El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál
es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha definido el orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al personal, aún falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas marchen como es debido y que vigile el desempeño de la organización. Se ve comprometido a comparar el desempeño real con las metas establecidas con anterioridad, y en el supuesto de que se lleguen a presentar desviaciones significativas, será el administrador el responsable de volver a encaminar a la organización por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la etapa de control, se hace referencia al método de vigilar, comparar y corregir.
Crear mejor Calidad.
Enfrentar el Cambio.
Producir ciclos más rápidos.
Agregar Valor.
Facilitar la delegación y el trabajo en
equipo.
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados con los estandares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuáles son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados.
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas preventivas o correctivas según el caso.
Retroalimentación.
Los Instrumentos más comúnmente
empleados para efectuar el control
son:
Informes.
Auditorias.
Estudios de tiempo y movimiento.
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido
debe proporcionársele el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad
se delega y la responsabilidad se comparte.
De la oportunidad: El control necesita ser oportuno,
es decir, debe aplicarse antes de que ocurra el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas
preventivas.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en
función de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema
de control debe justificar el costo que este represente
en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales
que este reporte.
De excepción: El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente
qué funciones estratégicas requieren el control.
De la función controladora: La función
controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada.
Tipos de Control
RETROALIMENTACIÒN
CONCURRENTE
PRELIMINAR
CONTROL PREVIO
Tipos de Control
CONTROL POSTERIOR
Este tipo de control tiene lugar antes de
que principien las operaciones e incluye
la creación de políticas, procedimientos
y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. En vez de esperar los
resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
Control Preliminar
Control Concurrente
Control concurrente, este tipo de control
tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección,
vigilancia y sincronización de las actividades
según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar
a garantizar que el plan será llevado a cabo en
el tiempo específico y bajo las condiciones
requeridas.
La forma mejor conocida del control
concurrente es la supervisión directa.
Control de Retroalimentación
Control de retroalimentación, este tipo de control
se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable. Control
de retroalimentación, este tipo de control se enfoca
sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones
futuras de estándar aceptable.
Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de
síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control
puede no ser demasiado específico e involucrar al total del
Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.
Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay
demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó,
se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de
medidas correctivas.
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