Web site: clacsec.lima.icao.int E-mail: [email protected]
TELEFONO: (51-1) 422-6905 (51-1) 422-9367
COMISSÃO LATINO-AMERICANA
DE AVIAÇÃO CIVIL
LATIN AMERICAN CIVIL AVIATION COMMISSION
COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL
SECRETARÍA APARTADO 27032
LIMA, PERÚ
CLAC/CE91-NE/13 14/09/18
XCI COMITÉ EJECUTIVO DE LA CLAC
(Punta del Este, Uruguay, 26 y 27 de setiembre de 2018)
CCOONNFFIIDDEENNCCIIAALL
Cuestión 16 del Orden del Día: Presentación del Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC
(Nota de estudio presentada por la Secretaría)
Antecedentes 1. Como se recordara en la reunión del GRUGES/5 que se realizo en Santiago de Chile, Chile el 6 de abril de 2018, se sugirio elaborar un Manual de Procedimientos que contenga las actividades de la Secretaría. El Secretario, en aquella orportunidad, informó que la secretaria disponía de procedimientos para sus actividades y que lo que se requería era compilarlos, por lo que ofrecio presentar un Manual que contenga los procedimientos señalados. 2. En la reunión del GRUGES/6 que se realizo en Bogotá, Colombia del 5 al 7 de junio de 2018, la Secretaria presentó a la reunión un borrador preliminar del Manual y se comprometío a compartir con los miembros del GRUGES la información del Manual, en su próxima reunión. 3. En la reunión del GRUGES/7 que se realizo en la Ciudad de Guatemala, Guatemala del 21 al 22 de junio de 2018, el Secretario presento e informo que el “Proyecto del Manual de Procedimientos” estaría publicado en la página Web de la CLAC, por un plazo de 30 días a partir del 20 de junio, para su revisón y comentarios por parte de los miembros del GRUGES.
CLAC/CE/91-NE/13 14/09/18 - 2 - Conclusión: 4. No habiendo recibido comentarios, se somete a consideración del Comité Ejectutivo, el Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC que se adjunta, destacándo que es un “Documento Vivo y Dinámico” que puede ser sometido a ajustes y/o modificaciones en cualquier momento. Medidas propuestas al Comité Ejecutivo 5. Se invita al Comité Ejecutivo a examinar y acoger favorablemente el “Manual de Procedimientos Secretaría/CLAC” que se adjunta a la presente.
COMISIÓN LATINOAMERICANA DE AVIACIÓN CIVIL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA/CLAC
Aprobado por el XCI Comité Ejecutivo de la CLAC
(Punta del Este, Uruguay, 27 de Septiembre de 2018)
CLAC/CE91-NE/13 ADJUNTO
1
ÍNDICE
1. Introducción
5
2. Lista de Acrónimos
9
3. Procedimientos de la Secretaría General (SEG)
13
3.1.‐ Representación legal de la CLAC 16
SEG‐01/01 En Cancillería de Estado Sede 16
SEG‐01/02 En Reuniones, Conferencias, Paneles, etc. De Organismos y/o Estados Externos 17
SEG‐01/03 Ante Embajadas y Organismos acreditados en Estado Sede 18
SEG‐01/04 Representar ante autoridades Gubernamentales en Estado Sede 19
3.2.‐ Suscripción de Acuerdos y coordinación 20
SEG‐02/01 Suscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas 20
SEG‐02/02 Firma MOU 21
SEG‐02/03 Acuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI 22
SEG‐02/04 Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACILAC y demás 23
3.3.‐ Reuniones de Familiarización 24
SEG‐03/01 Briefing a autoridad (s) recientemente nombradas 24
3.4.‐ Gestión Administrativa Interna 25
SEG‐04/01 Revisar y procesar correspondencia y documentación 25
SEG‐04/02 Reuniones de Staff 26
SEG‐04/03 Aprobar vacaciones y permisos al FCL 27
SEG‐04/04 Contratación de Funcionario CLAC 28
SEG‐04/05 Renovación de contrato FCL 29
3.5.‐ Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal 30
SEG‐05/01 Asistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas) 30
SEG‐05/02 Directrices de Procedimiento 31
SEG‐05/03 Elaborar y Presentar Notas de Estudio 32
3.6.‐. Gestión de Recursos Humano, financiero y WEB 33
SEG‐06/01 Supervisión del Recurso humano y financiero 33
SEG‐06/02 Supervisión WEB 34
34
4. Procedimientos del Área de Administración (ADM)
35
4.1.‐ Preparar documentación sobre las tareas asignadas del Programa de Trabajo
ADM‐01 Celebración de Reuniones CLAC 38
ADM‐01/01 Preparación de Reuniones CLAC 38
ADM‐01/02 Realización de Reuniones CLAC 39
ADM‐01/03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC 40
4.2.‐ Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia
ADM‐02 Elaboración de Proyecto de Notas de estudio 41
4.3.‐ Coordinar el pago a proveedores
ÍNDICE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
ADM‐03 Gestión del gasto 42
ADM‐03/01 Elaboración de reportes del gasto 43
4.5‐ Elaborar reportes sobre el cumplimiento del pago de las contribuciones de los Estados miembros al Presupuesto de la CLAC
ADM‐05 Solicitud de Pago de Cuotas de Contribución 44
4.6.‐ Elaborar borrador de los informes de las reuniones
ADM‐06 Elaboración Informes 45
4.7.‐ En ausencia del Secretario, supervisar el trabajo del personal
ADM‐07/01 Contratación Nuevo Personal 46
ADM‐07/02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del Personal 47
5. Procedimientos del Área de Operaciones (OPE)
49
5.1.‐ Trámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades 52
OPE‐01A/01 Tramitar acreditación de titular (Funcionario Extranjero, familia y dependientes) 52
OPE‐01A/02 Tramitar Renovación de Visa Oficial y Carnet de Identidad 53
OPE‐01A/03 Libre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personales 54
OPE‐01A/04 Liberación de bienes de consumo 55
OPE‐01A/05 Liberación de vehículos 56
OPE‐01A/06 Solicitud de Placas y Tarjeta de Propiedad 57
OPE‐01A/07 Solicitud de Licencia de Conducir 58
OPE‐01A/08 Registro de beneficiarios de IGV 59
OPE‐01A/09 Tramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT 60
OPE‐01B: Otros Trámites 61
OPE‐01B/01 Atención protocolar a Autoridades que visitan la Secretaría 61
OPE‐01B/02 Solicitar tarifas corporativas a Hoteles 62
OPE‐01B/03 Trámites bancarios 63
OPE‐01B/04 Pago de servicios 64
OPE‐01B/05 Participación en las Asambleas Ordinarias 65
OPE‐01B/06 Participación en el Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL 66
5.2.‐ Coordinar las actividades logísticas de la oficina 67
OPE‐02/01 Compra de útiles de oficina y aseo para la sede de la Secretaría 67
OPE‐02/02 Compra de equipos para labores de la Secretaría 68
OPE‐02/03 Mantenimiento del vehículo de la Secretaría de la CLAC 69
5.3.‐ Coordinar el mantenimiento de la oficina 70
OPE‐03/01 Buscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios 70
5.4.‐ Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia 71
OPE‐04/01 Proyecto de nota de estudio 71
5.5.‐ Realizar el inventario y mantenerlo actualizado 72
OPE‐05/01 Generar inventario 72
5.6.‐ Coordinar la impresión de documentos 73
OPE‐06/01 Contratar elaboración de artículos publicitarios 73
ÍNDICE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3
5.7.‐ Otras actividades asignadas por el Secretario 74
OPE‐07/01 Realizar informe de Reunión a la cual se asistió por disposición del SEG 74
6. Procedimientos del Área de Tecnologías de información y Comunicaciones (TIC)
75
6.1.‐ Estadísticas de tráfico Aéreo 78
TIC‐01/01 Tratamiento de datos 78
TIC‐01/02 Control de Recepción 79
6.2.‐ Publicación y manteniendo de la Página web 80
TIC‐02/01 Publicar Información de Reuniones y Capacitación 80
TIC‐02/02 Publicar Notas de estudio e Informes 81
TIC‐02/03 Publicar Acuerdo, Becas 82
TIC‐02/04 Publicar Información de Estados miembros 83
TIC‐02/05 Publicar noticias, banner y publicidad 84
TIC‐02/06 Publicar Bases de datos, Mejores Prácticas, Encuestas, Decisiones, Estudios y Enlaces. 85
TIC‐02/07 Publicar Información sobre Normativa 86
TIC‐02/08 Publicar información IPAC 87
6.3.‐ Tabular y graficar los formatos de capacitación 88
TIC‐03/01 Tabular y graficar 88
6.4.‐ Soporte Técnico, mantenimiento y back up 89
TIC‐04/01 Dar Soporte técnico 89
TIC‐04/02 Mantenimiento preventivo de PC´s 90
TIC‐04/03 Back up de información 91
6.5.‐ Preparar presentaciones 92
TIC‐05/01 Presentaciones en Power Point 92
TIC‐05/02 Videos 93
6.6.‐ Planning
TIC‐06/01 Actualizar planning 94
6.7.‐ Creación de Bases de Datos 95
TIC‐07/01 Bases de datos 95
7. Procedimientos del Área de Capacitación (CAP)
97
7.1.‐ Preparar programa de capacitación y becas 100
CAP‐01/01 Programa de Becas 100
CAP‐01/02 Programa de Capacitación 101
CAP‐01/03 Evento de Capacitación (antes) 102
CAP‐01/04 Evento de Capacitación (durante) 103
CAP‐01/05 Evento de Capacitación (después) 104
CAP‐01/06 Renovación de MOU 105
7.2.‐ Biblioteca 106
CAP‐02/01 Registro y archivo de documentos 106
7.3.‐ Actualización de programa de capacitación y becas 107
ÍNDICE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4
CAP‐03/01 Seguimiento de becas 107
CAP‐03/02 Seguimiento eventos de capacitación 108
7.4.‐Lista de Chequeo 109
CAP‐04/01 Actualizar lista de chequeo 109
7.5.‐ Proyectos de cooperación horizontal 110
CAP‐05/01 Proyectos de Cooperación Horizontal 110
7.6.‐ Elaborar informes de gestión de becas 112
CAP‐06/01 Elaborar informes de Gestión de becas 112
7.7.‐ Gestionar tareas de entrenamiento 113
CAP‐07/01 Procesar becas y pasantías 113
CAP‐07/02 Encuesta de "Necesidades de instrucción" 114
8. Procedimientos de la Asistente del Secretario General (SEC)
115
8.1.‐ Manejo de Correspondencia 118
SEC‐01 Procesar entrada y salida de correspondencia 118
8.2.‐ Mantener la Agenda Actualizada 119
SEC‐02 Actualizar constantemente la Agenda de la Secretaría de la CLAC 119
8.3.‐ Preparar Requerimientos para las reuniones de la CLAC 120
SEC‐03 Establecer procedimientos para las reuniones de la CLAC 120
8.4.‐ Preparar Informes 121
SEC‐04 Preparar Informes 121
5
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
7
INTRODUCCIÓN
EL Secretario de la Comisión Latinoamericana de Aviación Civil (CLAC), teniendo en
cuenta las funciones encomendadas por el Comité Ejecutivo y la necesidad de facilitar el
trabajo de la Secretaría a su cargo, ha considerado conveniente elaborar el presente
Manual en el que se detalla los diferentes procedimientos de índole administrativo de
cada uno de los funcionarios de la Secretaría.
Este documento, permitirá que las diferentes actividades de la Secretaría se desarrollen
de manera ordenada y sus funcionarios dispongan de una Directriz apropiada sobre sus
tareas y procedimientos de Gestión.
Atentamente
Marco Ospina Y.
Secretario de la CLAC
INTRODUCCIÓN CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8
9
CAPITULO 2
LISTA DE ACRÓNIMOS
LISTA DE ACRÓNIMOS CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
11
Lista de Acrónimos
Acrónimo Descripción
ACS Acuerdo Sede Secretaría
ADM Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte Administrativa económica y financiera de la Secretaría.
ASA Asamblea Ordinaria de la CLAC.
BD Base de datos
CAP Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte de Capacitación (Seminarios, cursos, becas) de la Secretaría.
CE Comité Ejecutivo.
CLAC Comisión Latinoamericana de Aviación Civil
DOC Documento
ES Estado Sede
ESM Estado miembro de la CLAC
EST‐PR Estatuto por ratificar
EST‐V Estatuto Vigente
FCL Cualquiera de los funcionarios de la Staff de la CLAC.
MOU Memorando de entendimiento
NE Nota de Estudio
OACI Organización de Aviación Civil Internacional
OPE Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte Logística de la Secretaría.
PRE Presidente de la CLAC
RCE Reporte de Cumplimiento de envió (Procedimiento de estadísticas)
REC Recomendación (Compendio de Decisiones de la CLAC)
RES Resolución (Compendio de Decisiones de la CLAC)
RLM Reporte Limpio (Procedimiento de estadísticas)
RPR Reporte Preliminar (Procedimiento de estadísticas)
SEC Profesional Colaborador Secretaria.
SEG Secretario General de la CLAC
TCB Technical Cooperation Bureau
TIC Profesional Colaborador que tiene a su cargo la parte de Tecnologías de Información, Comunicaciones y Estadísticas de la Secretaría.
13
CAPITULO 3
PROCEDIMIENTOS SEG
SEG-01 /01
SEG-01 /02
SEG-01 /03
SEG-01 /04
SEG-02 /01
SEG-02 /02
SEG-02 /03
SEG-02 /04
SEG-03 /01
SEG-04 /01
SEG-04 /02
SEG-04 /03
SEG-04 /04
SEG-04 /05
SEG-05 /01
SEG-05 /02
SEG-05 /03
SEG-06 /01
SEG-06 /02
MANUAL DE PROCESOS - Secretaría General (SEG)
3.1.- Representación legal de la CLAC
3.2.- Suscripción de Acuerdos y coordinación
3.4.- Gestión Administrativa Interna
3.5.- Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizo
En Cancillería de Estado Sede
En Reuniones, Conferencias, Paneles, etc. De Organismos y/o Estados Externos
Ante Embajadas y Organismos acreditados en Estado Sede
Representar ante autoridades Gubernamentales en Estado Sede
Suscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas
Firma MOU
Acuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI
Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACILAC y demás
3.3.- Reuniones de Familiarización
Briefing a autoridad (s) recientemente nombradas
Revisar y procesar correspondencia y documentación
Reuniones de Staff
Aprobar vacaciones y permisos al FCL
Contratación de Funcionario CLAC
Renovación de contrato FCL
Asistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas)
Directrices de Procedimiento
Elaborar y Presentar Notas de Estudio
Supervisión del Recurso humano y financiero
Supervisión Web
3.6.- Gestión de Recursos Humano, financiero y Web
PROCEDIMIENTORepresentación Legal de la CLAC
BASE LEGAL ACS
SEG Cancillería
CÓDIGO SEG-01/01
Área / Responsable SEG - Secretario Carta PRE CLACSUB PROCEDIMIENTOEn Cancillería de Estado Sede
FORMATOS
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.- Presentar solicitud de Acreditación
2.- Cancillería emite Visa Oficial y carné
3.- Recepción y verificacióin de documentos
4.- Habilitado para representar a la CLAC jurídicamente
Presentar solicitud
Recepción de Documento
INICIO
FIN
Emitir Visa y carné
Representar a la CLAC juridicamente
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
16
PROCEDIMIENTORepresentación Legal de la CLAC
BASE LEGAL EST-V
SEG PRE CE
CÓDIGO SEG-01/02
SEG - Secretario
6.‐ Participar activamente en dicha reunión, ya sea como expositor, panelista, ponente etc.
7.‐ Secretario presenta informe al Comité Ejecutivo sobre su participación en dicha reunión, a través de una Nota de
Estudio
ACTIVIDADES
4.‐ Prepara Presentación y/o discurso y/o Paneles
EJECUTORES
1.‐ Recibe invitación
2.‐ Prioriza y discernir según importancia del evento y agenda
3.‐ Coordina con Presidente // PRE Coordinar con el Secretario
5.‐ Asistir a la reunión o envento (Conferencia, panel, Seminario, etc.)
SUB PROCEDIMIENTOen Reuniones, Conferencias, Paneles, etc.de Organismos y/o Estados Externos
FORMATOSÁrea / Responsable
Recepcionar Invitación
Asistir
INICIO
FIN
Coordinar con
ParticiparActivamente
Presentar Informe al CE
Examinar laNota de Estudio
Priorizar y discernir
Coordinar con Presidente
Coordinación
Preparar Discuso,o presentación
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
17
PROCEDIMIENTORepresentación legal de
la CLACBASE LEGAL EST‐V
SEG SEC TIC
CÓDIGO SEG‐01/03
SUB PROCEDIMIENTO
Ante Embajadas y
Organismos acreditados
en Estado Sede
FORMATOSSEG ‐ Secretario Área / Responsable
EJECUTORES
1.‐ Recibir invitaciones, a través de SEC, a reuniones Protocolares // SEC entrega las invitacines a SEG
2.‐ Priorizar según agenda, y programa de reuniones
3.‐ Pariticpar en la reunión o envento protocolar
4.‐ Informa al CE si fuera el caso // TIC Actualiza el planning
ACTIVIDADES
Recibir
Priorizar según Agenda
INICIO
FIN
Asistir al Evento
Informar CE Actualizar Planning
Recepciona Invitación
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
18
PROCEDIMIENTORepresentación legal de
la CLACBASE LEGAL EST‐V
SEG SEC TIC
CÓDIGO SEG‐01/04
Área / Responsable SEG ‐ Secretario SUB PROCEDIMIENTO
Representar ante
autoridades
Gubernamentales en
Estado Sede
FORMATOS
EJECUTORES
1.‐ Recibir invitaciones y/o convocatorias, a través de SEC, a reuniones Protocolares // SEC entrega las
invitacines a SEG
ACTIVIDADES
2.‐ Priorizar según agenda, y programa de reuniones
3.‐ Participa en la reunión
4.‐ Informa al CE si fuera el caso // TIC Actualiza el planning
Recepcionar
Priorizar según Agenda
INICIO
FIN
Participa en reunión o evento
Recepciona Invitación
Informar CE Actualizar Planning
Incluir en Agenda
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
19
PROCEDIMIENTOSuscripción de Acuerdos y coordinación
BASE LEGAL EST-V
SEG Autoridades Peruanas CEEJECUTORES
6.‐ Informar al Comité Ejecutivo sobre la firma del Acuerdo, si fuera el caso
ACTIVIDADES
4.‐ Revisar y Gestionar firma
1.-Revisar o elaborar proyecto de acuerdo
2.- Negociar, modificar si fuera el caso
3.- Coordinar con Autoridad del Estado Sede la firma del acuerdo (Administrativo interno o de Gestión Externo)
CÓDIGO SEG-02/01
SEG ‐ Secretario
5.‐ Firmar Acuerdo con autoridad del Estado Sede
SUB PROCEDIMIENTOSuscribir acuerdos, convenios y/o documentos con autoridades peruanas
FORMATOSÁrea / Responsable
Revisar y gestionar
INICIO
FIN
Negociación
Firmar Acuerdo
ProcesarInformación
Negociar Acuerdo
Informar al Comité Ejecutivo
Recibir o elaborar
Negociar y Modificar
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20
PROCEDIMIENTOSuscripción de Acuerdos y coordinación
BASE LEGAL
SEGOrganismo/Estado
IndependienteCE PRE
8.‐Suscripción del Presidente de la CLAC y certificación del Secretario
ACTIVIDADES
1.‐Analizar probabilidad de suscripción de MOU para beneficios de la CLAC
2.‐Preparar carpeta de negociación
3.‐Coordinar con Organismos y/o Estado Independiente (Reunión para negociación),
realizar consultas con el Presidente, sobre beneficios del Proyecto
EJECUTORES
4.‐Informar al Comité Ejecutvio sobre beneficios de Proyecto MOU
5.‐Recibir proyecto para su aprobación
6.‐Coordinar fecha y lugar de suscripción e intercambio de notas
EST-V
SUB PROCEDIMIENTO Firma MOU FORMATOS Formato Matriz MOU
CÓDIGO SEG-02/02
Área / Responsable SEG ‐ Secretario
Coordinar Proyecto MOU
Informar al Comité Ejecutivo
INICIO
FIN
Negociación
Recibir Proyecto
Coordinar
Coordinar ProyectoMOU
NO
SI
Aprueba
Ceritificar MOU
Analizar probabilidad
Preparar Negociación
Consultar con el Presidente
Suscribir MOU
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
21
PROCEDIMIENTOSuscripción de Acuerdos y coordinación
BASE LEGAL EST-V
SEG OACI CE
ACTIVIDADES
1.‐Negociar con OACI/TCB Acuerdos
3.‐Revisar Texto y traducir
4.‐Fijar fecha y lugar para firma
2.‐Preparar texto para Gestión
5.‐ Fimar acuerdo
7.‐Ejecución del Proyecto
5.‐Informar al CE a través de una NE // CE revisa acuerda
6.‐Enviar cada dos años a OACI/TCB renovación de proyecto y presupuesto aprobado por Asamblea
de la CLAC
CÓDIGO SEG-02/03
SEG - Secretario
EJECUTORES
SUB PROCEDIMIENTOAcuerdos de Gestión Administrativa CLAC/OACI
FORMATOSÁrea Responsable
Revisón Texto y traducir
Informar al Comité Ejecutivo
INICIO
FIN
Negociación
RevisarAcuerdo
Enviar Proyectode Renovación
Coordinar Acuerdo
Negociar con OACI/TCB
Preparar Texto para
Fijar Fecha y lugar
FirmarAcuerdo
RevisarProyecto
Ejecutar
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
22
PROCEDIMIENTOSuscripción de Acuerdos y coordinación
BASE LEGAL EST-V
SEG Organismo CE
CÓDIGO SEG-02/04
SEG - Secretario
3.‐ Preparar:Agenda, expositores, panelistas, discursos, moderadores, etc
6.‐Convocar evento y determianr puntos focales
5.‐ Incluir en programa de reuniones o capacitación, según sea el caso
EJECUTORESACTIVIDADES
1.‐ Coordinar con Organismo reuniones conjuntas, coloquios, seminarios etc.
2.‐ Coordinar con una o mas partes reuniones conjuntas (OACI/IATA/ALTA/ACI, etc)
3.‐ Informar al Comité Ejecutivo
4.‐ Recibe Programa de reuninoes, para su autorización
7.‐Disponer preparación logíctica, documentación , horarios, programa, etc
SUB PROCEDIMIENTO
Coordinar actividades conjuntas con OACI/IATA/ALTA/ACI-LAC y demás
FORMATOSÁrea / Responsable
Coordinar Reuniones
Informar al Comité Ejecutivo
INICIO
FIN
FeedBack
Recibir Programa
Incluir
Coordinar Reuniones
NO
SI
Aprueba
Preparar
Convocar
Disponer preparación Logíctica
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
23
PROCEDIMIENTOReuniones de Familiarización
BASE LEGAL
SEG SEC TIC FCL OACI
7.‐ Disponer apoyo de transporte, hoteles y evento social
6.‐ Coordinar con la OACI, para briefing conjunto y solicitar su programa
ACTIVIDADES
8.‐ Realizar briefing con apoyo de ADM
NOTA: Si la autoridad , no puede asistir a la Invitación, en la oficinas de la Secretaria de la CLAC (Lima - Perú); el SEG lo visita en su país
3.‐ Disponer modificación de WEB y Base de Datos
4.‐Determinar fechas y elaborar programa de visitas
5.‐Coordinar con los FCL para la Visita
EST-V
ProgramaÁrea / Responsable
CÓDIGO SEG-03/01
SEG - Secretario SUB PROCEDIMIENTOBriefing a autoridad (s) recientemente nombradas
FORMATOS
1.‐ Recibir Comunicación Oficial de Autoridad de un Estado Miembro recientemente
nombrada de alguno de los Estados miembros de la CLAC
2.‐ Disponer circular información a ESM
EJECUTORES
Recibir
INICIO
Disponer Circular la información
CoordinarCLAC
Coordinar con FCL
Coordinar OACI
Disponer Apoyo
Circular Información
Disponer Modificación Web
Determinar fechas y elaborar programas
Modificar Web
Preparar visita
Realizar Brieffing
Preparar transporte
FIN
PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna
BASE LEGALEST-VREC A17-18
SEG SEC FCL
ACTIVIDADES
2.‐ Delegar tareas a FCL, si fuera el caso
3.‐ Preparar respuesta directa si no requiere delegación
4.‐ Revisar tareas asignadas.
6‐ Realizar el seguimiento correspondiente, ( solictar informe en cada reunion de los FCL)
7.‐Monitorear respuestas si se trata de asuntos de cumplimiento
SUB PROCEDIMIENTORevisar y procesar Correspondencia y
documentaciónFORMATOS
EJECUTORES
1.‐ Recibir correspondecia, Solicitudes, trabajos etc.Que llega a la email de SEC // SEC entrega a SEG
CÓDIGO SEG-04/01
Área / Responsable SEG - Secretario Acta de Reunión
Recibir en badeja
INICIO
FIN
Distribuir las tareasDelegar
realizar Seguimiento
Procesar Tareas
Recepcionar y entregar al SEG
Preparar Respuestas
Revisar tareas
Monitorear tareas
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
25
PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna
BASE LEGAL EST-V
SEG FCL ADM
f.‐ Distribución de apoyo para eventos à ADM/OPE/CAP/SEC/TIC
SEGSUB PROCEDIMIENTO Reuniones de Staff FORMATOS
EJECUTORES
6.‐ Recibir informes verbales y escritos
Área / Responsable SEG - Secretario
CÓDIGO SEG-04/02
3.‐ Desarrollar las tareas asignadas
4.‐Preparar acta de reuniones
5.‐ Monitorear avance de reuniones
ACTIVIDADES
1.‐Convocar a reunión quincenal o mensualmente
2.‐ Asignar a los FCL las tareas deacuerdo a su gestión
a.‐ Asuntos administrativos / CE / Asamblea à ADMb.‐ Asuntos logísticos / FAL/AVSEC à OPEc.‐ Asuntos capacitación y bibleoteca à CAPd.‐ Asuntos secretariales à SECe.‐ Asuntos técnicos à TIC
INICIO
FIN
Desarrollar Tareas
Convocar a reunión
Asignar Tareas
Preparar Acta
Monitorear Avances
Recibir Informes
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
26
PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna
BASE LEGAL EST-V
SEG ADM FCL
CÓDIGO SEG-04/03
Área / Responsable SEG - Secretario
4.‐ Aprobar vacaciones o permisos
EJECUTORES
Formato de LicenciasSUB PROCEDIMIENTOAprobar vacaciones y permisos al FCL
FORMATOS
ACTIVIDADES
1.‐ Recibir solicitud de Licencias, permisos, o vacaciones
2.‐Firmar formato y disponer control
2.‐ Coordinar con ADM // ADM coordinar son SEG
3.‐ Comprobar disponibilidad según programa de reuniones y capacitación
Recepcionar
Coordinar con ADM
INICIO
FIN
Firmar formatodisponer control
Aprobarvacaciones
Coordinar con SEG
Comprobar disponibilidad
Presentar formato
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
27
PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna
BASE LEGAL EST-V
SEG ADM TCB/OACI
CÓDIGO SEG-04/04
Área / Responsable SEG - Secretario
9.‐ Eliegir al Funcionario y notificar a ADM
EJECUTORES
ADM-04/01SUB PROCEDIMIENTOContratación de Funcionario CLAC
FORMATOS
10.‐ Notificar y enviar documentación a TCB/AOCI
ACTIVIDADES
2.‐Disponer Publicar convocatoria de vacante // ADM Gestionar la publicación
3.‐ Gestionar el Proceso administrativo ADM‐04/01
4.‐Preparar entrevista con postulante (s) preseleccionado
5.‐ determinar fecha y hora de entrevista en coordinación con ADM
1.‐ Declarar vacante puesto de funcionario para la CLAC. (OPE/ADM/TIC/CAP/SEC/LIM)
6.‐ Entrevistar personalmente a cada postulante
7.‐ Disponer a ADM pruebas, escritas de competencias psicológicas
8.‐ Revisar resultados de las pruebas y volver a entrevistar si el caso amerita
Declarar vacante
INICIO
FIN
Gestionar proceso
Disponer Publicación
Entrevistar Postulante
Disponer pruebas a ADM
Preperar Entrevista
Determinarfecha y hora
Determinarfecha y hora
Preperar pruebas
Revisar resultados
Elegir funcionario
Recibir notificación
Notificar TCBRecibir
notificación
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
28
PROCEDIMIENTOGestión Administrativa Interna
BASE LEGAL
SEG ADM TCB/OACI FCL
5.‐ OACI emite contrato
ACTIVIDADES
1.‐ Analizar desempeño laboral del FCL
2.‐ Revisar cuadro de asistencias, licencia certificadas, formato de evaluación de desempeño
3.‐ Resolver sobre renovación si no se renueva ADM gestiona su recesión
4.‐ Notificar a TCB / OACI con terminos de contrato y sus implicancias
6.‐ FCL suscribe y envia contrato a TCB/OACI
EST-V
Formato de evaluación de desempeño
EJECUTORES
SUB PROCEDIMIENTORenovación de contrato FCL
RESPONSABLEÁrea / Responsable SEG - Secretario
Código SEG-04/05
Analizar FCL
INICIO
FIN
Gestiona Recesión
Emite Contrato
Revisar asistencias
Notificar TCA/OACI
RenovarNO
SI
Suscripción Contrato
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
29
PROCEDIMIENTO
Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal
BASE LEGAL
SEG TIC SEC ESS ESO
2.‐ ESM solicta proceso de cooperación horizontal // SEG recibe solicitud
3.‐ SEG analizará la solicitud teniendo en cuenta las características del requerimiento
4.‐ Definirá la disponibilidad de especialistas y/o sistemas que cubran lo solicitado
Formato Matriz MOU
CÓDIGO SEG-05/01
Área / Responsable SEG - Secretario
EJECUTORES
EST-V
SUB PROCEDIMIENTOAsistencia a los Estados (Especialistas y Sistemas)
FORMATOS
1.‐ Disponer Implementará las bases de datos
ACTIVIDADES
7.'El especialista involucrado elaborará un informe de su misión, el mismo que se canalizará al Estado
solicitante, a través de la Secretaría de la CLAC;
5.‐ Notificará sobre las posibilidades existentes al solicitante // Solictante Informará a la Secretaría
para que inicie el proceso, notificando al Estado oferente.
6.‐Secretaría realizará las gestiones necesarias Estado solicitante y oferente se pongan en contacto
y acuerden los términos de la cooperación horizontal
Solicitar a la SEG
Analizar información
INICIO
FIN
DefinirDisponibilidad
Notificaral solicitante
Gestiones Coordinación
Recibir Información
DisponerImplementación Implementar BD
Recibir Solicitud
Recibir Informe
Coordinación
RecibirComunicación
RecibirComunicación
Realizar InformeRecibir Informe
Canalizar Informe
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
30
PROCEDIMIENTO
Elaboración e Implementación de Estudios y Directrices y Cooperación Horizontal
BASE LEGAL
SEG CE ASA TIC
NOTA: Este es un documento vivo y la Asamblea puede autorizar al comité ejecutivo la Secretaría con apoyo del GRUGES, modifique los procedimientos antes de la Asamblea
Área / Responsable SEG - Secretario
CÓDIGO SEG-05/02 EST-V
Formato Matriz MOU
1.- Preparar modificaciones potenciales al manual
EJECUTORES
5.- La Asamblea valída las modificaciones
6.- Disponer publicar en la WEB de manera confidencial
SUB PROCEDIMIENTODirectrices de Procedimiento
FORMATOS
2.-Revisar con apoyo del GRUGES
7.- Disponer publicación Información en la página Web
ACTIVIDADES
1.- Presentar al Comité Ejecutivo, a través de una Nota de Estudio
2.- Comité Ejecutivo examina la propuesta de modificación
3.- Si no apueba, se vuelve a preparar modificaciones con apoyo del GRUGES
4.- Si se aprueba, se presentarn a la Asamblea para modificar resolución
Presentar al Comité Ejecutivo
INICIO
FIN
ExaminarModificaciones
NO
SI
Aprobar
Presentar a la Asamblea
Preparar modificaciones
Examinarmodificaciones
Validar Modificaciones
Disponersu Publicación
Gestionar Proceso TIC-xx
Revisar con apoyo del GRUGES
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
31
PROCEDIMIENTO
Elaboración e
Implementación de
Estudios y Directrices y
Cooperación Horizontal
BASE LEGAL EST-V
SEG FCL
CÓDIGO SEG-05/03
Área / Responsable SEG - Secretario
5.- Disponer publicación de NE en la WEB
EJECUTORESACTIVIDADES
1.- Disponer a FCL preparar borradores de Nota de Estudio, según la Macrotarea
2.- FCL, prepara borrador de Nota de Estudio según su procedimiento
3.- Revisar borrador Nota de estudio
4.- Modificar Nota de Estudio en coordinación con FCL y aprobar
Formato Matriz NESUB PROCEDIMIENTOElaborar y Presentar notas de Estudio en reuniones
FORMATOS
Disponer Preparar NE
Gestionar Proceso
INICIO
Revisar NE
Modificar NE
DisponerPublicación NE
Gestionar Proceso TIC
FIN
Gestionar Proceso
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
32
PROCEDIMIENTO Gestión de Recursos BASE LEGAL EST-V
SEG ADM
CÓDIGO SEG-06/01
Área / Responsable SEG - Secretario
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Disponer procedimientos de supervisión de Recurso Humano (Asistencia, vacaciones, permisos,
etc) y financiero (Coordinar con OACI/ Registro ingresos y gastos/Estados de cuenta
trimestrales/Balance anual auditado )
2.‐ Presentar procedimientos de Supervisión
3.‐ Revisar procedimientos de supervisión
4.‐ Modificar los procedimientos y notificar
5.‐ Supervisar la aplicación
ReporteSUB PROCEDIMIENTOSupervisión del Recurso (humano y financiero)
FORMATOS
Disponer procedimientos
Presentar Procedimientos
INICIO
FIN
NO
SIAprobar
modificar
Revisar
GestionarProceso
Supervisar Aplicación
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
33
PROCEDIMIENTO Gestión de Recursos BASE LEGAL EST-V
SEG SEC TIC
CÓDIGO SEG-06/02
Área / Responsable SEG - Secretario
5.- Realizar seguimiento
EJECUTORES
2.- Desarrollar proceso SEC-xx
6.- Informar al Comité Ejecutivo sobre todas las actividades de la CLAC
ACTIVIDADES
1.- Disponer circular Información sobre actividades de la CLAC
3.- Disponer publicación Información en la página Web
4.- Desarrollar proceso TIC-xx
SUB PROCEDIMIENTO Supervisión WEB FORMATOS
Disponer Circular
Gestionar Proceso SEC-xx
INICIO
Disponer Publicación
Realizar seguimiento
Informar Comité Ejecutivo
FIN
Gestionar Proceso TIC-xx
PROCEDIMIENTOS SEG CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
34
35
CAPITULO 4
PROCEDIMIENTOS ADM
ADM-01 Celebración de Reuniones CLACADM-01 /01 Preparación de Reuniones CLACADM-01 /02 Realización de Reuniones CLACADM-01 /03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC
ADM-02 Elaboración de Proyecto de Notas de estudioADM-02 /01 Elaboración de Notas de estudio
ADM-03 Pago proveedoresADM-03 /01 Gestión del gasto
ADM-04 Reportes de gastosADM-04 /01 Elaboración de reporte de gastos
ADM-05 Registro de cuotas de contribuciónADM-05 /01 Solicitud de Pago de Cuotas de Contribución
ADM-06 Elaboración InformesADM-06 /01 Informes
ADM-07 Gestión del Personal CLACADM-07 /01 Contratación Nuevo PersonalADM-07 /02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del Personal
ADM-08 Actividades extraADM-08 /01 Contratación Nuevo PersonalADM-08 /02 Registro de Asistencias, Permisos y Vacaciones del PersonalADM-08 /03 Envío de Autorización de Misiones y Reclamos de viajeADM-08 /04 Apertura de Cuenta Corriente
MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE ADMINISTRATIVO
7. En ausencia del Secretario, supervisar el trabajo del personal
8. Otras actividades asignadas por el Secretario
1. Preparar documentación sobre las tareas asignadas del Programa de Trabajo
4. Elaborar los reportes de ingresos y gastos
5. Elaborar reportes sobre el cumplimiento del pago de las contribuciones de los Estados miembros al Presupuesto de la CLAC
2. Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia
3. Coordinar el pago a proveedores
6. Elaborar borrador de los informes de las reuniones
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
37
PROCESO Preparación de Reuniones CÓDIGO BASE LEGAL
SUB PROCESO Preparación de Reuniones ÁREA / RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG ESO / PFM TIC
10. Armar una maleta con los suministros y equipos necesarios para la realización de la
Reunión: computadora, carpetas, útiles de oficina, back up de documentación, papel
membretado para acuerdos y/o cartas, gafetes, rótulos con nombres de los Estados y
Organismos, etc según CheckList de la Reunión correspondiente (Formato ADM‐01/01/F‐G‐
H‐I)
11. Participar de la reunión de coordinación y realizar la revisión de instalaciones
pertinente, incluyendo la revisión de equipos
4. Elaborar el borrador de convocatoria (Formato ADM‐01/01/C) con la
información recibida del Estado sede oferente y los Puntos Focales y presentarla al
Secretario para su aprobacíon
5. Circular la convocatoria entre los Estados miembros y Organismos conexos, incluyendo:
Orden del día provisional de la Reunión, Formulario de Registro, Programa Tentativo de
trabajo e Información General. Disponer a TIC su publicación en la web
3. Solicitar a los Puntos Focales de las Macrotareas la agenda y notas de estudio de los
puntos que desean incluir en la agenda de la Reunión (Formato ADM‐01/01/B), con 45 días
de anticipación. Agregar los temas que presentará la Secretaría
7. Coordinar con el punto de contacto en el Estado sede la realización de una reunión de
coordinación previa al evento. Enviar el proyecto de lista de participantes (Formato ADM‐
01/01/D) y los itinearios de viaje de SEG y ADM
8. Armar carpetas de la Reunión todos los formatos correspondientes (Notas de estudio,
lista de participantes, información general, etc), así como un Planning y otros documentos
pertinentes, en 3 juegos
1. Revisar el Programa de Reuniones aprobado en el Informe de la Asamblea para el bienio
2. Enviar comunicación al Estado sede oferente de la Reunión con los requerimientos para
su realización (Formato ADM‐01/01/A) detallando: Nombre de la persona a cargo de la
Reunión / Información general del evento / Necesidades de equipos, local, materiales y
personal / Servicios de traslado, cafetería e interpretación simúltanea (de ser el caso), entre
otros con 60 días de anticipación
6. Elaborar los proyectos de Notas de estudio y/o informativas / Lista de
participantes / Lista de Notas de estudio / Programa de actividades y tabular Notas
recibidas por EM. Disponer a TIC su publicación en la web, así como la actualización
de los mismos, una vez aprobados por SEG
9. Elaborar el proyecto de discurso y vocativo (Formato ADM‐01/01/E), así como el
proyecto de Informe
PROCEDIMIENTOS ACTORES
ADM‐01/01
ADM/
Asistente
Administrativa
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
ADM‐01/01/A / ADM‐01/01/B / ADM‐
01/01/C / ADM‐01/01/D / ADM‐01/01/E /
ADM‐01/01/F / ADM‐01/01/G / ADM‐
01/01/H / ADM‐01/01/I
1. Revisar el Programa de
INICIO
FIN
2. Enviar comunicación:
Enviar información
3. Solicitaragenda y NE a
Enviar agenda y Notas de estudio
4. Elaborar borrador de
Revisar y dar Vo Bo para circular
5. Circular convocatoria y
Publicar convocatoria en
6. Elaborar y tabular NE y
otros
Revisar y dar Vo Bo para publicar
NE
7. Coordinar reunión con el
8. Armar carpetas de la Reunión
9. Elaborardiscurso y
10. Armar maleta con
11. Participar reunión de coord.
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
38
SUB PROCESO Realización de Reuniones CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG EMC TIC
9. Verificar y solicitar copia de la grabación para elaborar el informe
correspondiente
8. Solicitar revisión y firma del Secretario para entregar cartas de agradecimiento
10. Coordinar el transporte para el retorno de los funcionarios participantes y
personal Secretaría CLAC
7. Solicitar lista de personal de apoyo y elaborar las cartas de agradecimiento
1. Verificar los equipos en la sala de reuniones: micrófonos, grabación, proyectos,
computador, así como las instalaciones: mesa principal, sala Secretaría, lugar para
servicio de cafetería, etc, según Check List correspondiente (Formato ADM‐
01/01/F‐G‐H‐I)
2. Tomar notas y asistir al Secretario durante las sesiones de trabajo
3. Recopilar información presentada durante la Reunión: discursos presentaciones,
videos, brochures, revistas, etc
4. Actualizar la lista de notas de estudio y solicitar a TI la publicación de nuevas
notas y/o enmiendas
5. Actualizar lista de participantes y circular para la enmienda de datos
correspondiente
6. Coordinar la foto grupal, así como las pausas de café y otras reuniones paralelas
PROCEDIMIENTOS ACTORES
ADM‐01/02
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente AdministrativADM‐01/01/F / ADM‐01/01/G / ADM‐
01/01/H / ADM‐01/01/I
1. Verificar equiupos e
INICIO
FIN
2. Tomar notas y dar asistencia a
3. Recopilar información
Presentaciones, discursos,
4. Actualizar Notas de estudio
5. Actualizar lista de participantes
Publicar actualizaciones
6. Coodinar foto grupal y coffee
7. Elaborar cartas de
9. Solicitar copia de grabación de
10. Coordinar transporte de
8. Elaborar cartas de
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
39
SUB PROCESOCierre de Trabajo
ReunionesCÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TIC SSCPROCEDIMIENTOS ACTORES
ADM‐01/03
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativ ADM‐01/03/A
8. Hacer seguimiento de los acuerdos alcanzados y tareas resultantes de la
Reunión, según los tiempos establecidos
3. Encargar a TIC la publicación del informe en la web
1. Elaborar informe de la Reunión con sus respectivos adjuntos
2. Presentar el proyecto de Informe a SEG y esperar su Vo Bo para publicar
4. Elaborar el formato de conclusiones de la Reunión (Formato ADM‐01/03/A)
5. Entregar lista de participantes a TI para actualizar la base de datos
6. Enviar comunicaciones pertinentes según las tareas enconmendadas durante la
Reunión, registradas en el Informe
7. Solicitar a SEG la distribución de tareas a cargo del resto del Staff CLAC para las
acciones pertinentes
1. Elaborar informe de
INICIO
2. Presentar informe a SEG y
4. Elaborarformato de
Aprueba publicación del
5. Entregar lista de participantes a
6. Enviar comunicaciones
7. Solicitar distribución de
8. Hacer seguimiento de
3. Encargar a TIC publicar informe
Publicar informe en la página web
Actualizar base de datos con
FIN
Distribuye tareas a Staff CLAC por
Realizan las acciones que les
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
40
SUB PROCESOElaboración Notas de
estudioCÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TIC SSCPROCEDIMIENTOS ACTORES
ADM‐02/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativ ADM‐02/01/A
8. Entregar carpeta a SEG para su posterior presentación durante la Reunión
6. Entregar copia de la Nota de estudio a SEC para su archivo
7. Consignar la Nota de estudio a presentar en el borrador de Informe de la Reunión,
elaborando un resumen de la misma
1. Recopilar información para la elaboración de las Notas de estudio y/o informativa
2. Elaborar las Notas de estudio según formato (Formato ADM‐02/01/A)
incluyendo: Cuestión del Orden del día correspondiente / Resumen / Antecedentes /
Análisis / Conclusiones / Medidas propuestas, adjuntando tablas, gráficos y demás
información complementaria
3. Entregar proyecto de Nota de estudio y/o informativa a SEG para la revisión
correspondiente
4. Entregar Nota de estudio y/o informativa a TIC para su publicación en la página
web
5. Incluir la Nota de estudio en la carpeta de la Reunión (tres juegos)
1. Recopilar información para
INICIO
2. Elaborar las NE/NI según
3. Entregarproyecto a SEG
Aprueba publicación de
4. Entregar NE/NI a TIC para
5. Incluir NE/NI en las carpetas
6. Entregar copia de NE/NI a SEC
7. Elaborarresumen de NE
Publicar NE/NI en la página web
FIN
Archivar en el file correspondiente
8. Entregar carpeta a SEG
Analiza NE/NI para presentación
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
41
SUB PROCESO Gestión del gasto CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TCBPROCEDIMIENTOS
ADM‐03/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativ ‐
ACTORES
1. Enviar requerimientos a TCB/OACI sobre los gastos del mes
2. Recibir autorización de TCB/OACI y transferencia de SAM/OACI
3. Procesar los pagos de servicios y gestionarlas compras del mes
4. Registrar los gastos realizados en el cuadro mensual (Formato ADM‐003/B)
5. Enviar el reporte mensual de gastos a TCB/OACI (Formato ADM‐003/C) y el
requerimiento del siguiente mes, los 12 primeros días de cada mes
1. Enviar requerimiento de
INICIO
2. Recibir Autorización de
3. Procesarpagos / Pagar
4. Registrar gastos
5. Enviar reporte mensual a
Envía autorización de
FIN
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
42
SUB PROCESOElaboración de reporte de
gastosCÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TCB
2. Informar a TCB/OACI en caso se encontrarán diferencias y realizar las enmiendas
pertinentes al registro
3. Esperar el reporte anual de TCB/OACI (Formato ADM‐003/E) para cotejar con el
registro interno
4. Informar al Comité Ejecutivo sobre el registro de gastos a la fecha de la Reunión
mediante una Nota de estudio
1. Esperar el reporte trimestral de TCB/OACI (Formato ADM‐003/D) para cotejar con
el registro interno
ADM‐03/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativa ‐
PROCEDIMIENTOS ACTORES
INICIO
1. Analizar reporte trimestral
2. Elaborarresumen de
FIN
3. Analizar reporte anual de
Envía reporte trimestral de
4. Elaborar NE para el Comité
Presentar NE al Comité Ejecutivo
CLAC
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
43
SUB PROCESOSolicitar pago de cuotas de
contribuciónCÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ACTORESADM
5. Informar al Comité Ejecutivo sobre el estado de pago de las contribuciones
4. Enviar recordatorio de solicitud de pago (cada dos meses), sólo a los Estados
deudores
1. Esperar el informe de la Asamblea registrando el valor de las cuotas de
contribución de los Estados miembros CLAC para el próximo período
2. Elaborar cartas de solicitud de pago de las cuotas de contribución, indicando
valor y, de ser el caso, monto de cuotas atrasadas
3. Enviar copia de los comprobantes de pago emitidos por TCB/OACI
PROCEDIMIENTOS
ADM‐03/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativa Carta Modelo
INICIO
1. Verificar valor de las cuotas de
2. Enviarrequerimiento de
FIN
3. Enviar comprobante de
4. Enviar recordatorio de
5. Informar al Comité Ejecutivosobre los pagos
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
44
SUB PROCESO Elaborar infromes CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TIC SSC
9. Hacer seguimiento de las tareas encomendadas
ADM‐04/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativ Formato ADM‐04/01/A
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Tomar nota de los debates y conclusiones emitidas durante cada Reunión, así como revisar las
grabaciones de las sesiones de trabajo y apuntes de SEG
2. Recopilar información presentada durante la Reunión (presentaciones, videos, brochure,
cuadros, estudios, discursos, etc)
3. Elaborar el Informe pertinente (Formato ADM‐04/01/A) incluyendo: membrete de la Comisión,
nombre de la Reunión, lugar y fecha de la misma, Secretaría y participantes, ceremonia de
apertura, sesiones a puerta abierta (de ser el caso), sesiones a puerta cerrada y ceremonia de
clausura
4. Entregar al SEG para la revisión correspondiente
5. Elaborar el cuadro resumen con las conclusiones alcanzadas durante la Reunión (Formato ADM‐
002/004A)
6. Solicitar a TIC que publique, una vez aprobado por el Secretario, el Informe en la página web
7. Entregar una copia a SEC para su archivo en la carpeta correspondiente
8. Elaborar y circular las comunicaciones resultantes de las conclusiones del Informe de la Reunión
1. Tomar nota de los debates y
INICIO
2. Recopilar información de la
3. Elaborarinforme según
4. Entregar a SEG para
5. Elaborar cuadro-resumen
6. Solicitar TIC publicación en la
7. Entregar copia SEC para archivo
8. Elaborarcomunicaciones
9. Hacer seguimiento
FIN
Aprueba Informe final para publicar
Publicar Informe en la página web
Archivar en el file correspondiente
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
45
SUB PROCESOContratación de
PersonalCÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ADM SEG TICPROCEDIMIENTOS
1. Publicar la convocatoria de anuncio de nueva vacante en el periódico o
plataformas de contratación de personal indicando las responsabilidades y
requisitos del puesto a cubrir (Formato)
2. Recepcionar los CV y revisar que los postulantes cumplan con los
requisitos estipulados y armar una lista pre liiminar
3. Contactar a los candidatos para una entrevista inicial
ACTORES
ADM‐04/01
EST‐PR
REC. A17‐18
Reglamento Interno de Reuniones
Asistente Administrativa Formato ADM‐04/01/A
9. Enviar la renovación y/o anulaciónd del contrato cada 3 meses a
TCB/OACI
4. Elaborar una lista corta con los candidatos que cumplan con el perfil
deseado
5. Citar a los candidatos para las pruebas de oficina correspondientes
(Formato)
6. Programar la entrevista final con los candidatos mejor calificados
7. Proceder a la contratación enviando copia del CV y documento a
TCB/OACI, especificando la duración del mismo, sueldo a recibir y
beneficiario
8. Realizar la suscripción del contrato y afiliación al seguro Cigna
INICIO
FIN
Realiza entrevista
TCB/OACI envía contrato para
firmar
1. Publicar convocatoriaen periódico y web
2. Recepcionar y revisar CVs
3. Contactarcandidatos de lista
preliminar
4. Elaborar lista corta para pruebas
5. Citar a los candidatos para tomar las pruebas
6. Programar entrevista
7. Solicitar la contratación del nuevo personal
8. Suscribir contrato y afiliación
seguro
9. Enviar renovación y/o
anulación
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
46
SUB PROCESO
Registro de Asistencias,
Permisos y Vacaciones del
Personal
CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA ADM RESPONSABLE FORMATOS
ACTORESADM
4. Descontar las vacaciones tomadas del rol de vacaciones, así como las
inasistencias por enfermedad u otro motivo consignando la justificación
pertinente, en caso corresponda
5. Volver a circular el rol de vacaciones pendientes actualizado al Personal
CLAC, cada 3 meses
ADM‐07/02 Contrato Trabajo
Asistente AdministrativaFormato
Licencia
PROCEDIMIENTOS
1. Circular el rol de vacaciones de todo el Personal CLAC al inicio de cada año
(Formato)
2. Registrar las vacaciones anuales en el Planning
3. Solicitar el llenado de la hoja de vacaciones correspondiente (Formato)
INICIO
FIN
5. Circular el cronograma cada 3
meses
4. Descontar días de vacaciones y
licencias
3. Solicitar alpenrsonal el formulario
2. Registrar vacaciones en el
Planning
1. Circular el cronograma de
vacaciones
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
47
PROCEDIMIENTOS ADM CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
48
49
CAPITULO 5
PROCEDIMIENTOS OPE
OPE-01a/01 Tramitar acreditacion de titular (Funcionario Extranjero, familia y dependientes)OPE-01a/02 Tramitar Renovacion de Visa Oficial y Carnét de IdentidadOPE-01a/03 Libre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personalesOPE-01a/04OPE-01a/05 Liberacion de vehiculosOPE-01a/06 Solicitud de Placas y Tarjeta de PropiedadOPE-01a/07 Solicitud de Licencia de ConducirOPE-01a/08 Registro de beneficiarios de IGVOPE-01a/09 Tramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT
OPE-01b/01 Atención protocolar a Autoridades que visitan la SecretaríaOPE-01b/02 Solicitar tarifas corporativas a HotelesOPE-01b/03 Trámites bancariosOPE-01b/04OPE-01b/05 Participación en las Asambleas OrdinariasOPE-01b/06 Participación en el Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL
OPE-02/01 Compra de útiles de oficina y aseo para las instalaciones de la Secretaría OPE-02/02 Compra de equipo(s) y/o artefacto(s) nuevo(s) OPE-02/03 Mantenimiento del vehiculo de la Secretaría de la CLAC
3. Coordinar el mantenimiento de la oficina
OPE-03/01 Buscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios
4. Elaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia
OPE-04/01 Proyecto de nota de estudio
5. Realizar el inventario y mantenerlo actualizado
OPE-05/01 Generar inventario
6. Coordinar la impresión de documentos
OPE-06/01 Contratar elaboración de artículos publicitarios
7. Otras actividades asignadas por el Secretario
OPE-07/01 Realizar informe de Reunion a la cual se asistio por disposicion del SEG
2.-Coordinar las actividades logísticas de la oficina
MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE DE OPERACIONES
1.a.- Trámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades
Liberación de bienes de consumo
1.b.- Otros Trámites
Pago de servicios
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
51
Procedimiento
Trámites en Cancillería para
acreditación de Funcionarios
Extranjeros y Facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
Subprocedimiento
Tramitar acreditacion de titular
(Funcionario Extranjero, familia y
dependientes)
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍAFUNCIONARIO
INT.
8. Entrega pasaporte(s) con visa y carnét a Funcionario y copias al archivo
1. Solicita copia de pasaporte a funcionario extranjero y familia (si fuera el caso)
fuera del Perú
6. Prepara Solicitud de acreditación a Cancillería adjuntando documentos pertinentes,
SEG firma
2. Prepara solicitud a Cancillería adjuntando copia(s) de pasaporte(s), SEG Firma
documentación
4. Comunica a funcionario extranjero número de cable (Indicando se presente al consulado
peruano en el país de residencia para que habiliten ingreso)
3. Ingresa documento(s) a Cancillería, Cancillería emite cable (7 días calendario).
7. Ingresa documento(s) a Cancillería que emitir Visa oficial y Carne de identidad (10 días
calendario)
8. Recoge pasaporte(s) con visa y carnét (s) de identidad en Cancillería
5.‐ Recibe y apoya a funcionario extranjero y familia para fomalidades aeroportuarias
PROCEDIMIENTOS ACTORES
OPE‐01/01
OPE / Asistente Operaciones
ACS
Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de
Privilegios e Inmunidades: Formato 1 y/o
Formato 2 y/o Formato 3
1. Solicitar copia de pasaporte
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Autorizar y Firmar
3. Ingresadocumentos a
CancilleríaEmitir cable
4. Comunica número de cable
Revisar, dar Vo Bo y firmar
5. Preparar documentos para
Emitir Visa y Carné
6. KIngresar documentos a
7. Recoger documentos en
8. Entregar documentos a
Funcionario
Ingresa a Perú
5. Recibe y apoya a funcionario
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
52
ProcedimientoTrámites en Cancillería para acreditación de Funcionarios Extranjeros y Facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoTramitar Renovacion de Visa Oficial y Carnét de Identidad Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA FUNCIONARIO
5. Entrega documentos a Funcionario
2. Solicita pasaporte(s) y Carne(s) a funcionario(s) y familia
2. Prepara solicitud y formulaarios ()... de renovación de Visas y Carnéts, SEG revisar firmar
3. Ingresa documentos a Cancillería quien emite Visas oficial y carnéts de identidad (7 días calendario),
4. Recoge documentos en Cancillería
1. Mantener registro de expedición y vencimiento de Visas de funcionarios y familia (si fuera el caso)
PROCEDIMIENTOS ACTORES
OPE-01/02 ACS
Asistente OperacionesMinisterio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 3
1. Solicitar documentos a
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería
Revisary Firmar
3. Ingresar documentos a
Cancillería
Emitir Visa Oficial y Carné
4. Recoger documentos de
5. Entregar documentos a Funcionario
Entregar documentos
1. Mantener un registro de
expedición y vencimiento
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
53
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoLibre entrada o salida de bienes y/o menaje de casa y efectos personales
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA SUNAD
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería emite Resolución
4. Continuar con el tramite en SUNAD, la entidad emite Resolución
5. Recoger Resolución y/o documentación
6. Entregar a Funcionario o ADM, para iniciar o continuar tramite de ingreso o
despacho de bienes
OPE-01/03
1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
ACS
Asistente Operaciones Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 4 y/o Formato 5 y/o Formato 6
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Recibir documentación
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería
Autorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
CancilleríaEmitir Resolución
4. Tramitar en SUNAD
5. Recoger Resolucion y/o
6. Entregar a Funcionario
Resolver y emitir resolución
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
54
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoLiberación de bienes de consumo
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA SUNAD
6. Entregar a Funcionario o ADM, para iniciar o continuar tramite de ingreso de
bienes
1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería emite Resolución
4. Continuar con el tramite en SUNAD, la entidad emite Resolución
5. Recoger Resolución y/o documentación
OPE-01/03 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 7a
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Recibir documentación
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para
CancilleríaAutorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
CancilleríaEmitir Resolución
4. Tramitar en SUNAD
5. Recoger Resolucion y/o
6. Entregar a Funcionario
Resolver y emitir resolución
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
55
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
Subprocedimiento Liberacion de vehiculos Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA SUNAD
6. Entregar a Funcionario o ADM, para continuar tramite de ingreso del vehiculo
1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería emite Resolución
4. Continuar con el tramite en SUNAD, la entidad emite Resolución
5. Recoger Resolución y/o documentación
OPE-01/03 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 7b
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Recibir documentación
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería
Autorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
CancilleríaEmitir Resolución
4. Tramitar en SUNAD
5. Recoger Resolucion y/o
6. Entregar a Funcionario
Resolver y emitir resolución
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
56
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoSolicitud de Placas y Tarjeta de Propiedad Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA
5. Entregar a Funcionario o ADM
1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), asigna Placas y Tarjeta de
Propiedad para el vehiculo
4. Recoger Placas y Tarjeta de Propiedad de Cancilleria
PROCEDIMIENTOS ACTORES
OPE-01/03 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 8
1. Recibir documentación
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería
Autorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
Cancillería
Asignar Placas y Tarjeta de
4. Recoger Placasy Tarjeta de
5. Entregar a Funcionario
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
57
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoSolicitud de Licencia de Conducir
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA MTC
6. Entregar a Funcionario o ADM
1. Recibir documentos de SEC, ADM o funcionario extranjero.
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería emite Resolución
4. Continuar con el tramite en MTC, la entidad emite la Licencia
5. Recoger Licencia
OPE-01/03 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 9
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Recibir documentación
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería
Autorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
CancilleríaEmitir Resolución
4. Tramitar en MTC
5. Recoger Licencia de
6. Entregar a Funcionario
Emitir Licencia
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
58
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoRegistro de beneficiarios de IGV
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA
1. Informar a Cancilleria todo cambio o adquisición de un nuevo servicio (Telefonia,
Energía electrica, Agua, Seguridad y Vigilancia) para ser considerado al momento
de solicitar la devolucion del IGV
2. Preparar solicitud a Cancillería adjuntando documentación pertinente, SEG Firma
documentación
3. Ingresar documento(s) a Cancillería (7 días calendario), Cancillería registra
OPE-01/03 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 10
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Informar a Cancillería
INICIO
FIN
2. Preparar solicitud para Cancillería Autorizar y Firmar
3. Ingresar documentos a
Cancillería
Registra la informacion
proporcionada
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
59
ProcedimientoTramites en Cancilleria para acreditacion de funcionarios extranjeros y facilidades
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoTramite devolución IGV ante la Cancillería y SUNAT
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG CANCILLERÍA SUNAT
5. Preparar solicitud y adjunto documentos certificados para SUNAT, SEG firma
8. Deposita cheque en cuenta corriente
9. Entrega comprobante de deposito a ADM
6. Ingresa documentación en SUNAT, SUNAT emite Resolución y cheque (20 días
útiles)
7. Recoger cheque de SUNAT. SEG endosar cheque
1. Valida anualmente documentos en SUNAT (Facturas y/o boletas)
3. Ingresa documentación a Cancillería (15 días útiles)
2. Prepara solicitud y llenar formularios para presentar a Cancillería, SEG firma los
documentos
4. Recoger documentación de Cancillería
PROCEDIMIENTOS ACTORES
OPE-01/05 ACS
Asistente OperacionesFormatos Ministerio Relaciones Exteriores, Direccion de Privilegios e Inmunidades: Formato 11 y/o Formato 12
1. PresentaDocumentos a
INICIO
FIN
2. Prepara solicitud para Cancillería Autorizar y Firmar
3. Ingresadocumentos a
CancilleríaValidar y certificar
7. Recoger cheque de SUNAT
Revisar y firmar5. Preparar solicitud y
documentos para SUNAT
Emitir Resolucion y Cheque
6. Ingresadocumentos a SUNAT
4. Recoger documentos de
Deposita Cuentacorriente
Validar (fedatear)
EndosarCheque
Entrega comprobante
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
60
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA
Atención protocolar a
Autoridades que visitan la
Secretaría
RESPONSABLE FORMATOS
OPE SEG
3. Transportar delegación del hotel a las oficinas de la Secretaría
4. Realizar actividades asignadas en el Programa de visita
5. Transportar delegación del hotel al Aeropuerto
1. Coordinar y confeccionar Programa de Visita con SEC y aprobación del SEG
2. Recibir delegación en el Aeropuerto y transportar al hotel
ACTORESPROCEDIMIENTOS
OPE‐01/07Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones Formato Programa tentativo
1. Coordinar y confeccionar Programa
con SEC
INICIO
FIN
2. Recibir Delegación y transportar al hotel
5. Transportar delegacion al Aeropuerto
3. Transportar Delegación
4. Realizar actividades asisgnadas en el
Programa
Aprobar y autorizar
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
61
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREASolicitar tarifas corporativas
a HotelesRESPONSABLE FORMATOS
OPE ADM
3. Entregar información a ADM
2. Coordinar con funcionario del hotel responsable de la cuenta
1. Visitar hotel(es) en Lima y solicitar(les) asignar tarifa corporativa
OPE‐01/09Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Visitar hotel y solicitarr tarifa
INICIO
FIN
2. Coordinar con funcionario
responsable de la
3. Entregar informacion a
ADM
4. Recibir información
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
62
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA Trámites bancarios RESPONSABLE FORMATOS
OPE ADM BANCO
2. Ingresar documentos en ventanilla del Banco
3. Recibir cargos o recoger chequeras
4. Entregar documentos (cargos y chequeras) a Asistente administrativa
OPE‐01/10
ACTORES
Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones ‐‐‐
PROCEDIMIENTOS
1. Recibir, solicitud de Transferencias o chequeras elaborada por ADM 1. Recibir
documentos para el Banco
INICIO
FIN
2. Ingresar documentos en el
Banco
3. Recibir cargos o recoger chequeras
4. Entregar documentos a
ADM
Tramitar solicitud(es)
Solicitar al Banco
Recibir
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
63
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
ÁREA Pago de servicios RESPONSABLE FORMATOS
OPE ADM
2.Pagar los servicios donde corresponda (Banco, Compañía prestadora, etc.)
3. Entregar documentos pagados a ADM
OPE‐01/11
ACTORES
Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones ‐‐‐
PROCEDIMIENTOS
1. Recibir de ADM, recibos y dinero para el pago de servicios 1. Recibir
documentos y dinero
INICIO
FIN
2. Pagar servicios
4. Entregar documentos a ADM
Entregar recibos y dinero
Recibir
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
64
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
Metodos y
procedimientos para
reuniones y eventos
de la CLAC
ÁREAParticipación en las
Asambleas OrdinariasRESPONSABLE FORMATOS ‐‐‐
ACTORESOPE
11
Asistente Operaciones
PROCEDIMIENTOS
5. Visitar las instalaciones donde se llevará a cabo el evento y verificar que cuente
con las instalaciones adecuadas para el desarrollo del mismo (micrófonos, energía
eléctrica, conexión a internet, grabación, equipo multimedia, etc.)
6. Coordinar con el catering cumplimiento de horarios de las pausas para el café
7. Coordinar publicación de documentos en la web que se generan durante el evento.
8. Recabar material audiovisual del evento (presentaciones, grabación de las
reuniones, fotos, videos, etc.)
4. Revisar la documentación para el evento y verificar este publicada en la página
web de la CLAC
1. Asistir a las Asambleas Ordinarias de la CLAC
2. Participar en Reunión de Coordinación con personal de la autoridad local para
coordinar el desarrollo durante el evento, de las tareas de orden logístico o de apoyo
acorde a la lista de chequeo
3. Establecer contacto con funcionario de la autoridad local encargado de la parte
logística del evento y personal del lugar donde se desarrolla la reunión
1. Asistir a la Asamblea
INICIO
FIN
2. Participar en Reunión de Coordinación
3. Establecer contacto con funcionario local
4. Revisar documentacion para el evento y verificar este publicada en la web
5. Visitar salas para el evento y verificar
instalaciones
6. Coordinar con catering cumplimiento de horarios
7. Coordinar publicación de documentos en la web
8. Recabar material audiovisual del evento
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
65
SUB PROCESO Otros Trámites CÓDIGO BASE LEGAL
Metodos y
procedimientos para
reuniones y eventos de la
CLAC
ÁREA
Participación en el Grupo
Regional CLAC/OACI
AVSEC/FAL
RESPONSABLE FORMATOS ‐‐‐
OPE SEG AVSEC OACIPROCEDIMIENTOS
OPE‐01/13
Asistente Operaciones
ACTORES
5. Colaborar en redacción del informe de la Reunión
6. Preparar nota de estudio con informe del Grupo Regional para presentar al Comité
Ejecutivo de la CLAC
1. Participar de las labores de la Secretaría del Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL
2. Coordinar con Oficiales AVSEC de las Oficinas Regionales de la OACI de Lima y
México
3. Preparar notas de estudio para ser presentadas en la Reunión del Grupo Regional
4. Participar en reuniónes del Grupo Regional CLAC/OACI AVSEC/FAL
1. Participar en labores de Secretaría del Grupo Regional
INICIO
FIN
2. Coordinar con Oficiales AVSEC de
OACI
Autorizar
3. Preparar notas de estudio para Reunion del Grupo Regional
Coordinar
4. Participar en Reuniones del Grupo
Revisar, corregir y aprobar
5. Colaborar en redacción del informe
de la Reunión
6. Preparar NE con informe del Grupo Regional para CE
Revisar y aprobar
Revisar y aprobar
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
66
ProcedimientoCoordinar las actividades logísticas de la oficina
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoCompra de equipo(s) y/o artefacto(s) nuevo(s)
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG ADM
7. Instalar equipo
8. Entregar factura a ADM
1. Requerir compra de equipo nuevo, por solicitud de personal de la secretaría,
necesidad o renovación
2. Consultar a Asistente administrativa existencia de recursos economicos
3. Realizar cotizaciones
4. Solicitar aprobación SEG
5. Solicitar dinero a ADM
6. Comprar de equipo
PROCEDIMIENTOS
OPE-02/02Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones ---
ACTORES
1. Requerir compra de equipo nuevo
INICIO
FIN
2. Consultar con ADM recursos
3. Realizar cotizaciones
Responder
4. Solicitaraprobacion de SEG
Entregar5. Solicitar dinero a
ADM
6. Comprar equipo
Revisar y aprobar
Aprobar y
7. Instalar equipo
8. Entregar facturas
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
67
ProcedimientoCoordinar las actividades logísticas de la oficina
CÓDIGO BASE LEGALContrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
SubprocedimientoCompra de útiles de oficina y aseo para las instalaciones de la Secretaría
Área / Responsable FORMATOS ---
OPE ADM
3. Solicitar dinero a ADM para la adquisición, autoriza y entrega dinero.
4. Realizar compra
5. Entregar boletas o facturas a ADM
PROCEDIMIENTOS
OPE-02/01
Asistente Operaciones
ACTORES
1. Establecer necesidades de útiles de oficina y de aseo (mensualmente)
2. Cotizar valor de útiles
INICIO
FIN
2. Cotizar útiles
4. Realizar la compra
Recibir5. Entregar utiles,
boletas y/o facturas
Autorizar y entregar
1. Establecer necesidad de útiles
3. Informar y solicitar dinero
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
68
ProcedimientoCoordinar las actividades logísticas de la oficina
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoMantenimiento del vehiculo de la Secretaría de la CLAC
Área / Responsable FORMATOS
ACTORESOPE ADM
1. Verificar niveles y estado del vehículo, considerar cumplimiento de calendario
previsto para su mantenimiento
2. Informar estado y solicitar recursos a ADM
3. Realizar mantenimiento o reparacion y/ o cargar combustible
4. Entregar boletas y/o facturas a ADM
PROCEDIMIENTOS
OPE-02/03 Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones ---
1. Verificar niveles y estado del vehiculo
INICIO
FIN
2. Informar y solicitar recursos a ADM
3. Realizar mantenimiento y/o cargar combustible
Recibir4. Entregar boletas y/o
facturas
Autorizar y entregar
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
69
ProcedimientoCoordinar el mantenimiento de la oficina
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoBuscar técnicos para mantenimiento de instalaciones y servicios
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG ADM
6. Instalar y/o reparar
7. Verificar reparacion y solicitar pago honorarios a ADM
1. Determinar requerimiento de instalación, mantenimiento o reparación de
instalaciones o servicios
2. Ubicar empresa o técnico especialista
3. Evaluar el requerimiento, por mas de uno de los especialistas
4. Contratar empresa o técnico
5. Adquirir insumos y/o repuestos
PROCEDIMIENTOS
OPE-03/01 Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones Lista Técnicos
ACTORES
1. Determinar requerimiento,
comunicar a ADM
INICIO
FIN
2. Ubicar la empresa o técnico
especialista
3. Ealuar requerimiento
Responder
4. Contratar empresa o técnico
Pagar a empresa o técnico
5. Adquirir insumos y/o repuestos
6. Instalar y/oreparar
Aprobar y
7. Verificar reparación
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
70
ProcedimientoElaborar proyectos de notas de estudio sobre temas de su competencia
CÓDIGO BASE LEGAL
Subprocedimiento Proyecto de nota de estudio Área / Responsable FORMATOS
ADM SEG SEC
OPE-04/01EST-PRREC. A17-18
Asistente Operaciones Formato NE
4. Entregar Nota de estudio y/o informativa a SEC
PROCEDIMIENTOS
1. Recopilar información para la elaboración de las Notas de estudio y/o informativa
2. Elaborar las Notas de estudio según formato (Formato ADM‐02/01/A) incluyendo:
Cuestión del Orden del día correspondiente / Resumen / Antecedentes / Análisis /
Conclusiones / Medidas propuestas, adjuntando tablas, gráficos y demás
información complementaria
3. Entregar proyecto de Nota de estudio y/o informativa a SEG para la revisión
correspondiente
ACTORES
1. Recopilar información para
INICIO
2. Elaborar la(s) NE/NI según formato
3. Entregar proyecto a SEG para revisión Aprobar
4. Entregar NE/NI a SEC
Recibir y coordinar publicacion en web
FIN
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
71
ProcedimientoRealizar el inventario y mantenerlo actualizado
CÓDIGO BASE LEGAL
Subprocedimiento Generar inventario Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG ADM
1. Confeccionar listado (formato) de los bienes muebles de la Secretaría
2. Incluir compra de bienes (Muebles, artefactos, equipos, etc)
3. Retirar del listado los bienes dados de baja por deterioro , cambio de equipo u obs
4. Revisar y verificar inventario (anualmente) en base al formato, informar a ADM
5. Informar a ADM
PROCEDIMIENTOS
OPE-05/01Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones Formato para Inventario
ACTORES
1. Confeccionar y/o actualizar inventario
INICIO
FIN
2. Incluir compra de bienes
3. Retirar bienes dados de baja
Aprobar y verificar
4. Revisar y verificar inventario
5. Informar a ADM Conocer y aprobar
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
72
ProcedimientoCoordinar la impresión de documentos
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoContratar elaboración de artículos publicitarios
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG ADM
4. Contratar y coordinar trabajo con empresa elegida
5. Solicitar pago a ADM
6. Recoger producto
Contratar elaboración y/o impresión de documentos o material solicitado por
personal de la secretaría (Tarjetas personales, carpetas, certificados, revistas,
videos, etc.)
1. Ubicar quien(es) realice(n) lo propuesto
2. Cotizar costo del producto o publicación
3. Presentar cotización(es) a SEG
PROCEDIMIENTOS
OPE-06/01Contrato de Trabajo
Directriz de Procedimiento
Asistente Operaciones ‐‐‐
ACTORES
1. Ubicar quienes realicen lo propuesto
INICIO
FIN
2. Cotizar costo del producto
3. Presentar cotizaciones
Pagar a empresa
4. Contratar y coordinar con empresa
5. Solicitar pago a ADM
6. Recoger producto
Aprobar y autorizar
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
73
ProcedimientoOtras actividades asignadas por el Secretario
CÓDIGO BASE LEGAL
SubprocedimientoRealizar informe de Reunión a la cual se asistió por disposición del SEG
Área / Responsable FORMATOS
OPE SEG SEC
5. Elaborar el cuadro resumen con las conclusiones alcanzadas durante la Reunión
1. Tomar nota de los debates y conclusiones emitidas durante la Reunión a la cual se asiste, así
como revisar las grabaciones de las sesiones de trabajo y apuntes de SEG
2. Recopilar información presentada durante la Reunión (presentaciones, videos, brochure,
cuadros, estudios, discursos, etc)
3. Elaborar el Informe pertinente incluyendo: membrete de la Comisión, nombre de la Reunión,
lugar y fecha de la misma, Secretaría y participantes, ceremonia de apertura y ceremonia de
clausura
4. Entregar al SEG para la revisión correspondiente
PROCEDIMIENTOS
OPE-07/01EST-PRREC. A17-18
Asistente Operaciones Formato para Informe
ACTORES
1. Tomar nota de los debates y conclusiones
INICIO
2. Recopilar información
3. Elaborar informe según formato
4. Entregar a SEG para revisión
5. Elaborar cuadro-resumen de
6. Entregar informe y conclusiones a SEC
FIN
Aprobar Informe
Recibir y coordinar publicación
PROCEDIMIENTOS OPE CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
74
75
CAPITULO 6
PROCEDIMIENTOS TIC
TIC-01 /01 Tratamiento de datos TIC-01 /02 Control de Recepción
TIC-02 /01 Publicar Notas de estudio e Informes TIC-02 /02 Publicar Información de Reuniones y CapacitaciónTIC-02 /03 Publicar Acuerdo, BecasTIC-02 /04 Publicar Información de Estados miembrosTIC-02 /05 Mantenimiento de la Página webTIC-02 /06 Publicar noticias, banner y publicidad
TIC-02 /07
TIC-02 /08 Publicar Información InstitucionalTIC-02 /09 Publicar información IPAC
TIC-03 Tabular y graficar
TIC-04 /01 Dar Soporte técnico TIC-04 /02 Mantenimiento preventivo de PC´sTIC-04 /03 Back up de información
TIC-05 Presentaciones en Power Point
TIC-06 /01 Actualizar planning
TIC-07 /01 Bases de datos
5. Preparar Presentaciones
6. Planning
7. Creación de Bases de Datos
Publicar Bases de datos, Mejores Prácticas, Encuestas, Decisiones, Estudios y Enlaces.
MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE SISTEMAS (TIC)
1. Estadísticas de tráfico Aéreo
2. Publicación y manteniendo de la Página web
3. Tabular y graficar los formatos de capacitación
4. Soporte Técnico, mantenimiento y back up
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
77
PROCEDIMIENTOEstadísticas de tráfico
aéreoBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5 Literal C)
Res A17‐9
TIC SEC ESM
8. Ingresar reporte limpio en BD
9. Publicar en la página web la BD (actualizada)
6.‐ Generar reporte limpio
10. Absolver consultas. // ESM consultar sobre BD de Estadísticas
PRE‐1
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Elaborar carta para ESM // SEC enviar carta a ESM // ESM Recibir solicitud
2.‐ Recibir respuesta de ESM
SUB PROCEDIMIENTO Tratamiento de datos FORMATOS
4.‐ Procesar y obtener reporte preliminar
5.‐ Analizar reporte preliminar y eliminar errores de fuente
TIC‐01/02CÓDIGO
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
3.‐ Recopilar y verificar formato (archivo Excel o DBase) y consistencia de datos (ciudad origen,
ciudad destino, línea aérea, pasajeros salidos y llegados, carga de salida y entrada y que estén
totalizados mensualmente)
Elaborar carta
INICIO
FIN
Enviar carta
Validar?
SI
NO
Recibir respuesta
Recopilar yverificar
Recibir solicitud
Procesar Y obtener RP
Analizar y eliminarerrorres
Generar
Ingresar reporte Limpio
Publicación BDen la Web
AbsolverPreguntas
Enviar Información
Consultar Estadísticas
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
78
PROCEDIMIENTOEstadísticas de tráfico
aéreoBASE LEGAL
TIC SEC ESM SEG
EST‐PR (Art.5 Literal C)
Res. 17‐9
SUB PROCEDIMIENTO Control de recepción FORMATOS PRE‐2Área/Responsables
CÓDIGO TIC‐01/02
TIC ‐ Asistente de Informática
ACTIVIDADES EJECUTORES
6.‐ Publica NE en la Página WEB para el Comité Ejecutivo
5.‐ Elaborar NE con el Reporte de Cumplimiento // Revisar y validad para presentar al CE
4.‐ Preparar carta adjuntando el Reporte de Cumplimiento del Envío de Datos para enviar a los ESM // SEC
circular carta
1.‐ Analizar base de datos
2.‐ Identificar ESM que no han enviado información estadística total o parcialmente
3.‐ Elaborar Reporte de Control de Cumplimiento de Envio de Datos.
Analizar BD
INICIO
FIN
Identificar ESM
Elaborar RCE
Preparar carta Circular carta Recibir carta
Elaborar NE con el RCE
Revisar y validar
Presentar al CEPublicar NE
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
79
PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento
de la Página WEBBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC FCL
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir información sobre reuniones (convocatorias y adjuntos) e información sobre enventos de capacitación
2.‐ Procesar documentación, crear un archivo html, el cual sirva para almacenar la información sobre las reuniones y
eventos. Asimismo corroborar que tenga la documentación un formato único y estandarizado (un mismo tipo y
número de letra, correcta numeración de los párrafos, el espaciado sea el correcto, márgenes etc.)
3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC la documentación depurada. Y enviar al FCL para su archivo
CÓDIGO TIC‐02/01
SUB PROCEDIMIENTOPublicar Información de
reuniones y capacitaciónFORMATOSÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibirdocumentación
Publicar en laWeb y enviar
INICIO
FIN
Procesardocumentos
Archivar Docs depurados
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
80
PROCEDIMIENTO
Publicación y
mantenimiento de la
Página WEB
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC FCL
1.‐ Recepcionar documentación, por parte del Staff de la CLAC, pueden ser NE e informes.
3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC la documentación depurada. Y enviar al FCL para su archivo
2.‐ Procesar documentación, es decir corroborar que tenga la documentación un formato único y
estandarizado (un mismo tipo y número de letra, correcta numeración de los párrafos, el espaciado sea el
correcto, márgenes etc.)
FORMATOSSUB PROCEDIMIENTO Publicar NE e Informes
CÓDIGO TIC‐02/02
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
ACTIVIDADES EJECUTORES
Recibir documentación
Publicar en laWeb y enviar
INICIO
FIN
Procesardocumentos
Archivar Docs depurados
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
81
PROCEDIMIENTO
Publicación y
mantenimiento de la
Página WEB
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC FCL
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recepcionar documentación, por parte del Staff de la CLAC, pueden ser Acuerdos y/o Becas (incluidas las
pasantías)
2.‐ Procesar Acuerdos (escanearlos, darle un formato único) y Becas (documento donde se expone las becas
que gestiona la CLAC para sus ESM)
3.‐ Publicar en la página Web de la CLAC los Acuerdos y becas y enviar al FCL para su archivo
CÓDIGO TIC‐02/03
TIC ‐ Asistente de InformáticaSUB PROCEDIMIENTOPublicar Acuerdos y
BecasFORMATOSÁrea/Responsables
Recibir documentación
Publicar en laWeb y enviar
INICIO
FIN
ProcesarAcuerdos, becas
Archivar Docs depurados
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
82
PROCEDIMIENTO
Publicación y
mantenimiento de la
Página WEB
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEC
2.‐ Procesar documentación, dicha información viene como comunicación Oficial de un ESM (cambio de
autoridad), o en su defecto viene por dispocision del SEG, a través de SEC
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir documentación, por parte del SEC
3.‐ Publicar en la página Web, y enviar a SEC // SEC recibir y archivar
CÓDIGO TIC‐02/04
SUB PROCEDIMIENTOPublicar Información de
ESMFORMATOÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibir documentación
Publicar en laWeb y enviar
INICIO
FIN
ProcesarAcuerdos, becas
Archivar Docs depurados
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
83
PROCEDIMIENTO
Publicación y
mantenimiento de la
Página WEB
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEG
1.‐ Recibir solicitud de publicidad o noticia
2.‐ Preparar Banner para publicitar y las noticias del mes
3.‐ Presentar banner y noticias al SEC
4.‐SEC, modificar hasta validad banner y noticias
5.‐ Publicar en la WEB.
CÓDIGO TIC‐02/05
ACTIVIDADES EJECUTORES
SUB PROCEDIMIENTOPublicar noticias y
publicidadFORMATOSÁrea/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibir documentación
Presentar al SEC
INICIO
FIN
Preparar banner y noticias
Modificar y validar
Publicar en WEB
Coordinación
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
84
PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento de la
Página WEBBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEG
5.‐ Publicar en la WEB.
CÓDIGO TIC‐02/06
FORMATOS ---
4.‐SEC, modificar hasta validar los documentos, dichas modificaciones pueden ser en varias
oportunidades para optimizar la documentación
SUB PROCEDIMIENTO
Publicar BD's, mejores prácticas,
encuestas, decisiones, estudios y
enlaces.
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir solicitud para publicación
2.‐ Preparar: 1.Base de datos (especialistas), 2. Mejores prácticas, 3. decisiones, 4. estudios y
enlaces., en el caso de 1 y 2 corroborar que este validado por la Autoridad, y en los otros por el SEC
3.‐ Presentar los documentos en preliminares al SEG
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibir documentación
Presentar al SEC
INICIO
FIN
Preparar docs
Modificar y validar
Coordinación
Publicar en WEB
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
85
PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento de la
Página WEBBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEG
5.‐ Publicar en la WEB.
CÓDIGO TIC‐02/06
FORMATOS ---
4.‐SEC, modificar hasta validar la normatividad CLAC
SUB PROCEDIMIENTO
Publicar Información sobre
"Normativa" (Estatuto, Reglamento
Interno, Directrices, términos de
referencia, Gestión Administrativa)
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir información sobre normatividad de la CLAC
2.‐ Preparar información sobre normativa CLAC; originada en Asambleas, Comités ejecutivos, etc.
3.‐ Presentar cambios de normatividad de CLAC
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibir Información
Presentar al SEC
INICIO
FIN
Preparar
Modificar y validar
Coordinación
Publicar en WEB
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
86
PROCEDIMIENTOPublicación y mantenimiento de la
Página WEBBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEC
5.‐ Publicar en la WEB.
CÓDIGO TIC‐02/06
FORMATOS ---
4.‐SEC, modificar hasta validar la información del IPAC
SUB PROCEDIMIENTO Publicar Información IPAC
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir información sobre IPAC
2.‐ Preparar información en borrador
3.‐ Presentar cambios de borrador
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
Recibir Información
Presentar al SEC
INICIO
FIN
Preparar borrador
Modificar y validar
Coordinación
Publicar en WEB
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
87
PROCEDIMIENTOTabular y graficar los
formatos de evaluaciónBASE LEGAL
Directriz de Métodos y
procedimientos de trabajo para
Seminarios Conferencias, Talleres
de la CLA
TIC SEG CAP
5.‐ Enviar la evaluación al CAP, con los datos tabulados, y los cuadro estadísticos, sobre el grado de
satisfacción, tanto del Seminario como de los expositores.
CÓDIGO TIC‐03
FORMATOS Formato Evaluación
4.‐ Si no es mayor informar al SEG, sobre el interes de los participantes en el Seminario
SUB PROCEDIMIENTO Tabular y graficar
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir, de parte del CAP, las encuestas, en físico, referentes a evaluación, tanto del Seminario como
de los expositor(es),
2.‐ Comparar si el número de encuestas (#E) es mayor al número de participantes (#P). Aquí se corrobora
que el número de encuestas debe ser mayor al 80% de los participantes
3.‐ Si es mayor tabular la información. Con la plantilla correspondiente
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
2.‐Comparar (#E)>(0.8)#P
SI
1.‐Recibir hojas
Tabular la Información
INICIO
DerivarAnálisis
NO
Enviar la Evaluación a CAP
FIN
Enmendarformato
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
88
PROCEDIMIENTOSoporte Técnico, mantenimiento y BackUp
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC ADM OPE
4.‐ Verificar el buen funcionamiento de lo instalado, junto con la persona que solicito el requerimiento, o en
su defecto explicarle el uso de lo instalado.
SUB PROCEDIMIENTO Dar Soporte técnico
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recibir, Solicitud de software o hardware por parte del Staff de la CLAC
2.‐ Buscar en el stock. Existe en el stock lo solicitado? Si no se tiene, enviar requerimiento a ADM, y este a su
vez dispone al OPE la adquisición del mismo
3.‐ Instalar lo solicitado en la PC correspondiente. Si se tratara de Software, verificar la licencia, y si fuera
hardware corroborar la compatibilidad con la PC.
Área/Responsables
CÓDIGO TIC-04-01
TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS ---
2.‐Se tiene
SI
1.‐Recibir solicitud
3.‐ Instalar Softwareo Hardware
INICIO
Solicitar Adquisición
NO
4.‐ Verificar el funcionamiento
FIN
Comprar lo solicitado
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
89
PROCEDIMIENTOSoporte Técnico, mantenimiento y BackUp
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC
5.‐ Limpiar con el antivirus, (previamente corroborar el estado del backUp)
6.‐Optimizar el PC, si no tiene virus. Es decir desisntalar software que no se utiliza, guardar en DDE archivos
pesados,
---
4.‐ Pasar el antivurus de manera completa
SUB PROCEDIMIENTOMantenimiento preventivo de PC´s
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐Recepcionar solicitud ante posible amenaza a una PC.
2.‐Desfragmentar el Disco duro de la PC
3.‐ Comprobar actulaizaciones del antivirus (Windows defender / Windows Security Essential); según sea el
sistema Operativo de la PC
CÓDIGO TIC-04-02
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS
Infectada?SI
1.‐Recepcionar Solicitud
2.‐ Desfragmentar Disco Duro
INICIO
4.‐Examinar estado de la PC
FIN
6.‐ Limpiar con antivirus
7.‐Optimizarrecursos del PC
NO
3.‐ ComprobarAntivirus actualizado
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
90
PROCEDIMIENTOSoporte Técnico, mantenimiento y BackUp
BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC FCL
5.‐ TIC verifica que el tamaño de los archivos que se copiaron sean el mismo que consta el disco duro externo
6.‐Guardar el disco duro externo en el lugar idóneo.
CÓDIGO TIC-04/03
FORMATOS ---
4.‐TIC realiza el Back Up de cada una de las PC.
SUB PROCEDIMIENTO BackUp de Información
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐La última semana de cada mes, TIC consulta vía e‐mail y personalmente a cada miembro del staff de la CLAC,
la disponibilidad para realizar el back up de su PC.
2.‐Cada funcionario confirma disponibilidad especificando hora y tiempo.
3.‐ Elabora un horario para realizar el back up de todas las máquinas
Área/Responsables TIC ‐ Asistente de Informática
5.‐ Validar?SI
1.‐Consultar disponibilidad
3.‐ ElaborarHorario
INICIO
4.‐ Realizar Back Up
FIN
6.‐ Guardar DDE en lugar seguro
2.‐ Indicar Hora
7.‐ Revisar PC de ataques XXX
NO
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
91
PROCEDIMIENTOPreparar Presentaciones
y videoBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
TIC SEG
4.‐ Grabar Presentación validada por SEG en un USB, y como medida cautelar enviarla vía email
SUB PROCEDIMIENTOPresentaciones en
Power Point
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recepcionar solicitud de requerimiento para preparar una presentación, ya sea para el PRE o para el SEG
2.‐ Recopilar información sobre la presentación: Sede, fechas, datos estadísticos, fotos, estudios; cuadro de
becas otorgadas, etc.
3.‐ Preparar presentación, es decir darle un formato estandarizado para todas las diapositivas, al igual que a
las animaciones, incluido logo de la CLAC, al pie de cada diapositiva, entre otras.
Área/Responsables
CÓDIGO TIC‐05‐01
TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS ---
1.‐Recepcionar solicitud
3.‐ PrepararPresentación
INICIO
FIN
2.‐ Recopilar Información
Revisar Presentación
4.‐ Grabar en USB
Modificar?SI
NO
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
92
PROCEDIMIENTOPreparar Presentaciones
y videoBASE LEGAL
EST‐PR (Art.5)
REC A17‐18
TIC SEG
4.‐ Grabar Video (validado por SEG)en un USB, y como medida cautelar enviarlo a la nube
SUB PROCEDIMIENTO Video
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Recepcionar solicitud de requerimiento para preparar un Video generalmente como un acto
conmemorativo
2.‐ Recopilar información sobre la Video: Sede, fechas, datos estadísticos, fotos, estudios; etc.
3.‐ Preparar Video.
Área/Responsables
CÓDIGO TIC-05-02
TIC ‐ Asistente de Informática FORMATOS ---
1.‐Recepcionar solicitud
3.‐ PrepararVideo
INICIO
FIN
2.‐ Recopilar Información
Revisar Video
4.‐ Grabar en USB
Modificar?SI
NO
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
93
PROCEDIMIENTO Planning BASE LEGALEST‐PR (Art.5)
REC 17‐18
ASAC SEG TIC
5.‐ Revisar Planning, e indicar modificaciones si fuera el caso
6.‐ Enviar mediante email el planing a los funcionarios de la CLAC
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.‐ Aprobar, la Asamblea Ordinaria, el programa de trabajo de la CLAC
2.‐ Disponer al TIC, preparación del Planning
3.‐ Recolectar información sobre fechas de reuniones del consejo de la OACI, cumpleaños del PCL, feriados
mundiales y nacionales, asambleas de ALTA, IATA, ACILAC etc.
4.‐ Construir el planning con todas las fechas, feriados, asambleas, etc
CÓDIGO TIC-06-01
TIC ‐ Asistente de Informática Formato PlanningSUB PROCEDIMIENTO Actualizar Planning FORMATOSÁrea/Responsables
1.‐Recepcionar solicitud
3.‐ Recolectarinformación
INICIO
FIN
2.‐ Disponer creación planning
4.‐ ConstruirPlanning
5.‐ Revisar planning
Modificar?SI
NO EnviarPlanning FCL
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
94
PROCEDIMIENTO Creación de Base de Datos BASE LEGALRES A19-9 EST-PR (Art.5)REC 17-18
TIC SEG SEC
7.‐Implementación Constante
6.‐SEG Realiza el seguimiento de manera constante
8.‐ Publicación en la WEB (Restringido)
4.‐ Creación de las Bases de Datos
5.‐Presentar a SEG las bases de datos creadas // SEG validar Bases de Datos
1.‐ Preparar carta a los ESM, sobre la generación de Bases de datos // SEG Valida envio de Carta
// SEC circula la carta a los ESM
2.‐ SEG recibe de SEC infomación enviada y revisa
CÓDIGO TIC-07-01
TIC - Asistente de Informatica
EJECUTORES
3. Disponer creación de Base de datos: bases de datos sobre Recursos Humanos (Información de Especialistas,
Instructores, Auditores), Recursos materiales (Centros de capacitación) Recursos tecnológicos (Sistemas
tecnológicos)
Formato BDSUB PROCEDIMIENTO Bases de Datos FORMATOSÁrea/Responsable
ACTIVIDADES
CrearBase de datos
INICIO
RealizarSeguimiento
FIN
ImplementaciónConstante
PresentarBase de datos
Coordinación
Prepara Carta Validar Carta Circular Carta
Recibir respuestasde ESM y revisar
Disponer Creación BD's
ValidarBase de datos
Publicación WEB(Restringido)
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
95
PROCEDIMIENTOS TIC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
96
97
CAPITULO 7
PROCEDIMIENTOS CAP
CAP‐01 /01 Programa de Becas
CAP‐01 /02 Programa de Capacitación
CAP‐01 /03 Evento de Capacitación (antes)
CAP‐01 /04 Evento de Capacitación (durante)
CAP‐01 /05 Evento de Capacitación (despues)
CAP‐01 /06 Renovación MOU
CAP‐02 /01 Registro y archivo de documentos
CAP‐03 /01 Seguimiento de becas
CAP‐03 /02 Seguimiento eventos de capacitación
CAP‐04 /01 Actualizar lista de chequeo
CAP‐05 /01 Proyectos de Cooperación Horizontal
CAP‐06 /01 Elaborar informes de Gestión de becas
CAP‐07 /01 Procesar becas y pasantías
CAP‐07 /02 Encuesta de "Necesidades de instrucción"
CAP-08 Celebración de Reuniones CLAC
CAP-08 /01 Preparación de Reuniones CLAC
CAP-08 /02 Realización de Reuniones CLAC
CAP-08 /03 Cierre de Trabajo de Reuniones CLAC
CAP-09 Elaboración de Proyecto de Notas de estudio
CAP-09 /01 Elaboración de Notas de estudio
8. Asistir al Secretario de la CLAC en la organización de eventos de capacitación y cooperación
9. Apoyar gestión administrativa y de Secretaría
MANUAL DE PROCESOS ‐ ASISTENTE CAPACITACIÓN Y BIBLIOTECA
6. Elaborar informes de gestión de becas
7. Gestionar tareas de entrenamiento
1. Preparar programa de capacitación y becas
2. Biblioteca
4. Lista de chequeo
3. Actualización de programa de capacitación y becas
5. Proyectos de Cooperación Horizontal
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
99
PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y becas
BASE LEGAL EST-PR
CAP SEG SEC TIC
6.‐ Enviar acuse de recibo al Estado Oferente
7.‐ Elaborar carta para circular a los Estados el Programa de becas y /o pasantías
8.‐ SEC revisa, da el visto bueno y firma a la carta
9.‐ Enviar carta a SEC y TIC para circulación y publicación en web.
3.‐ Preparar carta y enviar al Estado y/o Institución que ofrece las becas y/o pasantias,
solicitando la disponibilidad para el año siguiente.
4.‐ Enviar un "Reitero", si no se ha recibido respuesta del Estado Oferente en el
transcurso de un mes.
5.‐ Verificar que la información recibida esté completa: terminos de referencia, fechas,
requerimientos de aplicación y punto de contacto.
1. Verificar la vigencia de los MOUs‐
2. Inicar coordinaciones para su renovación (CAP 01/03)
PROCEDIMIENTOS ACTORES
SUB PROCEDIMIENTOPreparación de programa de becas
FORMATOS -
CAP-01/01
ÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO
CAP /Asistente de Capacitación
3.
5.
Circular Publicar
oINICIO
1. Verificar vigencia MOU
2. Realizar coordinaciones MOU
3. Enviar carta solicitando programa
5. Verificar información
6. Enviar acuse de recibo al E.O.
7. Elaborar carta circular
8. Revisar y dar visto bueno a la carta
9. Enviar carta a SEC y TI Circular convocatoria
Publicar convocatoria en Pág. web
FIN
Vigente?
No
Si
Respondieron?
Si
No
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
100
PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y
becasBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG SEC TIC
4. Si es un programa de capacitación externo, solicitar agenda, expositores y demás
información al copatrocinador del curso (Corea, EAU, Singapur, FAA, TSA, etc)
5. Preparar borrador de convocatoria y presentarlo al SEG
6. SEG revisa, modifica y firma la convocatoria
7. Enviar convocatoria a SEC para Circular entre los Estados miembros y Organismos
conexos y entregar a TIC para publicación en la web
PROCEDIMIENTOS ACTORES
1. Revisar el Programa de Capacitación aprobado por la Asamblea
2. Inmediatamente aprobado el Programa de Capacitación, enviar comunicación a
los Estados que han ofrecido sedes con los requerimientos (Formato ADM‐001/A),
incluyendo: Nombre de la persona a cargo de la Reunión, Información general del
evento, Necesidades de equipos, local, suministros y personal, Servicios de traslado,
cafetería e interpretación simúltanea (de ser el caso)
3. Si es un Programa de capacitación interno, SEG elabora agenda y contacta
expositores, etc
SUB PROCEDIMIENTOPreparación de programa
de capacitaciónFORMATOS Formato ADM‐001/AÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO CAP‐01/01
CAP / Asistente de Capacitación
o INICIO
1. Revisar Programa de Reuniones
o
2. Enviar requerimientos
3. Solcitiar agenda 4. elaborar borrador de programa tentativo
5. Preparar borrador de convocatoria
FIN
6. Revisar y firmarconvocatoria
¿Evento intero o externo?
Externo
Interno
7. Enviar convocatoria Circular convocatoria Publicar convocatoria en web
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
101
PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación
y becasBASE LEGAL EST‐PR
ACTORES
CAP
SUB
PROCEDIMIENTO
Evento de capacitación
(antes) FORMATOSÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO CAP‐01/01
CAP / Asistente de Capacitación
10. Enviar lista preliminar de participantes la punto de contacto antes de la
fecha de viaje
PROCEDIMIENTOS
2.Enviar la lista al Estado Sede, una vez vencida la fecha límite para las
inscripciones.
3. Enviar un mensaje al punto de contacto del Estado Sede solicitando
obtención de pasajes y viaticos
4. Solicitar presentación a los Expesitores
1. Elaborar una lista preliminar de participantes
5. Consultar con ADM si se han realizado depositos correspondientes a la
participación en el evento
6. Agendar reunión de Staff con el personal de apoyo del Estado Sede y
dirección de SEG
7.‐ Preparar maleta de misión de acuerdo a la lista de chequeo
8.‐ Preparar borrador de vocativo, proyecto de discurso y estructura de
informe
9. Preparar carptera de Misión del SEG: planing, requerimientos, convocatoria,
recordatorio (s) lista de participantes.
oINICIO
o
4. Solicitar presentación a los Expositores
FIN
1.Elaborar lista preliminar de participantes
2. Enviar lista de participantes al Estado Sede
3.Solicitar pasajes y viáticos
5. Consultar deposititos con ADM
6. Agendar reunión de staff
7. Preparar maleta de misión
8. Preparar borrador de vocativo, discurso e ifnorme
9. Preparar carpeta de misión
10. Prenviar lista de participantes
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
102
PROCEDIMIENTO Programa de capacitación y becas BASE LEGAL EST‐PR
ACTORES
CAP
SUB PROCEDIMIENTO Evento de capacitación (despues) FORMATOS lista de chequeoCAP / Asistente de CapacitaciónÁREA / RESPONSABLE
CAP‐01/04CÓDIGO
10. Coordinar el transporte para el retorno de Delegación de Estado Oferente y
personal Secretaría CLAC
PROCEDIMIENTOS
1. Verificar los equipos en la sala de reuniones: micrófonos, grabación, proyectos,
computador, así como las instalaciones: mesa principal, sala Secretaría, lugar para
servicio de cafetería, etc, según lista de chequeo correspondiente
2. Tomar notas y asistir al Secretario durante las sesiones de trabajo
3. Recopilar información presentada durante la Reunión: discursos presentaciones,
videos, brochures, revistas, etc
4. Actualizar lista de participantes y circular para la enmienda de datos
correspondiente
5. Coordinar foto grupal ys pausas de café
6. Solicitar lista de personal de apoyo y elaborar las cartas de agradecimiento
7. Solicitar revisión y firma del Secretario para entregar cartas de agradecimiento
8. Verificar y solicitar copia de la grabación
1. Verificar equiupos einstalaciones
INICIO
FIN
2. Tomar notas y dar asistencia a SEG
3. Recopilar información presentada
4. Actualizar lista de participantes
5. Coodinar foto grupal y coffee breaks
6. Elaborar cartas de agradecimiento
8. Solicitar copia de grabación de sesiones
9. Coordinar transporte de regreso
7. Elaborar cartas de agradecimiento
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
103
PROCEDIMIENTOPrograma de capacitación y
becasBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG TIC
SUB PROCEDIMIENTO Evento de capacitación (despues) FORMATOS ningunoÁREA / RESPONSABLE CAP / Asistente de Capacitación
CAP‐01/05CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar informe de la Reunión con sus respectivos adjuntos
2. Presentar el proyecto de Informe a SEG y esperar su visto bueno para publicar
3. Encargar a TIC la publicación del informe en la web
ACTORES
1. Elaborar informe de Reuniones
INICIO
2. Presentar informe a SEG y esperar VoBo
Aprueba publicación del informe
3. Encargar a TIC publicar informe en
Publicar informe en lapágina web
FIN
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
104
PROCEDIMIENTOPrograma de
capacitación y becasBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG TIC
6. Coodinar la subscripción de la renovación y/o intercambio de notas.
6. Subscripción de la renovación y/o intercambio de notas
9. Enviar MOU a TIC para su publicación en la web
10.‐ Archivar MOU
1. Cooroborar vigencia MOU
2. Informar al SEG si un MOU esta proximo a expirar
3. Preparar borrador de carta solicitando renovación del MOU // SEG revisa el
MOU, la carta y firma // SEC enviar carta
4. Recibir respuesta
5. SEC Renegociación de los terminos del MOU con el Estado Oferente.
PROCEDIMIENTOS ACTORES
SUB PROCEDIMIENTO Renovación MOU FORMATOS ningunoÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO CAP‐01/06
CAP / Asistente de Capacitación
8.‐
1. Revisar el Programa de Reuniones
2. Informar al SEC si el MOU esta por
expirar
3. Preparar borrador solicitando extensión
4. Recibir respuesta
7. coordinar subscripción MOU
8. Subscripción MOU y/o intercambio de notas
9. Enviar MOU a TI
8. Archivar MOU
Publicar MOU en Pag. web
o
o INICIO
FIN
8.‐ 5. Renegociar temrinos del MOU
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
105
PROCEDIMIENTO Biblioteca BASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG SEC
1.‐ SEC recibde documentos
2. SEG revisa y dispone incluir documento en bibiloteca
3. Recibir el documento
4. Registrar el documento en el "Registro de entrada de biblioteca"
5. Ubicar documento en biblioteca en lugar correspondiente (revistas, documentos
OACI, Informes tecnicos, Memorias institucionales, etc)
PROCEDIMIENTOS
SUB PROCEDIMIENTORegistro y Archivo de
documentosFORMATOS ningunoCAP / Asistente de capacitaciónÁREA / RESPONSABLE
CAP‐02/01CÓDIGO
ACTORES
oINICIO
o FIN
1. Recibe documento
2. Revisa Documento
3. Recibir documentos
4. Registrardocumento
4. Ubicar documento en biblioteca
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
106
PROCEDIMIENTO
Mantener actualizado el
programa de
capacitación y becas
BASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG SEC TIC
1. Revisar la fecha límite de postulación de cursos o pasantías
2. Preparar mensualmente recordatorio para cursos que aún estenvigentes.
3. SEC revisa y firma recordatorio.
4. Enviar recordatorio a SEC y TIC para circular y publicar en web.
5. Archivar documento
PROCEDIMIENTOS ACTORES
SUB PROCEDIMIENTO Seguimiento de becas FORMATOS TablaCAP / Asistente de CapacitaciónÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO CAP‐03/01
oINICIO
oFIN
1.Revisar fecha límite de postulación
2. Preparar recordatorio
3. Reviar y aprobar recordatorio
4. Enviar recordatorio a SEC y TIC
Circular recordatorio
publicarrecordatorio
5. Archivar documento
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
107
PROCEDIMIENTOMantener actualizado el
programa de capacitación y BASE LEGAL EST‐PR
CAP SEC TICPROCEDIMIENTOS
1. Revisar el Programa de Capacitación
FORMATOS Lista de ChequeoCAP / Asistente de capacitación
CÓDIGO CAP‐03/02
ACTORES
2. Verificar que se haya enviado los requerimientos.
3. Verificar que se haya circulado la convocatoria
4. Verificar el numero de participantes
5. Enviarmensualmente recordatorios // SEC circular recordatorio // TIC publicar en la web
SUB PROCEDIMIENTOSeguimiento de evento de
capacitaciónÁREA / RESPONSABLE
o
o
1.Revisar programade reuniones
2.Verificar que se hayaenviado los Req.
3.Verificar que se hayacirculado la conv..
4.Verificar numero de participantes
5.enviar recordatorio
INICIO
FIN
Circular recordatorio
publicarrecordatorio
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
108
PROCEDIMIENTO Lista de chequeo BASE LEGAL EST‐PR
CAP SEGPROCEDIMIENTOS
1.Revisar lista de chequeo
2. Verificar si es necesario eliminar o agregar algún item en base a la organización d
elas reuniones anteriores.
3.‐ Realizar las modificaciones, si la hubiere
SUB PROCEDIMIENTOActualizar lista de
chequeo
ACTORES
ÁREA / RESPONSABLE
CÓDIGO CAP‐04/01
FORMATOS lista de chequeo
4. Presentar borrador para revisión del SEG // SEG revis y aprueba
5. Circular lista de chequeo entre Staff CLAC
o
oFIN
INICIO
1.Revisar lista de chequeo
2.Verificar
3.Realizar modificaciones
4.Presentar borrador
Revisa y aprueba borrador
5.Circular Manual
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
109
PROCEDIMIENTOProyecto de Cooperación
HorizontalBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG SEC
11.Realizar las coordinaciones para que el Estado Oferente y el Estado Solicitante se
pongan en contacto directo
10. Enviar carta al Estado Oferente
9. SEG revisa y aprueba la carta
8. Preparar carta para notificar al Estado Oferente
17. Recibir y archivar informe
16. Archivar acuerdo
15. Recibir el acuerdo firmado
14. Enviar el "Acuerdo tipo" al Estado solicitante y al Estado Oferente ara su suscripción
13. SEG revisa y aprueba el "Acuerdo tipo"
12. Elaborar un borrador de "Acuerdo tipo"
Carta de intebción
Lista de chequeo o
seguimiento acuerdo
tipo
PROCEDIMIENTOS ACTORES
SUB PROCEDIMIENTOProyectos de Cooperación
horizontalFORMATOSCAP / Asistente de Capacitación
CÓDIGO
ÁREA / RESPONSABLE
CAP‐05/01
2. SEG analiza la solicitud y verifica la disponibilidad de especialistas y/o sistemas
1. SEC recibe solicitud de un Estado u Organismo para Cooperación Horizontal
7. SEC recibe la confirmación del Estado solicitante
6. Enviar la notificación al Estado solicitante
5. Preparar borrador de carta de intención
4. SEG contacta telefónicamente con Estado solicitante para ofrecer altenartiva (s)
3.SEG contacta telefónicamennte con Estado Oferente para constatar la disponibilidad de
especialista y/o sistema
5. SEG revisa y aprueba carta
o
oFIN
INICIO
1.Recibe solicitud
2. analiza solicitud
3. Contacta con E.O
4. Preparar borrador carta intención
5. Revisar yaprobar carta
6. Enviar carta a Estado solicitante
8. Recibir confirmación
8. Preparar carta para notificar al Estado Oferente
10. Revisar y aprobar carta
10. enviar carta al Estado Oferente
11. realizar las coordinaciones con
E.O y E.S.
12. Elaborar "Acuerdo tipo"
13. Revisa y aprueba acuerdo
14. enviar acuerdo a E.S. y E.O
15. Recibir acuerdo firmado
16. Archivar acuerdo
4. Contacta con E.S
17. Recibir y
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
110
PROCEDIMIENTOInformes de gestión de
becasBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG
1. Recopilar información de la becas ofrecidas y otorgadas durante el año
2. Elaborar un cuadro resumen de becas clasificado por Estado Oferente que
contiene: cantidad de becas ofrecidas, becas otorgadas, nombre de
becarios, nacionalidad del becario y especificación si fuerontotales o
3. Presentar cuadro resumen al SEC para su revisión y aprobación
4. SEC revisar y aprueba el cuadro
5. Preparar borrador de Nota de Estudio "Informe sobre Gestión de becas
CLAC"
6. SEG revisa y aprueba borrador de N.E
7. SEG presenta Nota de Estudio en la Reunión del Comité Ejecutivo
Cuadro Resumen
PROCEDIMIENTOS
SUB PROCEDIMIENTOElaborar informes de
gestión de becasFORMATOSÁREA / RESPONSABLE CAP / Asistente de Capacitación
CÓDIGO CAP‐06/01
ACTORES
o
o
INICIO
FIN
1.Recopilar información
2.Elaborar cuadro resumen
3.Presentar cuadro resumen
4. Revisa y aprueba cuadro
5. Preparar borrador N.E
5. Revisa y aprueba N.E
6. Presentar N.E en C.E.
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
111
PROCEDIMIENTOGestionar tareas de
entrenamientoBASE LEGAL EST‐PR
CAP SEG
8. SEG elige becario (s) y dispone el proceso
7. SEG analiza cuadro resumen, historial de becas y formularios de aplicación
SUB PROCEDIMIENTO Procesar becas y pasantías FORMATOS
CÓDIGO CAP‐07/01
Formato de aplicación
9. Enviar comunicación al Estado oferente con los postulantes designados
10. Enviar carta de adjudicación a postulante (s) elegido (s) y de agradecimienot a
los no elegidos con copia a sus Directores
1. Recibir aplicación de postulante
2. Verificar que este dentro de la fecha límite de postulación
3. Incluir en lista de postulantes del curso
4. Esperar fecha límite de postulación del curso
5. Elaborar un cuadro resumen de los postulantes, Inmediatamente despues de
vencida la fecha límite, considerando, Estado, Edad, Experiencia, Calificación,
Idiomas, etc.
6. Presentar cuadro resumen e historial de becas al SEG
PROCEDIMIENTOS
ÁREA / RESPONSABLE CAP / Aistente de Capacitación
ACTORES
o
o
INICIO
FIN
1.Recepcionar aplicación
3.Incluir en lista
4. Esperar fecha límite
6. Presentar cuadro resumen
5. Elaborar cuadro resumen
7. Analiza cuadro, historial y formularios
9. Enviar comunicación al Estado Oferente
10. Enviar carta de adjudicación y
agradecimiento
8. Elige becarios y dospone proceso
2.fecha
dentro
fuera
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
112
PROCEDIMIENTOGestionar tareas de
entrenamientoCÓDIGO BASE LEGAL
SUB PROCEDIMIENTOencuesta de "Necesidades
de instrucción"Área/Responsable FORMATOS
CAP SEG SEC TIC
11. SEG presenta NE en Reunión del C.E.
9. Preparar borrador de NE para informar al C.E
10. SEG revisa y aprueba NE
PROCEDIMIENTOS ACTORES
7. SEG elige los cursos con mayor demanda
8. SEG dispone que se comparta la información con IPAC // SEC envía la información
4. SEC recibe encuestas debidamente completadas
5. Tabular encuestas, obtener ranking
EST‐PR
Cuadro Necesidades
6. Presentar ranking a SEG
1. Preparar borrador de carta adjuntando encuesta proyectada a cuatro años
2. SEG revisa, aprueba borrador de carta y encuesta
3. Enviar Carta y encuesta a SEC y TIC para circular y publicar.
CAP‐07/02
CAP/Asistente de Capacitación
o
o
INICIO
FIN
1.Preparar borrador de carta
Presentar NE
2. Revisa y aprueba borrador
3. Enviar carta y encuesta
Circular carta y encuesta
Publicar carta y encuesta
4. Recibe encuestas completadas
5. Tabular encuestas y obtener ranking
6. Presentar ranking a SEG
7. Elegir los cursos con mayor demanda
8. Dispone que se comparta información con IPAC
Enviar información a IPAC
9. Preparar borrador de NE
10. Revisar y aprobar NE
11. Presentar NE en C.E
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
113
PROCEDIMIENTOS CAP CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
114
115
CAPITULO 8
PROCEDIMIENTOS SEC
SEC-01 /01 Procesar entrada y salida de correspondencia
SEC-02 Actualizar constantemente la Agenda de la Secretaría de la CLAC
SEC-03 Establecer procedimientos para las reuniones de la CLAC
SEC-04 Preparar Informes
MANUAL DE PROCESOS - ASISTENTE DEL SECRETARIO (SEC)
1. Manejo de Correspondencia
2. Mantener la Agenda Acutalizada
3. Preparar Requerimientos para las reuniones de la CLAC
4. Preparar Informes
PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
117
PROCEDIMIENTO Manejar la Correspondencia ÁREA SEC CÓDIGO SEC-01 BASE LEGALFunciones estipuladas en el contrato
SEC SEC FCL
5.-Revisar Documento y delegar a los fucionarios de la CLAC
7.- Esperar a que FCL, terminen sus procesos de manera independiente, para le devuelvan el documento ya procesado
8.-Archivar los documentos ya procesados.
6.- Distribuir documentación al FCL
4.-Registrar en el documento, electrónicamente (documento: “Registro de entrada”),
SEC
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.-Revisar el correo electrónico de la Secretaría.
2.-Imprimir el correo
3.-Asignar el número de archivo que corresponde al documento.
SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS RESPONSABLE
1.- Revisar Email
INICIO
2.- Imprimir Email
3.- Asignar # de Comunicación
3.- Asignar # de Comunicación
4.- Registrar Documento
5.- Revisar documentación
6.- Distribuir Documentación
7.-Procesarindependientemente
FIN
7.-Esperar
8.- Archivar Doc
PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
118
PROCEDIMIENTOMantenimiento de la Agenda Actualizada
ÁREA SEC CÓDIGO SEC-02 BASE LEGAL Contrato Trabajo
SEC SEG
5.-Si decide ir, se envía carta de agradecimiento y se agradece el ofrecimiento.
6.-Preparar documentos requeridos, estadia y pasajes, etc
7.-Se envía información sobre itinerarios al organizador.
8.-Se entrega al Secretario las documentación
RESPONSABLE SEC
4.-Si decide no ir, se envía una carta de agradecimiento, y justifica la no asistencia
SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS
ACTIVIDADES
1.-Recepcionar invitación para la CLAC.
2.-Entregar impreso al SEG
3.-El Secretario revisar evento
EJECUTORES
1.-Recepcionar
INICIO
2.-Entregar al SEG
3.- Revisar Invitación
4.-Enviar Cartainformando
NOAsiste?
5.-Enviar Cartainformando Asistencia
6.-Preparar Documentos
7.-Enviar Itinerario
8.-Entregar Documentos
FIN
SI
PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
119
PROCEDIMIENTOPreparar requerimientos para las reuniones CLAC
ÁREA SEC CÓDIGO SEC-03 BASE LEGAL
SEC SEG EM
5.- Envíar carta al Estado Sede
6.Responder a carta de la Secretaría
7.-Proceso Revisar correspondencia
RESPONSABLE SEC
4.- Modificar carta o agregarle adjuntos?
SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.- Preparar carta tentativa de Requerimientos para los Estados que serán sede, según la reunión que corresponda.
2.- Presentar borrador al SEG
3.- Revisar carta
1.-Preparar
INICIO
2.-Entregar al SEG
3.- Revisar Carta
NOAprobar?
5.-Enviar CartaEstado Sede
Proceso SEC-01
FIN
SI
6.- Responder
PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
120
PROCEDIMIENTO Preparar Informes ÁREA SEC CÓDIGO SEC-04 BASE LEGAL
SEC SEC TIC
5- Enviar Informe a TIC (para publicación en la Web)
RESPONSABLE SEC
4.- Modificar el Informe.
SUB PROCEDIMIENTO FORMATOS
ACTIVIDADES EJECUTORES
1.- Recopilar información para hacer el informe: Plantilla de Informe, grabación de la reunión, lista de participantes, discursos de bienvenida, Notas de estudio, Presentaciones etc.
2.- Preparar el informe, es decir plasmar la data en un documento
3.- Revisar informe, revisar discursos, lista de participantes, participación de los estados miembros, etc.
1.-RecopilarInformación
INICIO
2.-Preparar Informe
3.- Revisar Informe
Aprobar? NOSI
5.- Enviar Informe
6.- PublicarInforme
FIN
PROCEDIMIENTOS SEC CLAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
121
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