FASE IV: AVANCE DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCAMECI 2014
Informe de avance MECI
2
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 5
OBJETIVO ...................................................................................................................................... 5
ALCANCE ....................................................................................................................................... 5
FASES DE ACTUALIZACIÓN ............................................................................................................ 7
FASE I: CONOCIMIENTO ............................................................................................................. 7
FASE II: DIAGNÓSTICO ............................................................................................................... 8
ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO .................................................................................................. 9
FASE III: PLANEACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN ......................................................................... 13
FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO ...................................................................................... 18
FASE V: CIERRE ........................................................................................................................ 24
RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI ............................................................. 24
Informe de avance MECI
3
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Tabla de valoración de productos mínimos ................................................................ 8
Tabla 2. Tabla de valoración de elementos, componentes y módulos ..................................... 8
Tabla 3. Resultado del diagnóstico .......................................................................................... 9
Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración ............................................ 10
Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoración ......................... 11
Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualización MECI .................................................................... 13
Tabla 7. Planificador Actualización MECI 2014 ...................................................................... 14
Informe de avance MECI
4
LISTADO DE FIGURAS
Figura 1 Mapa de Procesos ..................................................................................................... 6
Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración ........................................... 10
Informe de avance MECI
5
INTRODUCCIÓN
El Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, en su modificación presenta pautas para
que las organizaciones controlen la estrategia, la gestión y lleguen a la evaluación interna y
externa, de manera tal que se logre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para
que la actualización de este modelo se logre, se requiere la participación de todos los
servidores de la entidad, como responsables de la ejecución y control de sus actividades,
anticipando y corrigiendo de manera oportuna las desviaciones de los resultados
esperados.
Entre las novedades que trajo consigo esta actualización se encuentra el esquema del
Modelo, pasando de tres (3) subsistemas, nueve (9) componentes y veintinueve (29)
elementos a dos (2) módulos de control (Módulo de control de planeación y gestión y
módulo de control de evaluación y seguimiento, seis (6) componentes y trece (13)
elementos. De igual manera, existe un eje transversal al modelo como es el de “Información
y Comunicación”.
En el presente documento se relacionan las actividades desarrolladas en cada una de las
etapas de actualización y fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno en la
Unidad Central del Valle del Cauca.
OBJETIVO
Presentar el desarrollo de cada una de las etapas de la actualización del Modelo Estándar
de Control Interno MECI 2014, conforme con la guía suministrada por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
ALCANCE
La actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI abarca todos los procesos de
la Unidad Central del Valle del Cauca como se presenta a continuación:
Informe de avance MECI
6
Figura 1 Mapa de Procesos
Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
Cinco (5) Procesos Estratégicos: Rectoría, secretaría general, comunicaciones, planeación y
asesora jurídica.
Dos (2) Procesos Misionales: Vicerrectoría Académica e Investigación y Proyección a la
Comunidad.
Dos (2) Procesos de Apoyo: Vicerrectoría Administrativa y Bienestar Institucional y Gestión
Humana
Un (1) Proceso de Evaluación: Control Interno
Informe de avance MECI
7
FASES DE ACTUALIZACIÓN
FASE I: CONOCIMIENTO
El equipo de Control Interno asistió, los días 24 y 25 abril de 2014, a la capacitación sobre
Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali, el cual
estuvo dirigido a representantes legales, jefes de control Interno, jefes de áreas financieras,
contadores y profesiones afines, técnicos contables, comunidad académica, gremios y
demás ciudadanos colombianos interesados en la temáticas. En esta jornada de
capacitación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, fue el encargado de
socializar las modificaciones que traería la actualización del MECI, con el fin de crear una
cultura de cambio en las organizaciones.
Se dio a conocer desde la Oficina de Control Interno, el decreto 943 del 21 de mayo de 2014
“por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI” y el Manual Técnico
MECI.
Se dio lectura al documento y se realizó la apropiación de la información durante los meses
de junio y julio de 2014.
Desde la Oficina de Control Interno, se enviaron boletines informativos de actualización a
las diferentes unidades administrativas.
En el mes de septiembre, en el marco del proyecto “Fortalecimiento de la eficiencia y
transparencia en la Gestión de las IES”, el profesional universitario de la Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Institucional y la profesional universitario de la Oficina de Control
Interno, asistieron al evento “Capacitación Índice de Transparencia y Actualización MECI”,
en la ciudad de Bogotá, el cual estuvo dirigido a Instituciones de Educación Superior con el
fin de fortalecer la gestión al interior de cada una de las asistentes. Esta capacitación fue
dirigida directamente por el Viceministerio de Educación Superior.
En la Jornada de Inducción y Reinducción coordinada por la Oficina de Bienestar
Institucional y Gestión Humana, se realizó la socialización de la definición de Control
Interno, Modelo Estándar de Control Interno, los principios del Modelo Estándar de Control
Interno, el objetivo general del MECI, los principales cambios y productos mínimos por cada
elemento.
Informe de avance MECI
8
FASE II: DIAGNÓSTICO
Durante la fase de diagnóstico, se valoró el nivel de avance de la implementación del
Modelo Estándar de Control Interno, detectando los puntos críticos que requerían mejora
y los puntos fuentes del Sistema. Para este diagnóstico, se empleó una herramienta con
cada uno de los productos mínimos por elemento, componente y módulo, con el siguiente
esquema de valoración:
Tabla 1. Tabla de valoración de productos mínimos
Fuente: Oficina de Control Interno
La siguiente es la tabla de valoración para conocer el estado por elemento, componente y
módulo.
Tabla 2. Tabla de valoración de elementos, componentes y módulos
Fuente: Oficina de Control Interno
% ESTADO
0% No ha sido iniciado
10% Concepto
25% Borrador
50% Documentado
70% Implementado
80% Auditado
100% Acciones cerradas
Insuficiente 0% - 40%
Adecuado 41% - 70%
Satisfactorio 71% - 90%
Excelente 91% - 100%
TABLA DE VALORACIÓN
Informe de avance MECI
9
ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO
El diagnóstico fue aplicado a cada uno de los productos mínimos que se solicitan en el Anexo Manual Técnico del
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 del DAFP.
Tabla 3. Resultado del diagnóstico
Fuente: Oficina de Control Interno
De conformidad con lo anterior el Modelo Estándar de Control Interno 2014, se encuentra en un 57% de avance,
debido a que se encuentran pendientes las auditorías tanto de certificación del Sistema de Gestión como la de los
entes de Control.
No. MÓDULOS No. COMPONENTES No. ELEMENTOS
PUNTAJE
DEL
ELEMENTO
INTERPRETACIÓNPUNTAJE DEL
COMPONENTEINTERPRETACIÓN
PUNTAJE DEL
MÓDULOINTERPRETACIÓN
PUNTAJE DEL
SISTEMAINTERPRETACIÓN
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 63% Adecuado
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 70% Satisfactorio
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos 59% Adecuado
1.2.2 Modelo de Operación por Proceso 41% Adecuado
1.2.3 Estructura Organizacional 50% Adecuado
1.2.4 Indicadores de Gestión 49% Adecuado
1.2.5 Políticas de Operación 63% Adecuado
1.3.1 Políticas Administración de Riesgo 29% Insuficiente
1.3.2 Identificación de Riesgo 60% Adecuado
1.3.3 Análisis y Valoración de Riesgo 40% Adecuado
2.1. Autoevaluación Institucional 2.1.1 Autoevaluación del Control y de Gestión 47% Adecuado 47% Adecuado
2.2. Auditoria Interna 2.1.1 Auditoría Interna 60% Adecuado 60% Adecuado
2.3. Planes de Mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento 50% Adecuado 50% Adecuado
Información y Comunicación Externa 66% Adecuado
Información y Comunicación Interna 61% Adecuado
Sistemas de Información y comunicación 70% Satisfactorio
MODULO DE
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
2
1.1.
1.2.
1.3.
MODULO DE
PLANEACIÓN Y
GESTIÓN
Administración del Riesgo
67%
52%
43%
1
3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 65% Adecuado
Adecuado
Adecuado
Adecuado
54%
52%
Adecuado
Adecuado
Talento Humano
Direccionamiento Estratégico
65% Adecuado
57% Adecuado
Informe de avance MECI
10
De conformidad con lo anterior, se presenta la participación por cada estado de valoración,
evidenciándose que los elementos del Sistema se encuentran en su mayoría en un nivel
Adecuado.
Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración
Fuente: Oficina de Control Interno
Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración
Fuente: Oficina de Control Interno
Insuficiente Adecuado Satisfactorio Excelente
6,3% 81,3% 12,5% 0,0%
Porcentaje de participación general del sistema según el
estado
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA MECI 2014 EN LA UNIDAD
CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
Informe de avance MECI
11
A continuación se presenta por cada elemento, el comportamiento por valoración.
Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoración
PARTICIPACIÓN POR ELEMENTO
No ha sido iniciado
Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado Acciones cerradas
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Desarrollo del Talento Humano
0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%
Planes, Programas y Proyectos
0,0% 7,7% 7,7% 15,4% 69,2% 0,0% 0,0%
Modelo de Operación por Proceso
0,0% 22,2% 11,1% 55,6% 11,1% 0,0% 0,0%
Estructura Organizacional
0,0% 33,3% 0,0% 0,0% 66,7% 0,0% 0,0%
Indicadores de Gestión
0,0% 0,0% 25,0% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%
Políticas de Operación
0,0% 0,0% 0,0% 33,3% 66,7% 0,0% 0,0%
Políticas Administración de Riesgo
0,0% 42,9% 14,3% 42,9% 0,0% 0,0% 0,0%
Identificación de Riesgo
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Análisis y Valoración de Riesgo
0,0% 0,0% 40,0% 60,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Autoevaluación del Control y de Gestión
0,0% 12,5% 12,5% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%
Auditoría Interna
Informe de avance MECI
12
PARTICIPACIÓN POR ELEMENTO
No ha sido iniciado
Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado Acciones cerradas
0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%
Plan de Mejoramiento
0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Información y Comunicación Externa
0,0% 0,0% 10,0% 0,0% 90,0% 0,0% 0,0%
Información y Comunicación Interna
0,0% 0,0% 11,1% 22,2% 66,7% 0,0% 0,0%
Sistemas de Información y comunicación
0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%
Fuente: Oficina de Control Interno
Según lo anterior se evidencia, que en su mayoría el sistema se encuentra implementado y
documentado, y los elementos que poseían una calificación más baja se buscó fortalecerlos
con el plan de trabajo de actualización.
Se cuenta con la evidencia del documento diagnóstico MECI 2014.
Informe de avance MECI
13
FASE III: PLANEACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
Como resultado del diagnóstico realizado en la Institución, se hizo necesario plantear el siguiente plan de
actualización:
Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualización MECI
Fase Actividad Responsable Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Lectura del Documento Servidores Públicos
Apropiación de los conocimientos Servidores Públicos
Sensibilización a los servidores públicos Equipo MECI-CALIDAD
Identificación de los cambios en el modelo Servidores Públicos
Diseño del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD
Aplicación del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD
Análisis del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD
Identificación de los puntos críticos Comité Coordinador de Control Interno
Identificación de victoras cercanas Comité Coordinador de Control Interno
Identificación de actividades a realizar Equipo MECI-CALIDAD
Identificación de los responsables de ejecución de las actividades Equipo MECI-CALIDAD
Definición de fechas de inicio y finales de las actividades Equipo MECI-CALIDAD
Ejecución de las actividades del plan Equipo MECI-CALIDAD
Seguimiento de las actividades Control Interno
Realización de las correcciones Equipo MECI-CALIDAD
Compilación de los resultados Equipo MECI-CALIDAD
Presentación de los resultados finales Representante de la alta dirección
Realización de jornadas de actualización Equipo MECI-CALIDAD
Realización del nuevo diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD
Análisis de los resultados del diagnóstico Alta dirección
I. CONOCIMIENTO
II. DIAGNÓSTICO
III. PLANEACIÓN DE
LA ACTUALIZACIÓN
IV. EJECUCIÓN Y
SEGUIMIENTO
V. CIERRE
Informe de avance MECI
14
Tabla 7. Planificador Actualización MECI 2014
PLANIFICADOR ACTUALIZACIÓN DE MECI 2014
Inicio Fin Fase Actividad Responsable
21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Lectura del documento Servidores Públicos
21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Apropiación de los conocimientos Servidores Públicos
01-jul-14 31-jul-14 Fase I: Conocimiento Sensibilización a los servidores públicos Equipo MECI - Calidad
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de los cambios en el modelo Servidores Públicos
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Diseño de la herramienta de diagnóstico Equipo MECI - Calidad
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Aplicación de la herramienta de diagnóstico
Equipo MECI - Calidad
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Análisis del diagnóstico Equipo MECI - Calidad
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de los puntos críticos Comité Control Interno
01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de victorias tempranas Comité Control Interno
01-jul-14 29-ago-
14 Fase III: Planeación de la Ejecución
Identificación de actividades a realizar Equipo MECI - Calidad
Informe de avance MECI
15
PLANIFICADOR ACTUALIZACIÓN DE MECI 2014
Inicio Fin Fase Actividad Responsable
01-jul-14 29-ago-
14 Fase III: Planeación de la Ejecución
Identificación de los responsables de ejecución
Equipo MECI - Calidad
01-jul-14 29-ago-
14 Fase III: Planeación de la Ejecución
Definición de las fechas de inicio y finales de las actividades
Equipo MECI - Calidad
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Establecimiento de una metodología de riesgos
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Elaboración de los mapas de riesgos por procesos en la metodología ajustada
Líderes de proceso Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar el análisis de riesgos Líderes de proceso Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar la valoración de los riesgos Líderes de proceso Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Actualización del procedimiento de auditoría interna
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Ejecutar el programa de auditoría aprobado para la vigencia
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Elaboración de la ficha de indicadores Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Implementar el plan indicativo Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
Informe de avance MECI
16
PLANIFICADOR ACTUALIZACIÓN DE MECI 2014
Inicio Fin Fase Actividad Responsable
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar la revisión y actualización de los procesos de la Institución
Líderes de proceso Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Implementar el mapa de procesos institucional
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Implementar la cultura del plan de mejoramiento
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar socialización de los planes de mejoramiento
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar la sensibilización de la relación estructura organizacional y procesos (Inducción)
Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar divulgación de la política de riesgos (Inducción)
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar socialización de la política de comunicaciones (Inducción)
Oficina Asesora de Comunicaciones
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar sensibilización de la cultura de autoevaluación (Inducción)
Oficina de Control Interno
01-sep-14 28-nov-
14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento
Realizar la jornada de inducción y reinducción
Bienestar Institucional y Gestión Humana
Informe de avance MECI
17
PLANIFICADOR ACTUALIZACIÓN DE MECI 2014
Inicio Fin Fase Actividad Responsable
01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Compilación de resultados Equipo MECI - Calidad
01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Realización del nuevo diagnóstico Equipo MECI - Calidad
01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Análisis de los resultados del diagnóstico Equipo MECI - Calidad
Informe de avance MECI
18
FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
Establecimiento de una metodología de riesgos
Diagnóstico: Los mapas de riesgos anteriores requieren actualización debido a que se
encuentran en un esquema que no permite definición de controles. Los mapas de riesgos
existentes se encuentran documentados, sin embargo requieren actualización e
implementación.
Actividad: Una vez se tiene la metodología que cumple con los requerimientos de la norma,
actualizar los mapas de riesgos e implementarlos.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Desde la Oficina de Control Interno, se asistió los días 24 y 25 abril de 2014 a la capacitación
sobre Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali,
allí se presentó una metodología detallada para la identificación y administración de
riesgos, la cual fue ajustada a la Institución.
Elaboración de los mapas de riesgos por procesos en la metodología ajustada
Diagnóstico: Los mapas de riesgos se encuentran desactualizados.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la Institución.
Responsable: Oficina de Control Interno y Líder de proceso responsable.
Con la nueva herramienta, se ajustaron los mapas de riesgos para seis de diez procesos;
teniendo en cuenta que los cuatro faltantes se encuentran en proceso de reestructuración,
por lo que se realizará primero la actualización de los procesos para allí ajustar los mapas
de riesgos a esta metodología.
Realizar el análisis de riesgos
Diagnóstico: El análisis de riesgos requiere actualización debido a que los mapas de riesgos
se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.
Informe de avance MECI
19
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y ajustar el análisis
de riesgos de cada uno de las mapas.
Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En la hoja tres de Excel “Calificación Evaluación Análisi” se realiza la calificación, evaluación
y análisis del riesgo, identificando a partir del riesgo, la probabilidad e impacto, el tipo de
impacto por categoría y subcategoría, la evaluación del riesgo y las medidas de respuesta a
tomar por parte de la institución.
Realizar la valoración de los riesgos
Diagnóstico: La valoración del riesgo requiere ser actualizada debido a que los mapas de
riesgos se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y realizar
nuevamente la valoración de riesgos de cada uno de las mapas.
Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En las hojas de Excel “Valoración de controles” y “Valoración de riesgos”, se realizó a partir
del riesgo, la identificación de las herramientas para ejercer el control y el seguimiento al
mismo, asignando una calificación al control, al control del riesgo y al control del proceso y
posterior a ello identificando si el control asignado será para mitigar la probabilidad o el
impacto del riesgo.
Actualización del procedimiento de auditoría interna
Diagnóstico: El procedimiento de Auditoría Interna, se encuentra documentado y requiere
ser actualizado e implementado.
Actividad: Actualizar el procedimiento documentado de auditoría interna e implementarlo.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación se realizó la actualización del procedimiento de
auditoría Interna y los demás procedimientos obligatorios y propios del Sistema
Informe de avance MECI
20
Ejecutar el programa de auditoría aprobado para la vigencia
Diagnóstico: El programa de auditoría de Control Interno se encuentra en proceso de
ejecución.
Actividad: Ejecutar el programa de auditoría de Control Interno en su totalidad.
Responsable: Oficina de Control Interno.
El programa de auditoría aprobado para la vigencia 2014 se ejecutó en un 100%. De igual
manera, para cada auditoría se realizó el Plan de Auditoría, el informe final de auditoría y
se divulgó con los líderes de procesos y la alta dirección.
Elaboración de la ficha de indicadores
Diagnóstico: La ficha de indicadores se encuentra documentada, sin embargo se requiere
que estas sean implementadas para cada uno de los indicadores de la Institución.
Actividad: Implementar la ficha de Indicadores para cada uno de los indicadores de la
Institución.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró la ficha de
indicadores, la cual permite realizar una caracterización y seguimiento individual a cada uno
de los indicadores.
Implementar el plan indicativo
Diagnóstico: Actualmente la institución posee una matriz para el seguimiento a los
indicadores de gestión. De igual forma se cuenta con el plan indicativo elaborado.
Actividad: Implementar el plan indicativo institucional.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró el plan
indicativo el cual permite determinar las metas por año por indicador.
Informe de avance MECI
21
Realizar la revisión y actualización de los procesos de la Institución
Diagnóstico: Actualmente la Institución posee los procesos y procedimientos
documentados, sin embargo estos requieren ajustes debido a que se dieron cambios en la
operatividad institucional y en el esquema de documentación.
Actividad: Realizar la revisión y actualización de los procesos de la institución.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se proporcionó apoyo a
las diferentes dependencias para la revisión y actualización de los procesos de la Institución.
Aún se encuentran pendientes, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Vicerrectoría
Académica, la Secretaría General y la Rectoría.
Implementar el mapa de procesos institucional
Diagnóstico: El mapa de procesos se actualizó y debe ser implementado.
Actividad: Implementar el mapa de procesos institucional
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Una vez se empezó la revisión y actualización de los procesos, se dio inicio a la
implementación del mapa de procesos institucional.
Implementar la cultura del plan de mejoramiento
Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,
debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de mejoramiento y su
correspondiente seguimiento.
Actividad: Implementar la cultura del plan de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha implementado la cultura del plan de mejoramiento, a través de los resultados de las
auditorías de control interno, donde como resultado de las mismas, se han generado los
Informe de avance MECI
22
planes de mejoramiento, los cuales, han sido diligenciados por los líderes de proceso y se le
han realizado el seguimiento correspondiente desde la Oficina de Control Interno.
Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento
Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,
debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de mejoramiento y su
correspondiente seguimiento.
Actividad: Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha realizado el seguimiento y cumplimiento de las metas planteadas en los planes de
mejoramiento de los procesos auditados desde la Oficina de Control Interno y se ha
realizado su correspondiente socialización con la alta dirección.
Realizar la sensibilización de la relación estructura organizacional y procesos
(Inducción)
Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la sensibilización de la relación
estructura organizacional y procesos.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre la
relación existente entre la estructura organizacional y los procesos.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
En el mes de octubre se realizó la inducción y reinducción, donde la Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Institucional realizó una socialización sobre la importancia del
Sistema de Gestión de la Calidad, la estructura del mismo, el mapa de procesos y la relación
con la estructura organización, entre otros aspectos del Sistema.
Informe de avance MECI
23
Realizar divulgación de la política de riesgos y cultura de autoevaluación
(Inducción)
Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la sensibilización de la política
de riesgos y cultura de autoevaluación.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre la
política de riesgos y la cultura de autoevaluación.
Responsable: Oficina de Control Interno.
En la Jornada de Inducción y Reinducción organizada por la Oficina de Bienestar
Institucional y Gestión Humana, la Jefe de la Oficina de Control Interno, socializó la política
de riesgos, la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, los aspectos más
relevantes de la actualización, los productos mínimos y la metodología de riesgos empleada.
Realizar socialización de la política de comunicaciones (Inducción)
Diagnóstico: En la institución no es conocida por los miembros de la comunidad académica
y administrativa la política de comunicaciones.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre la
política comunicaciones, así como el manual de imagen corporativa.
Responsable: Oficina Asesora de Comunicaciones.
En la Jornada de Inducción y Reinducción, la Oficina Asesora de Comunicaciones socializó la
política de comunicaciones así como el manual de imagen corporativo a los funcionarios de
la institución.
Realizar la jornada de inducción y reinducción
Diagnóstico: Con el fin de fortalecer los procesos de la Institución, se requiere realizar la
jornada de inducción y reinducción para todos los funcionarios de la institución.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre
los procesos institucionales, así como de la filosofía de la Unidad Central del Valle del Cauca.
Responsable: Bienestar Institucional y Gestión Humana.
Informe de avance MECI
24
El 22 de octubre de 2014, se llevó a cabo la jornada de inducción y reinducción, evento al
cual fueron citados todos los funcionarios de la Institución y de la cual reposa la evidencia
de asistencia en la Oficina de Bienestar Institucional y Gestión Humana
FASE V: CIERRE
Con el proceso de Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, se han
realizado las verificaciones correspondientes al cumplimiento de cada una de las
actividades del plan de trabajo y los compromisos pactados.
De conformidad con el diagnóstico realizado, el plan de trabajo y la ejecución del mismo, se
evidencia que para la siguiente vigencia, se debe concluir la actualización del normograma
institucional, la medición de la satisfacción de los usuarios, iniciar con el seguimiento a los
controles de los procesos, una vez se dé la implementación de los mismos y realizar
seguimiento a los mapas de riesgos una vez se dé la implementación de los mismos. De
igual manera, se requiere realizar auditorías de gestión a todos los procesos para de esta
manera realizar los cierres a las acciones que así lo requieran.
RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI
Es importante que en la Unidad Central del Valle del Cauca, se tengan en cuenta los
resultados de las Auditorías Internas de Control Interno, con el fin de tomar las acciones
correspondientes y alcanzar la mejora continua.
Al interior de la Institución se requiere la realización de auditorías internas al Sistema de
Gestión de la Calidad para el establecimiento de las correspondientes acciones de mejora.
Se requiere fortalecer los procesos de socialización de todos los procesos al interior de la
Institución.
Informe de avance MECI
25
Se recomienda concluir con el ajuste y actualización de los mapas de riesgos por procesos,
pues se encuentran pendientes cuatro procesos por terminar.
Se recomienda fortalecer el proceso de autoevaluación institucional.
En conclusión, la Unidad Central del Valle del Cauca cumplió con las actividades propuestas
en el plan de trabajo, evidenciando acciones implementadas; sin embargo se debe dar
continuidad al proceso de mejora, realizando revisiones periódicas de funcionamiento y los
ajustes correspondientes.
Top Related