Aplicación para
envíos masivos de correos PertList
Guía para el usuario
Abril 2011
Pert Consultores SRL Aplicación para envíos masivos de correos
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Tabla de contenidos
1. GUIA PARA EL USUARIO __________________________________ 3
1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN _______________________________________ 3
1.1.1. Ingresar al sistema _____________________________________ 3
1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL ______________________________________ 5
1.2.1. Parametros generales ___________________________________ 5
1.2.2. Administradores _______________________________________ 6
1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS _____________________________________ 8
1.4. SUSCRIPTORES ______________________________________________ 9
1.4.1. Administración ________________________________________ 9
1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores ___________________ 10
1.5. MENSAJES ________________________________________________ 12
1.5.1. Administrar mensajes __________________________________ 12
1.5.2. Estado del envio de los mensajes _________________________ 14
1.5.3. Plantillas ____________________________________________ 16
1.5.4. Opciones avanzadas del editor ___________________________ 16
1.6. REBOTES _________________________________________________ 19
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1. GUIA PARA EL USUARIO
1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN
La aplicación se accede vía web desde cualquier máquina que tenga acceso a la red
10.20.1.0/24 de GCBA:
http://10.20.1.139/pertlist
1.1.1. Ingresar al sistema
Se le presentará una pantalla de login, ingrese el usuario y contraseña del usuario
para comenzar a utilizar la aplicación.
Una vez autorizado, verá la pantalla de inicio, y en el menú superior las distintas funcionalidades de la aplicación:
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1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL
A partir del menú Config se accede a las pantallas para la administración de parámetros generales del sistema, y de administradores de listas y suscriptores.
La aplicación maneja dos perfiles de administradores:
♦ Super administrador: que tiene visualización y control sobre todos los
usuarios, listas, mensajes y suscriptores de la plataforma
♦ Administrador: que solo tiene visualización y control sobre los objetos,
listas, mensajes y suscriptores, creados por él mismo
Las opciones de configuración y administración de usuarios estan disponibles solamente para los usuarios con perfil “Super Administrador “.
1.2.1. Parametros generales
En la pantalla de Parametros se pueden ajustar aspectos básicos de la aplicación:
tamaño máximo de imagenes, casilla para los correos rebotados, etc. Estos
parámetros son globales al sistema y aplican a todos los mensajes enviados.
La cuenta de rebotes definida en esta pantalla es la cuenta en la que el sistema
búscara los rebotes para procesar suspensiones y eliminación de suscriptores. Es la
misma para todos los usuarios.
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1.2.2. Administradores
Este menú ofrece la funcionalidad de alta, baja y modificación de los administradores
del sistema.
Al ingresar en la solapa Administradores se veré el listado de los mismos:
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Use la siguiente interfaz para agregar/editar administradores:
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1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS
Ingrese a la solapa Listas para comenzar a crear listas de usuarios a los que les
enviara los correos.
Una vez que vaya adicionando suscriptores a las listas podrá verlos haciendo click en
el boton Ver suscriptores.
La opción Búsqueda, a la izquierda de la pantalla, le permite buscar suscriptores
dentro de las listas propias, o de todas las listas, si Ud. es un Super Administrador.
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1.4. SUSCRIPTORES
El menú de suscriptores ofrece las opciones de administración, importación,
exportación y búsqueda.
1.4.1. Administración
Al ingresar a Suscriptores verá directamente el listado de suscriptores cargados (su
email y su estado activo/inactivo)
Haga click en Agregar para ver el formulario de carga de suscriptores:
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Se le pedirá: email, estado (confirmado o no confirmado), contraseña (en un futuro
servirá para ingresar a su panel de administracion de listas suscriptas), información
adicional y la listas disponibles para suscribirlo.
El sistema sólo enviará correos a los suscriptores en estado “Confirmado”.
1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores
Si ya posee un archivo de tipo CSV con un listado de suscriptores puede importarlo al
sistema.
El archivo debe tener la siguiente estructura:
[email],[confirmado (0-1)],[enviar en html(0-1)],[password]
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Por ejemplo:
[email protected],1,0,mysecretpassword
En la pantalla de importación debe especificar si actualiza un suscriptor en caso en
que éste ya exista en el sistema, o no.
Así mismo, se puede ejecutar el proceso inverso y exportar suscriptores a una lista
en el mismo formato CSV.
El CSV exportado no contiene la contraseña del suscriptor.
Por último, el menú de suscriptores ofrece la funcionalidad de búsqueda por email,
lista y características de los suscriptores.
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1.5. MENSAJES
El menú de mensajes ofrece las opciones de administración, chequeo del estado de
los mensajes, exportación y configuración de plantillas.
1.5.1. Administrar mensajes
Para crear un mensaje nuevo, ingrese a la solapa Mensajes y podrá ver el listado de
mensajes existentes.
Haga click en Agregar para ingresar al formulario de carga:
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Le pedirá que llene los siguientes campos:
• Asunto: el asunto del mensaje a enviar
• De: el remitente que figurará en el mensaje
• Guardar imagenes en la base de datos: activando opción podra disponer de
guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurándose de que al
momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en
servidores de terceros.
• Formato: si se enviara en texto plano o con HTML.
• Fecha de envio: para agendar el envio en una fecha y hora en particular. Por
default el envío es inmediato.
• Plantilla: si lo desea, el contenido de este mensaje puede ir dentro de una
plantilla previamente creada, el contenido ira dentro del tag [CONTENT] de la
plantilla.
• Enviar a las listas: seleccione las listas de suscriptores a las que les llegara el
email.
• Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar
como mensaje, use esta opcion.
La pantalla ofrece un editor donde se puede escribir el mensaje a enviar, darle
formato e incluír imágenes.
Una vez creado el mensaje el usuario, tiene tres opciones:
♦ Guardar y enviar: el sistema lo enviará inmediatamente o a la hora que
se haya definido
♦ Guardar: el sistema guarda el mensaje y el usuario deberá enviarlo
manualmente desde la pantalla Estado de mensajes
♦ Cancelar: se cancela la edición, sin guardar los cambios
1.5.2. Estado del envio de los mensajes
En la opción Estado de mensajes podrá ver el estado de sus envios:
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Puede controlar el estado de los envios cancelándolos, reenviándolos, etc.
Los estados posibles de los envíos y las acciones que puede realizar en cada uno
son:
Estado Acción
Preparado Cancelar
Enviando Cancelar
Envío terminado Reenviar a todos
Detenido Reanudar el envio desde el inicio o
desde el primer suscriptor
pendiente
Cancelado Reanudar un envio desde desde el
inicio o desde el primer suscriptor
pendiente
Borrador Enviar
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1.5.3. Plantillas
Si lo desea, puede basar sus mensajes en plantillas previamente creadas,
manteniendo una estructura comun entre mensajes y ahorrar tiempo. Ingrese a la
opción Plantillas, y al hacer click en Agregar verá el siguiente formulario:
• Nombre: un nombre para identificar la plantilla
• Guardar imagenes en la base de datos: con esta opcion podrá disponer de
guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurandose de que al
momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en
servidores de 3ros.
• Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar
como mensaje, use esta opcion.
Use el editor para crear su plantilla.
1.5.4. Opciones avanzadas del editor
Tanto el editor de mensajes como el de plantillas, tienen opciones que facilitan la creación de los mensajes.
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1.5.4.1. Cargar imagenes desde la PC
El botón permite cargar imágenes desde la PC. Al hacer click en el mismo
aparecerá un pop-up para la elección de la imagen elegida:
Automáticamente serán cargadas al servidor e insertadas en el editor en la posición
que haya elegido con el cursor.
1.5.4.2. Carga automática de imagenes de 3ros
Al hacer click en la opción Guardar imagenes en la base de datos la aplicación
hace un control de todas las imagenes del mensaje o plantilla, comprueba cuales no
estan accesibles o con links rotos y cuales sí.
Antes de guardarlas definitivamente la aplicación mostrará la siguiente pantalla
preguntando sobre que hacer sobre cada imagen detectada:
Las opciones son:
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• Si no se encontró la imagen en el servidor externo, se da la opción de subirla
desde la PC. Su carga es opcional.
• Si se encontró la imagen, consulta individualmente sobre si debe guardarla
localmente. Esta acción también es opcional para cada imagen.
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1.6. REBOTES
La funcionalidad de Rebotes lanza el procesamiento de los rebotes que quedaron en
la casilla configurada a tal efecto, para poder recuperarlos e identificar a los
suscriptores a quienes no se les pudo entregar el correo, por cualquiera de los
motivos que provoque un rebote: casilla inexistente, dominio inexistente, casilla llena,
etc.
Al hacer click en Iniciar recupero de correo rebotados se iniciará el proceso de
descarga de correos rebotados, y el sistema automaticamente actualizará el conteo
de correos rebotados de cada suscriptor.
Los suscriptores son automáticamente desconfirmados al acumular cinco
correos rebotados consecutivos.
Para volver a habilitar un suscriptor, debe editarlo y marcar la casilla de Confirmado, para luego guardar.
Ingresando en Ver rebotes se obtiene el listado de los correos rebotados y a qué suscriptor iban dirigidos.
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Además, una vez procesado los rebotes, en la pantalla de estado de mensajes figurala cantidad de rebotes por envío realizado.