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TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ I
1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1
1.1 INTERFACE DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1
1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA BARRA DE
OPCIONES. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3
1.3 BOTÓN DEL OFFICE ‐ OPCIONES DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3
1.3.1 Opciones frecuentes ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 4
1.3.2 Opciones de fórmulas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 5
1.3.3 Opciones de revisión ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6
1.3.4 Opciones para guardar‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6
1.3.5 Opciones de avanzadas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6
1.3.6 Opciones a personalizar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 7
2 UNIDAD 02. GESTIÓN CON ARCHIVOS DE EXCEL. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8
2.1 ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8
2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 9
2.2.1 Guardar como… ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 10
2.3 TRABAJO COLABORATIVO ‐ COMPARTIR ARCHIVOS – APLICACIÒN
EN GOOGLE DOCS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13
2.3.1 Cómo Trabajar en Google Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13
2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 14
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2.3.3 Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para
Microsoft Office ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 17
3 UNIDAD 03. MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINIMIZAR EL TIEMPO
EN LA GESTIÓN DE APLICACIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19
3.1 MÉTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN LA HOJA ‐‐‐ 19
3.1.1 Desplazamiento dentro de la hoja. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19
3.1.2 Principales Métodos abreviados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 20
3.2 MÉTODOS ABREVIADOS: SELECCIÓN, INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE
CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22
3.2.1 Métodos abreviados para la selección de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22
3.2.2 Métodos abreviados para la selección de columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24
3.2.3 Métodos abreviados para la selección de filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24
3.2.4 Métodos abreviados para la selección de hojas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25
3.2.5 Métodos abreviados para insertar columnas y filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25
3.2.6 Métodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas ‐‐‐‐ 27
3.3 MÉTODOS ABREVIADOS PARA INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS,
COLUMNAS Y FILAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28
3.3.1 Eliminar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28
3.3.2 Insertar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 29
3.3.3 Eliminar columnas en una hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 30
3.3.4 Insertar columnas en una hoja‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 31
3.3.5 Insertar y eliminar hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 32
3.4 MÉTODOS ABREVIADOS: FUENTE Y BORDES DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33
3.4.1 Fuente de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33
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3.4.2 Formato de celdas: bordes y alineación. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 36
3.4.3 Aumentar y disminuir sangría ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 39
3.5 MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS (número) ‐‐‐‐ 40
3.6 OTROS MÉTODOS ABREVIADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 43
4 UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45
4.1 CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45
4.2 OPCIÓN FORMATO DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45
4.2.1 Alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45
4.2.2 Autoajustar alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 46
4.2.3 Ancho de columna ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 47
5 UNIDAD 05. IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48
5.1 VISTA PRELIMINAR‐CONFIGURAR PAGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48
5.2 TEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48
5.3 CONFIGURAR PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 49
5.4 OPCIONES DE LA HOJA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 55
6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES ‐ GRÁFICOS SMARTART ‐‐‐‐‐‐‐ 56
6.1 Ilustraciones. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56
6.1.1 Formas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56
6.1.2 SmartArt ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 57
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7 UNIDAD 07. PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 60
7.1 GESTIÓN DE GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐ 60
7.1.1 Comportamiento de las ventas ‐ Gráfico de barras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 61
7.1.2 Gráfico Gantt ‐ Barra apilada ‐ Cronograma de actividades ‐‐‐‐‐‐‐ 65
7.2 PRESENTACION DE INFORMES ‐ ESTILOS DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71
7.2.1 Estilo de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71
7.3 FORMATO DE TABLAS PARA PRESENTAR DATOS DE UINA LISTA ‐‐‐ 72
7.4 FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS: ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 75
7.5 GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 79
7.5.1 Gestión de ventas con tabla dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 80
7.5.2 Creación de gráficos dinámicos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 90
8 UNIDAD 08. PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR DATOS,
CONSOLIDAR HOJAS, ESQUEMAS Y SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91
8.1 PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91
8.1.1 Ordenar datos en una lista o tabla de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 92
8.2 FILTRAR DATOS DE UNA TABLA DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93
8.2.1 Filtro de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93
8.2.2 Filtros avanzados ‐ Validación de datos y utilizacion de macros ‐ 95
8.3 PRESENTACIÓN DE DATOS ‐ ESQUEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110
8.3.1 Creación automática de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110
8.3.2 Creación individual de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113
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8.3.3 Eliminacion de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113
8.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 114
8.5 HERRAMIENTAS DE DATOS ‐ VALIDAR Y CONSOLIDAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116
8.5.1 Validación de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116
8.6 CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 121
9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 123
9.1 ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 124
10 UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE CELDAS,
FUNCIONES y AUDITORIA DE FÓRMULAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126
10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126
10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN, OPERACIÓN Y
AGRUPACION ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126
10.2.1 Signos de comparación y operación ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 127
10.2.2 Signo de operación y funciones de texto ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 135
10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137
10.3.1 Síntaxis y reglas de funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137
10.3.2 Métodos abreviados: para trabajar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138
10.3.3 Insertar función con asistente ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138
10.4 FUNCIONES BÁSICAS EN LA GESTIÓN DE DATOS: SUMAR, RELLENAR,
BORRAR, BUSCAR Y SELECCIONAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141
10.4.1 Función suma ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141
10.4.2 Rellenar serie de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 146
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10.4.3 Borrar todo, contenido, formatos o comentarios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 149
10.4.4 Función suma.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 150
10.4.5 Función contar.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 152
10.5 GESTIÓN BÚSQUEDA Y SELECCION DE DATOS: OPCIONES DE EXCEL Y
FUNCIONES BUSCARV,COINCIDIR E INDICE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153
10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias
desde las opciones de Excel ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153
10.5.2 Función Buscarv ‐ Búsqueda vertical, devolución de contenido 157
10.5.3 Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado ‐‐‐ 161
10.5.4 Función indice‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 164
10.6 GESTIONES DE INFORMACIÓN: FUNCIONES DE TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 165
10.6.1 Unión de texto ‐ función CONCATENAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 166
10.6.2 Unión de texto ‐ función TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 167
10.6.3 Función iZQUIERDA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168
10.6.4 Dividir contenido de celda‐ opción texto en columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168
10.6.5 Función EXTRAE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170
10.6.6 Función SUSTITUIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170
10.6.7 Función REPETIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 172
10.6.8 Función ESPACIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 173
10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y
espacios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 174
11 UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMINACIÓN DE
FACTIBILIDAD ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176
11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176
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11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa Interna de
Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago) VA (Valor Actual) y VF
(Valor Futuro) ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 182
11.3 PAGO DE LA DEUDA ‐ TABLA DE AMORTIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 191
11.3.1 Función Pago ‐ Pago calculado ‐ Grupo datos de la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐ 193
11.3.2 Función VF (valor futuro) ‐ Grupo resultados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 197
11.3.3 Función Elegir ‐ Resultados ‐ Tipo de Pagos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 198
11.3.4 Función Max ‐ Resultados ‐ Fecha último pago ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 199
11.3.5 Función Min ‐Cálculo del capital ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204
11.3.6 Función Pago ‐ Pagos en la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204
11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 207
11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIÓN FINANCIERAS ‐
SOLUCIONES SOLVER ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208
11.5.1 Optimización de soluciones ‐ Solver ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208
11.6 GESTIÓN DE APLICACIONES CONTABLES: SUBTOTALES, TABLA
DINÁMICA Y APLICACION DE FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220
11.7 Función sumar.si, suma anidada con si ‐ aplicación contable ‐‐‐‐‐ 220
11.8 APLICACIONES CONTABLES ‐ MAYORIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220
11.8.1 Mayorización – tabla dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 224
11.8.2 Mayorización con subtotales ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 225
11.8.3 Mayorizar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 226
12 UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS ‐ ANÁLISIS ESTADÍSTICOS ‐‐‐‐‐ 230
12.1.1 Estadígrafos de Posición ‐ Funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 230
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. viii
12.1.2 Estadígrafos de Posición ‐ Complementos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 232
12.1.3 Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios ‐‐‐‐‐‐‐ 233
12.1.4 Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 234
13 UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINANCIERAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238
13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238
13.1.1 Macro para sumar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238
13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 239
13.2.1 Macro para salir ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 240
13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO‐MACROS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 241
13.3.1 Funciones números a letras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 243
13.3.2 Funciones letras a números ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 246
13.4 INFOGRAFÍA‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 248
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . I
INTRODUCCIÓN
Excel 2007 es una versión mejorada y con una interface más dinámica
que la versión 2003, impulsa principalmente el acceso rápido a muchas
de sus opciones mediante la utilización del método abreviado, la barra de
acceso rápido y la optimización de las opciones de Excel, desde el botón
del office que antes se trabajaba desde la opción de herramientas. El
aérea de trabajo así como las hojas a aumentado significativamente hasta
alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
El texto trabaja las opciones más utilizadas en el quehacer contable y
financiero buscando implementar ejercicios de la práctica profesional de la
gestión de negocios, es un aporte efectivo de la construcción y búsqueda
de soluciones de Excel a problemas empresariales.
El presente trabajo constituye el reflejo del proceso de adaptación conti-
nua de conocimientos, habilidades informáticas y estrategias metodológi-
cas útiles concretizadas en el aula y visualizadas en un aprendizaje signi-
ficativo del profesional contador, auditor, administrador y economista,
motivado permanentemente por un ambiente de trabajo colaborativo en
las aulas universitarias.
Es la divulgación del repositorio del trabajo de estudiantes anónimos y
especialmente mis hijos Anita Lucía y Carlos Augusto de quienes observé
y capturé sus destrezas y habilidades en el uso de aplicaciones conta-
bles, financieras y económicas en Excel los que dinamizaron y motivaron
mi actividad académica de muchos años que considero mi obligación
reproducirlo y compartirlo con ustedes, espero, en algún momento sean
ellos mismos los que continúen con ésta difusión y transmisión de cono-
cimientos, experiencias, habilidades y destrezas profesionales y que apor-
ten efectivamente en el crecimiento de conocimientos de la comunidad de
profesionales que requieran de conocimientos ofimáticos.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 1
1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES
Excel 2007 es una versión mejorada y con una interface más dinámica
que la versión 2003, impulsa principalmente el acceso rápido a muchas
de sus opciones mediante la utilización del método abreviado, la barra de
acceso rápido y la optimización de las opciones de Excel, desde el botón
del office que antes se trabajaba desde la opción de herramientas. El
aérea de trabajo así como las hojas a aumentado significativamente hasta
alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
1.1 INTERFACE DE EXCEL
Excel, libro Electrónico que permite realizar variedad de operaciones con
números y textos organizados en una cuadrícula es de gran utilidad para
realizar, desde simples sumas hasta cálculos complejos en aplicaciones
financieras, estadísticas y contables hasta operaciones complejas.
El objetivo principal del presente texto es el de para asegurar su com-
prensión y ambientación efectiva a la utilización de Excel aplicando estra-
tegias metodológicas progresivas explicando algunos conocimientos bási-
cos de aplicación y utilización hasta aplicaciones complejas.
Otro objetivo es que las estrategias metodológicas utilizadas durante todo
el proceso de aprendizaje insistirá que la utilización de métodos abrevia-
dos facilitarán y agilitarán el trabajo utilizando óptimamente la interface de
Excel, gestionando adecuadamente el área de trabajo y utilizando con
seguridad las fórmulas y funciones de Excel en aplicaciones de negocios
financieros
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 2
Para iniciar Excel 2007 debe reconocerse dos formas básicas:. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda del
pantalla, escritorio de Windows, al colocar el cursor sobre él se despliega
un menú de Todos los programas. Al picar, en todos los programas,
Windows muestra lista con los programas instalados en el computador,
elegir, con el puntero del ratón, de Microsoft Office Microsoft Excel 2007 y se iniciará y abrirá el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio al pulsar el apuntador
izquierdo de ratón por dos veces seguidas, igualmente se ini-
ciará y abrirá
Excel.
Al elegir y
abrir Excel
2007 se
muestra una
pantalla inicial en la
que se visualiza sus componentes fundamentales de su interface de tra-
bajo. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exac-
tamente, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se
vean. Botón de Office o menú archivo Barra de herramientas de acceso rápido Banda de opciones Barra de titulo Línea de fórmulas Área de Trabajo Vista del documento Barra de desplazamiento vertical y horizontal Zoom
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 3
1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y
LA BARRA DE OPCIONES.
En la barra de acceso rápido deben mostrarse las utilizadas con mayor
frecuencia por el usuario, Excel presenta las que generalmente son más
usadas como; nuevo, abrir, guardar, vista preliminar entre otras opciones,
sin embargo,; se pueden insertar otras opciones desde la misma ventana
desplegable de la barra opción más comandos o desde las opciones de Excel personalizar.
La barra de acceso rápido se puede mostrar debajo de la cinta de opcio-
nes o sobre ella, para lo cual se debe aplicar la opción de la misma ven-
tana desplegable mostrar la barra de opciones encima o debajo de la
banda de opciones.
La cinta o barra de opciones se minimiza maximiza desde la opción de
esta ventana desplegable minimizar la cinta de opciones, con doble clic
con el apuntador sobre cualquiera de la opciones o la combinación de las
teclas Ctrl+F1.
1.3 BOTÓN DEL OFFICE - OPCIONES DE EXCEL
Excel proporciona al
usuario opciones
diferentes para que
trabaje el usuario
dependiendo de sus
necesidades, agru-
padas para una mejor búsqueda en: las más frecuentes, de fórmulas,
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 4
revisión, guardar, avanzadas, personalizar, complementos, centro de
confianza y recursos a las cuales se ha de acceder desde el botón del
office u opción archivo, botón opciones de Excel que se muestra en la
parte inferior derecha de la ventana desplegada.
1.3.1 Opciones frecuentes
Dentro de las más frecuentes se encuentra opciones que el usuario debe
utilizar comúnmente en el trabajo de Excel como son: mostrar mini barra de herramientas al seleccionar, habilitar vistas previas activas, mos-trar ficha de programador utilizar siempre ClearType, combinación de colores, estilo de información en pantalla y crear listas para utili-zar criterios de ordenación y secuencia de relleno (listas personali-zadas).
La Mini barra, al igual que todos los métodos
abreviados, es una herramienta de gran utilidad
por la rapidez con que permite modificar el forma-
to del texto de una celda sin activar las opciones de fuente desde la barra
de opciones.
Habilitar vistas previas activas
para visualizar previamente las
modificaciones en la hoja, por
ejemplo: al modificar colores de
las celdas A1:C1, se observa
previamente la modificación al
pasar el cursor por cualquiera de
los colores elegidos.
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 6
1.3.3 Opciones de revisión
Dentro de las opciones revisión, las opciones para autocorrección y al
corregir ortografía en los programas de Office.
1.3.4 Opciones para guardar
En guardar, la opción de
mayor importancia a
considerar, dentro de
guardar libros, es Guar-dar información de auto recuperación en la
que la casilla debe estar
activa y el libro que debe
recuperar es libro de Excel si el propósito es una hoja de trabajo de Excel
2007. Esta opción modificará automáticamente la opción Excepciones de autocorrección para el libro
activo que se trabaje inmedia-
tamente después de salir de
Excel. Por ejemplo si se elije
libros de Excel 97-2003 el área
de trabajo se modificará a 65536
filas y 256 columnas.
1.3.5 Opciones de avanzadas
Dentro de opciones avanzadas se tiene opciones de edición para, por
ejemplo, para mover la selección después de presionar ENTER, permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno. En mostrar será necesario
comprender que por ejemplo, si no se mostrará, en la barra de tareas
todos los archivos es porque está desactivada la opción avanzada de
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 7
mostrar todas las ventanas en la barra de tareas, o si no se puede
observar la barra de fórmulas es porque está desactivada esa opción. De
la misma manera con los encabezados de filas y columnas. Es de gran
importancia en aplicaciones contables financieras la opción mostrar un cero en celdas que contienen un valor cero para una mejor visualiza-
ción de estos registros como es el presente ejemplo.
1.3.6 Opciones a personalizar
La opción personalizar está orientada a la barra de herramientas de acce-
so rápido, para agregar o quitar opciones que no se encuentran incluidas
pueden ser incluidas desde la misma barra. Como se muestra en la ven-
tana de esta opción. Los comandos más utilizados se muestran por omi-
sión, pero si se requiere otras opciones se puede picar en el cuadro
combinado comandos disponibles.
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 9
derecho del botón abrir de la parte inferior derecha de la ventana abrir y
aplicar sus recomendaciones: abrir únicamente como lectura, como copia
para proteger el archivo, abrir en el explorador, abrir y reparar o mostrar
versiones anteriores.
2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo que requiera ser recuperado, en otra ocasión, para su
modificación, impresión, o realizar cualquier operación posterior, hay que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, en condiciones normales, se
puede utilizar varios métodos:
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Clic el Botón Office para elegir la opción
Guardar como... Aparecerá la ventana
de diálogo Guardar Como. Si el archivo
existe aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, al pulsar
el botón Guardar, sin indicarle una nue-
va ruta de archivo, se modificará el do-
cumento que se está trabajando. Por el contrario, para crear otro nuevo
documento con las modificaciones realizadas, sin cambiar el documento
original, en el recuadro Guardar en, clic sobre la flecha de la derecha
para seleccionar la unidad a grabar el trabajo, observar como en el
recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad selec-
cionada. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre asignado
al archivo y clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre
antes de la modificación. Para ello:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 10
Seleccionar la opción Guardar del Botón Office.
bien, clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre
que tenía. También se puede utilizar la combinación
de teclas Ctrl+G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que permitirá darle nombre y elegir la ruta a guardar.
2.2.1 Guardar como…
Al momento de guardar un libro en Excel se debe estar consciente las
características y atributos que tiene el mismo, formatos y macros princi-
palmente, además de que propósito de recuperación se tiene del manejo
de su información, entonces:
Para cuando se desea grabar el archivo que contiene macros y
se requiere que se mantenga hay que grabar el archivo como
tipo Libro de Excel habilitado para macros, sin descuidar
que en la opción de Programador/seguridad de macros se habilite para
todas las macros. Se muestra un icono diferenciado por símbolo que
incluye un signo de interrogación.
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 12
archivo. El archivo toma el icono adicionando la letra a adjunto una coma,
como se muestra en la siguiente forma o si se configuró para abrir con
bloc de notas el icono mostrará la siguiente figura:
Un ejemplo
de archivo
guardado con
formato de
Excel mues-
tra la siguien-
te figura.
Para abrir el archivo con bloc de notas, ubicarse en el archivo y presionar
el apuntador derecho del mouse y del menú desplegable elegir la opción
abrir con, luego de lo cual, elegir la aplicación con la que se abrirá el
archivo diseñado con comas, para el caso bloc de notas, el mismo que
se mostrará como sigue:
Para el caso de archivos que se gestionan para el SRI servicio de rentas
internas. El procedimiento a seguir es diferente.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 13
2.3 TRABAJO COLABORATIVO - COMPARTIR ARCHIVOS –
APLICACIÒN EN GOOGLE DOCS
2.3.1 Cómo Trabajar en Google Docs
Google Docs es la suite ofimática que constituye una de las mejores
plataformas para trabajo colaborativo, todo en línea. Permite crear docu-
mentos o editar para, a través de compartirlos, realizar un trabajo colabo-
rativo entre los miembros de la red en tiempo real evitando que los docu-
mentos se anexan en diferentes lugares como se hace a través de los
correos con dificultades en su organización y acceso.
La suite ofimática Google Docs no sólo que optimiza el espacio físico, al
evitar guardar los documentos o archivos en la computadora de la oficina
o domicilio y hacerlo en la nube computacional, sino que facilita la edi-
ción y control de acceso al mismo almacenando la dirección electrónica
de sus colaboradores.
Google Docs, es software de uso gratuito que no requiere licencia de
uso, tampoco requiere ser instalado, dentro de sus principales ventajas se
pueden mencionar:
Los documentos se almacenan en línea dentro de la nube
computacional, lo que permite acceder a ellos desde cual-
quier computador y compartirlo con los usuarios que hayan
sido elegidos previamente para que lo puedan editar o úni-
camente acceder a él;
La gran cantidad de formatos que soporta con el procesador
de textos editando documentos de Word, Open office y
guardarlos con el mismo formato u otros distintos, los mismo
con las presentaciones y hojas de cálculo; y,
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 14
Google es un software libre
Google Docs trabaja con cualquier navegador, sin embargo es importan-
te seleccionar el navegador, de preferencia Mozilla o Firefox que adicio-
nan algunas funcionalidades extras cuando se editan los documentos.
No es obligatorio trabajar en Google Docs con
una cuenta de de correo electrónico creada en
Google, dicho de otra forma cuenta con
…@Gmail.com. De tener una cuenta en Google,
escribir la dirección electrónica en la casilla Correo
electrónico acompañada de su contraseña en el
panel inicio de sesión y picar en el botón Acceso. En la casilla Correo
Electrónico no es imprescindible escribir @gmail.com puesto que el pro-
grama reconoce que es una cuenta de Google.
Para trabajar con una cuenta de Hotmail o Yahoo! Picar en la opción Crear una cuenta ahora del panel
inicio de sesión. Google mostrará la ventana para
crear la cuenta o que el usuario puede utilizar las
otras opciones. Será suficiente picar en el logotipo de
cualquiera de ellos y Google solicitará dirección de
correo y contraseña. Previamente debe ser reconoci-
da cuenta de usuario de Google Docs como que fuese una cuenta de
Gmail.
2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs
Para subir el archivo de Excel picar en el botón subir
que se encuentra al lado izquierdo y debajo del icono
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 15
Google Docs y elegir Archivo. Al picar en Archivo deberá ubicarse el
archivo, que para el presente caso el archivo será punto de equilibrio
colaborativo. mm.
Subido el archivo y visualizado por la
opción última modificación el archivo
se podrá observar así:
Al picar en el archivo se podrá editar y modificar de ser el gusto del pro-
pietario del documento o si se comparte hacer los cambios de acuerdo los
objetivos del equipo de trabajo. Para aplicar el trabajo colaborativo, el
primer colaborador completará la tabla de costos e ingresos, el segundo
colaborador el punto de equilibrio por unidades y valores y el tercer cola-
borador graficará para visualizar el cambio del punto de equilibrio.
Para el cálculo del punto de equilibrio, el
usuario deberá definir intervalos desde el
menú Insertar, opción Intervalo con nom-bre, definir un nuevo intervalo, los mismos
que será utilizados en las fórmulas del punto
de equilibrio. Los nombres asignados son:
COSTOS_TOTALES, COSTO FIJO, INGRE-
SOS_TOTALES, CANTIDAD PRODUCIDA, CANTIDAD, CO-
STO_VARIABLE Y PRE-
CIO_UNITARIO. Las celdas que
corresponden de las celdas son
mostradas en la ventana nombre
de intervalos que se abre desde
Insertar/Administrar intervalos.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 16
Al aplicar las fórmulas utilizando
los intervalos se muestra en la
línea de fórmulas de la hoja de
cálculo de Docs. Para el primer
caso COSTOFI-JO/(PRECIO_UNITARIO-COSTO VARIABLE presentando el resultado
de 43 unidades que deberá producirse para no perder; para el segundo
caso la fórmula a aplicar es: COSTOFIJO/(1- (COSTO VARIABLE/ PRE-CIO_UNITARIO)) con un resultado de 64.
Para el gráfico picar en el icono Insertar gráfico de la barra de herra-
mientas que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas.
Cuando Docs muestre los gráficos recomendados picar en más.. hasta
encontrar el gráfico Línea que para el efecto deberá elegir, asignar título
al gráfico PUNTO DE EQUILIBRIO.
Presentado picar en
gráfico 1, picar en la
Lista como se muestra
en la figura, selec-
cionar Mover a hoja propia para trabajarle
con mayor amplitud y
agilidad. Cambiar de nombre a la hoja para una mejor identificación, asig-
narle el nombre de Gráfico.
Utilizar la opción Modificar
gráfico y asignar los dos
rango de celdas
P_equilibrio!E2:E14, P_equilibrio!H2:I14 sepa-
rado con una coma, usar fila
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 17
dos como encabezado. Con los datos mostrados en el gráfico se podrá
visualizar que el punto de equilibrio es producir 43 o que los ingresos
referenciados con los costos totales presentan un resultado de cero
cuando los dos llegan a 64.
Para concluir el uso de hojas electrónicas en Excel en el trabajo colabora-
tivo debe reconocerse sus bondades en el trabajo colaborativo, así como
sus limitaciones en el uso de fórmulas, métodos abreviados y opciones,
pero de gran utilidad para reducir distancias entre usuarios y aportar efec-
tivamente el conocimiento de los usuarios.
2.3.3 Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para Microsoft Office
Se puede crear y trabajar en hojas de cálculo propias de Google Docs,
subir archivos trabajados en Excel como se mostró anteriormente, o sus-
cribirse a software por internet para su uso libre. La última versión que
crea Microsoft, en la actualidad es Office 2010 y Office 365 para empre-
sas pequeñas, ejecutivos y profesionales a quienes el trabajo colaborati-
vos en las suites empresarial, es de mucha utilidad y no requiere de la
instalación de Office.
Para compartir y modificar un archivo en la nube computacional en aplica-
ciones Microsoft Office en Google Docs debe descargarse el complemen-
to de uso libre cloud Microsoft office lo que permitirá el trabajo colabora-
tivo desde la plataforma de Google Docs de no ser en HotMail. Instalado
el complemento cloud Microsoft office se observará que en cada una de
la aplicaciones de Microsoft office, en este caso Excel, se adiciona una
herramienta dentro de la banda de opciones para sincronizar el trabajo
colaborativo.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 18
Trabajar dentro la nube computacional cloud Computing ofrece algunos
beneficios como: reducción de costos de adquisición, con la nube se
paga alquiler por su utilización y no requiere se adquiere el complemento
lo aliviaría el flujo del efectivo; fomenta almacenamiento masivo, alqui-
lando espacios de almacenamiento, más económico que comprar espa-
cio adicional en discos para los equipos; menos riesgo, la seguridad de
datos dejará de ser un problema para la empresa, esa responsabilidad lo
asumirá la empresa Hosting; acceso desde cualquier lugar, recupere
sus datos por internet desde cualquier lugar.
Comprender Hosting, como el sitio de hospedaje o alojamiento en el In-
ternet, o que significa poner una página web en un servidor de internet.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 19
3 UNIDAD 03. MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINI-MIZAR EL TIEMPO EN LA GESTIÓN DE APLICACIO-NES
En la gestión de libros de Excel, en el mundo de los negocios, es impor-
tante motivar y reconocer el buen y rápido uso para Introducir y modifi-car los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar
las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creación de aplicaciones contables, financieras, estadísticas entre otras
hojas de cálculo.
3.1 MÉTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN
LA HOJA
Las teclas de movimiento y los métodos abreviados facilitan el trabajo
ahorrando tiempo y mejorando la construcción de cualquier aplicación de
Excel, requiere fortalecer permanente las habilidades y destrezas del
usuario en la gestión del teclado donde radica su optimización, el uso más
frecuente del teclado y menos de ratón agilita el trabajo.
3.1.1 Desplazamiento dentro de la hoja.
Es importante motivar una mejor utilización del teclado tratando de mini-
mizar el uso del ratón cuando se esté trabajando principalmente en Excel,
puesto que agilita y optimiza el trabajo de las listas o tablas de datos. Es
relativamente fácil el uso de métodos abreviados para moverse dentro de
una hoja, cambiarse de hoja o cambiarse de libro cuando siempre que no
este activa ninguna opción. Dentro de las más principales teclas para
poder desplazarse a través de la hoja son:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 20
DESPLAZAMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO MOVIMIENTO TECLAS
Celda Abajo Flecha abajo Celda Arriba Flecha arriba Celda Derecha Flecha derecha Celda Izquierda Flecha izquierda Pantalla Abajo Avpag Pantalla Arriba Repag Celda A1 Ctrl+Inicio Primera celda de la columna activa Fin+ flecha arriba Última celda de la columna activa Fin+flecha abajo Primera celda de la fila activa Fin+flecha izquierda/Inicio Última celda de la fila activa Fin+flecha derecha Otra forma rápida de mover-
se por la hoja, cuando se
conoce con seguridad la
celda donde se desea ir, es
escribir el nombre de colum-
na y fila en el cuadro de texto
cuadro de nombres que se
encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas, bajo el grupo de opcio-
nes de Excel. Por ejemplo, para ir a la celda DF15 escribir el texto de
identificación de la celda DF15 en el cuadro de nombres y pulsar la tecla
ENTER.
Aunque se puede utilizar el ratón para desplazarse dentro de la hoja utili-
zando las barras de desplazamiento horizontal o vertical y para cuan-
do se haya visualizado la celda destino, picar en ella. Las barras de des-
plazamiento están habilitadas por omisión en cada hoja de trabajo de
Excel.
3.1.2 Principales Métodos abreviados
La utilización preferente del teclado permite una manejo más rápido de
Excel como de cualquier aplicación informática por lo que se requiere de
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 21
un adiestramiento personal de cada uno de los usuarios fortalecido con el
empeño individual, puesto que son métodos abreviados de utilización del
teclado para optimizar recursos combinando teclas principales como, Ctrl, Mayúsc más otras del teclado numérico o mecanográfico, inclusive las de
funciones. Las más formales se activan presionando la tecla Alt.
MÉTODOS ABREVIADOS MÁS UTILIZADOS
ACCION TECLADO Grabar Alt+1 ó alt+gTamaño de letra Alt+o+fuTipo de letra Alt+o+feCombinar y centrar Alt+o+mPantalla Abajo Ctrl+mayus+f+ o Ctrl+1 Insertar Función Shift+f3 Celda A1 Ctrl+inicio Suma Alt+o+u+u ó alt+mayüs+= Promedio Alt+o+pCrear nombres desde la selección Ctrl+mayüs+F3Mostar fórmulas Alt+ºFiltros Ctrl+mayüsc+l Buscar y remplazar Ctrl+l Agrupar Mayüsc+alt+flecha derecha Desagrupar Mayüsc+alt+flecha izquierda Nuevo Comentario Mayüs+F2Ver macros Alt+F8Ocultar/mostrar banda de opciones Ctrl+f1. Vista preliminar Ctrl+f2. Administrador de nombres Ctrl+f3Guardar Ctrl+f4. Restaurar hoja Ctrl+f5. Minimizar Ctrl+f9. Gráficos Alt+f1Deshacer Alt+2Buscar Mayüsc+f2Botón secundario del mouse Mayüsc+f10
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
AInsertar hAvanzar uRegresarCrear TabÚltima ce
En algunas o
presionada, m
y 3) marcada
para accede
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3.2 MÉTO
ELIM
En la gestión
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los diferentes
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3.2.1 Mét
A la hora de
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ral del Ecuador
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Pág. No. 22
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 23
Digitar, en el cuadro de nombre, la referencia de la celda, por ejemplo:
A1, para activar la celda.
Para un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el apuntador izquierdo del
ratón en la primera celda, mantener presionado el apuntador del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y
las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor con otro color.
Los métodos abreviados son de gran utilidad por la reducción del tiempo
utilizado en el desarrollo de una aplicación, los métodos abreviados no
son otra cosa que la utilización del teclado casi en su totalidad, dicho en
otras palabras; el usuario debe limitar el mouse y no separar sus manos
teclado para ganar tiempo en su trabajo.
3.2.1.1 Selección de celdas contiguas
Para seleccionar celdas contiguas mover el ratón desde la celda activa
hasta la celda que requiere su selección con el apuntador izquierdo del
mouse sostenido; el método abreviado para ampliar la selección de cel-
das continuas es Mayúsc+Flecha. En celdas continuas el procedimiento
para ampliar la selección de celdas es bastante fácil y de aplicación gene-
ralizada, no sólo en Excel, sino en todo el entorno informático, en Win-
dows, Word, Excel y cualquier otra aplicación, la clave radica en el uso de
la tecla Mayúsc entonces; ampliar o reducir una selección a partir de
una selección previa el procedimiento, utilizando el método abreviado, es
el siguiente:
a. Ubicarse en una celda determinada, por ejemplo D3;
b. Ubicada en la Celda D3 pulse en la Mayúsc; y,
c. Hacer clic en la celda G8. Excel marcará el rango de celdas D3:G8.
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Dr. Carlos Escob
3.2.1.2 Se
Para continu
binación de t
nada la tecla
aplicable con
celdas B3:B4
a. Desde la
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sionar la
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b. Marcar un
caso B3:
c. Mantener
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la celda B
3.2.2 Mét
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3.2.3 Mét
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Pág. No. 24
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Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
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3.2.4 Mét
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3.2.5 Mét
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 26
Para insertar columna, los métodos formales o conoci-
dos son: 1) elegir de la opción Inicio/Celdas/Insertar columnas de hoja; 2) utilizando el botón derecho del
mouse para elegir la opción insertar, luego de lo cual mostrará una venta-
na de la que se ha de elegir la opción insertar columna. El botón derecho
o auxiliar del mouse se puede utilizar también desde el mismo teclado,
tecla que se encuentra al lado izquierdo del la tecla Ctrl y
la derecha de la tecla Alt Gr.
Sin embargo, se insiste en que la utilización de los métodos abreviados
para insertar filas y columnas es de fácil aplicación que requieren un pro-
ceso de adaptación del usuario. Así, para columnas un primer método
es utilizar es la combinación de las teclas Alt+O+I+N lo mismo que para
una fila Alt+O+I+I, en el primer caso insertar inmediatamente una colum-
na antes de la columna donde se encuentre el cursor y en el segundo una
fila.
Un segundo método es utilizar la com-
binación de las teclas Ctrl+(+) de cuyo
efecto muestra la ventana Insertar cel-das de la cual se puede elegir si es
columna o fila la que se desea insertar,
para eliminar columnas o filas Ctrl+(-).
El tercer método, también muy utilizado, es presionar combinadas las
celdas Ctrl+Barra Espaciadora, selecciona la columna de la celda activa,
inmediatamente, la combinación de las teclas Ctrl+(+) para insertar la
columna antes de la celda seleccionada,. En caso de más columnas,
marcada la primera con Mayúsc y tecla de dirección (flechas) las veces
que se requiera.
El método explicados anterior, se puede utilizar para insertar filas los
métodos son igualmente para insertar una fila utilizando el método abre-
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 27
viado formal que ofrece Excel dentro de sus opciones. Presionar la com-
binación de las teclas Ctrl+(+) y luego de de aparezca la ventana de diá-
logo Insertar celdas elegir insertar toda una fila. También se puede
utilizar el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciador combinadas,
para marcar la fila y Ctrl+(+) para insertar inmediatamente la fila.
De requerirse insertar varias columnas como filas, luego de Ctrl+Barra Espaciador ó Mayúsc+Barra Espaciador para marcar columnas o filas
respectivamente, presionar la combinación de las tecla Mayúsc+Tecla de Dirección para avanzar según sea el requerimiento.
3.2.6 Métodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas
Activada la celda de la columna a ocultar, el método abreviado para ocul-
tar columnas consiste en presionar la combinación de las teclas
Ctrl+Barra Espaciadora, luego; la combinación de las teclas de Ctrl+0,
del teclado mecanográfico, y las columnas de ocultarán., como ejemplo:
marcar y ocultar las columnas B,C,D.
Para mostrar las columnas, marcar las columnas adyacentes, anterior y
posterior a la columna o columnas ocultas, y presionar la combinación de
las teclas Ctrl+ Mayúsc+), la columna o columnas se visualizarán dentro
de la hoja de trabajo.
El método abreviado para ocultar filas es Ctrl+9, luego de que se marque
la fila o filas con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciador, para
mostrar las filas ocultas Ctrl+Mayúsc+(.
De no usar el método abreviado para ocultar columnas; el procedimiento
a utilizarse será, una vez que las columnas o filas se encuentren selec-
cionadas, picar en la opción formato del grupo de opciones celdas op-
ción principal inicio. Al picar en esta opción Excel muestra una ventana
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
desplegable
las cuales s
ocultar y mo
el requerimie
elegirá, de s
dentro de las
3.3 MÉTO
HOJA
3.3.1 Elim
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Pág. No. 28
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to Excel
que se
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MINAR
hay que
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de op-
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 29
• Seleccionar las filas a eliminar. En caso de
no seleccionar ninguna, se realizará la
operación a la fila activa.
• Seleccionar de Celdas la opción Eliminar
que se encuentra en la pestaña Inicio y
elegir la opción Eliminar fila de hoja... inmediatamente se eliminará la
fila.
Lo mismo sucederá al utilizar la opción eliminar celdas, con la diferencia
de que mostrará una ventana de diálogo para desplazar las celdas hacia
arriba o toda la fila si no fue elegida las celdas a eliminar.
El segundo método consiste en utilizar el botón secundario del ratón.
• Señalar con el puntero del ratón la fila a eliminar; y
• Presionar la opción eliminar.
El tercer método es el método abreviado, para ello:
• Marcar la fila con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciadora; y
• Aplicar la combinación de teclas Ctrl+(-);
Lo mismo se puede realizar si se aplica
directamente el método abreviado Ctrl+ (-
), con la diferencia que muestra la Elimi-nar celda; de la que deberá elegirse
toda la fila.
3.3.2 Insertar filas en hoja
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Para insertar una fila se pueden utilizar
igualmente algunos métodos, desde: selec-
cionar el menú Insertar de la pestaña Ini-cio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En
caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está
situado el cursor como fila seleccionada.
Los métodos abreviados para insertar fila más utilizados son:
Marcar la fila con Mayúsc+Barra Espa-ciadora y utilizar el método abreviado
Ctrl+ (+).
Utilizar el método abreviado Ctrl+ (+) y de
la ventana Insertar celdas elegir Insertar
toda una fila
Cuando se inserta filas con un formato diferente al que hay por defecto,
aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe te-ner la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el
cuadro de la derecha desde el cual se puede
elegir si el formato de la nueva fila será el mis-mo para la fila de arriba como la de abajo o sin formato. 3.3.3 Eliminar columnas en una hoja
Para eliminar columnas se puede considerar seguir el mismo método que
el eliminar filas.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 31
3.3.4 Insertar columnas en una hoja
Excel 2007 también permite añadir columnas, al igual que filas; para
añadir una columna debe seguirse los siguientes pasos:
1) Seleccionar la columna delante de la cual se añadirá otra, con el
método abreviado Ctrl+Barra Espaciadora, inmediatamente después
utilizar el método abreviado Ctrl+(+) o, luego de marcar la columna uti-
lizar;
2) El menú Insertar de la pestaña Inicio opción celdas. Elegir la
opción Insertar columnas de hoja.
En caso de no seleccionar ninguna colum-
na y utilizar directamente el método abre-
viado Ctrl+(+), Excel presentará la ventana
Insertar celdas de la que deberá elegir-
se Insertar toda una fila, a partir de la
columna de la celda activa.
Las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada, todas
las columnas de la derecha a la nueva incrementarán una posición. En
caso de no haber seleccionado ninguna columna.
Para añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas,
como columnas va añadir, con el método abreviado Mayúsc+Tecla de dirección.
El añadir columnas a la hoja de cálculo no hace que el número de colum-
nas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas.
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
Para saber c1) mantenedor izquierdosuperior izqudesde cualqción =CONTAR.marcando unSon entonces
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3.3.5 Inse
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Pág. No. 32
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Hoja2, uario.
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erior del
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 33
libro insertar hoja de la
opción insertar
del grupo celdas del menú inicio, o con el botón secundario del mou-se. Para eliminar una hoja la opción eliminar hoja con el botón secundario
del mouse, o con la barra de herramientas.
Para eliminar, insertar u otra acción se podrá aplicar la tecla de función F4
aplicada para repetir la últimas acción aplicada .
3.4 MÉTODOS ABREVIADOS: FUENTE Y BORDES DE
CELDAS
Las aplicaciones en la gestión empresarial diseñadas en Excel, no sólo
deben presentarse con exactitud, veracidad y oportunidad, sino que debe
observar una adecuada presentación que facilite la lectura, comprensión y
búsqueda de la información con formatos de hojas, columnas, filas y cel-
das visualizadas acogedora y amigablemente. En el formato de celdas
hay muchas opciones que deben considerarse para la fuente, la celda, la
alineación del texto, el tipo y el estilo.
3.4.1 Fuente de celdas
Excel 2007 tiene disponibles diferentes opciones para la cambiar la apa-
riencia de la presentación de la información en una hoja de cálculo, des-
de la ventana o cuadro de diálogo del grupo de opciones fuente de la
banda de opciones, desde la mini barra, o con el método abreviado. Los
dos últimos métodos de más rápida utilización.
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
Para activar
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flecha
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índice y Subíre la casilla d
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es Ninguno,
ubrayado. Codo clic sobre la
Efectos: disp
índice. Para a
de verificación
strativas
Pág. No. 34
de dialo-
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ente, los
. Tama-o u otro.
situados
picando
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ponibles
activar o
que se
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 35
Con clic sobre el botón Aceptar confirma la configuración del texto de la
celda o rango de celdas activas, conforme cambian los valores de la ficha,
aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará el texto
seleccionado en la celda.
Fuente normal: De activar su casilla de
verificación Si esta opción se activa, se
devuelven todas las opciones de fuente
que Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones se dispone de accesos directos a cada una de
ella permitiendo la modificación vistas anteriormente de forma más rápida,
como por ejemplo para cambiar la fuente, se puede picar en el cuadro
combinado u optar por el método abreviado Alt+O+Fe y elegir la fuente
solicitada que aparecerá. en este recuadro aparece el tipo de fuente o
letra de la celda activa.
Al igual que el botón de Fuente, el tamaño de letra de la celda activa
puede cambiarse picando en la flecha de la derecha, escribirlo directa-
mente en el recuadro el valor que se quiere asignar como tamaño de letra
u optar por el método abreviado Alt+O+Fu escribir el tamaño y confir-
marlo con Enter;
Utilizado para poner o quitar la Negrita. del texto de una celda o rango de
celdas, Al picar sobre éste icono se activa o desactiva negrita; lo mismo,
de manera más rápida con el método abreviado Ctrl+N;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 36
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso, su fun-
ción es poner o quitar la Cursiva al texto. Se puede activar picando en el
icono que se encuentra en la barra de opciones o de manera más rápida
con el método abreviado Ctrl+K;
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple Ctrl+S;
Con este botón se elige un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en este caso roja, que indica que de hacer clic sobre el
botón cambiará la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer
clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo o el método abreviado
Alt+O+Fc.
3.4.2 Formato de celdas: bordes y alineación.
En el trabajo de las celdas, en el grupo de opciones Formato de celdas
Excel presenta opciones para diseñar bordes a las celdas y alinear su
contenido.
3.4.2.1 Bordes de celdas
Para poner bordes a celdas o rango de celdas: picando directamente en
el icono de bordes del grupo de opciones fuente o activando la ventana
de dialogo Formato de celdas. Existen varios métodos de los cuales de
rescatan los más principales:
1. Marcar la celda o el rango de celdas, picar
en el icono para bordes de la opción fuente o en la flecha de la parte inferior
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
derecha q
elegir los
2. Marcar la
Ctrl+Ma
3. Marcar la
teclas Ctendrán e
do por su
El método a
na de dialogo
de la misma
3.4.2.2 Al
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3.4.2.2.1 A
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 39
Combinar y separar
Para combinar celdas, de por
ejemplo, los siguientes encabeza-
dos:
1) Marcar, el primer título, desde la celda A1
hasta la celda D1;
2) Marcar los dos títulos siguiente, mante-
niendo la tecla Ctrl; y
3) Elegir la combinación de las teclas: Alt+O+M, para elegir la opción
Combinar y centrar presionar la tecla ENTER.
La misma utilidad, en un solo paso, se consigue aplicando la opción com-
binar horizontalmente
Cuando lo que se trata, en cambio, es la de separar celdas que han sido
combinadas anteriormente, o dividir elegir la opción separar celdas.
3.4.3 Aumentar y disminuir sangría
El uso de las sangrías no se usa con la frecuencia de un procesados de
palabras, es necesario recomendar que el uso de los métodos abreviados
facilitarán este trabajo.
3.4.3.1 Aumentar y disminuir sangría en celdas contiguas
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 40
Para el caso de aumentar y disminuir sangría, en celdas contiguas, cuan-
do el texto no se ajuste a la celda debe marcarse las celdas involucradas
y utilizar la opción aumentar o disminuir sangría del grupo de opciones
alineación de las opciones de inicio, o el método abreviado, para aumen-
tar sangría Ctrl+Alt+Tab y para disminuir sangría
Ctrl+Alt+Mayúsc+Tab.
3.4.3.2 Aumentar y disminuir sangría en celdas discontinuas
Para el caso de
aumentar y dismi-
nuir sangría en
celdas contiguas 1)
ubicarse en la
primera celda Discontinua 2) a partir de la segunda celda que requiere
marcar, mantener presionada la tecla Ctrl y picar con el botón izquierdo
del ratón, la celda correspondiente, y 3) picar en la opción aumentar o en
la de disminuir sangría que se encuentra dentro del grupo alineación de
las opciones de inicio, o el método abreviado Ctrl+Alt+Tab.
3.5 MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS
(número)
Las opciones y
formas de vi-sualizar núme-ros en la celda
son general,
número, mone-
da, contabilidad,
fecha, hora, porcentaje, fracción, científica, texto, especial, y personaliza-
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 41
da de las cuales se detallará las más principales. El método abreviado
Ctrl+1 es de gran utilidad para dar formato a las celdas y de requerirse el
formato de número N.
General: Es el formato de número predeterminado que Excel aplica
cuando se escribe un número, se muestran tal y como se escriben, de
requerirse decimales se puede utilizar la opción presionando en El icono
aumentar decimales.
Número: En este
formato se puede
especificar el número
de posiciones deci-
males que se va a
utilizar, el uso de un
separador de miles y
el modo en que se
muestran los núme-
ros negativos, para lo
cual se debe utilizar
la opción más forma-tos de número… Moneda: Utili-
zado para los
valores mone-
tarios y muestra
el símbolo de
moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el
número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-
rador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 42
Contabilidad: Utilizado para los valores monetarios y muestra el símbolo
de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el
número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un sepa-
rador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Esta
se puede elegir desde la opción de contabilidad directa de la cual elegir
más formatos de contabilidad… o desde la lista desplegable de núme-ro más formato de número…. En el
caso para mostrar
que el formato de
moneda debe ex-
presar el formato en
dólares americanos
USD. El resultado
será el mismo si se
personaliza el forma-
to con la opción
personalizada… Fecha: Muestra los números que representan fechas y horas como
valores de fecha. Se puede optar por las de acceso rápido presentado en
la lista de formato de número, esto es fecha corta o fecha larga. Para el
caso de requerirse otra tipo de formato elegir más formato de núme-ro….
De elegir del formato
de celdas de la ficha
número se puede con-
figurar otras variadas
formas de fechas utili-
zando la opción per-sonalizada, para por
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 43
ejemplo configurar la
ción de la fecha en dd-mmm-aa. Al incrementar una M para
meses, presentará los mismo
en con el texto completo del mes. El formato personalizado, también se
puede utilizar en casos especiales que ayuden a mostrar información con
mayor detalle.
Los otros formatos como porcentaje y texto especialmente no son de
mayor dificultad que requieran un tratamiento detallado que conocer que
el primero multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado
con un símbolo de porcentaje; mientras que el segundo, trata el contenido
de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se
escriben números.
El formato de una celda también se puede aplicar utilizando el botón se-
cundario del mouse
3.6 OTROS MÉTODOS ABREVIADOS
Los métodos abreviados expuestos anteriormente son los que común-
mente se encuentran configurados para el trabajo de cualquier aplicación
en Excel, pero cuando se agrega, a la barra de herramientas de acceso rápido, una opción que el usuario considera de uso frecuente, se incre-
menta otro método abreviado para activarlo combinado la tecla Alt con el
número secuencial que le corresponda según , para el presente caso Alt +4.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 44
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 45
4 UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y CO-LUMNAS
La gestión de celdas, filas y columnas son de aplicación relativamente
fácil, y más bien lo que se quiere resaltar, como se ha hecho durante todo
el texto, como realizar más eficiente y ágil los procedimientos ofrecidos
por Excel.
4.1 CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS
Útil para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de
una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.
4.2 OPCIÓN FORMATO DE CELDAS
4.2.1 Alto de fila
Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el
tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila
es 12,75. Si se aplica Times New Roman de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.
Para modificar la altura de alguna fila, previamente seleccionar las filas a
modificar la altura, caso contrario se realizará la operación a la fila activa,
se puede utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 46
Seleccionar de Celdas la opción Formato que se encuentra en la pesta-
ña Inicio y elegir la opción Alto de fila... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha para indicar el alto de la fila, en este caso está
12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el
botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:
• Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de
la fila que desee modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del
ratón
• Adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener
pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.
Conforme se mueve el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar
el botón del ratón.
El tercer método consiste utilizar el método
abreviado Alt+O+O+F para lo cual muestra
directamente la ventana para modificar la altura.
4.2.2 Autoajustar alto de fila
De modificar la altura de una fila se puede redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos
distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:
• Seleccionar las filas a las que desees modificar la altura.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 47
• Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.
• Elegir la opción Autoajustar alto de fila.
Un segundo método más rápido:
• Acercar el apuntador del ratón sobre la línea divisoria por debajo de la
fila a modificar, en la cabecera de la fila; y
• Hacer doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.
Un tercer método igual de rápido, es utilizar el método abreviado
Alt+O+O+A
4.2.3 Ancho de columna
Para la columna los métodos son los mismos, es decir, el menú desple-
gable de las barra de opciones, el ratón y la combinación de teclas Alt +O+O+N.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 48
5 UNIDAD 05. IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA
Las técnicas relacionadas con la impresión Excel presenta agrupadas en
grupo de opciones de temas, configuración de páginas, ajustar áreas de impresión, opciones de hoja y organizar del documento
y la acción de imprimir propiamente dicha.
5.1 VISTA PRELIMINAR-CONFIGURAR PAGINA
Es una herramienta que permite visualizar previamente lo que se impri-
mirá en la hoja de papel a la misma que se puede acceder desde el botón
del Office opción IMPRIMIR; desde la barra de opciones de acceso rápido luego de que ha sido personalizada; o con el método abreviado
Ctrl+F2. En vista preliminar se incluye herramientas para imprimir y configurar página desde el grupo de opciones imprimir, similar al
presentado cuando se activa directamente la ventana de diálogo confi-gurar página,
5.2 TEMAS
Útil para dar formato rápido a una hoja y proporcionarle un aspecto profe-
sional, es un conjunto de opciones de formato que incluyen
colores, fuentes y efectos. Elegir temas, de diseño de página para elegir, cambiar o crear tema. Para utilizar
esta opción, debe previamente existir diseño en la tabla.
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 53
insertar el texto VENDEDORES ASOCIADOS S.A. en la sección derecha la fecha; en el centro del pie el número de página
referenciado con el total de ellas con la instrucción Página &[Página] de &[Páginas]. La impresión se verá de la siguiente manera:
Para repetir los encabezados de las columnas de la tabla
VENDEDORES no se puede realizar desde hoja de vista preliminar
porque se encuentra apagada, para lo cual debe elegirse configurar página de diseño de página, o la opción imprimir títulos de la
misma opción y
señalar la fila
donde se
encuentran los
encabezados.
Desde la opción insertar se aprecia directamente la configuración de los
encabezados y pies de página picando en la opción encabezados y pies
de página, pero de manera directa picar en la flecha del extremo inferior
izquierda del grupo opciones de hoja.
De elegirse la opción insertar encabezado y pie de página desde la
ficha insertar Excel incrementa la opción diseño a la barra de
opciones para el trabajo especializado de los encabezados con la vista del documento a diseño de página. Picando dentro del
encabezado o pie muestra grupo de opciones para cambiar los
encabezados, sus elementos, la exploración y otras opciones.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 54
• Orientación y tamaño
La orientación y tamaño de
la página se diseña desde la opción directa de la barra de opciones con-figurar página o desde la
pestaña página de la ventana de diálogo configurar página picando
previamente en la flecha inferior de la derecha de su grupo de opciones.
• Área de impresión
Para imprimir parte de una tabla para lo cual debe marcarse el área que
se asignará y elegir la opción directa área impresión de configurar
página. Desde hoja de configurar página o con el método abreviado
ALT+C+M+E. Inmediatamente después mandar a imprimir o mostrar
vista preliminar. Para cancelar picar en borrar área de impresión.
• Insertar salto de página
En ocasiones se necesi-
ta imprimir un número
exacto de páginas. Excel
de acuerdo al tamaño de
papel los márgenes y la
escala, a través de la
opción vista se puede
observar los saltos de
página insertados, lo
manuales se aparecen con líneas continuas y los insertados automática-
mente con línea discontinua observados a través vista previa del salto de
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 55
página de la ficha vista de la banda de opciones, útil para ver cómo afec-
tan los cambios.
En presentación preliminar se podrá observar las páginas con un salto de
página similar para la hoja actual que contiene 82 registros se presentan
27 registros por página aproximado para ser distribuidos en tres páginas
de similar tamaño.
Para regresar de página utilizar el botón o pulsar la tecla RE PAG del
teclado. Para ir a la página siguiente o la tecla AV PAG
del teclado. Si la hoja sólo tiene 1 página éstos boto-
nes estarán desactivados. Para ver los márgenes, la opción mostrar márgenes. 5.4 OPCIONES DE LA HOJA
Excel muestra otros grupos de opciones para la hoja y para organizar,
que serán tratadas ligeramente en el presente texto, por existir otras ins-
tancias u otros procedimientos, como por ejemplo la opción línea de
cuadrícula utilizada para quitar las líneas de las celdas de la hoja, que
también se puede aplicar desde la opción vista, grupo mostrar u ocul-
tar.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 56
6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES - GRÁFI-COS SMARTART
La inserción y trabajo de tablas, ilustraciones, gráficos, vìnculos y texto
amerita un trabajo más detenido por lo que estos temas serán tratados
con puntualidad en las unidades siguientes. En éste capítulo se tratará
con exclusividad las ilustraciones.
6.1 Ilustraciones.
Dentro de las ilustraciones Excel presenta opciones para insertar imáge-
nes, formas y Smartart que quizás no sean de mucha aplicabilidad y
requieran mucha profundidad.
6.1.1 Formas
Las formas son muy aplicables en Excel para el diseño de mucha aplica-
ciones de diseño, incluyendo mapas de procesos, mapas mentales y
conceptuales reconociendo que para ello existen programas especializa-
dos como Visio, CmapTools o Freemind respectivamente.
Dentro de las ilustraciones, los
mètodos abreviados son de
igual significaciòn en el
manejo de las formas, cuando
por ejemplo se requiere mover
o duplicar una forma bastará con presionar el apuntador izquierdo del
ratón y para duplicar acompañado de la tecla Ctrl.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 57
Cuando se está trabajando con formas, para
seleccionarlas es mejor activar, desde la opcìon
inicio, grupo modificar, la opción seleccionar objetos, entonces, al tratarlos como objetos se
marcará el área donde se encuentran los objetos y
moficarles con el apuntador izquierdo del ratón, de
ser el caso.
6.1.2 SmartArt
Los gráficos Smartart incluyen listas gráficas, diagrama de proceso,
organigramas, diagramas ciclicos, piramidales entre otros, que si bien
tienen un grado importante de aplicación, se mostrará únicamente el
diseño organigramas por tener una mayor aplicación de los usuarios de
Excel.
6.1.2.1 Organigrama
Para elaborar organigramas se utlizará de SmartArt del grupo de opción
jerarquía cualquier de la 7 opciones si guardan relación con las
necesidades de presentación de la información y el tipo de organigrama.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 58
En la ficha Insertar picar en SmartArt, de je-rarquía elegir la opción jerarquía y picar en el
botón Aceptar: Lo mismo se puede conseguir
utilizando el método abreviado Alt+B+M.
Insertado el organigrama se modifica la banda de
opciones con diseño y formato;
De la opción Diseño, picar en panel de texto para insertar texto en las
formas más fácil y rapidamente;
Sobre la forma Gerente general Insertar dos formas picando en
agregar forma superior y escribir el texto Junta de accionistas para la
primera forma y Directorio para la segunda;
Para el caso de insertar una forma después de
Gerente comercial, agregar una forma
picando en agregar detrás y digitar el texto
Gerencia técnica. Presionando la tecla Tab
en el texto de cualquier forma, esta disminuye el nivel o con la tecla Re-troceso sube un nivel, lo mismo puede realizarse desde la barra de
herramientas;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 59
Para cambiar el diseño del
organigrama utilizar diseño,
estilos y colores para la
siguiente presentación; y
Finalmente, desde formato,
cambiar el tipo de letra y el
relleno de la forma.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 60
7 UNIDAD 07. PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Uno de los requerimientos más importantes en la gestión de datos es que
la información se presente de la forma más didáctica posible de manera
que sea utilizada adecuadamente en la toma de decisiones. La presenta-
ción gráfica de los datos permite visualizar objetivamente el comporta-
miento de los datos dentro del complejo de variables incorporadas en la
aplicación en estudio y facilitan la toma de decisiones.
En el diseño de gráficos es importante el criterio del usuario para com-
prender los datos y el análisis e interpretación que se dará a la informa-
ción de la aplicación o caso en estudio, de esta manera, se mostrará una
concepción general para luego utilizar en aplicaciones financieras.
Se trata de mostrar la forma general de trabajar con gráficos, no es posi-
ble trabajar todos los tipos de gráficos, por lo que se utilizará dos de tipo
genérico, con el propósito que su tratamiento se pueda generalizar a
todos los tipos de gráficos.
7.1 GESTIÓN DE GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE
INFORMACIÓN
Para el trabajo con gráficos
hay varias opciones vincu-
ladas a procedimientos
como por ejemplo desde
tablas dinámicas, sin embargo, la forma común de trabajar con gráficos es
desde la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 61
Excel presenta varios grupos de tipos de gráficos es del tipo columnas,
lineal, circular, barra, área, dispersión y otros tipos de gráficos, dentro de
cada uno de estos grupos se presentan varios tipos de gráficos relaciona-
dos del grupo.
Para trabajar con gráficos se partirá de la siguiente tabla de datos:
7.1.1 Comportamiento de las ventas - Gráfico de barras
Con la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A.se realizará un gráfico
de barras para analizar de las ventas de los en enero, febrero, marzo y
del total del trimestre de cada uno de los vendedores para evaluar la efi-
ciencia de cada vendedor y proponer mejoras. Para el análisis se puede
utilizar las columnas de cantidad o precios.
Para presentación de la información gráfica en barras del comportamiento
de las cantidades vendidas por vendedor por producto, marcar el rango
de celdas C4:C12 y con la tecla Ctrl sostenida marcar los rangos
D4:D12; G4:G12; J4:J12 y finalmente, M4:M12. Las columnas marca-
das harán referencia al producto, cantidades vendidas en enero, febrero,
marzo y total de ventas en el trimestre;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 62
El gráfico presentado muestra, en el eje horizontal; los productos vendi-
dos y en el eje vertical, una escala de valores estimados por Excel según
los datos de la tabla. Adicionalmente, un grupo de leyendas explicando
sobre las barras de datos presentados en el gráfico con los nombres de
las columnas referenciadas.
Ubicado en el área de gráficos, Excel presenta un grupo de opciones
dentro de herramientas de gráficos para el diseño, presentación y forma-
to. Por defecto, presenta la opción diseño para cambiar el diseño, cam-
biar el tipo de gráfico y cambiar los datos.
Para insertar título al gráfico picar en
la opción presenta-ción/etiquetas/título del gráfico y
de las opciones de la ventana
desplegable al elegir encima del gráfico y escribir Productos Ven-
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 63
didos por Mes y Trimestre;
Si el apuntador del
mouse se encuentra
dentro en el área de
gráfico se muestra la
barra de herramientas
de gráfico, al picar en la
opción presentación, dentro del grupo de
opciones selección actual se muestra el
objeto que se encuentra
selccionado en el cuadro de lista presentando en la gráfica anterior,
muestra que se ha señalado la serie Cantidad total.
Para realizar
modificaciones,
seleccionar el objeto a
modificar del área del
gráfico, por ejemplo para
modificar el Eje vertical (valor); luego de
seleccionado, picar en
Aplicar formato a la selección y modificar lo
que a juicio del análisis
ayude a la toma de
decisiones, desde la
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 64
ventana dar formato al eje. Lo mismo se puede realizar selccionando el
objeto y presionar el apuntador derecho del ratón para elegir la opción
para dar formato.
Si se ha seleccionado el rango de celdas de la lista de datos que se grafi-
cará, Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario, el gráfico
se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los
datos que solicita. Para que la lista de datos sea seleccionado por defec-
to u omisión de activarse la misma ubicándose en una de las celdas de la
mencionada lista.
Sin elegir los datos para el análisis, picar en inser-tar/columna/columna agrupada Excel muestra el área de gráfico sin
información. En la opción Diseño picar en Seleccionar datos y desde
la ventana Seleccionar origende datos ir agregando las serie una por
una de la siguiente manera:
Con la misma información, desde la opción Diseño, cambiar el gráfico al
tipo circular estilo 2, de manera que el gráfico sea el siguiente:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 65
7.1.2 Gráfico Gantt - Barra apilada - Cronograma de actividades
En la elaboración de gráficos mucho depende de la necesidad del
usuario, la creatividad, adaptabilidad y asimilación de las bondades
ofrecidas por Excel; es así como, el diagrama de barras puede expresar
un diagrama Gantt básico, únicamente actividades y tiempos sin
especificación de recursos, como se trabajaría en Project .
La opción de gráficos es una herramienta de gran utilidad para la toma de
decisiones por la facilidad que aporta para la interpretación de la
información como para administrar un proyecto: control de recursos
(tiempos de realización de las actividades) y cumplimiento de las tareas y
el proyecto. Es de gran utilidad el diagrama Gantt, el mismo que se puede
diseñar a través de la opción de gráficos de Excel, expresado
inmediatamente partiendo de la siguiente tabla de datos:
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 70
selección actual picar en la lista categorías en orden inverso y en
la opción número personalizar a que se presente los días y los meses
con el formato dd/mm. De optar por cambiar el color de las barras
elegir de la opción formato de serie de datos, de relleno sólido el color
al gusto;
Marcar eje horizontal (valor) y picar en aplicar formato a la selec-
ción, en opciones del eje fijar la fecha mínima y máxima del proyecto
desde la ventana dar formato al eje. Las fecha deben ingresarse en
números naturales y no en formato de fecha, de la siguiente manera;
Finalmente ,el gráfico se presentará como sigue:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 71
7.2 PRESENTACION DE INFORMES - ESTILOS DE CELDAS
En este capítulo se enfocará como Excel permite trabajar con las listas o
bases de datos con presentaciones que aportan una visualización y pre-
sentación amigable a un mejor análisis e interpretación de los mismos.
Mucho tiene que ver en el trabajo diario de la oficina para gerentes y ad-
ministradores la forma ágil y oportuna de la gestión de la información en la
toma de decisiones lo que es favorecido con el trabajo eficiente de las
tablas, el formato condicional, las tablas dinámicas y los gráficos dinámi-
cos.
7.2.1 Estilo de celdas
Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas
presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los
estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de
formato ofrecidos por Microsoft Office Excel.
Los varios estilos de celda integrados o personalizadas que se pueden
aplicar o modificar para visualizar celdas cuyos datos cumplen algunas
características puntuales como buena, incorrecta y neutral por ejem-
plo; otros para datos y modelos; título o los encabezados; for-mato de números; estilos de celdas temáticos; y finalmente,
personalizar en algún caso especial. Para aplicar un estilo de celda se
debe seguir los siguientes pasos:
a. Seleccionar la celda o grupo de cel-
das que se requiere asignar un estilo
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Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 73
Excel proporciona un gran número de estilos de tabla predefinidos que
pueden ser utilizados muy rápidamente y personalizados de manera dife-
rente Acogido cualquier estilo de tabla, este se puede modificar de acuer-
do a las necesidades del usuario como las filas de encabezado y de
totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.
Para diseñar una lista de datos a tabla, Excel presenta algunas opciones
de uso y diseño de tablas: a) Desde la opción Dar formato como ta-bla/grupo Estilos opción Inicio; b) Desde Tablas del grupo Tablas de
la opción Insertar; y c) Con el método abreviado Ctrl+Q O Alt+B+T
cuyos procedimientos se muestran a continuación:
a. Dar Formato como tablas.- Para convertir un rango de celdas
o lista de datos en tablas desde esta opción
Inicio/Dar formato como tabla, picar en ella y elegir el
diseño o estilo al gusto del
usuario, para lo cual se requie-
re ubicarse previamente dentro
de la tabla o lista a convertir.
Excel considerará por defecto que se trata del rango de datos activo,
caso contrario, escriba el rango de celdas en la casilla de la ventana
dar formato como de tabla que se muestra en la siguiente venta-
na;
b. Tablas.- De no elegir la opción sugerida
anteriormente, elegir la opción tabla de la opción
principal Insertar y determinar los límites de la
tabla si no fue activada o seleccionada cualquier de las celdas de la
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 74
lista de datos a convertir en tabla. Recordar que si la lista de datos tie-
ne encabezados debe picarse en la casilla La tabla tiene encabe-zados para que Excel reconozca tales características de la lista de
datos.
c. Métodos abreviados.- Otra forma diferente, más rápida y de utili-
zación sugerida es la aplicación de los métodos abreviados Ctrl+Q o
Alt+B+T preferentemente activada la tabla o lista de datos con lo que
se activa de manera inmediata la ventana Crear tabla en la cual
únicamente se confirmará el rango y los encabezados solicitados en la
ventana.
Una vez que la lista de datos tome las características de una tabla. Las
opciones de Excel se incrementa con una más para las Herramientas de tabla opción Diseño con grupos para propiedades, herramientas,
datos externos de la tabla, opciones de estilo de la tabla y estilos de tabla
que son características principales, diferentes al rango de celdas.
El formato y los filtros que automáticamente se crean. Así por ejem-
plo, en el caso presentado en la figura anterior, se puede filtrar por nom-
bre; los nombres que contengan Ana o si de esos registros se requiere
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 75
que su nota final superen los 65 puntos, Excel devolverá únicamente el
registro 25. La columna que se ha filtrado muestra un icono que expresa
que la información está filtrada.
Si se quiere convertir en rango la tabla y borrar el formato utilizado se
debe borrar desde estilos de la tabla y luego convertir la tabla en rango desde el grupo herramientas, no al contrario porque al convertir la
tabla en rango, la opción Diseño de las Herramientas de tablas se
desactivará.
La opción Diseño contiene algunos grupos de opciones desde propieda-
des de la tabla, herramientas (resumir en tabla dinámica, quitar duplicado
o convertir en rango), para exportar y actualizar y las opciones de estilo
de las tablas.
7.4 FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS:
La opción Formato condicional aporta eficientemente en la toma de deci-
siones sobre el comportamiento de una variable o campo de estudio ex-
presa en una fila o columna de una lista de datos considerados en su
conjunto. Excel muestra opciones en las que rápidamente se puede cole-
gir como se distribuyen los datos dentro del conjunto de ellos sin que el
usuario haya intervenido con sus cálculos como son: Barra de datos,
escala de colores, y conjunto de iconos; además de resaltar reglas y re-
glas superiores e inferiores.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 76
Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condi-
cional utilizar la opción Formato condicional de la ficha Inicio, gru-po Estilos. Cuando se aplican dos o más reglas la prioridad es en fun-
ción de cómo aparezcan en este cuadro de diálogo. Una regla más alta en
la lista tiene una mayor prioridad que una regla más baja en la lista.
Las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y se
puede cambiar el orden de prioridad empleando las flechas Subir y Bajar
del cuadro de diálogo.
El método abreviado para trabajar con formato condicional es Alt+L
de gran utilidad y facilidad, para su aplicación se partirá de la siguiente
aplicación:
Las diferentes opciones del Formato condicional van desde resaltar
reglas de celdas, reglas superiores e inferiores, barra de datos, escala de
colores, conjunto de iconos. La opción de formato condicional presenta
opciones para crear, borrar y administrar reglas.
Resaltar reglas de celdas que in-
cluye: es mayor que…, es menor que…,
entre…, es igual a…, texto que contie-
ne…, una fecha…, duplicar valores…; y
más reglas;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 77
Reglas superiores e inferiores contienen opciones para caracterizar
las 10 mejores…, 10% mejores…, 10 inferiores…, 10% peores…, por
encima del promedio… y por debajo del promedio.
La barra de datos del formato condicional
muestra las Barra de datos azul, verde, roja,
naranja, azul claro y purpura como se
muestra en la gráfica;
La escala de color combinado
diferentes opciones entre verde, amarillo y
rojo:
El conjunto de iconos con flechas,
banderas, semáforos entre otras opciones de
iconos.
Se puede crear nuevas reglas con las características definidas por el
usuario, para lo cual Excel muestra una ventana para su diseño. Para
borrar el formato condicional de un rango de celdas debe utilizarse la
opción borrar reglas.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 78
En la aplicación propuesta al inicio formato condicional marcar la fila
de datos del total de ventas M5:M12 y llamar al formato condicional, tres símbolos (en círculo) Excel modificará la presentación de datos e
insertará un icono a la izquierda de los datos luego de haber analizado el
comportamiento de los datos dentro de la serie en su conjunto. Así, los de
color verde tendrán un comportamiento aceptable, de color amarillo más o
menos aceptable y los de color rojo deberá ser revisado su comporta-
miento pues son las ventas más bajas.
Para modificar el formato de condicional aplicando una nueva regla, es
recomendable eliminar el formato anterior, caso contrario, su lectura será
defectuosa.
Los datos así presentados podrán filtrarse u ordenarse. De optar por or-
denar los datos con el método abreviado Alt+O+A orden ascendente,
los datos se ordenarán desde el color verde, amarillo y rojo.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 79
De filtrarse Excel mostrará una opción para
filtrar por el color como muestra la siguiente
gráfica.
Para borrar los formatos condicionales también se puede utilizar la opción
borrar del grupo de opciones modificar.
7.5 GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica de gran utilidad para resumir de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos de
forma dinámica en los cambios de presentación para mejorar la interpre-
tación y análisis de la información.
Una tabla o listas de base de datos en Excel debe comprender como un
conjunto de datos celdas organizados en filas (registros) y colum-nas (campos) conceptualiza desde un gestor de base de datos.
Cada celda es un dato, un fila es un registro de entrada y una columna es
un campo desde la fundamentación de base de datos; por tanto, máximo
una lista con 255 campos y 65.535 registros hasta Excel 2003 y en
el Excel 2007
1'048.576 probables
filas o registros y
16.384 campos o columnas como se puede observar en el cuadro de
nombres al sostener el apuntador en la intersección de la hoja, entre la
primera fila y la primera columna.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 80
Entre las bondades más importantes, en la gestión de aplicaciones
económicos, financieros y estadísticos, que ofrece las Tablas dinámi-cas constituye la flexibilidad, variedad y facilidad de su trabajo
esquematizando la información en filas, columnas y fórmulas, una
puntualización de sus principales ofertas se sitúan en que facilitan:
Ordenar la los registros;
Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio;
Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado;
Crear un resumen de los datos; y,
Aplicar formatos a todos los datos.
7.5.1 Gestión de ventas con tabla dinámica
Para trabajar las tablas dinámicas es necesario identificar una lista de
datos para proponer las soluciones que aportarán el análisis de la infor-
mación, mientras más variedad de datos y campos tenga la lista o tabla
de datos, más interesante se hace la presentación de registros en tabla
dinámica y más variada los requerimientos de presentación de la informa-
ción y análisis.
Los requerimiento de información dependerá en mucho de la cantidad y
calidad de la información, así como de la finalidad que tenga su análisis,
una caracterización de lo expuesto se espera alcanzar desde la aplicación
VENDEDORES ASOCIADOS S.A. donde se presenta las ventas por
fechas, ciudad, producto, cantidad, precio, total, vendedor, forma de pago
un descuento por pronto pago para las ventas al contado; además de 42
registros presentados en filas.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 81
VENDEDORES ASOCIADOS S.A.REPORTE DE VENTAS
FECHA CIUDAD PRODUCTO Q. P. Tot VENDEDOR FORM_PAG DSTO 01/01/2010 QUITO LIBROS 23 25 575 PEDRO CONTADO 10% 02/03/2010 GUAYAQUIL LIBROS 12 25 300 JUAN CRED 30 d 5% 03/05/2010 CUENCA LIBROS 23 25 575 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/08/2010 LOJA LIBROS 12 25 300 SANTIAGO CRED 90 d 0% 04/09/2010 AMBATO LIBROS 2 25 50 ANITA CONTADO 10% 04/10/2010 RIOBAMBA LIBROS 3 25 75 EMILY CONTADO 10% 04/11/2010 QUITO REVISTAS 4 3 12 NARCIZA CONTADO 10% 04/12/2010 GUAYAQUIL REVISTAS 12 3 36 LUPE CONTADO 10% 04/01/2011 CUENCA REVISTAS 1 3 3 CARLOS CONTADO 10% 04/02/2011 LOJA REVISTAS 11 3 33 MARCELO CRED 30 d 5% 04/03/2011 AMBATO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO CRED 30 d 5% 04/04/2011 RIOBAMBA REVISTAS 13 3 39 VICTOR CRED 60 d 0% 04/05/2011 QUITO PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA CRED 90 d 0% 04/06/2011 GUAYAQUIL PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA CONTADO 10% 04/07/2011 CUENCA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR CONTADO 10% 04/08/2011 LOJA PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR CRED 30 d 5% 04/09/2011 AMBATO PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO CRED 60 d 0% 04/10/2011 RIOBAMBA PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN CRED 90 d 0% 04/11/2011 QUITO TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID CRED 90 d 0% 04/12/2011 GUAYAQUIL TINTAS 8 2,5 20 DIEGO CONTADO 10% 04/01/2012 CUENCA TINTAS 12 2,5 30 DARIO CONTADO 10% 04/02/2012 LOJA TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN CONTADO 10% 04/03/2012 AMBATO TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO CRED 30 d 5% 04/04/2012 RIOBAMBA TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO CRED 30 d 5% 04/05/2012 QUITO PAPEL 21 6 126 PEDRO CRED 60 d 0% 04/06/2012 GUAYAQUIL PAPEL 12 6 72 JUAN CRED 90 d 0% 04/07/2012 CUENCA PAPEL 22 6 132 ROBERTO CONTADO 10% 04/08/2012 LOJA PAPEL 12 6 72 SANTIAGO CONTADO 10% 04/09/2012 AMBATO PAPEL 6 6 36 ANITA CONTADO 10% 04/10/2012 RIOBAMBA PAPEL 5 6 30 EMILY CONTADO 10% 04/11/2012 QUITO IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA CRED 30 d 5% 04/12/2012 GUAYAQUIL IMPRESORAS 3 80 240 LUPE CRED 60 d 0% 04/01/2013 CUENCA IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN CRED 30 d 5% 04/02/2013 LOJA IMPRESORAS 7 80 560 MARCO CRED 60 d 0% 04/03/2013 AMBATO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO CRED 90 d 0% 04/04/2013 RIOBAMBA IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO CONTADO 10% 04/05/2013 QUITO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN CRED 30 d 5% 04/06/2013 GUAYAQUIL LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/07/2013 CUENCA LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN CRED 30 d 5% 04/08/2013 LOJA LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO CRED 60 d 0% 04/09/2013 AMBATO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO CRED 90 d 0% 04/10/2013 RIOBAMBA LAPICES 7 0,3 2,1 PEDRO CONTADO 10%
Para tomar decisiones, con la información anterior, se solicita:
1. Qué ciudad vendió más libros;
2. Cuál es el mejor año de ventas;
3. Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el
segundo semestre del año 2012
4. Qué vendedor vendió más a crédito y cual más al contado
5. Con los datos de la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A. que
muestre el total de ventas por año y por vendedor.
6. Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto
7. Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 82
• Qué ciudad vendió más libros..?
Para conocer que ciudad vendió libros de la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A se seguirá los siguientes pasos:
1. Utilizar el método
abreviado
Alt+B+I+T previa-
mente marcada la lis-
ta de datos, reco-
mendable o de lo
contrario, modificar el
rango desde la ven-
tana Crear tabla dinámica, para el presente caso el rango de celdas considerado pa-
ra la tabla dinámica es A4:J4. La activación de la opción Tabla dinámica se puede realizar desde la opciones Insertar. Dentro los
parámetros requeridos en esta ventana está la selección de datos: se-
leccionar un rango o tabla de datos o utilizar una fuente de datos ex-
terna; además parámetros para elegir el lugar donde se ubicará el in-
forme de tabla dinámica:, para el presente caso una hoja nueva;
2. A la hoja nueva cambiarle el nombre de la hoja a
Ciudad, el campo Producto colocar en rotulo de columna, ciudad en rotulo de fila y la can-tidad en ∑ valores. En caso de requerir cambiar
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 83
la función en ∑ valores, picar en el campo cantidad asignado en esta
casilla y elegir la opción configuración del campo. La tabla se
mostrará en la siguiente figura:
Para cambiar el rotulo de las columnas, picar dentro de la celda y escribir
el texto; para el presente caso escribir Ciudades en la celda A4.
Se puede alternar las ciudades en las filas y los productos en las colum-
nas y viceversa, dependiendo de la comodidad para el análisis de la in-
formación del usuario, para lo cual será suficiente con arrastrar los cam-
pos a las casillas contrapuestas de la ventana lista de campos de la tabla dinámica;
3. Para que la tabla dinámica mues-
tre únicamente, dentro de los pro-
ductos, lo referente a libros, picar
en la columna rotulo de co-lumna y filtrar por LIBROS. La lista dinámica se mostrará la informa-
ción más concreta de donde se puede observar que es Cuenca la
ciudad que vendió más libros 23 libros;
4. Con la tabla dinámica que muestra las ciudades y los libros, marcar
los valores de la columna total general y mirar en la barra de estado
de Excel MAX:23 que es el valor máximo de venta de libros;
• Cuál es el mejor año en ventas..?
Para el análisis del mejor año de ventas se considerará únicamente los
campos fecha y el total de ventas para lo cual se seguirá el siguiente
procedimiento:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 84
1. Crear la tabla dinámica hoja con el método abreviado Alt+B+I+T. y
arrastrar el campo fecha a rotulo de fila y el campo total a ∑ Valo-
res, asignar a la hoja el nombre año;
2. Activar la celda que contiene la
primera fecha de la columna
fecha A4 y utilizar cualquiera
de los métodos expuestos in-
mediatamente: a) con el botón
derecho del mouse elegir la op-
ción agrupar; b) desde el gru-
po de opciones Esquema op-
ción Datos picar en la opción
Agrupar; c) desde el mismo
grupo de Opciones de las
Herramientas de tabla dinámica picar en agrupar selección, o d) aplicar el método abre-
viado Alt+Mayúsc+Flecha derecha de mayor agilidad y facilidad
de uso. Todos estos métodos presentan la ventana agrupar de la que
se elegirá agrupar los datos por años.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 85
Una vez elegido el tipo de agrupación se puede colegir a simple vista que
el mejor año en ventas es el 2013 con 1850.3 de ventas.
Para Agrupar por meses, años o días, es necesario resaltar que no es
necesario marcar la columna o fila donde se encuentra el campo de las
fecha. Suficiente con ubicarse en la primera celda.
• Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el segundo semestre del año 2012..?
1. Utilizar el método abreviado ALT+B+T+I para crear la tabla dinámi-
ca, asignarle el nombre de Ventas2012 a la hoja;
2. Arrastrar el campo Ciudad a rotulo de columna, el campo Fecha a
rotulo de fila y Total ventas a ∑ Valores;
3. Ubicarse en la celda A4 del campo Fecha y utilizar el método abre-
viado Alt+Mayúsc+Flecha para activar la ventana Agrupar:
4. En la ventana Agrupar indicar que el comienzo debe ser el
01/07/2012 y terminar el 31/12/2012, además de que se agrupará
por meses.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 86
Al confirmar los parámetros de la opción Agrupar, se puede visualizar en
la fila del total general de la tabla dinámica que los resultados son:
• Qué vendedor vendió más a crédito y cuál más al contado
Para conocer que vendedor vendió más a
crédito y al contado seguir el siguiente
procedimiento:
1. Con el método abreviado ALT+B+T+I
crear la tabla dinámica, asignarle el
nombre de Ventas a la hoja en la que
se incorporará el diseño, arrastrar los
campos: Forma de pago al área rótulo de columna, Vendedor a
rótulo de fila y Total a ∑ Valores;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 87
2. Los resultados se visualizan inmediatamente, pero si se requiere pue-
de filtrase la columna por contado o crédito como se conveniente, por
ejemplo:
• Tabla dinámica que muestre el total de ventas por año y vendedor
Para mostrar el total de ventas por Año y Vendedor, utilizar igual pro-
cedimiento que los casos anteriores:
1. Con el método abreviado Alt+B+T+I crear la tabla dinámica al que
se le asignará el nombre de vend-año y arrastrar el campo vende-dor a rotulo de fila, el campo Fecha a rotulo de columna y Total a ∑
Valores. La tabla se mostrará como se ve en la siguiente figura;
2. Activar la celda B4 en la
que se encuentra la pri-
mera fecha y agrupar por
años, quitar de las áreas
el campo Fecha con lo
que el resultado mostrará
los vendedores por años
como se había requerido:
• Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto
1. Para obtener la cantidad vendida por ciudad y por producto, crear la
hoja vend-prod-año y con el método abreviado Alt+B+T+I, arras-
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 88
trar el campo Ciudad al área rotulo de fila, el campo Producto a ro-
tulo de columna y Cantidad a ∑ Valores. La tabla se mostrará como
se ve en la siguiente figura:
2. Modificar la configuración del campo Cantidad para resumir el cam-
po de valor a la función Máx. La tabla se mostrará así:
• Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto.
1. Crear la hoja utilidad con el método abreviado Alt+B+T+I, arrastrar
el campo Fecha a rotulo de fila, y Cantidad, Precio y Total a ∑
Valores;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 89
2. Desde Herramientas de la opción de tablas dinámicas opción
Fórmulas diseñar la fórmula Margen utilidad que multiplique el
precio por un treinta por ciento. La tabla presentará la siguiente infor-
mación:
En el diseño de tablas dinámicas Excel muestra dos opciones dentro del
grupo Herramientas de tabla dinámica, una de opciones y otra de dise-ño.
Opciones para configurar la tabla, agrupar, ordenar, gestionar los datos.
Grupo de acciones para borrar y seleccionar la tabla y sus elementos,
herramientas para diseñar gráfico dinámico y utilizar formulas, otras para
mostrar y ocultar los campos.
La de Diseño sobre formato de la tabla dinámica y formas de presenta-
ción.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 90
7.5.2 Creación de gráficos dinámicos
Luego de elegir la opción diseño de gráficos dinámicos presentado
dentro de las herramientas de tabla dinámica, grupo
herramientas muestra el gráfico dinámico con varias opciones para
trabajar el gráfico: grupo de opciones para el diseño, presentación,
formato, y análisis de la información presentada. Dentro de diseño
opciones para cambiar el tipo
de gráfico, seleccionar los
datos, cambiar el diseño del
gráfico, el estilo del diseño y
mover el gráfico. En presen-tación el trabajo con
etiquetas como títulos y
leyendas. La de formato opciones que tiene que ver
con la forma y la de análisis en relación con los datos y los campos.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 91
8 UNIDAD 08. PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDE-NAR Y FILTRAR DATOS, CONSOLIDAR HOJAS, ESQUEMAS Y SUBTOTALES
El trabajo con base de datos tiene opciones de gran utilidad e importancia
en el tratamiento de información contable, financiera y estadística; facilita
la presentación, análisis, agrupación, esquematización de datos, entre
otras de sus bondades, que será tratado con detalle en este capítulo.
Dentro de la opción de datos Excel presenta diferentes tratamientos para
las diferentes opciones de ordenación, filtración, consolidación, esquema
y otras importantes herramientas de gestión de datos, sin descuidar las de
grabación de archivos que hay que tomar muy en cuenta todas de mucha
utilidad y fáciles de aplicar, recalcando la importancia de utilizar los méto-
dos abreviados para facilitar su aplicación en tiempo y calidad de análisis
de la información.
8.1 PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS
Dos de las principales opciones utilizadas muy frecuentemente por los
usuarios de Excel en la gestión de volúmenes significativos de datos por
su versatilidad y aporte sin desconocer el soporte de las funciones propias
que aportan significativamente su uso. El trabajo con la opción de datos
amerita un tratamiento profundo que quizás no sea suficiente con las
aplicaciones que se realizarán a continuación, plateándose el reto de
seguir su estudio y profundización.
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
8.1.1 Ord
Ordenar es d
ejemplo los n
ordenar filas
algunos proc
menor a ma
grupo de op
ubicándose e
abreviado A
descendente
De elegir Alt
Excel presen
la ventana
denardiferentes
opciones p
agregar nieliminar nivlos datos ti
ral del Ecuador
bar Paredes
denar datos e
de gran utilida
nombres en o
s por colores
cedimientos, e
yor; de mayo
pciones orden
en la columna
Alt+S+A en
e, ilustrado en
t+S+S, ordentará
Or-con
para:
vel, vel, copiar nienen encab
en una lista o
d y ayuda en
rden alfabétic
o por iconos
elegiendo de
or a menor o
nar y filtrar.
a que se req
el caso de q
la siguiente ta
en personal
nivel, subir bezados. De
Facultad d
tabla de dato
el análisis de
co, los valores
s. Para orde
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picando en la
La mejor ma
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que sea asce
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o bajar el nebajo opciones
de Ciencias Adminis
P
os
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s de mayor a m
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opciones ord
a opción orde
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r y utilizar el
endente o A
do dentro de l
nivel, opcions para selecc
strativas
Pág. No. 92
ando por
menor u
e existir
enar de
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método
lt+S+D
la tabla.
nes y si
cionar la
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
columna por
campos de l
de ordenació
categoría_pr
ordenación, c
8.2 FILTR
Por sus difer
rio tratar la o
camente com
zados.
8.2.1 Filtr
Los datos d
comprensión
comprensible
la opción p
utilización y
seguirse el s
a. Marcar la
ntral del Ecuador
r Paredes
la que se va
a tabla, el cri
ón. Para el pr
oducto.
caso contrario
RAR DATOS
rencias en las
opción de filtra
mo se complej
ro de datos
de una tabla
n, requiriendo
e y claro. Se p
resentada en
aplicabilidad
iguiente proce
a tabla de dato
a ordenar co
terio de orden
resente caso
o la fila.
S DE UNA TA
aplicaciones
ar los datos co
jiza su aplicac
a requieren
o de Excel
puede aplicar
n la banda d
el uso del mé
edimiento.
os, método ab
Facultad d
on una lista de
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opciones
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ordenación
o de izquie
elegir de
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ABLA DE DA
y por su impo
on mayor deta
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se filtrados
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reviado Ctrl+M
de Ciencias Admin
Pág
esplegable se
ar según y el
por área y lu
gran utilida
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mayúsculas
y el crie
de arriba hac
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arriba hacia
la columna p
ATOS
ortancia será
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gar a los filtro
para su an
edimiento rá
ento formal, e
pero es de
do para lo cu
Mayúsc+Fin;
nistrativas
g. No . 93
egún los
l criterio
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ad las
si se
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ia abajo
cha. De
a abajo
para su
necesa-
metódi-
os avan-
álisis y
ápido y
eligiendo
e mayor
ual debe
y
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
b. Presionar
abreviado
El mismo mé
presente fig
excluyentes
pueden ser
personalizad
menú desple
datos. Elegid
flecha cambi
elegir el crite
utilizar el mét
ral del Ecuador
bar Paredes
r la combinac
o para la opció
étodo abreviad
ura una: lists mutuament
elegidos, pe
o, pero no p
egable con opc
do algún crite
a por:
erio de filtro d
todo abreviad
ción de teclas
ón de filtros o
do Alt+S+T de
ta de valorete que const
ero no por a
or ambos. qu
ciones para d
rio de selecci
de búsqueda
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Facultad d
s Alt+S+T pa
Clt+Mayúsc+
ebe utilizarse p
Filtrar
signifi
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ue al picar so
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ión diferente a
Para e
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mostrada en
a abajo.
de Ciencias Adminis
P
ara aplicar el
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para quitar los
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ca agrupar y
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se muestra
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cono o por u
obre ella mue
rio de filtració
a seleccionar
elegir el crit
e cualquier c
n la flecha ad
ezado y
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ría o categoría
Una forma m
legir la venta
la presente fi
strativas
Pág. No. 94
método
s filtros.
na tabla
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criterios tro que
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todo la
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elegir
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as de la
más fácil
na para
igura es
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
Filtrado los
observar los
borrar el filtro
encuentra al
o columna,
siguiente ven
8.2.2 Filtrmac
para el caso
la matriz o ta
método abrev
rio decida la
a otro lugar,
rango de crit
pecificación d
anteriorment
8.2.2.1 Fi
Previa definic
aplicación se
a. Sobre la
trabajarán
viado AMayúsc+
ntral del Ecuador
r Paredes
datos de tab
atributos del
o picando en e
lado derecho
ante lo cu
ntana despleg
ros avanzadcros
de los filtros
abla de datos
viado Alt+S+Q
acción del filt
considerando
terios y si el c
de que si la c
e.
ltros avanza
ción de la tabeguirá el siguie
tabla, insertar
n, para lo cua
Alt+Barra E+Flecha abajo
bla se puede
filtro, volver a
el boton de fill
o del nombre d
ual Excel pre
able:
os - Validac
avanzados el
que se desea
Q Excel mostr
tro filtrar la list
o o no registr
criterio es cop
copia será con
ados único cr
bla y el rangente procedim
r tres filas com
l, ubicarse en
Espaciadora,
o dos veces pa
Facultad d
e ordenar,
a aplicar o
tro que se
del campo
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ción de dato
l procedimient
a filtra inmedi
rará una venta
ta sin moverle
ros únicos; el
piar, señalar d
n registros ún
riterio
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mo previsión p
la celda A1 ymarcará
ara la restante
de Ciencias Admin
Pág
os y utilizac
to inicial será
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ana para que
e a otro lugar o
l rango de la
donde; ademá
icos. Por lo e
os principalm
para los filtros
y con el métod
una fila;
es filas más;
nistrativas
g. No . 95
cion de
señalar
spués el
el usua-
o copiar
lista, el
ás la es-
xpuesto
mente su
s que se
do abre-
luego
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
b. Copiar la
título de l
otro filtro
c. Insertar e
Sureste,
d. Insertado
utilizar
Ctrl+May
la tabla
con la c
Alt+S+Q
tana para
de filtrar l
lugar o c
cionar la
de criterio
e. El resulta
tabla con
mostrada
ral del Ecuador
bar Paredes
a fila de enca
a columna a f
copiar toda la
el criterio p
mejor copiar
o el criterio
el método
yúsc+Fin, sede preferenc
combinación
Excel mostra
a especificar
a lista sin mov
copia a otro lu
opción corres
os, lugar dond
ado de la cop
los mismos r
a en la siguien
abezados en ffiltrar pero por
a fila;
para filtrar
rlo para evitar
de filtro,
abreviado
eleccionar
cia y luego
de teclas
ará la ven-
si se trata
verle a otro
ugar selec-
spondiente; ad
de copiar y si s
ia filtrada, se
egistros pero
te figura:
Facultad d
fila 1. Se req
r facilidad par
los datos, en
r errores de di
demás del ran
serán registros
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únicamente lo
de Ciencias Adminis
P
quiere únicam
ra cuando se r
n celda A2,
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ngo de la lista
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artir de la fila
os del áreas S
strativas
Pág. No. 96
mente el
requiera
el área
a, rango
51, una
Sureste,
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
En la filtració
deberá tener
lo que se con
8.2.2.2 Fi
Si se requier
mostrar en la
los registros
canalizaciósean mayorelas celdas C2que el rango
Observar que
se adicionan
ntral del Ecuador
r Paredes
ón de la inform
rse claro si su
nsiderará al m
ltros avanza
re filtrar la inf
a misma o cop
que cumplan
ón sea según
es que 1000 2 y D2 como
de criterio de
e en la inclusi
n columnas de
mación se pue
u cumplimiento
momento del fil
ados – Funci
formación sele
piar a otro luga
n la condición
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dólares el ra
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ón de datos e
e datos y no
Facultad d
ede utilizar má
o es de inclus
ltro.
ón Y en los
eccionada de
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de que en e
o y que sus iango de crite
en la siguiente
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de Ciencias Admin
Pág
ás de un crite
sión Y o exclu
criterios
la lista origin
o: de la tabla
el campo estaingresos acrios se espec
e figura, sin de
D1.
e criterios para
deberá observ
nistrativas
g. No . 97
erio pero
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nal, para
clientes
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cífica en
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a el filtro
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Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
señalar el ra
rango de crite
resultado de
8.2.2.3 Fi
Cuando el pr
otra; es deci
la tabla cliecampo catecriterios se e
guiente figura
ral del Ecuador
bar Paredes
ngo de criteri
erios se debe
la copia es el
ltros avanza
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entes los reg
goría_produespecífica en
a:
os en la venta
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El
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r al anterior:
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2, utilizar el
t+S+Q filtroecificar la tabl
os $C$1: $D$
e la cual se co
ón O en los
según se cum
or ejemplo: filt
umplan la con
gún carne o
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de Ciencias Adminis
P
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zado.
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es decir: ma
fuente, ingr
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método ab
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$2 y la celda
opiará los regis
criterios
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strativas
Pág. No. 98
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breviado
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de crite-
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dición u ación de
ue en el
ango de
en la si-
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
partir de la c
siguiente:
En la tabla a
manera exclu
8.2.2.4 Fi
De gran utili
misma opció
las listas y pa
ntral del Ecuador
r Paredes
cual se copia
anterior se mo
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ltros avanza
idad en la ap
ón Datos de E
ara su aplicac
E
si
la
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A
es
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de
ará los registro
ostrarán regist
ados – Valida
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Facultad d
l procedimie
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a tabla de dato
e filtro en la
tilizar el
Alt+S+Q filtspecificar la
riterios, desde
el campo $B$
os. El resulta
ros únicos de
ar datos
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esario crear un
de Ciencias Admin
Pág
ento a segu
rior: es decir:
os, ingresar e
as celdas B2
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tros avantabla, el ra
e la celda d
$1: $B$3 y la
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ación de dato
e una gran ut
na lista adicio
nistrativas
g. No . 99
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marcar
l criterio
2 y B3,
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nzados,
ngo de
el título
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ia es el
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Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
no se encuen
la informació
a. Para util
validar e
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tinta seg
que se de
Para el prese
tres tipos de
a la matriz A
caso contrar
deba señalar
preferencia n
b. Ubicar en
hoja clielidaciónficar que
en el crite
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cluye la
en la cas
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ral del Ecuador
bar Paredes
ntre en la tab
n.
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a lista de va
n una hoja di
gún el camp
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ente caso, de
registros pos
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rio no se pod
rse el origen d
no incluir en la
n la celda B2
ntes y picar e
n de datos, e
se trata de un
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re de matriz q
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la de datos C
ón
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ali-
s-
po
e la columna csibles de la ho
e se encuentr
rá elegir la lis
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a matriz Categ
2 de la
en va-especi-
na lista
ción, y
que in-
egorías
CATE-ostrará así:
Facultad d
lientes de la q
categoría_poja VALIDARran las catego
sta desde la
rque se encue
goria la celda
de Ciencias Adminis
Pá
que se necesi
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R y asignar el
orías CATEGhoja clientes
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a del título;
strativas
ág. No. 100
ita filtrar
arcar los
nombre
GORIA,
cuando
hoja. De
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
Las listas fac
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do en la lista
celda B2 pa
seguirse el
miento: 1) m
datos, 2) u
abreviado Alla ventana
definir el ran
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de incluir en
El resultado d
8.2.2.5 Fi
co
La aplicación
incorpora el u
a. Para apl
macro, a
lista esta
ntral del Ecuador
r Paredes
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erio de filtro p
de validación
ara lo cual h
siguiente pro
marcar la mat
utilizar el m
t+S+Q para a
Filtro avanza
ngo de la lista
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de la aplicació
ltros avanza
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n de la opción
uso de macro
licar el proce
al caso cliente
ado de cana
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pican-
n de la
ha de
ocedi-
riz de
método
activar
ado y
a, ran-
a donde copia
ncabezado de
ón del filtro an
ados – Valida
validar datos
lo que ejemp
edimiento co
es adicionar l
alización en l
Facultad d
ar principalme
la columna de
terior se mues
ar datos – m
s toma mayor
larizará enseg
on
a
la
de Ciencias Admin
Pág
ente. No desc
el criterio de fi
stra en la figur
macros - boto
relevancia cua
guida:
nistrativas
g. No . 101
cuidarse
iltro.
ra:
ones de
ando se
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 102
hoja VALIDAR con los registros únicos de la columna del mismo
nombre, como muestra la siguiente figura, para lo cual debería seña-
larse la columna estado de la canalización con el método abreviado
Ctrl+Mayúsc+Flecha abajo y Ctrl+C para copiar los registros, cam-
biarse a la hoja VALIDAR y ubicado en la celda B1 Ctrl+V para pe-
gar: Copiado los registros eliminar los registros duplicados con la op-
ción Quitar duplicados;
b. Asignar, al rango de celdas que incluye las categorías y los estados de
canalización los nombre Categoría y CANALIZACION respectiva-
mente;
c. Regresar a la hoja clientes; en las celdas B2 validar los datos en una
lista que incorpore los datos de la matriz Categoria y en la celda C3 con los datos de la matriz Canalización;
d. Picar en cada una de las listas anteriores para elegir de Carne Carne
y de Canalizacion 2- Investigación como muestra la siguiente
gráfica:
e. Activar la opción Programador desde el botón Opciones de Ex-cel que se encuentra en el botón Office;
f. Desde la opción Programador, picar en Grabar macro del grupo
Código. Inmediatamente, Excel mostrará la ventana para asignar el
nombre y el método abreviado para la macro; asignarle como nombre:
INCLUSION;
g. Repetir el procedimiento para filtrar según el criterio de filtro expresado en el
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
literal d,.
ratón en l
El código de
grupo código
guientes inst
Sub INCLUSIO
Range("A7:I
"B1:C2"),
End Sub
El seudoc
marcar e
lista a filtr
rio desde
(A51:I51”
la subruti
h. Grabada
de la mis
nar la m
Inclusión
Al ejecutar
ntral del Ecuador
r Paredes
Al finalizar g
la opción dete
e la macro pa
o, opción Visu
rucciones:
ON()
I49").Advanced
CopyToRange
código de la m
l rango de ce
rar utilizar filtr
e la celda (“B
”) siendo que
ina.
la macro, ins
ma opción pro
macro Inclusn como se mu
la macro
grabar la mac
ener grabac
ra INCLUSIOual Basic o de
Filter Action:=xl
:=Range("A51:I
macro INCLUS
eldas (A7:I49)
ros avanzado
B1:C2”) y cop
los registros
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ión y modifi
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Excel mo
Facultad d
cro pulsando c
ción:
ON se puede
esde macro la
lFilterCopy, Crit
51"), Unique:=T
SION expresa
) que constitu
y señalar el r
piar en el ran
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car el texto
áfica;
ostrará el s
de Ciencias Admin
Pág
con el apunta
leer desde e
a que muestra
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True
a que luego de
uye la matriz o
rango de crite
ngo de celdas
únicos. Fin de
de formularilibre de la hoj
del botón a
siguiente re
nistrativas
g. No . 103
ador del
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e
o
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ja, asig-
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Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
La ventaja d
mizar el trab
validación y
por ejemplo,
tado será el s
Para comple
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miento será e
a. Extender
el criterio
b. Picar en
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tabla por
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cabezado
copiará lo
c. Diseñar e
car el tex
muestra a
ral del Ecuador
bar Paredes
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ejecutando nu
cambiar carn
siguiente:
etar la ilustrac
o de cumpla u
el siguiente:
las celdas de
de filtro a ma
grabar maca nueva macro
Exclusion y c
dimiento para
r marisco y cmatriz, el crite
lvidar la celda
o), y el lugar d
os registros filt
el botón Filtro
xto del botón
así:
cro, validacticiones frecue
uevamente el
ne en lugar de
ción anterior, s
una condición
e validación a
arisco y carne
cro para
o que se
continuar
filtrar la
carne fi-
rio de fil-
a del en-
donde se
trados;
o Exclusión, a
a Filtro exclu
Facultad d
ción y filtrosentes cambia
botón que co
e mariscos en
se aplicará in
n O la otra c
las celdas $Be respectivam
asignar la mac
usión de man
de Ciencias Adminis
Pá
s juntos perm
ando los regis
ontiene la ma
la celda B2, e
nmediatamente
condición. El p
B$2:$B$3 y m
ente;
cro Exclusión
nera que el b
strativas
ág. No. 104
mite opti-
stros de
acro. Así
el resul-
e, filtros
procedi-
modificar
n modifi-
botón se
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
Sub EXCLUSI
Range("C12
Range("A7:I
"B1:B3"), Copy
End Sub
El código de
go de celdas
avanzado y s
en el rango
únicos. Fin d
El resultado d
ntral del Ecuador
r Paredes
ON()
2").Select
I49").Advanced
yToRange:=Ran
la macro EXCs (A7:I49) que
señalar el ran
de celdas (A
e la subrutina
del registro filt
Filter Action:=
nge("A51:I51"),
CLUSION ex
e constituye la
go de criterio
A51:I51”) sien
a.
trado será el s
Facultad d
=xlFilterCopy,
Unique:=True
xpresa que lue
a matriz o lista
desde la celd
ndo que los r
siguiente:
de Ciencias Admin
Pág
CriteriaRange:
ego de marca
a a filtrar utiliza
da (“B1:B3”) registros único
nistrativas
g. No . 105
:=Range(
r el ran-
ar filtros
y copiar
os sean
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
No descuida
opción habilExcel habil
8.2.2.6 Fi
En el caso d
a botones ejemplo, un
mismas mac
procedimient
a. Insertar p
de acción
DATOS;
b. Picar en
botón de
cuadro de
c. Asignar
Exclusio
d. Picar en
filtración d
ral del Ecuador
bar Paredes
r que en seglitar todas lalitado para m
ltros avanza
de las aplicaci
de comanbotón de o
cros asignada
to:
previamente u
n dentro de es
; insertar y e
opciones y d
e grupo dos bo
Filtro a Filtroon;
cualquiera de
de datos se ej
uridad de mas macros y
macros.
ados – Macro
ones anteriore
do, lo mismo
opción, a los
as utilizadas,
n cuadro deste cuadro. Mo
elegir la opc
dibujar dentro
otones;
o 1 la macro
e los botones
jecutará.
Facultad d
macros se en
y el archivo se
os/botones d
es se utilizó la
o se puede
s cuales se le
como se mue
e grupo para
odificar su text
ción
del
o Inclusion y
s de acción y
de Ciencias Adminis
Pá
ncuentre habi
ea grabado Li
de acción
as macros as
hacer utilizan
es puede asig
estra en el s
a agrupar los
to con FILTR
a Filtro 2 la
las instruccio
strativas
ág. No. 106
litada la
bro de
ignadas
ndo, por
gnar las
iguiente
botones
ROS DE
a macro
ones de
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
8.2.2.7 Fi
En la filtració
jo, para dem
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partirá de un
a. A partir d
esta hoja
b. En la hoj
nombre DCARGO
c. El la hoja
con el ra
ntral del Ecuador
r Paredes
ltros avanza
ón de datos pu
mostrar su ap
ás corto que p
a matriz más
de la hoja Datlos encabeza
a Datos_filtDEPARTAM
O y a La matriz
a Filtros en l
ngo de datos
ados – utiliza
uede utilizarse
plicación se a
permita la visu
pequeña mos
tos_filtro dis
ados de colum
ro marcar la
ENTO; al ra
z de datos asig
as celdas F2
DEPARTAM
Facultad d
ación de com
e comodines p
aplicará algun
ualizar la didá
strada en la sig
señar otra hoja
mna;
matriz de celd
ango de celda
gnarle el nomb
y F3 configur
MENTO y se
de Ciencias Admin
Pág
modines
para facilitar s
nas variantes
ctica del proc
guiente gráfica
a Filtros y co
das F5:F19 y
as G5:G19 el
bre TABLA;
rar la lista vin
eleccionar en
nistrativas
g. No . 107
su traba-
con un
ceso. Se
a:
opiar en
asignar
nombre
culando
la celda
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
F2 el dep
TESORE
d. En la hoj
ntro de es
e. Asignar a
Sub FILTRRange("TA "A1:HEnd Sub Sub FILTR Range("TA "A1:H3"),End Sub
En el primer
Filtro1 filtra
el campo A
pertenezcan
En el segund
cro FILTRO
ral del Ecuador
bar Paredes
partamento de
ERIA, en la ce
ja Datos_filtse cuadro dos
a cada uno de
RO1() ABLA").AdvanceH2"), CopyToRa
RO2() TABLA").AdvancedF, CopyToRange:=R
caso, con el
ndo a partir d
SEGURADO
a CONTABIL
do caso, con e
O2 filtrando a p
e CONTABILelda E2 escrib
tro insertar u
s botones de o
los botones d
edFilter Action:=ange:=Range("A
Filter Action:=xlFilterCRange("A4:H4"), Un
botón de opci
el rango A4:H
O sea SI Y e
LIDAD como s
el botón de op
partir del rang
Facultad d
LIDAD y en la
bir SI para el d
n cuadro de g
opción de la si
de acción, las
=xlFilterCopy, CA4:H4"), Unique
Copy, CriteriaRangeique:=False
ión Filtro 1 s
H4 los registro
en el campo
se muestra en
pción Filtro 2
go A4:H4 los r
de Ciencias Adminis
Pá
a F3 el depart
dato de asegu
grupo incluye
iguiente mane
siguientes ma
CriteriaRange:=R:=False
e:=Range( _
se ejecutará la
os cuyos regis
DEPARTAM
la siguiente g
2 se ejecutará
registros cuyo
strativas
ág. No. 108
tamento
urado;
ndo de-
era:
acros:
Range( _
a macro
stros, en
MENTO
gráfica:
á la ma-
os regis-
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
tros, en el ca
al departame
En la opción
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sea: que el c
res, para lo c
solo carácter
No sería nec
rango de cri
para el prime
tabla:
ntral del Ecuador
r Paredes
ampo DEPAR
ento FINANCI
de filtros, los
as condicione
campo nombre
cual deberá a
r, el comodín a
cesario modif
terios incluye
er filtro será
RTAMENTO
ERO como se
comodines s
es anteriores e
e por la letra
acompañarse
a utilizarse es
ficar la macro
la celda A1,
registros vaci
Facultad d
pertenezcan
e muestra en l
son de gran ut
en el campo N
J sin importa
por el asteris
?.
os FILTRO1 , El resultado
os y para el
de Ciencias Admin
Pág
a CONTABIL
a siguiente gr
tilidad, si por e
NOMBRE la co
ar el resto de c
co, de tratars
y FILTRO2o de la copia
segundo la s
nistrativas
g. No . 109
IDAD O
ráfica:
ejemplo;
ondición
caracte-
e de un
2 por el
filtrada,
iguiente
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 110
8.3 PRESENTACIÓN DE DATOS - ESQUEMAS
Un esquema se define como un resumen preciso que refleja la infor-
mación más relevante, esquematizada o trascendente para la toma de
decisiones empresariales para lo cual debe observarse que los datos
sean apropiados para este propósito, es decir; estructuraos por niveles
Para la creación de Esquemas se puede utilizar dos procedimientos: Au-to esquema y agrupar. En el primer caso Excel 2007 realiza el es-
quema automáticamente, disminuyendo la participación del usuario; y la
segunda, es el usuario decide los criterios de agrupación.
8.3.1 Creación automática de esquemas
El mejor procedimiento es apoyarse en Excel 2007 para que lo realice
automáticamente, para lo cual deberá picarse en Autoesquema de la
opción Agrupar del grupo esquema ubicada dentro de la opción gene-
ral datos porque tarda menos tiempo que agrupándole manualmente,
especialmente cuando lo que se trata es de agrupar toda la tabla con sus
columnas y filas.
Las filas sumarias deben estar por encima o por debajo de los datos,
nunca entremezclados. Las columnas sumarias deben estar a la dere-
cha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados para que Excel
2007 reconozca con facilidad cuales son las celdas resultantes.
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
La aplicación
de la tabla Vsiguiente figu
Se puede ha
do los subtot
ventas de en
de las venta
semestre TSTOTAL DE
Mét
El método m
dentro de la
Excel 2007 m
siguiente grá
ntral del Ecuador
r Paredes
n de los esque
VENDEDORura:
acer un esque
tales trimestra
nero, febrero
as abril, mayo
SEM y a nivel
MATERIAL
todo abreviado
más rápido y
tabla de dato
mostrará la lis
áfica:
emas se pued
RES ASOCIA
ema tanto de f
ales por vende
y marzo por
o y junio por
de filas los TES y el TOTA
o para aplicar
eficaz para a
os y utilizar e
ta de datos en
Facultad d
de visualizar c
ADOS S.A. q
filas como de
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vendedor), fi
OTAL LIBRAL GENERA
autoesquema
aplicar auto e
el método abr
n esquema co
de Ciencias Admin
Pág
con claridad pa
que se muest
columnas. Or
M1 (subtotale
n TRIM2 (su
nalmente el t
ROS y REVISAL.
a
esquema es u
reviado Ctrl+8
omo se muest
nistrativas
g. No . 111
artiendo
tra en la
rganiza-
s de las
btotales
total del
STAS el
ubicarse
8 con lo
tra en la
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
La tabla ha s
los niveles de
que muestra
picar en 1, la
al picar en 2
total de vent
toda la desco
Respecto de
total general.
de materiales
Utili
Picar la opc
menú Agrup
ral del Ecuador
bar Paredes
sido modificad
e la columnas
a que la tabla
a tabla se redu
, el total por t
tas mensuales
omposición de
e las filas. Al
. Al picar en 2s. Al picar en 3
zando opción
ión Autoesqpar que se en
da de manera
s que han sido
a se encuentr
ucirá a mostra
rimestre y el t
s, trimestrales
e la tabla.
picar en 1, la
2, el total gene
3 todos los re
autoesquema
quema del g
ncuentra en la
Facultad d
a que en parte
o agrupadas, a
ra agrupada e
ar únicamente
total del seme
s y semestrale
a tabla se co
eral, total libro
gistros de la t
a
rupo de opcio
pestaña Dat
de Ciencias Adminis
Pá
e superior se
además de los
en cuatro gru
el total del se
estre; al picar
es; al picar en
mprime y mu
os y revistas y
tabla.
ones esquemos automática
strativas
ág. No. 112
grafican
s iconos
upos. Al
emestre;
en 3, el
n cuatro
uestra el
y el total
ma, del
amente,
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
Excel 2007 g
anterior.
Para compri
símbolos - y
4..
decir; filas y
borrar esqu
8.3.2 Cre
Antes de util
tes: marcar d
TRIMESTRE
DO SEMES
MESTRE. Lpara agrupa
agrupar Matneral.
8.3.3 Elim
ntral del Ecuador
r Paredes
genera los niv
mir y expand
+ de cada niv
y columnas. D
uema del gru
ación individ
izar la opción
desde la coluE; desde la c
STRE; desde
Lo mismo con
r Libros y Reriales; y de
minacion de e
veles del esqu
dir el esquem
vel o picar en e
De requerirse
upo de opcione
dual de esque
agrupar/agumna D has
columna N h
la columnalas filas: marc
Revistas; m
esde la 3 hast
esquemas
Facultad d
uema como se
a sólo hay q
el botón que s
Para
mas s
grupo
opción
desagreque
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eliminar todo
es desagrup
emas
grupar en tod
ta la L para
hasta la V se
D hasta la
car desde la fi
arcar desde
ta la 15 para
de Ciencias Admin
Pág
e mostró en la
que hacer clic
señala el nivel
eliminar los
se puede util
esqueman desaggrupar cua
rimiento es d
parte por pa
o el esquema
par.
dos los casos
agrupar el P
agrupar el S
V se agrupar
la 3 hasta la f
la 13 hasta
agrupar el to
nistrativas
g. No . 113
a gráfica
c en los
l 1, 2, 3,
esque-
izar del
de la
grupar, ando el
desagru-
arte, es
a utilizar
siguien-
RIMER
EGUN-
r el SE-
fila 12 y
la 15 y
otal ge-
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 114
Para la eliminación de esquemas utilizar la opción desagrupar del grupo
esquemas. Al picar, muestra dos opciones: una para desagrupar filas
y columnas respectivamente; y, otra para borrar esquema que quitará
todo el esquema de la lista. Es conveniente reflexionar que CTRL+8 por
segunda vez, no elimina los esquemas de la configuración de la tabla sino
únicamente no se visualiza los esquemas
8.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES
Para trabajar con subtotales. Partir de la misma tabla de datos VENDE-DORES ASOCIADOS S.A. eliminada las filas de subtotales de libros y
revistas, además de la de materiales, de manera que la tabla muestra la
siguiente figura:
Conviene ordenar previamente la tabla, para el presente caso, por vende-
dor y luego por producto, luego:
Es conveniente marcar previamente la lista que se solicita aplicar subtota-
les; luego de los cual, picar en la opción subtotal del grupo esquema de datos o mejor todavía utilizar el método abreviado ALT+B. Excel
2007 solicita especificar para cada cambio en: se utilizará los subtotales;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 115
la función que se ha de aplicar y cuan-
do se han de agregar los subtotales en
la siguiente ventana:
Para la presente aplicación, los subtota-
les se aplicarán para que en cada cam-
bio en VENDEDOR se utilice la función
suma agregando los subtotales por
trimestre TRIM1 y TRIM2 y semestre
TSEM. El informe solicitado se muestra
en la siguiente figura:
El informe de subtotales se puede expandir o contraer la información,
para lo cual se debe picar en los (–) o (+) para cada grupo subtotalizado,
conforme aporte a su análisis. Lo mismo se puede realizar aplicando
mostrar detalle y ocultar detalle que se muestra en el grupo esque-
ma, mientras se esté utilizando informe de subtotales. Su realización
depende de la ubicación del cursor dentro de la tabla.
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
Utilizando los
hoja expandsea el nivel s
Para quitar l
misma venta
se elimine el
8.5 HER
8.5.1 Vali
lidados que d
evitar el ingre
ral del Ecuador
bar Paredes
s niveles que
de o contraesolicitado 1,2,
os subtotales
ana de subtota
informe de su
RAMIENTAS
idación de da
dificultarán la
eso de datos n
se presenta e
e toda la lis3…
, marcar prev
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ubtotales solic
S DE DATOS
atos
comprensión
no validos en
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en la parte su
ta, y muestra
viamente el ra
el botón Quicitado.
S - VALIDAR
La opc
datos
cia pa
so de
lista y
y análisis de
una celda det
de Ciencias Adminis
Pá
perior izquierd
la informació
ango y a travé
itar todos p
R Y CONSOL
ción de valida
es de gran im
ara controlar e
datos a la
evitar registro
e la informació
terminada Exc
strativas
ág. No. 116
da de la
n según
és de la
ara que
LIDAR
ación de
mportan-
el ingre-
tabla o
os inva-
ón. Para
cel 2007
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
presenta tres
lo los datomiento de es
válidos.
Utilizando la
y subtotales
lizar como ob
no válidos, c
datos. Para
a. Para efe
ventas de
ta VENDCIADOSrango de
utilizar el
ALT+S+
ventana v
especifica
números
ntral del Ecuador
r Paredes
s opciones: Vaos no validoste tema se in
misma tabla Vla aplicación d
bjetivo final el
consciente de
lo cual se ha
cto de analiz
el semestre de
DEDORES S S.A. marc
e celdas X4:Xl método abr
V+V para, de
validación de
ar el criterio
enteros mayo
alidación deos y borrar cniciará desde
VENDEDORde validar dato
interés de rod que su traba
seguir el sigu
zar las
e la lis-
ASO-car el
X14 y
reviado
esde la
e datos
de validación
ores que 500
Facultad d
e datos, rodcírculos de vrodear con un
RES S.A. utili
os será intera
dear con unajo depende d
uiente procedim
n. Validar las
en el total de
de Ciencias Admin
Pág
dear con unvalidación.
n círculo los d
izada para es
activa, es deci
n círculo losde la opción vmiento:
s ventas perm
ventas semes
nistrativas
g. No . 117
n círcu-El trata-
datos no
quemas
r; visua-
s datos
validar
mitiendo
strales;
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
b. Inmediata
datos ntrará la lis
lidación e
En el caso a
ducto de la a
datos desde
ventas que n
Para impedir
la columna C
a. Para la c
ingresará
didas, m
partir de
los datos
validar da
criterio de
te valores
cero;
ral del Ecuador
bar Paredes
amente despu
o validos q
sta VENDEDes el teclado
anterior, los da
aplicación de
el teclado, ú
no cumplan co
r el ingreso de
C donde se ing
columna D, d
án las cantidad
marcar la col
donde se ing
s y solicitar la
atos para exp
e que sean ún
s enteros supe
ués, solicitar
ue no super
DOR ASOCIA
atos han sido
una fórmula;
nicamente se
on el criterio ex
e datos en una
gresará la can
donde se
des ven-
umna a
gresarán
ventana
presar el
nicamen-
eriores a
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rodear coren el valor
ADOS S.A. c
ingresado pre
no podrá imp
e puede marc
xpuesto.
a celda se uti
ntidad;
de Ciencias Adminis
Pá
on un círcu de 500. Exc
con el atributo
eviamente y s
pedirse el ing
car con un cír
lizará la colum
strativas
ág. No. 118
ulo los cel mos-
o de va-
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rculo las
mna D y
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
b. Desde la
de validaingresar
alerta sob
lidos en e
desde la
ficha. El
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c. Desde la
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te se mos
Tomar en co
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Validar datos
ta evitar la e
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ntral del Ecuador
r Paredes
a misma ven
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bre los valore
el ingreso de d
a misma ven
mensaje se
mediatamente
un ingreso fa
mente, cuando
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lda que incluy
strará en la sig
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so inválido; de
no es válido e
lidación.
s es una opció
entrada de dat
asegurará la
o de fechas, v
), fecha, hora
ntana
atos,
que
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datos
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o se active cua
ana ingresar e
e confirme el i
ye la validación
guiente ventan
os botones a
e ser No edita
el ingreso y de
ón de datos de
tos no validos
idoneidad de
valores, carac
lista o person
Facultad d
alquiera de es
el mensaje de
ingreso, con E
n. Configurado
na:
seleccionar. D
a nuevamente
e solicitar ayu
e mucha utilid
s en una hoja
la informació
cterísticas del
alizar el reque
de Ciencias Admin
Pág
sas celdas;
e error, el mis
Enter, de la c
o el texto de e
De picar en Se la celda; de
uda dará una
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a de Excel 20
ón considerad
texto (entero
erimiento.
nistrativas
g. No . 119
smo que
cantidad
error es-
SI, acep-
hacerlo
explica-
necesi-
07, res-
o por el
o longi-
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 120
La opción validación tiene tres pestañas a elegir (configuración, mensaje
de entrada mensaje de error, habilitada por omisión configuración para
validar inicialmente lo que se considere necesario, para una aplicación
más amplia de utilizará la aplicación Una Su demostración se mostrará
con la siguiente aplicación:
Para deshacer la validación de datos presionar en el botón borrar todos
de la ventana validación de datos.
En la aplicación anterior se validan, que las fechas que se ingresen sean
superiores al 15/05/1961 y no superen el 15/05/1970. El procedimiento
es el siguiente:
a. Marcar las celdas D5:D18
columna de fechas de la fi-
gura anterior;
b. Elegir la opción validación
de datos, y de configuración
elegir fechas digitar fecha
inicial y fecha final;
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 121
c. Digitalizar el mensaje de validación y el de error requerido;
d. Luego de aceptado, como los datos ya se encuentran, no será posible
impedir su ingreso, pero se puede solicitar que se señalen los datos
que no cumplan con esas condicione;
Para desmarca utilizar la opción borrar círculos de valida-
ción, para lo cual es necesario haber marcado previamente
el rango de celdas que se incluyen en la validación;
Si la validación fuese desde una lista, se diseñará una lista
adicional a partir de la cual se validará los datos de la
columna ASEGURADO. La lista a considerar será
F1:F2, así los datos la columna ASEGURADO así únicamente podrán
ser SI o NO, como se muestra en la siguiente figura.
8.6 CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS
La opción consolidar es de gran utilidad para unir tablas de igual
estructura de datos aunque difieran en valores sus registros. De gran
utilidad en información de la que se requiere sumar, promediar, contar,
obtener estadísticas u otras funciones útiles en la consolidación.
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
PRO
1. Identificar
2. Picar en
ventana c
3. Marcar lo
agregar u
columna
para que
datos de
La tabla cons
ral del Ecuador
bar Paredes
OCEDIMIENT
r las tablas a c
consolidar de
consolidar;
os rangos de
una por una. E
izquierda; as
cuando se m
la tabla conso
solidada se m
TO PARA CON
consolidar;
el menú de op
las tablas re
En usar rótulo
í como, crear
odifique los re
olidada tambié
ostrará como
Facultad d
NSOLIDAR TA
pciones datos
equeridas par
os, habilitar la
r vínculos con
egistros de las
én se actualice
sigue:
de Ciencias Adminis
Pá
ABLAS DE DA
para que mu
ra la consolid
casilla fila su
n los datos de
s tablas de ori
en.
strativas
ág. No. 122
ATOS
uestra la
dación y
uperior y
e origen
gen, los
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 123
Para consolidar, es de gran utilidad asignar nombres a los rangos de
celdas, para el presente caso la primera matriz TRIMESTRE_UNO y para
la segunda TRIMESTRE_DOS; una vez asignado los nombres elegir la
opción consolidar y para agregar las referencias picar en la opción fórmu-
las para desde la lista desplegable insertar las referencias de nombres
asignados anteriormente.
9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL
En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con
datos procedentes de otras aplicaciones. Hay dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de
tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos
al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar
datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de
dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la
aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamen-
te del formato Excel.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 124
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más
laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de com-
patibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos
tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una
importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no
ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa.
9.1 ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que
no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (AS-
CII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf)
tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de
dos formas distintas:
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 125
- Acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes
de datos de esta sección.
- O acceder mediante el Botón Offi-ce - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). En ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una
vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asis-
tente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:
• Indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o
no para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde aca-
ba;
• Indicar a partir de qué fila se requiere importar por si se
quiere descartar títulos, por ejemplo;
• Decidir el Origen del archivo; y
• Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente >.
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10 UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE CELDAS, FUNCIONES y AUDITORIA DE FÓRMULAS
10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS
Es demasiado amplio el tratamiento de las fórmulas y funciones utilizadas
en Excel lo que depende de cómo, dónde y cuándo utilizar una función
adecuadamente en un entorno financiero, se hará un esfuerzo para una
aplicación relevante de las funciones de cada categorías en la gestión de
datos en la gestión empresarial que sea pertinente,oportuna y didactica
presentadas.
En la introducción de fórmulas y funciones hay que diferenciar oportuna-
mente que las funciones son aquellas fórmulas diseñadas por Excel y que
tiene una aplicación puntual a como fue diseñada, donde se exprese con
claridad los argumentos que contengan la función; sin embargo de que
también lo puede diseñar el usuario que pueden incorporarse a las de
Excel. En definitiva las funciones son fórmulas que tienen el propósito de
una aplicación general y se encuentra debidamente verificado su proceso
lógico.
10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN,
OPERACIÓN Y AGRUPACION
Es de mucha importancia tener claro el uso de los signos, su naturaleza,
propiedad e instancias de aplicación que requiere ser reflexionado y dife-
renciado su trabajo.
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10.2.1 Signos de comparación y operación
En el uso de fórmulas, diseñadas por el usuario, debe diferenciarse los
signos de comparación y operación. Entre los signos de operación re-
conocer la diferencia de aplicación de los aritméticos, de texto y de
agrupación; en la aplicación de los signos de operación aritméticos es
de gran importancia observar el nivel jerárquico de los mismos.
SIGNOS DE COMPARACIÓN
Los signos de comparación utilizados que al compar dos valores
producen un valor lógico son: Igual =; Mayor que >; Menor que <; Mayor
o igual que >=; Menor o igual que <=; No igual a o diferente <>.
Los signos de comparación son muy utilizados en funciones o procesos
que requieren control o en actividades que involucra toma de decisiones
cuando se está aplicando alguna aplicación financiera y depende de
habilidad del usuario su eficiente utilización. Por lo general son aplicados
en funciones lógica simples y concatendas.
SIGNOS DE OPERACIÓN
Es más generalizado el uso de los signos de operación con números que
con texto, sin embargo, es importante resaltar su aplicación y reglas de
aplicación tanto para número como para letras.
Números
^ √ Exponente y radical Primer nivel jerárquico
*/ Multiplicación y división Segundo nivel jerárquico+ - Suma y resta Tercer nivel jerárquico
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De texto
& Juntar, concatenar, unir & Operador de texto Une
textos en uno sólo,
ejemplo “Juan cobra ” &
245 & “dolares”
SIGNOS DE AGRUPACION
() Paréntesis { } Llaves [ ] Corchetes
Los niveles jerárquicos de los signos de operación aritméticos orien-
tarán su utilización. Observar estas jerarquías permite validar efectiva-
mente el resultado de la fórmula; conscientes que las operaciones se
realizan secuencialmente, desde el nivel superior (primer nivel) hasta el
nivel inferior (tercer nivel).; es decir, cuando, en una fórmula se presentan
operaciones en las que aparecen signos de niveles diferentes se irán
desarrollando primero la operación de nivel I, luego la de nivel II y luego la
de nivel III
Cuando se utiliza los signos de agrupación, se romperá la secuencia
lógica de operación, según como hayan sido utilizados estos signos de
agrupación.
Ejemplo I:
12 4√9
2 15,33
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• Las primeras operaciones que realizará son 4 al cuadro 16; raíz cua-
drada de 9, 3.
• La segunda operación 16 divido para 3, igual a 5,33;
• Las dos últimas operaciones 12+5,33-2, el resultado será 15,33.
La utilización de los signos de agrupación son utilizados para romper los
niveles jerárquicos y dar otras prioridades de operación; así por ejemplo,
con la misma operación anterior si se agrupará de la siguiente manera, el
resultado es diferente.
Ejemplo II:
12 4√9 2
28
• La primera operación realizada: 4 al cuadrado igual 16, sumado 12 da
un total 28;
• La segunda raíz cuadrada de nueve: 3, restado 2 igual a 1;
• La tercera operación 28 dividido para 1: total 28.
Las mismas operaciones se realizarán con referencias de celdas, con la
diferencia que en el lugar de los valores absolutos serán celdas que con-
tienen esos valores, tomando como ejemplo la última fórmula:
Ejemplo III:
1 2√ 1 2
Donde:
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Donde: en A1 el valor de 9; en A2 el valor de 2; en C1 el valor 12; en C2 el valor de 4; y en B2 el valor de 2.
Para operaciones con
textos o caracteres
especiales debe pun-
tualizarse que única-
mente se pueden juntar, unir o concatenar, a diferencia de los números
que son modificados en su resultado; es decir 9 +3 cambia a 12; aunque
se referencien a celdas que contengan esos valores. Juntar “Roberto”& “ “&”gana”&” 500”; su resultado se expresará Roberto gana 500. Con
celdas referenciadas la operación se ilustra en la siguiente figura:
Una explicación de la fórmula utilizada es que junta el contenido de la
celda A2, a un espacio en blanco, al texto gana y al contenido de la
celda B2.
10.2.1.1 Principales componentes de edición de fórmulas:
(=) Signo igual con el que comienza una fórmula.
La barra de fórmulas, incluye el cuadro de nombre para presentar la
referencia o el nombre de la celda; el cuadro de cancelación ; cancelar
la entrada de datos,
picando en x; confirmar el ingreso de datos, picando en V; o utilizar
funciones con el cuadro de funciones, para solicitar por la ventana
asistente de funciones; y, la barra de fórmulas para introducir y editar
fórmulas. Con la tecla de funciones F2 se edita el contenido de la celda o
rango de celdas.
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
Para la aplic
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g. No . 131
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Referencias absolutas Una referencia como $B$2 indica como
encontrar una celda en base a la posición exacta de esa celda en la hoja,
agregando el signo de dólar ($) antes de la letra y antes del número. Se
puede escribir el signo editando la fórmula y presionando la tecla de
función F4.
Referencias mixtas Una referencia tal como B$1 o $B1 señala como
encontrar una celda combinando la referencia de una columna o de una
fila exacta con una fila o columna relativa. En el primer caso la fila $1 es
absoluta y la columa B es relativa, y en el segundo caso, la $B es
absoluta y la fila 1 es relativa. Habiendo definido la celda $B$2 como
celda absoluta es posible arrastrar la fórmula para arriba y abajo
obteniendo el resultado esperado.
10.2.1.3 Asignación de nombre o referenciar celda o celdas
Un nombre es un identificador fácil de recordar que crea una referencia a
una celda o grupo de celdas, a una fórmula, para definir el nombre a una
celda o matríz de celdas, previa su determinación, se puede aplicar
varios métodos:
a. Picar dentro del cuadro de nombres de la
parte superior de la hoja o área de trabajo,
escribir el nombre y confirmar con Enter,
unicamente para celdas o grupo de celdas,
no para fórmulas;
b. Presionar las teclas del método abreviado Ctrl+F3 para activar la
ventana de diálogo administrador de nombres para asignar el
nombre y confirmar con Enter.
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c. Picar dentro del grupo
de opciones Nombres
Definidos del menú
fórmulas la opción
Administrador de nombres o picar en Asignar nombre a un rango del mismo
grupo de opciones.
Excel mostrará la
ventana Administrador de nombres.
Para explicar mejor el procedimiento expuesto en los párrafos anteriores
se ejemplarizará con la multiplicación de un determinate con una matriz
para lo cual:
a. Ubicarse en la celda A3 y desde el cuadro de nombres asignar
asignar el nombre de Determinante, marcar el rango de celdas
B5:C6 y escribir Matriz en el cuadro de nombres confirmarlo con
ENTER;
b. Para utilizar la celda o rango de celdas
referenciadas picar en la lista del cuadro de
nombre y se deplegará los nombre que
existan o, escribir el signo = y la letra M,
por ejemplo, Excel mostrará en la lista
desplegable, además de las funciones, el
nombre del rango de celdas Matriz, como
se muestra en la presente gráfica, ubicarse
con el cursor y presionar la tecla Tab para
seleccionar esa celda, matriz o fórmula;
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Presionando la tecla Enter Excel mostrará #¡VALOR! Señalando no
conocer la operación solicitada, dado que es una matriz por un
determinante;
c. Escribir el signo para la multiplicación * y digitar De. Excel mostrará el
nombre de la celda Determinante presionar la tecla Tab y
confirmarlo con Enter para multiplicar matrices;
d. Marcar desde la celda resultante B8 hasta la celda C9, Editar la
fórmula con F2; y
e. Finalmente, presionar la combinación de
las teclas Ctrl+Mayús+Enter para
transformarla en una operación con
matrices. El resultado será el siguiente:
Si se trata de elegir nombres de
celdas, rango de celdas o nombres se
puede utilizar la opción utilizar en la fórmula que muestra una lista
desplegable de los nombres usados
en el libro.
El procedimiento anterior tambien
se puede realizar asignando los
nombres desde el administrador
de nombres de la opción
fórmulas, desde donde se
puede además, eliminar o
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modificar los nombres.
Para utilizar este último procedimiento se asignará un nombre a la fórmula
Matrices que haga referencia a la fórmula de la multiplicación de la
matriz por el determinante. Luego de aceptar, en la celda resultante
escribir el signo = y el nombre de la fórmula Matrices, confirmar con
Enter, marcar las cuatro celdas contiguas, editar la fórmula con F2 y la
combinación de las teclas Ctrl + Mayúsc + Enter. 10.2.2 Signo de operación y funciones de texto
Para operar textos se utiliza el símbolo de operación & o funciones tales
como concatenar y Texto para juntar, unir o concatenarlos. Equivale decir
el texto1 y el texto2 y el texto3.. y textoN donde los textos no son modifi-
cados sino únicamente juntados.
Como se vio en el tema signos de operación el símbolo para operar textos
es & que significa unión de textos como se muestra inmediatamente.
10.2.2.1 Unión de texto - signo de operación
Para unir textos de distinto
origen, de celdas o ingresados
desde el teclado, se utiliza el
signo &. Para explicar su
operación, de la lista de la
presente figura, juntar los
apellidos que se encuentran en
el rango del celdas B2:B11con los nombres del rango de celdas A2:A11
con un espacio en blanco entre ellos en las celdas de la columna D.
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1. Ubicarse en la celda D2 y digitar el signo =B2&" "&A2 que son las
refrencias de celdas de la primera operación, confirmar su operación
con Enter;
2. Picar en el botón
de arrastre para
copiar las
fórmulas en el
resto de celdas
contiguas
inferiores. El
resultado es el
siguiente:
Al solicitar
mostrar
fórmulas como opción de
Auditoría de fórmu-las de las opciones de fórmulas, en la columna D, titulo UNION, se
puede observar las fórmulas aplicadas de la siguiente manera:
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10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES
Para utilizar funciones Excel muestra algunas opciones de
procedimientos: el cuadro de diálogo del grupo Modificar picando en el
icono ∑ elegir más funciones; del icono para el asistente de funciones de
la barra de fórmulas; o, desde la opción fórmulas.
10.3.1 Síntaxis y reglas de funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usua-
rio) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que
aparecerá directamente en la celda o utilizado para calcular la fórmula
que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:
Nombre_función(argumento1; ...arguemtno2..argumento N)
De la sintaxis expresada anteriormente, se deduce que las funciones
siguen las siguientes reglas:
a. Si la función va al comienzo de una fórmula, empezar por el signo =;
b. Los argumentos o valores de entrada siempre se escribirán entre
paréntesis. Sin espacios antes o después de cada paréntesis;
c. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones; y,
d. Por omisión o por defecto, los argumentos se separan con punto y
coma, =Contar.si(rango;criterio). En el ejemplo: =Suma(A2;A7) los
argumentos son las celdas a sumar; aunque para este caso será más
explícito los dos puntos ":" expresando más bien, los límites del rango de celdas, así: A2:A7 inclusión de las celdas A2 hasta la A7; expre-
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
sada deta
=A2+A3+
10.3.2 Mét
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 139
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis, se puede escribir la función, y seguir la
sintaxis sugerida después de elegir la función que se descuelga de una
lista, o la utilización del asistente de funciones que guía su aplicación.
Para el ingreso de una función en una celda se puede utilizar cualquiera
de estos procedimientos dependiendo de la habilidad usuario:
Primer procedimiento:
a. Situarse en la celda a introducir la
función;
b. Hacer clic en la opción Fórmulas, picar en insertar función, identifi-
cada dentro del grupo biblioteca de funciones; y ,
c. Elegir la opción Insertar función.
Segundo procedimiento:
a. Situarse en la celda a in-
troducir la función;
b. Picar sobre el botón que se
encuentra en la línea de
fórmulas;
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Una forma rápida de utilizar la ventana asistente de funciones Insertar
Función de Excel es a través escribir una breve descripción de la fun-
ción en el recuadro Buscar una función: y picar sobre el botón ir.
Otra forma de utilizar la ventana, Insertar función, es picar en la lista
seleccionar una categoría del cuadro combinado, esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y
reduzca por lo tanto el rango de búsqueda. De no estar seguros de la
categoría elegir Todas, del cuadro de lista de funciones Seleccionar una función: hay que elegir la función a utilizar picando sobre ésta.
Conforme se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También un enlace
Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de
dicha función. A finaliza picar sobre el botón Aceptar. Tercer procedimiento:
Desde el grupo de opciones modificar de las opciones de inicio, de la
lista autosuma picar en más funciones; y de manera más rápida utilizar
la combinación de las teclas Mayúsc+F3. Aparecerá la ventana de diálo-
go Insertar función: Cuarto procedimiento:
a. Escribir el signo de operación e inme-
diatamente la función a aplicar, Excel
presentará una lista de funciones rela-
cionadas con lo escrito;
b. Seleccionar la función requerida y
confirmarlo con la tecla Tab. Inmediatamente después Excel mostrará
la sintaxis de la función, incluyendo sus argumentos;
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
c. Escribir
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10.4 FUNC
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g. No . 141
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 142
rango de celdas donde encontró valores A2:A7; y finalmente presionar
Enter para mostrar el valor de la suma, que para el caso es 259, como se
muestra se muestra en la gráfica;
2) El método abreviado de mejor aplicación por su rapidez y facilidad es
el de presionar la combinación de las teclas Alt+Mayúsc+=, ubicado
previamente en la celda inmediata al rango de suma, para el caso A8
Excel marcará el rango de celdas, que confirmando el usuario al pre-
sionar Enter la suma 259 es mostrada inmediatamente.
3) Un tercer método es marcar el rango de celdas A2:A7 y presionar
cualquiera de las combinación de teclas anteriores.
Para conocer la suma, promedio, conteo, valor máximo y mínimo, sin
imprimir en ninguna celda, marcar el rango de celdas y observar esos
valores en la barra de estado de Excel como se muestra en la presente
gráfica. De no presentar alguno de ellos presionar en el botón derecho del
mouse para mostrar desde la ventana desplegable y confirmar su reque-
rimiento.
La aplicación de estos métodos abreviados tiene como objetivo motivar su
uso para optimizar el tiempo que siempre será menor, mucho más si el
usuario consigue una mejor destreza. Se busca insistir en la búsqueda del
camino más corto para utilizar la función de los que Excel presenta para la
función suma que se encuentra en el menú inicio o del menú fórmulas.
Las fórmulas pueden contener más de una función anidadas o alojadas
una dentro de otra por ejemplo la suma del rango de celdas A1:B4 divido
para la suma de las celdas C1:D4 : =Suma(A1:B4)/Suma(C1:D4).
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
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estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
10.4.1.1 Sumar todos los números contiguos en una fila o co-
lumna
La suma de valores de celdas continuas
se realiza utilizando el operador aritméti-
co + (signo más). Por ejemplo, si escribe
la fórmula siguiente en una celda:
=5+15. La celda mostrará como resultado 20. Si los valores se encuen-
tran en las celdas A3:A4 la fórmula a escribir será =A3+A4. La misma
operación se puede realizar utilizando la opción Autosuma la que
puede elegirse desde el grupo de opciones modificar, desde el grupo
biblioteca de funciones de la opción fórmulas.
Para utilizar cualquiera de los accesos a la autosuma se puede utilizar la
el método abreviado Alt+M+U+U para activar la autosuma del grupo de
opciones de Fórmulas Alt+O+U+U para activar la opción fórmulas del
grupo del opciones Inicio, pero la de mejor aplicación que no se preocupa
de que grupo de opciones es asistida es Alt+=. Para realizar tomar la lista
de datos de la siguiente figura:
Como se expresó en el párrafo anterior, para sumar se puede utilizar
algunos procedimientos, de los cuales se explicará los de mayor utiliza-
ción:
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
1. Utilizando
ejemplo,
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opciones
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datos y confirm
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ble
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mar, para el eje
el resultado es
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ara el present
mediatamente
strativas
ág. No. 144
precedi-
mar con
emplo la
s igual a
usuario,
te caso,
e la refe-
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 145
rencia de las celdas M6+M7+M8+M9+M10+M11+M12+M13 y confirmar
con la tecla Enter.
Es recomendable la utilización del método abreviado por el ahorro de
tiempo. Los mismos procedimientos se puede utilizar para promedio, contar números, Max., y Min. la diferencia únicamente es en el método
abreviado Alt+M+U+P para el promedio Alt+O+U+X para el valor
máximo, y así en otros casos de funciones.
Es recomendable, que el usuario, observe la diferencia imprimir el resul-
tado o únicamente observar, para cuyo efecto se debe marcar la lista de
datos y mirar su resultado en la barra de estado de Excel, donde;
además de la suma, se muestra el promedio, el número y los valores
máximo y mínimo.
10.4.1.2 Sumar números no contiguos
La aplicación del procedimiento para sumar, calcular el promedio, o cual-
quier otra operación en celdas no continuas se explicará con la lista mos-
trada en la figura anterior. Para sumar, la cantidad de ventas de Ana García, digitar =SUMA y elegir las celdas con el teclado o el mouse B6; B10; B13 como se muestra en el ejercicio o más bien el método abrevia-
Universidad Centr
Dr. Carlos Escob
do ALT+(=)una en una l
o argumento
zar cerrar co
Para visualiz
de aplicar e
Ctrl+Apuntde estado de
10.4.2 Rell
Del grupo mlas opciones
ciones de oformas comu
En la opción
abreviado Cdentro de la
asisten de e
menes de da
ral del Ecuador
bar Paredes
desmarcar, l
as celdas B6
os de la funció
n paréntesis p
zar el resultad
el método a
tador izquiee Excel como s
lenar serie de
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de búsquedrdenación y
unes de acces
de búsqueda
trl+B, para e
hoja Ctrl+I
estos métodos
atos.
lo que Excel
; B10; B13.
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 150
10.4.4 Función suma.si
En muchas ocaciones de la gestión financiera se requiere realizar suma
criterial de columnas, por ejemplo: para sumar el total de ventas en
LIBROS; las ventas del año 2010, o culaquier otro criterios. Su aplicación
se trabajarán con la tabla de ventas siguiente:
FECHA CIUDAD PRODUCTO Q. VA TOT VENDEDOR FORM_PAG DSTO
01/01/2010 QUITO LIBROS 23 25 575 PEDRO CONTADO 10% 02/03/2010 GUAYAQUIL LIBROS 12 25 300 JUAN CRED 30 d 5% 03/05/2010 CUENCA LIBROS 23 25 575 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/08/2010 LOJA LIBROS 12 25 300 SANTIAGO CRED 90 d 0% 04/09/2010 AMBATO LIBROS 2 25 50 ANITA CONTADO 10% 04/10/2010 RIOBAMBA LIBROS 3 25 75 EMILY CONTADO 10% 04/11/2010 QUITO REVISTAS 4 3 12 NARCIZA CONTADO 10% 04/12/2010 GUAYAQUIL REVISTAS 12 3 36 LUPE CONTADO 10% 04/01/2011 CUENCA REVISTAS 1 3 3 CARLOS CONTADO 10% 04/02/2011 LOJA REVISTAS 11 3 33 MARCELO CRED 30 d 5% 04/03/2011 AMBATO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO CRED 30 d 5% 04/04/2011 RIOBAMBA REVISTAS 13 3 39 VICTOR CRED 60 d 0% 04/05/2011 QUITO PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA CRED 90 d 0% 04/06/2011 GUAYAQUIL PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA CONTADO 10% 04/07/2011 CUENCA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR CONTADO 10% 04/08/2011 LOJA PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR CRED 30 d 5% 04/09/2011 AMBATO PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO CRED 60 d 0% 04/10/2011 RIOBAMBA PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN CRED 90 d 0% 04/11/2011 QUITO TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID CRED 90 d 0% 04/12/2011 GUAYAQUIL TINTAS 8 2,5 20 DIEGO CONTADO 10% 04/01/2012 CUENCA TINTAS 12 2,5 30 DARIO CONTADO 10% 04/02/2012 LOJA TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN CONTADO 10% 04/03/2012 AMBATO TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO CRED 30 d 5% 04/04/2012 RIOBAMBA TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO CRED 30 d 5% 04/05/2012 QUITO PAPEL 21 6 126 PEDRO CRED 60 d 0% 04/06/2012 GUAYAQUIL PAPEL 12 6 72 JUAN CRED 90 d 0% 04/07/2012 CUENCA PAPEL 22 6 132 ROBERTO CONTADO 10% 04/08/2012 LOJA PAPEL 12 6 72 SANTIAGO CONTADO 10% 04/09/2012 AMBATO PAPEL 6 6 36 ANITA CONTADO 10% 04/10/2012 RIOBAMBA PAPEL 5 6 30 EMILY CONTADO 10% 04/11/2012 QUITO IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA CRED 30 d 5% 04/12/2012 GUAYAQUIL IMPRESORAS 3 80 240 LUPE CRED 60 d 0% 04/01/2013 CUENCA IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN CRED 30 d 5% 04/02/2013 LOJA IMPRESORAS 7 80 560 MARCO CRED 60 d 0% 04/03/2013 AMBATO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO CRED 90 d 0% 04/04/2013 RIOBAMBA IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO CONTADO 10% 04/05/2013 QUITO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN CRED 30 d 5% 04/06/2013 GUAYAQUIL LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO CRED 60 d 0% 04/07/2013 CUENCA LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN CRED 30 d 5% 04/08/2013 LOJA LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO CRED 60 d 0% 04/09/2013 AMBATO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO CRED 90 d 0%
De la la tabla anterior sumar: el total de ventas de la ciudad de QUITO, el
total de ventas en Libros y el total de ventas del año 2010.
• Para sumar el total de ventas de la ciudad de Quito, si que se
requiera ordenar previamente por el campo Ciudad, escribir la
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 151
función =Sumar.si y con el método abreviado Ctrl+F3 solicitar el
asistente de funciones y escribir sus argumentos: rango: rango de
celdas que desea evaluar B5:B46; criterio: o condición que
determina que celdas deben sumarse, número, texto o expresión
"Quito"; rango de suma: celdas que van a sumarse G5:G46
como se muestra en la siguiente figura:
El resultado de aplicar la función Sumar.si en la lista anterior es
1059.30.
• Para el total de ventas de libros, utilizando la función Sumar.si cambiará unicamente el rango a evaluar D5:D46; Criterio D5 que
contiene el texto LIBROS; y el rango de suma el mismo anterior
G5:G46;
• Par sumar las ventas del año 2010, es muy importante puntualizar el
cambio en la sintaxis en el criterio donde el signo de comparación
ingresado como cadena de caracter, entre comillas, se une con el
contenido de la celda que contenga el la fecha más alta que contenga
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 152
el año 2010. ">"&A12. La columna del rango a evaluar es la que
contiene las fecha, para el caso A1:A46.
Para el caso de sumar las ventas del 2010 es importante vwerificar que la
lista o tabla debe estar ordenada previamente por el campo de fecha.
10.4.5 Función contar.si
La función Contar.si, utilizada igual que la
función sumar.si pero
tiene una menor
complejida visualizada
desde la exigencia de
sus argumentos. La función cuenta las celdas que contiene el argumento
explicitato.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 153
10.5 GESTIÓN BÚSQUEDA Y SELECCION DE DATOS:
OPCIONES DE EXCEL Y FUNCIONES
BUSCARV,COINCIDIR E INDICE
Excel tiene algunas opciones interesantes para la búsqueda de informa-
ción que son de gran utilidad especialmente cuando de maneja grandes
cantidades de datos o que los mismos no permiten una visualización
inmediata para encontrar diferencias o errores en el ingreso de los mis-
mos. De la misma manera Excel cuenta con funciones que en casos es-
peciales que no solucionan las opciones pueda utilizarse como son las
funciones de Buscarv, Buscarh, Coincidir, índice entre otras funcio-
nes de búsqueda.
10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias desde las opciones de Excel
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es de gran utilidad en la
buscar información y opcionalmente reemplazar con otra. Su utilidad es
relevante cuando de maneja grandes volúmenes de datos en la gestión
de aplicaciones financieras y económicas.
En las opciones de búsqueda es recomendable que el usuario se adapte
al uso de comodines (?) que remplazan un carácter individual
desconocido o un asterisco (*) para una cadena de caracteres
desconocidos.
En la ventana Buscar y remplazar Excel presenta una busqueda
inmediata sin formato y otra con formato al picar en el icono Formato... se puede buscar texto o números con un formato específico. Para buscar
celdas que tienen un determinado formato, seleccionar desde la opción
Formato la opción Formato... la misma que presenta la ventana for-
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 154
mato de celdas o picar en la opción Elegir formato de celdas y
picar en la celda que tiene el formato que desea buscar para que la
búsqueda asuma ese formato. En caso de requerir borrar el formato de
celdas en la opción de búsqueda picar en Borrar formato de búsqueda.
Para reemplazar picar en la pestaña reemplazar y la repetición
seleccionada de los criterios del cuadro Buscar, busca la siguiente
repetición y, a continuación, se detiene. Si desea reemplazar
automáticamente todas las repeticiones de los criterios de búsqueda
presionar el apuntador izquierdo en el botón Reemplazar todo.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 155
La opción de buscar y seleccionar de Excel
muestra algunas opciones adicionales para
buscar fórmulas, comentarios, formato
condicional, constantes, validación de datos, y
selección de objetos y una especial que muestra
la ventana Ir a Especial... para marcar
cambiarse a celdas que contengan: comentarios,
constantes, celdas con fórmulas, celdas en
blanco, objetos, diferencias entre filas y entre
columnas, celdas precendente y dependientes,
celdas visibles entre otras opciones de selección.
El método abreviado Ctrl+I
es de mucha aplicabilidad
para ubicar celdas que han
sido asignadas nombres
propios, como por ejemplo,
los nombres que se mues-
tran en la ventana Ir a: de
la siguiente figura:
Si la búsqueda se utiliza
para contrarrestar registros
diferentes de una lista de
datos que visualmente no
son identificables se puede
utilizar Ir a y luego picar en Especial... o Alt+E para
elegir el tipo de diferencias.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 156
Para explicitar la aplicación de la opción de Ir a.. se presenta el caso
mostrado en la figura siguiente:
para contrarrestar los registros de columna A con la columna I se seguirá
el siguiente procedimiento :
a. Marcarse las columnas A e I donde se encuentran los registro
involucrados que se contrarestarán;
Utilizar el método abreviado Ctrl+I, opción ir a.. y el método Alt+E,
especial de la cual seleccionar diferencias entre filas. Al picar en
aceptar se activará la celda cuyo contenido sea diferente, para el
presente caso la celda A13 que tiene una diferencia con la celda I13
puesto que los valores son: 0237464522 en la celda A13 y
0237464622 en la celda I13 en los que se muestra ser diferentes.
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 157
10.5.2 Función Buscarv - Búsqueda vertical, devolución de contenido
Es una de las funciones más utilizadas en la gestión de aplicaciones
financieras, especialmente en listados de gran volumen de datos
especialmente cuando la busqueda es relacionada o referenciada, caso
contrario, una búsqueda de contenido se lo puede hacer con Ctrl+B.
La función BUSCARV en una búsqueda a nivel de columnas o búsqueda
vertical de un valor específico o cadena de caracteres de la primera
columna de la izquierda de una matríz para devolver, en la misma fila o
registro, el valor o la cadena de caracteres de la columnna especificada
de dicha tabla. La sintaxis de la función Buscarv incluye cuatro
argumentos: Valor_buscado; Matríz_buscar_en; indicador_columnas y
ordendado.
Muchas son las utilidades en aplicaciones económico - financiera cuyo
progreso será explicitado progresivamente, buscando que las
aplicaciones que permitan explicar las bondades del uso de esta función.
De la tabla vendedores, presentada a continuación, se plantean algunos
patrones de búsqueda.
La función Buscarv toma mayor relevancia cuando se realiza búsquedas
en lista de datos de gran volúmen, por ejemplo de la lista de cuentas del diario con la lista del plan de cuentas, registros de un rol de
pagos que al usuario no visualiza las diferencias o errores. En la
aplicación de esta función es muy importante o relevante la consideración
Sintaxis de la función BUSCARV =BUSCARV(valorbuscado;matríz_buscar_en;indicadorcolumnas;ordenado)
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 158
de que los datos deben estar previamente ordenados, caso contrario se
debe explcitar con falso en el parámetro correspondiente.
• Buscar las cédulas expuestas en lista B19:B32 en la tabla VENDE-DORES ASOCIADOS S.A. o en la matriz de celdas A4:M13 y de-
volver el producto que vende en las celdas C19:C32.
1. Activar la celda C19 y escribir =BUSCARV Excel mostrará la función
dentro de la lista de posbibles funciones, presionar la tecla TAB para
seleccionarla;
2. Puede
escribir los
argumentos
directamente
o solicitar el
asistente con
el método abreviado
Ctrl+F3. Al referenciar en el argumento valor_buscado la celda B5
Excel muestra a su lado derecho el contenido de la celda; en Ma-triz_buscar_en marcar toda la matriz o lista de datos; y en indicador
de columna, el número de la columna cuyo contenido se solicita, para
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 159
el caso el producto que vende la columna es 3 o si el el vendedor la
columna 2.
3. Copiar la función BUSCARV utilizada en la celda C19 en las celdas
contiguas debajo de la celda para observar el resultado.
• El resultado de la búsqueda no coincidirá con los datos del campo
producto si previamente no ha sido ordenada la columna de datos
de las cédulas de la tabla origen VENDEDORES ASOCIADOS S.A. y de la matríz de búsqueda B19:B32. De haber sido ordenada la
columna el resultado se muestra en la presente gráfica.
• En caso de no estar ordenadas las dos matrices, la búsqueda se
resolvería adecuadamente, al ordenar ascendentemente la lista de
cédulas B19:B32 y la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A
A4:M13 por la primera columna o en por el contrario;
• En la función Buscarv en el argumento ordenado, no tomar en
cuenta la ordenación asignándole FALSO o 0 (CERO) para que se
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 160
omite la ordenación de la primera columna. En el caso de escribir 1
(uno) VERDADERO considera la ordenación de la primera colunmna
fundamental.
Para el presente caso, eligiendo el argumento
de ordenación FALSO y arrastrando la
función desde la celda C19 hasta C32 el
resultado idoneo se muestra en la siguiente
gráfica.
Para ejemplarizar lo expresado, aunque la lista Vendedores S.A. no es
grande, a través de encontar la cédula, primera columna de la matriz,
referenciada por la lista de cédulas B19:B32 presentar el registro cuyo
total de ventas (columna 13) no exista en la lista Vendedores S.A.
Sabiendo que la cédula 1504578210 no
se encuentra en la lista de VENDEDO-RES S.A. Excel, al utilizar la función
Buscarv indica que el tipo de error es
que el valor no está disponible o no lo
encontró e imprime #N/A en la celda
B25. con lo que el usuario deberá
investigar las razones del error. de la no
existencia de ese registro.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 161
10.5.3 Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado
La función Coincidir devuelve la posición relativa de un elemento de una
matríz que coincida con un valor determinado o especificado en relación
con el tipo de coincidencia deseado. Utilizar COINCIDIR, en lugar de de
cualquier opción de búsqueda, cuando necesite conocer la posición de
un elemento coincidente en lugar del elemento en si. Tomar muy en
cuenta que, a diferencia de BUSCARV La matriz de celdas debe ser una
única columna y no varias.
La función Coincidir busca un valor especificado en un rango de celdas
de una misma columna y devuelve la posisción relativa de ese elemento
exactamente, el valor mayor más cercano
• Si el Tipo_de_coincidencia es 0, Coincidir encuentra el primer
valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores
en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden;
• Si el tipo_de_coincidencia es 1, Coincidir encuentra el mayor
valor que es menor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-triz_buscada deben colocarse en orden ascendente, y;
• Si el tipo_de_coincidencia es -1, Coincidir encuentra el menor
valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-triz_buscada, puntualmente la columna a la que se hace referencia
deben colocarse en orden descendente;
De la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A. Buscar en que celda coin-cide que: a) El Total de Ventas presentadas en la columna M sea de 300 dólares; b) en qué posición se encuentra el valor inmediatamente
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 162
inferior bajo los 300 dólares y c) En qué posición se encuentra el
valor inmediatamente superior a los 300 dólares. Lo solicitado
anteriormente debe realizarse en la celda N5.
Ordenar previamente la lista, columna M, en orden ascendente, de
menor a mayor
a. Activar la celda N5 y escribir =COIN Excel mostrará la función dentro
de la lista de posibles funciones, eleigir =Coincidir presionar la tecla
Tab para seleccionarla;
Puede escribirse los argumentos directamente o solicitar el asistente con
el método abreviado Ctrl+F3. Para el uso de esta función se realizará
con la ventana argumentos de funciones;
b. Ingresar el valor_buscado 300, matriz_buscada M5:M17, y el
tipo_de_coincidencia 0 en el primer caso y 1 en el segundo caso;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 163
c. Excel, en la misma ventana de argumentos de
funciones, muestra que el valor más cercano
inferior a 300 se encuentra en la posición 12, es
decir, 294. En el caso de que el ti-
po_de_coincidencia sea 0, no encuentra ningún
valor, en la celda N5, imprime #N/A.
d. Para ubicar la posición en que se encuentra el valor inmediatamente
superior a los 300 dólares debe reordenarse primero, de mayor a
menor la matriz la matriz_buscada M5:M17 y luego Ctrl+F3 para
activar la ventana asistente de funciones argumentos de funcio-nes y modificar el tipo_de_coincidencia con el valor -1.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 164
Excel mostrará que ubicó el mayor valor en la posición
1 de de la matriz M5:M17. La referencia de celda es M5 pero la posición es 1 donde se encuentra el valor
de 304.
10.5.4 Función indice
Permite elegir un valor dentro de una matríz o una referencia de celdas.
La función indice tiene dos formas: referencia y matricial. La forma de
referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre
devuelve un valor matricial o una matríz de valores. El procedimiento para
aplicar la función Indice es:
a. Ubicarse en la celda fuera de la tabla, en este caso en la celda C15;
b. Utilizar el método abreviado Ctrl+F3 para mostrar la ventana
Insertar función. Para solicitar el asistente de esta fúnción, en la casilla
buscar Función escribir su nombre INDICE y presionar el botón Ir;
Seleccionar uno de los dos argumentos que presenta esta función; y,
En el asistente de funciones señalar la matríz, el número de fila y el de
columna.
Universidad Cen
Dr. Carlos Escoba
10.6 GEST
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Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 166
10.6.1 Unión de texto - función CONCATENAR
También con la función CONCATENAR se puede unir los textos de los
rangos de celdas de apellidos y nombre con la diferencia que los
textos se obervan como argumentos. Utilizando el asistente los textos son
ingresados como se muestra en la siguiente figura:
Para aplicar la función Concatenar ubicarse en la celda E2 y digitar la
función
antecedida
por el signo =
y luego
solicitar el
asistente de
funciones con
el método
abreviado Ctrl+F3. Para continuar con las demás celdas del rango picar
en en botón de arrastre de la celda E2, presentando en vista de fómrulas
se verá de la siguiente manera:
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10.6.2 Unión de texto - función TEXTO
La función Texto convierte un valor numérico en texto especificando su
formato de presentación, útil para combinar números con texto o símbo-
los.
Por ejemplo, en la
presente lista
combinar, en la
celda F2, los tex-
tos para que se
pueda observar la
siguiente informa-
ción:
Para presentar la información mostrada en la columna, la fórmula utilizada
es ="Sueldo de "& A2& " es "&Texto(C2;"0,0")&" USD" incluye la
función texto y es copiada al resto de celdas de la misma columna. La
función de Texto presentada con el asistente de funciones para ingresar
los argumentos es:
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10.6.3 Función iZQUIERDA
Extrae el carácter o caracteres
situados en el extremo izquierdo
de una cadena de texto, según
sean los requerimientos del
usuario. Por
ejemplo de la
lista anterior
juntar el nombre (abreviado únicamente primer caracter),
terminado con un punto y el apellido considerando los
espacios necesarios. El resultado se presentará así:
10.6.4 Dividir contenido de celda- opción texto en columnas
De la misma manera que se unio los textos en una sola celda, en
ocasiones se hace necesario separa los textos en varia celdas,
dependiendo de la información y las necesidades de presentación para su
posterior análisis. De presente lista separar el contenido de las celdas del
rango F2:F11.
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1. Para separar el contenido de la celda deberá convertirse la fórmula en
información, para lo cual copiar Ctrl+C y Pegado especial opción
VALORES en
las mismas
celdas para
eliminar las
fómulas y
presentar su
resultado como
se muetra en la gráfica;
2. Marcar el rango que participará en la división y utilizar el método
abreviado ALT+S+E para activar la ventana asistente para con-vertir texto en columnas cuyo procedimiento incluye tres pasos;
3. Paso uno, En tipo de los datos originales y elegir delimitados y picar
en siguiente;
4. En el paso dos, elegir Espacio para que el texto sea separado
cada que encuentre un espacio entre los textos, en esta ventana se
puede observar
como se
separan los
textos en la
parte inferior
en la casilla
vista previa de los datos,
la ventana se
muestra en la
siguiente
gráfica;
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5. En el paso tres, elegir el formato de las celdas de columnas y el
destino en el que se presentarán los datos. de Elegir F2 el texto se
presentará a partir de la celda origen de los datos reemplazando a los
mismos. El resultado se muetra en la siguiente gráfica:
10.6.5 Función EXTRAE
En ocasiones es importante extraer una cadena de caracteres desde
cualquier parte de la cadena de caracteres de una celda o de una cadena
de texto comenzando desde una posición que especifique no
necesariamente al principio o al final de la misma, dada una posición y
longuitudes
iniciales. Por
ejemplo, si el
contenido de
la celda es
ANA GARCÍA de
la celda B5;
la posicón a partir de la que se extrae el texto es la 5; y el número de
caracteres a extraer es 6. El Excel devuelve como resultado GARCÍA.
10.6.6 Función SUSTITUIR
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Constituye una de las funciones más importantes que requiere
comprender la aplicación de sus argumentos y el momento de su
aplicación. La función sustituir, reemplaza con un nuevo en una cadena
de caraacteres siempre que coincida exactamente las mayúsculas y
minpusculas del texto original el remplazo no se aplica. Por ejemplo, en la
celda G2, copiar el texto de la celda D2 sustituyendo "DIANA" por
"ANA". El resultado es "Ana GÓMEZ" porque el texto original de la celda
es "DIANA GÓMEZ"
Buscando una generalización de la función
sustituir de la lista para su utilización en
aplicaciones de base de datos de gran
volúmen y que presente alguna dificultad en
el trabajo, por ejemplo, si los espacios en
blanco no se visualizan adecuadamente
será necesario reemplazar los blancos con
un caracter especifico, como la presente lista, de las celdas del rango de
celdas D2:D11 reemplazar, en todos los casos, los espacios en blanco
con "-" . Como se observa en la celda D2 hay un espacio en blanco más
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que se eliminará para que todas las celdas tengan la misma
característica.
En la función es importante comprender oportunamente sus argumentos,
prinicalmente Núm_ocurrencia en el que se especificará el número de
veces que se desea reemplazar, para el caso si se explicita 1, lo hará en
una sola vez, y de repetirse su ocurrencia no lo hará.
La función sustituir, copiada a
todas las celdas del rango
G2:G11, solicitando la
presentación desde la opción
mostrar fórmulas se muestra como
sigue:
10.6.7 Función REPETIR
En el caso anterior, se
requiere que la sustitución
se realice repetidamente por
40 VECES, que no es lo
mismo que ocurra 40 VE-CES en el texto orginal, es
conveniente utilizar la función
repetir, cuya aplicación es utilizada para repetir el texto un número
determinado de veces, para lo cual se modificará la fórmula anterior
concatenando la función repetir dentro de la función sustituir de la
siguiente manera y con el siguiente resultado:
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10.6.8 Función ESPACIOS
La función espacio elimina todos los espacios excepto los espacios indivi-
duales entre palabras, por ejemplo
de la lista mostrada en la siguiente
figura, en la columna B se impri-
mirán los nombres y apellidos
eliminando los espacios que ante-
ceden a los nombre:
La ventana asistente de la función espacio se muestra en la siguiente
sintaxis:
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10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y espacios
Luego de sustituir el caracter blanco por cuarenta veces "-" en una sola
ocurrencia, al extraer los caracteres desde la posición 1 hasta la posición
50, donde es muy posible que aparezca el cararcter "-" que sustituyó al
caracter blanco en el procedimiento anterior concatenar la función así:
=EXTRAE(sustituir(d2;" ";repetir("-";50);1);1;50).
Al aplicar la función concatenada, extrae los caracteres del 1 hasta el 50
donde se incluye el caracter "-" y los los resultados se expresan en la
columna, de la siguiente manera:
Finalmente, al sustituir el caracter "-" por vacio se presentará el
nombre liberado del apellido. La función a aplicar se muestra de la
siguiente manera:
=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-
";50);1);1;50);"-";""))
Para aplicar el mismo procedimiento con los apellidos utilizar la misma
función diferenciando el texto a extraer, desde la posición 51 un número
de caracteres de 50.
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=Espacios(Sustituir(Extrae(Sustituir(D2;" ";Repetir("-
";50);1);51;50);"-";"")
El resultado de la extracción, tanto de los apellidos como de los nombres
contenidos en el rango de celdas D2:D11 se muestra en las columnas E
y F y la función concatenada final se muestra a continuación:
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11 UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMI-NACIÓN DE FACTIBILIDAD
Para la gestión de proyectos existen algunos software de aplicaciones
que constituyen un soporte muy importante por su pertinencia y facilidad
dentro de ellos los más conocidos son Project y Excel. La utilización ade-
cuada de las funciones de Excel, aplicabilidad de sus opciones y el uso de
Visual Basic permitirá se tratará de ser lo más explicito para tener una
comprensión efectiva de los usuarios.
11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
El punto de equilibrio es usado comúnmente en la gestión de nego-
cios para determinar los beneficios por la venta de un producto, si es en
mayores cantidades de las que arroja el punto de equilibrio se percibirá
UTILIDAD; si son menores las cantidades al punto de equilibrio, el efecto
será PÉRDIDA en la venta del producto. Se considera punto de equilibrio
el punto donde los Ingresos Totales Recibidos se igualan a los Cos-tos Asociados con la venta de un producto (IT = CT). El punto de equi-
librio se da cuando el Ingresos o Ventas totales=costos totales.
Sean IT los ingresos totales, CT los costos totales, PU el precio por uni-
dad, Q la cantidad de unidades producidas y vendidas, CF el total de los
costos fijos, y CV promedio de los costos variables.
El precio por unidad menos el promedio de costos variables constituye la
utilidad por unidad .
Entonces, para conocer en qué cantidad que debe ser vendida el produc-
to para alcanzar el punto de equilibrio se utiliza la siguiente fórmula:
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Si por ejemplo:
CF=30 Costos fijos
PU= 1.5 Precio por unidad
CV=0.8 Promedio de los costos variables
30
1.5 0.8
Se tiene:
U= 1.5-0.8 La utilidad por unidad es de 0.7 y 30/0.7=42.85
PE(u)=42.85 Como son unidades, el resultado será 43
Ingreso (ventas))=Cantidad*Precio Unitario
Costos Totales =Cantidad * Costo Variable + Costo Fijo
Para el punto de equilibrio:
Ingreso (ventas))=43*1.5=64
Costos Totales = 43*0.8+30= USD 64
Para conocer el importe de ventas necesario para llegar a una situación
de equilibrio se utiliza las siguientes fórmulas:
1
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30
1 0.81.5
U= 0.8/1.5 relación del costo variable respecto del precio unitario,
aproximadamente el 0,53 del precio unitario representa el costo del pro-
ducto.
(1-08/1,5)=0.47 margen de utilidad
PE(v)=30/0.07 = 64.28 punto de equilibrio factura o importe en ventas
equilibrada.
Para explicitar la
aplicación del cálcu-
lo y presentación del
punto de equilibrio
en Excel, partir del
siguiente cuadro de
costos:
a. Adicionalmente, diseñar una hoja, PUNTO_EQUIBRIO para facilitar el
cálculo del punto de equili-
brio.
b. Para facilitar los cálculos,
asignar nombre a las celdas
como se muestra en la siguiente figura:
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c. En la hoja Punto_equilibrio, en las celdas Costo_fijo, Cos to_variable y Precio unitario asignar los valores 30 USD, 0,8 y 1,5
respectivamente. Los valores consignados desde de la tabla de costos
mostrada anteriormente, excepto el precio unitario que ha sido consi-
derado de 1,5;
d. Para calcular el punto de equilibro donde los ingresos sean iguales a
los costos deberá encontrarse cuál es la cantidad que iguala esas dos
variables. Visto de la tabla de DATOS se puede colegir que se en-
cuentra entre 40 y 50 la cantidad, para encontrar la cantidad más
exacta se puede escribir valores entre ese rango y por eliminación en-
contrar ese valor, que para el presente caso es de 43.
Una interesante aproximación se consigue al insertar desde la opción
programador el control barra de desplazamien-to (Control de formulario) al que debe modifi-
carse su formato: valor actual 0; Valor mínimo 0; Valor máximo, para
el ejemplo 100; Incremento 1; Cambio de página 10; y vincular con la
celda $C$3 que es la celda donde se mostrará la cantidad según se
desplace el botón de arrastre de la barra de desplazamiento, para el
efecto hasta que llegue a 43, que es la cantidad del punto de equili-
brio, donde los ingresos por venta se igualan a los costos totales.
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en la celda $C$11 calcular el punto de equilibrio por unidades aplicando
la fórmula explicitada anteriormente y que se muestra en Excel de la si-
guiente forma:
=Costo_Fijo/(Precio_Unitario-Costo_Variable)
e. Insertar otra barra de desplazamiento para modificar los costos fijos en
la celda $C$4 y en la celda ;
En la celda $C$12 la fórmula para calcular el punto de equilibrio de las
ventas facturadas de la siguiente manera:
=Costo_Fijo/(1-(Costo_Variable/Precio_Unitario))
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Una forma más visible de calcular el punto de equilibrio, tanto de unidades
como de ventas facturadas, es a través de un gráfico que muestre el
comportamiento de los costos fijos, costos variables y principalmente el
encuentro de las líneas que representan los ingresos totales y el costos
total que explicitan el punto de equilibrio, para lo cual debe:
a. De la opción Insertar, elegir la opción
insertar/Gráficos línea con marcadores
para configurar el gráfico de línea.
b. Desde la opción
seleccionar datos
del grupo diseño
agregar, en entra-
das de leyenda
(series) Costo fi-jo, Costo varia-ble, Costo Total e Ingreso total lo
que sugiere que se ingresará como leyenda el título de cada una de
las columnas con sus respectivos valores de la serie. En el presente
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caso, los valores de la serie se fijarán de acuerdo a la tabla presenta-
da;
c. La entrada de la etiqueta del eje horizontal (categoría) corresponde a
la CANTIDAD PRODUCIDAD presentada en la columna A de la tabla;
d. Definidas las opciones de presentación, el gráfico se mostrará de la
siguiente manera:
11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa
Interna de Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago)
VA (Valor Actual) y VF (Valor Futuro)
En la gestión de proyectos. Excel ofrece algunas funciones de aplicación
financiera que facilitan enormemente su cálculo y permiten un análisis
gerencial efectivo minimizando al máximo el uso de fórmulas complejas
con la utilización de funciones rápidas y de fácil comprensión.
PE(can)=43
PE(usd)=64
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En la gestión de proyectos es de mucha importancia visibilizar los benefi-
cios concretos que producirán la inversión antes de emprender en el mis-
mo, para loa cual es importante fijar la Tasa Interna de Retorno y el valor
actual Neto dentro de varios escenarios o alternativas financieras.
Para emprender la gestión de Proyecto en Excel se partirá de los Estados
de Resultados Proyectados a cinco años de la empresa COMERCIAL S.A.
PROYECTO EMPRESA COMERCIAL S.A. EVALUACION FINANCIERA PARA INVERSIONISTAS
Año=0 Año=1 Año=2 Año=3 Año=4 Año=5
VENTAS 554.500 555.082 555.665 556.249 556.833
COSTO DE VENTAS 529.750 530.306 530.863 531.420 531.978
(=) UTILIDAD BRUTA 24.750 24.776 24.802 24.828 24.854
Gastos de Operación: 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200 Gastos por Depreciación Activos Fijos
Amortización Patente
Otros gastos de Operación (=) INGRESOS OPERACIO-NALES-UTILIDAD NETA 22.200 22.226 22.252 23.628 23.654
Otros Ingresos 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 Utilidad por Venta de Inversio-nes (1000)
Otros Gastos: 3.878 3.303 2.642 1.881 1.006 Gasto por Intereses Préstamo 25,856 Utilidad antes de Participa-ción Trabajadores 19.322 19.923 20.610 22.747 23.648 (-)15% Participación Trabaja-dores 2.898 2.988 3.092 3.412 3.547
Utilidad antes de Impuestos 16.423 16.934 17.519 19.335 20.101
(-) 25% Impuesto a la Renta 4.106 4.234 4.380 4.834 5.025 (=) UTILIDAD DEL EJERCICIO 12.318 12.701 13.139 14.501 15.076 (+) DEPRECIACIÓN Y AMOR-TIZACIÓN 2.550 2.550 2.550 1.200 1.200 Pago de la deuda 3.835 4.410 5.072 5.832 6.707
FLUJO NETO EFECTIVO GENERADO: -25.856 11.033 10.841 10.618 9.869 9.568
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a. En la tabla anterior se suma a la utilidad del ejercicio el valor de las
depreciaciones y amortizaciones y se resta el pago de la deuda del
préstamo de $ 25.856 que se asume en valores decrecientes porque
el interés es sobre saldos y el pago es un valor fijo.
b. Los valores de la C24:G24 son valores que se consideran se recupe-
ran en los cinco próximos cinco años del proyecto; es decir, desde
11.033 hasta 9.568. Este rango de celdas se asignará el nombre de
EFECTIVO_RECUPERADO. Es decir que se espera recuperar, en
los cinco años, 51.928,32.
c. A la celda H2 asignarle el nombre de INTERÉS e
ingresar el valor de 15%. que será la tasa activa o de
descuento considerada en el presente caso.
d. CÁLCULO DEL VALOR ACTUAL.- En la celdas C24:G24 cal-
cular el FLUJO DE EFECTIVO DESCONTADO para lo cual ha
de utilizarse la función VA escribiendo, en la celda, C24 el nombre
de la función =VA luego el método abreviado Ctrl+F3. Excel mues-
tra la ventana para ingresar los argumentos de la función en el argu-
mento Tasa: asignarle el valor de la celda TASA_INTERÉS; para el
número de periodos Nper: el valor de C3 y para Vf valor futuro el de
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 185
la celda -C23 con signo negativo como se muestra en la siguiente
gráfica:
Arrastrar la función para todas las demás celdas hasta la G24 la suma de
del flujo de efectivo descontado 35.176 . El resultado será el siguiente:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 186
e. VALOR FUTURO.- En las celdas C25:G25 calcular el flujo Neto de Efectivo Calculado o Valor Futuro de la inversión para lo
cual llamar a la función Vf desde una de las primeras celdas en este
caso la celda C24 e ingresar los argumentos. Tasa: que correspon-
derán a la tasa de interés; NPer, al número de periodos, y Va valor
actual, para el presente proyecto el valor del flujo de efectivo descontado que se presentan en la celda C24. Para el cálculo de
estos valores futuros se considera individualmente y no para el total
del proyecto debiendo observar que el número de periodos varía
como avanza el número de años. el mismo procedimiento en el resto
de celdas de D24:G24.
f. VALOR FUTURO.- El valor futuro del proyecto 52.006 se
calcula en la celda B26 para lo cual debe considerarse como argu-
mentos de la función Vf: Tasa, la tasa de interés o de descuento; el
número de periodos de la deuda 5 AÑOS; y, el valor de la in-versión inicial, que para el presente caso es de 25.856. que se
encuentra en la celda C24 la misma que fue asignada el nombre de
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Inversión_Inicial que debe ingresarse con negativo. El resultado
de aplicar esta función muestra un valor futuro de 52.006 aproxima-
damente.
g. VALOR ACTUAL.- En la celda B27 se calcula el Valor Actual de
la inversión asistido por el método abreviado CTRL+F3 en cuya ven-
tana asistente se asigna los argumento de la función VA. Los argu-
mentos constituyen la Tasa_interés, el Nper número de periodos y
el Vf valor futuro cuyo nombre se asignó previamente a la celda B26
como se muestra en la gráfica de la función. El resultado de aplicar la
función VA muestra un valor actual de la inversión 25.856 que es
igual al valor de la inversión.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 188
h. CALCULO DEL PAGO.- Para calcular el pago, utilizando la
función PAGO asignar los argumentos TASA, Nper, VA correspon-
dientes; para el presente ejercicio TASA_INTERES, 5 e INVER-SIÓN_INICIAL; las referencias de celdas excepto en los periodos
en el que se escribió 5. El resultado de aplicar esta función es
7.713,25 que es la suma del interés más la fracción de capital que
se pagará durante los CINCO AÑOS.
En el caso del cálculo del pago, se puede utilizar indisttntamente e l valor actual o el valor futuro arrojando el mismo resultado de 7.713.25.
i. CÁLCULO DE LA TASA.- Para el cálculo de la TASA los
argumentos se relacionan con el número de periodos Nper del valor
de la inversión Va, el valor de pago PAGO. el resultado es: 15%.
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j. TASA INTERNA DE RETORNO.- Para el cálculo del Tasa Inter-na de Retorno, en la celda B30 a la que se le asignó el nombre de
TASA_INTERNA_RETORNO; luego de solicitar por el asitente de
argumentos de la función TIR en el argumento valores marcar el
rango de celdas B23:G23 o la fila del FLUJO NETO DE EFECTI-VO GENERADO incluyendo el valor de la inversión, que para el
presente ejercicio se encuentra con negativo. El resultado aplicando la
función TIR es de 30% lo que demuestra que el proyecto si es
rentable;
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k. VALOR ACTUAL NETO.- Devuelve el valor neto presente de
una inversión para lo cual es necesario señalar la tasa de descuento y
los valores que se recuperarán en un periodio determinado, para el
presente proyecto TASA_INTERES en el argumento tasa y EFEC-
TIVO_RECUPERADO en el argumento Valor1. Se puede ingresar
valor por valor en la ventana asistente de argumentos de la función
VNA produciendo el mismo resultado. El resultado de la fórmula
=VNA(Tasa_Interés;Efectivo_Recuperado)+Inversion_inicial es de 9.315.78.
El valor actual neto restado el VA constituirá el beneficio neto de la
inversión así: VAN - Inversión_Inicial; 35.171.78-25856 = 9.315.78
Beneficio de la Inversión.
Indicadores de los resultados del proyecto:
El valor Actual - Inversión Inicial = 0
Tasa Interna de Retorno-Tasa de Descuento >0
VAN -Flujo de Efectivo Descontado -Inversión Inicial =0
Beneficio de la Inversión > 1
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11.3 PAGO DE LA DEUDA - TABLA DE AMORTIZACIÓN
La información del pago de deuda, los intereses generados, la amortiza-
ción de la deuda de la Evaluación Financiera para inversionistas del pro-
yecto para la empresa Comercial S.A. presentada en la tabla anterior
explicitarse el comportamiento de la deuda en los diferentes escenarios
que se presenten.
Una explicación detallada a partir del diseño de la tabla, que incluirá una
estructura adecuada y una asignación de nombres a celdas y fórmulas
organizada como se muestra en la siguiente gráfica:
La hoja para la amortización se diseña en tres bloques organizados para
una mejor explicitación. El primer bloque de la tabla para el ingreso de datos, el segundo para mostrar los resultados y el tercero para el deta-
lle de la tabla de amortización.
a. Dentro del ingreso de datos dos bloques para los datos iníciales del
préstamo y Datos para la Tabla que serán considerados en la ta-
bla de amortización que se presentará a partir de la fila 18. En estos
dos grupos se asignará los siguientes nombres:
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b. Cambiar el formato de celdas de la tabla anterior principalmente la
celda Cantidad_prestada a formato de moneda donde el signo sea
USD; en la Tasa_interés
formato porcentual; en la de
Años_plazo, formato perso-
nalizado de manera que en la celda se exprese los años como formato
como se muestra en la presente figura; y en la Fecha_inicia_tabla,
formato de fecha para que imprima en la celda, el mes completo;
c. En la celda D7 vali-
dar los datos con una
lista previamente di-
señada que incluye
la serie del 1 al 12
que se encuentra
junto a la tabla, cel-
das I3:I14 asignada
el nombre de Capi-talización para lo
cual debe llamar a la opción validación de datos del grupo datos
como se muestra en la siguiente ventana;
Celda Nombre
D4 Cantidad_prestada D5 Tasa_Interés_Anual D6 Años_plazo D7 Pagos_por_año D8 Fecha_primer_pago H5 Fecha_inicia_tabla H6 Pago_inicia_tablaH7 Pago_introducido H8 Pago_calculado
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d. En el bloque resultados fijar los nombres las celdas de acuerdo a la
tabla expuesta a continuación;
Celda NombreD11 Pago_usar D12 Primer_pago_en_la_tablaD14 Saldo_inicial_pago_? H11 Tipo_pago
11.3.1 Función Pago - Pago calculado - Grupo datos de la tabla
a. Pago Calculado - Función Pago.- La función pago diseñada en
Excel permite calcular el pago de un préstamo considerando pagos y
tasas de interés constante, en su aplicación se incluyen argumentos
como la requeridos se encuentra la Tasa, en la presente aplicación el
interés ingresado en la celda Tasa_interés_anual es anual que
depende del número de pagos al año Pagos_por_año para su apli-
cación en la tabla de amortización,
=Tasa_interes_anual/Pagos_por_año explicitada en la fórmula:
tasa_efectiva; la misma dependencia en el argumento Nper que
debe multiplicarse los años de plazo por los pagos por año; y final-
mente en el argumento VA ingresar como valor actual el valor de la
celda Cantidad_prestada antepuesta del signo negativo como se
muestra en la siguiente figura;
para proteger su uso y automatizar el cálculo guardar la fórmula del pago
con el nombre funcion_pago_calculado;
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b. La celda D11, asignada el nombre de Pago_usar, utilizada para
recibir el valor del pago teclado o el pago calculado considerando que
por el teclado se ingreso un valor diferente al valor de la cuota calcu-
lada para tomarse en cuenta en la tabla de amortización, entonces se
controlará preguntando SI el Pago_introducido en la celda corres-
pondiente fuese diferente de cero aceptar el Pago_introducido; de
lo contrario el valor del Pago_calculado, sintaxis vista en la fórmula:
=SI(Pago_introducido<>0;Pago_introducido;pago_calculad
o). La fórmula será guarda en el nombre de Funcion_usar_pago;
c. Primer pago en la tabla.- Para calcular el primer pago en la tabla
tomar en consideración las celdas de referencia Fecha_inicia_tabla
y Fecha_primer_pago para el ingreso del valor en la celda Pri-
mer_pago_en_la_tabla esta celda la misma que se explicitará detalla-
damente paso a paso:
La Fecha_inicia_tabla contiene la fecha en el momento de la aplica-
ción de la fecha 01/09/2011 y Fecha_primer_pago 01/07/2011 de la
cual se calculará primeramente la diferencia en años que con esas fechas
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será 0 cero su resultado, para lo cual se utilizará la función de fecha
Años para restar los años de las celdas referenciadas anteriormente y
multiplicarla la celda que contiene los pagos por año por influir en la de-
terminación del próximo pago. La fórmula será expresada así:
=Pagos_por_año*(AÑO(Fecha_inicia_tabla)-AÑO(Fecha_primer_pago))
Para calcular la diferencia de los meses de las mismas celdas, aplicar la
función Meses ponderando igualmente por Pagos_por_año y dividir
para 12 que son los meses del año, incluir la función Entero para elimi-
nar la posibilidad de que, producto de la división el resultado sea fraccio-
nario o decimal. La fórmula será expresada de la siguiente manera:
=ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)
Considerando las fechas expuestas anteriormente, el resultado de la
aplicación de la fórmula anterior será igual a 2.producto de la diferencia
de 12*(09-07)/12.
Para el caso de los días utilizar la función SI para que calcule los inter-
eses para cuando el pago se haya realizado días después de lo contrata-
do para lo cual se utilizará la siguiente fórmula:
SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1)
Juntado las tres fórmulas anteriores, la de los años, los meses y los días
en una sola el resultado arroja un valor de 2 dos, debiendo considerar
que debe sumarse 1 uno, dado que el mes de la celda Fe-cha_primer_pago debe incluirse, para lo que se sumará el valor de 1.y
la fórmula se expresará de la siguiente manera:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 196
=1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)-año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))
Finalmente, se hace necesario controlar el valor ingresado en la celda
Fecha_inicia_tabla aplicando la función Si, de manera que si la celda
Fecha_inicia_tabla se encuentra en blanco; llamar otra vez la función
SI para consultar si la celda Pago_inicia_tabla tiene asignada el valor
de 0 poner en la celda Primer_pago_en_la_tabla el valor 1, caso
contrario en valor que tenga la celda pago_inicia_tabla. En el caso de
que la celda no se encuentre
Fecha_inicia_tabla= " "
Pago_inicia_tabla=0
si
En la celda Primer_pago_en_la_tabla ponga el valor de 1
Primer_pago_en_la_tabla <-- 1
no
si
a
noPonga en la celda
Pri-mer_pago_en_la_tabla el valor de la celda Pago_Inicia_tabla
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 197
11.3.2 Función VF (valor futuro) - Grupo resultados
Función utilizada para calcular el valor futuro de una inversión que se
utilizará para calcular el saldo antes del primer pago en la tabla.
d. Saldo Antes del pago ?.- En el cálculo del saldo antes del pago
o el capital adeudado a la fecha de pago al utilizar la función VF asig-
nar los argumentos: Tasa_efectiva para Tasa; en Nper el valor con-
tenida en la celda Primer_pago_en_la_tabla restado 1; en el argu-
mento Pago, el valor de la celda Pago_usar: y para VA el valor de la
Cantidad prestada con signo negativo. Todos estos son argumentos
de la función VF valor futuro, utilizada para calcular el saldo antes del
pago correspondiente como se muestra en la ventana asistente de la
función VF. La sintaxis de función guardar con el nombre de Fun-cion_Saldo;
a
1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)-año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 198
e. Interés Acumulado antes del pago ?.- Para conocer cuánto se
ha generado de interés hasta antes del primer pago que irá a la tabla, si el pago ha sido 615,11 mensuales y el primer pago en la tabla es 3,
quiere decir que hubo previamente dos pagos de 615,11 lo que es
igual a 1.253,67 que resulta de multiplicar Pago_usar por (Pri-mer_pago_en_la_tabla -1), si a ese valor se resta la diferencia de
(Cantidad_prestada - Saldo_inicial_pago_?), es decir; 25.856- 25.268,53 igual a 587.47 restado a 1.253.67 produce como resultado
642,75 de interés_acumulado antes del pago ?, siempre que el
préstamo sea de 25.856, la tasa de interés del 15% anual en dos
años, las fechas sean las que se muestra en la gráfica de la gestión de
la deuda y la capitación sea mensual
11.3.3 Función Elegir - Resultados - Tipo de Pagos
La función Elegir, elije un valor o acción de una lista de valores a partir a
partir de un número índice. De gran utilidad en la gestión de la deuda para
obtener como resultado el tipo de pagos desde un determinado número
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 199
indice referenciado con la celda Pagos_por_año, la misma que
recupera valores de una lista previamente diseñada.
Previamente a la aplicación de la función Elegir se realizará el control,
con la función SI, de que si la celda Pago_usar se encuentre en blanco,
ponga blancos caso contrario utilizar la la función elegir en la el
Núm_índice sea el Pago_por_año y los valores de acuerdo a la
siguiente tabla.
La fórmula Elegir concatenda con la función SI se muestra a
continuación:
=SI(Pago_usar="";"";ELEGIR(Pagos_por_año;"Anual";"Se
mestral";" ";"Trimestral";" ";" ";" ";" ";" ";" ";" ";"Mensual"))
NÚM ÍNDICE: PAGOS_POR_AÑOValor Respuesta
Valor 1 Anual Valor 2 Semestral Valor 3 " " Valor 4 Trimestral Valor 5 " " Valor 6 " " Valor 7 " " Valor 8 " " Valor 9 " " Valor 10 " " Valor 11 " " Valor 12 Mensual
11.3.4 Función Max - Resultados - Fecha último pago
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 200
La función Max devuelve el valor máximo de una lista de valores, no texto
ni lógicos y para encontrar la última fecha de esa columna, precisamente
aplicado en la obtención del último Pago de la deuda.
f. Fecha último Pago.- Para calcular la fecha del último pago, asig-
nar previamente el nombre de Fecha_pago al rango de celdas de la
columna Fecha de Pago de la tabla de amortización desde B20
hasta cuando se considere necesario incluir valores en la tabla depen-
diendo del plazo y la capitalización, y luego utilizar la función Max
como muestra la fórmula:
=MAX(Fecha_Pago)
g. Primer número de la tabla.- Para el primer número de la tabla de
amortización, celda A20, no es conveniente utilizar la opción de series
propias de Excel porque no se controlaría la impresión del número de
pago con el que debe iniciar la tabla y cuando deberá terminar de im-
primir la serie; de otra manera, la tabla siempre estará llena sin ubicar
su finalización y no limpia como se desearía en cada nuevo préstamo,
por lo que es necesario incluir la función SI para controlar ese reque-
rimiento, de la siguiente manera:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 201
La fórmula quedará expresada de la siguiente manera y será almacenada
con el nombre de: Funcion_primer_número.
=SI(Primer_pago_en_la_tabla<Años_plazo*Pagos_por_año;Pri
mer_pago_en_la_tabla;" ").
La fórmula para el segundo número tendrá que controlarse en base
de la celda anterior; es decir,. si A20, se encuentra en blanco la celda
A21 también deber asignarle espacios en blanco y para que la serie fina-
lice su despliegue, controlarse cuando llegue a igualarse al producto de
los Años_plazo por el Pago_por_año. La fórmula es la siguiente:
=SI(O(A20="";A20=Años_plazo*Pagos_por_año);" ";Amort!A20+1)
La fórmula explicitada anteriormente debe copiarse a las restantes celdas
de la columna A para que surta efecto.
h. Saldo Inicial - Función primer saldo.- Para ingresar, en la tabla
de amortización, el primer saldo inicial de la columna Deuda en la
celda C20, controlar SI la el valor de la celda A20 esté diferente de
Primer_pago_en_la_tabla< Años_plazo*Pagos_por_año
si
no
Ponga blancos en la celda A20
A20 <--" "
En A20 ponga el valor del primer pago en la tabla A20 <-- Primer_pago_en_la_tabla
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 202
blancos; de estarlo o de ser SI, preguntar SI el valor de la celda D13, saldo inicial antes del pago ? es menor que 0, de ser SI, que ponga
en la celda C20 cero, caso contrario ponga el valor que contenga la
celda D13; De no encontrase la celda A20 en blanco, ponga en la
celda C20 Blancos; El algoritmo es el siguiente:
Valor si Verda-dero
Valor si Falso Valor si Ver-dadero
Valor si Falso
A20=" " C20<--" "
D13<0
C20<--" "
C20<--D13
La sintaxis, asignada el nombre de Función_primer_saldo, de la
fórmula para obtener el primer pago en la tabla es:
=SI(A20=" "; " "; SI(E13<0;0;D13))
NO
A20 =" "
D13<0
SI
Ponga blanco en la celda C20
C20-->" "
si
Ponga blancosen la celda C20
C20-->0
no
Ponga el valor de D13 la celda C20
C20-->D13
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 203
i. Segundo Saldo en la Tabla.- Par el segundo saldo será necesa-
rio preguntarse si la celda anterior C20 se encuentra en blanco para
que la celda actual C21 también asignarle espacio en blanco; caso
contrario, restar al primer saldo de la celda inmediatamente anterior,
C20 el valor del capital que se encuentra en la celda E20 como se
muestra en la siguiente ventana;
j. Cálculo del Interés.- Para el caso de la función interés el control
tiene el mismo propósito de que SI la celda A20 se encuentre el blan-
co la celda D20 también se le asigne blancos; caso contrario multipli-
car el saldo de la deuda por la tasa_efectiva. El saldo de la deuda
se encuentra en la celda C20 y la tasa_efectiva es el resultado de
dividir la Tasa_interés_anual para Pagos_por_año. La sintaxis
de la fórmula utilizada para calcular el interés es:
=SI(A20<>" ";C20*tasa_efectiva;" ")
Asignar a la fórmula anterior el nombre de Funcion_interés y copiarle
para el resto de la tabla.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 204
11.3.5 Función Min -Cálculo del capital
La función Min, que devuelve el valor mínimo de una lista de valores, no
texto ni lógicos, será de gran utilidad en el cálculo del capital para impri-
mir en la celda E20 el menor valor que para el caso será 953.88.
k. Cálculo del Capital.- Para calcular el capital en la tabla de amorti-
zación, controlar si la celda A20 se encuentre en blanco, deje la celda
E20 en blanco; caso contrario, imprimir en la celda E20 el mínimo
entre el valor de la celda C20 y la diferencia del Pago_usar -D20.
La fórmula =SI(A20<>" ";MIN(C20;Pago_usar-D20);" ") guardarle
con el nombre de Funcion_Capital y copiarlo en las demás celdas
inmediatas inferiores.
La aplicación de la función Min utilizada como control de si la celda C20
contenga algún residuo que sea menor que la diferencia de Pago_usar-D20.
11.3.6 Función Pago - Pagos en la tabla
l. Pagos en la tabla.- Para llenar la columna pagos de la tabla de
amortización, utilizar la función Pago realizando la rutina de control de
si la celda A20 este en blanco calcule caso contrario que deje la celda F20 en blanco, para el efecto la fórmula se expresaría así:
=SI(A20="";"";PAGO(tasa_efectiva;Años_plazo*Pagos_por
_año;-Cantidad_prestada))
q. Capital Amortizado.- El capital amortizado, previo control de que la
celda A20 no se encuentre en blanco, restar a la deuda el capital pa-
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 205
gado, para lo cual deberá diseñarse la siguiente fórmula que será re-
plicada en toda la columna:
=SI(A20=" ";" ";C20-E20)
r. Fecha de Pago en la Tabla.- para calcular la fecha de pago en la
tabla, controlar primeramente, si la celda A20 está en blanco, imprima
blancos; caso contrario, elegir la función fecha y dentro de la función
fecha ingresar en el argumento año, el año de la celda Fe-cha_primer_pago; en el argumento mes, el mes de la Fe-cha_primer_pago restado 1 al valor de la celda A20; y, en el ar-
gumento día, el día de la celda Fecha_primer_pago;
r. Finalmente, para imprimir el valor de la cuota en la celda G17 referen-
ciar el valor de la celda Pago_usar. La tabla construida se presenta
de la siguiente manera:
s. Macros Vista Preliminar, Salir e Imprimir.- Luego de haber
diseñado la tabla de amortización con todas las condiciones requeri-
das sería importante imprimir un reporte de la tabla de amortización, lo
que es conveniente automatizar el proceso mediante el uso de macros
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 206
asignadas a botones de Vista Previa, Salir e Imprimir como se
muestra en la figura anterior.
El código en Visual Basic para la macro para Vista previa:
Sub Presentacion_preliminar() Range("A16:H54").Select ' selección del rango de celdas Selection.PrintPreview ' vista previa del rango de celdas End Sub
El código en Visual Basic para la macro para Imprimir:
Sub IMPRIMIR() Range("A15:G54").Select Selection.PrintOut Copies:=1 End Sub
El código en Visual Basic para la macro para Salir:
Sub SALIR() Excel.Application.Quit End Sub
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 207
11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS
La administración de escenarios es de gran utilidad en la toma de
decisiones de los negocios principalmente. Para crear escenarios, elegir
de la opción datos, análisis si, administración de escenarios o con el
método abreviado Alt+S+Y+S y hacer clic en agregar.
En la ventana administra-
dor de escenarios apuntar
en agregar, en el respectivo
cuadro escribir su nombre,
asignar como celda cam-
biante la celda D6 en la que
se encuentra la Tasa_anual
y señalar que se evitarán
cambios; inmediatamente
después, ingresar el valor para cada celda cambiante. Agregado
los escenarios, señalar como resumen de datos, las celdas $H$18:
$H$29. Luego de este último paso, se muestra el siguiente resumen del
escenario en una nueva hoja:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 208
11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIÓN
FINANCIERAS - SOLUCIONES SOLVER
El uso de los componente de no es de utilización muy frecuente de usua-
rios comunes, por el contrario requieren de un grado de profundización
conceptual previa para validar estas herramientas expuestas por Excel.
Entre los componente se encuentran: Asistentes para búsqueda, asisten-
tes para suma condicional, herramientas para análisis, herramientas para
el euro, solver y VBA Ayudante para Internet.
11.5.1 Optimización de soluciones - Solver
Solver es una herramienta de optimización y asignación de recursos,
complemento de Excel, para resolver problemas con múltiples soluciones
matemáticas encontrando y presentando la solución óptima maximizando
las utilidades y minimizando los costos.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 209
La opción Solver no se encuentra entre las regulares de Excel por lo que
debe instalarse picando en el Botón del Office botón Opciones de Excel Opciones ubicada en la parte inferior de la ventana. Al picar en
ese botón Excel muestra las opciones, entre las cuales aparece la de
Complementos con un panel que muestra todos los complementos que
pueden ser instalados y en la parte infoerio una lista para administrar los
complementos, picar enel botón Ir.. para activar la ventana de
complementos disponibles y elegir la opción Solver.
La opción Solver utilizado en la gestión de aplicaciones económicas y
financieras aportará en las respuestas como a preguntas sobre: a) ¿Qué
precio de producto genera mayores utilidades?; b) ¿cómo ajustarse a un
determinado presupuesto?; y, ¿con qué rapidez se puede crecer sin ago-
tar la liquidez? lo que se explicitará progresivamente con aplicaciones
financieras que incrementen su complejidad.
1. Solución Solver Básica y valor fijo - Compra de mercadería
Respondiendo a la pregunta de cómo ajustarse al presupuesto, se plantea
el caso de una compra de mercadería sin considerar ninguna restricción
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 210
que no sea una disponibilidad presupuestaria de Usd 850 para la compra
de camisas.
a. Un primer caso presen-
tado buscará calcular
que cantidad de cami-
sas se deberá adquirir
considerando un presu-
puesto de USD 850
conociendo el precio de cada una de ellas. La celda objetivo D10debe
ser una fórmula obligatoriamente, en el presente caso la suma del
precio por la cantidad y las cantidades que se solicita Solver devuel-
va en las celdas B4:B9 mostrado en la presente gráfica:
b. Para la búsqueda de la solución, picar en Solver y asignar los pará-
metros: celda objetivo, el Valor de la celda objetivo y Cam-biando las celdas considerando si es maximización, minimización o
un valor justo al que se espera devolver las cantidades óptimas. El va-
lor de la celda puede ser máximo, mínimo y valores en dependiendo
del tipo de optimización requerida.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 211
La celda objetivo o función objetivo es la celda del modelo de la
hoja cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. De otro modo
es la celda en que se presentará el valor óptimo que constituya solu-
ción al modelo presentado;
Las celdas cambiantes o variables de decisión son aquellas cel-
das que afectan al valor de la celda objetivo; es decir son las varia-
bles, valores o celdas de las que depende la celda objetivo; y,
Las restricciones es el valor de una celda cambiante para que
esté dentro de ciertos límites para satisfacer los valores objetivo. De
otro modo, las restricciones son valores que limitan las celdas cam-
biante para que tomen su valor en la consideración de un objetivo pro-
puesto.
c. Luego de asignar los parámetros, al picar en Resolver, presenta los
resultados en las celdas seleccionadas y la ventana Resultados de Solver para explicitar que ha encontrado la solución, dos opciones
para elegir: Utilizar soluciones de Solver o Restaurar los va-lores originales; además del tipo de informes que se solicitará: de
respuesta, sensibilidad o límites dependiendo del requerimiento del
usuario.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 212
Como se puede observar, la solución propuesta muestra cantidades
fraccionarias no factible en el caso de compra de camisetas y modifica los
precios de las camisetas, lo que hace visible la necesidad de plantear la
restricción de que las cantidades deban expresarse en valores enteros,
para lo cual, se modificará la solución Solver para que todas las
cantidades sean valores enteros desde el parámetro Sujeta a las si-guientes restricciones: como se muestra en la siguiente gráfica:
2. Solución Solver con restricciones y valor fijo - Compra de mercaderías
Para explicar mejor el uso de las restricciones se plantea la compra de
inversiones bajo algunos supuestos que se presentan inmediatamente:
Se requiere comprar los siguientes muebles: sillas. taburetes y si-
llas;
Los precios son:
Sillas 40
Taburetes 35
Mesas 70
El modelo presentado considera que existen algunas restricciones para la
compra de inversiones las misma que son presentadas inmediatamente.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 213
Se cuenta con Usd 3.000 para la compra de los muebles;
Los muebles se compran enteras y completas;
El cantidad máxima requerida es:
Sillas 28
Taburetes 14
Mesas 7
a. Diseñar la tabla
con las columnas
para Producto,
Cantidad, Pre-cio, Valor y las Restricciones;
además asigne nombres a las celdas como se muestra en la siguiente
gráfica y tabla;
NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE
B5 Cant_sillasB6 Cant_taburetesB7 Cant_mesasE5 Max_sillasE6 Max_taburetesE7 Max_mesasD7 F_objetivo
b. Calcular la el valor que tomaría el mueble luego de obtener la cantidad
óptima, para lo cual debe asignarse la fórmula que multiplique la can-
tidad por el precio; es decir, Cant_sillas*C5, Cant_taburetes*C6
y Cant_mesas* C7. De la misma manera, calcular el total de las ad-
quisiciones; es decir, el total de la columna VALOR que constituye la
función objetivo, la misma que debe ser una fórmula;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 214
c. Escribir en las celdas correspondientes los precios de cada mueble y
las restricciones en la columna E, como se muestra en la siguiente
gráfica;
d. Picar en la opción Solver e ingresar las referencias de celdas asig-
nadas en el literal a para: La función objetivo, el valor presu-puestado, las celdas cambiantes y las restricciones como se
muestra en la siguiente gráfica;
e. Ingresado todos los parámetros requeridos por Solver al picar en el
botón Resolver, Solver aplicará la solución presentando las canti-
dades de muebles que se podrá comprar con las restricciones esta-
blecidas previamente como se muestra en la siguiente figura:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 215
De requerirse presentar un informe de respuestas, este se presentará en
una hoja adicional, cuando se haya solicitado desde la ventana Resulta-
dos de Solver. B4:B9
3. Solución Solver con restricciones y valor máximo - Compra máxima de acciones
Se presenta el caso para resolver el problema de optimizar la inversión en
acciones en tres empresas Ecuatorianas supuestas PROINCO, la Favo-rita y Dinners de máximo Usd 100.000 conociendo el valor de cada
acción y la utilidad que generan como se muestra en la siguiente figura:
El procedimiento a seguir incluye las siguientes tareas:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 216
1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes
nombres;
NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE
B5 Precio_Acc_ProincoB6 Precio_Acc_FavoritaB7 Precio_Acc_DinnersD5 Cant_Acc_ProincoD7 Cant _Acc_FavoritaD8 Cant _Acc_DinnersF5 Inversion_ProincoF7 Inversion _FavoritaF8 Inversion _DinnersG5 Inv_Maxima_ProincoG7 Inv_Maxima_FavoritaG8 Inv_Maxima DinnersE9 Rentabilidad_MaximaD7 Inversion_OptimizadaJ8 Disponibilidad
2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del
Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas
F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 217
Debe puntualizarse que para una solución Solver, cuyo valor de la celda
objetivo sea máximo, dentro de las restricciones debe definirse una in-
ecuación donde el valor de la inversión óptima sea menor que el presu-
puesto disponible como se muestra en la ventana Parámetros de Sol-ver.
3. Picar en la opción Solver y consignar los parámetros mostrado en la
siguiente ventana;
4. Picar en el botón resolver de la ventana Parámetros de Solver y la
solución se visualizará de la siguiente manera:
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 218
Como se puede observar la solución propuesta por Solver es comprar
750 acciones de Proinco, 1.250 de La Favorita y 1.500 de Dinners lo que producirá un rendimiento de 5.250 en Proinco, 3.750 en La Favorita y 4.500 en Dinners con una inversión de 45.000, 25.000 y
30.000 respectivamente en cada una de las empresas señaladas anterior
en el mismo orden; finalmente, la solución muestra que invirtiendo los
Usd 100.000 disponibles con las cantidades estructuradas en la solución
se obtendrá una rentabilidad de Usd 13.500.
4. Solución Solver con restricciones y valor mínimo - Venta mínima de acciones
Cuando el objetivo es encontrar un mínimo como solución se debe consi-
derar que en el planteamiento de las inecuaciones o restricciones implican
la presencia de >= contrario a los que sucede con la maximización. Para
mostrar la solución Solver se buscará la combinación óptima en la venta
de acciones de las mismas empresas consideradas en el caso de la
maximización con algunas variaciones presentadas desde la estructura de
la tabla desde el punto de vista de vendedor:
El procedimiento para presentar una solución mínima incluye las siguien-
tes tareas:
1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes
nombres;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 219
NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE
D5 Cantidad_ProincoD7 Cantidad _FavoritaD8 Cantidad _DinnersF5 Venta_ProincoF7 Venta _FavoritaF8 Venta _DinnersG5 Venta_minima_ProincoG7 Venta_minima_FavoritaG8 Venta_minima_DinnersE9 Total_ingresoF10 Venta_optimaJ8 Ingresos_esperados
2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del
Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas
F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;
3. Picar en la opción Solver e ingresar la celda objetivo, elegir el valor
de la celda objetivo Mínimo, señalar las celdas cambiantes y definir
las celdas cambiantes como se muestra en la siguiente gráfica.
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 220
4. Picar en el botón resolver y Solver muestra la siguiente solución:
11.6 GESTIÓN DE APLICACIONES CONTABLES:
SUBTOTALES, TABLA DINÁMICA Y APLICACION DE
FUNCIONES
11.7 Función sumar.si, suma anidada con si - aplicación contable
Para Aplicar las funciones SUMAR.SI y SUMAR anidada con la función en una
aplicación contable debe partirse del
diseño de un Plan de Cuentas, a partir de
este, realizar el diario, el mayor y los
balances. Por consiguiente no se incluirá
la aplicación de estas tres funciones de
manera individual, sino que se mostrará
la aplicabilidad práctica en la contabilidad
para lo cual serán necesarios incorporar
otros elementos o componentes.
11.8 APLICACIONES CONTABLES - MAYORIZACIÓN
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 221
a. Crear el plan de cuentas en la hoja con nombre
PLAN_CUENTAS. El plan de cuentas incluirá código y nombre
de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos Ver
Hoja de Excel Ejercicio Contable. Además del nombre de la hoja
asignar al rango de celdas que contienen el código y el nombre de las
cuentas PLAN_ CUENTAS, para lo cual debe señalarse el rango y
picar en dentro del cuadro de nombres de la linea de fómulas que se
encuentra sobre el área de trabajo de la hoja de cálculo;
b. Crear la hoja de diario. En la hoja de
diario insertar, desde la opción
programador, un cuadro de lista para mostrar los CÓDIGOS y los
NOMBRES de las cuentas. El procedimiento para dichos cuadros
de listas es el siguiente:
c. Dibujar el cuadro de
lista en la hoja Diario,
picando en la opción
programador, grupo
de opciones contro-
les;
d. Dibujado el cuadro de lista, con el botón secundarios del mouse,
picar en el y elegir la opción Formato de Control para definir el
Universidad Central del Ecuador Facultad de Ciencias Administrativas
Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 222
rango de entrada 'PLAN DE CUENTAS'!$A$2:$A$170 rango de la
hoja del Plan_cuentas que incluye todos sus código y la celda
vinculada, que para el efecto será $A$1. Para la definición del rango
de control es conveniente picar en la hoja PLAN_CUENTAS y
seleccionar todos los códigos. Utilizar igual procedimiento para el
cuadro de lista que desplegará los nombres de las cuentas, para
cuyo efecto debe cambiarse el rango de entrada 'PLAN DE CUEN-
TAS'!$B$2:$B$170 y la celda vunculada $A$1. Al picar en
cualquiera de los dos cuadros anteriores se despliega los códigos o
los nombres;
e. Escribir en la celda E1 Código y en la celda E2 Cuenta y rellenar
las celdas con colores;
f. En la Celda F2 utilizar
la función Desref
para que devuelva
una referencia a un
rango que es un
número especificado
de filas y columnas de
una refrencia dada.
Para utilizar la función escribir en la celda F1 =des y Excel asistirá
con una lista desplegable de las funciones incluida la función
requerida, ubicarse en ella, presionar la tecla Tab para escoger la
función y con el método abreviado Shift+F3 mostrar la ventana
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 223
asistente. Para la referencia señalar la celda 'PLAN DE CUEN-
TAS'!B2 celda referencial del listado de cuentas, para el caso de las
filas a partir del valor de la celda vinculada y restar 1, para que al
moverse la fila se regrese 1 observar en el siguiente gráfico quel valor
de 9 en la celda vinculada, y en el caso de la columna para que no se
mueva asignar el valor 0. El mismo procedimiento para el caso de la
celda F2 donde se imprimirá el código de la cuenta.
Tomar en consideración que para las filas, la celdas vinculada se cruza
las de los cuadros de listas del código con las cuentas y viceversa.
g. La función Desref muestra su aplicación al cambiar la elección de
cualquiera de los items de los cuadros de lista de código o cuenta;
h. Una vez recuperado el CÓDIGO DE LA CUENTA copiar y pegar
valores en el diario, según sea el registro requerido. Con propósito
didáctico sólo se realizar 9 asientos contables;
i. Duplicar la hoja del diario y asignarle el nombre de MAYOR;
j. Marcar desde el rango de celdas B3:B41; elegir filtros; y escoger la
opción de filtros de texto Vacías. Excel mostrará únicamente las filas
que contienen el número de asiento que debe procederse a elminar
inmediatamente. La tabla se mostrará como sigue;
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Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 224
11.8.1 Mayorización – tabla dinámica
Una vez que se eliminen las celdas vacias desde la
lista de filtro de datos habiendo picado en la casilla
de (celdas vacías) seguir el siguiente
procedimiento:
1. Elegir la opción tablas dinámicas del menú
de opciones insertar. Excel crea una hoja para diseñarla; muestra
una ventana con la lista de campos con las áreas de: FILTRO DE
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INFORME, RÓTULO DE COLUMNA, RÓTULO DE FILA Y ∑ VALORES;
2. Arrastrar el campo código
a rotulo de filas, el campo
debe y el haber al área
valores; y,
3. Cambiar cuenta por suma
picando en la flecha que
se encuentra en cada
campo ∑ DEBE y ∑ HABER, desde la opción
configuración campo de
valor. La tabla se mostrará
como sigue:
11.8.2 Mayorización con subtotales
a. Duplicar la hoja MAYOR y cambiarle de nombre a MAYORSUBT;
b. Ordenar la tabla según el código de cuenta;
c. Elegir la opción subtotales del grupo
de opciones esquema menú datos
tablas dinámicas del menú de
opciones insertar. En la ventana de
diálogo Subtotales señalar que se
agregarán subtotales a los campos
debe y haber.
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El mayor con subtotales se muestra así:Al picar en los íconos 1,2 o 3 que
se muestra en el extremo derecho de los subtotales el informe se recoge
o despliega.
11.8.3 Mayorizar con funciones
Para mayorizar aplicando funciones, trabajar con la hoja de MAYOR en
la que se encuentran eliminadas los números de asientos y seguir el
siguiente procedimiento:
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a. Marcar la matríz de celdas que incluye los CÓDIGOS y
asignarle el nombre Código_diario;
b. Marcar el rango de celdas en los que se encuentran los valores
del DEBE y asignarle el nombre de Débito_diario; lo mismo
con la columna del haber y asignarle el nombre
Crédito_diario;
Las tres matrices deben tener el mismo tamaño, es decir; el mismo inicio y
el mismo fin aunque no hubiesen registros en esas celdas, de otro modo
debe ser del .mismo tamaño que el rango Código_diario.
c. Copiar todos los código de la hoja MAYOR en una hoja nueva a
la que se le asigne el nombre MAYOR_FUNCION;
d. Ubicar en cualquiera de las celdas que contengan un código,
sería mejor en la primera, para asignarle el nombre Códi-go_mayor. Desde administrador de nombres editar Códi-go_mayor para modificarle de manera que se congele la
columnna pero no la fila. Verificar que ubicado en cualquier
columna diferente a la del código el elegir Código de mayor
ubique el código de la misma fila de la celda activa;
e. Llamar a la función sumar, y cuando la ventana asistente de la
función solicite el primer número, llamar a la función SI;
f. En la ventana asistente de la función SI, en la prueba lógica
probar si Código_diario=Código_mayor; si el verdadero
asignarle el valor de 1 caso contrario el valor de 0 y aceptar con Enter;
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g. Una vez aceptado la función se mostrará mostrará de la
siguiente manera:
=Suma(Si(CODIGO_DIARIO=CODIGO_MAYOR;1;0));
h. Picar delante delante del último paréntesis y modificar la función
insertando Debito_diario y aceptar con ENTER;
i. Para que la función sea matricial presionar la combinación de las
teclas Ctrl+Shift+Enter;
j. Arrastrar la fórmula para abajo, hasta donde se encuentre
códigos de cuenta en la columna de la izquierda;
k. Copiar la celda a la columna de los créditos y modificar la
fórmula, en lugar de Débito_diario asignarle Crédito_diario;
l. presionar la conbinación de las teclas Ctrl+Shift+Enter para
que la función sea matricial;
m. Arrastrar la formula abajo mientras exista código en la columna
Código_diario;
n. Utilizar la opción Tablas del menú insertar;
o. Quitar duplicados desde el mismo menú de tablas o desde el
menú datos;
p. Insertar una columna entre los códigos y los débitos para
recuperar el nombre de las cuentas con la función BUSCARV,
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aisgnándole previamente el nombre de Plan_cuentas al rango
del plan de cuentas;
q. Finalizado es proceso el mayor se presenta de la siguiente
manera:
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12 UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS - ANÁLISIS ES-TADÍSTICOS
En la gestión de datos considerar, para los principales estadígrafos, las
funciones estadísticas más principales y el uso del complemento Herra-
mientas de análisis de datos que ofrece Excel para el análisis estadístico
correspondiente. La aplicación de los estadígrafos y el uso del comple-
mento se realizará a partir de la lista que muestra los salarios de la ma-
yoría de países de América Latina mostrado en la siguiente figura:
Adicionalmente, se asignará nombres a las celdas mostradas a continua-
ción:
12.1.1 Estadígrafos de Posición - Funciones
A partir de las celdas A10 a la A17 ubicar los nombre de los estadígrafos
que se utilizará:
NOMBRES DE CELDAS RANGO DE CELDA NOMBRE
B3:B9 Salario_MensualB3:B9 Horas_SemanaB3:B9 Horas_Mes
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1) El primer estadígrafo a utilizar en la celda B10, es la media aritmética
o promedio de los salarios básicos explicitado en la función:
=Promedio(Salario_Básico), y el resultado presenta el valor de
301. Para promediar el número de horas por semana trabajadas en
cada uno de los países expuestos la función:
=Promedio(Horas_semana), el resultado muestra 44,86;
2) El mismo procedimiento en las celdas B11:B17 para los otros es-
tadígrafos, debe recordarse el nombre de las funciones a aplicar a
aplicar: Mediana, Moda, Media.Geom, Desvest, Var, Máx y
Min. Los resultados se muestran en la gráfica anterior;
3) El cálculo del
promedio ponde-
rado de salarios
debe ponderarse
por las horas al
mes trabajadas,
para lo cual se
llamará a la fun-
ción SumaPro-
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ducto para trabajar con las matrices Salario_Mensual y
Horas_Mes como se muestra en la siguiente ventana y dividir para la
suma de las horas al mes, considerando como frecuencia. la sintaxis
de aplicación será:
=Sumaproducto(Salario_Mensual;Horas_Mes)/Suma(Horas_Me
s)
El resultado de aplicar la función Su-maProducto y Suma expuestas,
presenta un resultado 300.51 dólares,
aparentemente no muy significativo 49
centésimas pero más real pues es
afectado por las horas al mes de cada
país.
12.1.2 Estadígrafos de Posición - Complementos
La utilización de la herramientas para análisis de activarse desde
Opciones de Excel/complementos. Una vez activado se muestra en el
grupo de análisis, la opción Análisis de datos, y su aplicación debe
seguir el siguiente procedimiento:
1) Marcar el rango de celdas
B2:C9 o las columna de los
Salarios y las Horas semana o
luego de que se haya picado
en la opción Análisis de da-tos y configurar los demás
parámetros, principalmente; si
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la tabla contiene rótulos en la primera fila y las opciones de salida: En
una nueva hoja y Resumen de estadísticas como se muestra a conti-
nuación:
12.1.3 Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios
Para presentar gráficamente el comportamiento de los salarios básicos de
los países contenidos en la tabla utilizada para la aplicación de los estadí-
grafos anteriores, picar en Columnas agrupadas de la opción Co-
lumnas de Insertar y configurar el gráfico de manera que el rango de
datos del gráfico sea la columna de los países, salarios y las horas sema-
nales y configurar los parámetros:
1. Picar en la serie de los Salarios y cambiar al gráfico línea únicamen-
te a esta variable;
2. Elegir, dentro de la opción de presentación Etiqueta de datos la opción
Extremo externo;
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3. Llamar a Selec-
cionar datos y
agregar la celda
que contiene el
promedio ponde-
rado y entradas
de serie agregar
el promedio ponderado;
Además de asignar nombre al gráfico y quitar el borde al área del gráfico,
el gráfico se muestra en la siguiente figura:
12.1.4 Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico
Para realizar un estudio del comportamiento de una variable cronológica-
mente será convenientemente visualizada desde la concepción de pro-
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ducto interno bruto valor de todos los bienes y servicios finales producidos
dentro de una nación en un año determinado del Ecuador en los años
2000 hasta el 2009 para colegir su comportamiento y pronosticar su valor
en los futuros años. Los valores de PIB son:
Para aplicar
las funciones estadísticas de tendencia y crecimiento para observar a
cuál de las funciones se ajustan más la tendencia del producto interno
bruto la de tendencia o crecimiento se seguirá el siguiente procedimiento:
1. Situarse en la celda C3 y solicitar la función Tendencia a la cual se
le asignarán los argumentos: para Conocido_y el rango de celdas
B3:B12 y para Conocido_x el rango de celdas A3:A12;
PRODUCTO INTERNO BRUTO-ECUADOR AÑOS PIB
2000 54,92001 37,22002 39,62003 41,72004 45,652005 49,512007 57,232008 61,522009 98,71
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2. Luego de aceptar los argumentos de la función, copiar la función a las
celdas restantes de la misma columna, hasta la C12;
3. Sin desmarcar el rango de la copia,
editar la fórmula aplicada en el rango
de celdas con la tecla F2, editadas
las fórmulas teclear las celdas com-
binadas Ctrl+Shift+Enter para que
las funciones sea matriciales;
4. En las celdas C13 y C14 aplicar el mismo procedimiento adicionando
para el argumento Nueva_matriz_x el contenido de las celdas A13 y A14;
5. Aplicar el mismo procedimiento para la función Crecimiento, tanto para
calcular los valores estimados de la serie como para pronosticar para
los años 2010 y 2011;
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6. Una vez obtenidos los valores estimados y pronosticados con las dos
funciones, calcular los valores mínimos de las dos funciones utilizando
la siguiente fórmula;
Una vez realizado los cálculos anteriores, se puede observar que la varia-
ble PIB se ajusta más a un comportamiento exponencial que lineal, pues-
to que al aplicar la fórmula de los mínimos expuesto en el numeral 6 es
menor es menor el valor de la celda E13 que la celda F14, lo que se con-
firma con la siguiente tabla y gráfico.
2)( ci YYMinimo −= ∑
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13 UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINAN-CIERAS
Las macros constituyen el nombre que se le asigna a un conjunto de
instrucciones diseñadas con un propóstio u objetivo específico. Las
macros se graban dentro de una subrutina de programación diseñadas en
VisualBasic.
13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS
se puede realizar macros a partir de
operaciones realizadas para que Excel
escribiera el código como por ejemplo
para sumar. La forma más fácil e intuitiva
de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel, Este grabador de macros permite grabar las acciones
deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las
cuales se puede modificar posteriormente.
13.1.1 Macro para sumar
Elegir de la opción programa-dor, grupo código, la opción
grabar macro, opción con la
cual; Excel presenta la ventana
para asignar NOMBRE A LA MACRO, definir MÉTODO ABREVIADO y lugar para
GUARDAR LA MACRO; y,
escribir la descripción de la macro, caso contrario Excel lo asignará.
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Inmediatamente
después, realizar las
operaciones para
sumar el rango de
celdas F5:F12; es
decir, marcar el
rango anterior,
presionar la
combinación de las teclas ALT+SHIFT+= para realizar la suma del rango
explicitado y confirmarlo con ENTER; realizada la operación detener la
grabación. Para el presente caso, la macro se llama SUMA.
Grabada la macro, en Visual Basic, picando en la opción Macros,
previa la ubicación en la macro SUMA, elegir paso a paso para ver el
código de la macro;
Luego de diseñada la macro, diseñar un botón (control de formula-rio) desde el grupo controles de la opción programado y
asignarle la macro SUMA.
13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS
Las macros o subrutinas de programación en Excel se realizan desde
Visual Basic de manera interactiva y como se ha mostrado previamente,
las macros son escritas automáticamente mientras seguimos una serie de
procesos, este texto constituye el código de las acciones realizadas.
Para realizar macros más complejas se hace necesario conocer un poco
más de la gesti+ón de Visual Basic y la utilización de su código, puesto
que en las macros más complejas ya se requiere escribir el código pero
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conociendo perfectamente la aplicación de sus instrucciones, sin
embargo; las que se utilizarán a continuación se explicarán
adecuadamente por aplicarse en la gestión de aplicaciones financieras.
13.2.1 Macro para salir
Cuando se escibe una instrucción, se apoya de Visual Basic digitando la
combinación de
las teclas
CTRL+J para
mostrar la ven-tana desple-gable y elegir
la instrucción o
función
correspondiente con la tecla Tab. En el presente caso, luedo de escribir
presionar la combinación Ctrl+J;
La macro SALIR, se completará con las
siguientes instrucciones. Msgbox para
que presente una caja de mensajes con el
texto Desea salir, la opción de Visual
Basica VbYeNo con título en la ventana Macros sencillas;
Dibujar el botón salir, asignar la macro salir y ejecutar la macro pulsando
el botón.
Ejecutada la macro, la opción de Visual Basic muestra dos botones. Al
elegir cualquiera de los dos la macro funciona en las dos opciones de la
misma manera; es decir, igual en si como en no
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Para que, sólo cuando presione en el botón Sí, salga de Excel, y en el
caso de No regrese a la hoja de trabajo; la macro debe modificarse de la
siguiente manera:
La instrucción Dim para declarar variables de memoria indepen-diente Mensaje, Estilo, Titulo, Respuesta y Micadena.
En la variabe mensaje
almacenar el texto
¿Desea salir?; en
Estilo VbYesNo; en
titulo el texto Macros
sencillas; en respuesta
Respuesta =
MsgBox(Mensaje,
Estilo, titulo) y para
cuando presione en el
botón No muestre el mensaje “regresar al libro”.
De la misma manera que la macro salir se puede diseñar la macro cerrar,
con la diferencia de que en caso de elegir si, la instrucción será la siguien-
te ActiveWindow.Close
13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO-MACROS
Para trabajar las funciones definidas
por el usuario se partirá de un diseño
de una factura la mismas que se mues-
tra inmediatamente:
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Picar en Visual Basic
de las opciones de
programador y desde
Proyecto -VbProject insertar un módulo.
Insertado el módulo
escribir la macro o las
instrucciones de la fun-
ción costoVentas en el
cuadro de texto de Vi-
sual Basic, de la si-
guiente manera:
Function costoventas(totalFactura, Iva12, margen_utilidad)
costoventas= (totalFactura-Iva12)-((totalFactura- Iva12) * margen_utilidad)
End Function
Las partes de una función definida por el usuario, al igual que las funcio-
nes definidas por Excel tiene nombre y argumentos. Un argumento es un
tipo de variable, una variable es un nombre que representa un valor o una
referencia a un objeto, como celda u hoja de cálculo. En el caso expuesto
anteriormente, el nombre de la función es costoventas y los argumen-
tos: Totalfactura, IVA12, Margenutilidad.
La función calcula el costo de ventas considerando el total de la factura
menos el 12% del IVA; y restando la misma diferencia por el margen de
utilidad.
Para aplicar la función salir de Microsoft Visual Basic o cerrar y volver a
Excel, ubicarse en una celda en blanco e iniciar la escritura, en el texto de
relleno. Excel muestra la lista de funciones de la siguiente manera:
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13.3.1 Funciones números a letras
Se ha convertido en una necesidad muy frecuente de usuarios que re-
quieren convertir número ingresados o calculados en una celda a letras,
principalmente al momento de querer imprimir algún informe o reporte,
puesto que no existe ninguna función diseñada en Excel, les presento a
ustedes la macro que ayudaría en ese propósito.
Function Unidades(num, UNO) Dim U Dim Cad U = Array("UN", "DOS", "TRES", "CUATRO", "CINCO", "SEIS", "SIE-TE", "OCHO", "NUEVE") Cad = "" If num = 1 Then If UNO = 1 Then Cad = Cad & "UNO" Else Cad = Cad & "UN" End If Else
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Cad = Cad & U(num - 1) End If Unidades = Cad End Function Function Decenas(num1, res) Dim D1 D1 = Array("ONCE", "DOCE", "TRECE", "CATORCE", "QUINCE", "DIECISEIS", "DIECISIETE", _ "DIECIOCHO", "DIECINUEVE") D2 = Array("DIEZ", "VEINTE", "TREINTA", "CUARENTA", "CINCUEN-TA", "SESENTA", _ "SETENTA", "OCHENTA", "NOVENTA")
If num1 > 10 And num1 < 20 Then Cad1 = D1(num1 - 10 - 1) Else Cad1 = D2((num1 \ 10) - 1) If (num1 \ 10) <> 2 Then If res > 0 Then Cad1 = Cad1 & " Y " Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If Else If res = 0 Then Cad1 = Cad1 & "E" Else Cad1 = Cad1 & "I" Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If End If End If Decenas = Cad1 End Function Function Cientos(num2) num3 = num2 \ 100 Select Case num3 Case 1 If num2 = 100 Then cad2 = "CIEN " Else cad2 = "CIENTO " End If Case 5 cad2 = "QUINIENTOS " Case 7 cad2 = "SETECIENTOS " Case 9
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cad2 = "NOVECIENTOS " Case Else cad2 = Unidades(num3, 0) & "CIENTOS " End Select num2 = num2 Mod 100 If num2 > 0 Then If num2 < 10 Then cad2 = cad2 & Unidades(num2, num2) Else cad2 = cad2 & Decenas(num2, num2 Mod 10) End If End If Cientos = cad2 End Function Function Miles(num4) If (num4 >= 100) Then cad3 = Cientos(num4) Else If (num4 >= 10) Then cad3 = Decenas(num4, num4 Mod 10) Else cad3 = Unidades(num4, 0) End If End If cad3 = cad3 & " MIL " Miles = cad3 End Function Function Millones(cant) If cant = 1 Then ter = " " Else ter = "ES " End If If (cant >= 1000) Then cantl = cantl & Miles(cant \ 1000) cant = cant Mod 1000 End If If cant > 0 Then If cant >= 100 Then cantl = cantl & Cientos(cant) Else If cant >= 10 Then cantl = cantl & Decenas(cant, cant Mod 10) Else cantl = cantl & Unidades(cant, 0)
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End If End If End If Millones = cantl & " MILLON" & ter End Function Function decimales(numero As Single) As Integer Dim iaux As Integer iaux = numero - Application.Round(numero, 2) decimales = iaux End Function 13.3.2 Funciones letras a números
Function letras(cantm As Variant, ByVal mon As Integer) As String
Dim cants1 As String, num1 As Variant, num2 As Variant num1 = cantm \ 1000000 num2 = cantm - (num1 * 1000000) cents = (num2 * 100) Mod 100 If cents = 0 Then cents1 = "00" Else cents1 = Format(cents) End If cantm = cantm - (cents / 100) If cantm >= 1000000 Then cantlm = Millones(cantm \ 1000000) cantm = cantm Mod 1000000 End If If cantm > 0 Then If (cantm >= 1000) Then cantlm = cantlm & Miles(cantm \ 1000) cantm = cantm Mod 1000 End If End If If cantm > 0 Then If cantm >= 100 Then cantlm = cantlm & Cientos(cantm) Else If cantm >= 10 Then cantlm = cantlm & Decenas(cantm, cantm Mod 10) Else cantlm = cantlm & Unidades(cantm, 1) End If
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End If End If If mon = 1 Then letras = cantlm & " " & cents1 & "/100 DOLARES" Else letras = cantlm & " DOLARES " & cents1 & "/100 U.S.D." End If End Function Sub prueba() Dim res As String, num As Single num = 50899697.51 res = letras(num, 1) End Sub
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13.4 INFOGRAFÍA
1. BRAVO VALDIVIESO Mercedes y UBIDIA TAPIA Carmita, Contabilidad de Costos, Editora Nuevodía, Ecuador, 2007;
2. SÁNCHEZ VENEGAS José Luis, Diagnóstico Financiero Integral, ECAFSA/THOMSON LEARNING,México, 1999.
3. RINCÓN VEGA José M, Informática Como Instrumento de Gestión, España.Deusto, 1978;
4. SPILMAN Miguel, La Investigación Operativa: su Aplicación Práctica en la Explotación de Empresas. España, Editorial Francisco Casonova, 1965;
5. KAZMIER Leonardo y DIÄZ M., Estadística Aplicada a la Administración y a la Economía, Alfredo MC-HILL, México, 1973;
6. WOODWARD Jeff, Excel 5 para Windows, Editorial Osborne/Mc-Hill, 1994<
7. http://www.tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=es#; 8. http://www.youtube.com/watch?v=KRFel8XIFyg; 9. http://www.youtube.com/watch?v=UQU1kfse5us;
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