8/21/2019 Auditoria Planeacion Septiembre 2014
1/3
FerSlon:l
t-f.-~ul ~
I'L .
en• nón BoíVAr
GESTIÓN
DE
CONTROL lNSTlTUCIONl\l
GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL
¡Código: GCI·fO·14{)·OO2
~i
~
LOALQA MAVOR
~I::i
DO,.~~.1AJ:>.~~ ¡
,4...••.••:...-.. u ~ Al , , '
ACTA DE VALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Proceso / Auditarla:
2610312015
Planeación
Focha d. la Auditorio: DaI5·Ago-2014 al a·Sep·2014
Fecho del Acta:
Asistentes
a la
reunión:
Isabe l V icto ria P ineda, l .udwla Castro y Mary Luz Muñoz
Auditor:
lud ivia Castro Gue.-re
8/21/2019 Auditoria Planeacion Septiembre 2014
2/3
3
1. Se observ a que el Convenio 873 da 2007 fue l iquidado medianle aela deI30-Sep-2013, en donde las parl es declaran est ar a paz y s alvo por t odo
concepto deriv ado det convenio en menc ión. Mediante la cuenta del banco Davivianda N 0 4507-00057 t33 se le dio apertura para el manejo de los
recurso s d e convenio d e a cue rdo a la c lau sula segu nda - n um eral 9: c rea r un a cue nta Inde pen dien te y especsi ca para fa adm nís frac lón y g~o de los
recursos . No o bs ta nte, según cerhf cac ió n b ancar ia del ma s de Ma y-20 t4, Da vi vienda le m ani fi es ta al H ospi tal qu e fa cue nta presenta saldo de
6.037.477 78
se ob serva oñc ío de Jun-2014 de l H SB di ri gido al b anco Da vivlenda sot ic~a ndo la can celac ión de la cu enta y el t ra slad o d e esos
Observación
recursos a la cu enta Co jente No . 450 769 999 652 a n omb re del Hospi la l Simón Bol lv r ;
2. S e ob serva a cta de l iq uidac ió n de l C onvenio Interad mini sl ra i vo f irma do por el Di re ctor E jecut ivo del Fon do Financ iero y la Gerente do l H ospi lal
Simón Bol lvar de fecha 30 de s epti embre de 2013, en donda declar an estar a paz
y
salvo por todo concepto deriv ado del convenio. la J efe de la
Oñ cína A sesora de Plane ac ió n rnan iñes ta qu a el saldo me nc ionad o cor respond e. recursos que el ho spi ta l i , i, ti ó en la e jecuc ión del con ven io. Sin
ern bargo, lO se o bserva las concüiac lone s ban car ias de la cue nta del con ven io ni l a e vide nc ia de lOS recurso s i flVer li dos prx e l HS B por el valor que
g ene ra e l saldo d e la cuen ta b ancar ia d el convenio.
Criterio
1. C onvenio 873 -20 07. C lausula Seg und a Nu meral 14 : Ree mbo lsar 10 5 re cursos s in e Jecu ó n a la f ina li za ción de convenio.
2 . G GD -PR-13O -00 4 D esar rol lo y Seg uimiento a Con ven ios v t. Nu nleraI7.3. M at ti z t cu adro d e a ct iv idad es y responsabi li dad as) ac lI vi da des del 1 a l l_
Tipo de Observación Hallazgo
• J t; J
I C'\,..Uj11IClIIVol c :u mulU:.arerprouNfll l a f l lO GGD-FX ·¡ 3CF lJ (i 1f COns rael B ll Da l OS c tH 10m es p re vc m ¡y os q ua se O e m J B n y eSl80,eC¡er¡oo un~Q.~ \H:i\ P;
segregac ión da func io nes en cuanto al cont rol de rev is ió n o conc il iac ió n per iódi ca da cuentas bancarias relaclonadas ron los convenios del hospi ta l
c on terc eros , con la finalidad da asegurar que las cuentas estén saneadas at momento de la liqui daci ón del convenio. Asl mismo, s e sugiere que so
d eje ev iden cia de la informac ió n fue nle ~t il ízada p ara la ejecuc ión de es le cont rol (Ei .: Ex trac to s Ba ncar ios , l ibro O fi cial de Co ntabi li dad del respscu vo
Recomendación
mes, Conci liación, e lc.)
2 . S e recomien da ide nl if icar , ana li zar , avalua r y valorar l os po eíbles r iesgos q ue p uad a ocas iona r p or inade cua do segu lmienlo a convenios que teng a
com o consecue nc ia f in al l a l i qu idac ión d el conven io s in el cump limiento de los requ is itos e stab lec idos ; por contar con do cum entac ió n d e los
con venios o proyec tos s in el curnpl snlen lo de l l le nos d a requisi tos procad ime ntales , n orm at ivos o dem ás requisi tos de los e ntes rec tores , l o que
pue de gen erar ret ra sos en la rad icac ión a decuad a de la docum entac ión d e convenios y proyec tos af il es los en les rec tores o ret rasos e n la ejecuc ión
~1~~mJlnU1j:;:í\8o.ecleltoO OOCOilJeij u~~lrnyol Cii i i IKJdU
posJU,n,n dUJIlCtHaClOrJperl\Nj\ ~ \ 1 1 :1
Plan de Acción cuentas.
r
Fecha da rernediación 15 de abríl da 2015
Responsable de la remedíacíón
Jefe OfICina de Planeación - Tesorero
<
ObservaclOo
De acuerdo a l archi vo S egu ~ien lo a C onvenios de l l 1-Ju l-20 14 ya los oo cum entos objeto d e rev is ión para la p resente au dJ lO li a no se o bservaron
ac tas d e l Il ic io a los convenios : 18 70,2551 , 8 73.
Criterio
GG D-P R -130 -00 4 D esar rol lo y seg uim len to a con venios : N ume ral 9 A nexos , copias da a ctas de ini cio y f ina li zac ión
TIpo de Observación
Hallazgo
Recomendación
tOII¡te ¡ toa ja l j ll l tCSr. BI18¡IZar.-av d lua,
y
valOl a l lOS poS IOISS
l e r s g o ~ _
\{~~I ~uI;)'\Ia v....,a~IUJI(:I ,:~1
IQ ~U;JoQI Ir;¡ UU c:l t; ;:Jue:
.utt..~.~ J~i~I L.~ ~11~II la
ejecución de los Convenios, y po r fal la d a ad herenc ia a la d ocumen lac lón de l p roceso de G es li ón d e G erenc ia y D~eccionamiefl o ESlralégico-
0O.
Plan de Acción
Revisar v aius ta r el p rocedimiento d e De sar rol lo y segu Imiento a conven ios , y rev isar QU e los con ven ios n o requieran de ac ta de ini cio.
fecha de remediaclón
15 da mavo de 2015
Responsable da la remediacl6n
Jere Oücína de Planeación
5
En el f ormalo FO- 130- 003 Matriz de Plan Operativo Anual elaborado poi las áreas y presentado a la Oficina Asesora de Planeac ión no se observa, sn
algun os casos , el a nál is is d e los resul tado s, e l respon sab le, l a a probac ión; en o tros casos , Se ob serva q ue n o se en cue nt ra di li genc iado e l po rcen lajo
de cumpl imlenlo del mismo;
ye n
otros
C8S0S,
se ob serva q ue el cernp lrnlento a ese indi cado r en el per iodo es supe rior 311 00% (has ta 1.752% ).
Ejemplo tenemos:
1. En el Grup o F unc iona l d e Con lralac ión Se rv ic ios n o se observa c la ñda d en tre la m eta e stab lec ida y l as a ct ív idad os q ua integran la formula de l
segun do indi cado r, s in gu arda r coharenc la en tre los rac to res que compo nen la formu la. Po r ejemplo el Indi cado r Meta
'%
de cump limlenlo d e los
requisi tos normativos estsb leckíos para e l p roceso de contralación t iena como Formula del ind icador ·Requ is~os normativos estab lecidos para e l
Observación
proceso da cornrerecton
Total de contratos , en e l qUII 111umerador no t iene relación con e ldenominador, la formula no asegura 01cumplimiento
de la meta.
2. En el Grupo Funcional da Caj a Menor se obs erva la malriz da POA s in di ligenciar ros campo estableclmlento de metas y actividades
desarro lladas para e l p rimer semestre del 2014; no
Sil
observa e l aná lisis de resul tado , e l responsab le
quien aprueba.
3. En el Grupo Fu nc io na da g es ti ón do cum ental no se ob serva en el cam p o d e ap roba ción quien a prue ba el i ndi ca dor , i gualmen le no se o bserva
cla ridad en las act iv idades desarro lladas para e l cumpl imiento del ind icador.
4. En el Grupo Funcional de Almacén no s a obser va cronograma de activ idades establec ido para los meses de febr ero a j unio de 2014, aunque s e
o bserva un JlOfC(lnla ~glob al de cump limiento en las m elas de es to s meses , E lo olet lvo C uml ll Í{ a lt os estándares jje t ªl ida d en la ~s ll ón
1. Gu la para la con st ru cc ió n de Ind icad ores d e G estión -ON P
1 11.Con cep tua li zac ión: Q ue es un indi ca dor? los indi ca dores s ir ven p ara es tablecer el l ogro y el cump limiento d e la misión, objel ivos , m elas ,
prog ram as o pol ft icas de un d elerm Inado proceso o es trataqia, por es to pod erno s dac lr qua son an te lod o, qu e es la informa ción q ue agrega valor
y
no s im plem ente un dato, ya q ue los datos cor respo nde n a u nida des da I Il rormac ió n qu e pue den inc lui r nú meros , observa cion es o c if ra s, paro s i no
están
l iga das a con tex to s p ara su a náT is is carecen de seoUd o.
Criterio
Características da los Indicadores: Oportuníded. Excluyenles: Prácticos: Ciaras: ExplícilOS: Sensibles: TransparenleNaríf¡cab e:
2, GGD-PR-130-005 Desarrollo y seguimien to a planes e st ra légi cos de acción yope ral ivos . Num eral 7 3 matriz (cuadro de activldades y
respon sab il ida des). Nu me rales de l 1 a l 8.
3 < GG D- IN -I30 ·00 2 An ál is is d e Ind icad ores : U leral l1) y h )
4 . GGD-PR-I30-005 Desarro llo y seg u~iento a planas e st ra tégi cos , da a cc ió n y o peraf ivos . R oles en a tsegu imiento: Servido res públ icos de sign ado s
para e l d ir lQeociamienlo de infOfmaclón : Desarro llar act iv idades correspondien tes a l apoyo
y
d ~ige oc la Ol le nlo d a tormalos d a seg urnlento a los p lan es
ostratéqkos da acción y opera tivos del á rea o dapendencia a la que pertenezcan,
Tipo da Observación Hallazgo
1. Se recom lenda iden li fl ca r, an al izar , avaluar y valorar l os pos ibles r iesgos qu e p ueda o cas iona r po r:
• contar con Indicadores inadecua
8/21/2019 Auditoria Planeacion Septiembre 2014
3/3
1.GGD-PR-130-D14: Malrizda seguimlen lo a p fOgramas insli luclonale.
Crilerio
2. GG OP G·002-Programa de Ge st ió n y a dm ini st ra ción de r iesgo
3, Gula para fa admin istración del r iesqo def Departamento Admin lslrat lvo
de
f a Fu nc ión P ub li ca , de sept ie mb re de 2 0 1 1 1 '9.27
11po de O bservaclén Itallazgo
1. Se recomienda estab lecer un control p rev611Hvo de revisión y seQulmiento at cumplimiento a los lineamienlos dírectrices emñkías por el
Departamento Admin lstral ivo de la Función Púb lica .
Recomendación
2. Ss recom iend a ide nt if ICa r, a na li za r, avaluar y valorar l os pos ibles ne sg as q ue pue da o cas ion ar po r d eb il ida de s en la cu ltura d e Gestión d a R iesgos
p or los servido res pó bl icos d el hospi ta l; y l os qu e se pu ed an o ca sion ar po r no iden[ if ¡car r ie sgo s q ue se d eb en g es ti on ar pa ra e l l og ro de los o bJel ivos
ins ti tuc ion ales d efonldos en el P lan de D es3Ho IJo 2 01 2 -20 16 d el Hospi ta l S im ÓI I f lol lvar 111N ivel E SE .
P lan de Acción
~ctu.lización del Mapa de Ri.-sQOS
s lu ste d e acuerdo con los l in eam ien tos de l D AFP .
Fecha de remediaclón
3000 abril de 2015
Re spo nsah e d e la rem ed iac ión Jefe Oüc lea de Plane ac ión
7
1. Se observa en el seguimiento al Programa de Refer enc iac ión que no s e cumplió c on las melas program aoas en tos m e sas de enero a j unio de
2014, teniendo en cuenta que de ac uer do con la matrtz de s eguimi ent o a programas Insliluclonal es a Jun· 2014, se registr a un avanc e d819% en el
Observación
p rimer sem estre del a ño en curso. E sto n o es comp arable con la m at ri z d e sego imiento
y
el act a de s eguimient o a l as acciones planteadas en la
m at ri z de l p rog ram a d e Re ferenc iac ión de fecha 2 0-Jun-201 4. l a cual regi st ra un avance da 5 6% en las a cc io ne s plan tea da s.
2 . Sa o bserva q ue en la m at ri z de seg uimien to a programa s ins ti tu cionales , sum ini st ra da po r la O fc lna A se sora do Plane ac ión. se r Q ls tra com o
fecha En ero d e 20 t4. 0010 con líene e l seou mtento del pr ime r sem es lre de 2 01 4.
Criterio
Cód igo: GGO-PR-I30-014: Matriz de seguimien to a proqrarnas insli tucionales
CÓ dlg
Top Related