“COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA”
Morales Sánchez Alberto
Garcia Santillan Yarelli
Juarico Martínez Alejandra
Páez Moreno Estela
Transferencia de información de un emisor a un receptor.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
EMISOR
MENSAJE
RECEPTOR
PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas.
Especialmente, la comunicación es necesaria:
1) Para establecer y diseminar las metas de una empresa;
2) Desarrollar planes para su logro;
3) Organizar los recursos humanos y otros de la manera mas eficiente y efectiva;
4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización;
5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el que las personas quieran contribuir, y
6) Controlar el desempeño.
El proceso administrativo
Integración de personal
Planeación Organización Dirección Control
Ambiente externo
*clientes
*proveedores
*accionistas
*gobiernos
Idea Codificación
Emisor
Transmisión del mensaje
Recepción Decodificación
Comprensión
Receptor
Ruido
Realimentación
EL EMISOR DEL MENSAJE
La comunicación empieza con el emisor que:
Desea expresar un pensamiento o idea que se codifica o se interpreta de manera que sea entendida por el receptor.
USO DE UN CANAL PARA TRANSMITIR EL MENSAJE
Información Canal Emisor
Receptor
Mensaje oral o escrito
Transmisión por medios virtuales, digitales
Se pueden utilizar 2 o más canales
La selección apropiada del canal es vital para una comunicación efectiva
EL RECEPTOR DEL MENSAJE
El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos.
La comunicación precisa solo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al menos similar, a los símbolos que componen el mensaje.
RUIDO
El ruido es cualquier cosa que entorpece la comunicación.
Un ruido o un ambiente confinado
La falta de atención puede provocar una recepción imprecisa
La comprensión es obstaculizada por prejuicios
REALIMENTACIÓN Para verificar o comprobar la
efectividad de la comunicación, la persona debe tener REALIMENTACION.
No debemos dar por hecho o estar seguros de que un mensaje ha sido bien transmitido o que ya fue entendido, hasta que es confirmado mediante realimentación
FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES
Factores que afectan el proceso de comunicación
Educacionales, Sociológicos, Político-legales y Económicos
Distancia geográfica
Tiempo (información sin precisión)
Tecnología
Se deben tomar medidas para resolver los problemas o prevenirlos
COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes.
Es preciso determinar qué tipo de información necesita un gerente para una toma de decisiones efectiva.
LA NECESIDAD DE SABER DE LOS GERENTES
Información necesaria para desempeñar funciones y actividades gerenciales.
¿Qué es lo que en verdad necesito saber para mi trabajo?
¿Qué sucedería si no recibo esta información con regularidad?
EL FLUJO DE LA ORGANIZACIÓN
ASCENDENTE
DESCENDENTE
HORIZONTAL
DIAGONAL
En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones:
Hacia arriba,
Hacia abajo y
Cruzada.
La comunicación debe estar bien distribuida para el buen funcionamiento de la empresa, esto quiere decir que la comunicación debe existir desde la cabeza de la empresa hasta los subordinados.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
La comunicación descendente fluye de personas de los más altos niveles a los inferiores en la jerarquía organizacional.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
La comunicación ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional.
Los medios típicos de comunicación ascendentes son:
Sistemas de sugerencias
Sistemas de quejas
Sesiones de asesoramiento
Reuniones de grupo
Ombudsman
Requiere de un ambiente donde los subordinados se sientan libres para comunicarse
COMUNICACIÓN CRUZADA
Combina el :
Flujo horizontal
Flujo diagonal
COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL
Los medios de comunicación escrita y oral tienen características favorables y desfavorables; pero juntos se complementan y a menudo se presentan juntos, además se le puede emplear ayuda visual para una comunicación muy completa y fácil de entender.
COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar:
Registros,
Referencias y
Defensas legales.
La comunicación escrita también puede promover:
Uniformidad en política y
Procedimiento y en algunos casos,
Reducir costos.
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Utilizar palabras y frases sencillas
Palabras cortas y familiares
Presentar ilustraciones y ejemplos; gráficas
Utilizar oraciones y párrafos cortos
Utilizar verbos activos, como “El gerente proyecta...”
Evitar palabra innecesarias
COMUNICACIÓN ORAL
Reunión de dos personas
Presentación de un gerente ante una audiencia grande.
La comunicación oral hace posible el rápido intercambio con realimentación inmediata.
El efecto de la interacción frente a frente puede ser notado.
Una reunión con el superior puede dar al subordinado una sensación de importancia.
SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORAL
Comuníquese con una audiencia grande como lo haría en una conversación de uno a uno
Cuente una historia, una anécdota y presente ejemplos
Haga pausas, no se apresure
Utilice ayudas visuales
Comunique seguridad y establezca confianza con una voz fuerte y clara, buena postura y una sonrisa
Utilice un lenguaje florido
COMUNICACIÓN NO VERBAL
BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIÓN
Una estructura de organización mal diseñada no comunica con claridad las relaciones organizacionales.
Las barreras pueden estar en:
El emisor,
En la transmisión del mensaje,
En el receptor, o
En la realimentación
FALTA DE PLANEACIÓN
Dar los motivos de un mensaje
Seleccionar el canal mas apropiado y escoger el momento indicado:
Comprensión
DISTORSIÓN SEMÁNTICA
Barrera a la comunicación efectiva
Puede ser deliberada o accidental
Las palabras pueden evocar diferentes respuestas
Gobierno: Interferencia o gasto deficitario .
Ayuda, igualación y justicia.
“Vendemos por menos”
MENSAJES MAL EXPRESADOS
No importa cuán clara este la idea en la mente del emisor de la comunicación, el mensaje puede estar marcado por:
Palabras mal escogidas,
Omisiones,
Falta de coherencia,
A la organización,
Estructura extraña de la frase,
Perogrulladas,
Verborrea innecesaria y
Dejar de aclarar sus implicaciones
PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN Y MALA RETENCIÓN
Mensaje menos y menos preciso.
La mala retención es un problema serio.
Repetir el mensaje y
Utilizar varios canales
ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIÓN PREMATURA
“Son muchos los que hablan, pero pocos los que escuchan”
Hay personas que entran a un análisis con comentarios que no tienen relación con el tema que se trata, exponiendo sus propios problemas u opiniones, en estas situaciones todas las personas involucradas en la conversación quieren dar a conocer su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una tendencia común es juzgar, aprobar o desaprobar lo que se dice, más que tratar de comprender el marco de referencia de quien habla y así poder llegar a un común acuerdo.
COMUNICACIÓN IMPERSONAL
Mejorar la información no requiere de medios de comunicación costosos y sofisticados
Para una comunicación efectiva se requiere:
Contacto frente a frente
Ambiente de apertura y confianza
Disposición de los superiores
DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR
La desconfianza puede ser el resultado de un comportamiento inconsciente del superior.
La luz de amenazas ya sean imaginarias o reales.
Un clima de confianza, que facilite una comunicación abierta y sincera
SOBRECARGA DE INFORMACIÓN
Ignorar cierta información
Se abruman con demasiada información que al procesarla se pueden cometer errores
Se pueden demorar el proceso asimilación y entendimiento de la información
Se filtra la información
Escape (Ignorar la información)
OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN
Percepción selectiva
Influencia de la actitud (falta de objetividad)
Diferencias de estatus y poder entre el emisor y el receptor
Cuando la información tiene que pasar por varios niveles organizacionales, tiende a distorsionarse
GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
Aclarar el propósito del mensaje
Utilizar codificación inteligible
Consultar los puntos de vista de otros
Considerar las necesidades de los receptores
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad
Obtener realimentación
Considerar la emociones y motivaciones de los receptores
Escuchar
MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN
Las organizaciones adoptan cada vez más dispositivos electrónicos que mejoran la comunicación.
Equipo electrónico incluye:
Computadores centrales
Minicomputadoras
Computadoras personales
Sistema de correo electrónico
EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y EL TRABAJO EN REDES
El procesamiento de datos electrónicos
Manejar grandes cantidades de datos y poner la información al alcance de un gran número de personas
Nuevas graficas de computadora pueden informar visualmente en segundos
La nueva tecnología de la información cambia la comunicación de manera fundamental
La contratación externa es facilitada por una comunicación más rápida y mejor.
CONCLUSIÓN
La comunicación es importante en el funcionamiento interno de la empresa y en la interacción con el ambiente externo.
En una organización los gerentes deben tener la información necesaria para hacer un buen trabajo.
Lograr que el personal de la organización colabore satisfecho con ella y por lo tanto sus actividades hacia la empresa sean positivas mediante la aportación de todo su apoyo
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