ContenidoI
Iniciar Avirato PMS (11)
Poner en marcha Avirato PMS (12)
CONFIGURACIÓN (13)
1.Hotel (13)
2. Habitaciones y salas (15)
2.1. Categorías Habitaciones (15)
- Añadir una categoría (18)
- Eliminar una categoría (19)
2.2. Rack de habitaciones (20)
- Ordenar las habitaciones (20)
- Añadir una habitación (21)
- Eliminar una habitación (22)
2.3. Rack de salones (22)
- Agregar una sala (22)
- Eliminar un salón (24)
3.Tarifas y temporadas (26)
3.1 Temporadas y precios especiales (26)
- Leyenda del calendario de temporadas (27)
- Establecer temporadas en el calendario (27)
- Ver precio diario (32)
- Para borrar un precio diario (32)
3.2. Listado de precios (32)
3.3. Tarifas (34)
- Uso de las teclas rápidas del teclado en la tabla modificable
de tarifas (38)
3.4. Costes adicionales (39)
3.4.1. Costes Fijos (39)
3.4.2. Camas adicionales (40)
3.4.3. Tasa turística – Tasa fija adicional (40)
3.5. Restricciones online (41)
3.5.1. Bloqueo habitaciones (41)
- Añadir un bloqueo (42)
- Eliminar un bloqueo (44)
3.5.2. Calendario Estancias Mínimas (45)
- Añadir una estancia mínima (45)
- Modificar una estancia mínima (47)
- Eliminar una estancia mínima (48)
4. Descuentos y promociones (49)
4.1. Descuentos (49)
- Descuento por larga estancia (49)
- Descuento por número de habitaciones (49)
- Precio en función de la ocupación (50)
- Early Booking (50)
- General (50)
4.2. Códigos de descuento (51)
- Añadir un código de descuento (51)
- Modificar un código de descuento (52)
- Eliminar un código de descuento (53)
5. Extras habitaciones (54)
- Eliminar un extra (56)
6. Cargos predefinidos (57)
- Añadir un cargo predefinido (57)
- Modificación de un cargo predefinido (59)
- Eliminar un cargo predefinido (60)
7. Motor de reservas (61)
7.1. Configuración (61)
7.1.1. Opciones Booking Online (61)
7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager (62)
7.1.3. Texto legal Reservas Online (62)
7.1.4. Tarifas (62)
7.1.5. Release (63)
7.2. Apariencia (63)
7.3. Tarifas motor de reservas (66)
8. Operadores y canales (67)
8.1. Resumen (66)
8.2. Canales propio (67)
8.2.1. Información general (67)
8.2.2. Reservas operador (68)
8.2.3. Facturación. (69)
8.2.4. Observaciones. (69)
- Crear un operador (70)
- Eliminar un operador (72)
8.3. Canales Channel Manager (73)
8.3.1. Estado Sincronización (73)
- Resincronizar (73)
- Actualización datos channel manager (76)
8.3.2. Bloqueo por tipo de habitación (76)
- Eliminar un bloqueo por tipo de habitación (78)
8.3.3. Restricción de disponibilidad (79)
- Añadir una restricción de disponibilidad (79)
- Eliminar una restricción de disponibilidad (81)
8.3.4. Sincronización iCal (82)
9. Facturación (84)
9.1. Diseño Factura (84)
9.1.1. Datos (84)
9.1.2. Márgenes (86)
9.2. Formatos (87)
9.2.1. Factura (87)
- Asignar un número desasignado (88)
9.2.2. Factura serie 2 (89)
9.2.3. Proforma (90)
9.2.4.Albarán (91)
9.2.5. Abono (92)
9.3. Impuestos (93)
9.3.1. Impuestos Activos (93)
9.3.2. Impuestos predeterminados (94)
9.4. Tarjetas (95)
10. Usuarios y Seguridad (96)
10.1. Crear un usuario (96)
- Modificar un usuario (98)
- Eliminar usuario (98)
11. Integraciones Avirato (99)
11.1. Módulo Móvil (99)
11.2. Lectores de documentos (99)
- Activación del Lector de documentos profesional (99)
12. Hospederías e INE (101)
12.1. Hospederías (101)
12.2. Estadísticas, INE, EUSTAT, Turismo (102)
- Enviar parte INE (103)
- Restringir envíos INE (105)
13. Contratos clientes (106)
- Añadir un contrato como plantilla (106)
- Eliminar un contrato (107)
14. Multipropiedad (108)
- Añadir una propiedad (108)
- Eliminar una propiedad (109)
15. Opciones (110)
15.1. Correo electrónico (110)
15.1.1. Configuración correo (110)
- Alertas (110)
15.1.2. Mail confirmación reserva (111)
15.1.3. Mail recordatorio reserva (114)
15.1.4. Mail agradecimiento reserva (116)
15.2. Planning (117)
15.3. Hoja de registro de viajeros (120)
PLANNING (121)
16. Hacer una reserva (122)
- ¿Cómo hacer una reserva de grupo desde planning? (124)
- ¿Cómo hacer reservas por horas? (125)
- Información de las reservas (126)
- Borrar una reserva (127)
- Desasignar una habitación – Habitaciones desasignadas (128)
- Habitaciones sin asignar por overbooking (130)
- Cambiar de habitación una reserva (131)
- Duplicar reserva (134)
- Colores de las reservas (135)
- Cambiar el color de una reserva (136)
- Leyenda de las reservas (137)
- Estado de las habitaciones (138)
- Colores del estado de habitación (139)
- Leyenda planning (139)
- Habitaciones disponibles (140)
- Filtros planning (140)
EVENTOS (142)
RESERVAS (143)
17. Datos Reserva (144)
17.1. Datos reserva (144)
17.1.1. Datos cliente (147)
17.1.2. Extras reservas (148)
17.1.3. Contratos (149)
17.1.4. Tarjetas crédito (149)
17.1.5. Observaciones (150)
17.1.6. Registro viajeros (151)
18. Facturación y Cargos (152)
18.1. Facturación (152)
18.1.1. Factura (152)
- Crear una factura/proforma/albarán/abono (152)
- Modificar datos de una factura/proforma/albarán/abono (153)
- Cambiar fecha en la factura/proforma/albarán/abono (155)
- Desasignar una factura/proforma/albarán/abono (156)
- Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono (157)
- Crear varias facturas en una misma reserva (157)
18.2. Cargos (158)
- Añadir cargos (159)
- Modificar cargos (160)
- Traspasar cargos (160)
- Traspaso básico (161)
- Traspaso avanzado (162)
- Anular cargos (163)
- Eliminar cargos (164)
18.3. Resumen de Cargos (165)
- Pagos (166)
- Añadir un pago (166)
- Anular un pago (168)
18.4. Resumen de Pagos (168)
- Observaciones (169)
19. Avisos (170)
- Añadir un nuevo mensaje (170)
- Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje (172)
- Eliminar un mensaje (172)
20. Otra Información (173)
- Historial cliente (173)
- Valoración del cliente (173)
- Valoración global de la comunidad (174)
- Valoración del cliente por la comunidad (175)
20.1. Aeropuerto y vuelo (175)
20.2. Vehículos y plazas de garaje (175)
20.3. Dietas y pensiones (176)
20.3.1. Pensión Diaria (176)
20.3.2. Dietas y Alergias (177)
20.4. Información de interés (177)
21. Histórico modificaciones (178)
AVISOS (179)
- Añadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (180)
- Marcar/desmarcar como realizado un aviso (180)
- Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (181)
CLIENTES (182)
22. Parametros de Búsqueda (183)
22.1. Ficha Cliente (183)
22.2. Historial (185)
22.3. Comentarios (185)
23. Añadir cliente (187)
24.Newsletter (188)
25. Registro de Viajeros (191)
- Generar fichero XML (191)
- Modificar un parte de viajeros (192)
- Enviar archivo por correo electrónico (193)
INFORMES (194)
26.RevPar/GopPar (194)
27. ADR (196)
28. Reservas (197)
28.1. Entradas y salidas (197)
28.1.1. Información simplificada (197)
28.1.2. Tabla (200)
28.2. Ocupación/Inventario (201)
28.2.1. Gráficos (201)
28.2.2. Datos (202)
28.2.3. Actual-Mes-Año (203)
28.2.4. Ocupación entre fechas (203)
28.3. In house (204)
28.4. Regímenes (206)
28.5. Resumen de reservas (207)
28.6. Resumen por origen (209)
28.7. Origen de mercado (209)
28.8. Cancelaciones (210)
- Recuperar una reserva cancelada/eliminada (212)
29. Estado Habitaciones (214)
- Modificar el estado de una habitación (215)
- Bloquear venta online de una habitación (217)
30. Mantenimiento (219)
30.1. Mantenimiento (219)
30.2.Camas supletorias (220)
30.2.1. Ubicación camas supletorias (220)
31. Facturación (222)
31.1. Búsqueda de facturas (222)
- Acceder a una factura realizada (224)
31.2. Añadir – Modificar factura (224)
- Crear una factura/proforma/albarán/abono (224)
- Desasignar una factura/proforma/albarán/abono (226)
- Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono (227)
31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada (228)
- Añadir cargos (228)
- Modificar cargos (229)
- Anular cargos (230)
- Eliminar cargos (231)
- Resumen de Cargos (232)
- Pagos (232)
- Resumen de Pagos (232)
31.3. Resumen de facturación (232)
31.4. Facturación por cliente (234)
31.5. Créditos clientes (234)
31.6. Estado de pagos (236)
31.7. Hoja de caja (237)
31.8. Histórico de pagos (238)
31.9. Traspaso de cargos (239)
31.10. Producción (239)
40. Histórico de modificaciones (241)
41. Listado de precios (242)
42. Personal (244)
43. Clientes (245)
SUGERENCIAS (246)
11
Iniciar Avirato PMSLos datos de acceso se incorporarán en el apartado de configuración del programa.
Este se abrirá al iniciar el programa por primera vez para crear el establecimiento y
añadir los datos necesarios para su utilización. Sin estos datos iniciales, Avirato no
podrá arrancarse.
El usuario de Avirato será el CIF del establecimiento y la contraseña, la establecida
en configuración.
Si todavía no ha creado un usuario en Avirato, hágalo tal y como se le explica
en Poner en marcha Avirato PMS. Una vez lo haya creado, ya podrá acceder al
programa desde esta ventana.
Recuperar contraseña
SI no recuerda su contraseña, podrá solicitarla al pinchar sobre la opción “¿Olvidaste
tu contraseña?”. Esta nos llevará a una página en internet donde tendremos que
incorporar el correo electrónico que usáramos para la creación del hotel: sin esta
dirección no será posible recuperar la contraseña.
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Poner en marcha Avirato PMS1
Para poner en marcha el software de gestión hotelera es necesario introducir los
datos de acceso, los cuales se solicitarán en la ventana que aparece al abrir el
programa por primera vez.
Para poner en marcha el software de gestión hotelera es necesario introducir los datos de acceso, los cuales se solicitarán en la ventana que aparece al abrir el programa por primera vez: Datos de acceso y del hotel (configuración>hotel).
1. PMS, por las siglas en inglés de property management system (sistema de administración de propiedades).
1
13
CONFIGURACIÓN
1.Hotel (Configuración > Hotel)
Imagen: Pantalla inicial del programa. Configuración del hotel
Se tendrán que rellenar todos los campos para su puesta en marcha. Una vez ha-
yan sido introducidos correctamente, se pulsará sobre para grabar los datos.
La primera pantalla se divide en cuatro apartados:
Datos de acceso. Estos serán las credenciales necesarias para acceder,
posteriormente, al programa desde cualquier dispositivo.
Datos del hotel. Introduzca la información del establecimiento.
14
Modo. Seleccione el tipo de establecimiento que esté configurando, según
sea hotel, apartamentos, casas o albergue. Esta opción se verá reflejada en el
motor de reservas, ofreciendo así habitaciones, apartamentos, casas o camas,
respectivamente.
Datos para mostrar en facturación. Estos datos son imprescindibles para la
emisión de facturas. Rellene todos los campos para un correcto funcionamiento.
Imagen: Configuración del hotel
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2. Habitaciones y salas (Configuración > Habitaciones y salas)
2.1. Categorías Habitaciones
Esta sección nos permite crear tantas categorías de habitaciones como tengamos
en el establecimiento.
Tenga en cuenta que los descriptores que aquí incluyamos se verán reflejados en
el motor de reservas2
Imagen: Configuración de las categorías de habitación
La información requerida en este apartado es a) tipo de habitación, b) descripción
de la habitación, c) imágenes y d) Capacidad de la habitación.
2. Para aquellos usuarios que dispongan de dicho servicio contratado con Avirato
D
C
B
A
Imagen: Campos para la configuración de categoría
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A) Tipo de habitación. Borraremos el campo que aparece por defecto en
cada categoría (doble, simple y suite) e incluiremos el nombre del tipo de
habitación a crear. Por ejemplo: “habitación doble”, “habitación con terraza”,
“apartamento con vistas al mar”, etc.
B) Descripción de la habitación. Este campo es de los más importantes
ya que será el texto que defina la habitación, con sus características y
peculiaridades. Dicho texto puede traducirse a los siguientes idiomas:
inglés, francés, alemán, italiano y catalán.
C) Capacidad. Cada tipo de habitación se delimita según el número de
personas que puedan pernoctar en la habitación. De ahí que haya dos
campos específicos.
a. Capacidad estándar. Indicaría la cantidad “normal” de personas
que entran en la habitación. Así pues, para una habitación que posea
una cama de matrimonio, la capacidad estándar será de 2 personas.
b. Capacidad Máxima (Max). Para delimitar el número máximo de
ocupantes para el tipo de habitación. De tal manera, podremos poner
capacidad máxima de 4 en una habitación de capacidad estándar
2 personas si disponemos de camas supletorias o sofás cama en
los apartamentos. (Para ver los incrementos por persona, Ver
Tarifas y temporadas>Tarifas). Igualmente, pondremos capacidad
estándar 1 y capacidad máxima 2 si ofrecemos habitaciones dobles
de uso individual.
D) Imágenes. Al pinchar sobre el icono de la cámara se nos abrirá una
ventana emergente para introducir las imágenes que queramos incluir.
Seleccionaremos tantas como queramos mostrar, ya que no dispone de
restricciones de cantidad.
17
Puede pulsar sobre las imágenes que aparecen en las franjas inferiores de cada
tipología para verlas a mayor tamaño. Puede ir pinchando sobre el resto de
imágenes sin necesidad de cerrar la ventana emergente. Desplace dicha ventana
si es necesario.
Para dejar de ver las imágenes a mayor tamaño presione el botón “Cerrar ventana”.
Imagen: Añadir imágenes en categoría de habitación
Imagen: Ver imágenes a mayor tamaño en categoría de habitación
18
Para borrar una de las imágenes agregadas, abra la imagen a mayor tamaño y
presione la opción “Eliminar imagen”.
La aparición de las categorías de habitación está ordenada alfabéticamente.
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán guardadas
sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
Añadir una categoría
El programa ofrece, por defecto, la inclusión de tres tipos de habitación (doble,
simple o suite). Si el usuario necesitase más categorías, tiene la opción de incluir
tantas como fuese necesario.
Imagen: Detalle del Botón de eliminar
Imagen: Añadir una categoría
19
Para ello tendrá que dirigirse al campo vacío que aparece en la parte baja de la
sección y rellenarlo con los datos anteriormente explicados. Una vez completos, el
último paso será pulsar sobre (parte derecha) para agregar la nueva categoría.
La nueva categoría se ordenará alfabéticamente de manera automática.
Eliminar una categoría
Para eliminar un tipo de habitación bastará con presionar sobre en la categoría
a suprimir. Una vez pinchemos, nos aparecerá un mensaje informándonos de la
acción que queremos llevar a cabo:
Para asegurarse de que realmente queremos llevar a cabo dicha acción, el
programa volverá a preguntar si queremos suprimir la categoría, ya que esto
supondría eliminar todas las habitaciones que estén asociadas a dicha categoría
(Ver Configuración>Rack de habitaciones) y sus respectivas reservas:
Si en ambas ocasiones marcamos “Sí”, la categoría desaparecerá. Si, por
el contrario, no deseábamos eliminarla, con marcar “No”, en cualquiera
de los dos mensajes, se detendrá la acción.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que una categoría eliminada no
puede recuperarse.
Imagen: eliminar categoría de habitación
Imagen: eliminar categoría de habitación
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2.2. Rack de habitaciones
En este panel deben incluirse todas las habitaciones3 que posee el establecimiento.
Será importante la cantidad de habitaciones asignadas a una categoría para su
futura disponibilidad y venta al público4.
En la columna de la izquierda deben escribirse los nombres de las
habitaciones. Para ello, habrá que borrar el campo que aparece por
defecto y agregar el nuevo. Después, pasaremos a la columna de la
derecha y asignaremos a cada habitación una categoría, dependiendo
de a qué tipo de habitación pertenezca (Ver Configuración>Categoría
de habitaciones).
Ordenar las habitaciones
Las habitaciones se guardan siguiendo el orden por el que han sido
ingresadas en el casillero. Dicho orden se verá reflejado en la pestaña
de planning.
3 En el caso de un albergue, serán camas; en el caso de alquiler de viviendas vacacionales, casas o apartamentos.
4 Dicha disponibilidad se verá reflejada en los operadores (channel manager), el motor de reservas (web) y el programa (recepción).
Imagen: Rack de habitaciones
21
Para ordenar y agrupar las habitaciones según las necesidades del establecimiento,
basta con pinchar sobre la habitación a colocar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo
hasta dejarla en la posición elegida. Sabremos cuál estamos moviendo porque la
seleccionada se mostrará de color amarillo.
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán
guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
Añadir una habitación
Para añadir una habitación hay que escribir, en la última fila del rack, el nombre de
la habitación, asignarle una categoría y presionar sobre .
Hasta que no se haya pulsado sobre los campos “Nombre de habitación” y
“Tipo” aparecerán en verde. Para mostrar que la habitación ha sido añadida, estos
aparecerán en gris y pasará a ser .
Imagen: Ordenar Rack de habitaciones
Imagen: Agregar habitación en Rack
22
Eliminar una habitación
La eliminación de una habitación se hará al pulsar sobre en la habitación a
suprimir. El borrado de una habitación supondrá la eliminación de todas las reservas
asociadas a ella. Por ello, el programa nos solicitará confirmación para realizar
dicha acción mediante una ventana emergente:
2.3. Rack de salones
En este panel se incluirán todos los salones de los que dispone el establecimiento,
definiendo la capacidad de cada salón y los costes de los mismos.
La aparición de los salones vendrá determinada por el orden de creación de los
mismos. Este orden no puede alterarse.
Agregar una sala
La información necesaria será a) Nombre de la sala; b) Descripción; c) Capacidad;
d) Precio Jornada; e) imagen.
Imagen: Eliminar habitación en Rack
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán
guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que una habitación eliminada no
puede recuperarse, igual que las reservas asociadas a la misma.
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A) Nombre de la sala. Borraremos el texto que aparece por defecto y
añadiremos el nombre de la sala a configurar.
B) Descripción de la sala. Breve texto para definir las características de la
sala.
C) Capacidad. Cupo máximo de personas.
D) Precio Jornada. Para configurar los costes por reserva de sala.
a. Precio Media Jornada. Coste por reserva de media jornada.
b. Precio Jornada. Precio total por reserva completa del salón.
E) Imágenes. Cada salón admite una imagen definitoria. Al pinchar sobre el
icono de la cámara se abrirá una ventana emergente para seleccionar
la imagen que queramos incluir.
A
B
CE D
24
Para sustituir una de las imágenes agregadas presione sobre la imagen y se le
abrirá la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.
Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,
pulse para agregar el salón. El salón se habrá creado cuando el símbolo de
adición sea sustituido por .
Puede agregar tantos salones como sean necesarios siguiendo los pasos
anteriormente enunciados. Rellene los datos en el espacio en el que aparece .
Eliminar un salón
La eliminación de un salón es muy sencilla: solo ha de pulsar a la altura del salón
que desee suprimir.
Cuando haya presionado , el programa le requerirá un mensaje de confirmación,
ya que la supresión de este implica eliminar todas las reservas realizadas en el
mismo.
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán
guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
25
Si presiona el botón “Sí”, la sala desaparecerá del rack; si, por el contrario,
presiona “No”, la acción se cancelará y todas las reservas realizadas en ese salón
permanecerán dentro del salón (Para ver las reservas de un salón ver Pestaña
Eventos).
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un salón eliminado no
puede recuperarse, igual que las reservas asociadas al mismo.
26
3.Tarifas y temporadas (Configuración > Tarifas y temporadas)
En esta pestaña se crearán y modificarán todas las tarifas que posea el
establecimiento. Tendremos acceso a todas las funcionalidades de las tarifas para
obtener un óptimo funcionamiento.
La primera pantalla que veremos será la correspondiente a “Temporadas y precios
especiales”. Para poder rellenar los datos será imprescindible tener creadas las
tarifas del hotel (Ver Configuración>Tarifas y temporadas>Tarifas).
3.1 Temporadas y precios especiales
El panel de temporadas muestra, en una única pantalla, el año completo para
visualizar las temporadas del establecimiento de una sola vez. La finalidad de este
apartado es establecer, el calendario del año, respetando y cambiando los precios
según sea temporada alta o baja.
27
Leyenda del calendario de temporadas
Las temporadas se establecen
siguiendo un semáforo de color:
La temporada media, por ser la más amplia, carece de color. Por ende, por
defecto, todo el año está seleccionado como Temporada Media. El responsable de
la configuración del programa deberá modificar el calendario en aquellas épocas
del año que no pertenezcan a dicha temporada.
El motivo por el que aparece esta temporada sin color es por la comodidad visual:
las temporadas que no son las más extensas son las que destacan por el color.
Establecer temporadas en el calendario
Lo primero que debemos hacer para establecer una temporada es seleccionar
la tarifa y el año a modificar. Estos se encuentran en la parte alta de la pantalla.
Por defecto aparecerán la tarifa general y el año en curso. Las temporadas serán
las mismas para todas las tarifas, excepto los precios diarios, que se aplicarán
siguiendo la tarifa.
Una vez seleccionada la tarifa, ya podemos establecer el calendario de temporadas.
Esto se puede hacer por dos vías: a) sobre el mismo calendario; b) en el menú
preparado para ello.
a) Marcar temporadas en el calendario
Avirato PMS permite establecer temporadas clicando son el ratón sobre
los días. Esta opción está recomendada para cuando hay alteración de
temporadas en unos días determinados (por ejemplo un puente), pues es
un proceso poco rentable para grandes espacios de tiempo.
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x 1 clic = Temporada baja
x 2 clic = Temporada Alta
x 3 clic = Temporada Especial
X clic derecho = Precio Diario
b) Establecer temporadas en el menú
En la parte derecha de la pantalla, bajo la leyenda, se encuentra el menú para
establecer las temporadas. Esta forma es la forma más rápida para definir las
temporadas cuando estas son amplias.
Para establecer una temporada, definiremos a qué días de la semana queremos
que se aplique marcando únicamente los días elegidos. Por ejemplo, si quisiéramos
crear una tarifa que solo contemplase los precios de domingo a jueves (D-J),
seleccionaríamos todos estos y desmarcaríamos las casillas de viernes (V) y
sábado (S).
Después, seleccionaremos la temporada (desplegable del menú) y las fechas en
las que queremos que se incluya (calendarios).
Una vez tengamos todas las características de la nueva temporada, presionaremos
el botón
29
Cuando hayamos configurado todas las temporadas del calendario, pulsaremos el
botón “Guardar y Sincronizar” para que se guarden las modificaciones y estas le
lleguen al channel manager.
Establecer precio diario
Para establecer el precio diario, tenemos dos opciones, desde el calendario de
temporadas o desde el menú. Asegúrese de que incluirá el precio diario en la tarifa
adecuada.
A) Precio diario con botón derecho del ratón.
Para configurar el precio diario en el calendario, tendremos que hacer clic en
el botón derecho del ratón sobre la fecha que queramos modificar. Esta acción
nos abrirá una ventana emergente en la que podremos marcar los precios diarios
siguiendo los tipos de habitación disponibles en el establecimiento.
Por defecto, al pinchar en un día determinado, se nos marcará el precio para ese
único día, pero podemos ampliarlo si desplegamos el calendario de la parte alta de
la ventana y pinchamos sobre el último día en el que implantar el precio especial.
De tal manera, los precios que pongamos para cada categoría se implementarán
hasta el día seleccionado. Sabremos de qué día a qué día lo hemos puesto si nos
fijamos en la parte superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre,
30
para saber el inicio, y en la fecha del calendario para saber qué día termina.
Igualmente, dentro de nuestra selección de precios especiales, podemos establecer
si esos precios se aplicarán a toda la semana o a unos días determinados. Para
ello, marcaremos los días a los que queremos que se aplique y desmarcaremos
a los que no. Dicha selección se repetirá en todas las semanas que albergue el
precio especial:
Una vez completados los precios, presionaremos para guardarlos.
31
B) Establecer precio diario en el menú.
Podemos establecer el precio diario desde el menú de las temporadas, ubicado
en la parte derecha de la pantalla. En este, definiremos a qué días de la semana
queremos que se aplique marcando únicamente los días elegidos. Por ejemplo,
si quisiéramos crear un precio especial para los fines de semana de diciembre,
marcaríamos viernes (V) y sábado (S) y desmarcaríamos el resto de días (D-J).
Después, seleccionaremos “Precio Diario” en el desplegable Temp. y las fechas en
las que queremos que se incluya (calendarios).
Una vez tengamos todas las características de la nueva temporada, presionaremos
el botón
Esta acción nos abrirá una ventana emergente en la que podremos marcar los
precios diarios siguiendo los tipos de habitación disponibles en el establecimiento.
32
Sabremos de qué día a qué día lo hemos delimitado si nos fijamos en la parte
superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre, para saber el inicio,
y en la fecha del calendario para saber qué día termina. En el ejemplo puesto, la
fecha de inicio es del 01/12/2015 al 31/12/2015, solo para los fines de semana.
Una vez completados los precios, presionaremos para guardarlos.
Ver precio diario
Para ver el precio diario de una fecha señalada, presionaremos el botón derecho
del ratón sobre la fecha y nos saldrá la ventana emergente de Precios Especiales.
Para cerrarla, pulsaremos Cancelar o la X en la parte superior derecha de la
ventana.
Para borrar un precio diario
Para borrar el precio diario, bien podemos presionar el botón derecho del ratón
sobre el día elegido para que nos salga la ventana emergente, y presionar
para eliminar, o bien podemos presionar sobre el día elegido en el calendario y
reestablecer la temporada correcta (Ver Marcar Temporadas en el Calendario).
3.2. Listado de precios
El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios
mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitación y tarifas. Para
mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el año deseado en el desplegable
de la izquierda y presionar el botón de la derecha:
Esa acción hará que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:
33
Esta acción puede tardar unos segundos. Dependerá de la cantidad
de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.
Los días del mes aparecen en la parte alta del esquema en posición horizontal, por
lo que, para ver los últimos días del mes, tendrá que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrirá la ventana de Precio Diario
para hacer la modificación del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algún cambio de este
tipo, presione el botón “Guardar y sincronizar cambios” para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.
Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsará ; mientras que para
convertirlos en archivo Excel se presionará el icono .
34
3.3. Tarifas
Esta página está dividida en dos apartados: la parte baja, donde se verán todas
las tarifas creadas con sus respectivos precios, mas donde no se puede cambiar el
contenido, y la parte alta, donde se nos dará la opción de crear, modificar y borrar
tarifas existentes.
A. Crear Tarifas
Para crear una nueva tarifa, tendremos que marcar, en el desplegable de la parte
alta de la página, la opción “Añadir tarifa”. Esta opción aparece siempre por
defecto cuando se accede por primera vez a la pestaña de Tarifas. Posteriormente
rellenaremos los siguientes apartados:
35
a) Nombre Tarifa. Este campo está preparado para escribir el título que
queramos darle a nuestra tarifa. Admite letras, números y caracteres. No
posee un número limitado de caracteres.
b) Precios. La tabla de precios aparecerá ordenada alfabéticamente con las
categorías de habitación creadas (para saber cómo crear una categoría
de habitación, ver Configuración>Categorías Habitaciones>Añadir una
categoría). Las columnas que aparecen corresponden a las distintas
temporadas habilitadas en el hotel (Ver Configuración>Tarifas y
Temporadas>Temporadas y precios especiales): Temporadas Baja,
Media, Alta, y Especial; y los incrementos por persona y niño. Estas se
aplicarán a la factura según la definición que se hiciera en el calendario de
tarifas y temporadas.
Incremento por persona: indica cuánto sube el precio por persona adicional
en la habitación. Este incremento será importante para un establecimiento
que disponga de camas adicionales o de habitaciones dobles de uso
individual, por ejemplo. El incremento por niño será la parte correspondiente
a la adición de un niño en una habitación.
c) Características de la tarifa. En la parte derecha de la pantalla podemos
especificar cuántos días mínimos y/o cuántos días máximos son obligatorios
para poder reservar en el establecimiento con esta tarifa. Igualmente,
podremos marcar la opción de tarifa reembolsable para que el cliente del
establecimiento pueda recuperar el dinero en caso de cancelar la reserva.
Si no marcamos esta opción, la reserva será no reembolsable.
Existe, para crear tarifas a partir de los precios de la Tarifa General, la opción
de enlazar la nueva tarifa a la Tarifa General. Podemos hacerlo o bien por
porcentaje, y el programa nos calculará la nueva tarifa en función del precio
de la general; o bien por euros, aumentando o disminuyendo el precio de
36
la tarifa en función de la cantidad marcada. Por defecto aparece el 100%.
Una vez hayamos rellenado todos los datos de la nueva tarifa, pulsaremos el botón
“Guardar Tarifa”. Nos aparecerá el siguiente mensaje informativo:
Si deseamos crear una tarifa solo para un tipo de habitación (para venderla en el
channel manager), añadiremos los precios según temporada y dejaremos a cero el
resto de categorías de habitación. De esa manera, el channel manager no podrá
vendernos más que la habitación con datos, puesto que no toma los precios a 0.
B. Modificar Tarifas
En el desplegable de la parte alta de la página elegiremos la tarifa que
queramos modificar. Una vez la hayamos seleccionado, todos los datos
aparecerán en la parte modificable de la pantalla.
37
Modificaremos los campos que deseemos haciendo doble clic sobre la
tabla modificable.
Podremos dejar la tarifa sin precios para rellenar desde cero cada temporada.
Para ello marcaremos el botón “Limpiar datos” en la parte derecha de la
pantalla y después rellenaremos con los datos correctos. Una vez hayamos
cumplimentado la tarifa, pulsaremos el botón “Guardar cambios”. Nos
aparecerá el siguiente mensaje informativo:
C. Eliminar Tarifas
Seleccionaremos, en el desplegable de la parte alta de la pantalla, la tarifa
que queramos eliminar. Los datos de esta aparecerán en la tabla modificable.
Una vez los veamos, pulsaremos el botón “Eliminar Tarifa”.
Tras pinchar el botón, aparecerá una ventana emergente solicitando
confirmación para realizar el borrado.
38
Si pulsamos “Sí”, la tarifa desaparecerá; si pulsamos “No”, la acción no se
llevará a cabo. Solo aparecerá una ventana de confirmación.
Sabremos que una tarifa se ha borrado porque desaparecerá de la parte
baja de la pantalla. Permanecerá en la zona editable por si se quisiera
recuperar tras el borrado. Para hacerla desaparecer totalmente, solo será
necesario bien seleccionar otra tarifa en el desplegable o bien seleccionar
otra pestaña en el programa.
Uso de las teclas rápidas del teclado en la tabla modificable de tarifas
Para rellenar los campos, haremos doble clic sobre ellos. Una vez hayamos hecho
doble clic, podremos movernos por los campos con el tabulador del teclado.
Cuando estemos en la última columna de una fila y queramos pasar a la siguiente,
habremos de darle dos veces al tabulador para que haga el salto de línea y seguir
pasando por el resto de apartados.
Si pulsamos la tecla “Enter” en el teclado, iremos recorriendo las filas de arriba abajo
y saltando a las columnas de izquierda a derecha. La primera vez que usemos
Enter tendremos que presionar el botón dos veces para que el programa reciba la
información de recorrer el panel de tarifas. Será necesario borrar el contenido que
aparece por defecto, ya que si no lo hacemos, las cantidades incluidas se añadirán
al final del número que aparece.
Podremos movernos por la tabla modificable con las teclas de dirección del
teclado. Si no deseamos usar el ratón cada vez que deseemos modificar un precio,
podemos pulsar F2 para activar la opción de modificado. Pulsaremos una vez la
tecla Enter y el nuevo precio se almacenará. Después podremos seguir usando las
teclas de dirección, el tabulador o la tecla Enter.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que una tarifa eliminada no
puede recuperarse.
39
3.4. Costes adicionales
Esta pestaña está pensada para gestionar las reservas según las necesidades
del establecimiento. En ella podremos configurar los precios para las diferentes
pensiones, las camas adicionales y las tasas turísticas y/o adicionales.
3.4.1. Costes Fijos
Apartado destinado a la configuración de las pensiones ofrecidas por el
establecimiento. Estas se rellenarán según las temporadas habidas en el negocio.
Se marcarán las que posea el establecimiento. Así pues, si el hotel ofrece a sus
clientes desayuno, media pensión y pensión completa, se marcarán todas las
opciones y se rellenarán con los precios de las temporadas. SI, por el contrario,
el establecimiento solo ofrece la opción de desayuno, rellenará y marcará dicho
campo y desmarcará el resto de costes.
Para incrementar los precios por persona, habrá de marcarse la opción “Incrementos por
persona (Multiplica los costes por el número de ocupantes)”. De tal manera, dichos
precios se aumentarán en función al número de personas bajo una misma reserva; si no se
marcase la opción, sería el mismo precio para una que para tres personas. Por ejemplo, si
en una reserva con desayuno incluido hubiese tres personas y estuviese activa la opción
de incrementar por persona, se añadirían 30 € diarios al precio de la reserva, mientras que
si no estuviese activa, se añadirían 10 € diarios al precio de la reserva.
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán
guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
40
En el supuesto de que el negocio tenga opción de media pensión, tendrá que
definir, en el desplegable “Tipo de media pensión”, cómo es su media pensión:
desayuno y cena; desayuno y comida; o comida y cena.
3.4.2. Camas adicionales
Configuración de las camas extras del hotel. Para ello se pondrá el precio de una
cama en cada temporada para que pueda aplicarse a una reserva en cualquier
momento del año. Será imprescindible marcar cuál es el número máximo de camas
adicionales que se tienen en el hotel, para que, de esa manera, se pueda ofrecer
el número real.
No se podrán reservar más camas adicionales de las que se tienen en el
establecimiento, de tal manera que, si ya están reservadas las 5 camas que tenemos
disponibles, no se podrá incluir una persona más en una habitación doble para que
entren 3 personas en total.
3.4.3. Tasa turística – Tasa fija adicional
Este apartado está especialmente pensado para aquellos establecimientos que
deben aplicar una tasa a los viajeros que pernoctan en el hotel. Puede configurarse
para aplicarlo de manera automática a toda reserva que se haga o solo a las
reservas que se decida.
Si se activa la opción “Activar tasa fija”, esta se aplicará, mecánicamente, a toda
reserva que se haga. Si, a su vez, se marca la opción “Tasa por persona”, se
Los costes que aquí configure se sumarán a los precios marcados en
las tarifas.
41
multiplicará por tantas personas como se alojen en la habitación. Y si también se
activa “Tasa por noche”, se multiplicará el número de personas por el número de
noches que pernocten en el alojamiento. Dicha tasa aparecerá en el apartado de
Facturación y cargos de la reservas con el texto que incluyamos en “Texto Tasa”.
La tasa puede restringirse hasta un máximo de noches y para niños. Si no se marca
la opción de “Solo adultos”, la tasa se aplicará tanto a niños como a adultos, pues
el parámetro de uso será para todas las personas alojadas en una habitación.
3.5. Restricciones online
En este apartado se bloqueará la venta en internet, tanto directa (motor de reservas)
como indirecta (channel manager), y se podrá establecer un mínimo de noches
para la reserva de habitación.
3.5.1. Bloqueo habitaciones
Por distintos motivos, un establecimiento puede necesitar bloquear una habitación.
Esto es, que no se ofrezca al público. Puede que sea porque el hotel será reformado,
o tal vez porque hay un número de habitaciones que reserva siempre un grupo y
está restringido su uso. Sea por el motivo que fuere, el bloqueo es imprescindible
para el buen funcionamiento del negocio.
En esta pestaña aparecerán todas las habitaciones habidas en el PMS, las cuales
pueden filtrarse por tipo de habitación.
42
Añadir un bloqueo
En la parte alta de la pantalla encontraremos un desplegable en el que podremos
filtrar las habitaciones por tipo de habitación. Por defecto nos aparecerán todos
los tipos de habitación. En el listado de habitaciones podremos seleccionar tantas
habitaciones como deseemos. Si queremos bloquear más de una habitación
(selección múltiple), presionaremos la tecla Control (Ctrl) a la vez que pinchamos
sobre las habitaciones a bloquear. Si las habitaciones a bloquear estuviesen
seguidas en el listado (selección múltiple), podremos marcarlas con los siguientes
pasos:
a) Marcando la primera habitación a bloquear y presionando la tecla
“Mayúsculas” (Mayus) a la vez que clicamos con el ratón sobre la última
habitación a marcar.
b) Clicando sobre la primera habitación a bloquear y presionando la tecla
“Mayúsculas” (Mayus) mientras nos movemos con las teclas de dirección
del teclado hasta llegar a la última habitación a bloquear.
Si quisiéramos bloquear todas las habitaciones, contamos con el botón “Marcar
Todas”, el cual seleccionará todo el listado superior. Para desmarcar toda la
selección, pulsaremos el botón “Desmarcar Todas” para llevar a cabo dicha acción.
Cuando tengamos lista la selección de habitaciones, indicaremos las fechas en
las que queremos incorporar el bloqueo. Estas fechas las introduciremos en los
calendarios dispuestos para ello en la parte derecha de la pantalla. Podemos
establecer un bloqueo a corto o largo plazo.
43
Tras esta acción, presionaremos el botón para realizarla acción.
Sabremos que el bloqueo se ha llevado a cabo cuando aparezca la siguiente
ventana emergente:
Para añadir un bloqueo de una sola noche tenemos que marcar como fecha inicial
el día que se haría la entrada al hotel, y como fecha final, la fecha en la que se
realizaría el check out. Esto se debe a que la fecha final nunca puede ser igual o
inferior a la fecha de inicio. De lo contrario, el programa nos avisaría con el siguiente
mensaje:
Los bloqueos realizados se almacenarán en la parte baja de la página:
44
Eliminar un bloqueo
Dado que no existe la opción de modificar un bloqueo, siempre que nos
equivoquemos o queramos cambiar un parámetro del bloqueo, debemos eliminar
y volver a crear la restricción de venta. Para ello seleccionaremos, en la parte baja
de la pantalla, donde se almacenan los bloqueos realizados, aquellas restricciones
que deseemos suprimir. Podremos utilizar las siguientes combinaciones de teclas:
Para realizar una selección múltiple (sin orden consecutivo): Tecla Control + clic del
ratón sobre las distintas habitaciones bloqueadas.
Para realizar una selección múltiple (con orden consecutivo): a) Tecla Mayus + clic
del ratón en el primer bloqueo de habitación y último bloqueo a desbloquear. b)
Tecla Mayus + teclas de dirección del teclado, desde el primer bloqueo hasta el
último que queramos desbloquear.
Realizada la selección de bloqueos a suprimir, presionaremos . El programa, para
asegurarse de que la acción quiere llevarse a cabo, pedirá confirmación a través
de un mensaje:
Si marcamos “Sí”, el borrado de bloqueos se realizará automáticamente y
desaparecerán del listado de bloqueos; si marcamos “No”, la acción se cancelará
y se mantendrán los bloqueos seleccionados.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no
puede recuperarse.
45
3.5.2. Calendario Estancias Mínimas
En este apartado podremos definir unas estancias mínimas para la reserva de una
habitación. Esta opción puede realizarse en alguna o todas las tarifas y en alguna
o todas las categorías de habitación.
Añadir una estancia mínima
Para definir una estancia mínima seleccionaremos en qué periodo queremos
introducirlo. Si no corresponde al año en curso, buscaremos el año en el que
deseemos marcar el tiempo mínimo de estancia en el desplegable de periodo.
Igualmente, definiremos si dicha restricción temporal se aplicará a todas las tarifas
o a una en concreto. En el desplegable preparado para ello aparece, por defecto,
la opción “Todas las tarifas”. Por ello, para incorporar las estancias mínimas en una
única tarifa tendremos que seleccionarla en el desplegable de tarifas:
Seleccionado el año y la tarifa, acudiremos al mes deseado. Estos están por orden
en la parte baja. Los días laborables aparecen de color blanco, mientras que los
fines de semana son de color rojo.
Primero seleccionaremos qué días queremos que se apliquen las restricciones
mínimas. Esta primera selección solo es para aplicar la restricción en unos días,
no para delimitar cuántos días mínimos han de pernoctar los clientes, ya que esa
definición se marcará en la ventana emergente posterior:
Las estancias mínimas no pueden establecerse por habitación, sino
por tipo de habitación.
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En esta ventana estableceremos cuántos días mínimos han de seleccionar nuestros
clientes para poder alojarse en el establecimiento. En la parte superior nos informan
de en qué periodo incluiremos la restricción temporal, el cual se corresponde con
el seleccionado en el mes del calendario. Incluidas las noches obligatorias para
pernoctar, presionaremos el botón con
La estancia mínima que en la imagen se muestra es un bloqueo temporal que obliga
a los usuarios hospedarse dos noches en el fin de semana. De tal manera que
ningún cliente web podrá reservar menos de dos noches, mas sí podrá reservar un
número mayor de noches.
Estas restricciones temporales pueden establecerse durante todo el mes. Para ello
habrá que seleccionar todos los días del mes a la altura de los tipos de habitación a
restringir y establecer el número de noches mínimas en la ventana emergente. Si así
lo hiciésemos, en el calendario tendríamos que ver lo siguiente (el número variará
en función de las noches mínimas que hayamos establecido):
Esta acción puede tardar unos segundos, dependiendo del número
de tipos de habitación que disponga el establecimiento y de la
conexión a internet que se disponga.
47
Modificar una estancia mínima
Si lo que queremos modificar son las fechas en las que se ha de aplicar la estancia
mínima, tendremos que hacer los cambios en el mismo calendario.
Podemos desplazar un bloqueo de estancias mínimas a cualquier parte del
calendario. Para ello tendremos que pinchar sobre el bloqueo y, sin soltar, moverlo
hasta dejarlo en los días que deseemos. Sabremos que la acción se está realizando
porque el bloqueo se moverá por el calendario:
Una vez depositemos la restricción en el nuevo lugar, el programa nos solicitará una
confirmación:
Si presionamos el botón “Sí”, el cambio de periodo se realizará con éxito, pero
si marcamos “No”, la acción se cancelará y el periodo se mantendrá en el lugar
original. Sabremos que el cambio se hizo satisfactoriamente porque la restricción
de tiempo cambiará de posición.
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Esta acción no implica la modificación de estancia mínima, por lo que si queremos
cambiar ese parámetro, tendremos que pinchar sobre el bloqueo modificado para
ver la ventana emergente y ampliar o reducir los días mínimos de estancia.
Para ampliar o reducir las fechas en las que se aplique la restricción de noches
mínimas, pincharemos sobre la restricción y arrastraremos a tanto tiempo como
queramos aplicar. Sabremos que esta acción se lleva a cabo porque la restricción
cambia al color amarillo:
Esta acción no implica la modificación de estancia mínima, por lo que si queremos
cambiar ese parámetro, tendremos que pinchar sobre el periodo en cuestión para
abrir la ventana emergente y ampliar o reducir los días mínimos.
Eliminar una estancia mínima
Para eliminar una restricción de tiempo mínimo pulsaremos sobre el periodo a
eliminar. A continuación se abrirá una ventana emergente en la que podremos
pulsar “Borrar Periodo”, botón con .
Tenga en cuenta, antes
del borrado, que una
estancia eliminada no
puede recuperarse.
49
4. Descuentos y promociones (Configuración > Descuentos y promociones)
Este apartado está pensado para fomentar la venta directa del hotel. Estos
descuentos solo se pueden disfrutar si la reserva se realiza a través del motor de
reservas.
4.1. Descuentos
Las opciones de descuento aparecen difuminadas y solo se harán visibles y
configurables cuando activemos los diferentes descuentos ofrecidos. Estos pueden
ser los siguientes:
Descuento por larga estancia
Preparado para realizar descuentos para reservas largas. Podremos definir a partir
de qué día se aplica el descuento y cuáles son los porcentajes a aplicar por día.
Igualmente, definiremos cuál es el máximo de porcentaje que se puede aplicar.
Descuento por número de habitaciones
Disponible para descontar un porcentaje por grupos de habitación. Podremos
definir a partir de cuántas habitaciones aplicamos un descuento y cuál es el máximo
porcentaje que puede disfrutarse.
50
Precio en función de la ocupación
Preparado para hacer descuentos según la ocupación del establecimiento. EL
concepto de su uso es realizar descuentos automatizados cuando la ocupación del
hotel es baja. Por ejemplo, se haría un descuento del 10 % a las reservas entrantes
cuando la tasa de ocupación sea inferior al 20%.
Early Booking
Para las reservas realizadas anticipadamente. Se podrá definir un porcentaje y un
descuento máximo según sea de anticipada la reserva (días de antelación).
General
Disponible para activar los descuentos durante la temporada especial hasta un
descuento máximo.
51
4.2. Códigos de descuento
Con este apartado el establecimiento podrá crear códigos de descuento para los
usuarios que reserven a través del motor de reservas de Avirato y así atraer más
venta directa.
Añadir un código de descuento
Los datos que añadamos en este campo se le mostrarán al cliente que valide el
código en el motor de reservas. Será por ello importante el campo de descripción
e imagen.
a) Código. Ese será el texto (código) que deba incorporar el cliente en el motor
de reservas para obtener el descuento.
b) Descripción. Con este texto se le informará al cliente del descuento que
acaba de obtener; es decir, una explicación del mismo. Por ejemplo “Gracias
por contratar nuestros servicios. Disfrutarás de un descuento del 15 % por
reservar en nuestro establecimiento durante el mes de julio de 2015”.
c) Descuento. El descuento puede marcarse tanto con euros como con
porcentaje sobre el precio total de la reserva.
52
d) Límite de usos. Se podrá restringir el número de usos de un código de
descuento. Si no se activa la casilla de límite de usos, el código será ilimitado.
e) Caducidad. Puede activarse o no activarse. En caso de que se quieran
marcar unas fechas para su utilización, primero se tendrá que activar la
casilla “Activada” y, posteriormente, introducir las fechas de inicio y final del
código de descuento.
f) Imagen. El botón permite añadir una imagen al código de descuento.
Esta se mostrará cuando el cliente valide el código de descuento.
Una vez se hayan rellenado todos los campos requeridos, se pulsará el botón
para crear el nuevo código.
Modificar un código de descuento
Para modificar un código de descuento, debemos seleccionar este en el listado
de la parte alta de los códigos. La información aparecerá en la parte modificable
(abajo):
Realizados los cambios, presione el botón Guardar Cambios y compruebe
que en la parte alta se han almacenado correctamente los datos.
Podemos presionar Limpiar Campos para vaciar los campos modificables.
Esta acción servirá para crear un nuevo descuento tras haber modificado otro y no
53
tener los campos con información. Igualmente, podemos presionar para dejar
limpia la zona modificable tras su utilización.
Eliminar un código de descuento
Seleccionaremos el código de descuento en la parte alta de la pantalla y, una vez
los campos hayan aparecido en la parte modificable, pulsaremos Eliminar
descuento.
El programa nos pedirá confirmación para realizar dicha acción:
Si presionamos “Sí”, el código se eliminará; si presionamos “No”, la acción se
cancelará y el código se mantendrá. Sabremos que el borrado se ha realizado
porque el código de descuento desaparecerá del listado en la parte alta.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un descuento eliminado no
puede recuperarse.
54
5. Extras habitaciones (Configuración > Extras habitaciones)
Este apartado ofrece a los huéspedes servicios adicionales para que sus reservas
sean más completas. Estos servicios son contratables tanto en la recepción como
en el motor de reservas. Para venderlo desde la web del establecimiento, será
importante rellenar todos los datos correctamente, ya que todo lo que aquí se
agregue se mostrará en el motor.
Los datos necesarios son a) nombre del extra, b) Descripción del extra, c) Incremento
de Precio, d) Impuesto, y e) Imagen.
a) Nombre del extra. Borrar el campo que viene por defecto (Extra) y escribir el
título del servicio que deseemos ofrecer. Acepta letras, números y símbolos.
b) Descripción del extra. Texto que aparecerá en el motor de reservas de
Avirato y por el que el cliente sabrá en qué consiste el servicio adicional.
No tiene un número máximos de caracteres, aceptando letras, número y
símbolos.
c) Incremento Precio. Este será el precio que tenga el extra. Hay que
incorporarlo con el precio final, es decir, con impuestos incluidos, ya que
este apartado del programa no lo calcula.
d) Impuestos5. Campo que puede modificarse hasta alcanzar la cantidad que
se requiera. Aunque este se modifique, el precio final no se alterará. Esta
parte del programa no calcula cantidades.
e) Imagen. Para ofrecer el extra en el motor de reservas, será necesario incluir una
imagen; de lo contrario, aparecerá el símbolo de la cámara que actualmente se
observa. Al pinchar sobre el icono de la cámara se abrirá una ventana
emergente para seleccionar la imagen que queramos incluir.
5 Los impuestos predeterminado de los extras se podrán configurar en Configuración>Facturación>Impuestos.
55
Para sustituir una de las imágenes agregadas, presione sobre la imagen y se le
abrirá la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.
Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,
pulse para agregar el extra. El extra se habrá creado cuando el símbolo de
adición sea sustituido por .
Podrá incluir los textos en diferentes idiomas. Para ello, presione sobre la bandera
de cada idioma a añadir y rellene los campos de nombre y descripción de extras;
los campos relacionados con los precios se mantendrán fijos.
Todas las modificaciones que se realicen en esta sección serán
guardadas sin necesidad de presionar ningún botón de guardado.
56
Eliminar un extra
Para eliminar un extra bastará con pulsar . El programa nos pedirá confirmación
para realizar la acción:
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un extra eliminado no
puede recuperarse.
57
6. Cargos predefinidos (Configuración > Extras habitaciones)
Para la comodidad de los empleados del hotel, es recomendable incorporar todos
los cargos que tengan unos precios cerrados, ya que estos cargos podrán incluirse
a las reservas en la pestaña “Facturación y cargos” desde el desplegable. Por
ejemplo, pueden incorporarse los precios de la carta de la cafetería para luego
añadirlos a la factura de una manera fácil, rápida y cómoda.
Añadir un cargo predefinido
Para incorporar un cargo predefinido, será necesario rellenar los datos que aparecen
en la parte baja de la pantalla:
a) Nombre. Incluiremos el nombre del servicio o producto que deseemos. Dicho
nombre aparecerá en el desplegable de facturación y cargos (Ver Reservas>fac-
turación y cargos) para su posterior utilización. También será el nombre con el que
58
aparecerá en los diferentes informes de facturación y producción.
b) Categoría. Para agrupar los diferentes productos que se ofrezcan por
grupos. Por ejemplo, si introducimos los productos de una carta, añadiremos
en este apartado “Carnes/Pescados/Bebidas”.
c) Descripción. Este campo solo será visible para los trabajadores del hotel. Se
utilizará para explicar en qué consiste un producto o servicio. Por ejemplo,
si añadimos “Desayuno continental” en la categoría de “Desayunos”, aquí
podremos poner “Café/infusión con bollería o tostadas”. Esta información se
mostrará en el apartado “Observaciones” cuando añadamos un cargo en la
reserva (ver reserva>facturación y cargos>cargo>añadir cargo).
d) Coste. El precio incorporado será el coste final del servicio, sea cual sea
el impuesto. Si incluimos un precio y después modificamos el impuesto, el
coste no se verá alterado.
e) Impuesto. Combo desplegable para definir un impuesto del 10 o el 21 %.
Añadidos los datos necesarios, pulse para añadir un nuevo cargo. Sabremos
que se ha añadido el cargo porque se cargarán los datos en el listado de la parte
superior de la pantalla:
59
Modificación de un cargo predefinido
Podemos modificar los cargos predefinidos tantas veces como necesitemos. Para
hacerlo, pincharemos sobre el concepto a modificar en el listado de la parte alta de
la pantalla. Al hacerlo, los datos de este se incorporarán a la zona editable para su
modificación.
Terminados los cambios, presione . Estas modificaciones se reflejarán en el
listado superior.
Si decidiese crear un nuevo cargo a partir de uno ya existente, tendrá que hacer el
mismo proceso de modificación pero presionando . No obstante, deberá variar el
nombre del cargo, ya que, de lo contrario, el programa le impedirá hacerlo:
60
Eliminar un cargo predefinido
Al seleccionar una cargo predefinido en la lista superior de la pantalla, los datos
de este se traspasarán a la zona modificable de abajo. Una vez allí, usted podrá
eliminarlo presionando .
Sabremos que el borrado se ha realizado con éxito porque el cargo desaparecerá
del listado. No obstante, el programa nos mantendrá los datos del mismo cargo en
la zona modificable por si queremos añadirlo de nuevo.
61
7. Motor de reservas (Configuración > Motor de Reservas)
El motor de reservas de Avirato se configura a través de este apartado, ya que todos
los servicios de Avirato están centralizados en el PMS. Todo lo que se configure en
este apartado podrá verse y revisarse en el enlace que aparece en Integraciones
Avirato>Módulo móvil>Dirección web Motor de reservas.
7.1. Configuración
7.1.1. Opciones Booking Online
Estos son los datos a rellenar para configurar el correo de confirmación que le llegará
al cliente web del establecimiento. Aquí no se escribirá el texto informativo de la
reserva: solo es la configuración del mismo (ver configuración>opciones>correo
electrónico>Mail confirmación de reserva).
Por defecto, y para la máxima comodidad del hotelero, viene marcada la opción
“Recibir reservas del sistema online también por mail”; de esa manera, cada
vez que haya una reserva a través del motor de reservas, se recibirá un correo
electrónico a la dirección de correo que se incorporase en los datos del hotel (ver
Configuración>Hotel). Si no se desea recibir correos electrónicos informando
62
de cada reserva realizada por la página web del establecimiento, bastará con
desmarcar dicha opción.
En el apartado “Dirección Google Maps” se introducirá la dirección del hotel para
que al cliente, una vez finalizada su reserva, le llegue un correo electrónico con la
dirección exacta del establecimiento.
La “URL Retorno” es la página a la que el correo de confirmación redirigirá al
usuario. Lo recomendable es escribir la página web del establecimiento.
7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager
El primer paso para configurar estas dos herramientas es copiar el enlace del
Motor de Reservas en sus perfiles de google Analytics y Google Tag Manager, el
enlace de su Motor lo puede coger desde el PMS en: Configuración, integraciones
Avirato, Dirección web Motor de reservas. Una vez configurados sus perfiles de
Google Analytics y Google Tag Manager, tiene que pegar el código facilitado por
ellos (ejemplo: UA-41673830-1).
7.1.3. Texto legal Reservas Online
En este apartado se deben escribir los términos y condiciones del hotel. Se incluirá
el texto que cada establecimiento considere necesario. Los clientes tendrán que
aceptar dicho texto para formalizar la reserva. Una vez estén incluidas las cláusulas,
se pulsará para guardar. Cada vez que se quiera modificar el texto se tendrá
que pulsar para guardar las actualizaciones.
7.1.3. Tarifas
El motor de reservas ofrece a los clientes del establecimiento la opción de dos
reservas: tarifa reembolsable y tarifa no reembolsable. Ambas opciones se
configurarán en los desplegables habilitados para ello:
63
Si el establecimiento no cuenta con una tarifa no reembolsable, puede desactivar
esa oferta en el mismo desplegable “Tarifa No reembolsable Motor de reservas”:
7.1.5. Release
Si así lo decidiese el establecimiento, puede marcarse una hora límite de llegada.
Esta restricción afectará a las reservas. Por ejemplo, un release de 4 impedirá
que puedan hacerse reservas para ese día más allá de las 20.00. El release se
establecerá en el selector numérico:
7.2. Apariencia
Todo el motor de reservas se configura desde el PMS, incluyendo los colores e
imágenes que deseemos. Por ello, se ofrece la opción de incluir logotipo o banner
del hotel para la cabecera, la imagen del establecimiento y una imagen de fondo
personalizado.
64
Para nuestro motor de reservas podemos elegir bien el logo del hotel o bien un
banner. Lo más recomendable es crear un banner donde mostrar el logo del hotel y
una imagen que lo acompañe6; si no incorporamos una imagen que lo acompañe, el
programa pondrá ese apartado de color negro, viéndose en la web de la siguiente
manera:
Para subir una imagen pulsaremos dentro del recuadro en blanco de la opción
elegida. A continuación se nos abrirá una ventana emergente para seleccionar la
imagen:
El tamaño del banner será de 1200x100 píxeles, mientras que el del logotipo del
hotel tendrá que tener un máximo de 50 píxeles de alto. Si la imagen no tiene
los tamaños adecuados, no se preocupe: el programa se la adaptará al tamaño
requerido.
También podremos seleccionar un color plano o una imagen determinada para el
fondo del motor de reservas. Para ello se marcará la opción que más nos convenza
y cargaremos la imagen, en caso de crear un fondo personalizado, pinchando
sobre el recuadro “Imagen fondo”. En este caso, la imagen debe ser de un 1 MB.
La imagen del hotel se mostrará cuando el cliente tenga que introducir los datos de
reserva en el motor.
6 Para crear el banner, si no tiene conocimientos para componerlo, póngase en contacto con la persona o empresa que le diseñó la página web o con el personal de Avirato.
65
Junto a todas esas imágenes, pueden elegirse diferentes colores para todas las
secciones del hotel, como el color del texto, el color de los botones, de los enlaces…
Para personalizarlo, se pinchará sobre el recuadro colorido de cada sección y se
elegirá el color deseado a través de la paleta de colores que se nos abrirá:
Si nos equivocásemos, podremos restaurar el color por defecto pulsando . El
programa nos pedirá confirmación para realizar la acción:
Al pulsar “Sí”, el color se volverá blanco; si se pulsa “No”, se mantendrá el color que
aparezca en el recuadro, hubiese sido modificado por nosotros o el que viniera de
muestra.
66
7.2. Tarifas motor de reservas
Seleccione tantas tarifas como desee para mostrar en su Motor de Reservas
Desde la configuración de su PMS, hemos actualizado la pestaña de Motor de
Reservas. Ahora desde el botón de “Tarifas motor de reservas” puede añadir tantas
tarifas como quiera, el motor mostrará únicamente la más económica en función de
las características de la reserva,
por ejemplo:
Si tenemos una tarifa de mínimo 3 noches y otra de mínimo 7 noches y el cliente hace
una reserva de 4 noches solo le mostrara la de tres sea o no el precio más barato,
ahora, si el cliente hace 7 o más noches de reserva, mostrara la más económica de
las dos.
67
8. Operadores y canales (Configuración > Motor de Reservas)
Este apartado alberga los canales propios y los canales pertenecientes al channel
manager.
8.1. Resumen
A través de tres gráficos podremos hacer un seguimiento de las reservas realizadas
en el último año. El primer gráfico, operadores, muestra el flujo de clientes
provenientes de los diferentes canales, propios o del channel acompañado de los
datos del número total de reservas del año y el importe obtenido con ellas:
El segundo gráfico corresponde a las reservas e ingresos facturados mes a mes:
68
El tercer gráfico es el resumen de las reservas e ingresos de todo el año separados
por operador:
8.2. Canales propios
Esta pestaña mostrará toda la información relativa a los distintos operadores que
tengamos en el hotel. Crearemos todos los operadores con los que trabajemos para
poder realizar el seguimiento y la facturación de los mismos.
Esta página se divide en dos partes. En la izquierda encontraremos el listado de los
operadores creados por el establecimiento; y a la derecha, la información sobre los
mismos. Para acceder a la información de cada operador bastará con pulsar sobre
el mismo para consultarla. Encontraremos la siguiente información:
8.2.1. Información general, en la que encontraremos tanto los datos de acceso a la
página web del operador, su teléfono y dirección de correo para el contacto, como
sendos gráfico de las reservas y los ingresos de los últimos 12 meses del operador.
69
8.2.2. Reservas operador. Podremos filtrar reservas de un operador en esta pestaña.
En los calendarios de la derecha se pondrán la fecha inicial y la fecha final de
búsqueda. Esta información se verá en los paneles de abajo:
Si se pulsara el botón , el programa nos llevaría al apartado de facturación para generar una factura con los gastos de las reservas realizadas con
ese determinado operador (Ver FACTURACIÓN).
70
8.2.3. Facturación. Esta pestaña contiene los datos necesarios para crear una factura
automatizada. Cada operador deberá tener su ficha de facturación con todos los
datos que en ella se requieren para generar facturas:
8.2.4. Observaciones. Este apartado es modificable y editable. En él se escribirán
todas las observaciones que se consideren oportunas para completar la información
del operador.
71
Crear un operador
Los operadores se crean en el apartado “Información general”, donde introduciremos
todos los datos pertinentes para completar la ficha de cada operador. Los datos
que se pedirán son los siguientes:
a) Alias: corresponderá al nombre del operador.
b) Tipo de operador: a través de un desplegable, el programa nos ofrecerá
diferentes opciones de operadores, como agencia de viajes, agencia online,
touroperador online, touroperador tradicional…
c) Porcentaje de comisión: será importante añadir este dato para que el
programa pueda calcularnos adecuadamente la facturación.
Los datos que a continuación siguen son para completar y almacenar la información,
a modo de ficha, pero no necesarios para poder utilizarlos en las reservas.
d) Web
e) Usuario y contraseña web
f) Teléfono
g) Mail
Cuando hayamos rellenado todos los datos, presionaremos y el programa nos
informará de que el operador ha sido creado correctamente:
72
El nuevo operador aparecerá en el listado izquierdo:
Si quisiéramos crear nuevos operadores, pulsaríamos y los campos se
borrarían para introducir los nuevos datos. Rellenos también, presionaríamos y
almacenaríamos el nuevo operador. Esta opción la repetiremos tantas veces como
operadores tengamos que introducir.
Tras rellenar la información general, accederemos a la ficha de facturación y
agregaremos los datos pertinentes:
a. Nombre fiscal
b. Dirección de facturación
c. CIF
d. C.P.
e. País
f. Ciudad
g. Población
h. Cuenta bancaria
73
i. Facturación a número de días
j. Facturación por defecto, dependiendo de si se factura a un operador o a un cliente
k. Tarifa predeterminada para ese operador.
Presionaremos, para finalizar esta sección, el botón y pasaremos a rellenar las
observaciones del operador en la pestaña siguiente.
Las observaciones son información adicional que se añade al operador. No es
un campo obligatorio para el uso de un operador. Puede dejarse en blanco. No
obstante, si se introdujese algún tipo de información, es necesario presionar para
guardarla. Cada vez que presionemos ese botón, nos aparecerá un mensaje donde
se nos informará de que las modificaciones han sido almacenadas correctamente:
Eliminar un operador
El borrado de un operador es una acción sencilla: basta seleccionar el operador a
suprimir y presionar . Avirato PMS requerirá una confirmación para completar la
acción, ya que dicha eliminación conlleva la desaparición del operador en todas las
reservas que se hubiesen hecho con él:
Si presionamos “No”, la acción no se llevará a cabo, pero si presionamos “Sí”, el
operador se eliminará y nos aparecerá un mensaje informativo:
Tenga en cuenta, antes
del borrado, que un
operador eliminado no
puede recuperarse y que
esta acción conllevará la
desaparición por completo
del mismo en reservas y
gráficos.
74
8.3. Canales Channel Manager
8.3.1. Estado Sincronización
Desde esta pestaña se realizará la sincronización del channel manager. Antes
de realizar cualquier sincronización, será imprescindible que, en las OTA7
disponibles, se active el uso de channel manager y se seleccione la opción “Avirato”.
Después, asegúrese de que tiene creadas en dichas OTA las habitaciones y tarifas
que desee sincronizar. Terminados esos pasos, póngase en contacto con el servicio
técnico de Avirato para proceder a la sincronización.
Resincronizar
Para poder resincronizar es imprescindible que haya realizado la primera conexión
con el servicio técnico de Avirato, ya que de lo contrario, el programa le impedirá
hacer la sincronización:
Si ya ha realizado la primera conexión con los técnicos de Avirato, podrá resincronizar
un canal siguiendo los datos que a continuación se detallan.
1. Inicio de sincronización. Presione sobre el botón . A
continuación se le abrirá una ventana emergente en la que elegirá el canal
y escribirá el ID proporcionado por dicho canal. Hecho esto, presione el
botón “comenzar”.
7 Acrónimo inglés de Online Travel Agency (Agencia de Viajes en Línea).
75
2. Mapeo de habitaciones. En este paso enlazará las habitaciones creadas
en su operador (columna izquierda) con los tipos de habitación de Avirato
PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda
y presione para continuar. Si necesita volver atrás, presione .
3. Mapeo de tarifas. En este paso enlazará las tarifas disponibles en su
operador (columna izquierda) con las tarifas correspondientes de Avirato
PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda
y presione para continuar. Si necesita volver atrás, presione .
76
4. Fin de Proceso. Si está sincronizando con Booking, este le permitirá
recuperar las reservas de las dos últimas semanas y las reservas futuras y
que estas se descarguen en el planning. Para ello, presione los botones en
función de lo que necesite. Si no desea descargar ninguna reserva, o está
trabajando con otro operador, cierre la ventana en el aspa de la derecha.
Cuando se haya realizado el mapeo, este se verá en los paneles derechos:
Solo descargue las reservas futuras si no las ha introducido a mano antes
de la sincronización, puesto que si lo ha hecho, estas aparecerán por
duplicado.
77
Actualización datos channel manager
Si ha realizado algún tipo de modificación en el PMS en relación a tarifas,
restricciones, etc., pulse el botón para que el channel manager
obtenga los cambios de manera asegurada. Cuando lo presione, los botones de
sincronización aparecerán desactivados. Se recomienda no modificar la
disponibilidad ni los precios durante el proceso.
8.3.2. Bloqueo por tipo de habitación
Desde esta pestaña se pueden determinar bloqueos para una/s determinada/s
habitación/es y que no puedan ser vendidas a través de los diferentes operadores
con los que trabajamos.
78
Para ello seleccionaremos:
a) tipo de habitación.
b) operador en el que incluiremos el bloqueo,
c) tarifa, donde se seleccionará “todas” o la tarifa determinada;
d) Tipo de bloqueo:
- bloqueo ventas: para que el operador no pueda vender ese tipo de
habitación;
- bloqueo en llegadas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha
de entrada determinada;
- bloqueo en salidas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha
de salida determinada.
Una vez que tengamos esos parámetros marcados, configuraremos las fechas del
bloqueo en los calendarios de la parte derecha y pulsaremos el botón
Si el bloqueo se hizo correctamente, aparecerá un mensaje de confirmación:
A continuación, los bloqueos se harán visibles en la parte inferior de la pantalla:
79
Eliminar un bloqueo por tipo de habitación
Para eliminar un bloqueo realizado, seleccionaremos aquellos que deseemos
descartar en la parte baja de la pantalla. Podremos seleccionar tantos como
necesitemos al presionar Ctrl (control) a la vez que pinchamos sobre los bloqueos.
Terminada la selección, presionaremos . Para realizar
la acción, el programa nos pedirá confirmación de la misma:
Si se presiona “Sí”, el borrado se llevará a cabo y los bloqueos desaparecerán; si se
presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrán todos los bloqueos activos.
Los bloqueos de habitación no pueden establecerse por habitación,
sino por tipo de habitación y son solo para la venta a través del
channel manager.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no
puede recuperarse.
80
8.3.3. Restricción de disponibilidad
Puede ser que el establecimiento no quiera ofrecer toda la disponibilidad de las
habitaciones a los canales sincronizados con el channel manager. Para ello, puede
restringirse la disponibilidad y ofrecer a las operadoras un número menor de
alojamientos del que realmente posee el establecimiento para la venta delimitando
un número máximo de habitaciones por categoría en unos plazos de tiempo.
Añadir una restricción de disponibilidad
Los pasos a seguir para crear una restricción son los siguientes:
a) Seleccionar el tipo de habitación. En el desplegable encontraremos todas
las categorías creadas en el PMS, las cuales tendremos que seleccionar
una a una para incluir las restricciones.
b) Delimitar el número máximo de habitaciones con las que contarán las
operadoras. El programa nos mostrará, por defecto, la cantidad máxima
de habitaciones de cada categoría, impidiendo que se puedan ofertar más
alojamientos de los existentes a las OTA. Es una medida para evitar los
posibles overbookings. Así pues, podemos reducir cantidad al número que
aparece en el selector de cantidad, pero no podremos ampliarlo. Igualmente,
AB C
81
no se establecerá una restricción si el número es igual al número máximo
que tiene el establecimiento, ya que no se considera bloqueo al contar con
todo el inventario de alojamiento.
c) Fechas de restricción. En los calendarios de la parte derecha se
establecerán la fecha inicial de la restricción y la fecha final del mismo. Estas
pueden establecerse desde el día actual en que se prepare la restricción y
hasta varios años vista, por si se desea hacer una restricción perdurable en
el tiempo.
Es importante que la fecha final de la restricción sea superior a la fecha
inicial, ya que de lo contrario, el programa no nos permitirá establecer ese
bloqueo:
Tenemos que tener en cuenta que la fecha final no incluye la noche de ese
día, sino que se acaba en la madrugada del día marcado como último. Así
pues, si quisiéramos establecer una restricción para las noches del 10, 11 y
12 de diciembre, tendríamos que configurar los calendarios de la siguiente
manera:
Cuando se hayan establecido todos los parámetros anteriores, pulsaremos . Cuando
se realice la restricción, el programa nos informará con una ventana emergente:
82
Veremos las restricciones en la parte baja de la pantalla:
Tenga en cuenta que cuando realiza una restricción modifica la información de
la disponibilidad del establecimiento. Por ello, si en un hostal de 10 habitaciones
dobles restringimos la venta del channel manager a 5, las OTA solo podrán disponer
de ese número. Pero si entrasen 3 reservas por otras vías, la disponibilidad de la
venta a través del channel manager se reduciría en esa cantidad, pudiendo vender,
únicamente, 2 alojamientos.
Eliminar una restricción de disponibilidad
Se podrán eliminar todos los bloqueos creados que se deseen. Estos serán
seleccionados en la parte baja de la pantalla. Podrá hacer una selección múltiple
presionando Ctrl (control) a la vez que se clica sobre las restricciones a eliminar.
Preste especial atención a los cupos diarios acordados con las
distintas operadoras, ya que estos no pueden gestionarse desde el
PMS. Si se tiene acordado un cupo, pueden entrar reservas aunque
tengamos bloqueos o carezcamos de disponibilidad en el planning
del software.
83
Realizada la selección, se presionará para suprimir las
restricciones. Antes de realizar la acción, el programa pedirá confirmación:
Si se selecciona “Sí”, la acción se realizará y se borrarán las restricciones, pero si
se selecciona “No”, se cancelará el borrado y las restricciones se mantendrán.
8.3.4. Sincronización iCal
Las sincronizaciones iCal toman información de disponibilidad de su PMS para
informar a las distintas agencias con las que tenga contrato el establecimiento.
Al contrario que las OTA, que son web service, las agencias iCal no intercambian
información entre las aplicaciones, por lo que las reservas que se hagan a través de
esas agencias se tendrán que introducir a mano en el programa.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que una restricción de
disponibilidad eliminada no puede recuperarse.
84
Para realizar la sincronización iCal, copie el enlace iCal que aparece en la tabla en
las cuentas de los canales iCal con los que trabaje. Fíjese en que cada habitación
tiene una URL diferente. Para copiarlas debe utilizar la combinación de teclas Ctrl
+ C, para copiar, y Ctrl + V, para pegar.
Puede exportar el fichero a su ordenador pulsando
Tendrá la opción de unificar las habitaciones en un único calendario o de separar-
las en diferentes calendarios:
Para estos canales de búsqueda podrá aplicar bloqueos, pero no
restricciones de disponibilidad.
85
9. Facturación(Configuración > Facturación)
Desde esta sección se configurará todo el apartado de facturación: diseño, series,
etc.
9.1. Diseño Factura
En el apartado de diseño de factura se podrá diseñar y configurar la plantilla de
la factura que vaya a emitirse desde nuestro establecimiento. Para ello se tiene
habilitado un editor, para que cada establecimiento adapte la facturación a sus
necesidades. Todos los cambios que se hagan se harán visibles en la factura
modelo de la parte derecha.
9.1.1. Datos
Imagen de fondo de factura. La opción que aparece por defecto son las líneas
que encuadran los datos de la facturación (Fondo de factura por defecto), pero
86
estas pueden eliminarse y que el fondo se vea blanco (Sin Imagen de fondo),
o bien pueden eliminarse y que en el fondo se vea una imagen determinada
(Fondo personalizado). Si marcamos esta opción, se nos abrirá una ventana para
seleccionar la imagen deseada:
Logotipo de factura. Aparece por defecto un logo de muestra. Si no se cambia la
opción, este se imprimirá al generar las facturas, pero puede prescindirse del mismo
y que ese apartado se vea blanco (Sin Logotipo) o puede incluirse el logotipo de
la empresa (Logotipo personalizado). Al seleccionar esta opción, se nos abrirá la
ventana de selección anterior.
Impresión. El formato de impresión solo contempla el tamaño DIN A-4, dimensiones
de un folio. Por el contrario, el DPI8 de impresión puede ajustarse a la resolución de
cada impresora usando los selectores de mayor o menor. Por defecto aparecerán
600 ppp.
Moneda local. El apartado de facturación ofrece un selector con numerosas divisas
para seleccionar la moneda local.
Datos de facturación. Puede elegirse la opción de mostrar los datos del
establecimiento en la parte alta de la hoja. Estos datos se rellenarán en
Configuración>Hotel> Datos para mostrar en la facturación.
Mostrar nombre Cliente. Puede seleccionar “Mostrar Nombre del Cliente” en su
Factura o simplemente desactivarlo para que no aparezca.
Permitir modificación de facturas. Este apartado es muy importante para el uso del
PMS, ya que si se tiene marcada, se podrán modificar facturas una vez generadas
8 Puntos por pulgada (PPP); PDI, por sus siglas en inglés.
87
(para saber cómo se modifica una factura generada, ver Reserva>Facturación y
cargos).
Texto libre. Este texto aparece en la parte alta de la hoja. Admite tanto letras, como
números y caracteres. Son visibles hasta 107 caracteres (incluidos los espacios) si
el margen horizontal de este está a 0; el resto de texto podrá introducirse, pero no
se mostrará. Pueden modificarse los márgenes en el apartado Márgenes.
Texto Facturas. Este texto aparecerá en el pie de página. Admite tanto letras como
números y caracteres. No tiene límite de caracteres, pero el tamaño del texto debe
adaptarse a los márgenes del pie de página. Pueden modificarse los parámetros
de este en el apartado Márgenes.
9.1.2. Márgenes
Se podrán configurar los datos de la factura según el tamaño decidido. Todos los
campos pueden moverse en función a las necesidades del negocio. Para ello,
pueden adaptarse los márgenes aparecidos por defecto con los selectores de
cantidad que a la izquierda de la factura. Los cambios que en ellos hagamos se
verán reflejados en la factura de ejemplo.
88
9.2. Formatos
En esta pestaña podremos definir el formato para las series de facturación
(disponibles 2), las proformas, los albaranes y los abonos. Cada uno de ellos posee
una pestaña propia donde definir la numeración.
9.2.1. Factura
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos a aparecer en la facturación.
Podremos ver cómo quedará la numeración en “Ejemplo siguiente factura”.
En el apartado “Último número de factura” podremos escribir el número anterior
con el que queremos que inicie la serie de facturación. Esto es muy rentable para
aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número que no
sea el 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente factura”, ya que muestra el próximo
número que se generará.
Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para
almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:
89
A partir de aquí ya podrán crearse facturas seriadas.
Asignar un número desasignado
Es posible que en algún momento nos encontremos en la necesidad de desasignar
una factura9 (Ver Reservas>Facturación y cargos>Desasignar factura) y asignarle
ese número a otra factura. Si la factura desasignada es la última factura realizada,
no habrá inconveniente, ya que el programa, de manera automática, reutilizará ese
número para seguir con la serie. Pero si la factura desasignada está entre dos
números asignados, tendremos que asignarla manualmente o dejar el hueco de la
serie vacío.
Para asignar un número determinado a la siguiente factura que generemos,
tendremos que escribir en “Último número de factura” el número anterior al número
que corresponda, comprobando que el número de “Ejemplo siguiente factura” es
el número que ha de generarse. Por ejemplo, si deseamos generar la factura 227,
escribiremos “226” en el hueco editable. La siguiente factura que hagamos saldrá
con el número 227.
Es importante, una vez generado el número que necesitábamos, volver a escribir
en “Último número de factura” el último número generado para que la facturación
siga el orden. Si no se establece dicho orden, el programa continuará la serie con el
número insertado en “Último número de factura”, pudiendo provocar la repetición de
facturas. Por ejemplo, si yo quise incluir manualmente el número 226 con el sistema
anteriormente explicado, pero no actualizo la serie para informar al programa de
que el último número generado es el 229, provocaré una repetición de facturas,
9 Avirato, cumpliendo con la normativa, no permite la opción de borrado de facturas.
Tenga en cuenta que, si asigna un número desasignado, corre
el riesgo de que esa nueva factura no siga un orden cronológico
correlativo a la numeración.
90
ya que el software repetirá las facturas 227, 228 y 229 con datos diferentes a las
facturas genuinas de los mismos números.
9.2.2. Factura serie 2
Para hacer uso de una serie de facturación alternativa, tendrá que activarse dicha
opción. Una vez activada, iniciaremos la configuración de la segunda serie. La
configuración de esta serie se realiza de la misma manera que la configuración de
Factura (Ver Configuración>Facturación>Formatos>Factura).
91
Cuando hayamos terminado la configuración, presionaremos para almacenar
los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:
9.2.3. Proforma
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en la proforma. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente
proforma”.
Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de
proforma”, el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es
muy rentable para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con
un número diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente proforma”, ya que
muestra el próximo número que se generará.
92
Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para
almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:
A partir de aquí ya podrán generarse las proformas.
9.2.4.Albarán
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer en
el albarán. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente albarán”.
93
Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de albarán”,
el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable
para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número
diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente albarán”, ya que muestra el
próximo número que se generará.
Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para
almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:
9.2.5. Abono
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en el abono. Podremos ver cómo será la numeración en “Ejemplo siguiente abono”.
94
Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado “Último número de abono”,
el número anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable
para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeración con un número
diferente al 1. Para ello, fíjese en “Ejemplo siguiente abono”, ya que muestra el
próximo número que se generará.
Cuando esté terminada la configuración del formato, presionaremos para
almacenar los datos. El programa nos confirmará que todo se guardó correctamente:
9.3. Impuestos
En este apartado se incorporarán y actualizarán los impuestos con los que cuente
el establecimiento. Cuenta con dos secciones: Impuestos activos e Impuestos
predeterminados.
9.3.1. Impuestos Activos
Serán los impuestos que aparezcan, posteriormente, en los desplegables de
facturación y cargos. Podrán añadirse tantos impuestos como sean necesarios.
95
Para añadir un impuesto solo será necesario seleccionar la
cantidad determinada en los marcadores de cantidad y presionar
. El nuevo impuesto aparecerá en el cajetín de abajo.
Para borrar un impuesto, habrá que seleccionar el impuesto a
eliminar en la parte baja y presionar .
9.3.2. Impuestos predeterminados
Solo existen dos impuestos que se incluyen de manera automática en el PMS: a)
impuestos de hotel y b) impuestos de extras.
a) Hotel. Los impuestos de hotel se aplicarán a todos los cargos que se realicen
en un establecimiento, desde las consumiciones y hasta las pernoctaciones.
No obstante, estos se podrán modificar en cada caso.
b) Extras. Son los impuestos con los que aparecerán por defecto los extras de
nuestras habitaciones (Ver configuración>Extras habitaciones).
96
9.4. Tarjetas
En la pestaña de tarjetas se podrán marcar y desmarcar aquellas tarjetas con las
que se puedan pagar en el establecimiento. Esta selección se verá después en las
opciones de pago del motor de reservas del mismo establecimiento.
97
10. Usuarios y Seguridad (Configuración > Facturación)
Con Avirato podrá crear diversos perfiles para administrar y controlar el uso del
programa. De esta manera, cada usuario, una vez identificado, podrá acceder a las
funciones que le han sido asignadas.
10.1. Crear un usuario
Antes de crear perfiles, añada una clave para el Administrador en el panel de
opciones:
Cuando marque “Proteger la configuración con contraseña”, se le mostrarán
todas las opciones aptas para ser modificadas. Deje en blanco el campo “Clave
administrador” y rellene los campos “Nueva contraseña de Administrador” y “Repita
su nueva Clave” para presionar, finalmente, . Automáticamente se creará el
perfil de Administrador con la contraseña añadida. Este perfil de administrador
tendrá acceso completo al PMS.
Para crear un perfil será necesario seleccionar en el desplegable “Usuarios” la
opción “Añadir Usuario” y, en “Nombre”, añadir el nombre del nuevo perfil junto
a la contraseña de acceso para este en “Pass”. Asimismo, será imprescindible
seleccionar los privilegios que este perfil tendrá:
Imagen clave Administrador
Si no añade contraseña en administrador, el perfil ADMIN se creará
sin contraseña.
98
Una vez esté terminada la configuración del nuevo perfil, presione . El perfil se
habrá creado correctamente:
Los perfiles creados tendrán que identificarse al acceder al PMS:
Imagen: Añadir Perfil
Cuando aceptemos esta ventana, el usuario se habrá añadido en
el desplegable “Usuarios”. Podremos crear tantos perfiles como
necesitemos siguiendo los pasos enunciados.
Imagen: Acceso Usuarios
99
Modificar un usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable “Usuarios”. Sus datos
se reflejarán en los diferentes apartados. Modifique los campos que considere
oportunos y presione .
Eliminar usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable “Usuarios”. Una
vez se reflejen sus datos en los diferentes apartados, muestra de que se cargó
bien, presione . El programa, para poder realizar la acción solicitada, le pedirá
confirmación:
Si presiona “No”, la acción se cancelará y el perfil se mantendrá; si presiona “Sí”, el
perfil se borrará. No obstante, los datos se mantendrán por si deseara recuperarlos
presionando .
Imagen: Modificar Usuario
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento
eliminado no puede recuperarse.
100
11. Integraciones Avirato (Configuración > Integración Avirato)
11.1. Módulo Móvil
En esta pestaña encontrará las direcciones web para acceder a los módulos móviles
de Avirato. Pinche sobre las mismas para ver el contenido de estos módulos.
Dirección web con autenticación: desde esta URL tendrá acceso a todos los
módulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetería
o el motor de reservas.
Dirección web de acceso directo: desde esta URL tendrá acceso a todos los
módulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetería
o el motor de reservas.
Dirección web Motor de reservas: acceda con este enlace a su motor de reservas
para conocer el proceso de sus clientes a la hora de reservas una habitación.
11.2. Lectores de documentos
Si decide utilizar un lector de documentos para hacer más cómoda y rápida la
incorporación de los datos de los huéspedes, podrá elegir entre un lector de
DNI electrónicos (no necesita activación) o un lector de documentos profesional.
Con este último tendrá que instalar el lector y activar y configurar el módulo de
integración.
Activación del Lector de documentos profesional
El primer paso para disfrutar del módulo de lectores de documentos será activarlo
en la opción “Activar integración con Lector de documentos”. Después, seleccione,
en el desplegable habilitado, el tipo de lector que usará.
101
Después, cierre el programa y vuelva a abrirlo para que tome la información del
lector. A partir de ese momento ya podrá utilizarlo.
Si tiene más de una propiedad (más de un PMS), sepa que el lector
solo está pensado para un único programa; de tal manera que solo
se configurará con el primer PMS que abra. Para utilizarlo en otras
propiedades tendrá que cerrar ambos PMS y abrir primero en el que
quiera usarlo. Esta es una condición del lector de documentos.
102
12. Hospederías e INE (Configuración > Hospedería e INE)
En este apartado encontraremos los envíos automáticos a la Guardia Civil y al INE.
Tendremos que ponernos en contacto con el INE y con el Cuerpo de Seguridad
para que nos den los datos de identificación.
12.1. Hospederías
Avirato ofrece la opción de mandar los partes de viajeros a la Guardia Civil10
automáticamente. Activando esta opción, el hotelero no tendrá que incluir a mano
en la página web del Cuerpo de Seguridad los datos de cada cliente alojado en su
establecimiento (Ver Reservas>Parte de viajeros).
Los datos requeridos por el programa para la configuración de este apartado serán
las credenciales asignadas por la Guardia Civil, Ertzaintza, Mossos d’Escuadra,
Policía Nacional…
10 Para el resto de Cuerpos Oficiales, póngase en contacto con Avirato.
103
Es posible que se encuentre con errores en el envío de partes de viajeros si en el
cajetín de usuario tiene más de 10 dígitos. Compruebe el número de dígitos. Tal
vez tenga que eliminar la H de “hospederías” que aparece al principio del usuario.
Número de partes: habrá que actualizar el número de envío. Es decir, si un
establecimiento ha enviado 25 partes, tendrá que poner a mano el número 26 en el
cajetín “Próximo Nº Parte” y darle al botón . Para poder actualizar el
número de partes y presionar el botón, será imprescindible tener algún dato que
enviar. Los datos almacenados se verán en Clientes>Registro de viajeros. Tras
poner el parte que corresponda, el programa se encargará de ir actualizando el
número de partes correlativamente hasta llegar al 999, donde, automáticamente, se
pondrá a 0 para iniciar una nueva secuencia.
Si existiese algún error en el envío, puede deberse a que haya algún error en el
fichero de un cliente. Si existe un error en el parte, este no podrá enviarse. Es
imprescindible solucionarlo para poder continuar con el proceso de hospederías.
Las fichas de los viajeros se gestionarán desde la reserva de cada uno de ellos
(Ver Reservas>Parte de viajeros). Se mandarán automáticamente cada vez que
el cliente haga check in. Es importante marcar la entrada del cliente el día en que
entra al establecimiento, pues de lo contrario, no se hará el envío del viajero ni se
generarán los datos.
12.2. Estadísticas, INE, EUSTAT, Turismo
Este apartado se rellenará con los datos facilitados por los organismos encargados
de las estadísticas. Es un proceso que mejora el rendimiento del hotelero al reducir
en tiempo la labor de preparar las estadísticas de un determinado periodo.
La secuencia que se debe seguir en el envío de los partes de
hospederías es de 001, es decir, nunca se harán envíos que superen
los tres dígitos.
104
Enviar parte INE
Una vez rellenos los datos necesarios, se marcarán las fechas solicitadas por el INE
en el calendario habilitado para ello:
Completadas las fechas, solo habrá que presionar . El programa
nos informará de que la solicitud está en proceso:
Si hay algún error, el programa le informará de ello:
105
Revise los plazos de fecha, ya que muy posiblemente sea que las fechas marcadas
no corresponden con los plazos solicitados.
Puede consultar los hospedajes de unas determinadas fechas pulsando
. El programa le abrirá una ventana emergente donde podrá ver el
fichero que se le enviará al INE, el cual muestra, dividido por provincias y países,
las entradas, las salidas y las pernoctaciones de cada día:
Si le interesase, podría guardarse esos datos en formato Excel. Para ello tendrá que
presionar y esperar a que se le abra una ventana emergente para guardar el
archivo en la carpeta que usted decida.
Si, por algún motivo, tuviese que generar un fichero para enviárselo al INE, sepa
que hay que hacerlo en formato XML. Por ello, Avirato le ofrece la opción de generar
ese tipo de archivos pulsando .
106
Restringir envíos INE
Podrá bloquear el envío al INE de una habitación determinada desde este apartado.
Pulse . A continuación se le abrirá una ventana desde la que podrá
gestionar las restricciones. Seleccione, a la altura de cada habitación, si quiere
enviar la información o no de dicha estancia. :
También puede modificar el envío de todas las habitaciones presionando
. Esta acción le cambiará y unificará la opción de envío a
todas las habitaciones. Esto quiere decir que, si tiene todas las opciones en sí,
estas pasarán a “No” y viceversa.
Realizada la selección de habitaciones, pulse .
107
13. Contratos clientes (Configuración > Contratos Clientes)
Podrá gestionar diferentes contratos para sus clientes desde este módulo. Todos
ellos funcionan como plantillas (creados con Word o programas similares) que
se suben y se adaptan a cada cliente en función a las palabras clave que estos
contengan.
Por ejemplo, puede subir un contrato para la llegada de viajeros a su establecimiento.
Para que el programa cree, de forma automática, los contratos con los datos de los
clientes, tendrá que incluir las palabras clave necesarias en los lugares donde quiera
que aparezca esa determinada información. Podrá encontrar estos comodines en
su PMS. Por ejemplo, si deseamos que el contrato inicie con “Madrid, a [fecha del
día]”, pondremos “Madrid, a $FechaActual$” y el programa actualizará según el día
en que se imprima el contrato.
Añadir un contrato como plantilla
Para añadir un contrato, presionaremos . Se nos abrirá una ventana
desde la que seleccionar el archivo .doc que usaremos en el software. Seleccionada
la plantilla, esta se almacenará en la parte baja de la pestaña:
108
En cuanto se suba un contrato al módulo, automáticamente aparecerá, en todas
las reservas del planning, una pestaña denominada “Contratos”. Desde esta podrá
seleccionar el contrato que deba imprimir para que sea firmado por el cliente con
los datos que necesitemos.
El programa nos hará guardarlo entre los archivos del ordenador para poder
generarlo con los datos del cliente y la reserva. Una vez guardado, se podrá
imprimir. Su apertura es automática.
Eliminar un contrato
Para suprimir un contrato, será necesario seleccionar el contrato que deseamos
eliminar y pulsar . Automáticamente desaparecerá del listado y dejará de
mostrarse en las fichas de los clientes para su firma.
109
14. Multipropiedad (Configuración > Multipropiedad)
Si usted tiene más de un PMS contratado con Avirato podrá almacenar los datos de
todos sus establecimientos desde esta página y así hacer más cómoda la gestión
de los mismos.
Añadir una propiedad
Para añadir un establecimiento, rellene los campos que aparecen en el apartado
“Añadir Propiedad” y presione .
Para añadir una propiedad, es importante haber creado primero el establecimiento
(Ver Configuración>Hotel), pues de lo contrario, el programa no nos permitirá
incluirlo:
Cuando la propiedad se haya añadido, esta aparecerá, con el CIF y el nombre, en
el listado de la izquierda.
110
Tener varios PMS agrupados le permitirá acceder sin dificultades a cada
establecimiento, ya que en la ventana de inicio podrá seleccionar a qué negocio
desea acceder.
Podrá tener tantos Aviratos abiertos como necesite, uno por cada hotel.
Eliminar una propiedad
Seleccione, en el listado de la izquierda, el establecimiento a eliminar y presione
.
El programa le pedirá conformidad con el borrado antes de llevarlo a cabo:
Si presiona “Sí”, el establecimiento desaparecerá del listado de multipropiedad;
si presiona “No”, cancelará la acción y mantendrá la propiedad en el listado y la
ventana de inicio.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento
eliminado no puede recuperarse.
111
15. Opciones(Configuración > Opciones)
15.1. Correo electrónico
Para mandar los correos del PMS con su dirección electrónica, tendrá que configurar
este apartado según el servidor de correo electrónico con el que trabaje. Es posible
que tenga que habilitar algún apartado en su cuenta de correo.
15.1.1. Configuración correo
Alertas
Este apartado está pensado para el área de contabilidad y administración, ya que
se puede configurar para que dichos departamentos sean notificados cuando:
• No se haya realizado un check out y haya una reserva pendiente de check
in después de una determinada hora (de 0 a 23 horas);
• Haya un descuento superior a un porcentaje determinado;
112
• Haya salidas de caja superiores a una cantidad determinada;
• Haya reservas con un coste superior a X cantidad;
• Haya cuentas de crédito superiores a una cantidad determinada.
Dichas cantidades podrán configurarse en los selectores de cantidad habilitados
para ello junto a cada una de las opciones.
Todas estas notificaciones se enviarán a la/ dirección/es que se determinen en el
cajetín habilitado para ello:
Asimismo, si se acepta la opción “Enviar copia de los mails enviados a clientes”,
se recibirán, en esa dirección electrónica, las facturas que se le manden por correo
electrónico a los clientes (Ver reservas>facturación y cargos).
15.1.2. Mail confirmación reserva
Podremos escribir un correo de confirmación de reserva para los clientes que se
hospeden en nuestro establecimiento. Solo se mandará este correo cuando la
reserva esté confirmada (Ver reserva>datos reserva). Para ello habrá que activar la
opción “Activar envío de confirmación de reservas”.
Tenga especial atención a la hora de configurar las cantidades, ya
que algunas opciones se valoran en horas, otras en porcentajes y
otras en cantidades.
113
Podemos configurar el envío automático, esto es, que cada vez que hagamos
una reserva, esta pasará a estar confirmada automáticamente. La idea de esta
opción es olvidarse de marcar manualmente la confirmación de cada reserva para
mandarle el correo al cliente. Podemos activarlo y determinar cuándo queremos
que se confirmen las reservas: a la siguiente hora X o cada 5 minutos.
Si activamos la opción de confirmar la reserva y mandar el correo a una determinada
hora, tendremos que tener encendido el PMS a esa hora, puesto que, de lo contrario,
no se confirmarán. Por ejemplo, si ponemos que todas las reservas se confirmen
a las 23.30, pero la recepción se cierra a las 23.00 horas, las reservas no se
confirmarán, ya que el programa se apagó a las 23.00. Para ese caso, pondremos
la confirmación automática a las 22.45, por ejemplo, para que todas las reservas se
confirmen antes de cerrar recepción.
La opción “Cada 5 minutos” hará que el programa haga un recorrido por las reservas
y, cada cinco minutos, cambie el estado de la reserva a confirmada y mande el
correo correspondiente. Podemos elegir entre varias opciones de envío pinchando
sobre el desplegable de los minutos.
114
Podemos, no obstante, restringir el envío automático a las reservas externas, esto
es, para aquellas que vengan vía motor de reservas o vía channel manager. Para
ello, pulsaríamos la opción “Solo reservas externas”.
Tenga en cuenta que, si activa estas opciones, no tendrá distinción entre “reserva”
(color amarillo) y “reserva confirmada” (color azul) en el planning, ya que todas las
reservas estarán confirmadas.
Escribir correo electrónico
Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la
información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con los
datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaña. Solo
ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que aparezcan los valores
de los clientes:
Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato
requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto
es, todo escrito en el mismo párrafo.
115
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución
del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será
la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).
Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa
nos confirmará que todo se guardó correctamente.
15.1.3. Mail recordatorio reserva
Aquí podrá mandarle correos electrónicos a sus clientes para recordarles la reserva
del hotel y ampliar los datos del anterior correo. Este texto solo se mandará a los
clientes con reservas confirmadas.
Puede determinar con cuántos días previos a la llegada al hotel se enviará el correo
electrónico. Para ello, active el envío automático y marque la cantidad de días en el
selector de cantidad:
116
Escribir correo electrónico
Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la
información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con los
datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaña. Solo
ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que aparezcan los valores
de los clientes:
Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato
requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto
es, todo escrito en el mismo párrafo.
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución
del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será
la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).
Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa
nos confirmará que todo se guardó correctamente.
117
15.1.4. Mail agradecimiento reserva
Podrá enviarles un correo a todos sus huéspedes para agradecerles la estancia.
Para ello, active el envío automático y marque, en el selector de cantidad, tras
cuántos días tras el check out se enviará el correo electrónico.
Escribir correo electrónico
Tiene el hueco editable “Texto personalizable” en la pantalla. Escriba en él la
información que deba recibir su clientela. Podrá personalizar cada correo con
los datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen bajo el texto
personalizable. Solo ha de ingresar cada comodín en el lugar donde quiera que
aparezcan los valores de los clientes.
Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato
requieren de códigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informático en la red. De no usar html, el texto se verá corrido, esto
es, todo escrito en el mismo párrafo.
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolución
del correo. Para ello, presione . La dirección a la que se le mandará será
la que ingresase en la configuración del hotel (ver Configuración>hotel).
Cuando hayamos terminado, presionaremos . En ese momento, el programa
118
nos confirmará que todo se guardó correctamente.
15.2. Planning
Desde este apartado configurará el planning, parte principal del programa Avirato.
Número de días a mostrar en el planning. Decida cuántos días vista tendrá en
el planning. Por defecto se verán 30, pero puede modificar dicha cantidad en los
selectores habilitados para ello. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de días a
mostrar, menor será el tamaño de los mismos.
Tamaño de cada día. Si deja la opción auto marcada, será el programa quien
adapte el número de días al tamaño del planning. Si, por el contrario, la desmarca,
podrá ajustar usted mismo el tamaño de los mismos.
Altura de las habitaciones. Puede adaptar el tamaño de las habitaciones según
le convenga. Por ejemplo, si tiene pocas habitaciones, tal vez desee rellenar más
espacio visual con las mismas. El tamaño por defecto es el 0, pero podrá ampliarlo
o reducirlo con los selectores de cantidad. Piense que si tiene varias habitaciones y
amplía bastante la altura de las mismas aparecerá un scroll que no le permitirá ver,
de una sola ojeada, todas las estancias.
Reservas permitidas por día. Por lo general, un establecimiento no reserva
una misma habitación más de una vez al día11, con lo que el número que aquí
tendrá que aparecer es 1, el que aparece por defecto. Esta opción está habilitada
para establecimientos que ofrecen habitaciones por horas o franjas temporales
y que necesitan, por tanto, precios y reservas fragmentadas o temporales. Si un
establecimiento al uso cambia este valor podrá ver alterados los precios de sus
reservas, ya que se contabilizará por franjas temporales. Cuando se habilite más
11. En esta explicación no se están teniendo en cuenta los no show.
119
de una reserva en un día, habrá que disminuir el número de días a mostrar, ya que
cada día tendrá tantos huecos reservables como habilitemos en esta opción.
Mostrar día de la semana. Opción de marcar o desmarcar. Si lo marcamos,
aparecerán los días de la semana junto a los días del mes; si lo desmarcamos, solo
se verán los días del mes.
Mostrar mes. Opción de marcar o desmarcar. Si lo marcamos, veremos los meses
a los que corresponde cada mes; si lo desmarcamos, solo se verán fechas.
Mostrar planning tras guardar la reserva. Opción de marcar o desmarcar. Si
la marcamos, cada vez que guardemos una reserva, el programa nos llevará,
automáticamente, a la ventana del planning; si lo desmarcamos, no modificará la
ventana cada vez que modifiquemos una reserva.
120
Establecer automáticamente como sucias las reservas en check in por las
noches. Opción de marcar o desmarcar. Si activamos esta opción, cada vez que
hagamos check in en una habitación, el estado de esta pasará a sucia, de manera
automática (Ver informes > estado habitaciones).
Cambiar esquema de color. Es el desplegable que se encuentra a la altura de esta
opción, encontraremos diversas opciones de color. Si el color negro con el que se
abre el programa no nos convence, podemos modificarlo por los tonos ofrecidos
por Avirato:
• Negro original
• Negro 2
• Negro 3
• Azul 1
• Azul 2
• Verde
• Morado
• Naranja
• Plateado
• 2D
• Metalizado
• Blanco
Una vez hayamos configurado todos los datos siguiendo nuestras necesidades,
presionaremos . Igualmente, cada vez que modifiquemos alguno de estos
valores, tendremos que pulsar para que estos se vean reflejados. El programa,
al percibir modificaciones en la configuración por defecto del planning, minimizará
el tamaño de la pantalla. De esa manera sabremos que se han recogido los cambios.
Después podremos contrastarlo en la pestaña de planning.
121
15.3. Hoja de registro de viajeros
Todo huésped debe rellenar un parte de viajeros para entrar en el establecimiento.
Los datos que debe rellenar el cliente no pueden ser modificados, sino que aparecen
por defecto. Lo que sí puede modificarse es el apartado de texto legal, donde
aparece un texto por defecto. Cuando hayamos incluido todo el texto de letra
pequeña, presionaremos .
La hoja de registro de viajeros se imprimirá, con los datos del cliente, desde al
apartado registro de viajeros, en la reserva del cliente.
Imagen Hoja de registro de viajeros
122
2 PLANNING
El apartado de planning es la pantalla principal de Avirato. En ella veremos las
habitaciones del establecimiento, según el orden que estableciéramos en el rack,
y las reservas asignadas a cada habitación. La idea de esta pantalla es que el
usuario pueda comprobar, de un solo vistazo, la disponibilidad del establecimiento
de un solo vistazo.
En la parte izquierda de cada habitación encontrará
una franja de color. Esta se corresponde con el color
asignado al tipo de habitación. Podrá ver qué color
corresponde a cada categoría en la leyenda de la parte
baja de la pantalla de planning.
Las habitaciones poseen una cuadrícula temporal en
la que cada hueco corresponde a un día, el cual se
marca en la parte alta de la pantalla. El día corriente
se distingue a simple vista porque aparece en color
123
verde: este siempre aparecerá en la segunda columna de días empezando por la
izquierda. Esto es para que se pueda saber en qué habitaciones se debe hacer el
check out. Los días entresemana (L-V) aparecen en azul; mientras que los fines de
semana (S y D) aparecen en rojo.
16. Hacer una reserva
Hay dos opciones para hacer una reserva: desde el botón “Añadir reserva” o desde
el calendario del planning.
a) Botón “Añadir reserva”
En la parte derecha de la pantalla encontrará el botón. Al presionarlo, se desplegará
una ventana emergente en la que podrá seleccionar las fechas de entrada y salida
y el número de adultos por habitación. Después se reservará según sea reserva
individual o de grupo.
Reserva individual: elegiremos, en el desplegable habilitado para ello, la habitación
en la que deseemos hospedar a los clientes y presionaremos .
Solo se mostrarán las habitaciones disponibles para las fechas seleccionadas. A
continuación, entraremos en la pestaña Reserva para formalizar la reserva del
nuevo cliente (Ver Pestaña).
124
Si el número de ocupantes sobrepasa la capacidad de la habitación, el programa
nos informará de ello antes de llevarnos a la pestaña de reservas e incorporar los
datos necesarios para su formalización:
Reserva de grupo: tras marcar el número de adultos por habitación, elegiremos, en
la parte baja de la ventana, cuántas habitaciones seleccionaremos para dar
alojamiento a todos los clientes del grupo. Solo informará de cuántas habitaciones
libres por cada categoría disponemos para ello. Una vez seleccionadas,
presionaremos . A continuación, entraremos en la pestaña
Reserva para formalizar la reserva del nuevo grupo (Ver Pestaña).
Por defecto al mover una reserva de grupo esta se moverá en bloque, si se quiere
mover solo una en concreto deberá mantener pulsada la tecla mayus o la tecla
control. Próximamente se subirán más actualizaciones de este tipo de reservas.
Importante. Las reservas de grupo se hacen a nombre de un único
cliente: todas las habitaciones penderán de la habitación principal. Si
desea cambiar los datos de estas, deberá hacerlo a mano y una a una.
b) Reserva en planning
Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitación a
reservar, en los días seleccionados. Arrastre desde el día en que el cliente entrará
hasta el día en que abandonará el establecimiento. El programa, a medida que se
vaya arrastrando, indicará el día de salida.
125
El programa, de manera automática, le llevará a la pestaña Reserva (ver Reserva)
para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.
¿Cómo hacer una reserva de grupo desde planning?
Para hacer una reserva de grupo en el planning, tendremos que arrastrar el
cursor del ratón desde el día de entrada hasta el día de salida en las habitaciones
seleccionadas para el grupo. Si las habitaciones están consecutivas en el rack,
bastará con arrastrar hacia abajo:
La primera que haya seleccionado se convertirá en la habitación principal, de la
que dependerán el resto de habitaciones. Si unifica los costes, dicha habitación
principal será la que albergue todos los gastos de todas las reservas. Si están
unificadas, todas las reservas aparecerán con , excepto la habitación principal,
que carecerá de dicho símbolo. Esa es la muestra visual de que todos los gastos
de la habitación están unificados en una única habitación.
Si las habitaciones no están consecutivas en el rack, seleccione la primera habitación
con las fechas de reserva y, después, clique sobre el resto de habitaciones a asignar
mientras presiona la tecla control (Ctrl):
126
Cuando haya terminado la selección, presione sobre la habitación que desee
convertir en la habitación principal de la reserva de grupo. Si unifica los costes, esta
habitación principal será la que albergue todos los gastos de todas las reservas.
¿Cómo hacer reservas por horas?
Si usted dispone de un PMS configurado para reservar por horas, solo podrá realizar
las reservas desde el planning, ya que las reservas desde el botón “Añadir reserva”
solo están habilitadas para reservas de noches completas.
Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitación a
reservar, las horas seleccionadas. Arrastre desde la hora en la que el cliente entrará
a la habitación hasta que la abandone:
127
El programa, de manera automática, le llevará a la pestaña Reserva (ver Reserva)
para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.
Información de las reservas
En cada reserva se verá el nombre del titular de la misma. Si el nombre es largo o
la reserva corta (pocos días), es muy posible que no pueda verse la totalidad del
nombre. Por ello, si se pasa el cursor del ratón por encima de la reserva se verán
todos los datos de la misma:
- Nombre del titular de la reserva;
- Fechas y tipo de habitación de la reserva;
- Estado de la reserva;
- Régimen elegido;
- Adultos, niños, camas adicionales;
- Tarifa seleccionada;
- Coste total.
128
16.1. Borrar una reserva
Para borrar una reserva desde el planning, pulse el botón derecho del ratón sobre
la reserva a eliminar. Se le abrirá una ventana emergente con los datos de la reserva
seleccionada. Marque “Borrar Reserva”.
El programa, para poder llevar a cabo la acción, le pedirá confirmación:
Si presiona “Sí”, la reserva se eliminará y desaparecerá del planning; si presiona
“No”, el borrado se cancelará y se mantendrá la reserva en la habitación asignada.
Podrá recuperar su reserva en Informes>Reservas>Cancelaciones.
Si la reserva es de grupo, cuando pinchemos “Sí”, nos aparecerá una segunda
ventana de borrado para saber si quieren borrarse todas las reservas asociadas a
un grupo:
129
Al pulsar “Sí”, la acción se realizará y se borrarán todas las reservas del grupo; pero
si marcamos “No”, solo se borrará la reserva que hubiésemos seleccionado.
Desasignar una habitación – Habitaciones desasignadas
Si desea desasignar una habitación, presione el botón derecho del ratón sobre la
reserva en cuestión. Se abrirá una ventana emergente con la información de dicha
reserva.
Tenga cuidado, pues si presiona la opción “Borrar todas las reservas
del cliente” borrará todo el historial de reservas del mismo.
130
Presione el botón “Desasignar habitación”. El programa le pedirá confirmación
antes de llevar a cabo esta acción:
Si presiona “No”, la reserva se mantendrá en la habitación asignada, pero si presiona
“Sí”, la reserva dejará el hueco de la habitación y se moverá a la parte del planning,
fuera de este, manteniendo las fechas de entrada y salida:
El programa le informará de que tiene una reserva sin habitación a través del
siguiente mensaje:
131
Este mensaje aparecerá cuando desasigne una habitación y cada vez que abra el
programa mientras haya reservas fuera del calendario, tanto en el presente como
en el futuro.
Podrá asignar una habitación a la reserva sin habitación arrastrando dicha reserva
hasta un hueco libre en las fechas establecidas.
Habitaciones sin asignar por overbooking
Cuando se produzca un overbooking, las sobrerreservas aparecerán en la sección de
habitaciones desasignadas, ya que estas carecen de hueco en el establecimiento:
Cuando se da un overbooking y está usando todos los servicios de Avirato, este se
puede deber a dos motivos:
a) Tiene un fallo en la sincronización del channel manager. Compruebe el
mapeo del mismo (ver configuración>operadores y canales>canales channel
manager). Si encuentra algún error, resincronice la conexión. Si no ve
ninguna alteración, presione .
b) Tiene un cupo en la OTA12. Este suele ser el motivo más común por el
que se dan los overbookings. Cuando haya comprobado la sincronización
de su programa y vea que todo está correcto, asegúrese de si posee un
acuerdo de este tipo con la operadora y, en ese caso, de cuántos cupos
tienen acordados.
12 Es muy habitual que las empresas de reservaciones obliguen a firmar un mínimo de reservas a sus hoteleros, tengan o no tengan espacio en el establecimiento.
132
c) Tiene habitaciones duplicadas. Cuando una habitación se vende como
uso individual y uso doble, por ejemplo, muchos establecimientos ofrecen la
misma habitación como si fuesen dos, duplicando así la posibilidad de venta.
Lo malo de esa técnica es que ofrecemos más venta de la que disponemos,
arriesgándonos a sufrir overbookings. Para ello, es mejor buscar alternativas
y ofrecer solo el número de habitaciones de las que disponemos. Así pues,
si se encuentra con este problema, modifique la oferta de habitaciones en
las diferentes operadoras y resincronice para realizar un nuevo mapeo de
habitaciones.
Cambiar de habitación una reserva
Si desea cambiar una reserva de habitación, podrá hacerlo de dos maneras:
a) Desplazando la reserva hasta la nueva habitación asignada. Pinche
sobre la reserva y, sin soltar el botón del ratón, arrastre la reserva hasta la
habitación seleccionada y suelte el ratón. En ese momento, el programa
pedirá conformidad con la acción:
Si pulsa “No”, la reserva se quedará en la habitación asignada primeramente,
pero si presiona “Sí”, el programa realizará el cambio y preguntará si los precios
deben actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitación:
133
Esta opción, dependiente de la gestión del hotel, calculará, de manera automática,
los costes de la reserva según la nueva habitación si se presiona “Sí”, o dejará los
precios de la anterior reserva si se pulsa “No”.
Podremos hacer cambios de habitación y día si lo necesitamos.
b) Clic botón derecho sobre la reserva. Al presionar con el botón derecho
sobre una reserva se abrirá una ventana emergente con la información de
la misma.
Al presionar sobre “Cambiar habitación”, aparecerá una ventana emergente
con las opciones para el cambio de habitación. Podrá modificar las fechas
de entrada y salida (calendarios), así como la habitación en la que desea
alojar a su huésped (desplegable):
134
Una vez realizados los cambios, presione para guardar los cambios y llevar a
cabo la acción; o presione para cancelar el cambio de habitación.
El programa nos solicitará conformidad con la acción a través de una ventana
emergente:
Si pulsa “No”, la reserva se quedará en la habitación asignada primeramente, pero
si presiona “Sí”, el programa realizará el cambio y preguntará si los precios deben
actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitación:
Esta opción, dependiente de la gestión del hotel, calculará, de manera automática,
los costes de la reserva según la nueva habitación si se presiona “Sí”, o dejará los
precios de la anterior reserva si se pulsa “No”.
Atención: solo podrá realizar un cambio de habitación cuando el
cliente no haya realizado la entrada en el establecimiento. Las
reservas que tengan el estado “check in” no podrán modificarse.
135
Duplicar reserva
Si desease duplicar la reserva de un cliente, porque va a hospedarse todas las
semanas con las mismas condiciones de reserva, por ejemplo, presione el botón
derecho del ratón sobre la misma y seleccione “Duplicar Reserva”:
Esto le llevará a una ventana emergente donde tendrá que establecer la nueva
fecha de entrada y la habitación en la que se alojará en esa nueva reserva. La fecha
de salida no se modificará porque ya van establecidas el número de noches que
pasará el cliente en el establecimiento (es un duplicado, no una nueva reserva).
136
Cuando haya establecido los nuevos datos, presione para guardar los cambios
y llevar a cabo la acción; o presione para cancelar el cambio de habitación. La
reserva duplicada se verá incorporada en el planning con los mismos datos que la
reserva inicial.
Colores de las reservas
Según el estado en el que se encuentren las reservas, aparecerán en un color u
otro. Los colores por defecto son:
Amarillo: reserva realizada.
Azul: reserva confirmada.
Verde claro: reserva de grupo (más de una reserva hecha conjuntamen-
te) con costes unificados.
Verde fuerte: check in. Será imprescindible modificar el estado cuando
los clientes entren en el establecimiento para que el programa pueda
generar los partes de viajeros.
Naranja: Check out, cuando el cliente haya abandonado el hotel. Al
marcarlo, el programa nos llevará, por defecto, a la pestaña de facturación
y cargos para abonar los importes no pagados.
Gris: no show. Este estado se introducirá cuando el cliente no haya
acudido a su reserva y no la haya cancelado. Se podrán hacer reservas
por encima de las habitaciones con no show.
Rojo: habitación bloqueada. Cuando se bloquee la habitación, aparece-
rá, como titular de la reserva, en nombre del establecimiento en el que
nos encontremos. Por ello no hay que introducir datos cuando desee-
mos bloquear una habitación.
Los estados se modificarán dentro de cada reserva.
137
Cambiar el color de una reserva
Puede modificar los colores de las reservas de manera manual. Para ello, pulse el
botón derecho sobre una reserva en concreto para abrir una ventana emergente.
Esta ventana mostrará la información de la reserva y ofrecerá diferentes opciones
de configuración.
Presione “seleccionar color”. En ese momento se le abrirá una nueva ventana
emergente con una paleta de colores para que seleccione el que desee:
138
Una vez seleccionado el color, presione “aceptar”. En ese momento su/s reserva/s
cambiarán de color en el planning.
Como podrá comprobar, la reserva a la que ha cambiado el color tiene la terminación
del color original. Esto se debe a que el programa marca, siempre, el estado en el
que se encuentra cada reserva para que el usuario pueda reconocerlas con un
simple vistazo.
Leyenda de las reservas
Sobre las reservas verá diferentes iconos informativos:
Reserva pagada. Este símbolo informa de que la reserva tiene pagados todos
los costes de la misma.
Cuando haya una reserva de grupo y tengan los gastos unificados,
aparecerán todas las habitaciones dependientes de la principal con
este símbolo, ya que los costes de estas se han traspasado a la
primigenia. Dicha habitación aparecerá sin símbolo:
139
Cliente web. Este icono aparecerá cuando la reserva entre por el motor de
reservas de Avirato.
, etc. Cliente Channel manager. Cada vez que una
reserva entre a través de las OTA contratadas, aparecerá el logo de la misma sobre
la reserva.
Aviso. Aparecerá un sobre en una reserva cuando se haya añadido un
elemento en la pestaña “Avisos” dentro de la reserva (ver Reserva>Avisos).
Estado de las habitaciones
El color de las habitaciones dependerá del estado de cada habitación. Serán los
equipos de mantenimiento y limpieza, junto al resto de trabajadores de recepción,
quienes gestionen dichos estados. Los primeros podrán modificar los estados de
las habitaciones a través de los módulos móviles (ver módulos online) habilitados,
mientras que el personal de recepción lo hará desde la pestaña de planning. Ambos
apartados tienen sincronización continuada para que el trabajo sea más rentable.
Cada habitación dispone de información propia, donde se verá el estado de la
habitación, la imagen del tipo de habitación a la que pertenece y las observaciones
que sobre la misma se hayan hecho. Esta información puede verse al pinchar sobre
la habitación que se desee ver, de donde se desplegará una ventana emergente:
Cada reserva albergará un máximo de tres iconos en caso de que
el tamaño de la misma lo permita; si el tamaño de esta es reducido,
solo se mostrarán los símbolos que quepan.
140
Desde la recepción se podrá modificar el estado pulsando sobre el desplegable
del estado y se podrán añadir comentarios sobre la habitación en el campo
“Observaciones”. Estos cambios se verán tanto en la pestaña “Estado habitaciones”
(ver informes>estado habitaciones) como en el módulo móvil de mantenimiento
y gobernanta.
Colores del estado de habitación:
Verde: disponible;
Turquesa: limpia;
Marrón: sucia;
Naranja: en limpieza;
Gris: en mantenimiento;
Amarillo: pendiente de revisión;
Rojo: fuera de servicio;
Azul: Otro estado.
Leyenda planning
En la parte baja de la pantalla encontrará unos gráficos informativos. Estos se
corresponden con la ocupación diaria del establecimiento.
Quedan disponibles más de la mitad de las habitaciones;
Quedan libres menos de la mitad de las habitaciones del establecimiento;
Quedan menos de 5 habitaciones disponibles/ no hay habitaciones disponibles.
Cada vez que se haga un check in, el programa modificará el estado
de la habitación de disponible (verde) a sucia (marrón).
141
Junto a los gráficos encontrará la información de cuántas habitaciones están
reservadas, cuántas se encuentran con ckeck in, ckeck out, no show; y el porcentaje
total de ocupación.
Habitaciones disponibles:
Bajo los gráficos de ocupación encontrará la información sobre las habitaciones y
su disponibilidad. Cada categoría de habitación tiene asignado un color, el cual se
acompaña por el número de habitaciones que quedan libres. Estos números varían
su color dependiendo de la disponibilidad de la categoría:
- Número en verde: quedan tres o más habitaciones disponibles en el
establecimiento;
- Número en naranja: quedan una o dos habitaciones disponibles;
- Número en rojo: no quedan habitaciones disponibles.
Puede ver la ocupación de otros días si cambia la fecha en el calendario de la
parte alta. Siempre se mostrará el día que aparezca en dicho calendario.
Filtros planning
En el planning dispone de dos tipos de filtros para agilizar el trabajo en recepción.
Fecha. En este apartado podrá seleccionar un día determinado para ver o crear
reservas, tanto en el pasado como en el futuro. Igualmente, puede seleccionar el
tipo de habitación en el desplegable para acotar el rack de habitaciones.
Si pincha en el botón , las reservas del planning pasarán a denominarse
142
según el precio de cada una de ellas:
Búsqueda. Este filtro está preparado para que el usuario de Avirato pueda
localizar una reserva en el planning. En el desplegable aparecerán los nombres
de los clientes que poseen una reserva en los 30 días visibles; mientras que en el
buscador, podrán buscarse según el documento, email, teléfono o nombre. Las
reservas que posean los parámetros buscados aparecerán en color nítido, mientras
que el resto de reservas se mostrarán difuminadas.
Si quisiésemos buscar un cliente alojado en el establecimiento en otras fechas,
deberemos marcar dicha fecha en el filtro del calendario y buscar dicho cliente.
143
EVENTOS3La pestaña Eventos alberga las salas y salones que posea el establecimiento. La
reserva de estos se hará por jornadas completas, pues no puede establecerse una
división de las franjas temporales de los salones.
La reserva de una sala se hará arrastrando el ratón a la altura de la sala a reservar
en el día seleccionado. Arrastre desde el día de entrada a la sala hasta el día en que
abandonará el establecimiento. El programa, a medida que se vaya arrastrando,
indicará el día de salida:
Una vez terminada la selección temporal, el programa le llevará, de manera
automática, a la pestaña Reserva para rellenar los datos de los clientes y formalizar
la reserva.
Podrá filtrar las reservas de los salones siguiendo parámetros temporales y de
nombre de cliente. Solo se podrá filtrar según las reservas que se vean en el
planning de salas.
144
4 RESERVAS
Cuando se haya marcado una reserva en el planning o en la pestaña Eventos,
Avirato PMS nos llevará, automáticamente, a este apartado. Desde esta pestaña,
crearemos y gestionaremos todas las reservas.
145
17. Datos Reserva (Reserva > Datos Reserva)
En este subapartado incluiremos los datos necesarios para la formalización de una
reserva.
El número de la reserva lo encontrará en la parte baja de la pantalla; si todavía no
se ha formalizado la reserva, aparecerá como reserva sin asignar.
Botonera general:
Guardar reserva. Cuando haya modificado o completado los datos
de la reserva presione este botón para asegurarse de que se almacenan
correctamente.
Borrar reserva. Si desea eliminar la reserva, presione este
botón. Recuerde que puede hacerlo también desde el planning pulsando el botón
derecho del ratón. No se podrán borrar reservas pasadas (para hacer desaparecer
una reserva pasada tendrá que cancelarla desde el desplegable “Estado de la
reserva”).
Limpiar datos del cliente. Pulsando este botón dejará
limpios todos los campos de la reserva para iniciar de nuevo el proceso.
17.1. Datos reserva
Aquí veremos y modificaremos, en los desplegables preparados para ello, los datos
básicos de la reserva, como:
• Habitación: informará de qué habitación se le asignó al cliente. Esta puede
modificarse desde el combo y seleccionar, de entre las que están disponibles
en los días seleccionados, la que más convenga.
• Régimen: dependerá de qué regímenes tengamos disponibles en el
establecimiento, siendo sus siglas las siguientes: SA: solo alojamiento;
146
AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensión; PC: pensión completa.
Si la reserva ha entrado por el motor de reservas, aquí aparecerá el tipo de
régimen que se haya contratado; mientras que si la reserva entra por un
operador13 o se hace desde la recepción, habrá que seleccionar a mano
qué tipo de régimen tendrá el cliente.
• Estado: el estado de la reserva se modifica desde esta pestaña, dentro de
la reserva. Cada estado se representa, en el planning de Avirato, con un
color determinado (ver colores reserva) e informa de cómo se encuentra el
cliente en relación a la reserva.
• Reserva: estado que se pone de manera automática cuando realizamos
una reserva a mano. Es el estado básico.
• Reserva confirmada: este estado indica que el cliente ha realizado un
anticipo del pago total o parcial de su reserva o ha contratado una tarifa
no reembolsable, confirmando así su reserva. Es posible, si así lo hemos
configurado, que el estado de las reservas pasen a confirmadas cuando
ha pasado un tiempo determinado. Será con este estado cuando los mails
de confirmación de reserva se envíen; con otro estado no se enviará la
información.
• Check in: estado que indica que el cliente ha entrado ya en su habitación.
Marcar la reserva con este estado será imprescindible para generar los
partes de viajeros y enviárselos, posteriormente, a los órganos oficiales de
seguridad con los que colaboremos.
• Check out: este estado se marca cuando el cliente ha abandonado el
alojamiento en el que pernoctaba. Cuando marquemos esta opción,
el programa nos llevará a la pestaña Facturación y cargos (ver
reserva>facturación y cargos) para realizar los pagos y las facturas
correspondientes.
• No show: este estado lo marcaremos cuando el cliente no se haya presentado
en el hotel antes de las 18:00 horas (hora local del hotel) del día de llegada y
no se haya comunicado con la recepción. Sobre una reserva marcada como
no show podremos realizar nuevas reservas, ya que esa habitación, que sí
se ha cobrado, pero no utilizado, está libre.
13 Los datos de las reservas provenientes de los canales del channel manager se vuelcan y se revisan en la pestaña de observaciones de la reserva.
147
• Reserva cancelada: cuando un cliente informe de que no acudirá
al hotel, podremos cancelar su reserva. Esta acción hará que dicha
reserva desaparezca del planning. Podrán recuperarse las reservas en
Informes>Reservas>Cancelaciones.
• Bloqueo: este estado es un estado interno del hotel para bloquear las
habitaciones del establecimiento. Para bloquear una habitación no habrá
que rellenar los datos del cliente, ya que, por defecto, Avirato PMS agregará
el nombre del establecimiento como cliente. Las reservas creadas como
bloqueos no contabilizan en la facturación del hotel.
• Fechas de entrada y salida: información que podrá modificarse aunque se
hayan especificado unas fechas determinadas en el planning. Estas fechas
nos informan de cuándo entrará y saldrá el cliente y cuántas noches se
hospedará en el establecimiento.
• Tarifa: por defecto, la tarifa que marca el PMS es la tarifa general, así pues,
si realizamos una reserva en el planning y deseamos aplicar otra tarifa,
tendremos que modificarla a mano. No obstante, las reservas que entran
por el motor de reservas o por el channel manager aplican las tarifas que se
hayan contratado a través de esas vías.
• Operador: informa del lugar por el que llegaron las reservas. En este combo
tendremos cliente hotel, para los clientes que reservan por teléfono o desde
la recepción; cliente web, para los reservas realizadas desde el motor de
reservas; channel manager + operador, para las reservas provenientes de
los operadores del channel manager de Avirato; y los operadores propios
que se hayan creado desde configuración>operadores y canales>canales
propios. Las reservas entrantes por el channel manager aparecerán con un
código de reserva que se incorpora en el cajetín vacío que se encuentra
junto a este desplegable.
• Cama adicional: si disponemos de camas adicionales, podremos incluir
aquí tantas camas como podamos o deseemos en la habitación. Cada
cama adicional permite aumentar en un número el máximo de ocupantes
permitidos en la habitación. Por ejemplo, si tenemos una habitación con un
máximo de 3 personas y añadimos una cama, podremos acoger en dicha
habitación hasta 4 personas.
148
• Adultos: número de adultos que se alojarán en la habitación.
• Niños: número de niños que se alojarán en la habitación.
17.1.1. Datos cliente
Este apartado contendrá los datos del cliente. Completarlo al máximo será un valor
añadido al hotel, ya que cuantos más datos de los clientes tengamos, mejor y más
completa será su utilización.
Lo primero que marcaremos será si el cliente es particular o empresa y si deseamos
mandarles los newsletter de nuestro hotel o no. Igualmente, seleccionaremos si es
un cliente VIP o no.
Para formalizar una reserva es imprescindible incorporar un documento que se
enlace a un cliente. Si carecemos de este, incluiremos, en su apartado, el número de
la reserva y, después, lo sustituiremos con el número del documento. Las reservas
que entran por el channel manager aparecen con el número de identificación de la
reserva en el lugar del documento, por lo que siempre tendremos que sustituir este
por el número real del documento para personalizar la ficha del cliente.
Cuando modifiquemos el número de documento del cliente, el programa nos
preguntará si deseamos sustituir los datos del cliente (Sustituir datos de reserva) o
crear un nuevo cliente con los datos incorporados (Alta nuevo cliente).
149
Tenga especial cuidado cuando la modificación sea del mismo cliente, ya que si
presionamos Alta nuevo cliente duplicaremos la ficha del mismo.
Para una rápida y cómoda utilización del programa, Avirato PMS pone a su
disposición los siguientes botones para agilizar el trabajo:
Lectura de documentos. Si dispone de un lector de documentos, introduzca
el documento de identidad y presione este botón para tomar los datos personales
del cliente. Para hacer uso de esta herramienta, será imprescindible la integración
del lector de documentos en el módulo Integraciones Avirato.
Buscador. Introduzca un campo o parte de un campo del cliente y presione
este botón: el programa le mostrará todos los clientes ya hospedados en el
establecimiento que coincidan con los parámetros buscados.
Envío de correo electrónico. Si posee la dirección electrónica del cliente,
podrá enviarle un correo a este al presionar sobre el sobre. El correo se mandará a
través de la cuenta de correo electrónico configurada en el PMS. La herramienta de
envío de correos electrónicos solo funciona si dispone de la dirección del cliente y
de un correo electrónico habilitado en el PMS (ver configuración>opciones>correo
electrónico).
17.1.2. Extras reservas
Si ofrece extras para sus reservas, será en este apartado donde podrá seleccionarlas,
en el caso de clientes del hotel, o comprobar cuáles fueron contratados por los
clientes web (motor de reservas).
150
17.1.3. Contratos
Los contratos que los clientes deban firmar a la entrada del establecimiento se
imprimirán desde aquí. Para ello, presione sobre el contrato a imprimir. El programa le
abrirá una ventana emergente para seleccionar la ubicación de guardado y generar,
así, el contrato con los datos del cliente. El documento se abrirá automáticamente
al terminar el guardado.
17.1.4. Tarjetas crédito
Los datos de las tarjetas de crédito de los clientes que reservaron por internet se
almacenan en este apartado. Para poder ver los datos y, de esa manera hacer los
cobros, presione .
En este apartado se gestionan los pagos de reserva antes de formalizar el pago
total. Por ejemplo, si el cliente ha efectuado el pago de un anticipo, se escribirá la
Este será el único lugar en el que podrá visualizar los datos de la
tarjeta de crédito.
151
cantidad en el cuadrado habilitado para ello y se seleccionará el método de pago.
Igualmente, si el cliente es beneficiado con un descuento, se anotará en este
apartado el porcentaje que se ha de descontar del total. Este porcentaje lo veremos
en la pestaña facturación y cargos.
El total, mostrado según moneda local (elegida en configuración>facturación>-
diseño factura), informa de la cantidad total de pago, sin descontar adelantos o
descuentos.
17.1.5. Observaciones
Este apartado posee dos ventanas editables de información:
Reserva. Se nos mostrarán todos los datos de la reserva, esto es, la tarifa
seleccionada, las demandas del cliente, etc. Esta información solo pertenece a una
reserva, esto es, solo aparecerá en una reserva concreta.
Cliente. Mostrará información sobre el cliente. Podremos anotar los datos que
creamos pertinentes sobre el cliente para poder hacer uso posteriormente en los
newsletter, ya que lo que se añada en observaciones será un filtro de búsqueda
personalizado. Esta pestaña se mostrará siempre en todas las reservas del cliente
e irá aumentando a medida que la información se vaya ampliando.
152
17.1.6. Registro viajeros
Este es el apartado que habrá que rellenar para hacer los envíos al órgano de
seguridad con el que colaboremos. El envío, si así lo tiene marcado en el programa,
se enviará de manera automática al ingresar los datos en la reserva y cambiar el
estado de la reserva en check in. Si se modifica el estado, pero no se introducen los
datos, el programa nos recordará que debemos cumplimentar esta sección:
Si el envío no ha podido concretarse, el programa nos informará del fallo, pudiendo
ser por una configuración errónea o por un error en los datos del registro de viajeros.
Los registros que no se manden se almacenarán en clientes>registro de viajeros.
Si ha incluido los datos de uno de los clientes en la sección de datos
de cliente, podrá exportarlos al registro de viajeros pulsando este botón.
Si presiona este botón, extraerá los datos personales de los huéspedes
a través del lector de documentos.
Presione este botón para imprimir la hoja de registro de viajeros con
los datos del cliente.
153
18. Facturación y Cargos (Reserva > Facturación y Cargos)
18.1. Facturación
Cada vez que un cliente abandone el establecimiento, tendremos que pasar por esta
pestaña para concluir los pagos y crear todas las facturas requeridas. Igualmente,
será el lugar en el que se añadan todos los cargos que consumen los clientes.
Este apartado se compone de diferentes espacios. Uno de ellos está destinado a
gestionar los datos de la factura, es decir, a nombre de quién se genera la factura;
otro, para añadir y modificar los cargos realizados, los cuales serán mostrados en
la factura; y un tercero, para añadir los pagos y la forma de pago que realizan los
clientes.
18.1.1. Factura
Crear una factura/proforma/albarán/abono
Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qué tipo
de recibo es: factura/proforma/albarán/abono.
Una vez tengamos el tipo deseado, solo será necesario presionar uno de los
siguientes botones:
Al presionar este botón, el programa no imprimirá la factura
directamente, sino que abrirá una ventana emergente para configurar la impresión,
por ello, si cancelamos dicha ventana, la factura se generará, pero no se imprimirá.
Al presionar este botón, Avirato PMS mandará, automáticamente,
la factura al cliente. Para ello es imprescindible que, en los datos de cliente (ver
reserva>datos reserva), haya una dirección de mail. Igualmente, la factura no se
enviará si el correo del establecimiento no está configurado (ver configuración>op-
ciones>correo electrónico).
154
Presionado el botón para generar, la Hoja sin asignar 1 pasará a ser el número
de facturación que le corresponda, siguiendo la numeración determinada en
configuración>facturación>formatos.
Si se había seleccionado proforma o albarán, el desplegable “Tipo” podrá
seleccionarse para generar una factura que sustituya al anterior:
Si se ha seleccionado factura o abono, no podrá modificarse el tipo, ya que el
programa no permite realizar el cambio de factura/abono a proforma/albarán:
Modificar datos de una factura/proforma/albarán/abono
Para poder modificar una factura es importante comprobar que tiene activada la
opción de modificación de facturas en configuración>facturación.
La factura, por defecto, se generará con los datos que hayamos rellenado en el
apartado “Datos del cliente”. Si estos no se correspondiesen con el nombre con el
que se debe crear la factura, porque haya que facturar a una empresa y la reserva
se hiciera a nombre del cliente, por ejemplo, tendremos que cambiar los datos de
la factura. Para ello, pulsaremos . Esto abrirá una
ventana emergente con los datos especificados en datos de reserva.
155
Los datos, a primera vista, parecen no modificables. El único campo modificable es
el de documento. Por ello, si este campo se altera, podremos modificar el resto de
datos añadiendo los que deseemos.
Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se
ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automática,
los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando
después el tabulador:
156
Después presionaremos “Guardar y seleccionar” y los datos se almacenarán como
hemos seleccionado:
Si se borran los datos de los campos de facturación y se da a guardar con estos
campos vacíos, el programa, al carecer de nombre, creará una factura con “Clientes
varios” como cliente, dando un documento que no se corresponde con el de ningún
cliente.
Podremos modificar esta factura a nombre de Clientes varios pulsando
.
Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos
que acudir a Informes>Facturación>Búsqueda y ahí buscar y
seleccionar la factura en cuestión.
Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la
pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de
modificación de facturas en configuración>facturación.
Cambiar fecha en la factura/proforma/albarán/abono
Puede modificar la fecha de emisión de la factura presionando en el calendario
establecido para ello. La fecha que en ella se elija será la mostrada en la facturación:
157
Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la
pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de
modificación de facturas en configuración>facturación.
Desasignar una factura/proforma/albarán/abono
Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podrá desasignarlas. Para
ello, acceda a la factura en cuestión y presione . Esta acción abrirá una ventana.
Presione . El programa le pedirá confirmación para poder
llevar a cabo esta acción.
Si presiona “No”, cancelará la acción y la factura mantendrá el número asignado; si
presiona “Sí”, la factura se desasignará y el número de está quedará vacío. En este
caso, podrá generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarán.
Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el número de
esta no es el último de la serie, habrá un vacío en la correlación de
facturas.
158
Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono
Para cambiar el número de una factura, acceda a la factura en cuestión y presione
. Esta acción abrirá una ventana donde verá el nombre del cliente y el número
de factura.
En el cuadro de número de factura agregue el nuevo número que desee asignarle y
presione . El programa le solicitará confirmación para poder realizar la acción:
Si pulsa “Sí”, el número de factura se sustituirá por el nuevo número otorgado; si
presiona “no”, la acción se cancelará y se mantendrá el número inicial.
Crear varias facturas en una misma reserva
Avirato da la posibilidad de generar varias facturas en una misma reserva. Si, por
ejemplo, se desean separar las pernoctaciones de las consumiciones, podrá
hacerse sin complicaciones. Para ello, marcaremos y, automáticamente,
se creará una nueva hoja de facturación en la reserva para añadir los cargos que
vayamos a separar. Esta acción se podrá ver en el desplegable “Hoja”:
159
En este desplegable podremos seleccionar la hoja que deseemos consultar.
Cuando en la hoja sin asignar se ha generado una factura/proforma/albarán/abono,
esta pasará a llamarse con el nombre de la factura.
Cuando tengamos la hoja nueva, podremos agregar nuevos cargos o traspasar
cargos de otras hojas o facturas (ver reserva>cargos>traspasar cargos). Después
actuaremos como si de una factura normal se tratase y la generaríamos cuando
estuviese preparada (ver facturación y cargos>factura>crear factura/proforma/
albarán/abono).
Tenga en cuenta, antes de añadir nuevas hojas a su reserva, que una
vez agregadas no pueden eliminarse.
18.2. Cargos
En la sección de los cargos podremos añadir, modificar y eliminar tantos costes
como realice el cliente. Estos cargos serán los costes y conceptos que aparezcan
en la factura emitida.
Cuando accedamos a este apartado veremos el resumen de cargos de la reserva.
Esto es, podremos ver el tipo de habitación reservada (concepto), el número de
noches (UD) y el precio (Total) de este cargo. Igualmente, si la reserva incluye
desayunos o similares, veremos también los datos de estos. Podremos modificarlos
siempre que deseemos.
Si el programa no le permite la modificación y adición de conceptos
(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la
opción de modificación de facturas en configuración>facturación, ya
que de lo contrario no podrá realizar esos cambios cuando la factura
esté generada.
160
Añadir cargos
Para añadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vacío. El campo de conceptos admite letras, números y símbolos. Asimismo,
indicaremos el número de unidades que se consumen (UD) a través del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignárselo bien como precio
base y el programa calculará el precio total según el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontará el IVA y mostrará el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrará el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos para agregar el concepto. En ese momento, el cargo
aparecerá en la línea que editábamos, pudiendo añadir, seguidamente, nuevos
cargos:
Si el concepto cargado pertenece a la selección de los cargos predefinidos,
habremos de desplegar, en la fila vacía, el desplegable para ver qué concepto
debemos seleccionar. Automáticamente, los precios se verán reflejados en el total.
Si se ha vendido más de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos
en el selector de cantidad de UD:
Tenga en cuenta que la adición de conceptos conllevará el aumento
proporcional del coste total de la reserva.
161
Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos para agregar el concepto. En
ese momento, el cargo aparecerá en la línea que editábamos.
Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarán automáticamente, aunque siempre será necesario presionar para
asegurarnos de que se guardan correctamente.
Traspasar cargos
A la altura de un cargo encontraremos . Si lo presionamos, abriremos una ventana
emergente desde la cual podremos hacer traspasos dentro de la misma reserva
(traspaso básico) o traspasos entre reservas (traspaso avanzado).
Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecerán como
cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,
apareciendo, en los resúmenes de facturación, como elementos
diferentes, desglosando el número de conceptos, por ende.
162
Traspaso básico: traspaso de cargos entre hojas de una misma reserva
Para hacer un traspaso entre las facturas de una misma reserva presionaremos en
el desplegable Hoja y seleccionaremos la hoja o factura a la que queremos cargar
el coste.
Al presionar , se nos pedirá autorización para realizar la acción de
traspaso:
Si presionamos “No”, el traspaso a esa hoja se cancelará y volveremos a la ventana
anterior para seleccionar una nueva hoja a la que hacer el traspaso; si presionamos
“Sí”, realizaremos el traspaso. Al cerrar la ventana de confirmación veremos el
cargo añadido en la hoja elegida y desparecido de la hoja inicial.
Podremos cancelar el traspaso cerrando la ventana o presionando el botón cancelar.
163
Traspaso avanzado: traspaso de cargos entre reservas
Para hacer un traspaso entre diferentes reservas, tendremos que elegir la fecha en
la que consta la reserva a la que deseemos traspasar los cargos. Al seleccionar
la fecha aparecerán todas las reservas que hubiera ese día en el establecimiento
en el desplegable “seleccione reserva”. Elija la reserva a la que desea traspasar el
cargo:
Una vez elegida la reserva, aparecerán las facturas y hojas que posea dicha reserva.
Entre estas podrá seleccionar aquella en la que desee añadir el coste:
Si marca la opción “Traspasar todos los cargos no facturados”, el programa
traspasará el conjunto de cargos para que no deba hacerse a mano. Si se mantiene
desmarcado, solo se hará el traspaso del cargo seleccionado.
164
Una vez seleccionados todos los datos, presione . El programa pedirá
autorización para realizar la acción de traspaso:
Si presionamos “No”, el traspaso a la hoja de una determinada reserva se cancelará
y volveremos a la ventana anterior para seleccionar hoja y reserva nuevas a la que
hacer el traspaso; si presionamos “Sí”, realizaremos el traspaso marcado. Al cerrar
la ventana de confirmación, el cargo desaparecerá de la hoja inicial y podrá verlo
en la nueva hoja seleccionada.
Anular cargos
Junto a cada cargo encontrará . Este botón anula un cargo realizado añadiendo
ese mismo importe en negativo para descontarlo, así, del coste total de la reserva.
El programa no le mostrará la reserva a la que se añadió el cargo,
por lo que se recomienda comprobar que hizo bien el traspaso. Esto
puede hacerlo en Informes>Traspaso de cargos.
165
Antes de anular un coste, el programa le pedirá autorización para ello:
Si presiona “Sí”, el cargo aparecerá en negativo en la fila siguiente al cargo
modificado; si presiona “No”, la anulación se cancelará y seguirá vigente el cargo
en positivo. EL programa nos informará en que hoja o factura se anuló el cargo:
Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione a la altura del cargo que desea eliminar:
Postear cargos conllevará la reducción de los costes en el total de la
reserva.
166
Al presionarlo, el programa nos pedirá que nos aseguremos de la acción que
solicitamos:
Si presionamos “Sí”, el cargo desaparecerá de los conceptos para la facturación y
se reducirá la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos “No”,
la acción se cancelará y se mantendrán el coste y el cargo.
18.3. Resumen de Cargos
Podremos ver un resumen de todos los cargos de la reserva en la pestaña “Resumen
cargos”. En esta podremos revisar toda la información de los distintos cargos de
una reserva, independientemente de a qué hoja o factura pertenezcan.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no
puede recuperarse.
167
Pagos
Para que la caja del establecimiento nos cuadre, es importante añadir los pagos y
formas de pago que se vayan realizando. Podemos seleccionar diferentes formas
de pago en una misma reserva, ya que el programa permite seccionar los pagos en
diferentes métodos de pago. Es decir, el cliente podrá pagarnos parte de la factura
en efectivo y parte en tarjeta; o usando su crédito y su tarjeta de crédito.
Según el estado de pagos, el símbolo del euro de la parte alta de la pantalla
aparecerá de un modo u otro:
El € en rojo aparecerá cuando no se haya pagado ninguna cantidad de dinero.
El € en amarillo aparecerá cuando quede una parte del coste pendiente de pago.
El € en verde aparecerá cuando todos los gastos de la reserva hayan sido
abonados.
En la parte baja de la pantalla podrá encontrar sesgado
el precio total de la reserva según la hoja seleccionada:
Añadir un pago
Para incluir un pago será necesario escribir la cantidad que se nos abona y la forma de
pago en sus lugares respectivos. Por defecto, en el cajetín modificable de cantidad,
aparecerá la cantidad total pendiente de pagar y, en el desplegable de modo de
pago, efectivo. Ambos pueden modificarse en función a las necesidades del cliente.
Tenga en cuenta, al añadir o eliminar un pago, que estos aparecerán
en la caja diaria del día en que se añadan o eliminen, sin importar
si la factura o la reserva pertenecen a otras fechas. Estas acciones
pueden alterar la caja diaria del establecimiento.
168
Una vez se hayan marcado ambos valores, presionaremos . Esto añadirá la
cantidad marcada bajo la forma de pago seleccionada:
Si no se añadió la totalidad del pago, podrá verse que el coste pendiente sigue de
color rojo, solo que se descontó la cantidad agregada. Para ello, añadiremos un
nuevo pago incorporando la nueva cantidad y su forma de pago y presionando :
Cuando no haya ninguna cantidad pendiente de pago, esta aparecerá en color
verde y a 0.00 €.
Si cuando se realizó la reserva se pagó un anticipo, se nos informará en la sección de
pagos, donde bajo la palabra “Anticipo” aparecerá la cantidad pagada. Asimismo,
aparecerá la misma cantidad bajo el modo de pago con el que se hizo dicho
anticipo (efectivo, tarjeta, transferencia, crédito, otros pagos) y, en el pendiente de
pago, la cantidad que debe abonarse:
Habrá de hacerse un pago como anteriormente se ha explicado.
169
Anular un pago
Si al agregar un pago nos equivocamos en la cantidad o en la forma de pago,
podremos anular dicho abono poniendo en negativo la cantidad añadida y la forma
de pago en que se hizo y presionando :
Esta acción hará que la cantidad pendiente de pago aumente en la cantidad
añadida, volviendo a aparecer en color rojo:
Añadiremos, después la cantidad faltante con el modo de pago correcto:
18.4. Resumen de Pagos
Podremos revisar todo el historial de pagos de una reserva en el resumen de pagos.
En este aparecerán tanto los pagos añadidos como los eliminados, informando de
cómo se hicieron los pagos (modo de pago), quién lo hizo (usuario de Avirato) y
cuándo (fecha y hora de la modificación).
170
Observaciones
SI desea agregar alguna observación o explicación en la factura, hágalo en el
apartado “Observaciones factura”. Estas anotaciones serán mostradas e impresas
en la factura que le entregue al cliente.
171
19. Avisos (Reserva > Avisos)
Podrá dejar un mensaje o un aviso dentro de la información de la reserva.
Añadir un nuevo mensaje
Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje o despertador. Marque si desea que
salte alarma o no y marque el día y la hora a la que saltará para avisar a la persona
que se encargue de la recepción en ese momento:
172
Escriba un título y un mensaje y presione . En ese momento, el mensaje se
creará en la parte alta de la pantalla:
Las reservas que posean un mensaje o aviso serán marcadas, en el
planning, con un
Cuando los avisos hayan sido realizados, desaparecerán de la pantalla de avisos,
pero podrán consultarse al habilitar “Mostrar mensajes leídos”.
173
Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje
Para marcar como realizado algún tipo de aviso o mensaje, pulse sobre el icono del
tipo de aviso que se ha agregado. Este cambiará de color:
Mensaje. pasará a cuando esté realizada.
Alarma. pasará a cuando esté realizada.
Aviso. pasará a cuando esté realizada.
Para marcar un aviso/alarma/mensaje como no realizado, pulse sobre dicho icono
y este volverá a la posición de no realizado.
Eliminar un mensaje
Si desea eliminar un mensaje, presione a la altura del aviso que desea suprimir.
Al hacerlo, el mensaje desaparecerá por completo de la pantalla, sin poder ser
recuperado.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso
eliminado no puede recuperarse.
174
20. Otra Información (Reserva > Otra Información)
En esta pestaña se podrá ampliar la información del cliente y de la reserva.
Historial cliente
Para que el usuario no tenga que acceder a la pestaña “Clientes” para conocer la
información de un huésped, Avirato muestra el historial de las reservas del cliente
en el establecimiento. Dicho historial mostrará los siguientes datos de cada reserva:
- Habitación en la que se hospedó
- Régimen contratado
- Número de ocupantes por habitación
- Fechas de entrada y salida
- Importe facturado
Valoración del cliente
Avirato da la posibilidad a los usuarios del PMS de trabajar en comunidad, esto es,
permite compartir información sobre sus diferentes clientes para mejorar el trabajo
del hotelero. Así pues, cada establecimiento podrá valorar, según la experiencia, a
cada uno de sus clientes poniéndoles una puntuación, donde cinco estrellas es la
máxima puntuación.
Igualmente, se podrá marcar, entre las opciones que se ofrecen, qué acciones
175
perjudicaron al hotel u hotelero.
Para poder compartir esta información se tendrá que marcar la opción “Compartir” y
avisar al cliente de que existe un fichero general con sus datos, ya que el programa,
en caso contrario, no nos dejará almacenar los datos.
Será responsabilidad de los usuarios de Avirato la distribución de los
datos de sus clientes.
Valoración global de la comunidad
Según la valoración de los diferentes establecimientos en los que se haya alojado
el huésped, este tendrá una valoración media, dependiendo de las puntuaciones
recibidas en sus estancias.
176
Valoración del cliente por la comunidad
Podremos ver todas las valoraciones de los establecimientos en los que pernoctó
el cliente.
20.1. Aeropuerto y vuelo
Introduzca la información relacionada con el vuelo de su cliente para un mejor
servicio. Cuando haya concluido, presione para guardar los datos.
20.2. Vehículos y plazas de garaje
Introduzca los datos del servicio de transportes que ofrecen en el establecimiento:
vehículos y plazas de garaje asignados. Cuando haya concluido, presione
para guardar los datos.
177
20.3. Dietas y pensiones
20.3.1. Pensión Diaria
Para añadir una pensión, marque las fechas en las que se aplicará y la pensión a
la que se adscribe; después pulse ; la pensión aparecerá en el listado con los
datos marcados:
Si desea modificar una pensión, presione sobre esta en el listado de pensiones,
modifique lo que necesite y presione para guardar los cambios.
Si quisiera eliminar una pensión agregada, seleccione esta en el listado y presione
. Esta acción hará que la pensión se suprima
178
Marque o desmarque la opción “Añadir cargos a la reserva si fuese necesario” en
función a las necesidades.
20.3.2. Dietas y Alergias
Puede establecer información sobre las alergias o las necesidades alimentarias de
sus clientes en este aparatado para un mayor control.
20.4. Información de interés
Añada datos de las personas con las que deba ponerse en contacto en caso
de necesidad. Esta pestaña será recomendable para aquellos huéspedes que
requieran de un control parental o similar.
179
21. Histórico modificaciones (Reserva > Histórico modificaciones)
Avirato ofrece a sus clientes un histórico de modificaciones para poder llevar a
cabo un completo seguimiento de los cambios realizados en cada una de las
reservas del establecimiento. En dicho histórico se especificará el usuario ejecutor,
el cambio realizado y la fecha y hora de la modificación, así como el valor inicial y
el valor introducido.
180
5 AVISOS
Esta pestaña está preparada para una comunicación directa y continua entre los
trabajadores del establecimiento. Podrá encontrar, en el lateral izquierdo un menú
para ver los tipos de avisos. Pulse sobre los iconos para navegar por aquel:
Todos los tipos.
Solo mensajes.
Solo despertador.
Solo avisos.
Solo mantenimiento.
181
En la parte superior, podrá filtrar según el estado de los avisos: pendientes,
realizados, mostrar todos.
Añadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento
Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje, despertador o mantenimiento. Marque
si desea que salte la alarma o no y marque el día y la hora a la que saltará esta.
Escriba un título y un mensaje y presione . En ese momento, el aviso/mensaje/
despertador/mantenimiento se creará en la parte alta de la pantalla, junto a los
otros.
Si está creando un parte de mantenimiento, podrá enlazarlo a una habitación
desplegando el listado de habitaciones. Solo tendrá este listado en el apartado
“mantenimiento”. Si no marca una habitación, el aviso de mantenimiento se enlazará
al conjunto de habitaciones.
Marcar/desmarcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento
Para marcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento solo
tendrá que pinchar sobre el icono del aviso que quiere modificar. Este cambiará
de color en el acto, muestra del paso de “pendiente” a “realizado”. Podrá hacer la
conversión inversa si vuelve a pinchar sobre el icono.
Aviso pendiente: Aviso realizado:
Mensaje pendiente: Mensaje realizado:
Alarma pendiente: Alarma realizada:
Mantenimiento pendiente: Mantenimiento realizado:
182
Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento
Si desea eliminar un mensaje, presione a la altura del aviso que desea suprimir.
Al hacerlo, el mensaje desaparecerá por completo de la pantalla, sin poder ser
recuperado.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso
eliminado no puede recuperarse.
183
6 CLIENTES
Este módulo será una ventaja competitiva para su establecimiento: contar con toda
la información de sus clientes. Podrá seccionar la información y crear promociones
u ofertas para atraer y agilizar las ventas directas en su hotel.
22. Parametros de Búsqueda (Clientes > Búsqueda)
Podrá buscar a cualquiera de los clientes que se hayan hospedado en su
establecimiento con esta opción. Podrá filtrar con cualquiera de los siguientes
campos:
- DNI/CIF/PASSPORT
- Nombre/Empresa
- Nacionalidad
- Teléfono
- Tipo (solo clientes/solo empresas)
- Nº reserva
- Ordenar clientes por facturación. Esta opción modificará los resultados
y los ordenará según la facturación de estos, mostrando en los primeros
lugares los que más facturaron y, en los últimos puestos, los que menor
coste invirtieron.
Según vaya escribiendo en los campos de búsqueda, el apartado de resultados irá
reduciendo la muestra:
184
El campo de resultados muestra, en el inicio, todos los clientes que tiene guardados
en Avirato PMS. A medida que busque, este se irá reduciendo tal y como se ha
informado anteriormente. Si pincha en alguno de los clientes mostrados, aparecerá
la ficha en el lado derecho (Pestaña Ficha Cliente).
22.1. Ficha Cliente
185
En la ficha cliente se podrán actualizar los datos del mismo, modificando todo
aquello que se considere oportuno. Una vez se hayan terminado los cambios, se
pulsará para guardarlos.
Junto a la dirección de correo electrónico del cliente encontrará . Si este campo
está relleno, podrá enviar un correo electrónico desde su cuenta a la dirección del
cliente. El correo se mandará a través de la cuenta de correo electrónico configurada
y habilitada en el PMS. (ver configuración>opciones>correo electrónico).
Podrá borrar un cliente presionando . El programa, antes de hacer desaparecer
la ficha completa del cliente, pedirá conformidad:
Si presiona “Sí”, la ficha del cliente desaparecerá; si presiona “No”, la acción se
cancelará y se mantendrá en el campo de resultados.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cliente borrado no puede
recuperarse.
Si el borrado se debe a que tiene un cliente duplicado, compruebe que este que
eliminará no tiene reservas asignadas, pues de lo contrario el cliente original
“perderá” esa reserva, pese a que la reserva no se borre ni pierda al cliente en el
planning. Si este es su caso, reasígnelas, es decir, dentro de cada reserva ponga,
como cliente, al cliente original para que este posea todas sus reservas en el
historial.
Si desea guardar la ficha del cliente,
pulse para descargarla en
vCard y guardarla en su ordenador.
186
22.2. Historial
En este apartado podrá revisar las reservas realizadas por el cliente seleccionado.
Al pulsar sobre una de ellas, el programa le preguntará si desea consultar dicha
reserva:
Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la reserva marcada; si presiona “No”, la
acción se cancelará y seguirá en el apartado Historial.
22.3. Comentarios
187
En este apartado comprobará y modificará las valoraciones que otros
establecimientos usuarios de Avirato pusieron sobre ese cliente cuando se
hospedó en dichos establecimientos. Para más información, vea reserva>otra
información>valoración.
188
23. Añadir cliente (Clientes > Añadir Cliente)
Añada desde esta pestaña nuevos clientes sin necesidad de enlazarlos a reservas.
Creará fichas exactas a la de los clientes que llegaron a su hotel a través de las
reservaciones.
Marque la opción de Newsletter si desea incluirlos en los futuros boletines que
mande el establecimiento.
Si desea borrar los campos introducidos, presione y Avirato dejará vacíos todos
los campos para volver a añadirlos.
Cuando haya agregado tantos datos como sea posible, presione para crear el
nuevo contacto. Cuando se haya creado, el programa le informará de ello:
Podrá comprobar la ficha del nuevo cliente en la búsqueda de clientes.
189
24.Newsletter (Clientes > Newsletter)
Para rentabilizar los envíos de correo, seleccione aquellos clientes a los que
quiera dirigir una oferta o una información determinada y así llegar a los clientes
potenciales. Por ejemplo, si desea mandar una oferta a aquellos clientes que en
el verano del pasado año acudieron a un congreso o feria, podrá buscarlos en el
campo de observaciones escribiendo “feria” o “congreso”; de esa manera solo le
mandará dicho descuento a los clientes potenciales, no molestando, por ende, al
resto de clientes no interesados en dicho congreso.
Si pulsa sobre uno de los clientes mostrados en el listado de resultados podrá
consultar la ficha del cliente:
Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la ficha del cliente seleccionado; si presiona
190
“No”, la acción se cancelará y se mantendrá en la pestaña “Newsletter” para seguir
trabajando.
Una vez tenga el listado de clientes que necesita, presione para traspasar
todas las direcciones de correo electrónico al editor de correos electrónicos de
su cuenta de mail configurada en el PMS (ver configuración>opciones>correo
electrónico), ya que los correos se mandan desde su gestor de correos.
Si presiona descargará un archivo Excel con todos los datos de sus clientes.
Podrá guardarlo en la carpeta del ordenador que usted decida:
191
25. Registro de Viajeros (Clientes > Registro de Viajeros)
En esta pestaña se consultarán los partes de viajeros que deben enviarse al Cuerpo
de Seguridad con el que colabore el establecimiento. Todos los registros de viajeros
que se agreguen al realizar el check in se almacenarán en este apartado para
generar el fichero correspondiente. Por defecto está marcada la opción “Mostrar
únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales” para que el control
de partes sea más fácil y cómodo. Si lo desmarca, podrá ver todos los ficheros
enviados, los cuales aparecerán con un “Sí” en la columna “Enviado”.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
192
Generar fichero XML
Cuando tenga preparados los registros para el envío, revise que todos los datos
son correctos. Si hubiese algún error, el sistema de hospederías de la Guardia Civil
y demás Cuerpos de Seguridad no aceptarán el fichero. En caso de que todo esté
correcto, presione . Esta acción abrirá una ventana
emergente para guardar el archivo en XML:
Seleccione la carpeta, pero no modifique el nombre del fichero, ya que el programa
lo guardará con el usuario personal del hotel y el número de parte correspondiente,
por ejemplo “28000AAH28.611”. Dicho archivo se guardará en XML y será apto
para subirlo al Servicio de Hospederías Policiales.
Una vez haya guardado el fichero, el programa querrá saber si debe marcar dichos
registros como enviados o no:
Si presiona “Sí”, los huéspedes aparecerán como enviados y no podrán volver
a ser enviados, ya que solo se generan partes con los ficheros no notificados a
dependencias policiales; si presiona “No”, el fichero se habrá generado, pero los
clientes seguirán como no notificados. Podrá marcarlos como notificados generando
un nuevo parte (podrá cancelar la acción) y marcar como enviados dichos registros.
193
Si hospederías no acepta el fichero puede ser por varios motivos:
a) El número de parte no es correcto. Revise el último número de parte
enviado a Hospederías Policiales y contrástelo con el número de parte
registrado en Avirato PMS (ver Configuración>Hospederías e INE>Parte
de viajeros).
b) El fichero contiene errores. Revise los datos de los diferentes partes, ya
que en alguno de ellos debe haber un error (fecha expedición, nombre,
sexo, etc.) y, por ende, Hospederías no acepta dicho fichero. Para modificar
un parte, deberá acceder a la pestaña Registro de viajeros en el interior de
la reserva.
Podrá generar un Excel para almacenar, en su ordenador, los partes de viajeros.
Para ello presione ; esta acción le abrirá una ventana emergente para
guardar el archivo. Igualmente, podrá imprimir las fichas de registro de viajeros
pulsando .
Si colabora con la Guardia Civil, los envíos se mandarán automáticamente (ver
(configuración>hospederías e INE>Partes de Viajeros) y no tendrá que generar
dichos archivos.
Modificar un parte de viajeros
Presione sobre el parte de viajeros que desee modificar. El programa le preguntará
si desea acceder a la reserva seleccionada:
Recuerde que, para generar correctamente los archivos, será
imprescindible tener su usuario y contraseña en el apartado de
hospederías. Ver configuración>hospederías e INE>Partes de
Viajeros.
194
Si presiona “Sí”, podrá acceder directamente a la reserva y modificar, en el registro
de viajeros, el parte de viajeros para enmendar los posibles errores; si presiona
“No”, la petición se cancelará y se mantendrá en el entorno “Registro de viajeros”.
Enviar archivo por correo electrónico
Si lo desea, podrá enviar por correo electrónico el parte el fichero de viajeros, tanto
los notificados como los no notificados, dependiendo de la opción que tenga
seleccionada. Para ello, tras marcar los viajeros que desea mandar, introduzca la
dirección a la que dese enviar el parte y presione . Podrá añadir tantas
direcciones como desee separándolas con puntos y comas (;).
El correo electrónico que se mande será en formato XML. Sabrá que ha sido enviado
porque el programa le informará de ello a través de un mensaje emergente:
Solo podrá realizar los envíos por correo electrónico si tiene
configurada su cuenta de correo electrónico en el PMS (ver
configuración>opciones>correo electrónico).
195
7 INFORMES
26.RevPar/GopPar (Informes > RevPar/GoPar)
Avirato le permitirá medir el rendimiento financiero de su establecimiento. Podrá
añadir a mano los gastos anuales de personal, suministros, costes financieros,
alquileres, mantenimiento, comisiones, publicidad y gastos varios. Cada uno de
ellos estará asociado a un color, el cual, siguiendo la cantidad marcada, se reflejará
en el gráfico de la derecha:
196
El RevPar (por las siglas en inglés de Revenue Per Available Room) y el GopPar
(por las siglas en inglés de Gross Operating Profit Per Avalaible Room) de Avirato le
permitirán medir y valorar el rendimiento financiero del establecimiento.
Avirato solo generará los gastos e ingresos relacionados con las
reservas realizadas en el PMS.
197
27. ADR (Informes > ADR)
Avirato le calculará el ADR (siglas en inglés de Average daily rate), es decir, el
precio medio de venta de la habitación durante un periodo de tiempo determinado.
A través de dos gráficos simples y fáciles de entender, se mostrarán, por un lado,
la tarifa media de alojamiento por habitación ocupada sesgada mensualmente (12
meses); y, por otro, el porcentaje de ocupación de un periodo (9 meses) de ADR.
En ambos gráficos se mostrará el mes en curso en color amarillo, mientras que los
meses pasados y futuros estarán en color azul.
Los mismos datos del gráfico ADR Mensual los encontrará en formato de tabla:
198
28. Reservas (Informes > Reservas)
28.1. Entradas y salidas
28.1.1. Información simplificada
Controle el flujo de entradas y salidas diarias de clientes en su establecimiento.
Seleccione, en el calendario habilitado para ello, la fecha que desea revisar y
filtre según sus necesidades: solo entradas, donde se mostrarán únicamente
las reservas entrantes del día seleccionado; solo salidas, donde se mostrarán
únicamente las salidas en el día seleccionado; o entradas y salidas, donde se
mostrará tanto entradas como salidas en el día seleccionado en el calendario.
Según la fecha y el filtrado se mostrará un resumen que albergará los siguientes
campos:
• Habitación: listado de las habitaciones reservadas para ese día. El
orden será el mismo que se estableciera en el rack de habitaciones (ver
configuración>habitaciones y salas>rack habitaciones).
199
• Cliente: Nombre y apellidos del cliente a quien está hecha la reserva.
• PAX: número de huéspedes por habitación.
• Régimen: régimen contratado por el cliente, donde SA= solo alojamiento;
AD= alojamiento y desayuno; MP= media pensión; y PC= pensión completa.
• Fecha de entrada: fecha en la que el cliente ha realizado el check in.
• Fecha de salida: fecha en la que el cliente ha realizado el check out.
• Estado de la habitación: estado en el que se encuentra la habitación. Esta
opción variará según los departamentos de limpieza y mantenimiento.
• Pagado: donde 0= no pagado y 1= pagado.
• Idreserva: ID de la reserva.
• Idhabitación: ID de habitación.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
200
Si hace doble clic sobre una de las reservas, el programa le preguntará si desea
acceder a dicha reserva:
Si presiona “Sí”, el programa le llevará, automáticamente, a la reserva seleccionada;
si presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrá en el entorno de las entradas
y salidas de las reservas.
El resumen diario puede ser impreso o guardado en formato Excel para el uso
del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos en
archivo Excel.
Los datos del resumen diario irán acompañados de dos gráficos, uno con todas las
entradas diarias del mes, y otro, con todas las salidas diarias del mes:
En la parte baja encontrará un resumen con el número total de entradas del mes
seleccionado; el número total de salidas del mes seleccionado; y el número total de
registros del día seleccionado.
201
28.1.2. Tabla
En este apartado encontrará sesgada la información diaria de las habitaciones del
mes seleccionado en el calendario, esto es: número de entradas y salidas; número
de habitaciones ocupadas y disponibles; número de habitaciones ocupadas y
disponibles según categoría; y número de desayunos, comidas y cenas. Los días
del mes los encontrará desplazando el scroll de la parte baja de derecha e izquierda.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con
los datos presionando .
202
28.2. Ocupación/Inventario
28.2.1. Gráficos
Seleccione el mes y el año que desea consultar en los selectores
correspondientes para extraer información diaria de la facturación, la producción,
la ocupación y el porcentaje de ocupación a través de sendos gráficos:
A medida que cambie las fechas, el programa le mostrará, sin necesidad de
presionar más botones, la información solicitada.
Podrá elegir entre consultar las reservas totales o consultar las reservas facturadas
en un mes determinado:
Imagen: Reservas totales
Imagen: Reservas facturadas
203
Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con
los datos presionando .
28.2.2. Datos
En el apartado “Datos” encontrará información del tipo de habitación sesgada
por cada día del mes seleccionado, esto es: número de habitaciones ocupadas
según categoría y ocupación total de habitaciones; porcentaje de la ocupación;
PAX; ingreso de las reservas; precio medio de reservas; producción; número de
habitaciones disponibles según categoría y disponibilidad total de habitaciones.
Los días del mes los encontrará desplazando el scroll de la parte baja de derecha
e izquierda.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información diaria pulsando o generar un archivo Excel con
los datos presionando .
Imagen: datos de la ocupación
204
28.2.3. Actual-Mes-Año
Esta pestaña informativa le mostrará los datos del periodo en curso, dando igual la
fecha seleccionada en los cursores superiores. Su función es facilitar la comparación
entre una fecha seleccionada y el tiempo vigente, siendo este el día, mes y año
en curso. Para ello se muestra el número total de reservas, número de reservas
canceladas, en no show y no vendidas; el porcentaje de ocupación; el número de
ocupantes; ingresos por habitación; ingresos de pensión; e ingresos totales.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así
verá el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre el encabezado,
podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información pulsando o generar un archivo Excel con los
datos presionando .
28.2.4. Ocupación entre fechas
En esta pestaña podrá seleccionar un periodo determinado para que el programa le
muestre el número de habitaciones disponibles; número de habitaciones ocupadas;
número de noches de habitación; el ingreso medio de reserva; el precio medio de
habitación; el porcentaje de la ocupación; y el PAX.
Imagen: actual-Mes-Año (Ocupación/Inventario)
205
Para sacar la información marque una fecha inicial y una fecha final y presione
. El programa le mostrará dichos datos. Podrá buscar varios periodos para
compararlos conjuntamente. Dichos periodos aparecerán seguidos según el orden
de búsqueda. Si desea vaciar las búsquedas, presione ; acto seguido podrá
realizar nuevas búsquedas desde el principio.
Asegúrese de que la fecha inicial no supera a la fecha final, ya que
en ese caso el programa no le podrá mostrar datos reales.
Puede imprimir la información pulsando o generar un archivo Excel con los
datos presionando .
28.3. In house
En esta pestaña podrá controlar qué reservas del mes en curso se encuentran en el
estado “in house”, pendientes de check in y pendientes de check out. Se mostrarán
todas las reservas del mes, tanto las de días pasados como días futuros. Para ver
dichos estados, seleccione este en el desplegable habilitado para ello.
Imagen ocupación entre fechas (Ocupación/inventario)
206
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la información del estado seleccionado pulsando o generar un
archivo Excel con los datos presionando .
Imagen: reserva pendientes de check in (In House)
207
28.4. Regímenes
Seleccione una fecha determinada en el calendario para comprobar qué regímenes
tiene contratados para ese día.
Para modificar los regímenes de los clientes tendrá que hacerlo desde las reservas
de los mismos.
Puede imprimir la información del estado seleccionado pulsando o generar un
archivo Excel con los datos presionando .
Imagen: Regímenes reservas
208
28.5. Resumen de reservas
Desglose en este apartado todas las reservas habidas y por haber en su hotel en
un periodo determinado. Para ello seleccione una fecha inicial y una fecha final y
presione . El programa le mostrará la información de las mismas con todos
los datos necesarios:
Podrá decidir si desea visualizar los datos por reservas en general (“Todas las
reservas”), por habitaciones (“Habitaciones”) o por salas (“Salas”) en el desplegable
habilitado. Igualmente, podrá marcar o desmarcar la aparición de las reservas
anuladas.
Una vez obtenidos los datos requeridos, marque o desmarque si en el listado desea
ver la dirección de origen del cliente (“Mostrar dirección”), el número de ocupantes
(“Mostrar ocupantes”), el operador por el que hicieron la reserva (“Mostrar operador”),
y el coste de la reserva (“Mostrar costes”). Según se desmarquen estos, el número
de columnas se reducirá notablemente.
Imagen: Resumen reservas
Imagen: Detalle resumen general de reservas: búsqueda
209
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la información de las reservas pulsando o generar un archivo
Excel con los datos presionando .
Imagen: Detalle resumen general de reservas
210
28.6. Resumen por origen
Muestra el informe en función de la fecha de entrada, de salida o de cualquiera de
ellas. Según los parámetros buscados anteriormente, podrá revisar el origen de las
reservas de su hotel. Esta tabla le aportará el número de reservas que cada vía de
reservación (operadores, motor de reservas y recepción del hotel) le trae, así como
el total de la facturación realizada:
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información del origen de las reservas pulsando o generar
un archivo Excel con los datos presionando .
28.7. Origen de mercado
Obtenga la información del origen de mercado de sus reservas para obtener un
amplio conocimiento sobre el flujo de las mismas. Para ello, seleccione una fecha
inicial y una fecha final y presione ; el programa le ofrecerá una tabla con la
Imagen: Resumen por origen (resumen de reservas)
211
información del número de reservas que cada vía de reservación trae al hotel junto
a la información de con cuántos días de media se hace la reserva y el total de los
ingresos facturados por cada origen en las fechas seleccionadas.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información del origen de mercado de las reservas pulsando
o generar un archivo Excel con los datos presionando .
28.8. Cancelaciones
Acuda a este apartado cuando desee consultar las reservas eliminadas, canceladas
y en estado no show. Para ello, seleccione un periodo con una fecha inicial y una
fecha final y presione . En el desplegable podrá acotar la búsqueda
Imagen: origen de mercado
212
seleccionando el tipo de reservas a mostrar; por defecto aparecerán todas, tanto
las canceladas, como las eliminadas y las que se encuentran en no show.
Si presiona sobre una de las reservas mostradas, el programa le ofrecerá la opción
de acceder a la misma para comprobar los datos:
Si presiona “Sí”, el programa le llevará a la reserva marcada, donde verá los
datos de la reserva difuminados, por ser una reserva activos, los cuales pueden
consultarse, pero no modificarse; si presiona “No”, la acción se cancelará y seguirá
en el apartado de cancelaciones.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
Imagen: búsqueda de reservas canceladas, eliminadas, no show
213
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información de las reservas eliminadas y canceladas pulsando
o generar un archivo Excel con los datos presionando .
Recuperar una reserva cancelada/eliminada
Las reservas que hubieran sido canceladas o eliminadas podrán recuperarse
desde este apartado. Para ello, localice dicha reserva en un periodo de tiempo
determinado y selecciónela; el programa le preguntará si desea mostrar la reserva:
presione “No”. Acto seguido, presione el botón .
Si presiona “No”, la acción se cancelará y se quedará en el entorno de cancelaciones
de reservas; si presiona “Sí”, la reserva se recuperará y volverá a aparecer en el
planning:
Si la habitación en la que se encontraba el cliente ha sido asignada a una nueva
reserva, el programa nos pedirá un nuevo realojamiento para el cliente:
214
Establezca una de las habitaciones disponibles en el desplegable y presione
. La habitación se habrá restaurado.
215
29. Estado Habitaciones (Informes > Estado Habitaciones)
Este apartado le muestra el estado de las habitaciones que se encuentran in house
en el día actual. Se podrán ver los siguientes datos:
• Habitación: nombre de la habitación.
• Estado: cómo se encuentra la habitación (disponible, limpia, sucia, en
limpieza, en mantenimiento, pendiente de revisión, fuera de servicio, otro
estado). Podrá modificarse desde el plannig, desde este apartado o desde
el módulo online de gobernanta.
• Venta online: si se vende por las vías de venta online pondrá ‘sí’; si no se
vende, pondrá ‘no’.
• Cliente: a nombre de quién se encuentra hecha la reserva.
• PAX: número de personas alojadas en el establecimiento.
• Régimen: régimen contratado por el cliente, donde SA: solo alojamiento;
AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensión; PC: pensión completa.
• Check in: día en el que cliente realizó la entrada en el establecimiento.
• Check out: día en el que el cliente abandonará el establecimiento.
• Pagado: columna que informará si la reserva está pagada o no; donde true
es pagado y false, no pagado.
• Observaciones: En este apartado se aparecerán aquellos datos que se
incorporen en las observaciones de la reserva de la habitación.
Todas las mo Los estados de habitación no cambian de manera
automática, sino que deben ser actualizados manualmente; si no se
cambian, permanecerán siempre con el mismo estado. dificaciones
que se realicen en esta sección serán guardadas sin necesidad de
presionar ningún botón de guardado.
216
Dicha información aparece acompañada por dos gráficos, uno que muestra el
estado de las habitaciones y otro que muestra el número de habitaciones disponibles
en venta online.
Si presiona dos veces sobre una habitación podrá acceder a esa reserva.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir la información del estado de las habitaciones pulsando o
generar un archivo Excel con los datos presionando .
Modificar el estado de una habitación
Imagen: Estado habitaciones
Imagen: detalle estado habitaciones
217
Seleccione la habitación que desee modificar. Si desea hacer la modificación de
más de una habitación, haga la selección presionando la tecla control (Ctrl) a la vez
que clica sobre aquellas. Una vez realizada la selección, marque el nuevo estado
en el desplegable y presione .
Las habitaciones habrán cambiado su estado:
Imagen: cambio de estado de habitación (1)
Imagen: cambio de estado de habitación (2)
218
Bloquear venta online de una habitación
Seleccione la habitación que desee bloquear. Si desea hacer la modificación de
más de una habitación, haga la selección presionando la tecla control (Ctrl) a la vez
que clica sobre aquellas. Una vez realizada la selección, marque “No disponible en
venta online” en el desplegable y presione .
Imagen: detalle estado habitaciones
Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones)
219
Las habitaciones habrán cambiado su estado al último seleccionado:
Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones) (2)
220
30. Mantenimiento (Informes > Mantenimiento)
30.1. Mantenimiento
Compruebe en este apartado los avisos de mantenimiento añadidos tanto en el
módulo online como en el apartado Avisos del PMS. En esta sección tendrá acceso
a todos los avisos que se hayan puesto en el hotel, ordenados cronológicamente y
mostrados según su estado: pendientes de reparación, reparados y todos.
Los avisos realizados aparecerán con , mientras que los pendientes de reparación
aparecerán con . Los cambios de estado se realizarán bien desde el módulo
online, bien desde la pestaña de avisos de Avirato PMS.
Puede imprimir el listado de mantenimiento pulsando o generar un archivo
Excel con dichos datos presionando .
Imagen: mantenimiento todos
221
30.2.Camas supletorias
30.2.1. Ubicación camas supletorias
En este subapartado de mantenimiento podrá llevar un efectivo control de las
camas supletorias habidas en su establecimiento. Por un lado podrá comprobar
dónde se encuentran las camas en una fecha determinada. Para ello, seleccione la
fecha a elegir y el programa le mostrará dicha información, informando de en qué
habitación se encuentra la cama, el número de camas usadas en esa estancia y las
fechas de entrada y salida.
Puede imprimir la información de las camas supletorias pulsando o generar un
archivo Excel con dichos datos presionando .
Por otro lado, podrá revisar la distribución de las camas supletorias ocupadas
durante 20 días, a partir del día actual, sin importar la fecha seleccionada en el
calendario anteriormente citado. Dicha distribución se muestra través de un gráfico,
donde el color amarillo corresponde al día corriente y el color azul, a los posteriores
días. (Siguiente página)
Imagen: camas supletorias
222
El número de cama ofrecido en estas pestañas se corresponderá al
añadido en configuración>tarifas y temporadas>costes adicionales.
223
31. Facturación (Informes > Facturación)
Este módulo le permitirá gestionar sin dificultad la contabilidad de su establecimiento
en relación a las reservas y facturas efectuadas en Avirato PMS.
31.1. Búsqueda de facturas
Con este apartado podrá recuperar las facturas que necesite. Para ello, introduzca
los parámetros necesarios para que Avirato PMS pueda mostrarle dichas facturas.
Según los parámetros de búsqueda insertados, se le mostrarán, en el apartado
de resultados, todas las facturas, proformas, albares y abonos que posean
correspondencia con esos parámetros. Una vez haya añadido los parámetros,
presione la tecla Enter.
Imagen: detalle búsqueda de facturas
224
Para eliminar un parámetro insertado será suficiente con borrarlos y presionar la
tecla Enter. Para los campos de fechas no será igual, sino que habrá que pulsar
(junto al calendario) para eliminar ese campo.
Al pinchar sobre alguno de los resultados mostrados en el campo “Resultados”,
podremos visualizar la factura marcada:
Puede imprimir la factura pulsando o generar un archivo Excel con sus datos
presionando . Si desea realizar esta acción con múltiples facturas, podrá
seleccionar estas en el listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL)
a la vez que clica sobre las facturas deseadas. Después, presione los botones
anteriormente mencionados.
Imagen: búsqueda facturas
Imagen: detalle selección facturas
225
Igualmente, podrá exportar la/s factura/s seleccionada/s presionando
. Esto le permitirá guardar las facturas en la carpeta
seleccionada en su disco local.
Acceder a una factura realizada
Si hace doble clic sobre una factura seleccionada, el programa le permitirá acceder
a los datos de esta para poder modificarla:
SI presiona “Sí”, el programa le llevará a la factura seleccionada, ya sea una factura
dependiente de una reserva o no dependiente; si presiona “No”, la acción se
cancelará y se mantendrá en el entorno de búsqueda de facturación.
Solo se podrán modificar las facturas si se tiene activa dicha opción
en la configuración de facturación. Ver Configuración>Facturación.
31.2. Añadir – Modificar factura
Este apartado le permitirá realizar facturas/proformas/albaranes/abonos no
dependientes de reservas. La serie de facturación será la misma y seguirá el orden
correspondiente.
Crear una factura/proforma/albarán/abono
Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qué tipo
de recibo es: factura/proforma/albarán/abono.
226
Y rellenar los datos de la factura presionando :
Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se
ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automática,
los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando
después el tabulador:
Después presionaremos “Guardar y seleccionar” y los datos se almacenarán como
hemos seleccionado. Si se borran los datos de los campos de facturación y se da
a guardar con estos campos vacíos, el programa, al carecer de nombre, creará una
factura con “Clientes varios” como cliente, dando un documento que no se
corresponde con el de ningún cliente. Podremos modificar esta factura a nombre
de Clientes varios pulsando .
Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos
que acudir a Informes>Facturación>Búsqueda y ahí buscar y
seleccionar la factura en cuestión.
227
Puede modificar la fecha de emisión de la factura presionando en el calendario
establecido para ello. La fecha que en ella se elija será la mostrada en la facturación:
Si el programa no le permite la modificación de facturas (sale la
pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opción de
modificación de facturas en configuración>facturación.
Desasignar una factura/proforma/albarán/abono
Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podrá desasignarlas. Para
ello, acceda a la factura en cuestión y presione . Esta acción abrirá una ventana.
Presione . El programa le pedirá confirmación para poder llevar
a cabo esta acción.
Si presiona “No”, cancelará la acción y la factura mantendrá el número asignado; si
presiona “Sí”, la factura se desasignará y el número de está quedará vacío. En este
caso, podrá generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarán.
228
Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el número de
esta no es el último de la serie, habrá un vacío en la correlación de
facturas.
Cambiar el número de factura/proforma/albarán/abono
Para cambiar el número de una factura, acceda a la factura en cuestión y presione
. Esta acción abrirá una ventana donde verá el nombre del cliente y el número
de factura.
En el cuadro de número de factura agregue el nuevo número que desee asignarle y
presione . El programa le solicitará confirmación para poder realizar la acción:
CAMBIAR IMG
Si pulsa “Sí”, el número de factura se sustituirá por el nuevo número otorgado; si
presiona “no”, la acción se cancelará y se mantendrá el número inicial.
229
31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada
En la sección de los cargos podremos añadir, modificar y eliminar tantos costes
como realice el cliente. Estos cargos serán los costes y conceptos que aparezcan
en la factura emitida.
Si el programa no le permite la modificación y adición de conceptos
(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la
opción de modificación de facturas en configuración>facturación, ya
que de lo contrario no podrá realizar esos cambios cuando la factura
esté generada.
Añadir cargos
Para añadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vacío. El campo de conceptos admite letras, números y símbolos. Asimismo,
indicaremos el número de unidades que se consumen (UD) a través del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignárselo bien como precio
base y el programa calculará el precio total según el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontará el IVA y mostrará el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrará el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos para agregar el concepto. En ese momento, el cargo
aparecerá en la línea que editábamos, pudiendo añadir, seguidamente, nuevos
cargos:
230
Tenga en cuenta que la adición de conceptos conllevará el aumento
proporcional del coste total de la reserva.
Si el concepto cargado pertenece a la selección de los cargos predefinidos,
habremos de desplegar, en la fila vacía, el desplegable para ver qué concepto
debemos seleccionar. Automáticamente, los precios se verán reflejados en el total.
Si se ha vendido más de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos
en el selector de cantidad de UD:
Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos para agregar el concepto. En
ese momento, el cargo aparecerá en la línea que editábamos.
Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecerán como
cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,
apareciendo, en los resúmenes de facturación, como elementos
diferentes, desglosando el número de conceptos, por ende.
Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarán automáticamente, aunque siempre será necesario presionar para
asegurarnos de que se guardan correctamente.
231
Anular cargos
Junto a cada cargo encontrará . Este botón anula un cargo realizado añadiendo
ese mismo importe en negativo para descontarlo, así, del coste total de la reserva.
Antes de anular un coste, el programa le pedirá autorización para ello:
Si presiona “Sí”, el cargo aparecerá en negativo en la fila siguiente al cargo
modificado; si presiona “No”, la anulación se cancelará y seguirá vigente el cargo
en positivo. EL programa nos informará en que hoja o factura se anuló el cargo:
Postear cargos conllevará la reducción de los costes en el total de la
reserva.
232
Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione a la altura del cargo que desea eliminar:
Al presionarlo, el programa nos pedirá que nos aseguremos de la acción que
solicitamos:
Si presionamos “Sí”, el cargo desaparecerá de los conceptos para la facturación y
se reducirá la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos “No”,
la acción se cancelará y se mantendrán el coste y el cargo.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no
puede recuperarse.
233
Resumen de Cargos
Ir a ruta
Pagos
Ir a ruta
Resumen de Pagos
Ir a ruta
31.3. Resumen de facturación
Busque y controle la facturación de su establecimiento en este apartado. Para ello,
seleccione la fecha inicial y final para la que solicita el resumen de facturación y
presione . Podrá filtrar la información devuelta según los siguientes
parámetros:
• Facturación + previsión: mostrará tanto las facturas emitidas como las
que deberían generarse, ya que el programa ‘prevé’ que esas facturas se
cobrarán y generarán.
• Facturación realizada: solo mostrará las facturas generadas.
• Previsión: solo mostrará aquellas reservas que posean cargos que no
hayan sido convertidos en facturas.
• Proformas: listará todas las proformas generadas en las fechas
seleccionadas.
Imagen: resumen de faturación
234
• Check In: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de entrada.
• Check Out: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de salida.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
En el listado de facturas podrá comprobar la cantidad de los pagos, si estos fueron
cobrados, y en qué modalidad, cuánto debe el cliente en caso de que si no fueran
pagados, y al final, en la última fila de la tabla, la suma total de cada columna.
Si hace doble clic sobre una de las facturas, el programa le preguntará si desea
acceder a dicha reserva:
Si presiona “Sí”, el programa le llevará, automáticamente, a la reserva seleccionada;
si presiona “No”, la acción se cancelará y se mantendrá en el entorno de las entradas
y salidas de las reservas.
El resumen de facturación puede ser impreso o guardado en formato Excel para el
uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos
en archivo Excel. SI no desea todas las facturas, puede hacer una selección de
estas clicando sobre ellas mientras presiona el botón Control (Ctrl) y, cuando tenga
la selección final, presionar los botones anteriormente citados.
Según las fechas y el filtro seleccionado en la parte anterior, podrá consultar el
listado de pagos por reserva y las tasas turísticas.
235
31.4. Facturación por cliente
Marque una fecha inicial y una fecha final y presione : el programa le
ofrecerá las facturas según los clientes del establecimiento. Podrá añadirle un filtro
según el importe. Para ello, seleccione si el importe es superior o inferior y añada
una cantidad. SI ya había presionado , vuelva a marcarlo para rehacer la
búsqueda.
La facturación por cliente puede ser impresa o guardada en formato Excel para el
uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse ; presione para convertirlos
en archivo Excel. SI no desea todos los datos, puede hacer una selección de
clientes marcando sobre ellos mientras presiona el botón Control (Ctrl) y, cuando
tenga la selección final, presionar los botones anteriormente citados.
31.5. Créditos clientes
Revise y controle los créditos de los clientes de su hotel en unas fechas concretas.
Para ello, seleccione una fecha inicial y una fecha final y presione . Esta
acción le mostrará todos los clientes que hayan pagado en el establecimiento.
Podrá agrupar los cargos por cliente marcando esta opción.
236
Puede imprimir los datos pulsando o generar un archivo Excel presionando
. Si desea realizar esta acción con diversos clientes, podrá seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Después, presione los botones anteriormente mencionados.
Puede cancelar un pago a crédito seleccionando la factura a anular y marcando, en
la parte baja, cómo se realizó el pago y presionando el botón Añadir pago.
Cuando lo hayamos marcado, el programa nos informará de que dicha petición se
ha realizado:
El crédito desaparecerá del listado.
237
31.6. Estado de pagos
Para conocer el estado de pagos del establecimiento, marque una fecha inicial y
una fecha final y presione . El programa le mostrará aquellas reservas o
facturas pagadas (y su forma de pago) y las que estén pendientes de pago.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir los datos pulsando o generar un archivo Excel presionando
. Si desea realizar esta acción con diversos clientes, podrá seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Después, presione los botones anteriormente mencionados.
En la parte baja encontrará un sumatorio donde verá el estado de pagos total:
238
31.7. Hoja de caja
Compruebe la hoja de caja diaria de su establecimiento. En ella verá la cantidad
añadida en cada forma de pago durante el día seleccionado en el calendario.
Puede imprimir la hoja de caja pulsando o generar un archivo Excel presionando
.
Establezca una hora de cierre personalizada marcando la hora deseada en los
selectores y presionando el botón Recalcular.
Podrá añadir o reducir pagos en esta sección añadiendo la cantidad y la forma de
pago antes de pulsar . Para dejar la caja a cero, debe añadir la totalidad de la
caja (Total Efectivo acumulado en caja) en negativo y presionar :
En ese momento la caja estará a cero o se descontará de la forma de pago
seleccionado.
239
31.8. Histórico de pagos
Seleccione las fechas iniciales y finales (calendario) para la búsqueda, el tipo de
abono (desplegable) y presione . En ese momento, el programa le
devolverá la siguiente información solicitada:
• Usuario: en caso de que los pagos se hicieran a través de los perfiles del
negocio.
• Cliente: quién hizo el pago.
• Tipo: factura, proforma, albarán o abono.
• Factura: número de factura. Si esta columna carece de numeración (aparece
0) será porque no se ha generado ningún documento, pero sí se añadieron
pagos.
• Fecha: día en que se añadió o se anuló el pago.
• Tipo de abono: cómo se hizo el pago, esto es, efectivo, tarjeta, transferencia,
crédito, otro tipo de pago.
• Descripción: información que solo aparecerá si se ha rellenado este campo
al ingresar el pago.
• Cantidad ingresada o retirada.
Imagen: historico de pagos
240
Puede imprimir el histórico de pagos pulsando o generar un archivo Excel con
los datos presionando .
31.9. Traspaso de cargos
Lleve un control de los traspasos realizados en el establecimiento en este apartado.
Para ello, selecciones unas fechas de inicio y de fin y presione . En ese
momento, el programa le ofrecerá el seguimiento de los traspasos, informando de
la procedencia y el destino, la fecha en la que se añadió el cargo y la fecha en la
que se realizó el traspaso, el concepto de dicho cargo y el precio total de la misma:
Puede imprimir los traspasos de cargos pulsando o generar un archivo Excel
con los datos presionando .
31.10. Producción
Se recomienda, para el uso óptimo de esta herramienta, añadir en Cargos predefinidos
(configuración) los productos o servicios ofrecidos por el establecimiento para que
el programa los contabilice como uno solo, puesto que si se redactan cada vez que
se consumen, el programa lo recibirá como un producto nuevo y en el listado nos
Imagen: traspaso cargos (informes)
241
aparecerá el mismo concepto repetido varias veces.
Seleccione unas fechas en los calendarios y un filtro (facturación + previsión o
facturación realizada) y presione para que Avirato PMS le muestre todos
los conceptos vendidos en el establecimiento. Si presiona “Facturación + previsión”,
el programa le ofrecerá todos los cargos facturados y no facturados, mientras que
si selecciona “Facturación realizada”, el programa solo le mostrará los conceptos
que hayan sido facturados.
Al seleccionar “Facturación realizada”, se nos mostrará un desplegable en el que
podremos elegir cómo mostrar los conceptos, si por fecha de cargo o fecha de
factura generada. Tenga en cuenta esta opción porque puede alterar o modificar
los valores mostrados.
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; así verá
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podrá ordenar el listado según esa tipología. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podrá recolocar las columnas según su necesidad.
Puede imprimir los datos de producción pulsando o generar un archivo Excel
con dichos datos presionando .
242
40. Histórico de modificaciones (Informes > Histórico de modificaciones)
En esta sección podrá comprobar todos los cambios realizados en el PMS en unas
fechas concretas. Dichos datos se muestran con los siguientes parámetros:
• Usuario: quién realizó los cambios.
• Cliente: en qué reserva o factura se hizo la modificación.
• Fechas de entrada y salida: fechas de entrada y salida del cliente.
• Campo: campo en la que se realizó la modificación.
• Valor inicial: datos o valores que tenía el campo antes de la modificación,
en los casos que se hayan modificado valores.
• Valor final: datos o valores añadidos con la modificación, en los casos que
se hayan modificado valores..
Para ver estos datos, seleccione la fecha inicial y final en las que se hicieron las
modificaciones y presione . Acto seguido el programa le mostrará esta
información:
Puede imprimir el histórico de modificaciones pulsando o generar un archivo
Excel con dichos datos presionando .
Imagen: Histórico de modificaciones (Informes)
243
41. Listado de precios (Informes > Listado de precios)
El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios
mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitación y tarifas. Para
mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el año deseado en el desplegable
de la izquierda y presionar el botón de la derecha:
Esa acción hará que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:
Esta acción puede tardar unos segundos. Dependerá de la cantidad
de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.
Los días del mes aparecen en la parte alta del esquema en posición horizontal, por
lo que, para ver los últimos días del mes, tendrá que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.
244
Puede ampliar o reducir el tamaño de las columnas posicionando el cursor del ratón
a la altura de los títulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrirá la ventana de Precio Diario
para hacer la modificación del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algún cambio de este
tipo, presione el botón “Guardar y sincronizar cambios” para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.
Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsará ; mientras que para
convertirlos en archivo Excel se presionará el icono .
245
42. Personal (Informes > Personal)
Compruebe el número de horas trabajado diariamente por sus empleados en
este apartado. Para poder hacer un seguimiento, será necesario tener diferentes
perfiles para sus empleados (ver Configuración>Usuarios y Seguridad), ya que
de lo contrario accederán todos desde el usuario “Admin”. Seleccione el día que
desea revisar en el calendario habilitado para ello y el programa le devolverá la
información solicitada.
Podrá comprobar los siguientes datos de cada conexión:
• Usuario: perfil conectado.
• Dirección IP desde la que se conectó el usuario.
• Equipo: nombre del equipo desde el que se conectó el usuario.
• Inicio y fin de sesión: hora de inicio y fin de conexión del programa desde
un perfil determinado.
• Tiempo de trabajo: cómputo total de las horas trabajadas por un usuario
concreto.
Puede imprimir el control de personal pulsando o generar un archivo Excel con
dichos datos presionando .
Imagen: control de personal
246
43. Clientes (Informes > Clientes)
Obtenga datos del flujo de sus clientes según la nacionalidad, el tipo de cliente
(particular/empresa) y su nivel en el establecimiento (estándar/VIP). Para ello,
seleccione qué datos quiere observar y el programa le mostrará esa información en
una tabla acompañada de un gráfico demostrativo:
Imagen: gráfico flujo clientes
247
8 SUGERENCIAS
Si tiene alguna consulta o sugerencia, puede ponerse en contacto con el equipo
técnico de Avirato a través de esta pestaña. Rellene los campos habilitados para la
consulta y presione .
En el botón se descargará un programa de control
remoto para que el soporte técnico de Avirato, cuando así lo requiera, pueda
conectarse a su ordenador y comprobar, desde el mismo, los problemas que pueda
tener.
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