecto
Reducir en un
50% el uso de
horas extra para
la entrega de
tareas de último
momento, el cual
actualmente se
encuentra en
120 hr/mes.
Eco inteligencia
y el papel
(Reciclaje y
reutilización del
papel)
• Capacitaciones de reutilización y reciclaje del papel al personal
• Puesto ecológico en las oficinas.
• Comprar bandejas de papel para su reutilización
• Programa de incentivos al cumplimiento de esta política.
Incentivar a los
empleados a hacer un
uso adecuado y
responsable del papel y
a su vez la disminución
del uso de papel
Reducir en un
50% el uso de
papel-
Actualmente se
usan 10 resmas
cada mes.
Ahorrando ando
(Políticas de
ahorro y
consumo de
energía)
• Capacitaciones de ahorro y uso responsable de la energía al personal
• Carteles informativos en cada puesto de trabajo con tips de ahorro
• Desconectar cargadores y demás enchufes mientras no estén en uso.
• Adecuar oficinas para disminuir el uso de calentadores eléctricos en algunos espacios.
• Apagar y desconectar equipos en las noches, fines de semana y periodos colectivos de vacaciones.
Ejercer prácticas de
ahorro y consumo
responsable de energía
durante la jornada
laboral
Reducir en un
5% durante los
primeros 6
meses del
proyecto el valor
de la factura de
energía.
• Socializar la importancia
de preservar y cuidar el agua
No aumentar el
consumo de
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 56
Sé justo con el
acueducto
(Políticas de
consumo de
agua)
• Crear campañas que se usen no solo al interior de la organización sino también en los hogares de los empleados.
• Buscar productos en el mercado que faciliten la limpieza de diferentes áreas que a su vez sean amigables con el medio ambiente.
Hacer un uso
responsable del
recurso hídrico en la
organización.
agua por mes y
lograr
sensibilización
del uso
responsable del
recurso.
Electro basura
(Disposición de
componentes
electrónicos y
residuos de
tóner y
cartuchos)
• Capacitaciones de disposición final de componentes y aparatos electrónicos
• Demarcación de las canecas y sitios dispuestos para tal fin
• Creación de formatos o fichas técnicas para el desecho, cambio y disposición final de aparatos y componentes electrónicos
• Incentivar a los colaboradores a depositar los residuos de las oficinas y sus hogares en los contenedores mediante un plan de recompensas.
Hacer la disposición
final de los residuos,
componentes o
aparatos electrónicos
de la manera adecuada
y como lo dispone la
FEDEGAN
Tener cero
reportes
negativos en
cuanto a la
disposición final
de aparatos,
componentes y
residuos
electrónicos.
Pausa y gana
(Pausas activas
y autocuidado)
• Integrar programa de pausas activas y autocuidado que suministra Fedegan al proyecto
• Disponer de espacios para realizar actividades propias del autocuidado.
Obtener una
participación de los
miembros del equipo de
trabajo en el programa
de pausas activas y
autocuidado que
suministra FEDEGAN
Obtener una
participación de
mínimo el 90%
mensual de los
integrantes del
equipo en las
actividades de
pausas activas y
autocuidado que
se realicen en la
jornada laboral
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 57
Activa tu mente
(Charlas de
motivación y
resistencia al
cambio)
• Establecer temas a tratar en las charlas
• Preparación de las sesiones de charlas (material y quien la dicta)
• Hacer formatos de evaluación y asistencia
• Fijar cronograma de las charlas
Proporcionar al
personal y equipo de
trabajo una visión
abierta sobre los
cambios y los aspectos
positivos que esto
conlleva
Lograr que el
95% del
personal este
satisfecho con el
proyecto y sus
labores
8. Gestión de la integración del proyecto
8.1. Acta de constitución de proyecto
El acta de constitución del proyecto se encuentra en el Anexo 1.
8.2. Registro de supuestos y restricciones
La matriz de registro de supuestos y restricciones se encuentra en el Anexo 2.
8.3. Plan de gestión de beneficios
Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1
BENEFICIO 1:
Beneficios objetivo Automatización de procesos en el área
administrativa
Alineación estratégica Promover y ayudar a la modernización y
tecnificación del sector ganadero en Colombia
Plazo para obtener los
beneficios
Un año (Fase de cierre del proyecto)
Dueño de los beneficios Director o gerente funcional por área
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 58
Métricas La manera de medir la optimización de los
procesos administrativos será inicialmente por:
1) Tiempo de generación de informe/ informes
generados
2) Número de empleados usados /informe
En donde el tiempo usado para generar
informes debe reducir mínimo en un 10% y de
igual forma el número de empleados necesario
para realizarlo debe reducir en un 50%
Supuestos El ERP tiene la capacidad desarrollar los
informes de la manera en que la compañía los
requiere
Riesgos La información suministrada al programa
contenga errores
Fuente: autores
Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2
BENEFICIO 2:
Beneficios objetivo Disminución de cargas operativas en
el área administrativa
Alineación estratégica Ser la empresa que brinda
credibilidad, confianza y legitimidad al
sector defendiendo y representando
sus intereses colectivos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 59
Plazo para obtener los beneficios Un año (fase de cierre del proyecto)
Dueño de los beneficios Personal administrativo de la
compañía
Métricas Se medirá la disminución de las
cargas operativas en el área
administrativa de la siguiente manera:
1) No. de horas dedicadas a la misma actividad / turno de trabajo
El resultado deberá ser una disminución de al menos un 10%
Supuestos La cantidad de informes mensuales no
aumentará con el uso del ERP
Riesgos Resistencia al cambio por parte de los
empleados
Exceso de confianza con el uso del ERP, lo que implica menor atención por parte de los trabajadores
Fuente: autores
Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3
BENEFICIO 3:
Beneficios objetivo Aumento de la capacidad de
respuesta en las áreas administrativas
de la compañía
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 60
Alineación estratégica Apoyar el desarrollo eficiente,
sostenible y competitivo del sector
ganadero del país
Plazo para obtener los beneficios Un año (Fase de cierre del proyecto)
Dueño de los beneficios Clientes de FEDEGAN (Agremiados,
proveedores, etc.)
Métricas La manera en que se medirá el
aumento a la capacidad de respuesta
es:
Tiempo de respuesta / solicitud La cual debe disminuir mínimo en un 10%
Supuestos El número de asociados a FEDEGAN
no aumentara de manera exponencial,
después de la implementación del
ERP
Riesgos Fallas internas con el ERP
Atención no apropiada del proveedor frente a daños del sistema
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 61
8.4. Plan de gestión de cambios
Título del Proyecto:
Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN
Fecha Preparada: 18/11/2020
Enfoque de gestión de cambios:
Las solicitudes de cambios representan un aspecto muy relevante para el proyecto,
por esta razón se plasma a continuación el control integrado de cambios por medio del cual
se gestionaran todas las solicitudes de cambio que afecten a una o varias de las líneas base
del proyecto como lo son: alcance, tiempo y costo que se han establecido, sin dejar de tener
en cuenta las demás restricciones presentes; cuya naturaleza sea de acciones preventivas ,
correctiva, o para la eliminación de defectos entendiéndose por defecto, aquellas
características que se consideraron de valor al principio, pero durante el proceso de
implementación se convirtieron en defectos.
Las solicitudes de cambio serán verificadas por el comité de control de cambios a lo
largo del ciclo de vida del proyecto, una vez se defina la viabilidad, el aporte y el impacto que
conlleve, se aprobara o rechazara dicho cambio, se gestionarán los entregables que se
requieran y se hará el proceso de comunicación correspondiente a los interesados. Este
comité sesionara una vez cada quince días. En el anexo 3 se encuentra el formato de
solicitud de cambio y en el anexo 4 el cuadro de registro de cambios.
Definiciones de cambio:
Cambio en el cronograma:
Es considerado un cambio en el cronograma cualquier solicitud que altere la línea
base de este, sin importar si las actividades involucradas pertenecen o no a la ruta crítica.
Todo cambio sea de acción preventiva, correctiva, o de eliminación de defectos se
gestionará por medio del formato de control de cambios y será validado por el comité de
control integrado de cambios, quien decidirá la aprobación o rechazo del mismo.
Cambio de presupuesto:
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 62
Es considerado un cambio en el presupuesto cualquier solicitud que altere la línea
base de este. Todo cambio sea de acción preventiva, correctiva, o de eliminación de
defectos se gestionará por medio del formato de control de cambios y será validado por el
comité de control integrado de cambios, quien decidirá la aprobación o rechazo del mismo.
Cambio en el alcance:
Es considerado un cambio en el alcance cualquier solicitud que altere la línea base
de este, sin importar sin importar su naturaleza. Todo cambio sea de acción preventiva,
correctiva, o de eliminación de defectos se gestionará por medio del formato de control de
cambios y será validado por el comité de control integrado de cambios, quien decidirá la
aprobación o rechazo del mismo.
Cambios en la documentación del proyecto:
Las modificaciones en cualquier documento del proyecto que implique cambios en
algunas de las líneas base del proyecto y demás restricciones deberán ser presentadas
ante el comité de control integrado de cambio para su validación y finalmente ser este quien
apruebe o rechace dichos cambios en los documentos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 63
Comité de control integrado de cambios
Tabla 18. Comité de control integrado de cambios
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad(voz/voto)
José Félix Lafaurie Patrocinador del proyecto Aprobar, rechazar, o aplazar las solicitudes de cambio
Voz y voto
Pedro Alejandro Martínez Director de proyecto Revisar, evaluar y emitir concepto de las solicitudes de cambio
Voz
Persona contratada Asistente de proyecto 1) Recaudar y formalizar las
solicitudes de cambio de los interesados que deben estar en el formato de solicitud de cambios.
2) Registrar los cambios aprobados en el registro de cambios y archivar documentación.
Ninguna
Persona asignada Coordinador /líder de área 1 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio
Voz y voto
Persona asignada Coordinador /líder de área 2 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio
Voz y voto
Persona asignada Coordinador /líder de área 2 Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio
Voz y voto
Persona asignada Profesional de sistemas Revisar, aprobar, rechazar, aplazar y evaluar las solicitudes de cambio
Voz y voto
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 64
Proceso de control de cambios:
INICIOSolicitud formal de
cambio
Evaluación del
impacto en líneas
base y demás
restricciones
Búsqueda de
alternativas
NO
Notificar a los
interesados
Registro de
cambios
FIN
Ajuste a las líneas
base y plan de
dirección del
proyecto
¿Se aprueba la
solicitud de cambio?SI
Notificar a los
interesados
Gestionar el
proyecto de
acuerdo con las
modificaciones
FIN
Registro de
cambios
Figura 11. Flujo de proceso de control de cambios
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 65
✓ Inicio: La actividad de inicio se entiende por la ejecución normal del proyecto en
cualquiera de sus etapas o fases.
✓ solicitud formal de cambio: Puede ser presentada por cualquiera de los
interesados del proyecto en el formato de solicitudes de cambio debidamente
diligenciado.
✓ Evaluación del impacto en las líneas base y demás restricciones del
proyecto: Este proceso es realizado por el comité de control integrado de
cambios, quien se encarga de aprobar o rechazar las solicitudes de acuerdo con
el procedimiento establecido
✓ Búsqueda de alternativas: Es el proceso de buscar posibles opciones que sean
acordes tanto a la solicitud y al bienestar del proyecto antes de decidir aprobar o
rechazar el mismo. De este proceso se encargará el gerente de proyectos.
✓ ¿se aprueba la solicitud de cambio?: Es la decisión que el comité debe tomar.
o En caso de rechazo se deberá seguir con el proceso de notificación de
interesados, informando los motivos de rechazo y por último se deberá hacer el
Registro en el formato de registro de solicitudes de cambio, para el control
correspondiente. La actividad FIN corresponde a seguir con la ejecución normal
del proyecto.
o En caso de aprobación el siguiente proceso es Ajuste a líneas base y plan de
dirección del proyecto, que corresponde a la actualización de los documentos
del proyecto de acuerdo con las modificaciones aprobadas, seguidamente se
realiza el proceso de Notificación a los interesados, informado la aprobación del
cambio. Se debe proseguir con el proceso de Registro en el formato de registro
de solicitudes de cambio, para el control correspondiente, el último proceso es
Gestionar el proyecto de acuerdo con las modificaciones, que no es más que
la aplicación del cambio al proyecto. La actividad Fin es el término del proceso de
solicitudes de cambio y al igual que la de inicio hace referencia a la ejecución
normal del proyecto.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 66
9. Gestión de los interesados del proyecto
9.1. Registro de los interesados
En el proceso de registro de interesados en primer lugar se realiza la identificación
de cada uno de ellos, para el caso de FEDEGAN, se dividen en interesados internos, que
son básicamente el patrocinador, la dirección administrativa, coordinadores de área,
personal de apoyo o usuarios y personal de sistemas, también se identifican interesados
externos que son quienes tienen una relación directa con la ejecución del proyecto como
sus afiliados, proveedor del software y aliados estratégicos. En la siguiente tabla se
evidencia el registro de interesados para el proyecto.
A continuación
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 67
Tabla 19 Registro de interesados
REGISTRO DE INTERESADOS
IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN Clasificación
Código Nombre / Cargo
Rol en el Proyecto Nivel de
apoyo
Interno / Externo
Requisitos Principales
Expectativas Potencial de Influir resultado
Fase del Proyecto de mayor Interés
Poder Interés
I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan
Sponsor Alto Interno Aprobar los recursos requeridos
Modernización Tecnológica de la organización
Muy Alto Inicio - Cierre
Alto Medio
I002 Dirección Administrativa
Gerente de Proyecto
Alto Interno Gestionar los recursos y liderar el proyecto
Contribuir a la modernización Tecnológica de la organización de las áreas y procesos que están bajo su dirección
Muy Alto Todo el Proyecto
Alto Alto
I003 Coordinadores de áreas
Líderes de Procesos – Usuarios
Alto Interno Apoyar y realizar las actividades propuestas para la ejecución del proyecto
Mejora en los procesos, automatizar actividades, optimizar tiempos
Alto Todo el Proyecto
Medio Alto
I004 Personal Apoyo de áreas
Personal de Apoyo – Usuarios
Alto Interno Alto Todo el Proyecto
Bajo Alto
I005 Ingenieros de Sistemas
Personal de Apoyo
Alto Interno
Gestionar los recursos tecnológicos y validar los requerimientos técnicos
Entregar y configurar equipos óptimos para adaptar la licencia
Medio Todo el Proyecto
Bajo Medio
I006 Proveedor ERP Consultor Alto Externo
Proveer licenciamiento y conocimientos en el proyecto
Cumplir la implementación e incluir el proyecto dentro de sus casos de éxito
Alto Todo el Proyecto
Bajo Alto
I007 Aliados Estratégicos
Personal de Apoyo
Bajo Externo Facilitar información y adopción de nuevos procesos
Conocer el proyecto para interactuar o adaptar a futuro tecnologías similares
Muy Bajo Cierre Bajo Bajo
I008 Afiliados Clientes Fedegan
Bajo Externo Muy Bajo Cierre Bajo Bajo
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 68
9.2. Plan de involucramiento de los interesados
A continuación, se presenta la matriz de poder - Interés la cual permite analizar de
forma más fácil el impacto o apoyo que puede tener cada interesado sobre el proyecto, y
posteriormente clasificarlos con el objetivo de definir estrategias dentro del plan de
involucramiento de cada los interesados.
Figura 12 Matriz poder- interés
Fuente: autores
En la siguiente tabla, se presenta el estado actual (A) y deseados (D) de los
interesados del Proyecto de implementación:
Tabla 20 Evaluación de los interesados
Código Interesado Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo
Líder
I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan
A D
I002 Dirección Administrativa
A D
I003 Coordinadores de áreas
A D
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 69
I004 Personal Apoyo de áreas
A D
I005 Ingenieros de Sistemas
A D
I006 Proveedor ERP A D
I007 Aliados Estratégicos A D
I008 Afiliados A D
Fuente: autores
Análisis de causa raíz
Teniendo en cuenta que el estado actual de alguno de los grupos de interesados
difiere con el estado deseando dentro de la ejecución, a continuación de determinan la
causa raíz que da origen a la problemática:
• Ingenieros de sistemas: Actualmente se identifican como interesados
“neutrales” a causa de su baja participación en el proyecto, a raíz de la no
asistencia a reuniones de capacitación, ejecución de actividades paralelas a
la implementación, no existe tecnológica nueva para la organización y existen
requerimientos de carácter técnicos sin validación.
• Aliados Estratégicos: Actualmente se identifican como interesados
“neutrales” a causa de su baja participación en el proyecto. La raíz de ello es
que no visualizan un beneficio inmediato y el proceso de implementación no
está previsto para un corto plazo.
• Afiliados: Actualmente se identifican como interesados “desconocedores”
debido a que no conocen del proyecto de ninguna manera a raíz de que no
son usuarios directos, no usan sistemas de información similar ya que sus
procesos son de menor complejidad.
Matriz de Estrategias
En el anexo 5 se evidencia la matriz de estrategias de involucramiento de los
involucrados donde se establece el conjunto de estrategias que permiten eliminar la
brecha existente con el nivel deseado de cada uno de ellos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 70
10. Gestión del alcance del proyecto
10.1. Plan de gestión del alcance
PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE
Proyecto: Implementación de un sistema ERP en FEDEGAN
1. Procedimiento para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto
a) En primera instancia el líder de cada área realizara el proceso de recopilación
de requisitos, con el fin de determinar y documentar las necesidades y
requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
b) En segunda medida, cuando se tenga la documentación de los requisitos en
una reunión con el patrocinador, el gerente del proyecto, y el equipo de
proyecto se evaluará y analizara que la información recolectada, sea idónea
y coherente con los objetivos del acta de constitución.
c) Por último, se hará la definición del alcance, donde se desarrolla una
descripción detallada del proyecto, del producto, también se describen los
límites del proyecto detallando aspectos relevantes como los entregables
principales, supuestos, restricciones, y criterios de aceptación.
2. Procedimiento para crear, mantener y aprobar la EDT
a) La estructura de descomposición del trabajo (EDT) se realizará una vez
definidos los entregables que requiere el proyecto.
b) Luego de identificados los entregables se procederá a realizar el desglose
necesario hasta llegar puntualmente a los paquetes de trabajo de cada rama.
c) La EDT se desarrollará por fases.
d) La EDT será revisada y aprobada por parte de los interesados clave del
proyecto: Lideres de área, personal de apoyo y el sponsor.
3. Plantilla a utilizar para documentar el diccionario de datos de la EDT
Luego de crear el diagrama de la EDT, se puede dar vida al diccionario de datos
de la EDT, el cual servirá para detallar cada uno de los entregables esperados y
otra información relevante.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 71
Para desarrollar el diccionario de la EDT se seguirán los pasos que a
continuación se listan, llevándolos en una plantilla:
a) A cada componente se le asignara un identificador único (ID)
b) A cada componente se le asignara un nombre que permita su fácil
identificación.
c) Para cada componente se realizará una descripción que permita tener el
panorama global de su función y que trabajo se debe realizar para llevar a
cabo la generación del entregable.
d) A cada componente se le asignará un responsable a quien se le informará
de su responsabilidad sobre el entregable que está a su cargo.
e) A cada componente se le describirán cuales son los criterios necesarios para
que sea aceptado.
4. Procedimiento para la validación y aceptación formal de Entregables
Luego finalizar las pruebas de todos los módulos en ambiente productivo y de
tener todos los entregables aprobados tanto por la gerencia del proyecto como por
los usuarios funcionales, de esta forma se pueda firmar un acta de finalización del
proyecto.
La aceptación de entregables se realizará luego de culminado cada entregable
habiendo superado las pruebas funcionales y de calidad, cada entrega puede ser
en diferentes tiempos pues cada módulo tiene sus propios tiempos de
parametrización y entrega.
Los entregables deben ser aprobados por los usuarios de cada área según el
caso y el gerente del proyecto será responsable de asegurar que todos los
entregables fueron finalizados a satisfacción según lo descrito en el alcance del
proyecto.
5. Procedimiento de solicitud de cambios al Alcance del proyecto
(Controlar el alcance)
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 72
Todos los cambios solicitados deben ser presentados ante el asistente del
proyecto quien diligenciara el formato de solicitud de cambios para formalizarlo y
llevarlo ante la gerencia del proyecto, donde se validará el cambio y de ser necesario
se solicitará ampliación de la información para luego sea evaluado por el sponsor y
por el comité de control de cambios quienes decidirán su aprobación o
desaprobación según el caso. Para los cambios que fueron aprobados se realizará
la actualización en la línea base de cronograma y en la línea base de costos de ser
necesario.
En todo caso, cuando se aprueba una solicitud de cambio se mantendrá
informado a los involucrados que se vean afectados con dicho cambio.
La información de los cambios solicitados, tanto aprobados como rechazados
serán documentados debidamente en el cuadro de registro de control de cambios.
A medida que se avance en la ejecución del proyecto y al menos una vez al
mes se deberá evaluar el avance y compararlo con la EDT para asegurar que se
cumplen los entregables definidos.
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos
En el anexo 6 se encuentra la matriz de trazabilidad de requisitos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 73
10.3. Enunciado del alcance
ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Proyecto Implementación de un sistema ERP en Fedegan
1. Descripción (propósito y justificación):
En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de
deficiencias debido a las continuas fallas que el software contable que actualmente se
tiene, adicionalmente se ha identificado que no hay una correcta integración entre las
unidades de negocio lo que ocasiona duplicidad de información y que varios procesos
se deban ejecutar de forma manual.
El alcance de este proyecto consiste en la selección e implementación de un
software ERP, que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la
empresa. Este programa debe ayudar a solucionar las diferentes problemáticas que se
presentan en varias unidades de negocio, así como también debe ayudar a mejorar e
integrar los procesos existentes.
2. Objetivos:
General:
Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos
administrativos y financieros, bajo los procesos para la dirección de proyectos
propuestos por el PMI.
Específicos:
1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía,
en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica ERP.
3. Capacitar al personal en el uso del ERP.
4. Generar información oportuna y exacta.
5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 74
6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de
implementación del software.
7. Parametrizar e implementación del ERP
3. Alcance detallado
A nivel de producto:
Se debe implementar un sistema ERP que disponga de los módulos que requiere
la compañía para mejorar su operación, como son:
- Contabilidad y finanzas: modulo que permita la gestión contable y financiera, así
como la administración de los recursos económicos que dispone Fedegan.
- Compras y operaciones: permite gestionar los procesos de compras y gestión de
facturas a proveedores y agremiados para el recaudo de las cuotas de
agremiación.
- Atención al cliente: Gestión y administración de clientes, servicios y operaciones
donde se registre y se pueda hacer la trazabilidad de los clientes para ofrecer
mejor atención.
- Gestión de proyectos: Permite llevar una trazabilidad sobre los proyectos en
curso.
- Nomina: Permite gestionar los recursos humanos de la empresa.
Adicionalmente debe existir un módulo que permita realizar parametrización y
configuraciones de los demás módulos, así como la administración de usuarios y
accesos.
También se busca que los colaboradores reciban la capacitación adecuada para
poder operar los diferentes módulos, generación de informes personalizados, así como
también deben recibir el soporte que se pueda requerir.
Se requiere desarrollar e implementar los reportes que sean necesarios según los
requerimientos de cada una de las áreas funcionales y de la alta gerencia.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 75
A nivel de proyecto:
A. Definición:
- Formulación y documentación del proyecto
- identificación de las áreas involucradas y los interesados
B. Planeación:
- Determinación de las alternativas que el mercado ofrece en cuando a sistemas
ERP
- Estudio de los proveedores
- Determinación de los requisitos técnicos del ERP
- Elaboración del presupuesto, cronograma y alcance del proyecto
- Planificación para la ejecución o implementación del proyecto en FEDEGAN
C. Ejecución:
- Control y seguimiento para la firma del contrato
- Control y seguimiento para la ejecución de la implementación del ERP
- Control y seguimiento al cumplimiento de requisitos técnicos
- Control y seguimiento al cumplimiento en cuanto tiempo alcance y costo del
proyecto
D. Entrega:
- Ejecución de informes con el ERP y validación del cumplimiento de los
requerimientos establecidos
- Verificación del cumplimiento de cada uno de los entregables del proyecto
- Verificación del cumplimiento de las líneas base del proyecto.
- Documentación de cierre del proyecto, con entregables aprobados.
4. No está incluido en el Alcance (exclusiones)
La realización del proyecto no incluye:
- Capacitación a las agremiaciones.
- Configuración del módulo de producción.
- Adquisición de nuevos servidores.
- Adquisición de nuevos computadores.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 76
- Capacitación sobre los módulos no configurados.
- Disponibilidad de ambiente web del ERP.
- Supuestos:
- El gerente del proyecto tendrá dedicación de 100% para el proyecto.
- Luego de la actualización sugerida el servidor no presentará fallos de capacidad o
disponibilidad.
- Los recursos comprometidos para el desarrollo del proyecto existen.
- La compañía permitirá el uso de su recurso humano para la conformación de un
grupo de trabajo encargado del proyecto.
- El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la
compañía con el ERP.
- La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la implementación.
- El tiempo de implementación del ERP será el mismo de principio a fin.
- Restricciones:
- El proyecto no tendrá una duración mayor a 14 meses.
- El presupuesto no puede superar los $335.331.691.
- Se dispone únicamente de un servidor para ambiente productivo.
- El número de licencias depende del proveedor seleccionado.
- La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP
- La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria 5. Criterios de aceptación:
- Los documentos del proyecto deben estar aprobados por la gerencia del
proyecto.
- Todos los entregables deben superar las pruebas unitarias y de calidad.
- Los tiempos de respuesta para ingreso a los módulos no pueden ser superiores
a 5 segundos.
- Los tiempos de generación de reportes mensuales no pueden ser superiores a 2
minutos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 77
- Los tiempos de generación de reportes anuales no pueden ser superiores a 10
minutos.
- Todas las personas involucradas deben recibir la capacitación sobre los módulos
que deban operar.
- Los usuarios serán creados únicamente para poder acceder a los módulos que
son de su operación.
6. Entregables principales:
- Gestión de compra del software
- Preparación
- Implementación
- Salida en vivo
- Cierre del proyecto
7. Fecha de inicio: 01 de abril de 2020
Fecha de finalización: 11 de junio de 2021
8. Hitos del Proyecto:
- Acta de constitución aprobada y firmada. Fecha de entrega 01 de abril de 2020.
- Contrato firmado con el proveedor que realizara la instalación del ERP. Fecha de
entrega 01 de junio de 2020.
- Adecuación del hardware. Fecha de entrega 31 de julio de 2020
- Entrega de información para la migración de datos. Fecha de entrega 11 de
agosto de 2020.
- Entrega de cada uno de los módulos configurados. Fecha de entrega 09 de
octubre de 2020.
- Finalización de pruebas unitarias(iniciales). Fecha de entrega 24 de marzo de
2021
- Fin de capacitación. Fecha de entrega 12 de febrero de 2021.
- Cierre del proyecto. Fecha de entrega 11 de junio de 2021
9. Presupuesto estimado del proyecto:
El presupuesto general para el proyecto es de $ 335.331.691
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 78
Director del Proyecto
Nombre: Pedro Alejandro Martínez Firma
Patrocinador
Nombre: José Félix Lafaurie Firma
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 79
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Figura 13. Estructura de desglose de trabajo (EDT)
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 80
10.5. Diccionario de la EDT
ID 1
NOMBRE ENTREGABLE Gestión de compra del software ERP 20%
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Se realizará en primer lugar un acta de
levantamiento de requisitos, la cual se apoyará de
un reporte diagnóstico del sistema actual usado
en FEDEGAN, Un listado de requisitos técnicos
con los cuales debe contar el Software ERP, y
unas entrevistas que reúnen información de las
necesidades y expectativas de los interesados
con respecto al nuevo sistema.
En segundo lugar, se realizará un acta de
selección del ERP, la cual se alimentará de un
listado detallado de los posibles proveedores, un
listado de propuestas y presentaciones de los
mismos, un documento de evaluación y
diagnóstico de las alternativas emitido por el
grupo asignado para dicha labor y el contrato
firmado con el proveedor de software
seleccionado.
RESPONSABLE Director del proyecto, patrocinador, equipo de
proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
- Cumplimiento con requerimientos técnicos,
expectativas y necesidades de los interesados
- Cumplimiento con el presupuesto disponible
- Cumplimiento con el tiempo de
implementación otorgado por FEDEGAN.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 81
ID 2
NOMBRE ENTREGABLE Preparación (25%)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Para empezar esta fase se obtendrá un acta de
socialización del proyecto la cual se apoyará en
primera medida de todo el material disponible
para comunicar a los interesados acerca del
proyecto y el software que se ha elegido para
implementar. En segunda medida se alimentará
de una reunión de socialización del proyecto a los
empleados de la compañía la cual se deberá
documentar debidamente, para anexar como
soporte al acta.
También se obtendrá un soporte de intervención
de mantenimientos. Dicho soporte será
alimentado por un listado de requisitos de
hardware suministrado por el proveedor, un
inventario detallado de los equipos a los que se
realizará cualquier tipo de intervención, bajo la
responsabilidad del personal de sistemas, y un
documento diagnóstico de estado inicial de los
equipos, el detalle de la intervención a cada uno y
un reporte de estado final de entrega de los
mismos.
Por último, se hará la entrega de las bases de
datos listas para migración, este proceso
inicialmente tendrá como soporte un instructivo de
entrega suministrado por el proveedor donde se
especifican los requisitos técnicos de entrega de
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 82
los archivos en un listado, y de enuncian las
norma y recomendaciones para la elaboración de
las bases de datos. La segunda parte del proceso
es la entrega de un portafolio de bases de datos
donde se almacenará toda la información
entregada por área para su posterior migración.
Este proceso será validado por los consultores de
la compañía proveedora del software y el equipo
de proyecto.
RESPONSABLE Equipo del proyecto, consultores (proveedor)
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
- Material idóneo, organizado y coherente para
la socialización del proyecto y proveedor
- Acta de socialización aprobada
- Cumplimiento del 100% del reporte de
mantenimientos respecto a listado de
requisitos
- Aprobación de las bases de datos por parte de
los consultores del proyecto
ID 3
NOMBRE ENTREGABLE Implementación (25%)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
El proceso de implementación se empieza con el
plan de capacitación al personal, donde
inicialmente se definirá un cronograma y plan de
capacitaciones, se ejecutarán las clases de
capacitación alineándose al cronograma
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 83
establecido, donde se dejará evidencia de cada
clase y por último se realizará un informe
evaluativo de las capacitaciones. Dicho proceso
será verificado por el director del proyecto y se
ejecutará mediante los consultores.
En segundo lugar, se realizará la configuración del
sistema, donde se instalará el ERP en los equipos
de cómputo y servidores intervenidos
anteriormente, se hará la creación,
parametrización y asignación de usuarios dando
como resultado un informe final de ejecución
En tercer lugar, se realizará la migración de los
datos al ERP instalado, para ellos se debe realizar
pruebas iniciales, ajustes pre-carga y testeos de
funcionabilidad, que se ejecutaran por medio de
los consultores, una vez realizados se procederá
a realizar la migración de los datos contenidos en
el portafolio de bases de datos y por ultimo se
realizara y documentara un análisis y evaluación
de los resultados obtenidos del proceso.
RESPONSABLE Proveedor del Software
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
- Aceptación y satisfacción altos por parte de los
empleados capacitados
- Funcionabilidad de los usuarios creados y
parametrizados
- Migración exitosa de las bases de datos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 84
ID 4
NOMBRE ENTREGABLE Salida en vivo (20%)
DESCRIPCIÓN DEL
TRABAJO
En primer lugar se deben generar los primeros
informes de prueba con el ERP, para ello se usará
cada módulo y se agruparan todos en un informe
de proceso paso a paso. Para ello se escoge a
una persona por área y se generan los informes
en compañía de los consultores
Seguidamente los informes generados se
someterán a una revisión, estudio y análisis por
parte del director y el equipo de proyecto,
haciendo participe al personal de la compañía
para la identificación de errores, falencias y
aspectos por mejorar, además de validar el
cumplimiento de los requisitos que deben cumplir
dichos informes, para este proceso al igual que en
los demás se emitirá un documento que contenga
todos los hallazgos y demás aspectos relevantes
del estudio realizado.
En tercer lugar, se deben reportar y hacer todos
los ajustes de proceso necesario para la
corrección de errores y mejoras pertinentes
consignadas en el informe de análisis de los
resultados, de la ejecución de este proceso de
encargan los consultores.
Finalmente, se verifica que los cambios y
correcciones aplicadas sean los solicitados y se
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 85
realizara un informe final de proceso por parte del
equipo de proyecto.
RESPONSABLE Director del proyecto, equipo de proyecto y
consultores
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN
- Expectativas y necesidades de los interesados
cumplidas
- Informe conforme a requisitos de calidad
establecidos
ID 5
NOMBRE ENTREGABLE Cierre (10%)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
En Esta última fase una vez aprobadas las
anteriores, se hará una reunión de cierre donde se
documentarán las lecciones aprendidas, se
compilarán todos los entregables aprobados, se
redactará y firmará el acta de cierre del proyecto
y por último se celebrará el éxito de este.
RESPONSABLE Director del proyecto, patrocinador
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN - Información completa y aprobada por todos en
un 100 %
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 86
11. Gestión del cronograma del proyecto
11.1. Plan de gestión del cronograma
La gestión del cronograma se alineará a los seis procedimientos propuestos en el
PMBOK, en primera medida para la planificación del cronograma se tendrán en cuenta
documentos como el acta de constitución, plan de gestión del alcance, las políticas y
procedimientos propios de la compañía para la gestión de proyectos en caso de tener y
los activos de procesos de la organización. Basados en los documentos mencionados se
procederá a definir las actividades a desarrollar, mediante le juicio de expertos y se
obtendrán las listas de actividades y de hitos del proyecto. Luego se procederá a realizar
la secuenciación de las actividades usando el método de diagramación por precedencia
obteniendo el diagrama de red del proyecto. Una vez secuenciadas y diagramadas las
actividades se estimará el tiempo de duración de las mismas mediante el método PERT
o estimación de los tres valores, donde se obtienen las estimaciones de duración de
actividades, por último se desarrollará y documentará el cronograma final, donde se usara
el método de ruta crítica del proyecto, y se aplica la técnica de nivelación de recursos en
caso de sobreasignaciones obteniendo la línea base del cronograma, los calendarios de
trabajo y en cronograma en sí.
11.2. Listado de actividades con análisis PERT
En anexo 7 se enuncian cada una de las ochenta y seis (86) actividades del
proyecto todas con su identificación respectiva que al estar resaltada de con color rojo
indica que es perteneciente a la ruta crítica del proyecto, descripciones respectivas y el
ultimo nivel de la EDT a la cual pertenecen, además de ello se podrá evidenciar el análisis
PERT junto con los tres valores correspondientes a las duraciones (pesimista, esperada
y optimista) necesarias para calcularlo; dichas duraciones están expresadas en días, así
mismo se encuentran las actividades predecesoras dentro de la tabla.
La determinación de las duraciones optimista, más probable y pesimista se
determinaron mediante el conocimiento que proporciono el equipo de proyecto y el
sondeo de las diferentes áreas involucradas en las diferentes actividades, alineándose a
los parámetros que sugiere el PMBOK.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 87
11.3. Diagrama de red del proyecto
De acuerdo a los resultados obtenidos con el diagrama de red se observa que el
proyecto tiene una duración esperada de 291 días y una ruta conformada por todas las
actividades iniciales hasta que se firma el contrato con el proveedor del ERP, y a partir
de aquí serán criticas todas aquellas actividades relacionadas con capacitaciones
recolección de información, alistamiento y entrega de la misma, mientras que actividades
paralelas relacionadas con intervención a las instalaciones, servidores y equipos de
cómputo tendrán una holgura para ser ejecutadas y no son parte de las actividades
críticas para el proyecto, una vez finalizado este conjunto de actividades es decir donde
se inician las pruebas piloto del ERP todas las actividades volverán a ser críticas para el
proyecto hasta su finalización.
Para ver el diagrama de red dirigirse al Anexo 8.
11.4. Línea base del cronograma
La línea base del cronograma permite visualizar de manera práctica, los tiempos
estimados por cada actividad y el total general de tiempo que tomara el proyecto desde
el inicio hasta la entrega de este. De acuerdo con la estimación realizada con ayuda de
MS Project, el cronograma indica que el inicio del proyecto se realiza el día miércoles
primero de abril de 2020 y su entrega se estima será efectuada el día viernes 11 de junio
de 2021. Es importante que las actividades se ejecuten dentro de los plazos establecido
en el cronograma ya que el cumplimiento de este ayuda a garantizar el éxito del proyecto.
Ver anexo 9.
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas
La técnica usada para el desarrollo del cronograma es la nivelación de recursos,
la cual nos permite aprovechar la holgura de los recursos que presentan sobreasignación
con una influencia de 2 días únicamente sobre la ruta crítica del proyecto. Puntualmente
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 88
se presentan tres casos de sobreasignación de recurso humano los cuales se generaron
durante el desarrollo inicial del cronograma y se evidencian en la siguiente figura.
Figura 14 Sobreasignación de recursos
Fuente: Autores
Analista de proyectos: Presenta conflicto con las tareas 4 y 5, para solucionarlo
la tarea 4 fue reasignada a otro miembro del equipo; igualmente se presentaba conflicto
entre las tareas 21 y 33, para solucionarlo se ha reasignado la tarea 33.
El Profesional de sistemas 1: Presenta conflicto con las tareas 31 y 53, para
solucionarlo la tarea 31 será reasignada al coordinador del área 1 ya que es una persona
idónea y con el tiempo adecuado para cumplir con la actividad, no es recomendable optar
por cambiar de fechas dichas actividades sin reasignar su responsable porque esto
afectará la ruta crítica.
El Director de Proyecto: Presenta conflicto con la tarea 22 y 34; para dar solución
se apoyará y reasignará la tarea 22 al profesional administrativo 3.
De esta manera se solucionan las tareas de sobre asignación del proyecto lo cual
se evidencia en la siguiente imagen.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 89
Figura 15 Recursos sin conflicto ni sobreasignación
Fuente: autores
12. Gestión de costos del proyecto
12.1. Plan de gestión de costos
La gestión de costos se alineará a los procedimientos propuestos en el PMBOK,
en primera medida para la planificación de costos se tendrán en cuenta documentos
como el acta de constitución, las políticas y procedimientos propios de la compañía para
la gestión de proyectos en caso de tener y los activos de procesos de la organización.
Basados en los documentos mencionados se procederá a desarrollar la estimación de
costos mediante la estimación ascendente y el juicio de expertos apoyados en el
conocimiento y la experiencia de los integrantes del equipo de proyecto, obteniendo las
estimaciones por actividades y la base de estimaciones del proyecto. Luego se
determinará el presupuesto mediante el análisis de los datos de estimaciones y el juicio
de expertos además de definir el tema del financiamiento del proyecto obteniendo la línea
base de costos y los requisitos de financiamiento.
El plan de gestión de los recursos será la base de la cual partirá el director del
proyecto para empezar a hacer uso de los recursos financieros otorgados por la
compañía, con el fin adquirir los recursos físicos y humanos necesarios para la ejecución
y puesta en marcha del proyecto. De la misma manera será útil para conformar un equipo
con roles y responsabilidades definidas, tener claridad sobre los tiempos en los cuales se
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 90
dará uso a los diferentes recursos y en qué fase serán liberados a fin de no generar
traumatismos en las actividades internas de la organización.
12.2. Estimación de costos en MS Project
La estimación de los costos se realizará con el apoyo de MS Project, donde se
asignarán los recursos necesarios para cada actividad y el resultado será, el valor en
pesos de cada una construyendo de esta manera el presupuesto del proyecto en general.
Como se observa en la siguiente tabla, la línea base de costos del proyecto tiene
un valor de $ 320.089.341, que se origina de la suma de cada uno de los entregables
principales con su respectiva de reserva de contingencia.
Tabla 21. Línea base de costos
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
Costo estimado de actividades (CEA)
Reserva de contingencia (RC)
Implementación de un ERP en Fedegan
293,5 días
1/04/20 11/06/21
Gestión de compra del software
40,85 días
1/04/20 1/06/20 $ 17.568.420 $ 878.421
Preparación 46,84 días
1/06/20 11/08/20 $ 37.285.290 $ 1.864.265
Implementación 177,18 días
31/07/20 21/04/21 $ 210.009.310 $10.500.466
Salida en vivo 27,18 días
21/04/21 31/05/21 $ 33.001.890 $ 1.650.095
Cierre 8,48 días 31/05/21 11/06/21 $ 6.982.080 $ 349.104
Total $ 304.846.990 $ 15.242.350
Línea base de costos $ 320.089.340
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 91
La reserva de gestión está dada por un valor total de $15.242.350. que
corresponde al 5% del total costos estimados de actividades, dicho valor fue establecido
por el sponsor del proyecto de acuerdo con su criterio y experiencia. Es decir, el valor
total del presupuesto del proyecto es $335.331.691, como se puede evidenciar en la
siguiente tabla.
Tabla 22. Presupuesto del proyecto
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin CEA + RC Reserva de gestión (RG)
Implementación de un ERP en Fedegan
293,54 días
1/04/20 11/06/21 $ 15.242.350
Gestión de compra del software
40,85 días
1/04/20 1/06/20 $ 18.446.841
Preparación 46,84 días
1/06/20 11/08/20 $ 39.149.555
Implementación 177,18 días
31/07/20 21/04/21 $ 220.509.776
Salida en vivo 27,18 días
21/04/21 lun 31/05/21 $ 34.651.985
Cierre 8,48 días
31/05/21 11/06/21 $ 7.331.184
Total $ 320.089.340 $ 15.242.350
Presupuesto total del proyecto $ 335.331.689
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 92
12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto
La estimación ascendente nos permite identificar de manera rápida el costo del proyecto para cada paquete de
trabajo, entregable y cuenta de control como se evidencia en la siguiente tabla.
Fuente: Autores
Figura 16. Estimación ascendente y determinación de presupuesto
Fuente: autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 93
13. Gestión de recursos del proyecto
13.1. Plan de gestión de recursos
Para estimación de los recursos se requiere, el acta de constitución del proyecto,
el plan de gestión del alcance con el fin de identificar los objetivos y limites que el proyecto
tiene, el cronograma de proyecto y los interesados para así mismo alinear las actividades
de gestión de los recursos. Éstos son el punto de partida para entender el contexto y
entorno en el cual se desenvuelve el proyecto y sincronizar todos los esfuerzos hacia un
mismo objetivo, siendo coherentes en la asignación y disposición de los recursos en cada
una de las fases. Se hará el proceso de estimación mediante herramientas como el juicio
de expertos, análisis de datos y la estimación ascendente, obteniendo de esta manera
los requisitos de recursos, la base para las estimaciones de recursos y la estructura de
desglose de recursos. Para el proceso de adquirir los recursos se requiere a nivel técnico
el uso del conocimiento, juicio y experticia de cada uno de los integrantes para gestionar
la negociación de los recursos, asignación de proveedores, entre otros. También
mediante herramientas como diagramas jerárquicos, EDR y matrices de asignación de
roles y responsabilidades, se asignarán los recursos físicos y se delegaran roles y
responsabilidades al equipo, para el desarrollo de este se plantea un plan de capacitación
y desarrollo del equipo, con duraciones, fechas de inicio y fin, costos y hacia quien va
dirigido.
A continuación se describe los roles y responsabilidades asignados al equipo de
proyecto.
Patrocinador del proyecto
Rol en el proyecto Patrocinador
Autoridad Alta
funciones o responsabilidades
1. Apropiarse del caso de negocio 2. Asignar a un director de proyecto 3. Comunicar los objetivos del proyecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 94
4. Proveer los recursos y apoyo necesario para facilitar la ejecución adecuada del proyecto.
5. Aprobar y decidir sobre los cambios del proyecto 6. Asegurar que los procesos del plan de gestión de recursos están alineados
con las políticas y objetivos de la compañía 7. Servir como línea directa de comunicación entre los altos directivos de la
compañía y el equipo de proyecto 8. Proporcionar un ambiente adecuado para el desarrollo del proyecto.
Competencias Requeridas
1. Capacidad de persuasión de los involucrados 2. Liderazgo 3. Manejo de comunicación asertiva 4. Formación académica 5. Orientación hacia la toma de decisiones
Director del Proyecto
Rol en el proyecto Director del proyecto
Autoridad Alta
funciones o responsabilidades
1. Apropiarse del proyecto 2. Construir un equipo de trabajo 3. Elaborar el plan de dirección del proyecto 4. Administrar de manera idónea los recursos financieros del proyecto. 5. Estudiar a fondo y sugerir los posibles impactos sobre las solicitudes de
cambios del proyecto 6. Asignar roles y responsabilidades a los integrantes del equipo del proyecto 7. Servir como línea directa de comunicación entre los involucrados, el equipo
de proyecto y la alta gerencia 8. Validar, aprobar o rechazar los planes de gestión de cada área para cada
fase del proyecto.
Competencias Requeridas
1. Buen manejo de relaciones interpersonales 2. Liderazgo 3. Comunicación asertiva. 4. Capacidad y resistencia ante la frustración 5. Habilidad para la resolución de problemas y conflictos 6. Capacidad de adaptación a los cambios 7. Pensamiento sistémico y estratégico.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 95
Líder por área del Proyecto
Rol en el proyecto Líder por área
Autoridad Media
funciones o responsabilidades
1. Transmitir la información entre el director del proyecto y su equipo de trabajo 2. Asignar tareas a cada miembro del equipo de acuerdo a su rol dentro del
proyecto 3. Aportar sus conocimientos y experiencia para la gestión adecuada del
proyecto 4. Supervisar el uso adecuado de las herramientas de trabajo por parte de su
equipo de trabajo. 5. Velar por las solicitudes del equipo en cuanto a requerimientos de recursos
físicos necesarios para el desarrollo de las tareas de su equipo de trabajo
Competencias Requeridas
1. Habilidades de comunicación 2. Capacidad de gestión 3. Habilidades de liderazgo 4. Orientación hacia la planificación 5. Persuasión y manejo de personal 6. Capacidad de trabajo bajo presión 7. Habilidades organizativas
Equipo por área del Proyecto
Rol en el proyecto Equipo de trabajo
Autoridad Baja
funciones o responsabilidades
1. Ejecutar las tareas del proyecto 2. Conocer y entender a profundidad los procesos de la administración de
proyectos 3. Tener dominio de las herramientas que están disponibles para la
administración del proyecto 4. Ayudar a la toma de decisiones del proyecto mediante sus conocimientos y
experiencia.
Competencias Requeridas
1. Conocimientos y habilidades técnicas 2. Aplicación y uso de conocimientos 3. Disposición para la aplicación de conocimientos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 96
4. Trabajo en equipo 5. Disposición para asumir el rol de subordinación
Consultor del proyecto.
Rol en el proyecto Consultor del proyecto
Autoridad Baja
funciones o responsabilidades
1. Enterarse del proyecto a profundidad. 2. Conocer al equipo de trabajo y su rol dentro del proyecto. 3. Aportar sus conocimientos y experiencia para la gestión adecuada del
proyecto. 4. Ayudar a la gestión del proyecto sirviendo como pauta o guía en cada una de
las fases de este.
Competencias Requeridas
1. Capacidad de análisis y observación 2. Compresión de situaciones y absorción de información clave 3. Habilidades de comunicación 4. Competencias para instruir al equipo de trabajo 5. Paciencia y pensamiento flexible.
13.2. Estimación de los recursos
De acuerdo con el organigrama funcional de la compañía, se estima que para el
proyecto son necesarios 18 personas de manera directa, las cuales se relacionan en la
siguiente imagen. Adicionalmente, los recursos físicos se estiman que son de tipo
locativo, para lo cual se hará uso de las instalaciones de la compañía. Y de tipo
tecnológico donde de igual forma se hará uso de los recursos informáticos que posee
Fedegan. Dicha estimación de recursos se detalla en la EDR.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 97
Figura 17. Organigrama funcional de Fedegan
Fuente: autores.
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe)
El siguiente gráfico muestra los recursos, tanto humano como de insumos requeridos
para la ejecución del proyecto. Se estima un total de 18 personas para los diferentes
procesos, y un total de 87 insumos tanto técnicos como de instalaciones para el desarrollo
de las diferentes actividades.
Figura 18 Estimación de los Recursos para la Implementación de un ERP. Fuente Propia
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 98
13.4. Asignación de recursos
En el anexo 10 se relaciona en frente de cada actividad los recursos que fueron
asignados para su desarrollo.
13.5. Calendario de recursos
En la siguiente tabla se relaciona el calendario del equipo de proyecto con la fecha
estimada de inicio de actividades según corresponda y la fecha de cierre y entrega del
proyecto.
Tabla 23. Calendario de recursos
Fuente: Autores
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo
El plan de capacitación y desarrollo del equipo se encuentra en el anexo 11.
Id Nombre del recurso Comienzo Fin Trabajo
1 Analista de proyecto mié 01/04/20 vie 11/06/21 551,44 horas2 Coordinador de área 1 lun 27/04/20 mié 09/06/21 808,88 horas3 Coordinador de área 2 lun 27/04/20 mié 09/06/21 718,8 horas4 Coordinador de área 3 lun 27/04/20 mié 09/06/21 723,52 horas5 Profesional sistemas 1 mié 01/04/20 lun 31/05/21 502,88 horas6 Consultor proyecto mar 11/08/20 jue 03/06/217 Director de proyecto mar 07/04/20 jue 10/06/21 833,52 horas8 Profesional de área 1 vie 26/02/21 lun 31/05/21 88 horas9 Profesional de área 2 lun 10/05/21 mar 01/06/21 42 horas10 Profesional de área 3 vie 26/02/21 lun 31/05/21 88 horas11 Profesional de área 4 vie 26/02/21 jue 13/05/21 73,36 horas12 Profesional de área 5 lun 10/05/21 lun 31/05/21 33,36 horas13 Profesional de área 6 vie 26/02/21 mié 28/04/21 72 horas14 Profesional de área 7 lun 10/05/21 vie 04/06/21 26 horas15 Profesional administrativo 1 mar 07/04/20 vie 11/06/21 93,36 horas16 Profesional administrativo 2 mar 07/04/20 vie 11/06/21 108 horas17 Profesional administrativo 3 lun 13/04/20 vie 11/06/21 180,72 horas
Detalles
TrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajoTrabajo
13 mar 27 mar 10 abr 24 abr 08 may 22 may 05 jun 19 jun 03 jul 17 jul 31 jul
marzo 2016 abril 2016 mayo 2016 junio 2016 julio 2016 agosto 2016
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 99
14. Gestión de comunicaciones del proyecto
14.1. Plan de gestión de las comunicaciones
14.1.1. Canales de comunicación
Los canales de información requeridos para el proyecto de acuerdo con el registro
de interesados el cual indica que son 8 interesados en total y haciendo uso de la formula
(n*(n-1)) /2, donde “n” es el número total de interesados, se establece que el número de
canales de información requeridos en el proyecto son 28.
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones
En el anexo 12 se evidencia el sistema de información de las comunicaciones del
proyecto.
14.1.3. Diagramas de flujo
A continuación, se describe el flujograma que detalla el flujo de la información para
la ejecución de una reunión de informe de avance de proyecto.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 100
Confirmación
de asistencia
INICIO
Convocatoria de
reunión vía mail del
líder a su equipo
Ejecución presencial
de la reunión y
solicitud de
información al equipo
Recepción de
la información
¿Se recibió la
información
completa?
Revisión de la
información
No
Solicitud de
información
con nota de
retraso
A
Si
A
Generación
informe de
avance
Se presenta retraso,
variación de costos u
otras
Si
Solicitud de
aclaración con el
implicado
(presencial)
Generación de
presentación
de informe
No
Presentación de
informe a director
de proyecto
Se aprueba
Almacenar
en base de
datos de
proyecto
Si
No
FIN
Figura 19 Diagrama de flujo reunión de avance de proyecto
14.1.4. Matriz de comunicaciones
En la matriz de comunicaciones se enuncian los tipos de comunicación que serán
empleados a lo largo del proyecto, también se describe la frecuencia de uso de estos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 101
tipos de comunicaciones y otros tipos de atributos como la urgencia y la sensibilidad de
la comunicación. Ver anexo 13.
15. Gestión de la calidad del proyecto
15.1. Plan de gestión de la calidad
PLANIFICACION DE LA CALIDAD
Política de calidad del proyecto
El proyecto de implementación de un software ERP pretende brindar a la empresa
la adecuación más conveniente para ella en términos de costos y funcionabilidad,
ejecutará todos los procesos operativos desde la selección del software hasta la
generación de los primeros informes haciendo uso del programa elegido, y de la gerencia
misma del proyecto.
Propendiendo hacia la mejora continua de la calidad de sus procesos el proyecto
optimizara los procesos administrativos de la compañía, disminuyendo los tiempos de
generación de informes, la cantidad de personal necesario para la generación de estos,
oportunidad de la información, eliminación de reprocesos, disminución uso de papel y la
centralización y organización de la información de la compañía, satisfaciendo así las
necesidades y expectativas de los interesados.
Objetivos de calidad del proyecto
• Reducir en un 50% el tiempo de generación de informes con el ERP
• Reducir en un 50% el personal necesario para la generación de informes
• Aumentar a un 100% la pertinencia y oportunidad de los informes generados
• Centralizar e integrar la información de cada una de las áreas administrativas
• Automatizar procesos
• Aumentar la motivación y productividad de los empleados mediante la
capacitación y el uso del ERP
• Con la mejora de los procesos aportar a las políticas de calidad de la
organización.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 102
Especificaciones técnicas del proyecto y los entregables (estándares de calidad)
a) Normatividad y reglamentación aplicable al proyecto y a sus entregables y requisitos técnicos.
Normatividad/Reglamentación Reglamentación aplicable
IEEE 1012-2016. Estándar para la Verificación y Validación de software
Estándar aplicable a los procesos de Verificación y validación basado en normas de calidad de ciclo de vida del software.
Se debe asegurar la calidad del software que se implementará el cual debe cumplir con el estándar IEEE 1012.
La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute, Inc, (2017).
El proyecto debe seguir los lineamientos aplicables al mismo según el conjunto de buenas prácticas sugeridos en el PMBOK V6.
IEEE 829 Estándar para la documentación de prueba de software y sistema
Apoyado en el estándar IEEE 829 se podrá aprobar la calidad del software ERP a instalar.
Inspección de procesos Mediante procesos estrictos de inspección se controlará que el proyecto avanza según lo presupuestado.
Reuniones Por medio de reuniones de diferentes periodicidades se llevará el control de cambios que se puedan presentar y se gestionaran los mismo.
b) Requisitos de calidad por paquete de trabajo (EDT) / entregable, incluyendo los
requisitos técnicos.
Paquete de trabajo Requisitos de calidad
Gestión de compra del software Usar herramientas de evaluación de costos, juicio de expertos y plantillas de calificaciones se debe realizar la correcta identificación del software. Se deben aplicar los estándares específicos de la norma IEEE 1012 para adquisición y suministro de software.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 103
Preparación Contar con el personal capacitado para realizar el alistamiento de los equipos de cómputo que se usaran para la implementación.
A través de plantillas tipo bitácora se validará el correcto alistamiento de los equipos.
Implementación Contar con el personal idóneo para impartir las capacitaciones de manejo y configuración del ERP. Estas capacitaciones serán evaluadas a través de formatos de calificación los cuales deben obtener puntajes superiores a 4.5 de 5 puntos posibles.
Todos los módulos requeridos del ERP deben ser instalados y quedaran funcionales. Estas funcionalidades deben ser evaluadas y aprobadas por los analistas funcionales encargados.
Salida en vivo La calidad de los reportes emitidos por el ERP debe ser los esperados. Los resultados serán analizados minuciosamente y comparados contra los emitidos de la forma actual para contrastarlos y asegurar su calidad.
Cierre La documentación emitida durante el proyecto debe ser almacenada apropiadamente en los repositorios de datos de la empresa para que sirvan de apoyo en futuros proyectos.
Roles y responsabilidades de calidad
Gerente de proyecto:
Objetivos del rol: Dirigir y monitorear las actividades a desarrollar durante el proyecto.
Funciones del rol: Garantizar la correcta y oportuna ejecución de todas las actividades, las cuales se deben realizar con la calidad definida en las políticas de calidad del proyecto. También debe retroalimentar al equipo con los errores presentados para que estos no se repitan y se pueda realizar un proceso de mejora continua.
Niveles de autoridad: Alta - Toma de decisiones.
Reporta a: Sponsor.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 104
Supervisa a: Equipo del proyecto
Requisitos de conocimientos: Certificación PMP, conocimiento de la cultura organización de Fedegan.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, negociación, toma de decisiones.
Requisitos de experiencia: 3 años en dirección de proyectos.
Coordinador de área:
Objetivos del rol: Dirigir y monitorear las actividades de los analistas.
Funciones del rol: Asegurar la calidad del módulo/s configurados. Asegurar la calidad de la información entregada al proyecto.
Niveles de autoridad: Media
Reporta a: Gerente de proyecto
Supervisa a: Profesional de área
Requisitos de conocimientos: Profesional en las áreas objeto de su rol.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, negociación, análisis
Requisitos de experiencia: 2 años en el cargo de coordinador de área.
Profesional de área
Objetivos del rol: Asegurar la calidad de los datos entregados.
Funciones del rol: Monitorear el procesamiento de la información, asegurar la calidad de las pruebas, asegurar que los escenarios de pruebas fueron exitosos en su totalidad.
Niveles de autoridad: Bajo
Reporta a: Coordinador de área
Supervisa a: N/A
Requisitos de conocimientos: Conocimiento especifico del área encargada.
Requisitos de habilidades: análisis, sugiere aspectos técnicos a probar.
Requisitos de experiencia: 2 años en el cargo de Profesional del área.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 105
Herramientas y técnicas de planificación
Las herramientas y técnicas que se usaran para la planificación de la calidad del
proyecto son:
• Entrevistas: se hará uso de esta técnica ya que permite conocer cuáles son la
necesidades y expectativas de los interesados siendo un excelente medio para la
planificación de la gestión de la calidad de la misma manera con los miembros de
las diferentes áreas a fin de conocer los procesos que puedan requerir mejoras.
• Planificación de pruebas e inspecciones: Se hará uso de esta herramienta para
porque por medio de estas se pueden hacer la recolección de los datos para
posteriormente aplicar las métricas y diagnosticar el estado de los procesos de
acuerdo con los requerimientos de calidad y de esta manera facilitar la toma de
decisiones
• Diagramas de flujo: esta herramienta es necesaria y útil para mostrar de manera
gráfica y entendible el flujo de los procesos de planificación de la calidad.
• Costo de la calidad: En este identificaremos las falencias en los procesos internos
de la organización, las necesidades a resolver de los clientes internos y de qué
manera la implementación del ERP facilitará la misión de mejora continua y aporte
a los procesos de certificación de calidad a los cuales aspira la organización.
GESTION Y CONTROL DE LA CALIDAD
Matriz de actividades de gestión y control por entregables y procesos sujetos
a revisión de calidad.
Tabla 24 Matriz de actividades de gestión y control de calidad
Paquete de trabajo
Estándar de calidad Actividades de prevención
Actividades de control
1.1 Levantamiento de requisitos
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Aprobación del sponsor y los interesados
1.2 Selección del ERP
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Aprobación del sponsor y los interesados
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 106
2.1 Socialización del proyecto
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Aprobación del sponsor y los interesados
2.2 Intervención y Mantenimiento
Documento de requerimientos del proveedor
Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales
Revisión y aprobación del director de proyectos
2.3 Levantamiento bases de datos
Documento de requerimientos del proveedor
Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales
Revisión y aprobación del director de proyectos
3.1 Plan de capacitación
Documento de requerimientos del proveedor
Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales
Revisión y aprobación del director de proyectos
3.2 Configuración del sistema
Documento de requerimientos del proveedor
Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales
Revisión y aprobación del director de proyectos
3.3 Migración de información
Documento de requerimientos del proveedor
Reunión informativa con el proveedor y documentación de requisitos puntuales
Revisión y aprobación del director de proyectos
4.1 Informes generados
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Revisión y aprobación del director de proyectos
4.2 Ajuste de procesos
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Aprobación del sponsor y los interesados
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 107
5.1 Cierre técnico
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Revisión y aprobación del director de proyectos
5.2 Cierre administrativo
Plan de dirección del proyecto Revisión del plan de dirección del proyecto
Aprobación del sponsor
Fuente: Autores
Herramientas y técnicas gestión y control
Las herramientas y técnicas que se usaran para la planificación de la calidad del
proyecto son:
• Lista de verificación o Checklist: Se hará uso de esta herramienta para los
procesos tanto de gestión como de control de la calidad para el proyecto, ya que
permite revisar que se estén cumpliendo con los requisitos de calidad en ambos
procesos y además por medio de ella se puede realizar el proceso de recopilación
de datos los cuales serán útiles posteriormente para el análisis y generación de
informes de calidad, lo cual facilita a su vez la toma de decisiones de acuerdo con
los resultados obtenidos.
• Análisis causa-raíz: Se hará uso de esta técnica en los procesos de gestionar y
controlar la calidad. Es útil para el proyecto ya que permite investigar las razones
que causan las variaciones, riesgos o defectos, con el objetivo de solucionar los
problemas encontrados.
• Análisis del proceso: Se hará uso de esta técnica en el proceso de gestionar la
calidad del proyecto debido a que su objetivo es el de examinar potenciales
problemas, restricciones y actividades que no agregan valor al proceso, y por
medio de los hallazgos como consecuencia posteriormente se logran identificar
oportunidades de mejora que propenden hacia la mejora continua de los procesos
para el proyecto.
• Revisiones del desempeño: Se hará uso de esta técnica durante el proceso de
control de la calidad por su facilidad de uso y porque por medio de ella se podrá
hacer una comparación entre las métricas de calidad que se han establecido
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 108
previamente y los resultados actuales del proyecto en cada uno de sus
entregables. Uno de sus beneficios aparte de la facilidad es que arroja resultados
claros y rápidos respecto al estado de cumplimiento de los procesos sometidos al
estudio.
• Diagrama de causa-efecto: Se hará uso de esta herramienta durante los
procesos de gestión y control de la calidad en el proyecto ya que permite la
representación de los datos e identifica de forma esquemática las causas de los
problemas a través de ella se pueden generar planes de acción para atacar las
causas concretas de los problemas que se detecten.
• Diagramas de flujo: Esta herramienta es necesaria y útil para mostrar de manera
gráfica y entendible el flujo de los procesos tanto de gestión como de control de la
calidad.
• Inspecciones y pruebas de producto: El uso de estas herramientas se realizará
durante el proceso de controlar la calidad ya que por medio de las inspecciones se
podrá determinar si los entregables cumplen con los requisitos de calidad
establecidos o si se ha realizado alguna reparación de defectos encontrada en los
procesos, y por medio de las pruebas también se podrán encontrar fallas que con
el proceso de inspección no se lograron identificar.
• Autorías, reuniones: Se hará uso de estas herramientas durante los procesos de
gestión y control de la calidad. La utilidad que brindan estas herramientas es que
se puede hacer una revisión exhaustiva de todas las actividades del proyecto
haciendo un barrido general que proporciona una visión mas global del estado de
la calidad de los entregables y por medio de las reuniones se podrá socializar la
información encontrada.
Plan de Auditorias de calidad
En la siguiente tabla se describe el plan de auditorías para el proyecto.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 109
Tabla 25 Plan de auditorías de calidad
Objetivos de la Auditoría
Definir las actividades requeridas para la realización de las auditorías para el proyecto, las cuales se aplicaran a cada uno de sus entregables, con la finalidad de identificar posibles no conformidades, proponer acciones correctivas para dar solución a las no conformidades encontradas y evaluar teniendo como base la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos a fin de garantizar la mejora continua, el autocontrol y la autoevaluación También se tiene como objetivo valorar el estado al termino de cada fase del proyecto para determinar si se culminó con éxito dando cumplimiento a los requisitos de calidad establecidos para cada una.
Alcance de la Auditoría
Este procedimiento de auditoría comprende desde la identificación y evaluación de no conformidades de las actividades ejecutadas para el proyecto hasta el respectivo seguimiento e implementación de planes de acción para eliminar las no conformidades de los procesos para garantizar la mejora continua. Aplica para todas las fases que se lleven a cabo durante la ejecución del proyecto.
Al finalizar cada auditoría se debe generar y entregar el reporte final al gerente de proyecto para su estudio y socialización a los diferentes interesados el informe deberá contener lo siguiente:
• Plan de auditoría
• Documento de referencia (Norma
ISO9001:2015)
• Las observaciones obtenidas
• Las no conformidades detectadas
• Las propuestas de acciones correctivas
Personas Involucradas
• Patrocinador
• Director de proyecto
• Equipo de proyecto (coordinadores de área, profesionales de área, analista de proyecto)
Documentos Referencia
Se tomará como documento de referencia la Norma ISO 9001:2015
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 110
Miembros Equipo Auditor
La persona que realizará la auditoría será designada por el patrocinador o generalmente general de FEDEGAN y será externa al equipo de dirección del proyecto con el fin de obtener resultados y mediciones imparciales
Idioma Auditoría El idioma utilizado será el español.
Unidades Organizacionales Auditadas
Las unidades organizacionales que serán sometidas al procedimiento de auditoria son:
• Financiera
• Administrativa
• Contabilidad
Fecha Estimada y duración de las actividades
La fecha estimada para la aplicación de las listas de verificación será establecida de acuerdo con la línea base del cronograma, teniendo en cuenta el avance del proyecto. Cada auditoria se realizará al termino de cada una de las fases del mismo.
La duración de las actividades será no más de tres horas para cada área.
Programar las reuniones con la administración
Las reuniones con la dirección del proyecto serán dos, una al principio de la auditoría y otra al finalizar la misma.
Distribución del informe de auditoría y fecha de emisión
La entrega del reporte final se debe entregar máximo una semana después de su ejecución al director del proyecto. El reporte incluye las no conformidades detectadas, así como también la propuesta a las acciones correctivas.
Fuente: Autores
Plan de no conformidades
A continuación, se describe el proceso usado para identificar las causas que dan
origen a las no conformidades, donde se ha aplicado la estrategia de los "5 porqués".
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 111
Tabla 26 Estrategia de los 5 ¿por qué?
ANALISIS DE LAS CAUSAS
VARIABLE DESCRIPCIÓN APLICA ¿Por
qué? ¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué? SI NO
1. Equipos / Infraestructura Tecnológica
Bajo rendimiento de los equipos requeridos para la implementación, desactualización de licencias, falta de adecuación y capacidad de la infraestructura necesaria.
2. Recurso Humano
Falencias en desempeño y desarrollo de las actividades propuestas en los procesos, capacitación, aptitud y actitud del personal. No están definidas las responsabilidades del personal involucrado.
3. Servicio al Cliente
Incumplimiento a los requerimientos de los clientes internos y externos, no se definió documento para tratamiento de quejas y sugerencias por parte de los clientes.
4. Cronograma y planificación
Incumplimiento a cronograma propuesto, objetivos propuestos no son medibles, no se establecen funciones
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 112
y niveles de responsabilidad.
5. Procesos Administrativos - Compras
No se establecieron criterios para evaluación de proveedores e insumos, condiciones de compra.
6. Seguimiento y Control
Fallas e incumplimiento en la documentación, controles a nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de calidad.
Fuente: Autores.
MEJORAMIENTO
Plan de acción (Correctiva, preventiva y de mejora)
Antes de hacer las definiciones del plan de acción es necesario tener claro los
siguientes conceptos:
• Acción correctiva: acción que se toma para eliminar las causas de un defecto o
una no conformidad.
• Acción preventiva: acción que se usa para prevenir que ocurra una no
conformidad.
• Acción de mejora: acción realizada para mejorar la eficacia, eficiencia o
efectividad de los procesos.
• Acciones correctivas: Sabiendo que una acción correctiva es la que busca
eliminar las causas del defecto o no conformidad, se ha decidido usar la estrategia
de los 5 porqué con la cual se busca identificar la causa raíz del problema para
poder encontrar la mejor forma de solucionar el fallo con miras a este no se vuelva
a presentar.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 113
• Acciones preventivas: Estas acciones pueden llegar de las diferentes
herramientas usadas en el proceso de control de la calidad, por ejemplo, pueden
encontrarse acciones preventivas después de realizar un auditoria o al diligenciar
un chek list, es allí cuando se pueden encontrar estas acciones que permitirán
evitar no conformidades o errores en los entregables, los hallazgos encontrados
también serán tratados con la estrategia de “los 5 porqué?” para identificar cual
será la mejor forma de sugerir las acciones preventivas que permitan corregir la
posible inconsistencia y asegurar que a futuro no se vuelva a presentar.
• Acciones de mejora: Estas acciones serán identificadas en las etapas tempranas
de desarrollo del proyecto durante a ejecución del plan de gestión de la calidad, y
para su implementación se deberán tener en cuenta los costos de implementación,
la oportunidad de implementación y se analizará que nivel de impacto tendrá en
los entregables una vez puesta en producción la mejora solicitada.
15.2. Métricas de calidad
A continuación, se describen las métricas de calidad para proyecto y producto en las
tablas 27 y 28 respectivamente.
Tabla 27 Métricas de calidad para proyecto
Métricas de calidad / PROYECTO
Nombre de la métrica
Cumplimiento del alcance
Gestión de los interesados
Gestión del cronograma
Gestión de costos
Control integrado de cambios
Objetivo de la métrica
Medir el estado de cumplimiento de los entregables respecto al alcance del proyecto
Satisfacción de los interesados con la implementación del ERP
Medir el estado de cumplimiento del cronograma respecto a la línea base de este.
Medir el estado de cumplimiento de los costos respecto a la línea base de costos
Medir el estado de cumplimiento de la gestión de solicitudes de cambio formales
Factor de calidad
El factor del estado de cumplimiento
Puntaje >= a 4.0 en la
El estado del cumplimiento
El estado del cumplimie
El estado del cumplimient
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 114
debe ser del 100%
satisfacción de los interesados
debe ser >= 90%
nto debe ser >= 90%
o debe ser >= 90%
Método de medición
Comparar los entregables con los lineamientos dispuestos en el plan de gestión del alcance y solicitudes de cambio aprobadas
Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, relevancia, coherencia, efectividad, funcionabilidad e impacto
Comparación de la línea base del cronograma contra la duración real del mismo
Comparación de la línea base de costos contra los gastos reales de ejecución
Solicitudes de cambio recibidas/Solicitudes de cambio contestadas
Frecuencia de medición
La medición se realiza inmediatamente después de que se genere algún entregable
La frecuencia de medición será quincenal, los días viernes durante el ciclo de vida del proyecto
Semanal Semanal Mensual
Meta
Aceptación del 100% de los entregables por parte de los interesados del proyecto
El 90% de los participantes arroje un promedio de puntuación de satisfacción >=4.0
Cumplimiento del cronograma en un porcentaje >= 95%
Cumplimiento >= al 95% sobre el valor estimado de costos
Cumplimiento >= al 95% de solicitudes contestadas sobre las solicitudes recibidas
Responsable del factor de calidad
Director y equipo de proyecto
Gerente de proyecto
Gerente de proyecto
Gerente de proyecto
Gerente de proyecto
Fuente: Autores.
Tabla 28 Métricas de calidad para producto
Métricas de calidad / PRODUCTO O ENTREGABLE
Nombre de la métrica
Selección del software
Mantenimiento de los equipos
Plan de capacitaciones
Análisis de informes
Cierre del proyecto
Objetivo de la métrica
Determinar el grado de confiabilidad
Medir el grado de cumplimient
Satisfacción de los interesados con el plan de
Determinar el grado de confiabilidad
Determinar el grado de
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 115
de los informes de prueba generados con el ERP
o de los mantenimientos a todos los equipos de cómputo y servidores necesarios
capacitaciones parta el uso del ERP
de los informes de prueba generados con el ERP
consecución de los objetivos del proyecto de manera formal
Factor de calidad
El software debe cumplir con los parámetros técnicos y estar alineado con las líneas base del proyecto
El factor del estado de cumplimiento debe ser del 100%
Puntaje >= a 4.0 en la satisfacción de los interesados con el plan de capacitaciones
Las características de los informes deben coincidir de manera exacta (100%) con las especificaciones funcionales requeridas
El estado del cumplimiento debe ser >= 95%
Método de medición
Comparar las características del software a nivel técnico con las especificaciones requeridas y verificar que este dentro de los parámetros de las restricciones del proyecto
# de equipos con mantenimiento/# total de equipos necesarios
Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, periodicidad, relevancia, coherencia, efectividad e impacto
Comparar los informes generados con los lineamientos y requerimientos dispuestos para ellos
Comparación del plan de dirección del proyecto contra los resultados reales de ejecución
Frecuencia de medición
Única vez Única vez
La frecuencia de medición será quincenal, los viernes durante el periodo de capacitaciones
Una sola vez Una sola vez
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 116
Meta
El software debe esta 100% alineado con los requerimientos técnicos y de restricciones del proyecto
Realizar el mantenimiento al 100% de los equipos de cómputo y servidores necesarios
El 90% de los participantes arroje un promedio de puntuación de satisfacción >=4.0
Los informes generados con el ERP deben cumplir con el 100% de los requisitos
Cumplimiento >= al 95% de los resultados de ejecución contra plan de dirección del proyecto
Responsable del factor de calidad
Gerente de proyecto y equipo de proyecto
Gerente de proyecto y equipo de proyecto
Gerente de proyecto y equipo de proyecto
Gerente de proyecto y equipo de proyecto
Gerente de proyecto y equipo de proyecto
15.3. Documentos de prueba y evaluación
La siguiente, plantilla será la utilizada para realizar las evaluaciones de los casos
de prueba en los entregables antes de ser aprobados.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 117
PLANTILLA PARA CASOS DE PRUEBA
Proyecto No.: 1 Pagina No.:
Nombre del Proyecto: Implementación de un software ERP para la empresa FEDEGAN
Caso No.: 1 Ejecución No.: 1
Nombre del Caso: Nombre:
Estado de la Prueba: en ejecución
Subsistema/Módulo/nivel/Función/Código de la Unidad bajo prueba:
Requisito No.:
Nombre:
Escrito por: Ejecutado por:
Fecha: Fecha:
Descripción del caso de prueba (propósito y método):
Paso Acción Resultados esperados Pasado
/fallido
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 118
15.4. Entregables verificados
En el anexo 15 se evidencia el formato de entregables verificados donde se registra
cada uno de ellos, con el porcentaje de avance, los criterios de calidad y las
observaciones pertinentes.
16. Gestión de riesgos del proyecto
La gestión del riesgo será el faro que indicará a todos los involucrados en el
proyecto, incluyendo al director del proyecto, como se identificaran los riesgos, quien
participará en la identificación y cuales pueden ser los posibles métodos para solucionar
los riesgos identificados y tal vez los no identificados.
16.1. Plan de gestión de riesgos
La estrategia de manejo de riesgos en el proyecto de implementación de un
software ERP para FEDEGAN se basará en dar tratamiento a los riesgos cuyo resultado
en la matriz “probabilidad-impacto” sea igual o superior al 31%, es decir, riesgos que
tengan de acuerdo con la escala de medición una calificación “media”, “alta” y “muy alta”.
Lo anterior debido a que pueden ser riesgos que de ser materializados impacten
directamente con las restricciones de costo, tiempo y calidad del proyecto, el objetivo es
tomar una posición proactiva frente a estos y dar un manejo adecuado para lograr mitigar
su impacto y reducir el nivel de la calificación de riesgo actual. Con respecto a los riesgos
cuya calificación dentro de la matriz “probabilidad-impacto” sea igual o menor al 30%, o
categorizados con nivel “bajo” y “muy bajo”, se aceptarán y se dispondrá de una reserva
de gestión en caso de llegar a materializarse, debido a que son riesgos de baja
probabilidad de ocurrencia y pueden estar ligados a factores externos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 119
La gestión de riesgos del proyecto se realizará bajo los lineamientos propuestos por el PMBOK 6° edición, en la
siguiente tabla se detallan los procesos que se implementaran en el proyecto:
Tabla 29 Procesos de gestión de riesgos
Proceso Descripción ¿Que se hará? Herramientas ¿Con que se hará?
Fuentes de información Participantes
Planificación de los riesgos
En este proceso se realiza el plan de gestión de riesgo del proyecto durante las etapas iniciales del mismo, definiendo con claridad como y cuáles serán las actividades de gestión de riesgos para el proyecto, dicho plan se realiza una única vez y se revisara en cada fase del proyecto para determinar si hay lugar a modificaciones
Las herramientas usadas para elaborar el plan de gestión de riesgos serán: - Juicio de expertos - Análisis de datos - Listas de chequeo - Revisión de documentos
*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización
*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador
Identificación de los riesgos
*Se identificarán y declararan los riesgos mediante la estructura "causa-riesgo-consecuencia" *se identificará el tipo de impacto de los riesgos *Mediante una RBS de categorizaran los riesgos *Se determinará el disparador de cada riesgo y la etapa del proyecto donde pues presentarse
*Tormenta de ideas *Listas de chequeo *Entrevistas a los interesados *Revisión de documentos
*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización
*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador *Usuarios *Interesados clave por área
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 120
Proceso Descripción ¿Que se hará? Herramientas ¿Con que se hará?
Fuentes de información Participantes
Análisis cualitativo y cuantitativo
*Se establecen escalas para la medición de probabilidad e impacto de los riesgos *Se evaluarán los riesgos en la matriz de probabilidad e impacto y se ubicaran en el mapa de calor del riesgo actual * Se registran las bases, soportes y estudiar usados para la determinación del impacto *Se determina el impacto en costo y tiempo hallando el VME
*Matriz de probabilidad e impacto *Mapa de calor
*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización
*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador *Usuarios *Interesados clave por área
Planificación de respuesta a riesgos
*Definir respuesta a los riesgos *Definir estrategias para abordar o tratar los riesgos materializados
*Juicio de expertos *Análisis de datos
*PMBOK *Plan de dirección del proyecto *Activos de los procesos de la compañía *Factores ambientales de la organización
*Director del proyecto *Equipo de proyecto *Patrocinador
Implementación de planes
*Se ejecutarán los planes establecidos en el paso anterior
*Plan de gestión de riesgos N/A *Dueño del riesgo
Seguimiento y control
*Monitorear los planes acordados *Hacer seguimiento a los riesgos identificados
*Auditorias *Recopilación de datos *Análisis de datos
N/A
*Director del proyecto *Equipo de proyecto
Fuente: Autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 121
En la siguiente tabla se describes los roles y responsabilidades de gestión de riesgos para el proyecto. Tabla 30 Roles y responsabilidades de gestión de riesgos
Proceso Roles Responsabilidades
Planificación de los riesgos
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de la recopilación de datos, entrevistas a interesados y demás procesos de documentación concernientes durante el proceso
Identificación de los riesgos
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de la recopilación de datos, entrevistas a interesados, generación de ideas de acuerdo con su conocimiento, elaboración de listas de chequeo y demás procesos concernientes al proceso de identificación
Análisis cualitativo y cuantitativo
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso, además debe encargarse del análisis cuantitativo Gestores de riesgo: Encargados de elaborar y categorizar los riegos dentro de la matriz de riesgos, y además apoyar para realizar el análisis cuantitativo al líder del equipo
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 122
Planificación de respuesta a riesgos
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de elaborarlos planes de respuesta y estrategias contra los riesgos identificados
Implementación de planes
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de realizar la implementación de las estrategias y respuestas de riesgos en cada una de sus áreas
Seguimiento y control
Líder del equipo: Gerente de proyecto Gestores del riesgo: Líder técnico de cada área
Líder del equipo: Se responsabiliza de la dirección y coordinación del equipo de riesgos y la toma de decisiones durante el proceso Gestores de riesgo: Encargados de realizar, documentar y reportar las auditorias correspondientes
Fuente: Autores.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 123
16.2. Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual)
1 3 5 7 9 1 3 5 7 9
9
*6 * 7 *17 *1 *2
9
7
*5 * 9 *18
7
5
*3 *13
5
*16
3
*8 *14 *10 *19 *11 *4
3
1
*15 *12
1
1 3 5 7 9 1 3 5 7 9
9
*6
9
7 7
5
*3 *18 *2 *9 *7
5
*16
3
*1 *20 *13
*8 *10 *14
*4 *5 *11
*193
1
*17 *12 *15
1
PRO
BABI
LID
AD
IMPACTO
MAPA DE CALOR RIESGO ACTUAL MAPA DE CALOR OPORTUNIDAD ACTUAL
PRO
BABI
LID
AD
IMPACTO
MAPA DE CALOR RIESGO RESIDUAL MAPA DE CALOR OPORTUNIDAD RESIDUAL
PRO
BABI
LID
AD
PRO
BABI
LID
AD
IMPACTO IMPACTO
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 124
A continuación, se muestra la agrupación de riesgos individuales del proyecto a
través de la RBS (Risk Breakdown Structure).
Tabla 31 Estructura de desglose de riesgos EDR
RBS-Implementación de un ERP para FEDEGAN
Nivel 0 de RBS Nivel 1 de
RBS Nivel 2 de RBS
Implementación de un software ERP para FEDEGAN
Riesgo técnico
Alcance
Requisitos
Tecnología
Gestión
Cambios de administración
Interesados
Resistencia al cambio
Apoyo financiero
dirección del proyecto
Comunicaciones
Ajustes al cronograma
Recursos
Estimaciones
Comercial Contratos
Proveedores
Externo Legislación
Normativa
Fuente: Autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 125
16.3. Registro de riesgos
La identificación de los riesgos se ha llevado a cabo en el registro que se encuentra
en el Anexo 14.
17. Gestión de las adquisiciones del proyecto
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones
La gestión de adquisiciones para el proyecto de implementación de un software
ERP en FEDEGAN, se centra en la gestión de una única compra que es el software ERP
que a su vez es la fase inicial de todo el proyecto.
Proceso y métodos de selección proveedor del software
El proceso de selección y evaluación del proveedor del software se incluye en el
entregable 1.2 Acta de selección del ERP y comprende paquetes de trabajo como un
listado de proveedores candidatos, listado de propuestas de candidatos, documentación
de la evaluación y diagnóstico y por último el contrato firmado con el proveedor escogido.
Estará apoyado por información recolectada previamente mediante los paquetes de
trabajo que comprenden el entregable 1.1 Acta de levantamiento de requisitos, el cual
suministra datos sobre la funcionalidad, debilidades, fortalezas y puntos de mejora del
sistema actual, listados de especificaciones técnicas tanto funcionales como no
funcionales y entrevistas aplicadas al personal de la compañía con información que
puede ser útil para determinar sus necesidades y expectativas frente al nuevo sistema.
Formalmente el procedimiento empieza con la emisión de una solicitud de
información (RFI) con el fin de poder identificar proveedores potenciales y categorizar las
posibles alternativas como, por ejemplo, fabricantes o desarrolladores de software a
medida, distribuidores de software de marcas reconocidas en el mercado o estas marcas
de manera directa.
Con ayuda del acta de requisitos y las RFI se obtiene un listado oficial de
proveedores potenciales y posibles candidatos. Seguidamente se realizará una solicitud
de propuesta (RFP), a los candidatos potenciales; dentro de la solicitud se relacionan
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 126
requerimientos de carácter técnico funcionales y no funcionales, calendarios y planes de
capacitación, las necesidades y expectativas de la compañía, objetivos del proceso de
contratación, restricciones en cuanto alcance, tiempo, costos, calidad, etc. A cada
requerimiento expresado se asignará un nivel de prioridad en un rango de 0 a 3 siendo
cero la prioridad mas baja y 3 la prioridad más alta, allí los proveedores diligencian el
grado en que pueden cumplir o satisfacer las prioridades respecto a los requerimientos
para facilitar su posterior evaluación, además tendrán un espacio de observaciones
donde podrán expresar o dejar sus comentarios al respecto. Adicionalmente cada
candidato debe adjuntar una presentación de su compañía donde indique datos como;
información general de la compañía, portafolio de productos y servicios, experiencia en
el mercado, clientes de referencia, entre otros.
El modelo del RFP que cada proveedor deberá diligenciar seguirá la siguiente
estructura:
Tabla 32 Modelo RFP
ID Requerimiento Prioridad Fedegan (0-3)
Capacidad de cumplir Prioridad (Proveedor)
Observaciones
(Diligencia proyecto)
(Diligencia proyecto)
(Diligencia proyecto)
(Diligencia candidato proveedor)
(Diligencia candidato proveedor)
Fuente: Autores
Métodos de evaluación de proveedores
Los proveedores se evaluarán de acuerdo con los siguientes criterios:
• Experiencia y enfoque técnicos
• Experiencia específica relevante
• Grado de cumplimiento de las prioridades registradas en el RFP
• Soporte post venta
• Factibilidad económica y financiera
Una vez recibidas las propuestas con los RFP debidamente diligenciados por cada
candidato se procederá a evaluarlos y hacer la elección del proveedor que más conviene
para confiar la ejecución del proyecto en la compañía, mediante una reunión con el
sponsor.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 127
Tipo de contratación
Existe una gran variedad de contratos para celebrar de acuerdo con las condiciones
y necesidades de los proyectos, uno de ellos es el Precio fijo (FP o cantidad fija, precio
fijo cerrado), de acuerdo con la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI), en
su documento contratos, “este tipo de contrato se utiliza para adquirir bienes o servicios
con especificaciones o requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia
para determinar un precio fijo justo y razonable antes de que el trabajo comience”, razón
por la cual la compañía de manera preliminar opta por que es la mejor opción
concerniente al tema contractual del software. Sin embargo, es importante aclarar que de
acuerdo con los estudios de proveedores y las condiciones al momento de hacer la
elección es posible tener en cuenta otro tipo de contrato, si llega a ser necesario y
conveniente para el proyecto.
Estrategias de monitoreo y control
El monitoreo que se realizará al proveedor seleccionado se llevará durante todo el
ciclo de vida del proyecto e incluye:
- Validar que las capacitaciones cumplen con los acuerdos establecidos en el
contrato según calidad, duración y experiencia de los instructores.
- Monitorear las herramientas usadas para impartir capacitación al igual que
revisar las hojas de vida de los instructores para validar su experiencia.
- Validar que los módulos configurados y entregados cumplen los requisitos
esperados por el proyecto, en el menor termino posible por si eventualmente
es necesario solicitar un ajuste.
- Calificar al proveedor.
- Será necesario gestionar las inconformidades en el momento en que éstas son
detectadas, estas serán documentadas y de ser necesario se presentarán al
director del proyecto para asegurar que se busque la mejor forma de solucionar
posibles desacuerdos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 128
17.2. Matriz de las adquisiciones
Para el caso del proyecto donde la única adquisición es el Software ERP, durante su
fase inicial llamada gestión del compra del software se realizara el proceso de adquisición
de acuerdo con el plan de adquisiciones mencionado anteriormente, y cuya fecha de
inicio será el 01 de abril de 2020 con un fecha de finalización el día 01 de junio de 2020,
es decir tendrá una duración estimada de 41 días donde al terminar se obtiene firmado
el contrato con el proveedor seleccionado, el presupuesto destinado para la firma del
contrato tiene como restricción un tope máximo de $180.000.000 y el responsable de
llevar a cabo las actividades de gestión de compra será, el equipo de proyecto, liderado
por el director quien reportara al sponsor y se encargara de facilitar la toma de la decisión
en la selección del proveedor .
17.3. Cronograma de compras
La adquisición del software se hará una única vez en la fase inicial de acuerdo a
lo descrito en el apartado anterior.
18. Gestión del valor ganado
18.1. Indicadores de medición del desempeño
Para la gerencia del proyecto, la medición del desempeño de las actividades es muy
importante, para ello desde la etapa inicial del mismo se desarrollarán cuidadosamente
los indicadores con los cuales se realizarán las mediciones respectivas para determinar
los rangos o límites de control que proporcionaran una visión global del desempeño de
las actividades que se ejecutan. La finalidad de dichos indicadores es facilitar la toma de
decisiones y permitir que tanto la gerencia del proyecto como las partes interesadas
puedan saber fácilmente si el estado del proyecto optimo o deben tomar acciones para
corregir los resultados y que finalice con éxito.
Los tipos de indicadores que se usarán serán indicadores de variación del
desempeño del proyecto o la gestión del valor ganado. Con los cuales se podrá revisar
el estado de este en cuanto al uso de presupuesto, el costo de las actividades, el estado
del cronograma, el esfuerzo requerido para terminar el proyecto bajo los lineamientos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 129
iniciales y algunas métricas relacionadas con la calidad tanto del proyecto como del
producto en sí.
En la siguiente tabla se enuncian los tipos de indicadores que se usaran, el nombre,
una pequeña definición o interpretación de los indicadores, los limites o umbrales según
corresponda, la periodicidad con la que serán aplicados y una alerta según corresponda
para tomar acción de acuerdo con el caso.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 130
Tabla 33 Indicadores de variación del proyecto
Tipo Indicador (nombre) Formula Definición/concepto Umbrales/limites Periodicidad Acciones a seguir
Costo PV (plan value) N/A Valor planificado: es el valor planeado y aprobado para las actividades del proyecto
N/A Única vez en la
fase de inicio del proyecto
N/A
Costo AC ( actual Cost) N/A Costo real: Es el costo real de la ejecución de las actividades del proyecto
N/A Mensual N/A
Desempeño EV (earned value) % de avance * PV
Valor ganado o valor realizado del trabajo: Es el trabajo que se ha realizado o conseguido con el presupuesto que se ha usado hasta ese momento
N/A Mensual N/A
Variación CV (cost variance) CV=EV-AC
Variación de costo: Es la variación entre el valor ganado y costo real de las actividades del proyecto si > 0 se ha gastado más de lo planeado si< 0 se ha gastado menos de lo planeado
[<-5.000.000]y[>5.000.000] [>3.000.000 , 5.000.000] [<-3.000.000, -5.000.000] [-3.000.000 , 3.000.000]
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
Desempeño CPI (cost performance index) CPI=EV/AC
Índice de desempeño de costo: Indica la eficiencia del uso de los recursos financieros del proyecto si> 1 se produce más de los que se invierte en el proyecto si< 1 se produce menos de los que se invierte en el proyecto
[=<0,93] y [=>1,07] [0,94-0,96] y [1,04-1,06] [0,97 - 1,03]
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
Variación SV (Schedule Variance) SV=EV-PV
Variación del cronograma: Es la variación entre el valor ganado y el valor planeado de las actividades del proyecto sí > 0 hay adelanto del cronograma sí< 0 hay atraso del cronograma sí=0 Esta acorde con el cronograma
[<-5.000.000]y[>5.000.000]
[>3.000.000 , 5.000.000] [<-3.000.000, -5.000.000]
[-3.000.000 , 3.000.000]
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorAmarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorVerde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 131
Desempeño SPI (schedule performance index)
SPI=EC/PV
Índice de desempeño del cronograma: Indica el porcentaje de adelanto o retraso del proyecto respecto a la línea base del cronograma
[<=0,96] y [>=1,04] [0,97-0,98] y [1,02-1,03] [0,99-1,01]
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
Costo BAC (budget at completion) N/A Presupuesto al finalizar: Hace referencia al presupuesto original del proyecto
N/A Única vez en la
fase de inicio del proyecto
N/A
Costo EAC ( estimate at completion) BAC/CPI
Estimación a la conclusión: También llamada "nuevo presupuesto", hace referencia al presupuesto total del proyecto cuando ya se ha ejecutado una parte del mismo
N/A Mensual N/A
Costo ETC (Estimate to Completion) EAC-AC
Estimación hasta finalizar: Es una proyección o estimado realizado desde el punto actual del proyecto hasta el término de su ejecución
N/A Mensual N/A
Variación VAC (Variance at Completion) BAC-EAC Variación al finalizar: es la variación entre el presupuesto inicial y el presupuesto nuevo o actual
N/A Mensual N/A
Desempeño TCPI (To Complete cost performance index)
(BAC-EV)/(BAC-AC)
Índice de desempeño de trabajo por completar: es el trabajo o esfuerzo que debo realizar para terminar de ejecutar el proyecto desde el punto donde se encuentraSi>1 se debe trabajar más de lo planeadoSi1 Hay una holgura para realizar el trabajo restante
[0,75-0,84]y [1,15-1,25]
[0,85-0,94] y [1,06-1,15]
[0,95-1,05]
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorAmarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicadorVerde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
Calidad Control integrado de cambios
Solicitudes de cambio recibidas/Solicitudes de cambio contestadas
Control integrado de cambios: Medir el estado de cumplimiento de la gestión de solicitudes de cambio formales del proyecto
<=89% [90% - 94%] >=95%
Mensual
Rojo: hallar la causa raíz y formalmente solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Amarillo: hallar la causa raíz y solo si es necesario solicitar el cambio que permita la solución y mejora del indicador Verde: Seguir controlando las actividades con el mismo rigor para mantener el indicador
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 132
Calidad Gestión de los interesados
Encuesta de satisfacción en una escala de 1 al 5 en factores como: Aprendizaje, relevancia, coherencia, efectividad, funcionabilidad e impacto
Gestión de los interesados: Pretende medir la satisfacción de los interesados con la implementación del ERP
Puntaje >= a 4.0 en la satisfacción de los interesados
Mensual N/A
Calidad Mantenimiento de los equipos # de equipos con mantenimiento/ # total de equipos necesarios
Mantenimiento de equipos: Pretende medir el grado de cumplimiento de los mantenimientos a todos los equipos de cómputo y servidores necesarios para la implementación exitosa del proyecto
El factor del estado de cumplimiento debe ser del 100%
Única vez en el tiempo destinado
para las actividades de mantenimiento
N/A
Fuente: Autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 133
18.2. Análisis de valor ganado y curva S
El siguiente es el grafico realizado a fecha 31 de julio de 2020, luego de 4 meses de
ejecución del proyecto, donde se evidencia que los costos del proyecto se compararon
de una manera esperada de acuerdo con la planificación de los mismos, sin embargo, la
línea de valor ganado nos indica que a la fecha de corte el trabajo no se ejecutó de
acuerdo con lo planificado, pues a pesar de que los costos son los esperados, el
porcentaje de avance de trabajo presenta retrasos.
Figura 20 Curva s corte 31/07/2020
Fuente: Autores
Para la segunda fecha de corte, que se realizó el día 30 de noviembre de 2020, se
puede observar que hay un retraso mayor en el avance de las actividades del proyecto,
tal como lo muestra la línea de valor ganado y los costos aunque se ven por debajo de lo
planificado indican que el dinero no se ha usado debido a que las actividades no se han
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 134
ejecutado en su totalidad por lo tanto no es conveniente aseverar que hay una reducción
de costos.
Figura 21 Curva s corte 30/11/2020
Fuente: Autores
En la siguiente tabla se evidencia el análisis de los indicadores del proyecto. Tabla 34 Análisis de indicadores del proyecto.
Indicador Corte 31/07/2020
Corte 11/07/2020 Interpretación
EV $52.729.029,45 $183.476.850,49
Trabajo realizado con presupuesto
usado a fecha de corte
PV $50.982.565,15 $230.277.655,61
Es el valor planificado a la fecha de
corte
AC $57.841.237,82 $190.559.394,98 Costo real de ejecución
0
50000000
100000000
150000000
200000000
250000000
Semana 14Semana 15Semana 16Semana 17Semana 18Semana 19Semana 20Semana 21Semana 22Semana 23Semana 24Semana 25Semana 26Semana 27Semana 28Semana 29Semana 30Semana 31Semana 32Semana 33Semana 34Semana 35Semana 36Semana 37Semana 38Semana 39Semana 40Semana 41Semana 42Semana 43Semana 44Semana 45Semana 46Semana 47Semana 48Semana 49
T1 T2 T3 T4
2020
Co
sto
Informe de horas extra del valor acumulado
Valor acumulado Valor planeado AC
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 135
Indicador Corte 31/07/2020
Corte 11/07/2020 Interpretación
BAC $335.331.691,00 $335.331.691,00 Presupuesto
CV -$5.112.208,37 -$7.082.544,49
Se ha gastado más dinero de lo
planificado
CPI 0,91 0,96
El proyecto ha invertido más de lo
producido
SV $1.746.464,30 -$46.800.805,12
El proyecto presenta un leve
adelanto en el cronograma en la primera
fecha de corte, pero en la segunda
presenta retraso
SPI 1,03 0,797
En el primer corte hay un adelanto
del 3% de las actividades y en el segundo
un retraso del 20.3%
TCPI 1,02 1,05
Se debe trabajar un 2% adicional de
lo planeado para lograr los resultados en
la primera fecha y aumento a un 5% en la
segunda
EAC $367.842.918,60 $348.276.112,13
Nuevo presupuesto a partir de
resultados en fecha de corte
ETC $310.001.680,78 $157.716.717,15
Presupuesto que requiero a partir del
corte para terminar
VAC -$32.511.227,60 -$12.944.421,13
Valor adicional al presupuesto inicial
para terminar el proyecto
Fuente: Autores.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 136
19. Informe de avance de proyecto
Nombre del proyecto: Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN
Visión del proyecto: Integrar, mejorar y optimizar los procesos administrativos de
FEDEGAN mediante la implementación de un software ERP y a su vez aumentar la
calidad de la información para la generación y reporte de información confiable.
Salud del proyecto:
Amarillo: hemos finalizado todas las actividades, de la fase de preparación del
proyecto con la novedad de que no fue aprobada la totalidad de la información necesaria
para la migración por parte del consultor, esto ha causado que algunas áreas deban hacer
la corrección y tengan que presentar de nuevo la información correspondiente. Es
importante aclara que no existen problemas ni riesgos asociados al presupuesto hasta el
momento.
Lo que Realizamos en la Línea de Tiempo Actual
• La fase de preparación ha concluido, sin embargo, quedan pendientes las
correcciones de información para seguir con el proceso de migración al ERP
• El plan de capacitaciones se ha concluido de manera satisfactoria de
acuerdo con lo planeado
• El informe evaluativo de las capacitaciones ha sido entregado y aprobado
• La configuración del sistema se completó y se aprobó
Lo que Planeamos Realizar en la Próxima Línea de Tiempo
• Iniciar con los testeos, pruebas iniciales y ajustes pre-carga
• Realizar el proceso de migrado de información
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 137
• Hacer el análisis y evaluación de los resultados
Problemas / Obstáculos
• Si no obtenemos antes del 26 de marzo la aprobación por parte del consultor
del software de la totalidad de la información presentada por cada una de las áreas, es
probable que se pueda iniciar con algunas de las actividades de migración, pero con el
riesgo que surjan reprocesos y continúen los retrasos en el cronograma.
• El personal ha mostrado un poco de desinterés en la corrección y
presentación de la información para proceder a la migración.
Próximas Tareas y Actividades
Tabla 35 actividades próximas a desarrollar informe de avance
Nombre de tarea Fecha Duración
Validar que las conexiones de red e internet estén en óptimo estado para la migración de los datos al ERP
24/03/21 2 días
Disponer y entregar el servidor y equipos de cómputo, para la migración de los datos
26/03/21 2,17 días
Ejecutar la migración de los datos al ERP 30/03/21 4 días
Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 7/04/21 3 días
Documentar falencias y errores detectados 12/04/21 3,17 días
Hacer ajustes finales sobre el proceso de migrado 15/04/21 3,5 días
Fuente: Autores
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 138
20. Conclusiones
• La implementación del ERP fortalece el cumplimiento de los objetivos
organizacionales, dentro de los cuales busca mejorar los procesos productivos de
la ganadería colombiana mediante la modernización tecnológica, hoy en día se
logra y se da ejemplo mediante la modernización de los procesos internos de la
entidad, alcanzando: la mejora continua, bienestar a los empleados, gestionar
integralmente las áreas, fortalecimiento de las estrategias institucionales,
optimización de los recursos, uso de prácticas amigables con el medio ambiente y
uso de nuevas tecnologías.
• La duración estimada del proyecto es de 14 meses, donde en las dos primeras
fechas de cortes que son el 31 de julio de 2020 y 30 de noviembre de 2020 se
evidencian retrasos en el cronograma y una disminución notoria de los costos
reales de actividades respecto a los costos planificados, uno de los motivos de
esta diferencia de costos se debe al atraso del cronograma ya que no se han usado
la totalidad de los recursos financieros porque no se han ejecutado la totalidad de
las actividades planeada para estas fechas.
• El uso de las buenas prácticas sugeridas en el PMBOK Sexta Edición, es
determinante para el éxito del proyecto, ya que este se diseñó bajo los
lineamientos sugeridos en él, y aportan en gran manera a la planeación, el
desarrollo y ejecución del proyecto apoyando al equipo encargado y sirviendo de
contrapeso al factor de la falta de experiencia de la compañía en la gestión de
proyectos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 139
21. Recomendaciones
Replicar las buenas practicas y experiencias obtenidas en la ejecución del presente
proyecto para futuros, facilitará la implementación de futuros proyectos de la
organización.
Equilibrar las cargas laborales de los participantes del proyecto en una organización
pequeña, facilitará la adecuada ejecución de las actividades programadas en el
cronograma, de tal manera que no solo se cumpla oportunamente, sino que además se
crea un ambiente óptimo para los colaboradores.
Atender los requerimientos técnicos del proyecto oportunamente minimizarán los
riesgos tales como sobrecostos o afectación del cronograma, a su vez facilitará la gestión
de los recursos requeridos para cada fase.
Se recomienda gestionar capacitaciones las cuales afiancen los conocimientos
adquiridos por los usuarios, con lo cual se ampliará los beneficios y alcance del programa
a las diferentes necesidades de la organización.
Evaluar los procesos existentes en la organización y el impacto que tendrán con la
implementación del ERP, de tal manera que se presenten propuestas con lo cual los
procesos de la organización estén alineados a las funciones ofrecidas por el sistema.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 140
22. Referencias
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IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 145
23. Anexos
Anexo 1. Acta de constitución de proyecto.
Fecha:
01 de abril de 2020
Nombre del Proyecto: Implementación de un software ERP
para FEDEGAN
Justificación
Los constantes avances tecnológicos y la globalización han sido la base que han impulsado la transformación, adaptación y estabilidad de las organizaciones en el mercado.
Fedegan actualmente no cuenta con un sistema que permita integrar sus áreas para
dar un manejo optimo a la información y que permita la optimización de sus procesos, lo cual ocasiona que se presenten inconvenientes respecto a la entrega de informes a tiempo, veracidad y accesibilidad oportuna a la información, entre otros. Debido a esto se crea la necesidad de adquirir un software ERP que integre y optimice los procesos de la compañía no solo para solucionar los problemas internos que se evidencian a causa de esto sino también para dar alcance al plan estratégico de la Federación el cual busca que la organización sea un ejemplo de modernización y de uso de nuevas herramientas tecnológicas para sus afiliados, gremio ganadero y sociedad en general.
De esta manera se garantiza que la información sea oportuna para toma de
decisiones por parte de la dirección y permita integrar las demás áreas misionales de la organización, lo cual se traduce en lograr resultados importantes y efectos positivos internamente como, desarrollo y gestión del recurso humano, mejoramiento los procesos, mayor índice de alcance de objetivos, fortalecimiento de las capacidades de los colaboradores.
Externamente, se consolida como una organización a la vanguardia de los
constantes cambio, ofreciendo a los interesados externos optimización del tiempo, calidad de la información y permite desarrollar nuevos servicios y estrategias que contribuyan a mejorar la calidad del sector agro-ganadero.
Objetivos Estratégicos de la Organización a los que está alineado el
proyecto
· Promover y ayudar a la modernización y tecnificación del sector ganadero
en Colombia
· Ser la empresa que brinda credibilidad, confianza y legitimidad al sector
defendiendo y representando sus intereses colectivos.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 146
Breve descripción del proyecto
El proyecto para la implementación de un Software ERP consiste en iniciar un
proceso de cotizaciones y búsqueda de este que brinde una solución integral a las
necesidades actuales de la empresa. Este programa debe ayudar a solucionar todas las
problemáticas en las diferentes áreas, así como también debe ayudar a mejorar los
procesos existentes. La compañía proveedora del software deberá brindar soporte
técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la capacitación
adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de aprendizaje a la
cual se tiene que enfrentar FEDEGAN con el uso de este.
Objetivo General
Implementar un ERP en FEDEGAN que permita mejorar los procesos
administrativos y financieros, bajo los procesos para la dirección de proyectos
propuestos por el PMI.
Objetivos Específicos
1. Identificar el software que más se ajuste a las necesidades de la compañía,
en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
2. Disponer y mejorar las herramientas e infraestructura tecnológica ERP.
3. Capacitar al personal en el uso del ERP.
4. Generar información oportuna y exacta.
5. Validar el cumplimiento de las necesidades de cada área.
6. Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de
implementación del software.
7. Parametrizar e implementación del ERP
Principales interesados
Dentro de los principales interesados tenemos:
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 147
Clientes internos:
• Directores o lideres por área
• Personal administrativo u operativo de cada área Clientes Externos
• Proveedores
• Entidades agremiadas
Requisitos
A continuación, se enuncian los requisitos tanto funcionales como no funcionales del
proyecto:
Requisitos funcionales:
• Configurar los equipos de los usuarios de las áreas beneficiadas con el proyecto
• Adecuar los servidores de acuerdo con las especificaciones técnicas el ERP
• Depuración de saldos e informes de cada área
• Presentar las funcionalidades del ERP a cada área
• Verificar que la información y plantillas diligenciadas por cada área cumpla con
los requerimientos
• Validar cifras, información y documentos ingresados a la base de datos del ERP
• Comprobar que la información ingresados estén adecuadamente parametrizados
• Verificar que las cifras y los informes requeridos cumplan con las necesidades de
cada área
• Diligenciar alcances, plantillas y tablas de los módulos para configuración de la
base de datos
• Realizar una evaluación de satisfacción a los usuarios del ERP.
Requisitos no funcionales:
• Buscar un sistema que supla las necesidades de la empresa
• Seleccionar una oferta acorde a las necesidades y presupuesto
• Contextualizar a todos los colaboradores sobre el proyecto
• Adecuar el espacio para realizar la socialización del proyecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 148
• Organizar un plan de trabajo interno cada área para las fases de implementación
Supuestos
• La compañía permitirá el uso de su recurso humano para la conformación de un
grupo de trabajo encargado del proyecto.
• El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la
compañía con el ERP.
• La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la
implementación.
• El tiempo de implementación del ERP será el mismo de principio a fin.
Restricciones
• El tiempo del proyecto no debe ser mayor a 14 meses
• El presupuesto máximo para la ejecución del proyecto es de: $335.331.691
• La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP
• La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria
Riesgos principales
• Resistencia al cambio por parte de los empleados
• Acompañamiento no constante por parte del proveedor
• Infraestructura no compatible con el software
• Recurso humano limitado por parte de la compañía
• Desinterés por porte de los directivos
• Falta de flexibilidad en tiempos para el desarrollo de actividades del
proyecto
Cronograma de hitos principales
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 149
Hito Fecha
Acta de constitución del proyecto Abril 2020
Contrato firmado con el proveedor que realizará
la instalación del ERP
Junio 2020
Adecuación del hardware Julio 2020
Entrega de información para la migración de
datos
Agosto 2020
Entrega de cada uno de los módulos
configurados
Octubre 2020
Finalización de pruebas unitarias (iniciales) Marzo 2021
Fin de capacitaciones Febrero 2021
Reunión de cierre del proyecto Junio 2021
Director del Proyecto
Nombre: Pedro
Alejandro Martínez
__________________
Patrocinador
Nombre: José Félix
Lafaurie
Gerente General FEDEGAN
Nivel de autoridad
Acceder a la información del cliente y negociar cambios
X Programar reuniones del proyecto con los gerentes
funcionales
Administrar el presupuesto del proyecto y sus
modificaciones.
X Negociar con los gerentes funcionales los miembros
del equipo
Otro:
_________________________________________________
Firma del patrocinador
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 150
Anexo 2. Matriz de registro de supuestos y restricciones
TIPO S (SUPUESTO) R (RESTRICCIÓN)
A Nivel de Alcance A Nivel de cronograma
A Nivel de costos A Nivel de equipo de proyecto
OTRO
Supuesto La compañía formara un grupo encargado del proyecto
Supuesto
El proveedor estará en la capacidad de satisfacer plenamente la necesidad de la compañía con el ERP
Supuesto
La información suministrada al proveedor del software estará en orden y actualizada al comenzar la migración
Supuesto
La necesidad de la empresa será la misma durante el tiempo de la implementación
Supuesto
El tiempo de implementación del ERP, será el mismo de principio a fin
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 151
TIPO S (SUPUESTO) R (RESTRICCIÓN)
A Nivel de Alcance A Nivel de cronograma
A Nivel de costos A Nivel de equipo de proyecto
OTRO
Restricción
El Costo de la ejecución del proyecto no sobrepasara los $335.331.691
Restricción
El tiempo del proyecto no debe ser mayor a 14 meses
Restricción
El presupuesto máximo para la ejecución del proyecto es de: $335.331.691
Restricción La infraestructura tecnológica no debe ser reemplazada para la implementación del ERP
Restricción
La dedicación del personal a las actividades del proyecto no deberá superar el 50 % de su jornada diaria
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 152
Anexo 3. Formato de solicitudes de cambio
SOLICITUD DE CAMBIOS
Implementación de un ERP para FEDEGAN
Fecha
N° control solicitud cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Director del proyecto
Tipo de cambio solicitado
Alcance Presupuesto
Cronograma ENTREGABLES
Otro (Especifique)
Definición del Problema o Situación Actual: Defina y acote el problema que se va a resolver, distinguiendo el problema de sus causas, y de sus consecuencias.
Descripción detallada del Cambio Solicitado: Especifique con claridad el cambio solicitado, precisando el qué, quién, cómo, cuándo y dónde.
Razón por la que se solicita el Cambio: Especifique con claridad por qué motivos solicita el cambio y qué sucedería si el cambio no se realiza.
IMPACTO DEL CAMBIO Definir el IMPACTO del cambio solicitado
IMPACTO EN COSTOS IMPACTO EN TIEMPO
AUMENTA (% Y $): FECHA BASE DE FINALIZACION
DEL PROYECTO (DD/MM/AAAA):
DISMINUYE (% Y $): FECHA NUEVA FINALIZACION
PROYECTO (DD/MM/AAAA):
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 153
IMPACTO EN CALIDAD IMPACTO EN ALCANCE
IMPACTO en otros proyectos, ENTREGABLES:
Implicaciones para recursos, interesados, documentación del proyecto o riesgos
Comentarios
Aprobado
Firma comité de control de cambios
Nombre Rol/cargo Firma
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 154
Anexo 4. Formato de registro de solicitudes de cambio
Registro cambios
Nombre del proyecto:
Director del proyecto:
N° cambio
Tipo de cambio
Descripción corta Solicitante Fecha de solicitud
Fecha aprobación/rechazo
Estado
Observaciones Aprob.
No Aprob.
Versión 1
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 155
Anexo 5. Matriz de estrategias de involucramiento de interesados
Código Interesado Situación Actual Razones de Situación Actual
Situación deseada
Estrategias para alcanzar la situación deseada
I001 Presidencia Ejecutiva Fedegan
Neutral
El proyecto de implementación representa un proyecto micro para la presidencia ejecutiva por lo cual su atención se centra en proyectos macro que abarcan intereses del territorio nacional.
Neutral Presentar impacto y ventajas de la implementación en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
I002 Dirección Administrativa
Líder Las áreas involucradas son áreas a su cargo, por lo tanto, requiere liderar el proceso para garantizar resultados.
Líder
Mostrar gestión y cumplimiento en cada una de las fases del proyecto, ser el canal de comunicación entre el equipo y la alta dirección de la organización.
I003 Coordinadores de áreas
Líder El proyecto de implementación representa mejoras en los procesos y actividades internas propias a su área, así como la correcta ejecución de los procesos internos de la organización.
Líder Gestionar las actividades propias a su cargo, adquirir nuevos conocimientos y habilidades, mejorar los procesos internos
I004 Personal Apoyo de áreas
Apoyo Apoyo
I005 Ingenieros de Sistemas
Neutral
Tienen actividades paralelas a las asignadas del proyecto (auditorias de área externas no fijadas en cronograma)
Apoyo
Programar capacitaciones en tiempos más cortos para que no genere traumatismos en las actividades de auditoría del área Realizar verificación de los requerimientos y socializar las solicitudes del proveedor
Los servidores no se ajustan a los requerimientos técnicos, no se reunieron con el consultor del nuevo sistema
Los sistemas actuales no requieren condiciones técnicas para su funcionamiento, por lo cual se dedujo que no requerían configuraciones adicionales
I006 Proveedor ERP Líder Cuentan con el conocimiento y la experiencia para ejecutar y guiar las actividades y direccionar el plan de trabajo propuesto.
Líder Obtener resultados favorables en la implementación del ERP para incluir dentro de sus experiencias exitosas a la organización
I007 Aliados Estratégicos Neutral No son usuarios directos del sistema. Apoyo
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 156
Código Interesado Situación Actual Razones de Situación Actual
Situación deseada
Estrategias para alcanzar la situación deseada
El proceso de migrar a un nuevo sistema de información está sujeto al éxito de implementación del ERP en la Federación.
Involucrarlos en las capacitaciones con las cuales permitan dar claridad a la ingeniería de procesos que actualmente desarrollan. Socializar los beneficios que a futuro van a obtener con el cambio de sistemas de información.
Reingeniería de procesos no permite establecer el alcance de un nuevo ERP en sus modelos de negocio.
I008 Afiliados Desconocedor
No son usuarios directos del sistema. No conocen de nuevos sistemas de información Las actividades que desarrollan son de menor complejidad y no requieren de sistemas tan robustos.
Neutral
Socializar los beneficios de modernización tecnológica aun cuando los procesos sean de menor escala.
Demostrar cómo la nueva tecnología permitirá optimizar los procesos en común con la federación y de qué manera su contribución y apoyo en las solicitudes de parte del área administrativa y financiera facilitan el proceso de implementación.
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 157
Anexo 6. Matriz de trazabilidad de requisitos
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
TITULO DEL PROYECTO: IMPLEMENTACION ERP FEDEGAN
FECHA:
DIRECTOR DEL PROYECTO:
id sub-
identificación descripción del
requisito versión tipo prioridad
criterio de aceptación
necesidades, objetivos del
negocio
objetivo del proyecto
entregable de la EDT que lo
resuelve
001 1.1
buscar un sistema que
supla las necesidades de
la empresa
0.1 No
funcional Alta
aprobación del plan del
proyecto
cumplir el alcance del
proyecto
identificar el software que
más se ajuste a las necesidades de la compañía,
en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
1.2 selección del ERP
002 1.1.1
seleccionar una oferta acorde a las necesidades y presupuesto
0.1 No
funcional Alta
aprobación del plan del
proyecto
cumplir el alcance del
proyecto
identificar el software que
más se ajuste a las necesidades de la compañía,
en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
1.2 selección del ERP
003 1.2
conocer las falencias y
necesidades de cada área de la
empresa
0.1 funcional Alta aprobación del plan del
proyecto
cumplir el alcance del
proyecto
identificar el software que
más se ajuste a las necesidades de la compañía,
en cuanto a funcionabilidad, soporte y costo.
1.1 levantamiento de requisitos
004 1.3
contextualizar a todos los
colaboradores sobre el proyecto
0.1 No
funcional Alta
aprobación del plan del
proyecto
cumplir el alcance del
proyecto
capacitar al personal en el uso del ERP.
2.1 socialización del proyecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 158
005 1.3.1
adecuar el espacio para
realizar la socialización del
proyecto
0.1 No
funcional Media
aprobación del plan del
proyecto
cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto
capacitar al personal en el uso del ERP.
2.1 socialización del proyecto
006 1.3.2
organizar un plan de trabajo
interno cada área para las
fases de implementación
0.1 funcional Media aprobación
del informe de sesión
cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto
capacitar al personal en el uso del ERP.
3.1 plan de capacitación
007 1.4
configurar los equipos de los usuarios de las
áreas beneficiadas con
el proyecto
0.1 funcional Media aprobación
del informe de la actividad
cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto
Disponer y mejorar de las herramientas e infraestructura
tecnológica ERP.
3.2 configuración del sistema
008 1.4.1
adecuar los servidores de acuerdo a las
especificaciones técnicas el ERP
0.1 funcional Media aprobación
del informe de la actividad
cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto
Disponer y mejorar de las herramientas e infraestructura
tecnológica ERP.
2.2 intervención y
mantenimientos
009 1.5
depuración de saldos e
informes de cada área
0.1 funcional Media aprobación
del informe de sesión
cumplir el cronograma y presupuesto del proyecto
Optimizar y mejorar los procesos internos.
2.3 levantamiento bases de datos
010 1.6
diligenciar alcances,
plantillas y tablas de los módulos
para configuración de la base de datos
0.1 funcional Alta aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Optimizar y mejorar los procesos internos.
2.3 levantamiento bases de datos
011 1.7
presentar las funcionalidades del ERP a cada
área
0.1 funcional Alta aprobación del plan del
proyecto
cumplir el nivel de calidad requerido
Optimizar y mejorar los procesos internos.
3.1 plan de capacitación
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 159
012 1.8
verificar que la información y
plantillas diligenciadas por
cada área cumpla con los requerimientos
0.1 funcional Alta aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Optimizar y mejorar los procesos internos.
3.3 migración de la
información
013 1.8.1
validar cifras, información y documentos
ingresados a la base de datos
del ERP
0.1 funcional Alta aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Optimizar y mejorar los procesos internos.
3.3 migración de la
información
014 1.8.2
comprobar que la información generada este acorde con la
parametrización
0.1 funcional Media aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Validar el cumplimiento de las necesidades
de cada área
4.1 informes generados
015 1.8.3
Verificar que las cifras y los informes
requeridos cumplan con las necesidades de
cada área
0.1 funcional Alta aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Validar el cumplimiento de las necesidades
de cada área
4.1 informes generados
016 1.8.4
Analizar, garantizar los
procesos y documentar pruebas de
calidad
0.1 funcional Alta Finalización del plan de
entrenamiento
cumplir el nivel de calidad requerido
Validar el cumplimiento de las necesidades
de cada área
3.3.1 testeo pruebas
iniciales y ajustes
precarga
017 1.9
Realizar una evaluación de
satisfacción a los usuarios del
ERP.
0.1 funcional Alta aprobación
del informe de sesión
cumplir el nivel de calidad requerido
Documentar los avances y resultados obtenidos durante el proceso de
implementación del software.
5.1 cierre tecnico
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 160
Anexo 7. Listado de actividades con análisis PERT.
ULTIMO NIVEL DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)
ESP. (DIAS)
PES (DIAS)
PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción
1.1.1 Reporte diagnóstico software actual 45%
1 Identificar cada una de las fortalezas en un check list 1 2 3 2,00 Inicio 0,33 0,11
2 Identificar los puntos de mejora y debilidades en un check list 1 2 3 2,00 Inicio 0,33 0,11
3 Determinar los requerimientos de hardware para su correcto funcionamiento 1 2 3 2,00 1, 2 0,33 0,11
1.1.2 Lista de especificaciones técnicas 45%
4 Identificar y documentar todos los requerimientos y especificaciones funcionales 1 2 4 2,17 3 0,50 0,25
5 Identificar y documentar todos los requerimientos y especificaciones no funcionales 1 2 4 2,17 3 0,50 0,25
1.1.3 Entrevistas a usuarios10%
6 Desarrollar los cuestionarios de preguntas 1 2 3 2,00 4, 5 0,33 0,11
7 Definir el grupo de personal a quienes se aplica la entrevista 1 2 3 2,00 6 0,33 0,11
8 Aplicar las entrevistas y recolectar los datos 2 4 6 4,00 7 0,67 0,44
9 Hacer la tabulación de datos 1 2 3 2,00 8 0,33 0,11
1.2.1 Listado de proveedores 15%
10
Hacer investigación de los posibles proveedores de ERP que hay en Bogotá 1 3 6 3,17 9 0,83 0,69
11
Categorizar los posibles proveedores, para saber si son distribuidores o comercializadores, fabricantes o dueños del software, o desarrolladores 1 2 3 2,00 10 0,33 0,11
12
Realizar un consolidado y calificación de posibles proveedores identificados y categorizados 1 2 3 2,00 10, 11 0,33 0,11
1.2.2 Listado de propuestas 20%
13
Redactar documento de solicitud de cotización y presentación de la compañía de acuerdo con la categoría del proveedor 1 2 4 2,17 12 0,50 0,25
14 Expedir las solicitudes de cotización, por medio del correo electrónico de manera formal 1 2 3 2,00 12, 13 0,33 0,11
15
Compilar las cotizaciones y anexos correspondientes para su evaluación posterior 1 2 3 2,00 14 0,33 0,11
16 Conformar grupo de evaluación de las opciones 1 2 4 2,17 15 0,50 0,25
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 161
ULTIMO NIVEL DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)
ESP. (DIAS)
PES (DIAS)
PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción
1.2.3 Evaluación y diagnóstico 25%
17 Coordinar el sitio y fecha para la socialización y reunión
1 2 3 2,00 16 0,33 0,11
18
Ejecutar la reunión y documentar los aspectos importantes de esta (Elección, funcionabilidad del software, duración, fecha de inicio, costo, servicios de soporte, etc.) 1 2 3 2,00 16, 17 0,33 0,11
1.2.4 Proceso contractual 40%
19 Comunicar oficialmente al proveedor del software seleccionado 1 2 4 2,17 18 0,50 0,25
20 Coordinar firma y entrega del contrato 1 3 5 3,00 19 0,67 0,44
2.1.1 Material para socialización 30%
21 Reunir información, tanto de presentación del proyecto como del proveedor y software seleccionado 2 3 4 3,00 20 0,33 0,11
22 Elaborar la presentación final para socializar a los empleados 1 2 3 2,00 21 0,33 0,11
2.1.2 Reunión de socialización 70%
23 Coordinar y Comunicar el lugar y fecha de la socialización
1 2 3 2,00 22 0,33 0,11
24
Ejecutar la socialización a los empleados de la organización y elaborar documento soporte 1 2 4 2,17 23 0,50 0,25
2.2.1 Listado de requisitos de hardware 35%
25
Solicitar información técnica al proveedor acerca de las condiciones necesarias e ideales de los equipos de cómputo para que el software funcione correctamente 1 2 4 2,17 20, 24 0,50 0,25
26 Categorizar y ordenar la información recolectado en la lista final 1 2 3 2,00 25 0,33 0,11
2.2.2 Construcción de inventario detallado de los equipos 30%
27 Definir las áreas en donde se realizará el inventario de los equipos 1 2 4 2,17 26 0,50 0,25
28 Diseñar el formato y método de ingreso de datos para el inventario 1 2 3 2,00 27 0,33 0,11
29 Realizar el conteo físico de los equipos con ayuda del formato 1 2 4 2,17 27, 28 0,50 0,25
2.2.3 Reporte de mantenimiento de equipos 35%
30 Realizar reporte del estado inicial y plan de mantenimiento de los equipos de cómputo y servidores 2 5 7 4,83 29 0,83 0,69
31 Ejecutar las labores de mantenimiento de acuerdo con el plan establecido 6 10 15 10,17 30 1,50 2,25
32
Realizar reporte del estado final e intervenciones de los equipos de cómputo y servidores y la entrega de los mismos 3 5 8 5,17 31 0,83 0,69
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 162
ULTIMO NIVEL DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)
ESP. (DIAS)
PES (DIAS)
PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción
2.3.1 Normas y recomendaciones de elaboración y entrega 25%
33 Solicitar información al proveedor acerca de la elaboración de las bases de datos 2 3 5 3,17 20 0,50 0,25
34 Entregar al personal a través del líder de cada área la información suministrada por el proveedor 1 2 3 2,00 33 0,33 0,11
2.3.2 Lista de recomendaciones técnicas de archivos 25%
35 Definir los atributos técnicos de los archivos con el proveedor 1 2 3 2,00 33 0,33 0,11
36 Comunicar al personal a través del líder de cada área la información suministrada por el proveedor 1 2 3 2,00 34, 35 0,33 0,11
2.3.3 Generación portafolio bases de datos %50
37 Elaboración de las bases de datos en cada área 15 20 25 20,00 36 1,67 2,78
38
Recepción y compilación de la información requeridos por el proveedor
5 8 12 8,17 37 1,17 1,36
39
Validación junto con el personal de soporte del ERP y entrega formal de la información 7 9 14 9,50 38 1,17 1,36
3.1.1 Cronograma y material de capacitación 25%
40
Definir los temas que se deben incluir para la capacitación, tanto generales como específicos por área 4 8 12 8,00 39 1,33 1,78
41 Diseñar y ajustar cronograma con el proveedor para las capacitaciones 2 4 7 4,17 40 0,83 0,69
42
Entregar al sponsor material y cronograma para su validación y aprobación 2 4 7 4,17 40, 41 0,83 0,69
43
Una vez validado socializar e informar al personal de la compañía el cronograma de capacitaciones 1 2 3 2,00 42 0,33 0,11
3.1.2 Capacitación al personal 50%
44
Preparar disponer el espacio y los equipos necesarios para las capacitaciones 2 3 6 3,33 43 0,67 0,44
45 Elaborar formatos de evidencia de cada capacitación
1 2 4 2,17 43 0,50 0,25
46 Dictar capacitaciones a los empleados 80 105 125 104,17 44, 45 7,50 56,25
3.1.3 Informe evaluativo de
47
Recopilar mediante encuestas al personal su nivel de expectativa y satisfacción con las capacitaciones 3 5 7 5,00 46 0,67 0,44
48 Formar el compendio y archivo del informe 2 3 5 3,17 47 0,50 0,25
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 163
ULTIMO NIVEL DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)
ESP. (DIAS)
PES (DIAS)
PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción
capacitaciones 25% 49
Socializar tanto al patrocinador como al proveedor los resultados 1 2 3 2,00 48 0,33 0,11
3.2.1 Instalación del ERP en el servidor 27%
50
Validar que las conexiones de red e internet estén en optimo estado para la instalación del ERP 1 2 3 2,00 32 0,33 0,11
51
Entregar el servidor, con mantenimientos y actualizaciones para la instalación del ERP 1 2 4 2,17 50 0,50 0,25
52
Coordinar el personal de acompañamiento durante la instalación del ERP al servidor y los equipos de computo 1 2 4 2,17 50, 51 0,50 0,25
3.2.2 Instalación del ERP en los equipos de cómputo 27%
53
Coordinar el reemplazo de equipos durante la instalación del ERP 1 2 4 2,17 52 0,50 0,25
54
Entregar los equipos de cómputo, con mantenimientos y actualizaciones para la instalación del ERP 1 2 4 2,17 53 0,50 0,25
3.2.3 Creación, parametrización y accesos de los usuarios 27%
55 Establecer perfiles de los usuarios y número total de estos 5 7 10 7,17 54 0,83 0,69
56 Hacer la parametrización de cada módulo y usuario
20 30 45 30,83 55 4,17 17,36
3.2.4 Informe de ejecución 19% 57
Hacer el levantamiento de información de parametrización e instalación del ERP (formatos, actas, cronogramas, resultados, etc.) 3 5 7 5,00 56 0,67 0,44
58 Formar el compendio y archivo del informe 2 4 7 4,17 57 0,83 0,69
3.3.1 Testeo, pruebas iniciales
y ajustes Precarga 25%
59 Hacer testeo y pruebas de funcionabilidad del software 4 7 10 7,00 49, 58 1,00 1,00
60 Identificar falencias y errores mediante el análisis de las pruebas 2 4 7 4,17 59 0,83 0,69
61 Hacer ajustes iniciales sobre los resultados 3 5 8 5,17 60 0,83 0,69
3.3.2 Migración de datos al ERP
50%
62 Validar que las conexiones de red e internet estén en optimo estado para la migración de los datos al ERP 1 2 3 2,00 61 0,33 0,11
63 Disponer y entregar el servidor y equipos de cómputo, para la migración de los datos 1 2 4 2,17 62 0,50 0,25
64 Ejecutar la migración de los datos al ERP
2 4 6 4,00 63 0,67 0,44
65 Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 1 3 5 3,00 64 0,67 0,44
66 Documentar falencias y errores detectados 1 3 6 3,17 65 0,83 0,69
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 164
ULTIMO NIVEL DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD OPTIM. (DIAS)
ESP. (DIAS)
PES (DIAS)
PERT PREDEC σ σ^2 ID Descripción
3.3.3 Análisis y evaluación de
resultados 25% 67 Hacer ajustes finales sobre el proceso de migrado
2 3 7 3,50 66 0,83 0,69
4.1.1 Reportes iniciales 50%
68 Correr procesos para generar los primeros informes 1 3 6 3,17 67 0,83 0,69
69 Documentar paso a paso todo el proceso 1 2 3 2,00 68 0,33 0,11
4.1.2 Diagnostico a reportes iniciales 50%
70 Hacer la evaluación y análisis iniciales de los informes generados 2 3 6 3,33 69 0,67 0,44
71
Validar el cumplimiento de las expectativas de las áreas involucradas 1 2 4 2,17 70 0,50 0,25
72
Determinar con los empleados las posibles falencias o puntos a mejorar para el nuevo proceso 1 3 6 3,17 71 0,83 0,69
73 Documentar el estudio y socialización del análisis de los resultados 1 2 4 2,17 72 0,50 0,25
4.2.1 Depurado de errores 50%
74 Correr procesos de arreglo de errores 1 2 3 2,00 73 0,33 0,11
75 Hacer testing y pruebas de funcionabilidad 1 3 5 3,00 74 0,67 0,44
76
Validar el cumplimiento de las expectativas de las áreas involucradas 1 2 4 2,17 75 0,50 0,25
4.2.2 Informe de resultados final 50%
77 Realizar informe final de acuerdo con el proceso y los resultados obtenidos 1 2 3 2,00 76 0,33 0,11
78 Socializar informe con los empleados 1 2 3 2,00 77 0,33 0,11
5.1.1 Trasferencia de resultados finales 50%
79 Elaborar presentación de resultados finales del proyecto 0,5 1 2 1,08 78 0,25 0,06
80
Hacer reunión de entrega y aceptación formal de los resultados del proyecto con el sponsor 1 2 3 2,00 79 0,33 0,11
5.1.2 Informe de entrega de resultados 50%
81 Generar acta de aceptación de resultados para su firma 0,5 1 2 1,08 80 0,25 0,06
82 Hacer documento de lecciones aprendidas del proyecto 0,5 1 2 1,08 80 0,25 0,06
5.2.1 Validación y evaluación de procesos 50%
83 Revisar que la totalidad de las actas de entrega del proyecto estén debidamente firmadas 0,5 1 2 1,08 81,82 0,25 0,06
84 Liberar recursos del proyecto 0,5 1 2 1,08 83 0,25 0,06
5.2.2 Documentación de cierre 50%
85 Elaborar acta de cierre general del proyecto 0,5 1 2 1,08 84 0,25 0,06
86
Archivar la información general del proyecto en la ubicación dispuesta por la compañía 0,5 1 2 1,08 85 0,25 0,06
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 165
Anexo 8. Diagrama de red
Continua en la siguiente pagina >>
Ilustración 1 act 1-15
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 166
Parte 2 actividades 16 a 30
Ilustración 2 Act 16-30
Continua en la siguiente pagina >>
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 167
Parte 3 Actividades 31 a 41
Continua en la siguiente pagina >>
Ilustración 3 act 31- 41
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 168
Parte 4 Actividades 42 a 61
Ilustración 4 Act 42 - 61
Continua en la siguiente pagina >>
Ilustración 5 Act 42 - 61
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 169
Parte 5 Actividades 62 a 86
Ilustración 6 Act. 62 - 86
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 170
Anexo 9. Línea base del cronograma
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 171
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 172
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 173
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 174
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 175
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 176
Anexo 10. Asignación de recursos
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 177
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 178
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 179
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 180
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 181
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 182
Anexo 11. Plan de capacitación y desarrollo
Tipo de capacitación
Nombre de la capacitación
Objetivo Meta fecha/duración Duración Dirigido a Encargado Costo
Competencias genéricas
Información clave para migrar a SAP
Reunir la información necesaria para migrarla a SAP y empezar la adecuación del software a los procesos de la compañía
Que el personal entienda que información es necesaria y la presentación correcta de esta para su posterior migración 11-15 de septiembre 2-3 días
Personal administrativo de FEDEGAN
Director de proyecto
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias genéricas
Presentación formal del proveedor y software
Socializar al proveedor con los empleados de la compañía y dar a conocer aspectos importantes tanto de producto como de proyecto
Generar una idea clara de lo que será el nuevo software y el cambio que representa a nivel de procesos y los beneficios que este traerá para la empresa y los empleados 16-21 de septiembre 2-3 días
Personal administrativo de FEDEGAN
Director de proyecto y proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias genéricas
Socialización cronograma de aprendizaje
Presentar y entregar la información de capacitaciones que se realizaran durante la implementación del software
Suministrar a los empleados fechas claras de las capacitaciones técnicas para que sepan cuando, como se trabajaran 22-24 de septiembre 2 días
Personal administrativo de FEDEGAN
Director de proyecto y sponsor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias genéricas
Introduction al SAP BUSINESS ONE
Dar una inducción de SAP para poner en contexto a los empleados de la compañía
Que los empleados tengan claridad de la herramienta que empezaran a usar y de esta manera tengan un primer acercamiento y se familiaricen con el mismo 25-30 de septiembre 4 días
Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias genéricas
Manejo integral del software
Hacer una revisión total de todas las herramientas que ofrece SAP
Que el personal amplié su nivel de dominio sobre el programa con fin de solidificar sus bases y conocimientos 01-06 de octubre 4 días
Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas Manejo modulo 1
Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico
Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 07-28 de octubre 15-20 días Personal área de Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas Manejo modulo 2
Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico
Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área
29 octubre- 18 noviembre 15-20 días Personal área de Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas Manejo modulo 3
Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico
Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área
19 noviembre - 09 diciembre 15-20 días Personal área de Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 183
Competencias técnicas Manejo modulo 4
Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico
Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 10-30 de diciembre 15-20 días Personal área de Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas Manejo modulo 5
Reunir a la persona que harán uso de este módulo y dictar clases de manejo con talleres prácticos que ayudarán al aprendizaje y dominio del módulo especifico
Hay que asegurar que el personal tengo pleno dominio y conocimiento del módulo del cual hará mayor uso de acuerdo con su rol de área 04 – 22 enero 2021 15-20 días Personal área de Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas Refuerzos por área
Aclarar las diferentes dudas e inquietudes del personal y reforzar esos temas
Lograr que el personal de peje sus dudas y se sientan en la capacidad de operar con el nuevo software 25 - 29 enero 2021 05-08 días
Personal administrativo de FEDEGAN Proveedor
costo incluido dentro de contrato de implementación
Competencias técnicas
Evaluación de capacitación
Evaluar los conocimientos adquiridos por el personal, mediante evaluasen teórico practicas del sistema
Determinar el nivel real de dominio del software por parte de los empleados 01 - 12 febrero 2021 10 días
Personal administrativo de FEDEGAN
Director de proyecto, proveedor y sponsor
costo incluido dentro de contrato de implementación
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 184
Anexo 12. Sistema de información de comunicaciones
Interesados Información Método Momento/Frecuencia Remitente
Gestión de compra del software: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP(candidatos)
Acta de levantamiento de requisitos: *Documento de diagnóstico del estado y características del software actual *Listado de especificaciones técnicas requeridas para el ERP *Entrevistas destinada a los empleados con el fin de saber necesidades, expectativas y sugerencias para el nuevo ERP *Formatos de entrevista diligenciados con la información Acta de selección de proveedor *Listado de proveedores candidatos de acuerdo con requerimientos *Listado de propuestas recibidas por los candidatos *Documentos de solicitud de información y solicitudes de propuestas *Documento de evaluación y diagnósticos con resultados *Contrato del proveedor seleccionado
Documentos Impresos: Acta de levantamiento de requisitos y acta de selección de proveedores, y entrevistas, contrato Documentos digitales: Listado de requisitos, solicitudes información y solicitudes de propuestas Correo electrónico para convocatoria de reuniones Reunión de evaluación de propuesta
Inicio del proyecto en la fase de gestión de compra del software
Propuestas: candidatos Reunión: director de proyectos Correo electrónico: Analista de proyecto Entrevistas: Coordinadores de área Documentos: Equipo de proyecto
Preparación: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP
Acta de socialización: *Acta de reunión con la descripción de las misma *Presentación del proyecto y el software Soporte de intervención a equipos: *Listado de requerimientos de hardware para implementación *Inventarios equipos de computo y servidores *Reporte de mantenimiento Bases de datos: *Listado de requisitos para los archivos *Normas y recomendaciones de entrega *bases de datos
Documentos Impresos: Acta de socialización, inventario de equipos Documentos digitales: Presentación del proyecto, listados de requerimientos, reportes de mantenimientos, instructivos entrega base de datos, bases de datos Correo electrónico: Convocatoria de reuniones Reuniones: socialización de proyecto
Durante la fase de preparación
Documentos: Equipo de proyecto Reunión: Director de proyectos Correo electrónico: Analista de proyecto Inventario y reporte de mantenimiento: ingenieros de sistemas Instructivos de entrega: proveedor Bases de datos: Personal de apoyo de áreas
Implementación Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP *Aliados Estratégicos *Afiliados
Plan de capacitación: *Cronograma *Material de capacitación *Actas de capacitación Informe de ejecución de configuración del sistema Análisis y evaluación del proceso de migración
Documentos Impresos: Cronograma, material de capacitación, actas de capacitación, informe de ejecución de configuraciones y análisis y evaluación del proceso de migración de información Documentos Digitales: Los que resulten durante el proceso y se requiera conservar Correo electrónico: convocatoria reuniones de capacitación Reuniones: Una por capacitación
Durante la fase de implementación y hasta completar el cronograma de capacitaciones
Documentos impresos: Equipo de proyecto y proveedor Reunión: Analista de proyecto Correo electrónico: Analista de proyecto
Salida en vivo: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa
Primeros informes generados con el ERP Diagnostico de informes generados Informe de resultados finales
Documentos impresos: Informes generados con el ERP Diagnostico a los informes Informe de resultados finales
Durante la fase de salida en vivo Documentos impresos: Informes generados: Personal de apoyo por áreas Diagnostico de informes: equipo de proyecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 185
Interesados Información Método Momento/Frecuencia Remitente
*Coordinadores de áreas *Personal Apoyo de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP
Correo electrónico: Solicitudes de aclaración de procesos por parte de los interesados Reuniones: Reunión para hacer el diagnóstico a los informe generados
Informe de resultado finales: Proveedor Reuniones: Director de proyecto
Cierre: *Presidencia Ejecutiva Fedegan *Dirección Administrativa *Coordinadores de áreas *Ingenieros de Sistemas *Proveedor ERP
Acta de cierre del proyecto, con sus respectivos anexos
Documentos impresos: Acta de cierre Documentos Digitales: Anexos a acta de cierre Correo electronico: Convocatoria reunión de cierre y comunicado oficial de resultados a todos los interesados Reunión: Reunión de cierre y socialización de cierre
Durante la fase de cierre del proyecto
Documentos impresos: Analista del proyecto Documentos digitales: Equipo de proyecto Correo electrónico: Analista de proyecto Reuniones: Director de proyecto
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 186
Anexo 13. Matriz de comunicaciones del proyecto
MATRÍZ DE COMUNICACIONES
PROYECTO: Implementación de un ERP para la empresa FEDEGAN
ORGANIZACIÓN: FEDEGAN
SPONSOR: José Félix Laurie
GERENTE DE PROYECTO: Pedro Alejandro Martínez
COMUNICACIÓN ROL - NOMBRE CONTROL
TIPO
MÉTODO MOTIVO FRECUENCIA
CONTENIDO /
ANEXOS
URGENCIA
SENSIBILIDAD
EMISOR DESTINATARIO
AUTORIZA
ASISTENTES
REGISTROS -
DOCUMENTOS SEGUIMIENTO
OBSERVACIONES
INT
ER
AC
TIV
A
LLA
MADAS TEL/ CHAT
Proceso de cotización
Una sola vez
N/A Alta
Información
confidencial para la
compañía
Analista
de proyecto Proveedo
r de software
Director de
proyecto
Analista de
proyectos y proveedor
Se complementa con
un correo electrónico formal
Se copia al director de
proyectos
Solicitudes aclaración
de información o actividades
Diaria N/A Baja
Información
confidencial para la
compañía
Cualqui
er interesado
compañeros de área o
líder N/A
Cualquier
interesado N/A N/A
Serán solicitudes
informales para aclarar dudas
sobre a actividades
REUNIÓN EQUIPO PROYECTO
Reunión de avance de
proyecto Semanal
informes de avance
Media
Información
correspondiente a las
actividades del proyecto
Director
de proyecto Equipo
de proyecto
Director de
proyecto
Director y equipo de
proyecto
Documento informe avance
proyecto
Control de versiones
El director de proyecto será quien
pueda hacer modificaciones al documento
nadie mas
REUNIÓN EQUIPO POR CADA AREA
Reunión avance
actividades Diaria
informes de avance
Baja
Información
correspondiente a las
actividades de cada área concernientes
al proyecto
Líder
de área
Personal de apoyo por
área
Líder de área
Personal de apoyo
por área
Documento informe avance
proyecto
Control de versiones
El líder de área será quien
pueda hacer modificaciones al documento
nadie mas
COMITÉ SEGUIMIENTO PROYECTO/CONTROL DE CAMBIOS
Reunión de aprobación
y control a solicitudes de
cambio
Cada vez que se genere una solicitud de
cambio
Registro de
solicitud y trazabilidad de cambios
Alta
Información
correspondiente a las
actividades del proyecto
interesados
Comité control de cambios
Comité control
de cambios
Analista de
proyecto y comité de control de cambios
Documento solicitud de cambio y
respuesta al mismo
Control de versiones
El comité será el
encargado de manipular la
documentación
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 187
Reunión con el Sponsor Reunión
de avance de proyecto
Trimestral
informes de avance
Alta
Información
correspondiente a las
actividades del proyecto
Director
de proyecto Sponsor
Sponsor
Director de proyecto y sponsor
Documento
informe avance proyecto
Control de versiones
La forma de reunión
depende de la disponibilidad de tiempo del
sponsor y para ella se tiene
dispuestos de mera física una sala de juntas, o
su oficina, de manera virtual la herramienta de video llamada
con la plataforma de la
compañía
CORREO ELECTRÓNICO
Convocatoria y
confirmación de reuniones
Diaria
Solicitud de
reuniones con fecha
Alta Carácter
informativo
*Sponsor
*director de proyecto *Líder de
área *Proveedor
*Sponsor *director de
proyecto *Líder de área
*Proveedor *Equipos de
trabajo
Líder de quien la
convoca
*Sponsor
*director de proyecto *Líder de
área *Proveedor *Equipos de
trabajo
Correo
electrónico N/A
Recepción cotizaciones
Una sola vez
Una cotización por cada
proveedor
Alta
Información
confidencial para la
compañía
Provee
dor de software
Analista de proyecto
Director de
proyecto
Analista de
proyectos y proveedor
Documento
de cotizaciones y anexos recibidos
Se copia al director de
proyectos
el documento
debe contener todas las
cotizaciones
COMUNICADO INTERESADOS
Informe estado de avance del proyecto
Al finalizar un paquete de
trabajo
informes de avance
Alta
Información
confidencial para la
compañía
Director
de proyecto Interesados
Director de
proyecto
Director e
interesados
Documento informe de avance
Control de versiones
El coincido debe ir dirigido a
la parte interesada
específicamente no se hará de
manera general para todos
ACTA COMITÉ PROYECTO
ACTA SOCIOS
PU
LL
REPOSITORIO INTRANET N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
PÁGINA INTERNET Boletines
informativos Trimestral
N/A Media Informac
ión de tipo publico
Sponsor
Afiliados Sponsor
N/A Boletín
cargado a la pagina
Control de versiones
N/A
BASE DATOS PROYECTO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
E-LEARNING PROYECTO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 188
Anexo 14. Registro de riesgos
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No. RIESGO TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADOR DEL RIESGO
ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO
EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL
RIESGO
PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL
(P*I)
BASES PARA EL ANÁLISIS DEL
IMPACTO
IMPACTO EN COSTO
IMPACTO EN
TIEMPO
Vr. MONETARIO ESPERADO
(costo)
Vr. ESPERADO
(tiempo)
1
La inexperiencia de la compañía en la gerencia de proyectos puede ocasionar que el alcance no esté bien definido, lo que puede ocasionar retrasos, sobrecostos y reprocesos
NEGATIVO Técnico
Ambigüedad o falta de claridad con la declaración del alcance
Gestión de compra del software
0,80 0,90 0,72
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 67.200.000
60 $ 53.760.000
48
2
El levantamiento incorrecto de requisitos puede ocasionar la inconformidad del personal de la compañía y generar rechazo del proyecto
NEGATIVO Técnico
Quejas y reclamos del personal en la socialización del proyecto con el proveedor de software seleccionado
Preparación 0,90 0,70 0,63
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 42.600.000
33 $ 38.340.000
30
5
Los costos elevados para la implementación de un software pueden provocar desinterés por parte de la dirección y como consecuencia no proporcionen los recursos para financiar el proyecto
NEGATIVO Gestión
Oferta de Presupuesto baja versus los costos asociados a la negociación
Gestión de compra del software
0,70 0,90 0,63
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 38.000.000
37 $ 26.600.000
26
9
Bajo acompañamiento en la elaboración de las bases de datos puede hacer que contengan errores y hacer más demorado este proceso por lo cual
NEGATIVO Técnico
Encontrar errores durante la validación de la información con el proveedor y recibir solicitudes de aclaración, sesiones extra, etc.
Preparación 0,70 0,90 0,63
Una falla en la definición de la base de datos
causaría demoras y costos
adicionales
$ 47.900.000
34 $ 33.530.000
24
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 189
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No. RIESGO TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADOR DEL RIESGO
ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO
EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL
RIESGO
PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL
(P*I)
BASES PARA EL ANÁLISIS DEL
IMPACTO
IMPACTO EN COSTO
IMPACTO EN
TIEMPO
Vr. MONETARIO ESPERADO
(costo)
Vr. ESPERADO
(tiempo)
se producen retrasos en el cronograma
7
Realizar una gestión inadecuada de los interesados puede ocasionar reprocesos y como consecuencia generar sobrecostos y retrasos
NEGATIVO Gestión
Aparición de requisitos o necesidades no identificadas desde el inicio del proyecto
Ciclo de vida del proyecto 0,80 0,70 0,56
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 34.000.000
30 $ 27.200.000
24
17
Demoras en la entrega de información para configuración de la base de datos puede ocasionar sobrecostos y retrasos
NEGATIVO Gestión
Incumplimiento de hitos y retrasos en el cronograma
Preparación 0,80 0,70 0,56
La información para alimentar el proyecto es algo que ocasionaría
demoras y costos adicionales
$ 34.000.000
30 $ 27.200.000
24
18
Incumplimiento y/o falta de requisitos en las actas de entrega de cada fase pueden causar que las fases dependientes del proyecto se retrasen.
NEGATIVO Gestión
Actas sin firmas, sin los requisitos solicitados, no enviadas a tiempo al Consultor
Preparación 0,70 0,80 0,56
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 42.000.000
37 $ 29.400.000
26
16
Existe facilidad de interconexión por ETL que facilitan la transferencia de datos entre los sistemas actuales y el nuevo ERP permitiendo disminuir tiempos de proceso.
POSITIVO Gestión
La forma de extraer la información de las fuentes actuales permite transferencias vía ETL y el nuevo ERP los interpreta de forma nativa
Preparación 0,50 0,90 0,45
Facilitar la transferencia de información entre bases de datos de forma directa reduce tiempo y costos
-$ 16.900.000
-15 -$ 8.450.000
- 8
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 190
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No. RIESGO TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADOR DEL RIESGO
ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO
EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL
RIESGO
PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL
(P*I)
BASES PARA EL ANÁLISIS DEL
IMPACTO
IMPACTO EN COSTO
IMPACTO EN
TIEMPO
Vr. MONETARIO ESPERADO
(costo)
Vr. ESPERADO
(tiempo)
13
Si las estructuras de bases de datos actuales y nuevas son muy disímiles puede ocasionar retrasos al tener que convertir la información en formatos no planificados
NEGATIVO Gestión
Encontrar estructuras de datos no compatibles, o con información no disponible
Preparación 0,50 0,80 0,40
Si la información que requiere la nueva base de datos no está disponible es
necesario construir esta información, lo
que trae demoras y sobrecostos
$ 17.000.000
15 $ 8.500.000
8
4
Un cambio de administración puede ocasionar alteración en la estructura organizacional y causar el retraso o cancelación del proyecto
NEGATIVO Gestión Cambios en la alta gerencia de la organización
Gestión de compra del software
0,30 0,90 0,27
Si llegara una nueva
administración que no apoyara el proyecto, puede
ocasionar la cancelación del
mismo.
$ 15.000.000
13 $ 4.500.000
4
6
Debido a que será una herramienta totalmente nueva para el personal puede existir desinterés y provocar rechazo al cambio
NEGATIVO Gestión Personal reticente en el proyecto
Ciclo de vida del proyecto 0,80 0,30 0,24
El miedo al cambio y el
desinterés puede hacer que la baja
participación causa retrasos y
sobrecostos.
$ 7.000.000
7 $ 5.600.000
6
10
Estimaciones erróneas de los recursos físicos para la implantación del ERP pueden ocasionar insuficiencia del proceso y provocar sobre costos
NEGATIVO Gestión
Ajustes al presupuesto, adquisiciones no contempladas en la línea base de alcance
Implementación 0,30 0,70 0,21
Si le infraestructura física no es la adecuada sería necesario construirla, lo que generaría sobrecostos importantes
$ 15.500.000
13 $ 4.650.000
4
11
La información errada e incompleta por parte de los proveedores, puede entorpecer el proceso de selección causando
NEGATIVO Comercial
Condiciones comerciales no especificadas en la propuesta
Gestión de compra del software
0,20 0,90 0,18
Es un riesgo que puede afectar todo el proyecto, esto es en tiempo y costo
$ 8.000.000
8 $ 1.600.000
2
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 191
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No. RIESGO TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADOR DEL RIESGO
ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO
EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL
RIESGO
PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL
(P*I)
BASES PARA EL ANÁLISIS DEL
IMPACTO
IMPACTO EN COSTO
IMPACTO EN
TIEMPO
Vr. MONETARIO ESPERADO
(costo)
Vr. ESPERADO
(tiempo)
retrasos del cronograma
19
Falta de realización de pruebas en la base de datos para revisar la configuración del sistema podría hacer necesario reprocesar información lo que causaría retrasos en la implementación del ERP
NEGATIVO Gestión
Configuración incompleta, ajustes y correcciones no previstas en el cronograma
Preparación 0,20 0,80 0,16
De no hacerse las pruebas en el momento indicado, es posible que existan retrasos y sobrecostos
$ 8.400.000
8 $ 1.680.000
2
3
Los servidores y equipos de cómputo sean obsoletos pone en riesgo la compatibilidad con el software y puede ocasionar sobrecostos y retrasos del proyecto
NEGATIVO Técnico
Sistema y/o equipos incompatibles con los requisitos solicitados por el proveedor
Preparación 0,50 0,30 0,15
Si los servidores no cumplen los
requisitos mínimos, sería
necesario remplazarlos lo que llevaría a
tener que hacer un proceso de
compra, generado demoras y costos
adicionales.
$ 10.000.000
14 $ 5.000.000
7
14
Los reportes base del nuevo ERP no son capaces de generar un tipo de reporte particular ocasionaría un incremento en costos al tener que desarrollar un reporte.
NEGATIVO Gestión Inconformidad de los usuarios
Implementación 0,20 0,70 0,14
Un desarrollo a la media no esta contemplado y de ser necesario aumentaría principalmente en costos
$ 6.800.000
6 $ 1.360.000
1
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 192
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO ACTUAL EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No. RIESGO TIPO DE
IMPACTO CATEGORÍA DE RIESGO
DISPARADOR DEL RIESGO
ETAPA DEL PROYECTO O PERIODO DE TIEMPO
EN QUE SE PUEDE PRESENTAR EL
RIESGO
PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO ACTUAL
(P*I)
BASES PARA EL ANÁLISIS DEL
IMPACTO
IMPACTO EN COSTO
IMPACTO EN
TIEMPO
Vr. MONETARIO ESPERADO
(costo)
Vr. ESPERADO
(tiempo)
8
Defectos en el plan de gestión de comunicaciones pueden llevar a dificultar el uso de los canales de comunicación establecidos, ocasionando retrasos en el desarrollo de las actividades del proyecto
NEGATIVO Gestión
Incumplimiento en el desarrollo de las actividades propuestas
Ciclo de vida del proyecto 0,60 0,20 0,12
Si la organización no es informada adecuadamente puede causar que la información transmitida al proyecto no sea la suficiente generando retrasos y sobrecostos
$ 10.000.000
14,5 $ 6.000.000
9
12
La instauración de normativas o leyes que regulen la adquisición de software a la compañía pueden hacer que le proyecto incurra en procesos legales no contemplados y ocasionar retrasos, sobrecostos o la cancelación del mismo
NEGATIVO Externo
Normativas no contempladas en la planificación del proyecto
Ciclo de vida del proyecto 0,10 0,80 0,08
En caso de que se creara una norma que impida la compra del software, es posible que el proyecto sea cancelado perdiendo lo que se lleve hasta el momento.
$ 6.720.000
5,6 $ 672.000
1
15
El nuevo ERP no contempla normativas regulatorias propias del país o negocio, como consecuencia se incurriría en costos adicionales y tiempo de implementación adicional
NEGATIVO Gestión
Configuración del ERP no da cumplimiento a la legislación colombiana
Implementación 0,10 0,80 0,08
Un desarrollo a la media no está contemplado y de ser necesario aumentaría principalmente en costos
$ 4.000.000
3 $ 400.000
0
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 193
Registro de riesgos (continuación)
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL
No. RIESGO ESTRATEGIA DE
RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA
COSTO DEL PLAN DE
RESPUESTA
DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA
PLAN DE CONTINGENCIA
DUEÑO DEL RIESGO
PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO
RESIDUAL (PR*IR)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
COSTO (VME)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
TIEMPO
1
La inexperiencia de la compañía en la gerencia de proyectos puede ocasionar que el alcance no esté bien definido, lo que puede ocasionar retrasos, sobrecostos y reprocesos
Evitar
Definir el alcance de manera precisa, clara y concreta desde el inicio del proyecto, si es necesario con la ayuda de alguien externo al mismo
$ 2.073.375 3 N/A Director del proyecto
0,4 0,7 0,28
2
El levantamiento incorrecto de requisitos puede ocasionar la inconformidad del personal de la compañía y generar rechazo del proyecto
Mitigar
Determinar desde el inicio del proyecto el plan de gestión de los interesados, teniendo en cuenta todas las sugerencias, expectativas y necesidades para luego hacer el levantamiento de requisitos
$ 3.294.625 4
*Incluir de manera inmediata, a los nuevos interesados y documentar sus, necesidades, expectativas y sugerencias dentro del plan *Hacer solicitud de cambio si es necesario
Equipo de proyecto
0,5 0,5 0,25
5
Los costos elevados para la implementación de un software pueden provocar desinterés por parte de la dirección y como consecuencia no proporcionen los recursos para financiar el proyecto
Evitar/Mitigar
Documentar y exponer a la alta dirección todos los beneficios y aportes que conlleva realizar dicha inversión, y las alternativas viables de financiación
$ 800.000 2
Hacer uso de la mejor alternativa de financiación para le proyecto
Director y equipo de proyecto
0,4 0,6 0,24
9
Bajo acompañamiento en la elaboración de las bases de datos puede hacer que contengan errores y hacer más demorado este proceso por lo cual se producen retrasos en el cronograma
Evitar/Mitigar
Acordar desde el inicio cronograma y ruta de acompañamiento del personal de soporte durante todo el proceso de capacitación
$ 0 0
Solicitar de manera formal se cumplan con el plan de acompañamiento acordado y requerido para la ejecución de las actividades
Director y equipo de proyecto
0,4 0,6 0,24
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 194
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL
No. RIESGO ESTRATEGIA DE
RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA
COSTO DEL PLAN DE
RESPUESTA
DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA
PLAN DE CONTINGENCIA
DUEÑO DEL RIESGO
PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO
RESIDUAL (PR*IR)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
COSTO (VME)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
TIEMPO
7
Realizar una gestión inadecuada de los interesados puede ocasionar reprocesos y como consecuencia generar sobrecostos y retrasos
Mitigar
Determinar desde el inicio del proyecto el plan de gestión de los interesados, teniendo en cuenta todas las sugerencias, expectativas y necesidades para luego hacer el levantamiento de requisitos
$ 3.294.625 4
*Incluir de manera inmediata, a los nuevos interesados y documentar sus, necesidades, expectativas y sugerencias dentro del plan *Hacer solicitud de cambio si es necesario
Equipo de proyecto
0,4 0,6 0,24
17
Demoras en la entrega de información para configuración de la base de datos puede ocasionar sobrecostos y retrasos
Evitar/Mitigar
Socializar el cronograma y fecha de entrega de información, además de brindar todos los recursos necesarios al personal para el cumplimiento de esta tarea
$ 0 0
Hacer control y seguimiento exhaustivo, solicitando a la alta dirección aumentar el tiempo de dedicación al personal para priorizar esta actividad de forma inmediata
Director del proyecto
0,4 0,6 0,24
18
Incumplimiento y/o falta de requisitos en las actas de entrega de cada fase pueden causar que las fases dependientes del proyecto se retrasen.
Mitigar
Divulgación del plan de gestión de calidad y socialización de cada una de las métricas y criterios de aceptación para los entregables
$ 800.000 2
Verificar los requisitos que se incumplen u omiten y comunicar a quien corresponda para su corrección inmediata
Equipo de proyecto
0,4 0,5 0,2
16
Existe facilidad de interconexión por ETL que facilitan la transferencia de datos entre los sistemas actuales y el nuevo ERP permitiendo disminuir tiempos de proceso.
Aceptar 0,50 0,90 0,45 -$ 8.450.000
13
Si las estructuras de bases de datos actuales y nuevas son muy disímiles puede ocasionar retrasos al tener que convertir la información en
Mitigar
Solicitar al proveedor la validación de compatibilidad de las bases de datos antes de comenzar con el proceso de migración, para determinar las
$ 0 2
Solicitar apoyo del proveedor para solucionar el problema y no generar retrasos
Director del proyecto
0,3 0,6 0,18
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 195
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL
No. RIESGO ESTRATEGIA DE
RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA
COSTO DEL PLAN DE
RESPUESTA
DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA
PLAN DE CONTINGENCIA
DUEÑO DEL RIESGO
PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO
RESIDUAL (PR*IR)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
COSTO (VME)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
TIEMPO formatos no planificados
falencias y las soluciones a las mismas
4
Un cambio de administración puede ocasionar alteración en la estructura organizacional y causar el retraso o cancelación del proyecto
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 4.500.000
4
6
Debido a que será una herramienta totalmente nueva para el personal puede existir desinterés y provocar rechazo al cambio
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 5.600.000
6
10
Estimaciones erróneas de los recursos físicos para la implantación del ERP pueden ocasionar insuficiencia del proceso y provocar sobre costos
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 4.650.000
4
11
La información errada e incompleta por parte de los proveedores, puede entorpecer el proceso de selección causando retrasos del cronograma
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.600.000
2
19
Falta de realización de pruebas en la base de datos para revisar la configuración del sistema podría hacer necesario reprocesar
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.680.000
2
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 196
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL
No. RIESGO ESTRATEGIA DE
RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA
COSTO DEL PLAN DE
RESPUESTA
DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA
PLAN DE CONTINGENCIA
DUEÑO DEL RIESGO
PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO
RESIDUAL (PR*IR)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
COSTO (VME)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
TIEMPO información lo que causaría retrasos en la implementación del ERP
3
Los servidores y equipos de cómputo sean obsoletos pone en riesgo la compatibilidad con el software y puede ocasionar sobrecostos y retrasos del proyecto
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 5.000.000
7
14
Los reportes base del nuevo ERP no son capaces de generar un tipo de reporte particular ocasionaría un incremento en costos al tener que desarrollar un reporte.
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 1.360.000
1
8
Defectos en el plan de gestión de comunicaciones pueden llevar a dificultar el uso de los canales de comunicación establecidos, ocasionando retrasos en el desarrollo de las actividades del proyecto
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 6.000.000
9
12
La instauración de normativas o leyes que regulen la adquisición de software a la compañía pueden hacer que le proyecto incurra en procesos legales no contemplados y
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 672.000
1
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 197
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PLAN DE RESPUESTA RIESGO RESIDUAL RESERVA DE CONTINGENCIA TOTAL
No. RIESGO ESTRATEGIA DE
RESPUESTA PLAN DE RESPUESTA
COSTO DEL PLAN DE
RESPUESTA
DURACIÓN DEL PLAN DE RESPUESTA
PLAN DE CONTINGENCIA
DUEÑO DEL RIESGO
PROBABILIDADR IMPACTOR RIESGO
RESIDUAL (PR*IR)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
COSTO (VME)
RESERVA DE CONTINGENCIA EN
TIEMPO ocasionar retrasos, sobrecostos o la cancelación del mismo
15
El nuevo ERP no contempla normativas regulatorias propias del país o negocio, como consecuencia se incurriría en costos adicionales y tiempo de implementación adicional
Aceptar N/A N/A N/A N/A N/A 0 $ 400.000
0
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 198
Anexo 15. Formato de verificación de entregables
Formato de verificación de entregables
Entregables % avance Criterio de calidad observaciones
1.1 Levantamiento de requisitos
1.2 Selección del ERP
2.1 Socialización del proyecto
2.2 Intervención y Mantenimiento
2.3 Levantamiento bases de datos
3.1 Plan de capacitación
3.2 Configuración del sistema
3.3 Migración de información
4.1 Informes generados
4.2 Ajuste de procesos
5.1 Cierre técnico
5.2 Cierre administrativo
Elaboro: Reviso: Aprobó:
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 199
24. Apéndices
Apéndice 1 Caso de negocio
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Cargo Fecha
1.0
Lorena Cerón
Alexander Barrera
Diego Casallas
Carlos Vinasco
CASO DE NEGOCIO
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
En Fedegan los procesos administrativos y financieros, presentan una serie de deficiencias debido a las continuas fallas que presenta el software contable que actualmente se tiene.
Adicionalmente, no se cuenta con herramientas necesarias para suplir nuevas necesidades que presenta la organización, lo que provoca que no se pueda tener una oportuna entrega de la información y algunas tareas se deban hacer de manera manual.
Esta situación afecta directamente a los empleados que tienen interacción con este sistema y se ven en la obligación de repetir tareas que no quedan registradas exitosamente en el software, lo cual implica dedicar más tiempo a esa labor, sino que también afecta a la Dirección Ejecutiva, proveedores y clientes cuando no se puede tener una información veraz.
VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Consiste en iniciar un proceso de cotizaciones y búsqueda de un software ERP, que brinde una solución integral a las necesidades actuales de la empresa. Este programa debe ayudar a solucionar todas las problemáticas en las diferentes áreas, así como también debe ayudar a mejorar los procesos existentes, la compañía deberá brindar soporte técnico, acompañamiento a lo largo del tiempo (servicios post venta) y la capacitación adecuada en el periodo de migración de la información y la curva de aprendizaje a la cual se tienes que enfrentar la compañía con el uso de este.
OBJETIVOS E INDICADORES DE ÉXITO DEL PROYECTO
OBJETIVO MÉTRICA INDICADOR DE ÉXITO
Informes aptos para toma de decisiones
Entrega de información durante los cinco primeros días del mes.
Recepción de la información en el plazo establecido.
Informes para entes de control exacta Entrega de información con exactitud del 100%
Cero sanciones por correcciones
Integración de procesos para todas las áreas al ERP
Integración del 80% de los procesos de cada área.
Medición del porcentaje de cumplimiento
Liquidación de nomina sin errores Entrega de información con exactitud del 100%
Cero reclamaciones por parte de los colaboradores
Trazabilidad de los registros Posibilidad de monitorizar el 100% de los movimientos
Todos los movimientos pueden ser rastreados en sus modificaciones
ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN
IMPLEMENTACION ERP – FEDEGAN. 200
PLAN ESTRATÉGICO Y VIGENCIA
OBJETIVO ESTRATÉGICO RELACIÓN CON EL PROYECTO
Cumplir las necesidades de los ganaderos del país mediante los programas que desarrolla la Federación.
Implementación del módulo de gestión de proyectos
Implementación de diferentes procesos que faciliten el desarrollo de las actividades relacionadas al Plan Estratégico.
Integración de procesos para todas las áreas al ERP
ANALISIS COSTO – BENEFICIO
COSTOS BENEFICIOS
Licenciamiento de Base de datos $20.000.000 Automatización de procesos
Licenciamiento del ERP $25.000.000 Disminución del impacto ambiental
Capacitación en manejo de la herramienta
$8.000.000 Disminución de cargas operativas
Implementación del ERP $180.000.000
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