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SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO
DIRECTIVA N° 001-2010-OP/OGA-SBH
NORMAS PARA EL REGISTRO Y
ESCALAFÓN DE PERSONAL
Aprobado con R.P.D. N° 023-2010-SBH
HUANCAYO - 2010
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DIRECTIVA N° 001-2010-OP/OGA-SBH
NORMAS PARA EL REGISTRO Y ESCALAFON DE PERSONAL
1. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad establecer las normas y procedimientos técnicos en la
Sociedad de Beneficencia de Huancayo para el registro de las acciones del personal en el Área de
Escalafón.
2. OBJETIVO
Cautelar con equidad y justicia el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas
relacionada al Sistema de Escalafón.
Establecer los criterios técnicos para efectuar el registro correcto de la Trayectoria Profesional y
Laboral de cada servidor que trabaja en la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, a través del
registro escalafonario.
3. BASE LEGAL
Constitución Política del Perú.
Decreto Legislativo N° 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones
del Sector Público.
Decreto Supremo N° 005-90-PCM – Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera
Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.
Normas del Sistema Nacional de Personal, Resolución Jefatural N° 052-80-INAP-DNP – IV
Registro de Personal.
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, aprueba Reglamento de la Ley del Código de Ética de la
Función Pública.
Decreto Legislativo N° 1029, Modifica la Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley N°
27444, y la Ley del Silencio Administrativo – Ley N° 29060.
4. ALCANCE
La presente Norma será de aplicación en la Oficina de Personal de la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo, bajo responsabilidad del Área de Escalafón.
5. NORMAS GENERALES
5.1. La Sociedad de Beneficencia de Huancayo emite las normas administrativas y define los
procedimientos necesarios para el registro de la información escalafonaria, así como el
mantenimiento, actualización, entrega y difusión de la información.
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5.2. El Sistema de Escalafón es de uso obligatorio, definiendo y estableciendo las normas
administrativas y procedimientos necesarios para el registro de la información referente a la
trayectoria laboral de los servidores que prestan servicio en la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo.
5.3. El personal del Área de Escalafón es el encargado de registrar en el sistema e insertar en el
legajo personal de cada servidor todos los documentos referidos a los datos personales y a la
trayectoria laboral, para proporcionar información veraz, oportuna y actualizada.
5.4. En el Área de Escalafón no deben mantenerse archivos independientes de Resoluciones ya
que éstas deben ser insertadas en cada legajo personal.
5.5. A cada Servidor nombrado o contratado le corresponde un legajo personal.
5.6. El registro escalafonario de los servidores que ingresan a la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo es de oficio, será organizado de manera uniforme para efectos del Sistema Único
de Remuneraciones. El registro debe contener las siguientes secciones:
I Sección : Documentos Personales
II Sección : Documentos de Estudios y Capacitación.
III Sección : Documento referidos a Contratos y Nombramientos.
IV Sección : Documentos referidos a Desplazamiento del Personal
V Sección : Documentos referidos a Licencias y Vacaciones.
VI Sección : Documentos Judiciales y Pagos Indebidos.
VII Sección : Documentos de Liquidaciones y Ceses.
VIII Sección : Documentos de Méritos.
IX Sección : Documentos de Deméritos.
X. Sección : Documentos Otros.
5.7. El Legajo de Personal se divide en secciones, con la finalidad de agrupar documentos similares
que permitan una mejor y rápida identificación.
GRUPO “A” – CARRERA ADMINISTRATIVA
RESOLUCIONES DE MOVIMIENTO DE PERSONAL
- Contratos
- Nombramientos
- Reasignaciones
- Traslados
- Destaques
- permutas
- Encargos
- Promociones
- Comités y/o Comisiones
DOCUMENTOS QUE ACREDITEAN LA INCORPORACIÓN FÍSICA A CADA
MOVIMIENTO DE PERSONAL – ROTACIÓN
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- Cartas, Memorándum, etc.
- Acta de entrega y recepción de cargo
DOCUMENTOS DE FIN DE CARRERA; RESOLUCIONES DE:
- Jubilación
- Cesantía
- Fallecimiento
- Subrogación
- Rescisión de contrato
- Destitución
DOCUMENTOS REFERENTES A PAGO DE PENSIONES: RESOLUCIONES Y
EXPEDIENTES DE:
- Pensiones provisionales y definitivas de: Cesantía y/o Jubilación.
GRUPO “B” – AUSENCIA EN EL SERVICIO
DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN DE VACACIONES
COMPENSACIÓN
LICENCIA POR DIVERSOS MOTIVOS
RECORD DE ASISTENCIA
SUSPENSIONES
OTROS DOCUMENTOS DE AUSENCIA EN EL SERVICIO
GRUPO “C” – REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS Y SUBSIDIOS
REMUNERACIÓN AL CARGO
REMUNERACIÓN ESPECIAL
REMUNERACIÓN TRANSITORIA PENSIONABLE
REMUNERACIÓN TRANSITORIA NO PENSIONABLE
CUALQUIER OTRA REMUNERACIÓN COMPLEMENTARIA
CREDITOS DEVENGADOS Y RECONOCIDOS
SUBSIDIO FAMILIAR
GRATIFICACIONES POR 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS
CONSTANCIAS DE PAGOS
RECONOCIMIENTO DE TIEMPO DE SERVICIOS
RECONOCIMIENTO DE TIEMPO DE SERVICIOS EN OTRAS REPARTICIONES
ESTATALES
RETENCIONES JUDICIALES
SUBSIDIO DE GASTOS DE SEPELIO Y LUTO
GRUPO “D” – MERITOS Y DEMERITOS
EVALUACIONES SEMESTRALES
DOCUMENTOS QUE ACREDITEN MÉRITOS
DOCUMENTOS QUE SIGNIFIQUEN DEMÉRITOS
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GRUPO “E” – DOCUMENTOS PERSONALES
DEL INGRESO AL SERVICIO:
- Solicitud de empleo
- Currículum Vital y fotografía reciente
- Documento de Identidad Nacional
- Partida de nacimiento
- Documentos de Identidad del cónyuge e hijos
- Declaración Jurada de Salud.
- Declaración Jurada de Antecedentes Policiales
- Declaración Jurada de Antecedentes Judiciales
- Certificados de trabajos anteriores
- Certificado de estudios regulares
- Certificado de estudios superiores
- Título Profesional
- Constancia de Colegiación en caso de profesionales
- Declaración Jurada de Bienes y Rentas
DE SERVICIOS
- Estudios realizados durante su permanencia en la Institución
- Certificados de Capacitación por cuenta propia
- Certificados de Capacitación por cuenta de la Institución
OTROS DE NECESIDAD INSTITUCIONAL
5.8. El Servidor que es nombrado, está en la obligación de presentar al Área de Escalafón para la
apertura de su legajo y ficha personal, los documentos personales y de trayectoria laboral en
otras instituciones si la hubiere. Esta documentación es indispensable para que el servidor
pueda ser incluido en la planilla de remuneraciones, siendo responsabilidad del Área de
Escalafón, el cumplimiento de lo dispuesto, así como la constante actualización,
mantenimiento, archivo y custodia de la información contenida en el respectivo legajo personal
del servidor.
5.9. Para el registro de los documentos que acrediten Estudios, como Títulos Profesionales,
capacitaciones, perfeccionamiento, actualizaciones, especialización y/o postgrado, se tomará
en cuenta lo siguiente:
5.9.1. Se registrarán en el sistema, y se insertarán en la sección correspondiente del legajo
personal, las copias fotostáticas autenticadas por los fedatarios, de las constancias o
certificados de las capacitaciones.
5.9.2. Se registrarán en el sistema y se insertará en el legajo personal, las copias fotostáticas
autenticadas por los fedatarios, de los diplomas, postgrados y certificados expedidos
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únicamente por la Universidades Públicas y Privadas del país reconocidas
oficialmente.
5.10. Las Resoluciones y otros documentos relacionados a la trayectoria laboral que genere la
entidad se actualizan en la ficha y legajo personal de oficio. La documentación e información
es permanentemente actualizada.
Los documentos relacionados a la trayectoria personal no generados por la entidad, serán
incorporados a la ficha y legajo personal, a petición y acreditados por el interesado.
5.11. Toda Resolución que otorga estímulo al servidor, así como la que implique sanción, deben ser
registradas en el escalafón de oficio. Los estímulos son anotados como mérito y las sanciones
como demérito.
5.12. Los documentos que demuestren la causal de la licencia deben constar en original en el
legajo personal del servidor.
5.13. Los deméritos, con excepción de la destitución y la inhabilitación del servidor prescriben con
la rehabilitación que deja sin efecto toda mención o constancia de la sanción impuesta
proveniente de la falta disciplinaria en el registro de funcionarios y servidores y el
correspondiente legajo personal. Se formaliza mediante resolución del funcionario
competente.
5.14. Las sanciones administrativas y las sentencias judiciales aplicadas al servidor serán
consignadas en el registro personal del Escalafón por las causales siguientes:
a) Por sentencia judicial ejecutoriada por delito común; y
b) Por sanción de separación a través de proceso administrativo.
5.15. La Oficina de Personal de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, capacita y monitorea en
el ingreso de información y la correcta aplicación de los dispositivos legales relacionados al
Sistema de Escalafón.
6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
6.1. El personal que labora en el Área de Escalafón, debe ser idóneo, con conocimiento del marco
normativo de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Público, y con el compromiso personal de desarrollar las actividades de las funciones propias
del cargo, manteniendo la discreción y confidencialidad de la información.
6.2. El registro de la dirección domiciliaria debe anotarse teniendo en cuenta el domicilio indicado
por el servidor en su declaración jurada domiciliaria.
6.3. En el registro al Sistema de Escalafón, correspondiente a “ficha de familia”, sólo se anotará a
los familiares vivos (padres, conyugue e hijos), en los casos que se produzca el fallecimiento
de uno de ellos, deberá registrarse la partida de defunción y la fecha de fallecimiento.
6.4. En caso que se detecte Resoluciones con error, producto de las acciones de personal que se
recepcionen en el Área de Escalafón, éstas deberán ser comunicadas al Jefe inmediato
superior mediante informe técnico, a fin de subsanar dicha deficiencia.
6.5. El personal del Área de Escalafón queda obligado a verificar de oficio y por muestreo la
autenticidad de las declaraciones juradas. De comprobarse fraude o falsedad en la
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declaración del administrado, deberá comunicarse de inmediato a la autoridad
jerárquicamente superior. Sí la conducta se adecua a los supuestos previstos en el Título XIX,
Delito contra la Fe Pública del Código Penal, será comunicado por conducto regular al
Ministerio Público para que interponga la acción penal correspondiente, de conformidad con el
artículo 32°, inciso 32.2 de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
6.6. Los servidores que han sido capacitados en el Sistema de Información del Escalafón, se
mantendrán en el cargo, salvo por causal de ineficiencia o ineptitud comprobada para el
desempeño del cargo, por la inobservancia de lo establecido en el Código de Ética de la
Función Pública, y en la Ley de Prevención y Sanción del Hostigamiento Sexual.
La Sociedad de Beneficencia de Huancayo antes de efectuar el cambio o rotación de este
personal, deberá necesariamente capacitar al personal reemplazante.
6.7. Es responsabilidad del Área de Escalafón mantener actualizada en forma permanente, una
copia de seguridad de los registros ingresados al Sistema de Escalafón.
6.8. La Oficina de Personal absolverá cualquier consulta relacionada con el ingreso de la
información al Sistema de Escalafón.
7. RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO
7.1. El Director de Administración y el Sub Director de Personal de la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo son responsables del cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva.
7.2. El Director de Administración de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, evaluará
periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva e informará al
Gerente General según corresponda.
7.3. La Oficina de Secretaria General e Imagen Institucional de la Sociedad de Beneficencia de
Huancayo esta obligada a remitir al Área de Escalafón, bajo responsabilidad, las Resoluciones
que se emitan, concernientes a las acciones de personal del servidor, para el respectivo
registro en el Sistema de Escalafón.
7.4. El responsable del Área de Escalafón, garantizará el registro fiel e inequívoco de los datos
contenidos en los documentos fuentes al Sistema de Escalafón, asumiendo responsabilidad
administrativa, civil y penal, en caso de registro e información falsa.
7.5. El Director de Administración es responsable que se mantenga actualizado el Sistema de
Información del Escalafón. Su inobservancia constituye falta disciplinaria grave, de acuerdo a
las normas pertinentes.
7.6. El Órgano de Control Institucional de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo debe velar
por el estricto cumplimiento de lo dispuesto por la presente Directiva, bajo responsabilidad.
8. JURISPRUDENCIA
La Norma IV – Registro de Personal, aprobada por R.J. N° 052-80-INAP-DNP del 21.03.1980;
contiene todos los ingredientes, para obtener una información permanente, veraz y confiable en
relación a la empleocracia al servicio del estado.
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A continuación le mostramos las normas y leyes que están vigentes:
LEY ó NORMA ACCIONES A REALIZAR
R.J. N° 052-80-INAP-
DNP (21.03.80)
Reglamento IV
La Oficina de Personal registra los datos de los servidores a fin de
utilizarlos en las acciones de personal y de proporcionar información
que se requiera.
La Oficina de Personal elaborará estadísticas y los legajos personales.
La Oficina Central de Personal (ex Dirección Nacional de Personal del
INAP ente rector, después fue el Consejo Superior del Empleo Público
según Ley N° 28175, hoy Autoridad Autónoma según D.L. N° 1023 del
20.60.2008), llevará el registro general de los trabajadores de la
administración pública.
D.S. N° 018-85-PCM
Reglamento Inicial
del D. Leg. N° 276
(28.02.1985)
Art. 24°
El escalafón es la ubicación de los servidores en cada nivel de su grupo
ocupacional. El escalafón hace posible la progresión en la carrera
administrativa. Los grupos ocupacionales y los niveles de carrera son
los elementos básicos que ordenan el desarrollo de la carrera
administrativa.
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D.S. N° 005-90-PCM
Reglamento del
D.Leg. N° 276
(15.01.1990)
Art. 86° al 96°
Las entidades públicas organizan y mantienen actualizado el registro
de sus funcionarios y servidores, tanto activos como cesantes, así
como el correspondiente escalafón, bajo responsabilidad de la Oficina
de Personal.
Será organizado de manera uniforme en todas las entidades públicas
teniendo en cuenta que, para efectos de la carrera administrativa y el
Sistema Único de Remuneraciones, la administración pública constituye
una sola institución El INAP (desactivado en 1995) regula y supervisa
dichos registros.
El registro proporciona información fundamental para organizar el
escalafón, resolver asuntos administrativos y formular políticas de
personal, remuneraciones y bienestar.
El escalafón permite planificar el desarrollo de la carrera; etc.
D.S. N° 022-90-PCM
(07.03.1990)
Cuadro de ubicación de servidores.
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R.C. N° 123-2000-
CG (23.06.2000)
(Derogada por R.C.
N° 320-2006-CG del
30.10.2006)
Ítem 700-10
La unidad orgánica de personal en la entidad debe implementar y
actualizar permanentemente un registro de personal activo,
renunciante, cesado, excedente, destituido e inhabilitado; a efectos de
contar y brindar información segura y confiable.
Ley N° 28175
(18.02.2004)
Art. 14°
Cada entidad pública organiza y mantiene actualizado su registro de
empleados y cesantes, el mismo que integra el registro Nacional de
Personal del Empleo Público a cargo del COSEP.
(Se le encarga ésta función a la Secretaria de Gestión Pública hasta
que entre en funcionamiento el COSEP).
D.L. N° 1023
(20.06.2008)
Sexta Disposición
Complementaria
Final)
Todas las entidades sujetas al Sistema Administrativo de Gestión de
Recursos Humanos están obligados a actualizar la información
correspondiente al personal de su entidad.
Según Artículo 10° inciso m) funciones de la autoridad, debe
administrar el Registro Nacional de Personal del Servicio Civil.
(La disposición complementaria derogatoria única, deroga el Título II de
la Ley N° 28175 – referente al COSEP).
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