AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
66
FECHA: MARZO DE 2013
Manual de Procedimientos
para el Departamento de
Logística de Transportación
de la
Auditoría Superior de la Federación
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JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
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PÁGINA: 002/109
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 004
1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 006
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 007
3. DESCRIPCIÓN BREVE DE LOS PROCEDIMIENTOS 012
4. PROCEDIMIENTOS 014
4.1. Procedimiento 1. Compra de boletos de avión. 014
4.1.1. Normas de operación. 014
4.1.2. Descripción narrativa. 016
4.1.3. Análisis de la información. 022
4.1.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 036
4.1.5. Glosario. 045
4.1.6. Anexos (formas). 046
4.2. Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión. 050
4.2.1. Normas de operación. 050
4.2.2. Descripción narrativa. 054
4.2.3. Análisis de la información. 061
4.2.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 065
4.2.5. Glosario. 066
4.3. Procedimiento 3. Cancelación de boletos de avión. 066
4.3.1. Normas de operación. 068
4.3.2. Descripción narrativa. 070
4.3.3. Análisis de la información. 076
4.3.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 079
4.3.5. Glosario.
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DEPARTANMENTO DE LOGISTICA DE TRANSPORTE
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ÍNDICE
4.4. Procedimiento 4. Adquisición de boletos beneficio de avión. 080
4.4.1. Normas de operación. 080
4.4.2. Descripción narrativa. 082
4.4.3. Análisis de la información. 085
4.4.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 092
4.4.5. Glosario. 095
4.4.6. Anexos (formas). 096
4.5. Procedimiento 5. Control de pagos. 100
4.5.1. Normas de operación. 100
4.5.2. Descripción narrativa. 101
4.5.3. Análisis de la información. 103
4.5.4. Diagramación del procedimiento de flujo. 107
4.5.5. Glosario.
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PÁGINA: 004/109
INTRODUCCIÓN
Si bien es sabido que en las organizaciones se planea, organiza, dirige y controla
dentro de lo que llamamos proceso administrativo, también es sabido que se
necesitan personas para hacer a través de ellas, fin principal de la Administración.
Ahora bien, el administrador como profesionista conoce acerca de “administrar”,
sin embargo necesitará allegarse de personas capaces de ejecutar las actividades
mediante una rigurosa selección y capacitación en las labores a desempeñar.
Con este manual de procedimientos presentado, y siendo considerado como una
“técnica de la organización”, se pretende establecer la base con la cual los
empleados adscritos al Departamento de Logística de Transportación de la Auditoría
Superior de la Federación conozcan la forma en que han de desempeñar las tareas
y actividades asignados.
La importancia de contar con un documento de esta naturaleza en el
Departamento radica en que existe personal tanto de confianza, como de base y
temporal (servicio social y prácticas profesionales) que asume las actividades de
un empleado permanente durante una estancia que dura de 3 a 6 meses.
Es por ello que con un manual de procedimientos se tendrá una guía para conocer
los pasos a seguir para ejecutar el trabajo del personal temporal sin la necesidad
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de disponer de tiempo o de la atención de un compañero al surgir una duda
relacionada con las tareas asignadas y se podrá consultar directamente este
documento.
Considerando lo anterior, este manual de procedimientos tiene como finalidad el
apoyar en la definición de las actividades al interior del Departamento citado,
evitando la duplicidad de funciones, ayudando a establecer la secuencia lógica de
los pasos que han de seguir al desarrollar una tarea, sirviendo en la inducción de
nuevo personal, simplificando el trabajo, apoyando en la solución de dudas, etc.
Lo que en las páginas siguientes se presenta es el resultado del análisis
minucioso del trabajo y su diagramación respectiva. Se presentan los
procedimientos referentes a la compra, modificación, cancelación y adquisición de
boletos beneficio de avión, así como al control de pagos de los mismos.
Sin duda será necesario actualizar este manual, pero desde ahora se sienta la base
para que esto sea posible. Igualmente se establece un precedente que pueda
motivar a otros departamentos de la Auditoría Superior de la Federación a
implementar documentos de este tipo.
Los beneficios se espera que sean muchos; ahora no resta más que aprovechar
este manual de procedimientos para el fin con que ha sido elaborado.
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1. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El presente manual pretende ser de utilidad para:
Apoyar en la capacitación del personal de nuevo ingreso al Departamento
de Logística de Transportación; ya sea Personal de Confianza o de Base,
Servicio Social o Prácticas Profesionales.
Evitar la interrupción de las actividades del personal dentro del
Departamento, al existir dudas sobre qué se debe hacer, que normalmente
requerirían de una atención personalizada por parte de un compañero o del
jefe inmediato.
Brindar un panorama claro de las actividades y de la secuencia de pasos
con que se realizan las mismas, evitando la duplicidad de funciones y los
errores.
Mejorar la operación del Departamento al establecer qué, quiénes y de qué
manera se debe desarrollar cada tarea.
Evitar detener el flujo de trabajo cuando algún miembro del Departamento
falta o se va de vacaciones por un largo periodo de tiempo, existiendo
siempre la posibilidad de que la persona que cubra al miembro ausente,
consulte el presente manual.
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2. DESCRICIÓN DE FUNCIONES
Puesto: Enlace administrativo de la unidad administrativa (EA de la UA).
Actividades:
Servir como enlace directo entre la unidad administrativa (UA) a que
pertenece y el Departamento de Logística de Transportación (DLT) para la
solicitud de los trámites correspondientes a la compra, modificación y
cancelación de boletos de avión para el personal comisionado a auditoría.
Dar seguimiento a(los) trámite(s) solicitado(s).
Comunicar al DLT acerca de la modificación o cancelación de compra de
boletos de avión.
Gestionar la entrega de documentación e información que le solicite el DLT.
Puesto: Director de servicios (DS).
Actividades:
Coordinar la prestación de servicios básicos de apoyo para la ASF, como
telefonía, servicio vehicular, reproducción de documentos, compra de
pasajes aéreos, etcétera.
Mantener en adecuadas condiciones de funcionamiento los muebles
e inmuebles de la Institución.
Supervisar el gasto ejercido en los servicios de apoyo.
Revisar los gastos devengados por las áreas a su cargo.
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Puesto: Subdirector de servicios administrativos (SSA).
Actividades:
Coordinar la prestación de servicios de apoyo tales como telefonía fija y
móvil, servicio vehicular, almacén, compra de boletos de avión
y fotocopiado.
Supervisar la compra de boletos de avión y autorizarla cuando sea el caso.
Puesto: Jefe del Departamento de Logística de Transportación (JDLT).
Actividades:
Coordinar las actividades del personal adscrito al Departamento a su cargo.
Formular el programa anual de actividades.
Resolver situaciones especiales que requieran de su intervención
inmediata.
Verificar el trabajo desempeñado por sus subordinados.
Servir como el enlace autorizado por la Auditoría Superior de la Federación
(ASF) con la(s) agencia(s) de viaje que presta(n) el servicio de
correspondiente.
Autorizar la compra, modificación, cancelación, adquisición de boletos
beneficio de avión.
Solicitar informes al personal a su cargo, acerca de la planeación, del
avance y la conclusión de las tareas asignadas, así como del gasto
devengado acerca de las partidas presupuestales asignadas para la
compra de boletos de avión acorde al centro de costos de que se trate.
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Puesto: Auditor administrativo (AA).
Actividades:
Fungir como el enlace directo entre el DLT y la(s) agencia(s) de viaje así
como del EA de la UA que requiera un trámite acerca de boletos de avión
para viaje por comisión de auditoría.
Realizar las reservaciones correspondientes a compra de boletos de avión.
Tramitar la modificación o cancelación de vuelos de avión
reservados previamente.
Dar seguimiento al trámite solicitado por el EA de la UA y mantenerlo
informado acerca del estado que guarde cada trámite solicitado.
Verificar los montos asignados en el presupuesto anual para la compra de
boletos de avión, con la finalidad de distribuir el gasto derivado de dicha
actividad.
Dar seguimiento a las solicitudes hechas por el DLT para la modificación de
facturas, expedición de notas de crédito que la(s) agencia(s) de viaje deban
hacer.
Apoyar en labores administrativas como atender llamadas, apoyar en la
elaboración de oficios, acudir a las instalaciones de la agencia para casos
que requieran atención personalizada, etcétera.
Puesto: Especialista hacendario (EH).
Actividades:
Recibir la documentación relacionada a la compra, modificación,
cancelación de boletos de avión así como de la adquisición de boletos
beneficio de avión, que le turne el AA.
Recibir las facturas que la agencia entrega al DLT con motivo de una
erogación derivada de alguno de los conceptos del punto anterior.
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Revisar que los documentos que se le turnan y que las facturas que recibe
tengan los datos necesarios y éstos sean correctos, para proceder con el
trámite correspondiente.
Elaborar juegos para pago para cada tipo de documento recibido,
conforme a las especificaciones que cada concepto de pago requiere
tanto por el Departamento como por la Dirección General de Recursos
Financieros.
Tener un correcto registro de cada una de las erogaciones hechas
por compra, modificación y cancelación de boletos de avión así como
de la adquisición de boletos beneficio de avión.
Tener un correcto archivo de la documentación que soporte las erogaciones
realizadas por el departamento y que sirvan para comprobar gastos y el
pago de las obligaciones contraídas con la agencia, derivadas de la
prestación del servicio que ésta otorga.
Apoyar en actividades administrativas como atender llamadas, apoyar en la
elaboración y revisión de documentación oficial, elaborar reportes, manejar
el expediente individual del personal adscrito al Departamento, etcétera.
Puesto: Técnico medio contable (TMC).
Actividades:
Mantener actualizadas las listas de asistencia del personal de limpieza
que presta éste servicio a la ASF.
Informar al JDLT sobre el ausentismo y asistencia del personal de
limpieza.
Apoyar en la elaboración del control del presupuesto de boletos de
avión, así como del seguimiento al mismo.
Revisar los datos y documentos contenidos en cada juego para pago que
elabora el especialista hacendario.
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Apoyar en las labores de reservación de boletos de avión.
Participar en la encuesta de satisfacción al cliente interno de la ASF,
aplicando encuestas y capturando los datos necesarios para generar el
reporte correspondiente.
Dar seguimiento a las peticiones y observaciones hechas por los usuarios
a los servicios de apoyo que brinda la ASF.
Puesto: Servidor social (SS) y/o prestador de prácticas profesionales (PP).
Actividades:
Apoyar en diversas labores administrativas tales como sacar copias,
entregar documentación en las diversas áreas de la ASF, entregar
documentación a otras instituciones y empresas, atender el teléfono,
etcétera.
Apoyar en la atención de usuarios externos acerca de dudas
relacionadas con los trámites que realiza el Departamento.
Apoyar en la reservación de boletos de avión así como en su modificación y
cancelación.
Apoyar en la elaboración de juegos para pago derivadas de las erogaciones
hechas con motivo de los trámites que realiza el Departamento.
Apoyar en las actividades derivadas de la encuesta de satisfacción al
cliente.
Apoyar en la elaboración de oficios y generación de reportes diversos que
le solicite el Jefe del Departamento.
Apoyar en el manejo, control y seguimiento del archivo que guarda y
maneja el Departamento.
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3. DESCRIPCIÓN BREVE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Procedimiento 1. Compra de boletos de avión.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para reservar y comprar
boletos de avión necesarios para la realización de las actividades del personal
comisionado a auditoría foránea, que cada unidad administrativa (UA) de la ASF
requiera realizar, basándose en sus respectivos programas de auditoría y de
conformidad con el lineamiento correspondiente.
Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la modificación
boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.
Procedimiento 3. Cancelación de boletos de avión. En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la cancelación de
boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.
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Procedimiento 4. Adquisición de boletos beneficio de avión.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para adquirir boletos
beneficio de avión. La particularidad de éste es que se considerarán los kilómetros
acumulados a favor de la ASF derivados del programa de beneficios que se tenga
acordado con la aerolínea correspondiente, pagando únicamente los impuestos
generados por tal concepto. Este tipo de boletos de avión se adquirirán siempre
y cuando la UA los solicite con 10 días de antelación, sea un viaje por comisión
sin opción a cambio o cancelación y que los kilómetros acumulados sean los
suficientes para ser canjeados por un pasaje aéreo de este tipo.
Procedimiento 5. Control de pagos.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para mantener el control
de los cobros facturados que se carguen a la ASF por parte de la(s) empresa(s)
que brinde(n) el servicio de venta de boletos de avión. La finalidad del
procedimiento es preventiva al mantener enterada a la agencia correspondiente,
acerca del control de los pagos realizados por el servicio prestado, evitando
cobros no justificados de facturas o servicios que no se recibieron o solicitaron.
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4. PROCEDIMIENTOS
4.1. Procedimiento 1. Compra de boletos de avión.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para reservar y comprar
boletos de avión necesarios para la realización de las actividades del personal
comisionado a auditoría foránea, que cada unidad administrativa (UA) de la ASF
requiera realizar, basándose en sus respectivos programas de auditoría y de
conformidad con el lineamiento correspondiente.
Objetivo:
Reservar y adquirir los boletos de avión necesarios para el desarrollo de los
trabajos de auditoría del personal auditor de la ASF, cumpliendo con la
normatividad interna y con los requisitos de tiempo y costo.
4.1.1. Normas de operación.
Los enlaces administrativos designados por cada unidad administrativa
(UA) son los responsables de coordinar los trámites administrativos
necesarios para la adquisición de boletos de avión ante la Dirección de
Servicios (DS).
La compra de boletos de avión se realiza por medio de la agencia de viajes,
según convenio y/o contrato celebrado con la ASF.
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El enlace administrativo coordina la adquisición, modificación o
cancelación de los boletos de avión, así como las aclaraciones y trámites
necesarios de su área.
La DS es la responsable y la única facultada para reservar y adquirir los
boletos de avión que derivado de las funciones de la ASF se requieran,
así como de efectuar el trámite para su pago ante la Dirección General
de Recursos Financieros (DGRF).
La DS sólo puede adquirir boletos de avión de clase denominada turista,
queda prohibida la adquisición de boletos de primera clase, salvo que
no exista lugar disponible en el vuelo de clase turista y que la comisión
sea inamovible.
Únicamente pueden adquirirse pasajes aéreos con categoría de negocios
o su equivalente (business class) para viajes al extranjero, cuyo vuelo
tenga una duración superior a cuatro horas.
En caso de que no sea posible conseguir los boletos para la fecha y hora
solicitados, la DS debe informar al enlace administrativo del área
solicitante las opciones de vuelo que existen a fin de que éste determine
si la comisión permite modificar el vuelo.
La DS debe enviar semanalmente a la DGRF la relación de facturas de
boletos de avión tramitados para que ésta efectúe del pago
correspondiente
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Alcance:
Unidad administrativa (UA) solicitante.
Dirección de Servicios (DS).
Subdirección de Servicios Administrativos (SSA).
Departamento de Logística de Transportación (DLT).
Proveedor (agencia).
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios (DGRMS).
Dirección General de Recursos Financieros (DGRF).
Referencia:
Este procedimiento se basa para su ejecución en el Lineamiento para la Solicitud,
Autorización, Pago y Comprobación de Viáticos y Pasajes de la ASF.
4.1.2. Descripción narrativa
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
El enlace administrativo de la UA.
1
La unidad administrativa (UA) requiere compra de boleto de
avión.
El enlace administrativo de la UA.
2 Se genera formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes
(FMSV) y se entrega a la Dirección de Servicios (DS).
La secretaria de la DS. 3 Se recibe el FMSV y acusa de recibido.
La secretaria de la DS.
4 Se registra FMSV en control de DS; turna al Departamento de
Logística de Transportación (DLT).
El auditor administrativo.
5 Se recibe el FMSV y se acusa de recibido en el control de la
DS.
El auditor administrativo. 6 Se revisa el tipo de trámite que solicita el FMSV: si solicita
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
compra prosigue con el punto 7; si no, inicia el procedimiento correspondiente a modificación o cancelación (se detallan en los apartados 4.2 y 4.3 de este manual, respectivamente).
El auditor administrativo.
7
Se revisan los datos del FMSV: si cumple requisitos prosigue
con el punto 8, si no, notifica al enlace administrativo de
la UA solicitante para su corrección.
El auditor administrativo.
8 Se verifica a qué agencia comprar los boletos (Turissste o “Privada”)
El auditor administrativo.
9 Se verifican las rutas disponibles para seleccionar Agencia.
Se elige agencia.
El auditor administrativo. 10 Se solicita la reservación de vuelo (RV) a la agencia.
La agencia. 11 Se realiza la RV solicitada.
La agencia. 12 Se envía la RV al DLT.
El auditor administrativo. 13 Se verifica recepción de la RV y se imprime la misma.
El auditor administrativo.
14
Se verifica que los datos de la RV coincidan con
los solicitados: si coinciden se prosigue con el punto 15; si
no, se repiten pasos desde punto 10.
El auditor administrativo.
15 Se informa al enlace administrativo de la UA sobre los
datos de la RV.
El enlace administrativo de la UA.
16
Se verifica que la RV se ajuste a lo solicitado con el FMSV: si
confirma se prosigue con el punto 17; si no, solicita
modificación o cancelación y continúa procedimiento
correspondiente.
El enlace administrativo de la UA. 17 Se confirma la compra del (los) boleto (s) de avión.
El auditor administrativo.
18
Se elabora el oficio que formaliza la compra de boletos de
avión (OFCBA) y se turna al Jefe de Departamento para
su revisión.
El Jefe de Departamento ó el
Subdirector de Servicios
Administrativos.
19
Se revisa que el OFCBA esté elaborado correctamente y
los datos coincidan con el FMSV respectivo: si los datos
coinciden se prosigue con el punto 20; si no, se repite desde
punto 18. ELABORÓ:
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
El Jefe de Departamento ó el
Subdirector de Servicios
Administrativos.
20
Se autoriza la compra de los boletos mediante firma del OFCBA.
El auditor administrativo. 21 Se envía el OFCBA a la agencia y se archiva el oficio original.
La agencia.
22
Se verifica la recepción del OFCBA: si lo recibe emite boleto
y factura correspondiente y se prosigue con el punto 23; si
no, se repite desde el punto anterior.
El auditor administrativo.
23 Se elabora una relación de documentos donde coloca a cada FMSV con su(s) respectiva(s) RV.
El auditor administrativo.
24 Se turnan las relaciones del punto anterior al
especialista hacendario para proceder al pago de boletos
de avión. El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
25
Se verifican las relaciones de documentos recibidas: si son
correctas prosigue con el punto 26; si no, informa a auditor
administrativo y se repite procedimiento desde punto 23.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
26
Se recibe la factura correspondiente a cada RV y se acusa
de recibido.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
27
Se relaciona cada FMSV con su(s) respectiva(s) RV
y factura(s), a estas relaciones se les llama “juego para
captura” (JPC).
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
28
Se revisa que los datos de cada factura coincidan con su
respectivo FMSV y RV: si los datos son correctos prosigue
con el punto 29; si no, se solicita modificación de facturas a
la agencia, y el FMSV y RV quedan pendientes de pago hasta
recibir la factura corregida.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
29
Se clasifican los JPC bajo los criterios de mes de la factura
y centro de costos (CC) a que corresponde cada FMSV.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
30 Se fotocopia cada JPC y se arman “juegos para archivo”
(JPA), archivando estos últimos.
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No. DE REVISIÓN:
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PÁGINA: 019/109
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
prestador de prácticas
profesionales.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
31
Se capturan los datos de cada JPC y se genera un
“reporte para pago” (RPP) por cada JPC.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
32
Se solicita a la secretaria de la DS un número de solicitud
de pago (NSP). Este NSP es para cada JPC previo.
La secretaria de la DS. 33 Se asigna un NSP y se registra en el control correspondiente.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
34
Se registra el NSP correspondiente en cada RPP, se
imprime cada RPP generado, se revisa la suma del importe
y se anexa a cada JPC.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
35
Se realiza la suma con sumadora para confirmar el
importe del RPP.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
36
Se verifica la suma del importe: si es correcta prosigue con
el paso 37; si no, repite el paso anterior o repite desde el
punto 31 en caso de ser erróneos los datos del RPP.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
37
Se relacionan cada JPC con su respectivo RPP y la suma
del punto 35.
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
38
Se genera un formato de solicitud de pago múltiple (FSPM)
para cada relación elaborada en el punto anterior.,
posteriormente lo anexa y a este conjunto de documentos
y se le denomina “juego para pago” (JPP).
El especialista hacendario y/o
prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas
profesionales.
39
Se turna el JPP al Técnico medio contable para su revisión.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
85
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 020/109
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
El técnico medio contable.
40
Se recibe el (los) JPP y se revisa que los datos sean correctos:
si lo son se prosigue con el punto 41; si no, se turna al
especialista hacendario y/o prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas profesionales para su corrección
desde el punto 31.
El técnico medio contable.
41 Se turna cada JPP al jefe de departamento para su
segunda revisión.
El jefe de departamento.
42
Se recibe el (los) JPP y revisa que los datos sean correctos:
si lo son, se prosigue con el punto 43; si no, se turna al
especialista hacendario y/o prestador de servicio social y/o
prestador de prácticas profesionales para su corrección
desde el punto 31.
El jefe de departamento.
43 Se rubrica y se turna cada JPP al Subdirector de Servicios Administrativos (Subdirector).
El Subdirector.
44
Se recibe y se rubrica cada JPP y se turna a la secretaria de la DS.
La secretaria de la DS.
45
Se recibe cada JPP y se entrega a la Directora de Servicios.
El Director de Servicios.
46
Se solicita firma del FSPM al Director General de Recursos
Materiales y Servicios (Director General) para cada uno de
los JPP elaborados.
A secretaria de la DGRMS.
47 Se recibe tarjeta y con cada JPP y se turnan al Director General.
El Director General. 48 Se recibe y se firma cada FSPM, se turna cada JPP a la DS.
La secretaria de la DS y el
especialista hacendario.
49
Se recibe cada JPP con firma de su respectivo FSPM y se
turna a la Dirección General de Recursos Financieros (DGRF)
para el trámite correspondiente.
El personal de la DGRF. 50 Se recibe cada JPP y se acusa de recibido.
El personal de la DGRF.
51
Se revisan los datos de cada JPP: si son correctos prosigue
con el punto 52; si son incorrectos turna cada JPP a la DS
y se repite procedimiento desde el punto 31.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 021/109
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
El personal de la DGRF. 52 Se autoriza el pago y se emite cheque a nombre de la agencia.
El jefe de departamento. 53 Se recoge cheque para pago y se acusa de recibido.
El jefe de departamento ó el
especialista hacendario o el
prestador de servicio social o el
prestador de prácticas
profesionales.
54
Se entrega cheque a la agencia en cuanto ésta lo recoja y
se le solicita le acuse de recibo.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
87
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 022/109
4.1.3. Análisis de la información
Procedimiento 1: Compra de boletos de avión
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
1
La unidad administrativa (UA)
requiere compra de boleto de
avión.
El enlace
administrativo de
la UA.
El personal auditor o
coordinador de
auditoría solicita
realizar el trámite
correspondiente al
enlace administrativo
de la UA.
Previamente a realizar
auditoría foránea al
interior del país.
En las instalaciones
de la UA
correspondiente.
2
Se genera formato múltiple de
solicitud de viáticos y pasajes
(FMSV) y se entrega a la
Dirección de Servicios (DS).
El enlace
administrativo de
la UA.
Se requisita el FMSV en
computadora.
Cuando la UA necesita
tramitar vuelo por
comisión.
En las instalaciones
de la UA solicitante.
El FMSV se
descarga de la
intranet de la ASF
3
Se recibe el FMSV y acusa de
recibido.
La secretaria de la
DS.
Manualmente y acusa
con sello de la DS.
Cada que el enlace
administrativo de la UA
entregue FMSV.
En las instalaciones
de la DS.
4
Se registra FMSV en control de
DS; turna al Departamento de
Logística de Transportación (DLT).
La secretaria de la
DS.
Se registra la recepción
de cada FMSV en una
libreta específica.
Cada que se reciba un
FMSV.
En las instalaciones
de la DS.
5
Se recibe el FMSV y se acusa
de recibido en el control de la DS.
El auditor
administrativo.
Manualmente.
Cada que la secretaria de la DS le turna el FMSV.
En instalaciones del
DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 023/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
6
Se revisa el tipo de trámite que
solicita el FMSV: si solicita
compra prosigue con el punto 7;
si no, inicia el procedimiento
correspondiente a modificación o
cancelación (se detallan en los
apartados 4.2 y 4.3 de este
manual, respectivamente).
El auditor
administrativo.
Verifica el tipo de
trámite solicitado en el
FMSV, marcado con
una “X” y revisando el
apartado
“Observaciones” del
mismo.
Cada que reciba un
FMSV para darle
trámite.
En instalaciones del
DLT.
7
Se revisan los datos del FMSV: si
cumple requisitos prosigue con el
punto 8, si no, notifica al enlace
administrativo de la UA
solicitante para su corrección.
El auditor
administrativo.
Revisa datos
manualmente y
notifica vía telefónica.
Previamente a
continuar con el
trámite
correspondiente.
En instalaciones del
DLT.
8
Se verifica a qué agencia comprar
los boletos (Turissste o “Privada”)
El auditor
administrativo.
Consultado el
presupuesto asignado
para compra de
boletos de avión.
Cada que se requiera
comprar boletos de
avión.
En instalaciones del
DLT.
9
Se verifican las rutas disponibles
para seleccionar Agencia. Se elige
agencia.
El auditor
administrativo.
Vía telefónica con las
dos agencias con que
se tiene contrato y/
convenio.
Cuando se ha
verificado el control el
control de presupuesto.
En instalaciones del
DLT.
10 Se solicita la reservación de vuelo
(RV) a la agencia.
El auditor
administrativo.
Vía telefónica. Cada que sea necesario
reservar un vuelo
En instalaciones del
DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 024/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
11
Se realiza la RV solicitada.
La agencia.
Vía telefónica. Cada que el DLT
solicite una RV.
En las instalaciones
de la agencia.
12
Se envía la RV al DLT.
La agencia. Por computadora,
enviándolo por e-mail.
Cada que se realice
una RV.
En las instalaciones
de la agencia.
13
Se verifica recepción de la RV y se
imprime la misma.
El auditor
administrativo.
Por computadora a
través del e-mail.
Cada vez que la
agencia dice haber
enviado la RV.
En instalaciones del
DLT.
14
Se verifica que los datos de la RV
coincidan con los solicitados: si
coinciden se prosigue con el
punto 15; si no, se repiten pasos
desde punto 10.
El auditor
administrativo.
Comparando el FMSV
con la RV
correspondiente.
Cada vez que recibe
una RV por e-mail.
En instalaciones del
DLT.
15
Se informa al enlace
administrativo de la UA sobre los
datos de la RV.
El auditor
administrativo.
Vía telefónica.
Cada vez que se ha
realizado una RV.
En instalaciones del
DLT.
16
Se verifica que la RV se ajuste a lo
solicitado con el FMSV: si
confirma se prosigue con el
punto 17; si no, solicita
modificación o cancelación y
continúa procedimiento
correspondiente.
El enlace
administrativo de
la UA.
Verifica manualmente,
además consulta al
coordinador de la
comisión o al auditor
comisionado.
Cada vez que se le
informan los datos de
una RV.
En las instalaciones
de la UA solicitante.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
90
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 025/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
17
Se confirma la compra del (los)
boleto (s) de avión.
El enlace
administrativo de
la UA.
Vía telefónica.
Cada vez que se han
verificado los datos de
la RV.
En las instalaciones
de la UA solicitante.
18
Se elabora el oficio que formaliza
la compra de boletos de avión
(OFCBA) y se turna al Jefe de
Departamento para su revisión.
El auditor
administrativo.
Se elabora el
documento en Word,
no hay forma
específica para
elaborarlo.
Previo a confirmar la
compra de boletos de
avión a la agencia.
En las instalaciones
del DLT.
Puede firmarlo el
Jefe de
Departamento o
el Subdirector de
Servicios
Administrativos.
19
Se revisa que el OFCBA esté
elaborado correctamente y los
datos coincidan con el FMSV
respectivo: si los datos coinciden
se prosigue con el punto 20; si
no, se repite desde punto 18.
El Jefe de
Departamento ó
el Subdirector de
Servicios
Administrativos.
Comparando cada
FMSV con su
respectiva RV y el
oficio que se ha
elaborado.
Cada que el auditor
administrativo le turna
el OFCBA para su
revisión.
En las instalaciones
del DLT y/o de la
Subdirección de
Servicios
Administrativos
(SSA).
20
Se autoriza la compra de los
boletos mediante firma del
OFCBA.
El Jefe de
Departamento ó
el Subdirector de
Servicios
Administrativos.
Manualmente.
Cada que se ha
revisado el OFCBA.
En las instalaciones
del DLT y/o de la
SSA.
21
Se envía el OFCBA a la agencia
y se archiva el oficio original.
El auditor
administrativo.
Se envía el oficio vía
fax o e-mail y se
confirma su recepción
vía telefónica.
Cada que se envía el
OFCBA a la agencia.
En las instalaciones
del DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 026/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
22
Se verifica la recepción del
OFCBA: si lo recibe emite boleto y
factura correspondiente y se
prosigue con el punto 23; si no,
se repite desde el punto anterior.
La agencia.
Se verifica la recepción
vía telefónica.
Cada vez que se envía
el OFCBA a la agencia.
En las instalaciones
de la agencia.
La agencia emite
boleto al
confirmar la
recepción del
OFCBA.
23
Se elabora una relación de
documentos donde coloca a cada
FMSV con su(s) respectiva(s) RV.
El auditor
administrativo.
Relacionando cada
FMSV con su
respectiva RV.
Cada que se ha
confirmado la compra
de boletos de avión.
En las instalaciones
del DLT.
Se relaciona
tomando en
cuenta los
centros de costos
y mes de la RV.
24
Se turnan las relaciones del punto
anterior al especialista
hacendario para proceder al pago
de boletos de avión.
El auditor
administrativo.
Manualmente.
Cada vez que concluye
la reservación y
confirmación de
compra de boletos de
avión.
En las instalaciones
del DLT.
No se requiere
solicitar acuse a
quien recibe las
relaciones
entregadas.
25
Se verifican las relaciones de
documentos recibidas: si son
correctas prosigue con el punto
26; si no, informa a auditor
administrativo y se repite
procedimiento desde punto 23.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Comparando cada RV
con su respectivo
FMSV recibidos.
Cada vez que recibe las
relaciones de
documentos turnadas
para trámite de pago.
En las instalaciones
del DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
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FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 027/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
26
Se recibe la factura
correspondiente a cada RV y se
acusa de recibido.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se recibe y acusa de
recibido. Se debe
verificar que el boleto
a pagar no se
encuentre en trámite
de de modificación o
cancelación ya que
pueden haber facturas
por el cargo normal de
boletos, así como
facturas por “cargo por
cambio”, “cargo por
cambio de tarifa” y
“notas de crédito”.
Cada que la agencia
entrega las facturas
correspondientes a los
servicios prestados.
En las instalaciones
del DLT.
Agencia entrega
facturas sin fecha
específica, pero es
en este punto del
procedimiento
donde se destaca
la recepción y uso
de este
documento.
27
Se relaciona cada FMSV con su(s)
respectiva(s) RV y factura(s), a
estas relaciones se les llama
“juego para captura” (JPC).
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Manualmente.
Cada que se tienen las
RV y las facturas
correspondientes a
cada FMSV.
En las instalaciones
del DLT.
28
Se revisa que los datos de cada
factura coincidan con su
respectivo FMSV y RV: si los datos
son correctos prosigue con el
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
Revisando los datos
fiscales de la ASF en
cada factura así como
los datos requeridos
Después de la
recepción de las
facturas y antes de
capturar los datos de
En las instalaciones
del DLT.
La modificación de
facturas la solicita
el Auditor
administrativo a la
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
92
AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 028/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
punto 29; si no, se solicita
modificación de facturas a la
agencia, y el FMSV y RV quedan
pendientes de pago hasta recibir
la factura corregida.
prestador de
prácticas
profesionales.
como nombre del
comisionado, el centro
de costos
correspondiente, el
mes de emisión,
persona que solicitó el
vuelo y el itinerario.
los documentos en el
respectivo reporte.
agencia y es él
quien se encarga
de dar el
seguimiento
correspondiente a
tal solicitud.
29
Se clasifican los JPC bajo los
criterios de mes de la factura y
centro de costos (CC) a que
corresponde cada FMSV.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se clasifican primero
por mes de Factura y
después por el CC de
cada FMSV. En el caso
del CC, los que sean
10000 a 70000 se
colocan en un mismo
JPC llamado
“Ordinarios”; y del CC
80000 en adelante, se
clasifican
diferenciando el CC de
cada JPC y se les llama
“PROFIS”.
Una vez que se han
verificado los datos de
cada factura recibida.
En las instalaciones
del DLT.
30
Se fotocopia cada JPC y se arman
“juegos para archivo” (JPA),
archivando estos últimos.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
Los JPA se archivan por
mes, para lo cual se
colocan en carpetas. Al
archivar se clasifica
Cuando se completa el
“armado” de cada JPC.
En las instalaciones
del DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
94
AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 029/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
prestador de
prácticas
profesionales.
cada JPA por su CC
respectivo.
31
Se capturan los datos de cada JPC
y se genera un “reporte para pago”
(RPP) por cada JPC.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se capturan en un
archivo de Excel para
cada agencia con la
que se adquieren los
boletos de avión.
Cuando se ha
verificado cada JPC.
En las instalaciones
del DLT.
32
Se solicita a la secretaria de la DS
un número de solicitud de pago
(NSP). Este NSP es para cada JPC
previo.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Personalmente.
Una vez que se captura
el JPC y se sabe el
importe a pagar de
cada RPP.
En el lugar de trabajo
de la secretaria de la
DS.
33
Se asigna un NSP y se registra en
el control correspondiente.
La secretaria de la
DS.
Se registra
manualmente cada
NSP en una libreta
perteneciente a la DS.
Cuando se tiene
conocimiento del
importe a pagar por
cada RPP.
En el lugar de
trabajo de la
secretaria de la DS.
Se puede registrar
en el control y
después
modificarlo si llega
a haber cambio en
el importe a
pagar.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
95
AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 030/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
34
Se registra el NSP
correspondiente en cada RPP, se
imprime cada RPP generado, se
revisa la suma del importe y se
anexa a cada JPC.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se registra en el
archivo de Excel
correspondiente y
se revisa la suma del
importe
comparando
impresión y facturas
físicamente.
Cuando ya se tiene un
NSP para cada JPC y su
RPP.
En las instalaciones
del DLT.
35
Se realiza la suma con sumadora
para confirmar el importe del
RPP.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se hace uso de la
sumadora asignada
para tal fin.
Cuando se tiene
impreso el RPP y se
puede comparar con la
suma generada.
En las instalaciones
del DLT.
La sumadora
genera una suma
impresa que se
debe conservar
para la
comparación
mencionada.
36
Se verifica la suma del importe: si
es correcta prosigue con el paso
37; si no, repite el paso anterior o
repite desde el punto 31 en caso
de ser erróneos los datos del RPP.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Comparando la
suma de la
sumadora con la del
RPP y con el
importe individual
de cada factura.
Una vez hecha la suma
y hecho el RPP,
detectando si existe
error en alguno de
éstos.
En las instalaciones
del DLT.
Se pueden
detectar errores
tanto en el RPP
como en la suma,
por lo que puede
repetir desde
punto 35 o 31,
según sea el caso.
37
Se relacionan cada JPC con su
respectivo RPP y la suma del
El especialista
hacendario y/o
prestador de
Manualmente.
Cuando la suma ha
sido verificada.
En las instalaciones
del DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
96
AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 031/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
punto 35. servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
38
Se genera un formato de solicitud
de pago múltiple (FSPM) para
cada relación elaborada en el
punto anterior., posteriormente
lo anexa y a este conjunto de
documentos y se le denomina
“juego para pago” (JPP).
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Se requisita el FSPM
por computadora y se
conserva cada formato
generado en archivo
electrónico dentro de
la computadora.
Antes de mandar a
revisión el trabajo
realizado.
En las instalaciones
del DLT.
El FSPM se obtiene
de la intranet de la
ASF.
39
Se turna el JPP al Técnico medio
contable para su revisión.
El especialista
hacendario y/o
prestador de
servicio social y/o
prestador de
prácticas
profesionales.
Manualmente, sin
solicitar acuse de
recibo.
Cuando se tiene listo
cada JPP para su
revisión.
En las instalaciones
del DLT.
40
Se recibe el (los) JPP y se revisa que
los datos sean correctos: si lo son
se prosigue con el punto 41; si no,
se turna al especialista hacendario
y/o prestador de servicio social
y/o prestador de
El técnico medio
contable.
Comparando los datos
de cada FMSV, RV,
factura, RPP, FSPM y la
suma de la sumadora.
Cuando ha recibido
cada JPP para su
revisión.
En las instalaciones
del DLT.
ELABORÓ:
JOSÉ ISRAEL VALENCIA CASTILLO
REVISÓ: MTRA.
GABRIELA MONTERO MONTIEL
APROBÓ:
FECHA:
MARZO DE 2013
No. DE REVISIÓN:
0
97
AUDITORÍA SUPERIOR DE LA FEDERACIÓN DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DE TRANSPORTACIÓN
FECHA: MARZO DE 2013
PÁGINA: 032/109
ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
prácticas profesionales para su
corrección desde el punto 31.
41
Se turna cada JPP al jefe de
departamento para su segunda
revisión.
El técnico medio
contable.
Manualmente, sin
requerir acuse de
recibo.
Cuando ha revisado
cada JPP y considera
correctos los datos.
En las instalaciones
del DLT.
42
Se recibe el (los) JPP y revisa que
los datos sean correctos: si lo
son, se prosigue con el punto 43;
si no, se turna al especialista
hacendario y/o prestador de
servicio social y/o prestador de
prácticas profesionales para su
corrección desde el punto 31.
El jefe de
departamento.
Verificando los datos
de cada FMSV, RV,
factura, RPP, FSPM y
suma de la sumadora.
Cuando cada JPP ha
sido revisado
anteriormente por el
técnico medio
contable.
En las instalaciones
del DLT.
43
Se rubrica y se turna cada JPP al
Subdirector de Servicios
Administrativos (Subdirector).
El jefe de
departamento.
Manualmente, sin
requerir acuse de
recibo.
Cuando considera
correcto cada JPP que
ha revisado.
En la oficina de la
SSA.
44
Se recibe y se rubrica cada JPP y
se turna a la secretaria de la DS.
El Subdirector.
Turna a la secretaria de
la DS a través de la
secretaria de la SSA.
Cuando ha rubricado
cada JPP.
En la oficina de la
SSA.
45
Se recibe cada JPP y se entrega a
la Directora de Servicios.
La secretaria de la
DS.
Manualmente.
Cuando recibe cada
JPP procedente de la
SSA y éste ha sido
rubricado.
En el lugar de
trabajo de la
secretaria de la DS.
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ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
46
Se solicita firma del FSPM al Director
General de Recursos Materiales y
Servicios (Director General) para cada
uno de los JPP elaborados.
El Director de
Servicios.
Se elabora tarjeta para
solicitar la firma de los
FSPM de cada JPP.
Antes de solicitar la firma
del DGRMS para autorizar
pago de cada JPP.
En la oficina de la
DS.
Se turna la
documentación a la
secretaria de la
Dirección General de
Recursos Materiales y
Servicios (DGRMS) a
través de la secretaria
de la DS
47
Se recibe tarjeta y con cada JPP y se
turnan al Director General.
A secretaria de la
DGRMS.
Recibe y acusa de recibo
en el acuse de la tarjeta.
Cada que recibe una
tarjeta solicitando firma
del FSPM por parte del
Director General.
En el lugar de trabajo
de la secretaria de la
DGRMS.
48
Se recibe y se firma cada FSPM, se
turna cada JPP a la DS.
El Director
General.
Se turna la
documentación a través
de la secretaria de cada
dirección.
Cada que recibe una
tarjeta solicitando firma
del FSPM.
En la oficina del
DGRMS.
49
Se recibe cada JPP con firma de su
respectivo FSPM y se turna a la
Dirección General de Recursos
Financieros (DGRF) para el trámite
correspondiente.
La secretaria de la
DS y el
especialista
hacendario.
Recibe los JPP la
secretaria de la DS quien
inmediatamente turna al
especialista hacendario
para que sea éste quien
entregue los JPP en la
ventanilla de la DGRF.
Cada que se recibe cada
JPP con la firma del
Director General.
En el lugar de trabajo
de la Secretaria de la
DS y el lugar de trabajo
del especialista
hacendario.
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ACTIVI
-DAD
¿QUÉ SE HACE?
¿QUIÉN LO
HACE?
¿CÓMO SE HACE?
¿CUÁNDO SE HACE?
¿DÓNDE SE HACE?
OBSERVACIONES
50
Se recibe cada JPP y se acusa de
recibido.
El personal de la
DGRF.
Manualmente aunque
puede o no acusar de
recibido.
Cada que se recibe un
JPP para trámite de
pago.
En la ventanilla de
la DGRF.
El acuse de recibo
se puede recibir al
momento de
entregar cada JPP
o una vez que la
DGRF validó todo
el JPP y autorizó el
pago, por lo que
se podría recoger
posteriormente.
51
Se revisan los datos de cada JPP:
si son correctos prosigue con el
punto 52; si son incorrectos turna
cada JPP a la DS y se repite
procedimiento desde el punto 31.
El personal de la
DGRF.
Conforme al
lineamiento
correspondiente.
Cada que se recibe un
JPP para trámite de
pago.
En las instalaciones
de la DGRF.
52
Se autoriza el pago y se emite
cheque a nombre de la agencia.
El personal de la
DGRF.
Conforme al
lineamiento
correspondiente.
Si cada JPP cumple los
requisitos del lineamiento
correspondiente.
En las instalaciones
de la DGRF.
53
Se recoge cheque para pago y se
acusa de recibido.
El jefe de
departamento.
Se recibe en la
ventanilla de la DGRF y
se fotocopia para el
posterior acuse por
parte de la agencia.
Cada que se libera
cheque para pago.
En la ventanilla de
la DGRF.
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4.1.5. Glosario.
Abreviatura Significado
ASF Auditoría Superior de la Federación.
UA Unidad administrativa.
Tarjeta Es el documento mediante el cual se da la comunicación interna de la ASF entre las diferentes UA’s.
FMSV Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.
DS Dirección de Servicios.
DLT Departamento de Logística de Transportación.
RV Reservación de vuelo.
OFCBA Oficio que formaliza la compra de boletos de avión (de elaboración libre, se elabora después de solicitar cada RV).
JPC Juego para captura (es el conjunto de FMSV, RV y factura).
JPA Juego para archivo (es el juego en fotocopias del JPC, para el archivo interno del DLT).
RPP Reporte para pago (es la impresión de la captura de los datos de todas las facturas para pago).
NSP Número de solicitud de pago (es el número que asigna la DS para tener control de todos los pagos de la Dirección).
FSPM Formato de solicitud de pago múltiple (se obtiene de la intranet y con él se solicitan los pagos que realiza la ASF).
JPP Juego para pago (es el conjunto de FMSV, RV, factura, RPP y el FSPM).
SSA Subdirección de Servicios Administrativos.
DGRMS Dirección General de Recursos Materiales y Servicios.
DGRF Dirección General de Recursos Financieros.
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4.1.6. Anexos (formas).
Anexo 1. Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.*
(FMSV).
1
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3
4
5
6
7
8
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Instrucciones de llenado.
Anexo 1.
Formato múltiple de solicitud de viáticos y pasajes.
(FMSV).
1. Tipo de destino. Se indica el destino del vuelo: menor a 24 horas, nacional o extranjero, marcando la opción deseada con una “X”.
2. Datos de la Unidad Administrativa.
Se indican datos precisos sobre: clave del centro de costos, Dirección General que realiza viaje por comisión, número de oficio que sustenta la comisión y fecha.
3. Trabajo a desarrollar. Se justifica el viaje por comisión conforme al programa de auditorías del área que solicita dicho viaje.
4. Tipo de trámite. Marca con una “X” si la solicitud requiere: viáticos y pasajes (pasaje aéreo o terrestre), modificación o cancelación (de fechas o ruta de vuelo).
5. Datos de comisionado y vuelo.
Especifica datos como: número de empleado, nombre empezando por nombre de pila seguido de apellidos, puesto o nivel que ocupa, destino (itinerario), zona, fecha de salida, fecha de regreso, días que transcurren desde que parte de ida hasta que arriba de regreso, cuota diaria de viáticos, importe de viáticos, pasaje vía terrestre, vuelo de salida y vuelo de regreso (si necesita un vuelo en específico).
6. Observaciones. Se menciona algún comentario o aclaración que sea importante.
7. Firmas. Corresponde a los campos: “solicita” (firma encargado de comisión), y “autoriza” (firma Director General o Director de Área conforme al lineamiento correspondiente).
8. Con copia para (c.c.p.).
Indica el envío de copias del FMSV tanto a la Dirección de Servicios como a la Dirección General de Recursos Humanos, respectivamente, para el trámite correspondiente.
* El FMSV es el mismo para los procedimientos 1, 2, 3 y 4, respectivamente.
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Anexo 2.
Formato de solicitud de pago múltiple.* (FSPM).
1 2
3 4
5
6
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Instrucciones de llenado.
Anexo 2.
Formato de solicitud de pago múltiple.
(FSPM).
1. Fecha. Se anotan los datos de la fecha en que se requisita esta forma, usando guiones medios (“-“) como separación y anotando el año completo, por ejemplo: 27-02-2013.
2. Número interno de control.
Se anota el número interno de control, que es igual al número de solicitud de pago (NSP), el cual proporciona la secretaria de la Dirección de Servicios.
3. Datos del pago.
Se anotan los nombres completos de: beneficiario; se marca con una “X” la forma de pago, si es una factura o recibo; el total a pagar en número indicando centavos y marcando con una “X” si el pago es en pesos o dólares; y el concepto del pago, que indica el motivo de la erogación de forma breve y el contrato o convenio del que se deriva.
4. Unidad Administrativa que libera.
Se anotan únicamente: nombre de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios así como de su titular, centro de costos correspondiente al Departamento de Logística de Transportación y la partida presupuestal, misma que depende del destino del (los) vuelos efectuados (nacional e internacional).
5. Pago de bienes y servicios.
Se marca con una “X” la casilla del tipo de documento del cual deriva el pago a efectuarse.
6. Especificaciones.
Se anotan el total de facturas o notas de crédito que se remiten, así como si se utilizó una partida presupuestal “ordinaria” o “PROFIS” y especificando el centro de costos del segundo caso.
* El FSPM es el mismo para los procedimientos 1, 2, 3 y 4, respectivamente.
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2013
Diseño de un sistema o proyecto para una organización.| José Israel Valencia Castillo
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4.2. Procedimiento 2. Modificación de boletos de avión.
En este procedimiento se presentan los pasos a seguir para la modificación boletos de avión descritos en el “Procedimiento 1. Compra de boletos de avión”.
Objetivo:
Modificar las rutas y periodos de tiempo de los boletos de avión adquiridos
previamente para el desarrollo de los trabajos de auditoría del personal de la ASF,
cumpliendo con la normatividad interna y con los requisitos de tiempo y costo.
4.2.1. Normas de operación:
En caso de que la Unidad Administrativa (UA) requiera alguna modificación
en el horario de vuelo, deberá solicitar dichas modificaciones mediante escrito
dirigido al Director de Servicios (DS) firmado al menos por el Director
de Área o el enlace responsable; si los cambios son en las fechas
previamente solicitadas es necesario enviar nuevamente del Formato Múltiple
de Solicitud de Viáticos (FMSV).
Alcance:
Unidad Administrativa (UA)
solicitante. Dirección de Servicios (DS).
Subdirección de Servicios Administrativos (SSA).
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