ARKISTO
Ltda.
ARKISTO Ltda.Ligia Margarita
Galvis LondoñoLady Andrea Leyton ChávezCarolina Muñoz HerreraLaudy Julieth Puentes RamírezLiliana Salamanca MellizoJenny Viviana Suarez Agudelo
Gestión Documental Jornada Tarde Chía
Sede B.
IDEA DE PROYECTO
Crear una empresa que se encargue de administrar, procesar y almacenar los documentos del archivo inactivo de las medianas y grandes compañías.Se establecerá un proceso de asesoría y capacitación para las compañías que lo requieran
JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Su archivo esta desorganizado? No encuentra los documentos
fácilmente? Se acuerda que contienen los
documentos que están en la bodega? Cree que su personal está manejando
el archivo correctamente?
Atendiendo las necesidades actuales de administración y organización de la enorme cantidad de información que diariamente usan las empresas para que adopten la forma de manejar los documentos y archivos, ARKISTO Ltda. ofrece sus servicios de Gestión Documental, que tienen como metas; iniciar, mantener y consolidar el proceso adecuado en el manejo de la documentación y al mismo tiempo capacitamos al personal y administramos el archivo inactivo de las empresas que requieran de nuestro servicio.
OBJETIVO GENERAL
Satisfacer sus necesidades
Oportunos en sus requerimiento.
Apoyados con un grupo integro para
la eficacia de sistemas de
calidad.
Optimizando la calidad en la
gestión documental
De sus archivos y material
suministrado
OBJETIVOS ESPECIFICOSContribuir en la búsqueda de soluciones técnicas y logísticas en el manejo de la
Información Documental manera eficaz y profesional
Intervenir en la elaboración, implementación, asesoría, consultoría
estratégica y tecnológica en el desarrollo y ejecución de proyectos de
Gestión Documental.
Trabajar en equipo con nuestros clientes para y mejorar la eficacia de
sus operaciones comerciales, industriales y tecnológicas entre
otras.
Conformar un grupo humano, amable y capacitado para mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad.
Optimizar la calidad en la gestión documental de sus archivos.
FUNCIONES A REALIZAR CON EL PROYECTO
Administrar, Organizar y
Custodiar el archivo inactivo.
Almacenamiento de archivos físicos.
Digitación y microfilmación de
documentos
Organización de centros
documentales.
Elaboración de las tablas de retención
y valoración documental
Elaboración de las tablas de retención
y valoración documental.
Consultoría y capacitación a las empresas que no
tengan el conocimiento para
ello
PARA QUE SIRVE
Ahorrar tiempo y trabajo a las organizaciones que necesiten de nuestros servicios.Liberar espacio en la infraestructura de la organización.Manipulación adecuada y rigurosa seguridad a los documentos. Agilidad en el momento de buscar un documento que sea necesario a la hora de la toma de decisiones.
PORQUE SIRVE
• Es una solución a los grandes
acumulados de archivo inactivo.
•Control de costos.
•Liberar espacio en la compañía para
que sea ocupada por otra área
•Agiliza procesos de cualquier área de
la compañía.
A QUIEN LE SIRVE
Toda empresa cuya actividad sea extensa.
Se cobija las multinacionales para
cubrir el archivo inactivo.
propósito
Dar una orden a sus actividades y a sus responsabilidades empresariales.
Toda empresa que desee adquirir la responsabilidad
legal y ética.
Para mantener un record en el desarrollo de sus
actividades.
CON QUE
RECURSO HUMANO
Se tiene equipo humano y el respaldo de equipos de última tecnología (software Documental) que permiten asegurar una alta calidad en los procesos de los ciclos del documento.
ANALISIS
•Procesar la información de acuerdo a las necesidades.
•Controlar los documentos de archivo de acuerdo ala normatividad vigente y con las necesidades institucionales.
PLANEACION
•Prestar el servicio, información y consulta a los usuarios de acuerdo con sus requerimientos políticas institucionales y términos establecidos en la ley.
• producir los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
•Coordinar las actividades de talento humano asignado teniendo en cuenta las funciones de la unidad administrativa.
EJECUCIO
N
•Organizar los archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las políticas institucionales
•Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.
•Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.
•Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la política institucional.
•Organizar el archivo central de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.
EVALUACION
•Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.
•Producir textos en ingles en forma escrita y oral.