El proceso administrativo
MBA Fidelina Corado
Administracin
Proceso Gerencial /
Administrativo
Administracin es:
El proceso de trabajar con las personas y
con los recursos para cumplir con los
objetivos organizacionales.
Proceso Administrativo
/ Gerencial
4 funciones / etapas:
Planeacin: Dar valor estratgico
Organizacin: Formar e integrar una organizacin dinmica
Direccin: Movilizar a las personas
Control: Aprendizaje y cambio
El administrador Debe hacer y dominar todas las funciones?
Proceso Gerencial
Administracin
Ambiente externo y Cultura
Toma de decisiones gerenciales
Planeacin y administracin estratgica
tica y Responsabilidad corporativa
Administracin internacional
Espiritu emprendedor
Implementacin de la estrategia
Estructura de la organizacin Liderazgo control gerencial
Agilidad organizacional Motivacin para el desempeo Administracin tecnologa e innovacin
Administracin de recursos humanos Trabajo en equipo Creacin y administracin del cambio
Administracin fuerza de trabajo diversa Comunicacin
CONTROL: Aprendizaje y cambio
FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN
DIRECCIN: Movilizacin del personal
ORGANIZACIN: Integrar una
organizacin dinmica
PLANEACIN: Proporcionar valor
estratgico
Planeacin estratgica
Concepto
Es el proceso conciente y sistemtico de toma de decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o una organizacin perseguirn en el futuro.
Concepto
Es el proceso que se sigue para determinar las metas de una organizacin y las estrategias que permitirn alcanzarlas y desde esa perspectiva, la planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin de gestin (Anthony, 1998). Citado por Cepal.
Es un enfoque integral que refleja la funcin, fuerza y debilidad presente y futuro para la organizacin.
Concepto y caractersticas
Caractersticas: No es una respuesta informal o riesgosa ante una
crisis
Es iniciativa concientemente dirigida y controlada por los directores
A menudo basada en el conocimiento y la experiencia que tienen los que laboran en la organizacin.
Ofrece una visin clara y flexible para orientar las actividades futuras.
Permite definir el conjunto de acciones para lograr la adaptacin al medio (en el segmento del medio en donde acta la organizacin)
Sigue un proceso de decisin
Concepto y caractersticas
Ofrece un proceso que permite identificar puntos de vista diversos, debatir, clarificar y resolver, y guan la accin que requiere ser tomada.
Tiene dos connotaciones relativamente diferentes:
Realizar un mapa de las probables decisiones futuras en una organizacin
Disear una ruta de accin personal para el futuro.
Cundo realizar planeacin
estratgica?
Cuando se requiere desarrollar, aclarar o consolidar el marco estratgico en el que trabaja la organizacin.
Para aumentar el entendimiento del medio externo y la propia capacidad, fuerzas y debilidades.
Una vez cada tres aos
En algunos momentos del ciclo de la vida de la organizacin.
Se est en capacidad de tiempo y recursos para llevar a cabo un proceso de planificacin estratgica riguroso.
Niveles de Planeacin
Tipos de Administradores:
Administradores estratgicos
Administradores tcticos
Administradores operativos
Niveles de Planeacin:
Estratgica
Tctica
Operativa
Planeacin Estratgica
Estrategia es un patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar las metas de la organizacin.
Da respuesta a 5 preguntas sobre la forma en que la organizacin podr alcanzar los objetivos: Dnde ser ms activos? Cmo llegar all? Cmo ganar mercado? Cmo moverse ms rpido y en qu
secuencia realizar los cambios?
Cmo obtener resultados financieros?
Planeacin Estratgica
Caractersticas: Largo plazo Fuerte orientacin externa Abarca grandes porciones de la organizacin Requiere ejecutivos experimentados Metas estratgicas: Son grandes objetivos relacionados con la
supervivencia, los valores y el crecimiento de largo plazo. Reflejan eficacia y eficiencia.
Ej. De metas tpicas:
Crecimiento, Mayor participacin de mercado, mayor rentabilidad, crecimiento del ROI, fomento de calidad, incremento de productividad, mejora en el servicio al cliente y contribuciones a la sociedad
Planeacin Tctica y Operativa
Tctica: Traduce las metas y los grandes planes estratgicos
en metas y planes especficos que son importantes para lograrlos
Caractersticas: Definen una porcin de la organizacin: Una divisin y/o rea
funcional.
Se enfocan en las acciones ms importantes que una unidad debe cumplir dentro del plan estratgico
Operativa: Identifica los procesos y procedimientos
especficos requeridos en los niveles inferiores de la organizacin.
Se enfoca en tareas rutinarias
Alineacin de las planeaciones
Alineacin entre las 3 planeaciones, es: Coherentes Apoyarse recprocamente Estar enfocadas en alcanzar un propsito y
direccin comunes
Alineacin de las planeaciones
Metodologa para alinear: Mapa estratgico Herramienta para comunicar metas y para su
entendimiento, por parte de todos
Ilustra 4 perspectivas conductoras (o balanced scorecards) del xito de largo plazo:
Habilidades de su gente y capacidad para crecer y aprender Eficiencia de sus procesos internos Capacidad de entregar valor a los clientes Habilidad para acrecentar sus activos financieros
Quin debe participar?
El proceso de planificacin estratgica ayuda a una organizacin a aclarar, consolidar y establecer su marco estratgico, es decir su visin y valores.
Es importante que toda la organizacin participe en, al menos, parte del proceso. Se recomienda lo siguiente:
Fase de planificacin del proceso: Debe participar el equipo de administracin del proyecto
u organizacin.
Fase de entendimiento del contexto: Todos los miembros del personal y de la junta directiva:
el personal administrativo debera participar si es importante para ellos entender los asuntos de la organizacin y los problemas.
Quin debe participar?
Formulacin de visin, valores y misin: Todos los miembros del personal y de la junta directiva
Revisin de los puntos fuertes y dbiles, de las oportunidades y de las amenazas: Personal profesional o del programa de todo el proceso;
incluye al personal administrativo en las discusiones sobre los puntos fuertes y dbiles internos.
Discusin de opciones estratgicas y objetivos: Miembros del personal y de la junta directiva.
Estructura de la organizacin: El equipo de administracin con aportaciones del resto
del personal.
Proceso de planeacin
Fases de Toma de decisin y
Planeacin Etapas generales de la toma de
decisiones
Identificacin y diagnstico del
problema
Generacin de soluciones
alternativas
Evaluacin de las alternativas
Seleccin
Implementacin
Evaluacin
Pasos especficos y formales
de la planeacin
Anlisis Situacional
Metas y Planes alternativos
Evaluacin de la meta y del
plan
Seleccin de la meta y del plan
Implementacin
Monitoreo y control
Dolan, Valle y col. 2007 (p.34)
Proceso de Planeacin
Estratgica
Pasos de la planeacin
estratgica
Anlisis de
fortalezas y
debilidades
Establecimiento de
misin, visin y
metas
Anlisis FODA y
formulacin de la
estrategia
Implementacin de
la estrategiaControl estratgico
Analisis de
oportunidades y
amenazas
Exploracin y anlisis del entorno: Las dos dimensiones que deberan atenderse
son: los aspectos distintivos del macroambiente (econmico, poltico, sindical, etc.) y del microambiente (clientes, proveedores, distribuidores y competidores)
Exploracin y anlisis interno: El contexto organizativo de la gestin de los
recursos (situacin econmica, financiera, tecnolgica,) y los propios procesos de gestin de los recursos humanos
Exploracin y Anlisis
Exploracin y anlisis del entorno
Otros conceptos
Anlisis estratgico
El anlisis estratgico est conformado por la formulacin (o reformulacin) de la misin, el
diagnstico institucional y el establecimiento de los
objetivos estratgicos, siendo ste el punto
culminante.
Implementacin estratgica:
La implementacin estratgica toma como punto de partida a los objetivos y avanza hasta comprender las
polticas y cursos de accin e, incluso, el sistema de
monitoreo y evaluacin del plan.
Definicin de un marco estratgico
El marco estratgico incluye:
Visin
Valores
Misin articulada en una declaracin de misin.
Objetivos:
Objetivo general de la organizacin.
Objetivo inmediato de la organizacin.
Las reas resultantes clave (KPI) en el que se quiere centrar la organizacin.
El entendimiento de los vacos entre la organizacin y lo que se necesita hacer para lograr los objetivos y las
fuerzas que lo ayuden y dificulten
Misin
Es la razn de ser de una persona, equipo y empresa, con lo que le permite existir, lograr
su sostenibilidad o rentabilidad.
Misin
La declaracin de Misin describe el propsito general de la organizacin. La Misin es lo que es
la organizacin: HOY, es el propsito central
para el que se crea un ente.
La Misin proyecta la singularidad de tu organizacin, sin importar el tamao. Idealmente la
Declaracin de la Misin debe constar de 3 partes:
Quines somos?
Qu hacemos?
Porqu lo hacemos?
Misin y lemas
No debe confundirse la Misin con el "Lema" de la empresa.
Un lema puede enunciar un principio, mas no proyecta lo que la misin, como algo permanente y duradero.
Podra tenerse una "Misin" y un "Lema" simultneamente? Si
Los lemas han sido muy utilizados. Es probable que de la Misin se derive el lema y lleve su esencia, pero no deben confundirse.
La Misin, Visin y Valores, deben ser vigentes y reflejar la realidad actual. Pueden DESACTUALIZARSE, reflejar que NADIE las VIVE.
Visin
La Visin es una declaracin acerca de lo que su organizacin quiere llegar a ser.
Es la imagen que la empresa tiene de s misma y del futuro.
Es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros esfuerzos y
acciones.
Visin
Es la brjula que guiar a lderes y colaboradores.
Es lo que permitir que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y coherencia. Es la
organizacin en el FUTURO.
Responde a la pregunta Qu es lo que realmente queremos? Dnde queremos
estar en X tiempo?
Visin
La visin debe: Ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa.
Motivar e inspirar.
Ser compartida.
Ser clara y sencilla, de fcil comunicacin.
Tener resonancia con todos los miembros de la organizacin y permitirles sentirse orgullosos, emocionados, y ser parte de algo mucho ms grande que ellos mismos.
Potenciar las capacidades de la organizacin y la imagen de s misma.
Dar forma y direccin al futuro de la organizacin.
Valores
Un valor es una creencia sobre lo que se puede hacer o no, lo que es o no
importante.
Constituyen las creencias y actitudes que ayudan a determinar el comportamiento
individual y grupal
Objetivos estratgicos
Ante la necesidad de hacer un plan, debemos preguntarnos:
Cules son nuestros objetivos?
Para qu queremos hacer algo
Preguntas para elaborar los objetivos y definir el QUE:
Dnde queremos llegar?
Para qu deseamos desarrollar el programa?
Qu necesidades sociales, comunitarias, econmicas, etc., pretendemos satisfacer?
Objetivos estratgicos
Los objetivos son de:
Corto plazo : 6 meses a 1 ao
Mediano plazo: 3 menos de 5 aos
Largo plazo: 5 a 10 aos en adelante.
Los objetivos de largo plazo son llamados Objetivos estratgicos.
reas clave y KPIs
Identificar estndares de medicin que permita controlar y monitorear el logro de
los resultados y posteriormente evaluar el
grado de cumplimiento y retroalimentar
para la toma de decisiones en los distintos
niveles organizacionales.
Enfoque de la planeacin:
Metas y planes
Metas: Propsito o fines que se quieren alcanzar.
Cualidades SMART: Especficas
Medibles
Alcanzables
Relevantes
Temporalmente determinadas
Enfoque de la planeacin:
Metas y planes
Planes: Acciones o medios que se desean utilizar para alcanzar las metas.
Tipos de planes:
Planes de un solo uso: varias metas que no se repiten
Planes permanentes: continuos, preservan metas
Planes de contingencia o por si acaso: ante cambios no previstos
Tarea
Elabore:
La visin para Ud. Y su familia
Un plan para lograrla.
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