SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
¿Qué es un SGC para INACAP?. Despliegue. Resultados Obtenidos. Próximos Pasos
Agenda
INACAP aspira a continuar su protagonismo en el desarrollo del país posicionándose como institución de referencia de clase mundial
Profundizar el protagonismo
histórico que ha tenido en el desarrollo del país
Posicionarse como una institución de
referencia y de clase mundial en el segmento
en el que opera
Aspiración INACAP
Objetivo principal para INACAP, periodo 2012-2016
Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016
Calidad Educacional
• Maximizar la Progresión Académica y empleabilidad
Experiencia INACAP
• Brindar una experiencia diferenciadora al alumno
Vinculación con el sector Productivo
• Ser el formador de capital humano de referencia para el sector productivo
Accesibilidad• Brindar educación accesible a una franja amplia de la
población
Modelo Institucional
• Consolidar el sistema integrado INACAP CFT,IP, Universidad.
Calidad en Gestión
• Gestionar con un modelo de excelencia
Pilar Estratégico Objetivo Principal
Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016
La implementación de un SGC apalanca el logro de estos pilares estratégicos
Es un sistema en el que se interrelacionan e interactúan los colaboradores, los procedimientos y los recursos para lograr la
mejora continua de los procesos académicos y de apoyo.
¿Qué es un SGC para INACAP?
El SGC está dentro de los 21 proyectos estratégicos para el periodo 2012-2016
Principales Beneficios
Estandarizar los procesos, con
apoyo de procedimientos e
instructivos
Identificar los roles que
participan en los procesos
Asegurar el conocimiento en
la Institución
Mejora continua de los procesos y
sus resultados
Alcance del SGC- Número acotado de procesos, sedes y carreras: gran envergadura y dispersión
geográfica- Identificar las buenas prácticas realizadas por las sedes y proponer su
adopción a los usuarios finales.
Alcance:
Procesos :
Diseño Curricular, Enseñanza-Aprendizaje, Cierre de Ciclo Académico. Además de los procesos de apoyo para la entrega del servicio educacional.
Sedes: Inicial: Las sedes de Maipú, Chillán y Curicó y las correspondientes unidades de la Casa Central.
Actual: Las sedes anteriores más Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago Sur y Santiago Centro.
Carreras: Inicial: Carreras de las áreas Administración y Negocios, Informática y Telecomunicaciones y de Procesos Industriales.
Actual: Todas las carreras.
Despliegue- Sociabilización de los procesos de la “columna vertebral” del Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) en las sedes de Maipú, Chillán y Curicó (enero 2013), además de Talca,
Valparaíso, La Serena, Santiago Sur y Santiago Centro (abril 2013).
- Revisión documentos y reuniones de validación con cada uno de los colaboradores
que participan en los respectivos procesos en las sedes contempladas.
Sede Talca Sede La Serena Sede Valparaíso
Sede Santiago Sur Sede Santiago CentroSede Maipú
Sede Curicó
Sede Chillán
Procedimientos e Instructivos desplegados
1 Elaboración y Modificación de Documentos 16 Tutorías
2 Control Documental 17 Gestión de Retención
3 Tratamiento de Felicitaciones Sugerencias y Reclamos 18 Reclutamiento y Selección Docente
4 Medición de Satisfacción de Alumnos 19 Contratación e Inducción Docente
5 Enseñanza Aprendizaje 20 Desvinculación Docente
6 Planificación de Enseñanza Aprendizaje 21 Evaluación, Acompañamiento y Perfeccionamiento Docente
7 Ejecución de Enseñanza Aprendizaje 22 Compra y Recepción de Material Bibliográfico
8 Cierre Académico Semestral 23 Mantención de Infraestructura
9 Cierre Ciclo Académico 24 Soporte Informático
10 Egreso 25 Prevención de Riesgos
11 Práctica 26 Mantención de Equipos e Insumos de Laboratorios y Taller (*)
12 EFC 27 Administración de Laboratorios de Computación y de Especialidad (*)
13 Titulación 28 Compra de Bienes e Insumos
14 Asignatura Intersemestre 29 Compra de Servicios
15 Ayudantía 30 Proyectos de Inversión en Sede
(*) Instructivos.
CICLO DE APRENDIZAJE
Gestor Documental de los Procesos
Para facilitar el acceso a los procedimientos e instructivos del SGC, se diseñó e implementó un gestor documental en MS SharePoint del SGC.
http://colabora.inacap.cl/sitios/corp/SG/GdAI/SgGP/Biblioteca%20Paginas%20Web%20Sitio%20SGC/sgc.html
Encuesta SedesSedes: Maipú, Chillán, Curicó, Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago Sur, Santiago Centro
Total colaboradores que respondieron la encuesta: 147
De acuerdo15%
Totalmente de acuerdo
85%
1 ¿Las reuniones de trabajo fueron realizadas de forma planificada, cumpliendo con el foco y obje-
tivo definido para ellas?
Ni de acuerdo ni en desacuerdo
4%
De acuerdo47%
Totalmente de acuerdo
49%
2 ¿La documentación de procesos generada (dia-gramación y descripción), es representativa de los
procesos?
Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2%De acuerdo
21%
Totalmente de acuerdo
77%
3 ¿Considera Ud. que la información entregada (doc-umentación de procesos) es útil como apoyo a su
gestión?En desacuerdo
0,5%Ni de acuerdo ni en
desacuerdo0,5%
De acuerdo22%
Totalmente de acuerdo
77%
4 ¿Las ideas han sido entregadas claramente?
100%
98%99%
96%
Mejoras Implementadas
Mejoras formalizadas en Sedes
Entre enero y mayo del 2013 se desplegó un total de 30 procedimientos e instructivos en ocho sedes.
En 16 de los procedimientos e instructivos se introdujo un total de 27 mejoras, derivadas de las prácticas utilizadas en las sedes, las que han facilitado el trabajo de los colaboradores en términos de la uniformidad y registro de las acciones realizadas. Adicionalmente, se implementaron 15 formularios nuevos para apoyar la gestión de las sedes. (Mejoras y Formularios)
Aplicación de Lean a PDC 3.0El Proyecto.
• En el mes de marzo comenzaron las reuniones de trabajo destinadas a realizar las modificaciones definidas por la VRAP.
• De forma paralela a la revisión de los aspectos curriculares, se aplicó un análisis Lean al proceso, con el objeto de mejorar los indicadores de eficiencia.
Mejoras bajo
enfoque Curricular
Mejoras con
enfoque en Eficiencia
Proceso de Diseño
Curricular v. 3.0.1
Aplicación de Lean a PDC 3.0Aplicación del análisis.
• El análisis Lean tiene por objeto mejorar la eficiencia de los procesos, sobre la base de eliminar tareas que no aportan valor al entregable final.
• La aplicación del análisis se desarrolló secuencialmente en cada una de las etapas del Diseño Curricular, en las siguientes fases:
Estimación de tiempo
Luego se realizó una estimación de tiempo de ejecución de las actividades a juicio experto.
Eliminación de actividades de no aportan valorSe realizó un análisis respecto de la factibilidad de eliminar actividades que no aportaban valor al
producto final. Producto de esto, se eliminaron actividades.
Clasificación de actividadesSe realizó una clasificación de las actividades del proceso, según si aportan o no valor para el
producto.
Aplicación de Lean a PDC 3.0Resultado.
• Una vez aplicada la metodología se obtuvo un proceso que, en términos generales, mejoró su eficiencia.
• Algunos de los resultados obtenidos fueron:
Se eliminaron 27 actividades que no agregaban valor y se incorporaron 15 nuevas actividades que agregan valor.
Se mejoró la Eficiencia de Ciclo del Proceso(1), la que pasó de un 62% a un 66% en promedio, obteniendo el mayor impacto en la Etapa III, que pasó de un 35% a un 58%.
En base a la duración estimada de las actividades, se valorizó la mejora realizada en una reducción de 27 días de operación.
(1) Considera la totalidad del tiempo con valor agregado del proceso versus el tiempo total.
Beneficios del Despliegue de los Procesos del SGC.
• Disponer de procedimientos e instructivos actualizados en el Gestor Documental.
• Estandarizar formularios de los procedimientos.
• Clarificar los roles y responsabilidades de los colaboradores involucrados.
• Disponer de procedimientos, instructivos, formularios y presentaciones como material de apoyo para el proceso de inducción de nuevos colaboradores.
• Puesta en marcha del Gestor Documental como medio de apoyo a los colaboradores de las sedes y de Casa Central.
• Elaboración de material que facilita el mejoramiento continuo (guía de para desarrollar reuniones de manera efectiva y de herramientas para la mejora continua).
• Adicionalmente:
Se han realizado reuniones con las Direcciones de Área y la Dirección de Desarrollo de la Docencia de la VRAP, para presentar en detalle los procesos.
Consideraciones finalesEn el despliegue del Sistema de Gestión de Calidad:
• Han participado activamente de colaboradores de las sedes y de las Unidades de Casa Central.
• Respecto de los procesos revisados en las sedes, existen particularidades que no alteran la columna vertebral de los procesos del SGC.
• Los colaboradores dispondrán de la documentación actualizada de los procesos del SGC de manera digital para consultar y descargar. Hay 193 usuarios en Sedes accediendo al gestor.
• El 98 % de los encuestados en las 8 sedes están totalmente de acuerdo con el hecho que los procesos desplegados son útiles como apoyo a su gestión.
Sede Chillán 23Sede Curicó 21Sede La Serena 24Sede Maipú 24Sede Santiago Sur 24Sede Talca 25Sede Valparaíso 32Sede Santiago Centro 20
Próximos pasos
• Sociabilizar los procesos del SGC con las 17 sedes restantes.
• Profundizar el PDC con instructivos.
• Diseñar el proceso mejora continua del programa de estudio.
Esta etapa de implementación del SGC, impacta en el corazón de INACAP, es decir, en la gestión de los programas de estudio y en la progresión académica del alumno.
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