AUDITORIA INTERNA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Expositor : Erika Cavero Paz
REGLAS DE JUEGOTODOS vamos a participarTU opinión es MUY importanteEstaremos abiertos a NUEVAS IDEASFuera PARADIGMASFomentaremos la AUTOCRITICAEs la base de la MEJORA individual
OBJETIVO DEL CURSO
• Brindar los elementos necesarios para Formar Auditores Internos que estén en
capacidad de realizar y conducir AUDITORIAS INTERNAS INTEGRADAS aplicables a
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, de manera Objetiva, Práctica, Amigable y que
aporte valor a los Procesos del SIG, siguiendo las directrices de la Norma 19011-
2011.
• Generar conciencia entre los participantes sobre la importancia del proceso de
Auditorias Internas, como elemento básico para la MEJORA CONTINUA.
DIVISA DEL AUDITOR
“En Dios confiamos, de todos los demás, requerimos evidencia objetiva”
LAS Normas de GestiónCapítulo 1
NORMA ISO 9001:2008
PARTE I
MISION
PROMOVER EL DESARROLLO DE LA ESTANDARIZACION Y LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS EN EL MUNDO CON EL FIN DE FACILITAR EL INTERCAMBIO INTERNACIONAL DE BIENES Y SERVICIOS Y DESARROLLAR LA COOPERACION EN EL CAMPO DE LAS ACTIVIDADES INTELECTUAL, CIENTIFICA, TECNOLOGICA Y ECONOMICA.
PRODUCTO ESTANDARES INTERNACIONALES = ACUERDOS INTERNACIONALES
ES UNA FEDERACION INTERNACIONAL DE ENTIDADES DE ESTANDARIZACION NACIONAL DE CERCA DE 156 PAISES, UNA DE CADA PAIS
ORGANIZACIÓN PRIVADA
FUNDADA EN 1947
SEDE: GINEBRA, SUIZA
ISO En griego = IGUALDAD.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA
ESTANDARIZACION
FAMILIA ISO 9000
ISO 9000:2005SISTEMA DE GESTION
DE LA CALIDAD.
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO
ISO 9001:2008SISTEMA DE GESTION
DE LA CALIDAD.
REQUISITOS
ISO 9004:2009SISTEMA DE GESTION
DE LA CALIDAD.
DIRECTRICES PARA EL ÉXITO SOSTENIBLE
ISO 19011:2011
DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA DE LOS
SISTEMAS DE GESTIONDE LA CALIDAD Y/O
AMBIENTAL
1º VERSION: 1987
2º VERSION: 1994
3º VERSION: 2000
4º VERSION: 2008
TODA NORMA TECNICA ES REVISADA POR LOS
COMITES TECNICOS DE LA ISO CADA 4 AÑOS EN
PROMEDIO
LA NORMA ISO 9001:2008 YA ENTRO A REVISION SE
ESPERA TENER UNA NUEVA VERSION EN EL 2012
Versiones de la norma ISO 9001
Responsabilidad De la gerencia
Medición, Análisis,
Mejoramiento
Gestiónde Recursos
Realización deProducto
C
L
I
E
N
T
E
REQUERIMIENTOS
CLIENTE
SATISFACCION
MEJO RAMIENTO DEL SIS TEMA DE GES TIO N CO NTINUO DE CALIDAD
Entrada SalidaProducto
Modelo de ProcesoISO 9001:2008
Lineamientos generales de la norma ISO 9001:2008
Definir lo que se hace
Registrar las actividades que se ejecutan y requieren registros.
Hacer lo que se ha definido
0. Introducción
1. Objetivo y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Sistema de gestión de la calidad
5. Responsabilidad de la dirección
6. Gestión de los recursos
7. Realización del producto
8. Medición, análisis y mejora
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
0. Introducción
0.1. Generalidades
0.2. Enfoque basado en procesos
0.3. Relación con la norma ISO 9004
0.4. Compatibilidad con otros sistemas de gestión
1. Objeto y campo de aplicación
1.1. Generalidades
1.2. Aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
4. Sistema de gestión de la calidad4.1. Requisitos generales4.2. Requisitos de la documentación
4.2.1. Generalidades4.2.2. Manual de calidad4.2.3. Control de los documentos4.2.4. Control de los registros
5. Responsabilidad de la dirección5.1. Compromiso de la dirección5.2. Enfoque al cliente5.3. Política de la calidad5.4. Planificación
5.4.1 objetivos de la calidad5.4.2 planificación del sistema de gestión
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1 responsabilidad y autoridad
5.5.2 representante de la dirección
5.5.3 comunicación interna
5.6. Revisión por la dirección
5.6.1 generalidades
5.6.2 información de entrada para la revisión
5.6.3 resultados de la revisión
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
6. Gestión de los recursos6.1. Provisión de recursos6.2. Recursos humanos
6.2.1 generalidades6.2.2 competencia, formación y toma de conciencia
6.3. Infraestructura6.4. Ambiente de trabajo
7. Realización del producto7.1. Planificación de la realización del producto.7.2. Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 determinación de los requisitos relacionados con el producto.7.2.2 revisión de los requisitos relacionados con el producto.7.2.3 comunicación con el cliente
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
7.3. Diseño y desarrollo
7.4. Compras7.4.1 proceso de compras7.4.2 información de las compras7.4.3 verificación de los productos comprados
7.5. Producción y prestación del servicio7.5.1 control de la producción y de la prestación del servicio7.5.2 validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio7.5.3 identificación y trazabilidad7.5.4 propiedad del cliente7.5.5 preservación del producto
7.6. Control de los equipos de seguimiento y medición
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
8. Medición, análisis y mejora
8.1. Generalidades
8.2. Seguimiento y medición
8.2.1 satisfacción del cliente
8.2.2 auditoría interna
8.2.3 seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 seguimiento y medición del producto
8.3. Control del producto no conforme
8.4. Análisis de datos
8.5. Mejora
8.5.1. Mejora continua
8.5.2. Acción correctiva
8.5.3. Acción preventiva
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 - REQUISITOS
Mencione desde el punto de vista de un auditor las
evidencias que deberian solicitarse para cada requisito de la norma
ISO 9001:2008
TALLER 1
Capítulo 2
NORMA ISO 14001:2004
PARTE I
20
Una familia de normas
internacionales de carácter
voluntario que se orientan
hacia la gestión adecuada
del ambiente en el marco de
la mejora continua
¿Qué es ISO 14000?
21
El SGA es la herramienta que monitorear y evaluar el desempeño de la
organización comprometidas con el medio ambiente que usan tecnologías
limpias.
La gestión ambiental es solucionar y prevenir problemas ambientales,
considerando los principios de gradualidad, realismo, prevención y participación.
¿Qué propone ISO 14001?
- ISO 14000: Guía a la gerencia en los principios ambientales, sistemas y técnicas que se utilizan.- ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental. Especificaciones para el uso.- ISO 14010: Principios generales de Auditoría Ambiental.- ISO 14011: Directrices y procedimientos para las auditorías - ISO 14012: Guías de consulta para la protección ambiental. Criterios de calificación para los auditores ambientales.- ISO 14013/15: Guías de consulta para la revisión ambiental. Programas de revisión, intervención y gravámenes.- ISO 14020/23: Etiquetado ambiental - ISO 14024: Principios, prácticas y procedimientos de etiquetado ambiental- ISO 14031/32: Guías de consulta para la evaluación de funcionamiento ambiental- ISO 14040/4: Principios y prácticas generales del ciclo de vida del producto- ISO 14050: Glosario- ISO 14060: Guía para la inclusión de aspectos ambientales en los estándares de productos.
¿Cuáles son las normas de la familia ISO 14000?
1º VERSION: 1996
(Aseguramiento Ambiental)
2º VERSION: 2004(Gestión Ambiental,
Eficacia).
TODA NORMA TECNICA DEBE SER REVISADA POR LO MENOS CADA 4 AÑOS
EN PROMEDIO
Versiones de la norma ISO 14001
Iso.org
Lineamientos Generales Lineamientos Generales de la Norma ISO 14001de la Norma ISO 14001
Demostrar un sólido desempeño ambiental Prevenir la Contaminación Empleo racional de los recursos Cumplir la legislación
Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Gestión Ambiental
SGASGAISO 14001: ISO 14001:
20042004
POLITICAPOLITICA
ASPECTOSASPECTOSAMBIENTALESAMBIENTALES
POLITICAPOLITICA
SOPORTES:* SOPORTE LEGAL Y REGULACIONES* AUDITORIA / CONTROL* CONTROL DE DOCUMENTOS* ORGANIGRAMA* REVISION DE LA DIRECCION
OBJETIVOSOBJETIVOSYY
METASMETAS
PROGRAMPROGRAMAA
DE DE GESTIONGESTION
PLANES PLANES DE DE
FORMACIONFORMACION
CONTROL CONTROL DE DE
OPERACIONESOPERACIONES
PLANES PLANES DEDE
EMERGENCIAEMERGENCIA
CONTROL DE CONTROL DE PROVEEDORESPROVEEDORESY CLIENTESY CLIENTES
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
Política AmbientalPolítica Ambiental
Declaración de Principios y Propósitos que constituyen el marco de
acción de una Organización y que generan compromisos concretos
con el Medio Ambiente
Aspecto ambientalAspecto ambiental
Elemento de las Elemento de las actividades, productos o serviciosactividades, productos o servicios de una de una
organización que pueden interactuar con el ambiente.organización que pueden interactuar con el ambiente.
• Consumo de Recursos (flora, fauna, agua, materia prima, Consumo de Recursos (flora, fauna, agua, materia prima,
energía, otros).energía, otros).
• Generación de Residuos Sólidos.Generación de Residuos Sólidos.
• Generación de ruidos.Generación de ruidos.
• Generación de residuales líquidos.Generación de residuales líquidos.
• Emisiones Atmosféricas (Gases).Emisiones Atmosféricas (Gases).
• OloresOlores
• Empleo de los recursosEmpleo de los recursos
• Emisiones de aguas servidasEmisiones de aguas servidas
• Riesgo de derrame de combustibleRiesgo de derrame de combustible
•
Impacto ambientalImpacto ambiental
Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
ISO 14001:2004
Aspectos Aspectos AmbientalesAmbientales
Impactos Impactos AmbientalesAmbientales
• Emisiones atmosféricas• Consumo de agua• Consumo de energía eléctrica• Generación de residuos sólidos
• Emisiones de aguas servidas• Riesgo de derrame de combustible
• Contaminación atmosférica• Agotamiento de RRNN• Agotamiento de RRNN• Carga en rellenos sanitarios• Contaminación del aire, molestias
vecinos• Contaminación de aguas• Contaminación del suelo
Aspecto vs. ImpactoAspecto vs. Impacto
Impactos sobre el Medio Ambiente
Permite la Integración con otros Sistemas de Gestión
CALIDAD
ISO 9001
SEGURIDAD OHSAS 18000
MEDIO
AM
BIENTE
ISO 1
4000
OTRAS VARIABLES
POLITICAS COMUNES
Elementos de Integración
Con elementos de sistema de gestión existente (SIG):
• Políticas.
• Programas de objetivos y metas.
• Estructura organizacional, responsabilidades, recursos.
• Documentación y Control de la Documentación.
• Control de Registros.
• Capacitación y Entrenamiento.
• Sistemas de Auditorias Internas.
• No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas.
• Sistemas de medición y monitoreo.
• Comunicación y reporte.
• Revisión por la Dirección.
Modelo de mejoramiento continuo
MEJORAMIENTO CONTINUO
4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 POLITICA AMBIENTAL
4.3 PLANIFICACION
4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros
Requisitos4.3.3 Objetivos, Metas y Programas
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.4.1 Recursos, Funciones, responsabilidad y Autoridad
4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia
4.4.3 Comunicación4.4.4 Documentación4.4.5 Control de documentos4.4.6 Control operacional4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia
4.5 VERIFICACION
4.5.1 Seguimiento y Medición 4.5.2 Evaluación de Cumplimiento Legal4.5.3 No conformidad y acción
correctiva y preventiva4.5.4 Control de Registros 4.5.5 Auditoría Interna
4.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN
Mencione desde el punto de vista de un auditor las
evidencias que deberian solicitarse para cada requisito de la norma
ISO 14001:2004
TALLER 2
Capítulo 3
NORMA OHSAS 18001:2007
PARTE I
Una familia de normas internacionales de
carácter voluntario que se orientan hacia la
gestión de la salud y seguridad
ocupacional en el marco de la mejora
continua
¿Qué es OHSAS 18000?¿Qué es OHSAS 18000?
Occupational Health and Safety Assessment Series
BSI - British Standars Institute
¿QUE SIGNIFICA OHSAS?¿QUE SIGNIFICA OHSAS?
OHSAS 18001: 2007OHSAS 18001: 2007 “Requisitos del Sistema de Gestión SSO”.
OHSAS 18002: 2000 “Guías para la implementación de OHSAS 18001”.
BS-8800: 1996 “Guías para la implementación de Sistemas de Gestión SSO”.
¿Cuáles son las normas OHSAS 18000?
1º VERSION: 1999
2º VERSION: 2007(Mayor importancia a la
Persona y la Salud).
TODA NORMA TECNICA DEBE SER REVISADA POR
EN PROMEDIO CADA 4 AÑOS
Versiones de la norma OHSAS 18001
Lineamientos Generales Lineamientos Generales de la Norma OHSAS 18001de la Norma OHSAS 18001
Identificación de peligros y evaluación de
riesgos.
Prevención de riesgos.
Establecer acciones de prevención y
sensibilización.
Participación.
Cumplimiento de la legislación.
SGSSOSGSSOOHSAS OHSAS
18001: 200718001: 2007
POLITICAPOLITICA
RIESGOSRIESGOSINTOLERABLESINTOLERABLES
EN SALUD YEN SALUD YSEGURIDADSEGURIDAD
POLITICAPOLITICA
SOPORTES:* SOPORTE LEGAL Y REGULACIONES* AUDITORIA AUDITORIA / CONTROL* CONTROL DE DOCUMENTOS* ORGANIGRAMA* REVISION DE LA DIRECCION
OBJETIVOSOBJETIVOSYY
METASMETAS
PROGRAPROGRAMAMADE DE
GESTIONGESTION
PLANES PLANES DE DE
CAPACITACIONCAPACITACION
CONTROLES CONTROLES OPERACIONALESOPERACIONALES
PLANES PLANES DEDE
EMERGENCIAEMERGENCIA
CONTROL DE CONTROL DE PROVEEDORESPROVEEDORES
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
PO
LIT
ICA
Sistema de Gestión de Seguridad Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud Ocupacional y Salud Ocupacional
OHSAS 18001
Peligro:Origen o situación con un
potencial de causar daños
Riesgo:Combinación de la probabilidad y
las consecuencias de la ocurrencia de un suceso peligroso.
La organización deberá establecer procedimientos para la continua identificación de peligros, evaluación de riesgos y la implementación de medidas de control necesarias.
Se deben incluir: Actividades rutinarias y no rutinarias. Actividades de todo el personal que
acceda a las instalaciones. Instalaciones en el lugar de trabajo.
Identificación de Peligros, Evaluación Identificación de Peligros, Evaluación
y Control de Riesgosy Control de Riesgos
VIDEO
RIESGOAgotamiento,
cansancio
PELIGROExposición al Calor
PELIGRO vs. RIESGOPELIGRO vs. RIESGO
La Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional nos conduceLa Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional nos conduce
a identificar los peligros en nuestras actividades determinando los riesgos a identificar los peligros en nuestras actividades determinando los riesgos intolerables, para definir acciones que nos permitan evitarlosintolerables, para definir acciones que nos permitan evitarlos
PELIGROPELIGRO RIESGORIESGORUIDORUIDO SOBREEXPOSICIÓN AL RUIDOSOBREEXPOSICIÓN AL RUIDO
HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS DEFECTUOSASDEFECTUOSAS GOLPES Y CORTESGOLPES Y CORTES
EXPOSÍCIÓN AL CALOREXPOSÍCIÓN AL CALOR CANSANCIO MENTALCANSANCIO MENTAL
POSTURAS INADECUADASPOSTURAS INADECUADAS PROBABILIDAD DE ENFERMEDAD PROBABILIDAD DE ENFERMEDAD OSTEOMUSCULAROSTEOMUSCULAR
GASES Y VAPORESGASES Y VAPORES SOBREEXPOSICIÓN A SUSTANCIAS SOBREEXPOSICIÓN A SUSTANCIAS QUIMICASQUIMICAS
POLVOSPOLVOS SOBREEXPOSICIÓN AL POLVOSOBREEXPOSICIÓN AL POLVO
PELIGRO vs. RiesgoPELIGRO vs. Riesgo
• FISICOS
• QUÍMICOS
• BIOLOGICOS
• ERGONÓMICOS
• MECÁNICOS
• FÍSICOS QUÍMICOS
• LOCATIVOS
• PSICOSOCIALES
Tipos de PeligrosTipos de Peligros
Maquinas sin guardas
Herramienta defectuosa
Vehículos en mal estado
Calderos sin mantenimiento
MecánicosMecánicos
Alta tension
Baja tension
Eléctricidad estática
EléctricosEléctricos
Físico - químicosFísico - químicos
Incendios
Explosiones
ErgonómicosErgonómicos
Posturas inadecuadas
Movimientos Repetitivos
Levantamiento de cargas
Sobreesfuerzos
Niveles de riesgosNiveles de riesgos Magnitud de
RiesgoGrado de Riesgo Descripción Calificación
61 a 64 InaceptableNo se debe comensar ó continuar el trabajo hasta que se reduzca el nivel de riesgo a Moderado. Si no es pos ible reduci r el riesgo, aún con recursos i l imitados , debe prohibi rse el trabajo.
SIGNIFICATIVO
32 a 60 Alto Riesgo
En trabajos a ejecutarse, no debe empezarse el trabajao hasta reduci r el riesgo a Moderado. En trabajos en ejecución ,se puede continuar el trabajo s i se emite permisos de trabajo especia les y la supervis ión adicional apl icable. Apl icar acciones correctivas para la reducción a riesgo Moderado y poder empezar otro trabajo a rea l i zar. Se puede cons iderar recursos cons iderables para el control del riesgo.
SIGNIFICATIVO
9 a 31 Moderado
Se debe rea l i zar acciones especia les para la reducción del riesgo. Las acciones deben implementarse de manera oportuna. Cuando el riesgo moderado se encuentra asociado a una consecuencia extremadamente dañinas ( morta l o muy grave), se precisará una acción posterior para establecer, con mas precis ión,la probabi l idad de daño como base para determinar la neces idad de mejora de las medidas de control .
NO SIGNIFICATIVO
5 a 8 TolerableNo se neces i ta implementar acciones preventivas .Si embargo, se deben implementar acciones rentables que no originen carga económica.
NO SIGNIFICATIVO
1 a 4 Trivial No se requiere optar por ninguna acción. NO SIGNIFICATIVO
Permite la Integración con otros Sistemas de Gestión
MEDIO
AM
BIENTE
ISO 1
4000
CALIDAD
ISO 9001
SEGURIDAD OHSAS 18000
OTRAS VARIABLES
POLITICAS COMUNES
Elementos de Integración
Con elementos de sistema de gestión existente (SIG):
• Políticas.
• Programas de objetivos y metas.
• Estructura organizacional, responsabilidades, recursos.
• Documentación y Control de la Documentación.
• Control de Registros.
• Capacitación y Entrenamiento.
• Sistemas de Auditorias Internas.
• No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas.
• Sistemas de medición y monitoreo.
• Comunicación y reporte.
• Revisión por la Dirección.
Modelo de mejoramiento continuo
MEJORAMIENTO CONTINUO
4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 POLITICA AMBIENTAL
4.3 PLANIFICACION
4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros
Requisitos4.3.3 Objetivos, Metas y Programas
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.4.1 Recursos, Funciones, responsabilidad y Autoridad
4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia
4.4.3 Comunicación4.4.4 Documentación4.4.5 Control de documentos4.4.6 Control operacional4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia
4.5 VERIFICACION
4.5.1 Seguimiento y Medición 4.5.2 Evaluación de Cumplimiento Legal4.5.3 No conformidad y acción
correctiva y preventiva4.5.4 Control de Registros 4.5.5 Auditoría Interna
4.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN
Comparación entre Sistemas de Gestión
Elemento / Sistema
Gestión de la Calidad
Gestión AmbientalGestión de
Seguridad y Salud Ocupacional
Punto central Expectativas del cliente sobre el producto o servicio
Impactos sobre el ambiente
Impacto sobre el trabajador
Contacto Cliente Cliente, comunidad, medio ambiente, administración
(grupos de interés)
Trabajador, empresa, (grupos de interés)
Objetivo Satisfacer a los clientes
Eficacia de los Procesos
Mejorar los costos
Reducir impactos negativos.
Cumplir la normativa ambiental
Prevenir riesgos y accidentes
Cumplir con normativa de seguridad vigente
Propuesta Hacer lo correcto Hacer lo correcto Hacer lo correcto
Capítulo 1
ASPECTOS CLAVESDEL SIG
PARTE II
1. Cumplimiento de Requisitos
2. Definición de un Método de Trabajo
3. Ejecución del Método de Trabajo
4. Medición de Resultados
5. Toma de Acción basándose en los Resultados
ASPECTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
Cumplimiento de Requisitos- Requisitos de las Partes Interesadas - Requisitos Legales y Reglamentarios- Requisitos de las Normas- Requisitos de la Organización
Definición de un Método de Trabajo- Establecer los Procesos de la Empresa- Definir los Procedimientos ( forma DEFINIDA Y CONCRETA de realizar un Proceso)- Determinar las responsabilidades del Personal que influye de manera directa en al
realización del proceso
ASPECTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
Mencione desde el punto de vista de un auditor las
evidencias que deberian solicitarse para cada requisito de la norma
ISO 18001:2007
TALLER 3
Ejecución del Método de TrabajoUna vez definido un Método de Trabajo en los procedimientos, el Sistema de Gestión debe asegurar que se cumplan los requisitos que en ellos se ha determinado
Medición de los ResultadosLos procesos se deberán controlar para verificar que cumplen con los Requisitos que hemos definido inicialmente
Toma de Acción basándose en los ResultadosLos Resultados una vez analizados nos servirán de base para introducir los cambios en nuestro Sistema de Gestión que supongan mejoras
ASPECTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
PARTES INTERESADAS(stakeholders)
CLIENTESRequisitos
DUEÑOSRENTABILIDAD
PROVEEDORESSOCIOS
ORGANIZACIÓN
SOCIEDADMEDIO
AMBIENTE
PERSONAL PROPIO
Todos los sistemas de gestión requieren de auditorias internas para verificar la
efectividad.
Efectividad
La medida en que se alcanzan OBJETIVOS al desarrollar PLANES OPERATIVOS O
PROGRAMAS
EFECTIVIDAD DEL SIG
SISTEMAGESTION
LOGRAR SATISFACCION
CLIENTE Y/OP. INTERESADAS
MEJORAMIENTOCONTINUO
CARACTERISTICASOSTENIDA
CONSISTENTE
CUMPLIRREQUISITOS
CalidadSeguridad y Salud
Ambientales
ENFOQUECLIENTE/P. INTER.
MEDICIONControl Incidentes
(Riesgos e Impactos)
• AUDITORIAS• REV. X GERENCIA• ACC. CORR / PREV• POLITICA• ANALISIS DE DATOS
CARACTERISTICA SOSTENIDA Y CONSISTENTE
LOGRAR LA SATISFACCION DE
NORMA INTERNACIONAL
GESTION DE
CALIDAD
CLIENTE ISO 9001
GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
TRABAJADORES, CLIENTES,
PROVEEDORESOHSAS 18001
GESTION
AMBIENTAL
STAKEHOLDER
SOCIEDAD,
GOBIERNO
ISO 14001
SISTEMAS DE GESTION
MEJORAMIENTO CONTINUO
Ciclo de Deming
ACTUAR PLANEAR
VERIFICAR HACER
SISTEMA
COMERCIAL DISEÑO
CLIENTE
PRODUCCIÓN
COMPRAS
P
EC
A
ALMACEN
DESPACHO
CLIENTECLIENTE
INTERNOCLIENTEINTERNO
PROCESOSDE APOYO
CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Ciclo de Deming
PEC
AP1
E1C
A
P2
E2
AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Proceso sistemático e independiente con el fin de determinar si las
actividades y los resultados referentes a la Calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambientales satisfacen las disposiciones
preestablecidas, y si estas disposiciones son aplicadas en forma
efectiva y son apropiadas para alcanzar los Objetivos.
AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Los principales Objetivos de una Auditoria:
Determinar si el SIG está implementado y si es Efectivo,
Determinar si los Documentos (Manuales, Procedimientos Operativos,
Procedimientos de Apoyo, Instrucciones u Otros) cumplen los Requisitos especificados
de las Normas,
Verificar si los Documentos están Implementados
AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Los principales Objetivos de una Auditoria:
Verificar si las Personas que están realizando las Tareas comprenden y siguen los
Procedimientos e Instrucciones descritas,
Evaluar si los Servicios cumplen los Requisitos de Calidad, Seguridad y Salud
Ocupacional y Ambientales especificados y si satisfacen las expectativas de las Partes
interesadas,
Evaluar la necesidad de Mejoras en el Sistema y/o Acciones Correctivas o Preventivas
para el mantenimiento del SIG
Herramienta de la Alta Dirección para verificar la adecuación del Sistema de Gestión para cumplir los Objetivos propuestos.
Los Aspectos más importantes que deben ser considerados para una Auditoria Efectiva son:
Debe ser independiente y no tendenciosa- los Auditores deben ser independientes de cualquier responsabilidad sobre la Actividad que está siendo Auditada.
Debe ser cuidadosamente documentada y planificada.
Las Observaciones deben ser realizadas sobre la base de Evidencias Objetivas y no de opiniones.
No debe ser una verificación realizada de sorpresa o una Actividad considerada secreta. Por el contrario, debe ser realizada en forma planificada, documentada , con objetivos bien definidos y cuya metodología es comunicada a los Auditados
AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Capítulo 2
COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
PARTE II
I. CONOCER LOS PROCESOS QUE SE VA A AUDITAR
II. CONOCER LAS NORMAS SOBRE LA CUAL SE VA A
AUDITAR
III CONOCER TECNICAS DE AUDITORIA
REQUISITOS GENERALES PARA UN AUDITOR
Generalidades
La credibilidad y aporte del Proceso de Auditoría depende de la Competencia
del personal que lleva a cabo la Auditoría.
Para llegar a ser Auditor, una persona debe tener:
Las cualidades personales requeridas.
La aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades requeridos para
auditar.
Competencia de los Auditores
Son los medios por los que una persona adquiere los conocimientos y
habilidades apropiadas para llegar a ser un auditor. También son
indicadores de competencia.
La formación académica,
La experiencia laboral,
La capacitación como auditor, y
La experiencia en auditorias,
Competencia de los Auditores
Competencia de los Auditores
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
CONOCIMEINTO Y HABILDADES
GENERICOS(7.3.1, 7.3.2)
CALIDAD
CONOCIMIENTOS YHABILIDADESESPECIFICAS DE LA CALIDAD ( 7.3.3 )
OTROS
CONOCIMIENTOSY HABILIDADESESPECIFICAS ( 7.3.4 )
FORMACIONACADEMICA
EXPERIENCIALABORAL
EXPERIENCIAEN AUDITORIAS
ATRIBUTOS PERSONALES
CAPACITACIONDE AUDITOR
( 7.4 )
( 7.2 )
Ético (imparcial, sincero, honesto, y discreto),
De actitud abierta (considerar otros argumentos),
Diplomático (en las relaciones con la gente),
Observador (entornos físicos y de las actividades),
Perceptivo (entender y adaptarse a situaciones),
Versátil (adaptarse a diferentes situaciones),
Tenaz (persistente, logro de los objetivos),
Decisivo (tomar decisiones)
Objetivo (basarse en hechos),
Independiente (capaz de actuar y funcionar solo),
Puntual (a nivel ejemplar).
Atributos personales
Los auditores deben tener Conocimientos y Habilidades en las
siguientes áreas:
Norma a auditar,
Principios, procedimientos y técnicas de auditoría
Documentos del SIG y de referencia
Particularidades de la organización
Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables.
Conocimientos y Habilidades
El Jefe del Equipo Auditor debe tener Conocimientos y
Habilidades adicionales. Debe ser competente para:
Planificar la Auditoría
Representar al Equipo Auditor ante los Auditados
Dirigir al Equipo Auditor
Orientar a los Auditores en formación
Prevenir y resolver conflictos,
Preparar el informe de Auditoría
Conocimientos y Habilidades
Formación Académica, Experiencia Laboral, Capacitación como Auditor y Experiencia en Auditorías
Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona
debe haber:
Completado una formación académica suficiente para permitir la adquisición de los
conocimientos y habilidades definidas .
Tener experiencia laboral en una posición técnica de gestión o profesional que haya
implicado el ejercicio del juicio, resolución de problemas y comunicación con personal directivo
o profesional, clientes u otras partes interesadas.
Auditores
Parte de la Experiencia Laboral debe ser en una posición donde las actividades realizadas
contribuyan al desarrollo del conocimiento y habilidades en:
Área de gestión de la calidad para auditores de SGC
Área de gestión de la seguridad y salud ocupacional para auditores del SGSSO
Área de gestión ambiental para auditores del SGA
Formación Académica, Experiencia Laboral, Capacitación como Auditor y Experiencia en Auditorías
Auditores
Capacitación como Auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y
habilidades. La capacitación podría ser proporcionada por la propia organización de la persona
o por una organización externa.
Experiencia en auditorias en las actividades descritas en el párrafo 6. Esta
experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisión y orientación de un auditor
calificado, en la misma disciplina.
Formación Académica, Experiencia Laboral, Capacitación como Auditor y Experiencia en Auditorías
Capítulo 3
INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORIAS INTERNAS
Norma ISO 19011:2011
PARTE II
•La norma ISO 19011 ha reemplazado a la Norma ISO 10011 Parte 1, 2 y 3 – Auditorias de la CalidadNormas ISO 14010, 14011 y 14012 – Auditorias Ambientales
•Abarca a todas las organizaciones que tienen que:Realizar auditorias internas o externas de SISTEMAS DE GESTIONGestionar un programa de auditoria
•Está prevista para aplicarla a una amplia gama de usuarios potenciales, incluyendo:
Auditores Organizaciones que estén implementando SISTEMAS DE GESTION
ISO 9001 – ISO 14001 – ISO 27001 –ISO 22000 – ISO 28000 – OHSAS 18000 Organizaciones involucradas en la:
Certificación o formación de auditores. Certificación de SSTEMAS DE GESTION Acreditación
Esta norma es la base para conducir una auditoria, esta puede ser auditorías internas, auditorías a proveedores y auditorías a cargo de terceros o certificaciones.
LINEAMIENTOS DE LA NORMA ISO 19011
DEFINICIONES
3.1 Auditoria
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de
auditoria y evaluarla de manera objetiva a fin de determinar la extensión en que cumplen
los criterios de auditoria.
Objetivo: Determinar si el SGC (8.2.2 – ISO 9001):a. Es conforme con las disposiciones planificadas,
con los requisitos de la Norma ISO 9001, y con los requisitos del SGC establecidos por la organización.
b. Se ha implementado y se mantiene en forma eficaz.
SEGUNDA PARTE
ENFOQUE DE CLIENTE
PRIMERA PARTE
AUDITORIAS INTERNAS
AUDITORIAS
TERCERA PARTE
ORGANISMOACREDITADOR
ORGANISMOCERTIFICADOR
CLIENTE
DEFINICIONES
DEFINICIONES
3.2 Criterios de Auditoria
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
3.3 Evidencia de Auditoria
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios
de auditoria y que son verificables.
3.4 Hallazgo de Auditoria
Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada frente a los criterios de
auditoria.(Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoria como oportunidades de mejora)
3.5 Conclusiones de Auditoria
Resultado de una auditoria, que proporciona al equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria
y todos los hallazgos de la auditoria.
DEFINICIONES
3.6 Cliente de la Auditoria
Organización o persona que solicita una auditoria.
3.7 Auditado Organización que es auditada.
3.8 AuditorPersona con la competencia para llevar a cabo una
auditoria.
3.9 Equipo Auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos.
3.10 Experto Técnico
Persona que aporta conocimiento o experiencia específicos al equipo auditor.
DEFINICIONES
3.11 Programa de Auditoria
Conjunta de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específicos.
3.12 Plan de Auditoria
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
3.13 Alcance de la auditoria
Extensión y límites de una auditoria.
3.14 Competencia
Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Principios referidos al AUDITOR:Conducta ética: El fundamento de profesionalidad.Presentación ecuánime: La obligación de informar con sinceridad y exactitud.Debido cuidado profesional: La aplicación de la diligencia y criterio de la auditoria.
Principios referidos a la AUDITORIA:Independencia: La base para la imparcialidad y la
objetividad de las conclusiones de la auditoria.Enfoque basado en la evidencia: La base racional
para alcanzar conclusiones fidedignas y reproducibles.
REQUISITOS PARA UNA AUDITORIA EFECTIVARequisitos fundamentales para una Auditoria Efectiva:
– Apoyo de la dirección– Auditores entrenados– Independencia de los auditores– Acceso a la documentación del SGC– Acceso a todos los niveles gerenciales– Procedimiento de auditoria definido
GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Establecimiento del Programa (5.2, 5.3)
Autoridad para el Programa (5.1)
Implementación del Programa (5.4, 5.5)
Seguimiento y revisión del Programa (5.6)
Competencia y evaluación de los
Auditores (7)
Actividades de Auditoria (6)
Mejora del Programa (5.6)
PLANIFICAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Establecimiento del Programa (5.2, 5.3)
Autoridad para el Programa (5.1)
Implementación del Programa (5.4, 5.5)
Seguimiento y revisión del Programa (5.6)
Competencia y evaluación de los
Auditores (7)
Actividades de Auditoria (6)
Mejora del Programa (5.6)
Objetivo y amplitudResponsabilidadesRecursosProcedimientos
Establecer, implementar, hacer seguimiento y mejorar Programa
Identificar los recursos necesarios y asegurarse que se proporcionan
Elaboración del calendario de auditorias
Evaluación de auditoresSelección del equipo auditorConducción de las actividades de la Auditoria
Control de registros
Seguimiento y revisiónIdentificación de necesidades de
acciones correctivas y preventivas
Identificación de oportunidades de mejora
COMPETENCIA DEL AUDITOR
Atributos personales
Conocimientos y habilidades
específicos de medio ambiente
7.3.4
Conocimientos y habilidades
específicas de calidad7.3.3
Conocimientos y habilidades genéricos
7.3.1 y 7.3.2
Competencia
Experiencialaboral
Experiencia laboral en auditorías
7.4
Formación como auditor
CalidadMedio
ambiente
Educación
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación
regular en auditorías.
ÉticoDe mentalidad
abiertaDiplomáticoObservadorPerceptivoVersátilTenaz DecididoSeguro de sí
mismo
Principios, procedimientos y técnicas de auditoria
Documentos del SGSituaciones (entender contexto de
la organizaciónLeyes, reglamentos y otros
requisitos aplicables
Métodos y técnicas relativas a la calidad:
Gestión de sistemas de calidad y su aplicación
CEP, FMEA, etc.Terminología del sector
VISIÓN GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA
Revisión de la documentación (6.3)
Preparación de las actividades de auditoria in situ (6.4)
Actividades in situ (6.5)
Inicio de la Auditoria (6.2)
Preparación, aprobación y distribución del Informe de Auditoria (6.6)
Finalización de la Auditoria (6.7)
Seguimiento de la Auditoria (6.8)
La planificación y forma de llevar a cabo actividades de auditoría ...
... y su grado de aplicación depende del alcance y complejidad.
• Los registros deben conservarse• los registros relacionados con auditorías individuales, tales
como:– planes de auditoría– informes de auditoría– informes de no conformidades– informes de acciones correctivas y preventivas, e– informes del seguimiento de la auditoría, si es aplicable
• resultados de la revisión del programa de auditoría• registros relacionados con el personal de la auditoría tales
como:– competencia del auditor y evaluación desempeño– selección del equipo auditor, y– mantenimiento y mejora de la competencia
• Los registros deberían conservarse y guardarse con la seguridad apropiada
CONTROL DE REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
3. PLANIFICAR UNA AUDITORIA INTERNA
P H
VA
P
3.1 Inicio de la auditoria interna
3.2 Revisión de la documentación
3.3 Preparación de las actividades in situ
EL ÉXITO O FRACASO DE UNA AUDITORÍA DEPENDE DE LA PREPARACIÓN Y
PLANIFICACIÓN
3. PLANIFICAR UNA AUDITORIA INTERNA
Área/ProcesoCláu-sula
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Gestión de la Calidad
AI AI AC
Gerencia General
AI AI AC
Logística AI AI AC
RRHH AI AI AC
Ventas AI AI AC
Producción AI AI AC
Metrología AI AI AC
AI Auditoria InternaAC Auditoria de Certificación
PROGRAMA DE AUDITORIAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Área/Proceso Cláusula May Set Dic
Gestión de la Calidad
4.1, …………………………. AI AI AC
Gerencia General 5 ………………….. AI AI AC
Logística 7.4 ……………… AI AI AC
RRHH 6.6.2 AI AI AC
Ventas 7.2 AI AI AC
Producción 7.5 AI AI AC
Metrología 7.5.1 AI AI AC
AI Auditoria InternaAC Auditoria de Certificación
PROGRAMA DE AUDITORIAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
TALLER Nº 4TALLER Nº 4
ELABORAR UN PROGRAMA DE AUDITORIA
3.1 INICIO DE LA AUDITORIA INTERNAA. DESIGNACIÓN DE LÍDER DE EQUIPO AUDITOR – Funciones:
Planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursosComunicaciones con el cliente de la auditoría y el auditadoOrganizar y dirigir a los miembros del equipo auditorProporcionar dirección y orientaciónConducir al equipo auditor llegar a las conclusionesPrevenir y resolver conflictosPreparar y completar el informe de la auditoría.
3.1 INICIO DE LA AUDITORIA INTERNAB. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS DE AUDITORIA:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de GestiónEvaluar la capacidad del Sistema de Gestión para asegurar los requisitos legales y reglamentariosEvaluar la eficacia del Sistema de Gestión para lograr los objetivos planificadosIdentificar oportunidades de mejora del Sistema de GestiónBrindar entrenamiento a los Auditores Internos en formación
3.1 INICIO DE LA AUDITORIA INTERNAC. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR - Considerar:
Objetivos, alcance, criterios y duración estimada de la auditoriaNecesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditorCapacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar con el auditadoAsegurarse que el equipo auditor en conjunto cubra los conocimientos y las habilidades necesarias
Las personas y organizaciones involucradas en una auditoria, deben respetar y apoyar la independencia e
integridad de los auditores.
3.2 REVISIÓN DOCUMENTARIA
Antes de llevar a cabo las actividades en las instalaciones del auditado, se revisa su documentación para determinar la conformidad, incluye
documentos relevantes del SGC, registros y reportes de auditoria interna.
Documentación del Sistema de Gestión
Evaluación
Comunicar
No continuar hasta que se resuelva el problema
Continuar con el proceso
Inadecuada Conforme
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
A. PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA – debería incluir:
Objetivo y AlcanceCriterios de auditoria y documentación de referenciaFechas y lugaresHora y duración estimadaFunciones y responsabilidades de los miembros del Equipo AuditorResponsable del área auditadaReunión de apertura (fecha, hora, local)Reunión de reporte / coordinación del Equipo AuditorReunión de cierre (fecha, hora, local)Itinerario
PLAN DE AUDITORÍA
• 08:00-08:30 REUNIÓN DE APERTURA
• 08:30-10:00 RESPONSABILIDAD DE GERENCIA
• 10:00-11:30 COMPRAS
• 11:30-13:00 RECLAMOS DE CLIENTES
• 13:00-15:00 REFRIGERIO
• 15:00-16:00 CONFECCION DEL INFORME
• 16:00-16:30 REUNIÓN DE CIERRE
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
Auditores
Auditor Líder Auditor 1 Auditor 2
13 enero 2007
AM
5.1 Resp. Dirección5.2 Enf. Cliente 5.3 Política5.4 Planificación
7.1 Planificación de Producción de Prod.7.2.3 Comunicación con el Cliente
7.3 Diseño y Desarrollo
PM5.5 Estructura y Responsab.5.6 Revisión de Gerencia
7.2.3 Quejas de Clientes 7.3 Diseño y Desarrollo
14 enero 2007
AM
6.1 Prov. de Recursos6.2 RR.HH. 6.3 Infraestructura6.4 Amb. de Trabajo
8.5.2 Acción Correctiva8.5.3 Acción Preventiva
7.4 Compras7.5 Producción y Prestación de Servicios
PM4.2.3 Cont. de Documentos4.2.4 Registros de Calidad
8.2.2 Auditorias Internas8.5.1 Mejora Continua
7.5 Producción y Prestación de Servicios (continúa)
15 enero 2007
AM
8.1 General8.2.1 Satisfacción del Cliente
8.2.3 Seguimiento y Medición del Proceso8.2.4 seguimiento y Medición del Producto
7.6 Dispositivos de Medición y Control de SupervisiónPruebas de lab.
PM 8.4 Análisis de Datos 8.3 Control del Producto No Conforme Cierre
Reunión de Apertura: 13 de enero a las 8:30 a.m. Preparado por: ______________________
Reporte Diario: 4:30 p.m. Fecha: ______________________________
Reunión de Cierre: 15 de enero a las 4:00 p.m. Aprobado por: ______________________Almuerzo: 12:00 – 1:00 p.m. Fecha: ______________________________
PLAN DE AUDITORÍA
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
B. PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO:
Revisar el procedimiento Auditoria Interna.Revisar la información pertinente a las tareas asignadasPreparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria:> Listas de verificación> Planes de muestreo de auditoria> Formularios para registrar la información
Nota: Estos registros deben mantenerse por lo menos hasta que termine la auditoria
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
LISTA DE VERIFICACIÓN:Herramienta del equipo auditor para encaminar la AuditoriaAyuda en la entrevistaPermite estructurar la evaluaciónRecordatorioNo limitarse a ellaNo es para interrogarFuentes para elaboración:> Norma aplicable> Análisis de procesos> Conclusiones de la revisión documentaria> Resultados de las auditorias previas.
Nº CONSIDERACIONES COMENTARIO AUDITOR T (MIN)
01 PLAN:
4.1.C, 4.1.D, 4.1.E. Definiciones,
IN / OUT, RECURSOS
Mapa Procesos,
Procedimientos,
8.2.3, 8.3, 8.4,
Requisitos Asociados
15
02 HACER:
Seguir Flujo,
4.1.c, 8.2.3
20
03 VERIFICAR:
8.2.3, 8.4, Análisis
10
04 ACTUAR:
5.5.2, 5.6, 8.2.2, 8.2.3
05 REGISTROS
TOTAL MINUTOS 45
LISTA DE VERIFICACIONAREA POR AUDITARFECHAAUDITOR
3.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN SITU
TALLER Nº 5TALLER Nº 5
ELABORAR UNA LISTADE VERIFICACION
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
P H
VA
P
4.1 Realización de las actividades de auditoria in situ
4.2 Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoria
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
LA ENTREVISTA ES EL PUNTO MAS IMPORTANTE DE LA AUDITORIA
H
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO DE AUDITORÍA INTERNA
PROGRAMA
PLAN DE AUDITORÍAACTIVIDADES
OBJETIVOS
DIFUSION
AUDITORÍA
INFORME
REVISIÓN
DEL INFORME
ENTREGA DEL INFORME
HALLAZGOS
SEGUIMIENTO
EJECUCIÓN
APERTURA
CAMBIOS
ACTUALIZAR
CIERRE
PROGRAMA DE AUDITORIA
Definición Programa de Auditoria
( 5.2, 5.3 )
- Objetivos y Extensión
- Responsabilidades
- Recursos
- Procedimientos
Implementación Programa de Auditoria
( 5.4, 5.5 )
- Elaboración Calendario
- Evaluación de Auditores
- Selección Equipo Auditores
- Conducción Actividades de auditoria
- Registros
Monitoreo y Revisión del Programa
( 5.6 )
- Seguimiento y Revisión
- Identif. de Acciones Correctivas y Preventivas
- Ident. Oportunidades de Mejora
Mejora del Programa De Auditoria ( 5.6 ) Actividades de
Auditoria Cap. 6
CompetenciaAuditores Cap. 7
P
H
C
A
Deberá considerar:
a) La comunicación del programa
b) La coordinación y elaboración del calendario de auditorías
c) El proceso de evaluación de los auditores internos
d) Selección del equipo de auditores
e) Provisión de los recursos
f) Cumplimiento del programa
g) Asegurar el control de los registros de la auditoría
h) Revisión y aprobación de los informes de auditoría
i) Seguimiento de la auditoría.
Implementación del Programa de Auditoría
Los registros incluirán:
Registros Individuales:planes de auditoríainformes de auditoríainforme de no conformidadesinforme de acciones correctivas y preventivas, eInforme del seguimiento de la auditoría.
Resultados de la Revisión del Programa de Auditoria:
Registros del personal de Auditores tales como:Evaluación del AuditorSelección del equipo AuditorCapacitación de Auditores
Registros del programa de Auditoría
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
A. REUNIÓN DE APERTURA - Propósito:Confirmar plan de auditoriaProporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de la auditoriaConfirmar los canales de comunicaciónProporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas
NOTA:> Debe ser presidida por el Auditor Líder> En organizaciones pequeñas puede consistir en
comunicar que se está realizando la auditoria y explicar su naturaleza.
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
A. REUNIÓN DE APERTURA - Agenda:Presentación de los auditoresObjetivo, alcance y criterios de la auditoriaMétodos y procedimientos a utilizarAcordar el itinerarioConfirmar disponibilidad y funciones de guías y observadoresDisposiciones logísticasConfidencialidad
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
B. COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA:Entre miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoria y reasignar funciones.Informar al auditado del progreso de la auditoria. Las evidencias significativas deberían ser comunicadas sin demora al auditado.Acciones de reconfirmación del plan de auditoria
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
C. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS GUIAS Y OBSERVADORES:
Guías y Observadores> Pueden acompañar al equipo auditor, pero no forman
parte del mismo> No deben influir ni interferir en la auditoria
Guías> Deben asistir al equipo auditor a solicitud:
– Establecer contactos y horarios de entrevistas– Acordar las visitas– Dar a conocer y hacer respetar las disposiciones de
protección y seguridad– Pueden ser testigos de la auditoria en nombre del
auditado– Proporcionar declaraciones a solicitud del auditor o
ayudar en la recopilación de información
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
D. RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Método:EntrevistasObservación de las actividadesRevisión de documentos
Criterios de Evaluación:La existenciaFunciona correctamenteEs efectivo
Considerar:Listas de verificaciónPrecisar las anotacionesBuscar evidencias de auditoriaHablar con las personas que ejecutan las actividadesSolicitar registros
PASOS PARA AUDITAR CORRECTAMENTENº CONSIDERACIONES
PLANEAR Infórmese del proceso que va auditar. Tener en cuenta consideraciones especiales (método de trabajo,
características (personalidad) del auditado, otras consideraciones). Ponga cómodo al entrevistado. Déle confianza.
HACER ¿Me puede explicar su trabajo? ¿Qué hace?. Me puede explicar ¿Cómo lo hace? ¿Está regulado por una norma, ley o directiva superior? ¿Existe un documento escrito? ¿Me lo puedes mostrar? Evidencias de documentos escritos. Verificar que se realizan las actividades de acuerdo a lo declarado
VERIFICAR ¿Cómo evidencias sus actividades? Evaluar los registros declarados. ¿Cuál es el resultado? (registros - evidencias). Indicadores de Gestión
ACTUAR Informe al Auditado los Hallazgos encontrados. Prepare los registros para evidenciar las No Conformidades
¿QUE? (para solicitar una aclaración).
¿POR QUE? (para aclarar la causa)
¿CUANDO? (para tener información temporal)
¿COMO? (para informarse de método)
¿DONDE? (para informarse del lugar)
¿QUIEN? (para informarse de la persona)
Estos “amigos” deben ser profundamente empleados por el Auditor y además siempre se puede añadir después de cualquier respuesta....
“¿Tendría inconveniente en mostrármelo?”....
ENTREVISTA
Requisito de la NormaBase del SGC
¿Existe un Documento, Procedimiento,
Instrucción, etc?
NOHallazgo (si lo pide la norma)
SI
¿El Sistema, Procedimiento o Instrucción
se Aplica?
NO
Hallazgo
SI
¿El Sistema, Procedimiento o Instrucción
Opera con Efectividad?
NO
Hallazgo
SI
OK
SECUENCIA PARA EVIDENCIAR LA ACTIVIDAD
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN QUE DEBEN SER AUDITADOS
PERSONAL
PR
OC
ES
O
MAQUINARIA
DO
CU
ME
NT
AC
IÓN
Definido, secuencia, eficaz, eficiente
Identificación, condiciones,
ambiente, capacidad, etc.
Condición de la revisión, completo, conciso, aprobado,
disponible, etc.
Comprensión, entrenamiento,
motivación.
(1) LUZ RADIAL DISEÑO (mm)
(2) LECTURA ANTERIOR (mm)
(3) LECTURA ACTUAL (mm)
(1-3) DIFERENCIA (mm)
(1) LUZ RADIAL DISEÑO (mm)
(2) LECTURA ANTERIOR (mm)
(3) LECTURA ACTUAL (mm)
(1-3) DIFERENCIA (mm)
INSTRUMENTO 1:
INSTRUMENTO 2.
CALIBRADO POR:
TALLER:
JEFE DE TALLER:
DIVISION DE MECANICA Y MAQUINADO
REVISADO POR:C. SAENZ P.R: 1839
APROBADO POR: C de F. V. POMAR C.CARLOS TORRES C. P.R: 7432
ING. SILVIO ESPINOZA
OBSERVACIONES:
MICROMETRO Nº 594 Nº DE SERIE
FILER Nº 21 Nº DE SERIE
0.00 0.00 20.300 0 1.45 0
PATIN DEBABOR
0 0.30 0.00 4.200.5 0 5.05 0
PATIN DEESTRIBOR
EJEALTOALTO BAJO ER. BR.
BOCINA LADO "A" BOCINA LADO "B"
EQUIPO: ESTABILIZADOR
RN: RNOOO801 0-005-3-000-2 PROYECTO: UNIDAD 1O.T:
TRABAJO: CALIBRACION LUCES DE PATINES DE TURBINAS
SISTEMA: SISTEMA HIDRAULICO DE BALANCE
PLANILLA DE CALIBRACION Nº 028AREA TOMA HSD 1 FECHA: 05-02-2001
0.23
0.20 0 0.25 0
0.08 0 0 0.10
BOCINA LADO "C"DESCRIPCION
BAJO ER. BR. ALTO BAJO ER. BR.
ARRIBA
ABAJO
BABOR ESTRIBORPROAPOPA
FECHACODIGO
IDENTIFICARQUIEN LO EJECUTO
ORDEN DETRABAJO
DATOS DELTRABAJO
Vº BºAUTORIZADO
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
E. GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA:
EVIDENCIA DE
AUDITORIA
CRITERIO DE
AUDITORIA
HALLAZGO DE
AUDITORIA
No Conformidad MayorNo Conformidad MenorObservación
Grave falta detectada en el SGC, ocasionada por:
Repetición sistemática de NC menores
Incumplimiento total de un requisito de las norma, un requisito del Cliente o un requisito legal.
Falta de evidencias de acciones correctivas de las deficiencias detectadas durante las auditorias internas
NO CONFORMIDAD MAYOR
DEBEN SER SOLUCIONADAS INMEDIATAMENTE
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
• No se ha implementado un procedimiento documentado
• No se ha documentado un procedimiento requerido.
• Varios incumplimientos menores del mismo requisito.
• No evidencias de la capacitación recibida.
• No existen registros de calibración.
• No existe un tratamiento para los reclamos.
• Excesivo número de reclamos del cliente.
• No conformidad menor no levantada adecuadamente.
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
NO CONFORMIDAD MAYOR - EJEMPLOS
Deficiencia aislada detectada en el SGC ocasionada por:
Incumplimiento de alguna actividad o de un procedimiento.
No elaborar en forma adecuada los registros.
Acciones correctivas de una auditoría interna que aún no se han completado.
DEBEN SER RECTIFICADAS DENTRO DE UN PLAZO DE TIEMPO RAZONABLES
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
NO CONFORMIDAD MENOR
Se identificó un lote de material sin estado de inspección.
Instrucción de trabajo sin registro de aprobación (firma del Gerente)
Se entrevistaron a 10 operarios 1 no supo explicar la política de calidad.
Falla aislada del proceso productivo
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
NO CONFORMIDAD MENOR - EJEMPLOS
•Una condición indeseable pero no existe evidencia objetiva suficiente para llamarla no conformidad.
•Ejemplos:
– Registros almacenados en una atmósfera adversa pero no se han deteriorado
– Actas de la revisión de gerencia no tienen los detalles suficientes
– Los auditores internos no registran suficientes detalles de auditoria
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
OBSERVACIÓN
¿CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD?
UBICACIÓN
Dónde se encuentra el hallazgo?
e.g.En el área de
ensamblajeEn la oficina del
Jefe de Taller
DESCRIPCIÓN+Cuál es el Hallazgo?
e.g.No tienen firma de
liberaciónNo se demostró
evidencia de competencia del personal
EVIDENCIA+Cómo lo puedo
demostrar?
e.g.Durante la
entrevista con el Jefe de Calidad
3 de 5 órdenes de entrega
REFERENCIA+Con qué incumple?
e.g.Requisito 5.6.1 de
la norma ISO 9001:2000
Apartado 3.1 del procedimiento P04 Recepción
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
Se detectan 9 partidas de producto “Aditivo PS 274” localizadas en el almacén de materias primas sin identificar su estado respecto los requisitos de seguimiento y medición del procedimiento POC-01.
En algunos casos se detecta una falta de rigor en el cumplimiento de los informes de no conformidades definidos en el POC-08, tales como los casos: Informe X no indicada fecha ni responsable, Informe Y no está completa la no conformidad y no está firmado.
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
¿CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD? EJEMPLOS
TALLER Nº 6TALLER Nº 6
IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y REDACCION DE LAS NO CONFORMIDADES
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
F. PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE AUDITORIA:
El Equipo Auditor debería reunirse antes de la Reunión de Cierre:
Revisar los hallazgos y cualquier otra informaciónAcordar las conclusionesPreparar recomendaciones, si fuese pertinente
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
G. REUNIÓN DE CIERRE - Propósito:Presentar hallazgos y conclusiones de la auditoriaAcordar el intervalo de tiempo para presentar el plan de acciones correctivas y preventivasDiscutir cualquier opinión divergente entre el auditado y el auditor y, si es posible, resolverse.Presentar la recomendaciones de mejora (no obligatorias)Aclarar cualquier malentendido.
NOTA:> Debe ser presidida por el Auditor Líder> En organizaciones pequeñas puede consistir en
comunicar los hallazgos y conclusiones de auditoria.
4. HACER UNA AUDITORIA INTERNA
G. REUNIÓN DE CIERRE - Agenda:Presentación de los auditores, si es necesarioPropósito de la reunión de cierrePresentar hallazgos Responsabilidad de la organización auditada para determinar el alcance de la acción correctivaContenidos del informe de auditoriaCuándo se emitirá el informe de auditoriaAgradecer a la organización auditada
TALLER Nº 7TALLER Nº 7
EJERCICIO DE AUDITORIA INTERNA
4.2 PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
A. PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORIA:
El Auditor Líder debería ser responsable de la preparación y contenido del Informe.El Informe debe:> Proporcionar un registro completo, preciso, conciso y
claro.> Emitirse en el periodo acordado.> Ser fechado, revisado y aprobado de acuerdo al
procedimiento respectivo.> Distribuirse a los receptores designados por el Cliente
de la Auditoria.
El Informe es propiedad del Cliente de la Auditoria (equipo auditor debe mantener confidencialidad).
4.2 PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
A. PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORIA - Contenido:
Objetivos y alcanceIdentificación del Equipo AuditorFechas y lugaresCriterios de auditoriaHallazgosConclusiones
Podría incluir:> Áreas no cubiertas> Opiniones divergentes> Recomendaciones de mejora> Anexos
6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría
Previo a la reunión final ( cierre ) el equipo auditor debe:
Revisar los hallazgos de auditoria y cualquier otra información
apropiada frente a los objetivos de misma,
Tomar acuerdos con relación a las conclusiones teniendo en cuenta
el grado de certidumbre del muestreo,
Preparar las recomendaciones,
Discutir el seguimiento si esta incluido en el plan.
6.5 Realización de la Auditoría
6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría
– Ayuda práctica:
Las conclusiones de la Auditoría pueden llevar recomendaciones
relativas a:
• las mejoras,
• el negocio,
• las relaciones,
• la certificación o registro, o
• futuras actividades de auditoría. (Sólo si está especificado en los
objetivos de auditoría)
6.5 Realización de la Auditoría
6.5.7 Realización de la Reunión Final
Se realizará una reunión final (cierre), para presentar los hallazgos de la
auditoría y las conclusiones, de tal manera que sean comprendidas y
reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es aplicable, sobre el
plazo en que el auditado presentará el plan de acciones correctivas. los
participantes de la reunión incluirán al auditado y pueden incluir al cliente y otras
partes.
Cuando es necesario, el auditor jefe informará sobre el grado de incertidumbre
de las conclusiones.
6.5 Realización de la Auditoría
6.6.1 Preparación del informe de auditoría
El Auditor jefe será responsable de la preparación y el contenido del informe de auditoria.
El informe de auditoría debe incluir o hacer referencia:
Los objetivos de la auditoría,
El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la
organización y unidades funcionales o procesos auditados y el período de tiempo
cubierto,
La identificación del cliente de la auditoría,
6.6 Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría
6.6.1 Preparación del Informe de Auditoría
El informe de auditoría debe incluir o hacer referencia:
La identificación del Jefe y de los miembros del Equipo Auditor,
Las fechas y lugares de la auditoría,
Los Criterios de la Auditoría,
Los Hallazgos de la Auditoría, y
Las Conclusiones de la Auditoria
Otros....
6.6 Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría
6.6.2 Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría
El informe de auditoría debe emitirse en el plazo acordado. deberá estar
fechado, revisado y aprobado de acuerdo con el procedimiento
documentado.
Una vez aprobado, será distribuido a los receptores designados por el
cliente de la auditoría.
Los miembros del equipo auditor mantendrán la debida confidencialidad
sobre el informe.
6.6 Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría
FUENTES DE INFORMACION
RECOPILACION MEDIANTE MUESTREO APROPIADO Y VERIFICACION
EVALUACION FRENTE A LOS
CRITERIOS DE AUDITORIA
REVISION
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
Proceso recopilación de información Conclusiones de auditoria
5. VERIFICAR LOS RESULTADOS DE UNA
AUDITORIA INTERNA
A. SEGUIMIENTO A LA AUDITORIA:Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejoraEsas acciones usualmente son determinadas y realizadas por el auditado dentro de un margen de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoría. Se debe verificar la ejecución y efectividad de las acciones correctivas. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.
P H
VA
P
5. VERIFICAR LOS RESULTADOS DE UNA AUDITORIA INTERNA
H
V
Acción inmediata para detener el problema.
Análisis de la causa raíz.
Acción provisional, si es necesario.
Acción correctiva permanente para evitar la repetición.
05 PASOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIÓN CORRECTIVA
• LAVATORIO CON FUGA Acción inmediata: va debajo del lavatorio y cierra la llave de agua
Causa: observa que el agua está escapándose por el empalme de dos tuberías
Acción provisional: pone cinta para tuberías en el empalme para poder usar el lavatorio
Acción Correctiva Permanente: hace que el gasfitero vuelva a sellar el empalme para evitar fugas
Remedio: voltea la alfombra y revisa el piso para ver si la fuga venía de tiempo atrás y si hay áreas deterioradas
05 PASOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIÓN CORRECTIVA
DETECTAHALLAZGO
EMITE SAC
REGISTRA SAC
ANALIZA CAUSAS
DESARROLLAPLAN ACCION
APRUEBA ANALISIS CAUSA Y PLAN
DE ACCION
IMPLEMENTAPLAN ACCION
PLAN DE ACCION IMPLEMENTADO EFECTIVAMENTE
CERRAR SACACTUALIZAR
REGITRO SAC
NO
SI
AUDITOR REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
AREA AUDITADA
PROCESO DE SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN CORRECTIVA
SI
NO
6. ACTUAR SOBRE LAS AUDITORIAS
INTERNAS
A. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA:
Resultados y tendencias de procesosConformidad con los procedimientosRegistros del programa de auditoriaPrácticas de auditoria alternativas o nuevasDesempeño de los auditores
P H
VA
P
6. ACTUAR SOBRE LAS AUDITORIAS INTERNAS
H
VA
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, o
de mejora según sea aplicable.
Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un período
de tiempo acordado.
El auditado debe mantener informado al cliente de la auditoría del estado de estas
acciones, si es necesario.
La implementación y la efectividad de las acciones correctivas debe verificarse, esta
verificación puede ser parte de una Auditoría posterior. (Follow-up)
El Programa de la auditoría puede incluir el seguimiento por parte del equipo auditor.
Seguimiento de la Auditoría
NOTAS DE ORIENTACIÓN DE AUDITORIA INTEGRADA
PARTE III
¿Por qué necesitamos auditar?
Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño del Sistema de
Gestión.
Una Auditoria realizada efectivamente debe:
Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones
de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la
organización.
Elementos para la conducción efectiva de auditorias
Soporte Gerencial
Entrenamiento de Auditores
Independencia de funciones de Auditoria / Auditados
Planeación y enfoque sistemático
Elementos para la Conducción Efectiva de Auditorias
Definición y Documentación de Controles del Sistema de Calidad.
Definición y Documentación de Procedimientos de la Auditoria.
Acceso oportuno a instalaciones y documentos,
Personal, Material y Equipo.
Acceso a todos los Niveles Gerenciales.
Programa de Auditorias (Factores Relevantes)
Responsables por el programa definen:
Operación a ser auditada.
Tipo de la auditoria.
Localización, (en donde va a ser conducida)
Frecuencia de las auditorias, (seguimiento, etc.)
Fechas requeridas o tentativas de la auditoria
Documentos de referencias para auditorias previas o similares
Requisitos de calificación especificados para el personal de la auditoria (cuando
sea aplicable)
Auditor líder y equipo (Número de miembros del equipo)
Examen del sistema
El auditor comienza el muestreo siguiendo el itinerario, buscando la conformidad
contra los criterios de la auditoria.
Visita los diferentes lugares siempre bajo la objetividad, dando valor agregado a
la actividad
se toma la muestra y se valora,
se determina los hallazgos
se toman notas
Se guía por la lista de verificación
Se debe agradecer al auditado su colaboración, y se le informa los hallazgos
verbalmente.
Hablar claramente
Preguntas abiertas
Verificar con evidencias
Dar las Gracias
Consejos para la Conducción de Auditorias
Contacto cara a cara
Mostrarse interesado
Tomar notas en corto tiempo
Inclinar la cabeza (aceptar), ocasionalmente
Observar el lenguaje corporal
Actitudes a tomar en el transcurso de la Auditoria
Permanecer seguro
Ser muy objetivo
Administrar el tiempo adecuadamente
No dejarse conducir o engañar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema
Evitar saturarse
Tácticas del auditado
Pérdida de tiempo
Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del auditor
Respuestas limitadas
Engañar al auditor
Actitudes que deben ser evitadas
Ser controvertido
Ser negativo, indisciplinado
Ser crítico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcástico
Actitudes a tomar en el transcurso de la Auditoria
Pregunte Escuche Observe Piense Evalúe Registre
Cuantifique y especifiqueNunca Califique
¿Cómo Preguntar?
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:
•Preguntas que sugieren una respuesta
•Preguntas sin salida
•Preguntas antagónicas
Entonación adecuada
¿Como preguntar?
P Cómo planifica? - Describa el proceso…..- Cómo ha establecido los controles para….- Cómo ha establecido los requisitos para….
H Cómo implementa? - Qué actividades?- Cómo realiza la verificación....?
V Cómo mide? - Permítame el resultado- Cuales son los indicadores…..- Cómo realiza el seguimiento?
A Qué acciones? - Qué acciones correctivas, preventivas...- Cómo retroalimenta?
P Cómo planifica? - Describa el proceso…..- Cómo ha establecido los controles para….- Cómo ha establecido los requisitos para….
H Cómo implementa? - Qué actividades?- Cómo realiza la verificación....?
V Cómo mide? - Permítame el resultado- Cuales son los indicadores…..- Cómo realiza el seguimiento?
A Qué acciones? - Qué acciones correctivas, preventivas...- Cómo retroalimenta?
Preguntas directaso “Como ha Usted identificado los aspectos e impactos ambientales en su
área”
Preguntas hipotéticaso “Que hace usted si identifica un peligro y riesgo”
Clarificación de la preguntao “Entonces, para estar seguro de que entendí correctamente, Usted ha
realizado hace 2 meses la identificación y evaluación de aspectos ambientales”
Otras preguntas
Revisión de Hallazgos
Compare sus notas con las del resto del equipo
Determine las No-conformidades (Incumplimiento de un requisito)
Documente las No-Conformidades
Revisión del Plan y Listas de Verificación
Reúnase cuantas veces sea necesario
Reunión de Cierre
Objetivo y alcance
Muestreo
Presentación de Hallazgos
Solicitud de acciones correctivas
Informe de Auditoria y Seguimiento
Agradecer las atenciones
Informe de Auditoria
Fecha de la auditoría
Objetivo y alcance de la auditoría
Auditados y entrevistados
Equipo Auditor
Documentos de referencia y criterios de la auditoría
Resumen de los principales puntos (aspectos relevantes, aspectos por mejorar)
Hallazgos de la auditoría (No conformidades y observaciones emitidas)
Conclusiones de la auditoría
Firma del auditor
Firma del auditado y de la Dirección del área auditada
Informe de Auditoria
Solicitud de Acciones Correctivas
Indicar el motivo por el cual se llegó a omitir algún elemento. (Cuando
aplique).
Resumen con declaración del equipo auditor sobre el cumplimiento del
Sistema hacia los objetivos.
Detalles de las acciones de seguimiento.
El informe debería distribuirse a los receptores designados por el
cliente de la auditoria, se debe mantener la confidencialidad.
Informe de Auditoria(qué no debe incluirse)
Opiniones Subjetivas
Información Confidencial
Crítica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre
Programa de Seguimiento
Identificación de la auditoria
Fecha de inicio y fin de la auditoria
Número de solicitudes de acción correctiva
Fecha de vencimiento de las A.C. y estado de avance
Fecha re-programada de auditoria (cuando sea aplicable)
Capítulo 1
TALLER REDACCION DE NO CONFORMIDADES
PARTE IV
Situación 1 :
El Procedimiento de Supervisión y Control de Seguridad dispone tener
Inspecciones diarias para detectar condiciones Sub-Estándares.
Se ha verificado que en el periodo de una semana, no se ha realizado debido a
que el responsable se encontraba de vacaciones.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Situación 2 :
El Procedimiento de Control establece que “todas” las personas que ingresan serán
identificadas y el vehículo revisado.
Durante la auditoria interna, al observar el proceso de control, se detectó que el
vehículo que conducía el Gerente Comercial con 3 personas ajenas, no fue
verificado ni se solicitó identificación a las personas por el hecho de que
acompañaban a un gerente conocido por el personal de control.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Situación 3 :
El Proceso de Selección de Personal establece que el personal contratado
tendrá una inducción previa sobre Seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente antes de asumir responsabilidades de trabajo.
En auditoria interna no se encontró registros que demuestren el
cumplimiento de este requerimiento.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Situación 4:
Durante la entrevista con el Gerente General el auditor preguntó cómo
programaban las auditorías internas, el gerente contestó que se hacía
regularmente cada 6 meses en todas las áreas de la empresa de acuerdo
con el procedimiento KT-4.5.4-01 de Auditoría interna. El auditor observa
en los reportes que más del 70% de las no conformidades son identificadas
en el proceso de Operaciones.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Situación 5 :
En el área de compras, el auditor pregunta cuál es el procedimiento para adquirir
materiales peligroso : pinturas, productos de limpieza. El Jefe de Almacén le explicó
que es el mismo método para adquirir materiales no peligrosos porque las
especificaciones eran establecidas por el personal técnico responsable y no había
habido ningún incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento
especial para materiales peligrosos.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Situación 6 :
En entrevista con el Representante de la Dirección, el auditor le pregunta con qué
periodicidad revisan los documentos del SIG y este responde que no se ha definido
una periodicidad y que eso se hace cada vez que se lo piden, quien hace llegar su
solicitud al gerente de área.
( Identificar Requisito , Evidencia Objetiva ,Incumplimiento y Descripción de No Conformidad )
Un Sistema de Gestión de la Calidad no contribuirá a ganar el juego, pero su falta hará que una organización lo pierda.
La serie ISO 9000 no define el mejor Sistema de Gestión de la Calidad, pero es un excelente punto de partida y proporciona una base sólida para su construcción.
Dr. James Harrington
Top Related