Download - ALCALDIA MUNICIPAL PAZ DE ARIPORO INTERNO … · del archivo, falta de equipos de cómputo, integración de los sistemas, instalaciones fisicas, hacinamiento, procesos no realizados,

ALCALDIA MUNICIPAL PAZ DE ARIPORO

INFORME EJECUTIVO A N U A L - MODELO ESTANDAR DE C O N T R O L INTERNO - MECI V IGENCIA 2011

Radicado No: 144

Subsistema de Control Estratégico La Alcaldía municipal cuenta con documentos adoptados donde se establece la misión, visión, objetivos, códigos y manuales que contiene los principios y políticas de operación para la consecución de las metas, planes y programas propuestos. La ejecución de planes, programas y proyectos trazados por la entidad en su gran porcentaje se cumplieron, en la administración, valoración y políticas de los riesgos ha faltado mayor compromiso para evitar, reducir o dispersar el riesgo en cada uno de los procesos. En la vigencia reportada se socializó el manual de operaciones a cada funcionario mediante folletos y charlas personalizadas generando mayor entendimiento y compromiso por parte de los funcionarios; se aplico dentro de las fechas establecidas y según formato emanado de la Comisión Nacional del Servicio Civil la Evaluación del Desempeño laboral de los servidores públicos de la entidad.

Falta de recursos humano ya que la Alcaldía municipal realiza gran cantidad de procesos y procedimientos que requieren compromisos y metas en el desarrollo y ejecución de los objetivos trazados, no se realizaron inducción o re inducción a algunos fimcionarios generando el desconocimiento por parte de ellos de los conceptos y contenidos de los manuales, códigos o actos administrativos emitidos para la gestión. Las condiciones laborales en cuanto muebles y enseres, equipos de cómputo, instalaciones y sistemas de infomiación integrados que agilicen las operaciones que realiza la entidad íiieron deficientes.

Subsistema de Control de Gestión

En la entidad se tiene adoptados diferentes mecanismos de organización a la gestión como las tablas de retención documental, control de la correspondencia interna, difusión de documentos y control de respuesta a las peticiones quejas y reclamos de la comunidad, en aplicación de los mecanismos de control se ha evidenciado que la organización y conservación de los archivos en las dependencias han mejorado sin embargo el fondo acumulado carece de un espacio físico que cumpla con las características mínimas de conservación de los archivos municipales; la entidad promueve el acceso de la información a la comunidad implementando la estrategia de comunicación que contempla entre otras la pagina web del municipio, correo institucionales, programas radiales, publicación en cartelera, perifoneo, redes sociales como el facebook, link de contártenos para que la comunidad registre sus opiniones y atención personalizada al ciudadano mediante la Oficina de quejas y reclamos.

Dificultades Se hace necesaria la actualización del manual de operación, manual de procedimientos y manual de ñmciones ya que en las auditorias efectuadas evidencia diferencia y dudas en cuanto a las funciones y los procesos, además de que se de incluir algunos procesos y procedimientos que se realizan actualmente, del mismo modo se debe actualizar los controles e identificación de riesgos de los procesos para generar más confianza y poder dispersar, transferir o corregir el riesgo; se debe ubicar los archivos acumulados municipales en instalaciones que cumplan con la mínimas garantías de conservación dando cumplimiento a la Ley general de archivo.

Subsistema de Control de Kvaluación Avances Durante la vigencia reportada se realizaron auditorías internas a ocho (8) procesos y a treinta de 37 procedimientos de la entidad donde se evidencio falencias en la organización del archivo, falta de equipos de cómputo, integración de los sistemas, instalaciones fisicas, hacinamiento, procesos no realizados, falta de recursos humano entre otros, para cada caso se aplicaron planes de mejoramiento y se concertaron compromisos, al mismo tiempo se levantaron los mapas de riesgos de la entidad identificando los principales riesgos por contexto interno, externo y por proceso donde muchos de estos riesgos se debieron a la faha de herramientas de trabajo para el cumplimento de las ftmciones, se hace necesario la aplicación de nuevos mecanismos de medición del riesgo, la oficina de Control Interno realizo charlas por fimcionario socializando el Modelo estándar de control interno y se hizo entrega de un folleto instructivo con los conceptos básicos también se les indago sobre su conocimiento con respecto al manual de ftmciones, manual de operaciones y MECI evidenciando la falta de interés de los ftmcionarios sobre estos temas y su inconformismo con el manual de ftmciones específicamente aludiendo incoherencia de este en las actividades que realmente ejecutan; en cuanto a los planes de mejoramientos ejecutados por esta entidad para corte del presente informe tuvo avance del 98.49% del PM suscrito con la Contraloría General de la República auditoria vigencia 2009. Dificultades No se pudo realizar auditorías a todos los procesos y procedimientos de la Alcaldía Municipal por su extensión, teniendo en cuenta que en la oficina de control interno solo labora un ftmcionario, falto colaboración por parte de los líderes de los procesos en cuanto a la toma de decisiones según los resuUados de la autoevaluación.

Estado general del Sistema de Control Interno El estado general del sistema de control interno de la Alcaldía Municipal es óptimo sin embargo se necesita seguir fortaleciendo los subsistemas en pro del mejoramiento continuo a los procesos y servicios que presta la entidad, se debe mejorar los aspectos donde se presenta debilidad y corregir aquellos que repercuten negativamente al desarrollo del sistema; como resultado de la encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente presentado mediante el aplicativo dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP arrojo un puntaje de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI del 85.99% resultado que está dentro los rangos óptimos.

Recomendaciones^ Actualización del Manual de Funciones y Manual de Procedimientos para guarde armonía

con los cargos y el desarrollo de los procesos por dependencias y oficinas, reforzar los conocimientos de la gestión documental, evitar, reducir y dispersar los riesgos de la entidad para la protección de las operaciones administrativas, contar con equipos, sistemas integrados y demás necesarios que facilite el desarrollo y cumplimientos de las fiinciones de la entidad.

Diligenciado GINNA MILENA OTALORA Fecha: 28/02/2012 04:03:41 por: ARANCIRÍN

Fecha: p.m.

EDGAR BEJARANO GARCIA Fecha: í

28/02/2012 04:03:55 p.m.

Aprobado por: EDGAR BEJARANO GARCIA Fecha: 28 02 2 t n 2 Íl4:n4:ns

Departamento Adminisíratiit \e í3 Función Publica * RepiibftcadeColoíiÉii

Prosper idacJ para t o d o s

C E R T I F I C A D O DE R E C E P C I O N D E I N F O R M A C I O N

La Dirección de Contro l I n t e rno y Racionalización de Trámites del Depar tamento Admin is t ra t ivo de la Función Pública - DAFP, certif ica que el Representante Legal de la Ent idad relacionada a continuación, presentó electrónicamente la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independíente, así como el I n f o rme Ejecut ivo Anual de Control In te rno , VIGENCIA 2 0 1 1 ,

Dicha Información fue gest ionada, e laborada y presentada en las fechas establecidas a través del Apl icat ivo MECI de acuerdo a la Circular No, 100-001 de 2011 dej Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control I n t e rno . Ent idad : ALCALDIA MUNICIPAL PAZ DE ARIPORO Representante Legal : EDGAR BEJARANO GARCIA Jefe de Control I n t e rno : GINNA MILENA OTALORA ARANGÜREN Radicado In f o rme Ejecut ivo No:144 Fecha de Repor te:28/02/2012 04:04:08 p .m.

En constancia firma,

Carrera 6a No. 12-62. TeléforKs: 334 4 0 8 0 fax : 341 0 5 1 5 , línea gratui ta 018000 917 770, In ternet : www.dafp.gov.co,

Email: w e b m a s t e r # d a f p . g o v x o , Bogotá D.C, D>bmbia

MARIA DEL PILAR ARANGO VIANA Directora d e Control I n t e r n o y Racionalización d e Trámites

Departamento Administrativo de la Función Pública Página 1 de 1

^INICIO ^ ¡ENTIDAD : ALCALDIA MUNICIPAL PAZ DE ARIPORO .PUNTAJE CALIDAD : O % V e r C o n c e p t o C a l i d a d

PUNTAJE MECI : 85,99 % V e r C o n c e p t o M E C I

E L E M E N T O S AVANCE ( o / o ) C O M P O N E N T E S AVANCE ( o / o ) 11 S U B S I S T E M A S AVANCE { o / o ) A c u e r d o s ^ c o m p r o m i s o s o p r o t o c o l o s éticos

8 4 A M B I E N T E D E COHTROL 7 7

C O N T R O L ESTRATÉGICO

7 3 , 5 6

D e s a r r o l l o d e t a l e n t o h u m a n o

6 5 A M B I E N T E D E COHTROL 7 7


7 3 , 5 6

E s t i l o d e Dirección 8 2

A M B I E N T E D E COHTROL 7 7


7 3 , 5 6

P l a n e s y p r o g r a m a s 9 5 , 2 D I R E C C I O N A M I E N T O ESTRATÉGICO

9 1 , 0 7 C O N T R O L ESTRATÉGICO

7 3 , 5 6 Modelo d e operación por p r o c e s o s

7 8 D I R E C C I O N A M I E N T O ESTRATÉGICO


7 3 , 5 6 E s t r u c t u r a o r g a n i z a c i o n a l 100

D I R E C C I O N A M I E N T O ESTRATÉGICO


7 3 , 5 6

C o n t e x t o estratégico 6 1

ADMINISTRACIÓN D E R I E S G O S

6 1


7 3 , 5 6

Identificación d e r i e s g o s 6 1 ADMINISTRACIÓN D E R I E S G O S

6 1 Análisis d e r i e s g o s 6 1 ADMINISTRACIÓN D E R I E S G O S

6 1 Valoración d e r i e s g o s 6 1

ADMINISTRACIÓN D E R I E S G O S

6 1

P o l i t i c a s d e administración d e r i e s g o s

6 1

ADMINISTRACIÓN D E R I E S G O S 1

Políticas d e Operación 1 0 0

A C T I V I D A D E S D E C O N T R O L

9 6 1 1 P r o c e d i m i e n t o s 1 0 0


9 6

C O N T R O L D E GESTIÓN

f

9 2 , 3 6

C o n t r o l e s 1 0 0 A C T I V I D A D E S D E C O N T R O L

9 6


f

9 2 , 3 6

I n d i c a d o r e s 1 0 0


9 6


f

9 2 , 3 6 M a n u a l d e p r o c e d i m i e n t o s 8 0


9 6


f

9 2 , 3 6 Información P r i m a r i a 1 0 0 INFORMACIÓN 8 8


f

9 2 , 3 6 Información S e c u n d a r i a 1 0 0 INFORMACIÓN 8 8


f

9 2 , 3 6

S i s t e m a s d e Información 6 4 INFORMACIÓN 8 8


f

9 2 , 3 6

Comunicación O r g a n i z a c i o n a l 7 2

COMUNICACIÓN PÚBLICA

9 0 , 6 7


f

9 2 , 3 6

Comunicación i n f o r m a t i v a 1 0 0 COMUNICACIÓN PÚBLICA

9 0 , 6 7


f

9 2 , 3 6

M e d i o s d e comunicación 100

COMUNICACIÓN PÚBLICA

9 0 , 6 7

Autoevaluación d e l c o n t r o l 1 0 0 A i i T n P i f A i iiikr*T<Siyi 9 2 , 5 II

Autoevaluación d e gestión 8 5 9 2 , 5

C O N T R O L D E 9 5 , 4 9

Evaluación i n d e p e n d i e n t e a l S i s t e m a d e C o n t r o l I n t e r n o

1 0 0 EVALUACIÓN I N D E P E N D I E N T E 9 7 , 5

C O N T R O L D E 9 5 , 4 9 A u d i t o r i a I n t e r n a 9 5

EVALUACIÓN I N D E P E N D I E N T E 9 7 , 5

C O N T R O L D E 9 5 , 4 9 P l a n e s d e M e j o r a m i e n t o I n s t i t u c i o n a l

1 0 0

P L A N E S D E M E J O R A M I E N T O

9 6 , 1 3

E V A L U A C I O N 9 5 , 4 9

P l a n e s d e m e j o r a m i e n t o por P r o c e s o s

9 6 , 4 P L A N E S D E M E J O R A M I E N T O

9 6 , 1 3

P l a n d e M e j o r a m i e n t o I n d i v i d u a l

9 2

P L A N E S D E M E J O R A M I E N T O 1 i

http://mecicalidad.dafp.govxo/Encuesta2011/pgReporte.aspx 23/01/2012