3.2 Diversos tipos de auditoria administrativa.
La auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte
integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para
la revisión y evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control
superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es;
el medio principal para la medición y evaluación de resultados.
Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y
otros interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes,
y para garantizar la adecuada marcha del sistema.
Auditoría Operacional.
La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito
fundamental el préstamo de un mejor servicio a la administración
proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la
eficiencia de las operaciones de una entidad.
Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en
el ejercicio de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la
operación en sí habrá de extenderse a la función de esa operación.
Ejemplo:
Si se revisa la operación de facturación,
esta se inicia, en el departamento de
embarques y concluye al enviarse la
factura para su cobro, en este momento
el auditor debe cerciorarse que
efectivamente es recibida y
automáticamente ya alcanzó la
operación de crédito y cobranzas.
La Auditoría Operacional debe ser una función operacional dada, en el ejemplo
se denominará Auditoría operacional a la función de Facturación.
La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del
Contador Público como Auditor Operacional.
Para una buena ejecución de esta técnica requiere de:
Introducirse en otras disciplinas como son: Análisis de sistemas, Ingeniería
Industrial (para revisar costos y producción), Mercadotecnia (para revisar
ventas), Relaciones Industriales, etc.
Con la conclusión anterior puede surgir la duda de cómo un individuo, como el
auditor operacional, que no tiene ningún entrenamiento específico sobre cierta
área, puede ser útil. La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de
control, es decir, que se requiere de una definición clara de los objetivos, así
como contar con elementos para comparar lo que se está realizando contra
esos objetivos con el propósito de determinar desviaciones y analizar y evaluar
éstas para así poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias.
Verificación.
Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de
transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el
tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de
confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población
de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente
están interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo.
Evaluaciones y recomendación.
El auditor debe reservarse para la conclusión del examen, los auditores
proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones
con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han
encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas
las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una
aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la
Operativa.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está
totalmente seguro; como resultado de su examen.
Informar de los resultados a la dirección.
La auditoria operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la
justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos
que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de
una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.
Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la
oportunidad de:
Reducir los Costos
Incrementar los ingresos
Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política
afecta adversamente al organismo
Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo
Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o
ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.
Auditoria procesal.
Es la auditoria de la gestión, evalúa la eficiencia. Es el tipo de auditoria que
mide la eficiencia de las salidas de los sistemas que posibilitan la gestión de un
ente (en especial del sistema de gestión), utilizando como elemento sensor
básicamente pautas doctrinarias de eficiencia.
Ha recibido otros nombres, tales como: auditoria gerencial, auditoria
administrativa, auditoria de operaciones o auditoria operacional.
La auditoria operativa consiste en el examen de algunas o todas las
operaciones llevadas a cabo por el ente o por alguna(s) de sus unidades
operativas, con el propósito de evaluar la eficacia de su gestión y formular
recomendaciones para su mejoramiento.
Como en cualquier auditoria, en la operativa deben existir un sujeto (el auditor),
una acción (el examen del objeto) y un producto principal (el informe resultante
del examen). Y también deben estar presentes un propósito, un objeto y un
sensor.
La definición del elemento sensor provoca las mayores diferencias entre las
caracterizaciones de auditoria operativa que han formulado los autores: es
razonable que haya diferentes definiciones de auditoria operativa basadas en la
característica del sensor, pues la palabra “operativa” no define al sensor sino al
objeto de examen ==> dado un mismo objeto, podría haber múltiples auditorias
operativas que persigan propósitos diversos y que, por lo tanto, se basen en el
empleo de sensores distintos. Ejemplo: si el sensor son las “directivas de la
gerencia” el examen de transacciones se dirige a determinar si se han
respetado dichas directivas.
Definición de auditoria procesal (Coloma):
“Es la clase de auditoria que tiene por objetivo evaluar el grado de
eficiencia que tienen los sistemas que posibilitan la gestión u operatoria
del ente. Esta orientada básicamente a la evaluación del sistema de
gestión, pero puede abarcar todos los otros sistemas de la organización
(objetivos, politicas, estructura, información y control), en cuanto ellos
contribuyen a dicha gestión. No debe ser tampoco confundida con una
simple evaluación del control interno, ya que su fin no es evaluar solo las
actividades de control del ente sino la eficiencia global de las distintas
funciones operativas, tanto en sus aspectos de planificación y ejecución
como de comunicación y control.”
Auditoria analitica.
La auditoria analítica (V.b) utiliza un muestreo diferente al que el que se utiliza
cuando se realiza auditoria con el método del resultado (V.c): va a ser mas
pequeño, y se utiliza para ver si el sistema esta en vigencia y efectivamente se
cumplen todos los pasos ===> es una auditoria “del principio al fin”, analizando
todos los pasos, lo cual potencia el examen (no es bueno dejar “pasos
colgados”).
El análisis de sistemas se vuelca sobre aquellas fases que:
son importantes relativamente
los sistemas de control interno presentan deficiencias.
La auditoria analítica presenta dos fases:
auditoria de sistemas: sobre sistemas (se utilizan cursogramas).
auditoria de seguimiento: sobre aquellas áreas de mayor riesgo o que
presentaron errores (no va “a la pesca”). Sobre todos los ítems no seria
económicamente viable.
Auditoria de sistemas:
Se determinan los sistemas, y se evalúan mediante un muestreo pequeño. El
objetivo de esta fase es determinar la confiabilidad del sistema de información
contable. Pasos:
se obtiene un cursograma que:
describe el sistema
se realiza un examen sobre el: mediante un pequeño muestreo del principio
al fin se observa si esta en vigencia.
se evalúa el control interno:
muestra las deficiencias manifiestas o posibles
determina lo que se puede mejorar
se determina la importancia relativa (la magnitud, los errores
significativos)
el objetivo secundario lo constituyen las recomendaciones a la gerencia
(memorándum)
en algunas áreas deposita confianza
realiza un recordatorio o cuestionario
Auditoria medio ambiente
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las
actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se
produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente.
Debido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento
legislativo han dado paso a sistemas de gestión medioambiental que permiten
estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales, coordinando los
esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de
contaminación que generan las actividades de la empresa, y por este motivo
será necesario que dentro del equipo humano se disponga de personas
cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de los vectores
ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar esta evaluación es
una herramienta básica para que las conclusiones de las mismas aporten
mejoras al sistema de gestión establecido.
La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente que en
el campo medioambiental tiene una incidencia práctica constante, y por este
motivo la revisión de todos los aspectos relacionados con la minimización del
impacto ambiental tiene que ser una acción realizadas sin interrupción.
Auditoria de seguimiento
Auditoria de seguimiento:
Se investigan las deficiencias, con lo cual:
se arriba a conclusiones
se aconsejan mejoras
al investigarse las deficiencias, se responde a la pregunta ¿los registros
de contabilidad son confiables?
constituye un examen complementario que determina si el sistema es
confiable o no para prevenir errores. Es decir que una vez determinadas
las áreas de mayor riesgo, y de verificar mediante un muestreo pequeño
si están en vigencia (si se siguen en la practica), en las áreas de mayor
riesgo se requiere de un análisis complementario. Se requiere de un
análisis estadístico para que tenga validez.
Relevamiento detallado del sistema constancia del relevamiento en los
cursogramasanálisis de cursogramas áreas potencialmente áreas donde puede
deficientes aumentar la eficiencia investigación adicional recomendaciones
sobre de estas áreas posibles mejoras
BIBLIOGRAFIA
Auditoria Administrativa,
JOSE ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA
Guía práctica de auditoria administrativa
VICTOR M. RUBIO
Sinopsis de auditoria Administrativa,
JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA
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