INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE CALIDAD EN LAS COLECCIONES:CALIDAD EN LAS COLECCIONES:
DOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIADOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIA
CICSA2009
SISTEMA DE BIBLIOTECASSISTEMA DE BIBLIOTECAS
OBJETIVO GENERAL
Garantizar la congruencia de la información
entre los registros de la base de datos y la
información registrada físicamente en cada
documento de las colecciones.
BENEFICIOS ESPECIFICOS:
Congruencia entre acervo y catálologo
Mantenimiento físico de las colecciones.
Confirmar la ubicación de los materiales registrados en
encuadernación, restauración, procesos técnicos, préstamo, etc.
Detectar material para descarte inmediato.
Obtener la relación definitiva y confiable, de los documentos, que
al término del inventario, se declaren como “extraviados”.
PLAN DE TRABAJO ( Periodo)
INICIO: 15 de Junio 2009
TERMINO: 19 de Junio 2009
AREAS INVOLUCRADAS:
• TODAS LAS AREAS DE CICSA
• SERVICIOS SOCIALES Y PRACTICAS PROFESIONALES
• Colección general. AG
• Colección de Consulta. C
• Colección de Reserva. R
• Colección de Coleyco. CLC
PLAN DE TRABAJO ( Alcance)
GRUPOS DE TRABAJO:
Equipos de Verificadores 14 ( 2 persona por equipo)
Equipo de Etiquetas y Códigos 1 ( 3 personas )
Mesas receptoras de doctos: 8 ( 4 en cada nivel )
Encuadernación, Etiquetas, Códigos, Base de datos.
DISTRIBUCIÓN DE CARGA DE TRABAJO POR EQUIPO:
Total de charolas para inventariar: 1,631Total de equipos Verificadores: 14Total de charolas por equipo: 117
Nota: La asignación de charolas es por sorteo
PLAN DE TRABAJO ( Logística )
EEQQUUIIPPOO EEQQUUIIPPOOSS VVEERRIIFFIICCAADDOORREESS Responsable de equipo Apoyos
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
EEQQUUIIPPOO DDEE CCÓÓDDIIGGOOSS YY EETTIIQQUUEETTAADDOO
PLAN DE TRABAJO ( Integración de equipos)
ESTACIONES DE TRABAJOESTACIONES DE TRABAJO
Y Y
MESAS DE RECEPTORAS MESAS DE RECEPTORAS
PLAN DE TRABAJO ( Distribución )
Primer Nivel
“Etiquetado”A“Verificador”
Mesas receptorasMesas receptoras
CORD. DE SERV.
BIBLIOTECARIOS
Módulo de Préstamo
B“Verificador”
C“Verificador”
D“Verificador”
E“Verificador”
J“Verificador”
F“Verificador”
G“Verificador”
H“Verificador”
I“Verificador”
Segundo Nivel
Mesas receptoras
N“Verificador”
L“Verificador”
K
“Verificador”
M“Verificador”
ACTIVIDADES “EQUIPOS DE VERIFICADORES”
• Lectura y verificación del documento contra el registro abierto en pantalla en la base de datos.
• Si el código no se lee, se digita el número de registro para verificarlo.
• Sellar material inventariado en reverso de portada, (Jun-2009)
• Si existen otras incongruencias, se separa el material en la mesa correspondiente:
� Etiquetas � Códigos de barras.
� Encuadernación.
� Base de datos. Identificar con Post-it, la acción a corregir en registro, tales como:
(clasificación, cutter, dedazos, cambio de ubicaciones etc.)
• Anotar en los Formatos “A, B, C, D” el número de registro y detalle encontrado de los
documentos que se pasan a las mesas.
1.- Menú principal: “Circulación”
3.- Aplicación “Inventariar Item”
2.- Sub-Menú “Especial”
Un Click: Para verificación cualitativa de los datos del registro
Método cuantitativo
Autor
Título
Clasificación
Ubicación
Datos a Datos a
VerificarVerificar
ACTIVIDADES “EQUIPO DE CODIGOS Y ETIQUETADO”
Códigos: • Captura e impresión
• Verificación de lectura
• Pegado de código.
• Registro en formato correspondiente
• Intercalación de material en estantería.
Etiquetado: • Elaboración y pegado de nueva etiqueta.
• Registro en formato correspondiente
• Intercalación de material en estantería.
SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA
REPORTE DE PRODUCCIONREPORTE DE PRODUCCIONPOR EQUIPOSPOR EQUIPOSDE TRABAJODE TRABAJO
“DOCUMENTOS NO VERIFICADOS POR EQUIPO”
198
98
100
16
7
10
16
14
78
5 5
2
5
1
3
1
24
26
11
4
23
2
5 5
7
2
4
12
40
33
2120
16
10 10 10 109
75
43
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
N F J I A E G L M C H B K D
Solo Sellados
Sin Sello
Total
EQUIPOS
“DOCUMENTOS INVENTARIADOS POR EQUIPOS”
0
500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
4,000
4,500
5,000
K F J D I H E A C B M G L N
2,531 2,5562,728
2,852 2,915 2,985 3,0133,125 3,190 3,293 3,396
3,812
4,576 4,614
45,665
EQUIPOS
DATOS EXTRAIDOS DE LOS FORMATOS DE CONTROLPARA CORRECCION A DOCUMENTOS Y SISTEMA
SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA
REPORTE DE REPORTE DE MESAS RECEPTORASMESAS RECEPTORAS
327
“MATERIAL ATENDIDO (Mesa de Etiquetas/Códigos)
0
50
100
150
200
250
300
350
Etiquetas Impresión de códigos
305
22
“MATERIAL DETECTADO (Mesa de Encuadernación)
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Restauración Encudernación Mojados Descarte
803
10 1
210
1024
“MATERIAL DETECTADO Y ACTUALIZADO (Mesa Base de Datos)
643
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200 189
169
152
80
2921
1 1 1
“PANORAMA GLOBAL DE LO INVENTARIADO”
0.72%2.24%
1.41%
95.63%
Etiquetas/Códigos Encuadernación Base de Datos Reg/Libros Correctos
45,665
RESULTADOS DELRESULTADOS DEL1er.1er. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.
DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA AL CIERRE DE LA CONFRONTA ENTRE ACERVO Y SISTEMA.
SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA
“ACERVO TOTAL DEL CICSA”
75,942
0
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
35,000
40,000
45,000
50,000
INVENTARIADO NO INVENTARIADO
45,665
30,277
“DISTRIBUCION DE REGISTROS NO INVENTARIDOS”
30,227
0
5,000
10,000
15,000
20,000
25,000
30,000
COL. INVOLUCRADAS OTRAS COLECCIONES
468
29,759
“ORIGEN DE LOS REGISTROS NO INVENTARIADOS”
468
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
AG CONSULTA COLEYCO RESERVA
446
4 12 6
“REGISTROS NO INVENTARIDOS “UBICADOS EN BASE DE DATOS”
468-320148
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Prestamo Proc. Tec. Enc. / Rest. Libro Antiguo
Ext. Temp. Extraviados
159
75
42
2315
6
RESULTADOS DELRESULTADOS DEL2do.2do. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.
DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA UNICORNIO AL CIERRE DEL LA BÚSQUEDA DE FALTANTES.
SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA
“RESULTADO DE LA 2da. BUSQUEDA
0
20
40
60
80
100
120
RECUPERADOS EXTRAVIADOS
39
109
148
“RESULTADO GLOBAL FINAL”
PERDIDAS
109
INVENTARIADO
45,85245,852
109
Jorge Luis Juárez Mendoza.Jorge Luis Juárez Mendoza.
[email protected]@uaslp.mx
(444) 834(444) 834--9999--0202
Gracias !!!Gracias !!!
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