ORGANIZACIN DEL
TRABAJO
1. Conlleva una evaluacin continua.
2. Es la clave del xito para el asistente administrativo.
3. El teletrabajador debe organizar el trabajo para hacer
buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad
en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo
y logra mayor productividad.
4. Conocer el trabajo.
5. Adquirir buenos hbitos de trabajo.
ORGANIZACIN DEL TRABAJO
DIARIO
El Plan Diario consiste en planear las tareas que se deben
realizar durante un da en particular, siempre se debe proveer
tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir.
Algunos hbitos que ayudan en la realizacin del plan diario
de trabajo son:
Puntualidad
Comenzar a tiempo
Clasificar las tareas y establecer prioridades
Hacer un Plan diario de trabajo
PLANIFICACIN DEL TRABAJO
DIARIO
El rea de trabajo inmediata del teletrabajador es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.
Mantener la superficie del escritorio ordenada. Mantener el telfono en el lado del escritorio que le
resulte ms cmodo para facilitar la toma de mensajes.
ORGANIZACIN DEL REA DEL
TRABAJO
ORGANIZACIN DEL REA DEL
TRABAJO
Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas, organizadores
verticales, y otros se necesitan.
Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.
Usar gavetas ms cercanas al computador o mquina de escribir
para mantener el papel con membrete, papel para segunda
hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a
ambos lados.
Colocar el computador en una esquina del escritorio para dejar
la superficie del mismo lo ms libre posible.
Puntualidad: Es necesario establecer los
horarios de trabajo y de descanso para separar
las actividades y atender todas las reas en el
momento que corresponde a cada una.
Levantarse temprano, arreglarse, desayunar y
estar listo para empezar a las 8 de la maana o
a la hora que se tenga decidido.
PUNTOS A CONSIDERAR
Horarios de descanso: Decide en que horario
te vas a detener para la hora de la comida y
cunto tiempo vas a tomar, para lo cual debes
tambin lograr el hbito de respetarlo. Si
decides tomar dos horas, aprovecha para
comer, platicar con tu familia, compartir con los
hijos y a la hora fijada vuelve al trabajo.
Durante ese lapso no contesten el telfono y
apaga el celular, para que tengas un momento
de privaca, deja que la grabadora o el buzn
tomen el recado y tu te reportas despus.
PUNTOS A CONSIDERAR
Las tareas de oficina pueden ser
clasificadas entre:
CLASIFICAR LAS TAREAS
Lo que es urgente Lo que es para hoy Lo que puede esperar
.
Lo que es urgente: es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada
telefnica, enviar un fax, atender un visitante,
etc.
Lo que es para hoy: puede hacerse durante la maana o la tarde del da. (concertar una cita).
Lo que puede esperar: puede hacerse cualquier otro da de la semana (archivar).
PUNTOS A CONSIDERAR
Tambin se pueden clasificar como:
Tarea de rutina: toman menos tiempo, pues se realizan con ms frecuencia.
Tarea asignada: son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones especficas. Vienen con instrucciones
especiales y hay que realizarlas en el momento.
Tarea original o creativa: son creadas por el teletrabajador para lograr su eficiencia y realizarlas en
menos tiempo.
CLASIFICAR LAS TAREAS
Establecer prioridades permite
realizar las tareas ms importantes.
Es importante consultar con el
ejecutivo para que este autorice
dichas prioridades. Cuando se
trabaja con ms de un ejecutivo se
deben realizar las tareas de ste
primero ya que es el jefe inmediato.
Sin embargo, es importante
consultar.
ESTABLECER PRIORIDADES
Se realiza en los ltimos minutos de la
jornada anterior o en el da de trabajo en
los primeros minutos.
En las tiendas de materiales de oficina venden unas libretas que se titulan Para hacer hoy. Cada hoja se identifica con la fecha del da
y se escriben los asuntos en orden de
prioridad.
Tambin se pueden clasificar las tareas
pendientes.
HACER UN PLAN DE TRABAJO
Item
Hora
Actividad
PARA HACER HOY
PLAN DE TRABAJO ELECTRNICO
1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado
que le tomar realizarla.
2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y
anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.
3. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado
en su libreta y pasarlos al Plan Diario.
AL PREPARAR EL PLAN DIARIO SE
DEBE CONSIDERAR
Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos
hbitos que facilitan la realizacin del trabajo:
Cuando se trabaja en casa podemos movernos con ms libertad y es precisamente por ello que debemos ser ms
estrictos con los horarios porque si no hacemos esto
llenaremos nuestro da de distracciones que no nos
llevarn a ningn lado y despus nos quejaremos de que
no tuvimos tiempo para dedicarle al trabajo.
Hacer el trabajo bien desde la primera vez .
No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.
Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo.
Concentrarse en la tarea que est realizando.
CONSEJOS A TENER EN CUENTA
Es importante el manejo de la agenda y una lista de pendientes, porque son los que nos mantendrn
informados de la situacin en todo momento para que
nuestro esfuerzo y concentracin vayan hacia las metas
ms importantes.
En momentos en que el trabajo est ms tranquilo dedcalo a revisar y actualizar tus contactos, tus archivos, tu
informacin y no por estar en casa te distraigas o prendas
la televisin porque es la mejor manera de desperdiciar tu
tiempo. Mantente en tu trabajo en todo momento y enfoca
tus energas a resolverlo mejor y ms profesionalmente.
Minimiza las interrupciones de amigos y familiares, hazles saber tu horario de trabajo.
CONSEJOS A TENER EN CUENTA
Cuando trabajas en casa, la disciplina y constancia pueden
ser tus mejores aliados para que te concentres en tu trabajo y
desarrolles ms ideas para dar un mejor servicio.
Procura estar consciente en todo momento de que aunque
ests en casa es tu horario de trabajo y concntrate en ello en
cada momento.
Respeta tus horarios para que seas ms productivo y ms
creativo.
EN RESUMEN
Top Related