AUDITORÍA INTERNA
INFORME AOP-05-2015
AUTOEVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA
INTERNA DEL REGISTRO NACIONAL
Noviembre 2015
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
2
REGISTRO NACIONAL
AUDITORÍA INTERNA
“INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA, PERIODO 2013” CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................ 3
1. Origen ..................................................................................................................................................... 3
2. Objetivos ................................................................................................................................................ 3
3. Alcance ................................................................................................................................................... 4
4. Metodología............................................................................................................................................ 4
5. Limitaciones ........................................................................................................................................... 5
RESULTADOS ................................................................................................................................................. 5
1. Herramienta Nº 1: Programa de Trabajo. ............................................................................................... 5
2. Herramienta Nº 2: Encuesta al Jerarca. .................................................................................................. 6
3. Herramienta Nº 3: Encuesta para las Instancias Auditadas. ................................................................. 10
4. Herramienta Nº 4: Encuesta para el Personal de la Auditoría Interna. ................................................. 13
5. Herramienta Nº 5: Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal. .................................... 17
6. Herramienta Nº 6: Administración de la actividad de Auditoría Interna. ............................................ 19
7. Herramienta Nº 7: Valor agregado de la actividad de Auditoría Interna.............................................. 20
8. Herramienta Nº 8: Evaluación del cumplimiento de las normas. ......................................................... 21
CONCLUSIONES .......................................................................................................................................... 23
1. Sobre la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna ........................................................ 23
2. Opinión sobre el cumplimiento de las normas para el ejercicio de la auditoría interna ....................... 24
ANEXOS ......................................................................................................................................................... 25
1. Programa de Trabajo (Herramienta Nº 1) ............................................................................................. 25
2. Resultados Encuesta al Jerarca (Herramienta Nº 2) ............................................................................. 25
3. Resultados Encuesta para las Instancias Auditadas (Herramienta Nº 3) .............................................. 25
4. Resultados Encuesta para el Personal de la Auditoría Interna (Herramienta Nº 4) ............................. 25
5. Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal (Herramienta Nº 5) ................................... 25
6. Administración de la actividad de Auditoría Interna (Herramienta Nº 6) ............................................ 25
7. Valor agregado de la actividad de Auditoría Interna (Herramienta Nº 7) ............................................ 25
8. Evaluación del cumplimiento de las normas (Herramienta Nº 8) ........................................................ 25
9. Plan de Mejora (Herramienta Nº 10) .................................................................................................... 25
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
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INTRODUCCIÓN
1. Origen
Este estudio se origina en el “Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna de 2015”, con la
finalidad de dar cumplimiento de las recomendaciones a las “Directrices para la Autoevaluación
Anual y la Evaluación Externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, donde se
destaca lo siguiente:
1. Aspectos generales
….
1.4 Autoevaluación anual de calidad: La autoevaluación anual de calidad es aquella
mediante la cual la unidad de auditoría interna evalúa su calidad con respecto al
período anual inmediato anterior.
4. Directrices finales
….
4.7. Obligatoriedad, fiscalización y prevalencia: De conformidad con el artículo 12 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el artículo 3 de la Ley
General de Control Interno, estas directrices son de acatamiento obligatorio. El Ente
Contralor fiscalizará, por los medios y en las oportunidades que lo estime
pertinente, la observancia de estas regulaciones. Cualquier otra normativa de entes u
órganos con competencia para emitir regulaciones sobre la profesión de la auditoría
interna, será complementaria a la de la Contraloría General, siempre y cuando su
contenido no se oponga a lo establecido en la presente normativa, la cual
prevalecerá.
4.8. Regulaciones posteriores: La División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
determinará las regulaciones adicionales que sean necesarias para la
implementación de estas Directrices, así como el correspondiente ajuste y
actualización de las herramientas, las cuales mantendrá disponibles en el sitio de
Internet de la Contraloría General de la República (www.cgr.go.cr).
2. Objetivos
2.1 Objetivo General
Evaluar el diseño, implementación y eficacia operativa del control interno. (Constatar el
cumplimiento de las normas aplicables a la labor de la Auditoría Interna y los procedimientos de
trabajo establecidos para la Auditoría Interna del Registro Nacional).
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Herramienta 09-1: Informe final
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2.2 Objetivos Específicos
a. Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de Auditoría Interna. 1
b. Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de Auditoría
Interna.
c. Formar una opinión sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a la actividad de
Auditoría Interna.
3. Alcance
La autoevaluación se enfocará hacia la obtención y verificación de información relacionada
con la calidad de la actividad de la Auditoría Interna y cubrirá la totalidad de los contenidos
previstos en las directrices emitidas por la Contraloría General de la República al respecto.
La autoevaluación abarca el período comprendido entre el 09 de enero y el 21 de diciembre
del 2014, y se desarrollará con sujeción a las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en
el Sector Público” (R-DC-119-2009) y las “Directrices para la autoevaluación anual y evaluación
externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), emitidos
por la Contraloría General de la República; complementariamente se utilizará el “Manual de
normas generales de auditoría para el sector público” (M-2-2006-CO-DFOE).
4. Metodología
La Autoevaluación de Calidad de la Auditoría Interna del Registro Nacional se desarrolla
de la siguiente manera:
a. Planificación y preparación de un Plan de Trabajo. (Ref. Herramienta N.01).
b. Aplicación de encuestas dirigidas a: Junta Administrativa como Jerarca, instancias
auditadas según el informe de labores de 2014 y finalmente al personal de la Auditoría
Interna que cumpla con la normativa vigente (Directrices para la autoevaluación anual
y evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, Normas
para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y Normas generales de
auditoría para el Sector Público).
c. Recopilación de información para la verificación de procedimientos descritos en las
siguientes herramientas: Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal,
Administración de la actividad de Auditoría Interna y Valor agregado de la actividad
de Auditoría Interna.
1 De conformidad con lo establecido en el aparte 4 de la resolución R-CO-33-2008 del 11 de julio del 2008, mediante la cual se emitieron las
“Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE),
publicada en “La Gaceta” Nº 147 del 31 de julio de 2008.
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Herramienta 09-1: Informe final
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d. Comprobación del cumplimiento de la siguiente normativa en la herramienta N.08:
Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público y Normas generales
de auditoría para el sector público.
e. Análisis y valoración de los resultados obtenidos de los puntos anteriores.
f. Elaboración del Plan de Mejora. Verificación del cumplimiento de la Autoevaluación
de Calidad del año anterior.
5. Limitaciones
La investigación realizada refleja una limitación significativa:
- La documentación requerida por parte de la administración de la Auditoría Interna, no
fue aportada, en tiempo ni en forma. (Ref. AD-04).
RESULTADOS
1. Herramienta Nº 1: Programa de Trabajo.
El Programa de Trabajo para el estudio de la “Autoevaluación Anual de Calidad
de la actividad de Auditoría Interna” está compuesto por 9 procedimientos específicos, a los
cuales se le asigna un encargado y la referencia del papel de trabajo que respalda al mismo. El
periodo asignado para su realización fue del 24 de agosto al 9 de octubre del 2015, según nota de
asignación AOP-02-2014 recibida el 24 de agosto del presente año.
Se muestra a continuación, un resumen de los procedimientos realizados en todo el ciclo de
investigación, revisión y análisis de la Autoevaluación:
Nº PROCEDIMIENTOS Hecho por Ref. PT
1
Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el período
2014. (Tomar como base los informes de gestión, avance, seguimiento y otra
documentación que permita hacer un inventario de lo actuado por la auditoría
interna, y clasificar todos los servicios por tipo: auditoría, asesoría,
advertencia, legalización de libros, otros.)
MMS y LFG Documento
1.1.1.
2
Aplicar y procesar una encuesta de opinión/satisfacción respecto de la
actividad de Auditoría Interna, a las siguientes instancias institucionales:
a. Jerarca: Junta Administrativa 14 miembros en total.
b. Instancias auditadas; Direcciones y jefaturas auditadas en el año 2013.
c. Funcionarios de la Auditoría Interna, 10 funcionarios encuestados en Total.
MMS y LFG
Herramienta
02
(AI-RN-095-2014)
Herramienta
03
(AI-RN-96-2014)
Herramienta
04
(AI-RN-097-2014)
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6
Nº PROCEDIMIENTOS Hecho por Ref. PT
3
Definir y ejecutar las comprobaciones específicas acordes con la realidad de la
auditoría interna, utilizando los procedimientos de verificación de calidad
relativos a:
d. Atributos de la unidad de auditoría interna y su personal.
e. Administración de la actividad de auditoría.
f. Valor agregado de la actividad de auditoría interna.
MMS y LFG
Herramienta
05
Herramienta
06
Herramienta
07
4 Analizar y valorar los resultados obtenidos de la aplicación de los
procedimientos anteriores MMS y LFG
Herramientas
anteriores
5
Aplicar la herramienta de verificación del cumplimiento de las normas
contempladas en el “Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público”. MMS y LFG
Herramienta
08
6 Elaborar el informe de la autoevaluación. MMS y LFG Herramienta
09
7 Elaborar el plan de mejora. MMS y LFG Herramienta
10
8 Comunicar los resultados y el plan de mejora a quien corresponda. MMS y LFG JAD-AIN-056-
2016
9 Documentar la ejecución de cada una de las etapas del proceso de
autoevaluación. MMS y LFG
Ver cada
Herramienta
Nota: siglas MMS: Magdalena Matarrita Salinas y LFG: Lorena Fallas Garbanzo
El personal comprendido en el desarrollo, supervisión y autorización de la Autoevaluación
de la Calidad es el siguiente:
NOMBRE ROL
Lic. Luis Reyes Solano Decisor
Lic. Manuel Sequeira Badilla Supervisor y revisor
Licda. Magdalena Matarrita Salinas Auditora
Téc. Lorena Fallas Garbanzo Asistente Técnico
Lo anterior, cumple con lo dispuesto en las “Directrices para la autoevaluación anual y
evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público”, apartado 2 sobre
“Roles y requisitos de los participantes”.
2. Herramienta Nº 2: Encuesta al Jerarca.
Esta encuesta se aplica como parte del Programa de Aseguramiento de Calidad de la
Auditoría Interna, de conformidad con lo previsto en las normas 1.3 y siguientes de las "Normas
para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público", emitido por la Contraloría General
de la República.
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
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La encuesta del Jerarca se envió, a los miembros que conforman la Junta Administrativa, el
25 de agosto del presente año, con el propósito de conocer la percepción sobre la calidad de la
Auditoría Interna, con respecto a los servicios aportados al Jerarca durante el período 2014.
(Abarca 6 apartados)
Se muestra seguidamente, la lista de los miembros que conforman la Junta Administrativa,
según correo electrónico suscrito por la señorita Zianne Paola Masis Rojas, funcionaria de la
Secretaría de la Junta Administrativa, de fecha 28 de julio del 2015.
JUNTA ADMINISTRATIVA
PRESIDENCIA
Licda. Cecilia Sanchez Romero Propietaria
PROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Lic. Jonathan Bonilla Córdoba Propietario
Licda. Paula Azofeifa Chavarría Suplente
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Licda. Laura Mora Camacho Propietario
Lic. Roy Arnoldo Jiménez Oreamuno Suplente
COLEGIO DE ABOGADOS
Lic. Marco Antonio Jiménez Carmiol Propietario
Lic. Oscar Julio Rímolo Umaña Suplente
COLEGIO DE INGENIEROS TOPÓGRAFOS
Ing. Veracruz González Jiménez Propietaria
Ing. Jorge Alberto Delgado Barboza Suplente
INSTITUTO COSTARRICENSE DE DERECHO NOTARIAL
Lic. Juan Carlos Montero Villalobos Propietario
Lic. Jaime Weisleder Weisleder Suplente
NOTARIOS PÚBLICOS EN EJERCICIO
Dra. Ligia Roxana Sánchez Boza Propietaria
Se recibieron 6 encuestas debidamente completadas por los miembros de la Junta
Administrativa de Registro Nacional (JARN), de un total de 11 encuestas enviadas (seis
miembros propietarios y 5 miembros suplentes). Seguidamente, se visualizan los resultados
obtenidos de las encuestas mencionadas:
Nº Asunto De
acuerdo
Parcialmente
de acuerdo
En
desacuerdo
No sabe /
No responde
Relación de la Auditoría Interna con la JARN 1 La ubicación organizacional de la actividad de Auditoría Interna asegura una
comunicación fluida y oportuna con el Jerarca. 1
3 2
2 La ubicación orgánica y la estructura de la Auditoría Interna aseguran que la
actividad esté libre de restricciones y que se alcancen sus objetivos. 1 2 3
3 La actividad de Auditoría Interna brinda oportunamente servicios al Jerarca,
incluyendo auditorías, asesorías y advertencias. 1 5
4 La actividad de Auditoría Interna brinda servicios de alta calidad al Jerarca,
incluyendo auditorías, asesorías y advertencias.
6
5 La Auditoría Interna constituye un efectivo apoyo al Jerarca para el
desempeño de las funciones que corresponden a éste. 6
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Herramienta 09-1: Informe final
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6 La Auditoría Interna comunica al Jerarca su plan de trabajo y considera las
observaciones de éste. 4 2
7 La Auditoría Interna comunica al Jerarca sobre el cumplimiento del plan de
trabajo de la unidad, mediante al menos un informe anual. 3 1 1 1
Personal de la Auditoría Interna 8 Los funcionarios de la Auditoría Interna tienen los conocimientos, las
aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus
responsabilidades. 3 1 2
9 Los funcionarios de la Auditoría Interna se conducen con objetividad y
profesionalismo en el desarrollo de su gestión. 1 1 4
10 Los funcionarios de la Auditoría Interna observan las regulaciones sobre la
confidencialidad de los denunciantes y sobre la información a la que tienen
acceso durante los estudios que realizan.
2 4
Alcance del trabajo de la Auditoría Interna 11 Los trabajos que realiza la Auditoría Interna profundizan suficientemente en
los asuntos objeto de estudio. 4 2
12 Los estudios que realiza la Auditoría Interna se dirigen a las áreas de mayor
riesgo. 1 5
Desarrollo del trabajo y comunicación de resultados de la Auditoría Interna 13 Las comunicaciones de los resultados de los trabajos que realiza la Auditoría
Interna son precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y
oportunas. 2 2 2
14 Los resultados de los servicios de la Auditoría Interna son comunicados
oportunamente a los funcionarios que tengan la competencia y autoridad para
la toma de acciones.
2 4
15 Los hallazgos de la auditoría referidos a presuntas responsabilidades son
comunicados por la Auditoría Interna en la forma, con la oportunidad y a la
instancia pertinentes.
1 5
Administración de la Auditoría Interna 16 La Auditoría Interna posee los recursos humanos, materiales, tecnológicos,
de transporte y otros, necesarios y suficientes para cumplir con su gestión, de
conformidad con lo previsto en la Ley General de Control Interno. 5 1
17 La Auditoría Interna tiene una productividad acorde con los recursos que le
han sido asignados. 3 3
Valor agregado por la actividad de Auditoría Interna 18 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento del Sistema Específico de
Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI). 3 3
19 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento del sistema de control
interno institucional. 3 3
20 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento de los procesos de
dirección de la organización. 2 4
De las encuestas contestadas por los señores miembros de la Junta Administrativa,
excluyendo a la señora Ministra por su ingreso reciente a la Institución; se cuenta con la opinión
de un 66% de la totalidad de las encuestas enviadas, donde se destacan los siguientes aspectos:
En la sección destinada a: “Relación de la auditoría interna con el jerarca”
- El 50% de los miembros están en desacuerdo en la ubicación organizacional de la
Auditoria Interna, mientras que un 33% está parcialmente de acuerdo en la ubicación
orgánica y estructural de la Auditoría Interna asegura que esté libre de restricciones y
alcanza sus objetivos, la mayoría no sabe del tema.
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
9
- Más del 83% de los encuestados opinan estar en desacuerdo con que los servicios que
brinda la Auditoría Interna al Jerarca, sean oportunos, o de alta calidad, tampoco
consideran recibir apoyo en su labor, por parte de la Auditoría Interna.
- Por otra parte un 67% indica estar parcialmente de acuerdo en que la Auditoria Interna
comunica su Plan de Trabajo, mientras que el 50% tiene conocimiento del
cumplimiento de dicho Plan.
- En la sección correspondiente al “Personal de la Auditoría”, se observa que el 50%
de los encuestados considera que los funcionarios de la Auditoría Interna tienen los
conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir sus
responsabilidades, así mismo el 67% manifiesta desconocer si los funcionarios de la
Auditoría se conducen con objetividad, profesionalismo o si Observan la
confidencialidad de los denunciantes y de la información de los estudios que realizan.
- Con respecto al apartado referente al “alcance del trabajo de la Auditoría Interna”, un
67%, considera que la Auditoria no profundizan en los asuntos objeto de estudio, y un
83% no sabe si los estudios que se realizan en la Auditoría Interna, se dirigen a las
áreas de mayor riesgo.
- En el apartado denominado: “Desarrollo del trabajo y comunicación de resultados”, un
66% de los encuestados opinan, estar parcialmente de acuerdo y están en desacuerdo,
en que los trabajos efectuados por Auditoría Interna, son precisos, objetivos, claros,
concisos, constructivos, completos y oportunos.
Un porcentaje similar, indica desconocer si los resultados de los servicios son
comunicados oportunamente a los funcionarios que tengan la competencia y autoridad
para la toma de acciones, y un 83% desconocen si los hallazgos de auditoría son
comunicados oportunamente a las instancias pertinentes.
- En el apartado referente a la “Administración de la Auditoría”, los Miembros de Junta
Administrativa, en su mayoría, indican que la Auditoría Interna cuenta con los recursos
humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios para el cumplir su
gestión de las actividades propias de servicios de auditoría y servicios preventivos. Sin
embargo, el 50% de ellos considera que la productividad de la Auditoría no está acorde
con los recursos asignados y el otro 50%, manifiesta no saber al respecto.
- Con respecto al apartado relacionado con el “Valor agregado por la actividad de
Auditoría Interna”, la totalidad de las encuestas recibidas indican estar en desacuerdo
y desconocen si la actividad de la Auditoría Interna, contribuye al mejoramiento del
control interno, al mejoramiento del SEVRI o al mejoramiento del los procesos de
dirección de la Institución.
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Herramienta 09-1: Informe final
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3. Herramienta Nº 3: Encuesta para las Instancias Auditadas.
Esta encuesta se aplicó a las instancias auditadas, según el Plan de Trabajo de la Auditoría
Interna correspondiente al 2014.
La encuesta fue entregada el 25 de agosto del 2015, con el objetivo de conocer la
percepción sobre la calidad de la Auditoría Interna, con respecto a los servicios aportados a la
administración activa durante el período 2014.
Se detallan a continuación los nombres y las dependencias encuestadas:
Nº ENCARGADO INSTANCIA
1 Lic. Luis Jiménez Sancho Dirección General
2 Lic. William Astúa Meléndez Dirección Administrativa
3 Lic. Carlos Calvo Coto Gestión Institucional de Recursos Humanos
4 Lic. Oscar Rodríguez Sánchez Dirección de Inmobiliario
5 Lic. Luis Gustavo Álvarez Ramírez Dirección de Personas Jurídicas
6 Ing. Randall Álvarez Vargas Dirección de Informática
7 Licda. Kattia Salazar Villalobos Dirección de Servicios Registrales
8 Lic. Cristian Mena Chinchilla Dirección de Propiedad Intelectual
9 Licda. Vanessa Cohen Jiménez Dirección Derechos de Autor y Conexos
10 Licda. Adelita Abarca Ortega Unidad de Desarrollo Estratégico
11 Lic. Georgina Paniagua Ramírez Departamento Financiero
12 Arq. Jorge Rojas Molina Departamento de Servicios Generales y Arquitectura
13 Lic. Hazel Ruiz Morales Departamento de Proveeduría
14 Licda. Wendy Martínez Jiménez Archivo Institucional
15 Licda. Maricel Moncada Rugama Equipo de Contabilidad
16 Licda. Magdalena Sánchez Chacón Equipo de Tesorería
17 Licda. Elizabeth Chacón Barahona Equipo de Presupuesto
Los siguientes resultados son los obtenidos de las 12 encuestas recibidas en la Auditoría
Interna, las cuales corresponden al 70%, del total de 17 encuestas entregadas a las instancias
auditadas.
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11
Nº Asunto De
acuerdo
Parcialmente
de acuerdo
En
desacuerdo
No sabe /
No responde
Relación de la Auditoría Interna con el encuestado
1 Entre la Auditoría Interna y su unidad se da una comunicación fluida
y oportuna. 5 5 2
2 La actividad de Auditoría Interna brinda oportunamente servicios a su
unidad. 2 6 3 1
3 La actividad de Auditoría Interna brinda servicios de alta calidad a su
unidad. 10 2
4 La Auditoría Interna constituye un efectivo apoyo a su unidad para el
desempeño de las funciones que le corresponden. 8 3 1
Personal de la Auditoría Interna
5 Los funcionarios de la Auditoría Interna se conducen con objetividad
y profesionalismo en el desarrollo de su gestión. 6 4
2
6 Los funcionarios de la Auditoría Interna observan las regulaciones
sobre la confidencialidad de los denunciantes y sobre la información
a la que tienen acceso durante los estudios que realizan, de
conformidad con lo que dispone la Ley General de Control Interno en
sus artículos 6, 32 y 33.
3 2
7
Alcance del trabajo de la Auditoría Interna
7 Los trabajos que realiza la Auditoría Interna profundizan
suficientemente en los asuntos objeto de estudio 2 7 1 2
8 Los estudios que realiza la Auditoría Interna se dirigen a las áreas de
mayor riesgo en su unidad. 2 8 2
Desarrollo del trabajo y comunicación de resultados de la Auditoría Interna
9 De previo al inicio de un estudio en su unidad, la Auditoría Interna le
notifica oportunamente el propósito y el alcance del estudio por
realizar. 10 1 1
10 Los requerimientos de información y apoyo que la Auditoría Interna
plantea a su unidad para el desarrollo de los estudios y la prestación
de otros servicios son razonables en cuanto a forma, condiciones y
plazo.
1 11
11 Las comunicaciones de los resultados de los trabajos que la Auditoría
Interna realiza en su unidad son precisas, objetivas, claras, concisas,
constructivas, completas y oportunas. 2 8 2
12 De previo a la emisión de los informes de auditoría, la Auditoría
Interna realiza una comunicación verbal de los resultados de los
estudios efectuados en su unidad, con las excepciones previstas en el
ordenamiento jurídico aplicable.
6 4 2
Valor agregado por la actividad de Auditoría Interna
13 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento del Sistema
Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) en los
asuntos que interesan a su unidad. 3 7 1 1
14 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento del sistema de
control interno en lo que corresponde a su unidad. 4 6 1 1
15 La Auditoría Interna contribuye al mejoramiento de los procesos de
dirección en lo que corresponde a su unidad.
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
12
Se pueden puntualizar las siguientes observaciones de acuerdo a los resultados derivados de
la encuesta:
La relación de la Auditoría Interna con el encuestado:
- Las encuestas recibidas reflejan que el 41,6% opina que la comunicación ha sido fluida
y oportuna, mientras que un porcentaje igual manifiesta estar parcialmente de acuerdo
en este tema, solo un 16,6% que considera que la comunicación no es ni fluida ni
oportuna.
- Al consultar, sobre cuán oportunos son los servicios que brinda la Auditoría Interna, un
50% responde estar parcialmente de acuerdo, un 25% está en desacuerdo, un 16,6%
opina que los servicios de Auditoría sin son oportunos.
- Ninguna instancia auditada en este periodo manifiesta estar de acuerdo en recibir
servicios de calidad, ni recibir apoyo efectivo por parte de la Auditoría para el
desempeño de sus funciones, la mayoría (67% al 83%) opinan estar parcialmente de
acuerdo con lo consultado en estos aspectos, y la minoría (17% a 25%) manifiestan
estar totalmente en desacuerdo con recibir servicios de calidad o apoyo efectivo, en
sus respectivas áreas.
Del Personal de la Auditoría Interna:
- Se observa que un 50% de las opiniones recibidas, manifiestan que el personal de la
Auditoría Interna se conduce con objetividad y profesionalismo en el desarrollo de su
gestión, mientras que el 33,3% está parcialmente de acuerdo con esta condición y el
resto no opina.
- Referente a la observancia de las regulaciones sobre la confidencialidad de los
denunciantes y sobre la información a la que tienen acceso durante los estudios que
realizan los funcionarios de la Auditoría Interna, un 58.3% opina desconocer si los
funcionarios cumplen con ese deber, contra un 25% que está de acuerdo en que los
funcionarios de Auditoría respetan estas regulaciones, mientras que un 16,6% opina
estar parcialmente de acuerdo con el cumplimiento de las regulaciones mencionadas.
Sobre el alcance del trabajo de la Auditoría Interna:
- Sobre el alcance de la Auditoría Interna, aproximadamente un 58,3% de los
encuestados, consideran estar parcialmente de acuerdo en que los estudios de auditoría
profundizan lo suficiente en los objetivos del estudio, un 16,6% consideran que si los
alcanzan y un 25% consideran no estar de acuerdo o desconocer esta situación.
- Con respecto a si la Auditoría realiza estudios en las áreas de mayor riesgo, un 66,6%
manifiesta estar parcialmente de acuerdo con este cometido, un 16,6% manifiesta estar
de acuerdo y un porcentaje igual considero lo contrario.
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
13
Referente al desarrollo del trabajo y comunicación de resultados de la Auditoría Interna:
- Con respecto a la comunicación oportuna del propósito y alcance del estudio de
auditoria, el 83,3% de los auditados está de acuerdo en que se realiza comunicación
previa al inicio del estudio, mientras que un 8,3% está parcialmente de acuerdo y un
porcentaje similar considera que no se realiza.
- La mayoría de los auditados (91,6%) indica estar parcialmente de acuerdo con respecto
a los requerimientos de información apoyo que la auditoria planta a su unidad, en el
desarrollo de los estudios y prestación de servicios. Solamente el 8,3% considera que si
se brinda lo necesario para el desarrollo de los estudios de auditoria.
- Con respecto a la comunicación de los resultados de los trabajos de auditoria, el 66,6%
está parcialmente de acuerdo en que esa comunicación es precisa, objetiva, concisa,
constructiva, completa y oportuna; mientras que un 16,6% considera que cumple con
esos requerimientos, y un porcentaje similar lo contrario.
- Mientras que en la comunicación verbal de los resultados, de previo a la emisión del
informe final, un 50% ha recibido ese tipo de comunicación, un 33,3% manifiesta estar
parcialmente de acuerdo y un 16,6% manifiesta estar en desacuerdo.
En cuanto al criterio concerniente al valor agregado que aporta la Auditoría Interna:
Respecto a la contribución, de la Auditoria, al mejoramiento del Sistema Específico de
Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI), un 25% considera que si aporta, un
58,3% opina que el aporte es parcial, mientras que un 8,3% considera que no existe el
aporte y un porcentaje similar no tiene criterio al respecto.
- En la contribución, de la Auditoria, al mejoramiento del sistema de control interno, el
50% considera parcial el aporte y un 33,3% considera, importante el aporte, mientras
que un 8,3% opina que la Auditoría no contribuye en esta labor y el resto no opina al
respecto.
4. Herramienta Nº 4: Encuesta para el Personal de la Auditoría Interna.
La siguiente encuesta se aplicó, con el propósito de conocer la percepción de los
funcionarios de la Auditoría Interna sobre la calidad de la gestión durante el período 2014.
Según las “Directrices para la Autoevaluación Anual y la Evaluación Externa de calidad de
las auditorías internas del Sector Público”, los funcionarios participantes deben cumplir con lo
siguiente:
4. Directrices finales
….
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
14
4.6. Implementación de la autoevaluación anual de calidad: En la autoevaluación
anual de calidad de las auditorías internas, el revisor o equipo de revisión aplicará los
procedimientos de verificación de la calidad establecidos en estas directrices, según se
indica seguidamente:
a. Las auditorías que cuenten con ocho o más funcionarios, deberán verificar en
cada autoevaluación la totalidad de los contenidos de los puntos 3.3.1 a 3.3.4.
El número de funcionarios se refiere a la cantidad al 1° de enero de cada año. Excluye a los
funcionarios administrativos y considera a las jefaturas.
La lista que se presenta a continuación, detalla a los ocho funcionarios a quienes se les
dirigió la encuesta. No obstante, faltó una encuesta por encontrarse incapacitada una funcionaria
durante la recolección de la información; razón por la cual las opiniones obtenidas corresponden
a siete funcionarios.
Nº NOMBRE
1 Lic. Luis Reyes Solano
2 MBA. Emerson Machado Cruz
3 Licda. Blanca Iris Jiménez Espinoza
4 Licda. Magdalena Matarrita Salinas
5 Lic. Manuel Sequeira Badilla
6 Ing. Helberth Araya Alfaro
7 Téc. Lorena Fallas Garbanzo
8 Ing. David Barquero Víquez
Nº Asunto De
acuerdo
Parcialmente
de acuerdo
En
desacuerdo
No sabe /
No
responde
Relación de la Auditoría Interna con el Jerarca y la administración activa
1 La comunicación entre la Auditoría Interna y las diferentes unidades
de la organización es fluida y oportuna. 2 4 1
2 El Jerarca y la administración activa tienen un entendimiento cabal
del papel que le corresponde a la Auditoría Interna dentro de la
organización 2 3 2
3 La ubicación orgánica y la estructura de la actividad de auditoría
interna aseguran que la actividad esté libre de restricciones y se
alcancen los objetivos de la Auditoría Interna. 6 1
Personal de la Auditoría Interna
4 Conoce usted sobre la normativa aplicable a la actividad de Auditoría
Interna, tal como las "Normas para el ejercicio de la auditoría interna"
y la "Ley General de Control Interno". 4 3
5 Conoce usted de los procesos, las operaciones, los riesgos relevantes
y los controles de la organización. 4 3
6 Conoce usted de indicadores de fraude, auditoría de tecnologías de
información, y otras técnicas y herramientas aplicables para el
desarrollo de la actividad. 3 4
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
15
7 Tiene usted habilidad para la comunicación verbal y escrita. 2 5
8 La evaluación del desempeño de los funcionarios de la Auditoría
Interna es un mecanismo de retroalimentación y mejora continua. 3 3 1
Desarrollo del trabajo de la Auditoría Interna
9 En la práctica, la Auditoría Interna obtiene de los funcionarios
pertinentes, los informes, datos, documentos, colaboración,
asesoramiento y facilidades que demande el ejercicio de la actividad. 3 4
10 Es usted supervisado de forma adecuada y oportuna durante el
desarrollo de los servicios que brinda la unidad. 1 6
Administración de la Auditoría Interna
11 La Auditoría Interna posee los recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte y otros, necesarios y suficientes para
cumplir con su gestión, de conformidad con lo previsto en la Ley
General de Control Interno
7
12 Participa usted activamente en la planificación estratégica y operativa
de la unidad. 6 1
13 Las políticas y procedimientos para el desarrollo de los servicios de la
Auditoría Interna son suficientes, claros, actualizados, efectivos y de
conocimiento general. 4 2 1
14 Participa usted activamente en el desarrollo de las políticas y los
procedimientos para el desarrollo de los servicios de la auditoría
interna. 3 3 1
15 Está usted satisfecho con las oportunidades presentes de desarrollo
profesional en la unidad. 3 3 1
Dentro de los resultados más relevantes, de las encuestas efectuadas, se tienen:
Referente a la relación de la Auditoría Interna con el Jerarca y la administración activa:
- Solamente el 28,6% de los funcionarios están de acuerdo con que la comunicación es
fluida y oportuna, mientras que el 57,1% consideran que es parcial, y solo el 14.3%
considera que no hay comunicación con el jerarca.
- El 28,6% del personal de la Auditoría indica que hay un entendimiento completo del
papel que realiza la Auditoría dentro de la organización; mientras que el 42,8%
considera que ese entendimiento es parcial y el 28,6% considera que los funcionarios
no conocen o saben del papel de la Auditoría.
- La mayoría (85.7%) de los funcionarios de la Auditoría Interna están de acuerdo en
que la ubicación orgánica y la estructura de la actividad de auditoría está libre de
restricciones y se puedan alcanzar los objetivos trazados.
Con respecto al personal de la Auditoría Interna:
- Se observa que la mayoría del equipo de Auditoría (57.1%), considera que se cuenta
con el conocimiento de la normativa que rige las actividades de la Auditoría, así como
de los procesos, las operaciones, los riesgos relevantes y los controles de la
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
16
organización; mientras que el 42.8% restante están parcialmente de acuerdo. con que
todo el personal de la Auditoría cuente con estos conocimientos.
- Por otra parte, el 42.8% manifiesta que se cuenta con conocimientos en indicadores de
fraude, auditoría de tecnologías de información y otras herramientas para el desarrollo
de la actividad de auditoría, mientras que un 57% considera que ese conocimiento es
parcial.
- La mayoría (71.4%) de los funcionarios opinan estar parcialmente de acuerdo en que
los funcionarios de la Auditoría Interna cuente con habilidad para comunicarse en
forma verbal y/o escrita, el resto de funcionarios considera que si se tienen
habilidades.
- Por otra parte, el 43% de los funcionarios encuestados consideran que la evaluación de
desempeño es un mecanismo de retroalimentación y mejora continua, un 43% está
parcialmente de acuerdo con este criterio y solamente un 14% considera que la
evaluación no contribuye a la mejora continua de la función de auditoria.
Referente al desarrollo del trabajo:
- El 43% de los funcionarios de la Auditoría Interna, considera que en la práctica, la
administración activa proporción la información necesaria, mientras que el 57%, están
parcialmente de acuerdo con que la información, datos, asesoramiento y facilidades sea
efectiva.
- La mayoría de los funcionarios (87,7%) reconocen estar parcialmente de acuerdo con
que la supervisión se realiza de manera adecuada y oportuna durante el desarrollo de
los estudios de auditoría. El 14,3% considera adecuada la supervisión.
Referente a la Administración de la Auditoría:
- La totalidad del equipo encuestado opina (100%) que se cuenta con los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y otros, para el cumplimiento de las actividades
propias de auditoría.
- De los funcionarios encuestados la mayoría el 87,5%, indican estar parcialmente de
acuerdo con que los funcionarios participan en la planificación estratégica y operativa
de la unidad y un funcionario manifiesta que no se le participa de estas actividades.
- En relación a las políticas y los procedimientos para el desarrollo de los servicios de la
auditoría, la mayoría (57%), los consideran suficientes, claros, actualizados, efectivos
y de conocimiento general; dos funcionarios (28.6%) manifiestan estar parcialmente de
acuerdo y un funcionario opina estar en desacuerdo con esta afirmación.
- El 42.8% de los funcionarios se encuentran satisfechos con la participación activa en el
desarrollo de políticas y procedimientos de los servicios de auditoría, el 42.8%
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
17
consideran que se le participa en forma parcial, y un funcionario opina no estar
satisfecho con las oportunidades brindadas.
- En relación a las oportunidades de desarrollo profesional en la Auditoría, los resultados
obtenidos son iguales a la consulta sobre la participación activa en el desarrollo de las
políticas y procedimientos de los servicios de auditoría.
5. Herramienta Nº 5: Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal.
Esta herramienta está compuesta por dos componentes, que constituyen una guía básica
para la verificación de los atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal; y fueron
aplicados con el objetivo de recopilar evidencia suficiente y competente que permita referirse
satisfactoriamente a los asuntos planteados según la normativa. (Ref. Herramienta 05-1 y
Herramienta 05-2).
Posteriormente a la recopilación y análisis de la información, se obtienen las siguientes
deducciones:
- La estructura orgánica de la Auditoría Interna permite la prestación efectiva de los
servicios con la independencia y la objetividad requeridas para el ejercicio de esa
actividad. Contempla tres niveles funcionales y dependencia directa con la Junta
Administrativa. (máximo Jerarca). (Ref. Documento 5.1.1, Documento 5.1.2,
Documento 5.1.3)
- Actualmente, la Auditoría Interna cuenta oficialmente con el “Reglamento de
Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Registro Nacional”, publicado
en el Diario Oficial La Gaceta N°21 del 30 de enero del 2008. Este Reglamento fue
ajustado a las “Directrices generales relativas al reglamento de organización y
funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2006-CO-DFOE-
DAGJ) y fue aprobado por la Contraloría General de la República mediante el Oficio
DAGJ-1462-2007. No obstante, se considera relevante que se actualice con la
normativa vigente, en virtud de que no se encuentra, a la fecha de realización de la
presente autoevaluación, evidencia de modificaciones o actualizaciones. (Ref.
Documento 5.1.3)
- Respecto a la independencia y objetividad del personal de la Auditoría Interna, se
mantiene una actitud de criterio independiente en el desarrollo de su trabajo y en el
actuar de manera objetiva, profesional e imparcial, en los hechos y en la apariencia
según lo establece las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, apartado
104. (MNGA 104)
- La Auditoría Interna no exime a los funcionarios del conocimiento y acatamiento
obligatorio de lo establecido en la Ley General de Control Interno; las normas
publicadas y vigentes emitidas por la Contraloría General de la República para el
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
18
ejercicio de las auditorías internas; y demás normativa relacionada con el ejercicio de
la auditoría. (Ref. Documento 5.1.3)
- Los manuales de puestos (Manual de especialidades del Servicio Civil actualizado al
31-12-2014, Manual de Cargos Institucional, Registro Nacional 2009) que rigen al
personal de la Auditoría Interna contemplan las competencias y los requisitos para el
personal. Asimismo, son congruentes con lo requerido por la normativa, excepto las
competencias de los puestos de Auditor y Sub auditor cuyas competencias están
descritas en la Ley 8292 de Control Interno. (Ref. Documento 5.1.3, Documento 5.1.5,
Documento 5.1.6)
- En relación con las competencias del personal de la Auditoría Interna: éste cumple con
los requisitos de formación académica, capacitación recibida en cuanto a relación con
las actividades que desempeña, conocimientos, aptitudes y otras competencias
necesarias para cumplir sus responsabilidades individuales y colectivas. (Documento
5.1.7, Documento 5.1.8)
- Para el 2014 no se encuentra evidencia de que se brindarán asesorías externas. (Ref.
Documento 1.1.1)
- El personal de la Auditoría cuenta con formación técnica y académica relacionada con
el área para la cual labora. (Financiera, Operativa, Sistemas, Jurídica)
- Los Manuales de Procesos para las diferentes áreas de la Auditoría Interna fueron
elaborados en el 2007, los cuales no han sido actualizados a la fecha.
- Referente a las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público en
el apartado 1.3: “el auditor interno debe instaurar y velar por la aplicación de los
procesos necesarios para el aseguramiento de la calidad en el ejercicio de la auditoría
interna, mediante evaluaciones internas y externas”. La Auditoría ha efectuado
anualmente la autoevaluación de la calidad, así como la evaluación externa en el año
2011. (Ref. Documento 5.2.1.)
- No se logró evidenciar la realización de evaluaciones de desempeño de la actividad de
la auditoría como parte de los procesos de la Unidad, lo cual debe implementarse para
asegurar la calidad en todos los servicios de la auditoría interna. Se debe contemplar lo
siguiente: los debidos seguimientos a la evaluación del riesgo de la auditoría interna,
aplicación uniforme de políticas y procedimientos, supervisión y autocontrol de las
labores de la auditoría interna, medición y análisis de indicadores de gestión e
informes de desempeño.
- En virtud de la comunicación del estudio de Autoevaluación Anual de Calidad de la
Actividad de Auditoría Interna del Registro Nacional, período 2013, a la Junta
Administrativa, ésta emitió el Acuerdo Firme No. J175-2015, tomado en la Sesión
Ordinaria No. 16-2015, celebrada el 23 de abril del 2015; donde solicitaban a la
Auditoría Interna proceder con la ejecución de las acciones propias de su competencia
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
19
para mejorar la eficiencia y eficacia de la actividad del área, según lo señalado en el
Informe de Autoevaluación efectuado al 2013.
En cumplimiento del acuerdo antes mencionado, el Licenciado Luis Reyes Solano,
Auditor Interno, definió las estrategias para dar cumplimiento según lo señalado en el
Plan de Mejora correspondiente a la evaluación de la calidad anual del 2013, de las
cuales, no se obtuvo evidencia que las estrategias establecidas hayan dado inicio, a la
fecha de esta autoevaluación. (Ref. Documento 5.1.11)
6. Herramienta Nº 6: Administración de la actividad de Auditoría Interna.
La presente herramienta tiene como finalidad definir las actividades básicas para la
verificación de la función administrativa de la actividad de Auditoría Interna.
Dentro de las consideraciones más relevantes se tienen:
- En cuanto al Plan Estratégico de la Auditoría Interna, este se encuentra vigente para el
periodo 2011-2016 y la fecha no ha sido necesario su actualización. A finales del 2016
se debe elaborar el plan para el periodo 2017-2019
- El Plan Anual de Trabajo del 2014 fue elaborado por el Auditor Interno y su equipo de
trabajo, según lo establecen las “Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en
el Sector Público”, el apartado 2.2.2 y fue comunicado a la Contraloría General de la
República a través de los accesos establecidos por el Ente Contralor por medio de su
página web y a la Junta a través del Oficio AI-RN-029-2014, del 6 de febrero del 2014.
(Ref. Documento 6.1.3).
- La Auditoría Interna cuenta con los recursos humanos, materiales, tecnológicos
necesarios para el cumplimiento de las actividades propias de servicios de auditoría y
servicios preventivos.
- La Auditoría Interna tiene establecido la “Matriz del Universo Auditable” elaborada en
el 2010. (Ref. Documento 6.1.2).
- El Auditor Interno ha realizado el Plan Operativo Institucional 2014 con sus respectivos
seguimientos. (Ref. Documento 6.1.4).
- La Auditoría Interna cuenta con políticas y procedimientos formales para guiar la
actividad de la misma, los cuales fueron implementados en el 2006.
No obstante, se considera relevante mencionar que en el 2011, se contrató a la empresa
Deloitte & Touche para actualizar estos procedimientos y los productos entregados
resultados de esta contratación, a la fecha de la presente autoevaluación, no han sido
implementados. (Ref. Documento 5.2.1).
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
20
- En la presente Autoevaluación se evidencia que la Auditoría Interna cuenta con el
personal capacitado y los recursos necesarios para llevar a cabo eficiente y
oportunamente sus funciones. No obstante, las diferentes áreas de la institución, desde
la Junta Administrativa hasta los auditados, no perciben que la labor que efectúa la
Auditoría Interna le proporcione algún valor agregado a su función. (Ref. Herramientas
H-02 y H-03)
7. Herramienta Nº 7: Valor agregado de la actividad de Auditoría Interna.
La presente herramienta se utiliza para definir el valor agregado de la actividad de la
Auditoría Interna, por medio de las Herramientas 07-1 y Herramienta 07-2.
Se puntualizan a continuación, los principales resultados del análisis:
- La Auditoría Interna cumple con lo establecido en las “Normas para el Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público”, Normas sobre atributos, apartado 1.1.4
Servicios de la auditoría interna:
“Los servicios que presta la auditoría interna se clasifican en
servicios de auditoría y servicios preventivos. Los servicios
de auditoría comprenden los distintos tipos de auditoría. A
los efectos, debe observarse la normativa aplicable. Los
servicios preventivos incluyen la asesoría, la advertencia y la
autorización de libros.”
No se obtuvo evidencia documental de la existencia del Informe de Labores de la
Auditoría Interna correspondiente al periodo 2014. Incumpliéndose con lo indicado en el
inciso g) del artículo 22 de la Ley de Control Interno y lo fundamentado en el inciso
“2.6 Informes de desempeño” contemplado en las “Normas para el ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público”. (Ref. Herramienta H-04 y Documento 1.1.1.).
- Para el período del 2014, se realizó la Evaluación de la Implementación del Sistema
Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) por parte de la Auditoría
Operativa. (Ref. Documento 7.1.1)
- La Auditoría Interna debe implementar procesos continuos de revisión interna de la
calidad.
Lo anterior en virtud de que documentos y procedimientos de gran relevancia para la
actividad de Auditoría, tardan mucho tiempo en ser revisados, aprobados e
implementados, como es el caso del Plan Estratégico de la Auditoría y la actualización
de los Manuales de procedimientos internos, entre otros. Documento 5.1.11).
- Cabe mencionar que para el 2014, no se logró evidenciar que se realizaran asesorías ni
advertencias; según correo interno del señor Auditor Interno, de fecha 4 de noviembre
del 2015, donde la documentación referente a este tema correspondía al 2015, pero, si
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
21
comprende los servicios de auditorías en el área financiera y operativa, servicios de
legalización de libros y seguimiento de recomendaciones (Ref. Documentos 1.1.1. y
AD-04)
- En cada estudio se elabora una nota de asignación que indica el alcance, los objetivos,
el tiempo y la asignación de los recursos (firmados por cada responsable). Además, el
plan anual comprende el análisis de tiempos y recurso humano por estudio con la
finalidad de asignar, de manera óptima, la cantidad de horas reales que se necesiten.
(Ref. Documento 7.1.2).
- Los papeles de trabajo sustentan resultados, conclusiones y recomendaciones de los
informes correspondientes y contienen evidencia de la supervisión ejercida durante el
desarrollo del trabajo; cumpliendo con lo que se refiere al ordenamiento de
documentación, según lo establece el “Manual de procedimientos de la Auditoría
Interna” que antecede a los “Manuales de Procesos para las Diferentes Áreas de la
Auditoría Interna”. (Ref. Documento 5.1.9) y Documento 7.1.1.)
- Referente al Archivo Permanente de la Auditoría Interna, se encuentra desactualizado,
pese a que esta labor, fue designada por el señor Auditor Interno, a dos funcionarias de
la Auditoría, según consta en el último seguimiento que se le dio al Plan de Mejora del
estudio de Autoevaluación de la Calidad del año anterior, no se logró, al momento de
realización de esta autoevaluación, evidencia de que esta labor haya dado inicio. (Ref.
Documento 5.1.11)
También cabe señalar, que lo anterior, no se encuentra normado por parte de la
Auditoría Interna, en sus Manuales de Procesos para las diferentes áreas de la
Auditoría Interna. (Ref. Documento 5.1.9).
- El proceso de comunicación de resultados, se realiza por medio de la Conferencia
Final y luego se oficializa con la remisión del Informe Final a la instancia auditada.
(Ref. Documento 5.1.9)
- La Auditoría Interna debe realizar el seguimiento de recomendaciones, como está
establecido en el Manual de Procedimientos de la Auditoria Interna y en el Plan Anual
de Trabajo.
8. Herramienta Nº 8: Evaluación del cumplimiento de las normas.
La Herramienta Nº 8 consiste en verificar el cumplimiento de la siguiente normativa:
- Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NGA).
- Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NEAI).
La normativa se clasificó, para su análisis, en normas sobre atributos de la auditoría interna
y normas de desempeño. Los resultados se pueden visualizar en el siguiente cuadro resumen:
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
22
Dentro de las oportunidades de mejora en que la Auditoría Interna debe enfocarse, están los
cinco puntos donde se obtuvo notas menores al 85%, los cuales se detallan a continuación:
- Aseguramiento de la Calidad: actualmente no se está efectuando evaluaciones interna
de calidad en la Auditoria.
- Planificación: Con respecto a la “Planificación Estratégica”, es indispensable que la
Auditoría continuamente lo esté actualizando, con el objetivo de que sea congruente
con la visión, misión y los objetivos institucionales.
- Administración de recursos: La Auditoría Interna debe estar en un continuo análisis de
los recursos con que cuenta, para determinar posibles limitaciones que afecten la
cobertura y el alcance de la actividad de la auditoría, e identificar los riesgos que se
asumen por falta de recursos, de acuerdo a las condiciones imperantes en la institución,
y las regulaciones establecidas.
- Informe de desempeño: La Auditoría Interna no presentó al Jerarca el Informe de
Labores correspondiente al 2014. Incumpliéndose con eso lo indicado en el inciso g)
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
23
del artículo 22 de la Ley de Control Interno y lo fundamentado en el inciso “2.6
Informes de desempeño” del Apartado “2. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO”,
contemplado en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público”.
- Supervisión: Las revisiones continuas del desempeño de la actividad de Auditoría
Interna, no son percibidas como eficientes por parte de los funcionarios de la Auditoría
Interna encuestados para esta autoevaluación.
- Seguimiento de acciones sobre resultados: se debe mantener y velar porque se aplique
un proceso de seguimiento de las recomendaciones derivados de los estudios de
auditoría, para asegurar que las acciones establecidas sean aplicadas eficazmente.
CONCLUSIONES
Tanto en el presente trabajo de autoevaluación interna, como en las autoevaluaciones internas de
calidad de los últimos dos períodos, (2013 y 2014), en cuanto a la labor realizada por la Auditoría
Interna, se han detectado algunas deficiencias que vienen de años anteriores, las cuales se citan a
citan a continuación:
1. Sobre la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna
- La Auditoría Interna cuenta con el “Reglamento de Organización y Funciones de la
Auditoría Interna del Registro Nacional”, oficializado desde el 2008, al cual, no se le
han realizado revisiones ni actualizaciones, donde se le incluyan los nuevos
lineamientos y se contemplen las modificaciones y regulaciones establecidas por la
Contraloría General de la República.
- La Auditoría Interna continúa sin efectuar revisiones continuas del desempeño de la
actividad que realiza, donde se pueda reflejar: el control sobre la supervisión y el
autocontrol de las labores, la medición y análisis de indicadores de gestión e
implementación de informes de desempeño periódicos.
- La Auditoría Interna, cuenta con una dirección estratégica alineada al Plan Estratégico
Institucional, abarcando la misión, visión, valores y objetivos, planes de acción e
indicadores de gestión; Incluidos en el Plan Estratégico (2011-2016).
- Similar situación sucede con la Matriz de Riesgo del Universo Auditable del Registro
Nacional, elaborada en el 2010. La cual también, se encuentra desactualizada y
requiere además, la incorporación de los nuevos procesos institucionales y verificar la
aparición de nuevos riesgos.
- La Auditoría Interna debe poner en práctica la metodología que permita dar de forma
eficiente, el seguimiento respectivo al plan anual de trabajo de la Auditoría Interna.
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
24
- Pese a que la Auditoría Interna del Registro Nacional, cuenta con una ubicación
orgánica, una estructura apropiada y los recursos humanos, materiales y económicos
necesarios para cumplir sus objetivos; Se considera que se deben mejorar los canales
de comunicación de la Auditoría Interna con el Jerarca y con los auditados, y
principalmente los canales internos de comunicación, así como depurar la calidad del
servicio que se brinda.
- Lo anterior por cuanto los resultados obtenidos en esta revisión reflejan la necesidad de
una urgente atención, por parte de quien tiene a cargo la toma de decisiones en la
Auditoría Interna, con respecto a los resultados que está brindándose a la institución.
Por lo que, sería conveniente revisar la opinión externada por el auditado en las
encuestas realizadas durante esta evaluación y aplicar el aseguramiento de la calidad
en las labores propias de la unidad, priorizando aquellas que están fallando frente al
auditado.
2. Opinión sobre el cumplimiento de las normas para el ejercicio de la auditoría interna
En el desarrollo de la presente autoevaluación no se obtuvo evidencia documental de la
existencia del Informe de Labores de la Auditoría Interna, correspondiente al periodo
2014, razón por la cual, la Auditoría Interna para el período 2014, Incumplió con lo
indicado en el inciso g) del artículo 22 de la Ley de Control Interno y lo fundamentado
en el inciso “2.6 Informes de desempeño” del Apartado “2. NORMAS SOBRE
DESEMPEÑO” , contemplado en las “Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna
en el Sector Público”. (Ref. Documento 1.1.1.).
Evaluación de calidad de las auditorías internas
Herramienta 09-1: Informe final
25
ANEXOS
1. Programa de Trabajo (Herramienta Nº 1)
2. Resultados Encuesta al Jerarca (Herramienta Nº 2)
3. Resultados Encuesta para las Instancias Auditadas (Herramienta Nº 3)
4. Resultados Encuesta para el Personal de la Auditoría Interna (Herramienta Nº 4)
5. Atributos de la unidad de Auditoría Interna y su personal (Herramienta Nº 5)
6. Administración de la actividad de Auditoría Interna (Herramienta Nº 6)
7. Valor agregado de la actividad de Auditoría Interna (Herramienta Nº 7)
8. Evaluación del cumplimiento de las normas (Herramienta Nº 8)
9. Plan de Mejora (Herramienta Nº 10)
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