Capacitación en implementación del sistema SQF
El proceso de certificación SQF
Sección 3: Descripción general
Definir certificación y acreditación Revisar el proceso de certificación Describir el proceso de auditoría, que incluye
• Alcance de la auditoría• Duración de la auditoría• Auditorías basadas en archivos (documental) y en sitio (Producción)
Definir no conformidades Describir el puntaje y la calificación de la auditoría Describir el proceso para otorgar y mantener la certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Definiciones
Certificación es la emisión de un certificado de registro a un proveedor por parte de un organismo de certificación después de haber completado satisfactoriamente una auditoría de certificación o de recertificación. • Un organismo de certificación certifica a un proveedor
Acreditación es la verificación por parte de un organismo de acreditación de un organismo de certificación que confirma que cumplen, y continúan cumpliendo, los requisitos establecidos por el Instituto SQF. • Un organismo de acreditación acredita a un organismo de
certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Proceso de gestión del programa SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Autoriza Capacita
Acr
edita
Certifican
Auditan
El proceso de certificación SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Selección de un organismo de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Selección del organismo de certificación
El proceso de certificación comienza con la selección de un organismo de certificación
Los organismos de certificación están autorizados por el Instituto SQF para realizar auditorías SQF y emitir el certificado de registro SQF
Un proveedor puede optar por cambiar su organismo de certificación (OC) (Certification Body, CB) después de completar un ciclo de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Selección del organismo de certificación (continuación)
El acuerdo entre un OC y un proveedor debe incluir, como mínimo, lo siguiente:• Alcance de la auditoría• Plazo de la auditoría• Estructura de honorarios• Condiciones para emitir, revocar o suspender una
certificación• Procedimientos de apelaciones, quejas y disputas
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Identificación del alcance de la certificación
La certificación SQF es específica de las instalaciones y del producto
El alcance de la certificación describe las categorías y los productos del sector alimentario elegidos del proveedor
El alcance de la certificación es parte del certificado de registro
Los productos producidos o manipulados en las instalaciones que no se describen en el alcance de la certificación no aparecerán en el certificado de registro y no pueden promoverse como certificados
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Cambio del alcance de la certificación
Los cambios realizados al alcance de la certificación se deben presentar por escrito ante el organismo de certificación
El OC determinará si se puede emitir un nuevo certificado, según el nivel de riesgo del producto y de los procesos existentes
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Notificación al OC acerca de los eventos de negocios
Lo siguiente, a menudo se describe en el acuerdo del OC y los proveedores deben notificarlo a su OC:• En caso de una retirada del producto, también debe
notificar al Instituto SQF• Si se producen cambios de propietario del negocio• Si se reubican las instalaciones del negocio
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Procedimientos de quejas, apelaciones y disputas del organismo de certificación
El organismo de certificación debe describir y poner a disposición del proveedor su procedimiento para manejar y resolver las apelaciones, quejas y disputas presentadas por el proveedor
El OC debe resolver todas las quejas sin demora y llevar registro de las quejas y sus resoluciónes.
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Conflicto de interés
El organismo de certificación debe asegurase de que toda actividad de certificación se controle independientemente de cualquier actividad de consultoría
Los auditores no auditarán en ninguna parte donde hayan servido como consultores de un proveedor durante los últimos dos años
No debe haber conflicto de interés entre ninguna actividad de capacitación, consultoría o auditoría entre empleados del organismo de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
La decisión de certificación
La decisión de certificación es presentada por el organismo de certificación
El OC evalúa si la auditoría realizada por su auditor es exhaustiva, si se han cumplido todos los requisitos y si el informe de la auditoría está completo
Al proveedor que alcance como mínimo una calificación “Complies” (Cumple) se le emitirá un certificado de registro con el nombre del OC y el número de acreditación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Selección del auditor SQF por parte del organismo de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Trabajo en equipo
El proveedor y el auditor SQF deben trabajar juntos para que una auditoría SQF tenga éxito
El auditor SQF
Contratado para auditar el sistema SQF de un proveedor en representación del organismo de certificación
Registrado ante el Instituto SQF Designado por categoría del sector alimentario Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación del auditor después de 3 ciclos de
auditoría
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Función del auditor
Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el sistema SQF producirá y entregará alimentos inocuos y de calidad
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Uso de un experto técnico
Se puede usar para asistir a un auditor SQF• Para procesos altamente técnicos• Para auditorías o procesos fuera del área de
especialización del auditor• Para auditorías de alto riesgo
Se debe notificar al proveedor acerca del uso de un experto técnico antes de la auditoría
Las calificaciones de un experto técnico deben ser verificadas por el Instituto SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Idioma (Traducción)
Se debe contar con un traductor para asistir en la comunicación efectiva durante el proceso de auditoría
El traductor:• Debe ser ofrecido por el organismo de certificación• Debe tener conocimiento de términos técnicos pertinentes• Debe ser independiente del proveedor auditado
Antes de la auditoría se notificará al proveedor sobre el uso de un traductor
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
La auditoría de certificación SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Tres tipos de auditorías
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Auditoría interna
Auditorías realizadas por la planta misma (el “interesado”)
También llamadas:• Auditorías “en la empresa”• Auditorías de “nosotros sobre nosotros mismos”
Obligatoria según la Sección 2.5.7 del código SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Auditoría del cliente o su representante
Auditorías realizadas por un cliente o su representante
Auditoría externa También llamada “ellos sobre nosotros o de
segunda parte” A menudo realizada
• Por el cliente de un proveedor o su representante• Como auditoría de consultoría
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
La auditoría de un “tercero”
Auditoría externa Desde el punto de vista del proveedor:
• Auditoría de “ellos sobre nosotros”
Las auditorías SQF de revisión de documentación, certificación, recertificación e inspección son todas externas
Las auditorías SQF son realizadas por auditores SQF registrados que trabajan para organismos de certificación acreditados y autorizados
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
La auditoría SQF
Se trata de un examen sistemático e independiente del Sistema SQF de un proveedor realizado por un auditor SQF para determinar:• El compromiso del proveedor de implementar y mantener el
sistema SQF• Si se llevan a cabo actividades de inocuidad de alimentos,
higiene y gestión de la calidad de conformidad con la documentación del sistema del cliente, los requisitos del cliente y las regulaciones y los requisitos del código SQF
Para verificar si el sistema SQF está implementado efectivamente
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Identificar el alcance de la auditoría
Cubre el nivel de certificación requerido, las categorías y productos del sector alimentario que aparecen en el alcance de la certificación de las instalaciones.
Cubre todos los procesos para el producto identificado, desde la recepción hasta el producto terminado
El alcance de la auditoría no se puede cambiar una vez que esta ha comenzado
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Duración de la auditoría
Es una estimación del tiempo de la auditoría basada en archivos (documentos) y la planta (sitio)
Según el alcance de la auditoría, la complejidad del producto, los procesos, el sistema y la facilidad de las comunicaciones y de la cooperación con el personal de la planta
El organismo de certificación también estimará el tiempo necesario para planificar, viajar, redactar informes y cerrar la auditoría
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Guía de duración de la auditoría
Estándar Duración básica (días)
Nivel SQF 1 ½ día
Nivel SQF 2 1 día
Nivel SQF 3 1 día
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Estándar Duración básica (días)
Nivel SQF 1 1 día
Nivel SQF 2 1½ días
Nivel SQF 3 2 días
Tabla de duración de la auditoría basada en archivos (documentos)
Tabla de duración de la auditoría basada en la planta (sitio)
Partes de la auditoría de certificación
Auditoría basada en archivos/revisión de documentación
Auditoría en las instalaciones (planta/sitio) Informe de auditoría que cubre los hallazgos de
ambas revisiones
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
La auditoría basada en archivos/revisión de documentación
Una revisión de la documentación del sistema SQF del proveedor y de hecho, del propio sistema
Primera etapa de la auditoría de certificación Asegura que el Sistema y la documentación del
Sistema cumplan sustancialmente con los requisitos del código SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Auditoría basada en la planta
Proceso típico:• Celebración de una reunión de entrada• Realización de la auditoría• Revisión de los hallazgos• Celebración de una reunión de salida
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Elementos del sistema
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
El informe de auditoría
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
El informe de auditoría
Información objetiva basada en los hallazgos del auditor durante la auditoría
Dentro de los 10 días calendarios desde la última auditoría se entrega al proveedor una copia electrónica del informe de auditoría
El cliente del proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
No conformidades
No conformidades es el término que se utiliza cuando se detectan desviaciones del Código durante la auditoría
Las no conformidades son pruebas descubiertas durante una auditoría de que ciertas medidas o condiciones no son lo que deberían ser
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
No conformidad menor
Una ausencia o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias. Si no se controla, puede conducir a un riesgo en la calidad e inocuidad de alimentos, pero probablemente no causará una falla de los elementos del sistema
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
No conformidad mayor
Omisión o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la inocuidad o calidad alimentaria y probablemente cause una falla de los elementos del sistema
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
No conformidad crítica
Solo se puede emitir una no conformidad crítica para inocuidad de alimentos
Incluye, entre otras cosas:• Una falla de los controles en un punto de control
crítico, un programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y que se considera que puede causar un riesgo significativo para la salud pública, y/o en casos de adulteración de productos
• Falsificación de registros relacionados con los controles de inocuidad de alimentos y el sistema SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Oportunidad de Mejora (Opportunity for Improvement, OIP)
Puede que la planta cumpla con la definición del estándar, pero no lleva a cabo las “mejores prácticas” de la industria• Ejemplos: • Una planta grande con una operación compleja tiene un solo
practicante SQF • Un refrigerador de una planta tiene un termómetro digital cuya
temperatura se toma manualmente, todos los días, cerca de la unidad de condensación, lejos de la puerta principal y dentro del depósito principal. Para los depósitos, se considera una mejor práctica usar un termómetro registrador
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Acciones correctivas: menores
Identificadas por el proveedor y acordadas con el auditor
Una no conformidad menor se debe corregir, verificar y resolver dentro de los 30 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta• El OC puede otorgar prórrogas cuando no haya una
amenaza inmediata para la inocuidad y calidad del producto, y se inician métodos de control alternativos temporales
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Acciones correctivas: mayores
Una no conformidad importante se debe corregir, y su medida correctiva se debe verificar y resolver dentro de los 14 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta.
En aquellas circunstancias en las cuales suceda lo siguiente:• Un cambio estructural; o
• la no conformidad importante no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales; o
• cuando no exista una amenaza inmediata para la inocuidad o la calidad del producto, este período se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la acción correctiva sea aceptable para el organismo de certificación.
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Acciones correctivas: críticas
Una no conformidad crítica descubierta durante una auditoría de certificación deriva en una falla automática
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Acciones correctivas
Hay cuatro pasos para crear una Acción correctiva:• 1 – Determinar cualquier acción inmediata requerida• 2 – Determinar la causa del problema• 3 – Evaluar la acción necesaria para abordar la causa
identificada• 4 – Documentar la acción tomada y los resultados de
esta
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Puntaje de la auditoría
0 El aspecto cumple con los criterios
1 No conformidad menor
10 No conformidad mayor
50 No conformidad crítica
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Calificación de la auditoría
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Puntaje Calificación Certificación Frecuencia de las auditorías
96-100 E – Excellent (Excelente)
Se emite el certificado Auditoría de recertificación a los 12 meses
86-95 G – Good (Bueno)
Se emite el certificado Auditoría de recertificación a los 12 meses
70-85 C – Complies (Cumple)
Se emite el certificado Auditoría de inspección a los 6 meses
0-69 F – Fails to comply (No cumple)
No se emite el certificado
Se considera que no ha pasado la auditoría SQF
Incumplimiento
Se considera que el proveedor no ha pasado la auditoría SQF cuando recibe una calificación “F – Failure to comply” (No cumple) en la auditoría de certificación
El proveedor debe solicitar una nueva auditoría basada en la planta
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Otorgamiento de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Otorgamiento de certificación
Se otorga certificación a los proveedores que alcancen las siguientes calificaciones:• E – Excellent (Excelente)• G – Good (Bueno)• C – Complies (Cumple)
La certificación se debe otorgar dentro de los 45 días después de la auditoría en la planta (sitio)
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Certificado de registro
El certificado de registro otorgado incluirá:• El nombre, la dirección y el logotipo del organismo de
certificación• El logotipo del organismo de acreditación y el número
de acreditación del organismo de certificación• La edición del Código según el cual se certificó al
proveedor• El nivel de certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Certificado de registro (continuación)
El certificado de registro otorgado también incluirá:• El alcance del registro, incluidos los productos y las
categorías del sector alimentario• La fechas del último día de la auditoría, de la
siguiente auditoria, de emisión y de vencimiento• Las firmas de la oficina autorizada y del funcionario
emisor• El logotipo y marca de calidad de la certificación SQF
(nivel 3)
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Logotipo de calidad de la certificación SQF
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Mantenimiento de la certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Mantener la certificación
Para mantener la certificación SQF• Obtener una calificación “C” o superior en las
auditorías subsiguientes• Realizar las auditorías de certificación o de
recertificación a tiempo• No recibir no conformidades críticas en las auditorías
subsiguientes• Corregir todas las no conformidades menores y
mayores dentro de los plazos especificados
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Auditoría de inspección
Los proveedores que reciban una calificación “C – Complies” (Cumple) en su última auditoría deben someterse a una auditoría de inspección
Estas auditorías verifican lo siguiente:• La efectividad de las acciones correctivas
• Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado
• El cumplimiento del código SQF
• Que los controles críticos sigan siendo efectivos
Además, la auditoría de inspección contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Auditoría de recertificación
Una auditoría del sistema SQF de un proveedor dentro de los 30 días de haberse cumplido el año de la certificación
Estas auditorías verifican lo siguiente:• La efectividad de las medidas correctivas
• Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado
• El cumplimiento del código SQF
• Que los controles críticos sigan siendo efectivos
La auditoría de recertificación contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Variaciones del proceso de recertificación
Los requisitos de una auditoría de recertificación se parecen a los de la auditoría de certificación inicial, con las siguientes excepciones:• Se realizará una auditoría integrada basada en archivos en sitio y la
instalación
• El certificado del proveedor será inmediatamente suspendido si la auditoría de recertificación no se realiza dentro del plazo especificado
• Una calificación “F – Fails to comply” (No cumple) durante el proceso de recertificación derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor
No resolver las no conformidades dentro del marco de tiempo acordado derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Suspensión de la certificación
El certificado de registro se suspenderá si un proveedor recibe una calificación “F” (No cumple) en la auditoría o si no toma acciones correctivas en el plazo acordado
Como respuesta a una suspensión, el proveedor debe presentar un plan de acciones correctivas dentro de las siguientes 48 horas
El organismo de certificación verificará la implementación del plan de acciones correctivas a los 30 días y 6 meses después de la suspensión
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Revocación de la certificación
El certificado de registro puede ser revocado si el proveedor:• No presenta o no implementa un plan de acciones
correctivas en respuesta a una suspensión
• Falsifica los registros
• Designa un tercero a cargo de sus activos
• Utiliza el logotipo SQF mientras está suspendido
• Usa el logotipo SQF de manera indebida
Un proveedor a quien se le ha revocado el certificado de registro debe solicitar una nueva certificación
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
El proceso de certificación SQF: resumen
© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Top Related