Centros de Integración Juvenil, A.C.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN
CODIGO: OR-SCAP-A6
ÍNDICE
PÁG.
INTRODUCCIÓN
1
OBJETIVO
2
REFERENCIAS
2
UBICACIÓN ESTRUCTURAL
3
ORGANIGRAMA DE PUESTOS
4
FUNCIONES GENERALES
5
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Subdirector/a de Capacitación
7
Secretaria
10
Auxiliar de Servicios Generales 13
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Marzo 2019 Marzo 2019 U: DIR.INV./SUB.CAP.
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INTRODUCCIÓN
El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma
ordenada y sistemática información específica de la Subdirección de Capacitación
de Centros de Integración Juvenil, A.C., respecto a su objetivo, ubicación,
estructura interna y funciones.
Este Manual de Organización se elaboró con el objeto de ser utilizado como un
medio de orientación para las personas que integran el área y como un instrumento
de capacitación para aquellos que se incorporen a la Subdirección.
Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal de la
Subdirección de Capacitación, en el desempeño de sus actividades, definiendo en
términos generales, la relación que guarda con sus diferentes áreas, así como sus
respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad.
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OBJETIVO
Planear, coordinar, supervisar y evaluar el Programa de Enseñanza dirigido al personal
operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos afines, con objeto
de coadyuvar en su desempeño en la prevención, tratamiento, rehabilitación e investigación de
las adicciones, así como supervisar la integración y actualización del acervo bibliográfico,
hemerográfico y documental, tanto de publicaciones impresas como electrónicas
especializadas en el tema.
REFERENCIAS
- Ley General de Responsabilidades Administrativas.
- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley Federal del Trabajo.
- Presupuesto de Egresos de la Federación.
- Contrato Colectivo de Trabajo.
- Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.
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UBICACIÓN ESTRUCTURAL
DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
ADJUNTA
NORMATIVA
SUBDIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN
DEPARTAMENTO DE
INVESTIGACIÓN
CLÍNICA Y
EPIDEMIOLÓGICA
DEPARTAMENTO DE
INVESTIGACIÓN
PSICOSOCIAL Y
DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN Y
ENSEÑANZA
SUBDIRECCIÓN DE
CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIÓN
PRESENCIAL
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIÓN A
DISTANCIA
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ORGANI GRAMA DE PUESTOS
SUBDIRECTOR/A DE
CAPACITACIÓN
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIÓN
PRESENCIAL
AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES SECRETARIA
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
CAPACITACIÓN A
DISTANCIA
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTIFICA
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FUNCIONES GENERALES
Definir y aplicar los lineamientos normativos, metodológicos y administrativos para la
elaboración del Programa de Enseñanza, de acuerdo a lo establecido en el sector salud y a las
necesidades de las áreas usuarias y prioridades de la Institución.
Diseñar, proponer y organizar el Programa de Enseñanza considerando el cumplimiento de
políticas, normas y procedimientos que favorezcan la enseñanza y capacitación del personal
operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos.
Supervisar la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación para el personal de
las áreas operativas.
Coordinar y registrar la ejecución de los programas y proyectos educativos, con el fin de
retroalimentar los mismos y garantizar los resultados de su aplicación.
Establecer contacto con organismos externos para promover y apoyar la labor de la Institución,
en materia de enseñanza y capacitación, y colaborar con las mismas en la organización de
cursos, diplomados y posgrados referentes a la prevención, tratamiento e investigación del
consumo de sustancias.
Verificar la adquisición y sistematización del material bibliográfico que se considere relevante
para apoyar el quehacer de la Institución, en coordinación con las diferentes áreas que integran
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Supervisar la calidad, accesibilidad y vigencia de la colección del acervo del Centro de
Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, y de la Biblioteca Virtual,
verificando el descarte de documentos obsoletos.
Supervisar la promoción y difusión de los servicios que proporciona la Institución, mediante la
Biblioteca Virtual en Adicciones y los proyectos de enseñanza, a través de la participación en
eventos académicos, eventos de salud y ferias del libro.
Supervisar la clasificación los archivos de trámite de la subdirección, para su control y
resguardo, con base a los lineamientos establecidos por la Ley General de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, el Archivo General de la Nación, y demás aplicables, e
informar con la periodicidad establecida de esta clasificación, a la Coordinación de Archivos.
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Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le
requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus
áreas de trabajo como resultado de su operación
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Nombre del puesto: SUBDIRECTOR/A DE CAPACITACIÓN
Objetivo: Planear, coordinar y supervisar el desarrollo del Programa de
Enseñanza dirigido al personal operativo y normativo de la
Institución y profesionales externos, así como supervisar la
conformación del acervo bibliográfico, hemerográfico y documental,
tanto de publicaciones impresas como electrónicas especializadas en
el tema, definiendo los lineamientos generales y vigilando el
cumplimiento de la normatividad establecida en la Institución.
Ubicación: Dirección General
Dirección General Adjunta Normativa
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Jefe Inmediato: Director/a de Investigación y Enseñanza
Personal a su cargo: Secretaria
Auxiliar de Servicios Generales
Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial
Jefe/a del Departamento de Capacitación a Distancia
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
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Funciones del puesto
1. Elaborar de forma anual y conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de
Capacitación Presencial y Capacitación a Distancia los programas de Enseñanza para el
personal operativo y normativo de la Institución.
2. Coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de Trabajo (PAT) de la
Subdirección.
3. Coordinar las actividades para la capacitación y actualización del personal operativo y
normativo, así como la asistencia a cursos del personal administrativo, y establecer las normas
y políticas de apoyo presupuestal y logístico al programa de enseñanza y capacitación con las
áreas correspondientes.
4. Establecer y coordinar conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de Capacitación
Presencial y Capacitación a Distancia el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación del
personal operativo.
5. Analizar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos del Programa de Enseñanza.
6. Establecer acuerdos con instituciones y organismos externos que contribuyan al desarrollo e
implementación de proyectos de enseñanza, como universidades, instituciones de gobierno,
ONG´s, etc.
7. Colaborar con instituciones educativas en la organización de eventos en los que se difundan las
publicaciones de CIJ, la Biblioteca Especializada en Adicciones, y la Biblioteca Virtual.
8. Participar en publicaciones, conferencias, entrevistas y cursos para difundir los objetivos de la
Institución, sus alcances y resultados, particularmente en el área de Enseñanza.
9. Supervisar la elaboración de escritos teóricos, técnicos y metodológicos, que sirvan de base al
desarrollo del programa de capacitación y enseñanza, así como artículos de difusión de las
actividades que se realizan en el área para ser publicados en diversos documentos
institucionales.
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10. Realizar reuniones con los integrantes de los Departamentos de Capacitación Presencial,
Capacitación a Distancia y Documentación Científica para revisar y homogeneizar conceptos y
criterios de aplicación de los proyectos normativos, así como de seguimiento técnico,
administrativo y de definición de actividades.
11. Supervisar el registro de todas las actividades de enseñanza a las que asiste el personal de la
Institución, así como las que organiza el área dirigidas al personal interno y externo.
12. Coordinar la operación del Centro de Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de
los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, el Centro de Capacitación y
la Biblioteca Virtual.
13. Fomentar y vigilar la actualización constante del acervo del Centro de Documentación
Científica, de las Bibliotecas Básicas de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, el Centro de Capacitación y la Biblioteca Virtual.
14. Promover y mantener contactos de intercambio de material informativo en materia de
farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo, con instituciones nacionales y extranjeras,
afines al quehacer institucional.
15. Supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la Subdirección, con base en los
lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad
establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.
16. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la
ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el
área.
17. Coordinar las acciones necesarias para que el personal a su cargo, implemente los
mecanismos de detección y control de riesgos en la realización de las funciones asignadas a su
puesto.
18. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el
adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el
objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco
normativo al que deberá sujetarse la Institución
19. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su
Jefe/a Inmediato.
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Nombre del puesto: S E C R E T A R I A *
Objetivo: Transcribir y/o capturar información, atender llamadas telefónicas,
archivar, clasificar, llevar el control y resguardo de los archivos de
trámite que se generen en el área y dar seguimiento al mismo, a fin de
proporcionar el apoyo secretarial requerido.
Ubicación: Dirección General
Dirección General Adjunta Normativa
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación
Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.
*Brinda el apoyo secretarial requerido a los Jefes/as de los Departamentos de Capacitación
Presencial y Capacitación a Distancia.
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Funciones del puesto
1. Transcribir o capturar oficios y diversa documentación que se genere en la Subdirección, o le
sea solicitada.
2. Atender las llamadas telefónicas que se reciben en la Subdirección y Departamentos, así como
tomar los recados correspondientes.
3. Realizar la transmisión, recepción y control de la información que se atiende o es solicitada a
través de cualquier medio.
4. Recibir, registrar y enviar con toda oportunidad la correspondencia interna y externa del área,
así como turnarla al/la Subdirector/a para sus instrucciones.
5. Obtener las fotocopias de los documentos que le sean solicitados para el soporte de la
información.
6. Detectar las necesidades de papelería del área, solicitarla al almacén, recibirla, controlarla y
distribuirla.
7. Vigilar e informar al área correspondiente, el estado del equipo de oficina, para su
mantenimiento.
8. Abrir y controlar los expedientes necesarios para el archivo de la Subdirección, así como
mantener su organización en orden para el buen funcionamiento de la misma
9. Controlar y registrar el uso del servicio y acondicionamiento de las instalaciones para fines de
capacitación.
10. Llevar el control y registro de la caja chica para solventar los gastos necesarios de la
Subdirección de Capacitación.
11. Participar en la supervisión periódica de la limpieza de las instalaciones.
12. Clasificar, resguardar y dar seguimiento a los archivos de trámite del área, con base en los
lineamientos establecidos para el efecto e informar dentro del período establecido, la
clasificación a la Coordinación de Archivos, así como a su jefe/a inmediato.
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13. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su
jefe/a inmediato.
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Nombre del puesto: AU X I L I A R D E SE R V I C I O S GE N E R A L E S
Objetivo: Mantener en buen estado y limpias las instalaciones del Centro de
Capacitación, para que el personal que ahí labora y el que acude a
capacitarse, desarrolle sus actividades en un ambiente adecuado.
Ubicación: Dirección General
Dirección General Adjunta Normativa
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación
Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.
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Funciones del puesto:
1. Limpiar los escritorios, mesas, sillas, cuadros, escaleras, extintores, pasillos, gavetas, puertas,
ventanas, persianas, pisos, descansos de escaleras, alfombras, cubículos, baños y demás
mobiliario de la unidad de trabajo.
2. Lavar paredes, baños y muebles que se encuentran dentro de los mismos (WC, mingitorios,
lavabos, espejos, puertas, botes de basura, lámparas, percheros, cancelería, porta rollos,
extractores y surtidores de jabón, etc.).
3. Acondicionar los espacios para los eventos que se lleven a cabo en el Centro de Capacitación.
4. Solicitar los insumos necesarios para desarrollar sus actividades.
5. Barrer azoteas, estacionamiento, banquetas, patios, jardineras y sótanos.
6. Suministrar diariamente papel y jabón para manos en los baños.
7. Mantener limpias y cuidadas las plantas (macetas y colgantes) del área de trabajo, podando,
regando y eliminando las hojas secas.
8. Preparar diariamente el café, para el consumo del personal institucional, entregar, recoger y
lavar las tazas, cafetera y equipo asignado para el mismo.
9. Apoyar en el manejo de vehículo institucional cuando sea necesario.
10. Apoyar con el servicio de café en eventos especiales.
11. Lavar los enfriadores y calentadores de agua, suministrar agua a los garrafones y conos de
papel en caso de ser necesario.
12. Mantener limpia el área de cafetería, incluyendo el refrigerador y hornos de microondas.
13. Apoyar en el servicio de mensajería cuando sea necesario para entregar la correspondencia de
la Subdirección de Capacitación.
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14. Cambiar balastras, focos y realizar mantenimientos menores al inmueble.
15. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por el/la
Subdirector/a.
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