CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE
INVERSIÓN
DIANA CAROLINA BARRERA ARIZA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2020
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 2
CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE
INVERSIÓN
DIANA CAROLINA BARRERA
Trabajo de grado para obtener el título de
Especialista en Gerencia de Proyectos
Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C SEGUNDO SEMESTRE - 2020
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 3
Dedicatoria
Quiero dedicar el presente documento a la Universidad Piloto de Colombia, quien
además de darme la oportunidad de hacer parte de su equipo de trabajo, me apoyó en el
proceso de formación como Especialista en Gerencia de Proyectos, dedicarle a Juan
Martín, mi hijo el resultado de éste proyecto, él es quién me motiva a mejorar como
profesional y así poder brindarle un mejor futuro, y así más adelante se sienta orgulloso
de mi, a mi esposo por todo su apoyo y motivación, a mis padres por estar conmigo en
todo momento. A mi hijo, mi esposo y mis papás por tanto amor, que me impulsa a seguir
adelante.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 4
Agradecimientos
Agradezco antes que nada a Dios por darme salud, a mi hijo por ser mi motor y a la
vida por haberme permitido después de 10 años estudiar de nuevo.
A la Dra. Ana María Loboguerrero por haberme facilitado y apoyado para poder
formarme como Especialista en Gerencia de Proyectos que con seguridad aportará para
el mejoramiento de las labores que hoy en día desarrollo para la Universidad Piloto de
Colombia.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 5
Tabla de contenido
Dedicatoria ................................................................................................................ 3
Agradecimientos ....................................................................................................... 4
Índice de tablas ....................................................................................................... 11
Índice de figuras ..................................................................................................... 13
Resumen ................................................................................................................ 15
Palabras clave ........................................................................................................ 16
Abstract ................................................................................................................... 17
Introducción ............................................................................................................ 18
Objetivos ................................................................................................................. 19
Objetivo General ................................................................................................. 19
1. Antecedentes organizacionales ........................................................................ 20
1.1. Descripción de la organización ejecutora .................................................. 20
1.2. Objetivos estratégicos ................................................................................ 21
1.3. Misión, visión y declaración de principios. ................................................. 21
1.4. Mapa estratégico. ...................................................................................... 23
1.5. Cadena de valor. ........................................................................................ 24
1.6. Estructura organizacional. ......................................................................... 25
2. Evaluación del proyecto a través de la Metodología del Marco Lógico ............ 26
2.1. Descripción del problema o necesidad ...................................................... 26
2.2. Árbol de problemas. ................................................................................... 27
2.3. Árbol de objetivos. ..................................................................................... 28
2.4. Árbol de acciones ...................................................................................... 29
2.5. Determinación de alternativas.................................................................... 30
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 6
2.6. Evaluación de alternativas. ........................................................................ 31
2.7. Descripción de alternativa seleccionada. ................................................... 31
3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado ......................................... 32
3.1. Tipos y métodos de investigación .............................................................. 32
3.1.1. El tipo de investigación ........................................................................ 32
3.1.2. Métodos de investigación .................................................................... 33
3.2. Herramientas para la recolección de información ...................................... 34
3.3. Fuentes de información ............................................................................. 34
4. Estudio técnico ................................................................................................. 36
4.1. Diseño conceptual de la solución. .............................................................. 36
4.2. Análisis y descripción del proceso. ............................................................ 37
4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto. ..................................... 38
4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto. ......................................... 38
5. Estudio de mercado .......................................................................................... 39
5.1. Población ................................................................................................... 39
5.2. Dimensionamiento de la demanda. ............................................................ 40
5.3. Dimensionamiento de la oferta. ................................................................. 40
6. Estudio de viabilidad financiera ........................................................................ 42
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto ........................................ 42
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.............. 42
6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad ........................... 42
6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación ........................... 46
6.5. Tablas de amortización y/o capitalización .................................................. 46
6.6. Flujo de caja............................................................................................... 46
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 7
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores ......................................... 48
7. Estudio ambiental y social ................................................................................ 49
7.1. Análisis y categorización de riesgos .......................................................... 49
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto ........................................ 51
7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE) ................................................ 56
8. Gestión de la integración del proyecto ............................................................. 59
8.1. Acta de constitución de proyecto ............................................................... 59
8.2. Registro de supuestos y restricciones ....................................................... 59
8.3. Plan de gestión de beneficios .................................................................... 59
8.4. Plan de gestión de cambios ....................................................................... 61
9. Gestión de los interesados del proyecto ........................................................... 63
9.1. Registro de los interesados ....................................................................... 63
9.2. Plan de involucramiento de los interesados ............................................... 63
10. Gestión del alcance del proyecto .................................................................. 68
10.1. Plan de gestión del alcance .................................................................... 68
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos ............................................. 69
10.3. Enunciado del alcance ............................................................................ 69
10.3.1. Enunciado del alcance. ..................................................................... 69
10.3.2. Descripción del producto. .................................................................. 69
10.3.3. Entregables del producto ................................................................... 69
10.3.4. Entregables del proyecto ................................................................... 70
10.3.5. Criterios de aceptación del proyecto ................................................. 70
10.3.6. Exclusiones ....................................................................................... 70
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ................................... 71
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 8
10.5. Diccionario de la EDT ............................................................................. 72
11. Gestión del cronograma ................................................................................ 75
11.1. Plan de Gestión del Cronograma ........................................................... 75
11.2. Listado de actividades con análisis PERT .............................................. 76
11.3. Diagrama de red del proyecto ................................................................ 78
11.4. Línea base del cronograma .................................................................... 83
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas .................................. 85
12. Gestión de costos del proyecto ..................................................................... 86
12.1. Plan de gestión de costos ....................................................................... 86
12.2. Estimación de costos en MS Project ...................................................... 87
12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto ...................... 87
13. Gestión de Recursos del Proyecto ................................................................ 89
13.1. Plan de gestión de recursos ................................................................... 89
13.2. Estimación de los recursos ..................................................................... 89
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe) .......................................... 91
13.4. Asignación de recursos .......................................................................... 92
13.5. Calendario de recursos ........................................................................... 93
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo .......................................... 94
14. Gestión de comunicaciones del proyecto ...................................................... 98
14.1. Plan de gestión de las comunicaciones .................................................. 98
14.1.1. Canales de comunicaciones .............................................................. 98
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones ................................ 98
14.1.3. Diagrama de flujo .............................................................................. 99
14.1.4. Matriz de comunicaciones ............................................................... 100
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 9
14.1.5. Estrategias de comunicaciones ....................................................... 103
15. Gestión de la calidad del proyecto .............................................................. 104
15.1. Plan de gestión de la calidad ................................................................ 104
15.2. Métrica de calidad................................................................................. 105
15.3. Documentos de prueba y evaluación.................................................... 105
15.4. Entregables verificados ........................................................................ 105
16. Gestión de riesgos del proyecto .................................................................. 106
16.1. Plan de gestión de riesgos ................................................................... 106
16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual).......................... 109
16.3. Matriz de riesgos .................................................................................. 112
17. Gestión de adquisiciones del proyecto ........................................................ 113
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones .................................................... 113
17.2. Matriz de las adquisiciones ................................................................... 115
17.3. Cronograma de compras ...................................................................... 116
18. Gestión de valor ganado ............................................................................. 118
18.1. Indicadores de medición del desempeño ............................................. 118
18.2. Análisis de valor ganado y curva S ....................................................... 118
19. Informa de avance de proyecto ................................................................... 125
Conclusiones ........................................................................................................ 126
Recomendaciones ................................................................................................ 128
Bibliografía ............................................................................................................ 129
Apéndice ............................................................................................................... 131
Anexo A. Acta de reuniones .............................................................................. 131
Anexo B. Encuesta recolección de información ................................................ 132
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 10
Anexo C. Análisis PESTEL ............................................................................... 134
Anexo D. Análisis RAM ..................................................................................... 136
Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto ........................................ 137
Anexo F. Acta de constitución de proyecto. ...................................................... 139
Anexo G. Plan de Gestión de Cambios ............................................................. 142
Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos ................................................... 147
Anexo I. Las métricas del proyecto ................................................................... 149
Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto .................................................. 151
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 11
Índice de tablas
Tabla 1 Determinación de alternativas.................................................................... 30
Tabla 2 Evaluación de alternativas ......................................................................... 31
Tabla 3 Requerimientos para el desarrollo del proyecto ......................................... 38
Tabla 4 Costos de recurso humano del proyecto ................................................... 43
Tabla 5 Comparación de costos por procesos ........................................................ 44
Tabla 6 Resumen de costos por proceso actual vs mejorado ................................ 45
Tabla 7 Flujo de caja del proyecto .......................................................................... 47
Tabla 8 Calculo huella de carbono electricidad - etapa de diagnostico .................. 54
Tabla 9 Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación ................. 55
Tabla 10 Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación ................... 55
Tabla 11 Resultados huella de carbono.................................................................. 55
Tabla 12 Indicadores de desempeño ...................................................................... 58
Tabla 13 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1 .............................................. 60
Tabla 14 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2 .............................................. 60
Tabla 15 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3 .............................................. 60
Tabla 16 Criterios de evaluación poder/interés ....................................................... 64
Tabla 17 Definición de poder interés de interesados .............................................. 64
Tabla 18 Matriz de necesidades y expectativas ..................................................... 66
Tabla 19 Matriz de estrategias ................................................................................ 67
Tabla 20 Diccionario EDT 1.1.1 .............................................................................. 72
Tabla 21 Diccionario EDT 1.1.2 .............................................................................. 72
Tabla 22 Diccionario EDT 1.1.3 .............................................................................. 72
Tabla 23 Diccionario EDT 1.1.4 .............................................................................. 73
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 12
Tabla 24 Diccionario EDT 1.2.1 .............................................................................. 73
Tabla 25 Diccionario EDT 1.2.2 .............................................................................. 73
Tabla 26 Diccionario EDT 1.3.1 .............................................................................. 73
Tabla 27 Diccionario EDT 1.3.2 .............................................................................. 74
Tabla 28 Diccionario EDT 1.3.3 .............................................................................. 74
Tabla 29 Actividades – PERT ................................................................................. 77
Tabla 30 Ruta crítica ............................................................................................... 80
Tabla 31 Varianza actividades ruta crítica .............................................................. 81
Tabla 32 Costos de recursos .................................................................................. 86
Tabla 33 Estimación de recursos ............................................................................ 90
Tabla 34 Capacitaciones del Equipo de Trabajo .................................................... 94
Tabla 35 Capacitación sobre el Proyecto ya ejecutado .......................................... 95
Tabla 36 Abreviaturas partes interesadas .............................................................. 98
Tabla 37 Plan de gestión de riesgos ..................................................................... 107
Tabla 38 análisis de la tolerancia al riesgo ........................................................... 108
Tabla 39 Matriz de Amenazas .............................................................................. 109
Tabla 40 Matriz de oportunidades ........................................................................ 110
Tabla 41 Matriz de las adquisiciones .................................................................... 115
Tabla 42 Interpretación de los datos ..................................................................... 121
Tabla 43 Interpretación de los datos ..................................................................... 124
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 13
Índice de figuras
Figura 1 Reseña Histórica ..................................................................................... 21
Figura 2 Mapa Estratégico ..................................................................................... 23
Figura 3 Cadena de valor ...................................................................................... 24
Figura 4 Organigrama Corporación Universidad Piloto de Colombia .................... 25
Figura 5 Organigrama Académico de la Universidad Piloto de Colombia.............. 25
Figura 6 Árbol de problemas .................................................................................. 27
Figura 7 Árbol de objetivos .................................................................................... 28
Figura 8 Árbol de acciones .................................................................................... 29
Figura 9 Análisis y descripción del proceso ........................................................... 37
Figura 10 Población administrativa 2014 -1 a 2019 -2 ........................................... 39
Figura 11 Población docentes 2014-1 a 2019-2 .................................................... 39
Figura 12 Número de proyectos de inversión por año 2013 – 2019 ...................... 45
Figura 13 Matriz categorización de riesgos ........................................................... 50
Figura 14 Ecobalance del proyecto ....................................................................... 51
Figura 15 Insumos y equipos de proyecto ............................................................. 52
Figura 16 Proceso general para solicitud y análisis de cambios ............................ 61
Figura 17 Poder interés ......................................................................................... 65
Figura 18 Matriz poder/interés ............................................................................... 65
Figura 19 EDT ....................................................................................................... 71
Figura 20 Diagrama de Red parte 1 ...................................................................... 79
Figura 21 Diagrama de Red parte 2 ...................................................................... 79
Figura 22 Holgura .................................................................................................. 80
Figura 23 Probabilidad con ruta critica................................................................... 81
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 14
Figura 24 Cronograma de proyecto ....................................................................... 84
Figura 25 Estimación de costos ............................................................................. 87
Figura 26 Estimación ascendente y determinación del presupuesto ..................... 88
Figura 27 Estructura de desglose de recursos ...................................................... 91
Figura 28 Asignación de recursos ......................................................................... 92
Figura 29 Calendario de recursos .......................................................................... 93
Figura 30 Sistema de información del proyecto ..................................................... 99
Figura 31 Diagrama de flujo ................................................................................... 99
Figura 32 Matriz de comunicaciones ................................................................... 102
Figura 33 Formato de prueba y evaluación ......................................................... 105
Figura 34 Matriz de Probabilidad e Impacto y Acciones para Amenazas y
Oportunidades ............................................................................................................. 111
Figura 35 Matriz de riesgos ................................................................................. 112
Figura 36 EDT adquisiciones .............................................................................. 113
Figura 37 Cronograma de proyecto ..................................................................... 117
Figura 38 Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] ............................................ 119
Figura 39 Cursa S Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] .............................. 120
Figura 40 Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020] .................................................... 122
Figura 41 Seguimiento [10/10/2020] .................................................................... 123
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 15
Resumen
Después de la identificación de inconvenientes en el manejo y formulación de proyectos
de inversión en la Universidad Piloto de Colombia, que derivaron confusiones, retrasos
en la toma de decisiones y asignación de recursos a proyectos que no siempre
beneficiarían a la Institución, se plantea como oportunidad de mejora el diseño de
lineamientos para la gestión de proyectos de inversión. Fue vital, la participación de
Docentes, Decanos, miembros del Comité de Proyectos y el acompañamiento de la
Rectoría, con ellos, se logró construir los lineamientos que facilitarán a toda la comunidad,
la formulación de proyectos de inversión, igualmente se contempla en el proyecto un
método eficiente para la definición y revisión de criterios de evaluación de proyectos de
inversión e identificación del aporte de estos a la Institución.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 16
Palabras clave
Proyectos de inversión
Lineamientos
Mejoramiento de procesos
Comité de proyectos
Formulación de proyectos
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 17
Abstract
After the identification of drawbacks in management and formulation of investment
projects at the Universidad Piloto de Colombia, which led to confusion, delays in decision-
making and allocation of resources to projects that wouldn’t always benefit the Institution,
it is considered as an opportunity of improvement the design of guidelines for the
management of investment projects. It was very important, the participation of teachers,
deans, members of the Project Committee and the accompaniment of the Rectory, with
them, it was possible to build the guidelines that will facilitate for the entire community, the
formulation of investment projects, so as is also considered in this project, an efficient
method for defining and reviewing investment project evaluation criteria and identifying
their contribution to the University.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 18
Introducción
Gracias al conocimiento adquirido a lo largo de la Especialización en Gerencia de
Proyectos y a la identificación de la oportunidad de mejora del proceso para el manejo de
los proyectos de inversión de la Universidad Piloto de Colombia, se presenta en este
documento, el proyecto para la creación de lineamientos para la gestión de proyectos de
inversión.
Este proyecto, contempla la aplicación de las áreas de conocimiento y procesos
asociados a la gestión de proyectos, así mismo el análisis de la pertinencia de excluir o
no alguno de los pasos y la aplicación de las buenas prácticas del PMBOK V6, que
aportan para tener un proyecto exitoso.
Después de notar que se presentaban confusiones en los procesos de identificación,
formulación y evaluación de proyectos de inversión, los cuales llevaban a retrasos en la
toma de decisiones e inconvenientes en la identificación de proyectos de inversión que
beneficiaran a la Universidad, se identifica como oportunidad de mejora dar inicio al
proyecto de creación de lineamiento para la gestión de proyectos de inversión, para lo
cual se realiza investigación de algunos referentes sobre proyectos similares y aunque
no se encontraron metodologías que se puedan utilizar como fuente de análisis particular
en el proyecto, gracias a la investigación se pudo lograr la construcción de los
lineamientos que se presentan en este documento.
Este ejercicio hace parte del proceso académico, sin embargo, se espera que se
pueda posteriormente implementar en la ejecución no solo de proyectos de inversión,
sino también, para formulación de cualquier proyecto Institucional, que contemple
unidades, dependencias, programas y facultades de la Universidad Piloto de Colombia.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 19
Objetivos
Objetivo General
Construir los lineamientos para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad
Piloto de Colombia
Objetivos específicos
Realizar diagnóstico de la situación actual sobre el manejo de los proyectos de
inversión
Formular los lineamientos para la formulación de proyectos de inversión, que
comprendan la definición de proyectos de inversión, guía de identificación de proyectos
de inversión, formato para la formulación de proyectos de inversión y procedimientos para
la evaluación de proyectos de inversión por el comité de proyectos.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 20
1. Antecedentes organizacionales
1.1. Descripción de la organización ejecutora
La Universidad Piloto de Colombia es una Institución de Educación Superior, creada
en 1962, su sede principal está ubicada en Bogotá y una cuenta con una seccional en el
Alto Magdalena, Girardot.
“La Corporación tiene como objetivo la educación e instrucción superior y profesional con
todos los adelantos modernos y empezó sus labores con una Facultad de Arquitectura
establecida en Bogotá. Además, está destinada a ofrecer un servicio educativo para
promover el bien común y adoptará los métodos más eficaces existentes para el logro de
la cultura mediante el fomento y promoción del conocimiento, de la investigación
científica, la difusión de las ciencias y la formación profesional de los alumnos, conforme
a los siguientes aspectos:
Como corporación, es una entidad de derecho privado, autónoma, con Personería
Jurídica, de utilidad común sin ánimo de lucro.
Como entidad dedicada a la educación superior, estará abierta a todas las formas
del saber humano con amplio contenido científico e investigativo.
Como Universidad estará comprometida en la educación integral del hombre, en la
preparación de los profesionales que requiere el desarrollo del país, formados con un alto
contenido social, apoyados en la investigación científica, todo como un medio para lograr
una realización plena del hombre y configurar una sociedad más justa.
La Corporación propenderá por la ampliación de las oportunidades de acceso a la
Educación Superior, permitiendo la incorporación de aspirantes provenientes de todas
las regiones del país y aún del extranjero, con el objeto de integrarlos al desarrollo
económico y social. Así mismo propenderá por la capacitación y perfeccionamiento de
sus directivos, docentes y estudiantes en instituciones nacionales y extranjeras”.
(Estatutos, 1994, pp. 3-4)
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 21
Actualmente cuenta en Bogotá con 15 programas de pregrado y 15 programas de
posgrados, en la seccional cuenta 7 programas de pregrado y 1 programa de posgrados.
Figura 1 Reseña Histórica Fuente: Universidad Piloto de Colombia
1.2. Objetivos estratégicos
La Universidad Piloto de Colombia dentro del Plan de estratégico 2020-2024 propone
los siguientes objetivos denominados Ejes estratégicos:
Coherencia y efectividad en la articulación de las funciones sustantivas con la gestión
institucional
Unidad y sinergia en el desarrollo Misional
Comunidad fortalecida, resiliente y diversa
Transformación con sostenibilidad
Integración tecnológica y física
1.3. Misión, visión y declaración de principios.
a) Misión
La Universidad Piloto de Colombia forma profesionales con pensamiento crítico,
conocimiento científico, respetuosos de la diversidad humana y sus expresiones
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 22
culturales; comprometidos con la solución de problemas en el contexto nacional e inter-
nacional; mediante la investigación científica, la formación integral de personas como
actores de cambio, para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida y la
sostenibilidad.
(Institución de formación que hace investigación)
b) Visión
La Universidad Piloto de Colombia se proyecta como un centro universitario de
excelencia, que fundamenta su prestigio en la práctica de la gestión institucional en el
impacto en la cultura, en la ciencia, en la tecnología y en el desarrollo de la sociedad.
El alcance de la Universidad Piloto de Colombia se basa en el reconocimiento por la
comunidad académica y científica, como líder en la formación integradora del ser social
para el progreso intelectual y científico del hombre libre, con altos valores huma- nos y
comprometidos con la sociedad en general.
c) Declaración de principios
La Universidad Piloto de Colombia, tiene como principios: La libre discusión y la
investigación científica y tecnológica, con empleo de recursos de avanzada y personal
altamente calificado; está abierta a todas las formas del saber, orientada y comprometida
con la formación y educación de los profesionales que requiere el país, con alto contenido
social y capacidad de liderazgo.
La Universidad es una Institución de beneficio común, sin ánimo de lucro, que
propende por la ampliación de las oportunidades de acceso a la educación superior, sin
distingo de raza, credo, ideología, o nacionalidad guiada con calidad académica para:
Adaptar los estudios a las necesidades propias de la sociedad; desarrollar las facultades
de trabajo disciplinario y productivo; mantener el nivel moral y hacerlos respetuosos de
las creencias de los demás.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 23
1.4. Mapa estratégico.
El Mapa Estratégico de la Universidad Piloto de Colombia, según las estrategias y
sus logros asociados al aprendizaje y crecimiento, procesos internos, cliente y la parte
financiera se presenta a continuación.
Figura 2 Mapa Estratégico Fuente: Plan estratégico institucional 2020-2, 2024
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 24
1.5. Cadena de valor.
Según el mapa de procesos con el que cuenta la Universidad Piloto, se presenta la
cadena de valor para lograr la calidad académica que es la oferta de valor de la
institución.
Figura 3 Cadena de valor Fuente: Plan estratégico institucional 2020-2, 2024
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 25
1.6. Estructura organizacional.
A continuación, se presenta la estructura organizacional de la Corporación
Universidad Piloto de Colombia.
Figura 4 Organigrama Corporación Universidad Piloto de Colombia Fuente: Universidad Piloto de Colombia
Igualmente se presenta el organigrama del Área Académica de la Universidad, razón
de ser de la Corporación.
Figura 5 Organigrama Académico de la Universidad Piloto de Colombia Fuente: Universidad Piloto de Colombia
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 26
2. Evaluación del proyecto a través de la Metodología del Marco Lógico
2.1. Descripción del problema o necesidad
El Comité de Proyectos de Inversión de la Universidad Piloto de Colombia dio inicio
en el año 2013, durante los dos últimos años, se han tenido varias confusiones en la
interpretación para la formulación, identificación y aprobación de los proyectos de
inversión, por lo anterior se han presentado dificultades por la falta de parámetros claros
en la emisión asertiva de conceptos sobre los proyectos formulados, postulados y
posteriormente evaluados.
Adicionalmente, no se cuenta con la identificación de una metodología para la
presentación de los proyectos de inversión ante el comité de proyectos.
Cada unidad, facultad o programa académico puede postular un proyecto de
inversión para que sea presentado ante el comité de proyectos, donde se evalúa según
unos criterios iniciales la pertinencia de realizar o rechazar la inversión propuesta a nivel
institucional.
La solución sobre la identificación de la necesidad anteriormente descrita aporta
según al Plan Estratégico Institucional 2020-2, 20204 a la estrategia número 1.
“Posicionamiento Estratégico: Coherencia y efectividad en la articulación de las funciones
sustantivas con la gestión institucional”, teniendo en cuenta que si se logra la creación de
la metodología para la presentación de proyectos de inversión con la creación de
lineamientos, se puede aprovechar de forma eficaz los recursos financieros de la
institución.
Por lo anterior se plantea el proyecto de “Creación de lineamientos para la gestión
de proyectos de inversión” el cual es de suma importancia para el mejoramiento de los
procesos institucionales.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 27
2.2. Árbol de problemas.
La presentación de las causas y efectos del problema identificado se realiza a través
del árbol de problemas.
Confusión que causan dificultades desde la identificación de
proyectos de inversión, su formulación y evaluación ante el comité
Dificultad de los usuarios para identificar proyectos de inversión
Se postulan proyectos que son actividades o
procesos ante el comité
Errores en el diligenciamiento del
formato de proyectos de inversión
Falta de capacitación de los usuarios sobre el manejo de proyectos
Falta de definición sobre qué es un proyecto de
inversión
Se aprueban proyectos que deben estar como rubros de operación
No se tiene un procedimiento/lineamientos para la presentación de
proyectos de inversión
El comité no cuenta con criterios claros para la
aprobación de proyectos
Criterios de evaluación de proyectos subjetivos
El formato para postulación de
proyectos no es clara ni funcional
Eliminar la postulación de proyectos de
inversión
Tercerizar el proceso de evaluación de proyectos
Figura 6 Árbol de problemas Fuente: El autor
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 28
2.3. Árbol de objetivos.
La presentación del escenario positivo se presenta a continuación.
Claridad en la identificación de proyectos de inversión, su
formulación y evaluación ante el comité
Facilidad de los usuarios para presentar
proyectos de inversión
Postulación de proyectos de inversión
ante el comité
Diligenciamiento correcto del formato de proyectos de inversión
Usuarios capacitados sobre el manejo e identificación de
proyectos
Definición de qué es un proyecto de inversión
Se aprueban únicamente proyectos
de inversión
Se tiene un procedimiento para la presentación de proyectos de inversión
El comité cuenta con criterios claros para la
aprobación de proyectos
Criterios de evaluación de proyectos claros y
objetivos
El formato para postulación de
proyectos es claro y funcional
Aumento de la postulación de
proyectos de inversión
Proceso interno sobre la evaluación de proyectos
Figura 7 Árbol de objetivos Fuente: El autor
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 29
2.4. Árbol de acciones
La definición de las acciones que se deben realizar para lograr cumplir con los
objetivos documentados, se requiere tener claridad de cada una de las variables de
acción que deben ser cumplidas.
Claridad en la identificación de proyectos de inversión, su
formulación y evaluación ante el comité
Definición de qué es un proyecto de inversión
Se tiene un procedimiento para la presentación de proyectos de inversión
El comité cuenta con criterios claros para la
aprobación de proyectos
El formato para postulación de proyectos es claro y
funcional
Aumento de la postulación de
proyectos de inversión Proceso interno sobre la evaluación
de proyectos
Contar con la participación de la comunidad piloto para lograr las definiciones para la
gestión de proyectos de inversión
Capacitación institucional sobre las necesidades de inversión en
proyectos y alineación sobre lineamientos institucionales
Figura 8 Árbol de acciones Fuente: El autor
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 30
2.5. Determinación de alternativas.
Para la postulación de alternativas y la elección de las acciones propuestas más
viables, se realizar la siguiente matriz:
Tabla 1 Determinación de alternativas
ALTERNATIVA CLASIFICACIÓN (complementaria – excluyente)
Definir qué es un proyecto de inversión Complementaria
Construcción de herramienta practica y fácil para la postulación de proyectos
Complementaria
Definir los criterios de los proyectos de inversión Complementario
Limitar la postulación de proyectos de inversión, solo cuando estén bien definidos
Excluyente
Eliminar los proyectos de inversión para evitar cometer errores en la toma de decisiones
Excluyente
Fuente: El autor
Alternativa 1:
Definir qué es un proyecto de inversión, Construir una herramienta práctica y fácil
para la postulación de proyectos, Definir criterios de los proyectos de inversión para que
sean analizados y evaluados por el comité de proyectos cuando se reciban.
Alternativa 2:
Limitar la postulación de proyectos de inversión, solo cuando estén bien definidos,
se podrán hacer las postulaciones.
Alternativa 3:
Eliminar los proyectos de inversión para evitar que se comentan errores en la toma
de decisiones
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 31
2.6. Evaluación de alternativas.
Se requiere la evaluación de alternativas propuesta para la formulación del proyecto
con el fin de solucionar el problema.
Tabla 2 Evaluación de alternativas
ALTERNATIVAS 1 2 3
Pertinencia 3 1 1
Coherencia 3 2 1
Viabilidad 3 2 2
Sostenimiento 2 1 1
Impacto 3 2 2
TOTAL 14 8 7
Fuente: El autor
2.7. Descripción de alternativa seleccionada.
La alternativa seleccionada de acuerdo con el análisis realizado es la alternativa 1:
Con el fin de lograr la claridad en la identificación de proyectos de inversión, su
formulación y evaluación ante el comité de proyectos se propone la definición del términos
como el significado de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia, la
construir de una herramienta práctica y fácil para la identificación y postulación de
proyectos, así como definir criterios de los proyectos de inversión para que sean
analizados y evaluados por el comité de proyectos cuando se reciban, con el fin de invertir
recursos económicos a proyectos que aporten al cumplimiento del plan estratégicos
institucional.
Creación de lineamientos para la gestión de proyectos e inversión
Convención de valoración 1. Relación baja 2. Relación media 3. Relación alta
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 32
3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado
3.1. Tipos y métodos de investigación
3.1.1. El tipo de investigación
El tipo de investigación que se implementará en el presente trabajo es Proyecto
Factible, teniendo en cuenta que se plantea la solución a una oportunidad de
mejoramiento en la Universidad Piloto de Colombia, contar con lineamientos para la
gestión de los proyectos de inversión que sean postulados por la Dependencias,
Unidades, Facultades y Programas.
Revisando la Bibliografía “El Proyecto Factible: una modalidad de investigación. Sapiens.
Revista Universitaria de Investigación, vol. 3” cita textualmente:
“Al iniciar el diseño de un proyecto factible, se plantean muchas interrogantes, cuyas
respuestas indicarán las operaciones a realizar, las cuales se relacionan con la
organización y estructura de este.
¿Qué hacer? Se determina la identidad, naturaleza y contexto del proyecto: social,
económico, político y cultural. Se busca definir y explicar los objetivos que guían la acción.
¿Para qué hacerlo? Se relaciona con la contribución a la solución de un problema o
la satisfacción de una necesidad.
¿Por qué hacerlo? Se justifica el proyecto a través de una explicación sobre su
importancia, viabilidad, sustento teórico, beneficiarios, interés, relevancia y motivo.
También, se destacan las oportunidades actuales y a futuro que genera el proyecto.
¿Cómo hacerlo? Se incluyen todas las actividades a realizar durante el proceso, las
estrategias y tareas como parte de un plan de acción en función de los objetivos
propuestos.
¿Dónde hacerlo? Se especifica el lugar donde se ejecutarán las actividades como
parte del proyecto.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 33
¿Qué magnitud tiene? Se delimita el alcance cuantitativo del proyecto y su
profundidad, el tipo de servicio que prestará o las necesidades que se propone satisfacer.
¿Cuándo se hará? Se refiere al tiempo que se requiere para llevar a la práctica el
proyecto, el cual necesariamente será objeto de un control y delimitación cronológico.
¿Quiénes lo harán? Se especifican las competencias y preparación de los miembros
que conforman el equipo de trabajo que pondrá en práctica el proyecto.
¿Con qué medios y recursos se hará? Se precisan los recursos humanos,
económicos, materiales y tecnológicos que se requieren para realizar el proyecto.
¿Qué sucede durante la ejecución? Se establecen los procesos de control,
evaluación y seguimiento de cada una de las actividades a realizar.
¿Cuáles son las limitaciones? Se vinculan las fortalezas, amenazas y oportunidades
del proyecto, a fin de elaborar un marco de recomendaciones para su ejecución o para
su réplica.
3.1.2. Métodos de investigación
E método de investigación que será utilizado para la creación de los lineamientos
para la gestión de proyectos de inversión es el método Analístico.
Según Ramón Ruiz Limón en su libro “HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL
PENSAMIENTO CIENTÍFICO”, menciona:
“7.2. El Método Analítico El Método analítico es aquel método de investigación que
consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos
para observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y
examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y
objeto que se estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer
más del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender
mejor su comportamiento y establecer nuevas teorías.”
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 34
Para la definición de los lineamientos para gestión de proyectos de inversión, se
requiere analizar las causas de los inconvenientes que se están presentando actualmente
con la metodología que se maneja.
3.2. Herramientas para la recolección de información
Para la recolección de información del presente trabajo se plantea utilizar las
siguientes herramientas:
Entrevistas: Validar con las partes interesadas las necesidades para la definición de
los lineamientos, el registro de estas entrevistas quedará evidenciado en el acta de
reuniones ver Anexo A. Acta de reuniones.
Encuestas: Aplicación de encuestas para que la formulación de los proyectos de
inversión sea práctica y fácil para toda la comunidad que requería postular un proyecto
de inversión ante el comité, para la aplicación de la encuesta se propone el formato
contenido en el Anexo B. Encuesta recolección de información.
3.3. Fuentes de información
Las fuentes de información para la planeación de la formulación del proyecto son:
Fuentes orales:
Las entrevistas que se planean realizar para la realización de los proyectos están
proyectadas para las siguientes personas:
Síndico (Gerente Financiero)
Rectoría y Vicerrectoría
Usuarios que formulen proyectos de inversión
Miembros del comité de proyectos
Fuentes escritas:
Manual para Project Managers. Cómo gestionar proyectos con Éxito. 3a Edición.
2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez. Link:
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 35
https://ebookcentral-proquest-
com.ezproxy.unipiloto.edu.co/lib/upilotosp/reader.action?docID=5426609&query=adminis
traci%C3%B3n+de+proyectos
Administración de proyectos. El ABC para un director de proyectos. Pablo Lledó;
2017.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 36
4. Estudio técnico
4.1. Diseño conceptual de la solución.
Definición conceptual de la solución a entregar.
Solución planteada: creación de lineamientos para la gestión de proyectos de
inversión en la Universidad Piloto de Colombia, se planea entregar:
Documento que incluirá:
Definición de proyectos de inversión y sus características
Metodología para la identificación de los Departamentos, Unidades, Facultades y
Programas de proyectos de inversión
Herramienta para la formulación de proyectos de inversión y posterior postulación al
comité de proyectos.
Definición de miembros y funciones del comité de proyectos
Método de evaluación de proyectos de inversión, comunicación del concepto.
Seguimiento a los proyectos de inversión aprobados
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 37
4.2. Análisis y descripción del proceso.
Inicialmente para lograr los resultados planteados anteriormente, se propone cumplir
el siguiente proceso:
Figura 9 Análisis y descripción del proceso Fuente: El autor
•Cómo actualmente es el manejo de los proyectos de inversión?
•Por medio de revisión documental y entrevistas si es neccesarioDiagnóstico
•Qué requiere la universidad sobre los proyectos de inversión?
•Qué requeiren los usuarios para la formulaciòn y postulaciòn de proyectos de inversiòn?
•Cuales son los criterios que debe tener en cuenta el comitè de proyectos para aprobar o recharar una postulaciòn
Revisión de necesidades de las partes interesadas
•Definición de proyectos de inversión
•Metodología para la identificación proyectos de inversión
•Diseño de herramienta para la formulación de proyectos de inversión
•Lineamientos del comité de proyectos
•Método de evaluación de proyectos de inversión
•Seguimiento a los proyectos de inversión aprobados
Construcción de propuesta de lineamientos
•Implementación inicial de los lineamientos
•Incluir a las partes interesadas (comité de proyectos - usuarios que postulen los proyectos)
Prueba de la propuesta
•Según la prueba del paso anterior, realizar los ajustes necesarios para minimizar los riesgos de tener errores en el escenario de lanzamiento
Ajustes de los lineamientos
inicialmente creados
•Presentar los lineamientos ante los miembros del Comité de Proyectos
•Presentar los lineamintos ante la Honorable Consiliatura para tu aprobación
Aprobación de lineamientos
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 38
4.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.
La definición del proyecto que se está formulando, es de alto impacto, si bien no
requiere recursos económicos altos, ni participan muchas personas en el desarrollo de
este, servirá para que cualquier persona de la población total de la Universidad, pueda
formular y postular un proyecto de inversión en la sede de Bogotá o en la seccional del
alto magdalena, así mismo servirá para que el comité tome una decisión de evaluación
de proyectos con mayor criterio.
El proyecto se ejecutará en Bogotá, en la oficina de Desarrollo Institucional de la
Universidad Piloto de Colombia, ubicada en la Carrera 9ª No. 45ª – 44, Edificio
Académico, piso 4.
4.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto.
Los recursos que se requieren para la ejecución del proyecto son los siguientes:
Tabla 3 Requerimientos para el desarrollo del proyecto
TIPO DE RECURSO
DESCRIPCIÒN
Humano Se planea la disponibilidad de los siguientes cargos de Desarrollo Institucional para la ejecución del proyecto:
Subdirección Coordinador de Planeación Asistente de Planeación Asistente de procesos y mejoramiento Delegados de unidades
Económico Se requiere de $309.799.336 para la ejecución del proyecto para: Diseño de formulario en Share Point para proyectos de inversión Refrigerios para las entrevistas Material para capacitación Recursos humanos entre director y delegados
Tecnológico Se planea contar con los recursos tecnológicos disponibles para el funcionamiento de la universidad.
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 39
5. Estudio de mercado
5.1. Población
La población beneficiada con el proyecto será el personal administrativo y los
docentes, de la Universidad Piloto de Colombia, a continuación, se muestra un histórico
de la población relacionada anteriormente:
Población administrativa 2014-1 a 2019-2:
Figura 10 Población administrativa 2014 -1 a 2019 -2 Fuente: Desarrollo Institucional Corporación Universidad Piloto de Colombia
Población docente:
Figura 11 Población docentes 2014-1 a 2019-2 Fuente: Desarrollo Institucional Corporación Universidad Piloto de Colombia
145164
153177 181 180 190 189
170 175
137 132111
129 128 130 136 135 136 134 140 146157 164
0
50
100
150
200
2014-1 2014-2 2015-1 2015-2 2016-1 2016-2 2017-1 2017-2 2018-1 2018-2 2019-1 2019-2
Académico Administrativos Administrativos
311 313347 345
370 379 369 360335 330 327
291
348303
332 336307 308 321
232203
283 278 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
2014-1 2014-2 2015-1 2015-2 2016-1 2016-2 2017-1 2017-2 2018-1 2018-2 2019-1 2019-2
Docentes de planta Docentes catedra
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 40
5.2. Dimensionamiento de la demanda.
Son las personas que se beneficiarán directamente del proyecto, es decir, las
personas que pueden postular los proyectos son aproximadamente 600 personas,
concentradas en la siguiente demanda que se presentan a continuación:
Área Académica
Decano de Facultad (5 personas)
Decano de Programa (15 personas)
Director de unidad o dependencia académica (16 personas)
Rector y Vicerrector (2 personas)
38 personas
Área administrativa – financiera y de apoyo institucional
Director de unidad o dependencia académica (16 personas)
5.3. Dimensionamiento de la oferta.
Teniendo en cuenta que el proyecto planteado tiene varios entregables, la oferta
propuesta es:
Documento análisis del manejo actual para la formulación, postulación y evaluación
de proyectos de inversión.
Documento que contiene los resultados de las pruebas realizadas en el proyecto
Documento, definición de proyecto de inversión.
Guía de identificación de proyectos de inversión.
Resolución de aprobación de miembros y funciones de comité de proyectos.
Procedimiento para la formulación de proyectos de inversión
Formato de formulación de proyecto
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 41
Capacitación de identificación de proyectos de inversión, su formulación y gestión.
Procedimiento para la evaluación de proyectos de inversión en el comité de
proyectos
Procedimiento para el seguimiento de los proyectos de inversión aprobados.
Los entregables descritos anteriormente, apoyarán a los usuarios que quieran
plantear proyectos de inversión, al igual que a las personas responsables de la
formulación del proyecto, a Desarrollo Institucional, quien será el encargado de realizar
el análisis inicial del proyecto antes de presentarlo ante el comité y a los miembros del
comité, que son los responsables de evaluar los proyectos postulados y tomar la decisión
de aprobación o rechazo de los mismos.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 42
6. Estudio de viabilidad financiera
6.1. Estimación de costos de inversión del proyecto
El costo total del proyecto es de aproximadamente $ 309.799.336donde está incluido
la equivalencia de dedicación de las personas que ya están contratadas en la
Universidad, los equipos de cómputo que se utilizarán en el proyecto.
El proyecto estima un costo de inversión de $6.000.000, incluido en el valor
anteriormente mencionado, que contempla:
Material de capacitación: $1.000.000; Refrigerios para las entrevistas
Material para capacitación
Diseño de formulario en Share Point para proyectos de inversión: $5.000.000 que
corresponde al desarrollo del formulario para la postulación de proyectos de inversión.
6.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
Los costos de operación y mantenimiento del proyecto están incluidos en los costos
actuales del personal administrativo de la Universidad, no se requiere incurrir en costos
de operación adicionales, el mantenimiento del formulario para la formación de proyectos
de inversión la realizará directamente el Equipo de trabajo de la Dirección de Tecnología.
6.3. Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad
Teniendo en cuenta que el proyecto es una mejora de proceso, para la identificación
del beneficio y ahorro en tiempos del proceso se cuenta con la siguiente información.
Recurso humano para el proyecto y costos asociados:
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 43
Tabla 4 Costos de recurso humano del proyecto
Diseño conceptual de la solución. Diseño conceptual de la
solución. Diseño conceptual de
la solución.
Director de proyecto Subdirección $ 47.548
Delegado Delegado Rectoria $ 25.512
Delegado Delegado Dirección Administrativo $25.512
Delegado Delegado Sindicatura $25.512
Equipo de trabajo Coordinador de planeación $20.554
Equipo de trabajo Asistente de Planeación $13.623
Fuente: El Autor
Posteriormente se realiza el cálculo de las horas por recurso humano sobre los dos
procesos: Proceso actual y su comparación con la implementación del proyecto creación
de lineamiento para la gestión de proyectos de inversión.
Se muestra en la siguiente tabla el costo por proyecto de inversión; desde su
identificación hasta la emisión de la resolución para ejecución de este:
Tabla 5 Comparación de costos por procesos PROCESO ACTUAL PROCESO CON LINEAMIENTOS
ETAPAS DEL PROCESO TIPO DE RECURSOS
PROMEDIO DE HORAS DESTINADAS
VALOR POR HORA
VALOR TOTAL
TIPO DE RECURSOS
PROMEDIO DE HORAS DESTINADAS
VALOR POR HORA
VALOR TOTAL
Identificación de necesidad de formulación de proyecto
Docente 5 $ 25.512 $ 127.560 Docente 2 $ 25.512 $ 51.024
Coordinador 5 $ 28.705 $ 143.527 Coordinador 2 $ 28.705 $ 57.411
Formulación del proyecto Coordinador 10 $ 28.705 $ 287.054 Coordinador 4 $ 28.705 $ 114.822
Presentación del proyecto a comité interno
Coordinador 3 $ 28.705 $ 86.116 Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705
Decano/director 3 $ 54.546 $ 163.638 Decano/director 1 $ 54.546 $ 54.546
Revisión y solicitud de ajuste por parte de Desarrollo Institucional
Coordinador 3 $ 28.705 $ 86.116 Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705
Coordinador 3 $ 28.705 $ 86.116 Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705
Elaboración de presentación de desarrollo institucional para comité de proyectos
Coordinador 2 $ 28.705 $ 57.411 Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705
Análisis del comité de proyectos
Subdirector 1,5 $ 47.548 $ 71.321 Director 1 $ 47.548 $ 47.548
Análisis del comité de proyectos
Director 1,5 $ 90.960 $ 136.441 Director 1 $ 90.960 $ 90.960
Análisis del comité de proyectos
Director 1,5 $ 90.960 $ 136.441 Director 1 $ 90.960 $ 90.960
Análisis del comité de proyectos
Director 1,5 $ 90.960 $ 136.441 Director 1 $ 90.960 $ 90.960
Análisis del comité de proyectos
Director 1,5 $ 90.960 $ 136.441 Director 1 $ 90.960 $ 90.960
Emisión del acta Subdirector 1 $ 47.548 $ 47.548 Subdirector 0,5 $ 47.548 $ 23.774
Análisis de proyecto ante conciliatoria
Director 1 $ 90.960 $ 90.960 Director 0,5 $ 90.960 $ 45.480
Análisis de proyecto ante consiliatura
Director 1 $ 90.960 $ 90.960 Director 0,5 $ 90.960 $ 45.480
Análisis de proyecto ante consiliatura
Director 1 $ 90.960 $ 90.960 Director 0,5 $ 90.960 $ 45.480
Emisión de resolución Coordinador 1 $ 28.705 $ 28.705 Coordinador 0,5 $ 28.705 $ 14.353
Fuente: El Autor
Para lo cual se tienen los siguientes costos agrupados:
Tabla 6 Resumen de costos por proceso actual vs mejorado
PROCESO ACTUAL
PROCESO CON LINEAMIENTOS
ETAPA VALOR TOTAL VALOR TOTAL Ahorro
Identificación de necesidad de formulación de proyecto
$ 271.088 $ 108.435 $ 162.653
Formulación del proyecto $ 287.054 $ 114.822 $ 172.233
Presentación del proyecto a comité interno $ 249.754 $ 83.251 $ 166.503
Revisión y solicitud de ajuste por parte de Desarrollo Institucional
$ 172.233 $ 57.411 $ 114.822
Elaboración de presentación de desarrollo institucional para comité de proyectos
$ 57.411 $ 28.705 $ 28.705
Análisis del comité de proyectos $ 617.084 $ 411.389 $ 205.695
Emisión del acta $ 47.548 $ 23.774 $ 23.774
Análisis de proyecto ante consiliatura $ 272.881 $ 136.441 $ 136.441
Emisión de resolución $ 28.705 $ 14.353 $ 14.353
TOTAL $ 2.003.757 $ 978.581
Fuente: El Autor
Con los análisis anteriormente realizados se puede concluir que se tienen un ahorro por
proyecto de inversión con la implementación del proyecto de Creación de Lineamientos
para la gestión de proyectos de inversión de $1.025.176.
Figura 12 Número de proyectos de inversión por año 2013 – 2019 Fuente: El Autor
En promedio se presentan por año 34 proyecto, para lo cual se tiene un ahorro anual de
$ 37.199.258, teniendo en cuanta que el comité de proyectos se reúne de forma trimestral
se presente ahorro en cada periodo de $ 9.299.815.
0
20
40
60
80
100
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Número de proyectos por año
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 46
6.4. Análisis de tasas de interés para costos de financiación
Para el proyecto propuesto en este proyecto no se requiere costo de financiación.
6.5. Tablas de amortización y/o capitalización
Teniendo en cuenta que no se tiene financiación de proyecto no se contempla
amortización ni capitalización de este.
6.6. Flujo de caja
Información de entrada para realizar el flujo de caja
Para la construcción del proyecto, se tienen la siguiente información, teniendo en
cuenta que el proyecto tiene una duración de 12 meses:
Costos operativos:
Equipos de oficina
Servicios públicos
Material de capacitación
Capital humano
Inversión:
Desarrollo de aplicativo
Flujo de caja
El flujo de caja se realiza, teniendo en cuenta que el año 0, corresponde a los 12 meses del proyecto, a partir del año 1
hasta el año 5 corresponde al periodo de implementación del mimo donde se evaluará la viabilidad y beneficios.
Tabla 7 Flujo de caja del proyecto
Costo de oportunidad 15%
IMPORENTA 32%
Descripción de la cuenta AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Costo de oportunidad
Ahorro $ 0 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258
Total ahorro $ 0 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258 $ 37.199.258
Costo operativo
Equipos de oficina -$ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720 $ 4.371.720
Servicios públicos -$ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906 $ 8.839.906
Material de capacitación -$ 1.000.000
Capital humano -$ 19.286.739 $ 7.575.710 $ 8.030.253 $ 8.512.068 $ 9.022.792 $ 9.564.160
TOTAL Costos operativo -$ 33.498.365 $ 20.787.336 $ 21.241.879 $ 21.723.694 $ 22.234.418 $ 22.775.786
Inversiones
Desarrollo de aplicativo -$ 5.000.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Total inversiones -$ 5.000.000
FLUJO DE CAJA -$ 38.498.365 $ 16.411.922 $ 15.957.379 $ 15.475.564 $ 14.964.840 $ 14.423.473
Fuente: El Autor
6.7. Evaluación financiera y análisis de indicadores
Para realizar la evaluación financiera del proyecto se presentan los siguientes indicadores
financieros, donde se analiza:
Valor Actual Neto VAN: por valor de $ 13.741.588, que significa que el proyecto el viable
y queda una ganancia después de la realización de este, descontando los costos.
Tasa de retorno neto: con un resultado de 30%, lo cual indica que el proyecto tiene
beneficio para su ejecución.
Relación costo beneficio: con un resultado de 1,36 que significa que se tiene un
beneficio, es un proyecto rentable.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 49
7. Estudio ambiental y social
7.1. Análisis y categorización de riesgos
A continuación, se incluye el análisis y categorización de riesgos del proyecto, por medio
de las herramientas PESTEL y RAM
Por medio del análisis PESTEL, que se encuentra en el Anexo C. Análisis PESTEL,
se concluye que la ubicación del proyecto es beneficioso, no tiene influencia directa sobre
el éxito de este, para el proyecto se tienen componentes que no críticos.
Componentes políticos y legales, pueden tener afectaciones en la sostenibilidad del
proyecto, componentes críticos como social, económico y tecnológico tiene influencia
directa sobre la sostenibilidad del proyecto, es importante poder realizar este análisis,
para controlar estos factores en las etapas del proyecto.
El análisis de los riesgos ambientales del proyecto se realiza por medio de lluvia de
ideas, el proyecto que será analizado como hace parte de una mejora de procesos, no
contempla componentes de riesgos ambientales críticos. Se utiliza la metodología de
valoración de riesgos RAM.
Como escenario de riesgo se propone un riesgo natural durante la ejecución del
proyecto en la ubicación de este, dicha situación se toma como antecedente a la
materialización del riesgo según el análisis que se presenta a continuación.
Matriz de evaluación de riesgos
Según el escenario propuesto se presenta el análisis de riesgo utilizando la
metodología RAM Ver Anexo D. Análisis RAM, la cual comprende la combinación de la
probabilidad que ocurra el evento, escenario propuesto y la severidad de las
consecuencias, según la siguiente matriz de categorización de riesgos.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 50
Figura 13 Matriz categorización de riesgos Fuente: Ejemplo Universidad Piloto de Colombia
De acuerdo con los análisis realizados se puede identificar que afortunadamente no
se tienen mayores riegos ambientales con la ejecución del proyecto, los factores externos
que se pueden presentar en caso de ocurrencia se puede minimizar el impacto a través
de planes emergencia, política ambiental y prevención por la empresa de vigilancia.
Se hace importante, antes de la participación o dirección de un proyecto poder
realizar el análisis de riesgos ambientales, para el proyecto en evaluación, no tiene
afectación sobre componentes ambientales.
A B C D E
<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%
Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
Catastrófica>10%
Programa Ejecución
10% o más 28,2
Grave6->10%
Programa Ejecución
8% 16,9
Severo2->6%
Programa Ejecución
5% 5,6
Importante1->2%
Programa Ejecución
4% 2,8
Marginal<1%
Programa Ejecución
2% 0,0
Ninguna0%
Programa Ejecución
0 0
PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE
COSTOS ($COP)$ 20.000.000,00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 282
CONSECUENCIASOTRA
SEVERIDAD
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE
IMAGEN Y
CLIENTES
Per
son
as
Dañ
os
a
inst
alac
ion
es
Am
bie
nte
ECONÓMICOS
(COSTO) ($)
Programación (días
cronograma)
23 26 27 29 30
Ocurre en
1 cada 2
proyectos
5 Muy AltoUna o mas
fatalidades
Daño
Total
Contaminación
Irreparable
Impacto
Internacional
Ocurre en
1 de 100
proyectos
Ocurre en
1 de 20
proyectos
Ocurre en
1 cada 4
proyectos
Ocurre
en 1 de 3
proyectos
24
25 28
3 MedioIncapacidad
temporal (>1 día)
Daño
Localizado
Contaminación
Localizada
Impacto
Regional
Impacto
Nacional20 21 224 Alto
Incapacidad
permanente
(parcial o total)
Daño
Mayor
Contaminación
Mayor
15 16 18 19
3 4 9 10 11
14 17
1 Insignificante
Lesión leve
(primeros
auxilios)
Daño
leve
Efecto
LeveImpacto Interno
Impacto Local 5 12 132 BajoLesión menor
(sin incapacidad)
Daño
Menor
Efecto
Menor
7 8Ningún Impacto 1 2 60 NuloNingún
Incidente
Ningún
Daño
Ningún
Efecto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 51
7.2. Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto
Para realizar el análisis ambiental se presenta el flujo de entradas y salidas de
proyecto denominado – Ecobalance, el objetivo del ciclo de vida es la identificación de
los procesos principales para cumplir con la ejecución de las actividades del proyecto.
Figura 14 Ecobalance del proyecto Fuente: El Autor
CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA
GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
Energía Eléctrica
Papel
Tinta
Diagnostico sobre la formulación de proyectos
de inversión
Equipos: Computador, impresora, Video Beam, USB
Calor
Papel utilizado
Residuos
Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores
Documentación de Procedimiento y formatos para la identificación y
formulación de proyectos de inversión
Equipos: Computador, impresora, Video Beam, USB
Insumos: Refrigerios para reuniones
Capacitación sobre de creación de lineamientos para la identificación
y formulación de proyectos de inversión
Equipos: Computador, impresora, Video Beam, USB
Insumos: Refrigerios para reuniones
Energía Eléctrica
Papel
Tinta
Calor
Papel utilizado
Residuos
Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores, desechos de comida y empaques
Comida y empaques
Energía Eléctrica
Papel
Tinta
Comida y empaques
Calor
Papel utilizado
Residuos
Reciclables: PapelNo reciclables: Desechos de tinta, lentes de Video beam, desechos de computadores, desechos de comida y empaques
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 52
Los insumos y equipos identificados para el proyecto y los cuales son estratégicos
para el cumplimento del objetivo planteado son los siguientes:
Figura 15 Insumos y equipos de proyecto Fuente: El Autor
Según los insumos y equipos identificados para el proyecto, se tienen los siguientes
impactos:
Impactos ambientales: Los impactos ambientales que se derivan del uso de las
materias primas y que afectan al proyecto no son significativos, teniendo en cuenta que
el proyecto, no tiene materia prima que afecte en alto grado de forma negativa al medio
ambiente. Desde la Universidad, se tiene como política el uso adecuado de papel y la
disposición final de residuos electrónicos que minimizan la afectación ambiental que se
pueda tener.
Impactos sociales: Los insumos y equipos definidos para el proyecto facilitan el
desarrollo del proyecto, tienen impacto positivo en el parte social, mejora la interacción
de todo el equipo de trabajo del proyecto para el cumplimiento del objetivo definido.
Impactos económicos: Teniendo en cuenta que los insumos que se tienen
contemplados ya son un activo en la universidad, se tiene impacto económico positivo,
se realizará el aprovechamiento de activos que ya se tienen.
COMPUTADORES (4)
Equipos de computo para cumplir con el levantamiento de información, consolidación,
creacicón de lineamientos y proceso de capacitación
IMPRESORA (1)
Para imprimir la documentación que se requiere, solo la obligatoriamente necesaria; actas de reunión,
listas de capacitación, informes, entre otras.
PAPEL
Soporte documental para la creación del proyecto.
VIDEO BEAM (1)
Se utilizará para las reuniones y proceso de capacitación
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 53
Los impactos ambientales y sociales asociados al uso del producto que se deriva del
proyecto son:
Impactos ambientales: El resultado del proyecto no tiene un impacto ambiental
negativo, se generará una mejora de proceso, por medio de la creación documental, para
la cual se incentivará el uso electrónico de formularios y la base documental estará en la
intranet.
Impactos sociales: El proyecto planteado tiene alto impacto social en la cultura en la
formulación de proyectos en la Universidad Piloto de Colombia, exponiendo nuevamente
que la solución al problema se da como mejora de un proceso que actualmente ya se
tiene en la Universidad.
Impactos económicos: Se espera que con los entregables del proyecto se tenga un
impacto económico positivo, con la mejora propuesta, no se tendrán reprocesos, la
identificación y formulación de proyectos se pretende disminuir de forma considerable
para el análisis y evaluación de los proyectos ante el comité de proyectos, se espera
tener una reducción del 70% del tiempo.
La vida útil del proyecto estará alineada con el Plan estratégico Institucional, hasta el
2024, después de este tiempo se espera que se realicen ajusten a los documentos
entregados en el presente proyecto.
La disposición final de los equipos e insumos serán las canecas destinadas para
residuos reciclables, no reciclables, los equipos electrónicos serán tratados por CITIUS
para su disposición final.
Los impactos generados para la disposición final de los equipos e insumos serán
aprovechando de forma adecuada según lo dispuesto por el Sistema de Gestión
Ambiental de la Universidad (SIGEAM).
Los impactos ambientales generados durante la ejecución del proyecto no nos altos,
sin embargo, como todos los proyectos tiene un consumo de recursos naturales, el cual
se debe minimizar a través de la conciencia que logremos en el equipo de trabajo y
delegados que apoyan el proyecto.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 54
La ejecución del proyecto traerá impactos positivos en componentes sociales y
económicos, se considera que tiene un balance adecuado, ya que no se tendrá afectación
crítica hacia el medio ambiente.
Cálculo de huella de carbono
A continuación, expone el análisis de la hulla de carbono para el proyecto, teniendo
en cuenta el ciclo de vida y los procesos principales para el desarrollo de este.
Fuentes de consumo de combustibles
El proyecto no requiere fuente de consumo de combustibles
Fuentes de consumo de energía
El proyecto contempla consumo de energía para el funcionamiento de los siguientes
equipos; Computador, Video Beam, Impresora
Cálculo de la cantidad de combustible y energía eléctrica que consume cada una de
las fuentes identificadas
Calculo huella de carbono electricidad - etapa diagnostico
Tabla 8 Calculo huella de carbono electricidad - etapa de diagnostico
EQ
UIP
O
CA
NT
IDA
D
DÍA
S
TR
AB
AJ
O
(DÍA
S)
TR
AB
AJ
O
(Ho
ras)
FA
CT
OR
DE
CO
NS
UM
O
(Wa
tt)
CO
NS
UM
O
RE
AL
(K
Wh
)
FA
CT
OR
DE
EM
ISIÓ
N (
Kg
CO
2/K
Wh
)
EM
ISIÓ
N K
g
CO
2
TO
NE
LA
DA
S
Computador 4 10 10 320 40 10,8 0,136 1,4688 0,0015
Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408
Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0463
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 55
Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación
Tabla 9 Calculo huella de carbono electricidad - etapa documentación EQ
UIP
O
CA
NTI
DA
D
DÍA
S
TRA
BA
JO
(DÍA
S)
TRA
BA
JO
(Ho
ras)
FAC
TOR
DE
CO
NSU
MO
(Wat
t)
CO
NSU
MO
REA
L (K
Wh
)
FAC
TOR
DE
EMIS
IÓN
(K
g
CO
2/K
Wh
)
EMIS
IÓN
Kg
CO
2
TON
ELA
DA
S
Computador 4 10 15 480 40 15 0,136 2,04 0,0020
Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408
Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0469
Fuente: El Autor
Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación
Tabla 10 Calculo huella de carbono electricidad - etapa capacitación
EQU
IPO
CA
NTI
DA
D
DÍA
S
TRA
BA
JO
(DÍA
S)
TRA
BA
JO
(Ho
ras)
FAC
TOR
DE
CO
NSU
MO
(Wat
t)
CO
NSU
MO
REA
L (K
Wh
)
FAC
TOR
DE
EMIS
IÓN
(K
g
CO
2/K
Wh
)
EMIS
IÓN
Kg
CO
2
TON
ELA
DA
S
Computador 4 10 8 256 40 9,8 0,136 1,3328 0,0013
Video Beam 1 10 2 16 312 300 0,136 40,8 0,0408
Impresora 1 10 2 16 35 30 0,136 4,08 0,0041 0,0462
Fuente: El Autor
Según el análisis de los resultados la etapa en la cual se aumentará el consumo de
CO2 es en la documentación, como lo presenta la siguiente tabla.
Tabla 11 Resultados huella de carbono
ETAPA ELECTRICIDAD TOTAL
DIAGNOSTICO 0,04635
DOCUMENTACIÓN 0,04692
CACACITACIÓN 0,04621
Fuente: El Autor
Es importante poder contar con la conciencia ambiental necesaria para generar
proyectos que no afecten el medio ambiente, los cuales sean sostenibles, se pueda
identificar según el ciclo del proyecto, la disposición final de los insumos, equipos y
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 56
materia prima en general. A través del análisis se realiza un proceso reflexivo para poder
generar o hacer parte de proyectos, que puedan tener un beneficio no solo económico y
social, sino también puedan contar con un balance ecológico a largo plazo.
7.3. Responsabilidad social-empresarial (RSE)
La alineación del proyecto con los objetivos de desarrollo sostenible se presenta a
continuación:
Con la mejora del proceso para la gestión de proyectos de
inversión, se pretende disminuir los tiempos de análisis y
formulación de proyectos, lo que llega a disminución de tiempo
y aporta a preservar la salud y bienestar de las personas que
postulan proyectos hasta los miembros del comité de
proyectos.
Aportar para que desde la postulación de proyectos de
inversión hasta su aprobación se puede evaluar la
sostenibilidad e inclusión de los proyectos propuesto,
Se incluirán en los lineamientos criterios para proponer
sociedades justas, pacificas e inclusivas como se describe en
este ODS
Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto
Es importante tener en cuenta que las estrategias son planes para dirigir un asusto
en especial, en este caso, se proponen estrategias para minimizar los impactos
ambientales, económico y social en el proyecto. Ver Anexo E. Estrategias de
Sostenibilidad del Proyecto.
Indicadores de Desempeño de Sostenibilidad del Proyecto
Es clave la definición de indicadores de desempeño, para realizar seguimiento para
el cumplimiento de las metas definidas según las estrategias planteadas en el taller
anterior:
Uso eficiente de papel
Uso eficiente de energía eléctrica
Disminuir
Aprovechamiento de papel durante las fases del proyecto
Seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos
Gracias a la definición de estrategias para el sostenimiento del proyecto, se puede
minimizar los impactos adversos que se tengan en la ejecución de este, la definición de
actividades, facilitan la ejecución de la estrategia, mientras más específicas sean están
actividades mejor podrá ser cumplir con la estrategia propuesta. Es responsabilidad del
Director del Proyecto aportar al cumplimiento de la estrategia, así como procurar lograr
la meta planeada.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 58
Se formulan los siguientes indicadores de desempeño:
Tabla 12 Indicadores de desempeño
Nombre del indicador
Descripción/ Objetivo
Unidad de medida
Fórmula Periodi-cidad
Tipología
Uso de papel Medir el uso del papel durante el proyecto
Unidades de hojas de papel utilizadas
Número de hojas utilizadas mensualmente en el proyecto/ Número de hojas utilizadas en la Universidad
Mensual Efecto: se realizará la comparación de número de hojas de papel utilizadas mes a mes. Este número no puede ser mayor a 500 según la meta definida
Uso de energía eléctrica
Medir el uso de energía eléctrica durante el proyecto
Voltios Voltios por mes utilizados por equipos utilizados para el proyecto / Voltios mes total en la Universidad
Mensual Efecto: Comparación mensual de voltios mensuales utilizados
Generación de residuos
Medir la cantidad de residuos generados en el proyecto
Kilogramos Kilogramos de residuos generados en el proyecto/ Kilogramos generados total en la Universidad
Mensual Efecto: Comparación mensual de residuos generados
Aprovechamiento de papel
Medir la utilización de papel reciclado en el proyecto
Cantidad de hojas recicladas utilizadas en el proyecto
Número de hojas recicladas utilizadas en el proyecto/Número de hojas recicladas total en la Universidad
Mensual Efecto: Aumento de la utilización de papel reciclado en el proyecto
Cumplimiento de los lineamientos establecidos
Identificar el grado de cumplimiento de los lineamientos establecidos
Número de fallas identificadas
Número de fallas identificadas según los lineamientos definidos
Mensual Efecto: Comparación mensual de fallas del cumplimiento de lineamientos creados
Uso de herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos
Medir la utilización de la herramienta para formular proyectos
Usuarios utilizando la herramienta
Número de usuarios utilizando la herramienta
Diaria Efecto: Comparación en periodo de prueba de la utilización de la herramienta para la formulación de proyectos de inversión.
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 59
8. Gestión de la integración del proyecto
8.1. Acta de constitución de proyecto
Para dar inicio al proyecto, requerimos la elaboración del Acta de Constitucional de proyecto.
Se presenta el acta de constitución del proyecto en el cual se va a crear los lineamientos para gestión de proyectos de
inversión. Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto
Nombre de la estrategia
Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
Uso eficiente de
papel
- Para la fase de diagnóstico del proyecto, el único papel a utilizar, serán
los cuadernos de notas para el levantamiento de información, no se
realizará impresión de ningún documento, cualquier adelanto del
proyecto se revisará en formato digital
- Para la fase de documentación, no se tendrá que utilizar papel, todo
se realizarla en formato digital
- Para la fase de capacitación, se utilizará, papel reciclado o papel
impreso por ambas caras, se entregará material de capacitación en
formato digital
- En todos los documentos digitales entregados durante el proyecto se
dejará la nota “no imprimir, cuidemos el medio ambiente, este proyecto
es responsable con el medio ambiente”
Reducir el consumo
de papel durante
las fases del
proyecto
Utilizar como máximo
500 hojas de papel
durante todas las
fases del proyecto
Uso eficiente de
energía eléctrica
- Las reuniones que se requieran para el proyecto se realizarán de día,
en la sala de juntas del edificio de Posgrados Piso 10, la cual no
requiere la utilización de energía eléctrica.
- Se tendrá mucha precaución en la utilización del Video Beam, solo se
encenderá en el momento de proyectarse la presentación.
Reducir el consumo
de energía eléctrica
durante las fases
del proyecto
Reducir en un 10 % el
consumo de energía
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 60
- Según el manejo de impresoras de la Universidad Piloto de Colombia,
todas están en modo ahorro de energía y solo se activarán al
momento de su utilización
Disminuir
residuos durante
el proyecto
- Solo se utilizarán los vasos institucionales (lavables) para el consumo
de bebidas en las reuniones, no se tendrá la utilización de vasos de
icopor o plástico.
- Se utilizarán las canecas con identificación de depósito de residuos
durante las reuniones y capacitaciones,
- Los residuos orgánicos e inorgánicos se depositarán en los lugares
adecuados.
- Al terminar cada uno de las reuniones o capacitaciones, se revisará la
disposición final de residuos, se llamará al servicio Casa Limpia para
el apoyo en el descarte o reutilización de residuos.
Reducción de
residuos durante
las fases del
proyecto
Disponer
adecuadamente de
por lo menos el 95%
de los residuos
generados durante el
proyecto.
Aprovechamiento
de papel durante
las fases del
proyecto
- Se utilizará en caso de requerirse para notas papel reciclado (impreso por una sola cara).
- El material de las capacitaciones no será impreso, se entregará en medio digital.
- El papel utilizado durante el proyecto por el equipo de trabajo será almacenado en canecas adecuadas, y posteriormente entregado al servicio de limpieza de Casa Limpia para su disposición final
- Durante las reuniones o capacitaciones se dejará siempre como mensaje el aprovechamiento del papel
Utilizar papel reciclado y lograr su disposición final en lugares adecuados
Utilizar por lo menos el 95% del papel durante el proyecto con papel reciclado (impreso por una sola cara)
Seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos
- Realizar proceso de verificación de cada uno de los proyectos postulados para evaluación ante el comité de proyectos.
- Realizar encuestas de satisfacción sobre la creación de lineamientos, interpretación y efectividad en el proceso
Cumplir con los lineamientos definidos en el proyecto
Menos del 10% de proyectos postulados presentan fallas según los lineamientos creados
Aprovechamiento de las herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos
- Realizar implementación de plataforma Share Point. - Realizar las pruebas de utilización de herramienta en población de
Bogotá y de la Seccional Alto Magdalena. - Validar que el 100% de la población que pueda formular proyectos
tenga acceso a la herramienta.
Utilizar la herramienta tecnológica para la formulación de proyectos.
Tener menos de 5% de inconvenientes – quejas o reclamos sobre la utilización y funcionalidad de herramienta para la formulación de proyectos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 61
Anexo F. Acta de constitución de proyecto.
Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde)
• ¿QUÉ: El proyecto a desarrollar es la creación de lineamientos para la gestión de los proyectos de inversión
• ¿QUIÉN?: Será liderado el proyecto por Desarrollo Institucional
• ¿COMÓ?: A través de la aplicación de las buenas prácticas de la Gestión de proyectos y el PMBOKV6 y el Libro de Pablo Lledó
• ¿CUÁNDO?: Será desarrollado a partir del primer semestre de 2021
• ¿DÓNDE?: En la Universidad Piloto de Colombia, para la sede principal y de alto magdalena.
Objetivos del proyecto (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA
Alcance Creación de lineamientos de todos los proyectos de inversión que sean formulados por la Universidad
Entrega de documentos de los lineamientos en los proyectos de inversión
Tiempo
Cumplir con la creación de los lineamientos durante el segundo semestre de 2020 y primer semestre del 2021
Entregables de acuerdo con el cronograma.
Costo Utilizar los recursos económicos definidos en el proceso de planeación
Cumplir con la correcta utilización de los recursos solicitados
Calidad Crear lineamientos alineados a los objetivos estratégicos y necesidad de la Universidad
Aporte de los lineamientos a los objetivos estratégicos de la Universidad
Satisfacción del cliente
Crear lineamientos prácticos y entendibles para la comunidad Piloto
Satisfacción de los interesados con los lineamientos diseñados.
Definición de requerimientos del proyecto (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Interesado Necesidades, deseos, expectativas
Entregable del proyecto
Miembros de Comité de Proyectos
Tener criterios claros para la evaluación de proyectos de inversión.
Procedimiento para evaluación de proyectos de inversión
Sindico Conocer asignación económica de cada proyecto de inversión
Informe periódico de ejecución de inversión
Rectoría y Vicerrectoría
Alineación de proyectos de inversión a la planeación estratégica
Formato para la formulación de proyecto donde incluya la alineación estratégica en los proyectos de inversión
Decanos/Directores Poder evaluar inicialmente los proyectos que propone su equipo de trabajo y conocer si cumplen los requerimientos para la postulación al comité de proyectos.
Formato para la formulación de proyectos
Guía para la identificación de proyectos de inversión.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 62
Definición de requerimientos del proyecto (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Proponentes de los proyectos
Plantar de forma práctica y sencilla proyectos desde sus programas académicos, unidades o direcciones.
Formato para la formulación de proyecto, práctico, sencillo. Capacitación para la formulación de proyectos de inversión.
Desarrollo Institucional Controlar los proyectos de inversión que proponen los usuarios de la Universidad.
Responder inquietudes de forma eficiente a:
Proponente de proyectos Rectoría y Vicerrectoría Sindico Miembros del comité de
proyectos
Procedimiento para la presentación de informes a las diferentes instancias
Cronograma preliminar del proyecto
Hitos del proyecto
Hito Fecha del hito
Inicio del proyecto 02/12/2019
Presentación Inicial de lineamientos 05/03/2020
Aprobación de Consiliatura 05/05/2020
Lanzamiento oficial de lineamientos 18/05/2020
Fin del proyecto 29/05/2020
Riesgos de alto nivel
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 63
• Resistencia al cambio sobre la metodología.
• Desconocimiento de las personas en la identificación y formulación de proyectos
• Recursos escasos para el proyecto
• Se tiene para el próximo año que elaborar el Plan de Desarrollo Institucional lo cual llevará bastante tiempo de dedicación
PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO VALOR
Sumatoria de cuentas de control $ 272.985.760,00
Reserva de contingencia $ 8.650.000
Línea base de costos $ 281.635.760,00
Reserva de gestión $ 28.163.576
PRESUPUESTO $ 309.799.336
Lista de interesados (stakeholders)
Nombre Rol
Clasificación
Interno / Externo
Apoyo / Neutral / Opositor
Miembros de Comité de Proyectos
Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Sindico Interesado de información Interno Neutral
Rectoría y Vicerrectoría Interesado de información Interno Apoyo
Decanos/Directores Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Proponentes de los proyectos
Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Desarrollo Institucional Líder de proyecto Interno Apoyo
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad
Decisiones del equipo de trabajo
Tiene autoridad para asignar o remover del proyecto alguna persona
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Debe presentar reporte sobre la ejecución presupuestal pero no tiene autoridad para ejecutar nada adicional de lo definido inicialmente.
Decisiones técnicas No tiene autoridad
Resolución de conflictos Solo para conflictos de su equipo de trabajo
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
Escalamiento a su jede inmediato
Designación del director de proyecto
Nombre Diana Carolina Barrera NIVEL DE AUTORIDAD
Reporta a Eduardo José Cifuentes Martí
Total sobre el proyecto
Supervisa a Coordinador de Planeación Sobre las funciones realizadas por el Coordinador de Planeación
Sponsor
Nombre Eduardo José Cifuentes Martí
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 64
Anexo G. Plan de Gestión de Cambios
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
Título del proyecto:
Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión
Fecha de preparación: 01/05/2020
Enfoque de Gestión de Cambios:
Los cambios que puedan surgir en el proyecto deben ser analizados en cuando a su viabilidad y aporte de mejor del proyecto, en cualquier etapa del mismos. Estas solicitudes pueden surgir de incidentes presentados en el proyecto o de oportunidades de mejora.
Definiciones de cambio:
Cambio de tiempos: Las solicitudes de cambio pueden impactar en el tiempo de ejecución del proyecto, para esto debe realizarse un análisis sobre la ejecución paralela de actividades, para evaluar cuidadosamente si se requiere o no la modificación final tiempo del proyecto. Los documentos que deben modificarse son:
• Cambio en el cronograma del proyecto: fechas de inicio y fin, cambio en línea base del proyecto, línea crítica.
Cambio de presupuesto: Es uno de los cambios que requiere mayor análisis, para lo cual es importante identificar si es prudente hacer uso de las reservas de gestión o de contingencia, en caso de que el cambio acarree un sobrecosto. Se el cambio solicitado es viable o prioritarios para solucionar algún inconveniente o hacer parte de la corrección de un defecto identificado se debe exponer al comité sustentando cuidadosamente los beneficios para el cambio de presupuesto que conlleva la solicitud Los documentos que deben modificarse son:
• Presupuesto del proyecto: ya conllevé un recorte de presupuesto o aumento de ello.
• Documentos de contratación de proveedores en caso de que los cambios de presupuesto conlleven alguna contratación
Cambio de alcance: Es un cambio que deriva alguna modificación en el alcance, los paquetes de trabajo o entregables del proyecto. Se debe tener en cuenta que el cambio solicitado no cambie los objetivos del proyecto. Los documentos que se deben modificar con estas solicitudes son:
• Modificación (agregar o eliminar alguna actividad o paquete de trabajo) del WBS
Cambios en documentos del proyecto: Cuando se presenta alguna solicitud de cambios en el proyecto se debe tener en cuenta, la validación de modificación de:
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de costos
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de adquisiciones
• Plan de gestión de recursos humanos
• Plan de gestión de comunicaciones
• Plan de gestión de calidad
• Plan de gestión de requisitos
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 65
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de interesados
• Plan de gestión para la mejora de procesos
Tabla de control de cambios:
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad
Doc. Eduardo Cifuentes
Sponsor • Analizar los cambios solicitados
• Aprobar o rechazar los cambios solicitados
• Comunicar el resultado del cambio después del análisis
Total, autoridad sobre todos los componentes del proyecto
Diana Barrera Director de Proyecto
• Recibir las solicitudes de cambio
• Analizar los cambios solicitados
• Aprobar o rechazar los cambios solicitados
• Validar los documentos que deben ser modificados con los cambios solicitados
• Realizar las presentaciones de las solicitudes de cambios propuestas para exponerlas ante el Sponsor
Aprobar o rechazar los cambios solicitados
Partes interesadas
Partes interesadas
• Sugerir cambios del proyecto
• Retroalimentar sobre la aprobación o rechazo de los cambios que se presenten en el proyecto.
Parcial sobre gestión de los cambios
Equipos de trabajo Desarrollo Institucional
Equipo de trabajo del
proyecto
• Dar recomendaciones sobre la aprobación o rechazo de los cambios
• Realizar las modificaciones de los documentos que se requieren
Aporte en el análisis de aprobación o rechazo del cambio
Proceso de control de cambios: A continuación, se presenta el proceso para la gestión de cambios del proyecto en cualquier momento que se presente la solicitud
Solicitud de cambio enviada Las solicitudes de cambios son enviadas por las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.
Si alguien ajeno a este grupo de personas identifica una solicitud de cambio
Recepción de la solicitud de cambio La recepción de la solicitud de cambios la realiza el Director de Proyecto
Registro de la solicitud de cambio El registro de la solicitud de cambio se realiza por medio del formato Solicitud de Cambio y las realiza el Director de Proyecto
Seguimiento de solicitudes de cambio
El seguimiento de las solicitudes las realizad el Director de Proyecto durante la reunión de proyectos
Revisión y análisis de la solicitud de cambio
Las revisiones y análisis de las solicitudes de cambio, las realiza el Sponsor, el Director de Proyectos y el solicitante durante una reunión.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 66
Disposición de solicitud de cambio La toma de decisión de aprobación y rechazo del cambio la realizar el Sponsor en compañía del Director de Proyectos quien realiza las recomendaciones respectivas.
Comunicación sobre la disposición de la solicitud de cambios
La comunicación la realiza el Sponsor tanto si es aprobada o rechazada la solicitud de cambio
Documentar las solicitudes de cambio
La modificación de los documentos que se requieran con el cambio solicitado lo realiza el equipo de trabajo del equipo de trabajo del proyecto
Implementación de la solicitud de cambio
La implementación del cambio después de aprobado la realiza el Director de Proyectos junto el equipo de trabajo del proyecto.
Ver Anexo E Formato de solicitud de cambios:
Ejemplo de una solicitud del proyecto:
SOLICITUD DE CAMBIO
Título del proyecto:
Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión
Fecha de preparación: 27/07/2020
Persona que solicita el cambio: Rectoría Número de cambio: 01
Categoría de Cambio
Alcance Calidad Requisitos
Costo Tiempo Documentos
Descripción detallada del cambio propuesto
La Rectoría de la Universidad Piloto de Colombia solicita que los documentos entregados del
proyecto estén alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024
Justificación del cambio propuesto
La Universidad Piloto de Colombia, se encuentra en la etapa final del diseño del Plan
Estratégico Institucional 2020-1, 2024, la emisión de proyectos de inversión debe ser
consecuente a las estrategias planteadas, cualquier proyecto de inversión debe aportar al
cumplimiento de por lo menos una estrategia definida.
Impactos del cambio
Alcance Aumenta Disminuye Modificar
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 67
Descripción:
Los entregables del Proyecto deben estar alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-
1, 2024
Grado: Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
No aplica
SOLICITUD DE CAMBIO
Requisitos Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
La alineación de los entregables del proyecto con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024, hacen que el proyecto cambie, es un requisito que no se tenía contemplando en el momento de la planeación del proyecto.
Costo Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
No se presenta ninguna modificación con los costos con el cambio solicitado.
Tiempo Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
Se estima aumento de tiempo del Proyecto de 2 semanas con el cambio solicitado
Impacto de las
partes interesadas Alto riesgo Riesgo medio Bajo riesgo
Descripción:
La solicitud de cambio tiene un alto riesgo e impacto para las partes interesadas,
puntualmente una de las partes interesadas es quien solicita el cambio, si no se cumple con
el requerimiento no se logrará el éxito a satisfacción del Proyecto.
Documentos del proyecto
1. Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión 2. Formato para la formulación de proyectos de inversión
Comentarios
Según la revisión interna con el equipo de trabajo, se considera que el cambio solicitado
aporta al Proyecto y se dará mayor peso al Proyecto.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 68
SOLICITUD DE CAMBIO
Disponible Aprobar Aplazar Rechazar
Justificación
La Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión, estará ser una
herramienta valiosa para la universidad, la solicitud de la Rectoría dará un aporte
importante y fuerza al Proyecto, se realizará alineación de los proyectos de inversión y el
Plan Estratégico Institucional 2020-2, 2024, considerando un aporte importante al
crecimiento institucional el Proyecto que se está desarrollando.
Equipo de Control de Cambios
Nombre Cargo Rol
Dra. Ángela Bernal Rectora Universidad Piloto de Colombia
Parte Interesada del Proyecto - Solicitante del cambio
Doc. Eduardo Cifuentes Director de Desarrollo Institucional
Sponsor
Diana Barrera Subdirectora de Desarrollo Institucional
Directora de Proyectos
Fecha: 31/07/2020
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 69
Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos
No
.
Descripción del Requisito
Fecha Año 2019
Solicitado por Justificación/
Objetivo
Prioridad Alta
Media Baja
Estado Aprobado Cancelado
Diferido Terminado
Entregable Criterio
aceptación Responsable
11
Definición de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia
28/10 Todas las partes interesadas
No se tiene la definición, falta de claridad en la postulación de proyectos
Alta Aprobado Documento que defina qué es un proyecto de inversión
Aprobación de las partes interesadas sobre su entendimiento
Director del proyecto
22
Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla
29/10 Proponentes de los proyectos
La herramienta que se tiene actualmente es confusa
Alta Aprobado Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla
Validación de la herramienta/ procedimiento por quien solicitó y análisis sobre metodología del PMO
Equipo el proyecto
33
Procedimiento para la formulación de proyectos
29/10 Proponentes de los proyectos
No se tiene actualmente un procedimiento de apoyo
Alta Aprobado Procedimiento para la formulación de proyectos
Equipo el proyecto
44
Flujograma para la presentación de los proyectos de inversión ante el comité
29/10 Desarrollo Institucional
No se tiene claridad sobre los componentes que se deben presentar
Media Aprobado Flujograma/procedimiento para la presentación de proyectos
Presentación ante el comité para aprobación
Equipo el proyecto
55
Claridad sobre los criterios de aprobación o rechazo de los proyectos postulados
30/10 Miembros de Comité de Proyectos
Se tiene dificultar para decidir si se aprueba o rechaza un proyecto postulado
Alta Aprobado Lineamiento/procedimiento/ Check list para evaluación de proyectos
Revisión y aprobación del comité de proyectos
Director de Proyectos
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 70
No
.
Descripción del Requisito
Fecha Año 2019
Solicitado por Justificación/
Objetivo
Prioridad Alta
Media Baja
Estado Aprobado Cancelado
Diferido Terminado
Entregable Criterio
aceptación Responsable
66
Comunicación sobre ejecución de proyectos de inversión
30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre ejecución de proyectos de inversión
Baja Cancelado
77
Informe periódico sobre asignación presupuestal de proyectos de inversión
30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre la asignación presupuestal
Media Aprobado Modelo de informe de asignación presupuestal
Primer informe aprobado
Equipo de trabajo del proyecto
88
Alineación de proyectos de inversión aprobados a la planeación estratégica
31/10 Rectoría y Vicerrectoría
No se identifica con claridad la alineación de los proyectos con la planeación institucional
Alta Aprobado Informe de visita de pares académicos
Aprobación de presentación por la Dirección de calidad Académica
Director de Proyectos
99
Contar con criterios de evaluación para proyectos formulados por su equipo de trabajo
31/10 Decanos/ Directores
No se tiene claridad sobre los proyectos que se postulan al comité de proyectos
Alta Aprobado Pasos para la evaluación inicial de proyectos que postulan su equipo de trabajo
Prueba de aceptación aprobación
Equipo de trabajo del proyecto
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 71
Anexo I. Las métricas del proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Cumplimiento del cronograma del proyecto
Objetivo de la métrica:
Establecer el estado del cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto
Factor de calidad El factor de calidad de la métrica es del 85% de cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto
Método de medición Se revisará las actividades programadas sobre las actividades cumplidas
Frecuencia de medición
Se realizará seguimiento cada 15 días del cumplimiento de las actividades
Meta (Resultado deseado para la métrica)
La meta es el cumplimiento del 95% de las actividades programadas
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Cumplimiento con los entregables del proyecto
Objetivo de la métrica:
Medir el cumplimiento de los entregables del proyecto en las fechas y condiciones definidas
Factor de calidad Satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable definido
Método de medición
Comparación sobre el proceso antes y después del desarrollo del proyecto y la utilización de los entregables.
Frecuencia de medición
Una semana después de la fecha de entrega de cada uno de los entregables
Meta (Resultado deseado para la métrica)
98% de satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable.
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Alineación del proyecto con el Plan estratégico institucional
Objetivo de la métrica:
Medir el nivel de alineación del proyecto con el plan estratégico institucional
Factor de calidad Clara identificación sobre el aporte de los proyectos de inversión a las estratégicas del plan institucional
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 72
Método de medición
Validación del contenido de los entregables del proyecto y su construcción teniendo en cuenta las estrategias del plan institucional
Frecuencia de medición
La frecuencia de la medición de la métrica será mensual
Meta (Resultado deseado para la métrica)
100% de alineación del proyecto y sus entregables con el plan estratégico institucional.
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Incidentes reactivos - correctivos presentación en el proyecto
Objetivo de la métrica:
Medir la cantidad de incidentes reactivos – correctivos presentados en el desarrollo del proyecto
Factor de calidad No contar con incidentes de carácter reactivos – correctivos en el desarrollo del proyecto
Método de medición
Validación de incidentes y tipos de incidentes presentados en el desarrollo del proyecto
Frecuencia de medición
Se realizará validación mensual de la métrica planeada
Meta (Resultado deseado para la métrica)
Menos del 5% de los incidentes presentados en el proyecto son de tipo reactivo – correctivo
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 73
Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto
NOMBRE DEL INDICADOR
Varianza de costos
DESCRIPCIÓN Se realiza análisis de las variaciones entre los costos actuales y el valor ganado
FORMULA Valor ganado – costos actuales
MÉTRICAS DE ANALISIS
Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un desfase en los costos planeados y ejecutados
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar ajustes en los costos ejecutados a la fecha de la medición
• Si el valor es positivo o igual a seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.
NOMBRE DEL INDICADOR
Variación en el cronograma
DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de las actividades planteadas a la fecha y la ejecución de estas
FORMULA Valor ganado – Valor planeado
MÉTRICAS DE ANALISIS
Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un retraso de la ejecución de las actividades planeadas a la fecha
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar a la ejecución de las actividades ya que se están presentando demoras en la ejecución de actividades planeadas, a lo mejor realizando ejecución de actividades paralelas pueda ajustarse el cumplimiento del cronograma
• Si el valor es positivo seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.
NOMBRE DEL INDICADOR
Índice de desempeño de costos (CPI)
DESCRIPCIÓN Análisis entre el valor ganado y el costo real del proyecto
FORMULA Valor ganado / Costos actuales
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Si el CPI = 1 el proyecto está dentro del presupuesto
• Si el CPI > 1 el proyecto está por debajo del presupuesto
• Si el CPI < 1 el proyecto está por encima (desbordados) del presupuesto
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 74
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Según el resultado:
• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de costos, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de reservas, solicitud de cambios.
• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de los gastos, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.
NOMBRE DEL INDICADOR
Índice de desempeño de cronograma (SPI)
DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de los costos planteados y los costos ejecutados a la fecha.
FORMULA Valor ganado / Costo planeado
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Si el SPI = 1 el proyecto está dentro del cronograma
• Si el SPI > 1 el proyecto esta adelante del cronograma
• Si el SPI < 1 el proyecto está por atrasado con respecto al cronograma
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Según el resultado:
• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de actividades del cronograma, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de actividades paralelas, para en lo posible volver a la línea base.
• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de las actividades del cronograma, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.
NOMBRE DEL INDICADOR
Costo estimado a la terminación del proyecto (EAC)
DESCRIPCIÓN Es el pronóstico del costo final del proyecto, es el trabajo (costo) restante proyectado. El costo estimado a la terminación EAC es una medida para el trabajo, restante descrito como un costo adicional
FORMULA Costo actual + estimación para concluir trabajo restante
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 75
MÉTRICAS DE ANALISIS
Se identifica con una variación en los costos planeación y ejecutados del proyecto son diferentes. Indique la diferencia del presupuesto en una fecha de corte definida.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar el ajuste a la línea base del proyecto en caso de que los costos no se puedan ajustar al realizar con un balanceo
NOMBRE DEL INDICADOR
Estimación para concluir trabajo restante (ETC)
DESCRIPCIÓN El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto
FORMULA Variación atípica: Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte Variación típica: (Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte) / Índice de desempeño de costos
MÉTRICAS DE ANALISIS
Muestra la estimación hasta finalizar actual para el proyecto. El valor de este campo se deriva del campo ETC actual
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Asignación de recursos a las tareas. Generar las estimaciones. Definir las estimaciones:
A nivel del proyecto. A nivel de la tarea.
Definir las adjudicaciones por recurso individual
NOMBRE DEL INDICADOR
índice de costo tiempo (CSI)
DESCRIPCIÓN Mide el grado de compensación entre el CPU y SPI. De una idea de la posibilidad de recuperación del proyecto
FORMULA (Índice de desempeño de costos* Índice de desempeño de cronograma
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Resultado >1, tendencia del cronograma esta actualmente adelantada de acuerdo con lo planeado
• Resultado <1, tendencia del cronograma esta actualmente atrasada de acuerdo con lo planeado.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 76
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar ajuste o actualización del cronograma según el resultado de medición.
NOMBRE DEL INDICADOR
índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
DESCRIPCIÓN La proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante. Equivale al índice CPI pero solo para el trabajo por terminar
FORMULA (BAC-EV)/(BAC-AC)
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Un TCPI > 1 es malo, se debe mejorar para no exceder el presupuesto. Ya que implica que habría que ejercer un esfuerzo equivalente a dicho porcentaje que sobrepasa el índice de 1 para lograr restaurar la ejecución del proyecto en tiempo y forma.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar ajustes al presupuesto según el resultado del indicador
8.2. Registro de supuestos y restricciones
Los supuestos que se plantean en el proyecto son:
Participación activa de las partes interesadas
Necesidad de cambio del proceso
Aprobación ágil de la propuesto de lineamientos creados
Disponibilidad presupuestal para el proyecto
Las restricciones del proyecto que inicialmente se pueden identificar son:
Cultura organizaciones
Resistencia al cambio
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 77
Poca participación de los interesados en el proyecto
Demoras en la retroalimentación y probación de los entregables del proyecto
8.3. Plan de gestión de beneficios
El presente proyecto tiene beneficios cualitativos, propone el mejoramiento y gestión de
los procesos necesarios para lograr la gestión de proyectos de inversión en la Universidad
Piloto de Colombia.
Tabla 13 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1
BENEFICIO 1: Facilidad en identificación de proyectos de inversión
Beneficios objetivo
Facilitar a los usuarios la identificación de proyectos de inversión fácilmente.
Alineación estratégica
Este beneficio aporta al fortalecimiento institucional estrategia número 3 del plan de desarrollo.
Plazo para obtener los beneficios
6 meses después de la terminación del proyecto.
Dueño de los beneficios
Usuarios con intensión de formular proyectos de inversión
Métricas Disminución de un 70% en las consultas a desarrollo institucional sobre identificación de proyectos de inversión.
Supuestos Los documentos del proyecto son aprobados
Riesgos Los documentos no son claros para algunos usuarios
Fuente: El autor
Tabla 14 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2
BENEFICIO 2: Formulación eficiente de proyectos de inversión
Beneficios objetivo
Minimizar los proyectos que no son aceptados inicialmente para su postulación.
Alineación estratégica
Este beneficio aporta al fortalecimiento institucional estrategia número 3 del plan de desarrollo.
Plazo para obtener los beneficios
6 meses después de la terminación del proyecto.
Dueño de los beneficios
Desarrollo Institucional
Métricas Menos del 10% de los proyectos formulados devueltos por errores
Supuestos Aplicación de pruebas de los lineamientos con éxito
Riesgos Formulación de proyectos de inversión de usuarios que no han sido capacitados, ni tienen acceso a los documentos
Fuente: El autor Tabla 15 Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3
BENEFICIO 3: Mejora del proceso de evaluación de proyectos de inversión
Beneficios objetivo
Mejorar los tiempos de respuesta del comité de proyectos
Alineación estratégica
Este beneficio aporta al fortalecimiento institucional estrategia número 3 del plan de desarrollo.
Plazo para obtener los beneficios
6 meses después de la terminación del proyecto.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 78
Dueño de los beneficios
Comité de Proyectos
Métricas Reducción del 50% en tiempo de citación del comité, con resultados claros (proyectos aprobados, rechazados o para ajuste)
Supuestos Respaldo y entendimiento de los criterios de todos los miembros del comité de proyectos.
Riesgos Nuevos criterios de evaluación de proyectos propuestos después de terminado el proyecto
Fuente: El autor
8.4. Plan de gestión de cambios
Sistema de gestión de cambios se realiza a través de plan de gestión de cambios el
cual permite monitorear y controlar los cambios que puedan surgir durante la ejecución del
proyecto, la solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar algún componente
del proyecto, a continuación, se muestra el proceso para recibir los cambios y quienes lo
pueden solicitar:
Figura 16 Proceso general para solicitud y análisis de cambios
SOLICITUD DE CAMBIOS DEL PROECTO
• Las solicitudes de cambios se reciben de las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.
•Si alguien ajeno a este grupo de personas idenfitica una solicitud de cambio la debe proponer a las pates interesadas o al equipo de trabajo
ANÁLISIS DE SOLICITUDE DE CAMBIOS
• Con el Sponsor del proyecto y el Director de proyecto se realiza el análisis de la solicitud y se dilifencia el formato Solicitud de Cambio, para dimensionar los impactos del cambio y las modificaciones internas del proyecto
APROBACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD CAMBIO
• Según el análisis de cambio, su viabilidad, aporte y modificación sobre el proyecto se tendrá:
•APROBACIÓN: Se realiza la modificación a los documentos, se ajusta cronograma para la realización del cambio, asi mismo se notifica al solicitante sobre la aprobación del cambio.
•RECHAZO: Se notifica al solicitante que el cambios no es viable despues del analisis realizado
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 79
Fuente: El Autor
Las solicitudes de cambio pueden contener:
Acciones correctivas: Solicitudes de cambios que se deriva después de haber identificado
alguna desviación sobre la línea base del proyecto. Estas solicitudes aportan al éxito de la
ejecución del proyecto ya que solucionan algún inconveniente que se está presentando.
Acciones preventivas: Derivadas de una oportunidad de mejora identificada en el
proyecto, inclusión de un componente del proyecto que puede modificar su alcance, o
cambios que puede prevenir que se presenten defectos más adelante en el proyecto.
Reparación de defectos: Son solicitudes que pueden derivarse de incidentes del proyecto,
donde ha se presentó algún inconveniente o desviación del proyecto, tal vez una
retroalimentación negativa de algún entregable o un paquete de trabajo planeado
previamente.
Actualizaciones: Solicitudes que pueden surgir por la actualización de alguna norma o
documento institucional, es un aporte importante al proyecto las actualizaciones, procuran
una mejora para el aprovechamiento del proyecto a largo plazo.
El plan de gestión de cambios se maneja según lo expuesto en el formato ya
diligenciado como ejemplo que se encuentra en el Anexo G. Plan de Gestión de Cambios.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 80
9. Gestión de los interesados del proyecto
9.1. Registro de los interesados
Para el proyecto se presenta la siguiente clasificación e identificación de las partes
interesadas, la cual se llevó a cabo en el proceso de revisión de los actores que actualmente
se tienen en el proceso de identificación, formulación y evaluación de proyectos de inversión
en la Universidad Piloto de Colombia:
Proponentes de los proyectos: Son las personas que pueden realizar la formulación de
los proyectos de inversión
Sindicatura: Área responsables de definir la partida presupuestal a nivel institucional
que será destinada para los proyectos de inversión.
Miembros de Comité de Proyectos: Es el equipo evaluador de los proyectos
Rectoría y Vicerrectoría: Actores importantes que facilitan la formulación de proyectos
e identifican el beneficio o aporte del proyecto propuesto con el crecimiento institucional
Decanos/Directores: Lideres de proyecto de inversión aprobado
Desarrollo Institucional: Área responsable del manejo de la gestión de proyectos de
inversión, apoya en la formulación y seguimiento de los proyectos.
9.2. Plan de involucramiento de los interesados
A continuación, se presente el análisis realizado a cada una de las partes interesadas
del proyecto:
Proponentes de los proyectos: Partidario
Sindicatura: Reticente
Miembros de Comité de Proyectos: Partidario
Rectoría y Vicerrectoría: Neutral
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 81
Decanos/Directores: Partidario
Desarrollo Institucional: Líder
Tipificación de las partes interesadas según poder – interés
Para la identificación de las partes interesadas en el proyecto, se realiza una escala de
la valoración de las partes interesadas, con la cual se evaluarán los actores que intervienen
en el desarrollo de las actividades. Una vez definido el listado se valoran según su poder y
su interés (nivel de autoridad y participación) de acuerdo con la siguiente escala:
Tabla 16 Criterios de evaluación poder/interés
NOTA CRITERIO
1 Bajo Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)
2 Medio Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)
3 Alto Poder/ interés (nivel de autoridad o participación)
Fuente: El autor
Después de la escala de valoración se procede a evaluar las partes interesadas Tabla 17 Definición de poder interés de interesados
Parte Interesada Poder Interés
Proponentes de los proyectos 1 3
Sindicatura 3 1
Miembros de Comité de Proyectos 3 3
Rectoría y Vicerrectoría 3 2
Decanos/Directores 2 3
Desarrollo Institucional 2 3
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 82
De acuerdo con los valores otorgados a cada una de las partes interesadas identificadas
en cuanto a su poder e impacto, se clasifican en uno de los siguientes cuadrantes:
Figura 17 Poder interés Fuente: El autor
INT
ER
ÉS
3
1.5
0 1.5 3
PODER
Figura 18 Matriz poder/interés Fuente: El autor
Proponentes de los proyectos (1.3)
Sindicatura (3.1)
Miembros de Comité de
Proyectos (3,3)
Rectoría y Vicerrectoría (3.2)
Decanos/ Directores (2.3)
Desarrollo Institucional (2.3)
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 83
Aquellas partes interesadas que se encuentren clasificadas en el cuadrante de
ATENCIÓN y CUIDADO serán las partes interesadas pertinentes, para la cuales, se
estructura la siguiente matriz de despliegue de necesidades y expectativas:
Tabla 18 Matriz de necesidades y expectativas
PARTE INTERESADA
NECESIDADES EXPECTATIVAS
Proponentes de los
proyectos
Que se cuente con información clara para la identificación y formulación de proyectos de inversión Tener una herramienta que facilite de formación de proyectos de inversión
Identificar una probabilidad de aprobación de su proyecto antes que sea evaluado ante el comité de proyectos
Sindicatura Reporte claro de los proyectos de inversión Disminución de recursos para
proyectos de inversión
Miembros de Comité de Proyectos
Poder contar con un método práctico para el análisis de proyectos de inversión Contar con lineamientos claros para la evaluación de proyectos de inversión Disminuir el tiempo de análisis de proyectos en el comité
Contar con un concepto inicial sobre la aprobación o rechazo de proyectos de inversión
Rectoría y Vicerrectoría
Aumentar los proyectos de inversión con aporte a la institución Facilitar la identificación de proyectos de inversión por medio de plan de mejoramiento tanto institucional como de programas.
No tener proyectos académicos sin aporte a la institución
Desarrollo Institucional
Contar con un proceso eficiente para asesorar a las personas que identifiquen un proyecto de inversión Minimizar el reproceso en la formulación de proyectos de inversión.
Contar con una participación activa en la formulación de proyectos de inversión, con aporte a las estrategias institucionales de forma equilibrada.
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 84
Estrategias para involucrar los interesados
Para plantear las estrategias sobre el manejo de interesados se presenta la siguiente matriz.
Tabla 19 Matriz de estrategias
INTERESADO NIVEL PODER
INTERES
NIVEL DE PARTICIPACIÓN
ACTUAL Y ESPERADA
ACCIÓN PARA MODIFICAR LA PARTICIPAICÓN
ESTRATEGIA P
OD
ER
INT
ER
ES
De
sc
o-
no
ce
do
r
Re
tice
nte
Ne
utr
al
Pa
rtid
ari
o
Líd
er
Proponentes de los proyectos
1 3
Actu
al
Espera
do
Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias
Sindicatura 3 1
Actu
al
Espera
do
*Realizar presentación sobre los beneficios del proyecto *Acercamiento para identificar más necesidad sobre la mejora del proceso
Presentarle adelantos del proyecto y pedir concepto de la ejecución de este
Miembros de Comité de Proyectos
3 3
Actu
al
Esper
ad
o Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias
Rectoría y Vicerrectoría
3 2
Actu
al
Espera
do
*Realizar reuniones especificas con rectoría y vicerrectoría para identificar valores agregados que puedan darse en el proyecto, los cuales sean atractivos para estos actores
*Realizar retroalimentación frecuente sobre las reuniones realizadas con Delegados de Decanaturas y programas para fortalecer y alimentar la información con las necesidades directivas de estos actores
Decanos/ Directores
2 3
Actu
al
Espera
do
Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias
Desarrollo Institucional
2 3
Actu
al
Espera
d
o
Sin necesidad de crear alguna acción Sin necesidad de crear estrategias
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 85
10. Gestión del alcance del proyecto
10.1. Plan de gestión del alcance
Para el desarrollo del proyecto, es clave realizar el plan de gestión del alcance, que
describe la planificación de cada una de las etapas que se llevarán a cabo para el
desarrollo de este:
Se realiza la recolección de la información, para validar el proceso que se lleva a
actualmente del manejo de los proyectos de inversión:
Revisión de formulación de proyectos inversión/desarrollo en el Portal Institucional
https://portal.unipiloto.edu.co/sgi/PlanDesarrollo/Lists/Proyectos%20institucionales/Todo
s%20los%20proyectos.aspx
Revisión de actas y resoluciones de proyectos de inversión
Entrevistas con los delegados seleccionados para revisar en conjunto las dificultades
presentadas en la formulación de proyectos de inversión y evaluación de proyectos para
la toma de decisiones.
Durante esta validación de pudo describir la definición inicial de proyectos de
inversión, el desglose de los entregables, la identificación de las partes interesadas, sus
necesidades y expectativas, el plan de comunicación, el cual fue validado con las partes
interesadas la gestión del proyecto y construcción de la metodología para controlar los
cambios que se puedan tener durante el proyecto.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 86
10.2. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos
El plan de trazabilidad de requisitos se realiza a través de reuniones con las partes
interesadas, en medio de comités, reuniones, entrevistas particulares con las partes
interesadas.
Para la identificación de estos requisitos, se toma inicialmente las experiencias que
se tienen en el Departamento de Desarrollo Institucional sobre el manejo de proyectos
de inversión y el reporte de los usuarios sobre las dificultades que se han tenido para la
formulación de proyectos.
Con el fin de dimensionar un poco más el alcance del proyecto, presenta en el Anexo
H. Matriz de trazabilidad de requisitos
10.3. Enunciado del alcance
10.3.1. Enunciado del alcance.
El proyecto es la creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión,
en el cual se incluyan; políticas, procedimientos y formatos que permitan la claridad en el
proceso de identificación, formulación, evaluación y seguimiento de los proyectos de
inversión que sean postulados antes el comité de proyectos.
10.3.2. Descripción del producto.
Los lineamientos comprenden de forma práctica y sencilla, la formulación de
proyectos de inversión de acuerdo con la definición, que permita a quien identifique una
necesidad para la creación de proyectos de inversión y así mismo al director de
unidad/dependencia o decano, presentar su proyecto mediante una metodología de
gestión de proyectos e igualmente puede ser evaluada ante el comité de proyecto para
que la Universidad Piloto de Colombia pueda medir la pertinencia del proyecto, de
acuerdo con la disponibilidad presupuestal y su alineación a los objetivos estratégicos.
10.3.3. Entregables del producto
Definición de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 87
Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de
inversión del comité de proyectos.
Formato para la formulación de proyectos de inversión
Modelo de informe de proyectos de inversión a: Sindicatura, Rectoría y Vicerrectoría.
Divulgación y capacitación de proyecto
10.3.4. Entregables del proyecto
Formulación del proyecto (no se cuenta con prerrequisitos definidos)
Cronograma del proyecto
Presupuesto del proyecto
10.3.5. Criterios de aceptación del proyecto
Los criterios de aceptación del proyecto, es el entendimiento, coherencia y alienación
de los lineamientos creados con el proceso para la gestión de proyectos de inversión.
Las actas de reuniones con las partes interesadas harán las veces de soporte de
aceptación sobre los criterios definidos en matriz de trazabilidad de requisitos.
10.3.6. Exclusiones
El proyecto no incluye el proceso de seguimiento de los proyectos de inversión
aprobados.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 88
10.4. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)
A continuación, se presenta la EDT del proyecto:
Figura 19 EDT Fuente: El Autor
CREACIÓN DE LINEAMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
1.1 Documentación de lineamientos: Política, formatos, procedimientos
1.1.1 Definición de proyecto de inversión
1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de
proyectos de inversión
1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión
1.1.4 Modelo de informes
1.2 Gestión de proyecto
1.2.1 Control y monitoreo del proyecto
1.2.2 Análisis de cambios del proyecto
1.3 Divulgación, implementación y capacitación de proyecto
1.3.1 Plan de divulgación ycapacitación del proyecto
1.3.2 Identificaciòn personas acapacitar
1.3.3 Documento que contenga elproceso de presentación y evaluaciónde proyectos de inversión del comitéde proyectos.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 89
10.5. Diccionario de la EDT
A continuación, se presenta el diccionario de la EDT de acuerdo con los componentes
de trabajo
Tabla 20 Diccionario EDT 1.1.1
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.1.1 1.1 Documentación de lineamientos
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Documento que contenga la definición de proyecto de inversión para la Universidad Piloto de Colombia
Entregable Documento
Recurso Asignado
Coordinador de planeación Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos
Costo $ 30.737.840,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó Tabla 21 Diccionario EDT 1.1.2
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.1.2 1.1 Documentación de lineamientos
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Construcción del procedimiento para la identificación de cualquier persona que quiera proponer un proyecto de inversión, así mismo el documento debe contener el método para la formulación del mismo.
Entregable Procedimiento
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos
Costo $ 30.613.640,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó Tabla 22 Diccionario EDT 1.1.3
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.1.3 1.1 Documentación de lineamientos
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Construcción del formato para que los usuarios puedan formular sus proyectos de inversión de una forma práctica y sencilla.
Entregable Formato
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos, Desarrollador del aplicativo
Costo $ 34.303.360,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 90
Tabla 23 Diccionario EDT 1.1.4
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.1.4 1.1 Documentación de lineamientos
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Construcción del modelo para presentación de informes de proyectos de inversión; Desarrollo Institucional, Rectoría y Vicerrectoría, Sindico
Entregable Documento de modelo de informes
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Delegado Rectoria Delegado Dirección Administrativo Delegado Sindicatura Director de Proyectos,
Costo $ 26.579.280
Fuente: Tomado del libro de Pablo Lledó
Tabla 24 Diccionario EDT 1.2.1
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.2.1 1.2 Gestión de proyecto Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Realizar el control y monitoreo de los componentes del proyecto, tiempo, costos, entregables.
Entregable Actas de reunión de seguimiento
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Director de Proyectos,
Costo $ 30.779.920,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo Lledó
Tabla 25 Diccionario EDT 1.2.2
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.2.2 1.2 Gestión de proyecto Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Análisis de cambios del proyecto Realizar el control de cambios del proyecto en caso de requerirse, teniendo claro los impactos y las variaciones sobre la ejecución del proyecto.
Entregable Actas de reunión de seguimiento que contempla los cambios del proyecto
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Director de Proyectos,
Costo $ 34.424.240,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó
Tabla 26 Diccionario EDT 1.3.1
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.3.1 1.3 Divulgación, implementación y capacitación
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Documento que contemple los niveles de divulgación y capacitación del proyecto
Entregable Acta de reunión que explique el plan de divulgación y capacitación del proyecto
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos,
Costo $ 28.549.400,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo Lledó
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 91
Tabla 27 Diccionario EDT 1.3.2
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.3.2 1.3 Divulgación, implementación y capacitación
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Identificación de las personas que deben capacitarse y realizar la divulgación de acuerdo con los diferentes componentes del proyecto.
Entregable Actas de reunión de seguimiento, donde contemple los niveles y contenido a capacitar y divulgar.
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos,
Costo $ 28.172.760,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo Lledó
Tabla 28 Diccionario EDT 1.3.3
Número Cuenta de control Actualización Responsable
1.3.3 1.3 Divulgación, implementación y capacitación de proyecto
Noviembre 2020 Director de proyecto
Descripción Construcción de documento que contenga el paso a paso para la presentación y evaluación de proyectos, desde la identificación del proyecto hasta la presentación ante el comité.
Entregable Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
Recurso Asignado
Coordinador de planeación, Asistente de Planeación Director de Proyectos, Desarrollador del aplicativo
Costo $ 28.825.320,00
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 92
11. Gestión del cronograma
11.1. Plan de Gestión del Cronograma
El presente plan de cronograma se realiza formalmente, con el detalle de las
actividades que se deben cumplir para realizar el proyecto. Se realiza la validación de la
documentación institucional que se tiene sobre proyectos de inversión:
Plan de estratégico Institucional 2020-2, 2024
Resoluciones y actas de reuniones de los comités de proyecto previos
Las medidas utilizadas para la estimación de tiempo de las actividades son
días/semanas, en el proceso de planeación del proyecto se definen los tiempos de
acuerdo con el nivel de complejidad de cada una de las actividades, conociendo la cultura
organizacional y la facilidad o dificultad en la toma de decisiones para cada caso.
Los documentos y acciones que se utilizarán para controlar el plan de gestión del
cronograma son:
Acta de constitución del proyecto
Reunión de inicio del proyecto que suministrara al equipo directo y delegados del
proyecto sus deberes, aportes y responsabilidades de cada uno.
Reuniones periódicas de seguimiento para el proyecto, en las que se revisará el
cumplimiento del cronograma dispuesto y las acciones a tomar.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 93
11.2. Listado de actividades con análisis PERT
Se realizará el análisis con el equipo de trabajo del proyecto sobre la identificación
de actividades específicas sobre el desglose los paquetes de trabajo.
Para la estimación de tiempos de las actividades se realizan reuniones con tres tipos
de personas:
Escenario optimista: Delegados de Rectoría y Sindicatura, los cuales esperan que
la duración del proyecto sea corta y los lineamientos serán fáciles de recolectar
Escenario pesimista: Delegados de Programas y Facultades, usuarios que antes
han formulado proyectos, los cuales con el proyecto a desarrollar exponen que
conociendo la cultura de la Universidad y la toma de decisiones no ven que el proyecto
pueda ejecutarse en corto tiempo.
Escenario esperado: El equipo de trabajo se reúne a validar los tiempos adecuados
para la ejecución de cada una de las actividades que se tiene.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 94
Después de las reuniones realizadas se tienen los siguientes tiempos definidos en días hábiles, de lunes a viernes:
Tabla 29 Actividades – PERT
Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad
Pre
de
ces
ora
Du
rac
ión
Op
tim
ista
Du
rac
ión
Es
pe
rad
a
Du
rac
ión
Pe
sim
ista
PE
RT
0 INCIO
1.1.1 Definición de proyecto de inversión
1 A Entrevista a delegados 0 5 10 20 10,8
2 B Revisión de información A 10 20 25 19,2
3 C Definición de proyecto de inversión B 10 15 20 15,0
1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
4 CH Documentar procedimiento A,B,C 5 10 20 10,8
5 D Revisión del procedimiento CH 5 10 15 10,0
6 E Ajuste del procedimiento D 2,5 5 10 5,4
1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión
7 F Creación del formato D,E 5 5 10 5,8
8 G Revisión con delegados del formato F 5 5 10 5,8
9 H Ajuste del formato G 2,5 5 5 4,6
10 I Montaje en plataforma G, H 5 10 15 10,0
1.1.4 Modelo de informes 11 J Creación del modelo de informes E 2,5 5 10 5,4
12 K Revisión con delegados del modelo J 2,5 5 10 5,4
13 L Ajusten del modelo K 2,5 5 10 5,4
1.2.1 Control y monitoreo del proyecto 14 LL Revisión del cronograma del proyecto E, I,L 5 10 15 10,0
15 M Toma de acciones para el éxito del proyecto
LL 5 10 20 10,8
16 N Ajuste del proyecto M 10 15 25 15,8
1.2.2 Análisis de cambios del proyecto 17 O Revisión de acciones a tomar N 5 10 15 10,0
18 P Definición de control de cambios O 5 15 25 15,0
19 Q Revisión con partes interesadas P 5 10 15 10,0
1.3.1 Plan de divulgación y capacitación del proyecto
20 R Creación del plan de divulgación C, E, L,Q
10 15 25 15,8
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 95
Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad
Pre
de
ces
ora
Du
rac
ión
Op
tim
ista
Du
rac
ión
Es
pe
rad
a
Du
rac
ión
Pe
sim
ista
PE
RT
21 S Revisión con equipo de trabajo R 2,5 5 10 5,4
22 T Aprobación S 2,5 5 10 5,4
1.3.2 Identificación personas a capacitar
23 U Definir personal a capacitar T 2,5 10 25 11,3
24 V Revisión de agendas y lugares para capacitación
U 2,5 5 15 6,3
25 W Agendar reuniones V 2,5 5 15 6,3
26 X Lista de asistencia W 2,5 5 5 4,6
1.3.3 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
27 Y Realizar presentación sobre documentación creada
C,E,I,L,S,X
2,5 5 15 6,3
28 Z Validación de claridad de presentación Y 2,5 5 10 5,4
29 AA Montar presentación en plataforma para capacitación
Z 2,5 10 20 10,4
FIN AA
0 0 0,0
Fuente: El Autor
11.3. Diagrama de red del proyecto
Diagrama de red con paso adelante y atrás, se realiza con la duración esperada
Teniendo en cuenta que el diagrama de Red se presenta en la tabla los diagramas divididos en dos partes.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 96
Figura 20 Diagrama de Red parte 1 Fuente: El Autor
Figura 21 Diagrama de Red parte 2 Fuente: El Autor
70 75 75 80 80 85
80 85 85 90 90 95
45 55 55 65 65 70 80 85 95 105 105 115 115 130 130 140 140 155 155 165 165 180 180 190
45 55 55 65 65 70 80 85 95 105 105 115 115 130 130 140 140 155 155 165 165 180 180 190
0 0 10 10 30 30 45 70 75 75 80 85 95
0 0 10 10 30 30 45 70 75 75 80 85 95
P 15 O 10 P 15 Q 10
I 10
L 5
LL 10 M 10 N 15 O 10E 5
F 5
J 5 K 5
G 5
H 5
INICIO A 10 B 20 C 15
CH 10 D 10
LE
I
L
E
190 205 205 210 210 215 215 225 225 230 230 235 235 240 240 245 245 250 250 260 260 260
190 205 205 210 210 215 215 225 225 230 230 235 235 240 240 245 245 250 250 260 260 260
Z 5 AA 10 FINT 5 U 10 V 5 W 5 X 5 Y 5R 15 S 5
C
L
C
I
E
LS
E
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 97
IDENTIFICACIÓN DE HOLGURA
Realizando el análisis del proyecto, la holgura de E:0, F: 10
Figura 22 Holgura Fuente: El Autor
DENTIFICACIÒN DE RUTA CRITICA
Según la identificación de las posibles rutas críticas se presenta a continuación todas
las posibles rutas para completar el proyecto.
Tabla 30 Ruta crítica
RUTA CRÍTICA
A-CH-D-E-H-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 200
A-CH-D-E-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 208
A-CH-D-E-H-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 200
A-CH-D-E-F-J-K-L-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 208
A-CH-D-E-F-J-K-L-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 140
A-CH-D-E-F-J-K-L-Y-Z-AA- 81
A-B-C-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 122
A-B-C-Y-Z-AA 67
A-B-C-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 215
A-CH-D-E-J-K-L-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 130
A-CH-D-E-J-K-L-Y-Z-AA 75
A-CH-D-E-J-K-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 197
A-CH-D-F-G-I-LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 202
A+B+C+CH+D+E+LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 220
A+B+C+CH+D+E+J+K+L +LL-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-AA 236
Fuente: El Autor
65 70
65 70
E 5
70 75
80 85
J 5
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 98
La ruta crítica identificada es de 236 días, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 23 Probabilidad con ruta critica Fuente: El Autor
A continuación, se calcula la varianza de la ruta crítica
Tabla 31 Varianza actividades ruta crítica
ID Nombre de actividad P
RE
DE
CE
SO
RA
Du
rac
ión
Op
tim
ista
Du
rac
ión
Es
pe
rad
a
Du
rac
ión
Pe
sim
ista
PE
RT
VA
RIA
NZ
A
0 INCIO
A Entrevista a delegados 0 5 10 20 10,8 6,3
B Revisión de información A 10 20 25 19,2 6,3
C Definición de proyecto de inversión B 10 15 20 15,0 2,8
CH Documentar procedimiento A,B,C 5 10 20 10,8 6,3
D Revisión del procedimiento CH 5 10 15 10,0 2,8
E Ajuste del procedimiento D 2,5 5 10 5,4 1,6
J Creación del modelo de informes E 2,5 5 10 5,4 1,6
K Revisión con delegados del modelo J 2,5 5 10 5,4 1,6
L Ajusten del modelo K 2,5 5 10 5,4 1,6
LL Revisión del cronograma del proyecto E, I,L 5 10 15 10,0 2,8
M Toma de acciones para el éxito del proyecto LL 5 10 20 10,8 6,3
N Ajuste del proyecto M 10 15 25 15,8 6,3
O Revisión de acciones a tomar N 5 10 15 10,0 2,8
P Definición de control de cambios O 5 15 25 15,0 11,1
Q Revisión con partes interesadas P 5 10 15 10,0 2,8
R Creación del plan de divulgación C, E, L,Q 10 15 25 15,8 6,3
S Revisión con equipo de trabajo R 2,5 5 10 5,4 1,6
T Aprobación S 2,5 5 10 5,4 1,6
236 días
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 99
ID Nombre de actividad
PR
ED
EC
ES
OR
A
Du
rac
ión
Op
tim
ista
Du
rac
ión
Es
pe
rad
a
Du
rac
ión
Pe
sim
ista
PE
RT
VA
RIA
NZ
A
U Definir personal a capacitar T 2,5 10 25 11,3 14,1
V Revisión de agendas y lugares para capacitación
U 2,5 5 15 6,3 4,3
W Agendar reuniones V 2,5 5 15 6,3 4,3
X Lista de asistencia W 2,5 5 5 4,6 0,2
Y Realizar presentación sobre documentación creada
C,E,I,L,S,X 2,5 5 15 6,3 4,3
Z Validación de claridad de presentación Y 2,5 5 10 5,4 1,6
AA Montar presentación en plataforma para capacitación
Z 2,5 10 20 10,4 8,5
FIN AA 0 0 0,0 0,0
Fuente: El Autor
La varianza total calculada según la ruta crítica es de 109,3 días
La raíz cuadrada de varianza total: 10,4
Por lo anterior con una probabilidad del 84,1% el proyecto “Creación de lineamientos
para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia” tardará
246,4 días
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 100
11.4. Línea base del cronograma
La línea base del cronograma realiza por medio de la programación en Microsoft Project. El diagrama que se presenta
a continuación se realiza en el proceso de planeación del proyecto, el cual contempla las actividades, tiempos, actividades
dependientes y predecesoras, ruta crítica, así mismo, se contempla en el cronograma las actividades de revisión y
seguimiento para el cumplimiento de las actividades. El ajuste y seguimiento de estas actividades se realizará
mensualmente, así como el ajuste del cronograma, en caso de ser necesario.
LINEAMIENTOS PARA PROYECTOS DE INVERSIÓN 101
Figura 24 Cronograma de proyecto Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 102
11.5. Técnicas de desarrollar el cronograma aplicadas
Para el desarrollo del cronograma se tuvo en cuenta los tiempos de cada una
de las actividades, el análisis de la secuencia de actividades definidas, por medio
del diagrama de red se pudo identificar la ruta crítica del proyecto, posteriormente
se realiza el ejercicio en Project donde ratifica la ruta crítica, se realiza asignación
de recursos, se analiza la carga laboral que puede tenar cada uno de los recursos
para nivelar la sobreasignación de recursos, se realizar la inclusión de reuniones de
seguimiento del cronograma, y la reserva de contingencia según el análisis
realizado sobres los riesgos identificados.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 103
12. Gestión de costos del proyecto
12.1. Plan de gestión de costos
La planificación de los costos del proyecto se realiza de acuerdo con la
dedicación del equipo de trabajo el cual se describe a continuación:
Director de Proyectos
Sponsor: Director de Desarrollo Institucional
Asistente de Planeación
Coordinador de Planeación
Delegados:
Rectoría
Direccion Administrativa
Sindicatura
Tabla 32 Costos de recursos
ROL CARGO VALOR HORA VALOR HORA
Director de proyecto Subdirección $ 47.548 $ 47.548
Delegado Delegado Rectoria $ 25.512 $ 25.512
Delegado Delegado Dirección Administrativo
$ 25.512 $ 25.512
Delegado Delegado Sindicatura $ 25.512 $ 25.512
Equipo de trabajo Coordinador de planeación $ 20.554 $ 20.554
Equipo de trabajo Asistente de Planeación $ 13.623 $ 13.623
Fuente: El Autor
Los lineamientos que se deben cumplir para el desarrollo del proyecto son:
Plan Estratégico Institucional 2020.2 – 2024
Decreto 1330 del Ministerio de Educación superior
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 104
Las herramientas que se utilizan para la realización de cronograma en Project
12.2. Estimación de costos en MS Project
Para la estimación de costos del proyecto a continuación se presentan los
costos definidos según su dedicación
Figura 25 Estimación de costos Fuente: El Autor
12.3. Estimación ascendente y determinación del presupuesto
La realización de la sumatoria ascendente de los costos de las actividades, para
obtener los costos de los paquetes de trabajo, y las cuentas de control, hacen parte
de la estimación de los costos del proyecto. A la sumatoria de todas las cuentas de
control, se le suma la reserva de contingencia (única del proyecto) para obtener la
línea base de costos. A la línea base de costos se le suma la reserva de gestión
para así obtener el presupuesto del proyecto. La reserva de contingencia no es un
porcentaje, es el resultado del análisis cuantitativo de riesgos. La reserva de gestión
corresponde al 10% de la línea base de costos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 105
Figura 26 Estimación ascendente y determinación del presupuesto Fuente: El Autor
Último nivel de EDT Número ID Nombre de actividad Costo por
actividad
Costo por
paquete de
trabajo
Costo por
cuenta de
control
0 INCIO
1 A Entrevista a delegados $ 8.089.840
2 B Revisión de información $ 7.179.680
3 C
Definición de proyecto de
inversión$ 15.468.320
4 CH Documentar procedimiento $ 7.734.160
5 D Revisión del procedimiento $ 17.334.560
6 E Ajuste del procedimiento $ 5.544.920
7 F Creación del formato $ 5.544.920
8 G
Revisión con delegados del
formato $ 12.765.360
9 H Ajuste del formato $ 5.544.920
10 I Montaje en plataforma $ 10.448.160
11 J Creación del modelo de $ 5.544.920
12 K
Revisión con delegados del
modelo $ 15.489.440
13 L Ajuste del modelo $ 5.544.920
14 LL Revisión del cronograma $ 8.803.840
15 M
Toma de acciones para el
éxito del proyecto$ 8.803.840
16 N Ajuste del proyecto $ 13.172.240
17 O Revisión de acciones a $ 8.803.840
18 P
Definición de control de
cambios $ 13.172.240
19 Q
Revisión con partes
interesadas $ 12.448.160
20 R
Creación del plan de
divulgación $ 9.101.240
21 S
Revisión con equipo de
trabajo $ 9.724.080
22 T Aprobación $ 9.724.080
23 U Definir personal a capacitar $ 11.538.000
24 V
Revisión de agendas y
lugares para capacitación$ 5.544.920
25 W Agendar reuniones $ 5.544.920
26 X Lista de asistencia $ 5.544.920
27 Y
Realizar presentación sobre
documentación creada$ 8.367.080
28 Z
Validación de claridad de
presentación $ 9.724.080
29 AA
Montar presentación en
plataforma para
capacitación
$ 10.734.160
Reserva de contingencia $ 8.650.000
FIN
$ 272.985.760,00
$ 8.650.000
$ 281.635.760,00
$ 28.163.576
$ 309.799.336
Sumatoria de cuentas de control
Reserva de contingencia
Linea base de costos
Reserva de gestión
PRESUPUESTO
$ 28.549.400
$ 28.172.760
$ 28.825.320
$ 85.547.480
$ 122.234.120,00
1.2.1 Control y
monitoreo del proyecto$ 30.779.920
1.2.2 Analisis de
cambios del proyecto $ 34.424.240
$ 65.204.160,00
1.3.1 Plan de
divulgación y
capacitación del
proyecto
1.3.2 Identificaciòn
personas a capacitar
1.3.3 Documento que
contenga el proceso de
presentación y
evaluación de
proyectos de inversión
del comité de
proyectos.
$ 30.737.840
1.1.2 Procedimiento
para la identificación y
formulación de
proyectos de inversión
$ 30.613.640
1.1.3 Formato para la
formulación de
proyectos de inversión
$ 34.303.360
1.1.4 Modelo de
informes$ 26.579.280
1.1.1 Definición de
proyecto de inversión
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 106
13. Gestión de Recursos del Proyecto
13.1. Plan de gestión de recursos
Se realiza el plan de gestión de recursos por medio del análisis de las
actividades del proyecto, los recursos físicos en este caso no tienen un alto impacto,
las personas son el recurso más importante del proyecto, teniendo en cuenta los
requerimientos físicos se realizará aprovechamiento de los recursos de oficina con
los que actualmente se cuentan dentro de la Universidad
13.2. Estimación de los recursos
Los recursos fundamentales que se requieren para la ejecución del proyecto son
recursos humanos, si bien los recursos físicos son importantes, para este proyecto
es fundamental las personas.
El proceso de capacitación y divulgación de los lineamientos requiere de
recursos materiales, presentaciones, memorias de las capacitaciones y material
logístico necesario para ejecutar entregables del proyecto.
Según los paquetes de trabajo se presentan los recursos requeridos:
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 107
Tabla 33 Estimación de recursos ESTIMACIÓN DE RECURSOS
Último nivel de EDT Recurso Humano Recurso físico / materiales
1.1.1 Definición de proyecto de inversión
Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura
Portátil Refrigerios
1.1.2 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura
Desarrollo de aplicativo Portátil Video Beam Refrigerios
1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión
Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, - Sindicatura
Desarrollo de aplicativo Portátil Video Beam Refrigerios
1.1.4 Modelo de informes Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos, delegados: Dirección Administrativo, Rectoria, Sindicatura
Desarrollo de aplicativo Portátil Video Beam Refrigerios
1.2.1 Control y monitoreo del proyecto
Director de Proyectos, Coordinador de planeación, Director de Proyectos
Portátil
1.2.2 Análisis de cambios del proyecto
Director de Proyectos, Coordinador de planeación Portátil Video Beam Refrigerios
1.3.1 Plan de divulgación y capacitación del proyecto
Director de Proyectos, Coordinador de planeación, Asistente de Planeación
Portátil Video Beam
1.3.2 Identificación personas a capacitar
Director de Proyectos, Asistente de Planeación, Coordinador de planeación
Portátil
1.3.3 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
Asistente de Planeación, Coordinador de planeación, Director de Proyectos
Portátil Video Beam Desarrollo de aplicativo Material de capacitación
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 108
13.3. Estructura de desglose de recursos (EDRe)
A continuación, se presenta la estructura del desglose de recursos según la EDT del proyecto.
Figura 27 Estructura de desglose de recursos Fuente: El Autor
CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
(12018)
RECURO HUMANO (6)
Director de proyecto (1) Formación en Gerencia de Proyectos
Coordinador de Planeación (1)
Delegado de Facultad/programa (1)
Delegado de Rectoría (1)
Dirección Adminostrativa / Sindicatura (2)
RECURO FÍSICO (12012)
TECNOLÓGICO (7)
Equipos de computo (4)
Impresora (1)
Software Share Point(1)
Video Beam (1)
MATERIALES (1200)
Materiales de capacitación y divulgación (600 unidades)
Memorias de la capacitación
lineamientos (600)
INSTALACIÓN (4)
Sala de juntas (1)
Sala de capacitación (3)
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 109
13.4. Asignación de recursos
Después de la identificación de recursos del proyecto, se presenta en la
siguiente figura la asignación de los mismo según las actividades identificadas.
Figura 28 Asignación de recursos Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 110
13.5. Calendario de recursos
Para manejar la sobre asignación de recursos e identificar los picos de trabajo que puedan tener los mismo en el
proyecto, se presenta a continuación el calendario de recursos con un periodo de tiempo trimestral.
Figura 29 Calendario de recursos Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 111
13.6. Plan de capacitación y desarrollo del equipo
El plan de capacitación del proyecto, el cual es clave para lograr el éxito en el proyecto, contempla los siguientes
componentes:
Tabla 34 Capacitaciones del Equipo de Trabajo
Nombre de la capacitación
Descripción de la capacitación
Responsable de la capacitación
Dirigido a Fecha programada
Duración Costo Material de la capacitación
¿Qué son proyectos? Alcance del proyecto y propósito
Presentación de las características principales de un proyecto. Explicación sobre el alcance y propósito del proyecto
Director de Desarrollo Institucional y Subdirector
Delegados de: Facultad/Programa Rectoría, Dirección Administrativa / Sindicatura
27/11/ 2020 2 horas $100.000 Presentación de las definiciones de proyectos
Proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia
Diferencias entre un proyecto y una actividad. Definición y ejemplos de proyectos de inversión en la Universidad
Director de Desarrollo Institucional y Subdirector
Delegados de: Facultad/Programa Rectoría Dirección Administrativa / Sindicatura
18/12/ 2020 2 horas $100.000 Presentación de aplicación de proyectos de inversión en la Universidad
Formulación y presentación de proyectos de inversión
Presentación de procedimiento y formatos para la formulación de proyectos de inversión, taller de aplicación de casos reales de proyectos y actividades que no hacen parte de proyectos
Subdirector y Coordinador de Planeación
Delegados de: Facultad/Programa Rectoría Dirección Administrativa / Sindicatura
18/01/ 2021 3 horas $100.000 Procedimiento para la formulación de proyectos Formatos asociados
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 112
Tabla 35 Capacitación sobre el Proyecto ya ejecutado
Nombre de la capacitación
Descripción de la capacitación
Responsable de la capacitación
Dirigido a Fecha programada
Duración Costo Material de la capacitación
¿Qué son proyectos? Alcance del proyecto y propósito
Presentación de las características principales de un proyecto. Explicación sobre el alcance propósito del proyecto
Desarrollo Institucional – Director de Desarrollo Institucional y Subdirector
Delegados de Facultad/Programa Delegado de rectoría Delegado Dirección Administrativa / Sindicatura
27/11/ 2020 2 horas $500.000 Presentación de las definiciones de proyectos
Proyectos de inversión en la Universidad Piloto de Colombia
Diferencias entre un proyecto y una actividad. Definición y ejemplos de proyectos de inversión en la Universidad
Desarrollo Institucional – Director de Desarrollo Institucional y Subdirector
Delegados de Facultad/Programa Delegado de rectoría Delegado Dirección Administrativa / Sindicatura
27/11/ 2020 2 horas $500.000 Presentación de aplicación de proyectos de inversión en la Universidad
Formulación y presentación de proyectos de inversión
Presentación de procedimiento y formatos para la formulación de proyectos de inversión, taller de aplicación de casos reales de proyectos y actividades que no hacen parte de proyectos
Desarrollo Institucional – Subdirector y Coordinador de Planeación
Directores de Unidades Decanos de Programas y Facultades Miembros de Comité de Proyectos de inversión
18/01/ 2021 3 horas $500.000 Procedimiento para la formulación de proyectos Formatos asociados
Evaluación de proyectos de inversión
Explicación sobre los criterios que se deben tener en cuenta por el comité de proyectos para la evaluación: aprobación, solicitud de modificación o rechazo de proyectos de inversión.
Desarrollo Institucional – Subdirector y Coordinador de Planeación
Miembros de Comité de Proyectos de inversión
20/02/2021 2 horas $500.000 Presentación de criterios para la evaluación de proyectos
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 113
DESARROLLO DE EQUIPO
Como ya se conoce, el adecuado manejo del recurso humano es uno de los factores
de éxito en la ejecución del proyecto, por lo anterior se presenta algunas variables
importantes para el desarrollo del equipo de trabajo que se propone para el proyecto
“CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN”
RECOMPENSAS
Se propone para el proyecto contar con dos tipos de recompensas:
Reconocimientos públicos: a los miembros delegados de programa/faculta, Rectoría,
Sindicatura y Dirección Administrativa, que consiste en exponer públicamente en Consejo
Superior Académico y la Honorable Consiliatura, el acompañamiento de estos delegados
para el éxito del proyecto, que gracias a su tiempo, disposición y aporte se tiene la
construcción de estos lineamientos.
Reconocimientos al interior del departamento (Desarrollo Institucional): Se expondrá
en reuniones la importancia de contar con el Coordinador de planeación y el Asistente
para el logro del proyecto, igualmente se otorgarán días compensatorios por el
cumplimiento de actividades incluidas en el cronograma del proyecto.
Evaluación de desempeño del equipo de trabajo:
Teniendo en cuenta la naturaleza de los miembros del equipo de trabajo se tendrán
las siguientes evaluaciones:
Evaluación a delegados:
Descripción de la evaluación: Se evaluará la participación de cada uno de los
delegados, como voceros de sus unidades, con las cuales de contemplarán las variables
necesarias para la creación de los lineamientos.
Tipo de evaluación: Retroalimentación en reunión particular con cada delegado
Periodicidad: Trimestral.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 114
Evaluación a Coordinador y Asistente de Planeación
Descripción de la evaluación: Se evaluarán las actividades designadas en el
proyecto, el cumplimiento en tiempo, calidad y aporte oportuno al éxito del proyecto.
Tipo de evaluación: Retroalimentación en reunión particular con cada delegado
Periodicidad: Mensual
CONTROL Y GESTIÓN DE RECURSOS
El control y gestión de los recursos identificados para el proyecto se realizará
mediante la creación de funciones específicas designadas en el proyecto, las cuales
serán de conocimientos del equipo de trabajo y delegados específicos, igualmente se
reportará en el comité de proyectos, el cumplimiento de la gestión de los recursos del
proyecto para poder tomar acciones, para el cumplimento de las actividades.
El monitoreo de las actividades a realizar y la gestión de los recursos necesarios para
la ejecución de los proyectos, se realizará a través de reuniones mensuales, en las que
se validará el cumplimiento del cronograma del proyecto, en caso de ser necesario
después del análisis de datos que se tengan del proyecto se tomarán acciones de choque
para que se cumpla adecuadamente el propósito del proyectos yo así gestionar los
cambios requeridos.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 115
14. Gestión de comunicaciones del proyecto
14.1. Plan de gestión de las comunicaciones
Después de la identificación de las partes interesadas para el proyecto “Creación de
lineamientos para la gestión de proyectos de inversión en la Universidad Piloto de
Colombia”, es importante definir el plan para la gestión de las comunicaciones, cada uno
de los interesados tiene una necesidad o expectativa sobre el proyecto, igualmente la
identificación de los canales que serán utilizados para reportar avances y evolución del
proyecto son claves para que pueden aportar, realizar seguimiento y monitorear su
comportamiento en cada caso.
Tabla 36 Abreviaturas partes interesadas
Parte Interesada Abreviatura
Proponentes de los proyectos PP
Sindicatura S
Miembros de Comité de Proyectos MCP
Rectoría y Vicerrectoría RV
Decanos/Directores DD
Desarrollo Institucional DI
Sponsor SP
Fuente: El autor
14.1.1. Canales de comunicaciones
Para la definición de los canales de comunicación se toma la siguiente formula:
(número de interesados x (número de interesados – 1))/2
Para el proyecto según el análisis de los interesados de contar con 21 canales de
comunicación
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones
• El sistema de información que será utilizado para el proyecto es la gestión de
comunicaciones electrónicas que responde a tres agrupaciones de partes
interesados, según se muestra en la siguiente gráfica.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 116
Figura 30 Sistema de información del proyecto Fuente: El autor
14.1.3. Diagrama de flujo
Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de
trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de
reuniones, etc.
Figura 31 Diagrama de flujo Fuente: El autor
Sist
ema
de
infi
rmai
cón
Informes de alto nivel: Sindicatura, Sponsor, Miembros de Comité de Proyectos , Rectoría y
Vicerrectoría
Informes de avance del proyecto para seguimiento de este: Desarrollo Institucional
Informe de resultados sobre entregables del proyecto: Proponentes de los proyectos,
Decanos/Directores
RECEPTORES DE LA INFORMACIÓN
APROBACIÓN
REVISIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN
EMISOR DE LA INFORMACIÓN
LIDER DE COMUNICACIÓN DIRECTOR DE PROYECTO
Equipo de Desarrolo Institucional
Director de proyectos
Sponsor
Partes interesadas
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 117
14.1.4. Matriz de comunicaciones
A continuación, se presenta el plan de comunicación que se utilizará para el proyecto
Requisitos de Comunicación de Interesados
Información para Comunicar
Razones de la Distribución
Frecuencia Responsable de Comunicar
Responsable de
Aprobar
Personas /Grupos
Receptores
Métodos o Tecnologías de Comunicación
Etapas de proyecto
Actividades para la planeación de proyecto EDT
Serán responsables de ejecutar las actividades del proyecto
Mensual Director de proyectos
Sponsor DI Reuniones periódicas – soportadas con acta escrita
Conocer el avance del proyecto
Informe ejecutivo del estado del cronograma del proyecto Control y monitoreo del proyecto
Patrocinador de proyecto
Mensual Director de proyectos
Director de proyectos
SP Presentación informe escrito de avance del proyecto
Conocer la definición de proyectos de inversión
Definición de proyecto de inversión
Entregable del proyecto Componente clave para la gestión de proyectos de inversión
Única vez, cuando se tenga la definición
Director de proyectos
Director de proyectos
PP S MCP RV DD DI SP
Presentación en proceso de capacitación, definición escrita que hará parte de los lineamientos
Conocer el modelo de informes
Procedimiento para la elaboración de modelo de informes de la gestión de proyectos de inversión
Responsables del diseño, interpretación y aprobación de informe
Única vez, cuando se tenga la definición
Director de proyectos
Director de proyectos
DI MCP
Presentación del procedimiento en capacitación
Informe de rendimiento del proyecto
Control y monitoreo del proyecto Incidentes del proyecto
Toma de acciones para el éxito del proyecto
Mensual Coordinador de Plantación
Director de proyectos
DI Informe escrito/ presentación de rendimiento del proyecto
Criterios de evaluación de proyectos de inversión
Lista de verificación para evaluación de proyectos de inversión
Comunicación de la información como componente de éxitos del proyecto
Al finalizar el proyecto
Director de proyectos Equipo de desarrollo Institucional
Director de proyectos
S MCP RV SP
Reunión de presentación de criterios de evaluación de proyectos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 118
Conocer el método para la formulación de proyectos de inversión
Formato para la formulación de proyectos de inversión
Director de proyectos Equipo de desarrollo Institucional
Director de proyectos
PP RV DD
Reunión de presentación de criterios de evaluación de proyectos
Entregables de proyecto
Lineamientos para la gestión de proyectos de inversión
Entregables de proyecto.
Implementación de lineamientos
Al finalizar el proyecto
Director de proyectos Equipo de desarrollo Institucional
Sponsor P S MCP RV DD SP
Presentaciones reuniones de capacitación sobre cada componente del proyecto
Recursos Asignados: Menciona los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.
Los recursos para comunicación para el proyecto comprenden
Equipos/tecnología: Computadores, Video Beam, correo institucional, plataformas de comunicación como Share Point y Teams, acceso para
impresión de documentos
Presupuesto: $1.000.000 que comprende el material de capacitación y refrigerios para las reuniones
Tiempo: Se contará con estos recursos durante la ejecución del proyecto 1 año
Método para Actualizar y Refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones: Defina el método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.
La actualización o ajuste del plan de gestión de las comunicaciones se realizará a través de las reuniones de avance del proyecto, teniendo en cuenta la eficiencia del plan, reporte de incidentes en el proyecto, solicitud de alguna parte interesada
Diagrama de información por tipo de informe:
Informes de alto nivel: Informes de avance del proyecto para seguimiento de este:
Informe de resultados sobre entregables del proyecto:
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 119
RESTRICCIONES: RESTRICCIONES DERIVADAS DE UNA LEGISLACIÓN O NORMATIVA ESPECÍFICA DE LA TECNOLOGÍA, DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.
Todos los entregables del proyecto deben contar con los lineamientos institucionales en cuento a:
Formatos de presentaciones corporativas de la Universidad Piloto de Colombia
Manual de imagen corporativa y documentos institucional
Figura 32 Matriz de comunicaciones Fuente: El autor, referencia plan de comunicación PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, Dharma Consulting
Elabora Coordiandor
de Planeación
Revisa Director de proyectos
Aprueba Director de proyectos
Sponsor
Divulga Director de proyectos
Elabora y Revisa
Director de proyectos
Aprueba Sponsor
Divulga Director de proyectos
Elabora Coordiandor
de Planeación
Revisa Director de proyectos
Aprueba Director de proyectos
Sponsor
Divulga Director de proyectos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 120
14.1.5. Estrategias de comunicaciones
Las estrategias que se utilizarán en el desarrollo del proyecto son las siguientes:
Reuniones periódicas: soportadas con acta escrita
Presentación informe escrito de avance del proyecto, presentación de rendimiento
del proyecto
Presentación en proceso de capacitación, definición escrita que hará parte de los
lineamientos
Presentación del procedimiento en capacitación
Reunión de presentación de criterios de evaluación de proyectos
Presentaciones reuniones de capacitación sobre cada componente del proyecto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 121
15. Gestión de la calidad del proyecto
15.1. Plan de gestión de la calidad
Este proceso comprende la identificación de los parámetros de calidad para el
proyecto, tanto para la gestión como para sus entregables.
Dando coherencia al cumplimiento de los lineamientos institucionales de la
Universidad a continuación se presentan documentos de calidad para el proyecto:
Política de calidad institucional aplicable al proyecto
“La Universidad Piloto de Colombia se compromete a mejorar continuamente sus
procesos de gestión a través de ejercicios de autoevaluación, autorregulación y
autorreflexión; para lograr el desarrollo académico, de la investigación y de la proyección
social; con el objetivo de formar profesionales integrales con criterios científicos y críticos,
con base en el libre pensamiento y en los principios de autonomía, autoevaluación,
autorregulación y compromiso social, en correspondencia con los procesos financieros,
de comunicación, gestión y promoción para satisfacer las necesidades de la comunidad
Piloto y la sociedad en general, con la más alta calidad”.
Objetivos de calidad institucional aplicable al proyecto
Aumentar la eficacia de los procesos obteniendo mejores resultados de desempeño
en ellos.
Promover el cumplimiento de los planes de desarrollo de los programas académicos
y el plan de desarrollo institucional fijado por la Universidad.
Garantizar la sostenibilidad y el desarrollo de la institución a través de una
administración adecuada de recursos económicos, humanos, físicos y tecnológicos.
Asegurar siempre un servicio de alta calidad a los estudiantes, docentes,
administrativos, directivos y usuarios en general.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 122
15.2. Métrica de calidad
Se presentan en el Anexo I. Las métricas del proyecto
15.3. Documentos de prueba y evaluación
Para la ejecución de pruebas y evaluaciones del proyecto con sus entregables, se
realiza por medio del formato de Prueba y Evaluación
Figura 33 Formato de prueba y evaluación Fuente: El autor
15.4. Entregables verificados
(Este numeral aplica solamente si el proyecto ya se ha ejecutado).
El proyecto a la fecha no ha sido ejecutado
Fecha:
Responsables:
Rol en el proyecto
Proceso o entregable:
Variables de calidad Prueba o evaluación realizada Resultado
Formato de prueba y evaluación
Acciones a tomar
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 123
16. Gestión de riesgos del proyecto
16.1. Plan de gestión de riesgos
La metodología del plan de gestión de riesgos está concentrada en la identificación
de los riesgos que se puedan presentar a lo largo del proyecto, la identificación de estos
riesgos o amenazas facilita la reacción que se pueda tener en caso de que la ocurrencia
del riesgo se materialice. Para lograr gestionar los riesgos es necesario seguir los
procesos descritos a continuación.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 124
Tabla 37 Plan de gestión de riesgos
PROCESOS DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES
Planificar la gestión de riesgos
Realizar el proceso que comprende este documento, planear como se manejaran los riesgos en el proyecto
PMBOK Sponsor y Director de Proyectos
Identificar riesgos
Revisión de los posibles riesgos que pueden ocurrir en el proyecto
Análisis de actividades del proyecto EDT, Cronograma
Lluvia de ideas
Equipo de trabajo del proyecto
Realizar análisis cualitativo de riesgos
Este proceso cubre la priorización de los riesgos según su impacto y probabilidad que será evaluada en este proceso
Lluvia de ideas Juicio de expertos
Equipo de trabajo del proyecto
Realizar análisis cuantitativo de riesgos
Es el proceso donde se analiza el efecto de los riesgos de forma numérica (costos y cronograma) en caso de materializarse el riesgo identificado
Lluvia de ideas Juicio de expertos Causa y efecto
Equipo de trabajo del proyecto
Planificar la respuesta a los riesgos
Comprende las acciones, estrategias o pasos a seguir que se deriven por la materialización de los riesgos y/o acciones de prevención
Lluvia de ideas Juicio de expertos
Equipo de trabajo del proyecto
Implementar la respuesta a los riesgos
En este proceso se ejecutan los planes de prevención y contingencia definidos
Lluvia de ideas Juicio de expertos
Equipo de trabajo del proyecto
Monitorear los riesgos
Se realizar este proceso de forma cíclica para identificar el estado de los riesgos inicialmente identificados, validar su análisis cuantitativo y cualitativo, así como validar la ocurrencia de nuevos riesgos según el proceso del proyecto y su efectividad así como validar efectividad de los planes de respuesta.
Lluvia de ideas Juicio de expertos
Equipo de trabajo del proyecto
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 125
TOLERANCIA AL RIESGO DE LOS INTERESADOS
Los interesados son componente importante del proyecto, así como identificar la
tolerancia a la ocurrencia de riesgos. A continuación, se presenta el análisis de la
tolerancia al riesgo según los interesados del proyecto:
Tabla 38 análisis de la tolerancia al riesgo
INTERESADOS PERFIL DE TOLERANCIA
TOLERANCIA
Proponentes de los proyectos
Buscador Por la expectativa del proyecto estos interesados toleran los riesgos que no estén relacionados con la calidad de los entregables del proyecto
Sindicatura Adverso No están dispuesto a asumir que los riesgos que impacten en tiempo y costo en alto porcentaje se materialicen y que los entregables del proyecto no cumplan sus expectativas, nivel de tolerancia que admite es del 10% máximo sobre la materialización de riesgo.
Miembros de Comité de Proyectos
Adverso No están dispuesto a asumir que los riesgos que impacten en tiempo y costo en alto porcentaje se materialicen y que los entregables del proyecto no cumplan sus expectativas nivel de tolerancia que admite es del 10% máximo sobre la materialización de riesgo sobre la variable tiempo del proyecto
Rectoría y Vicerrectoría
Buscador Por el nivel de interés del proyecto, permite cambios en el proyecto con tal que la calidad de los entregables cumpla con sus necesidades
Decanos/Directores Buscador Por el nivel de interés del proyecto, permite cambios en el proyecto con tal que la calidad de los entregables cumpla con sus necesidades
Sponsor Buscador Por el nivel de involucramiento del proyecto, permite cambio en el proyecto que estén dentro del nivel de manejo interno modificación justificable sobre el cronograma y máximo ejecución de presupuesto completo y ejecución con sobrecosto del 5% del presupuesto planeado inicialmente.
Fuente: El autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 126
16.2. Matrices de probabilidad – impacto (inicial y residual)
Para la evaluación y análisis de amenazas y oportunidades se presentan las siguientes matrices: Amenazas
Tabla 39 Matriz de Amenazas
OBJETIVO DEL
PROYECTO
Impacto Muy Bajo 2
Impacto Bajo 4
Impacto Moderado
6
Impacto Alto 8
Impacto Muy Alto 10
TIEMPO Atraso manejable en las holguras
Atraso del 2% del cronograma en ejecución
Atraso del 4% del cronograma en ejecución
Atraso del 10% del cronograma en ejecución
Atraso mayor al 10% del cronograma en ejecución
ALCANCE Requiere ajuste en algunas tareas
Control de cambios en áreas secundarias
Control de cambios en objetivos principales
Detiene el proyecto o requiere decisiones de alto nivel
Cancela el proyecto o inutiliza el producto del proyecto
COSTO Sobrecosto manejable con ajustes menores
Sobrecosto dentro de la reserva de contingencia
Sobrecosto entre el 5% y el 10%
Sobrecosto entre el 10% y el 20%
Sobrecosto mayor al 20%
CALIDAD Degradación manejable
Afectación en requisitos que requiere ajuste
Requiere aprobación del patrocinador
Requiere cambios mayores al proyecto
El producto es inutilizable o el desempeño es inaceptable
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 127
Oportunidades
Tabla 40 Matriz de oportunidades
OBJETIVO DEL
PROYECTO
Impacto Muy Bajo 2
Impacto Bajo 4
Impacto Moderado
6
Impacto Alto 8
Impacto Muy Alto 10
TIEMPO Ahorro menor al 2% del cronograma en ejecución
Ahorro del 4-6,99% del cronograma en ejecución
Ahorro del 7-11,9% del cronograma en ejecución
Ahorro del 12-14,99% del cronograma en ejecución
Ahorro mayor al 15% del cronograma en ejecución
COSTO Beneficio menor al 5% del presupuesto
Beneficio del 5-9,99% del presupuesto
Beneficio del 10-14,99% del presupuesto
Beneficio del 15-19,99% del presupuesto
Beneficio mayor del 20% del presupuesto
Fuente: El Autor
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO Y ACCIONES PARA AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
Después del análisis y evaluación de probabilidades e impactos se ubica cada riesgo según corresponda:
Muy Alta (80%) 1,6 3,2 4,8 6,4 8 8 6,4 4,8 3,2 1,6
Alta (65%) 1,3 2,6 3,9 5,2 6,5 6,5 5,2 3,9 2,6 1,3
Moderada (50%) 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1
Baja (30%) 0,6 1,2 1,8 2,4 3 3 2,4 1,8 1,2 0,6
Muy Baja (10%) 0,2 0,4 0,6 0,8 1 1 0,8 0,6 0,4 0,2
Muy bajo (2) Bajo( 4) Moderado(6) Alto (8) Muy Alto (10) Muy Alto (10) Alto (8) Moderado(6) Bajo( 4) Muy bajo (2)
Amenazas Oportunidades
Pro
bab
ilid
ad
Impacto Impacto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 128
AM
EN
AZ
AS
Rango de Severidad Rango Respuesta propuesta
Leve - menor o igual a 1 Monitorear periódicamente por cambios
Medio - entre 1,1, y 2,9 Requiere acciones de prevención
Critico - entre 3 y 4,9 Requiere acciones de prevención y plan de contingencia
Severo - mayor o igual a 5
Requiere acciones de prevención, plan de contingencia, plan de respaldo
OP
OR
TU
NID
AD
ES
Rango de Severidad Rango Respuesta propuesta
Menor - menor o igual a 1
Monitorear periódicamente para decidir si se aprovecha la oportunidad
Medio - entre 1,1 y 2,9
Planear acciones y prevención para impulsar o potenciar condiciones que disparan la probabilidad o impacto de la oportunidad
Muy bueno - entre 3 y 4,9
Planear acciones de prevención para compartir oportunidad con un tercero
Máximo - mayor o igual a 5
Planear acciones de prevención para asegurar o concretar la oportunidad
Figura 34 Matriz de Probabilidad e Impacto y Acciones para Amenazas y Oportunidades Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 129
16.3. Matriz de riesgos
Figura 35 Matriz de riesgos Fuente: El Autor
ID Descripción del Riesgo Tipo
Cat
ego
ría
Dis
par
ado
r/
Ind
icio
Pro
bab
ilid
ad
Imp
acto
Cal
ific
ació
n
Gra
do
Bas
e p
ara
anál
isis
de
imp
acto
Im
pac
to e
n
cost
o
Imp
acto
en
tiem
po
Val
or
mo
net
ario
esp
erad
o
(co
sto
)
valo
r
mo
net
ario
esp
erad
o
Bas
e d
e
esti
mac
ión
Estrategia de Respuesta
¿En qué consiste la estrategia de respuesta?
- Plan de prevención, antes de que se
materialice el riesgo
Plan de Contingencia - si se
materializa riesgo
Responsable -
Dueño del riesgoProbabilidad final Impacto final
Calificación
finalGrado
Org 1
Debido a las ocupaciones que puedan tener los delegados de
unidades para el proyecto, se pueden presentar dificultades en la
definición de los l ineamientos, agregando tiempo adicional en el
cumplimiento de los entregables finales
Amenaza De la
organización
No se cuenta con el respaldo por escrito de las
responsabilidades de los delegados en el
proyecto
50% 8 4 Crítico
Se afectará en un 15% de tiempo
adicional en el cronograma del
proyecto en el componente
creación de los entregables
finales
$ 2.000.000 10 $ 1.000.000,00 5
El costo del impacto estimado en $2.000.000 y los 10 días
del valor en tiempo, se calcula por el tiempo adicional que
se requiere en reuniones lo cual estima un sobrecosto de los
recursos y tiempo adicional para contar con los entregables
definidos a satisfacción o el involucramiento de otras
personas en el proyecto
Evitar
Poder realizar un compromiso con las personas que
participen en el proyecto, dejar por escrito los
compromisos que se tiene con el proyecto y lograr al
finalizar el proyecto entregar un reconocimiento
Poder involucrar a personas
comprometidas del mismo nivel
para que aporten en el
desarrollo del proyecto
Director de
Proyectos 10% 8 1 Leve
Org 4
Si durante las entrevistas con los delegados de las unidades, no se
l lega a un acuerdo sobre la definición de proyecto de inversión, la
documentación de la definición de proyecto de inversión quedará
sesgada y el cronograma se retrasará por lo menos 2 semanas por
los ajustes que deberán realizarse posteriormente,
Amenaza De la
organización
Los registros de entrevistas con delegados no
muestra uniformidad para la definición de
proyectos de inversión
65% 8 5,2 Severo
Retraso de 20% del tiempo
planteado en el cronograma por
los ajustes que deberán
realizarse posteriormente
$ 2.000.000 10 $ 1.300.000,00 6,5
Se requiere 10 días adicionales del cronograma y un costo
de $2.000.000 para lograr la uniformidad en la definición
de proyecto de inversión, realizar nuevas reuniones y definir
estrategias para lograr acuerdos entre los delegados, costos
por el tiempo adicional de estos recursos (delegados) en el
proyecto, lo cual no estaban planeados en el cronograma
Mitigar
Definir actividades grupales; encuestas de selección
múltiple, discusiones grupales con ejemplos
específicos, para poder lograr las definiciones
puntuales para la creación de los l ineamientos para
la gestión de proyectos
Definir las alternativas de las
definiciones y escalar al Comité
de proyectos para lograr
especificar la definiciones que a
la fecha no se han podido
conciliar con el equipo delegado.
Director de
Proyectos 10% 5 1 Leve
Org 5
Si no se tienen claramente definidas las parte interesadas del
proyecto, puede faltar algún requerimiento especifico para la
gestión de proyecto, impactando en el cronograma por reprocesos
en la adecuación de los componente de la documentación
Amenaza De la
organización
En el momento de revisión de la documentación
se identifica que faltan componentes sobre
áreas que requieren información sobre la
gestión de proyectos de inversión
50% 8 4 Crítico
Retrasos del 15% del
cronograma por ajuste de
información y requerimientos
$ 1.000.000 5 $ 500.000,00 2,5
Para realizar los ajustes en el proyecto por falta de la
inclusión de alguna parte interesada, se estoma que se
requiere la realización de varias reuniones, la modificación
e inclusión de análisis de todos los planes del proyecto para
que se pueden contemplar las necesidades y expectativas de
la nueva parte interesada identificad tiempo de 5 días
adicionales y un costo de $1.000.000
Evitar
Realizar un análisis adecuado para la definición de
las partes interesadas del proyecto, tener en cuenta
las partes interesadas definidas por la universidad
para que estén alineadas con las necesidades del
proyecto
Realizar reuniones
extraordinarias para poder
incluir las necesidades y
expectativas de la parte
interesada en el proyecto en
corto tiempo para que no se
afecte el tiempo de entrega de las
actividades en el cronograma
Coordinador de
Planeación 30% 8 2 Medio
Org 7
Si se logra el compromiso de los delegados de las unidades para la
participación del proyecto, se podrán documentar con calidad y
cumplimiento en tiempos y costos los l ineamientos para la creación
de la gestión de proyectos de inversión, los cuales satisfagan las
necesidades y expectativas de todas las parte interesadas y se
minimizará el proceso de revisión y ajuste de entregables
Oportunidad De la
organización
Se identifica que los delegados han estado
aportando de forma activa en el proyecto 65% 10 6,5 Severo
Disminución del 5% del tiempo
de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25
Lograr el compromiso de los delegados, deriva 5 días menos
en el cronograma, las reuniones se realizarán con mayor
agil idad y un costo de $-1.000.000 por el compromiso e
interés de los participantes
Mejorar
Realizar un proceso de motivación y comunicación
de los beneficios del proyecto a toda la comunidad,
que el proyecto para la creación de lineamientos
para la gestión de proyectos sea atractiva y aporte
valor a las partes interesadas y los delegados
puedan replicar el modelo al interior de sus
organizaciones
Revisión de cronograma del
proyecto, reducción de tiempos y
aprovechamiento de reuniones
con mayor intensidad
Director de
Proyectos 65% 10 7 Severo
Org 8
Si se logra realizar una reunión sobre la documentación de proceso
con el equipo interno del proyecto, se podrá definir con claridad los
componentes que deben tener los documentos en la universidad y
así cumplir con los tiempos y calidad en la construcción de la
documentación de entregables en el proyecto
Oportunidad De la
organización
Se identifica antes del proyecto dudas sobre la
forma de documentar los l ineamientos 65% 10 6,5 Severo
Disminución del 5% del tiempo
de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25
Realizar reunión con el equipo de trabajo previamente para
definir criterios del proyecto, deriva 5 días menos en el
cronograma, las reuniones se realizarán con mayor agil idad
y un costo de $-1.000.000
Explotar
Ejecutar el proceso de capacitación y revisión de la
metodología de documentación del proyectos para
garantizar agil idad en la documentación y
entregables
Documentar los acuerdo para la
construcción de entregables del
proyecto
Director de
Proyectos 65% 10 7 Severo
Org 9
Si se puede realizar validación de la documentación de los proyecto
de inversión formulados anteriormente e identificar los errores
cometidos, se podrán documentar las recomendaciones generales
para la formulación de proyectos de inversión, dentro de los nuevos
l ineamientos y así exponer con mayor claridad, reducción los
tiempos en la formulación y evaluación de proyectos de inversión en
la Universidad.
Oportunidad De la
organización
Se tienen varios ejemplos sobre los errores en
la formulación de proyectos de inversión en
años anteriores
65% 10 6,5 SeveroDisminución del 5% del tiempo
de proyecto -$ 1.000.000 -5 -$ 650.000,00 -3,25
Realizar reunión con el equipo de trabajo previamente para
revisar la documentación y formulación de proyectos
anteriormente, deriva 5 días menos en el cronograma, las
reuniones se realizarán con mayor agil idad y un costo de $-
1.000.000
Explotar
Validar la documentación de los proyectos de
inversión los años anteriores, identificar las
dificultades
Realizar documentación de las
mejoras identificadas en el
proceso de formulación, análisis
y evaluación de proyectos de
inversión
Director de
Proyectos 65% 10 7 Severo
Org 10
Si se contara con recurso interno dentro de la Universidad para el
diseño y desarrollo del formulario para la formulación de proyectos
de inversión se podría reducir el presupuesto de proyecto, evitando
la subcontratación de empresa para el desarrollo del formulario en
plataforma SharePoint.
Oportunidad De la
organización
Se vincula a la Dirección de tecnología de la
universidad para el acampamiento del proyecto
y evaluación para el desarrollo y diseño del
formulario en plataforma Share Point
50% 10 5 SeveroDisminución del 5% del tiempo
de proyecto -$ 2.000.000 -10 -$ 1.000.000,00 -5
Lograr que el desarrollo del formulación lo realice
directamente una persona de la Direccion de Tecnologías de
la Información de la Universidad, se estima que se
ahorraría un tiempo de 10 días en el cronograma y un costo
de $-2.000.000
Mejorar
Validar con la Direccion de tecnología la capacidad
para poder realizar el desarrollo del formulario para
la formulación de proyectos de inversión, definir
cronograma y vincular el recuro humano al proyecto
Involucrar al recurso humano en
todo el proyecto para su aporte
en temas tecnológicos
Coordinador de
Planeación 50% 10 5 Severo
Org 11
Si se puede durante la ejecución del proyecto realizar apoyo en la
formulación de proyectos de inversión reales a unidades o
programas, se podrá facil itar el proceso de divulgación manejo y
acompañamiento para la correcta documentación de los
l ineamientos
Oportunidad De la
organización
Se presentan proyectos de inversión por parte
de unidades durante la ejecución del proyecto 50% 8 4 Crítico
Disminución del 5% de tiempo
en la estimación del
cronograma, facil itará la
implementación del proyecto
-$ 1.000.000 -5 -$ 500.000,00 -2,5
Lograr apoyar la formulación de proyectos de inversión
durante la ejecución del proyecto por medio de reuniones y
acompañamiento directo a las personas con intensión de
formular proyectos durante la ejecución de proyecto,
logrará 5 días menos en el cronograma y un costo de $-
1.000.000
Mejorar
Identificar las personas con intensión de formular
proyectos y brindar acompañamiento para realizar
pruebas y documentar proyectos reales
Incluir componente de los
proyectos de inversión con la
implentación de los l ineamientos
en el proyecto
Coordinador de
Planeación 50% 10 5 Severo
Org 13
Si se puede realizar acompañamiento en la formulación de
proyectos de inversión posterior a la terminación del proyecto
"creación de lineamientos para la gestión de proyectos de
inversión", se logrará sostenibil idad del proyecto en el tiempo y
ajuste posterior de los l ineamiento (mantenimiento del proyecto)
Oportunidad De la
organización
Se han generado proyectos de inversión durante
la ejecución del proyecto 65% 8 5,2 Severo
Sostenibil idad del proyecto en
el tiempo -$ 2.000.000 -10 -$ 1.300.000,00 -6,5
Lograr acompañar la formulación de proyectos de inversión
después de la ejecución del proyecto, por medio de
reuniones de acompamiento y capacitación constante en los
entregables del proyecto , logrará un estimado de 10 días
menos en el cronograma y un costo de $-2.000.000
Mejorar
Identificar las personas con intensión de formular
proyectos y brindar acompañamiento posterior al
cierre del proyecto
contemplar extensión del
alcance del proyecto
Director de
Proyectos 50% 10 5 Severo
Ext 1
Debido a cambios en la reglamentación del Ministerio de Educación
Nacional se requieren modificaciones sustanciales sobre proyectos
de inversión, lo que deriva en ajustes sobre entregables ya
adelantados, esto considera ajuste de tiempos en el proyecto
Amenaza Externo
Se han venido generando cambios sobre la
reglamentación del MEN sobre componentes
que afecten proyectos de inversión
50% 6 3 Crítico Se estima1 semana adicional $ 1.000.000 5 $ 500.000,00 2,5
Se requerirá 5 días adicionales y $1.000.000 para realizar
reuniones de ajuste de los l ineamientos por modificación de
lineamientos del MEN
Mitigar
Se realizará cada 15 días la revisión de plataformas
del MEN para validar posibles cambios, actuar y
ejecutar con anterioridad
Realizar un plan de ajuste e
intervención para alineación de
lineamientos para la gestión de
proyectos de inversión
Director de
Proyectos 50% 5 3 Crítico
Org 17
La universidad por reducción de la util idad, determina que no se
tendrán recurso financieros para la generación de proyectos de
inversión, lo cual l levará a la terminación del proyecto, sin tener los
entregables del mismo
Amenaza De operación
Desde la parte financiera se identifica que la
universidad cada año reduce su util idad y no se
podrán realizar inversiones
50% 10 5 Severo Cancelación del proyecto $ 8.000.000 40 $ 4.000.000,00 20
La cancelación del proyecto planteado tiene una dedicación
de 40 días por ajuste o entrega del cierre del proyecto por no
ejecución y $4.000.000 de costo por dedicación de recursos
EscalarSE identifica que este riesgo esta fuera del alcance
del Sponsor y el equipo de trabajo del proyecto
Realizar el cierre del proyecto
con la documentación de la
metodología en caso de
reactivación del proyecto más
adelante
Director de
Proyectos 50% 5 3 Crítico
Amenaza 175 13.400.000$
Oportunidades -40 4.750.000-$
135 8.650.000$
Registro de RiesgosProyecto
Gerente de Proyecto (Integrantes)
Fecha Septiembre de 2020Creación de lineamientos para el gestión de proyectos de inversión
Plan de RespuestaAnálisis del Riesgo después del Plan de
Respuesta - plan prevención
Director de Proyectos (Diana Carolina Barrera Ariza)
Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 130
17. Gestión de adquisiciones del proyecto
17.1. Plan de gestión de las adquisiciones
Identificación de componentes para la gestión de adquisiciones: El proyecto será
desarrollado en un alto porcentaje con recurso humano interno de la Universidad, el único
componente que según análisis previo de la Dirección del Proyecto y el Sponsor tendrá
una parte de contratación será el componente para el desarrollo del formulario de
proyectos de inversión “1.1.3 Formato para la formulación de proyectos de inversión”. A
continuación, se presenta la EDT de las adquisiciones específicas del paquete de trabajo
“desarrollo y diseño del formulario en Plataforma Share Point”, las actividades de
Estructuración del formato y gestión del proyecto serán desarrolladas con recurso interno
del proyecto:
Figura 36 EDT adquisiciones Fuente: El Autor
Formato para la formulación de proyectos de inversión
1.1 Estructuración del formato
1.1.1 Definición de componentes del formato
1.1.2 Creación del formato para formulacion de proyectos
1.1.3 Revisión y asuste del formato con Delegados
1.1.4 Definición del flujo del formulario en la plataforma
1.1.5 Entrega del formato y flujo de trabajo al proveedor
1.2 Desarrollo y Diseño del formulario en plataforma Share Point
1.2.1 Revisión de formato y flujo de trabajo
1.2.2 Montaje de formulario en plataforma
1.2.3 Configuración de flujo de trabajo del formulario
1.2.4 Configuración de perfiles y permisos de acceso
1.2.5 Pruebas funcionales del aplicativo
1.3 Gestión de proyecto
1.3.1 Control y monitoreo del proyecto
1.3.2 Análisis de cambios del proyecto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 131
Análisis de alternativas para tomar decisión de hacer o comprar el componente El
análisis que se realizó para tomar la decisión de compra del servicio de desarrollo y
Diseño del formulario en plataforma Share Point, consiste principalmente en que ninguna
persona del equipo de trabajo del proyecto ni a nivel institucional pueden realizar esta
actividad, todo el soporte y desarrollos en la plataforma Share Point son contratados.
El presupuesto que se tiene para esta contratación es de $5.000.000, se realizará un
contrato entre el proveedor institucional siguiendo con los parámetros definidos por
Sindicatura de la Universidad para la selección y vinculación de proveedores
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 132
17.2. Matriz de las adquisiciones
Con el fin de poder lograr un control sobre las adquisiciones del proyecto, se presenta a continuación la matriz de las
adquisiciones del proyecto.
Tabla 41 Matriz de las adquisiciones
PR
OD
UC
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Desarrollo y Diseño del formulario en plataforma Share Point
1.2 Precio fijo
• Definición previa de formulario de proyectos de inversión
• Según proceso de evolución y selección de proveedores de la Universidad
Base de datos de proveedores de la Universidad
NO Coordinador de
Planeación Desarrollo
Institucional – equipo del
proyecto
No Eureka Planificación del contrato: 10/09/2020 Solicitud de respuesta: 12/09/2020 Selección de proveedores: 18/09/2020 Administración del contrato: 20/09/2020 Cierre del contrato: 02/10/2020
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 133
17.3. Cronograma de compras
La línea base del cronograma realiza por medio de la programación en Microsoft Project. El diagrama que se presenta
a continuación se realiza en el proceso de planeación del proyecto específicamente se presenta el componente de
adquisiciones, el cual contempla las actividades, tiempos, actividades dependientes y predecesoras, ruta crítica, así mismo,
se contempla en el cronograma las actividades de revisión y seguimiento para el cumplimiento de las actividades. El ajuste
y seguimiento de estas actividades se realizará mensualmente, así como el ajuste del cronograma, en caso de ser
necesario.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 134
Figura 37 Cronograma de proyecto Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 135
18. Gestión de valor ganado
18.1. Indicadores de medición del desempeño
INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROYECTO Son utilizados para realizar el
análisis sobre el rendimiento y ejecución del proyecto, teniendo en cuenta el cronograma
y los costos inicialmente planteados.
Para el presente proyecto se plantean los siguientes indicadores, que facilitarán
seguimiento al rendimiento del proyecto, se realizará a través de la técnica de valor
ganado, donde se compara la cantidad de trabajo planeado contra el trabajo terminado a
una fecha determinada, con el fin de establecer que los costos y las actividades
planeadas se están ejecutando de acuerdo con lo establecido inicialmente Ver Anexo J.
Indicadores de Gestión del proyecto, para conocer
Indicadores específicos del proyecto
Se tomarán los indicadores sobre la calidad de producto y entregables para el
proyecto que se están definidos para las meticas de calidad 15.2, Ver Anexo I.
18.2. Análisis de valor ganado y curva S
Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020]
A continuación, se presentan la imagen con las variables para realizar la medición
de la técnica de valor ganado
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 136
Figura 38 Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] Fuente: El Autor
Id Nombre de tarea BAC Valor planeado: PV
(CPTP)
%
completado
EV AC (CRTR) Costo real VP VC EAC VAF SPI TCPI
1 CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
$320.447.856,00
$ 182.934.874,00 48% $144.052.990,00
$ 162.445.100,00 $ 165.630.626,00 -$ 38.881.884,00 -$18.392.110,00
$361.361.357,46
-$ 40.913.501,46 0,79 1,12
2 Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 1 1
3 Entrevista a delegados $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 100% $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 1 1
4 Revisión de información $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 100% $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 1 1
5 Definición de proyecto de inversión
$ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 100% $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 1 1
6 Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0
18 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 34.500.690,00 $ 45.000.000,00 $ 45.000.000,00 -$ 1.499.310,00 -$10.499.310,00
$ 46.955.582,63 -$ 10.955.582,63 0,96 -0,17
19 Documentar procedimiento $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 100% $ 9.000.000,00 $ 12.000.000,00 $ 12.000.000,00 $ 0,00 -$ 3.000.000,00 $ 12.000.000,00 -$ 3.000.000,00 1 -0
20 Revisión del procedimiento $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 100% $ 18.500.690,00 $ 25.000.000,00 $ 25.000.000,00 -$ 1.499.310,00 -$ 6.499.310,00 $ 27.026.019,03 -$ 7.026.019,03 0,93 -0,3
21 Ajuste del procedimiento $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 100% $ 7.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.000.000,00 $ 8.000.000,00 -$ 1.000.000,00 1 -0
22 Formato para la formulación de proyectos de inversión
$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 100% $ 34.303.360,00 $ 42.000.000,00 $ 42.000.000,00 $ 0,00 -$ 7.696.640,00 $ 42.000.000,00 -$ 7.696.640,00 1 -0
23 Creación del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 5.000.000,00 $ 0,00 $ 544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 544.920,00 1 0
24 Revisión con delegados del formato
$ 12.765.360,00 $ 12.765.360,00 100% $ 12.765.360,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 $ 0,00 -$ 2.234.640,00 $ 15.000.000,00 -$ 2.234.640,00 1 -0
25 Ajuste del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.455.080,00 $ 7.000.000,00 -$ 1.455.080,00 1 -0
26 Montaje en plataforma $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 100% $ 10.448.160,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 $ 0,00 -$ 4.551.840,00 $ 15.000.000,00 -$ 4.551.840,00 1 -0
27 Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 55% $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00 -$ 9.218.998,00 $ 0,00 $ 26.579.280,00 $ 0,00 0,65 1
28 Creación del modelo de informes $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 75% $ 5.408.690,00 $ 5.408.690,00 $ 5.408.690,00 -$ 136.230,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,98 1
29 Revisión con delegados del modelo
$ 15.489.440,00 $ 15.489.440,00 70% $ 10.842.608,00 $ 10.842.608,00 $ 10.842.608,00 -$ 4.646.832,00 $ 0,00 $ 15.489.440,00 $ 0,00 0,7 1
30 Ajusten del modelo $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 20% $ 1.108.984,00 $ 1.108.984,00 $ 1.108.984,00 -$ 4.435.936,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,2 1
31 Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 21.888.658,00 79% $ 21.888.658,00 $ 22.084.818,00 $ 24.389.960,00 $ 0,00 -$ 196.160,00 $ 31.055.760,99 -$ 275.840,99 1 1,02
32 Revisión del cronograma del proyecto
$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1
33 Toma de acciones para el éxito del proyecto
$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 -$ 196.160,00 $ 9.000.000,00 -$ 196.160,00 1 -0
34 Ajuste del proyecto $ 13.172.240,00 $ 4.280.978,00 50% $ 4.280.978,00 $ 4.280.978,00 $ 6.586.120,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1
35 Analisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 0,00 3% $ 0,00 $ 0,00 $ 880.384,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 34.424.240,00 $ 0,00 0 1
36 Revisión de acciones a tomar $ 8.803.840,00 $ 0,00 10% $ 0,00 $ 0,00 $ 880.384,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 0 1
37 Definición de control de cambios $ 13.172.240,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 0 1
38 Revisión con partes interesadas $ 12.448.160,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 12.448.160,00 $ 0,00 0 1
39 Plan de divulgación y capacitación del proyecto
$ 28.549.400,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.549.400,00 $ 0,00 0 1
40 Creación del plan de divulgación $ 9.101.240,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 0 1
41 Revisión con equipo de trabajo $ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1
42 Aprobación $ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1
43 Identificaciòn personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.172.760,00 $ 0,00 0 1
44 Definir personal a capacitar $ 11.538.000,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 0 1
45 Revisión de agendas y lugares para capacitación
$ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1
46 Agendar reuniones $ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1
47 Lista de asistencia $ 5.544.920,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1
48 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
$ 28.825.320,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 28.825.320,00 $ 0,00 0 1
49 Realizar presentación sobre documentación creada
$ 8.367.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.367.080,00 $ 0,00 0 1
50 Validación de claridad de presentación
$ 9.724.080,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1
51 Montar presentación en plataforma para capacitación
$ 10.734.160,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.734.160,00 $ 0,00 0 1
52 Reserva de contingencia $ 8.650.000,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.650.000,00 $ 0,00 0 1
53 Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 28.163.576,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 28.163.576,00 $ 0,00 0 1
54 FIN $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 137
Curva S
Se presenta en la siguiente gráfica el comportamiento de la curva S teniendo en cuenta el Valor Planeado, el Valor
Ganado y el valor real del proyecto según el ejercicio realizado
Comienzo Fin % completado
mar 1/10/19 mar 13/10/20 48%
Figura 39 Cursa S Subtítulo: Seguimiento [22 de abril 2020] Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 138
Tabla 42 Interpretación de los datos
Nombre CPTP - PV CPTR - EV CRTR - AV
CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
$ 182.934.874,00 $ 144.052.990,00 $ 162.445.100,00
Definición de proyecto de inversión
$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00
Seguimiento del cronograma
$ 0,00 $ 0,00 $ 0,00
Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
$ 36.000.000,00 $ 34.500.690,00 $ 45.000.000,00
Formato para la formulación de proyectos de inversión
$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 $ 42.000.000,00
Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 17.360.282,00 $ 17.360.282,00
Control y monitoreo del proyecto
$ 21.888.658,00 $ 21.888.658,00 $ 22.084.818,00
INDICADOR RESULTADOS CONCLUSIÓN ACCIÓN A SEGUIR
CPI 0.89 Se presenta un retraso del proyecto a la fecha de seguimiento tanto en las actividades ejecutadas como en el costo planeado
Realizar ajustes sobre los costos ejecutados a la fecha, identificar balanceo sobre lo encontrado (actividades paralelas o recorte de costos en labores posteriores)
SPI 0.79 Se tiene un retraso del 21% del cronograma a la fecha del seguimiento.
Realizar validación de las actividades atrasadas, revisión de actividades paralelas
TCPI 1,12 Se presenta un índice de desempeño del trabajo por completar superior a 1, lo cual corresponde a un sobrecosto a la fecha de seguimiento
Se quiere validación de costos Recorte de actividades O utilización de reserva de gestión con previa validación con el Sponsor
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 139
Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020]
Pantallazo de Project con todas las variables de Valor Ganado, donde se vean las totalizadas del proyecto
Figura 40 Subtítulo: Seguimiento [10/10/2020]
Fuente: El Autor
Id Nombre de tarea BAC Valor planeado: PV
(CPTP)
%
completado
EV AC (CRTR) Costo real VP VC EAC VAF SPI TCPI
1 CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
$320.447.856,00
$ 319.907.231,00 83% $251.180.922,00
$ 243.154.592,00 $ 243.154.592,00 -$ 68.726.309,00 $ 8.026.330,00 $310.208.144,24
$ 10.239.711,76 0,79 0,9
2 Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 36.000.000,00 $ 0,00 1 1
3 Entrevista a delegados $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 100% $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 1 1
4 Revisión de información $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 100% $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.000.000,00 $ 0,00 1 1
5 Definición de proyecto de inversión
$ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 100% $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 18.000.000,00 $ 0,00 1 1
6 Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0
18 Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
$ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 100% $ 34.500.690,00 $ 31.000.000,00 $ 31.000.000,00 -$ 1.499.310,00 $ 3.500.690,00 $ 32.347.179,14 $ 3.652.820,86 0,96 0,3
19 Documentar procedimiento $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 100% $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 1 1
20 Revisión del procedimiento $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 100% $ 18.500.690,00 $ 15.000.000,00 $ 15.000.000,00 -$ 1.499.310,00 $ 3.500.690,00 $ 16.215.611,42 $ 3.784.388,58 0,93 0,3
21 Ajuste del procedimiento $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 100% $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 7.000.000,00 $ 0,00 1 1
22 Formato para la formulación de proyectos de inversión
$ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 100% $ 34.303.360,00 $ 34.448.160,00 $ 34.448.160,00 $ 0,00 -$ 144.800,00 $ 34.448.160,00 -$ 144.800,00 1 -0
23 Creación del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 9.000.000,00 $ 9.000.000,00 $ 0,00 -$ 3.455.080,00 $ 9.000.000,00 -$ 3.455.080,00 1 -0
24 Revisión con delegados del formato
$ 12.765.360,00 $ 12.765.360,00 100% $ 12.765.360,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 2.765.360,00 $ 10.000.000,00 $ 2.765.360,00 1 0
25 Ajuste del formato $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 5.000.000,00 $ 0,00 $ 544.920,00 $ 5.000.000,00 $ 544.920,00 1 0
26 Montaje en plataforma $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 100% $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 $ 10.448.160,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 10.448.160,00 $ 0,00 1 1
27 Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 100% $ 26.579.280,00 $ 19.544.920,00 $ 19.544.920,00 $ 0,00 $ 7.034.360,00 $ 19.544.920,00 $ 7.034.360,00 1 0
28 Creación del modelo de informes $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 1 1
29 Revisión con delegados del modelo
$ 15.489.440,00 $ 15.489.440,00 100% $ 15.489.440,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 $ 5.489.440,00 $ 10.000.000,00 $ 5.489.440,00 1 0
30 Ajusten del modelo $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 4.000.000,00 $ 4.000.000,00 $ 0,00 $ 1.544.920,00 $ 4.000.000,00 $ 1.544.920,00 1 0
31 Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 100% $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 30.779.920,00 $ 0,00 1 1
32 Revisión del cronograma del proyecto
$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1
33 Toma de acciones para el éxito del proyecto
$ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1
34 Ajuste del proyecto $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 100% $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1
35 Analisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 34.424.240,00 95% $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00 -$ 2.178.428,00 $ 0,00 $ 34.424.240,00 $ 0,00 0,94 1
36 Revisión de acciones a tomar $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 100% $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 8.803.840,00 $ 0,00 1 1
37 Definición de control de cambios $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 100% $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 13.172.240,00 $ 0,00 1 1
38 Revisión con partes interesadas $ 12.448.160,00 $ 12.448.160,00 83% $ 10.269.732,00 $ 10.269.732,00 $ 10.269.732,00 -$ 2.178.428,00 $ 0,00 $ 12.448.160,00 $ 0,00 0,82 1
39 Plan de divulgación y capacitación del proyecto
$ 28.549.400,00 $ 28.549.400,00 80% $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00 -$ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 28.549.400,00 $ 0,00 0,66 1
40 Creación del plan de divulgación $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 100% $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.101.240,00 $ 0,00 1 1
41 Revisión con equipo de trabajo $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 100% $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 1 1
42 Aprobación $ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 9.724.080,00 $ 0,00 $ 9.724.080,00 $ 0,00 0 1
43 Identificaciòn personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 28.172.760,00 70% $ 19.855.380,00 $ 20.310.460,00 $ 20.310.460,00 -$ 8.317.380,00 -$ 455.080,00 $ 28.818.472,13 -$ 645.712,13 0,7 1,06
44 Definir personal a capacitar $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 100% $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 11.538.000,00 $ 0,00 1 1
45 Revisión de agendas y lugares para capacitación
$ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 100% $ 5.544.920,00 $ 6.000.000,00 $ 6.000.000,00 $ 0,00 -$ 455.080,00 $ 6.000.000,00 -$ 455.080,00 1 -0
46 Agendar reuniones $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 50% $ 2.772.460,00 $ 2.772.460,00 $ 2.772.460,00 -$ 2.772.460,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0,5 1
47 Lista de asistencia $ 5.544.920,00 $ 5.544.920,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 5.544.920,00 $ 0,00 $ 5.544.920,00 $ 0,00 0 1
48 Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
$ 28.825.320,00 $ 28.825.320,00 50% $ 18.091.160,00 $ 20.000.000,00 $ 20.000.000,00 -$ 10.734.160,00 -$ 1.908.840,00 $ 31.866.745,97 -$ 3.041.425,97 0,63 1,22
49 Realizar presentación sobre documentación creada
$ 8.367.080,00 $ 8.367.080,00 100% $ 8.367.080,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 -$ 1.632.920,00 $ 10.000.000,00 -$ 1.632.920,00 1 -0
50 Validación de claridad de presentación
$ 9.724.080,00 $ 9.724.080,00 100% $ 9.724.080,00 $ 10.000.000,00 $ 10.000.000,00 $ 0,00 -$ 275.920,00 $ 10.000.000,00 -$ 275.920,00 1 -0
51 Montar presentación en plataforma para capacitación
$ 10.734.160,00 $ 10.734.160,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 10.734.160,00 $ 0,00 $ 10.734.160,00 $ 0,00 0 1
52 Reserva de contingencia $ 8.650.000,00 $ 8.109.375,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 8.109.375,00 $ 0,00 $ 8.650.000,00 $ 0,00 0 1
53 Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 28.163.576,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 -$ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 28.163.576,00 $ 0,00 0 1
54 FIN $ 0,00 $ 0,00 0% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 0 0
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 140
Curva S
Se presenta en la siguiente gráfica el comportamiento de la curva S teniendo en cuenta el Valor Planeado, el Valor
Ganado y el valor real del proyecto según el ejercicio realizado
Comienzo Fin % completado
mar 1/10/19 mar 13/10/20 83% Figura 41 Seguimiento [10/10/2020] Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 141
Tabla 43 Interpretación de los datos Nombre CPTP - PV CPTR - EV CRTR - AV
CREACIÓN DE LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN
$ 319.907.231,00 $ 251.180.922,00 $ 243.154.592,00
Definición de proyecto de inversión $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00 $ 36.000.000,00
Seguimiento del cronograma $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00
Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión
$ 36.000.000,00 $ 34.500.690,00 $ 31.000.000,00
Formato para la formulación de proyectos de inversión $ 34.303.360,00 $ 34.303.360,00 $ 34.448.160,00
Modelo de informes $ 26.579.280,00 $ 26.579.280,00 $ 19.544.920,00
Control y monitoreo del proyecto $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00 $ 30.779.920,00
Análisis de cambios del proyecto $ 34.424.240,00 $ 32.245.812,00 $ 32.245.812,00
Plan de divulgación y capacitación del proyecto $ 28.549.400,00 $ 18.825.320,00 $ 18.825.320,00
Identificación personas a capacitar $ 28.172.760,00 $ 19.855.380,00 $ 20.310.460,00
Documento que contenga el proceso de presentación y evaluación de proyectos de inversión del comité de proyectos.
$ 28.825.320,00 $ 18.091.160,00 $ 20.000.000,00
Reserva de contingencia $ 8.109.375,00 $ 0,00 $ 0,00
Reserva de gestión $ 28.163.576,00 $ 0,00 $ 0,00
FIN $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00
INDICADOR RESULTADOS CONCLUSIÓN ACCIÓN A SEGUIR
CPI 1,03 De acuerdo con la simulación realizada, el resultado superior a 1 refleja que el proyecto antes de la planeación realizada en cuestión de costo, el costo planeada es mayor al costo ejecutado en la simulación
Realizar seguimiento al desempeño del proyecto, para poder mantener el índice de desempeño constante
SPI 0,79 El cumplimiento del cronograma en estimación de tiempo, expone que el cumplimiento de ejecución de actividades es más fácil completar
Seguir controlando el tiempo de ejecución del proyecto para lograr el cumplimiento de actividades planeadas
TCPI 0,9 En la simulación el índice de desempeño del trabajo de completar inferior a 1 lo que estima que será muy fácil completar las actividades pendientes.
Continuar realizando seguimiento y monitoreo de las actividades del proyecto.
Fuente: El Autor
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 142
19. Informa de avance de proyecto
No se obtuvieron avances del proyecto, desafortunadamente el proyecto no se pudo
llevar a cabo, se priorizaron otros proyectos institucionales, que impidieron el desarrollo
de este proyecto.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 143
Conclusiones
A lo largo del proceso de formación como Especialización en Gerencia de Proyectos,
se
A lo largo del proceso de formación como Especialización en Gerencia de Proyectos,
se logró identificar cada uno de los procesos requeridos para el gerenciamiento de
proyectos, las áreas de conocimiento, según el análisis de cada uno de los componentes
del proyecto se define la exclusión o no de cada uno de los procesos según la guía del
PMBOOK.
La importancia de conocer cada uno de los procesos, nos ayuda para adquirir las
habilidades necesarias que facilitaron el desarrollo, del proyecto según cada uno de los
procesos:
INICIO: Elección adecuada del Sponsor del proyecto, que conozca y respalde el
desarrollo del proyecto que conlleve a la solución del problema central.
PLANIFICACIÓN: La importancia del Desarrollo del plan para la Dirección de
proyectos acorde a la cultura organizacional, es un componente clave para el éxito del
proyecto, se pueden tener proyectos similares en su naturaleza, sin embargo, el lugar y
la cultura organizacional de la empresa en la que se desarrolle debe ser analizado para
definir entre otros el plan de comunicación del proyecto.
EJECUCIÓN: La asignación de roles y responsabilidades, conocimiento de
habilidades coherentes con las necesidades institucionales, se contempla como
capacidades de los lideres de proyecto para la conformación de su equipo.
MONITOREO Y CONTROL: Toma de accione según la planificación del proyecto,
seguimiento y análisis del cronograma /costos/ tiempo/ alcance / calidad del proyecto en
el momento adecuado, puede ser uno de los elementos claves, poder tener por medio de
la planeación y la proyección de acontecimientos la habilidad para la toma de decisiones
en el momento adecuado.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 144
CIERRE: Revisión de alcance y objetivos del proyecto Check List sobre los esperado
del proyecto Vs lo entregado del mismo
Desde el cargo que tengo asignado dentro de la Universidad seguramente se
deberán desarrollar varios proyectos más, lograre un mejor manejo de estos gracias al
conocimiento adquirido.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 145
Recomendaciones
Dentro del desarrollo del proyecto se obtuvo el conocimiento y se puso en práctica a
través de la construcción de los componentes para el gerenciamiento de proyectos,
inicialmente se tenía contemplado un proyecto con un supuesto de costos muy bajo, sin
embargo, durante el desarrollo del mismo, se pudo evaluar que se tenían costos que si
bien ya estaban asumidos por la universidad, serán parte del desarrollo del proyecto,
siendo esto un ejemplo clave de lo que se debe realizar siempre en planteamiento de un
proyecto, sin discriminar su naturaleza. La definición de presupuesto del proyecto,
cuantificando la dedicación de recursos humano/ infraestructura internos, presupuesto
inicial estimado $5.000.000 presupuesto final del proyecto $309.799.336
El conocimiento sobre la priorización de proyectos que se tenga en la organización,
en el momento de proponer un proyecto particular debe ser analizado cuidadosamente,
en el desarrollo de este proyecto, aunque para desarrollo institucional se consideraba
como necesidad importante realizar este proyecto para atacar un problema,
institucionalmente se tenia otra meta, otros intereses que se consideraban primordiales
para la universidad no solo para desarrollo institucional.
En el momento de vincular personal externo en el desarrollo del proyecto, es de vital
importancia crear estrategias para lograr el compromiso de los actores indirectos del
mismo (Delegados de las Unidades), así lograr las actividades previstas donde estén
vinculadas según tiempo y los costos definidos.
La actualización del plan de comunicación el cual debe ser pertinente en el momento
de las actividades virtuales con el fin de facilitar el mantenimiento y avance del proyecto,
durante del desarrollo del proyecto es primordial en el momento de pandemia que vivimos
en la actualidad, la revisión y ajuste de la documentación del proyecto puede ser clave
para que la triple restricción no sea sobrepasada y altere la planeación inicialmente
realizada, el control de cambios y la ejecución del proyecto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 146
Bibliografía
“El Proyecto Factible: una modalidad de investigación. Sapiens. Revista Universitaria
de Investigación, vol. 3”
“HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO CIENTÍFICO. RR Limón – 2006”
Manual para Project Managers. Cómo gestionar proyectos con Éxito. 3a Edición.
2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez.
Administración de proyectos. El ABC para un director de proyectos. Pablo Lledó;
2017.
“El Proyecto Factible: una modalidad de investigación. Sapiens. Revista Universitaria de Investigación, vol. 3”
“HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO CIENTÍFICO. RR Limón – 2006”
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2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez.
Administración de proyectos. El ABC para un director de proyectos. Pablo Lledó;
2017.
Administración de proyectos. Cuarta edición. Clifford F. Gray, Erik W. Larson,
McGraw – Hill. Mexica. 2009
“Guía Metodológica para la formulación de indicadores – Departamento Nacional de
Planeación 2009”
Cuál es el consumo de electrodomésticos
https://www.galaxyandroid.es/cual-es-el-consumo-de-un-ordenador-pc-o-portatil/
https://files.support.epson.com/htmldocs/pl92__/pl92__ug6/Source/Specifications/R
eference/PL92_1835/spex_electrical_pl92_1835.html
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 147
http://simplelabs.ru/cuantos-watts-consume-una-impresora-laser/
“El valor de un análisis de ciclo de vida” http://www.expoknews.com/el-valor-de-un-
analisis-de-ciclo-de-vida/
¿QUÉ ES EL IMPACTO SOCIAL Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?
https://wealthmanagement.bnpparibas/es/es/expert-voices/social-impact.html
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 148
Apéndice
Anexo A. Acta de reuniones
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 149
Anexo B. Encuesta recolección de información
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 150
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 151
Anexo C. Análisis PESTEL
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 152
Categoría: Político Económico Social Tecnológico Ambiental
Fase: I: Iniciación P: Planificación Im: Implementación C: Control Cr: Cierre
Nivel de incidencia: Mn: Muy negativo N: Negativo I: Indiferente P: Positivo Mp: Muy positivo
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 153
Anexo D. Análisis RAM
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 154
Anexo E. Estrategias de Sostenibilidad del Proyecto
Nombre de la estrategia
Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
Uso eficiente de
papel
- Para la fase de diagnóstico del proyecto, el único papel a utilizar, serán
los cuadernos de notas para el levantamiento de información, no se
realizará impresión de ningún documento, cualquier adelanto del
proyecto se revisará en formato digital
- Para la fase de documentación, no se tendrá que utilizar papel, todo
se realizarla en formato digital
- Para la fase de capacitación, se utilizará, papel reciclado o papel
impreso por ambas caras, se entregará material de capacitación en
formato digital
- En todos los documentos digitales entregados durante el proyecto se
dejará la nota “no imprimir, cuidemos el medio ambiente, este proyecto
es responsable con el medio ambiente”
Reducir el consumo
de papel durante
las fases del
proyecto
Utilizar como máximo
500 hojas de papel
durante todas las
fases del proyecto
Uso eficiente de
energía eléctrica
- Las reuniones que se requieran para el proyecto se realizarán de día,
en la sala de juntas del edificio de Posgrados Piso 10, la cual no
requiere la utilización de energía eléctrica.
- Se tendrá mucha precaución en la utilización del Video Beam, solo se
encenderá en el momento de proyectarse la presentación.
- Según el manejo de impresoras de la Universidad Piloto de Colombia,
todas están en modo ahorro de energía y solo se activarán al
momento de su utilización
Reducir el consumo
de energía eléctrica
durante las fases
del proyecto
Reducir en un 10 % el
consumo de energía
Disminuir
residuos durante
el proyecto
- Solo se utilizarán los vasos institucionales (lavables) para el consumo
de bebidas en las reuniones, no se tendrá la utilización de vasos de
icopor o plástico.
- Se utilizarán las canecas con identificación de depósito de residuos
durante las reuniones y capacitaciones,
- Los residuos orgánicos e inorgánicos se depositarán en los lugares
adecuados.
- Al terminar cada uno de las reuniones o capacitaciones, se revisará la
disposición final de residuos, se llamará al servicio Casa Limpia para
el apoyo en el descarte o reutilización de residuos.
Reducción de
residuos durante
las fases del
proyecto
Disponer
adecuadamente de
por lo menos el 95%
de los residuos
generados durante el
proyecto.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 155
Aprovechamiento
de papel durante
las fases del
proyecto
- Se utilizará en caso de requerirse para notas papel reciclado (impreso por una sola cara).
- El material de las capacitaciones no será impreso, se entregará en medio digital.
- El papel utilizado durante el proyecto por el equipo de trabajo será almacenado en canecas adecuadas, y posteriormente entregado al servicio de limpieza de Casa Limpia para su disposición final
- Durante las reuniones o capacitaciones se dejará siempre como mensaje el aprovechamiento del papel
Utilizar papel reciclado y lograr su disposición final en lugares adecuados
Utilizar por lo menos el 95% del papel durante el proyecto con papel reciclado (impreso por una sola cara)
Seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos
- Realizar proceso de verificación de cada uno de los proyectos postulados para evaluación ante el comité de proyectos.
- Realizar encuestas de satisfacción sobre la creación de lineamientos, interpretación y efectividad en el proceso
Cumplir con los lineamientos definidos en el proyecto
Menos del 10% de proyectos postulados presentan fallas según los lineamientos creados
Aprovechamiento de las herramientas tecnológicas en la formulación de proyectos
- Realizar implementación de plataforma Share Point. - Realizar las pruebas de utilización de herramienta en población de
Bogotá y de la Seccional Alto Magdalena. - Validar que el 100% de la población que pueda formular proyectos
tenga acceso a la herramienta.
Utilizar la herramienta tecnológica para la formulación de proyectos.
Tener menos de 5% de inconvenientes – quejas o reclamos sobre la utilización y funcionalidad de herramienta para la formulación de proyectos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 156
Anexo F. Acta de constitución de proyecto.
Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde)
• ¿QUÉ: El proyecto a desarrollar es la creación de lineamientos para la gestión de los proyectos de inversión
• ¿QUIÉN?: Será liderado el proyecto por Desarrollo Institucional
• ¿COMÓ?: A través de la aplicación de las buenas prácticas de la Gestión de proyectos y el PMBOKV6 y el Libro de Pablo Lledó
• ¿CUÁNDO?: Será desarrollado a partir del primer semestre de 2021
• ¿DÓNDE?: En la Universidad Piloto de Colombia, para la sede principal y de alto magdalena.
Objetivos del proyecto (Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA
Alcance Creación de lineamientos de todos los proyectos de inversión que sean formulados por la Universidad
Entrega de documentos de los lineamientos en los proyectos de inversión
Tiempo
Cumplir con la creación de los lineamientos durante el segundo semestre de 2020 y primer semestre del 2021
Entregables de acuerdo con el cronograma.
Costo Utilizar los recursos económicos definidos en el proceso de planeación
Cumplir con la correcta utilización de los recursos solicitados
Calidad Crear lineamientos alineados a los objetivos estratégicos y necesidad de la Universidad
Aporte de los lineamientos a los objetivos estratégicos de la Universidad
Satisfacción del cliente
Crear lineamientos prácticos y entendibles para la comunidad Piloto
Satisfacción de los interesados con los lineamientos diseñados.
Definición de requerimientos del proyecto (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Interesado Necesidades, deseos, expectativas
Entregable del proyecto
Miembros de Comité de Proyectos
Tener criterios claros para la evaluación de proyectos de inversión.
Procedimiento para evaluación de proyectos de inversión
Sindico Conocer asignación económica de cada proyecto de inversión
Informe periódico de ejecución de inversión
Rectoría y Vicerrectoría
Alineación de proyectos de inversión a la planeación estratégica
Formato para la formulación de proyecto donde incluya la alineación estratégica en los proyectos de inversión
Decanos/Directores Poder evaluar inicialmente los proyectos que propone su equipo de trabajo y conocer si cumplen los requerimientos para la postulación al comité de proyectos.
Formato para la formulación de proyectos
Guía para la identificación de proyectos de inversión.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 157
Definición de requerimientos del proyecto (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Proponentes de los proyectos
Plantar de forma práctica y sencilla proyectos desde sus programas académicos, unidades o direcciones.
Formato para la formulación de proyecto, práctico, sencillo. Capacitación para la formulación de proyectos de inversión.
Desarrollo Institucional Controlar los proyectos de inversión que proponen los usuarios de la Universidad.
Responder inquietudes de forma eficiente a:
Proponente de proyectos Rectoría y Vicerrectoría Sindico Miembros del comité de
proyectos
Procedimiento para la presentación de informes a las diferentes instancias
Cronograma preliminar del proyecto
Hitos del proyecto
Hito Fecha del hito
Inicio del proyecto 02/12/2019
Presentación Inicial de lineamientos 05/03/2020
Aprobación de Consiliatura 05/05/2020
Lanzamiento oficial de lineamientos 18/05/2020
Fin del proyecto 29/05/2020
Riesgos de alto nivel
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 158
• Resistencia al cambio sobre la metodología.
• Desconocimiento de las personas en la identificación y formulación de proyectos
• Recursos escasos para el proyecto
• Se tiene para el próximo año que elaborar el Plan de Desarrollo Institucional lo cual llevará bastante tiempo de dedicación
PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO VALOR
Sumatoria de cuentas de control $ 272.985.760,00
Reserva de contingencia $ 8.650.000
Línea base de costos $ 281.635.760,00
Reserva de gestión $ 28.163.576
PRESUPUESTO $ 309.799.336
Lista de interesados (stakeholders)
Nombre Rol
Clasificación
Interno / Externo
Apoyo / Neutral / Opositor
Miembros de Comité de Proyectos
Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Sindico Interesado de información Interno Neutral
Rectoría y Vicerrectoría Interesado de información Interno Apoyo
Decanos/Directores Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Proponentes de los proyectos
Interviene directamente el proyecto
Interno Apoyo
Desarrollo Institucional Líder de proyecto Interno Apoyo
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad
Decisiones del equipo de trabajo
Tiene autoridad para asignar o remover del proyecto alguna persona
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Debe presentar reporte sobre la ejecución presupuestal pero no tiene autoridad para ejecutar nada adicional de lo definido inicialmente.
Decisiones técnicas No tiene autoridad
Resolución de conflictos Solo para conflictos de su equipo de trabajo
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
Escalamiento a su jede inmediato
Designación del director de proyecto
Nombre Diana Carolina Barrera NIVEL DE AUTORIDAD
Reporta a Eduardo José Cifuentes Martí
Total sobre el proyecto
Supervisa a Coordinador de Planeación Sobre las funciones realizadas por el Coordinador de Planeación
Sponsor
Nombre Eduardo José Cifuentes Martí
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 159
Anexo G. Plan de Gestión de Cambios
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
Título del proyecto:
Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión
Fecha de preparación: 01/05/2020
Enfoque de Gestión de Cambios:
Los cambios que puedan surgir en el proyecto deben ser analizados en cuando a su viabilidad y aporte de mejor del proyecto, en cualquier etapa del mismos. Estas solicitudes pueden surgir de incidentes presentados en el proyecto o de oportunidades de mejora.
Definiciones de cambio:
Cambio de tiempos: Las solicitudes de cambio pueden impactar en el tiempo de ejecución del proyecto, para esto debe realizarse un análisis sobre la ejecución paralela de actividades, para evaluar cuidadosamente si se requiere o no la modificación final tiempo del proyecto. Los documentos que deben modificarse son:
• Cambio en el cronograma del proyecto: fechas de inicio y fin, cambio en línea base del proyecto, línea crítica.
Cambio de presupuesto: Es uno de los cambios que requiere mayor análisis, para lo cual es importante identificar si es prudente hacer uso de las reservas de gestión o de contingencia, en caso de que el cambio acarree un sobrecosto. Se el cambio solicitado es viable o prioritarios para solucionar algún inconveniente o hacer parte de la corrección de un defecto identificado se debe exponer al comité sustentando cuidadosamente los beneficios para el cambio de presupuesto que conlleva la solicitud Los documentos que deben modificarse son:
• Presupuesto del proyecto: ya conllevé un recorte de presupuesto o aumento de ello.
• Documentos de contratación de proveedores en caso de que los cambios de presupuesto conlleven alguna contratación
Cambio de alcance: Es un cambio que deriva alguna modificación en el alcance, los paquetes de trabajo o entregables del proyecto. Se debe tener en cuenta que el cambio solicitado no cambie los objetivos del proyecto. Los documentos que se deben modificar con estas solicitudes son:
• Modificación (agregar o eliminar alguna actividad o paquete de trabajo) del WBS
Cambios en documentos del proyecto: Cuando se presenta alguna solicitud de cambios en el proyecto se debe tener en cuenta, la validación de modificación de:
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de costos
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de adquisiciones
• Plan de gestión de recursos humanos
• Plan de gestión de comunicaciones
• Plan de gestión de calidad
• Plan de gestión de requisitos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 160
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de interesados
• Plan de gestión para la mejora de procesos
Tabla de control de cambios:
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad
Doc. Eduardo Cifuentes
Sponsor • Analizar los cambios solicitados
• Aprobar o rechazar los cambios solicitados
• Comunicar el resultado del cambio después del análisis
Total, autoridad sobre todos los componentes del proyecto
Diana Barrera Director de Proyecto
• Recibir las solicitudes de cambio
• Analizar los cambios solicitados
• Aprobar o rechazar los cambios solicitados
• Validar los documentos que deben ser modificados con los cambios solicitados
• Realizar las presentaciones de las solicitudes de cambios propuestas para exponerlas ante el Sponsor
Aprobar o rechazar los cambios solicitados
Partes interesadas
Partes interesadas
• Sugerir cambios del proyecto
• Retroalimentar sobre la aprobación o rechazo de los cambios que se presenten en el proyecto.
Parcial sobre gestión de los cambios
Equipos de trabajo Desarrollo Institucional
Equipo de trabajo del
proyecto
• Dar recomendaciones sobre la aprobación o rechazo de los cambios
• Realizar las modificaciones de los documentos que se requieren
Aporte en el análisis de aprobación o rechazo del cambio
Proceso de control de cambios: A continuación, se presenta el proceso para la gestión de cambios del proyecto en cualquier momento que se presente la solicitud
Solicitud de cambio enviada Las solicitudes de cambios son enviadas por las partes interesadas o equipo de trabajo, por medio de correo electrónicos o reuniones de seguimiento.
Si alguien ajeno a este grupo de personas identifica una solicitud de cambio
Recepción de la solicitud de cambio La recepción de la solicitud de cambios la realiza el Director de Proyecto
Registro de la solicitud de cambio El registro de la solicitud de cambio se realiza por medio del formato Solicitud de Cambio y las realiza el Director de Proyecto
Seguimiento de solicitudes de cambio
El seguimiento de las solicitudes las realizad el Director de Proyecto durante la reunión de proyectos
Revisión y análisis de la solicitud de cambio
Las revisiones y análisis de las solicitudes de cambio, las realiza el Sponsor, el Director de Proyectos y el solicitante durante una reunión.
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 161
Disposición de solicitud de cambio La toma de decisión de aprobación y rechazo del cambio la realizar el Sponsor en compañía del Director de Proyectos quien realiza las recomendaciones respectivas.
Comunicación sobre la disposición de la solicitud de cambios
La comunicación la realiza el Sponsor tanto si es aprobada o rechazada la solicitud de cambio
Documentar las solicitudes de cambio
La modificación de los documentos que se requieran con el cambio solicitado lo realiza el equipo de trabajo del equipo de trabajo del proyecto
Implementación de la solicitud de cambio
La implementación del cambio después de aprobado la realiza el Director de Proyectos junto el equipo de trabajo del proyecto.
Ver Anexo E Formato de solicitud de cambios:
Ejemplo de una solicitud del proyecto:
SOLICITUD DE CAMBIO
Título del proyecto:
Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión
Fecha de preparación: 27/07/2020
Persona que solicita el cambio: Rectoría Número de cambio: 01
Categoría de Cambio
Alcance Calidad Requisitos
Costo Tiempo Documentos
Descripción detallada del cambio propuesto
La Rectoría de la Universidad Piloto de Colombia solicita que los documentos entregados del
proyecto estén alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024
Justificación del cambio propuesto
La Universidad Piloto de Colombia, se encuentra en la etapa final del diseño del Plan
Estratégico Institucional 2020-1, 2024, la emisión de proyectos de inversión debe ser
consecuente a las estrategias planteadas, cualquier proyecto de inversión debe aportar al
cumplimiento de por lo menos una estrategia definida.
Impactos del cambio
Alcance Aumenta Disminuye Modificar
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 162
Descripción:
Los entregables del Proyecto deben estar alineados con el Plan Estratégico Institucional 2020-
1, 2024
Grado: Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
No aplica
SOLICITUD DE CAMBIO
Requisitos Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
La alineación de los entregables del proyecto con el Plan Estratégico Institucional 2020-1, 2024, hacen que el proyecto cambie, es un requisito que no se tenía contemplando en el momento de la planeación del proyecto.
Costo Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
No se presenta ninguna modificación con los costos con el cambio solicitado.
Tiempo Aumenta Disminuye Modificar
Descripción:
Se estima aumento de tiempo del Proyecto de 2 semanas con el cambio solicitado
Impacto de las
partes interesadas Alto riesgo Riesgo medio Bajo riesgo
Descripción:
La solicitud de cambio tiene un alto riesgo e impacto para las partes interesadas,
puntualmente una de las partes interesadas es quien solicita el cambio, si no se cumple con
el requerimiento no se logrará el éxito a satisfacción del Proyecto.
Documentos del proyecto
3. Procedimiento para la identificación y formulación de proyectos de inversión 4. Formato para la formulación de proyectos de inversión
Comentarios
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 163
Según la revisión interna con el equipo de trabajo, se considera que el cambio solicitado
aporta al Proyecto y se dará mayor peso al Proyecto.
SOLICITUD DE CAMBIO
Disponible Aprobar Aplazar Rechazar
Justificación
La Creación de lineamientos para la gestión de proyectos de inversión, estará ser una
herramienta valiosa para la universidad, la solicitud de la Rectoría dará un aporte
importante y fuerza al Proyecto, se realizará alineación de los proyectos de inversión y el
Plan Estratégico Institucional 2020-2, 2024, considerando un aporte importante al
crecimiento institucional el Proyecto que se está desarrollando.
Equipo de Control de Cambios
Nombre Cargo Rol
Dra. Ángela Bernal Rectora Universidad Piloto de Colombia
Parte Interesada del Proyecto - Solicitante del cambio
Doc. Eduardo Cifuentes Director de Desarrollo Institucional
Sponsor
Diana Barrera Subdirectora de Desarrollo Institucional
Directora de Proyectos
Fecha: 31/07/2020
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 164
Anexo H. Matriz de trazabilidad de requisitos
No
.
Descripción del Requisito
Fecha Año 2019
Solicitado por Justificación/
Objetivo
Prioridad Alta
Media Baja
Estado Aprobado Cancelado
Diferido Terminado
Entregable Criterio
aceptación Responsable
11
Definición de proyecto de inversión en la Universidad Piloto de Colombia
28/10 Todas las partes interesadas
No se tiene la definición, falta de claridad en la postulación de proyectos
Alta Aprobado Documento que defina qué es un proyecto de inversión
Aprobación de las partes interesadas sobre su entendimiento
Director del proyecto
22
Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla
29/10 Proponentes de los proyectos
La herramienta que se tiene actualmente es confusa
Alta Aprobado Herramienta para la formulación de proyectos de inversión práctica y sencilla
Validación de la herramienta/ procedimiento por quien solicitó y análisis sobre metodología del PMO
Equipo el proyecto
33
Procedimiento para la formulación de proyectos
29/10 Proponentes de los proyectos
No se tiene actualmente un procedimiento de apoyo
Alta Aprobado Procedimiento para la formulación de proyectos
Equipo el proyecto
44
Flujograma para la presentación de los proyectos de inversión ante el comité
29/10 Desarrollo Institucional
No se tiene claridad sobre los componentes que se deben presentar
Media Aprobado Flujograma/procedimiento para la presentación de proyectos
Presentación ante el comité para aprobación
Equipo el proyecto
55
Claridad sobre los criterios de aprobación o rechazo de los proyectos postulados
30/10 Miembros de Comité de Proyectos
Se tiene dificultar para decidir si se aprueba o rechaza un proyecto postulado
Alta Aprobado Lineamiento/procedimiento/ Check list para evaluación de proyectos
Revisión y aprobación del comité de proyectos
Director de Proyectos
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 165
N
o.
Descripción del Requisito
Fecha Año 2019
Solicitado por Justificación/
Objetivo
Prioridad Alta
Media Baja
Estado Aprobado Cancelado
Diferido Terminado
Entregable Criterio
aceptación Responsable
66
Comunicación sobre ejecución de proyectos de inversión
30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre ejecución de proyectos de inversión
Baja Cancelado
77
Informe periódico sobre asignación presupuestal de proyectos de inversión
30/10 Sindico Actualmente no se tiene conocimiento sobre la asignación presupuestal
Media Aprobado Modelo de informe de asignación presupuestal
Primer informe aprobado
Equipo de trabajo del proyecto
88
Alineación de proyectos de inversión aprobados a la planeación estratégica
31/10 Rectoría y Vicerrectoría
No se identifica con claridad la alineación de los proyectos con la planeación institucional
Alta Aprobado Informe de visita de pares académicos
Aprobación de presentación por la Dirección de calidad Académica
Director de Proyectos
99
Contar con criterios de evaluación para proyectos formulados por su equipo de trabajo
31/10 Decanos/ Directores
No se tiene claridad sobre los proyectos que se postulan al comité de proyectos
Alta Aprobado Pasos para la evaluación inicial de proyectos que postulan su equipo de trabajo
Prueba de aceptación aprobación
Equipo de trabajo del proyecto
Fuente: Tomado del libro de Pablo LLedó
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 166
Anexo I. Las métricas del proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Cumplimiento del cronograma del proyecto
Objetivo de la métrica:
Establecer el estado del cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto
Factor de calidad El factor de calidad de la métrica es del 85% de cumplimiento de las actividades del cronograma del proyecto
Método de medición Se revisará las actividades programadas sobre las actividades cumplidas
Frecuencia de medición
Se realizará seguimiento cada 15 días del cumplimiento de las actividades
Meta (Resultado deseado para la métrica)
La meta es el cumplimiento del 95% de las actividades programadas
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Cumplimiento con los entregables del proyecto
Objetivo de la métrica:
Medir el cumplimiento de los entregables del proyecto en las fechas y condiciones definidas
Factor de calidad Satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable definido
Método de medición
Comparación sobre el proceso antes y después del desarrollo del proyecto y la utilización de los entregables.
Frecuencia de medición
Una semana después de la fecha de entrega de cada uno de los entregables
Meta (Resultado deseado para la métrica)
98% de satisfacción del Sponsor y las partes interesadas sobre la calidad del entregable.
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Alineación del proyecto con el Plan estratégico institucional
Objetivo de la métrica:
Medir el nivel de alineación del proyecto con el plan estratégico institucional
Factor de calidad Clara identificación sobre el aporte de los proyectos de inversión a las estratégicas del plan institucional
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 167
Método de medición
Validación del contenido de los entregables del proyecto y su construcción teniendo en cuenta las estrategias del plan institucional
Frecuencia de medición
La frecuencia de la medición de la métrica será mensual
Meta (Resultado deseado para la métrica)
100% de alineación del proyecto y sus entregables con el plan estratégico institucional.
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
MÉTRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Incidentes reactivos - correctivos presentación en el proyecto
Objetivo de la métrica:
Medir la cantidad de incidentes reactivos – correctivos presentados en el desarrollo del proyecto
Factor de calidad No contar con incidentes de carácter reactivos – correctivos en el desarrollo del proyecto
Método de medición
Validación de incidentes y tipos de incidentes presentados en el desarrollo del proyecto
Frecuencia de medición
Se realizará validación mensual de la métrica planeada
Meta (Resultado deseado para la métrica)
Menos del 5% de los incidentes presentados en el proyecto son de tipo reactivo – correctivo
Responsable del factor de calidad
Director de Proyecto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 168
Anexo J. Indicadores de Gestión del proyecto
NOMBRE DEL INDICADOR
Varianza de costos
DESCRIPCIÓN Se realiza análisis de las variaciones entre los costos actuales y el valor ganado
FORMULA Valor ganado – costos actuales
MÉTRICAS DE ANALISIS
Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un desfase en los costos planeados y ejecutados
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar ajustes en los costos ejecutados a la fecha de la medición
• Si el valor es positivo o igual a seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.
NOMBRE DEL INDICADOR
Variación en el cronograma
DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de las actividades planteadas a la fecha y la ejecución de estas
FORMULA Valor ganado – Valor planeado
MÉTRICAS DE ANALISIS
Si el valor de análisis es negativo quiere decir que se tiene un retraso de la ejecución de las actividades planeadas a la fecha
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
• Si el valor es negativo se requiere hacer un análisis y plan de acción para realizar a la ejecución de las actividades ya que se están presentando demoras en la ejecución de actividades planeadas, a lo mejor realizando ejecución de actividades paralelas pueda ajustarse el cumplimiento del cronograma
• Si el valor es positivo seguir realizando monitoreo, lo planeado es coherente con la ejecución del costo.
NOMBRE DEL INDICADOR
Índice de desempeño de costos (CPI)
DESCRIPCIÓN Análisis entre el valor ganado y el costo real del proyecto
FORMULA Valor ganado / Costos actuales
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Si el CPI = 1 el proyecto está dentro del presupuesto
• Si el CPI > 1 el proyecto está por debajo del presupuesto
• Si el CPI < 1 el proyecto está por encima (desbordados) del presupuesto
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 169
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Según el resultado:
• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de costos, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de reservas, solicitud de cambios.
• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de los gastos, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.
NOMBRE DEL INDICADOR
Índice de desempeño de cronograma (SPI)
DESCRIPCIÓN Se realiza la comparación de los costos planteados y los costos ejecutados a la fecha.
FORMULA Valor ganado / Costo planeado
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Si el SPI = 1 el proyecto está dentro del cronograma
• Si el SPI > 1 el proyecto esta adelante del cronograma
• Si el SPI < 1 el proyecto está por atrasado con respecto al cronograma
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Según el resultado:
• Mejor a 1: realizar análisis sobre ejecución de actividades del cronograma, validación de la planeación y según la revisión tomar decisiones sobre ejecución de actividades paralelas, para en lo posible volver a la línea base.
• Igual o mayor a 1: seguir realizando seguimiento sobre la ejecución de las actividades del cronograma, porque a la fecha lo planeado se ha cumplido con lo ejecutado en caso de que el valor sea muy elevado a 1, se debe tener en cuenta porque posiblemente a planeación no fue la adecuada.
NOMBRE DEL INDICADOR
Costo estimado a la terminación del proyecto (EAC)
DESCRIPCIÓN Es el pronóstico del costo final del proyecto, es el trabajo (costo) restante proyectado. El costo estimado a la terminación EAC es una medida para el trabajo, restante descrito como un costo adicional
FORMULA Costo actual + estimación para concluir trabajo restante
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 170
MÉTRICAS DE ANALISIS
Se identifica con una variación en los costos planeación y ejecutados del proyecto son diferentes. Indique la diferencia del presupuesto en una fecha de corte definida.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar el ajuste a la línea base del proyecto en caso de que los costos no se puedan ajustar al realizar con un balanceo
NOMBRE DEL INDICADOR
Estimación para concluir trabajo restante (ETC)
DESCRIPCIÓN El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto
FORMULA Variación atípica: Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte Variación típica: (Presupuesto a la terminación+ costo del trabajo realizado o ejecutado a una fecha corte) / Índice de desempeño de costos
MÉTRICAS DE ANALISIS
Muestra la estimación hasta finalizar actual para el proyecto. El valor de este campo se deriva del campo ETC actual
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Asignación de recursos a las tareas. Generar las estimaciones. Definir las estimaciones:
A nivel del proyecto. A nivel de la tarea.
Definir las adjudicaciones por recurso individual
NOMBRE DEL INDICADOR
índice de costo tiempo (CSI)
DESCRIPCIÓN Mide el grado de compensación entre el CPU y SPI. De una idea de la posibilidad de recuperación del proyecto
FORMULA (Índice de desempeño de costos* Índice de desempeño de cronograma
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Resultado >1, tendencia del cronograma esta actualmente adelantada de acuerdo con lo planeado
• Resultado <1, tendencia del cronograma esta actualmente atrasada de acuerdo con lo planeado.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
LINEAMIENTOS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN 171
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar ajuste o actualización del cronograma según el resultado de medición.
NOMBRE DEL INDICADOR
índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
DESCRIPCIÓN La proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante. Equivale al índice CPI pero solo para el trabajo por terminar
FORMULA (BAC-EV)/(BAC-AC)
MÉTRICAS DE ANALISIS
• Un TCPI > 1 es malo, se debe mejorar para no exceder el presupuesto. Ya que implica que habría que ejercer un esfuerzo equivalente a dicho porcentaje que sobrepasa el índice de 1 para lograr restaurar la ejecución del proyecto en tiempo y forma.
FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Mensual
ACCIONES DERIVADAS
SEGÚN RESULTADO
Realizar ajustes al presupuesto según el resultado del indicador
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