Como evaluar un evento y una exposición

Contar con una metodología para hacer una evaluación integral de cualquier evento, es un elemento de gran utilidad para los organizadores. Ya que permite evaluar de manera integral y con un criterio sistemático a:

Los integrantesLas actividades

Los procesos de organización

Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador

Detectar las debilidades y preparar un plan estratégico para el mejor desarrollo del evento.

La importancia de esta evaluación radica en que se proyecta una revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones, lo que permite definir las áreas criticas que afectan el desarrollo exitoso de los eventos.

Es aplicable en cualquier tipo y tamaño de evento, ya sea de carácter social, privado o público.

Puede contribuir también para establecer un cambio de modelos administrativos y plantear nuevas estrategias y ajustar estructural organizacionales.

Un sistema de medición de rendimiento, se basa en la planificación y el diseño de los diferentes indicadores

Método de evaluar antes, durante y después del evento

Factores principales para evaluar

Si se alcanzo el objetivo general

Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron

Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad

Si los resultados obtenidos eran los esperados

IndicadoresAlgunos de los indicadores que se pueden utilizar para

medir el resultado del evento son:

Participantes esperados vs asistencia real Expositores esperados vs expositores inscritos Cuotas cobradas vs cuotas presupuestadas Ventas de módulos real vs ventas de módulos

pronosticadas ponentes esperados vs ponentes que asistieron Iniciación en horarios programas vs retrasos Gastos esperados vs gastos reales Ingresos presupuestados vs ingresos reales Utilidades esperadas vs utilidades reales Participantes satisfechos vs participantes no satisfechos

Se puede utilizar un cuestionario para que los participantes evalúen el evento y poder conocer su punto de vista

Los resultados que se pueden esperarse una evaluación es poder efectuar con detenimiento un análisis estructurado del comité organizados y de los resultados, para diseñar una estrategia que facilite el logro de los objetivos y metas planeadas

Evaluación personalSe deben de evaluar al coordinadores general y sus

colaboradores con un cuestionario

¿He sido un buen coordinador? ¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados? ¿Trabaje organizadamente y utilice correctamente

los papeles de trabajo? ¿Las actividades se iniciaron en los horarios

previstos? ¿Qué es lo que menos me gusto del evento? ¿Qué es lo que mas me gusto del evento? ¿Mis colaboradores fueron eficientes y

entregados? ¿Me gustaría volver a coordinar un evento?

Factores para evaluar ponencias

Es necesario evaluar con un método que permita, con imparcialidad , seleccionar las mejores

ponencias

• Evaluar la exposición durante y después de su realización

La evaluación se efectúa desde el primer día de la exhibición y continua aun después de finalizada.

• La evaluación debe ser un proceso a corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficios son de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.

• Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven acabo resulten lo mas redituables

Las personas mas indicadas para evaluar la participación en una exposición o feria son:

• El director del modulo que conoce los problemas, avances y resultados que tuvieron.

• El encargado de mercadotecnia dela empresa que conoce los resultados por clientes y productos

* El estado de ánimo. * Los resultados obtenidos.* Qué tipo de asistentes participaron.* Impresión de éxito o fracaso.* La calidad en la atención en los módulos y de los organizadores.* La calidad y funcionalidad del montaje de los salones.

Aspectos que se pueden evaluar son:

* Los resultados en comparación con exposiciones anteriores.* El desempeño del personal de la empresa* Información de mercado recibida durante la feria.* Logros alcanzados con relación a los objetivos planteados.* Efectividad de la participación misma.

Evaluación del área de ventas:• Cantidad y calidad de contratos.

• Clientes potenciales.

• Ventas concretadas.

• Ventas y mercado a largo plazo.