SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI
KABUPATEN BANJARNEGARA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Muhammad Zaki Afandi
08.12.3050
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2013
ii
iii
ADMINISTRATION SYSTEM IN PUSKESMAS WANADADI BANJARNEGARA REGENCY
SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI
KABUPATEN BANJARNEGARA
Muhamad Zaki Afandi
Kusnawi
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOK YOGYAKARTA
ABSTRACT
Wanadadi Health Center is a health institution that is responsible for organizing the first-level health services are comprehensive, integrated and sustainable. Wanadadi health centers have an important role in providing health services to communities, especially communities that exist in the working area.
With a high level of patient visits, administration system that runs on wanadadi
health center today it is less optimal in doing its job because it still uses a manual system, especially at the registration counter, examination and administration. So that when performing a search of patient data, medical recap, recapitulation of traffic data and other reports to be constrained. Therefore we need an administration system that can overcome these problems.
In this thesis, researcher tried to analyze and design computer-based information
system that can overcome the problem in the administrative system, by focusing on the process input, data searching and reporting to facilitate decision making. Keywords: Administration System, Information System, Health Center.
1
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi pada sekarang ini sudah semakin pesat, hal ini juga
diimbangi dengan pekembangan sistem informasi yang semakin fleksibel, sehingga
dapat menyajikan informasi yang cepat, akurat dan efisien bagi setiap orang.
Perkembangan teknologi yang pesat ini menuntut diubahnya sistem manual menjadi
sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang terkomputerisasi juga dapat diterapkan
dimana saja, tidak terkecuali dibidang kesehatan seperti Puskesmas.
Puskesmas adalah lembaga kesehatan yang bertanggung jawab
menyelenggarakan layanan kesehatan kepada masyarakat yang ada di daerah kerjanya.
Dengan tingkat kujungan pasien yang tinggi setiap harinya, Puskesmas dituntut untuk
mampu memberikan pelayanan yang baik kepada setiap pasiennya. Hal ini ditunjukan
dengan digunakannya komputer untuk membatu para pegawai dalam mengolah data,
seperti pada Puskesmas Wanadadi.
Puskesmas Wanadadi memang telah memberikan pelayanan yang baik bagi
setiap pasiennya terutama pada sistem administrasinya karena telah dilengkapi dengan
komputer. Namun demikian sistem administrasi yang berjalan saat ini dirasa kurang
mampu memberikan hasil yang optimal. karena komputer yang tersedia hanya digunakan
untuk memasukan data kedalam aplikasi spreadsheet saja. Hal ini justru akan
memperlambat tugas para pegawai didalam melakukan pengolahan data. Misalnya
dalam melakukan pencatatan data pasien yang akan mendaftar di Puskesmas, pencarian
rekap medis pasien dan pembuatan laporan bulanan untuk mengetahui jumlah
pengunjung di Puskesmas tersebut.
Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya sistem administrasi yang
berbasis komputer yang dapat mengatasi permasalahan pada sistem administrasi yang
ada pada Puskesmas Wanadadi.
2. Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem
Secara etimologi sistem berasal dasi kata system yang berarti susunan atau
cara. Sistem dapat dikelompokan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang ditekankan
pada pendekatan prosedur dan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen.
Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyeleseikan suatu sasaran yang tertentu.
2
2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkunagan
luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),
pengolahan (proces) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
2.3 Definisi Informasi
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para
manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat sehingga para manajer tidak
dapat bekerja dengan efektif dan efisien.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2.4 Definisi Sistem informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.
2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (management information system) merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi
yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George M. Scott sebagai
kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi
baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
2.6 Definisi Administrasi
Dari segi etimologis, administrasi berasal dari bahasa yunani yaitu administrare
yang berarti melayani atau membantu. Sedangkan dalam bahasa inggris, menggunakan
istilah administration yang sebenarnya berasal dari kata Ad (intensif) dan ministrare (to
serve) yang berarti melayani, akhirnya diartikan melanyani dengan baik.
2.7 Metode-metode System Development Life Cycle (SDLC Waterfall)
Model rekayasa piranti lunak yang diuraikan oleh Roger S. Pressman (1992: 24)
salah satunya adalah waterfall model. Model ini memberikan pendekatan-pendekatan
3
sistematis dan berurutan bagi pengembangan piranti lunak. Berikut merupakan gambar
pengembangan sistem perangkat lunak dengan proses SDLC (System Development Life
Cycle) dengan model waterfall.
Gambar 2.1 SDLC Waterfall
3. Analisis Sistem
Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.1 Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja merupakan bagian penting dalam kelancaran proses kerja dalam suatu
perusahaan atau instansi. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan
peningkatan terhadap kinerja (hsil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif.
3.1.2 Analisis Informasi (Information)
Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan.
Informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan. Oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat
waktu dan relevan.
SISTEM ENGINERING
ANALYSIS
TESTING
MAINTENANCE
DESIGN
CODE
4
3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)
Dalam pembuatan laporan secara manual sering terjadi kesalahan dalam
pencatatan sehingga dapat menigkatkan biaya operasional seperti alat tulis dan kertas.
3.1.4 Analisis Pengendalian (Control)
Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta
untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka sistem
yang mengalami gangguan bias diperbaiki.
3. 1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
Dengan analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan
menggunakan sumberdaya yang tersedia.
3. 1.6 Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan terhadap para pasien merupakan tujuan utama. Proses
pelayanan yang baik diharapkan dapat meningkatkan mutu dan kualitas puskesmas.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi
antara lain:
1. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pasien
2. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pendaftaran
3. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data poli
4. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data jadwal dokter
5. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pegawai
6. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data obat
7. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data suplier
8. Sistem dapat melakukan input data pemeriksaan
9. Sistem dapat melakukan input data resep
10. Sistem dapat melakukan input data transaksi pembayaran
11. Sistem dapat melakukan input data pembelian obat
12. Sistem dapat melihat data detail pendaftaran
13. Sistem dapat melihat data detail pemeriksaan
14. Sistem dapat melihat data detail obat masuk
15. Sistem dapat melihat data detail obat keluar
5
16. Sistem dapat membuat laporan pendaftaran
17. Sistem dapat membuat laporan pemeriksaan
18. Sistem dapat membuat laporan pembayaran
19. Sistem dapat membuat laporan obat
3.2.2 Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras
Server
Motherboard Disesuaikan dengan processor
Processor 3GHz Quad Core Processor
RAM DDR3 4 GB
Harddisk 320 GB
VGA DDR3 64Bit
Monitor 15"
Mouse PS/2 /USB
Keyboard PS/2 /USB
UPS 700 VA
Switch 8 Ports
Client
Motherboard Disesuaikan dengan processor
Processor 2 GHz core Processor
RAM DDR2 512 MB
Harddisk 80 GB
VGA DDR3 64Bit
Monitor 15"
Mouse PS/2 /USB
Keyboard PS/2 /USB
UPS 700 VA
Printer Ink Jet
6
3.2.3 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat Lunak
Server
Sistem Operasi Windows XP Profesional SP3
Server Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition (25 client)
Client
Sistem Operasi Windows XP Profesional SP3
3.2.4 Kebutuhan Pengguna
1. Admin
User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Dalam sistem
ini tidak semua pengguna memiliki hak yang sama, hal ini dilakukan untuk
keamanan sistem.
2. UPT
User ini bertugas untuk melakukan input data pegawai, data poli dan data jadwal
dokter.
3. Loket
User ini bertugas untuk melakukan input data pasien yang melakukan
pendaftaran pada Puskesmas.
2. Dokter
User ini bertugas untuk malakukan input data pemeriksaan yang dilakukan
terhadap pasien dan membuat resep obat untuk pasien.
3. Apoteker
User ini bertugas untuk menangani pengambilan obat, data suplier, data obat
dan obat masuk.
4. Kasir
User ini bertugas untuk menangani transaksi pembayaran.
3.3 Analisis Kelayakan Sistem
3.3.1 Kelayakan Hukum
Pengembangan sistem dikatakan layak secara hokum jika tidak melanggar
peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh
menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hokum yang berlaku, terutama
dalam menggunakan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem.
Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakansoftware resmi dan berijin
sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari.
7
3.3.2 Kelayakan Operasional
Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat
mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui
penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu
sebelum sistem dioperasikan, sehingga akan memudahkan operator untuk
menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
3.3.3 Kelayakan Ekonomi
No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan
1 Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak
2 Return of Ivestment 165,418% > 0 Layak
3 Net Present Value 98.993.172 > 0 Layak
3.4 Perancangan Sistem
3.4.1 Data Flow Diagram Level 0
8
4. Implementasi
4.1 Uji Coba Sistem dan Program
Pengujian sistem merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak
untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi
sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan. Pengujian sering
diasosiasikan dengan pencarian bug (kesalahan baris program yang menyebabkan
kegagalan mengeksekusi sistem perangkat lunak).
Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari
kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program dites untuk tiap-tiap modul
dan dilanjutkan dengan untuk semua modul yang telah dirangkai.
1. Black Box Testing
Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement)
yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara menguji
hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul,
kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis
yang diinginkan.
2. White Box Testing
White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul
untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada
kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak
sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program,
variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu per
satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang.
4.2 Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap
untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem,
salah satunya adalah pendekatan konversi paralel yaitu pendekatan yang dilakukan
dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama
selama satu periode tertentu. Kebaikan pendekatan ini menyediakan proteksi tinggi
kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
Sistem Administrasi ini memakai konversi paralel dengan pertimbangan
apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai yang diharapkan, maka masih ada
sistem lama sehingga pelayanan dapat berjalan baik.
9
4.3 Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem merupakan suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki suatu sistem, hal ini bertujuan untuk
memperpanjang usia kegunaan asset dari sistem tersebut dan menjamin kesiapan
operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan walaupun dalam keadaan darurat.
Berikut merupakan langkah-langkah pemeliharaan sistem:
1. Penggunaan Sistem
Maksud dari penggunaan sistem yaitu menggunakan sistem sesuai dengan
fungsi tugasnya masing-masing untuk pengoperasian rutin atau sehari-hari.
2. Audit Sistem
Audit sistem yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk
menentukan seberapa baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerja.
3. Penjagaan Sistem
Penjagaan sistem yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin
sehingga sistem tetap beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga
kemutakhiran sistem jika sewaktu-waktu terjadi perubahan lingkungan sistem
atau modifikasi rancangan software.
4. Perbaikan Sistem
Perbaikan sistem yaitu melakukan perbaikan jika dalam pengoperasian terjadi
kesalahan atau bugs dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak
terdeteksi saat tahap pengujian sistem.
5. Peningkatan Sistem
Peningkatan sistem yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat
potensi peningkatan sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu.
4.4 Pembahasan Basis Data
Database pada sistem administrasi pada puskesmas wanadadi ini dibuat
berdasarkan rancangan yang telah diterapkan pada saat tahap perancangan sistem.
Berikut ini adalah table-tabel yang dibuat dalam database yang diberi nama project1.
10
Gambar 4.1 Relasi table
11
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem
administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat diambil kesimpulan antara lain:
1. Analisis pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat
menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama,
analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis
kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari
aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan.
Analisis kebtuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat
keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan
untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan
hokum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru.
2. Perancangan pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi meliputi
perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD,
perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi table,
serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program.
3. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakkukan
dengan menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang
berdasarkan pada proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses
tersebut menggunakan flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan
menjadi baris-baris program untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang
utuh.
12
DAFTAR PUSTAKA
Fatta Hanif Al. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi-Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi Kusrini dan Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi
Negara dengan Visual Basic dan Microsoft sql Server. Yogyakarta: Andi Sunyoto Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : Andi http://bangded.blogspot.com, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://bi.go.id, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://bhinneka.com, diakses tanggal 20 Juni 2012 http://rakitan.com, diakses tanggal 20 Juni 2012
Halaman JudulHalaman PengesahanABSTRACT1. Pendahuluan 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem 2.2 Karakteristik Sistem2.3 Definisi Informasi 2.4 Definisi Sistem informasi 2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen 2.6 Definisi Administrasi 2.7 Metode-metode System Development Life Cycle (SDLC Waterfall)
3. Analisis Sistem3.1 Analisis Kelemahan Sistem 3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) 3.1.2 Analisis Informasi (Information) 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) 3.1.4 Analisis Pengendalian (Control) 3. 1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) 3. 1.6 Analisis Pelayanan (Service)
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1 Kebutuhan Fungsional 3.2.2 Kebutuhan Perangkat Keras 3.2.3 Kebutuhan Perangkat Lunak 3.2.4 Kebutuhan Pengguna
3.3 Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1 Kelayakan Hukum 3.3.2 Kelayakan Operasional 3.3.3 Kelayakan Ekonomi
3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Data Flow Diagram Level 0
4. Implementasi 4.1 Uji Coba Sistem dan Program 4.2 Konversi Sistem 4.3 Pemeliharaan Sistem 4.4 Pembahasan Basis Data
5.1 Kesimpulan DAFTAR PUSTAKA