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Generalidades dela Contabilidad y
Sistemas de Costos
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En el presente trabajo se exponen conceptos bsicos de la
Contabilidad General. Se caracteriza la Contabilidad Financiera
y la Contabilidad de Gestin, profundizando detalladamente en
la Contabilidad de Costos.
Se abordan trminos como Costos y Gastos, clasificacin de los
costos, elementos de gastos y se detallan las caractersticas
principales de los Sistemas de Costos existentes en la
actualidad, as como las premisas para la implantacin de estos
sistemas especificando en el Sistema de Costos por Ordenes,
que resultan de vital importancia para las empresas de hoy en
da.
Generalidades de la Contabilidad
La Contabilidad es una ciencia de naturaleza econmica cuyo
objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la
realidad econmica en trminos cuantitativos a todos los nivelesorganizativos, mediante mtodos especficos apoyados en
bases suficientemente contrastadas a fin de elaborar una
informacin que cubra las necesidades financieras externas y
las de planificacin y control internas.
Contabilidad Financiera y de Gestin. Particularidades
La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestinconstituyen las dos ramas ms importantes de la Contabilidad.
La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los
Estados Financieros para uso externo por parte de los
inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias
gubernamentales y otros grupos interesados. La contabilidad de
Gestin es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la
captacin, medicin, registro, valoracin y control de la
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circulacin interna de valores de la empresa, con el objetivo de
suministrar informacin para la toma de decisiones sobre la
produccin, formacin interna de precio de costo y sobre la
poltica de precios de venta y anlisis de los resultados mediante
el contraste con la informacin que revela el mercado de factores
y productos, basndose en las leyes tcnicas de produccin, las
leyes sociales de organizacin y las leyes econmicas del
mercado.
La Contabilidad de Gestin no slo abarca la toma de decisiones
interna de la empresa, sino que tambin es utilizada para el
anlisis externo acerca de su comportamiento con respecto al
entorno competitivo.
La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de
Gestin, que se relaciona fundamentalmente con la acumulacin
y el anlisis de la informacin de costos para uso interno por
parte de los gerentes, en la valuacin de inventarios, la
planeacin, el control y la toma de decisiones.
Es adems la que sintetiza y registra los costos de los centros
fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin
de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los
resultados de cada uno de ellos a travs de la obtencin de
costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y
correlacin.
Entre los principales objetivos de la Contabilidad de Costos se
encuentran:
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Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos
materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se
emplean en la actividad.
Servir de base para la determinacin de los precios de los
productos y/o servicios.
Facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar que
permitan la seleccin de aquella variante que brinde el
mayor beneficio con el mnimo de gastos.
Clasificar los costos de acuerdo a su naturaleza y origen.
Analizar el comportamiento de los mismos con respecto alas normas establecidas para la produccin o servicio en
cuestin.
Analizar los costos de cada subdivisin estructural de la
empresa a partir de presupuestos de gastos que se
elaboren para ello.
Terminologa bsica del costo
Diversos han sido los conceptos expresados sobre el trmino
Costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los
recursos materiales, humanos y financieros consumidos o
empleados en la elaboracin de un producto o en la prestacin
de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia
econmica productiva, por lo que su comportamiento facilita
evaluar los resultados.
Al examinar el contenido del costo se aprecia que el concepto
de gasto es ms amplio, y refleja el consumo de cualquier
recurso durante un perodo de tiempo independientemente de su
destino dentro de la entidad, por ello, se afirma que el costo
antes de ser costo fue gasto.
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La diferencia entre costo y gasto no es trivial. Hay que tener en
cuenta que todos los recursos que emplea una empresa deben
estar catalogados en una de estas dos categoras. Los costos,
como se defini anteriormente, son aquellos recursos que se
aplican a la fabricacin de los bienes o servicios que la empresa
ofrece, mientras que los gastos seran aquellos recursos
aplicados en el perodo contable, en los que se incurri para
conseguir los ingresos de un determinado perodo, o que la
empresa tuvo que incurrir necesariamente para existir durante el
mismo.
El costo de produccin es el valor del conjunto de bienes y
esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir que deben
consumir los centros fabriles para obtener un producto
terminado. Este indicador constituye un importante ndice
generalizador de la eficiencia de la empresa, esta muestra
cuanto le cuesta a la empresa la produccin de determinadosartculos o la prestacin de determinados servicios. En el costo
se refleja el nivel de productividad del trabajo, el nivel tcnico, el
grado de eficiencia de los Activos Fijos tangibles, as como el
ahorro de los recursos materiales, laborales y financieros.
La determinacin del costo real de produccin reviste gran
importancia para la Direccin Econmica ya que permitedeterminar los gastos de la actividad y la ganancia de la
empresa, evaluar y calcular los inventarios de produccin en
proceso y produccin terminada, establecer o demostrar los
listados de precios, planificar en concordancia con el nivel de la
actividad prevista en los indicadores para un periodo de
operaciones, controlar los insumos en el proceso de produccin
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y tomar decisiones para nuevas alternativas de produccin y
ventas.
Tomando la produccin como aspecto fundamental, el anlisisdel costo tiene gran importancia porque:
Expresa en medida considerable los resultados de toda la
actividad productiva y econmica de la empresa.
Es un elemento bsico para la formacin del precio.
Es determinante de la magnitud de la ganancia y el nivel
de rentabilidad de la produccin. La reduccin sistemtica del costo de produccin es una
de las fuentes de acumulacin socialista de cuyo nivel
dependen ritmos de ampliacin de la reproduccin
socialista y la posterior elevacin del nivel de vida material
y cultural de la poblacin.
Costos Unitarios: El costo medio unitario o costo por unidad devolumen, es el cociente de dividir el costo total por el volumen
de actividad, los costos unitarios son por lo tanto valores
promedios. Un punto fundamental en esta cuestin es ver que el
costo por unidad de volumen de actividad se comporta muy
diferente de cmo lo hace el costo total.
Costos Totales: Incluye el costo fabril ms los gastos incurridosen su proceso de distribucin y venta.
Clasificaciones de los costos
La clasificacin de los costos puede hacerse de diferentes
formas en funcin del criterio de clasificacin elegido, entre las
principales se encuentran:
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Elementos del costo de un producto
Materiales
Mano de obra. Otros costos de manufactura.
Materiales
Son los materiales los principales bienes que se usan en la
produccin y que se transforman en artculos terminados. Estos
materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos.
Los materiales directos son todos aquellos elementos fsicos quesean imprescindibles consumir durante el proceso de
elaboracin de un producto o servicio, y representan el principal
costo de la materia prima en el proceso de manufactura.
Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales
directos como: toda aquella materia prima que fsicamente
puede ser observada como formando parte ntegramente delproducto terminado y que su cantidad en el producto puede ser
determinada mediante una forma que sea factible
econmicamente.
Los materiales indirectos son todos los que no estn asociados
directamente con el producto o servicio terminado.
Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales
indirectos como: los costos de determinar la cantidad exacta
que de estos materiales tiene el producto terminado, para as
calcular ms exactamente el costo del producto, no se justifican
en trminos de los beneficios a obtenerse.
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Mano de Obra
La mano de obra se define como el esfuerzo fsico o mental
gastado en la fabricacin de un producto o servicio. Su costo sepuede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta.
Charles Hongren, en su cuarta edicin plantea: la mano de obra
directa se define como la mano de obra que est directamente
involucrada en la produccin de un artculo terminado, la cual
puede ser fcilmente rastreada en el producto y representa un
costo de mano de obra importante en su produccin.
La mano de obra indirecta es la que no se vincula directamente
en el proceso productivo.
Charles Hongren, en su cuarta edicin, plantea: no es
fcilmente rastreada en el producto y se considera que no se
justifica determinar el costo de la mano de obra en relacin con
el producto.Otros Costos de Manufactura
Los otros costos de manufactura son todos los costos de
produccin, excepto los materiales y la mano de obra. Son
aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines,
salvo casos de excepcin, son de asignacin indirecta, y por lo
tanto precisa de bases de distribucin. Aqu aparece el trminoCosto Indirecto de Fabricacin.
Por su incorporacin al producto
Directos: Son aquellos que son identificables con unidades
especficas de produccin o servicio dado.
Indirectos: Son aquellos que no son identificables con el
producto o servicio y que se relacionan con l de forma indirecta.
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Estos costos indirectos forman parte del trmino Costo Indirecto
de Fabricacin, que son los costos que se usan para acumular
los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los
otros costos indirectos de manufactura que no se pueden
identificar directamente con los productos especficos, ejemplo
de costos indirectos de fabricacin adems de los materiales
indirectos y la mano de obra indirecta se encuentran:
arrendamiento de almacenes, oficinas, autos, energa,
depreciacin de los equipos de fbrica, y otros.
Por tanto se puede definir el costo de un producto y/o servicio
como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa
y los costos indirectos de fabricacin.
Para su mejor comprensin se muestra el siguiente esquema:
Fuente: Elaboracin Propia.
http://www.gestiopolis.com/wp-content/uploads/2011/12/generalidades-de-la-contabilidad-y-sistemas-de-costos.gif7/25/2019 Generalidades de la contabilidad y sistemas de costos.pdf
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De acuerdo al perodo en que se van a cargar a los ingresos
Costo del producto: Son los costos directa e indirectamente
identificables con el producto. Son los materiales directos,la mano de obra directa y los costos indirectos de
fabricacin. Estos costos no proveen ningn beneficio
hasta tanto el producto se venda y por lo tanto se
inventaran hasta la terminacin del producto. Cuando se
venden los productos, los costos totales del producto se
registran como un gasto. A este gasto se le denomina costo
de los artculos vendidos que se enfrentan con los ingresosdel perodo en el cual se vendieron los productos.
Costo del perodo: Son los costos que no estn directa ni
indirectamente relacionados con el producto y que por lo
tanto, no se inventaran. Los costos del perodo se
cancelan inmediatamente, dado que no se puede
determinar ninguna relacin entre el costo y el ingreso.
Por su relacin con el nivel de actividad.
Variables: Son aquellos que sufren cambios en su
magnitud total en proporcin al volumen de produccin y
permanecen constantes en su magnitud unitaria.
Fijos: Son aquellos que permanecen inalterables en su
magnitud total, independientemente del aumento o
disminucin de los volmenes de produccin y varaninversamente proporcional a los volmenes de produccin
en su magnitud unitaria.
Mixtos: Estos costos contienen una porcin fija y una
porcin variable, a lo largo de varios rangos relevantes de
operacin
Por su relacin al momento del clculo.
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Real: Es calculado a partir de los consumos reales en el
proceso productivo durante un perodo de tiempo.
Predeterminado: Es calculado a partir de los consumos
predeterminados, a un precio determinado para un perodo
futuro.
Elementos del gasto
Los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas,
atendiendo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas y
Precios.
Segn las bases generales para el Perfeccionamiento
Empresarial son elementos de gastos, aquellos que se
identifican con su naturaleza econmica, estn o no asociados
directa o indirectamente con el producto o servicio.
Los elementos de gastos son aquellos que se incurren durante
el proceso productivo o de servicio, tales como, administracin,
distribucin, ventas y en otras ajenas a las actividades
fundamentales de la entidad.
Los lineamientos generales del costo establecen como
elementos de gastos los siguientes:
Materias primas y materiales: Incluye las materias primas,materiales bsicos y auxiliares.
Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en
el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con
fines tecnolgicos para producir energa, bien estn
asociados al proceso productivo, administrativo, de
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distribucin y venta o ajenos a las actividades
fundamentales.
Energa: Est constituido por todas las formas de energa
adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las
necesidades tecnolgicas y las restantes demandas
elctricas.
Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas
a los trabajadores, incluyendo el acumulado de las
vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales
y cualquier remuneracin al trabajo que se realice a partirdel fondo de salarios.
Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos
originados por la aplicacin de las tasas aprobadas por la
legislacin financiera vigente que se aporta como
contribucin al estado y como impuesto por la utilizacin de
la fuerza de trabajo. Comprende adems los pagos por
concepto de seguridad social a corto plazo que se realizaal personal de la entidad en los lmites establecidos por la
ley.
Depreciacin y amortizacin: Incluye los gastos de
utilizacin de los activos fijos tangibles sobre la base de la
aplicacin de las tasas establecidas al efecto a sus valores
iniciales (en el caso de la depreciacin); y comprendetambin los gastos por la utilizacin de los activos fijos
tangibles y la distribucin alcuota de los valores pagados
por ellos.
Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos
asociados a la entidad que no se identifiquen con los
elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse
los gastos de personal en comisin de servicios, los
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impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos
comprados, etc.
Partidas del costo
La agrupacin de los gastos por partidas, est asociada al
proceso de produccin o de servicio, teniendo como objetivos
fundamentales la determinacin y clculo del costo del producto,
servicio o proceso. Las partidas de costos agrupan los gastos,
por la forma de inclusin en el producto y por su incidencia
directa o indirecta.
Los gastos se agrupan por partidas por el hecho de que la
agrupacin por elementos es insuficiente para la planificacin, el
registro, el clculo y el anlisis del costo de produccin por tipos
de productos.
Partidas de costo directo:
Materias primas y materiales.
Salario y otros gastos de fuerza de trabajo.
Partidas de costo indirecto:
Gastos indirectos de fabricacin.
Sistemas de Costos
Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y
procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y
anlisis del costo, as como el proceso de registro de los gastos
de una o varias actividades productivas en una empresa, de
forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el
control de la produccin y/o servicios y de los recursos
materiales, laborables y financieros.
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Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:
Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de
asignacin de costos. Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y
prorrateo de los gastos.
Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser
calculados los costos, las modalidades de clculo, las
bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados
ciertos costos, forma de determinar los costos totales y
unitarios, as como la metodologa para la presupuestacin
de costos y determinacin de estndares.
Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el
servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos
a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de
Contabilidad de Costo segn la concentracin de los mismos:
Sistema de Costo por Proceso.
Sistema de Costo por rdenes de Trabajo.
Sistema de Costo por Proceso:
Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboracin
continua o en masa, donde se producen unidades igualessometidas a los mismos procesos de produccin. El mismo
constituye un costo promedio, donde a cada unidad fsica de
produccin se le asigna una parte alcuota del todo que
representa el costo de produccin. Se utiliza cuando los
productos se hacen mediante tcnicas de produccin en gran
volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es
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adecuado cuando se producen artculos homogneos en gran
volumen as como en las refineras de petrleo, en una fbrica
de azcar o en una fbrica de acero.
Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos
bsicos del costo de un producto (materiales directo, mano de
obra directa y costos indirectos de fabricacin) se acumulan de
acuerdo con los departamentos o centros de costos.
Sistema de Costo por rdenes de Trabajo:
Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de
los gastos identificados con rdenes de produccin especificas,
lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y
determinar los diferentes niveles del costo en relacin con la
produccin total, en las empresas donde la produccin se hace
por pedidos.
Un sistema de acumulacin de Costos por rdenes de Trabajo
es ms adecuado donde un solo producto o un grupo de
productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los
clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida.
Objetivo del Sistema de Costo por rdenes de Trabajo
Responder rdenes segn la solicitud de los clientes sobre la
base de las especificaciones previamente establecidas.
Bajo un Sistema de Costos por rdenes de Trabajo, los tres
elementos bsicos del costo de un producto, es decir, materiales
directos, mano de obra directa y costos indirectos de produccin,
se acumulan de acuerdo con su identificacin con cada orden.
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En este sistema la incorporacin de los gastos a la orden se
realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal
en el sistema y que se emitir una por cada orden de trabajo que
se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos
comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro
auxiliar de la cuenta Produccin en Proceso y es diligenciada
detalladamente y archivada al terminar las rdenes de trabajo.
Para agregar los materiales directos a esta hoja de costos se
dispone de un documento primario denominado Vale de Entrega
o Devolucin, el cual reflejar el nmero de la orden para la cual
es asignado y contabilidad por su parte procede al registro del
consumo de los materiales de cada orden en la cuenta
Produccin en Proceso.
Respecto a la mano de obra directa, esta se determina segn el
resumen de tiempo y trabajo donde se detallan las horas
trabajadas por los obreros en cada orden, lo cual permitir
identificar el costo por concepto de salario directo incurrido en
las rdenes y reflejado contablemente en la cuenta Produccin
en Proceso.
Los otros gastos que no se identifican con una orden y se
consideran indirectos, en la medida en que se incurren, se
registran contablemente en la cuenta Costos Indirectos de
Fabricacin. Para su prorrateo entre las rdenes resulta
conveniente determinar una tasa de aplicacin la cual puede ser
Real o Predeterminada.
Si la tasa de aplicacin es Real parte de los datos histricos
utilizndose el Mtodo de Costeo Real y si la tasa de aplicacin
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es predeterminada se toman los datos provenientes del
presupuesto, utilizndose el Mtodo de Costeo Normal.
La tasa de aplicacin se calcula dividiendo el total de costosindirectos de fabricacin entre el total de una base, la cual puede
ser el gasto de material directo, horas de mano de obra directa,
horas mquinas, unidades de produccin y costo de mano de
obra directa.
Una vez concluida la orden de produccin, esta ser transferida
al almacn de produccin terminada y contabilidad proceder acontabilizar dicha produccin en la cuenta Produccin
Terminada, para su posterior venta al cliente. Ya facturada y en
poder del cliente se procede a registrar el costo de venta.
Los gastos de administracin y ventas no se consideran parte
del costo de produccin de la orden de trabajo y se muestra
separadamente en el estado de resultado.
A continuacin se muestra para mejor comprensin un esquema
de acumulacin de costos por rdenes de trabajo.
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Leyenda:
P.P: Produccin en Proceso.
P.T: Produccin Terminada.
C.V: Costo de Venta.
Fuente: Elaboracin Propia.
Premisas para la Implantacin de los Sistemas de Costos
Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos,
deben crear determinadas condiciones mnimas, para que los
resultados sean slidos y permanentes, dado que la contabilidad
de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante
un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra
http://www.gestiopolis.com/wp-content/uploads/2011/12/generalidades-de-la-contabilidad-y-sistemas-de-costos-01.gif7/25/2019 Generalidades de la contabilidad y sistemas de costos.pdf
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adems de una contabilidad analtica con la creacin de una
base organizativa que garantice su implantacin, como sera:
a) Asignar la tarea para la adecuacin e implantacin delSistema de Costos a una persona que sirva como instrumento
de direccin.
b) Asignar la tarea al personal que se dedicar al control, registro
y anlisis de los gastos con los planificados, costos estimados
etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados
oportunos y adecuadamente.
c) Instrumentar perodos de anlisis que hagan obligatorio su
realizacin para la evaluacin de la gestin econmica
administrativa a varios niveles.
d) Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de
implantacin y su posterior seguimiento de explotacin y utilidad.
Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en
que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se
comparen con los costos normados.
Para la eficaz implantacin de este sistema hay que empezar por
la base, en la unidad de produccin para consolidar un buen flujo
informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se
controlan, para el registro y posterior anlisis de los resultados
reales y estimados.
El sistema informativo debe establecerse en los talleres,
organizando la base, sistematizando, estableciendo los
mtodos de trabajo a travs de creacin de condiciones o
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implantando previamente un modelaje para recoger la
informacin, estableciendo hbitos de trabajo que hagan
funcionar el sistema de costos en cada una de las reas de cada
taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios,
etc.
En resumen, se considera necesario tener en cuenta los
aspectos que se detallan a continuacin para una adecuada
implantacin de un Sistema de Costos por rdenes.
1. Determinar las reas de responsabilidad.2. Determinar el personal directo e indirecto a la produccin.
3. Reporte de labor diaria.
4. Control del consumo de materiales por rdenes de trabajo.
5. Devoluciones de materiales al almacn.
6. Reporte de produccin terminada.
7. Implantacin de la orden de trabajo.
8. Traspaso de las rdenes de trabajo entre reas.
9. Control de los desperdicios para la venta.
Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos:
Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organizacin de
las distintas reas para la elaboracin e implantacin de las
bases normativas de consumo para los recursos que as lorequieran.
Aspectos metodolgicos: Establecimiento de un adecuado
sistema de control de inventario para el registro y anlisis de los
costos materiales, establecimiento de un mtodo de control de
los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboracin de
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las normas metodolgicas y especficas para la planificacin y
control de los trabajos de mantenimiento.
Aspectos relacionados con la operacin del sistema:Organizacin del flujo de informacin a suministrar al rea de
contabilidad. Elaboracin de los presupuestos de gastos.
Determinacin de los informes de gastos reales comparados con
los presupuestos aprobados y el anlisis de las variaciones.
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Escrito por:Carlos Gonzlez Garca - Heriberto Serpa Cruz
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