1Guía para la auditoría archivísticaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
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Guía para laauditoría archivísticaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
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Archivo General de la NaciónMercedes de VegaDirectora GeneralClaudia López Iglesias Directora del Sistema Nacional de ArchivosMaría Fernanda Treviño CamperoDirectora de Publicaciones y DifusiónMarco Antonio Silva MartínezJefe del Departamento de Publicaciones
Primera edición, México, 2015ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7ISBN Volumen: 978-607-95901-5-4D. R.©Archivo General de la Nación MéxicoEduardo Molina 113Colonia Penitenciaría Ampliación Delegación Venustiano CarranzaCódigo postal 15350, México, D. F.
Contenido
PRESENTACIÓN 5OBJETIVOS 6ÁMBITO DE APLICACIÓN 6MÉTODO DE APLICACIÓN 7GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA 81.- Área coordinadora de archivos 92.- Unidad de correspondencia 113.- Archivo de trámite 114.- Archivo de concentración 135.- Archivo histórico 14MARCO NORMATIVO 15GLOSARIO 18ANEXOS 26
55 Guía para laauditoría archivística
PRESENTACIÓN
El Archivo General de la Nación ( ) lleva a cabo una estrategia para incentivar el cumplimiento normativo y de los procesos técnicos de la gestión documental en la Administración Pública Federal ( ). Esto tiene como objetivo consolidar los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las líneas de acción del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las instituciones de la deben establecer modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la información. Para ello es necesario:Estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo
y administración de documentos
Líneas de acción Tipo de línea de acciónEntidad encargada del
seguimiento1.7.1 Asegurar el cumplimiento en la de los instrumentos.Coordinación de laestrategia.1.7.2 Implementar un sistema unificado de clasificación archivística que propicie un lenguaje común.
1.7.3 Establecer un sistema institucional de archivos físicos y electrónicos.1.7.4 Vincular los procesos de las dependencias y entidades con la estructura archivística establecida en la Ley Federal de Archivos ( ). General.
66 Guía para laauditoría archivística
Líneas de acción Tipo de línea de acciónEntidad encargada del
seguimiento1.7.5 Fortalecer una cultura archivística en los servidores públicos de la . General.1.7.6 Definir mecanismos de conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de la . Coordinación de laestrategia.
OBJETIVOS
• Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los Órga nos Internos de Control ( ) verificar y evaluar los procesos encaminados a la clasificación, organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, ad quieran, transformen o conserven por cualquier medio, emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.• Evaluar el cumplimento normativo y los procesos técnicos archivísticos que deben cumplir las dependencias y entidades de la para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos a través de sistemas modernos de gestión documental.• Valorar las actividades desempeñadas dentro del sistema institucional de archivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivísticos y estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta guía es aplicable a todos los archivos de las dependencias y entidades de la para la planeación, ejecución y documentación de las revisiones de control que realicen los en materia de archivos.
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MÉTODO DE APLICACIÓN
Se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, de los sujetos obligados establecidos en el artículo 4, fracción de la .En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cum ple par cialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes.La aplicación de la presente guía se realizará de la siguiente forma:Entrevista en sitio. Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso, histórico.1Inspección física. Realizar visitas de inspección a los archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos.Revisión de documentos y registros. Se verificará que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.La información recopilada a través de estos elementos debe ser analizada y relacionada entre sí, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los pro-cesos archivísticos de la institución.
1 Véase anexo A.
88 Guía para laauditoría archivística
GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA
La metodología empleada para la realización de la auditoría archivística se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento de los siguientes niveles de la gestión documental:Nivel estructural. Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.Nivel documental. Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, establecidos en el artículo 19 de la , para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.Nivel normativo. Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales. El cumplimiento de estos niveles se irá observando de acuerdo con el orden jerárquico y estratégico de los elementos que conforman el sistema institucional de archivos:
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1. Área coordinadora de archivos2. Unidad de correspondencia3. Archivo de trámite4. Archivo de concentración5. Archivo histórico 1.- Área coordinadora de archivos 2
Objetivo. Verificar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la adecua-da administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las unidades administrativas y/o áreas competentes en cada dependencia y en-tidad, a fin de garantizar la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos.1.1. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de la , su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.1.2. El responsable del área coordinadora de archivos formará parte del Comité de Información de la dependencia o entidad, como asesor en materia de archivos, con voz y voto.1.3. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información, o su equivalente, el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes
2 Véase anexo 1.
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que contengan información y documentación clasificada, reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad.1.4. Preparar o actualizar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, históricos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los inventarios documentales y la Guía simple de archivos.1.5. Instaurar y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado.1.6. Crear y presentar al Comité de Información, o equivalente, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento.1.7. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el , en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables a los demás sujetos obligados.1.8. Organizar, con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
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2.- Unidad de correspondencia3Objetivo. Verificar que se proporcione, en tiempo y forma, el servicio de envío, entrega y recepción de la correspondencia y paquetería oficial, interna o exter-na, en todas las áreas de la dependencia o entidad, respetando el principio de privacidad y confidencialidad.2.1. Garantizar el registro, seguimiento y despacho de la correspondencia de entrada y salida.2.2. Proporcionar, en tiempo y forma, el servicio de recepción de la correspondencia y paquetería oficial, así como su entrega a las áreas responsables de su trámite y verificación.2.3. Dar seguimiento a los asuntos en trámite. 2.4. Proveer, en tiempo y forma, el servicio de despacho de la correspondencia y paquetería oficial.
3.- Archivo de trámite4Objetivo. Revisar que en cada unidad administrativa de los sujetos obligados exista un archivo de trámite en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
3 Véase anexo 2.4 Véase anexo 3.
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3.1. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite.3.2. El archivo de trámite contará con la infraestructura necesaria para administrar, conservar y localizar los expedientes de archivo.3.3. Los procesos archivísticos se realizan conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración del archivo de trámite.3.4. Facilitar a los servidores públicos autorizados el préstamo y consulta de los expedientes que obran en el archivo de trámite.3.5. Realizar la transferencia primaria, al archivo de concentración, de la documentación cuyo trámite haya concluido y se hayan cumplido los plazos de conservación previstos en el Catálogo de disposición documental.3.6. Realizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, la elaboración o actualización del Cuadro general de clasificación, del Catálogo de disposición documental, de los inventarios documentales y de la Guía simple de archivos.3.7. Llevar a cabo la valoración y selección documental conforme al Catálogo de disposición documental.3.8. En los casos de documentación siniestrada, o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
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4.- Archivo de concentración5Objetivo. Verificar que los sujetos obligados cuenten con un archivo de concentración adscrito al área coordinadora de archivos, donde se custodiará aquella documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.4.1. Cada sujeto obligado contará con un archivo de concentración.4.2. El archivo de concentración contará con la infraestructura necesaria para administrar y conservar los expedientes de archivo.4.3. Realizar los procesos archivísticos conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración de los documentos.4.4. Facilitar a los servidores públicos autorizados el préstamo y consulta de los expedientes transferidos al archivo de concentración.4.5. Ejecutar la valoración y selección documental, de conformidad con los plazos de conservación y destino final establecidos en el Catálogo de disposición documental.4.6. Realizar la transferencia secundaria al archivo histórico, de la documen-tación cuyos plazos de conservación hayan concluido, de conformidad con el Catálogo de disposición documental.
5 Véase anexo 4.
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4.7. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, los inventarios documentales y la Guía simple de archivos.4.8. En los casos de documentación siniestrada o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
5.- Archivo histórico6Objetivo. Verificar que los sujetos obligados transfieran sus documentos con valor histórico al , de conformidad con las disposiciones que para ello se establezcan. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio.Revisar que el archivo histórico esté adscrito al área coordinadora de archivos y que se constituya como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación y difundir su acervo e instrumentos de consulta.5.1. Cada sujeto obligado podrá contar con un archivo histórico.5.2. El archivo histórico tendrá la infraestructura necesaria para administrar y conservar los expedientes de archivo.5.3. Realizar los procesos archivísticos conforme a la normatividad vigente y aplicable para la adecuada administración de la documentación.5.4. Facilitar el préstamo y consulta de los expedientes con valor histórico.
6 Véase anexo 5.
1515 Guía para laauditoría archivística
5.5. Elaborar o actualizar, conjuntamente con el área coordinadora de archivos, el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, el Inventario general y la Guía simple de archivos.5.6. En los casos de documentación siniestrada, o que por sus condiciones represente un riesgo sanitario, realizar las acciones correspondientes.
MARCO NORMATIVO
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. • Ley Federal de Procedimiento Administrativo. • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Archivos. • Reglamento de la Ley Federal Archivos.• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sea útil, a título gratuito. • Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del . • Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.
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• Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. • Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.• Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.• Norma General de Información Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. • Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.• Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y noti icación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección. • Lineamientos generales para el acceso a la información gubernamental en la modalidad de consulta directa. • Lineamientos generales para la clasi icación y desclasi icación de información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Ad-ministración Pública Federal para noti icar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados. • Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
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• Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, noti icaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. • Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal. • Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. • Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental. • Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasi icación archivística. • Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. • Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al . • Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo.• Instructivo para la transferencia secundaria de la documentación generada por las dependencias y entidades respecto de los recursos públicos federales transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores. • Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográ icos. • Guía para la identi icación de series documentales con valor secundario. • Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.
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GLOSARIO
Administración de documentos. Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico o su eliminación.Archivo. Se consideran tres acepciones: • Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por persona ísica o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.• Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y difusión de diversos archivos; por ejemplo el .• Edi icio o parte de un edi icio donde los documentos son conservados.
Archivo de trámite. Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano (activos) y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una institución. Resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de gestión o primario. Archivo de concentración. Resguarda los documentos de consulta esporádica (semiactivos) que se reciben de los archivos de trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo semiactivo, intermedio o secundario.
1919 Guía para laauditoría archivística
Archivo histórico. Conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración; es la unidad responsable de conservar y divulgar la memoria documental de una institución. El archivo histórico puede recibir otros fondos en donación, resguardarlos en comodato o mediante la compra de archivos.Área generadora/área de procedencia del archivo. Se re iere a las diferentes coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departa-mentos, o equivalentes, donde se generan o reciben los documentos de la institución.
Asunto. Contenido especí ico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa. Baja documental. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, iscales, contables o técnicos y que no contenga valores históricos.Catálogo de disposición documental. Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasi icación de reserva o con idencialidad y el destino inal.Clasificación. Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que re lejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización. Consiste en separar los documentos en grupos
2020 Guía para laauditoría archivística
y categorías según la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora, o — si se trata de un fondo particular— según las actividades del personaje que generó los documentos o la temática de los mismos en el caso de las colecciones.Cuadro general de clasificación archivística. Esquema que re leja las atribuciones y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).Depuración. Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.Descripción archivística. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta —tales como la guía, el inventario, el catálogo y los índices— que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos. Para llevarla a cabo es necesario considerar al menos los seis campos obligatorios de la norma internacional general de descripción - , así como cuidar la redacción y la ortogra ía.Diagnóstico de archivos. Proceso que permite obtener una visión integral de la situación y problemática archivística de una entidad mediante el análisis y evaluación de las áreas de archivo y clasi icación de los documentos. Es necesario, sobre todo, en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en síntesis, es la primera etapa de la creación de un sistema de administración de documentos. Entre otros aspectos, deberá evaluarse:
• El estado de organización de los tres tipos de archivo —trámite, concentración e histórico— para determinar las áreas prioritarias con las que se dará inicio al proyecto.• Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la institución.• El estado de conservación de los documentos.
2121 Guía para laauditoría archivística
• Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia. • Las áreas físicas asignadas para el resguardo de los archivos.• El personal a cargo de los archivos y la detección de necesidades de capacitación. • Los requerimientos de bienes muebles para la conservación y guarda de archivos.
Destino final de los documentos. Es la situación en que se encuentran los expedientes con sus documentos, una vez que han cumplido su plazo precautorio de resguardo en los archivos de trámite y concentración y están listos para su baja o conservación de initiva en el archivo histórico, de acuerdo con el Catálogo de disposición documental. Documentación semiactiva. Documentación de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica. Se resguarda en el archivo de concentración.Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio de sus funciones, por instituciones o personas ísicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotogra ías, etcétera) y en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre ijado en un soporte.Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.Documentos de comprobación administrativa. Documentos creados o recibidos por una institución o individuo en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos, facturas de correspondencia, vales de papelería, tarjetas de asistencia, entre otros.
2222 Guía para laauditoría archivística
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios.Foliación. Es la numeración de todas y cada una de las fojas que integran el expediente. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasi icación y la ordenación sean de initivas, iniciando en cada expediente con el uno en la primera foja y hasta el número que se llegue dentro de ese expediente.Fondo documental. Es el conjunto de documentos generados por una institución como resultado natural de su actividad, y conservado en el archivo de dicha institu-ción o de una institución de archivos.Guía simple. Proporciona información acerca del contenido de un fondo al consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección; nombre del fondo; descripción básica de las series documentales de los archivos de trámite, de concentración e histórico; volumen por serie (cajas, metros lineales, expedientes, según sea el caso); dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de los responsables de cada tipo de archivo; así como el nombre y cargo del responsable o coordinador general de la unidad de archivos.Identificación. Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales —en los que se materializan el procedimiento administrativo y de-más disposiciones que afectan al trámite—, elementos imprescindibles para la deli-mitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del Cuadro general de clasi icación archivística
2323 Guía para laauditoría archivística
y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción.Instrumentos de control y consulta. Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia, realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos: Guía general, Guía simple, inventario, Cuadro general de clasi icación archivística, Catálogo de disposición documental.Inventario. Instrumento de consulta que describe un fondo, sección o colección a través de sus series y expedientes documentales.Número de expediente. Número consecutivo que, dentro de la serie documental, identi ica a cada uno de sus expedientes. Ordenación. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales; puede ser cronológica, alfabética o numérica.Organización. Operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica, con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. Se divide en dos etapas: clasi icación y ordenación. Proceso que, mediante las etapas de clasi icación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identi icación de la estructura de un fondo. Organización = identi icación + clasi icación + ordenación + descripción.Sección. Primera división en que se ordena un fondo, la cual se lleva a cabo acorde con el principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
2424 Guía para laauditoría archivística
Sistema de administración de documentos. Tiene como objetivo regular la producción, circulación, acceso, uso, control, conservación, preservación y difusión de los testimonios documentales de una institución.Selección. Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.Serie. División de una sección, corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa y regulados por la misma norma de procedimiento. Se re iere a un tema especí ico.Soporte. Material ísico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotogra ías, etcétera).Transferencia. Procedimiento archivístico a través del cual, y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados del archivo de trámite al archivo de concentración y, en su caso, de éste al archivo histórico, de acuerdo con las políticas del Catálogo de disposición documental.Unidades administrativas. Se re iere a las diversas áreas que integran la estructura organizacional de una institución. Tienen la responsabilidad de dejar constancia documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la responsabilidad de constituir en su área el archivo de trámite.Vale de préstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los expedientes, en préstamo de los archivos de trámite, concentración e histórico.
2525 Guía para laauditoría archivística
Valoración. Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos; permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.Vigencia documental. Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, iscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
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ivística5151 55
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ivística6565 93
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ivística6666
VIII
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213213 Guía para laauditoría archivística
SIGLAS Archivo General de la Nación.Administración Pública Federal.Diario O icial de la Federación.Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.- (General International Standard Archival Description, por sus siglas en inglés), Norma Internacional General de Descripción Archivística.Ley Federal de Archivos.Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios.Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.Órgano Interno de Control.Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Directora de la Colección Guías e InstructivosMercedes de VegaElaboración de textosFernando Brenes Sánchez y Claudia López Iglesias
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El ibro Guía para la auditoría archivística, versión electrónica, fue editada en julio de 2015.
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