Tema I : Auditoria de efectivo
Facilitador:
Auditoria II
Introducción
Objetivos del examen del efectivo
Evaluación del control interno sobre el efectivo
Comprensión de las irregularidades mas comunes en las cuentas de efectivo
Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo
Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros
Conclusiones sobre el examen
CONTENIDO
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas
de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de
una a otra:
Cuenta General de efectivo en caja
Cuenta General de efectivo en bancos nacionales o extranjeros
Cuenta bancaria de Fondo Fijo de nominas
Cuenta bancaria de ahorros
Fondo fijo de caja chica
Introducción
Debe estar constituido por el total de moneda de curso legal o
sus equivalentes, que sean propiedad de una entidad
económica tales como:
Giros bancarios, telegráficos, postales
Monedas y barras de oro
Divisas o monedas extranjeras
Depósitos bancarios en cuentas de cheques, en el país y en el
exterior
Cualquier partida que no pueda convertirse en efectivo en corto plazo
o tenga restricciones deberá clasificarse como inversión
El renglón del efectivo
Determinar si los saldos de efectivo representan partidas de efectivo en caja, en transito o depositados.
Determinar si las sumas mostradas en el balance general han sido clasificadas apropiadamente y descritas adecuadamente en lo que respecta la disponibilidad o restricción del as mismas.
Objetivos del examen del efectivo
Fuente: Guía de procedimientos de auditoria
Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.
Determinar que el efectivo se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.
Objetivos del examen del efectivo
Fuente: Meigs, Larsen y Meigs. (1985)
Determinar:
1. Si los saldos de efect ivo representan realmente dinero efect ivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa, en t ransito, entre otros.
2. Si los saldos en pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por la empresa en sus relaciones con terceros.
3. Si los saldos están debidamente registrados, descri tos y clasif icados en los estados f inancieros de la empresa.
4. Si se ha efectuado una correcta periodif icación tanto de las t ransacciones que afectan a cuentas patr imoniales como las que afectan a cuentas de resultados.
5. Si en los EF se desglosa la
información necesaria para la total
interpretación de los saldos de
efect ivo: de uso restr ingido,
hipotecados, gravados, entre otros.
6. Si de están observando todas las
normas legales apl icables a esta
clase de t ransacciones.
7. Si los procedimientos y las normas
de control interno def inidos por la
dirección para este sector se están
cumpliendo, s i se están apl icando
correctamente y s i tales normas son
las mas adecuadas para asegurar el
un buen control sobre los saldos de
estas cuentas.
Objetivos específicos del examen del efectivo
Fuente: Madariaga (2000)
Enfoque tradicional
En teoría las funciones de los departamentos de finanzas y
contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la
seguridad que:
1. Todo el efectivo producto de las ventas de contado y de las
cobranzas que debería haberse recibido se recibió realmente, se
registro con precisión y se depositó inmediatamente.
2. Los desembolsos de efectivo se efectuaron solo para los fines
autorizados y se registraron correctamente.
3. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no
excesivo para ello se deben estimar los ingresos y pagos
relacionados con las operaciones normales.
Control interno del efectivo
1. No permit ir que un empleado maneje una transacción de principio a
fin.
2. Separar el manejo del efect ivo y la responsabil idad de llevar los
registros correspondientes
3. Centralizar la recepción del efectivo .
4. Registrar oportunamente los ingresos de efectivo.
5. Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los
totales del registro de efectivo.
6. Depositar diariamente los ingresos de efectivo.
7. Hacer todos los desembolsos mediante cheques o transferencia
electrónica, exceptuados los gastos menores que deberán hacerse
por caja chica.
8. Ordenar que las concil iaciones bancarias sean realizadas por un
empleado dist into y no relacionados con la emisión de cheques,
manejo de caja o cobranzas, y un funcionario apropiado deberá
revisar la conciliación terminada.
9. Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las
variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.
Control interno adecuado para el
manejo del efectivo
Se debe obtener una comprensión del sistema del cliente.
Confirmar dicha comprensión mediante la revisión por
transacciones.
Seleccionar el cuestionario de control interno a aplicar.
Detectar las deficiencias aparecidas en la evaluación de los
controles.
Para la revisión del sistema de control interno desde el punto
de vista practico existen dos métodos: aplicación del
cuestionario y la representación grafica o diagrama de flujo
de los ciclos.
Evaluación del control interno sobre
el efectivo
El jineteo de fondos
Consiste en la apropiación temporal de fondos de la entidad, por parte de alguien que los maneje, para usarlos en beneficio propio a modo de "préstamo temporal no autorizado". Para no verse descubierto, quien se apropia de los fondos repone el dinero tomado del cliente A), con lo que recibe del cliente B),después con lo recibido de C) repone el faltante de B),hasta que el volumen de fondos desviados es de tal cuantía que le impide seguir con la maniobra, o es descubierto en alguna revisión o fortuitamente. Cómo se facilita la maniobra :
a) Cuando no se obliga a depositar el dinero intacto y con prontitud en el Banco.
b) Por mantener fondos en efectivo más allá del tiempo necesario.
c) Por no enviar oportunamente los Estados de cuenta al asociado.
d) Cuando no se cuenta con recibos pre numerados, en original y dos copias bien
detallados.
e) Cuando se permite la concentración de funciones en una sola persona.
Irregularidades mas comunes en
las cuentas de efectivo
Retención del dinero de ventas sin la emisión de
comprobantes.
Pago de pasivos por compras sin la realización de la entrega
de materiales y bienes; o por la prestación del servicio no
realizados.
Cambio de cheques personales con los fondos de caja o caja
chica.
Emisión de cheques posfechados, en blanco, sin fecha de
caducidad o sin la inscripción en el mismo de la nota de no
endosable.
La reutilización de los comprobantes de egresos ya
rembolsados.
Irregularidades mas comunes en
las cuentas de efectivo
Técnicas de arqueo de efectivo
Prueba de las conciliaciones bancarias
Examen de las transferencias entre bancos
Examen de ingresos y desembolsos
Procedimientos de auditoria para las
cuentas de efectivo
Técnicas de arqueo de efectivo: es el proceso de verificación
utilizado para comprobar la autenticidad del saldo de efectivo
en caja.
El resultado del arqueo de caja deberá ser firmado por el
responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo.
El arqueo de caja ha realizarse de sorpresa.
El arqueo de caja debe contener:
Monto del fondo fijo.
Cantidad disponible y en existencia de monedas y billetes.
Relación y documentos soportes de los gastos realizados
debidamente aprobados.
Relación y documentos soportes de los rembolsos pendientes.
Firmas del custodio del fondo y del auditor.
Procedimientos de auditoria para las
cuentas de efectivo
Prueba de las conciliaciones
bancarias
• Análisis que consiste en el cuadre a la fecha del cierre el saldo según libros de contabilidad de la empresa auditada con el saldo del extracto o confirmación directa del banco.
Circularización de los saldos
de bancos
• Procedimiento de verificación de los saldos de bancos mediante la confirmación directa del banco.
• Es un documento emitido y firmado por la gerencia de la empresa, donde se solicita al banco que le informen y remitan a los auditores si los saldos allí descritos son los que deberían estar en la cuenta de la empresa al cierre del año que se esta auditando, este deben ser firmado por el representante del banco y remitido a los directamente a los auditores.
Procedimientos de auditoria para las
cuentas de efectivo
CONCILIACION
PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER
SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR
PARTIDAS NO REGISTRADAS
DE LIBROS
ANEXO I NOTAS DE CREDITO
ANEXO II NOTAS DE DEBITO
DE BANCOS
ANEXO III DP EN TRANSITO
ANEXO IV CH EN TRANSITO
ERRORES
ANEXO V DE LIBRO
ANEXO VI DE BANCO
SUB TOTALES
SALDOS AJUSTADOS AL 31-12-XX
SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO
MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA «Fecha de envío»
«Banco»
«Dirección»
«Localidad»
«Código postal» «Provincia»
Muy señores nuestros:
Con motivo de la revisión de nuestras cuentas anuales por parte de nuestros auditores, les agradeceríamos se
sirvan enviar directamente a:
<<DIRECCIÓN DEL AUDITOR>>
La información que seguidamente detallamos referida a 31 de Diciembre de 20XX utilizando para ello el sobre
franqueado que les remitimos.
Les agradeceríamos que su respuesta fuera lo más detallada posible abordando entre otros los siguientes
aspectos:
a) Saldos de todas las cuentas abiertas a nuestro nombre, haciendo constar el tipo de cuenta de la que se
trata.
b) Cualquier restricción sobre los saldos mencionados en el apartado a), indicando la naturaleza de la misma
en caso de que existiera.
c) intereses devengados a la aludida fecha y no incluidos en las cuentas referidas en el apartado a).
d) Cuentas que hayan sido saldadas en el ejercicio que termina en la fecha arriba citada, indicando el número
de dichas cuentas y la fecha de cancelación.
e) Detalle de descubiertos, préstamos y créditos concedidos vigentes, señalando condiciones talas como
garantías que les afecten, límites concedidos, importe dispuesto, vencimientos, forma documental (póliza
efectos financieros, etc..), y si están intervenidos por Agentes de cambio y bolsa o Corredores de comercio,
tipos de interés que devengan y comisiones y modalidad de su cobro.
Intereses y comisiones devengados a la fecha de referencia y pendientes de cargo por Ustedes, e intereses
cobrados anticipadamente a dicha fecha.
MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA
f) Total de las letras que a la fecha solicitada han sido:
- Descontadas y están pendientes de vencer.
- Vencidas pero no pagadas y pendientes de cargar en cuenta
- Enviadas en gestión de cobro y en poder de Ustedes.
- Enviadas al descuento en poder de Ustedes.
g) Limite total de descuento concedido.
h) Detalle y pormenores sobre toda clase de valores registrados por Ustedes a nuestro nombre que se
encontraban en su poder en custodia o depósito, indicando si son o no de libre disposición.
h) Detalle de los avales, créditos documentarios y cualquier clase de garantías concedidas por nosotros a favor
de Ustedes o por Ustedes a favor nuestro.
j) Cualquier compromiso pendiente bajo contratos a futuro de compraventa de moneda extranjera.
k) Cualquier otra información relativa a las operaciones mantenidas con Ustedes, relacionadas con los
apartados anteriores o con alguna transacción incompleta.
l) Personas que figuran en sus registros, autorizadas para la firma de cheques, letras, endosos, u otros
documentos, indicando cuales de ellas son indispensables y la combinación de las mismas, así como los
límites para cada una de ellas, si los hubiese.
Les agradecemos anticipadamente su colaboración.
Muy atentamente,
Gerente (persona con firma autorizada en la cuenta)
Examen de las transferencias
entre bancos
• Analizar las transferencias en la ultima semana del año de la auditoria y en la primera semana con la finalidad de detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a desfalcos.
Examen de ingresos y
desembolsos
• Consiste en realizar un corte de los ingresos y desembolsos correspondientes a la ultima semana correspondiente al cierre del año y a la primera semana después del cierre
Investigar cheques
• De pagos cuantiosos
• Por pagos inusuales a partes relacionadas
Procedimientos de auditoria para las
cuentas de efectivo
Programa y cuestionario
Auditoria del efectivo
N Descripción Ref/PT Observaciones Responsable
Estudio y evaluación del control interno sobre efectivo:
1. Obtener el conocimiento del control interno para el efectivo.
2. Probar el método y el sistema de contabilidad del efectivo que se
tenga implantado
3. Evaluar los controles internos para el efectivo
• Procedimientos sustantivos del efectivo
• Comparar con los estados bancarios los cheques pendientes que
aparecen en las conciliaciones
• Solicitar los estados bancarios de corte y la lista de personas
autorizadas para movilizar las cuenta a la fecha
• Obtener y sumar las conciliaciones de fin de año.
• Comparar los saldos que aparecen en las conciliaciones bancarias,
cuando sea conveniente, con respecto a:
• Estados de cuenta al fin de año
• Estados de cuenta para un período determinado.
• Registros de caja y mayor general.
• Comparar los depósitos en tránsito según las conciliaciones bancarias
con el registro de caja para el último mes del año y verificar si las
fechas de depósitos y de registros en el estado bancario se
corresponden.
• Basándose en los últimos cheques utilizando antes de fin de año,
comparar los números y montos de los cheques según aparecen en los
estados de cuenta del periodo de examen con las listas de cheques
pendientes.
• Investigar y examinar los documentos que amparan en forma
apropiada, los cheques en transito que no aparecen en los estados
bancarios de corte.
Programa
N Descripción Ref./PT Observaciones Responsable
• Investigar y observar si la disposición de otras partidas de
conciliación es adecuada.
• Determinar si las notas de débito por depósitos no aceptados
por el banco y otras notas de débito y crédito que aparecen en
los estados de cuenta para el periodo determinado son
explicadas en forma adecuada al fin de año.
• Listar los registros de ingresos y desembolso de efectivo, las
fechas y los montos de transferencias bancarias y operaciones
relacionadas para un periodo inmediatamente anterior y
posterior al fin de año.
• Asegurar que todas las cuentas incluidas como efectivo no
incluyen partidas que no sean efectivo (por ejemplo cheques
con fecha posterior a la de su pago).
• Por medio del examen de los registros de caja y del trabajo
arriba mencionado de conciliación, así como conversaciones
con el personal correspondiente y cualquier otro
procedimiento que pueda ser necesario (por ejemplo, registrar
el último número de cheque y el último recibo procesado al fin
de año), cerciorarse si los registros de caja fueron
debidamente cerrados a fin de año.
• Revisar las revelaciones de la confirmación bancaria y
referenciar en forma adecuada con otras secciones de los
papeles de trabajo, por ejemplo, prestamos y saldos
restringido.
• Concluir acerca de lo razonable de corte y saldos de efectivo.
Programa
N Descripción SÍ NO N/A Observaciones
1. ¿Están las funciones de caja definidas y delimitada?
2. ¿Están autorizadas por la junta directiva las cuentas bancarias en uso?
3. ¿Se notifica a los bancos cuando un firmante autorizados abandona la empresa?
4. ¿Están todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa?
5. ¿Están controladas las transferencias entre una cuenta bancaria a otra?
6. ¿La política de cheques esta referida a :
Controlar existencia de cheques en blanco.
Prohibir la practica de emitir cheques al portador.
Colocar fecha de caducidad.
Colocar sello de no endosable.?
1. ¿Se concilia regularmente la cuenta bancaria?
2. ¿Se preparan y supervisan las conciliaciones por un empleado que no prepara o firma
cheques ni maneja efectivo?
3. ¿Se entrega en sobre cerrado los estados de cuentas del banco directamente a los
empleados que realizan las conciliaciones bancarias?
4. ¿Aseguran los procedimientos de conciliación de la compañía todos los pasos que se
consideran esenciales en la conciliación?
5. ¿Son los depositarios de los fondos fijos independientes del cajero u otros empleados
que manejan remesas de clientes y otros ingresos?.
6. ¿Se ha establecido la responsabilidad para cada fondo sobre una sola persona?.
7. ¿Se limitan los fondos fijos a cantidades razonables según las necesidades del negocio.
8. ¿Están los pagos individuales de caja chica limitados a una cantidad máxima?.
9. ¿Reciben vales del personal a través de caja chica?.
10. Se cambian cheques a través del fondo fijo de caja chica?.
11. ¿Se realizan arqueos de caja frecuentemente?
Cuestionario
Presentación de las cuentas de efectivo
en los estados financieros
Presentación de las cuentas de efectivo
en los estados financieros
Presentación de las cuentas de efectivo
en los estados financieros
El monto en el balance general referente al efectivo deberá
incluir solo las cantidades disponibles para las operaciones
actuales.
Un deposito bancario de uso restringido como fondos en
fideicomiso, o fondos para amortizar deudas o a lazo fijo no
deberá incluirse en el efectivo.
Deberá revelarse sí existen fondos restringidos en una nota
aparte.
Presentación de las cuentas de efectivo
en los estados financieros
Ejercicio El
Comején
Conciliación bancaria
Comején
LIBRO BANCO
Día Descripción Debe Haber Saldo
1 Deposito # 11001 40.000,00 40.000,00
4 Cheque # 821201 3.000,00 37.000,00
6 Nota de crédito # 5402 cliente 10.000,00 47.000,00
10 Nota de debito # 9803 TF 4.020,00 42.980,00
15 Deposito # 12008 20.000,00 22.980,00
18 Cheque # 821202 4.000,00 18.980,00
21 Cheque # 821203 2.000,00 16.980,00
25 Deposito # 13110 16.000,00 32.980,00
30 Cheque # 821204 8.000,00 24.980,00
30 Deposito # 13127 23.720,00 48.700,00
BANCO
ESTADO DE CUENTA
CLIENTE: EL COMEJÉN
Descripción Debe Haber Saldo
1 Deposito # 11001 40.000,00 40.000,00
5 Cheque # 821201 3.000,00 37.000,00
5 Nota de crédito # 5402 Cliente 10.000,00 47.000,00
6 Nota de debito # 9803 TF 4.020,00 42.980,00
15 Deposito # 12008 20.000,00 62.980,00
18 Cheque # 821202 400 62.580,00
25 Cheque # 113555 10.000,00 52.580,00
25 Deposito # 13110 1.600,00 54.180,00
26 Nota de crédito # 5403 por cliente 3.600,00 57.780,00
27 Nota de debito # 9804 Intereses 5.000,00 52.780,00
30 Nota de debito # 9805 Edo de cuenta 40 52.740,00
EL COMEJÉN
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS
ANEXO I
DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO
NC POR ABONO DE CLIENTES 5423 26/04/2008 Bs 3.600,00
TOTAL Bs 3.600,00
ANEXO II
DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO
ND ENTREGA DE CHEQUERAS 9804 30/04/2008 Bs 5.000,00
ND ENTREGA DE CHEQUERAS 9805 30/04/2008 Bs 40,00
TOTAL Bs 5.040,00
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS
ANEXO III
DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO
DEPOSITO EN TRANSITO 13127 30/04/2008 Bs 23.120,00
TOTAL Bs 23.120,00
ANEXO IV
DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO
CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) 821203 23/04/2008 Bs 2.000,00
CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) 821203 30/04/2008 Bs 8.000,00
TOTAL Bs 10.000,00
ERRORES DE
LIBRO
ANEXO V MONTO
DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA
DP 12008 15/04/2008 Bs (20.000,00) Bs 20.000,00 Bs 40.000,00
DP 13110 25/04/2008 Bs 16.000,00 Bs 1.600,00 Bs (14.400,00)
CH 821202 08/04/2008 Bs 4.000,00 Bs 400,00 Bs 3.600,00
TOTAL Bs 29.200,00
ERRORES DE
BANCO
ANEXO VI MONTO
DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA
CH 113555 25/04/2008 Bs (10.000,00) Bs - Bs 10.000,00
TOTAL Bs 10.000,00
CONCILIACION
PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER
SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR Bs 48.700,00 Bs 52.740,00
PARTIDAS NO REGISTRADAS
DE LIBROS
ANEXO I NOTAS DE CREDITO Bs 3.600,00
ANEXO II NOTAS DE DEBITO Bs 5.040,00
DE BANCOS
ANEXO III DP EN TRANSITO Bs 23.720,00
ANEXO IV CH EN TRANSITO Bs 10.000,00
ERRORES
ANEXO V DE LIBRO Bs 29.200,00
ANEXO VI DE BANCO Bs 10.000,00
SUB TOTALES Bs 81.500,00 Bs 5.040,00 Bs 10.000,00 Bs 86.460,00
SALDOS AJUSTADOS AL 31-07 Bs 76.460,00 Bs 76.460,00
SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO
Gracias por su atención
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