CENTRO VACACIONAL HUAMPANI
MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
GESTION LOGISTICA
MGPP-LOG- S02
2016 - VERSIÓN 1Revisado por: José Rospigliosi Ferro Firma
Cargo: Jefe de Planificación y Presupuesto
Fecha
Aprobado por: Juan Farías Febres
Cargo: Gerente General
Fecha
Firma
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
0
N° de Ítem Texto modificado Versión Fecha Responsable
ÍNDICE:
1
1. OBJETIVO.........................................................................................................................................1
2. ALCANCE.........................................................................................................................................1
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO.........................................................................1
4. BASE LEGAL...................................................................................................................................2
5. DIAGRAMA DE BLOQUES............................................................................................................3
6. FICHAS TÉCNICAS.........................................................................................................................4
6.1. S02.01 Planeamiento y Programación...............................................................................4
6.1.1. S02.01.01 Planeamiento................................................................................................5
6.1.2. S02.01.02 Programación...............................................................................................6
6.2. S02.02 Administración de Contrataciones y Adquisiciones........................................7
6.2.1. S02.02.01 Licitación Publica........................................................................................8
S02.02.02 Concurso Publico........................................................................................................9
6.2.2. S02.02.03 Adjudicación Simplificada.......................................................................10
6.2.3. S02.02.04 Compra Directa...........................................................................................11
6.3. S02.03 Ejecución Contractual............................................................................................12
6.3.1. S02.03.01 Seguimiento................................................................................................13
6.3.2. S02.03.02 Evaluación...................................................................................................14
6.4. S02.04 Administración de Bienes.....................................................................................15
6.4.1. S02.04.01 Almacenamiento........................................................................................16
6.4.2. S02.04.02 Distribución.................................................................................................17
6.5. S02.05 Bienes Estatales......................................................................................................18
6.6. S02.05.01 Administración de Bienes Patrimoniales.....................................................19
6.6.1. S02.05.01.01 Alta de Bienes Patrimoniales............................................................20
6.6.2. S02.05.01.02 Baja de Bienes Patrimoniales............................................................21
6.6.3. S02.05.02 Control de Bienes Patrimoniales...........................................................22
ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS...............................................................................23
Inventario de Procesos...................................................................................................................24
2
1. OBJETIVO
Identificar, organizar y representar gráficamente los procesos y procedimientos que
conforman el Proceso de Soporte de nivel cero “Gestión Logística” con la finalidad
de disponer de mecanismos que permitan una gestión moderna, con un enfoque en
procesos, que contenga el quehacer de la unidad de Logística y que agrupe
actividades similares de manera sistémica.
2. ALCANCE
Unidad de Logística
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO
Buena Pro: Declaratoria de aptitud de un proveedor para brindar un servicio o un bien
Bienes Patrimoniales: Bienes no almacenables que incrementan el patrimonio de la entidad
Cliente Interno: Órganos y Unidades orgánicas usuarias del bien o servicio
Orden de Compra: Documento mediante el cual se evidencia la adquisición de bienes
Orden de Servicio: Documento mediante el cual se evidencia la contratación de un servicio
Plan Anual de Contrataciones: Documento en el que se especifica la programación de todas las compras programadas del año
1
4. BASE LEGAL Ley N° 28411 Ley del Sistema Nacional de Presupuesto
Ley N° 29158 Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
Ley N° 30225 Ley de contrataciones y Adquisiciones
2
5. DIAGRAMA DE BLOQUES
3
6. FICHAS TÉCNICAS
6.1.S02.01 Planeamiento y Programación FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1
Nombre Planeamiento y ProgramaciónObjetivo Planear y organizar el abastecimiento de toda la entidad de manera eficiente.
Descripción La Unidad de Logística inicia este proceso mediante el planeamiento de las compras de año siguiente para luego programar la ejecución de la compra lo cual se ve reflejado en el Plan Anual de Contrataciones
Alcance Unidad de Logística
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
OPP POI S02.01.01 PlaneamientoS02.01.02 Programación
Plan Estratégico de Logística Plan Anual de Contrataciones
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Numero de Modificaciones al Plan Operativo de LogísticaNumero de Modificaciones al PAC
Registros Registro de Plan Anual de Contrataciones
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de Logística
Revisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por
Juan Farías Febres, Gerente General
4
6.1.1. S02.01.01 Planeamiento
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre PlaneamientoObjetivo Formular el plan de Logística que permita el suministro de los materiales e insumos necesarios a toda la entidad.Alcance Recibir el POI - Difundir el Plan de Logística
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
OPP POI Este procedimiento lo inicia el asistente administrativo de logística mediante la recepción del Plan Operativo Institucional para posteriormente dárselo al Jefe de la Unidad de Logística; una vez que lo recibe, lo analiza para luego elaborar el plan de logística, el cual contiene todas las actividades a realizar por las áreas de logística que se tienen previstas para el año fiscal próximo. Una vez formulado, el asistente administrativo envía el Plan al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, para que lo revise y apruebe. Posterior a ello, lo remite a la unidad de Logística para su ejecución.
Asistente Administrativo de Logística
Jefe de la Unidad de Logística
Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas
Plan Operativo de Logística
Áreas de Logística
Indicadores Numero de Modificaciones en el Plan Operativo de LogísticaRegistros Registro de Plan de Logística
5
6.1.2. S02.01.02 Programación
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre ProgramaciónObjetivo Programar los procesos de contratación de manera eficiente para mantener abastecida la entidadAlcance Recibir el plan estratégico de Logística – Aprobación del Plan Anual de Contrataciones
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Oficina de Administración y Finanzas
Plan Operativo de Logística aprobado
Este procedimiento lo inicia el auxiliar administrativo de logística quien recibe el plan estratégico de logística para luego entregárselo al Analista de Programación quien determina los procesos de selección para luego ser visado por el Coordinador de Programación y Adquisiciones Directas. Al término de esta validación, se remite al Jefe de la Unidad de Logística quien es el encargado de Formular el Plan Anual de Contrataciones (PAC) , una vez formulado, el asistente administrativo remite el PAC al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas quien lo aprueba y remite al Gerente General quien aprueba el PAC para que su secretaria lo remita a la Unidad de Logística para que se ejecute el plan
Auxiliar Administrativo de logística
Jefe de la Unidad de Logística
Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas
Gerente General
Secretaria de Gerencia General
Plan Anual de Contrataciones aprobado
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Numero de Modificaciones del PACRegistros Registro de PAC
6
6.2.S02.02 Administración de Contrataciones y Adquisiciones
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Administración de Contrataciones y AdquisicionesObjetivo Ejecutar de manera eficiente el Plan Anual de Contrataciones y sus modificaciones para mantener abastecida la entidad
Descripción La Unidad de Logística inicia este proceso mediante la ejecución de la contratación de servicios y/o la adquisición de bienes mediante los mecanismos de contratación correspondientes.
Alcance Sub Gerencia de Alimentos y Bebidas.
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Unidad de Logística OPP
PAC PAC Modificado
S02.02.01 Licitación PublicaS02.02.02 Concurso PublicoS02.02.03 Adjudicación Simplificada.S02.02.04 Compra Directa
Bienes Adquiridos Servicios Contratados
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Nivel de Satisfacción de los clientes internos.
RegistrosRegistro de Cuadros de NecesidadesRegistro de PACRegistro de O/C y O/S
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de LogísticaRevisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
7
6.2.1. S02.02.01 Licitación Publica
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Licitación PublicaObjetivo Adquirir bienes necesarios para el funcionamiento de la entidad por montos mayores a 400 000 solesAlcance Recibir el requerimiento del área usuaria – Recibir los bienes adquiridos
Proveedor EntradaDescripción de Actividades
SalidaDestinario de
bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Orgánicas
Requerimiento de Compra
Este procedimiento lo inicia el Asistente de Contrataciones mediante la recepción del requerimiento del área usuaria, una vez analizado el requerimiento, debido a la naturaleza de la compra el Jefe de Logística propone el Comité de Selección, solicitando la opinión legal, el Coordinador de procedimiento de selección remite el comité al Gerente General. Seguidamente el Gerente General aprueba la conformación del Comité de Selección, acto seguido el comité establece las bases de la licitación basándose en los documentos estándares del OSCE , posteriormente las bases son publicadas en el portal web del OSCE y de la entidad, una vez que los postores presentaron sus ofertas, el comité procede a evaluarlas para después de ello verifican si el postor que obtuvo el primer lugar en orden de prelación cumple con los requisitos especificados en las bases, de no cumplir se evalúa al segundo postor y así sucesivamente, Cuando se haya identificado al postor que cumpla las especificaciones según prelación se le otorga la buena pro, Finalmente se reciben los bienes adquiridos.
Coordinador de Procedimientos de Selección
Asistente de Contrataciones
Jefe de Logística Gerente General Asesor Legal Miembros del Comité
de Selección
Bienes Adquisición
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Nivel de Satisfacción de los órganos y unidades orgánicasRegistros Registro de Licitaciones Publicas
8
S02.02.02 Concurso Publico
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Concurso PublicoObjetivo Contratar servicios necesarios para el óptimo funcionamiento de la entidad por montos mayores a 400 000 solesAlcance Recibir el requerimiento del área usuaria – Recibir los servicios contratados
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Orgánicas
Requerimiento de Contratación de Servicios
Este procedimiento lo inicia el Asistente de Contrataciones mediante la recepción del requerimiento del área usuaria, una vez analizado el requerimiento, debido a la naturaleza de la compra el Jefe de Logística propone el Comité de Selección, además se solicita la opinión legal al asesor legal. Luego el Coordinador de Procedimientos de Selección remite al gerente general. Seguidamente el Gerente General aprueba la conformación del Comité de Selección, acto seguido el comité establece las bases de la licitación basándose en los documentos estándares del OSCE , posteriormente las bases son publicadas en el portal web del OSCE y de la entidad, una vez que los postores presentaron sus ofertas, el comité procede a evaluarlas para después de ello verifican si el postor que obtuvo el primer lugar en orden de prelación cumple con los requisitos especificados en las bases, de no cumplir se evalúa al segundo postor y así sucesivamente, Cuando se haya identificado al postor que cumpla las especificaciones según prelación se le otorga la buena pro, Finalmente se reciben los servicios contratados
Coordinador de Procedimientos de Selección
Asistente de Contrataciones
Jefe de Logística Gerente General Asesor Legal Miembros del
Comité de Selección
Servicio Contratado
Órganos y Unidades orgánicas
Indicadores Nivel de Satisfacción de los órganos y unidades orgánicasRegistros Registro de Concursos Públicos
9
6.2.2. S02.02.03 Adjudicación Simplificada
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Adjudicación SimplificadaObjetivo Adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad por montos entre 31 600 y 400 000 solesAlcance Recibir el requerimiento del área usuaria – Recibir los servicios contratados o los bienes adquiridos
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Usuarias
Requerimiento de compra o de contratación de servicios
Este procedimiento lo inicia el Analista de contrataciones mediante la recepción del requerimiento de compra o de contratación de servicios, luego y en una labor conjunta con el analista de procedimientos de selección lanzan la convocatoria, de ser necesario el analista de contrataciones resuelve las consultas y observaciones de los proveedores, de ser necesario el asesor legal brinda su opinión legal. Una vez que los postores presentaron sus ofertas, el Analista de procedimientos de Contratación procede a evaluarlas para después de ello verifican si el postor que obtuvo el primer lugar en orden de prelación cumple con los requisitos especificados en las bases, de no cumplir se evalúa al segundo postor y así sucesivamente, Cuando se haya identificado al postor que cumpla las especificaciones según prelación se le otorga la buena pro, Finalmente se reciben los servicios contratados
Analista de Contrataciones
Analista de Procedimientos de Selección
Bienes Adquiridos Servicios
Contratados
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Nivel de Satisfacción de los clientes internos
Registros Registro de O/CRegistro de O/S
10
6.2.3. S02.02.04 Compra Directa
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Compra DirectaObjetivo Adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad por montos menores a 31 600Alcance Recibir el requerimiento – Recibir el bien adquirido o servicio contratado
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Orgánicas
Requerimiento de compra o servicio
Este procedimiento lo inicia el asistente de logística mediante la recepción del requerimiento de la unidad usuaria, posteriormente se realiza la búsqueda de precios en el mercado, acto seguido el coordinador de programación y compras directas envía el requerimiento de certificación al especialista de presupuesto, el mismo que certifica de ser aprobado por el Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, posteriormente el asistente de logística elabora la orden de compra o de servicio la cual es remitida al proveedor, luego el asistente de logística compromete el gasto en el SIAF para finalmente recibir el bien adquirido o el servicio contratado.
Asistente de Logística
Coordinador de Programación y Compras directas
Bien Adquirido Servicio
Contratado
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Nivel de Satisfacción de los clientes internos
Registros Registro de O/CRegistro de O/S
11
6.3. S02.03 Ejecución Contractual
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Ejecución ContractualObjetivo Evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de las especificaciones de lo contratado.
DescripciónLa unidad de Logística inicia este proceso mediante el seguimiento del cumplimiento de las especificaciones técnicas de las órdenes de compra y órdenes de servicios para posteriormente medir el desempeño del proveedor respecto al cumplimiento de las órdenes con la finalidad de evaluar si se le aplicaran penalidades al proveedor.
Alcance Unidad de Logística
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Unidad de Logística Contrato con el Proveedor S02.03.01 SeguimientoS02.03.02 Evaluación.
Especificaciones de los contratos cumplidas
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Nivel de Cumplimiento de contratosNumero de penalidades aplicadas
Registros Registro de Contratos
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de LogísticaRevisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
12
6.3.1. S02.03.01 Seguimiento
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre SeguimientoObjetivo Verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas con el proveedor en la orden de compra y/o servicioAlcance Recibir el contrato u orden de compra y/o servicio – Internamiento de bienes y/o servicios
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Unidad de Logística
Contrato con el Proveedor Este procedimiento lo inicia el Coordinador de Ejecución presupuestal mediante la recepción del contrato u orden de servicio o compra, acto seguido analiza las condiciones que fueron pactadas al momento de la suscripción del contrato o la emisión de la orden de compra y/o servicio. Posteriormente hace el seguimiento según los entregables establecidos en el contrato u orden de servicio y/o compra para finalmente validar la información del internamiento de bienes y prestación de servicios por parte de proveedores y/o contratistas
Coordinador de Ejecución Contractual
Servicios y bienes internados
Unidad de Logística
Indicadores Nivel de cumplimiento de contratos u órdenes de compra y/o servicioRegistros Registro de Contratos
13
6.3.2. S02.03.02 Evaluación
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre EvaluaciónObjetivo Medir el cumplimiento total de las especificaciones de contratación.Alcance Recibir el contrato – Emitir informe de liquidación de penalidades
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Unidad de Logística
Contrato con el proveedor
Este procedimiento lo inicia el Coordinador de Ejecución contractual mediante la recepción del contrato el cual es analizado para definir si el proveedor cumplió con todas las especificaciones del mismo. Si cumplió se elabora la conformidad del contrato, el mismo que se remite a la Unidad de Contabilidad. Sin embargo, de no cumplir con las especificaciones del caso se calculan las penalidades a cobrar por incumplimiento de contrato para finalmente emitir el informe de liquidación de penalidades.
Coordinador de Ejecución contractual
Informe de liquidación de penalidad
Unidad de Logística
Indicadores Porcentaje de penalidades aplicadasRegistros Registro de Informes de liquidación de penalidad
14
6.4.S02.04 Administración de Bienes
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Administración de BienesObjetivo Almacenar y Distribuir de manera eficiente todos los bienes almacenables que adquiere la entidad.
Descripción La Unidad de Logística inicia este proceso mediante la recepción de los bienes almacenables adquiridos, los cuales son clasificados y almacenados según el tipo de producto para que finalmente sean distribuidos a solicitud
Alcance Unidad de Logística
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Proveedores, Donadores
Bienes Adquiridos Bienes Donados
S02.04.01 AlmacenamientoS02.04.02 Distribución
Bienes Almacenados Bienes Distribuidos
Unidad de Logística Órganos y Unidades
Orgánicas
Indicadores Nivel de rotación de productosPorcentaje de cumplimiento de entregas.
Registros Registro de PECOSA´sRegistro de NEA
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de LogísticaRevisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
15
6.4.1. S02.04.01 Almacenamiento
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre AlmacenamientoObjetivo Almacenar y Clasificar los bienes según el tipo de producto de manera eficiente.Alcance Recibir la mercadería – Supervisar el accionar del área
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Proveedores Bienes Almacenables Este procedimiento lo inicia el Auxiliar de almacén mediante la recepción de la mercadería adquirida con sus respectivas guías de remisión las cuales son contrastadas con la mercadería física. Acto seguido se le entregan las guías de remisión al Auxiliar de Almacén encargado de elaborar las Notas de entrada al Almacén (NEA), una vez que la mercadería ya ingreso al almacén el asistente de almacén en una tarea conjunta con el Auxiliar de almacén se encargan de elaborar el Kardex correspondiente, finalmente el Coordinador de almacén supervisa el buen accionar de todos los responsables de llevar a cabo el procedimiento.
Auxiliar de Almacén
Asistente de Almacén
Coordinador de Almacén
Bienes clasificados y almacenados mediante NEA´s
Unidad de Logística
Indicadores Nivel de rotación de ProductosRegistros Registro de NEA´s
16
6.4.2. S02.04.02 Distribución
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre DistribuciónObjetivo Realizar la distribución, según solicitud, de los bienes almacenables de manera eficiente.Alcance Recibir el pedido de salida – Visar el Pedido de comprobante de salida
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Orgánicas
Pedido de Salida Este procedimiento lo inicia el Asistente de control patrimonial mediante la recepción de del pedido de salida de mercadería para luego formular el pedido de comprobante de salida, acto seguido el Auxiliar de almacén se encarga de despachar la mercadería requerida, una vez que se haya despachado la mercadería el auxiliar de almacén se encarga de actualizar el Kardex, posterior a ello el colaborador del área usuaria da conformidad de lo recibido para que finalmente el jefe de Logística vise el pedido de comprobante de salida .
Asistente de Control Patrimonial
Auxiliar de Almacén
Jefe de Logística
Bienes Distribuidos
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Porcentaje de cumplimiento de entregasRegistros Registro de PECOSA´s
17
6.5.S02.05 Bienes Estatales
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Bienes EstatalesObjetivo Administrar y controlar los bienes patrimoniales adquiridos por la entidad de manera eficiente
Descripción La Unidad de Logística inicia este proceso mediante la administración de bienes patrimoniales, mediante las altar y bajas para luego controlar el estado y existencia de estos.
Alcance Unidad de Logística
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Proveedores Bienes Patrimoniales S02.05.01 Administración de Bienes PatrimonialesS02.05.02 Control de Bienes Patrimoniales
Bienes patrimoniales administrados
Bienes patrimoniales controlados
Órganos y Unidades orgánicas
Indicadores Porcentaje de altas y bajas
RegistrosRegistro de AltasRegistro de BajasRegistro de inventario de bienes patrimoniales
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de LogísticaRevisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
18
6.6.S02.05.01 Administración de Bienes Patrimoniales
FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Administración de Bienes PatrimonialesObjetivo Promover la alta y baja de los bienes patrimoniales de la Entidad.
Descripción La Unidad de Logística inicia este proceso mediante la alta de los bienes patrimoniales e incluirlas en el inventario, para posteriormente verificar los bienes que se encuentran en mal estado para gestionar su respectiva baja.
Alcance Unidad de Logística
Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios
Proveedores Bienes Patrimoniales S02.05.01.01 Alta de Bienes Patrimoniales.S02.05.02.02 Baja de Bienes Patrimoniales.
Bienes patrimoniales administrados
Bienes patrimoniales controlados
Órganos y Unidades orgánicas
Indicadores Porcentaje de altas y bajas
Registros Registro de AltasRegistro de Bajas
Elaborado por Yesmi Mateo Vera, Jefe de la Unidad de LogísticaRevisado por Alberto Román Espinoza, Jefe de la Oficina Administrativa
Aprobado por Juan Farías Febres, Gerente General
19
6.6.1. S02.05.01.01 Alta de Bienes Patrimoniales
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Alta de Bienes PatrimonialesObjetivo Ejecutar las altas de los bienes patrimoniales de manera eficiente.Alcance Aprobar la Orden de alta – Procesar la orden en el SIMI
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Proveedores Unidad de
Logística
Bienes Patrimoniales Este procedimiento lo inicia el Asistente de Control Patrimonial verificando el inventario y seleccionando los bienes a dar de alta en el SIMI. Luego el coordinador de control patrimonial quien aprueba la orden de alta para luego registrarla en el SIMI, posterior a ello realiza el registro del detallado de la orden, acto seguido debe asentar en el registro de control de retorno de los bienes patrimoniales.
Coordinador de control patrimonial
Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas
Alta de Bienes patrimoniales
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Porcentaje de AltasRegistros Registro de Altas
20
6.6.2. S02.05.01.02 Baja de Bienes Patrimoniales
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Baja de Bienes PatrimonialesObjetivo Ejecutar las bajas de los bienes patrimoniales de manera eficiente.Alcance Aprobar la Orden de baja – Procesar la orden en el SIMI
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Proveedores Unidad de
Logística
Bienes Patrimoniales Informe de baja de
bienes patrimoniales
Este procedimiento se inicia al Recepcionar el informe de baja de bienes patrimoniales. Posterior a ello se elabora el expediente administrativo del Bien. Luego se imprime el informe técnico legal para que luego el coordinador de control patrimonial vise el informe y el Jefe de la Unidad de Logística apruebe dicho informe. Luego, el auxiliar administrativo remite dicho informe al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas para que el éste apruebe el expediente. LA secretaría remite este expediente aprobado a la Unidad de Logística, para que el Asistente de Control Patrimonial procesa a dar de baja en el SIMI.
Coordinador de control patrimonial
Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas
Baja de Bienes patrimoniales
Órganos y Unidades Orgánicas
Indicadores Porcentaje de BajasRegistros Registro de Altas
21
6.6.3. S02.05.02 Control de Bienes Patrimoniales
FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Control de Bienes PatrimonialesObjetivo Supervisar el estado y existencia de los bienes patrimoniales de la entidad.Alcance Revisar el inventario de bienes patrimoniales – Actualizar el inventario de bienes patrimoniales de la entidad
Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor
Órganos y Unidades Orgánicas
Bienes Patrimoniales Este procedimiento lo inicia el coordinador de control patrimonial quien revisa el inventario de bienes patrimoniales de la entidad, luego supervisa el estado de los bienes patrimoniales de la entidad, Posterior a ello, realiza el reporte de bienes patrimoniales detallando su estado. El mismo que es remitido al Jefe de la Unidad de Logística.
Coordinador de control patrimonial
Inventario actualizado de los bienes Patrimoniales
Informes para dar de baja a los bienes patrimoniales
Unidad de Logística Órganos y Unidades
Orgánicas
Indicadores Tiempo utilizado para elaborar el inventario actualizado de bienes patrimoniales.
Registros Registro de inventario de bienes patrimonialesRegistro de Informes para dar de baja a los bienes patrimoniales
22
ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS
23
Inventario de Procesos
S02 ADMINISTRACION LOGISTICA
S02.1 Planeamiento y programación
S02.01.01 PlaneamientoS02.01.02 Programación
S02.2Administración
Contrataciones y Adquisiciones
S02.02.01 Licitación publicaS02.02.02 Concurso publicoS02.02.03 Adjudicación simplificadaS02.02.04 Compra Directa
S02.3 Ejecución Contracual
S02.03.01 SeguimientoS02.03.02 Evaluación
S02.4 Administración de Bienes
S02.04.01 AlmacenamientoS02.04.02 Distribución
S02.5 Bienes Estatales
S02.04.03 Administración de Bienes PatrimonialesS02.04.04 Control de Bienes Patrimoniales
24
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