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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.
Búho o alondra: ¿Qué tipo de trabajador eres?
2. Agenda laboral: El tiempo más óptimo para trabajar.
3.
El día más productivo de la semana en nuestra
agenda laboral.
4.
¿Cuánto tiempo perdemos cada día sin darnos
cuenta?
5. Factores que nos hacen perder el tiempo.
6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrés y Distrés.
7. Cómo completar todos tus objetivos (Primera parte)
8.
Cómo completar todos tus objetivos (Segunda
parte)
9.
Cambia de hábitos y cumple los objetivos de tu
agenda laboral.
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1.
Búho o alondra: ¿Qué tipo de trabajador
eres?
¿Cómo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de nuestros
equipos
?
Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en función de la
disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no
estudiamos particularmente las características generales de cada miembro del
equipo
De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos la lista
de tareas pendientes y vamos haciendo en función del rato que tenemos, sabemos
que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega algunos días en que tenemos la
sensación, que no podemos acabar una tarea en un tiempo razonable, de la misma
manera tenemos la sensación de que algunos días todo nos cunde mucho más, yresolvemos la misma actividad en sólo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad
que ese día estemos más inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos
encontrado nuestro momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos
encontramos en nuestro día más productivo de la semana, y la misma franja horaria
productiva a su vez.
Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:
1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el
mejor momento del día llega por la mañana y en cambio, a medida que pasa la
jornada, se van encontrando más cansados y malhumorados Algunos
estudios concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar
temas delicados con una Alondra. Alrededor del 20% de las personas son
consideradas alondras.
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2.
Búhos o vespertinos:
Las mañanas son terroríficas, les cuesta despertar, son
muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que
avanza el día cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que
mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico deactividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente está
considerada búho.
3. Intermedios Colibrís):
A este grupo pertenece la mayor parte de la población,
alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se encuentran
ni en un extremo ni en el otro.
A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos para
aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera de trabajar
para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo contrario acabaremos
consumiendo muchas energías y conseguiremos poca productividad.
Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos circadianos, lo
mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda laboral. Como
acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y acompañarlos en lugar de
forzarlos, nos permitirá tener un mejor desempeño. Hay una dificultad adicional y es
que cada uno tiene biorritmos diferentes, por lo cual dentro de un mismo equipo de
trabajo nos encontraremos con personas diversas. Forzar a un búho a los horarios de
la alondra y viceversa es ir en contra de la fluidez de la persona.
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Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus
mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un
aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que los
empleados estarán más felices con su empleo, lo que significa que serán más fieles
a la empresa. A la hora de distribuir equipos sería importante preguntar y saber
exactamente qué tipo de biorritmo tienen los empleados, y de esa manera podremos
organizar sus horarios laborales correctamente. Lo mismo sucede con nosotros,
deberíamos comprobar que tipo de trabajador somos, si alondras, búhos o colibrís,
antes de realizar ningún tipo de cambio.
Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen según sus biorritmos ¿Qué
clase de trabajador eres?
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2.
Agenda laboral: El tiempo más óptimo
para trabajar.
No basta con reclamar más productividad, hay que dejar que el personal, sea
productivo.
Cuántas veces has oído decir a alguien a las 09:00 en una reunión que “a esas horas
aún le cuesta arrancar”, mientras ves a otros que están al 120%. Mantener estas
dinámicas es ir siempre cojeando. ¿Están las empresas preparadas para permitir a lagente ser más productiva?
La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta diversidad y
ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan pronto. Al que madruga,
Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Además eso ha creado lo que llamamos el jetlag
social.
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Crear una agenda laboral más flexible proporcionaría beneficios
, tanto para los
trabajadores y su salud como para las empresas a través de la productividad. El
impacto de estas mejoras puede ser aún más amplio. Sabemos que el sueño tiene
implicaciones importantes no solo para la salud física, sino también para el estado
de ánimo, el estrés o las relaciones sociales, así que mejorar el sueño, muy
probablemente, tendrá otros efectos secundarios positivos. Pero el problema
principal aquí es saber cómo identificar nuestro mapa de productividad o, es más,
cómo identificar el mapa de productividad de nuestro equipo de trabajo.
A nivel individual lo podemos intuir, después hay el famoso cuestionario de Horne y
Ostberg, que respondiéndolo te ayuda a saber a qué tipo de cronotipo pertenece uno.
Pero el problema que aparece aquí es: ¿Cómo podemos ayudar a los responsables de
equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez los biorritmos de sus
equipos?
Por ejemplo, en la situación de que hay que realizar unareunión
con temas a tratar
bastante complejos y estratégicos, donde hay que tomar decisiones importantes yrequiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un entorno donde hay
todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia donde la alondra y el búho
se encuentren pero aunque podrían aplicar la proporción de 20% de alondras, 20% de
búhos y 60% de colibrís para intentar determinar los momentos virtuosos de su
equipo siempre estaríamos hablando de un método aproximativo. El problema al que
se enfrentan los managers es que no disponen de datos objetivos sobre el
desempeño de sus equipos y de este tipo de decisiones, como otras muchas, se
toman de forma totalmente subjetiva.
Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las personas
ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de identificar el mapa
de productividad de nuestro equipo.
En WorkMeter realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500
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usuarios de empresas españolas que tienen instalada nuestra plataforma
tecnológica que permite medir, entre otras muchas cosas, los niveles de
productividad y eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los
empleados tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar
la gestión de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de
eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones más acertadas en cuanto a
organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.
En primer lugar miramos cuántas horas la gente se pasa de media en la oficina y
vimos que la media está en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este tiempo
incluye las pausas, la comida etc.…. De todo este tiempo que estamos en la oficina,
solo estamos activos una duración de 7h12min. Podemos ver que diariamente
tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el tiempo de actividad.
Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron
sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades
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directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide cuánto
tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba 6h34min. Es decir
que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades productivas directamente
relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de diferencia con el tiempo en que estamos
físicamente presentes en la oficina. Mientras que los 38 minutos restantes los
dedicamos a actividades que no tienen que ver nada con el trabajo, es decir,
actividades personales.
Entonces, si realmente la productividad está en torno a la 6h30min del total de
9h20min que trabajamos, de nuevo podríamos pensar que no debería ser tan difícil
instaurar un horario un poco más flexible y adaptado al cronotipo de cada uno.
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3.
El día más productivo de la semana en
nuestra agenda laboral.
¿Qué día de nuestra agenda laboral es el más productivo? ¿Y qué día es el más
eficiente?
En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los días de la semana
para averiguar cuál era el día más productivo. Si miramos la suma de horas de
productividad el día más productivo sería en martes pero si lo comparamos con
actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde observamos que se suele trabajar
menos horas, le gente es más productiva (eficiente). Son varios los factores que
hacen que este día sea el más productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a
hacer el repaso de todo lo que tenemos pendientes y la mayoría necesitamos irnos
de fin de semana con la sensación de haber dejado las cosas en orden.
Curiosamente, pese a ser el día de la semana en que menos horas se trabaja, resulta
mucho más efectivo. Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestión del
tiempo.
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Ley de Murphy
Lo que viene a decir básicamente esta ley es que la percepción que tenemos del
tiempo, es totalmente flexible. Cuanto más tiempo tenemos para ejecutar algo, más
dilatamos la ejecución en el tiempo y por contrapartida, cuanto menos tiempo, más
rápidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del que disponemos. Eso hace
que pesar de tener menos horas efectivas el viernes, hace que la ejecución sea más
focalizada, concentrada y enfocada a finalizar.
Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema de
medición que les permita averiguar los día con mayor productividad podrían
organizar su agenda laboral de forma más óptima. Por ejemplo, podrían programar
una reunión estratégica, donde hay que tomar decisiones importantes este día.Se trataría de convocar con antelación esta reunión con un orden del día bien
definido para que los asistentes la preparen correctamente.
Evidentemente sólo valdría la pena si la reunión es productiva de los contrario
estaríamos desperdiciando un día de alta productividad.
Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de las reuniones son
programadas y el 39% son “espontáneas”. Todos los manuales de buenas prácticas
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sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no se han
preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que habría que evitar
a toda costa tenerlas los días o durante las horas de mayor productividad, e incluso
lo razonable sería intentar eliminar el tiempo de reuniones no programadas, para así
optimizar el tiempo del que disponemos.
Según nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida entre las
12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el momento en que
se encuentren los búhos y las alondras) podría ser el viernes por la mañana entre 12h
y 13h y, los responsables de equipos deberían reservar estas franjas horario para
tratar temas importantes con las personas de sus equipos.
A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestión del tiempo. Si tenemos una
herramienta que nos muestra qué día somos más productivo y sabemos en qué
momento del día nuestras capacidades cognitivas son más altas debemos organizar
nuestra lista de tareas en función de estos datos y reservarnos estos espacios para
realizar aquellas actividades que requieren más concentración o que son más
difíciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas más mecánicas como
por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas franjas horarias de alta
productividad.
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Generalmente, deberíamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del correo
electrónico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro estudio
muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo leyendo o
contestando emails. Lo razonable sería que le dedicásemos el tiempo que le
dedicamos fuera de las franjas de productividad.
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Piensa que, al día, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el
tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba más de media
hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos 33 minutos,
cada vez que dejamos lo que estábamos haciendo, nuestro cerebro tarda unos 2
minutos en volver a su nivel de concentración máxima, por lo cual el tiempo que
perdemos directamente en las pausas, más el tiempo que perdemos intentando
volver a las actividades resulta ser un total de una hora al día.
Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos virtuosos,
podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo rellenando huecos
pero cuando disponemos de una solución que nos muestra nuestros “picos” de
productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:
● De evitar consultar el correo electrónico durante estas horas
● Rechazando una reunión de última hora
● Evitando interrupciones de compañeros etc.…
Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificación, es necesario que
entendamos cuál es nuestra actitud respecto a la gestión del tiempo. Para ello,
analizaremos los elementos que suelen estar detrás de las situaciones de caos o
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estrés y que dan lugar a que cualquier planificación que queramos llevar a cabo,
simplemente fracase. Si no sé de qué padezco, ¿cómo voy a poder ponerle solución?
Pues indaguemos.
Como primera reflexión, pregúntate:
¿De qué te sirves para organizarte? ¿Del reloj para agendar los compromisos que
tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc.? Es decir, ¿piensas en lo que
tienes que hacer ese día y lo ubicas, más o menos, en tu agenda laboral o sobre un
papel o incluso en tu cabeza o quizá ni lo piensas y te dejas llevar por lo que el día te
depare? Fíjate, el reloj nos sirve para pensar en el día.
O por otro lado, ¿Te sirves quizá de la brújula, en tanto que de manera muy frecuente
reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como profesional tienes
y que dentro del ámbito donde desarrollas tu profesión, se espera que pongas de
manifiesto y que logres? La brújula nos sirve para orientar nuestro compromiso y
para ubicar nuestros objetivos.
En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la brújula,
pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la organización.
Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a medio / largo plazo.
A través de esta reflexión, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y desde
ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada día.
Los días pasan volando, y todo va bien hasta que un día nos paramos, miramos a
nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que no nos
hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra vida.
Estamos colapsados, no llegamos a la mayoría de las cosas que hemos de realizar,
vivimos en un estrés permanente por falta de tiempo y nadie parece darse cuenta de
la situación tan dura que estoy atravesando, es más, la montaña de tareas
pendientes sigue creciendo. Los días no nos dan más de sí y sentimos que hemos
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perdido el impulso inicial que teníamos.
Llegar a la situación de desorden, caos, estrés o desorientación, suele ser debido a
varios errores que cometemos en torno a la gestión del tiempo en nuestra agenda
laboral
, como son:
1. No valorar la importancia del tiempo
: al mínimo ladrón que aparece,
levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fácil persuasión
por los ladrones del tiempo, tendríamos que preguntarnos la razón por la que
nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos focalizados.
¿Qué ganancia estás obteniendo?
2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas,
siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como
Procrastinación. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto
para ese día en nuestra agenda laboral.
3.
Colisión de intereses:
Puede que lo que tengas que hacer no esté alineado enabsoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello no
le estás haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes que
TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre lo
que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrés es muy elevado
Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin embargo te
encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has de mantener
por necesidades económicas, es posible que tu trabajo no fluya ya que una
vez cubierta las necesidades económicas, nuestro umbral se eleva y
tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ahí es cuando se produce la
colisión de intereses interna generadora de distrés.
4. La falta de prioridades:
muchas veces no definimos estas prioridades
realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los demás en lugar de
hacerlo en base a nuestros objetivos.
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5.
Factores que nos hacen perder el
tiempo.
“Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.”- Richard Whately
Un error que solemos cometer es no crear planes de acción con tiempos de logro
definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer para
alcanzar mi objetivo.
Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto que
hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por completo y
hace que tengamos que dejar de hacer lo que habíamos pensado para ese día. Esto
puede tener un efecto tsunami en la planificación de toda la semana: El no contar
con ellos, nos genera sensación de estrés por no saber qué hacer con el resto de
tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en nuestra agenda laboral para
posibles imprevistos.
-Tratar de abarcarlo todo a la vez:
ya lo dice el refrán “quien mucho abarca pues poco
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aprieta” y es así. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de una tarea a otra y al
final esto conlleva pérdida de concentración y reducción del tiempo que hemos
podido ser productivos de haber estado focalizados en las tareas realmente
importantes. La multitarea no es productiva, es simplemente una necesidad con la
que a veces nos toca enfrentarnos, pero nada más, trata de huir de ella.
-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos:
si no tenemos criterio ni nos
marcamos límites, no podemos esperar que los demás lo tengan por nosotros.
Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.
-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, así como la
falta de organización en su ejecución: en muchas organizaciones se abusa del uso
de reuniones y no existe una metodología según tipo de reunión (reunión informativa,
reunión ejecutiva, gabinete de crisis, etc.). Si no tienen un alto componente operativo
y carecen de estructura, solo roban tiempo.
-
Uso excesivo de la expresión “no tengo tiempo” tanto lo usamos que de verdad noslo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situación. Claro que tienes tiempo,
todos tenemos 24 horas, la cuestión es si tienes “interés”. El interés es un motivador
muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea cuando sea. Así que la próxima vez
que te veas tentado en decir “no tengo tiempo” párate, sé honesto contigo mismo y di
para tus adentros “no tengo interés en……” y sobre esa reflexión, vendrá la
priorización sola ya que si la respuesta apunta a que no tienes interés sobre algo que
se supone es vital para tu trabajo, en ese momento podrás cambiar tus prioridades y
empezar a atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto
automático, te resultará mucho más fácil ver de qué deberías estar ocupándote.
Y finalmente, la más común es la falta de compromiso en la gestión del tiempo: si no
nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cómo está
afectando la gestión inadecuada del tiempo y de la agenda laboral semanal a nuestra
vida profesional, entraremos en un círculo vicioso con efectos negativos para nuestra
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salud personal y profesional.
Vamos a explicar algunas leyes sobre gestión del tiempo las cuales resultan muy
útiles cuando tengas que planificarte:
-Ley de Pareto: 80-20: “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio, mucho” . El
20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El 20% de los asuntos
nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en pensar los objetivos y tareas
clave, es decir, localiza cuál es el 20% de los asuntos a los que deberías estar
dedicando todo tu esfuerzo para obtener los mayores resultados. La capacidad de
delegar es clave en la aplicación de Pareto.
-Ley de Parkinson: “Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo el tiempo
disponible”. El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible.
No por tener más tiempo, voy a ser más eficiente, no lo olvides. La productividad no
es cuestión de cantidad de tiempo, es cuestión de organización de dicho tiempo. Por
eso, si te pones como plazo máximo 2 semanas pensando que así tendrás mástiempo, recuerda que no necesariamente será así ya que irás dilatando esa tarea
hasta consumir gran parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena
ponerse horizontes cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos más.
-Ley de Carlson:
“Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume más
tiempo que si fuera de una manera continuada” El dato que antes proporcionamos
sobre el consumo de tiempo.
-Ley de illuch: “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo
invertido decrece primero y es negativa después”. Es decir, muchas veces a lo largo
de la jornada laboral estar por estar más tiempo en la oficina, no significa ser más
productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la mañana retomar el tema, verás
como podrás resolver en 5 minutos lo que el día anterior te hubiese llevado una hora.
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- 21 -
6.
Organiza bien tu agenda laboral:
Eustrés y Distrés.
El eustrés y el distrés son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra
productividad, y por lo tanto, nuestra gestión de la agenda laboral.
La productividad crece con el estrés hasta alcanzar un punto óptimo, es lo que se
conoce como Eustrés. Mucha gente dice que trabaja bien bajo presión. Es porque
está en su punto álgido de Eustrés. Pero rebasado dicho punto, un aumento delestrés hace disminuir el rendimiento, cada vez más deprisa y es lo que se conoce
comoDistrés.
Eso coincide con nuestra propia intuición (cuando comenzamos a
tener la percepción de que estamos perdiendo el control de la situación).
Es una línea fina la que separa una situación de otra, y está exclusivamente en
nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o
negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.
Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral pueden ser
de diferentes tipos:
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Algunos son de carácter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi ritmo de
trabajo y otros son de carácter interno, es decir, que soy yo mismo quien lo estoy
generando con mi propia actitud.
La cuestión a partir de aquí es, ¿qué estás haciendo al respecto?
¿Acaso porque sean factores externos, sientes que ya no hay nada que tú puedas
hacer y efectivamente no haces nada más allá de lamentarte?
Y ¿Acaso porque sean factores internos, asumes que “tu es que eres así” (dicho de
manera entrecomillada) y que no “puedes cambiar”?
En ambos casos, es exclusivamente responsabilidad tuya, decidir qué haces al
respecto. Los ladrones siempre van a estar ahí, siempre, sean de un tipo o de otro, se
trata de integrarlos en nuestra vida, de generar estrategias para hacerles frente.
Ante el ladrón de “esperar por respuestas” ¿podría agilizarlo cambiando de canal?
¿Podría anticiparme la próxima vez haciendo algo distinto para que no me suceda o
al menos lograr reducir los tiempos? La solución fácil es decir que es responsabilidad
del otro, pero en ese caso estamos delegando la gestión de nuestro tiempo enterceros y eso es lo que nos lleva a las situaciones de caos y descontrol. Toma las
riendas y piensa diferente, asume la responsabilidad desde la perspectiva de que
siempre hay algo que podemos hacer en nuestra mano de manera distinta para lograr
resultados diferentes.
¿Por qué
permito
los ladrones del tiempo?
¿Qué beneficio
, sobre el cual seguramente nunca me he parado a pensar,estoy
obteniendo
?
Si no hubiera un beneficio detrás, no los permitiría.
Piénsalo. ¿Qué tratas de proteger
?
Sea lo que sea que estás intentando proteger, te está haciendo perder tiempo
productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra agenda
laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y veamos si la
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verdadera razón por la que las cosas no funcionan es nuestra culpa, de esa manera
sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay que recordar que siempre es
más fácil cambiarse a uno mismo que cambiar a los demás. Además, nuestro
esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir de motivador para que otros
empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa manera podremos llegar a agilizar los
procesos que antes nos hacían dedicar muchas horas de nuestro tiempo.
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7.
Cómo completar todos tus objetivos
Primera parte)
Nuestra agenda laboral está llena de objetivos que nos habíamos propuesta, pero
que por alguna razón u otra jamás hemos llegado a realizar.
Define tu objetivo
Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuación y sin plan de actuación, no
puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy totalmente
reactivo. Crea un objetivoSMART:
● S: Específico: Haz un enunciado claro, divídelo en fases.
● M: Medible: ¿Cuánto tiempo voy a invertir y durante cuánto tiempo?
● A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formación,
presupuesto…)
● R: Realista: Da un paso adelante, y piensa qué podrías llegar a lograr si te lo
propusieras. No confundas realista con ser “pesimista” o con “escapar” de lasituación.
● T: Delimitado en el Tiempo: Marca fechas y apunta los objetivos en tu agenda
laboral
para no olvidarte.
Project
: define las tareas necesarias para llegar a tu objetivo y qué logros
intermedios tienes que ir consiguiendo. Ponles luego fecha. Cualquier trabajo puede
ser enfocado como un proyecto, si nos lo tomamos verdaderamente como un reto y
reflexionamos sobre nuestra razón de ser en la organización.
Empieza a Priorizar
Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es cuando no
paramos de tener urgencias.
Las urgencias nacen de la desatención de lo Importante, por tanto, si voy a lo
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Importante, con un 20% de esfuerzo, conseguiré un 80% de resultados!! Y el nivel de
urgencias, se reducirá.¿Cómo saber si la tarea es Urgente o es Importante?
● Pregúntate ¿PARA QUÉ hay que hacer esta tarea? La respuesta te dirá si es
importante o si es urgente.
● Pregúntate ¿POR QUÉ hay que hacerla? La respuesta te dirá lo prioritario que
es su ejecución.
¿Qué hace que nos dediquemos a las tareas urgentes de manera indiscriminada?:
Que generalmente, se pueden solucionar de manera más sencilla.
Requieren además nuestra atención inmediata porque suelen tener un carácter
impositivo; pero no solo eso, además, pueden llegar a generarnos dependencia y la
“ilusión de ser imprescindibles” para solucionar asuntos.
Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy urgente
para alguien y que después, hasta al cabo de varios días, la otra persona ni se lo ha
mirado…. ¿era realmente urgente? ¿e importante?
Por ello quítate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el día) y controla si
tienes tendencia pirómana, que es la necesidad de solucionar asuntos para sentirte
imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema. Es un problema desde el
momento en que interfiere en tus objetivos finales y se convierte en tu medio de
relación.
Se asertivo
El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por tanto, si
no haces esta reflexión, difícilmente podrás cambiar nada.
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¿Qué razón puede haber detrás de la dificultad en decir NO?:
Por ejemplo Miedo
a lasconsecuencias
de serjuzgado
yrechazado
porque la otra
persona no entienda tus razones oMiedo
a perder tuimagen
(quieres ser unapersona apreciada por encima de todo) entre otras razones.
¿Cuáles son las consecuencias de no saber decir NO?:
● Carga de trabajo aumenta constantemente
● El planificar se convierte en algo realmente difícil ya que no paran de llegar
cosas nuevas (marrones generalmente), por lo que es imposible tener
organizada tu agenda laboral.
● Los plazos comienzan a incumplirse (por no poder planificar)
● La imagen interna que uno se genera de sí mismo: imagen negativa por tener
la sensación de que se deja avasallar.
● La falta de asertividad, genera mucha frustración y rabia y sensación de ser
manipulado.
● La comunicación con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona
a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.
● Comienzan a surgir los malentendidos y las distancias.
● Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cómo ha llegado hasta ahí.
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