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Workplace Forms: formularios electrónicos basados en estándares
Luis Sánchez Acera, Lotus Tech Sales
El papel cuesta más de lo que se piensa
• Un formulario tiene un coste de entre 24 € y 132 € en total (rellenar,
procesar y mantener)
• En EE.UU se gastan 18.000 Millones de € en preimpresos
• El 30% de los preimpresos de tiran a la basura
Papel € 24,000
Impresión
€ 84,000
Copias € 108,000
Faxes € 16,000
Correo € 21,600
Mensajeros
€ 40,000
Almacenaje
€ 56,000
Destrucción
€ 8,000
€ 357,600
Oficina típica de 100
empleados
¿Qué es un eForm?
Versión electrónica de un formulario de papel.
Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc.
Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…).
Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc.
Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado.
Fuente: Whatis.comURL: http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid19_gci212039,00.html
¿Qué es un eForm de IBM Workplace Forms?
Versión electrónica de un formulario de papel, usando tecnología XML.
Soporta el estándar XForms.
Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc.
Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…).
Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc.
Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado.
Fuente: Luis Sánchez Acera
IBM Workplace Forms beneficia en procedimientos clave
Más del 80% de los procesos en negocios tanto del sector público como privado dependen de formularios
IDC
El valor real de los formularios electrónicos radica en la capacidad de reducir la burocracia asociada al papel más que en su replicación.
Gartner
Reducción del tiempo de proceso
Mayor productividad por persona
Incremento de calidad / reducción de errores
Reducción del número de pasos
Mayor satisfacción del empleado
Menor necesidad de personal
Incremento de la coordinación interdepartamental
Automatización de tareas administrativas
Reducción de coste por transacción
Habilitar a usuarios externos
Mejor respuesta a regulaciones
Flexibilidad y agilidad
Integración entre aplicaciones
Menor riesgo
Menos basura
85%70%55%
Fuente: Gartner
Modelo de madurez de eFormsGartner:
“Las organizaciones buscan habilitadores de procesos electrónicos, no únicamente formularios en la Web”
“El valor real de los formularios electrónicos radica en su capacidad de reducir la burocracia asociada al papel”
“e-forms basados en una arquitectura XML serán un estándard para los formularios en Web y la gestión documental”
En 2009, el 25% de las organizaciones tendrán procesos documentales basados en XML
Dinámicos basados enreglas de negocio
Documentos estáticos
Captura de datos
ConformidadSeguridad
IntegraciónRegistros
Centrado en contenido
Centrado en Centrado en proceso (SOA)proceso (SOA)
Gestión de contenido y de
procesos
Rellenar, (Firmar) y enviar
Almacenar, procesar, preservar
Imprimir y leer
Imprimir y rellenar
Rellenar e imprimir1
2
3
4
5
IBM recibió la mayor puntuación en Estrategia, Arquitectura, Plataforma y Socios Tecnológicos. IBM es líder de mercado de eForms con un gran soporte de XML y firma electrónica.
Mercado de eForms – Independent Research Firm
Forrester Wave: E-Forms Software, Q2, 2006
The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.
IBM ha sido reconocido como líder en “The Forrester Wave™: e-Forms Software”,Q2 2006.
Posición de mercado – Liderazgo en Portal, ECM y eForms
Sólo IBM es líder en las tres áreas de soluciones!
The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.
Forrester Wave: ECM Suites:Q3, 2005
Forrester Wave: E-Forms Software: Q2, 2006
Gartner Magic Quadrant for Portal Products: Q2, 2006
Portal eForms ECM
IBM® Workplace Forms™ libera la información
atrapada en repositorios, poniéndola a
disposición de cualquiera, en cualquier
momento y en cualquier parte – ayudando así a
acelerar las transacciones con formularios
dinámicos e inteligentes que exponen datos,
capturan información y eliminan errores desde
el principio
IBM® Workplace Forms™ reduce el tiempo, costes y problemas inherentes
al procesamiento de formularios basados en papel
Viewer–Cliente ricoDesigner– Diseño de formularios
Server- Proceso y
traducción HTML
Workplace Forms – eforms dinámicos e inteligentes
Lógica de negocio Proceso del formulario, integración… Basado en XForms
Capa de presentación “Pixel-perfect” para representar papel Uso de asistentes y guías
Partes de un formulario de Workplace Forms
Firma digital
Firma selectiva, solapada y completa
Firma predeterminada, certificados digitales, 'signing pads'
Instancias de datos Basadas en la especificación XForms Integración XML Validación contra esquemas XML externos
Anexado de ficheros Capturar toda la información asociada Formularios complementarios MS Office, videos, faxes, etc.
XML permite:
Mantener la presentación, lógica y datos en todo lugar
Salvar un formulario y trabajar offline
Enrutar un formulario usando cualquier protocolo disponible (e.g. Workflow, Web, Email, FTP, etc.)
Archivar un formulario en una base de datos
Rellenar un formulario con datos y extraer datos de un formulario
Firmar un formulario
Integrar un formulario con otras tecnologías (p.e., workflow, EAI, gestores documentales, gestores de contenidos, etc.)
Analizar el XML en cualquier momento del ciclo de vida de la aplicación
Beneficios de un eForm XML
¿Y qué es XForms?
XForms es un estándar abierto para formularios en Web construido sobre la sintaxis de esquemas de datos XML que proporciona las Reglas y la abstracción de la interfaz de usuario necesarios para tener un modelo de proceso de formularios que asegure la interoperabilidad entre organizaciones.
Sintaxis de datos – Esquemas de datos XML
Reglas de datos – Reglas de XFormsLas reglas gobiernan y describen el contexto, proceso y uso del formulario y sus datos
Interfaz – Descripción (intención) de XForms
Innovación sobre XForms: XFDL(Archivos, Firma Digital, Cliente rico/ligero, registro de transacciones, interfaz de usuario)
Aplicación basada en formulariosX
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Reduce costes de desarrolloXForms permite el uso de componentes reutilizables para múltiples clientes3
Habilita la interoperabilidadFormularios en múltiples dispositivos… multilenguaje… para cualquiera… en cualquier proceso de negocio1Habilita estándares de industriaXForms soporta esquemas con sus reglas y su intención de interfaz de usuario2
Incrementa y complementa SOA XForms proporciona un modelo de proceso de datos y soporta contenido activo usando reglas declarativas y Servicios Web4
Habilita procesos y
transacciones B2B
Integra clientes, proveedores, canales, etc
Mejor tiempo de respuesta al
mercado
Ayuda a reducir costes de despliegue
y mantenimiento
¿Cómo facilita XForms la colaboración?
IBM Workplace Forms aporta VALOR
Solución de formularios electrónicos.
Abierta porque está basada en estándares
Integrada con otras tecnologías
Complementa mi plataforma SOA
Permite compartir datos con otras plataformas.
Permite trabajar directamente en la Web con mis formularios
Recursos de Workplace Forms
Página de Workplace Forms en castellano
http://www.ibm.com/software/es/lotus/wdocs/workplace_forms/
Página principal de Workplace Forms
http://www.ibm.com/software/workplace/forms/
Workplace Forms en developerWorks®
http://www.ibm.com/developerworks/workplace/products/forms/
Catálogo de soluciones (ibm y partners)
http://www.ibm.com/developerworks/workplace/library/d-wp-forms-portal/
http://catalog.lotus.com/wps/portal/wfm
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